Kế toán nghiệp vụ công nợ tại CT XNK tổng hợp và đầu tư IMEXCO

LỜI CẢM ƠN
Em xin chân thành cảm ơn Quý Thầy Cô trường Đại học Kinh Tế, đặc biệt là
Thầy Cô trong khoa Kế Toán Kiểm Toán đã tận tâm truyền đạt kiến thức quý báu
cho em trong thời gian học tập tại trường.
Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ và chỉ bảo tận tình của Thầy Bùi Văn
Trường đã giúp em hoàn thành tốt báo cáo thực tập này.
Qua đây em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo công ty IMEXCO và các cô
chú, anh chị Phòng Kế Toán Tài Vụ của Công Ty, các Đơn Vị Nội Bộ, đặc biệt em
xin cảm ơn chú Trung, chú Châu đã hướng dẫn, giúp đỡ, tạo mọi điều kiện cho em
hoàn thành tốt báo cáo thực tập và giúp em có thêm nhiều kiến thức thực tế về công
tác kế toán.
Qua thời gian học tập ở trường và thời gian thực tập ở công ty, em đã được
trang bị một lượng kiến thức và những kinh nghiệm bổ ích giúp em trở thành nhân
viên kế toán thực thụ trong tương lai.
Trong báo cáo này sẽ có nhiều thiếu sót, em rất mong sự góp ý của Thầy Bùi
Văn Trường và các cô chú, anh chị Phòng KTTV để em hoàn thiện báo cáo này.
LỜI MỞ ĐẦU
Trong những năm gần đây, từ khi nền kinh tế nước ta chuyển sang nền kinh tế
hàng hóa nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự điều tiết của nhà
nước đã có những bước tiến đáng kể. Sự đổi mới này đã giúp cho nền kinh tế của
đất nước thoát khỏi trì trệ và từng bước đi lên vững chắc. Nền kinh tế thị trường đòi
hỏi các doanh nghiệp phải năng động, hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn để hòa
nhập chung cùng sự phát triển của đất nước.
Sự cạnh tranh quyết liệt của nền kinh tế thị trường đã làm cho các doanh
nghiệp nói chung, Công Ty Xuất Nhập Khẩu Tổng Hợp và Đầu Tư IMEXCO nói
riêng phải thường xuyên đổi mới nhằm khẳng định mình trên thương trường.
Đối với một doanh nghiệp nói chung vấn đề vốn để hoạt động sản xuất kinh
doanh là vô cùng quan trọng. Đối với một công ty hoạt động trong linh vực thương
mại như Công ty IMEXCO thì yếu tố này lại càng quan trọng hơn. Là một công ty
thương mại hoạt động kinh doanh chính là buôn bán, do đó các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh liên quan đến công nợ là chủ yếu. Giải quyết tốt vấn đề công nợ là một

cách tích cực để đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển.
Vậy công ty đã giải quyết vấn đề công nợ ra sao để có thể quay nhanh đồng
vốn, thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển là cả một chiến lược mà tập
thể Ban Giám Đốc công ty IMEXCO đã và đang hoàn thiện.
Với lý do trên, trong thời gian thực tập tại công ty em đã chọn đề tài : “Kế toán
nghiệp vụ công nợ tại Công ty Xuất nhập khẩu tổng hợp và đầu tư IMEXCO“
cho báo cáo thực tập của mình.
PHẦN 1. GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY IMEXCO
I. Lịch sử hình thành và phát triển :
1. Giới thiệu sơ lược về công ty :
- Tên công ty : Công Ty Xuất Nhập Khẩu Tổng Hợp & Đầu Tư TPHCM.
- Tên giao dịch : General Import Export And Investment Corporation Of HCM
City.
- Tên viết tắt : IMEXCO.
- Trụ sở chính : 111 Trần Quốc Thảo Quận 3 TPHCM.
- Lĩnh vực kinh doanh : xuất nhập khẩu, dịch vụ, đầu tư trong và ngoài nước.
- Hình thức sở hữu vốn : Công ty cổ phần.
- Tình hình vốn kinh doanh :
+ Vốn điều lệ : 30.000.000.000 chia thành 300.000 cổ phần, MG = 100.000
Trong đó : vốn SHNN : 6.000.000.000 chiếm 20%.
vốn của các cổ đông CB.CNV của Cty: 18.064.500.000 chiếm
60,125%
vốn của cổ đông khác : 5.935.500.000 chiếm 19,785%
- Tổng số công nhân viên : 893 người.
- Các đơn vị trực thuộc :
+ Xí nghiệp may VITEXCO.
+ Xí nghiệp chế biến và cung ứng hàng XK.
+ Xí nghiệp kinh doanh và chế biến lâm sản XK.
+ Xí nghiệp Nông – Hải sản, thực phẩm XK.
+ Chi nhánh IMEXCO tại Hà Nội.

+ Chi nhánh IMEXCO tại Bình Thuận.
2. Quá trình hình thành và phát triển :
- Tiền thân Công Ty Xuất Nhập Khẩu Tổng hợp và Đầu tư TPHCM (IMEXCO) là
Công ty IMEX SÀI GÒN trực thuộc Uy Ban Nhân Dân TPHCM, được thành lập
vào ngày 25/11/1982 theo quyết định số 298/QĐ-UB của UBND TPHCM.
- Ngày 01/06/1983 UBND TPHCM đã có quyết định số QĐ 77/QĐ-UB chuyển
công ty IMEX Sài Gòn thành công ty xuất nhập khẩu TPHCM, là đơn vị xuất nhập
khẩu trực tiếp lớn nhất của thành phố lúc bấy giờ.
- Những năm đầu tiên do kiêm nhiệm nhiều chức năng vừa kinh doanh vừa quản lý
vừa phải thực hiện những chiến lược mậu dịch của nhà nước. Cũng chính thời kỳ
này đã để lại cho công ty một hậu quả hết sức nặng nề đó là số nợ nước ngoài và sự
thâm hụt khá lớn trong cán cân thanh toán quốc tế. Khó khăn này đã tồn đọng và
kéo dài đến ngày hôm nay và mới được giải quyết dứt điểm.
- Năm 1986 IMEX Sài Gòn mất dần thế độc quyền, 14 công ty con dần tách ra khỏi
hệ thống công ty mẹ thành các công ty xuất nhập khẩu trực tiếp của nhà nước.
- Ngày 04/02/1986 tổng công ty được bổ sung thêm chức năng đầu tư theo quyết
định số 45/QĐ-UB của UBND TPHCM và chính thức đổi tên thành tổng công ty
xuất nhập khẩu tổng hợp và đầu tư TPHCM (IMEXCO).
- Cuối năm 1994, căn cứ nghị định số 388/HDBT, tổng công ty đã được tách ra và
đổi tên thành công ty XNK Tổng hợp và Đầu tư TPHCM theo quyết định số
09/QĐ-UB của UBND TPHCM ngày 10/12/1994.
- Đến năm 2003 UBND TP có QĐ số 3375/QĐ-UB ngày 18/8/2003 về việc chuyển
DNNN Công ty XNK Tổng hợp và Đầu tư TPHCM (IMEXCO) thành Công ty Cổ
phần XNK Tổng hợp và Đầu tư TPHCM.
- Theo đề nghị của Tổng Công ty Thương mại Sài Gòn tại công văn số 1393/TCT-
TC ngày 18/11/2003 và Trưởng Ban Tổ chức chính quyền TP tại tờ trình số
151/TCCQ ngày 28/11/2003.
II. Chức năng và nhiệm vụ :
1. Chức năng :
- Theo quyết định thành lập lại doanh nghiệp nhà nước số 09/QĐ-UB của UBND

TPHCM, IMEXCO có quan hệ kinh tế với các đơn vị trong và ngoài nước. Những
ngành nghề kinh doanh :
+ Thu mua, gia công, chế biến và kinh doanh các mặt hàng nông, lâm, thuỷ hải
sản, công nghệ phẩm, hàng thủ công mỹ nghệ để XK và tiêu thụ nội địa.
+ NK và kinh doanh đồ dùng cá nhân và gia đình, vật tư, nguyên liệu, máy móc,
phương tiện vận tải.
+ Liên doanh hợp tác đầu tư.
+ Kinh doanh địa ốc khi được phép của Bộ Xây Dựng cho phép và kinh doanh
kiều hối theo quy định của Ngân hàng Nhà nước.
Bổ sung: + Sản xuất, mua bán các sản phẩm ngành may (trừ tẩy nhuộm).
+ Đầu tư xây dựng, kinh doanh kết cấu hạ tầng khu công nghiệp, khu dân
cư.
+ Mua bán thực phẩm chế biến (trừ kinh doanh dịch vụ ăn uống).
+ Kinh doanh nhà, cho thuê kho, xưởng, mặt bằng phục vụ mục đích kd.
2. Nhiệm vụ :
- Trong hoạt động xuất nhập khẩu tổng hợp : nghiên cứu thị trường, phát triển các
khả năng và cơ hội giao dịch, tổ chức thực hiện XNK theo nhu cầu của tình hình
sản xuất kinh doanh tại TPHCM và các tỉnh lân cận theo phương thức :
+ Hợp tác song phương.
+ Thiết lập quan hệ hợp đồng kinh tế trong UT XNK đối với các đơn vị trong
nước.
+ Tổ chức sản xuất kinh doanh thep đơn hàng ký với khách hàng trong và ngoài
nước.
- Trong hoạt động đầu tư : hợp tác, liên doanh với các đơn vị kinh tế của TPHCM
và các tỉnh trong khu vực trong việc giao dịch, xúc tiến việc thu hút vốn đầu tư
nước ngoài vào các dự án sản xuất kinh doanh trong nước, theo phương thức :
+ Nắm vững chương trình kinh tế của TP và các tỉnh trong khu, cùng các đơn vị
kinh tế trong nước để liên doanh với nước ngoài.
+ Hợp tác với các đơn vị có triển vọng để xây dựng phương án khả thi.
+ Khảo sát thị trường nước ngoài, nghiên cứu, tìm kiếm các nhà đầu tư có triển

vọng.
- Trong quan hệ đối ngoại : IMEXCO hướng vào các hoạt động chủ yếu sau:
+ Thực hiện việc mua bán hàng hoá XNK tổng hợp theo sự chủ động của mỗi bên.
+ Hợp tác đầu tư với nước ngoài theo chương trình sản xuất hàng xuất khẩu.
+ Làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách NN.
+ Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế, quản lý XNK và thực hiện các
cam kết trong hợp đồng.
+ Quản lý sử dụng hợp lý các nguồn vốn.
III. Tổ chức bộ máy của công ty IMEXCO :
1. Sơ đồ tổ chức bộ máy của toàn công ty :

Đại Hội Đồng Cổ
Đông
Hội Đồng
Quản Trị
Ban
Kiểm Sát
Tổng
Giám Đốc
Phó Tổng
Giám Đốc
Phó Tổng
Giám Đốc
Các phòng
chức năng
Các đơn vị trực tiếp
sản xuất
P
hòng
Đ

T-PT
P
hòng
T
C-HC
P
hòng
K
TTV
Phòng
K
HKD
X
N
K
D
C
B
l
âm
s
ản
X
N nông
h
ải sản
t
hực
p
hẩm

X
K
X
N
C
B
C
Ư
h
àng
X
K
XN
may
XK
VITEX
C
O
NBình
Thuận
C
N
H
à
N
ội
- Khối quản lý : Đại Hội Đồng Cổ Đông, Hội Đồng Quản Trị, Ban Kiểm Sát, Ban
Tổng giám đốc gồm 1 Tổng giám đốc và 2 Phó tổng giám đốc.
- Khối các phòng chức năng : gồm 4 phòng chính : Phòng tổ chức hành chánh,
Phòng kế toán tài vụ, Phòng kế hoạch kinh doanh, Phòng đầu tư – phát triển. Tổ

kiều hối do phòng kế toán tài vụ phụ trách và quản lý.
- Khối các đơn vị nội bộ : gồm 4 đơn vị hạch toán nội bộ : xí nghiệp may
VITEXCO, xí nghiệp chế biện cung ứng hàng xuất khẩu, xí nghiệp nông hải sản
thực phẩm xuất khẩu, xí nghiệp kinh doanh và chế biến lâm sản xuất khẩu. 2 chi
nhánh: chi nhánh Hà Nội và chi nhánh Bình Thuận.
2. Chức năng và nhiệm vụ :
2.1. Ban Tổng giám đốc :
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như
hoạt động đầu tư của công ty, hoàn thành nghĩa vụ với nhà nước theo luật định.
- Điều hành mọi hoạt động của công ty theo đúng kế hoạch, chính sách pháp luật
của nhà nước.
2.2. Khối các phòng ban :
- Phòng tổ chức hành chính :
+ Tổ chức bộ máy kinh doanh và bố trí nhân sự.
+ Quản lý lao động và các chế độ liên quan đến người lao động, đảm bảo quyền
lợi cho người lao động.
+ Thực hiện lưu trữ tài liệu, quản lý các công văn giấy tờ, sổ sách hành chính và
con dấu của công ty.
+ Xây dựng lịch công tác.
+ Tổ chức hội nghị giao dịch với khách hàng.
- Phòng kế toán tài vụ :
+ Thực hiện các công tác quản lý, thu chi tài chính của toàn công ty cũng như các
hoạt động kinh tế phát sinh của từng đơn vị.
+ Tổ chức ghi chép các số liệu phát sinh và kiểm tra hạch toán của các đơn vị nội
bộ.
+ Lưu trữ các chứng từ liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty.
+ Liên hệ giao dịch với Ngân hàng, cơ quan Tài chính, cơ quan Thuế.
+ Thực hiện các chế độ thống kê và lập báo cáo, các mẫu biểu qui định nộp từng
kỳ.
- Phòng kế hoạch kinh doanh:

+ Tổ chức đàm phán, soạn thảo, kí kết các HĐKT.
+ Lập kế hoạch tiêu thụ hàng hoá, trực tiếp giao dịch và lên hợp đồng mua bán với
khách hàng, thu hồi công nợ.
+ Thực hiện các thủ tục, các chứng từ phục vụ cho quá trình thực hiện hợp đồng.
- Phòng đầu tư – phát triển :
+ Vạch hướng kinh doanh trong thời gian tới.
+ Nghiên cứu thị trường để tìm kiếm những khách hàng đầu vào cũng như đầu ra,
nghiên cứu sản phẩm, thành phẩm, hàng hoá cũng như nguyên vật liệu để đáp ứng
nhu cầu thị trường.
+ Tham mưu, tư vấn cho khách hàng.
2.3. Khối các đơn vị nội bộ : 4 xí nghiệp và 2 chi nhánh.
- Công ty sẽ ra quyết định bổ nhiệm BGĐ. Về hợp đồng lao động đối với cán bộ
CNV tại các ĐVNB thì công ty sẽ uỷ quyền cho các ĐVNB.
- Chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị được quy định cụ thể trong điều lệ hoạt
động của từng đơn vị.Nếu hợp đồng nhỏ đơn vị có thể thương lượng với đối tác một
mình trước khi trình BTGĐ công ty. Đối với những hợp đồng lớn thì đơn vị cần
phối hợp với
các phòng nghiệp vụ của công ty trong quá trình bàn bạc với khách hàng, lập hợp
đồng trình BTGĐ ký.
- Công ty chỉ đạo toàn diện khâu sản xuất kinh doanh và vốn tại các ĐVNB. Công
ty có quyền điều vốn giữa các ĐVNB để đầu tư vào thương vụ lớn.
3. Phạm vi hoạt động của công ty và đơn vi nội bộ :
3.1. Văn phòng công ty :
- Ngành nghề hoạt động: sản xuất, kinh doanh XNK tổng hợp và đầu tư.
- Sản phẩm, dịch vụ chủ yếu : XNK tổng hợp, đầu tư, dịch vụ kiều hối và kd địa ốc.
3.2. Xí nghiệp may Vitexco :
- Ngành nghề hoạt động : sản xuất, gia công hàng may mặc để XK và tiêu thụ nội
địa.
- Sản phẩm dịch vụ chủ yếu : sản phẩm may mặc các loại, dịch vu uỷ thác.
3.3. Xí nghiệp chế biến và cung ứng hàng xuất khẩu:

- Ngành nghề hoạt động : sản xuất, gia công, chế biến các loại sản phẩm bột xương,
bột cá, lông vũ.
- Sản phẩm chủ yếu : bột xương, bột cá, lông vũ.
3.4. Xí nghiệp kinh doanh và chế biến lâm sản xuất khẩu:
- Ngành nghề hoạt động: sản xuất, kinh doanh hàng lâm sản để XK và tiêu thụ nội
địa.
- Sản phẩm, dịch vụ chủ yếu: các loại sản phẩm gỗ.
3.5. Xí nghiệp nông- hải sản, thực phẩm xuất khẩu:
- Ngành nghề hoạt động : thu mua, gia công, chế biến hàng nông hải sản, rau quả và
thực phẩm để XK và tiêu thụ nội địa.
- Sản phẩm dịch vụ chủ yếu : thuỷ hải sản khô, bánh tráng,… dịch vụ uỷ thác XK,
rau quả và thực phẩm.
3.6. Chi nhánh tại Hà Nội :
- Ngành nghề hoạt động: kinh doanh XNK, dịch vụ, đại lý trên địa bàn phía Bắc.
- Sản phẩm dịch vụ chủ yếu : tổng hợp.
3.7. Chi nhánh Bình Thuận :
- Ngành nghề hoạt động : chế biến bột cá.
- Sản phẩm dịch vụ chủ yếu : bột cá.
4. Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển :
4.1. Những thuận lợi và khó khăn trong hoạt động của công ty :
Thuận lợi :
- Kiên trì xây dựng mô hình sản xuất kinh doanh tổng hợp, tình hình hoạt động của
công ty không ngừng phát triển và đi lên.
- Thị trường ngày càng được mở rộng. Uy tín của công ty đối với khách hàng trong,
ngoài nước và các tổ chức tín dụng luôn được củng cố, nâng cao.
- Tạo được uy tín với khách hàng về chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, tài
chính rành mạch.
- Hàng xuất khẩu của công ty rất đa dạng về chủng loại và mẫu mã.
- Ban Tổng giám đốc công ty và các phòng ban là những cán bộ có nhiều kinh
nghiệm, cùng với toàn thể CBCNV cùng nhau góp hết sức mình để góp phần vào sự

tồn tại và phát triển của công ty.
Khó khăn :
- Tình hình biến động giá cả bất lợi trên thị trường thế giới trong những năm qua đã
gây khó khăn cho việc kinh doanh XNK, nhất là những việc nông sản, thuỷ sản.
- Khó khăn về tài chính phải vay vốn.
- Cơ chế chính sách quản lý của công ty còn chưa thực sự khuyến khích người lao
động gắn bó với thành quả công việc. Còn ỷ lại vào sự giúp đỡ của Nhà nước.
4.2. Những thuận lợi và khó khăn về tình hình tài chính và công nợ :
- Công nợ thời kì bao cấp : Vào cuối năm 1999 tình hình tài chính của công ty về cơ
bản đã tạm ổn. Tuy nhiên các khoản nợ tồn động thời kì bao cấp vẫn chưa được giải
quyết dứt điểm do 1 số khách hàng là chủ nợ lớn không chấp nhận tỷ lệ bán nợ của
Ngân hàng. Được sự giúp đỡ tích cực của UBNDTP, NH Ngoại Thương, đến ngày
30/12/2000 công ty đã thanh toán được số nợ LC bảo lãnh thời kì bao cấp như sau:
trị giá gốc 8.669.943 USD, lãi phát sinh 6.219.432 USD. Như vậy với số nợ LC bảo
lãnh thời kì 1985-1986 trên sổ sách hiện còn 3.462.798 USD của 3 công ty : VELK,
Thái Bình và YUSIN. Công ty cổ phần sau này sẽ tiếp tục theo dõi và giải quyết.
- Công nợ trong nước : Ngoài các khoản nợ luân chuyển trong kinh doanh, hiện nay
còn 1 số công nợ còn tồn đọng của các năm trước để lại như: công nợ của EDC,
UPA Đồng Nai, … công ty đã xử lý bằng biện pháp thu hồi công nợ bằng hàng hoá,
đất đai, … và đưa vụ việc qua toà án Viện kiểm sát nhân dân TP và phòng cảnh sát
điều tra CATPHCM. Đối với 1 số công nợ tồn đọng không có khả năng thu hồi do
các đơn vị này đã giải thể, công ty đã lập quỹ dự phòng để thanh toán (tổng số dự
phòng nợ khó đòi đến ngày 31/12/2000 là 7.927.860.296).
4.3. Phương hướng phát triển :
Mục tiêu phát triển :
- Từng bước củng cố, nâng cao và kiện toàn bộ máy tổ chức nhân sự của công ty.
- Tạo thị trường trong nước và ngoài nước, thiết lập tốt mối quan hệ cung-cầu trong
liên kết sản xuất kinh doanh.
- Tiếp tục phát huy tiềm lực xuất khẩu của công ty.
- Tiếp tục củng cố các đơn vị trực thuộc công ty, sắp xếp lại ngành nghề cho phù

hợp.
- Tận dụng và khai thác mọi tiềm năng hiện có của công ty.
- Phát huy nội lực và coi trọng hợp tác sản xuất, kinh doanh dưới nhiều hình thức.
- Không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty về mọi mặt, tạo việc làm
ổn định và nâng cao thu nhập cho người lao động, lợi tức cho cổ đông và tăng
nguồn thu cho NSNN.
Định hướng về chiến lược phát triển:
- Về thị trường xuất khẩu:
+ Công ty đã có chính sách tốt đối với thương nhân và thị trường, bảo vệ uy tín
của mình với khách hàng. Khách hàng ngày càng được chọn lọc, có độ tin cậy nhất
là khả năng tài chính.
+ Duy trì quan hệ với KH truyền thống nhưng phải quan tâm khai thác thêm
những thị trường triển vọng như các nước Châu Au, Bắc.
- Về dịch vụ xuất nhập khẩu :
+ Công ty làm rất tốt dịch vụ này, góp phần tăng thu nhập cho đơn vị.
+ Có uy tín đối với KH nước ngoài, quyết tâm nâng cao thu nhập dịch vụ XNK
trong thời gian tới, góp phần tăng lợi nhuận mà không cần vốn đầu tư.
- Liên doanh đầu tư trong và ngoài nước :
+ Tìm đối tác để liên doanh đầu tư trong và ngoài nước nhưng còn khá khiêm tốn.
Trong thời gian sắp tới cần đẩy mạnh công tác này, đầu tư cũng là biện pháp tăng
nguồn vốn mở rộng sản xuất kinh doanh.
+ Liên doanh trong nước, xây dựng cơ sở vật chất kĩ thuật, mặt bằng, thiết bị để tổ
chức sản xuất mặt hàng thiết yếu phục vụ cho XK cũng như tiêu dùng.
+ Liên doanh nước ngoài trên cơ sở vật chất hiện có của đơn vị để tạo ra hàng XK
bằng nguyên liệu lao động trong nước cộng thiết bị kĩ thuật, quy trình công nghệ và
thị trường bao tiêu nước ngoài.
+ Cần phải chọn đúng đối tác, đúng sản phẩm, đúng thị trường. Không đầu tư tràn
lan, không xác định mục tiêu trước mắt và lâu dài.
+ Phải thận trọng tiếp nhận thiết bị kỹ thuật tránh tiếp nhận thiết bị kĩ thuật lạc
hậu.

IV. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty :
1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty :
2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận :
2.1. Phòng KTTV : hạch toán các nghiệp vụ phát sinh ở VPCT, các nghiệp vụ có
tính chất chung toàn công ty. Đồng thời hướng dẫn, kiểm tra việc hạch toán ở các
ĐVNB và cuối kỳ tổng hợp số liệu kế toán ở tất cả các đơn vị vào báo cáo quyết
toán toàn cty.
2.2. Trưởng phòng, phó phòng :
- Trưởng phòng : giúp Ban Tổng giám đốc quản lý, kiểm tra mọi hoạt động kinh tế
tài chính phát sinh trong toàn công ty, cũng như công tác hạch toán kế toán tại công
ty.
- Phó phòng : gồm 2 phó phòng, 1 phụ trách tổ công nợ, 1 phụ trách tổ kiều hối,
tham mưu cho Trưởng phòng các biện pháp quản lý tài chính một cách hiệu quả.
2.3. Tổ thanh toán : có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán, tình hình tài chính,
tổ chức quản lý thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, lập kế hoạch và kiểm tra việc
thực hiện kế hoạch đó.
Trưởng
phòng KTTV
Phó phòng
KTTV
Phó
phòng KTTV
Tổ thuế -
TSCĐ - HH
Tổ
kiều hối
Tổ
tổng hợp
Tổ
thanh toán

Tổ
công nợ
Đ
VNB
2.4. Tổ hàng hoá : phụ trách hạch toán hàng hoá XNK, hàng hoá ký gửi, hàng hoá
tiêu thụ nội địa và hàng hoá khác. Tổ có nhiệm vụ theo dõi, quản lý tình hinh Nhập-
Xuất-Tồn kho hàng hoá bằng Đồng Việt Nam và ngoại tệ. Theo dõi giá vốn và
doanh số hàng bán.
2.5. Tổ công nợ : theo dõi tình hình công nợ và khả năng thanh toán, thường xuyên
đối chiếu công nợ với kế hoạch, đôn đốc thu hồi nợ và theo dõi tình hình liên
doanh.
2.6. Tổ kiều hối : làm nhiệm vụ môi giới trong việc chuyển và gửi đồng ngoại tệ
trong nước và ngoài nước, hạch toán doanh thu từ việc hưởng hoa hồng dịch vụ.
2.7. Tổ tổng hợp và quản lý : hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh còn lại
nằm ngoài các tổ nghiệp vụ trên, lập báo cáo định kỳ và đột xuất. Quản lý việc hạch
toán ở các ĐVNB và tài sản cố định toàn công ty, đưa tất cả chứng từ số liệu phát
sinh vào máy tính.
* Có sự phối hợp chặt chẽ giữa các nhân viên, các tổ trong phòng kế toán, các
phòng ban khác nhau trong công ty, cụ thể là các bộ phận thường xuyên đối chiếu
số liệu với nhau, đảm bảo số liệu được đầy đủ, chính xác, nếu có sai sót thì kịp thời
chỉnh sửa, bổ sung.
3. Công tác kế toán tại văn phòng công ty :
- Việc tổ chức công tác kế toán tại IMEXCO phải tuân thủ theo quy chế tổ chức
công tác kế toán do công ty ban hành theo quyết định số 2079/QĐCty ngày
27/12/1995 của Công ty XNK Tổng hợp và Đầu tư TPHCM. Kế toán tại VP Công
ty có nhiệm vụ hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại văn phòng công ty, đồng
thời quản lý, hướng dẫn và kiểm tra hạch toán, kiểm toán tại các đơn vị nội bộ.
- Quy chế tổ chức công tác kế toán tại công ty, quy định văn phòng công ty và các
ĐVNB hạch toán 1 cách thống nhất :
+ Các đơn vị phải sử dụng hệ thống tài khoản thống nhất do nhà nước ban.

+ Các đơn vị phải tiến hành ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo sơ đồ
hạch toán đã được phòng kế toán tài vụ thiết lập.
+ Mở hệ thống sổ sách kế toán theo hệ thống sổ sách tổng hợp và chi tiết do công
ty quy định.
+ Lập báo cáo quyết toán định kỳ, theo hệ thống báo cáo tài chính ban hành trong
quy chế. Riêng các báo cáo đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo công ty hoặc các cơ
quan quản lý sẽ có biểu mẫu và hướng dẫn cho mỗi đợt báo cáo.
4. Công tác kế toán tại các đơn vị nội bộ :
- Các ĐVNB hạch toán toàn phần và song song với công ty để nắm được hiệu quả
SXKD và luân chuyển vốn tại công ty.
- Các ĐVNB hạch toán thống nhất theo sơ đồ hạch toán của công ty đề ra trên cơ sở
hệ thống tài khoản do Bộ tài chính ban hành và tình hình thực hiện theo yêu cầu
điện toán hoá công tác kế toán tại công ty.
- Về công tác chứng từ : các ĐVNB tự lập, phát hành và kí tắt trên một số chứng từ
như : hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho và các chứng từ
liên quan đến tình hình SXKD tại các ĐVNB; được uỷ quyền kí trên một số chứng
từ như phiếu thu, phiếu chi tiền mặt. Những chứng từ liên quan đến đơn vị do công
ty phát hành, phòng Kế toán của công ty gửi cho ĐVNB bản sao để đơn vị theo dõi
và hạch toán song song. Riêng những chứng từ thu chi tiền gửi ngân hàng của
ĐVNB trong tài khoản công ty thì phải do công ty lập, kí và phát hành, đơn vị sẽ
nhận được bản sao để hạch toán. Đối với chứng từ thu chi tiền gửi ngân hàng có
liên quan đến nhiều ĐVNB thì công ty sẽ cung cấp cho đơn vị bảng phân tích ngoại
tệ.
- Các ĐVNB phải tập hợp số liệu về VP công ty trước ngày 20 của tháng sau, bao
gồm số liệu chi tiết và tổng hợp tất cả các tài khoản. Trước khi tập hợp số liệu về
công ty, các ĐVNB phải đối chiếu số liệu TK 136 và 336 của VP công ty thông qua
bảng kê chi tiết các TK này, đối chiếu có lập văn bản.
- Hàng tháng ĐVNB phải nộp về VP công ty : BCĐSPS, sổ chi tiết công nợ, sổ chi
tiết hàng hoá tồn kho cuối tháng. Riêng sổ chi tiết tài sản cố định nộp vào cuối
tháng 6 và cuối năm.

5. Mối quan hệ giữa phòng kế toán với các phòng khác :
- Phòng KTTV sẽ tiếp nhận chứng từ từ phòng KH-KD để hạch toán, phối hợp cùng
nhau thảo luận, đề xuất những biện pháp, quy trình SXKD có hiệu quả.
+ Nghiệp vụ mua hàng : phòng KH-KD căn cứ vào tờ trình (mặt hàng gì, bán bao
nhiêu, hình thức thanh toán, …) làm lệnh nhập kho chuyển sang phòng KTTV để
kiểm tra lệnh (thủ tục, hợp đồng, … ) rồi trình lên BTGĐ duyệt, sau đó thì phòng
nghiệp vụ mới làm phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho này được chuyển đến phòng
KTTV và sau đó được chuyển tiếp xuống kho sau khi có chữ ký của người uỷ
quyền của phòng nghiệp vụ ký thay.
+ Nghiệp vụ bán hàng : căn cứ vào tờ trình của phòng nghiệp vụ làm lệnh xuất kho
và chuyển sang phòng KTTV kiểm tra hình thức lẫn nội dung sau đó đưa cho
BTGĐ duyệt, tiếp theo bộ phận nghiệp vụ làm hợp đồng tài chính ký thay thủ
trưởng đơn vị, sau đó kho xuất hàng.
- Phòng KTTV cùng với phòng TC-HC theo dõi tình hình nguồn vốn kinh doanh,
hiệu quả sử dụng vốn của toàn công ty, phối hợp với phòng TC-HC, phòng KH-KD
về các vấn đề lương bổng, nộp trích bảo hiểm theo các chế độ, mua sắm trang thiết
bị, máy móc, công cụ lao động, giải quyết các thủ tục, giấy tờ về nhà đất, phân
xưởng và việc thanh lý tài sản, công cụ.
V. Chế độ kế toán áp dụng :
1. Hệ thống tài khoản áp dụng :
1.1. Hệ thống tài khoản :
- Công ty sử dụng hệ thống TK do BTC ban hành kèm theo bản sửa đổi, bổ sung 1
số TK theo thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 của BTC và áp dụng
thống nhất trong toàn công ty ngày 01/01/2003.
- Để tiện việc theo dõi, quản lý và đề phòng khi có yêu cầu sử dụng, công ty mở
thêm 1 số TK cấp 2 và cấp 3, chi tiết TK cấp 3.
- Công ty và ĐVNB có cùng số hiệu TK cấp 1, cấp 2, số hiệu TK cấp 3 có khác
nhau. Tài khoản cấp 3 có số hiệu là 6 thì được dùng cho ĐVNB, ở VPCT thì sử
dụng các số hiệu còn lại (riêng TK cấp 3 của TK 136 và 336 được dùng chung cho
VPCT và ĐVNB).

1.2. Các sơ đồ hạch toán :
- Để thuận tiện cho việc hướng dẫn nghiệp vụ kế toán, kiểm tra và ghi sổ, phòng
KTTV đã thiết lập các sơ đồ hạch toán hệ thống hoá, tổng hợp tất cả các nghiệp vụ
phát sinh tại công ty.
- Sơ lược về sơ đồ hạch toán tại VPCT :
+ Hạch toán chi phí đầu tư xây dựng cơ bản và các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ
+ Hạch toán nhập xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
+ Thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, vay và trả nợ vay.
+ Hạch toán cho nghiệp vụ kinh doanh và dịch vụ.
+ Hạch toán các nghiệp vụ tính thuế và nộp thuế vào ngân sách.
+ Hạch toán tiêu thụ hàng XNK tự doanh.
+ Hạch toán tiêu thụ hàng hoá, thành phẩm trong nội địa.
+ Hạch toán tiêu thụ hàng ký gởi.
+ Hạch toán tiêu thụ hàng XNK uỷ thác, uỷ thác gia công, nhận ký gởi.
+ Hạch toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
+ Hạch toán các nghiệp vụ hoạt động của bộ phận kiều hối.
+ Hạch toán các nghiệp vụ liên doanh đầu tư các nghiệp vụ tài chính khác.
+ Hạch toán chênh lệch tỷ giá và đánh giá lại tài sản.
+ Hạch toán các nghiệp vụ phân phối lợi nhuận.
2. Nguyên tắc kế toán áp dụng :
- Niên độ kế toán áp dụng từ ngày 01/02/2004 đến ngày 31/12/2004.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong việc ghi chép kế toán : Đồng Việt Nam.
- Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác : các ngoại tệ quy ra
USD theo tỷ giá thống kê của Ngân hàng, USD quy ra ĐVN theo tỷ giá hạch toán.
- Hình thức sổ kế toán áp dụng : nhật biên.
- Phương pháp kế toán TSCĐ :
+ Nguyên tắc đánh giá TSCĐ : nguyên giá.
+ Phương pháp khấu hao cơ bản : khấu hao theo quy định tại QĐ206/2003/QĐ-
BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài Chính.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho :

+ Nguyên tắc đánh giá : hàng nhập kho được xác định theo giá thực tế mua vào,
xuất theo giá bình quân gia quyền.
+ Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kì : theo giá BQGQ.
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : kê khai thường xuyên.
- Phương pháp tính toán các khoản dự phòng, tình hình trích lập và hoàn nhập dự
phòng: theo thông tư 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002.
3. Hình thức sổ kế toán áp dụng :
3.1. Sơ đồ :

Làm cuối ngày
Làm cuối tháng, quý
So sánh, đối chiếu
- Công tác kế toán ở VPCT đã được điện toán hoá, toàn công ty sử dụng chung các
bộ mã điện toán gồm: bộ mã khách hàng, bộ mã hàng hoá, bộ mã thanh toán, bộ mã
lý do xuất nhập kho, bộ mã các kho do công ty soạn thảo và áp dụng từ ngày
01/01/1993.
- Những nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên các loại chứng từ chưa được mã hoá hoặc
các bút toán điều chỉnh, kết chuyển … khi hạch toán nhân viên kế toán hạch toán
lên chứng từ ghi sổ.
- Ở phòng máy điện toán : khi nhận được chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ do phòng
kế toán chuyển qua, nhân viên điện toán sẽ nhập dữ liệu vào nhật biên. Theo các
C
hứng từ
Sổ qu
ỹ,
thẻ kho
Chứng
từ ghi sổ
Má
y vi tính

N
S
Bảng cân
Báo cáo
Sổ
đăng
kí CTGS
Các
bảng kê
Sổ, thẻ
chứng từ có sẵn, máy sẽ cho ra bảng kê, các sổ chi tiết, sổ Nhật biên. Cuối tháng
máy sẽ tổng hợp các số phát sinh trên Nhật biên để cho ra Sổ cái tổng hợp. Từ các
sổ các tổng hợp, cuối quý máy sẽ chạy ra BCĐKT. Cuối niên độ kế toán, từ
BCĐTK và các sổ chi tiết, máy sẽ giúp cho kế toán tổng hợp lập các báo biểu kế
toán theo quy định của Nhà nước và theo yêu cầu quản lý của công ty.
- Sử dụng các bảng kê, các chứng từ ghi sổ trong hình thức này có tác dụng liệt kê
các chứng từ đã lập nhằm kiểm tra, đối chiếu số liệu, tránh mất mát, thất lạc chứng
từ, đảm bảo công tác kế toán của công ty ngày càng hiệu quả.
3.2. Hệ thống sổ sách kế toán : sổ sách kế toán theo hình thức sổ sách kế toán Nhật
biên được chia làm 2 phần: Sổ kế toán tổng hợp và Sổ kế toán chi tiết. Ngoài ra,
công ty phải mở rộng sổ quỹ để ghi chép toàn bộ nghiệp vụ thu, chi hàng ngày làm
cơ sở theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ để đối chiếu với sổ TK tiền mặt.
- Sổ kế toán tổng hợp : gồm sổ nhật biên tài khoản, sổ cái và sổ đăng ký chứng từ
ghi sổ, các sổ này mở theo tài khoản cấp 3 và theo tháng, cột số tiền đều được chi
tiết thành gốc đồng VN, gốc USD và đồng VN quy đổi. Sổ nhật biên tài khoản có
dạng như các nhật kí chung nhưng nó vừa theo dõi bên nợ vừa theo dõi bên có của
TK, theo dõi cả gốc ngoại USD, gốc ĐVN và USD quy đổi. Sổ kế toán tổng hợp
của công ty và các ĐVNB đều phải mở đầy đủ và mở sổ cái, sổ nhật kí chứng từ
theo tài khoản cấp 3.
- Sổ chi tiết: công ty mở sổ chi tiết tương đối đầy đủ gồm :

+ Sổ theo dõi TSCĐ, thẻ TSCĐ.
+ Sổ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá, thành phẩm, nguyên vật liệu,
vật tư, công cụ dụng cụ … (sổ chi tiết hàng hoá), thẻ chi tiết từng mặt hàng (thẻ mặt
hàng).
+ Sổ theo dõi tình hình công nợ, thẻ theo dõi công nợ đối với từng khách hàng (thẻ
khách hàng).
+ Sổ theo dõi tình hình bán hàng, thuế xuất khẩu, thuế giá trị gia tăng (sổ doanh thu
bán hàng).
+ Sổ theo dõi tình hình tiền gửi, tiền vay tại Ngân hàng, thẻ theo dõi tình hình tiền
vay, tiền gửi Ngân hàng.
+ Sổ theo dõi từng khoản thuế, lệ phí phải nộp, đã nộp.
4. Hệ thống báo cáo tài chính :
- Như quy định hiện nay của Nhà nước, hệ thống báo cáo tài chính áp dụng tại công
ty và ĐVNB gồm 4 biểu chính :
+ Bảng cân đối kế toán.
+ Bảng kế quả hoạt động kinh doanh.
+ Bảng lưu chuyển tiền tệ.
+ Thuyết minh báo cáo tài chính.
- Ngoài ra để đáp ứng nhu cầu kiểm tra của các cơ quan quản lý, công ty còn yêu
cầu bộ phận kế toán lập các bảng bảo biểu bổ sung như:
+ Bảng cân đối số phát sinh.
+ Tổng hợp tình hình tiêu thụ toàn công ty.
+ Báo cáo chi tiết tình hình tăng giảm TSCĐ toàn công ty.
+ Báo cáo chi tiết chi phí xây dựng cơ bản dở dang.
+ Báo cáo chi tiết chi phí phải trả.
+ Báo cáo chi tiết chi phí trả trước dài hạn.
+ Báo cáo chi tiết tồn kho hàng hoá, thành phẩm, vật tư toàn công tư.
+ Báo cáo chi tiết số dư công nợ toàn công ty.
+ Báo cáo chi tiết nợ phải thu khó đòi.
+ Báo cáo chi tiết dự phòng nợ phải thu khó đòi.

PHẦN 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN
A. Những vấn đề chung về kế toán công nợ :
I. Khái niệm về các loại công nợ :
1. Các khoản phải thu khách hàng :
- Các khoản phải thu khách hàng là các khoản tiền mà đơn vị đã bán sản phẩm hàng
hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền.
2. Các khoản phải trả người bán :
- Các khoản phải trả người bán là giá trị các loại vật tư, thiết bị, công cụ dụng cụ,
hàng hoá, dịch vụ … phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh mà
đơn vị đã nhận của người bán nhưng chưa thanh toán tiền.