đề cương bài giảng tài liệu điện tử

TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
1
ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG
TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
TS. Nguyễn Lệ Nhung
0912581997
TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
2
Nội dung
1. Tài liệu và lưu trữ trong thời đại điện tử - Những khái niệm
cơ bản
2. Các khuynh hướng tổ chức và lưu trữ TLĐT
3. Các vấn đề pháp lý và hệ thống luật pháp
4. Các chiến lược
5. Những tác động đối với lưu trữ
6. Tài liệu trong môi trường CSDL
7. Các ng/tắc bảo quản và tiếp cận khai thác sử dụng TLLTĐT
TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
3
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. H
ộ
i
đồ
ng l
ư
u tr
ữ

qu
ố
c t
ế
- C
ẩ
m nang qu
ả
n lý tài li
ệ
u
đ
i
ệ
n t
ử
nhìn t
ừ
góc
độ
l
ư
u tr
ữ
. (ICA Studies/études
CIA 8) Tháng 2/1997
2. Lu
ậ
t giao d
ị

ch
đ
i
ệ
n t
ử
s
ố
51/2005/QH11 ngày 29
tháng11 n
ă
m 2005
3. Quy
ế
t
đị
nh s
ố 376
/2003/Q
Đ
-NHNN ngày 22 tháng 4
n
ă
m 2003 c
ủ
a Th
ố
ng
đố
c NHNN ban hành quy

đị
nh
v
ề
b
ả
o qu
ả
n, l
ư
u tr
ữ
ch
ứ
ng t
ừ đ
i
ệ
n t
ử đ
ã s
ử
d
ụ
ng
để
h
ạ
ch toán và thanh toán v
ố

n c
ủ
a các T
ổ
ch
ứ
c
cung
ứ
ng d
ị
ch v
ụ
thanh toán.
4. The Electronic Transactions Act and disposal of
Commonwealth records 2003 - Lu
ậ
t Giao d
ị
ch
đ
i
ệ
n
t
ử
và x
ử
lý h
ồ sơ Liên bang năm

2003
TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
4
TÀI LIỆU THAM KHẢO
5. Kinh nghi
ệ
m c
ủ
a NARA trong h
ướ
ng d
ẫ
n qu
ả
n lý tài li
ệ
u
đ
i
ệ
n t
ử
(Xem: Lu
ậ
t l
ư
u tr
ữ
Liên bang M

ỹ
)
6.
Электронное делопроизводство и канцелярия
- Qu
ả
n
lý h
ồ sơ điệ
n t
ử
và
văn phòng
- www.archives.ru
7.
Дмитрий Казанский
“
Немного о технологии движения
информации с помощью документов
”,
Компьютерра
,
№
24-25, 1998 - Dmitry Kazan “Vài ý ki
ế
n v
ề
công ngh
ệ
c

ủ
a các lu
ồ
ng thông tin thông qua tài li
ệ
u, Computerra,
24-25
№ năm
1998
8. Chính sách qu
ả
n lý tài li
ệ
u
đ
i
ệ
n t
ử
c
ủ
a C
ơ
quan UNDP
TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
5
1.Tài liệu và lưu trữ trong thời đại điện tử
- Những khái niệm cơ bản
1.1. Khái ni

ệ
m v
ề
tài li
ệ
u l
ư
u tr
ữ điệ
n t
ử
1.2.
Độ
tin c
ậ
y và tính xác th
ự
c c
ủ
a tài li
ệ
u
đ
i
ệ
n t
ử
1.3. Quan ni
ệ
m v

ề
ch
ứ
c n
ă
ng l
ư
u tr
ữ
1.4. Xác
đị
nh l
ạ
i vai trò c
ủ
a ng
ườ
i làm l
ư
u tr
ữ
và các
t
ổ
ch
ứ
c l
ư
u tr
ữ

TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
6
Khái niệm về tàì liệu lưu trữ điện tử
• là thông tin được ghi lại, được làm ra hay
nhận được trong quá trình triển khai (bắt
đầu), thực hiện hay hoàn tất một hoạt
động của cá nhân hay của cơ quan, tổ
chức và bao gồm nội dung, bối cảnh và
cấu trúc đủ để cung cấp bằng chứng về
hoạt động đó.
TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
7
• Quan ni
ệ
m v
ề
b
ố
i c
ả
nh
đượ
c g
ắ
n v
ớ
i môi tr
ườ

ng c
ủ
a TL
đ
ó, 3 khía c
ạ
nh c
ủ
a khái ni
ệ
m v
ề
b
ố
i c
ả
nh c
ủ
a TL.
- nh
ữ
ng thông tin b
ố
i c
ả
nh có ch
ứ
a trong tài li
ệ
u (ch

ữ
ký
c
ủ
a quan ch
ứ
c th
ừ
a hành).
- m
ố
i quan h
ệ
gi
ữ
a m
ộ
t TL và các TL khác trong fond.
- ho
ạ
t
độ
ng mà trong
đ
ó tài li
ệ
u
đượ
c t
ạ

o ra.
*
Quan ni
ệ
m v
ề
c
ấ
u trúc
đượ
c g
ắ
n v
ớ
i câu h
ỏ
i là
TL
đượ
c ghi l
ạ
i nh
ư
th
ế
nào, nó bao g
ồ
m vi
ệ
c s

ử
d
ụ
ng các
ký hi
ệ
u, cách s
ắ
p x
ế
p (layout), th
ể
lo
ạ
i (format), ph
ươ
ng
ti
ệ
n v
ậ
t lý v.v...
Đố
i v
ớ
i TL
Đ
T thì vi
ệ
c phân

đị
nh rõ ràng
gi
ữ
a c
ấ
u trúc v
ậ
t lý và c
ấ
u trúc lô gic là
điề
u c
ầ
n thi
ế
t.
TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
8
“TL đọc được bằng máy”, “TL trên vật mang
là máy tính (từ tính)”, “TL được máy tính
dẫn hướng” và “đồ họa máy tính”.
C
ụ
th
ể
,
đị
nh ngh

ĩ
a thu
ậ
t ng
ữ
“tài li
ệ
u trên v
ậ
t mang tin là
máy tính” có trong tiêu chu
ẩ
n hi
ệ
n hành GOST R 51141-
98: “
đ
ó là tài li
ệ
u
đượ
c t
ạ
o l
ậ
p do s
ử
d
ụ
ng các v

ậ
t
mang và các ph
ươ
ng pháp ghi b
ả
o
đả
m x
ử
lý thông tin
c
ủ
a nó b
ằ
ng máy tính
đ
i
ệ
n t
ử
”.
TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
9
tài liệu điện tử - đó là một hình thức trình
bày tài liệu dưới dạng tập hợp các thực
hiện liên quan với nhau trong môi trường
điện tử và các thực hiện liên quan với
nhau tương ứng với chúng trong môi

trường số; (TC_ 52292R)
TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
10
1) tính ghi nh
ậ
n - thu
ộ
c tính ch
ứ
c n
ă
ng c
ủ
a TL, nó ch
ỉ
ra TL
ph/ánh các tin t
ứ
c ch
ứ
a
đự
ng trong nó không ph
ụ
thu
ộ
c
vào hình th
ứ

c trình bày;
2) tính ti
ế
p c
ậ
n - thu
ộ
c tính c
ủ
a TL, ph/
ả
nh hình th
ứ
c trình
bày TL b
ả
o
đả
m kh
ả năng hiể
n th
ị
các tham s
ố đã cho củ
a
vi
ệ
c trình bày TL
đ
ó (n/d, t/ch

ấ
t, c/ngh
ệ
) b
ằ
ng các ph/ti
ệ
n
s
ẵ
n có t
ạ
i nh
ữ
ng th
ờ
i
đ
i
ể
m
đ
ã cho trong kho
ả
ng th
ờ
i gian
có gi
ớ
i h

ạ
n;
3) tính toàn v
ẹ
n - thu
ộ
c tính c
ủ
a TL: trong b
ấ
t c
ứ
s
ự
trình
bày TL nào thì các giá tr
ị cho trướ
c c
ủ
a các tham s
ố
c
ủ
a TL
đượ
c trình bày ph
ả
i tho
ả
mãn nh

ữ
ng y/c
ầ
u
đặ
c thù;
4) tính pháp lý - thu
ộ
c tính c
ủ
a TL, s
ự
trình bày TL ch
ứ
a
các tham s
ố
kh
ẳ
ng
đị
nh tính h
ợ
p pháp kh/quan c
ủ
a c/ngh
ệ
đượ
c s
ử

d
ụ
ng trong su
ố
t vòng
đờ
i c
ủ
a TL.
Yêu c
ầ
u: TL
Đ
T theo TC_52292R
TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
11
Theo lưu trữ Mỹ
• tài liệu điện tử, đó là tài liệu chứa đựng
thông tin số, đồ thị và văn bản có thể
được ghi trên bất cứ vật mang máy tính
nào (nghĩa là chứa thông tin được ghi
dưới hình thức thích hợp cho xử lý chỉ
nhờ sự hỗ trợ của máy tính)
TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
12
Phân bi
ệ
t tài li

ệ
u
đ
i
ệ
n t
ử
v
ớ
i nh
ữ
ng tài li
ệ
u khác
ở
d
ạ
ng
truy
ề
n th
ố
ng:
- Vi
ệ
c ghi tin và s
ử
d
ụ
ng các ký hi

ệ
u.
- S
ự
liên k
ế
t gi
ữ
a n
ộ
i dung và ph
ươ
ng ti
ệ
n mang tin.
- Nh
ữ
ng
đặ
c
đ
i
ể
m v
ề
c
ấ
u trúc lôgic và c
ấ
u trúc th

ự
c th
ể
(v
ậ
t lý).
TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
13
1.2. Độ tin cậy và tính xác thực của tài liệu điện tử
• mục đích chính của việc tạo lập và lưu giữ tài
liệu là để cung cấp bằng chứng. Bằng chứng về
các hoạt động và tác nghiệp là cần thiết để minh
chứng cho trách nhiệm của một pháp nhân hay
cá nhân.
• Độ tin cậy của một TL chính là khả năng của TL
để làm một bằng chứng đáng tin cậy. Về bản
chất, một TL không thể tin cậy hơn so với bản
thân TL đó ở vào thời điểm nó được tạo ra.
TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
14
1.2. Độ tin cậy và tính xác thực của TLĐT
• Tính xác thực của TL dùng để chỉ sự bền
vững qua thời gian của các đặc điểm ban
đầu (nguyên bản) của TL đó xét về khía
cạnh bối cảnh, cấu trúc và nội dung. Một
TL xác thực là TL giữ lại được độ tin cậy
ban đầu của nó.
TS. Nguyễn Lệ Nhung -

0912581997
15
1.3. Quan niệm về chức năng lưu trữ
C/n
ă
ng LT là t
ậ
p h
ợ
p các h/
độ
ng liên
đớ
i góp ph
ầ
n c
ầ
n
thi
ế
t cho vi
ệ
c th
ự
c hi
ệ
n thành công nh
ữ
ng m/tiêu v
ề

xác
đị
nh, b
ả
o qu
ả
n an toàn TLLT và b
ả
o
đả
m cho nh
ữ
ng TL
đ
ó có th
ể
ti
ế
p c
ậ
n khai thác s
ử
d
ụ
ng và hi
ể
u
đượ
c.
TS. Nguyễn Lệ Nhung -

0912581997
16
1.4. Xác định lại vai trò của người làm LT
và các tổ chức LT
• trong môi tr
ườ
ng
đ
i
ệ
n t
ử đ
ang t
ồ
n t
ạ
i m
ộ
t
độ
ng l
ự
c thay
đổ
i gi
ữ
a ch/n
ă
ng LT và các giai
đ

o
ạ
n c
ủ
a vòng
đờ
i TL
mà trong
đ
ó ch/n
ă
ng LT ph
ả
i
đượ
c th
ự
c thi
chú ý h
ơ
n t
ớ
i giai
đ
o
ạ
n t
ạ
o l
ậ

p và chu
ẩ
n b
ị
c
ủ
a vòng
đờ
i c
ủ
a TL, b
ả
o toàn
đượ
c nh
ữ
ng TL th
ự
c s
ự
xác th
ự
c,
đ
áng tin c
ậ
y và có th
ể
BQ
đượ

c, b
ằ
ng cách
đặ
t ra
t/chu
ẩ
n và h/d
ẫ
n cho các bên liên quan áp d
ụ
ng
và/ho
ặ
c xây d
ự
ng h
ệ
th
ố
ng lu
ậ
t pháp và/hay quy
đị
nh
phù h
ợ
p
thi
ế

t l
ậ
p nh
ữ
ng c
ơ
ch
ế
, chính sách
để
ki
ể
m tra, giám
sát n
ỗ
l
ự
c nh
ữ
ng ng
ườ
i th
ự
c hi
ệ
n các ch/n
ă
ng LT v
ề
BQ, ti

ế
p c
ậ
n KT và SD TL
TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
17
2. Các khuynh hướng tổ chức
và lưu trữ tài liệu điện tử
2.1. Sự phát triển của các ph/pháp và quy
trình quản lý TLĐT
2.2. Sự thay đổi liên tục của công nghệ và
các ứng dụng
2.3. Nhu cầu của người sử dụng thay đổi
và kỳ vọng tiếp cận khai thác TLĐT
2.4. C/tác lưu trữ TLĐT và sự phụ thuộc
lẫn nhau giữa công nghệ và tổ chức
TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
18
2. Các khuynh h
ướ
ng t
ổ
ch
ứ
c và l
ư
u tr
ữ TLĐT

2.1. S
ự
phát tri
ể
n c
ủ
a các ph/pháp và quy trình QL TL
Đ
T
Các CQ, TC
đ
ã d
ự
a trên
TLĐT để
th
ự
c thi và ghi chép l
ạ
i
h/
độ
ng c
ủ
a mình ho
ặ
c quan tâm
đế
n vi
ệ

c lo
ạ
i b
ỏ
TL gi
ấ
y
kh
ỏ
i các h
ệ
th
ố
ng c
ủ
a mình hi
ệ
n
đ
ang tìm ki
ế
m các gi
ả
i
pháp cho các v/
đề
v
ề
tính xác th
ự

c, v
ề
qu
ả
n lý và
đị
nh
THBQ cho
TLĐT
kh
ả
n
ă
ng c
ủ
a các h
ệ
th
ố
ng thông tin c
ủ
a h
ọ
, v
ề
t
ổ
ch
ứ
c

và c
ấ
u trúc c
ủ
a các ngu
ồ
n l
ự
c thông tin v
ề
các chính
sách và th
ự
c ti
ễ
n
đố
i v
ớ
i vi
ệ
c l
ư
u gi
ữ
TL trong môi
tr
ườ
ng KTS s
ẽ

có m
ộ
t tác
độ
ng q/tr
ọ
ng
đố
i v
ớ
i các ki
ể
u
chi
ế
n l
ượ
c và ph/pháp mà các t
ổ
ch
ứ
c LT có th
ể
áp
d
ụ
ng
để
b
ả

o
đả
m BQ lâu dài TL có giá tr
ị
LT