Truyền thuyết - Lịch sử và Quan điểm của Người làm Lưu trữ

HoangDo sưu tầm
TRUYỀN THUYẾT - LỊCH SỬ
VÀ QUAN ĐIỂM CỦA NGƯỜI LÀM LƯU TRỮ
PGS-TS. Dương Văn Khảm
Gần đây, hàng loạt bài đăng trên 7 kỳ Báo Thanh niên của Hoàng Hải Vân về những
“phát kiến mới” trong các công trình nghiên cứu lịch sử và phật giáo của Thiền sư Lê Mạnh
Thát đã gây ra những chấn động trong dư luận xã hội, đặc biệt là những người làm sử và yêu
sử, bởi chúng đề cập đến vấn đề rất quan trọng là cần phải đính chính lại một số sự kiện
trong lịch sử cổ đại của dân tộc Việt Nam. Phần lớn nội dung các bài báo đề cập đến việc có
nên để, hoặc loại bỏ một số giả thuyết hoặc truyền thuyết ra khỏi lịch sử Việt Nam. Với tư
cách là người làm lưu trữ, chúng tôi có một số ý kiến như sau:
Truyền thuyết lẽ dĩ nhiên không thể được công nhận là nguồn sử liệu chính xác để
nghiên cứu lịch sử. Nhưng không một dân tộc nào trên thế giới lại không có truyền thuyết
của dân tộc mình và truyền thuyết được coi như hồn thiên dân tộc. Một khi không thể có
nguồn sử liệu chính thức, thì truyền thuyết có vai trò quan trọng, bù đắp lại một khoảng
trống của lịch sử mà nói như nhà triết học Hegel, “truyền thuyết ví như dàn giáo làm chống
đỡ lịch sử, nếu gỡ bỏ truyền thuyết thì lịch sử có nguy cơ bị sụp đổ theo”.
Sách Đại Việt sử ký Toàn Thư của Ngô Sỹ Liên còn bao gồm cả một tập đầu tiên viết
về thời kỳ Hồng Bàng, mang tính chất lịch sử nửa thần thoại, ví dụ chuyện Lạc long Quân và
Âu Cơ (*). Lại có nhiều giả thuyết về trường hợp An Dương Vương lên làm vua nước Âu
Lạc. Theo một số sách sử như Đại Việt Sử ký Toàn thư đã dẫn và Việt Sử tiền Hán của Ngô
Thời Sỹ, An Dương Vương tên là Thục Phán, nguyên là thủ lĩnh xứ Thục. Hiện nay nguồn
gốc xứ Thục ở đâu chưa xác minh được. Cũng có giả thuyết cho rằng, gia đình Thục Phán là
hậu duệ của các vua Khai Minh nước Thục thời Chiến Quốc, chạy về phía Nam để tránh bạo
loạn vào cuối thời kỳ Chiến Quốc và gây dựng lực lượng quân sự ở đây. Nhưng giả thuyết
này không đứng vững. Năm 257 trước Công Nguyên, Thục Phán đem quân đánh Hùng
Vương thứ Mười Tám.
Còn giả thuyết thứ hai về Thục Phán cho rằng, Thục phán là thủ lĩnh người Tây Âu
(Âu Việt), cư trú trên địa bàn phía Bắc nước Văn Lang. Vào năm 214 trước Công Nguyên,
Tần thuỷ Hoàng sai tướng là Đồ Thư sang đánh Bách Việt. Người Tây Âu và người Lạc Việt
cùng nhau đứng lên chống quân Tần. Sau khi cuộc kháng chiến chống quân Tần thắng lợi,

HoangDo sưu tầm
Hùng Vương thứ Mười Tám nhường ngôi cho Thục Phán. Tên nước được đặt là Âu Việt.
Nội dung của giả thuyết thứ hai này được vận dụng và viết trong tập Lịch sử Việt Nam đại
cương, tập I, NXB Giáo dục, 1999.
Cho dù giả thuyết ở mức độ khác so với truyền thuyết, nhưng cũng chưa thể là nguồn
sử liệu tin cậy cho yêu cầu nghiên cứu lịch sử khi chưa được thẩm định và xác minh. Ngoài
ra, khi đề cập đến thời kỳ Thục An Dương Vương, lại có đoạn được chép mang tính chất
truyền thuyết, hoang đường như chuyện Thần Kim Quy vẽ đường giúp Vua xây thành Cổ
Loa và tặng chiếc nỏ thần. Nhờ có nỏ thần này nên các lần Triệu Đà tiến đánh Âu Lạc đều bị
thất thủ. Triệu Đà bèn hoà hoãn cầu hôn con gái của An Dương Vương cho con trai mình là
Trọng Thuỷ. Trọng thuỷ ở rể 3 năm và tìm cách đánh tráo nỏ thần. Vì vậy, khi quân Triệu
Đà kéo vào thì nỏ thần mất hiệu nghiệm. An Dương Vương đem Mỵ Châu lên ngựa chạy
loạn. Thần Kim Quy hiện lên, lên án Mỵ Châu là giặc. An Dương Vương liền chém chết con
gái và nhảy xuống biển tự tử. Dân Việt mất tự chủ từ đấy và chịu cảnh ngàn năm Bắc thuộc.
Chính vì có những giả thuyết, hoặc truyền thuyết được viết vào các sách chính sử như
vậy, cho nên việc phê phán các nguồn sử liệu được đặt ra để phân biệt giữa sử liệu chính xác
và các giả thuyết hoặc truyền thuyết là cần thiết. Nhưng việc phê phán sử liệu cần có quan
điểm lịch sử, toàn diện để nhận biết được những lý do trong các sách cổ sử lại cần thiết viết
cả truyền thuyết và giả thuyết.
Thượng toạ Thích Trí Siêu, tức Giáo sư, Tiến sỹ Lê Mạnh Thát không chỉ là một
thiền sư mà còn là một nhà khoa học, có nhiều công trình nghiên cứu về lịch sử và lịch sử
Phật giáo Việt Nam đã công bố, có nhiều cống hiến quan trọng về lịch sử tư tưởng, văn học
và Phật giáo Việt Nam, trong đó có “Lịch sử Phật giáo Việt Nam”, tập I; Tổng tập Văn học
Phật giáo Việt Nam”, tập I; Lục độ Tập kinh, “Lịch sử khởi nguyên của dân tộc ta”
Sự việc gây xôn xao dư luận là các bài báo do Hoàng Hải Vân viết khảng định Thiền
sư có “những khám phá về cội nguồn dân tộc, về nhiều sự thật của lịch sử nước nhà hàng
ngàn năm bị che lấp hoặc hiểu sai”. Theo tác giả các bài báo, những phát kiến của Thiền sư
tập trung ở kết quả nghiên cứu Lục Độ tập kinh. Đây là một tập kinh quan trọng trong Đại
tạng kinh của Phật giáo thế giới. Từ nghiên cứu này, ông đã phát hiện ra truyền thuyết trăm
trứng và điều thú vị hơn, cũng theo tác giả các bài báo, Thiền sư đã đối chiếu với Sử ký của

Tư Mã Thiên và các tư liệu khác, còn phát hiện ra truyền thuyết An Dương Vng. Từ đó,
Thiền sư khảng định, An Dương Vương đánh bại Hùng Vương thứ 18 được ghi trong “Đại
Việt Sử ký Toàn thư” là không có thật, đó chỉ là một phiên bản của câu chuyện Mahàbhàrata
HoangDo sưu tầm
từ Ấn Độ và như vậy, không có chuyện Triệu Đà đánh An Dương Vương và đề nghị dứt
khoát loại bỏ truyền thuyết An Dương Vương và nước Nam Việt của Triệu Đà ra khỏi lịch
sử nước ta, vì làm gì có An Dương Vương mà đánh
Bất kỳ ai được đọc các bài báo, không khỏi băn khoăn về sự việc này, mặc dầu ai
cũng tự lý giải được rằng, việc phản biện khoa học để tìm ra cái đúng hơn là điều cần thiết.
Có nhiều người hỏi chúng tôi có ý kiến gì, với tư cách là người trong ngành lưu trữ.
Quan điểm của chúng tôi là, dù những vấn đề phát hiện của Thiền sư có làm đảo lộn lịch sử
dân tộc đã được viết trong các chính sử, thì với tinh thần khoa học, nếu đúng chúng ta vẫn
phải chấp nhận. Nhưng những vấn đề mà báo đã nêu, theo chúng tôi, vẫn dừng lại ở mức độ
giả thuyết.
Có điều cần phân biệt đâu là truyền thuyếtC, đâu là dữ liệu có thật trong cùng một tư
liệu lịch sử; không nên tiếp nối các truyền thuyết đó với các vấn đề lịch sử nghiêm túc khác,
ví dụ, không nên nối tiếp: vì vậy (vì mất nỏ thần) nên “dân Việt mất quyền tự chủ từ đấy và
chịu cảnh ngàn năm Bắc thuộc”. Từ đó, người ta nghi ngờ rằng, “ngàn năm Bắc thuộc” vẫn
là truyền thuyết được nối tiếp, hay là truyền thuyết chỉ dừng lại ở việc mất nỏ thần (?).
Còn việc dứt khoát loại bỏ truyền thuyết An Dương Vương và nước Nam Việt của
Triệu Đà ra khỏi lịch sử Việt Nam thì ý kiến của chúng tôi là: nếu các tác giả đều đã công
nhận đó là truyền thuyết, thì nó vẫn cứ dừng lại ở truyền thuyết, được tồn tại có ý nghĩa bên
cạnh lịch sử chính thống. Các thế hệ tiếp theo chắc chắn là sẽ nghiên cứu, chứng minh qua
tài liệu gốc hoặc bằng phương pháp khảo cổ học nhờ sự tiến bộ của khoa học và công nghệ
để thay thế bằng các cứ liệu thật không phải là truyền thuyết. Với quan điểm như vậy, những
công việc có thể làm để tiếp tục xác minh từng phần những sự kiện còn ý kiến khác nhau là:
Một là, xác minh dựa vào các tư liệu lưu trữ thành văn đã xuất bản:
Thuật ngữ “Tư liệu lưu trữ” đã được giải thích trong Từ điển lưu trữ Việt Nam, xuất
bản năm 1992, trang 86 và trong bài báo “Vụ án Lệ Chi Viên - Món nợ đối với tư liệu lưu
trữ” của tác giả DVK trong Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 11-2007. Một phần rất

quan trọng của tư liệu lưu trữ là các sách cổ quý hiếm, được phản ánh, mô tả các sự kiện lịch
sử thông qua bàn tay của các sử gia. Tư liệu lưu trữ là cơ sở tin cậy, gần như thông tin cấp
một để nghiên cứu lịch sử Việt Nam khi không còn tài liệu lưu trữ.
Những tư liệu nghiên cứu lịch sử quen thuộc có liên quan đến vấn đề đang bàn luận
mà các tác giả đã sử dụng là Noàng Lê Nhất Thống Chí của Ngô Gia Văn Phái; Đại Việt Sử
HoangDo sưu tầm
ký Toàn Thư của Lê Văn Hưu, Phan Phu Tiên và Ngô Sỹ Liên; Khâm định Việt Sử Thông
Giám Cương Mục của Quốc Sử Quán Triều Nguyễn; Việt Nam Sử lược của Trần Trọng
Kim và những sách, tài liệu về cổ sử khác của Trung Quốc như Sử ký Tư Mã Thiên, Tiền
Hán thơ, Nam Việt chí, Nhật Nam chuyện Hiện nay nhiều sách đã được đưa lên mạng
hoặc tồn tại dưới dạng E -Books trong cơ sở dữ liệu của các cá nhân nên rất thuận tiện cho
việc tra cứu.
Việc sử dụng các nguồn sử liệu này thường được thực hiện thông qua quá trình lựa
chọn, so sánh, phê phán nguồn, vì các tác giả bao giờ cũng viết theo quan điểm chính sử,
phụ thuộc vào hệ tư tưởng của một triều chính, ví dụ trong Đại Việt Sử Ký Toàn Thư, một
quốc sử triều Lê, dưới ngòi bút của Ngô Sỹ Liên, Nguyễn Thị Lộ vẫn bị kết tội giết vua và
Nguyễn Trãi phải liên luỵ. Ngoài ra, khi sử dụng các nguồn sử liệu, các tác giả thường so
sánh, đối chiếu giữa các tư liệu. Trong quá trình này, nếu một vấn đề mới được phát hiện,
cần phải được bổ sung, đính chính thì là việc rất bình thường, vì khoa học lịch sử, cũng
giống như các khoa học khác, rất khách quan, không có mốc cấm cho các công trình và tác
giả nổi tiếng, mà chúng cần luôn được phản biện, bổ sung, sửa chữa để ngày càng chính xác
hơn.
Trong số các tư liệu lưu trữ đã dẫn, một bộ sách có độ tin cậy cao, thường được các
sử gia tra cứu, kiểm nghiệm là bộ Sử ký của Tư Mã thiên - cha đẻ của lịch sử Trung Hoa,
thường gọi là Sử ký Tư Mã Thiên. Sử ký Tư Mã Thiên là một bộ sử vĩ đại, miêu tả tổng quát
về lịch sử Trung Quốc 2000 năm, ghi chép biên niên sử từ thời kỳ còn huyền thoại là nhà Hạ
đến thời kỳ Hán Vũ Đế (141- 87 trước Công nguyên). Đây là cuốn sử đề cập đến nhiều mặt
của xã hội, kèm theo một nguồn tham khảo lớn. Vì tác phẩm quá đồ sộ, nên cho đến nay
chưa có bản dịch toàn văn bộ Sử ký Tư Mã Thiên, mà chỉ có những bản dịch chọn lọc những
vấn đề chính yếu mà người dịch cho rằng có liên quan đến lịch sử Việt Nam từ năm 1944

của dịch giả Giản Chi và Nguyễn Hiến Lê, Nxb.Văn học; Nhữ Thành, Nxb Văn học;
Nhượng Tống, Nxb. Tân Việt.
Mặc dầu Sử ký Tư Mã Thiên là một công trình nổi tiếng như vậy, nhưng không thể là
cơ sở duy nhất để chứng minh cho toàn bộ những vấn đề của lịch sử Việt Nam. Vì vậy, trong
khi nghiên cứu, khai thác Sử ký Tư Mã Thiên và Tiền Hán thơ, Thiền sư Lê Mạnh Thát đã
phát hiện không thấy có chuyện Triệu Đà đánh An Dương Vương và nước ta là nước độc
lập, chưa bao giờ thuộc Nam Việt của Triệu Đà thì là điều rất đáng ghi nhận để tiếp tục kiểm
nghiệm qua một số tư liệu khác nữa, chứ không phải để sửa ngay lịch sử Việt Nam.
HoangDo sưu tầm
Hai là, xác minh dựa vào kết quả khảo cổ học.
Việc khai thác, nghiên cứu các di chỉ khảo cổ học trong lòng đất được khai quật đã
làm sáng tỏ thêm tiến trình lịch sử của dân tộc, nhất là thời kỳ tiền sử. Với sự tiến bộ của
khoa học và công nghệ, các di chỉ khảo cổ học có thể đưa ra được thời gian tương đối và
tuyệt đối của các giai đoạn lịch sử. Khảo cổ học là môn khoa học duy nhất đã phát triển
phương pháp và lý thuyết cụ thể đối với việc thu thập và giải mã những thông tin về thời kỳ
tiền sử. Nhờ có khảo cổ học mà những truyền thuyết về thành Cổ Loa của Thục An Dương
Vương dần dần được sáng tỏ. Khi xẻ dọc thành để nghiên cứu, các nhà khảo cổ học đã phát
hiện kỹ thuật gia cố thành của Thục Phán như chân thành được chèn bằng lớp đá, đã phát
hiện ra các khuôn đúc vũ khí, như kiếm, giáo mác và nỏ liên châu với hàng chục ngàn mũi
tên đồng Kết quả này cho thấy, Cổ Loa là một thành cổ với kỹ thuật phòng vệ của một nhà
nước thực sự, chứ không phải là một lâu đài tưởng niệm theo một truyền thuyết được xây
dựng sau này. Những khai quật khảo cổ học này đã xác minh các giả thuyết để có thể phục
dựng chúng thành những nguồn sử liệu đáng tin cậy.
Chúng tôi đánh giá cao các kết quả nghiên cứu của Thiền sư Lê Mạnh Thát, người đã
dành rất nhiều công sức nghiên cứu, khai thác các tàng thư kinh Phật, một loại hình tư liệu
gắn với lịch sử văn hoá dân tộc. Đặc biệt Thiền sư đã phát hiện ra những tư liệu lịch sử có
giá trị như Lục Độ tập kinh, sáu lá thư hồi đầu công nguyên và một số trước tác của các nhà
sư Việt Nam. Những đề xuất của Thiền sư đóng góp vào việc tiếp tục làm rõ hơn các vấn đề
còn đang tồn tại ở các truyền thuyết hoặc giả thuyết khác nhau trong thời kỳ tiền sử.
Một số vấn đề khác đối với các bài báo nêu trên, ý kiến của chúng tôi là:

Giá như trong việc công bố “những phát hiện lịch sử” của Thiền sư dưới ngòi bút của
Hoàng Hải Vân không có thái độ đánh giá thái quá, trách cứ đến mức xúc phạm đến các nhà
lịch sử tiền bối như Lê Quý Đôn, Ngô Sỹ Liên, hoặc bình luận về nhân vật lịch sử Sỹ Nhiếp
viết trên tinh thần nho giáo lại dùng đến từ “khốn nạn” thì tốt hơn. Phải nói rằng, việc hiệu
đính, bổ sung các tư liệu lịch sử và phát hiện ra các sai sót cần chỉnh sửa đã được nhiều các
sử gia làm và nay vẫn đang làm, nhưng trong quá trình đó, không một ai dám dùng đến từ
ngữ như của Thiền sư mà Hoàng Hải Vân đã viết trên các mặt báo. Chúng tôi không rõ,
thiền sư có đọc lại các bài của nhà báo Hoàng Hải Vân hay không trước khi chúng được
công bố trên báo chí. Vì khi trao đổi một câu chuyện về lịch sử, có thể dưới dạng phỏng vấn,
cũng có khi bị quá lời, nhưng đấy là khi nói chuyện, còn khi đã đăng trên báo, phải là một
HoangDo sưu tầm
vấn đề nghiêm túc, không thể quá dễ dãi đến mức tuỳ tiện trong việc phê phán như vậy trên
trang báo.
Về phương pháp luận, Thiền sư dựa vào một số tư liệu lịch sử để khảng định là không
có thời kỳ An Dương Vương, nhưng các thư tịch khác của Trung Quốc và Việt Nam lại
được ghi chép tương đối giống nhau về thời kỳ này thì sao. Và nếu không có thời kỳ An
Dương Vương và thời kỳ xâm lược của Triệu Đà thì đó là thời kỳ gì? Chả nhẽ nhà nước của
vua Hùng lại kéo dài đến tận những năm 40 sau Công Nguyên trước cuộc khởi nghĩa Hai Bà
Trưng? Cũng về phương pháp luận, khi phản biện lại các tư liệu lịch sử, Thiền sư không đề
cập đến kết quả khai quật khảo cổ học tại Cổ Loa, một minh chứng rất quan trọng về thời kỳ
này như đã nêu trên.
Về khảng định có chữ viết và Luật pháp thời kỳ tiếp nối Hùng Vương thì đề nghị
Thiền sư xem lại. Chúng tôi nghĩ, không thể chỉ dựa vào sự ghi chép trong Tiền Hán thơ:
“Mã viện điều tấu Việt luật cùng Hán luật, sai hơn 10 việc, bèn cùng người Việt nói rõ để
ước thúc” để tự suy diễn là trong thời kỳ tiền sử này nước ta đã có luật và từ đó coi nước ta
là nước độc lập, không có sự cai trị của Tích Quang và Nhâm Diên. Ở đây có các vấn đề cần
xem xét là: chữ Việt thể hiện như một tộc danh, chỉ số người không phải người Hán; không
có nội hàm như một quốc gia, thứ hai là Luật việt không phải là luật thành văn của một nhà
nước độc lập, đó chỉ là luật tục, là các quy ước, phong tục trong một cộng đồng. Vấn đề nêu
ra còn có liên quan đến chữ viết của thời kỳ này. Thiền sư dựa vào việc khai quật ngôi mộ

gạch ở Bắc Ninh có kiểu chữ Hán mà người Hán không đọc được, rồi dùng phương pháp
loại trừ: cái gì người Hán không đọc được là chữ Việt thì chưa thể chấp nhận được. Lý do là,
nhiều chữ giống như chữ phạn cổ được in trên gạch mộ, trên các đồ gốm sứ, nhiều khi
chuyên gia chữ phạn cũng không thể đọc được huống chi là người Hán. Vấn đề chữ viết thời
kỳ tiền sử đã được nhiều nhà nghiên cứu quan tâm, nhưng đến nay vẫn còn là một ẩn số.
(còn nữa)
_________________________
(*)Sách viết rằng Lộc Tục lên làm vua vùng đất phía Nam núi Ngũ Linh (Quảng
Đông) vào năm 2879 trước Công Nguyên. Lộc Tục lấy hiệu là Kinh Dương Vương, đặt quốc
hiệu là Xích Quỷ. Kinh Dương Vương lấy nàng Thần Long, con gái của chúa hồ Động Đình
sinh được một người con tên là Sùng Lãm. Sùng Lãm lên làm vua thay Kinh Dương Vương
lấy hiệu là Lạc Long Quân Lạc Long Quân gặp được Âu Cơ và lấy nàng làm vợ. Họ sinh
được một trăm người con trai (100 trứng) Một hôm, khi những người con trai đã trưởng
HoangDo sưu tầm
thành, Lạc Long Quân nói với nàng Âu Cơ rằng: “Ta là giống rồng, sống dưới nước, nàng là
tiên, sống trên cạn. Thuỷ hoả khắc nhau, không sống lâu bền với nhau được”. Thế là hai
người chia tay. Năm mươi người con ở lại với cha dưới nước; năm mươi người con theo mẹ
lên cạn đến sống ở đất Phong Châu, tôn người con cả lên làm vua. Đó là Hùng Vương thứ
nhất, đặt tên nước là Văn Lang.
Ý NGHĨA, TÁC DỤNG CỦA KHUNG PHÂN LOẠI TÀI LIỆU
TRONG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU
I. KHÁI QUÁT VỀ PHÂN LOẠI, KHUNG PHÂN LOẠI TÀI LIỆU
1. Phân loại là khái niệm được sử dụng rất phổ biến trong các lĩnh vực hoạt động của
xã hội loài người. Phân loại là dựa vào những dấu hiệu giống nhau và khác nhau để phân
chia, sắp xếp các sự vật, hiện tượng trong tự nhiên, xã hội theo một trật tự nhất định. Chính
vì vậy, phân loại là chìa khoá giúp cho loài người nhận biết được thế giới.
Qua phân loại, loài người tổ chức được các sự vật, vật chất, hiệt tượng, con người,
động vật, thực vật, thành các lớp. Lớp chính là một tập hợp các đơn vị, thành tố có chung
một, hoặc một số đặc điểm, ví dụ sắt, đồng chì, kẽm có chung đặc đặc điểm là kim loại. Cơ
sở để chia lớp là những đặc tính giống nhau của sự vật và hiện tượng. Dựa vào phương pháp

đó, người ta có thể phân chia tiếp theo thành các lớp con hoặc phân lớp khác nhau của một
trật tự đẳng cấp.
Trong quá trình phân loại, ta cần phân biệt phân loại tự nhiên và phân loại nhân tạo.
Phân loại tự nhiên là dựa vào đặc điểm vốn có của sự vật và hiện tượng để phân loại. Phân
loại nhân tạo là kiểu phân loại theo mục đích sử dụng của loài người.
2. Khung phân loại ám chỉ việc phân loại đã được thu gọn hoặc phản ánh vào một
giản đồ, bảng (Scheme, Table) nhất định theo chủ ý của người phân loại. Giới hạn đó rất đa
dạng, ví dụ phân loại các ngành khoa học có thể đưa ra kết quả là:
-Khoa học tự nhiên
-Khoa học xã hội và
-Khoa học ứng dụng.
Phân loại hình thức giao thông vận tải được kết quả là:
HoangDo sưu tầm
-Vận tải trên đất liền
-Vận tải đường thuỷ
-Vận tải đường không.
Phân loại ngành tư liệu nghiên cứu có:
-Thư viện
-Lưu trữ
-Bảo tàng
-Khảo cổ
Tất cả các dẫn giải nêu trên phần nhiều thể hiện những bảng, giới hạn phân loại các
ngành hoạt động trong xã hội và chúng đều có nguồn gốc từ phân loại khoa học.
3. Khung phân loại tài liệu khác với khung phân loại đã dẫn ở chỗ, công việc phân
loại gắn liền với giá trị vật phẩm trí tuệ của con người, đó là tài liệu. Tài liệu, sản phẩm thư
viện, hoặc tài liệu lưu trữ vừa là kết quả hoạt động của con người, vừa là phương tiện không
thể thiếu được cho các hoạt động đó. Các khung phân loại tài liệu đã có trong lịch sử từ khởi
nguồn đến hiện đại thường được áp dụng phổ biến cho các thư viện hoặc tư liệu nghiên cứu
tổng hợp. Trong công tác lưu trữ, các khung phân loại chuyên cho tài liệu lưu trữ không
được xây dựng phổ biến, vì nguyên tắc nổi trội trong việc tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ là

nguyên tắc xuất xứ. Theo nguyên tắc này, tài liệu lưu trữ được thu thập, quản lý theo các
phông riêng biệt. Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cũng phần nhiều tra tìm trên các
công cụ được xây dựng theo các phông lưu trữ với các mục lục hồ sơ. Khi có yêu cầu tra tìm
tài liệu theo chuyên đề xuyên phông, thì Khung phân loại thông tin tài liệu lưu trữ có vai trò
tích cực hơn và thay thế cho khung phân loại tài liệu. Nhưng một số nước, đặc biệt là các
nước châu âu, đã xây dựng các khung phân loại tài liệu có cả chức năng phân loại thông tin
trong đó. Riêng ở nước ta, Khung phân loại Paul Boudet cũng đã đáp ứng yêu cầu này.
II. MỘT SỐ KHUNG PHÂN LOẠI TÀI LIỆU TRONG LỊCH SỬ
Khung phân loại tài liệu có giá trị được xây dựng trong lịch sử từng được biết đến là:
1. Khung phân loại của Lê Quý Đôn (1726-1784); cấp độ 1
gồm 4 loại là:
HoangDo sưu tầm
-Hiến chương (Luật lệ, văn bản của Nhà nước)
-Thi văn (Văn thơ)
-Tạp kỷ (Ký sự, tạp văn, địa dư chí, truyện ký)
-Phương ký (Phép phong thủy, phù thuỷ).
2. Khung phân loại của Phan Huy Chú (1872-1840); cấp độ 1
gồm 5 loại là:
-Hiến chương (Luật lệ, văn bản của Nhà nước)
-Kinh sử (Kinh điển sử)
-Thi văn (Văn thơ)
-Tạp ký (Ký sự, tạp văn, địa dư chí, truyện ký)
-Phương ký (phong thủy, phép phù thuỷ).
Riêng trong sách ”Lịch triều hiến chương loại chí”, Phan Huy chú còn chia ra 10 mục
chí. Nói chung, trong thời kỳ phong kiến Việt Nam chưa có khung phân loại tài liệu thống
nhất.
3. Khung phân loại Lưu Hướng
ở Trung Quốc, ngay từ thế kỷ thứ I TCN đã có Khung phân loại Lưu Hướng, đời Tần
Hán gồm có 7 mục:
-Lục nghệ lược (Bách khoa thư, kinh điển)

-Chu tử lược (Triết học)
-Thi phú lược (Thơ ca)
- Binh thư lược (Quân sự)
-Thuật số lược (Toán học)
-Tập lược (Tạp văn)
-Phương kỹ lược (Kỹ thuật).
4. Khung phân loại Tuân Húc
Đến thế kỷ thứ IV, cũng ở Trung Quốc, Tuân Húc đã xây dựng khung phân loại áp
dụng cho Kho sách Tấn Vũ Đế chỉ có 5 mục, kể cả phần bổ sung mục Kinh phật và Lớp tử.
HoangDo sưu tầm
Đến đời nhà Thanh (1644-1911) các thư tịch Trung Quốc vẫn sử dụng phung phân
loại 4 mục gồm Kinh, Sử, tử, Tập. Mãi đến sau năm 1949, Trung Quốc mới xây dựng và sử
dụng Khung phân loại Trung tiểu hình và Đại hình. Hiện này Trung Quốc sử dụng Khung
phân loại có tên là “Trung Quốc đồ thư quán đồ thư phân loại pháp”.
5. Khung phân loại DDC
Một trong các khung phân loại được sử dụng phổ biến nhất hiện nay do nhà cách tân
thư viện nổi tiếng người Mỹ Melvil Dewey (1851-1931) xây dựng từ những năm 1870 là
Khung phân loại thập phân DDC (Dewey Decimal Classification). Khung phân loại này
dùng 10 chữ số ả rập để sắp xếp toàn bộ sưu tập tư liệu và thư viện. Khung phân loại này ra
đời năm 1876 gồm 10 lớp chính, với 1000 đề mục. Khung phân loại chuẩn này trở thành sở
hữu của tổ chức OCLC từ năm 1988. Đây là khung phân loại tư liệu, thư viện được áp dụng
rộng rãi nhất trên thế giới. Hiện nay, hơn 200.000 thư viện tại 130 quốc gia đang sử dụng
khung phân loại này. Chỉ số phân loại DDC được sử dụng nhiều trong thư mục tư liệu quốc
gia của hơn 60 nước, trong đó có 15 nước thuộc khu vực châu á-Thái bình dương, 13 nước
châu Mỹ, 8 nước châu Âu, 7 nước ở Trung đông. Khung phân loại DDC đã được dịch ra hơn
30 tiếng khác nhau trên thế giới. Một trong những thế mạnh của DDC là luôn luôn được cập
nhật, sửa chữa bổ sung và xuất bản.
Tóm tắt cấu trúc Bảng chính của Khung phân loại DDC như sau:
000. Tổng hợp
100. Triết học và các khoa học liên quan

200. Tôn giáo
300. Các khoa học xã hội
400. Ngôn ngữ học
500. Các khoa học chính xác
600. Các khoa học ứng dụng
700. Nghệ thuật
800. Văn học
900. Địa lý, lịch sử và các khoa học phụ trợ.
Lớp thứ hai được phân chia như sau:
HoangDo sưu tầm
200. Tôn giáo
210. Tín ngưỡng tự nhiên
220. Kinh thánh
230-280. Thiên chúa giáo
290. Các tôn giáo khác
6. Khung phân loại UDC
Trong các khung phân loại được sử dụng rộng rãi hiện nay phải kể đến Khung phân
loại thập tiến quốc tế UDC (Universal Decimal Classification) do hai nhà thư mục học người
Bỉ là Paul Otlet và Henry Lafontaine xây dựng và cho ra đời năm 1895. Khung phân loại
DDC và UDC khác nhau về cấu tạo bên trong còn các lớp cơ bản vẫn giữ nguyên. Riêng các
bảng phụ và các ký hiệu có được mở rộng hơn. Khung phân loại UDC hoàn chỉnh được xuất
bản năm 1905 bằng tiếng Pháp với tên là Bảng chỉ dẫn thư mục tổng hợp (Manuel du
Repertoire Bibliographique Universal) và sau này được dịch và xuất bản bằng nhiều thứ
tiếng khác nhau.
7. Khung phân loại LCC (LC)
Một trong các khung phân loại do Thư viện Quốc hội Mỹ xây dựng được nhiều người
nhắc đến là Khung phân loại thư viện quốc hội (Library of Congress Classification) viết tắt
là LCC do tác giả đầu là Herbert Putnam và tư vấn Charles Ammi Cutter khởi tạo. Hệ thống
phân loại của khung này được áp dụng cho thư viện trường đại học, các viện nghiên cứu Mỹ
và một số nước khác.

Cấu tạo của Khung phân loại LCC bao gồm: toàn bộ các lĩnh vực tri thức ban đầu
được chia thành các lớp chính, sau đó được chia thành các phân lớp; trong mỗi phân lớp lại
được phân chia chi tiết theo hình thức, địa điểm, thời gian và chủ đề cụ thể được thể hiện từ
cái chung đến cái riêng, tạo thành cấu tạo thứ bậc của các chi thức.
Cấu tạo lớp chính của khung phân loại LCC gồm có:
A.Tổng loại
B.Triết học, Tâm lý học, Tôn giáo
C.Các ngành khoa học bổ trợ cho lịch sử
D.Lịch sử thế giới nói chung và cựu thế giới
HoangDo sưu tầm
E-F. Lịch sử châu Mỹ
G. Địa chất học, Nhân học, Giải trí
H. Các ngành khoa học xã hội
J. Khoa học chính trị
K. Pháp luật
L. Giáo dục
M. Âm nhạc
N. Mỹ thuật
P. Ngôn ngữ và văn học
Q. Khoa học
Phân lớp có cấu tạo là:
Q. Khoa học
QA. Toán học
QB. Thiên văn học
QC. Vật lý học
QD. Hoá học
QE. Địa chất học
8. Khung phân loại Paul Boudet
Đối với các nước Đông Dương, Khung phân loại được sử dụng phổ biến nhất từ thời
Pháp thuộc là Khung phân loại Paul Boudet. Khung phân loại này được áp dụng thống nhất

cho Văn khố và Thư viện Đông Dương từ năm 1917 do nhà cổ tự học người Pháp là Paul
Boudet xây dựng. Tài liệu trong khung phân loại này được sắp xếp thành 25 bộ (phân loại
lớp 1) được mang các ký tự từ A đến Z theo vần chữ cái tiếng Pháp. Mỗi bộ lại được phân
làm nhiều mục.
Lớp 1 của Khung phân loại Paul Boudet được sắp xếp như sau:
A.Chánh thư
B.Thư tín tổng quát
HoangDo sưu tầm
C.Nhân viên, Công vụ
D.Hành chính tổng quát
E.Hành chính tỉnh (Địa phương)
F.Chính trị
G.Tư pháp
H.Công chính
I.Hầm mỏ, Khoáng vụ, Khoáng nghiệp
J.Hoả xa, Vận tải, Thiết lộ
K.Bưu điện, Vô tuyến điện và điện thoại
L.Thương mại, Kỹ nghệ, Du lịch (kinh tế)
M.Lao động, Điền địa
N.Nông lâm
O.Hàng hải, Thuỷ vận
P.Hải quan
Q.Quân vụ, Lục quan, Không quân
R.Học chính, Khoa học và mỹ thuật (giáo dục)
S.Y tế, Cứu tế
T.Tài chính
U.Thuế quan và công quản, Thuế gián thu (thương chính)
V.Văn khố và Thư viện
X. Tạp vụ
Y. Giấy tờ tư nhân

Z. Sao lục sử liệu Việt Nam, Cao miên, Ai Lao.
Trích dẫn ví dụ lớp 2:
A. Chánh thư
A.1. Sổ ghi các đạo luật
HoangDo sưu tầm
A.2. Sổ ghi các sắc luật, nghị định, thông tư của Tổng thống
A.3. Sổ ghi các sắc luật, nghị định, thông tư của Thủ tướng
A.4. Sổ ghi các nghị định, sự vụ lệnh, thông tư của Bộ trưởng
A.5. Sổ ghi các quyết định, thông tư của tỉnh trưởng, Đô trưởng và Thị trưởng.
Hiện nay Khung phân loại này vẫn được áp dụng cho việc tổ chức tài liệu lưu trữ
tiếng Pháp của cả ba nước Đông Dương. Giá trị đặc biệt của khung phân loại này là tài liệu
lưu trữ vẫn được sắp xếp, tổ chức theo nguyên tắc xuất xứ, theo phông, nhưng vẫn phản ánh
giá trị thông tin chuyên đề để định hướng cho yêu cầu quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ theo mục tiêu của các chủ sở hữu tài liệu.
III. Ý NGHĨA CỦA KHUNG PHÂN LOẠI TÀI LIỆU
TRONG VIỆC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU
Chỉnh lý tài liệu là quá trình tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại, trong
đó có yêu cầu sửa chữa, hoặc phục hồi, lập mới hồ sơ, đơn vị bảo quản, xác định giá trị tài
liệu, làm công cụ tra tìm, nhằm tạo điều kiện tối ưu cho công tác quản lý và phục vụ khai
thác, sử dụng tài liệu.
Trong các quy trình chuẩn bị và trực tiếp chỉnh lý tài liệu, có nhiều việc phải làm có
liêu quan mật thiết đến khung phân loại tài liệu, mà nếu có sẵn một khung phân loại tài liệu
thì việc chỉnh lý tài liệu chắc chắn có nhiều thuận lợi. Mối liên quan vốn có giữa chỉnh lý tài
liệu với khung phân loại tài liệu được thể hiện ở nội dung công việc chính của chỉnh lý. Khi
chỉnh lý tài liệu có nhiều việc phải làm, những điều cốt lõi của công việc chỉnh lý tài liệu là
phân chia tài liệu chính xác để đạt được đơn vị phân loại cuối cùng là hồ sơ, đơn vị bảo quản
chuẩn mực phản ảnh trung thực công việc đã diễn ra. Muốn đạt được các mục tiêu đó của
chỉnh lý, bắt buộc trong khi chỉnh lý tài liệu cũng phải thiết kế được một bảng phân chia tài
liệu cần đưa ra chỉnh lý giống như xây dựng một khung phân loại cục bộ cho một khối tài
liệu riêng biệt. Công việc đó của chỉnh lý diễn ra cũng theo các quy trình phân loại các cấp

độ tài liệu tương tự như người xây dựng một khung phân loại tài liệu. Vì vậy, việc chỉnh lý
tài liệu sẽ tham khảo cách xây dựng khung phân loại tài liệu ở các phương pháp, nguyên tác
thiết lập được các giản đồ phân loại một các khoa học và hợp lý.
HoangDo sưu tầm
Những công việc cụ thể của việc chỉnh lý tài liệu còn có thể tham khảo khung phân
loại tài liệu ở các mặt sau:
1. Khung phân loại tài liệu giúp cho việc xây dựng phương án phân loại tài liệu trong
chỉnh lý.
Phương án phân loại tài liệu là công cụ cốt yếu nhất để phân chia tài liệu ở các cấp độ
khác nhau một cách khoa học trong chỉnh lý, tạo ra các cấp độ phân loại theo thứ bậc, mà
đơn vị phân loại cuối cùng là hồ sơ, đơn vị bảo quản.
Nếu người được giao nhiệm vụ viết phương án phân loại tài liệu chỉ dựa vào các lịch
sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, như tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu
tổ chức qua các thời kỳ của đơn vị hình thành phông như vẫn làm, thoát lý hệ thống tài liệu
vĩ mô, thì việc phân loại tài liệu đó vẫn mang nặng tính chủ quan, cục bộ đối với tài liệu của
từng cơ quan, tổ chức cụ thể. Làm như vậy sẽ bị thiếu vắng tính hệ thống của cả một ngành
khi thực hiện chỉnh lý tài liệu. Khi đã có sẵn một khung phân loại tài liệu của một quốc gia,
ví dụ của Phông lưu trữ quốc gia, thì chắc chắn sẽ có được một hệ thống phân loại tài liệu,
định hướng cho việc phân loại tài liệu là đối tượng đưa ra chỉnh lý.
2. Khung phân loại tài liệu giúp đắc lực cho việc xác định giá trị tài liệu trong chỉnh
lý tài liệu.
Trong việc chuẩn bị chỉnh lý tài liệu, khung phân loại tài liệu được coi như công cụ
định hướng quan trọng cho việc viết bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu. Người được
phân công viết bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, nếu chỉ dựa vào thông tin của riêng
đơn vị hình thành phông, hoặc dựa vào tài liệu cụ thể đưa ra chỉnh lý, sẽ dẫn đến chỉ đạo lựa
chọn và loại huỷ tài liệu trong chỉnh lý rất cục bộ, thiếu tính hệ thống. Điều hiển nhiên có
liên quan đến toàn bộ công tác xác định giá trị tài liệu theo quan điểm hiện hiện nay là xác
định giá trị tài liệu vĩ mô, vậy bất kể việc xác định giá trị đơn lẻ ở đâu, đều thu về một mục
đích cuối cùng để thực hiện tối ưu hoá toàn bộ tài liệu Phông lưu trữ quốc gia. Làm như vậy,
người chỉ đạo xác định giá trị trong chỉnh lý phải có một công cụ bổ trợ cho việc xác định

giá trị theo quan điểm hệ thống, đó là khung phân loại tài liệu. Vì vậy, trong quá trình hướng
dẫn xác định giá trị tài liệu, hoặc trực tiếp xác định giá trị tài liệu, thì người thực thi công
việc phải nắm được hệ thống tài liệu của cả một tổng thể khối lớn. Với yêu cầu như vậy thì
khung phân loại tài liệu đáp ứng được thoả mãn. Đây là điểm quan trọng để quyết định giữ
lại hay loại ra từng tài liệu cụ thể trong chỉnh lý tài liệu.
HoangDo sưu tầm
3. Khung phân loại thông tin tài liệu giúp xây dựng công cụ ta tìm tài liệu trong chỉnh
lý tài liệu.
Công cụ tra tìm tài liệu phổ biến nhất là mục lục hồ sơ của một khối tài liệu đưa ra
chỉnh lý. Mục lục này phản ánh số lượng hồ sơ hiện hữu sau khi chỉnh lý. Nhưng với yêu
cầu tìm tin tổng hợp có hiệu quả hơn, người ta thường phải xây dựng các lại công cụ tra tìm
khác như bộ thẻ chuyên đề, hoặc xây dựng một cơ sở dữ liệu để tìm tin theo chuyên đề. Với
yêu cầu này thì khung phân loại tài liệu giúp ích đắc lực nhất.

LẬP HỒ SƠ - MỘT TRONG CÁC YÊU CẦU
THIẾT YẾU NHẤT CỦA VIỆC QUẢN LÝ VĂN BẢN
KHI XÂY DỰNG HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
Việc xây dựng hệ thống văn bản quản lý nhà nước phải gắn chặt với yêu cầu quản lý
văn bản và lập hồ sơ. Bởi lẽ, mục tiêu cao nhất của vấn đề nghiên cứu, là tạo ra được hệ
thống văn bản với tư cách là công cụ đắc lực nhất cho yêu cầu quản lý nhà nước ở một địa
phương. Vậy, nếu văn bản quản lý được xây dựng, mà các văn bản bị phân tán, không tìm
được tài liệu khi cần, thì hệ thống văn bản được soạn ra không thể trở thành công cụ hữu
dụng cho quản lý.
Với ý nghĩa đó, giải pháp quản lý văn bản, lập hồ sơ được đề xuất trong báo cáo khoa
học tổng thuật này.
I. Vai trò của việc lập hồ sơ trong quản lý văn bản
Hồ sơ là một, hoặc một tập văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, hoặc có
chung tính chất, hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân. Các
văn bản đó được tổ hợp với nhau thành một đơn vị bảo quản, mang một tên gọi chung trên
bìa hồ sơ theo mẫu in sẵn.

Trong việc quản lý văn bản, với tính chất quan trọng của nó, lập hồ sơ là một trong 4
yêu cầu quan trọng. Nội dung khái quát của việc quản lý văn bản gồm:
-Đăng ký văn bản;
HoangDo sưu tầm
-Theo dõi tiến độ giải quyết văn bản;
-Lập hồ sơ;
-Giao nộp hồ sơ đã giải quyết xong vào lưu trữ.
Trong 4 nội dung quan trọng đó, lập hồ sơ là rất quan trọng. Nếu không lập hồ sơ thì
tài liệu bị tích đống theo thời gian, không thể thực hiện được yêu cầu quản lý văn bản và
không thể tìm ra được một tài liệu khi cần khảo cứu. Chính vì những lý do như vậy, việc lập
hồ sơ đã được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước.
Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001, Điều 11 quy định trách nhiệm lập hồ sơ như
sau: “Cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản và sử dụng tà
liệu văn thư phải lập thành hồ sơ và bảo vệ an toàn”.
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư ,
Điều 23 quy định: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ
sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm
vi quản lý của mình”.
Như vậy, việc lập hồ sơ để quản lý văn bản là một luật định, một yêu cầu bắt buộc đối
với tất cả các cấp lãnh đạo và những ai khi làm việc hình thành ra tài liệu.
Việc lập hồ sơ hiện nay đang diễn ra theo ba phương pháp:
- Lập hồ sơ hiện hành;
- Lập hồ sơ (hoặc phục hồi hồ sơ) trong chỉnh lý, phân loại tài liệu;
- Lập hồ sơ tự động hoá nhờ can thiệp của máy tính và một phần mềm chuyên dụng.
Trong nghiệp vụ văn thư lưu trữ, yêu cầu khách quan của việc lập hồ sơ còn thể hiện
ở các mặt khác như:
1. Phải lập hồ sơ do thay đổi đơn vị quản lý tài liệu khi chuyển giao chúng từ văn thư
vào lưu trữ.
Trong quá trình vận hành của tài liệu từ giai đoạn văn thư vào lưu trữ, không phải lúc
nào đơn vị quản lý tài liệu cũng giống nhau. Trong văn thư, đơn vị quản lý nhỏ nhất là văn

bản; mỗi một văn bản có giá trị độc lập, mang một mã số đăng ký riêng, khi đăng ký văn bản
đi, văn bản đến ở văn thư của cơ quan, tổ chức. Nhưng đến khi công việc kết thúc, tài liệu
được giao nộp vào lưu trữ, thì đơn vị đăng ký nhỏ nhất là hồ sơ chứ không phải văn bản
riêng biệt, trừ khi văn bản có giá trị độc lập được lập thành hồ sơ riêng. Mỗi một hồ sơ bao
HoangDo sưu tầm
gồm một số văn bản liên quan với nhau, hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Các
văn bản đó cần lưu, để theo dõi các công việc đã qua khi công việc kết thúc. Muốn theo dõi
các hoạt động quá khứ một cách đầy đủ, phải thông qua một hồ sơ đầy đủ. Nếu thiếu một
văn bản nào đó trong một vụ việc đã qua, đều dẫn đến cung cấp thông tin phiến diện. Như
vậy, do thay đổi đơn vị quản lý trong lưu trữ đã đặt ra yêu cầu khách quan là phải lập thành
hồ sơ.
2. Lập hồ sơ để tra tìm tài liệu.
Tìm tài liệu, cũng như tìm một người nào đó trong phạm vi một không gian, đều phải
cần có một địa chỉ, một lộ trình rõ ràng. Tài liệu ở tình trạng tích đống, đương nhiên không
có một đường dẫn tìm ra một hồ sơ, trong đó có văn bản cần tìm. Ví dụ, nếu có một yêu cầu
tìm Quyết định thành lập Sở Nội vụ trong kho lưu trữ thành phố Nam Định, thì bắt buộc
chúng ta phải có các thông tin về: vị trí kho lưu trữ; số phông lưu trữ, số hồ sơ. Đó là lộ trình
dẫn đến địa chỉ tìm tài liệu được ghi trên công cụ tra cứu của kho lưu trữ. Với những thông
tin tối thiểu như vậy, chúng ta có thể tiếp cận được với tài liệu. Độc giả không thể tìm một
văn bản trên một đống tài liệu chưa được phân loại và không có công cụ tra tìm theo các cấp
độ nêu trên. Cũng giống như khách tỉnh khác về thăm một bạn ở Nam Định, thì cũng phải
biết thông tin về nhà ở của bạn mình ở khu phố nào, đường phố/ngõ/ngách, số nhà nào, rồi
mới tìm ra được bạn.
3. Lập hồ sơ để giảm bớt các chi phí Ngân sách Nhà nước cho yêu cầu chỉnh lý, phân
loại tài liệu.
Qua số liệu khảo sát và dự toán kinh phí cho việc giải quyết tài liệu tích đống, hàng
năm Nhà nước chi cho việc chỉnh lý, phân loại tài liệu là rất lớn. Căn cứ Quyết định số
37/2006/QĐ-BTC ngày 11/7/2006 về việc ban hành Bảng giá dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu
trữ nền giấy tiếng Việt của Bộ Tài chính, thì mức dự toán hiện nay có thể tăng hơn gấp 3 lần
so với dự toán năm 2000.

Các nước cũng chi phí lớn cho lưu trữ, nhưng tập trung ở việc chi cho các thiết bị,
hiện đại kho lưu trữ. Còn tỷ lệ chi cho việc hoàn thiện hồ sơ trước khi chuyển từ văn thư vào
lưu trữ, hoặc từ lưu trữ trung gian và lưu trữ hiện hành vào lưu trữ lịch sử không cao như
nước ta, ví dụ Malaysia có “Dự án URUK” cho hoàn thiện hồ sơ, có chi phí không cao như
các “Dự án giải toả tài liệu tích đống” theo kiểu chỉnh lý tài liệu như nước ta.
4. Lập hồ sơ hiện hành để nâng cao chất lượng hồ sơ hơn lập hồ sơ trong chỉnh lý.
HoangDo sưu tầm
Lập hồ sơ hiện hành là người trực tiếp giải quyết công việc lập hồ sơ, chứ không phải
cán bộ, công chức lưu trữ lập hồ sơ trong chỉnh lý tài liệu. Trong hồ sơ hiện hành, các văn
bản có thật, được sắp xếp theo thứ tự giải quyết công việc. Hồ sơ hiện hành có một linh hồn
của công việc; tài liệu trong hồ sơ hiện hành có độ tin cậy cao, vì lẽ đương nhiên, người phụ
trách công việc khi lập hồ sơ, không thể lấy tài liệu thuộc công việc của người khác đưa vào
hồ sơ của mình. Nhưng trái lại, hồ sơ được lập, hoặc phục hồi trong chỉnh lý tài liệu tích
đống, tức là tài liệu do nhiều người sản sinh ra, rất dễ bỏ nhầm tài liệu thuộc công việc này
sang hồ sơ thuộc công việc khác. Nếu chúng ta nghiêm túc kiểm tra một dự án chỉnh lý, bao
giờ cũng phát hiện ra những sai sót đó.
II. Thực trạng về lập hồ sơ hiện nay
Theo số liệu điều tra năm 2000 đến 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, hơn
70 % cán bộ công chức ở các cơ quan, tổ chức ở Trung ương và địa phương không lập hồ sơ
cho khối tài liệu thuộc công việc được phân công. Có thể do các công chức đó không hiểu về
nghiệp vụ quản lý tài liệu hoặc có hiểu, nhưng thái độ làm việc cẩu thả, luộm thuộm, coi
thường các quy định của pháp luật về lập hồ sơ. Từ đó, dẫn đến hậu quả là tìm không ra tài
liệu phục vụ cho công việc của mình khi cần thiết. Muốn tìm được tài liệu, biện pháp truyền
thống là phải đầu tư Ngân sách Nhà nước phục hồi lại hồ sơ, tức là chỉnh lý tài liệu, tốn kém
lao động và tiền bạc. Đặc biệt, trong các năm gần đây, các cơ quan phải đầu tư kinh phí rất
lớn cho yêu cầu chỉnh lý, phân loại để lập lại hồ sơ trong các khối tài liệu bị tích đống. Năm
2000, theo số liệu thống kê dự toán ngân sách giải quyết tài liệu tồn đọng tại các tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ương, chỉ mới cho 2/3 số các tỉnh, thành phố đã cần một dự toán trên
500 tỷ đồng mới giải quyết xong số tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý ở địa phương. Ngay
tại Hà Nội, trung bình mỗi sở, theo số liệu điều tra năm 2007 của Trung ương Hội Văn thư

Lưu trữ Việt Nam, thì mỗi sở phải đầu tư khoảng một tỷ đồng (dự toán theo Thông tư số
37/2006/QĐ-BTC) mới có thể giải quyết được khối tài liệu trong 15 năm, giai đoạn 1900-
2005.
Là công chức nhà nước, chúng ta hiểu rằng, đất nước còn nhiều khó khăn, nhất là vào
thời kỳ suy giảm kinh tế hiện nay, không thể do thiếu trách nhiệm của chúng ta trong quản lý
tài liệu, để Nhà nước phải đầu tư Ngân sách tốn kém như vậy. Về nguyên tắc, không thể có
công chức làm việc tốt, mà tài liệu để lộn xộn, tìm không ra tài liệu cũ do không lập hồ sơ.
III. Một số giải pháp về lập hồ sơ
1. Tuyên truyền, phổ biến luật pháp nhà nước về quản lý tài liệu.
HoangDo sưu tầm
Các văn bản liên quan trực tiếp cần tuyên truyền, phổ biến là Pháp lệnh lưu trữ quốc
gia và các văn bản hướng dẫn thi hành Pháp lệnh như Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc
gia. Đối tượng được phổ biến trước hết là cán bộ lãnh đạo: người đứng đầu và cấp phó của
người đứng đầu cơ quan, tổ chức, chánh văn phòng, trưởng các đơn vị và cán bộ làm công
tác hành chính, văn phòng, văn thư lưu trữ. Một khi những người lãnh đạo cơ quan, hiểu
được ý nghĩa của việc lập hồ sơ, quản lý văn bản, thì chắc chắn rằng, tài liệu của cơ quan đó
sẽ rất nề nếp. Việc tuyên truyền đó không phải là việc hô hào chung chung trong một cuộc
họp, mà phải đưa vào kế hoạch năm, phải xếp thành lịch công tác và phải chuẩn bị kỹ, nêu ra
các biện pháp cụ thể và có thể phải mời các chuyên gia có hiểu biết sâu về nghiệp vụ đến
giúp phổ biến pháp luật.
Chúng ta hiểu rằng, lãnh đạo phải quản lý nhiều lĩnh vực, mà lĩnh vực gì cũng quan
trọng, nhưng bộ phận giúp việc của văn phòng, phòng hành chính ,phải điều hoà, cân đối
công việc của cơ quan bằng lịch công tác năm, tháng, tuần trong quỹ thời gian, để giải quyết
hết công việc, trong đó có lịch phổ biến pháp luật về quản lý văn bản, lập hồ sơ.
2. Biên soạn hoàn chỉnh hoặc bổ sung quy chế công tác văn thư của cơ quan.
Trong bản quy chế công tác văn thư cơ quan, phải có một phần riêng về lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Bản quy chế này, tốt nhất được Thủ trưởng cơ quan quyết định ban hành. Quá trình

xem xét, phê duyệt và quyết định ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ cơ quan, cũng
là quá trình Thủ trưởng có dịp nghiên cứu, tiếp cận vào lĩnh vực nghiệp vụ quản lý văn bản
giấy tờ của cơ quan. Khi đã được người đứng đầu cơ quan quyết định ban hành một quy chế
quản lý một chuyên ngành, thì hầu như không bao giờ họ lại phản đối một kế hoạch triển
khai các điều quy định của quy chế thuộc chuyên ngành đó trong công việc của cơ quan.
3. Biên soạn danh mục hồ sơ và chuẩn bị đủ bìa hồ sơ.
Văn bản hướng dẫn truyền thống về lập hồ sơ là Bản danh mục hồ sơ cơ quan. Đây là
bản dự kiến hồ sơ sẽ hình thành trên cơ sở thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ
chức. Trong bản danh mục hồ sơ, cần phân công chi tiết việc lập hồ sơ đến từng cán bộ,
công chức của các đơn vị trong cơ quan. Căn cứ vào bản danh mục hồ sơ, văn phòng dự kiến
tiêu đề hồ sơ và ghi tạm thời bằng bút chì trên bìa hồ sơ, phát cho cán bộ công chức vào đầu
năm để công chức có điều kiện thuận lợi và dễ dàng khi lập hồ sơ. Danh mục hồ sơ đương
HoangDo sưu tầm
nhiên cần được bổ sung trong năm, khi trong cơ quan có những công việc phát sinh và hình
thành những hồ sơ mới, cần phân công bổ sung mới cho đơn vị và cá nhân thực thi công việc
và lập hồ sơ.
4. Định kỳ kiểm tra, hướng dẫn đơn vị và cá nhân lập hồ sơ.
Văn phòng có trách nhiệm sắp xếp lịch, định kỳ kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị và cá
nhân được phân công lập hồ sơ. Nội dung hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ bao gồm:
-Lựa chọn các văn bản được đưa vào hồ sơ và loại các giấy tờ không thuộc thành
phần tài liệu của hồ sơ ra khỏi hồ sơ. Yêu cầu quan trọng nhất của phần này là phải bảo đảm
đầy đủ, toàn vẹn các văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc;
-Sắp xếp văn bản trong một hồ sơ. Thông thường là sắp xếp theo thứ tự thời gian văn
bản hình thành; hoặc cũng có thể áp dụng các phương pháp sắp xếp khác;
-Biên mục hồ sơ: viết các thông tin theo các mục in sẵn trên bìa hồ sơ, trong đó, ghi
chính thức tiêu đề hồ sơ để thay thế tiêu đề dự kiến khi nhận bìa hồ sơ; viết mục lục văn bản
và chứng từ kết thúc của hồ sơ.
Sau khi đã hướng dẫn đầy đủ yêu cầu nhiệp vụ, cần kiểm tra định kỳ chất lượng lập
hồ sơ, ít nhất 2 lần trong một năm và thông báo công khai kết quả kiểm tra sau mỗi lần kiểm
tra, hoặc đưa kết quả kiểm tra vào báo cáo sơ kết tháng, quý, năm.

5. Giao nộp hồ sơ đã giải quyết xong vào lưu trữ cơ quan.
Theo quy định của pháp luật, hồ sơ tài liệu hành chính được giao nộp từ văn thư vào
lưu trữ cơ quan là sau một năm, kể từ năm công việc kết thúc. Nhưng nếu đơn vị vẫn còn
nhu cầu sử dụng tiếp các hồ sơ đến hạn nộp lưu, thì vẫn được kéo dài thời hạn giao nộp trên,
nhưng phải thống kê đầy đủ các hồ sơ này và thoả thuận với lưu trữ cơ quan về thời hạn kéo
dài của từng hồ sơ đó. Về nguyên tắc, không đưa hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ khi đơn vị còn có
nhu cầu sử dụng thường xuyên các hồ sơ, tài liệu đó ở tại đơn vị. Nghệ thuật bảo quản tài
liệu là bảo quản ở đâu để khai thác tối ưu nhất những hồ sơ, tài liệu, cung cấp thông tin phục
vụ cho yêu cầu quản lý của cơ quan, tổ chức.
6. Đưa yêu cầu lập hồ sơ, quản lý văn bản vào tiêu chuẩn thi đua hàng năm.
Hàng năm, mỗi cơ quan đều có yêu cầu sơ kết, tổng kết để đánh giá mức độ hoàn
thành nhiệm vụ của đơn vị và cá nhân. Trong mọi kết quả hoàn thành nhiệm vụ của một đơ
HoangDo sưu tầm
vị, cá nhân, đề nghị việc lập hồ sơ khối tài liệu thuộc trách nhiệm quản lý được đưa vào tiêu
chuẩn thi đua của đơn vị và cá nhân đó.
Dựa vào kết quả kiểm tra ở mục III.4. nêu trên, cần định kỳ biểu dương các đơn vị
hoàn thành tốt việc lập hồ sơ và nêu những thiếu sót của đơn vị và cá nhân trong việc lập hồ
sơ để kịp thời rút kinh nghiệm.
GIÁ TRỊ CỦA BẢN FAX VÀ LƯU HỒ SƠ BẢN FAX
Hiện nay trong quan hệ hành chính và quan hệ kinh doanh, người ta thường sử dụng
văn bản gửi qua máy Fax, E- mail Văn bản gửi qua Fax rất tiện lợi là gửi được nhanh và
chuyển tải được toàn văn của văn bản đến người nhận. Giá trị pháp lý và lưu hồ sơ của văn
bản Fax như sau:
1.Giá trị pháp lý:
Văn bản Fax có giá trị thông tin nhanh, có giá trị pháp lý trong các vấn đề quan hệ
hành chính và quan hệ dân sự theo pháp luật với điều kiện trong quan hệ nội bộ giữa các đối
tác, có thỏa thuận được sử dụng toàn bộ văn bản Fax thay thế các bản chính. Để bảo đảm độ
tin cậy của thông tin trong văn bản Fax thì trong văn bản Fax phải rõ tên của cơ quan, tổ
chức hoặc cá nhân gửi văn bản Fax và số máy Fax, máy điện thoại để liên hệ.
Điều 12 của Luật giao dịch điện tử ngày 29/11/2005 quy định:

Thông điệp dữ liệu có giá trị như văn bản. Nhưng Luật cũng quy định rõ hơn là:
Trường hợp pháp luật yêu cầu thông tin phải được thể hiện bằng văn bản thì thông điệp dữ
liệu đựơc xem là đáp ứng yêu cầu này nếu thông tin chứa thông điệp dữ liệu đó có thể truy
cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết.
2.Lưu hồ sơ:
Những văn bản Fax có thông tin đơn lẻ nhanh như: mời họp, thông báo đổi trụ sở cơ
quan giao dịch không cần gửi bản chính cho cơ quan nhận văn bản Fax.
Nhưng bản Fax là một trong các văn bản để cơ quan nhận văn bản giải quyết vụ việc
có hồ sơ, thì sau khi gửi văn bản Fax, cần gửi bản chính để lưu hồ sơ.
HoangDo sưu tầm
Trường hợp bản FAX cần lưu mà không có bản chính thì cần phải lưu ý đến chất
lượng của mực FAX. Nếu mực FAX không bảo đảm lâu bền thì phải chụp lại bản FAX để
lưu.