Ebook Ngay bây giờ hoặc không bao giờ

S.J.SCOTT
NGAY BÂY GI HOC KHÔNG BAO GI

Bn quyn ting Vit © Công ty C phn Sách Alpha, 2015
Phát hành:

To ebook: Tô Hi Triu



NGAY BÂY GI HOC KHÔNG BAO GI
Bn có phi là mt ngi hay trì hoãn?
APH 1.S dng quy tc 80/20 đ ra quyt đnh
APH 2.Liên h mi hành đng đn mc tiêu S.M.A.R.T.
APH 3.Nm bt ý tng ca bn
APH 4.To ra mt h thng gm 43 th mc
APH 5.To ra nhng danh sách d án
APH 6.To danh sách nhng bc cn làm trong mi th
APH 7.Ghép nhng công vic đc thc hin hng ng y có tính cht
tng t
APH 8.Thc hin tng quy trình và tng d án mt
APH 9.Lên k hoch đánh giá tun
APH 10.Làm đánh giá tháng
APH 11.Nói “không” vi nhng hot đng có mc đ u tiên thp
APH 12.Theo dõi quá trình và nhng thành công ca bn
APH13.Bt đu ngày mi ca bn vi nhng công vic quan trng nht
(MITs)
APH 14.Chn u tiên bng phng pháp ABCDE
APH 15.To ra mt cm giác v s cp thit
APH 16.Hãy chu trách nhim mt cách công khai

APH 17.Bt đu t nhng vic vô cùng nh
APH 18.Tng thng bn thân
APH 19.Phát trin nhng k nng dành cho d án
APH 20.To đng lc ph
APH 21.Thc hành nhng k thut tng tng
APH 22.Hãy kiên nhn
APH 23.Tham gia th thách 30 ngày
CHÚ THÍCH

Bn có phi là mt ngi hay trì hoãn?

Khi đm nhn mt d án quan trng, bn phi dn toàn b trí lc đ hoàn thành nó.
Song, bn s li có vô vàn lý do đ bao bin cho vic trì hoãn d án này – trng nhóm cha
đc thông báo, bn không có nhng giy t hp l hoc không rõ mình phi bt đu t đâu. Bt
k lý do là gì, bn đu đang tìm cách bao bin mi khi trì hoãn.
Thêm vào đó, vic trì hoãn s làm ny sinh mt hiu ng tích ly. Nu bn thng xuyên
trì hoãn, thì khi hoàn thành xong mt công vic, ngay lp tc s có thêm vài công vic khác p
đn. Dù bn có chm ch đn đâu, thì dng nh bn s vn mãi phi loay hoay trong cái vòng
công vic lun qun bt tn.
Ai trong đi cng tng đôi ln trì hoãn. Trong khi đa s thng xuyên trì hoãn, thì mt
vài ngi khác li coi vic trì hoãn là tr ngi ngn cn h đn vi mt cuc sng hnh phúc và
thành đt. Cun sách này đc vit cho nhng ngi đó, nhng ngi đang n lc tranh đu đ
hoàn thành d án và nhng công vic cá nhân đúng thi hn đ ra.
Ngng trì hoãn không phi là mt vic bt kh. Bn ch cn rèn luyn thun thc nhng
thói quen đc rt nhiu ngi thành đt s dng và bin chúng tr thành mt phn công vic
hng ngày c a mình. Mt s ngi cng thng có nhng ni s hãi và nhng hn ch ging
nh bn, nhng nh vào vic t rèn luyn, h đã có th hành đng mt cách kiên đnh và hiu
qu.
Trong cun sách Ngay bây gi hoc không bao gi, bn s khám phá ra hàng lot ý tng
giúp bn thân vt qua s trì hoãn hng ngày. Trong khi nhiu cun sách khác ch cung cp

nhng mo mc đn gin, thì vi cun sách này, bn s bit đc ti sao mt chin lc li tr
nên hiu qu, nó loi b nhng hn ch v nim tin nào và bng cách nào chin lc y có th
đc ng dng tc thì vào cuc sng ca bn. Nói mt cách ngn gn, bn s khám phá ra đc
nhng cn nguyên gây ra s trì hoãn và cách chin thng chúng.
ôi nét v tác gi
Tôi là S.J. Scott, hin đang điu hành trang blog Develop Good Habits (Phát trin các
thói quen tt).
Mc đích ca trang web này là ch ra làm sao mà vic liên tc phát trin thói quen có th
đa bn đn vi mt cuc sng ti đp hn. Thay vì ging gii cho bn, tôi s cung cp nhng
chin lc gin đn mà ai cng có th áp dng vào cuc sng bn rn ca mình. Theo kinh
nghim ca cá nhân tôi, cách tt nht đ to ra đc mt thay đi trit đ đó là ch nên tp trung
phát trin tng thói quen mt.
Hi cp ba và đi hc, tôi thng ch đn đêm cui trc k thi mi bt đu “cày”.
Lng kin thc cn phi np cht cao nh núi và chc chn tôi khó lòng nh đc ht chúng.
Phi đn nm 2003, khi bt đu khi nghip kinh doanh trc tuyn, tôi mi khám phá
đc mt chân lý đn gin: “Không ai khác, mà chính bn là ngi phi chu trách nhim vi
cuc đi ca mình.” Câu nói này khin tôi nhn ra rng, nu mun thành công trong vic kinh
doanh, thì trc tiên, tôi phi thay đi con ngi bên trong ca tôi đã. Trong mt vài nm, tôi đã
đc và áp dng các kin thc thu đc t mt vài cun sách/trang web nói v hiu sut cá nhân
nh: Getting Things Done (tm dch: Hoàn thành mi vic), 43 Folders (tm dch: 43 th mc),
Zen Habits (tm dch: Các thói quen v Thin), Eat the Frog (tm dch: n ch), The Success
Principles (tm dch: Nhng nguyên tc thành công), The War of Art (tm dch: Chin tranh
Ngh thut) và The 7 Habits of Highly Effective People (tm dch: 7 thói quen ca nhng ngi
hiu qu). Thêm vào đó, tôi đã th nghim nhiu chin thut đa dng vi hy vng chúng s giúp
tôi vt qua đc s trì hoãn và liên tc hành đng.
Vy kt qu ra sao?
Tôi hin đang có mt công vic trc tuyn vô cùng thành công, trong đó bao gm 37
cun sách đã đc xut bn dành cho Kindle.
Mc dù cha phi là mt chuyên gia v “hiu sut cá nhân”, nhng tôi cm thy mình đã
có đc nhng bc tin nht đnh. Tt c nhng điu này đu nh vào vic to lp các thói

quen hng ti đt đc kt qu. Nói cách khác, tôi đã to dng đc mt vài thói quen chng
li s trì hoãn.
Mt vài thông tin v cun sách
Cun sách không nói v tôi. Tôi vit nó nh mt công c giúp bn vt qua s trì hoãn.
Ni dung cun sách tng hp mi kin thc, kinh nghim tôi đã hc hi đc trong vài nm qua
v cách đ có đc nhng hành đng phù hp mi ngày. Mc dù cun sách s không th ngn
cn mong mun trì hoãn ca bn, nhng bn s hiu đc ti sao mong mun đó li xy ra và
cách thc r̀n luyn nhng thói quen c th đ vt qua đc cm giác này.
Nhng thông tin bên trong cun sách đc đúc kt bng mt khung chng trình c th.
u tiên, chúng ta s xem xét bn cht tâm lý đng sau s trì hoãn. Tip theo, chúng ta s xem
xét 7 lý do mi ngi thng dùng đ bin minh mi khi mun trì hoãn. Sau đó, chúng ta s tho
lun v 23 thói quen đ khut phc nhng tr ngi tâm lý này. Và cui cùng, tôi s giúp bn bin
nhng kin thc này thành hành đng.
ng đ s trì hoãn phá hng cuc sng ca bn. Trong cun Ngay bây gi hoc không
bao gi, bn s khám phá đc mt bn hng dn chi tit có th to ra nhng kt qu đáng
mong đi trong đi.
Hãy nm bt ly nó đi nào!
Thói quen trì hoãn
Mi thành công (hoc tht bi) trong đi đu bt đu t mt thói quen. Nhng điu bn
làm hng n ày s xác đnh phn ln nhng gì bn s đt đc trong cuc sng.
Thói quen to nên l thói, và đa phn chúng ta đu s dng mt vài l thói đ vn hành
cuc sng ca mình. Chúng ta thc dy vào bui sáng và làm theo mt lot hành đng đnh sn:
Tm ra, đánh rng, mc qun áo, n sáng, đi đn công ty, làm vic và tr v nhà.
Mt vài ngi chn làm theo nhng thói quen ci thin bn thân: t ra mc tiêu, đc
nhng cun sách khi gi cm hng, thc hin nhng d án quan trng và pht l mi th vô b
gây phân tán. Nhng ngi khác li chn các thói quen phá hy bn thân: Làm vic  mc ti
thiu, n nhng thc n không có li cho sc khe, làm gim kh nng sáng to bng nhng
chng trình gii trí nht nho và đ li cho ngi khác khi tht bi.
Trên thc t, các thói quen có th va tt va xu. Chúng to nên con ngi chúng ta,
nhng gì chúng ta làm và nhng gì chúng ta có th đt đc trong cuc sng. iu thú v là mi

thói quen đu đc hình thành theo cùng mt cách. Khi hiu đc cách nó vn hành, bn có th
t tin áp dng mi l thói mi và làm theo mt cách kiên đnh.
Gi s bn mun vit 30 phút mi ngày. Bn to lp thói quen này bng cách làm theo
hng dn mà nhng ngi khác tng s dng:
* Mi ngày, hãy dành mt khong thi gian cho thói quen này.
* To ra mt cách nhc nh vào mt thi đim c th đ thc hin thói quen này.
* Hãy bt đu bng vic đt ra nhng mc tiêu nh (nh dành 5 phút đ vit lách chng
hn).
* Hãy theo dõi thói quen này đ đm bo bn đang làm nó mi ngày.
* Lên k hoch cho nhng ngày mà bn “không có hng” đ vit.
* Nâng dn n lc ca bn cho đn khi bn vit đu đn 30 phút mi ngày.
Dù tt hay xu thì mi thói quen đu đc hình thành t vic lp đi lp li. Có nhng thi
đim trong cuc đi, thói quen trì hoãn có c hi phát trin bi nó đem li cho bn “cm giác vui
sng” trong mt thi gian ngn. Song, điu mà bn đã không làm là hc cách vt qua “cm
giác li bing” đó đ thc hin nhng vic cn làm.
Mt trong nhng lý do ln nht gii thích cho vic mi ngi thng hay trì hoãn là công
vic đó mâu thun vi nhng thói quen sn có ca h. Bt c khi nào bn c gng làm mt điu
gì đó mà không phi nhng vic bn làm hng ngày, bn s cn phi có n lc và ý chí thì mi
hoàn thành đc nó. iu này càng đúng hn nu đó là mt công vic nhàm chán.
Gii pháp đn gin nht đ vt qua s trì hoãn không phi là chin đu vi nó. Thay vào
đó, bn cn thay th nó bng nhng l thói tích cc có li cho cuc sng ca bn.
Bn s thy rng, khi mt công vic khó khn tr thành mt thói quen, nó s không còn
b trì hoãn. Bn s làm nó mt cách rt t nhiên – nh đánh rng, xem tivi hay lái xe. Tt c
nhng gì bn cn đó là mt bn hng dn giúp bn phân chia mi công vic thành nhng vic
làm nh hng ngày và hoàn thành nhng vic làm nh đó.
Tt c chúng ta đu luôn mun trì hoãn – đó là mt phn ng hoàn toàn bình thng khi
phi đi mt vi thách thc khó khn. Bí quyt đ hành đng  đây là hiu đc ti sao bn li
đang trì hoãn. Trong phn ti, chúng ta s xem qua 7 lý do ph bin mà mi ngi thng đa ra
đ bao bin khi b s trì hoãn cám d.
7 lý do có th ny sinh khi bn mun trì hoãn

Không khó đ ngh ra mt cái c nào đó đ trì hoãn. Bí quyt  đây là phi bit khi nào
mt lý do là hp lý và khi nào nó ch là mt cách khôn li đ né tránh vic thc thi nhim v.
Phn ln nhng cm giác trì hoãn ca chúng ta khi ngun t mt ni s hãi tim thc hoc t
mt nim tin khin chúng ta t gii hn bn thân. Khi dành thi gian đ khám phá nhng ý ngh
này, bn s nhn ra rng tht d dàng đ chin thng đc chúng và to ra mt t duy tích cc
hng đn hành đng.
Trí óc ca bn là mt b máy diu k. Nó cung cp cho bn ngun sc mnh đ to ra bt
k th gì t trí tng tng. Mc dù vy, nó cng có th hn ch kh nng hoàn thành công vic
ca bn. Chúng ta thng b mc kt trong mt d án – không phi vì thiu đng lc hoàn thành
nó mà bi nhng dng suy ngh tiêu cc luôn ln vn trong đu chúng ta.
Cn nguyên ca “thói quen trì hoãn” đn t nim tin khin chúng ta t gii hn bn thân.
Khi nhng suy ngh đó không đc kim soát, chúng chính là nguyên nhân ny sinh ra nhng
“cái c” bin minh cho vic không hoàn thành mt d án/công vic. Mc dù vy, khi thách thc
nhng lý do đó, bn s thy rng đa phn chúng là kt qu ca nhng ni s tim n hoc nhng
dng thói quen tiêu cc.
Mi ngi thng đa ra 7 lý do đ bao bin cho vic trì hoãn. Cn hiu đc lý do ti
sao chúng li xut hin và bn s tin đc gn thêm mt bc na ti vic chin thng đc s
trì hoãn:
Lý do 1: “Nó cng chng quan trng lm”
Mi ngi thng né tránh nhng công vic có v không my quan trng. Chúng đôi khi
là nhng công vic không đòi hi quá kht khe v mt thi gian, có lúc li là mt công vic
nhàm chán và chng liên quan gì đn mc đích dài hn. Và có khi nó đòi hi bn phi vt qua
đc mt ni s hãi ln. Không cn bit ý ngh nào đang lt qua đu bn, nhng có nhng lúc
chúng ta thng trì hoãn mt công vic bi nó chng có v gì là quan trng.
Mt trong nhng liu thuc đn gin nht đ cha cn bnh “chng quan trng lm” là
phát trin thói quen ra nhng quyt đnh đn gin. Hoc là bn tp trung hoàn thành nó hoc là
ly can đm loi b nó khi nhng vic cn làm. Mt trong nhng cách tt nht đ vt qua
đc s trì hoãn là đa ra nhng quyt đnh khó khn trong cuc sng – k c vic loi b nhng
th đôi khi có v quan trng.
Lý do 2: “Tôi cn làm trc”

Nhiu d án thng b đình li bi có mt công vic đc bit bc thit khác chen chân.
Dù đó là mt cú đin thoi, mt d án chen ngang hay mt v mua bán đn gin, thì nhng điu
này cng rt d to ra s trì hoãn khi phi hoàn thành chúng trc mi công vic khác.
Bn có th loi b lý do này vnh vin bng cách phát trin thói quen xác đnh mt cách
trn vn tng d án. Yu t then cht  đây là chia nh chúng thành mt lot nhng hành đng
nh mà bn thc hin hng ngày
Lý do 3: “Tôi cn thêm thông tin”
ôi khi, đây là mt lý do hp lý. Chúng ta thng có nhng công vic đòi hi phi đc
nghiên cu k càng trc khi bt tay vào thc hin. Mc dù vy, đây cng khó có th là mt lý
do chính đáng nu bn thc hin công vic đó theo tun.
Gii pháp đn gin nht dành cho vn đ này chính là ly thêm thông tin. Không bao gi
nên ly vic không bit cách làm đ làm lý do né tránh mt d án. Ngày nay, không khó đ hc
các k nng hay tìm ngi tr giúp.
Lý do 4: “Tôi b quá ti”
Chúng ta ai cng đu tng b quá ti. Nó khin chúng ta có cm giác nh dù có ”ba đu
sáu tay” thì chúng ta cng không hoàn thành ht đc. Vn đ này thng xy ra vi nhng
ngi cm thy mình phi có trách nhim t làm tt c mi vic.
Cm giác quá ti có th đc loi b bng cách tp trung vào nhng công vic quan trng
và y thác hoc loi b nhng công vic khác. Mt khi bit cách xác đnh đâu là điu quan trng,
thì không khó đ t x lý tng nhim v mt và hoàn thành mi vic mt cách nht quán.
Lý do 5: “Gi tôi không có thi gian”
ây cng li là mt lý do thc s hp lý. ôi khi bn phi tp trung vào mt d án và
không th bt đu mt d án khác. Dù vy, lý do “không có thi gian” thng dn đn mt thói
quen trì hoãn khó chu, khin bn luôn gác li nhng vic quan trng.
Khi bn nói “Gi tôi không có thi gian,” thì có th ý bn là trong tng lai, công vic s
d dàng hn và thú v hn. Tuy nhiên, rt nhiu ngi đa ra lý do này vi hy vng ngm rng
công vic đó cui cùng s không cn làm na.
Nu bn c tip tc trì hoãn hành đng theo kiu “đ mai tính” mà không ai bit “mai” là
lúc nào, thì kh nng cao là bn s không bao gi hành đng.
Lý do 6: “Tôi li quên làm nó mt ri”

Mi ngi thng trì hoãn mt công vic vì h quên. Chc chn nhiu khi, chúng ta l
đnh và đ mt th gì đó trôi tut khi tâm trí ca mình. Tuy vy, cn bnh đãng trí mãn tính là
mt du hiu cho thy chúng ta đang phn kháng mnh m vic thc hin mt công vic c th
nào đó.
Có th bn không coi nó quan trng. Có th bn lo s b tht bi. Hoc có th h thng t
chc bn đang s dng không hiu qu. Vn đ  đây là “quên” không phi là mt lý do chính
đáng đ trì hoãn. n mt lúc nào đó, bn s cn phi quyt đnh rng, hoc là bt đu thc hin,
hoc là loi b nó.
Lý do 7: “Tôi không thích làm vic này chút nào c”
Chc chn s luôn có nhng công vic mà chúng ta e s. Bí quyt  đây là chúng ta phi
phân bit đc khi nào mt công vic cn đc hoàn thành và khi nào nó có th b loi b mãi
mãi. Chúng ta thng nhm ln gia hai điu này và né tránh nhng công vic có th có nhng
tác đng tích cc dài hn đi vi cuc sng ca chúng ta. Không nên trì hoãn làm vic gì đó ch
vì bn không thích. Tt hn là hãy phân tích ti sao bn ngi làm vic đó đ xem nó có phi là
mt du hiu ca mt vn đ ln hn không.
Ti sao phn ln nhng li bao bin đu v vn
Bao bin là cn bnh ca tt c mi ngi. Dù bn có thành công đn đâu, thì chc chn
cng có đôi lúc bn ny ra mt lý do đ không phi làm mt vic gì đó. ó là lý do ti sao vic
hình thành nên nhng thói quen đ ngn chn và vt qua t tng “bao bin” là điu vô cùng
quan trng.
Trong phn còn li ca cun sách, chúng ta s xem xét danh sách nhng thói quen tích
cc có th đc lng ghép vào lch trình bn rn hng ngày ca bn. Tôi đt tên chúng là nhng
thói quen chng li s trì hoãn (APH – anti-procrastination habits) bi chúng giúp bn hành
đng ngay c khi bn cm thy li bing hoc không có chút đng lc nào.
Không ch đ cp đn tng thói quen, chúng tôi còn nói v cách chúng gii quyt đc
mt trong by lý do ph bin mà mi ngi thng mang ra đ bao bin cho vic trì hoãn. Và
mt khi bn đã hiu đc cách đ vt qua đnh kin gii hn bn thân, bn s nhn ra rng vic
kháng c li sc hp dn ca vic trì hoãn quá  d dàng.
Hãy bt đu hành trình vi thói quen mà tôi nhn thy là quan trng nht đ tr thành
mt ngi nói “không” vi trì hoãn.

APH 1.S dng quy tc 80/20 đ ra quyt đnh

Lý do b loi b: “Gi tôi không có thi gian”
Chúng ta thng trì hoãn bi m công vic đang ngp đu ngp c. Theo tôi, lý do kém
thuyt phc này là mt triu chng cho thy bn không xác đnh đc đâu là điu thc s quan
trng trong công vic cng nh đi sng cá nhân ca mình. Tht may là bn có th vt qua
đc điu này bng cách áp dng trit đ quy tc 80/20.
Nguyên tc này do Vilfredo Pareto xây dng, phát biu rng 80% kt qu bn nhn đc
đn t 20% n lc ca bn. Tc là, phn ln kt qu ca bn đn t mt s công vic nht đnh.
Bn có th ng dng điu này bng cách ch tp trung vào nhng hành đng to ra nhng kt qu
đáng k và ch đng pht l nhng công vic còn li.
Bn có th dùng quy tc 80/20 đ chng li s trì hoãn theo 5 bc sau:
Bc 1: Xác đnh nhng nhim v 80/20
Vic xác đnh ra nhng hành đng có tác đng ln nht đn công vic ca bn là điu rt
quan trng. V c bn, đây chính là nhng lý do mà bn đc tr lng. Cách đn gin nht đ
áp dng quy tc 80/20 là xác đnh đâu là điu thc s quan trng và dành nhiu thi gian hn
cho nhng điu đó. Nói cách khác, bn phi tìm ra nhng công vic to ra 80% kt qu và hnh
phúc ca bn.
Nhng nu bn không th xác đnh đc phn công vic thuc 80% đó thì sao? Hãy ly
giy bút ra và vit nhng công vic thng ngày ca bn. Tip đó, khoanh tròn nhng công vic
to ra nhng kt qu tt nht cho s nghip ca bn. Cui cùng, bn hãy hi cp trên ca bn
(nu có) xem đâu là vic quan trng nht.
Bn cng nên áp dng điu này vào đi sng cá nhân ca mình. Hãy xác đnh nhng điu
thc s có ý ngha và nhng vic đn gin bi nó là mt thói quen. Dành thi gian cho gia đình,
tp th thao, làm tình nguyn và các mi quan h đu có th đc coi là nhng phn vic thuc
80%, bi đây là nhng hot đng khin cuc sng bn có thêm nhiu ý ngha. Vic dành hàng
gi cho Facebook, lt web và dán mt vào tivi không thuc vào nhng hot đng trên bi nó
ngn quá nhiu thi gian ca bn trong khi gn nh không to ra đc kt qu nào.
Vic xác đnh đc 80% kt qu ca bn là điu rt quan trng. Hãy xác đnh đâu là

nhng hành đng thc s to ra thu nhp và điu gì thc s mang li ý ngha cho cuc sng ca
bn. Thông tin này s giúp bn đa ra đc nhng quyt đnh khó khn trong bc tip theo.
Bc 2: t mt câu hi đn gin
Thi gian ca bn là hu hn. Vy ti sao bn li tiêu tn nó vào nhng vic vô b?
Bt c khi nào bn đng trc mt d án hoc mt công vic mi, hãy t hi mt câu hi
đn gin:
“Công vic này đang tr giúp hay phá hy các hot đng 80% ca tôi?”
Chúng ta thng đng ý làm mt điu gì đó vì s mt đi hình tng hoc làm ai đó pht
lòng. Dù vy, vic hiu đc điu gì quan trng trong cuc sng cng không có gì là sai c. Nu
bn cm thy mt điu gì đó chim mt thi gian ca nhng hot đng mang li 80% hiu qu
ca mình, hãy tránh làm nó bng mi giá. Hãy nh: ng bao gi bin nhng u tiên ca ngi
khác thành ca bn.
Nhng, không phi lúc nào cng có th t chi nu bn có cp trên. Mt gii pháp dành
cho bn đó là hãy đn gp h và gii thích rng bn đã xác đnh đc các hot đng ct lõi ca
mình mà giúp đem li nhiu giá tr nht. Hãy nói rng thi gian ca bn s hiu qu nht khi tp
trung vào nhng công vic đó. Hãy gii thích rng bn càng dành thi gian cho nhng hot đng
này, thì hiu sut trong công vic s càng đc nâng cao. Bn s nhn ra rng phn ln cp trên
đu s hiu khi bn ch ra cách bn có th thc hin công vic tt hn và giúp h gt hái đc
nhng kt qu cao hn.
Bc 3: Loi b hoc y quyn
Nu bn đang gp rc ri vi vic dành thi gian cho mt d án mi, bn s cn rà soát
li mi th bn làm thng xuyên. Rt có th bn đang làm mt vài điu không mang li cho bn
80% hiu qu. ó là nhng điu cn phi đc loi b hoc y quyn cho ngi khác thc hin.
Danh sách công vic ca bn không nên b lp đy bi nhng vic không quan trng.
Nu mt hành đng không mang li s hài lòng hoc mt kt qu đo lng đc, thì bn cn loi
b nó. Hãy hoc là chuyn giao nó cho mt ai khác (y quyn) hoc là loi b nó hoàn toàn.
Mt ln na, rt có th bn s li phi có mt cuc nói chuyn dài vi sp ca mình. Hãy
gii thích mt cách đn gin rng bn cn phi tp trung vào nhng hot đng quan trng nht và
sau đó yêu cu chuyn nhng hot đng khác cho mt ngi nào đó.
Bc 4: ng nhi thêm vào mà hãy thay th

Khi bt đu mt d án mi, cng quyt không nhét thêm nó vào danh sách nhng vic
cn làm vn đã cht đng ca bn. Vic nhi nhét thêm đó s ch khin bn cm thy quá ti mà
thôi, và đây chính là cn nguyên ln gây ra s trì hoãn. Thay vào đó, mt gii pháp đn gin hn
là th ch d án đó vào mt công vic không to ra kt qu.
Hãy nh rng thi gian là hu hn. Nu bn cm thy d án mi này đ quan trng đ bt
tay vào thc hin, thì nó cn đc thay vào ch ca mt hot đng đt hiu qu thp hn. ó là
cách bn có th tp trung đc vào các công vic mang li 80% kt qu mà không b chìm nghm
gia đng công vic ngn nhiu thi gian.
Bc 5: Hãy thc hin “s trì hoãn sáng to”
Mc đích ca cun sách này là giúp bn chng li s trì hoãn, nhng đôi khi, vic trì
hoãn mt công vic nào đó cng là mt chin thut. Khi bn bit mt d án không mang li cho
bn 80% hiu qu, thì vic tm gác li nó đn “mt ngày nào đó” cng hoàn toàn hp lý. Bn s
ch làm công vic đó nu sau này nó tr nên quan trng hn trong cuc đi ca bn.
Mu cht ca s trì hoãn sáng to là to ra mt thói quen rà soát danh sách nhng công
vic tm gác li này. Theo tôi, bn nên rà soát li nó hng tháng, theo dõ nhng mc tiêu ca
mình và xác đnh xem bn có thi gian cho nhng d án mi hay không. Bn không nht thit
phi hành đng da trên nhng ý tng đó, nhng ít nht, thnh thong, bn cng nên xem xét
chúng.
Áp dng thói quen
Phi mt mt khong thi gian vic thc hin quy tc 80/20 mi đi vào n np. Ban đu,
s khá khó khn đ buông tay vi nhng d án mà bn tng ngh nó quan trng. Nhng cui
cùng, bn cng s phát trin đc mt nhn thc trc giác v nhng gì mang li giá tr và nhng
gì ch đang làm lãng phí thi gian ca mình.
 bt đu, tôi khuyên bn nên làm nhng điu sau:
1. H


ng tháng đánh giá nhng hot đng hng ngày a bn.
2. Xác đnh các hot đng to ra 80% kt qu.
3. Loi b hoc y quyn nhng nhim v không nm trong s các hot đng 80% đó.

4. Hãy hi: “Công vic này phá hy hay tr giúp các hot đng 80/20?” khi mt d án
mi xut hin.
5. Nu công vic đó đáng đ theo đui, hãy th nó vào ch mt d án khác. ng chèn
thêm nó vào danh sách công vic.
6. Thc hin trì hoãn sáng to vi nhng công vic không quan trng.
Bn s nhn thy rng tht d dàng đ chng li s trì hoãn nu tp trung vào nhng hot
đng mang li cho bn nhng kt qu ln nht tng xng vi thi gian bn b ra. Hãy áp dng
quy tc 80/20 và bn s không phi tri qua cm giác quá ti na. Bn s không b cng thng vì
danh sách công vic dài bt tn ca mình. Thay vào đó, bn s thc hin đc nhng công vic
quan trng nht vi cuc sng ca mình mt cách nng đng.

APH 2.Liên h mi hành đng đn mc tiêu S.M.A.R.T.

Lý do b loi b: “Nó chng có gì quan trng”
Mt ngày ca bn s rt d b phá hng nu bn không xác đnh nhng vic u tiên. Kt
qu cui cùng thng là bn s tp trung vào nhng công vic đem li giá tr thp và không to
ra đc nhng kt qu nào đáng k.
Trên thc t, chin lc hiu qu nht đ vt qua đc s trì hoãn là ci thin kh nng
ca bn trong vic chn la nhng d án nào nên thc hin và nhng d án nào cn phi né
tránh.
Chúng ta đu bao bin cho vic trì hoãn, nhng nu bn dành thi gian đ suy ngh k
lng, bn s thy phn ln nhng lý do đu đc hình thành bi cm giác nhim v đó không
quan trng.
Vy đâu là gii pháp?
Rt đn gin: Hãy to ra thói quen liên h mi công vic vi mt mc tiêu. Bt c khi
nào bn bt đu mt vic gì đó, hãy t hi bn thân liu công vic đó có phù hp vi k hoch
dài hn ca bn không. Nu nó liên quan trc tip đn mt mc tiêu đã đc vit ra, thì bn hãy
dành thi gian đ thc hin nó. Song, nu nó không h liên quan đn mt mc tiêu c th nào, thì
đng ngn ngi y quyn hay b qua nó hoàn toàn.
t ra mc tiêu s tr thành mt v khí bí mt ca bn trong cuc chin chng li s trì

hoãn. Vic bit đc đâu là điu quan trng s giúp bn to ra mt cái khung cho l thói hng
ngày ca mình. Bn s không còn phi loay hoay vi mt công vic bt k nào na, mà bn s
hành đng bi bn bit nó phù hp vi k hoch dài hn đn mc nào.
Bn có th áp dng thói quen này bng cách thng xuyên đt ra nhng mc tiêu
S.M.A.R.T., là vit tt ca: C th (Specific), o lng đc (Measurable), Có th đt đc
(Attainable), Liên quan (Relevant) và Gii hn thi gian (Time-bound).
ây là cách nó vn hành:
C th
Bn có 6 câu hi: Ai, Cái gì,  đâu, Khi nào, Cái nào và Ti sao. Vic tr li nhng câu
hi trên s cung cp cho bn cách nhanh nht đ to ra mt mc đích rõ ràng vi mt kt qu có
th đo lng đc:
* Ai: Ai có liên quan?
* Cái gì: Bn mun đt đc cái gì?
*  đâu: Bn s hoàn thành mc tiêu  đâu?
* Khi nào: Khi nào bn mun thc hin nó?
* Cái nào: Nhng yêu cu và hn ch nào có th xut hin khi bn thc hin nhim v?
* Ti sao: Ti sao bn làm nó?
ây là mt ví d đin hình v mt mc đích c th:
“Vào ngày 16 tháng 5, tôi s gi đn cp trên ca tôi mt bài thuyt trình vô cùng n
tng kéo dài 15 phút, trong đó cp nht v d án Nexus.”
Ví d này cc k rõ ràng. n cui ngày 16, bn s bit bn có đt đc nó hay không.
o lng đc
Khía cnh th hai trong vic đt ra mc tiêu S.M.A.R.T. là to ra mt kt qu có th đo
lng đc. Mt lúc nào đó, bn mun bit – mà không h nghi ng – rng bn đã đt đc mc
tiêu.
Ví d, “Thuyt trình” không phi là mt kt qu có th đo lng đc. Trong khi đó,
“Thuyt trình 15 phút” li có th đo lng.
Hãy c th hóa ht mc có th nhng mc tiêu ca bn. ng ch nói bn s “hc cách
nói trc đám đông.” Thay vào đó, hãy to ra hàng lot thc đo mà tp trung vào s ci thin
liên tc.

Có th đt đc
Hãy chc rng nhng mc tiêu ca bn là nhng mc tiêu có th đt đc. Hãy đt ra
nhng mc tiêu mang tính thách thc, nhng có th đc hoàn thành nu n lc. Vi ví d trên,
bn không nên đt ra mc tiêu thuyt trình ti mt hi ngh quc gia trong mt khong thi gian
quá ngn nu bn cha bao gi din thuyt trc đám đông. Mt mc tiêu kh quan hn đó là
hãy trình bày tht tt trc mt lng khán gi nh hoc trong mt s kin nh ti đa phng.
iu đó không có ngha là bn nên tránh theo đui nhng mc tiêu ln. Mi khi hoàn
thành mt nhim v gì đó, hãy to ra mc tiêu mi, thách thc hn. Hãy liên tc thúc đy bn
thân bng nhng vic mà bn ngh rng nó k  thi vi cuc sng ca bn. Có th ch mt nm,
bn s thy bn thân mình đang đng trên bc din gi ca mt hi ngh quc gia y ch.
Liên quan
Mi mc tiêu đu cn phi liên quan đn nhng gì bn mun. Bn không nên làm chúng
theo nguyn vng ca b m, chng/v hoc bn bè. Chúng ch nên tp trung vào nhng kt qu
mà bn thc s mong mi mà thôi.
Bn s cn phi tr thành ngi thích hành đng. Khi các mc tiêu xut phát t đam mê
cá nhân thì hoàn thành chúng hàng ngày s d hn nhiu.
Gii hn thi gian
Hãy ép nhng mc tiêu ca bn vào mt khung thi gian c th. Vi tôi, tôi thích đt ra
hai mc tiêu: mt mc tiêu ngn hn cho tháng ti và mt mc tiêu dài hn cho ba tháng. Vic
đt ra mc tiêu s giúp chúng luôn đc xp v trí hàng đu trong tâm trí bn và tng kh nng
thành công ca chúng.
Mt mc tiêu không phi là, “Tôi s thuyt trình.” Thay vào đó, nó phi ging nh: “Vào
ngày 16 tháng 5, tôi s thuyt trình mt bài n tng dài khong 15 phút cho sp ca tôi.”
Không phi ch nên đt ra mc tiêu trong công vic. Trên thc t, nó nên là mt phn
trong mi quyt đnh mà bn đa ra trong cuc sng. Hãy nh, bn đang c gng vt qua s trì
hoãn, vì vy, bn cn phi nhìn vào mi nhim v và xem liu nó có phù hp vi nhng k
hoch dài hn ca bn hay không. iu này có ngha là bn nên thit lp nhng mc tiêu cho
tng điu sau đây:
* Hc tp (c chính quy và không chính quy)
* Ngh nghip hoc kinh doanh

* Sc khe
* S thích và gii trí
* Nhng mi quan h
* Tôn giáo
* Tài chính
* Ngha v công
Bn không cn phi tp trung vào tt c nhng điu trên cùng mt lúc. Thay vào đó, s
tt hn nu bn to ra nhng mc tiêu cho tng lnh vc trong cuc sng mà hin ti có mt ý
ngha mang tính cá nhân.
Cui cùng, bn nên hiu s khác nhau gia hai dng mc tiêu và cách chúng tác đng đn
kh nng hoàn thành mi vic ca bn.
Dng mc tiêu đu tiên là mc tiêu thành tích, trong đó bn tp trung vào s c gng, ch
không phi kt qu. Mc dù bn mun đt đc mt ct mc c th nào đó, bn cng không coi
là tht bi nu không đt đn đc nó. Ví d, mt mc tiêu hiu sut s kiu nh sau: “Vào ngày
1 tháng 6, tôi s có mt cun sách hoàn chnh gm 15.000 t đc xut bn trên nn tng Kindle
ca Amazon.”
Dng th hai là mc tiêu kt qu, trong đó bn mun đt đc mt kt qu c th, có th
đo lng đc. Mc dù thành tích cng rt quan trng, nhng mi quan tâm chính ca bn s là
đt đc con s đó. Nu bn không đt đc, thì mc tiêu ca bn coi nh tht bi. Ly mt ví
d, bn có th điu chnh ví d trên nh sau: “Vào ngày 1 tháng 6, tôi s có mt cun sách trên
Amazon Kindle vi doanh s trung bình 10 cun mt ngày.”
a phn, tôi khuyên bn nên đ ra nhng mc tiêu thành tích thay vì nhng mc tiêu kt
qu. iu quan trng nht là phát trin thói quen giúp bn thúc đy bn thân và đa ra hành đng
theo ngày. Nhng mc tiêu kt qu có th gây thoái chí nu không đt đc nhng con s đã đ
ra. Nhng mc tiêu thành tích thng là tt hn bi nó giúp bn tp trung vào quá trình t ci
thin thay vì kt qu “đc n c ngã v không”.
Áp dng thói quen
Di đây là cách s dng nhng mc tiêu S.M.A.R.T. đ chng li s trì hoãn:
1. Ngh v nhng gì bn mun đt đc trong 3 tháng ti.
2. Vit ra nhng mc tiêu S.M.A.R.T. cho nhng lnh vc khác nhau trong cuc sng ca

bn.
3. Lên k hoch hành đng cho tng mc tiêu.
4. ánh giá li nhng mc tiêu đó hng ngày.
5. Tìm ra mi liên h ca tng d án mi vi mc tiêu.
6. Loi b/y quyn bt c công vic nào không phù hp vi nhng mc tiêu hin ti ca
bn.
7. Sau 3 tháng, hãy đánh giá thành công tng th ca bn.
8. To ra nhng mc tiêu mi, khó khn hn.
Vic trì hoãn mt công vic không quan trng nào đó rt d. Nhng tht không may thái
đ này có th có nhng tác đng tiêu cc đi vi nhng d án ca bn. n mt lúc nào đó, bn
s phi đa ra mt quyt đnh: Hoc bt đu công vic đó, hoc không.
Vi vic thit lp nên nhng mc tiêu S.M.A.R.T., bn s to ra đc mt danh sách
nhng vic hin ti đóng vai trò quan trng trong cuc đi bn. Bt k khi nào bn cm thy b
cám d, mong mun bt đu mt th gì đó mi, bn s có mt b khung giúp bn đa ra đc
nhng quyt đnh khôn ngoan. Nu công vic đó đ quan trng, hãy thc hin nó, nu không,
hãy quyt tâm loi b nó.

APH 3.Nm bt ý tng ca bn

Lý do b loi b: “Tôi b quá ti”
Bn đã bao gi cm thy b choáng ngp trc mt danh sách công vic hay cha?
Có nhng lúc, chúng ta cm thy b ngp lt trong mt núi công vic cn đc hoàn
thành. Chúng ta gng ht sc đ hoàn thành mi th, nhng thng thì 24 gi mt ngày vi
chúng ta là không đ.
iu thú v là cm giác “choáng ngp” này không phi do s lng nhng công vic còn
đang dang d, mà nó thng đn t quá trình bn x lý ý tng và k hoch hành đng. Theo
hiu ng Zeigarnick1, mi suy ngh cha đc hoàn thin s choán ly tâm trí ca bn cho đn
khi bn hoc thc hin nó, hoc vit ra mt k hoch v cách thc s thc hin nó. Nói cách
khác, nu bn không thng xuyên “dn dp” nhng ý tng trong đu bn, chúng s có nhng
tác đng tiêu cc lên kh nng tp trung ca bn vào nhng công vic hin ti.

Hiu ng Zeigarnick nh hng trc tip lên s trì hoãn bi nó thng khin chúng ta né
tránh hành đng khi chúng ta có c núi vic cn làm mi ngày.
Vy gii pháp  đây là gì?
Hãy to ra “thói quen nm bt ý tng” đ giúp bn không bao gi b l mt suy ngh
nào.
Ngay c mt hành đng đn gin nh vit ra mt suy ngh và gi nó đ xem xét trong
tng lai cng s giúp bn tp trung vào nhng d án hin ti. ó là lý do ti sao vic nm bt
mt ý tng s “khép kín vòng tròn” mà thng ngn không cho chúng ta hoàn thành mi công
vic. Nói cách khác, khi tâm trí ca bn b lp đy bi nhng suy ngh vn v, bn s không th
tp trung 100% đ hoàn thành công vic trc mt.
S tht là, chúng ta liên tc ngp tràn ý tng. ôi khi, chúng xut hin mt cách ngu
nhiên – khi đang tp th dc, ct c, lái xe hoc sn phòng Có nhng khi bn choàng tnh gia
đêm vì ngh ra đc mt sáng kin. Dù cm hng “tn công” bn lúc nào, thì bn cng cn đt
chúng vào mt v trí trung tâm duy nht.
Có hai cách đ nm bt ý tng.
Cách đu tiên, rt c đin, đó là s dng giy và bút. Hãy luôn mang theo mt cun s
tay và s dng nó đ ghi li tt c nhng suy ngh và ý tng khi chúng xut hin. Cun s tay
yêu thích ca tôi dành cho vic ghi ý tng là cun Moleskine Notebook, hin đang đc bán
trên Amazon.
La chn tip theo là Evernote. ây là mt phn mm có sn cho máy tính và
smartphone. Công c này cho phép bn nm bt thông tin bng cách nh ghi âm, chp nh, ghi
chú cá nhân và trích đon trang web. iu tuyt vi nht ca công c này là bn có th d dàng
sp xp thông tin đ trong tng lai có th dùng ngay lp tc.
Có th bn s cm thy mình tht c l s khi dùng bút vit mt th gì đó, nhng ri bn
s kinh ngc v s hu dng ca thói quen này. Hãy thc hin nó mi ngày và bn s có mt tâm
trí hoàn toàn “sáng sa,” cho phép bn hoàn toàn tp trung vào d án hin ti.
Nh chúng ta va trao đi, s trì hoãn đn t cm giác quá ti. Tht khó đ tp trung khi
bn đang còn canh cánh trong lòng v hàng trm th khác. Vi thói quen nm bt ý tng, bn
s to ra đc cho mình mt cm giác th giãn bi mi suy ngh s đc hoàn tt vào thi đim
thích hp.

Áp dng thói quen
Sau đây là cách phát trin thói quen nm bt ý tng:
1. Hãy luôn mang theo mt công c giúp bn nm bt ý tng dù bn đi đâu.
2. Ghi chép mi suy ngh xut hin trong đu.
3. Rà soát li hng un nhng ghi chú đó.
4. Lên k hoch hành đng cho tng ý tng.
Ngi ta nói rng, trong mt thi đim nào đó ca cuc đi, mi ngi đu s ny ra
đc mt ý tng tr giá triu đô. Tôi không chc điu đó có đúng hay không, nhng tôi bit
rng nhng ý tng xut sc thng xuyên xut hin. iu không thng xuyên là tr thành mt
ngi ghi chép li t m mi suy ngh ny sinh. Vic phát trin thói quen này (kt hp vi mt
vài thói quen khác mà chúng ta s tho lun) s giúp bn tr nên tt hn trong vic hành đng
tc thì.

APH 4.To ra mt h thng gm 43 th mc

Lý do b loi b: “Tôi li quên làm nó mt ri”
Nhng nhim v luôn b lãng quên khi bn không có mt h thng t chc hu hiu. Mc
dù chúng ta đã nói v tm quan trng ca c ch nm bt ý tng, nhng ghi li ý tng là mt
chuyn, còn nh thc hin nó li là chuyn khác. Mt gii pháp đn gin đ ghi nh mi th là
phát trin thói quen “43 th mc”.
Nói ngn gn, 43 th mc đa ra mt cách tip cn mang tính h thng đ theo dõi
nhng ý tng. Bc đu tiên, bn sp xp mt ngn kéo thành 12 th mc chính cho tng
tháng. Sau đó, bn thêm vào 31 th mc th hin cho s ngày ti đa trong mt tháng. Bn đã có
tng cng 43 th mc. 31 th mc đó đc đt theo th t, ngay phía sau tháng hin ti, và sau
đó, 11 tháng còn li đc đt phía sau nhng ngày này.



Trong quá trình đánh giá hng tun hoc hng tháng, bn s đt nhng nhc nh đ theo
dõi mt s nhim v/d án vào mt ngày c th. Sau đó, điu duy nht bn cn phi làm đó là

to thói quen kim tra 43 th mc đó mi ngày và thc hin vi tng nhim v.
Áp dng thói quen
Vic phát trin thói quen kim tra 43 th mc đòi hi mt mt vài phí tn, nhng nó là
mt s đu t có giá tr giúp bn không bao gi quên thc hin nhng công vic quan trng. Sau
đây là cách đ bt đu thói quen này:
1. Dành mt phn din tích trong nhà đ x lý giy t và nhim v.
2. Mua mt ngn kéo d tr đn gin vi 50 th mc có sn nhãn tên.
3. t mi công vic hoc ý tng vào gia.
4. ánh giá nhng mc đó nh mt phn đánh giá hng t n.
5. Xp lch theo tháng/ngày đ lt qua nhng d án hoc nhim v tim nng.
6. Lp li cho đn khi làm ht đng giy t này.
7. To ra li nhc nh hng ngày đ hoàn thành th mc dành cho ngày hôm đó.
Thói quen kim tra 43 th mc cung cp mt c ch đn gin giúp bn không bao gi b
l bt k ý tng nào. Khi to ra mt li nhc nh theo dõi công vic, tâm trí bn s không b
nhng ý tng ngu nhiên chim choán. Thay vào đó, bn s đc toàn tâm toàn ý thc hin
nhng nhim v và d án hin ti.

APH 5.To ra nhng danh sách d án

Lý do b loi b: “Tôi cn làm trc”
S trì hoãn thng p đn khi mt d án cha đc xác đnh rõ ràng. Chúng ta rt d gác
li mt vic gì đó khi cm thy cn phi làm mt vic khác trc ri mi bt đu vic đó. Thc
ra, lý do này ch là mt cách đ nói rng bn đã không xác đnh rõ ràng nhng bc hành đng
c th. Do đó, gii pháp là xác đnh rõ mi nhim v cn đc hoàn thành đi vi tng d án.
Tht oi khi phi bt đu mt d án mi. Chúng ta thng tránh hành đng bi mi th
dng nh quá khó, quá gian nan. Khi bn phân tách mi công vic thành nhng bc hành
đng d dàng thc hin, bn s nhn ra hoàn thành nhim v không h khó.
Vi mt danh sách d án, bn s chia mt nhim v ln thành nhng nhim v nh. iu
duy nht bn phi lo là thc hin bc tip theo – ch không phi bc th 10 trong danh sách
ca bn. Bn chng li s trì hoãn bng vic hoàn thành mt cách h thng tng mc trong danh

sách này. ng lo lng v kt qu ca d án, hãy ch tp trung làm vic thôi.
Hãy to ra mt danh sách d án cho mi khía cnh cuc sng ca bn. Tc là, nu bn có
vô s vic cn làm, bn s cn hàng tá danh sách. Ví d, bn có th lp ra mt danh sách cho
tng d án di đây:
1. Bt đu mt thói quen tp th dc mi.
2. Thuyt trình ti ni làm vic theo quý.
3. Cun tiu thuyt mà bn luôn mun vit.
4. Cp nht nhng d liu v tình hình tài chính ca bn.
5. Lp li mái nhà.
Mi d án nên đc ghi vào mt t giy riêng. Hãy bt đu bng vic xác đnh mc tiêu
hay nhng gì bn mun đt đc, sau đó, ln ngc tr li, xác đnh nhng bc hành đng đ
đi đn mc tiêu đó. Hãy làm tht cn thn. Mc tiêu ca bn là to ra mt danh sách nhng bc
liên tip nhau bng cách đt mt câu hi đn gin: “Hành đng tip theo là gì?”
Mu cht ca thói quen này là tp trung vào tng bc hành đng c th. Hãy tránh tình
trng m h nh: “Hình dung ra cách ” Thay vào đó, hãy vit ra chính xác bc mà bn cn
phi làm trong danh sách ca mình.
Ví d:
Gi s bn đnh bt đu mt thói quen tp luyn th thao mi. Di đây là cách bn chia
nó thành nhng bc đn gin:
1. Ghi ra tt c nhng b môn khin bn thích thú (nhng môn tt cho tim mch, rèn th
lc, võ thut hoc yoga).
2. Nghiên cu v tng môn xem môn nào s mang li cho bn li ích tt nht trong dài
hn.
3. Chn mt chng trình tp luyn đ thêm vào vic làmăhng ngày ca mình.
4. Nguyên cu nhng la chn tp luyn khác (đi đn phòng tp hay tp ti nhà).
5. Nói chuyn vi ch nhim ca 3 phòng tp khác nhau và xem xét nhng đ ngh mà h
đa ra.
6. Chn chng trình tp phù hp vi phong cách ca bn nht.
7. ng ký hoc mua chng trình tp luyn.
8. To ra thói quen tp luyn hng ngày i.

Thành tht mà nói, danh sách này cng có th quá chung chung. Nu bn gp vn đ
trong vic hoàn tt nhng mc đó, bn có th chia chúng thành nhng bc hành đng nh hn.
Di đây là cách chia nh bc th nht (ghi ra tt c nhng dng tp luyn khin bn yêu
thích):
1. Nghiên cu li ích ca chy
2. Nghiên cu li ích ca đi b
3. Nghiên cu li ích ca yoga
4. Nghiên cu li ích ca cross-fit2
5. Nghiên cu li ích ca rèn luyn th lc
6. Nghiên cu li ích ca võ thut.
Cui cùng, điu quan trng là cp nht danh sách này khi d án phát trin. Bn s có
nhng thông tin mi theo thi gian, vì vy, điu quan trng là hãy thêm nhng mc mi vào
danh sách này. Tip tc thc hin nhng nhim v trong d án cho đn khi nó đc hoàn thành.
Áp dng thói quen
Di đây là mt quá trình đn gin đ phát trin thói quen lên danh sách d án:
1. Mua mt quyn s ghi chú.
2. Dành mi trang cho tng d án.
3. Ngh v mt mc tiêu hoc kt qu chính ca d án.
4. Vit ra nhng bc hành đng cn đc hoàn thành.
5. Làm ít nht mt mc trong danh sách này mi ngày.
6. Cp nht d án này khi bn đã có nhng phn hi t hành đng ca mình.
Bn có th ngh thói quen này s ch làm vng chân bn thêm, nhng bn s phi ngc
nhiên khi thy mình thng xuyên trì hoãn vì không bit nên bt đu t đâu. Cách tip cn theo
d án có hiu qu bi bn s phi liên tc hành đng. Bn s không b sa vào ni s tht bi.
Thay vào đó, bn hành đng hoc hc đc nhng bài hc giá tr – dù cho bn ch gp phi mt
tht bi nh.

APH 6.To danh sách nhng bc cn làm trong mi th

Lý do b loi tr: “Tôi cn làm trc”

ôi khi, chúng ta d trì hoãn nhng công vic mà chúng ta đã tng làm c trm ln. iu
này thng xy ra khi chúng ta thiu mt quy trình rõ ràng.  khc phc điu này, bn hãy to
ra mt h thng trong mi công vic mà cn nhiu bc thc hin.
McDonald’s là mt ví d đin hình. H làm ra nhng chic bánh hamburger d t, và
cht lng nhng loi thc n khác ca h cng không khá khm gì hn. Nhng McDonald’s
vn tr thành mt đ ch đ n nhanh, bi h tuân theo mt h thng trong mi hot đng ca
h. H có quy trình ch bin khoai tây chiên, có quy trình làm hamburger và có quy trình giao
tn nhà. H còn có c mt h thng dn v sinh na.
Ti McDonald’s, không có vic gì phi gii thích – h đa ra nhng hng dn chi tit
(nhng rt d làm theo) cho tng nhân viên. Tt c nhng gì nhân viên phi làm là thc hin tun
t danh sách nhng bc cn làm đó.
Ngay c nu bn không a gì thc n ca h, bn cng có th hc rt nhiu điu t h.
Nu làm công vic nào đó mt cách thng xuyên, thì bn nên lp cho nó mt danh sách nhng
bc cn làm.
Vic h thng hóa mt quá trình rt đn gin. Hãy dành ra mt vài ting trong ngày và
phân tích nhng gì bn thng làm trong mt tun. Hãy tìm ra nhng công vic cn tin hành
trong nhiu bc. Mt khi bn đã xác đnh đc mi quá trình ca mình, hãy đa chúng vào
nhng h thng tng bc chi tit c th. iu này tng t nh vic to ra mt danh sách d án
(APH 5) trong đó, mi mc đu là mt hành đng riêng r.
Theo ý kin ca tôi, bn hãy áp dng điu này cho mi lnh vc trong cuc sng ca bn
– bao gm nhng ngha v cá nhân nh tài chính, vic nhà, đóng hành lý đ đi du lch hoc lên
k hoch cho ba tic sp ti. Bng cách to ra mt h thng dùng mt ln, bn s có mt bn k
hoch chi tit có th tái s dng bt k khi nào bn cn làm nhim v đó.
Ví d:
Gi s bn đc yêu cu mi tun phi dành 15 phút đ ch đo d án. Thay vì làm qua
loa, bn nên to ra mt danh sách nhng bc cn đc hoàn thành:
1. Vch ra mt cái nhìn s b v nhng vn đ cn ch đo.
2. Nói chuyn vi nhng thành viên trong nhóm v nhng khó khn và tr ngi hin ti
ca h.
3. Thu thp nhng d liu, s liu và thng kê có liên quan.

4. Sp xp thông tin mt cách logic.
5. Tho ra mt bài trình bày nháp.
6. Thu nhn phn hi t các thành viên trong nhóm và hi xem h cn gì.
7. Trc khi vit bn thuyt trình cui cùng, hãy vit thêm 2 hoc 3 bn nháp.
8. Luyn tp din thuyt mt cách nhun nhuyn cho đn khi bn cm thy thoi mái vi
bài thuyt trình đó.
9. Thuyt trình.
Bn thy có hiu qu không? Hãy luôn to ra mt quy trình cho mi th bn làm nhé.
Áp dng thói quen
Không khó đ to ra các danh sách nhng bc cn làm cho mi quy trình hàng ngày.
Thc ra, bn có th lp ra nó bng cách phát trin mt thói quen tng t nh vic xác đnh mt
d án:
1. Mua mt quyn s ghi chú.
2. Dành mi trang cho tng quy trình.
3. Vit ra nhng bc cn hoàn thành.
4. Làm theo tng bc trong danh sách này mi khi bn làm công vic đó.
5. Tìm cách cp nht và ci thin quy trình này.
Vi nhiu ngi, vic to ra mt danh sách nhng bc cn làm có v nh ch làm công
vic nng thêm. Thay vì khc phc vn đ, có khi nó còn khin bn trì hoãn hn. Tuy nhiên vi
tôi, nó thc s là mt công vic quan trng và cn thit. Khi đã có đc mt danh sách nhng
bc cn làm ri thì mi nhim v đu tr nên quá  đn gin. Bn không cn phi đoán xem
cn làm gì na mà ch cn làm theo tng bc trong danh sách thôi.

APH 7.Ghép nhng công vic đc thc hin hng ng y có tính
cht tng t

Lý do b loi b: “Tôi li quên làm nó ri”
Chúng ta, ai cng đu có nhng vic nh nht ch cn vài phút đ hoàn thành, nhng
chúng thng hay lãng quên khi đang đu tt mt ti. Chúng trái ngc vi mt d án hay mt
quá trình; chúng là nhng hành đng đn l nhng rt quan trng và cn đc hoàn thành đu

đn. Chúng ta thng rt d quên nhng nhim v nh nht này, tr khi chúng ta to dng đc
mt thói quen thc hin chúng hng ng y. Mt gii pháp đn gin đó là hãy ghép nhng vic
nh nht này li vi nhau.
Ghép cng tng t nh vic to ra danh mc nhng bc cn làm nh chúng ta va
tho lun. im khác nhau là bn s dng nhng ám hiu hành đng v thi gian hoc không
gian làm li nhc nh hoàn thành chúng.
Ví d, tôi ghép hàng lot nhng công vic quan trng thng xuyên thc hin vào bui
sáng li vi nhau. Trên thc t, nó hot đng nh mt quy trình nhiu bc trong đó, tôi s có
mt chui hành đng, t vic thc dy cho đn khi ngi vào bàn làm vic, trc máy vi tính, sn
sàng bt đu thói quen vit lách ca mình:
1. Thc dy vào khong 6h30 – 7h30 sáng
2. V sinh cá nhân
3. Quay tr li phòng ng và dn ging
4. Thay qun áo.
5. Vào bp, ung mt cc nc chanh lnh
6. Chun b ba sáng và vitamin
7. Vào phòng làm vic bt máy tính
8. Trong khi ch máy tính khi đng, rà soát li mc tiêu ca mình và n sáng
9. Ung vitamin
10. Cp nht vic theo dõi thói quen t đêm qua
11. Bt đu ngày mi bng vic vit lách trong mt hoc hai ting
Công nhn vic lpănhngăvicăhng ngày này thành mt danh sách thì cng hi k quc,
nhng tôi nhn thy nhng vic nh s đc ghi nh rt d dàng khi ghép chúng li vi nhau
thành mt quy trình. Hn na, vic làm này to ra mt lot “thng li nho nh”, vì vy, đn thi
đim tôi bt đu vit thì tôi đã cm thy tràn đy nng lng ri và sn sàng vit ra nhng câu
chuyn tinh t.
Mt ng dng khác ca thói quen này là to ra mt chin lc khoá thi gian ging nh
th thut Pomodoro. Chúng ta đu có nhng vic na ná nhau, nhng đòi hi nhng kiu hành
đng khác nhau. Chúng ta không nht thit phi dành toàn b thi gian cho chúng. Mt gii pháp
đn gin hn là ghép chúng li vi nhau thành mt quy trình nhiu bc. Ví d, ngày nào tôi

cng làm theo “quy trình giao tip” sau:
1. Xem qua mi tài khon e-mail và gii quyt tng tin nhn mt.
2. Xp lch cho các công vic và cuc gp phát sinh t e-mail.
3. Tr li ý kin trên hai trang blog ca tôi.
4. Vào mng xã hi (Google+, Twitter và Facebook); tr li mi tin nhn trc tip, to ra
nhng mu ni dung thú v và tng tác vi nhng ngi khác.
5. Kim tra tài khon Elance đ tr li nhng d án hin ti đang thuê ngoài.
Phng thc ghép nhng hot đng nh có mt s hiu ng tích cc. u tiên, bn s
hoàn thành đc nhng công vic nh cn đc thc hin hng ngày. Tip đó, bn s không b
lãng phí thi gian nh qun lý thi gian mt cách cht ch. Cui cùng, bn s có nhiu thi gian
rnh ri hn đ dành cho nhng d án giúp bn đt đc 80% thành qu.
Áp dng thói quen
Mt ln na, cách tt nht đ áp dng thói quen này là luôn ngh đn vic dùng quy trình
đi vi nhng vic làm hng ngày, n  nht, nhng quan trng. Di đây là cách đ làm đc
điu đó:
1. Xác đnh nhng công vic nh tng đng v hành đng và kt qu.
2. Nhóm chúng li mt cách logic.
3. To ra mt quy trình chi tit tng bc và thêm nó vào s tay ghi nh.
4. Mi ngày hãy dành thi gian đ thc hin thói quen này.
X lý công vic theo tng nhóm là mt cách tuyt vi đ hoàn thành nhanh mà không b
chch hng. Nh to ra quy trình, s trì hoãn s không còn na. Bn s không phi suy ngh
xem tip theo cn làm gì – mà ch cn đn gin làm theo nhng gì đã đc vit trong danh sách
mà thôi.

APH 8.Thc hin tng quy trình và tng d án mt

Lý do b loi tr: “Tôi b quá ti”
Khi quá ti, chúng ta thng s làm nhiu công vic cùng mt lúc đ kp tin đ. Tuy
nhiên, vic đa nhim này li có hi nhiu hn là có li. Thng khi bn phi phân tán s tp
trung, bn s ch n lc na vi và thu v đc kt qu na vi. Thay vì c gng nhi nhét mi

hot đng vào mt khong thi gian nào đó, bn có th phát trin thói quen x lý tng công vic
mt.
Thói quen này đòi hi bn phi tp trung vào vic khép kín cái vòng d án/quy trình càng
sm càng tt. Tc là h g ngày, bn hãy thc hin ngay tc khc mi công vic xen vào hành
trình ca bn.
Ví d, rt nhiu ngi có thói quen đc e-mail trên đin thoi. Song, nu bn làm theo
nguyên tc gii quyt tng công vic mt, bn s loi b ng dng e-mail trên đin thoi ca
mình và ch đc nhng tin nhn đó khi bn đã sn sàng thc hin chúng.
Vic x lý tng công vic cng là mt chin lc hiu qu dành cho nhng d án dài
hn. Nó là phng pháp ph bin ca nhng ngi phi bt đu nhiu công vic cùng mt lúc.
Chin lc thông minh hn là tp trung hoàn thành mt d án trc khi bt đu mt d án khác.
Thói quen này không ch giúp bn hoàn thành đc nhiu công vic hn, mà còn làm tng thêm
đng lc làm vic ca bn.
Gi s bn là mt chuyên gia đ ha, nhn thu nhp th đng t mi d án đc hoàn
thành. Hin ti, bn có 5 tun đ hoàn thành 5 d án. Hãy chn phng án mà bn thy hiu qu
hn:
Phng án A: Thc hin mi d án mt chút và hoàn thành c 5 d án vào tun th nm.
Phng án B: Hoàn thành mi tun mt d án.
Nu chn phng án B, bn đã đúng.
Và đây là lý do
Trong tun 1, bn hoàn thành d án 1. Tun 2, bn hoàn thành d án 2 và nhn đc tin
t d án 1. Tun 3, bn hoàn thành d án 3 và nhn đc tin t d án 1 và 2. Và c th cho đn
ht tun 4 và 5.
a phn mi ngi không có thu nhp th đng. Nhng bn vn có th thu đc nhng
li ích ca vic x lý tng công vic mt trong cuc sng ca mình. Khi bn có thói quen hoàn
thành tng công vic mt, bn s khép kín đc nhiu hn nhng chic vòng đang hút ly nng
lng tinh thn ca bn và to ra đng lc đ bn làm vic xut sc hn.
Áp dng thói quen
Thói quen tp trung x lý tng vic mt s cn có thi gian đ phát trin. Thc lòng mà
nói, tôi vn thi thong đãng trí và li quay li thói quen làm mt đng vic cùng lúc. Tuy nhiên,

tôi luôn đt đc kt qu tt hn khi tôi hoãn hoc loi b nhng vic khác đ ch tp trung vào
mt vic duy nht.
Cách tt nht đ thc hin đc “thói quen thc hin tng vic mt” đó là làm theo
hng dn sau:
1. Bt đu mt công vic mà phi làm hng ngày h khi bn cam kt hoàn thành nó.
2. u tiên nhng d án da trên tính cp bách và li ích v lâu dài.
3. Hãy thc hin d án A cho đn khi nó hoàn toàn đc hoàn thành.
4. Tip tc làm vy vi d án B, C, D và E.
5. Tránh sa vào vic đa nhim bng cách đánh giá và phân tích các u tiên d án hin ti
ca bn hng tu n.