Thực trạng và giải pháp phát triển ERP (hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) tại các doanh nghiệp dệt may việt nam

1
TRƢỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƢƠNG
KHOA KINH TẾ NGOẠI THƢƠNG
CHUYÊN NGÀNH: KINH TẾ ĐỐI NGOẠI









KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

Đề tài:

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN ERP (HỆ
THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP)
TẠI CÁC DOANH NGHIỆP DỆT MAY VIỆT NAM



Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ HẠNH
Lớp : Anh 6
Khoá : 41B
Giáo viên hƣớng dẫn : ThS. NGUYỄN LỆ HẰNG

HÀ NỘI, 11 - 2006


2
MỤC LỤC


Lời mở đầu 1
Chƣơng 1 10
Những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống ERP (Enterprise resource planning) - hệ
thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp 10
I. Những vấn đề chung về hệ thống erp 10
1. Khái niệm 10
2. Quá trình phát triển của hệ thống ERP: 11
2.1. Inventory control packages (IC - Phần mềm quản lý hàng tồn
kho): 12
2.2. Materials requirement planning (MRP - Phần mềm hoạch định
các yêu cầu về nguyên vật liệu) 12
2.3. Manufacturing resource planning (MRP II - Phần mềm hoạch
định nguồn lực sản xuất) 13
2.4. Enterprise resource planning (ERP - Phần mềm hoạch định
nguồn lực doanh nghiệp) 13
2.5. Extended ERP (ERP mở rộng): 14
3. Phân loại phần mềm ERP: 15
3.1. Phần mềm đặt hàng do một nhóm lập trình viên trong nước viết: . 15
3.2. Phần mềm đặt hàng do một công ty trong nước viết: 16
3.3. Phần mềm ERP thiết kế sẵn do các công ty trong nước phát

triển: 16
3.4. Phần mềm ERP nước ngoài cấp thấp: 16
3.5. Phần mềm ERP nước ngoài cấp trung bình: 16
3.6. Phần mềm ERP nước ngoài cấp cao: 16
4. Các phân hệ của phần mềm ERP: 17
4.1. Kế toán: 18
4.2. Quản lý hàng tồn kho: 22
4.3. Phân hệ quản lý sản xuất: 23
4.4. Phân hệ quản lý bán hàng và phân phối: 25
4.5. Quản lý tính lương và nhân sự: 28


3
5. Những ƣu điểm của hệ thống ERP: 30
5.1. Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy: 30
5.2. Công tác kế toán chính xác hơn: 30
5.3. Cải tiến quản lý hàng tồn kho: 30
5.4. Tăng hiệu quả sản xuất: 30
5.5. Quản lý nhân sự hiệu quả hơn: 31
5.6. Các quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn: 31
6. Thị trƣờng phần mềm hệ thống ERP hiện nay: 31
6.1. Thị trường phần mềm ERP thế giới: 31
6.2. Thị trường ERP tại Việt Nam: 34
II. Sự cần thiết của việc ứng dụng phần mềm ERP vào hoạt động của các
doanh nghiệp dệt may Việt Nam: 35
1. Dệt may là một ngành sản xuất bao gồm nhiều khâu nối tiếp nhau
theo kiểu dây truyền và có quy trình sản xuất phức tạp. 35
2. Ngành dệt may sử dụng một số lƣợng lớn chủng loại nguyên vật
liệu trong khi chất lƣợng của nguyên phụ liệu lại không ổn định. 37
3. Ngành dệt may sử dụng một số lƣợng lớn công nhân có trình độ

chƣa cao, ý thức và tác phong công nghiệp hạn chế. 37
4. Ngành dệt may Việt nam chủ yếu là sản xuất, gia công cho các
doanh nghiệp nƣớc ngoài, do đó việc xây dựng thƣơng hiệu vẫn còn
là một vấn đề cấp thiết đối với các doanh nghiệp hiện nay. 38
Chƣơng 2 40
Thực trạng triển khai hệ thống ERP tại các doanh nghiệp dệt may của Việt Nam 40
I. Tình hình chung ngành dệt may của Việt Nam: 40
1. Tình hình kim ngạch xuất khẩu: 41
2. Quy mô doanh nghiệp dệt may: 41
2.1. Số lượng: 41
2.2. Khả năng về vốn: 43
2.3. Năng lực sản xuất: 44
3. Nguồn nhân lực: 46
4. Nguyên phụ liệu đầu vào: 46
5. Khoa học công nghệ: 47


4
II. Tình hình áp dụng hệ thống ERP tại các doanh nghiệp dệt may Việt
Nam: 47
1. Tình hình chung: 47
2. Tình hình cụ thể: 48
2.1. Hệ quản lý Tài chính Kế toán: 48
2.2. Hệ quản lý nhân sự tiền lương: 49
2.3. Hệ quản lý sản xuất: 49
2.4. Hệ quản lý phân phối và bán hàng: 50
2.5 .Hệ thống thông tin tổng hợp: 50
2.6. Hệ quản lý thiết bị, quản lý mua hàng và quản lý công nợ: 50
III. Đánh giá việc triển khai hệ thống ERP tại các doanh nghiệp dệt may
Việt nam: 52

1. Những lợi thế của việc áp dụng hệ thống ERP: 52
1.1. Hệ Thống ERP - Một cách quản lý hiện đại cho doanh nghiệp
dệt may: 52
1.2. ERP - Một giải pháp nâng cao năng lực cạnh tranh của các doanh
nghiệp dệt may: 54
1.3. ERP là một giải pháp giúp doanh nghiệp có thể thích ứng được
với những thay đổi của môi trường hiện nay. 58
1.4. ERP mang lại lợi nhuận cho các doanh nghiệp nhờ tiết kiệm các
chi phí: 60
2. Những khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải trong việc triển khai
hệ thống phần mềm ERP: 55
2.1. Thiếu vốn là một trong những trở ngại mà doanh nghiệp gặp
phải khi triển khai dự án ERP: 55
2.2. Chất lượng phần mềm ERP là một nỗi trăn trở của doanh
nghiệp: 59
2.3. Nhận thức của doanh nghiệp trong việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào sản xuất còn hạn chế: 59
2.4. Thiếu đội ngũ nhân viên am hiểu về công nghệ thông tin: 60
2.5. Thiếu nhà cung cấp và nhà tư vấn triển khai: 62
Chƣơng 3 64


5
Một số Giải pháp phát triển hệ thống ERP tại các doanh nghiệp dệt may Việt Nam 64
I. Định hướng phát triển ngành dệt may Việt Nam: 64
1. Mục tiêu: 64
2. Chiến lƣợc phát triển ngành dệt may Việt Nam đến năm 2010: 64
2.1. Đối với ngành dệt, bao gồm: sản xuất nguyên liệu dệt, sợi, dệt, in
nhuộm hoàn tất: 64
2.2. Đối với ngành may: 64

2.3. Các chỉ tiêu chủ yếu: 65
II. Định hướng phát triển ERP tại các doanh nghiệp dệt may: 65
1. Phát triển hệ thống ERP một cách hoàn chỉnh đồng bộ, đi từ thấp
đến cao theo một kế hoạch cân nhắc thấu đáo tránh tình trạng “chạy
quá nhanh” trong khi “chân còn yếu”. 65
2. ERP là một xu thế tất yếu cho các doanh nghiệp dệt may hiện nay 68
III. Giải pháp phát triển hệ thống ERP tại các doanh nghiệp dệt may Việt
Nam: 69
1. Nhóm giải pháp vĩ mô: 69
1.1. Giải pháp từ phía nhà nước: 69
1. 2. Từ phía Hiệp hội dệt may Việt Nam, Tổng công ty dệt may Việt
Nam: 73
2. Nhóm giải pháp vi mô: 74
2.1. Đổi mới nhận thức của doanh nghiệp đối với việc ứng dụng công
nghệ thông tin nói chung là hệ thống ERP nói riêng: 74
2.2. Đầu tư cho công nghệ: 74
2.3. Đào tạo nguồn nhân lực: 75
2.4. Học hỏi kinh nghiệm quản lý của các doanh nghiệp khác: 77
2.5. Đẩy nhanh quá trình cổ phần hoá doanh nghiệp, tham gia vào
thị trường chứng khoán, một kênh huy động vốn hiệu quả. 77
2.6. Tích cực chủ động hợp tác với các doanh nghiệp mạnh về khoa
học công nghệ cả trong và ngoài nước. 79
IV. Mô hình ERP cho các doanh nghiệp dệt may: 80
1. Các phân hệ chính: 80
2. Yêu cầu đối với các phân hệ: 81


6
2.1. Phân hệ quản lý thông tin tài chính: 81
2.2. Phân hệ quản lý bán hàng/phân phối: 86

2.3. Quản lý sản xuất: 89
2.4. Quản lý hệ thống: 90
2.5. Quản lý nhân lực: 92
Kết luận 96
Danh mục tài liệu tham khảo 97


7
CÁC CHỮ VIẾT TẮT
STT
Ký hiệu
viết tắt

Chữ đầy đủ
1
BOM
Bill of Materials (Công thức sản phẩm)
2
CAD
Computer - aided design (Chương trình thiết kế sản phẩm bằng
máy tính)
3
CAM
Computer - aided manufacturing (Chương trình sản xuất sản phẩm
bằng máy tính)
4
CRM
Customer relation management (Quản lý quan hệ khách hàng)
5
CSDL

Cơ sở dữ liệu
6
ERP
Enterprise resource planning (Hệ thống hoạch định nguồn lực
doanh nghiệp)
7
IAS
Chuẩn mực Kế toán quốc tế
8
IC
Inventory control packages (Phần mềm quản lý hàng tồn kho)
9
GTGT
Giá trị gia tăng
10
GD&ĐT
Giáo dục và đào tạo
11
LAN
Local area network (Mạng cục bộ)
12
MRP
Materials requirement planning (Phần mềm hoạch định các nhu
cầu về vật tư)
13
MRPII
Manufacturing resource planning (Phần mềm hoạch định nguồn
lực sản xuất)
14
PC

Personal computer (Máy tính cá nhân)
15
SCM
Supply chain management (Quản lý chuỗi cung cấp)
16
VAR
Value added retailer (Các nhà bán lẻ dịch vụ gia tăng)
17
VAS
Hệ thống Kế toán Việt Nam
18
WAN
Wide area network (Mạng diện rộng)
19
WTO
World trade organization (Tổ chức Thương mại thế giới)




8

LỜI MỞ ĐẦU

Có thể nói trong khoảng chục năm trở lại đây nền kinh tế của Việt Nam tăng
trưởng với tốc độ khá kinh ngạc trung bình 7-8%/năm đặc biệt là kim ngạch xuất
khẩu. Hiện nay các mặt hàng xuất khẩu chủ lực của Việt Nam là dầu thô, nông lâm
sản, dệt may, da giầy, v.v Trong các mặt hàng xuất khẩu chủ lực này, dệt may
ngày càng thể hiện vai trò quan trọng đối với nền kinh tế nước nhà với kim ngạch
xuất khẩu tăng trưởng không ngừng. Trong những năm tới, nước ta tiếp tục định

hướng ngành dệt may vẫn là một trong những ngành kinh tế mũi nhọn trong chiến
lược phát triển kinh tế. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ khó khăn này đòi hỏi sự nỗ lực
rất lớn của bản thân doanh nghiệp trong ngành cũng như sự hỗ trợ từ phía chính
phủ. Tuy nhiên trong bối cảnh Việt Nam sắp trở thành thành viên chính thức của tổ
chức Thương mại Thế giới (WTO), nhà nước không còn nhiều ưu ái với bất cứ
ngành nào buộc các doanh nghiệp tự lực cánh sinh.
Thời đại “xã hội thông tin” đang đến gần, việc áp dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động sản xuất kinh doanh không còn là một điều xa lạ đối với các doanh
nghiệp và trở thành một xu hướng tất yếu. Để có thể tồn tại và phát triển, doanh
nghiệp không thể đứng ngoài xu thế này mà cần phải nỗ lực biến những lợi thế của
công nghệ thông tin thành lợi thế của riêng mình.
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) trên tế giới đã được biết
đến từ lâu tuy nhiên lại còn quá xa lạ với các doanh nghiệp của Việt Nam. Hệ thống
này mang lại cho doanh nghiệp một phong cách quản lý mới kết hợp công nghệ
thông tin với kỹ thuật sản xuất. Xuất phát từ thực trạng ngành dệt may của Việt
Nam hiện nay yếu về cách thức quản lý và đang rất cần một phong cách quản lý
hiên đại đạt tiêu chuẩn quốc tế, luận văn tốt nghiệp này lựa chọn đề tài: “Thực trạng
triển khai và giải pháp phát triển hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
(ERP) tại các doanh nghiệp dệt may của Việt Nam”.
Trong quá trình nghiên cứu, người viết đã cố gắng sử dụng các phương pháp
phân tích, so sánh, minh hoạ và phương pháp thực chứng kinh tế để có thể đánh giá


9
một cách toàn diện về thực trạng triển khai hệ thống ERP tại các doanh nghiệp dệt
may của Việt Nam từ đó nêu lên một số giải pháp nhằm phát triển hệ thống này
trong ngành.
Nội dung chính của Luận văn này được trình bày trong 3 chương:
Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống ERP (Enterprise resource
planning) - hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.

Chương 2: Thực trạng triển khai hệ thống hệ thống ERP (Enterprise resource
planning) - hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tại các doanh nghiệp dệt
may Việt Nam.
Chương 3: Một số giải pháp phát triển hệ thống ERP (hệ thống hoạch định nguồn
lực doanh nghiệp tại các doanh nghiệp dệt may Việt Nam.
Trong khuôn khổ có hạn của một khoá luận tốt nghiệp, bài viết chắc chắn
không tránh khỏi nhiều thiếu sót. Kính mong nhận được những ý kiến đóng góp quý
báu của các thầy cô giáo và các độc giả.
Luận văn này không thể hoàn thành nếu không có sự giúp đỡ quý báu của cô
giáo Nguyễn Lệ Hằng về phương hướng triển khai đề tài cũng như cách tổng hợp
tài liệu nghiên cứu. Em cũng xin trân trọng cảm ơn các thầy cô của trường Đại học
Ngoại Thương trong suốt bốn năm qua đã tận tình cung cấp cho em những kiến
thức quý giá để em có thể hoàn thành luận văn này.







10
CHƢƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG ERP
(ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) - HỆ THỐNG QUẢN LÝ
NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP.
I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG ERP
1. Khái niệm
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hoặc hệ thống ERP là
một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của công ty, do phần
mềm máy tính hỗ trợ để giúp công ty quản lý các hoạt động chủ yếu của nó, bao

gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý hàng tồn kho, hoạch
định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý
nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng,v.v…Mục tiêu tổng quát của hệ thống
này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy
móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ
hoạch định và lên kế hoạch. Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho
phép công ty cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau
để đạt được mục tiêu trên [Theo báo cáo “Những vấn đề quan trọng khi đánh giá
phần mềm kế toán và ERP tại Việt Nam” của Công ty MeKong Capital, năm 2004].
Rõ ràng ERP là một giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp. Về hình thức,
một giải pháp ERP là một tập hợp các phân hệ quản lý toàn bộ công đoạn trong quy
trình sản xuất của doanh nghiệp. Đây là sản phẩm đặc biệt kết hợp công nghệ thông
tin với kinh nghiệm quản lý.
Thuật ngữ ERP chính là viết tắt của Enterprise Resource Planning. Ta có thể
giải thích hai chữ R và P như sau:
R (Resource - Tài nguyên): trong kinh tế, resource là nguồn lực (về tài chính, nhân
lực, công nghệ). Tuy nhiên trong ERP, resource có nghĩa là tài nguyên. Trong công
nghệ thông tin, tài nguyên là bất cứ phần mềm, phần cứng hay dữ liệu thuộc hệ
thống mà có thể truy cập và sử dụng được. Việc ứng dụng ERP vào quản trị đòi hỏi
doanh nghiệp phải biến nguồn lực của mình thành tài nguyên. Cụ thể là:


11
 Làm cho mọi bộ phận của đơn vị đều có khả năng khai thác nguồn lực phục
vụ cho doanh nghiệp.
 Hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận có sự
phối hợp nhịp nhàng.
 Thiết lập được các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất.
 Cập nhật thông tin tình trạng nguồn lực doanh nghiệp một cách chính xác kịp
thời.

P (Planning - Hoạch định): là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh
doanh. Điều cần quan tâm ở đây đó là hệ ERP hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch ra
sao. Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong quá trình
điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chẳng hạn, ERP giúp các nhà
máy tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa
trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng, v.v…
Cách này cho phép doanh nghiệp có đủ vật tư sản xuất nhưng vẫn không để lượng
tồn kho quá lớn gây đọng vốn. ERP còn hỗ trợ lên kế hoạch trước các nội dung
công việc, nghiệp vụ cần trong sản xuất kinh doanh. Hơn nữa ERP còn tạo liên kết
các văn phòng công ty - đơn vị thành viên, phòng ban - phòng ban và trong nội bộ
các phòng ban, hình thành quy trình, trình tự xử lý nghiệp vụ để thành viên trong
công ty tuân theo.
2. Quá trình phát triển của hệ thống ERP:
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ra đời từ những năm 60 của
thế kỷ XX và từ đó đến nay đã trải qua các giai đoạn được nâng cấp và cải tiến sau:



12

Sơ đồ 1: Các giai đoạn phát triển của hệ thống ERP
2.1. Inventory control packages (IC - Phần mềm quản lý hàng tồn kho):
Phần mềm quản lý hàng tồn kho ra đời từ những năm 60 của thế kỷ XX
được thiết kế nhằm mục đích duy trì mức hàng tồn kho và chi phí ở mức hợp lý.
Tuy nhiên phần mềm này cũng định ra những mức hàng tồn kho được đặt hàng và
khi nào thì tiến hành đặt hàng. Ngoài ra, phần mềm này còn có các quy trình giám
sát mức hàng tồn kho nhằm phục vụ cho các quyết định về tài chính và quản lý. IC
là những bước đầu tiên và đặt nền móng cho quá trình cải tiến hệ thống ERP ngày
nay.
2.2. Materials requirement planning (MRP - Phần mềm hoạch định các yêu cầu

về nguyên vật liệu)
Giai đoạn thứ hai trong quá trình cải tiến hệ thống ERP chính là MRP được
ra đời trong những năm 70 của thế kỷ XX. Theo Orlicky (1975) ý tưởng về MRP
được đưa ra dựa trên ý tưởng của một quá trình mà trong đó sử dụng các công thức
sản phẩm (BOM – bill of material), các ghi chép, sổ sách về hàng tồn kho và một lộ
trình chính nhằm quyết định khi nào các đơn đặt hàng được đưa ra để mua thêm
nguyên vật liệu thô hay các linh kiện, bộ phận hàng hoá [Theo Vonderembse and
White, 1996, trang 567]. Hệ thống MRP được định nghĩa như là một hệ thống các
quá trình mang tính logic nhằm quản lý các bộ phận lắp ráp các linh kiện hay các
nguyên vật liệu thô phục vụ quá trình sản xuất đồng thời như một hệ thống thông tin
và một công cụ hiệu quả đưa ra các lịch trình sản xuất từ đó các nhà quản lý có thể


13
đánh giá được tính khả thi cũng như tính hiệu quả của quá trình sản xuất đó [Theo
Gass and Harris, 1996 trang 380]. Các phần mềm ứng dụng của MRP mang lại cho
các doanh nghiệp những lợi ích rất lớn đó là giảm thiểu được lượng hàng tồn kho,
giảm được thời gian quản lý cũng như tiết kiệm chi phí và làm cho doanh nghiệp
phản ứng nhanh nhậy hơn với những thay đổi của thị trường.
2.3. Manufacturing resource planning (MRP II - Phần mềm hoạch định nguồn
lực sản xuất)
Trong suốt những năm của thập kỷ 70 của thế kỷ trước, các gói MRP đã
được ứng dụng mạnh mẽ và được cải tiến hiện đại hơn với những phần mềm cung
cấp một cách toàn diện các kế hoạch sản xuất và các chu trình kiểm soát. Và điều
này đã dẫn đến một sự phát triển mới của hệ thống ERP đánh dấu bằng sự ra đời
của MRP II. Khái niệm MRP II được đưa ra đầu tiên bởi Wight (1984) và là hệ quả
tất yếu của sự phát triển của các phần mềm quản lý trước đó. MRP II được người ta
biết đến với những lợi ích to lớn mà nó mang lại cho các doanh nghiệp ứng dụng
nó. Các doanh nghiệp có thể hoạt động hiệu quả nhờ tính năng liên kết của MRPII.
Đó là sự liên kết giữa việc ứng dụng các công nghệ về thông tin và kỹ thuật sản

xuất. Hơn nữa, MRP II còn là hệ thống hỗ trợ đắc lực trong quá trình đưa ra các
quyết định thông qua việc gắn kết thông tin giữa các bộ phận kỹ thuật, nhân sự, sản
xuất và marketing nhờ việc sử dụng một hệ mẫu phần mềm máy tính năng động có
thể hoạt động trong giới hạn về sản xuất của doanh nghiệp và với các đơn đặt hàng
có sẵn và dự đoán về cầu. MRP II bao gồm các phân hệ về quản lý phân xưởng,
quản lý phân phối, quản lý dự án, tài chính, nhân lực và kỹ thuật. Mục tiêu cơ bản
của MRP II là tập trung vào việc đảm bảo cân đối giữa mức nguyên vật liệu với nhu
cầu sản xuất.
Hệ thống MRP II có khả năng liên kết các bộ phận hoàn toàn khác nhau về
chức năng hay các bộ phận có cùng chức năng nhưng chưa thực sự gắn kết với nhau
tạo nên một hệ thống hoàn thiện, một vòng tuần hoàn thông tin trong doanh nghiệp.


2.4. Enterprise resource planning (ERP - Phần mềm hoạch định nguồn lực


14
doanh nghiệp)
ERP là sự phát triển hoàn thiện hơn của hệ thống MRP II với các chức năng
ưu việt hơn như hoạch định nguồn nhân lực, hỗ trợ đưa ra quyết định, quản lý chuỗi
cung cấp, hỗ trợ về bảo trì, bảo hành, chất lượng sản phẩm, các tiêu chuẩn về an
toàn và sức khoẻ cho người lao động. Thuật ngữ ERP được đưa ra đầu tiên bởi
Gartner Group trong những năm đầu của thập kỷ 90 của thế kỷ XX. Trong giới báo
chí, thuật ngữ này xuất hiện đầu tiên vào năm 1992 trên tờ Ricciuti còn đối với giới
công nghệ thông tin thì ERP được đưa ra đầu tiên vào năm 1996 bởi
DAVENPORT. Có rất nhiều thuật ngữ khác cùng nói đến ERP như: Hệ thống
doanh nghiệp - Enterprise systems - ES (Davenport 1998), công nghệ thông tin
doanh nghiệp - Enterprise information technologies - EIT (Sundarraj và Srinivas,
năm 2003), hệ thống hoạch định nguồn lực và phát triển doanh nghiệp – Enterprise
management and resource planning systems – EAS, v.v Tuy nhiên, thuật ngữ ERP

được sử dụng rộng rãi nhất và còn tồn tại cho đến ngày hôm nay.
Sơ đồ 3: Các quy trình hoạt động của hệ thống ERP


(Nguồn: “Enterprise Resource planning - Global opportunities & challenges” của
Liaquat Hossain, Jon David Patrick và M.A. Rashid)
2.5. Extended ERP (ERP mở rộng):
Hệ thống ERP mở rộng là một bước phát triển lớn của ERP, nó là sự kết

Hệ thống dữ liệu
trung tâm
Tài chính
Báo cáo của doanh nghiệp
Quản lý nguồn nhân lực
Quản lý hàng tồn
kho
Sản xuất
Bán hàng và
phân phối
Dịch vụ

K
H
A
C
H

H
A
N

G
N
H
A

C
U
N
G

C
A
P











15
hợp hoàn chỉnh giữa ERP thông thường với CRM (Customer relation management -
Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng) và SCM (Supply chain management – Phần
mềm quản lý chuỗi cung cấp) tạo nên một hệ thống liên kết chặt chẽ, giúp cho
doanh nghiệp có thể có một cách tiếp cận thông tin mới mẻ và các thông tin đầy đủ
từ phía khách hàng lẫn nhà cung cấp của mình.

Dưới đây là mô hình của ERP mở rộng:

(Nguồn: “Enterprise Resource planning – global opportunities & challenges” của
Liaquat Hossain, Jon David Patrick và M.A. Rashid)
Hệ thống ERP mở rộng cho phép doanh nghiệp có thể mở rộng hệ thống
thông tin của mình ra bên ngoài, từ đó doanh nghiệp có thể nắm bắt được thông tin
với khách hàng, bạn hàng và nhà cung cấp thông qua các công cụ bổ sung cho sự
thành công của mô hình Business - to - Business (B2B) như mạng nội bộ và mạng
internet.
3. Phân loại phần mềm ERP:
3.1. Phần mềm đặt hàng do một nhóm lập trình viên trong nước viết:
Đây là trường hợp một công ty yêu cầu một nhóm thành viên trong công ty
hoặc thuê một nhóm lập trình viên nhỏ bên ngoài viết một phần mềm ERP theo yêu
cầu của công ty. Thông thường mặc dù phần mềm đặt hàng dường như là một giải
pháp có chi phí thấp, rủi ro trong trường hợp này là cao nhất và có thể làm phát sinh
thêm chi phí cho công ty về sau khi các trục trặc nảy sinh.


16
3.2. Phần mềm đặt hàng do một công ty trong nước viết:
Đây là loại phần mềm được một công ty phần mềm trong nước thiết kế theo
đơn đặt hàng nhằm đáp ứng một số yêu cầu cụ thể của công ty khách hàng. Loại
phần mềm này hiện nay không còn được sử dụng rộng rãi nữa trong khi nhu cầu cho
các phần mềm thiết kế sẵn lại tăng cao. Người sử dụng phần mềm này nên xem xét
kỹ càng khả năng hỗ trợ trong tương lai từ nhà cung cấp và khả năng có thể nâng
cấp trong tương lai của phần mềm mà không làm gián đoạn hoạt động của công ty.
3.3. Phần mềm ERP thiết kế sẵn do các công ty trong nước phát triển:
Trong số các phần mềm này phải kể đến các phần mềm như: lacviet’s Accnet
2000, Gen pacific’s CAM, CSC’s IAS 3.0, Diginet’s Lemon 3, AZ company’s soft
2000, Kha thi Software Center’s KT VAS, v.v…

3.4. Phần mềm ERP nước ngoài cấp thấp:
Các phần mềm này được thiết kế dành cho các doanh nghiệp nhỏ do gia đình
làm chủ và chỉ hoạt động ở một địa điểm. Những phần mềm này thường không hỗ
trợ các phân hệ được thêm vào nhưng chúng có thể có hiệu quả cao cho các hoạt
động kế toán đơn giản. Ví dụ về phần mềm này như: QUICKBOOKS,
PEACHTREE, MYOB với mức giá phổ biến là một vài trăm đô la Mỹ. Các phần
mềm này không có nhiều dịch vụ hỗ trợ ở Việt Nam.
3.5. Phần mềm ERP nước ngoài cấp trung bình:
Các phần mềm này bao gồm các phần mềm được bán trên thế giới và được thiết
kế dành cho các công ty vừa và nhỏ. Các phần mềm này hỗ trợ hầu hết các quy trình
hoạt động kinh doanh và được thiết kế cho việc sử dụng trên hệ thống mạng với cấu trúc
khách/chủ, trong đó phần mềm chạy chính trên một máy chủ (SERVER) và cho phép
nhiều máy khách truy cập từ mạng cục bộ LAN. Các phần mềm điển hình như:
SUNSYSTEMS, EXACT GLOBE 2000, MS SOLOMON, NAVISION, SCALA,
ACCPAC, INTUITIVE ERP và MARCAM. Các phần mềm này thường có giá trị từ
20000 đô la Mỹ đến 150000 đô la Mỹ kể cả chi phí triển khai và tuỳ vào số phân hệ
được sử dụng.
3.6. Phần mềm ERP nước ngoài cấp cao:
Các phần mềm này gồm các phần mềm ERP được bán trên thế giới và được


17
thiết kế dành cho các công ty đa quốc gia có nhiều địa điểm hoạt động, nhiều chi
nhánh và nhiều người sử dụng cùng một lúc. Các phần mềm này rất đắt và nhằm
phục vụ các quy trình kinh doanh phức tạp với những yêu cầu hoạt động rất khắt
khe. Các phần mềm nổi tiếng như: ORACLE FINANCIALS, SAP, PEOPLESOFT.
Chi phí cho các phần mềm này thường có giá từ ít nhất là vài trăm ngàn đô la Mỹ
bao gồm cả chi phí triển khai.
Sơ đồ 5: Các phân hệ của sản phẩm SAP R/3

Như đã nói ở trên về các phân hệ của hệ thống ERP, sản phẩm SAP R/3 của
hãng SAP cũng có các phân hệ chính: sản xuất, phân phối, nhân sự, bán hàng, quản
lý tài chính, vận tải, mua hàng và kế hoạch sản xuất.
4. Các phân hệ của phần mềm ERP:
Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (Module). Phần mềm
có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có
một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của
hệ thống ERP chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ
khác nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn. Hiện nay các nhà cung cấp hệ phần


18
mềm ERP đưa ra rất nhiều loại sản phẩm phù hợp với nhiều đối tượng doanh nghiệp
khác nhau Một hệ thống ERP có các phân hệ cơ bản sau:
4.1. Kế toán:
Kế toán là một bộ phận không thể thiếu trong hầu hết các doanh nghiệp. Bộ
phận kế toán phải phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác mọi hoạt động kinh tế, tài
chính phát sinh, là nơi xử lý các thông tin cần thiết để thực hiện các báo cáo thuế và
một số nghiệp vụ khác. Trong hệ thống ERP phân hệ kế toán được tự động hoá một
cách tối đa.
Phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nhỏ nữa như sổ cái, công nợ phải
thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục vật tư, v.v…Các
phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP.

Sơ đồ 6: kế toán tổng hợp trong doanh nghiệp
4.1.1. Sổ cái:
Đây là phân hệ nền tảng của phần lớn các phần mềm kế toán/ERP vì nó chứa
đựng các tài khoản trên sổ cái để lập báo cáo tài chính. Phần mềm hỗ trợ danh mục tài
khoản do Hệ thống Kế toán Việt Nam (VAS) quy định cũng như các Chuẩn mực Kế
toán Quốc tế (IAS) nếu công ty cần. Ngoài ra, phần mềm còn cho phép người sử dụng

thêm hoặc chỉnh sửa danh mục tài khoản một cách thuận tiện. Ngoài đặc điểm này ra
thì thường không có nhiều sự khác biệt giữa các phần mềm liên quan đến phân hệ sổ


19
cái.
4.1.2. Quản lý tiền:
Các đặc điểm của quản lý thường bao gồm dự trù thu chi, đối chiếu với tài
khoản ngân hàng, theo dõi tình trạng của các khoản vay hiện tại, bao gồm cả theo
dõi và cảnh báo khi đến hạn trả nợ gốc và lãi.
4.1.3. Công nợ phải trả và công nợ phải thu:

Sơ đồ 7: Quy trình công nợ phải thu khách hàng trong doanh nghiệp


20

Sơ đồ 8: Quy trình công nợ phải trả trong doanh nghiệp.
Chức năng thông thường cần thiết cho công nợ phải trả và công nợ phải thu
là kiểm tra các khoản phải thu/phải trả chưa có hoá đơn, đối chiếu hoá đơn (nghĩa là
đối chiếu hoá đơn với biên bản nhận hàng/giao hàng), kiểm tra các hoá đơn đã
thanh toán và chưa thanh toán, hạch toán tự động trên sổ cái và tích hợp giữa công
nợ phải trả và công nợ phải thu cho khách hàng đồng thời là nhà cung cấp. Nhiều
phần mềm nổi bật về các chức năng nhắc nhở người sử dụng về các khoản phải trả
hoặc phải thu cần chú ý như các khoản đã vượt số ngày bán chịu cho phép hoặc đã
gần hạn mức bán chịu cho phép. Một số phần mềm cho phép các khoản bán chịu
cho các hàng hoá khác nhau trên cùng một hoá đơn trong khi các phần mềm khác
không cho phép. Tương tự, các phần mềm khác nhau lập số lượng và chất lượng các
báo cáo khác nhau như báo cáo tuổi nợ của nhà cung cấp hay khách hàng, liệt kê
mua hàng và bán hàng.

4.1.4. Tài sản cố định:
Phần mềm hỗ trợ việc tính tự động các loại khấu hao khác nhau như khấu
hao đường thẳng, khấu hao theo số dư giảm dần cho cả tài sản cố định và tài sản


21
thuê và tự động hạch toán vào sổ cái. Phần mềm còn hỗ trợ theo dõi luân chuyển tài
sản cố định giữa các địa điểm. Ngoài ra một số phần mềm hỗ trợ đánh giá lại tài
sản.
4.1.5. Tiền tệ:
Phần mềm hỗ trợ nhiều loại tiền tệ cho tất cả các giao dịch, trong khi còn có
các phần mềm chỉ hỗ trợ sử dụng thêm một loại tiền tệ hoặc có phần mềm lại hỗ trợ
cho thêm hơn một loại tiền tệ.
4.1.6. Tự động phân bổ chi phí quản lý:
Chức năng phân bổ chi phí quản lý được dựa trên một số công thức nhất
định. Sự chính xác của việc phân bổ chi phí cho phép phân tích doanh thu và chi phí
của một loạt sản phẩm, công trình trung tâm chi phí và trung tâm lợi nhuận chẳng
hạn như công thức dựa trên số liệu sản xuất thực tế, phân bổ theo phần trăm cố định
cũng như là phân bổ theo những khoản cố định như là phí quản lý.
4.1.7. Lập ngân sách:
Các công cụ lập ngân sách cho phép các công ty có thể lập ngân sách một
cách hiệu quả và ghi lại những ngân sách này trên phần mềm để từng loại chi phí
thực tế và doanh thu có thể so sánh với ngân sách một cách thuận tiện. Từng loại chi
phí nên bao gồm ít nhất 5 loại chi phí bao gồm: vật tư, nhân công trực tiếp, chi phí
nhân công gián tiếp, chi phí cố định và các biến phí quản lý nhưng càng ít chi tiết
thì việc lập ngân sách càng hữu ích. Các công cụ lập ngân sách còn hỗ trợ cho việc
kiểm soát nội bộ và soạn lập các báo cáo quản trị có ý nghĩa.
4.1.8. Lập báo cáo tài chính:
Các phần mềm ERP trong nước có thể tạo ra các báo cáo kế toán theo mẫu
của VAS trong khi các phần mềm nước ngoài lại có nhiều công cụ mạnh mẽ để tạo

ra các báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng.
4.1.9. Khả năng phân tích tài chính:
Chức năng phân tích tài chính của một phần mềm ERP thường không phụ
thuộc hoàn toàn vào khả năng tạo ra các báo cáo tài chính hữu ích mà là khả năng
phân loại và nhóm dữ liệu theo cách có ý nghĩa. Kết quả là có thể tạo ra nhiều báo
cáo khác nhau theo yêu cầu của người sử dụng. Các phần mềm ERP của nước ngoài


22
có xu hướng khá tinh vi về điểm này với 3 đến 10 chiều phân tích do người sử dụng
xác định.
4.1.10. Khả năng truy xuất nguồn gốc (Business intelligence):
Khả năng truy xuất nguồn gốc cũng là một chức năng quan trọng mà theo đó
người sử dụng có thể nhấp chuột vào một hạng mục hoặc mở một màn hình mới
hoặc mở một hạng mục cấp thấp hơn để chỉ ra một con số cụ thể bắt nguồn từ đâu
hoặc đã được tính toán thế nào. Chức năng này giúp người sử dụng dễ dàng có được
các chi tiết mong muốn của một báo cáo, đôi khi chỉ ở cấp độ dữ liệu đầu vào.
Nhiều phần mềm ERP nước ngoài có khả năng truy xuất nguồn gốc mạnh hơn các
phần mềm trong nước.
4.2. Quản lý hàng tồn kho:

Sơ đồ 10: Quy trình quản trị kho trong doanh nghiệp
4.2.1. Những chức năng cơ bản:
Những chức năng cơ bản của phân hệ hàng tồn kho bao gồm theo dõi tất cả
các loại hàng tồn kho trong công đoạn của quá trình sản xuất, hạch toán các hạng
mục khác nhau trong một biên bản nhận hàng hoặc biên bản giao hàng đơn lẻ, theo


23
dõi phế phẩm, theo dõi hàng bán bị trả lại, theo dõi địa điểm của hàng tồn kho và ở

từng công đoạn/ quy trình sản xuất và điều chỉnh thủ công đối với số lượng và giá
trị hàng tồn kho.
Ngoài ra có một số chức năng có vẻ như cơ bản nhưng có thể ảnh hưởng đến
quản lý hàng tồn kho:
 Đơn vị đo lường
 Mã hàng
 Phương pháp tính giá hàng tồn kho
 Xuất thành phẩm ngoài bán hàng.
4.2.2. Các chức năng cụ thể:
 Dự báo nhu cầu vật tư và thời gian chờ hàng;
 Danh mục vật tư;
 Theo dõi phế phẩm;
 Theo dõi hàng tồn kho và địa điểm của nó;
 Tích hợp với phân hệ mua hàng với phân hệ hoạch định sản xuất.
4.3. Phân hệ quản lý sản xuất:
Các phân xưởng sản xuất là trái tim của nhà máy, xí nghiệp, nơi được đầu
tư nhiều nhất, tập trung năng lực sản xuất lớn nhất. Phân hệ này hỗ trợ từ việc lập
quy trình sản xuất, xác định nhu cầu nguyên vật liệu đến quản lý đơn hàng, kế
hoạch sản xuất và thực hiện việc theo dõi tiến độ sản xuất, những gì đang diễn ra tại
các phân xưởng. Đây cũng là phân hệ hay nhất của hệ thống ERP.


24

Sơ đồ 11: Quản lý sản xuất trong doanh nghiệp
4.3.1. Hỗ trợ các quy trình của một ngành sản xuất cụ thể:
 Sản xuất liên tục và lắp ráp: nhiều phần mềm ERP đựơc thiết kế riêng
cho các ngành sản xuất liên tục hoặc riêng cho các ngành sản xuất lắp
ráp. Ngành sản xuất liên tục là những ngành trong đó có một khối lượng
nguyên vật liệu đầu vào được trộn lẫn hoặc xử lý liên tục, ngành sản xuất

lắp ráp là những ngành trong đó những phần nhỏ được lắp ráp vào nhau
để tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh.
 Tính giá thành sản xuất: Các lĩnh vực kinh doanh khác nhau đòi hỏi có
những phương pháp tính giá thành sản xuất khác nhau như giá thành thực
tế, giá thành tiêu chuẩn hoặc một hình thức kết hợp nào đó của hai ph-
ương pháp này. Nói chung phần mềm nào theo dõi càng chi tiết giá thành


25
sản xuất thì càng hữu dụng.
4.3.2. Hoạch định sản xuất:
Hoạch định sản xuất là một trong những mục tiêu chủ chốt của một phần
mềm ERP. Phần mềm này giúp cho việc lập kế hoạch sử dụng vật tư, nhân công,
máy móc cả về khối lượng và chất lượng để có thể dễ dàng so sánh với thực tế.
Phần mềm cho phép hoạch định:
 Nhu cầu công suất và công suất hiện có để đáp ứng nhu cầu của khách
hàng
 Tận dụng máy móc và nhân công;
 Lên lịch sản xuất.
Ngoài ra phần mềm ERP còn có thể lập các báo cáo tiến độ sản xuất khác
nhau và một chức năng của các báo cáo là cảnh báo giám đốc sản xuất một cách kịp
thời.
4.3.3. Tích hợp với phân hệ hàng tồn kho và bán hàng:
Phân hệ sản xuất tích hợp với phân hệ hàng tồn kho và một trong số phần
mềm ERP thì chúng kết hợp làm một. Sẽ rất hữu ích nếu phân hệ quản lý bán hàng
nối với phân hệ hàng tồn kho và quản lý sản xuất, chẳng hạn như phòng kinh doanh
có thể cần kiểm tra thường xuyên tiến độ sản xuất và công suất hiện có để có thể
truyền đạt những điều này với khách hàng.
4.3.4. Báo cáo tiến độ sản xuất
4.4. Phân hệ quản lý bán hàng và phân phối:

Phân hệ bán hàng giúp bộ phận Marketing, bán hàng thực hiện tốt nhất
nhiệm vụ của mình, theo dõi các hợp đồng, các thông tin liên quan như giao hàng,
tự động hoá rất nhiều nghiệp vụ bán hàng khác.