Nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng thương mại Cổ phần quân đội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN




LẠI THỊ KIM THOA




NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ
DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI HỘI SỞ
NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI CỔ PHẦN QUÂN ĐỘI




LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƢU TRỮ










Hà Nội - 2014
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN




LẠI THỊ KIM THOA




NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ
DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI HỘI SỞ
NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI CỔ PHẦN QUÂN ĐỘI


Chuyên ngành: Lƣu trữ
Mã số: 60 32 03 01
LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƢU TRỮ

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS Vũ Thị Phụng








Hà Nội - 2014
0

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài: “Nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lƣu
trữ tại Hội sở Ngân hàng Thƣơng mại cổ phần Quân đội” là công trình nghiên cứu khoa
học của riêng tôi. Các tài liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn là chính xác và trung
thực./.


Hà Nội, tháng 12 năm 2014
Tác giả luận văn


Lại Thị Kim Thoa

1

MỤC LỤC
MỤC LỤC 1
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT 3
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU 4
PHẦN MỞ ĐẦU 5
1. Lý do chọn đề tài 5
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 7
3. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu 9
3.1. Mục tiêu 9
3.2. Nhiệm vụ 10
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 10
4.1. Đối tượng nghiên cứu 10
4.2. Phạm vi nghiên cứu 11
5. Phương pháp nghiên cứu 11
6. Nguồn tài liệu tham khảo 12
7. Đóng góp của luận văn 12
8. Cấu trúc của luận văn 12
Chƣơng 1: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ
SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG TMCP
QUÂN ĐỘI 14
1.1. Khái quát lý luận về xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ 14
1.1.1. Các khái niệm cơ bản được sử dụng trong luận văn 14
1.1.2. Ý nghĩa của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ 15
1.1.3. Yêu cầu của việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu TLLT 21
1.2. Khái quát chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng TMCP Quân

đội 22
1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển 22
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ 24
1.2.3. Cơ cấu tổ chức 25
1.3. Tầm quan trọng của việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại
Ngân hàng TMCP Quân đội 21
1.3.1. Yêu cầu nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu
trữ tại Hội sở MB 21
1.3.2. Chủ trương của Ban lãnh đạo Ngân hàng 22
Chƣơng 2: QUY TRÌNH, PHƢƠNG PHÁP XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ
CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG
TMCP QUÂN ĐỘI 31
2.1. Quy trình, phương pháp xây dựng cơ sở dữ liệu TLLT tại Hội sở MB 33
2.1.1. Chuẩn bị tài liệu lưu trữ để tạo lập cơ sở dữ liệu 33
2.1.2. Dự kiến cấu trúc cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ 40
2.1.3. Xây dựng dữ liệu đặc tả 43
2.1.4. Nhập dữ liệu 49
2.2. Quy trình, phương pháp quản lý cơ sở dữ liệu TLLT tại Hội sở MB 50
2.2.1. Quản lý hạ tầng công nghệ thông tin 50
2

2.2.2. Quản lý về nghiệp vụ 52
2.3. Xây dựng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu TLLT tại Hội sở MB 61
2.3.1. Xây dựng yêu cầu của phần mềm 61
2.3.2. Xây dựng phần mềm 63
2.3.3. Vận hành thử nghiệm 64
2.3.4. Xây dựng tài liệu hướng dẫn 65
2.3.5. Đào tạo người dùng 66
Chƣơng 3: CÁC ĐIỀU KIỆN CẦN CÓ ĐỂ XÂY DỰNG, QUẢN LÝ CƠ
SỞ DỮ LIỆU TLLT TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG TMCP QUÂN ĐỘI VÀ

ĐỀ XUẤT LỘ TRÌNH THỰC HIỆN 68
3.1. Điều kiện cần có để xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu TLLT tại Hội sở MB 68
3.1.1. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 68
3.1.2. Hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin 70
3.1.3. Nhân lực 79
3.1.4. Kinh phí thực hiện 80
3.2. Đề xuất lộ trình thực hiện 81
3.2.1. Giai đoạn 1 81
3.2.2. Giai đoạn 2 82
KẾT LUẬN 84
TÀI LIỆU THAM KHẢO 85
PHỤ LỤC 88













3

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
STT
VIẾT ĐẦY ĐỦ

VIẾT TẮT
1
Cán bộ nhân viên
CBNV
2
Cơ sở dữ liệu
CSDL
3
Công nghệ thông tin
CNTT
4
Cổng thông tin nội bộ
Portal
5
Đại hội đồng cổ đông
ĐHĐCĐ
6
Hội đồng quản trị
HĐQT
7
Khoa học công nghệ
KHCN
8
Ngân hàng Thương mại cổ phần Quân đội
MB
9
Thương mại cổ phần
TMCP
10
Tài liệu lưu trữ

TLLT
11
Văn thư lưu trữ
VTLT











4


DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
STT
BẢNG
TÊN BẢNG
1
2.1
Thống kê số lượng khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại
Hội sở MB theo loại hình tài liệu từ năm 2009 đến năm
2013
2
2.2
Thành phần, số lượng tài liệu lưu trữ được lựa chọn xây

dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở MB
3
3.1
Thống kê số lượt phục vụ khai thác tài liệu theo các hình
thức tra cứu trong năm 2013 tại Hội sở MB













5

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ là tài sản vô cùng quan trọng của mỗi quốc gia, của mỗi
cơ quan, tổ chức. Cùng với sự phát triển không ngừng của xã hội, tài liệu lưu
trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ngày càng
phong phú về nội dung và đa dạng về loại hình. Đây là những tài liệu có ý
nghĩa đặc biệt đối với sự phát triển của đất nước. Nhưng để tài liệu lưu trữ
phát huy được vai trò, giá trị nhiều hơn nữa, đòi hỏi phải có những biện pháp
quản lý, khai thác sử dụng một cách hiện đại, nhanh chóng và hiệu quả.
Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu

trữ ngày càng được đẩy mạnh, phát huy vai trò, tác dụng to lớn trong việc
nâng cao hiệu quả quản lý và tăng năng suất lao động. Ở Việt Nam hầu hết
các cơ quan, tổ chức đã và đang từng bước chuyển phương thức quản lý thủ
công sang quản lý hiện đại trên nhiều phương diện và mức độ khác nhau.
Trong những năm gần đây nhiều ngành, nhiều lĩnh vực và ở các cơ quan tổ
chức khác nhau đã sử dụng cơ sở dữ liệu làm công cụ quản lý thông tin, tài
liệu một cách hiệu quả. Có thể kể đến điển hình như cơ sở dữ liệu đất đai, cơ
sở dữ liệu tài nguyên và môi trường, cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư…. Tài
liệu lưu trữ cũng là một nguồn thông tin quan trọng, hiện tại khối lượng tài
liệu này đã và đang phát huy những giá trị để phục vụ mọi mặt của đời sống
xã hội. Vì vậy, nếu tài liệu lưu trữ được đưa vào các cơ sở dữ liệu sẽ mang lại
những kết quả tích cực hơn nữa cho quá trình quản lý và khai thác sử dụng tài
liệu lưu trữ, giúp độc giả tăng khả năng tiếp cận, sử dụng tài liệu lưu trữ được
nhanh chóng, chính xác và tiện lợi.
Theo Luật Giao dịch điện tử năm 2005 thì “Cơ sở dữ liệu là tập hợp các
dữ liệu được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật
thông qua phương tiện điện tử”. Theo đó, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là tập
6

hợp các dữ liệu tài liệu lưu trữ được tổ chức, sắp xếp nhằm mục đích quản lý,
khai thác sử dụng đầy đủ, nhanh chóng và hiệu quả.
Mặc khác, tài liệu điện tử đã xuất hiện và trở nên phổ biến trong xã hội,
mặc dù chưa thể thay thế văn bản giấy và vật mang tin khác nhưng tài liệu
điện tử đang chiếm ưu thế về số lượng và tần suất sử dụng. Do đó xây dựng
cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ còn là biện pháp lâu dài để quản lý loại hình tài
liệu này.
Để xây dựng được cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, cơ quan, đơn vị cần đáp
ứng được hai yếu tố căn bản là tài liệu lưu trữ được tổ chức khoa học và có
nguồn lực công nghệ thông tin đảm bảo lưu trữ, khai thác và bảo mật tài liệu
lưu trữ. Tại Ngân hàng TMCP Quân đội, với hệ thống tài liệu lưu trữ đã được

chỉnh lý và hạ tầng công nghệ thông tin sẵn có là những điều kiện tốt để xây
dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó xây dựng và quản
lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại MB cũng đang là một yêu cầu bức bách do
nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ và khối lượng tài liệu lưu trữ ngày
càng tăng trong khi nhân sự đảm nhiệm công tác lưu trữ hạn chế, kho lưu trữ
phân tán và chưa có một cơ sở dữ liệu đầy đủ, thống nhất để quản lý và phục
vụ khai thác. Do đó, việc nghiên cứu để xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài
liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội là vấn đề rất cần được
quan tâm thực hiện.
Là nhân viên của Ngân hàng TMCP Quân đội và làm công tác lưu trữ tại
Hội sở, với mong muốn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng tài
liệu lưu trữ phục vụ cho các hoạt động của MB, tôi đã chọn đề tài: “Nghiên
cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lƣu trữ tại Hội sở Ngân
hàng TMCP Quân đội” làm luận văn cao học của mình.
7

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Trên thế giới, những vấn đề liên quan đến xây dựng cơ sở dữ liệu nói
chung và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ nói riêng đã được nghiên cứu bởi các
nhà nghiên cứu của nhiều nước. Ban đầu tài liệu lưu trữ điện tử được lưu tại
các file trong máy tính, đến khi khối lượng tài liệu ngày càng nhiều và mức
độ phức tạp tăng lên người ta đã sử dụng cơ sở dữ liệu để quản lý. Những
nghiên cứu bắt đầu từ công nghệ số hóa tài liệu lưu trữ. Tại các nước
Indonesia, Malaysia, Pháp, Mỹ đã tiến hành thành công nhiều dự án số hóa và
đưa vào cơ sở dữ liệu để quản lý, khai thác khối tài liệu này. Theo nghiên cứu
của ThS Nguyễn Thùy Trang – Phòng quản lý khoa học và công nghệ, Trung
tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ thì hoạt động số hóa và xây
dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Pháp đã được phát triển trên diện rộng
nhất là vào cuối thế kỷ XX khi các phông lưu trữ có tính di sản và mang giá
trị lịch sử; các phông lưu trữ quý nhưng có tình trạng vật lý kém, dễ rách,

hỏng; các phông lưu trữ được khai thác, sử dụng thường xuyên được lựa chọn
để số hóa. Tại Malaysia, cơ sở dữ liệu tài liệu ảnh được thực hiện trong giai
đoạn 1 của Dự án chuyển đổi dữ liệu năm 2000 - 2001. Các loại ảnh được
Lưu trữ Malaysia ưu tiên lựa chọn để chuyển đổi là ảnh lịch sử bao gồm các
hình ảnh sự kiện lịch sử, ảnh chân dung lãnh đạo trong nước, hình ảnh phóng
sự về đời sống kinh tế - xã hội của đất nước và những hình ảnh tư liệu khác.
Tại Nhật Bản, cơ sở dữ liệu tài liệu lịch sử Châu Á có quy mô lớn nhất thế
giới được thành lập từ năm 2001. Thành phần tài liệu tại Trung tâm lưu trữ
này bao gồm tài liệu của Nhật Bản và những tài liệu về quan hệ của Nhật Bản
với các nước Châu Á.
Ở Việt Nam, kế thừa thành tựu nghiên cứu của các nước trên thế giới vào
xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được bắt đầu từ những nghiên cứu về
ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ, sau đó là số hóa
8

tài liệu lưu trữ, tìm hiểu nghiên cứu về tài liệu điện tử và quản lý tài liệu điện
tử. Các công trình nghiên cứu khoa học, các báo cáo tham gia hội nghị, hội
thảo liên quan tới tài liệu điện tử của Cục VTLT Nhà nước có liên quan đến
nội dung này có thể kể đến như:
- Các báo cáo tại Hội nghị khoa học của Cục Lưu trữ Nhà nước trong
“Kỷ yếu Hội nghị khoa học lưu trữ tài liệu điện tử, Hà Nội, tháng 12-1998”;
“Kỷ yếu hội nghị SARBICA về xác định giá trị và bảo quản tài liệu điện tử”
năm 2004; Hội nghị Ban chấp hành SARBICA (Chi nhánh khu vực Đông
Nam Á thuộc Hội đồng Lưu trữ Quốc tế) và Hội thảo khoa học với chủ đề:
“Số hóa TLLT - Chia sẻ kinh nghiệm” do Cục VTLT Nhà nước - Bộ Nội vụ
chủ trì đã diễn ra tại Hà Nội, ngày 01/10/2009.
- Đề tài khoa học cấp Bộ của Cục VTLT Nhà nước: “Nghiên cứu cơ sở
khoa học bảo quản TLLT số” do ThS. Nguyễn Thị Thúy Bình, Giám đốc
Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ, Cục VTLT Nhà nước
làm Chủ nhiệm. Nội dung chủ yếu của đề tài là nghiên cứu chuyên sâu về bảo

quản tài liệu số ở Việt Nam qua đó, tìm hiểu sự hình thành, phát triển, đặc
điểm của TLLT số, nghiên cứu cơ sở lý luận, pháp lý và thực tiễn bảo quản
TLLT số để đề xuất một số giải pháp về bảo quản TLLT số tại Việt Nam.
- Đề tài “Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý TLLT
điện tử tại các lưu trữ lịch sử hiện nay” của tác giả Nguyễn Thị Thùy Linh -
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn;
- Trần Ngọc Sơn: “Quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại văn phòng
Trung ương Đảng, thực trạng và giải pháp”, Luận văn thạc sĩ 2011, cung cấp
một số giải pháp về quản lý tài liệu trong môi trường cơ sở dữ liệu.
Các đề tài, bài viết tập trung chủ yếu về nội dung nghiên cứu công tác số
hóa và quản lý tài liệu điện tử. Đây là một nội dung trong công tác xây dựng
và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, cung cấp các kỹ thuật và phương
9

pháp quản lý tài liệu điện tử - là nguồn dữ liệu tài liệu lưu trữ để đưa vào cơ
sở dữ liệu.
Việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ trong những năm qua đã
được nghiên cứu và tiến hành ở một số cơ quan, tổ chức nhà nước như các
Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục VTLT Nhà nước, các Chi cục VTLT
và nhiều các cơ quan, tổ chức như Thư viện Quốc Gia Hà Nội và Thư viện
Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh, Viện Khoa học Xã hội Ngoài
ra còn một số cơ sở dữ liệu đang được quản lý và sử dụng thành công trong
các lĩnh vực khác nhau như: gia phả, hồ sơ bệnh án, thuế, hải quan, hồ sơ tội
phạm Sự thành công trong việc quản lý và sử dụng các cơ sở dữ liệu nêu
trên chính là cơ sở thực tiễn cho việc nghiên cứu ứng dụng vào xây dựng cơ
sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
Nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, MB đã xây dựng và
triển khai Đề án kiện toàn công tác lưu trữ 2013-2015. Kết quả đến thời điểm
hiện tại của Đề án là cơ sở để tác giả tiến hành nghiên cứu xây dựng và quản
lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở MB và kết quả nghiên cứu của luận

văn sẽ được sử dụng để triển khai các giai đoạn tiếp theo của Đề án.
Qua quá trình khảo sát, tác giả chưa thấy có đề tài nào nghiên cứu xây
dựng và quản lý cơ sở dữ liệu đối với tài liệu lưu trữ trong ngành ngân hàng.
Vì vậy, đề tài mà tác giả lựa chọn “Nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ
liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội” hoàn toàn không
có sự trùng lặp với bất cứ công trình nào đã có trước đó.
3. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục tiêu
Luận văn hướng đến ba mục tiêu chính như sau:
10

- Làm rõ hơn những vấn đề lý luận về xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu
tài liệu lưu trữ và sự cần thiết của việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài
liệu lưu trữ.
- Làm rõ quy trình và phương pháp xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài
liệu lưu trữ ở Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội.
- Giới thiệu cấu trúc của cơ sở dữ liệu và các điều kiện, lộ trình cần có để
xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu trong thời gian tới.
3.2. Nhiệm vụ
Để thực hiện được mục tiêu trên, tác giả đã thực hiện các nhiệm vụ dưới
đây, bao gồm:
- Tìm hiểu các khái niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu
trữ, tầm quan trọng của việc xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và
các yêu cầu, điều kiện cần có để xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu
trữ.
- Tìm hiểu, nghiên cứu thực tế để đưa ra quy trình và phương pháp xây
dựng, quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân
đội.
- Khảo sát, đánh giá tài liệu lưu trữ và các nguồn lực tại Hội sở Ngân hàng
TMCP Quân đội để dự kiến cấu trúc cơ sở dữ liệu, các điều kiện cần đáp ứng

và đề xuất lộ trình thực hiện.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Hai đối tượng nghiên cứu chính của luận văn bao gồm:
- Lý thuyết về xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
- Khối tài liệu lưu trữ của Hội sở MB và quy trình, phương pháp xây
dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại đây.
11

4.2. Phạm vi nghiên cứu
Trong đề tài này tác giả đi sâu nghiên cứu tình hình khai thác sử dụng tài
liệu lưu trữ tại Hội sở MB, những điều kiện cần thiết và quy trình xây dựng,
quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở MB.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này, tác giả sử dụng một số phương pháp nghiên cứu
sau:
+ Khảo sát thực tế: Chúng tôi sử dụng phương pháp này để khảo sát tài
liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng Quân đội và các nguồn nhân lực, cơ sở hạ
tầng, tài chính để có thể xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
mang tính khả thi cao.
+ Phương pháp so sánh: Phương pháp này được vận dụng để so sánh
công tác xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ giữa các ngân hàng
với nhau, đồng thời so sánh với các cơ quan, đơn vị thuộc lĩnh vực ngành
nghề khác.
+ Phương pháp phỏng vấn: Được tác giả sử dụng khi phỏng vấn, lấy ý
kiến của lãnh đạo phòng Hành chính MB, các đồng nghiệp về quá trình khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ cũng như tình hình lập hồ sơ điện tử khi giải
quyết công việc.
+ Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Chúng tôi tiến hành thu thập
thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như: sách, báo, tạp chí, tài liệu,

internet….sau đó chọn lọc và phân loại những thông tin liên quan đến mục
đích nghiên cứu để xử lý thông tin, làm nổi bật nội dung nghiên cứu.
+ Phương pháp tổng hợp: Trên cơ sở xử lý thông tin thu thập được từ
những nguồn khác nhau, chúng tôi tiến hành tổng hợp và hệ thống hóa để có
thể đạt được mục tiêu nghiên cứu.

12

6. Nguồn tài liệu tham khảo
Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã thu thập, sử dụng những nguồn tư
liệu, tài liệu sau:
- Các văn bản của Quốc hội, của Nhà nước, của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước về công tác lưu trữ, về xây dựng cơ sở dữ liệu nói chung
và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ nói riêng.
- Giáo trình, tài liệu về nghiệp vụ lưu trữ, về cơ sở dữ liệu và cấu trúc dữ
liệu.
- Các luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành lưu trữ có nội
dung liên quan đến quản lý tài liệu điện tử và công tác số hóa tài liệu lưu trữ.
- Các bài viết trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Dấu ấn
thời gian, website của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có liên quan đến cơ
sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
- Các văn bản, tài liệu của Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội có liên
quan đến nội dung của đề tài.
7. Đóng góp của luận văn
- Kết quả nghiên cứu của luận văn góp phần đưa ra quy trình, phương
pháp xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại một cơ quan cụ thể.
- Đồng thời cũng có thể làm tư liệu để những người nghiên cứu về sau kế
thừa và phát triển theo các hướng nghiên cứu khác nhau.
8. Cấu trúc của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, nội dung đề tài gồm 3 phần

chính sau:
Chƣơng 1: Sự cần thiết của việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài
liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội.
Chƣơng 2: Quy trình, phương pháp xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu
tài liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội.
13

Chƣơng 3: Các điều kiện cần có để xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu tài
liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội và đề xuất lộ trình thực
hiện.
Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình
của các lãnh đạo phòng Hành chính Ngân hàng TMCP Quân đội, các bạn bè
đồng nghiệp và đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của PGS.TS Vũ Thị Phụng.
Bên cạnh đó tôi cũng gặp không ít khó khăn khi thực hiện đề tài này. Cơ sở
dữ liệu là lĩnh vực về công nghệ thông tin do vậy khi nghiên cứu tôi phải tìm
hiểu và học tập thêm về cách thức xây dựng cơ sở dữ liệu và những khác biệt
khi quản lý chúng. Chính vì vậy, mặc dù đã rất cố gắng, nỗ lực để hoàn thành
tốt đề tài, nhưng đề tài không tránh khỏi những hạn chế. Tôi rất mong nhận
được sự đóng góp ý kiến của thầy cô, bạn bè, các độc giả quan tâm để đề tài
được hoàn thiện hơn.
Qua đây, tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong Khoa Lưu
trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân
văn, Lãnh đạo phòng Hành chính Ngân hàng TMCP Quân đội, các đồng
nghiệp và bạn bè đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn. Đặc
biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGS. TS Vũ Thị Phụng đã hướng
dẫn tôi thực hiện đề tài.
Hà Nôi, ngày 06 tháng 12 năm 2014
Học viên

Lại Thị Kim Thoa


14

Chƣơng 1
SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU
TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG TMCP QUÂN ĐỘI
1.1. Khái quát lý luận về xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu
lƣu trữ
1.1.1. Các khái niệm cơ bản được sử dụng trong luận văn
1.1.1.1. Cơ sở dữ liệu
Có rất nhiều khái niệm khác nhau về cơ sở dữ liệu được đưa ra trong các
sách, giáo trình, bài giảng, văn bản quy phạm pháp luật. Đây là một thuật ngữ
trong ngành công nghệ thông tin và hiện nay được sử dụng phổ biến trong tất
cả các lĩnh vực.
Theo Luật Giao dịch điện tử năm 2005 thì ”Dữ liệu là thông tin dưới
dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự” và
”Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai
thác, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử”. [24, tr 2]
”Cơ sở dữ liệu là tập hợp có tổ chức của các dữ liệu về thế giới thực
trong một lĩnh vực nào đó có liên quan với nhau về mặt logic. Chúng được
lưu trữ ở bộ nhớ ngoài”. [6, tr 1]
“Cơ sở dữ liệu là một bộ sưu tập rất lớn về các loại dữ liệu tác nghiệp,
bao gồm các loại dữ liệu âm thanh, tiếng nói, chữ viết, văn bản, đồ họa, hình
ảnh tĩnh hay hình ảnh động… được mã hóa dưới dạng các chuỗi bit và được
lưu trữ dưới dạng file dữ liệu trong các bộ nhớ của máy tính”. [22, tr 2]
“Cơ sở dữ liệu là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ
trên các thiết bị như băng từ, đĩa từ… để có thể thỏa mãn yêu cầu khai thác
thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng”. [23, tr2]

15

Như vậy, thông qua các khái niệm, định nghĩa có thể hiểu cơ sở dữ liệu
là tập hợp của một hệ thống dữ liệu được tạo nên và cập nhật bởi phương tiện
điện tử, chúng được tổ chức, sắp xếp theo những logic nhất định để phục vụ
nhu cầu của nhiều người sử dụng một cách đồng thời. Trong nội dung bản
luận văn này, tác giả sử dụng khái niệm cơ sở dữ liệu theo cách hiểu là một hệ
thống thông tin có cấu trúc, được lưu trữ trên các phương tiện điện tử và được
tổ chức quản lý, khai thác sử dụng theo nhu cầu của người dùng.
1.1.1.2. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là một tập hợp các dữ liệu tài liệu lưu trữ
được liên kết với nhau theo các quy định riêng, có thể truy xuất theo nhiều
cách khác nhau và được lưu trữ trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ
liệu tài liệu lưu trữ được xây dựng nhằm đảm bảo thông tin có tính nhất quán
và toàn vẹn dữ liệu. Chức năng quan trọng nhất của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu
trữ là tìm kiếm và tra cứu thông tin tài liệu lưu trữ. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu
trữ cũng là công cụ hỗ trợ để quản lý một cách tập trung, thống nhất khối
lượng lớn tài liệu lưu trữ, giúp cho quá trình cung cấp thông tin diễn ra nhanh
chóng và thuận tiện. Tuy nhiên cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có những đặc
trưng riêng biệt không giống với các cơ sở dữ liệu tài liệu thông thường. Có
cùng mục đích là đưa thông tin đến với người sử dụng nhưng không phải tài
liệu lưu trữ nào cũng được đưa vào cơ sở dữ liệu. Có rất nhiều tài liệu lưu trữ
cần được bảo mật, không được chuyển đổi định dạng, không được khai thác
trong cơ sở dữ liệu. Vì vậy việc xác định đưa vào cơ sở dữ liệu những tài liệu
lưu trữ nào và phân quyền truy cập ra sao phụ thuộc theo quy định riêng của
mỗi cơ quan, tổ chức.
16

1.1.1.3. Xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
Tại một cơ quan, đơn vị nếu số lượng tài liệu lưu trữ không nhiều thì

việc tra cứu bằng file dữ liệu được phân loại và lưu thành các tệp trong máy
tính là việc thực hiện được. Nhưng để đáp ứng truy xuất, tìm kiếm thông tin
trong một khối lượng lớn tài liệu lưu trữ thì điều đó thực sự không khả thi.
Bởi lẽ dữ liệu ngày càng nhiều, yêu cầu truy vấn diễn ra liên tục với nhiều
thông tin khác nhau thì phải cần đến một cơ sở dữ liệu.
“Tạo lập CSDL (tài liệu lưu trữ) là quá trình thu thập, chuyển đổi các tài
liệu/dữ liệu gốc sang các đơn vị dữ liệu số để lưu trữ dưới dạng điện tử và
nhập các thông tin cần thiết vào CSDL theo thiết kế, yêu cầu của các phần
mềm quản lý CSDL tài liệu lưu trữ”. [1, tr 1]. Theo khái niệm trên thì xây
dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ bao gồm việc chuyển đổi dữ liệu, nhập dữ
liệu và lựa chọn phần mềm quản lý các dữ liệu tài liệu lưu trữ này. Hay nói
cách khác xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ chính là quá trình tạo dữ liệu
và liên kết dữ liệu theo một cấu trúc nhất định.
Để xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, trước hết cần xác định các tài
liệu lưu trữ đưa vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Việc chọn lựa tất cả hồ sơ,
tài liệu hay một nhóm hồ sơ, tài liệu là tùy thuộc vào tầm quan trọng của tài
liệu lưu trữ, tần suất khai thác, sử dụng hay các tiêu chí nhất định theo đặc thù
ngành nghề của mỗi cơ quan, đơn vị. Thứ hai là xây dựng được cấu trúc cơ sở
dữ liệu và phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phù hợp với nhu
cầu sử dụng. Để có được một phần mềm phù hợp cần khảo sát kỹ lưỡng nhu
cầu sử dụng thực tế, các yếu tố cần quản lý, xây dựng đặc tả chi tiết, sau đó
tiến hành số hóa, nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu.
17

1.1.1.4. Quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
Quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là quá trình kiểm soát cơ sở dữ liệu
tài liệu lưu trữ. Các cơ quan, tổ chức cần xác định được nội dung kiểm soát,
mục đích kiểm soát, từ đó đưa ra cách thức kiểm soát và thẩm quyền kiểm
soát.
Mục đích của hoạt động quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là làm cho

quá trình cập nhật, khai thác và tìm kiếm thông tin tài liệu lưu trữ được vận
hành ổn định và đảm bảo an toàn cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Mục tiêu quản
lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ ở những mức độ khác nhau có thể thay đổi tùy
theo điều kiện của mỗi cơ quan, tổ chức. Có những đơn vị đặt ra mục tiêu xây
dựng và quản lý được toàn bộ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, cũng có đơn vị chỉ
xây dựng và quản lý một phần tài liệu lưu trữ đã đưa vào cơ sở dữ liệu.
Các vấn đề liên quan đến cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ cần quản lý bao
gồm: quản lý về nghiệp vụ (cập nhật, chỉnh sửa, khai thác sử dụng, thống kê
báo cáo và tiêu hủy dữ liệu) đảm bảo vận hành hiệu quả, quản lý về cơ sở hạ
tầng công nghệ đảm bảo an ninh àn toàn cơ sở dữ liệu.
Một số biện pháp được sử dụng để quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
như ban hành văn bản quy định, hướng dẫn quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu;
phân cấp quản lý; đặt các chốt kiểm soát và kiểm tra giám sát định kỳ hoặc
đột xuất quá trình vận hành, bảo trì, sao lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý chung cơ sở dữ
liệu tài liệu lưu trữ thông qua hệ thống quy trình, quy định và các nhân sự cấp
dưới. Người được giao phụ trách công nghệ và người phụ trách về nghiệp vụ
thực hiện kiểm tra giám sát quá trình vận hành hệ thống cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ, lập các chốt kiểm soát chặt chẽ, chịu trách nhiệm trước người đứng
đầu cơ quan, tổ chức về nội dung và sự an toàn của cơ sở dữ liệu. Người trực
tiếp thực hiện nghiệp vụ và triển khai thiết kế, bảo trì, lưu trữ cơ sở dữ liệu có
18

trách nhiệm thực hiện đúng quy trình, quy định về quản lý và vận hành cơ sở
dữ liệu.
1.1.2. Ý nghĩa của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
Tạo lập và sử dụng cơ sở dữ liệu là xu thế tất yếu trong thời đại công
nghệ phát triển, khi mà quy mô về thông tin, tài liệu ngày càng nhiều, nhu cầu
của người dùng ngày một cao. Đây cũng là một công cụ quản lý hiệu qủa đối
với các cơ quan, tổ chức, các ngành, các lĩnh vực thể hiện ở những kết quả mà

nó mang lại. Trong ngành lưu trữ, việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài
liệu lưu trữ nếu được áp dụng hiệu quả sẽ mang lại những lợi ích thiết thực.
Như chúng ta đã biết, cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư giúp nhà nước
quản lý được nhân thân, lý lịch, hộ khẩu của các công dân trong một quốc gia
hoặc là trong ngành ngân hàng, cơ sở dữ liệu trung tâm thông tin tín dụng
quốc gia (CIC) là cơ sở dữ liệu chung giữa các ngân hàng giúp cán bộ tín
dụng có thể tra cứu khoản vay của khách hàng ở các tổ chức tín dụng khác
một cách chính xác, nhanh chóng để thẩm định, giảm thiểu rủi ro thì cơ sở dữ
liệu tài liệu lưu trữ sẽ giúp cơ quan, tổ chức quản lý được tài liệu lưu trữ của
mình một cách đầy đủ và chính xác, giảm sự trùng lặp thông tin xuống mức
thấp. Mặt khác, việc xuất hiện thêm một loại hình tài liệu lưu trữ là tài liệu
điện tử, đặc biệt là các tài liệu có sử dụng chữ ký số và tài liệu được số hóa thì
xây dựng được cơ sở dữ liệu chung thống nhất để quản lý được các loại hình
tài liệu khác nhau là việc làm rất cần thiết. Ngoài việc quản lý được các nhóm
văn bản được số hóa, cơ quan, tổ chức còn quản lý cả những tài liệu lưu trữ
điện tử - một loại hình tài liệu sẽ được sử dụng chủ yếu trong tương lai.Việc
xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ ngay từ bây giờ là bước
chuẩn bị kịp thời để có thể quản lý được khối lượng lớn tài liệu này.
Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ giúp tiết kiệm được thời gian làm việc của
cả người khai thác và người phục vụ khai thác, tăng năng suất lao động đặc
19

biệt là đối với các cơ quan, tổ chức nhân sự về lưu trữ còn hạn chế. Sở dĩ như
vậy là vì cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có thể truy xuất theo nhiều cách khác
nhau. Tính năng nổi trội này chính là một trong những ưu thế mà cơ sở dữ
liệu mang lại cho người dùng. Theo thống kê thì có đến 80% các giao dịch
trên cơ sở dữ liệu là tìm kiếm thông tin. Từ các thông số, trường thông tin, file
dữ liệu đưa vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ chúng ta có được nhiều thông tin,
báo cáo, thống kê theo những tiêu chí khác nhau nhờ vào phần mềm chuyên
dụng, hỗ trợ đắc lực trong việc tra cứu tài liệu lưu trữ. Thay vì mất ít nhất

khoảng ½ ngày làm việc hoặc nhiều hơn nếu kho lưu trữ không đặt tại trụ sở
cơ quan để khai thác được tài liệu thì chỉ cần một vài nhấp chuột là có thể tìm
được tài liệu mình cần.
Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ giúp chia sẻ thông tin cho nhiều người sử
dụng. Nói như vậy là vì cơ sở dữ liệu không bị giới hạn bởi thời gian và
không gian, tùy theo phân quyền truy cập và đối tượng sử dụng người dùng ở
bất kỳ quốc gia, lãnh thổ hay độ tuổi nào cũng đều có thể tiếp cận cùng một
thông tin có ở một cơ sở dữ liệu. Có thể lấy ví dụ như ở website của chính
phủ, mọi công dân trong cả nước đều có thể truy cập để đọc các văn bản pháp
luật, hay ở các trung tâm lưu trữ quốc gia phục vụ khai thác một dữ liệu cho
nhiều đối tượng độc giả khác nhau ở cùng một thời điểm. Lưu trữ các nước
phát triển đã và đang rất thành công trong việc quản lý và khai thác cơ sở dữ
liệu tài liệu lưu trữ quốc gia. Đồng thời, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được xây
dựng cũng là điều kiện để tích hợp hoặc liên kết với các hệ cơ sở dữ liệu tài
liệu lưu trữ khác khi có nhu cầu.
Xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ còn giúp tài liệu lưu trữ được bảo
vệ tốt hơn do hạn chế được việc đưa tài liệu gốc ra khai thác sử dụng trực tiếp.
Mặt khác, nguồn cơ sở dữ liệu này cũng là bản sao bảo hiểm phòng các
trường hợp rủi ro có thể xảy ra đối với tài liệu lưu trữ.
20

Việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đã được đề cập đến và quy
định trong các văn bản pháp luật dưới một số hình thức khác nhau có liên
quan như: quy định bảo hiểm tài liệu lưu trữ, quy định về ứng dụng công nghệ
thông tin và hiện đại hóa công tác lưu trữ, quy định về xây dựng cơ sở dữ liệu
lưu trữ và tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Những quy định này đã trực
tiếp hoặc gián tiếp chỉ ra sự cần thiết phải tiến tới xây dựng cơ sở dữ liệu tài
liệu lưu trữ. Ngày 21 tháng 12 năm 2012, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
đã ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ kèm theo Quyết
định số 310/QĐ-VTLTNN và đến ngày 23 tháng 6 năm 2014 Bộ Nội vụ đã

ban hành Thông tư số 04/2014/TT-BNV quy định định mức kinh tế - kỹ thuật
tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Hai văn bản này đã cụ thể hóa chủ trương
và hướng dẫn cụ thể cách tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
Từ cơ sở pháp lý và những ý nghĩa của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có
thể khẳng định rằng việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại
các cơ quan, tổ chức là một việc làm cần thiết.
Mặc dù xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ mang lại rất nhiều ý nghĩa
thiết thực như vậy nhưng bên cạnh đó nó cũng có thể xảy ra những rủi ro
nghiêm trọng. Tài liệu lưu trữ trong cơ sở dữ liệu được thể hiện dưới dạng
điện tử nên chúng ta phải đối diện với thách thức rằng chúng có khả năng bị
sao chép, đánh cắp, lan truyền rất nhanh. Những thiệt hại lớn có thể xảy ra
nếu thông tin trong tài liệu lưu trữ lộ ra ngoài, bị phát tán, sửa đổi ảnh hưởng
đến sự tồn tại và phát triển của một tổ chức. Do vậy khi lựa chọn xây dựng và
quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, cơ quan tổ chức cần có biện pháp phòng
ngừa, ngăn chặn, xử lý rủi ro đồng thời đưa ra mức độ rủi ro có thể chấp nhận
được.
21

1.1.3. Yêu cầu của việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
1.1.3.1. Yêu cầu của việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
Việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ cần đảm bảo thỏa mãn được
các yêu cầu sau:
Đảm bảo tính bảo mật, do có nhiều người được phép khai thác dữ liệu
một cách đồng thời nên cần thiết phải có một cơ chế bảo mật và phân quyền
khai thác cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Có thể quy định đối tượng khai thác,
hình thức khai thác tương ứng với các loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ và cấp thẩm
quyền phê duyệt khai thác, kiểm soát chặt chẽ các cá nhân vào/ra cơ sở dữ
liệu.
Đảm bảo không xảy ra tranh chấp dữ liệu, nhiều người được phép truy
nhập cùng một lúc vào tài nguyên dữ liệu của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ với

những mục đích khác nhau, do đó cần phải có một cơ chế ưu tiên khi truy
nhập dữ liệu. Các biện pháp thường được sử dụng như: Cấp quyền ưu tiên cho
từng người sử dụng; Đánh dấu yêu cầu truy xuất dữ liệu, phân chia thời gian,
người nào có yêu cầu trước thì có quyền truy xuất dữ liệu trước.
Đảm bảo an toàn khi có sự cố. Việc quản lý dữ liệu tập trung có thể làm
tăng khả năng mất mát hoặc sai lệch thông tin khi có sự cố mất điện đột xuất
hay một phần đĩa lưu trữ cơ sở dữ liệu bị hỏng… Một số hệ điều hành mạng
có cung cấp dịch vụ sao lưu ảnh đĩa cứng, tự động kiểm tra và khắc phục lỗi
khi có sự cố. Tuy nhiên, bên cạnh dịch vụ của hệ điều hành, để đảm bảo cơ sở
dữ liệu luôn ổn định, một cơ sở dữ liệu nhất thiết phải có một cơ chế sao lưu,
khôi phục dữ liệu tránh tổn thất khi các sự cố bất ngờ xẩy ra. Việc sao lưu dữ
liệu được thực hiện hàng tuần/tháng/hàng năm… tùy thuộc vào quy định của
mỗi cơ quan, tổ chức.
Bảo đảm tính độc lập giữa dữ liệu và chương trình: khi có sự thay đổi dữ
liệu (như sửa đổi cấu trúc lưu trữ các bảng dữ liệu, thêm các chỉ mục,…) thì
22

các chương trình ứng dụng đang chạy trên cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ vẫn
không cần phải viết lại hay cũng không ảnh hưởng đến người sử dụng khác.
1.1.3.2. Yêu cầu của việc quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
Để quản lý được cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, cơ quan, tổ chức cần thực
hiện tốt các biện pháp bảo đảm an toàn hệ thống hạ tầng kỹ thuật thông tin, hệ
thống phần mềm quản trị. Cập nhật và khai thác cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
cần có sự kiểm soát việc truy cập vượt quá mức cho phép của ứng dụng hoặc
người dùng vào cơ sở dữ liệu, theo dõi hoạt động của người sử dụng.
Đưa ra các biện pháp đảm bảo dữ liệu được cập nhật vào cơ sở dữ liệu tài
liệu lưu trữ kịp thời, liên tục và chính xác. Quản lý quá trình khai thác cơ sở
dữ liệu tài liệu lưu trữ đảm bảo đúng đối tượng, đúng thẩm quyền, an toàn bảo
mật.
Quy định rõ trách nhiệm tới từng đối tượng tham gia vào cơ sở dữ liệu tài

liệu lưu trữ để nâng cao ý thức trách nhiệm của người quản trị cơ sở dữ liệu
cũng như người sử dụng cơ sở dữ liệu.
1.2. Khái quát chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ngân
hàng TMCP Quân đội
1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Ngân hàng TMCP Quân đội (MB) được thành lập ngày 14/9/1994 theo
Giấy phép Hoạt động số 0054/NH-GP do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước
Việt Nam Nam cấp.
Ngân hàng TMCP Quân đội là doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh
doanh tiền tệ, tín dụng và các dịch vụ liên quan đến hoạt động tài chính theo
quy định của pháp luật, phục vụ các doanh nghiệp quân đội và các thành phần
kinh tế khác vì mục tiêu lợi nhuận, góp phần thực hiện các mục tiêu kinh tế