Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

1

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 3
CHƯƠNG 1: 6
TỔNG QUAN VỀ ERP 7
1.1 Giới thiệu khái quát về ERP 7
1.1.1 Định nghĩa ERP 7
1.1.2 Cấu trúc của ERP 8
1.1.2.1 Kế toán tài chính 8
1.1.2.3 Quản lý sản xuất 9
1.1.2.4 Quản lý dự án 9
1.1.2.6 Dự đoán và lập kế hoạch 10
1.1.2.7 Báo cáo 10
1.1.3 Quá trình hình thành và phát triển hệ thống ERP 10
1.1.4 Thị trường và các phân khúc sản phẩm ERP 16
1.1.4.1 Sản phẩm SAP 16
1.1.4.2 Sản phẩm Oracle eBusiness Suite (EBS) 17
1.1.4.3 Sản phẩm Microsoft Dynamics 17
1.1.4.4 Các giải pháp phân khúc II 18
1.1.5 Ý nghĩa của việc sử dụng ERP 20
1.2 Triển khai ứng dụng ERP vào các doanh nghiệp 21
1.2.1 Xác định mục tiêu và phạm vi 21
1.2.2 Tổ chức nhân sự cho các dự án ERP 22
1.2.3 Quy trình triển khai ứng dụng ERP vào doanh nghiệp 24
1.2.4 Tình hình triển khai ERP tại SMBs 32
1.2.4.1 Ngân sách và chi phí triển khai 33
1.2.4.2 Các vấn đề khác trong triển khai ERP 35
1.3 Xu thế ứng dụng ERP đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam 36
CHƯƠNG 2: 39
MỐI QUAN HỆ GIỮA ERP VÀ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP 39

2.1 Hiệu quả hoạt động 39
2.2 Tác động của ERP đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp 39
2.2.1 Các nghiên cứu học thuật 40
2.2.2 Vấn đề thực tế 41
2

2.3 Bằng chứng thực nghiệm về mối quan hệ giữa ERP và hiệu quả hoạt động của doanh
nghiệp. 42
2.3.1 Công ty cổ phần Sữa Việt Nam - Vinamilk 43
2.3.2 Công ty Savimex (SAV) 43
2.3.3 Công ty Cổ phần Bánh kẹo Biên Hòa (Bibica) 44
2.3.4 Công ty Kinh Đô 44
CHƯƠNG 3: 47
KIỂM ĐỊNH TÁC ĐỘNG ĐỐI VỚI HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG DOANH NGHIỆP CỦA CÁC
CÔNG TY ERP 47
3.1 Mẫu và dữ liệu 47
3.2 Thực hiện kiểm định 49
3.2.1 Mô tả 50
3.2.2 Kết quả hồi qui 52
3.2.3 Kiểm định bổ sung 55
CHƯƠNG 4: 59
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP ERP CHO CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA VIỆT
NAM 59
4.1 Quy mô của các doanh nghiệp nhỏ và vừa 59
4.2 Thực trạng các doanh nghiệp khi thực hiện triển khai ERP 60
4.2.1 Những hiệu quả thấy được từ các công ty lớn 61
4.2.2 Những khó khăn khi thực hiện ERP với các doanh nghiệp nhỏ và vừa 63
4.2.2.1 Khó khăn về tài chính 63
4.2.2.2 Sự thiếu kinh nghiệm ERP 63
4.2.2.3 Thời gian triển khai 64

4.2.2.4 Trình độ quản lý 64
4.2.2.5 Sự thiếu hiểu biết ERP 65
4.2.2.6 Bất lợi đến từ nhà cung cấp, nhà tư vấn 65
4.3 Giải pháp cho các doanh nghiệp ứng dụng ERP đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa 66
4.3.1 Quy trình triển khai ERP vào doanh nghiệp. 67
4.3.2 Lựa chọn giải pháp ERP phù hợp 69
4.3.3 Giải quyết nhu cầu về vốn 72
4.3.4 Chuẩn bị yếu tố con người 72
KẾT LUẬN 74
3

LỜI MỞ ĐẦU

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) - Một họ phần mềm đã trở thành
phổ dụng trên thế giới trong suốt những thập kỉ về trước, tuy mới chỉ bắt đầu ở Việt
Nam trong vòng một thập kỉ nhưng sẽ là một công cụ có tầm quan trọng trong các ứng
dụng quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là trong bối cảnh sau gần 4 năm gia nhập tổ chức
Thương mại thế giới WTO và giai đoạn hậu khủng hoảng tài chính thế giới 2008.
Các tác động của ERP đối với hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp là vấn đề được
các nhà nghiên cứu quan tâm đáng kể. Có nghiên cứu cho rằng các nhà đầu tư phản
ứng khá khả quan đối với thông báo việc ứng dụng ERP sẽ làm cải thiện tương lai hiệu
quả hoạt động doanh nghiệp, nâng cao quy mô thu nhập cho các cổ đông. Có nghiên
cứu cho rằng khi có sự cải thiện về hiệu quả của công nghệ thông tin, doanh nghiệp sẽ
có được thu nhập tài chính đáng kể hơn khi giảm được giá thành trong một thị trường
cạnh tranh khốc liệt bởi các đối thủ cùng ngành khác. Bên cạnh đó lại có những quan
điểm trái chiều cho rằng sự tác động của ERP không có hoặc có rất ít sự thay đổi của
hiệu quả hoạt động doanh nghiệp khi thực hiện nâng cấp công nghệ thông tin, một vấn
đề được xem như là một nghịch lý năng suất. Dẫu vậy, thực tiễn cho thấy rằng các
doanh nghiệp quy mô lớn và thành công trên thế giới đều thực hiện việc ứng dụng
ERP cho quy trình quản trị doanh nghiệp của mình.

Đối với bài nghiên cứu của chúng tôi, dựa theo quan điểm của những bài nghiên cứu
trước đây và khi nghiên cứu ứng dụng tại Việt Nam, chúng tôi nhận thấy rằng việc các
doanh nghiệp thị trường Việt Nam khi thực hiện ứng dụng ERP vào quy trình quản lý
của mình thực sự đã làm cải thiện một cách đáng kể các chỉ tiêu hoạt động tài chính
của mình. ERP thực sự là một công cụ mạnh và hiệu quả có thể giúp chúng ta tiến kịp
với các doanh nghiệp nước ngoài về mặt quản lý, cũng như tạo ra một thế hệ các nhà
quản lý hiện đại cho nước nhà. Tuy thời gian ứng dụng của các doanh nghiệp chưa lâu,
hay nói cách khác đây việc ứng dụng này thực sự còn khá mới mẻ ở Việt Nam khi thị
4

trường chưa thực sự đủ lớn, nhưng kể từ sau cuộc khủng hoảng tài chính thế giới 2008
đã ảnh hưởng không hể nhỏ tới Việt Nam, các doanh nghiệp nhận ra rằng việc ứng
dụng công nghệ thông tin vào quản trị là một hệ quả tất yếu. Các kiểm định chính và
bổ sung của chúng tôi đã đưa ra kết quả khá tốt về vấn đề cải thiện hiệu quả hoạt động
khi ứng dụng ERP tại Việt Nam. Ngoài ra, chúng tôi cũng nhận thấy đây cũng là thời
điểm tốt nhất để nghiên cứu về khía cạnh này ở Việt Nam với lý do khoảng thời gian
sau khi ứng dụng ERP của các doanh nghiệp đã đủ dài và số mẫu cũng đủ lớn để thực
hiện nghiên cứu (thường thì các doanh nghiệp mới thực hiện ERP khoảng thời gian
2008, 2009 sau khủng hoảng, trước đó thì không có nhiều công thực hiện do vấn đề
nhu cầu và chi phí, sau giai đoạn này đã có một loạt công ty thực hiện ERP ở các cấp
quy mô khác nhau). Chủ đích nghiên cứu của chúng tôi muốn khuyến nghị các doanh
nghiệp Việt Nam, đặc biệt các doanh nghiệp nhỏ và vừa nên đây mạnh việc ứng dụng
công nghệ thông tin vào quản trị, một mặt nâng tầm kiểm soát hoạt động về phía
doanh nghiệp nói riêng, mặt khác tạo ra cơ sở hạ tầng vật chất vững mạnh và hiện đại
đưa con tàu Việt Nam vượt sóng gió trong “Hành trình hướng ra biển lớn”.
 Nội dung bài nghiên cứu gồm 4 chương:
 Chương 1: Tổng quan về ERP
 Chương 2: Mối quan hệ giữa erp và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp
 Chương 3: Kiểm định tác động đối với hiệu quả hoạt động doanh nghiệp của
các công ty ERP

 Chương 4: Thực trạng và giải pháp ERP cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt
Nam




5

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

















Từ viết
tắt
Diễn giải Gốc tiếng anh (nếu có)
ERP

Hoạch định nguồn lực doanh
nghiệp
Enterprise Resource Planning
MRP
Hoạch định nhu cầu nguyên vật
liệu.
Material Requirements
Planning
MRPII
Hoạch định nguồn lực sản xuất. Manufacturing Resource
Planning
ERM
Quản trị nguồn lực doanh nghiệp Enterprise Resource
Management
MPS
Lập kế hoạch sản xuất Master Production Schedule
DRP
Hoạch định nhu cầu phân phối Distribution Requirements
Planning
CRP
Hoạch định nhu cầu điều phối
năng lực
Capability Requirements
Planning
BOM
Danh sách vật tư Bill of Material
SMB
Doanh nghiệp vừa và nhỏ Small & Medium Business
BLD
Ban lãnh đạo

ASP
Nhà cung cấp ứng dụng Applications Service Provider
SAV
Công ty Savimex
GSG
Công ty Giấy Sài Gòn
6

DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH
Danh mục bảng:
Bảng 1.1: Độ thỏa mãn của các giải pháp ERP
Bảng 1.2: So sánh tổng thể giữa SMBs và DN lớn
Bảng 3.1: Bảng kết quả hồi qui
Bảng 3.2: Bảng kết quả hồi quy điều chỉnh
Bảng 3.3: Kết quả kiểm định đa cộng tuyến
Danh mục biểu đồ:
Biểu đồ 1.1: Biểu đồ phân khúc thị trường ERP
Biểu đồ 1.2: Sự khác biệt trong thị phần giữa thị trường doanh nghiệp lớn và thị
trường doanh nghiệp nhỏ và vừa
Biểu đồ 3.1: Số lượng 32 công ty trong mẫu khảo sát và thời điểm bắt đầu triển khai
ERP
Biểu đồ 3.2 : Số lượng công ty qua các giai đoạn lọc dữ liệu
Danh mục hình:
Hình 1.1: Miêu tả sự tiến hoá của hệ thống ERP hiện đại ngày nay
Hình 1.2: Phân biệt các quy trình của MRP và MRPII

7

CHƯƠNG 1:
TỔNG QUAN VỀ ERP

1.1 Giới thiệu khái quát về ERP
1.1.1 Định nghĩa ERP
ERP – Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp, được viết tắt từ cụm từ Enterprise
Resource Planning. Một hệ thống ERP có thể hiểu là một hệ thống được dùng vào
công việc hoạch định tài nguyên trong một tổ chức, tổ chức đó có thể là một doanh
nghiệp, một tổ chức phi chính phủ hoặc là một tổ chức phi lợi nhuận. Một hệ thống
ERP sẽ tích hợp những chức năng chung của một tổ chức vào một hệ thống duy nhất,
gói gọn lại công tác quản lý của tổ chức đó, thay vì phải sử dụng những phần mềm
chuyên biệt như phần mềm kế toán, phần mềm quản trị sản xuất, phần mềm nhân sự –
tiền lương… Một hệ thống ERP điển hình sẽ bao gồm toàn bộ các chức năng cơ bản
của một tổ chức. ERP là một dạng sản phẩm đặc biệt, nó là sự kết hợp giữa kinh
nghiệm quản lý lâu dài và công nghệ thông tin hiện đại. Do vậy, việc tiến hành đầu tư
cho một hệ thống ERP cho một tổ chức không chỉ đơn giản là mua một phần mềm mà
còn là môt quy trình chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp bằng cách
sử dụng công nghệ thông tin.
Theo Travis Anderegg (2000): “ERP là chữ viết tắt của Enterprise Resource Planning
là một giải pháp thương mại toàn diện. Thực hiện qui trình tích hợp và đồng bộ các
nghiệp vụ của một công ty. Nó bao gồm: Hệ thống ERP và các qui trình nghiệp vụ bên
trong và xung quanh mỗi phân hệ. Hệ thống ERP và qui trình nghiệp vụ phải được kết
hợp để trở thành giải pháp ERP. Yếu tố tích hợp trong hệ thống ERP gắn kết toàn bộ
hệ thống tạo thành giải pháp ERP hoàn chỉnh.
Hệ thống ERP bao gồm các phân hệ phần mềm như: quản lý tài chính – kế toán, quản
lý nhân sự - tiền lương, quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý dịch vụ, quản lý dự
án, dự đoán và lập kế hoạch
8

Hoạt động nghiệp vụ bên trong mỗi phân hệ bao gồm việc quản lý, ra quyết định, huấn
luyện, tài liệu, giao tiếp, quản lý con người…
1.1.2 Cấu trúc của ERP
Với mỗi tổ chức khác nhau, với mỗi ngành nghề kinh doanh khác nhau, với mỗi doanh
nghiệp thì thành phần, chức năng, cấu trúc của một hệ thống ERP sẽ rất khác nhau.
Một ERP tiêu chuẩn sẽ bao hàm các thành phần cơ bản sau đây:
1.1.2.1 Kế toán tài chính
Kế toán tài chính là một phần quan trọng, không thể thiếu ở bất kỳ một doanh nghiệp
nào, nhiệm vụ của bộ phận kế toán là trình bày, thông tin, phản ánh đầy đủ kịp thời và
chính xác các hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp đã phát sinh. Có thể nói
kế toán giữ vai trò như là người đại diện của doanh nghiệp với nhà nước. Nhiệm vụ
của phân hệ ERP là tự động tối đa hoạt động kế toán của doanh nghiệp.
- Sổ cái
- Sổ phụ tiền mặt, sổ phụ ngân hàng
- Cơ sở dự liệu khách hàng
- Đơn đặt hàng và các khoản phải thu
- Mua hàng và các khoản phải trả
- Lương
- Nhân sự
- Tài sản cố định
1.1.2.2 Hậu cần (Logistic)
Hậu cần có thể được xem như là một chức năng kinh tế chủ yếu, đóng vai trò quan
trọng đem lại thành công cho các doanh nghiệp sản xuất cũng như các doanh nghiệp
cung cấp dịch vụ.
Công tác hậu cần có thể phân thành 3 giai đoạn:
9

- Phân phối vật chất
- Quản lý giao nhận

- Quản trị dây chuyền cung ứng
(Theo Economic and Social ommission for Asia and the Pacific – Ủy ban Kinh
tế và Xã hội châu Á – Thái Bình Dương).
1.1.2.3 Quản lý sản xuất
- Lập kế hoạch sản xuất (MPS - Master Production Schedule)
- Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP - Material Requirements Planning)
- Hoạch định nhu cầu phân phối (DRP - Distribution Requirements Planning)
- Hoạch định nhu cầu điều phối năng lực (CRP - Capability Requirements
Planning)
- Danh sách vật tư (BOM - Bill of Material)
- Quản lý luồng sản xuất (Product Routings)
- Quản lý mã vạch (Bar Coding)
- Quản lý lệnh sản xuất (Work Order)
1.1.2.4 Quản lý dự án
- Quản lý phạm vi
- Quản lý thời gian
- Quản lý chi phí
- Quản lý chất lượng
- Quản lý nguồn nhân lực
- Quản lý truyền thông
- Quản lý rủi ro
10

- Quản lý mua sắm thiết bị
- Quản lý tích hợp
1.1.2.5 Dịch vụ
- Quản lý dịch vụ khách hàng
- Quản lý bảo hành bảo trì
1.1.2.6 Dự đoán và lập kế hoạch
- Các công cụ dự báo và lập kế hoạch

1.1.2.7 Báo cáo
- Các công cụ lập báo cáo
Như vậy, ERP nhìn chung là một tập hợp các phân hệ chức năng dành cho các phòng
ban chức năng trong một doanh nghiệp như kế toán, bán hàng, vật tư, sản xuất. . .
1.1.3 Quá trình hình thành và phát triển hệ thống ERP
Sự ra đời của hệ thống ERP là một bước ngoặt lớn trong sự phát triển của quy trình
quản trị doanh nghiệp. Những người đi tiên phong trong lĩnh vực này đã đặt tên cho hệ
thống ERP hiện đại ngày nay bằng cách ghép những chữ cái đầu tiên của hệ thống
hoạch định tài nguyên doanh nghiệp - Enterpise Resource Planning. Một số từ viết tắt
đã gây ra nhầm lẫn trong thời gian qua như MRP, MRPII, ERP và ERM.
Bốn từ viết tắt được dùng liên quan đến hệ thống ERP bao gồm:
MRP: Material Requirements Planning - Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu.
MRPII: Manufacturing Resource Planning - Hoạch định nguồn lực sản xuất.
ERP: Enterprise Resource Planning - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.
ERM: Enterprise Resource Management - Quản trị nguồn lực doanh nghiệp


11


Hình 1.1: Miêu tả sự tiến hoá của hệ thống ERP hiện đại ngày nay

Nguồn: Travis Anderegg (2000)
Vào thập niên 1950, khi quá trình sản xuất ngày càng chuyên nghiệp, bắt đầu xuất hiện
khái niệm tập trung vào chức năng cơ bản của quá trình quản lí sản xuất bao gồm 4
yếu tố:
- Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ)
- Lượng tồn kho an toàn (Safety Srock)
- Danh sách nguyên liệu (Bill of Materials-BOM)
- Quản lý lệnh sản xuất (Work Orders)
12

Vào giữa thập niên 1960, các chức năng trên đã cấu thành hệ thống MRP. Dựa trên sự
tích hợp các chức năng cơ bản của quá trình quản lý sản xuất.
Vào những năm 1975, hệ MRP đã được định nghĩa và hiểu biết một cách đầy đủ và
chính xác hơn. Cũng kể từ đó bắt đầu hình thành hệ thống MRPII. Sự nhầm lẫn giữa
MRPII và MRP đã bắt đầu ngay sau khi giới thiệu MRPII. Việc dễ nhầm lẫn bắt đầu
trong đào tạo và định nghĩa chung chung về MRP và MRPII. Khi những chuyên gia tư
vấn các nhà hoạch định sử dụng thuật ngữ MRP thì họ cảm thấy không rõ ràng khi
thảo luận về MRP hay MRPII.
Theo định nghĩa của APICS, một công ty có rất nhiều kinh nghiệm trong việc thiết lập
và điều hành các hệ thống ERP – đã định nghĩa ERP trong cuốn từ điển biên soạn lần
thứ 9 như sau: “MRP là một công nghệ sử dụng dữ liệu về BOM, thông tin kho và lịch
sản xuất để tính toán ra nhu cầu nguyên vật liệu.
MRP đưa ra yêu cầu huỷ bỏ những đơn đặt hàng không cần thiết. MRP đưa ra các đề
xuất tối ưu hoá việc mua hàng bằng cách tính toán lại thời điểm có thể nhận lại nguyên
vật liệu (từ nhà cung cấp) và thời điểm thực sự cần số hàng đó cho sản xuất.
MRP dựa trên số lượng hàng cần sản xuất trong một giai đoạn và:

- Thứ nhất xác định số lượng và tất cả các nguyên vật liệu thành phần để sản
xuất một loại hàng đó.
- Thứ hai là xác định các yếu tố về thời gian. Thời điểm cần các nguyên vật
liệu và các thành phần trong các công đoạn của quá trình sản xuất.
MRP dựa trên cấu trúc BOM, xem xét số lượng nguyên liệu tồn kho (thực tế, số lượng
đang trên đường về) và xác định số lượng thật sự cần mua thêm trong thời gian giao
hàng (mà nhà cung cấp hứa hẹn) nhằm đáp ứng một cách tối ưu cho sản xuất.
Còn MRPII được định nghĩa là: “Một phương pháp hoạch định hiệu quả các nguồn tài
nguyên của doanh nghiệp”. Nó nhắm đến việc hoạch định cho từng đơn vị bộ phận,
hoạch định tài chính và có khả năng dự trù cho các tình huống xảy ra trong quá trình
sản xuất.
13

Nó được hình thành từ nhiều chức năng riêng biệt liên kết lại với nhau:
- Hoạch định kinh doanh
- Hoạch định bán hàng và giao dịch
- Hoạch định sản xuất
- Hoạch định yêu cầu nguyên vật liệu
Đầu ra của hệ thống được tích hợp với những báo cáo tài chính như là:
- Kế hoạch kinh doanh.
- Báo cáo các đơn đặt hàng.
- Chi phí vận chuyển.
- Giá trị tồn kho.
- . . .
MRPII là kết quả trực tiếp và mở rộng từ các vòng lặp MRP.


14

Hình 1.2: Phân biệt các quy trình của MRP và MRPII

Nguồn: ERP VietNam
15

Định nghĩa về MRP và MRPII như trên đã được những giới nghiên cứu, các chuyên
gia tư vấn, những người triển khai đón nhận nồng nhiệt. Thiếu kiến thức là nguyên
nhân chính cho sự nhầm lẫn giữa MRP và MRPII.
Đến những năm của thập niên 90, sự xuất hiện và phát triển của công nghệ thông tin
trong thời đại mới dựa trên cấu trúc Chủ - Khách (client – server) - Hệ thống sử dụng
một máy chủ PC thay cho các máy móc cồng kềnh - đã trở nên phổ biến đã góp phần
mạnh mẽ trong việc thiết lập khái niệm ERP dựa trên cơ sở hệ thống MRPII. ERP
không chỉ gói gọn trong chức năng quản lý sản xuất mà còn mở rộng ra các hoạt động
chức năng khác của doanh nghiệp như quản trị nhân lực, kế toán, quả trị hệ thống hậu
cần, quản trị bán hàng.
Ban đầu có vài định nghĩa hệ thống ERP như sau: “ERP là một hệ thống thông tin
hướng hệ thống kế toán sử dụng kĩ thuật mới như sử dụng giao diện người dùng, cơ sở
dữ liệu quan hệ, ngôn ngữ máy tính thế hệ 4, phần mềm hỗ trợ máy tính, kiến trúc
client/server ” Nguồn: Travis Anderegg (2000).
Tuy nhiên định nghĩa ERP như trên có một vài vấn đề cần xem xét, MRPII hay ERP
có hay không có bao gồm khả năng : ngôn ngữ thế hệ thứ 4 hoặc cở sở dữ liệu quan
hệ. Tuy công nghệ thông tin là một phần quan trọng giúp hình thành và phát triển ERP
nhưng không nên dùng nó quá nhiều để định nghĩa một hệ thống ERP. Một định nghĩa
ERP nên bao gồm toàn bộ những nghiệp vụ của doanh nghiệp như: kế toán, sản xuất,
giao nhận, phân phối, hậu cần.
Hệ thống ERP được định nghĩa chính xác hơn như sau:
ERP là chữ viết tắt của Enterprise Resource Planning. Đó là một hệ thốngphần mềm
giúp cho các hoạt động sản xuất kinh doanh hoạt động một cách hiệu quả và toàn diện.
Hệ thống ERP gồm những phân hệ:
- Quản lý hoạt động tiếp thị và bán hàng
- Thiết kế và phát triển sản phẩm
16

- Quản lý vật tư và thành phẩm
- Quản lý mua hàng
- Quản lý phân phối sản ohẩm
- Thiết kế và phát triển qui trình sản xuất
- Quản lý sản xuất
- Quản lý chất lượng
- Quản lý nhân sự
- Kế toán –tài chính
- Hệ thống báo cáo
Hệ thống ERP có thể coi là bước phát triển tiếp theo của hệ thống MRPII và một phần
nền tảng của định nghĩa hệ thống ERM.
1.1.4 Thị trường và các phân khúc sản phẩm ERP
Trên thị trường hiện nay có các nhà cung cấp lớn, cung cấp nhiều sản phẩm chất lương
cao, chiếm lĩnh trên thị trường:
1.1.4.1 Sản phẩm SAP
Công ty SAP có các sản phẩm như ERP, CRM và SCM, là công ty chiếm thị phần lớn
nhất trên thị trường tính theo tổng doanh thu. Theo nghiên cứu của Parorama, SAP
đang nắm giữ 35% thị phần trên thị trường ERP, dẫn đầu trong các nhà cung cấp. SAP
có thời gian triển khai kéo dài nhất – 20 tháng so với các giải pháp khác. Độ chênh
lệch trong thời gian triển khai ứng với từng dự án của SAP cũng rất lớn so với tất cả
các giải pháp còn lại (trừ Microsoft).
Tuy chi phí cao và thời gian triển khai lớn nhưng bù lại, lợi ích thực tế mà doanh
nghiệp thu được từ SAP cũng lớn nhất. Chi phí trung bình cho một dự án SAP ước
tính 16.821.832 USD, tương đương khoảng 18,6% doanh thu hàng năm của khách
hàng – con số lớn nhất trong các giải pháp.
17

1.1.4.2 Sản phẩm Oracle eBusiness Suite (EBS)
Oracle đang chiếm giữ 28% thị phần ERP, đứng thứ 2 sau SAP. Chi phí triển khai

trung bình của Oracle là 12,6 triệu USD. Chi phí này chiếm khoảng 10,6% doanh thu
hàng năm của doanh nghiệp. Thời gian triển khai trung bình của Oracle là 18,6 tháng,
độ chênh lệch trong thời gian triển khai ứng với các dự án khác nhau ổn định.
Mức độ thỏa mãn của ban lãnh đạo các DN khi ứng dụng Oracle là 76%, xếp sau SAP.
Tuy nhiên độ thỏa mãn của đội ngũ nhân viên và lợi ích thu được tại các doanh nghiệp
khi triển khai Oracle chỉ đạt 60%.
Biểu đồ 1.1: Biểu đồ phân khúc thị trường ERP







Nguồn: PCWorld
1.1.4.3 Sản phẩm Microsoft Dynamics
Theo số liệu nghiên cứu của Parorama, Microsoft đang có 14% thị phần ERP. Sự phổ
biến của Microsoft có liên quan đến chính sách giá bản quyền phần mềm phù hợp với
các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Chi phí trung bình của Microsoft là 2,6 triệu USD.
Thời gian triển khai trung bình cho một dự án ERP của Microsoft thường là khoảng 18
tháng với lợi ích thu được là 68%, cao hơn mức trung bình 65,3%. Giải pháp của
Microsoft cũng làm thỏa mãn các nhân viên ở mức độ 76,9% - cao nhất trong các giải
18

pháp, nhưng lại không làm cho các nhà lãnh đạo hài lòng với mức độ thỏa mãn của
ban lãnh đạo chỉ ở mức 65,4%, mức thấp nhất trong các giải pháp.
1.1.4.4 Các giải pháp phân khúc II
Bản nghiên cứu bao gồm cả các giải pháp ERP thuộc phân khúc II: Baan, Epicor,
Exact, IFS, Infor, Lawson, Netsuite, Sage, Syspro và các giải pháp khác. Tổng thị
phần của phân khúc II là 22,7%. Trong đó phân chia như sau: Infor (2.9%), Baan

(2.3%), Epicor (1.7%), IFS (1.7%) and Sage (1.3%). Chi phí triển khai trung bình 3,46
triệu USD, thấp hơn nhiều so với SAP và Oracle nhưng cao hơn Microsoft. Tuy nhiên,
chi phí này có mức chênh lệch rất lớn, có thể thay đổi từ mức dưới 0,1 triệu USD cho
tới 65 triệu USD, kết quả của việc tùy chỉnh giải pháp trong từng dự án.
Tỷ lệ chi phí triển khai các giải pháp thuộc phân khúc này so với doanh thu hàng năm
của các DN là 6,7%, thấp hơn nhiều mức 18,6% của SAP, 10,6% của Oracle, cao hơn
Microsoft (5,0%). Thời gian triển khai trung bình của phân khúc II cũng ngắn nhất (18
tháng). Một số chỉ số thống kê về các giải pháp ERP trên thị trường hiện nay như sau:
Bảng 1.1: Độ thỏa mãn của các giải pháp ERP
Chỉ tiêu SAP Oracle Microsoft
Phân
khúc II
Trung
Bình
Lợi ích thu được
72,2% 58,0% 68,0% 68,6%
65,3%
Độ thỏa mãn lãnh đạo
76,4% 75,9% 65,4% 67,7%
70,7%
Độ thỏa mãn nhân viên
73,6% 60,3% 76,9% 76,5%
67,4%
Độ thỏa mãn chung
73,0% 62,0% 69,0% 70,0%
67,0%
Mức độ rủi ro 50,0% 56,9% 57,7% 61,8% 54,0%
Nguồn: Nghiên cứu toàn cảnh ứng dụng ERP năm 2008 - Panorama
19

Thị trường DN lớn
44%
33%
6%
17%
SAP Oracle Microsoft Phân khúc II
Bên cạnh đó, còn có những sự khác biệt về tỷ lệ thị phần giữa thị trường các doanh
nghiệp vừa và nhỏ (SMBs) và thị trường các doanh nghiệp lớn.
Theo định nghĩa của bản nghiên cứu, Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMBs) là các doanh
nghiệp có ít hơn 500 nhân viên và doanh thu dưới 500 triệu USD/năm. Doanh nghiệp
lớn là các doanh nghiệp có trên 500 nhân viên và doanh thu trên 500 triệu USD/năm
không tính các công ty đa quốc gia và các tổ chức có quy mô cực lớn.
Biểu đồ 1.2: Sự khác biệt trong thị phần giữa thị trường doanh nghiệp lớn và thị
trường doanh nghiệp nhỏ và vừa

Nguồn: Nghiên cứu toàn cảnh ứng dụng ERP năm 2008 - Panorama
Theo hình 1.4 ta thấy sự khác biệt rõ ràng về tỷ lệ thị phần giữa hai thị trường này.
Trong đó, tỷ lệ thị phần giải pháp ERP của Microsoft có sự khác biệt đáng kể nhất.
Nếu như với thị trường dành cho doanh nghiệp lớn, Microsoft chỉ chiếm 6% thì trên
thị trường SMBs, con số này là 22%. SAP và Oracle tuy tỷ lệ có thay đổi nhưng vẫn
giữ vị trí đứng đầu. Theo đó, với thị trường doanh nghiệp lớn, SAP và Oracle lần lượt
giữ 44% và 33%, sang thị trường SMBs lần lượt là 30% và 24%.Các giải pháp ERP
(phân khúc II-các giải pháp chuyên cho SMBs) chiếm thị phần tương ứng 17% cho
doanh nghiệp lớn và 24% cho SMBs. Ta thấy rằng thị phần trong phân khúc SMBs
được chia đều hơn cho các giải pháp ERP.
thị trường DN vừa và nhỏ
30%
24%
22%
24%

SA P Oracle Microsof t Phân khúc II
20

1.1.5 Ý nghĩa của việc sử dụng ERP
Việc áp dụng hệ thống ERP sẽ mang lại nhiều hiệu quả cho doanh nghiệp bên cạnh đó
nó còn giúp nâng cao sức mạnh quản lý của doanh nghiệp thể hiện trên các phương
diện:
Quy trình hoạt động của doanh nghiệp được chuẩn hóa và kiểm soát chặt chẽ
bằng phần mềm. Khi ứng dụng hệ thống ERP, doanh nghiệp có thể kế thừa các quy
trình nghiệp vụ hoàn chỉnh và hiệu quả của thế giới được đúc kết trong hệ thống ERP.
Toàn bộ các nghiệp vụ đều được định nghĩa để thực hiện tự động trên hệ thống ERP
không cho phép thực hiện tác nghiệp dư thừa bên ngoài hệ thống nên sẽ tránh được
những sai sót do chủ quan hay khách quan. Dữ liệu được kế thừa, chia sẻ giữa các bộ
phận, giảm công nhập liệu, đối chiếu số liệu giữa các bộ phận và có số liệu tức thời
với độ tin cậy cao về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Dễ dàng đào
tạo người mới vào nắm bắt các nghiệp vụ của công ty. Dễ dàng nâng cấp, bổ sung khi
có nghiệp vụ mới hoặc thêm chi nhánh mới.
Cải thiện sự kiểm soát của lãnh đạo về tất cả hoạt động của doanh nghiệp được
chính xác và tức thời. Hệ thống ERP là một phần mềm nên luôn cung cấp chính xác và
kịp thời tình hình sản xuất kinh doanh của công ty những số liệu như: doanh thu, chi
phí, tồn kho, công nợ, đơn hàng số liệu tổng hợp các chi nhánh, điểm bán lẽ một
cách tự động và tức thời. Lãnh đạo của doanh nghiệp có thể ở bất kỳ nơi nào có
Internet đều có thể đăng nhập vào hệ thống ERP để nắm tình hình kinh doanh của
doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể giảm lượng tồn kho đến mức thấp nhất nhờ thông tin tồn kho
chính xác và tức thời từ đó có thể lập kế hoạch mua hàng tối ưu, điều hàng hợp lý.
Quy trình mua hàng được kiểm soát một cách chặt chẽ từ đơn hàng mua cho đến khi
nhập kho và xuất kho, tránh tình trạng mua hàng không sát với thời điểm và nhu cầu
thực tế của các bộ phận. Ngoài ra, có thể kiểm soát tồn kho chậm luân chuyển để kịp
thời xử lý và điều phối được hàng hóa tồn kho trên toàn hệ thống kho bãi, chi nhánh,

cửa hàng.
21

Doanh số bán hàng của doanh nghiệp sẽ gia tăng đáng kể nhờ vào khả năng nắm
đầy đủ thông tin để xử lý đơn hàng nhanh, giao hàng đúng hạn, điều hành giữa các đơn
vị một cách hợp lý. Bên cạnh khả năng nắm bắt thông tin khách hàng và chăm sóc
khách hàng tốt hơn một cách rõ rệt.
Cải thiện hiệu quả các quy trình sản xuất kinh doanh. Hệ thống ERP cho phép
doanh nghiệp tự động hóa các quy trình sản xuất kinh doanh thủ công trước kia và loại
trừ hoàn toàn các hoạt động dư thừa, không đem lại giá trị. Ngoài ra, ERP giúp doanh
nghiệp đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng trong khi giảm được chi phí tồn kho và
vận chuyển.
Tăng năng suất hoạt động cho doanh nghiệp. Hệ thống ERP cho phép doanh
nghiệp có thể vận hành sản xuất kinh doanh hiệu quả hơn trong khi sử dụng nhân lực ít
hơn, từ đó tiết kiệm chi phí tiền lương nhân công , nâng cao năng suất cho doanh
nghiệp.
Nâng cao uy tín doanh nghiệp vì quy trình hoạt động chuẩn, số liệu luôn kịp thời,
rõ ràng minh bạch. Tăng uy tín đối với khách hàng vì khả năng theo dõi nợ và thanh
toán đúng hẹn, thông tin mua hàng và nhận hàng đúng thời điểm cho nhà cung cấp
cũng như khả năng theo dõi đơn hàng, giao hàng đúng hạn, khả năng chăm sóc tốt
hơn. Tăng uy tín đối với cổ đông vì số liệu luôn kịp thời, rõ ràng, thống nhất, minh
bạch.
Dù vậy, lợi ích từ ERP mang lại còn tùy thuộc vào khả năng truy suất thông tin của
các cấp quản lý của doanh nghiệp và sự ứng dụng ERP trong doanh nghiệp.
1.2 Triển khai ứng dụng ERP vào các doanh nghiệp
1.2.1 Xác định mục tiêu và phạm vi
Cả nhà triển khai hệ thống ERP và khách hàng cần thống nhất lập ra một Ban chỉ đạo,
gồm lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp, như Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc, kế
toán trưởng và một số nhân sự phụ trách trực tiếp như trưởng các phòng, ban.
22

Nhiệm vụ của Ban chỉ đạo là thiết lập chiến lược chung cho việc phát triển ERP cho
doanh nghiệp, đề ra các yêu cầu cho hệ thống. Các yêu cầu này cần gắn với những
mục tiêu cụ thể và có thời hạn hoàn thành. Mục tiêu dự án chính là kết quả đạt được
sau khi dự án thành công, là sự kết hợp của những mục tiêu quản lý của các bộ phận
tác nghiệp và lãnh đạo của doanh nghiệp.
Ban chỉ đạo cần phân tích các mục tiêu lớn, tính cấp thiết của dự án dựa trên những
mục tiêu chung, những kế hoạch, đề án lớn của tổ chức, những đòi hỏi từ thực tế
nghiệp vụ có liên quan tới sự phát triển, ổn định, thậm chí là sự tồn tại của tổ chức
trong tương lai.
Mục tiêu và phạm vi của dự án cũng phải mang tính khả thi với nguồn lực của doanh
nghiệp.
1.2.2 Tổ chức nhân sự cho các dự án ERP
Lập Ban dự án là khâu đầu tiên. Sau đó, cả nhà triển khai và khách hàng cần thống
nhất đưa ra một cơ cấu tổ chức gồm: Ban chỉ đạo là lãnh đạo cấp cao của doanh
nghiệp, như Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc, Kế toán trưởng và một số phụ trách
trực tiếp như trưởng các phòng, ban. Nhiệm vụ của Ban chỉ đạo là thiết lập chiến lược
chung cho việc phát triển ERP cho doanh nghiệp, đề ra các yêu cầu cho hệ thống. Các
yêu cầu này cần gắn với những mục tiêu cụ thể và có thời hạn hoàn thành.
Về phía doanh nghiệp, cần phải có một người đảm nhiệm vị trí Trưởng ban dự án
(Project Manager). Người này sẽ báo cáo trực tiếp cho Ban chỉ đạo và là người chịu
trách nhiệm chính từ phía doanh nghiệp trong việc điều hành dự án. Công việc chính
của Trưởng ban dự án là: Thiết lập các đối thoại, điều động nguồn lực dự án, điều phối
ngân sách dự án, theo dõi tiến độ Trưởng ban dự án phải là một cán bộ quản lý hiểu
biết về các quy trình nghiệp vụ của các phòng ban trong doanh nghiệp, đồng thời có đủ
năng lực để đưa ra các giải pháp cho Ban dự án khi cần thiết.
Về phía nhà triển khai, cần một người giữ vai trò Tư vấn chính phụ trách triển khai dự
án. Nhiệm vụ của tư vấn chính là đưa ra kế hoạch triển khai dự án để thông qua
23

Trưởng dự án của doanh nghiệp. Trong quá trình triển khai, tư vấn chính sẽ chỉ đạo
hoạt động của các tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống và tư vấn kỹ thuật, đảm bảo các mục
tiêu đề ra trong định nghĩa yêu cầu từ phía doanh nghiệp, đảm bảo các mốc công việc
hoàn thành đúng hạn.
Tư vấn quản lý (Management Consultant) rất cần cho doanh nghiệp trong giai đoạn
chuẩn bị triển khai ERP. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai ERP, tư vấn quản lý
cũng cần có mặt trong đội hình triển khai để giúp tư vấn hệ thống hiểu rõ những quy
trình kinh doanh cần thiết cho doanh nghiệp.
Tư vấn hệ thống (Application Consultant) là chuyên gia về hệ thống ERP mà nhà
triển khai dự định triển khai cho khách hàng. Tư vấn hệ thống sẽ thiết lập các cấu hình
cho hệ thống để phản ánh đúng các quy trình kinh doanh của khách hàng, thiết lập
phòng thử nghiệm và các mẫu thử nghiệm, cũng như tiến hành đào tạo cho khách
hàng. Tư vấn hệ thống là người tiến hành 80% - 90% công việc hàng ngày trong quá
trình triển khai dự án. Trong khi tư vấn quản lý và tư vấn chính có thể mang tính tổng
quan, sử dụng được cho nhiều sản phẩm ERP khác nhau thì tư vấn hệ thống thường
được chuyên môn hóa cho từng sản phẩm ERP. Đối tác chính của tư vấn quản lý là các
trưởng bộ phận nghiệp vụ và những người sử dụng chính tại doanh nghiệp.
Tư vấn kỹ thuật (Technical Consultant) là một nhân viên tin học thuần túy. Trách
nhiệm của Tư vấn kỹ thuật là khảo sát cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin của doanh
nghiệp, đưa ra các đề xuất giúp doanh nghiệp cải tạo cơ sở hạ tầng ( phần cứng, cấu
trúc mạng nội bộ, mạng diện rộng, đường truyền ) để hệ thống mới có thể chạy được.
Tư vấn kỹ thuật sẽ giải quyết các vấn đề như: chuyển đổi dữ liệu, điều chỉnh mã nguồn
của hệ thống, các vấn đề với hệ điều hành, tích hợp hệ thống Tư vấn kỹ thuật là
người cài đặt phần mềm và đảm bảo các bộ phận cấu thành như cơ sở dữ liệu, giao
diện người dùng của hệ thống mới hoạt động tốt với nhau.
Người sử dụng chính (Key Users) là những người sử dụng có năng lực được các
phòng ban hoặc doanh nghiệp chọn ra làm việc với nhà triển khai. Người sử dụng
chính sẽ theo sát các tư vấn trong suốt thời gian dự án được triển khai tại bộ phận của
24

họ, giúp đỡ và phối hợp với tư vấn để hiểu về cấu hình của hệ thống được cài đặt ứng
dụng như thế nào. Người này sẽ đưa ra các mẫu thu nhỏ và thử nghiệm hẹp để kiểm tra
hệ thống trước khi triển khai cho toàn bộ doanh nghiệp. Người sử dụng chính là đối
tượng của việc đào tạo chiều sâu về sử dụng hệ thống, theo nghĩa họ sẽ là những người
được nhà triển khai chuyển giao kỹ năng làm chủ hệ thống. Sau khi nhà triển khai rút
đi người sử dụng chính sẽ là những người huấn luyện và trợ giúp cho những người sử
dụng khác trong bộ phận của họ. Việc chọn và chỉ định người sử dụng chính không
những cần chọn người có năng lực mà còn phải cân nhắc các yếu tố khác như thời gian
họ có thể dành cho dự án.
Phụ trách chất lượng (Quality Assurance Manager) nhiều nhà triển khai ngoài Tư
vấn chính còn đưa ra một Phụ trách chất lượng, Phụ trách chất lượng thường là người
có cương vị rất cao từ phía nhà triển khai. Không can thiệp gì vào chuyên môn cũng
như công việc hàng ngày của dự án, vai trò chính của Phụ trách chất lượng là đảm bảo
khách hàng hài lòng với việc triển khai của dự án. Phụ trách chất lượng là người cuối
cùng chủ nhiệm dự án có thể liên hệ trong trường hợp không hài lòng với Tư vấn
chính mà không thể thống nhất được.
1.2.3 Quy trình triển khai ứng dụng ERP vào doanh nghiệp
Giống như bất kì một dự án nào khác, triển khai ERP cũng có những giai đoạn khác
nhau. Nhưng không có sự phân biệt rõ ràng cho từng giai đoạn, trong nhiều tình huống
một giai đoạn có thể bắt đầu trước khi giai đoạn trước đó kết thúc. Nhưng nhìn chung,
các giai đoạn này vẫn phải theo một thứ tự logic. Quy trình chuẩn để doanh nghiệp
tiến hành triển khai ERP:
Bước 1. Thực hiện tiền đánh giá (Pre-Evaluation Screening)
Thực hiện tiền đánh giá là bước đánh giá sơ bộ đầu tiên để loại bỏ trước những giải
pháp ERP hoàn toàn không phù hợp với doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần đánh giá chi
tiết tỉ mỉ để lựa chọn sơ bộ ít hơn 5 giải pháp.
25

Doanh nghiệp cần lập ra Ban đánh giá để tiến hành tiền đánh giá các giải pháp ERP
trên thị trường để giới hạn lại số lượng trước khi phân tích đánh giá chi tiết.

Có thể xem xét một vài giải pháp tốt nhất bằng cách đọc các tài liệu sản phẩm của nhà
cung cấp, nhờ các chuyên gia tư vấn bên ngoài hoặc nếu được thì tìm kiếm các giải
pháp mà được sử dụng bởi những doanh nghiệp có hoạt động tương tự như doanh
nghiệp mình. Khi doanh nghiệp đã chọn được một vài giải pháp ERP tương đối tốt thì
có thể bắt đầu thực hiện quá trình đánh giá chi tiết để chọn ra giải pháp ERP tốt nhất.
Bước 2. Đánh giá và lựa chọn giải pháp ERP (Package Evaluation)
Quá trình đánh giá và lựa chọn giải pháp ERP là giai đoạn quan trọng nhất khi doanh
nghiệp triển khai dự án ERP vì giải pháp được chọn sẽ quyết định thành công hay thất
bại của dự án. Hầu hết những hệ thống ERP đòi hỏi sự đầu tư rất lớn, nên một khi giải
pháp đã được mua, không phải là chuyện dễ để thay đổi ngay một giải pháp khác.
Khi phân tích các giải pháp ERP cần phải ghi nhớ một lưu ý quan trọng là không có
giải pháp nào hoàn hảo cho doanh nghiệp của mình. Mục tiêu của quá trình lựa chọn
không phải là để xác định giải pháp nào đáp ứng mọi yêu cầu của doanh nghiệp mà là
tìm ra được một giải pháp đủ linh động có thể tuỳ biến để trở thành một phần mềm
phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần phải xác lập các tiêu chí lựa chọn cho phép đánh giá tất cả các giải
pháp với quy mô như nhau. Doanh nghiệp phải nhận dạng ra nhu cầu quản lý, kinh
doanh hiện tại và tương lai của mình, sắp xếp thứ tự ưu tiên đồng thời xác lập rõ các
tiêu chí đánh giá mức độ thỏa mãn những nhu cầu này. Từ đó, doanh nghiệp có thể
đánh giá và lựa chọn giải pháp nào thỏa mãn cao nhất các nhu cầu, phù hợp với lịch sử
và thực tế kinh doanh của doanh nghiệp. Nói cách khác, mục tiêu là tìm một giải pháp
ERP với sự khác biệt là ít nhất.
Vài điểm mấu chốt quan trọng nên lưu ý khi đánh giá phần mềm ERP:
 Chức năng phù hợp với quy trình kinh doanh của công ty
 Mức độ tích hợp giữa các thành phần khác nhau của hệ thống ERP