NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

MỤC LỤC
LỜI GIỚI THIỆU
3
CHƯƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
I. Khái niệm, yêu cầu, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 4
1. Khái niệm 4
2. Yêu cầu 4
3. Vị trí 5
4. Ý nghĩa 5
II. Yêu cầu đối với cán bộ làm công tác văn thư cơ quan, tổ chức Đảng 7
III. Quản lý nhà nước về công tác văn thư 10
IV. Nội dung công tác văn thư 12
1. Soạn thảo và ban hành văn bản 12
2. Quản lý văn bản
13
3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức Đảng
13
V. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 14
VI. Trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức Đảng 14
CHƯƠNG 2
VĂN BẢN CỦA ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
VÀ VĂN BẢN CỦA CÁC TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ-XÃ HỘI
A. THỂ LOẠI VĂN BẢN CỦA ĐẢNG
I- Khái niệm văn bản, thể loại và hệ thống văn bản của Đảng 18
II- Hệ thống văn bản của Đảng 18
B. THẨM QUYỀN BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA ĐẢNG
I. Các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp trung ương 21
II. Các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp tỉnh 21
III. Các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp huyện 22
IV. Các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp cơ sở và chi bộ 22

V. Các tổ chức đảng được lập ra theo
quy định của Điều lệ Đảng hoặc theo quy định của Trung ương
23
VI. Các cơ quan tham mưu giúp việc và
các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng... hoạt động có thời hạn của cấp ủy các cấp 23
VII. Các đảng đoàn, ban cán sự Đảng các cấp 23
C. THỂ THỨC VĂN BẢN CỦA ĐẢNG
I. Khái niệm và các thành phần thể thức 23
II. Cách trình bày các thành phần thể thức 25
1. Cách trình bày các thành phần thể thức bắt buộc 25
2. Cách trình bày các thành phần thể thức bổ sung 43
3. Bản sao và cách trình bày các thành phần thể thức bản sao 45
4- Yêu cầu kỹ thuật trình bày văn bản 46
III. Văn bản của các tổ chức chính trị xã hội 48
CHƯƠNG 3
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN VÀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU
I. Quản lý văn bản
1. Khái niệm, yêu cầu 49
2. Quản lý văn bản đến 51
3. Quản lý văn bản đi 56
II. Quản lý và sử dụng con dấu 62
1. Các loại con dấu 63
2. Quản lý và sử dụng con dấu 63
3. Đóng dấu 64
CHƯƠNG 4
LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ
VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA CƠ QUAN
I. LẬP HỒ SƠ
1. Khái niệm 65
2. Yêu cầu 66

3. Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ 67
4. Trách nhiệm lập hồ sơ 68
5. Tổ chức lập hồ sơ 68
II. NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH
1. Chuẩn bị hồ sơ để giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan
80
2. Thời hạn giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan 80
3. Thủ tục giao nộp hồ sơ 80
4
TÀI LIỆU THAM KHẢO 82
PHẦN PHỤ LỤC 83
Lời giới thiệu
Công tác văn thư gắn liền với hoạt động chỉ đạo điều hành công việc của các cơ
quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động, điều hành của các cơ quan, tổ chức một phần phụ thuộc
vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt.
Các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực
hiện tốt chức năng, nhiệm vụ đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương,
chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại
những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Như vậy, công tác văn thư gắn
liền với hoạt động của các cơ quan, đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ
chức chính trị - xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị - xã hội tổ
chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công
tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng.
Cũng chính vì điều đó mà công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức Đảng và các
tổ chức chính trị xã hội ngày càng được quan tâm nhiều hơn, đặc biệt trong công cuộc cải
cách hành chính nhà nước hiện nay, công tác văn thư là một trong những trọng tâm được tập
trung đổi mới.
Với mục tiêu là đào tạo ra những người tốt nghiệp cao đẳng về hành chính văn thư
lưu trữ có khả năng tìm việc làm tại các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị xã
hội, giáo trình trang bị cho học sinh, sinh viên những kiến thức cơ bản về phương pháp luận

và nghiệp vụ công tác văn thư Đảng
- Về kiến thức: Trang bị các khái niệm, đặc điểm, nội dung công tác văn thư trong
các cơ quan, tổ chức Đảng; chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các cơ quan Đảng;
cũng như mục đích của việc thực hiện các nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư.
- Về kỹ năng: Biết vận dụng kiến thức và thực hiện được các thao tác nghiệp vụ của
công tác văn thư trong các cơ quan đảng
Với thời lượng 60 tiết, nội dung giáo trình được biên soạn thành 4 chương:
Chương I. Công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính
trị-xã hội - 12 tiết
Chương II. Văn bản của Đảng cộng sản Việt Nam và các tổ chức chính trị-xã hội -
18 tiết
Chương III. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản - 15 tiết
Chương IV. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ - 15 tiết
Trong qúa trình biên soạn, tác giả chú trọng đến phương châm khoa học, hiện đại,
thiết thực, đầy đủ, chính xác, ngắn gọn. Mặc dù đã cố gắng, song có thể không tránh khỏi
những thiếu sót, rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của bạn đọc.
Xin chân thành cám ơn.

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI
Tác giả TS. Nguyễn Lệ Nhung
5
CHƯƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
I. Khái niệm, yêu cầu, vị trí, tác dụng của công tác văn thư
1. Khái niệm
Văn thư là từ gốc Hán, dùng để chỉ các loại văn bản, giấy tờ. “Văn” có
nghĩa là văn tự, “thư” có nghĩa là thư tịch. Theo quan niệm của các triều đại
phong kiến trước đây, công tác văn thư tức là những công việc có liên quan
đến văn tự, thư tịch.
Ngày nay, khái niệm văn thư không còn xa lạ trong các cơ quan, tổ

chức bởi tất cả các cơ quan đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện
giao tiếp chính thức với nhau. Làm các công việc như soạn thảo văn bản,
quản lý văn bản… tức là làm công tác văn thư. Văn bản đã và đang được các
cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế,
…, dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và
điều hành các mặt công tác.
Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển
giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, lập hồ sơ,… được gọi chung là công tác văn
thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi
cơ quan, tổ chức. Có thể định nghĩa công tác văn thư trong các cơ quan, tổ
chức Đảng và các tổ chức chính trị-xã hội (sau đây gọi là công tác văn thư
trong các cơ quan, tổ chức Đảng) như sau:
Công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức Đảng bao gồm toàn bộ các
công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý và sử dụng con dấu, quản
lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ
quan, tổ chức Đảng.
2. Yêu cầu
Trong quá trình thực hiện nội dung của công tác văn thư ở cơ quan, tổ
chức Đảng phải đảm bảo các yêu cầu dưới dây:
a. Nhanh chóng là yêu cầu đối với công tác văn thư. Quá trình giải
quyết công việc của cơ quan, tổ chức Đảng phụ thuộc nhiều vào việc xây
dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Khi thực hiện yêu cầu
6
này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng
và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng
bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc và phải
quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản.
b. Chính xác
- Về nội dung: nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công
việc và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy

định của Đảng, dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải
rõ ràng. Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền
ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức do Đảng và các tổ chức chính trị -
xã hội quy định.
- Về nghiệp vụ văn thư: thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và các
khâu nghiệp vụ cụ thể như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản
lý văn bản...
c. Bí mật là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập trung
mang tính chính trị của công tác văn thư. Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi
của cơ quan, tổ chức Đảng có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Đảng và
Nhà nước. Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của
Đảng, Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, như việc sử dụng mạng máy tính, bố
trí phòng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn,...
d. Hiện đại: Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng
các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Hiện đại hóa công tác văn thư
là một trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày
càng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi cơ quan, tổ chức Đảng. Tuy nhiên, quá
trình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù hợp với tổ
chức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ chức. Nói đến hiện đại hóa
công tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại.
3. Vị trí
Công tác văn thư không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các
cơ quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội dù lớn
hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn
bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên
cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện
tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy,
văn phòng các tổ chức chính trị - xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy,
7

tổ chức chính trị - xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng
hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị
trí trọng yếu trong công tác văn phòng.
4. Ý nghĩa
- Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp
phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của cơ quan, tổ chức Đảng và
phòng chống tệ quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của cơ quan, từ việc đề ra
các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho
đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo
cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc... đều phải dựa vào các
nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì
hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý
được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu
nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa
đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý.
Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều
bộ phận, do đó kết quả của công tác văn thư không chỉ ảnh hưởng đến một cơ
quan mà còn có thể ảnh hưởng đến các cơ quan khác. Vì vậy làm tốt công tác
văn thư sẽ:
- giúp lãnh đạo cơ quan chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để
chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính.
- góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ
trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều
được phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ
quan là rất quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ,
gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn
tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan.
- đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của cơ quan, tổ chức
Đảng. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của cơ quan, tổ chức Đảng cũng
như của các cá nhân giữ trọng trách trong cơ quan, tổ chức. Nếu trong quy

trình hoạt động của cơ quan, tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính
xác, phản ảnh trung thực hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là
bằng chứng pháp lý phản ảnh trung thực hoạt động của cơ quan.
- tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt
động của cơ quan là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành
và lưu trữ cấp ủy. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ
8
quan, tổ chức đều được văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập
hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công
tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị,
thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng
ngày và lâu dài về sau.
II. Yêu cầu đối với cán bộ làm công tác văn thư cơ quan, tổ chức
Đảng
Tính chất, nội dung công việc và quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi
cán bộ được bố trí làm cán bộ văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của
ngạch công chức văn thư theo quy định của pháp luật. Trong thực tế, người
cán bộ văn thư cơ quan, tổ chức Đảng phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:
- Yêu cầu về phẩm chất chính trị
- Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ
- Những yêu cầu khác về đạo đức công vụ
1. Yêu cầu về phẩm chất chính trị
Người cán bộ văn thư hàng ngày tiếp xúc với văn bản, có thể nắm được
những hoạt động quan trọng của cơ quan, tổ chức Đảng, trong đó có cả những
vấn đề có tính chất cơ mật. Vì vậy, đòi hỏi đầu tiên với người cán bộ văn thư
là yêu cầu về phẩm chất chính trị, cụ thể là:
- Người cán bộ văn thư phải có lòng trung thành. Lòng trung thành ấy
phải được thể hiện bằng sự trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung
thành với cơ quan, tổ chức Đảng.
- Người cán bộ văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối, chính

sách của Đảng và Nhà nước, giữ vững lập trường của giai cấp vô sản trong
bất cứ tình huống nào.
- Người cán bộ văn thư phải luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh
pháp luật của Nhà nước, coi việc chấp hành pháp luật là nghĩa vụ của mình.
- Người cán bộ văn thư phải luôn rèn luyện bản thân, coi việc học tập
chính trị, nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, về Nhà nước, về giai cấp vô
sản là nhiệm vụ thường xuyên.
2. Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ
Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ văn thư phải được thể
hiện trên hai mặt là lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành.
9
Về lý luận nghiệp vụ: Người cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận
nghiệp vụ về công tác văn thư, trong đó phải hiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sở
khoa học và điều kiện thực tiễn để thực hiện nghiệp vụ đó. Bên cạnh sự hiểu
biết về chuyên môn nghiệp vụ phải có sự hiểu biết về một số nghiệp vụ cơ
bản khác có liên quan để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn của mình. Yêu cầu
quan trọng đặt ra đối với người cán bộ văn thư là không chỉ học tập về lý luận
nghiệp vụ ở trường, mà còn phải có ý thức học tập nâng cao trình độ lý luận
nghiệp vụ trong suốt quá trình công tác, từng bước rèn luyện, hoàn thiện bản
thân mình cùng với sự hoàn thiện về lý luận nghiệp vụ.
Về kỹ năng thực hành: Người cán bộ văn thư không chỉ nắm vững lý
luận nghiệp vụ mà còn phải có kỹ năng thực hành. Chính kỹ năng thực hành
sẽ là thước đo năng lực thực tế của người cán bộ văn thư một cách trung thực,
chính xác nhất. Quá trình thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thư
không những giúp cán bộ văn thư từng bước nâng cao tay nghề mà còn giúp
nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ.
3. Những yêu cầu khác
Tính chất nội dung công việc đòi hỏi người cán bộ văn thư của cơ quan,
tổ chức Đảng không những phải có các yêu cầu cơ bản của bất cứ lao động
nào như tính trung thực thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ,

cởi mở, kỷ luật, kiên quyết, công bằng... mà còn đòi hỏi phải có những yêu
cầu dưới đây:
3.1. Tính bí mật
Tính bí mật ở người cán bộ văn thư phải được thể hiện cụ thể:
- Có sự kín đáo.
- Có ý thức giữ gìn bí mật
- Bất cứ trong trường hợp nào khi ra khỏi phòng làm việc không được
để văn bản, tài liệu trên bàn; những ghi chép có nội dung quan trọng không
được vứt vào sọt rác.
- Luôn luôn cảnh giác, không để kẻ gian lợi dụng sơ hở để nắm bí mật
của Đảng, bí mật của cơ quan, tổ chức Đảng.
3.2. Tính tỉ mỉ
Nội dung công việc hằng ngày đòi hỏi phải cụ thể đến từng chi tiết. Vì vậy
cán bộ văn thư phải có tính tỉ mỉ. Tính tỉ mỉ phải được thể hiện trên các nội dung:
10
- Bất cứ công việc nào đều phải thực hiện hoàn chỉnh đến từng chi tiết nhỏ,
không được bỏ qua bất cứ một chi tiết nào dù là nhỏ nhất, đặc biệt đối với việc
thống kê và kiểm tra các nhiệm vụ, ghi chép và chuyển những lời nhắn v.v...
- Không được bỏ sót bất cứ công việc nào trong nhiệm vụ thường ngày
cũng như đối với công việc đột xuất mới nảy sinh.
3.3. Tính thận trọng
Trước khi làm một việc gì hoặc đề xuất một việc gì đều phải suy xét
một cách thận trọng. Đặc biệt đối với việc phát hiện những sai sót của cán bộ
trong cơ quan, tổ chức Đảng về công tác văn thư; những trường hợp nghi ngờ
văn bản giấy tờ giả mạo, những nghi vấn về việc sử dụng con dấu không đúng
quy định. Tính thận trọng sẽ giúp cán bộ văn thư có được những ý kiến chắc
chắn, tránh phạm phải sai lầm.
3.4. Tính ngăn nắp, gọn gàng
Sự ngăn nắp gọn gàng phải luôn luôn thường trực đối với người cán bộ
văn thư. Người cán bộ văn thư luôn tiếp xúc với văn bản giấy tờ, nội dung

công việc lại phức tạp, nếu không gọn gàng ngăn nắp thì sẽ ảnh hưởng không
nhỏ đến công việc.
Mặt khác, phòng làm việc của văn thư không chỉ một mình người văn
thư làm việc mà còn là nơi có nhiều người đến liên hệ công tác như xin cấp
giấy giới thiệu, tra tìm văn bản, đóng dấu giấy tờ v.v... Nếu không trật tự ngăn
nắp sẽ gây ấn tượng không tốt đối với cán bộ văn thư.
3.5. Độ tin cậy
Cán bộ văn thư là người tiếp xúc với văn bản, nắm được nội dung hoạt
động của cơ quan. Vì vậy người văn thư luôn luôn phải thể hiện độ tin cậy.
Do có nhiều công việc nên lãnh đạo không thể quan tâm và kiểm tra hết mọi
công việc của văn thư. Phần lớn các thủ trưởng đều tin tưởng ở văn thư. Vì
vậy, cán bộ văn thư phải giữ vững sự tin tưởng đó để thủ trưởng có thể yên
tâm làm việc.
Mặt khác người cán bộ văn thư phải được đào tạo về nghiệp vụ chuyên
môn và luôn luôn bảo đảm nghiệp vụ không sai sót. Điều đó làm cho cán bộ
lãnh đạo yên tâm và tin cậy cán bộ văn thư.
3.6. Tính nguyên tắc
Nội dung nghiệp vụ văn thư phải được thực hiện theo chế độ quy định
của Đảng, Nhà nước và của cơ quan, trước hết là các quy định của cơ quan, tổ
chức Đảng như chế độ bảo vệ bí mật, quy định về công tác văn thư, lưu trữ
11
v.v... Dù bất cứ lúc nào và hoàn cảnh nào người cán bộ văn thư phải giữ đúng
chế độ đã được quy định không được phép thay đổi quy định. Đặc biệt người
cán bộ văn thư phải có ý thức được rằng không có bất cứ một ngoại lệ nào
trong các quy định.
Trong trường hợp các vấn đề đặt ra có những chi tiết khác với quy định
của Đảng, Nhà nước và của cơ quan, tốt nhất phải xin ý kiến người phụ trách
có thẩm quyền, không được tự ý giải quyết bất cứ việc gì ngoài quy định.
3.7. Tính tế nhị
Công việc của người cán bộ văn thư tạo ra môi trường tiếp xúc với

nhiều đối tượng khác nhau. Vì vậy người cán bộ văn thư phải luôn luôn thể
hiện sự lễ độ, thân mật với người khác, đồng thời phải chiến thắng tâm trạng
không hài lòng, sự phân tán thiếu kiên trì, sự mệt mỏi, quá xúc cảm, kể cả thái
độ suồng sã kiểu bạn bè đối với đồng nghiệp và những người quen biết. Đặc
biệt phải tránh nóng vội khi có việc khẩn cấp hoặc phải trả lời những yêu cầu
của người khác hoặc khi nghi ngờ một điều gì đó trong công việc.
Tính tế nhị sẽ giúp cho cán bộ văn thư ngày càng chiếm được lòng tin
và sự yêu mến của bạn bè đồng nghiệp và mọi người trong cơ quan, tổ chức
Đảng. Điều đó giúp cho người cán bộ văn thư tạo được bầu không khí thoải
mái trong phòng làm việc của mình. Đó cũng là một trong những điều kiện để
nâng cao hiệu quả trong công việc.
III. Quản lý nhà nước về công tác văn thư
1. Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư
- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy
phạm pháp luật về công tác văn thư;
- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư;
- Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong
công tác văn thư;
- Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư;
quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư;
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp
luật về công tác văn thư;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư;
- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư.
2. Trách nhiệm quản lý nhà nước về công tác văn thư
12
2.1. Đối với công tác văn thư các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức
chính trị - xã hội, Cục Lưu trữ Văn phòng trung ương Đảng có trách nhiệm
giúp Chánh văn phòng Trung ương Đảng thực hiện quản lý nhà nước về công
tác văn thư các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội. Nội

dung cụ thể gồm:
- Ban hành và hướng dẫn thực hiện quy định về công tác văn thư áp
dụng trong hệ thống các cơ quan, tổ chức của Đảng và các tổ chức chính trị -
xã hội;
- Kiểm tra việc thực hiện quy định về công tác văn thư trong hệ thống các
cơ quan, tổ chức của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội; giải quyết khiếu nại,
tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền;
- Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ
vào công tác văn thư trong hệ thống các cơ quan, tổ chức của Đảng và các tổ
chức chính trị - xã hội;
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư;
quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư trong hệ thống
các cơ quan, tổ chức của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư trong hệ thống các cơ quan,
tổ chức của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội.
- Các tỉnh, thành uỷ, các huyện, quận, thị uỷ thực hiện quản lý nhà
nước về công tác văn thư các cơ quan, tổ chức Đảng, các tổ chức chính trị - xã
hội trong phạm vi địa phương mình.
- Mỗi cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội có trách nhiệm
quản lý công tác văn thư trong phạm vi cơ quan, tổ chức mình.
2.2. Đối với công tác văn thư các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ
chức xã hội - nghề nghiệp, các đơn vị vũ trang
Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà
nước về công tác văn thư. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có trách nhiệm
giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư.
Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân
các cấp có trách nhiệm thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư đối
với cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý.
2.3. Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư cơ quan Đảng, tổ chức chính trị - xã
hội

- Mỗi cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội phải thành lập
bộ phận (phòng) văn thư hoặc bố trí cán bộ làm văn thư.
- Nhiệm vụ của văn thư cơ quan:
13
+ Tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản đến.
+ Giúp Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính theo dõi, đôn đốc
việc giải quyết văn bản đến.
+ Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền duyệt,
ký ban hành.
+ Kiểm tra thể thức văn bản lần cuối trước khi ban hành; ghi số, ngày
tháng và đóng dấu mức độ khẩn, mật lên văn bản.
+ Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi.
+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng văn bản lưu.
+ Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản đi, văn bản đến,
văn bản nội bộ; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công
chức, viên chức.
+ Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác.
+ Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo định kỳ hàng năm.
IV. Nội dung công tác văn thư: Các cơ quan, tổ chức Đảng hoạt động
theo nhiệm kỳ nên trong từng phần việc có đặc thù riêng (sẽ được trình bày cụ
thể ở các chương sau)
1. Soạn thảo và ban hành văn bản
1.1. Thể thức văn bản:
- Khác với các cơ quan nhà nước và các cơ quan, tổ chức khác, thể thức
văn bản của Đảng thực hiện theo Hướng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày
28/5/2004 của Văn phòng Trung ương Đảng.
- Thể thức văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu
của tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương quy định. Thể thức văn bản của tổ
chức công đoàn thực hiện theo Quyết định số 1219-QĐ-TLĐ, ngày 22/8/2001

của Đoàn chủ tịch Tổng liên đoàn lao động Việt Nam; thể thức văn bản của
Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam thực hiện theo Hướng dẫn số 20-
HD/ĐCT ngày 29 tháng 9 năm 2003 của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ
Việt Nam về thẩm quyền ký văn bản và thể thức văn bản trong hệ thống Hội
LHPN Việt Nam; thể thức văn bản của tổ chức Đoàn thanh niên thực hiện
theo Hướng dẫn số 49-HD/VP, ngày 04/7/2006 của Văn phòng trung ương
Đoàn.
1.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
14
- Soạn thảo văn bản
+ Xác định mục đích, giới hạn của văn bản,
+ Đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản;
+ Chọn thể loại văn bản;
+ Thu thập và xử lý thông tin có liên quan;
+ Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo;
- Duyệt bản thảo, chỉnh sửa bản thảo;
- Đánh máy, nhân bản văn bản;
- Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành;
- Ký văn bản.
- Ban hành văn bản.
2. Quản lý văn bản:
2.1. Quản lý văn bản đến
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
- Trình, chuyển giao văn bản đến;
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
2.2. Quản lý văn bản đi
- Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền banh hành văn bản và kỹ thuật
trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản;
- Đóng dấu cơ quan; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có);
- Đăng ký văn bản đi;

- Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc phát hành văn bản đi;
- Lưu văn bản đi.
3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức
Đảng
3.1. Lập hồ sơ hiện hành
- Xác định trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công chức trong cơ quan,
tổ chức Đảng đối với việc lập hồ sơ hiện hành.
- Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành gồm:
+ Mở hồ sơ;
15
+ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;
+ Phân định đơn vị bảo quản;
+ Sắp xếp văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản;
+ Biên mục hồ sơ.
3.2. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành
- Xác định trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức
trong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức;
- Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của
cơ quan, tổ chức;
- Thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ
quan, tổ chức.
V. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư trog các cơ
quan, tổ chức Đảng
1. Khái niệm
Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư là việc áp dụng
công nghệ tin học vào việc soạn thảo văn bản, xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ
yêu cầu quản lý văn bản đi, đến và tra tìm thông tin trong văn bản, tài liệu
được nhanh chóng, chính xác; nâng cao năng suất, hiệu quả công tác trong cơ
quan, tổ chức và tạo môi trường trao đổi thông tin thuận lợi giữa các cơ quan

thông qua mạng thông tin nội bộ và mạng thông tin quốc gia.
2. Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư
- Ứng dụng công nghệ thông tin để soạn thảo, in ấn, nhân sao văn bản;
- Ứng dụng công nghệ thông tin để xử lý, quản lý, tra tìm văn bản đi,
đến, văn bản nội bộ;
- Ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý, xử lý, tra tìm đơn thư khiếu tố;
- Ứng dụng công nghệ thông tin để chuyển giao văn bản.
3. Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư
của Đảng
- Gửi nhận văn bản;
- Thư tín điện tử;
- Quản lý văn bản đi;
- Quản lý văn bản đến;
- Quản lý đơn thư khiếu tố...
16
VI. Trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư trong cơ
quan, tổ chức Đảng
Công tác văn thư bao gồm nhiều nội dung với những mức độ phức tạp
khác nhau. Tuỳ thuộc với cương vị công tác và khả năng, mỗi người trong cơ
quan, tổ chức Đảng có thể tham gia vào những nội dung nhất định. Để cho
công việc được thực hiện thuận lợi, cần phải có sự phân công, phân nhiệm rõ
ràng, cụ thể cho từng người, từng bộ phận trong cơ quan, tổ chức Đảng.
1. Trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan, tổ chức Đảng
Lãnh đạo cơ quan, tổ chức Đảng có trách nhiệm quản lý công tác văn
thư trong cơ quan, tổ chức mình và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư cho cơ
quan cấp dưới và đơn vị trực thuộc.
Công tác văn thư của cơ quan, tổ chức Đảng làm tốt hay không tốt,
trách nhiệm trước hết thuộc về lãnh đạo cơ quan, tổ chức. Để thực hiện được
nhiệm vụ này, lãnh đạo cơ quan, tổ chức Đảng có thể giao cho chánh văn
phòng hoặc trưởng phòng hành chính (ở cơ quan không có văn phòng) tổ

chức quản lý công tác văn thư trong phạm vi trách nhiệm của mình.
Lãnh đạo cơ quan, tổ chức Đảng có trách nhiệm giải quyết kịp thời và
chính xác các văn bản đến của cơ quan, tổ chức. Lãnh đạo cơ quan, tổ chức
Đảng có thể giao cho cán bộ cấp dưới giải quyết những văn bản cần thiết,
nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm chung về việc giải quyết những văn bản đó.
Lãnh đạo cơ quan, tổ chức Đảng phải ký những văn bản quan trọng của cơ
quan, tổ chức Đảng theo quy định của Đảng, của Nhà nước và theo quy chế
làm việc của cơ quan, tổ chức mình. Ngoài ra, tuỳ theo điều kiện cụ thể của
mỗi cơ quan, tổ chức mà lãnh đạo cơ quan, tổ chức Đảng có thể làm một số
công việc cụ thể như xem xét và cho ý kiến về việc phân phối, giải quyết văn
bản đến của cơ quan, tham gia vào việc soạn thảo văn bản, kiểm tra việc chấp
hành các chế độ quy định về công tác văn thư ở cơ quan, ở cơ quan cấp dưới
hoặc ở các đơn vị trực thuộc.
2. Trách nhiệm của chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính)
Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) là người trực tiếp
giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức Đảng thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư của
cơ quan, tổ chức mình và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các
cơ quan, tổ chức cấp dưới và đơn vị trực thuộc.
Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) phải trực tiếp làm
các công việc sau:
- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và
báo cáo với lãnh đạo cơ quan, tổ chức Đảng về những công việc quan trọng.
17
- Ký thừa lệnh lãnh đạo cơ quan, tổ chức Đảng một số văn bản được
lãnh đạo giao và ký những văn bản do văn phòng trực tiếp ban hành.
- Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, tổ
chức Đảng.
- Xem xét thể thức văn bản trước khi trình lãnh đạo ký ban hành.
- Tổ chức đánh máy, nhân sao văn bản đi.
- Trong những điều kiện cụ thể, có thể được lãnh đạo cơ quan, tổ chức

Đảng giao trách nhiệm thực hiện một số việc thuộc nhiệm vụ của văn thư
chuyên trách.
- Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) có thể giao cho cấp
phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi
quyền hạn của mình.
3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức trong cơ quan, tổ chứcĐảng
Tất cả cán bộ, công chức trong cơ quan, tổ chức Đảng nói chung phải
thực hiện đầy đủ những nội dung công tác văn thư có liên quan đến phần việc
của mình, cụ thể là:
+ Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của lãnh đạo cơ
quan, tổ chức Đảng.
+ Soạn thảo văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình.
+ Lập hồ sơ công việc của mình và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ theo quy định.
+ Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản.
+ Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể theo quy chế công tác văn
thư của cơ quan, tổ chức Đảng.
4. Trách nhiệm của cán bộ văn thư chuyên trách
4.1. Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến
+ Nhận văn bản đến.
+ Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến.
+ Trình văn bản đến.
+ Đăng ký văn bản đến.
+ Chuyển giao văn bản đến.
+ Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) theo dõi thời
hạn giải quyết văn bản đến.
4.2. Đối với việc quản lý văn bản đi
18
+ Xem lại thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng, đóng dấu văn bản đi.
+ Viết bì và làm thủ tục phát hành văn bản đi.
+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng văn bản lưu.

+ Quản lý và cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường.
+ Lập và bảo quản sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến, sổ
chuyển giao văn bản.
4.3. Đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
+ Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) xây dựng
danh mục hồ sơ và hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục.
+ Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) kiểm tra, đôn
đốc việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
+ Hoàn chỉnh và nộp lưu hồ sơ văn bản đi vào lưu trữ cơ quan.
4.4. Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu
+ Bảo đảm bảo quản an toàn con dấu của cơ quan (bao gồm dấu cơ
quan, tổ chức Đảng, dấu văn phòng, dấu chức danh)
+ Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của
cơ quan, tổ chức Đảng.
4.5. Ngoài những nhiệm vụ chính nói trên, tuỳ theo năng lực và yêu cầu cụ
thể của cơ quan, tổ chức Đảng mà văn thư chuyên trách có thể được giao kiêm
nhiệm thêm một số công việc như đánh máy văn bản, trực điện thoại, kiểm tra và
hướng dẫn nghiệp vụ văn thư ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc.
Tóm lại: Công tác văn thư là một nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu
được đối với một cơ quan, tổ chức Đảng. Vì vậy, các cơ quan, tổ chức Đảng
cần quan tâm làm tốt công tác văn thư để góp phần đẩy mạnh hoạt động của
cơ quan, tổ chức mình, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước...

19
CHƯƠNG 2
VĂN BẢN CỦA ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
VÀ VĂN BẢN CỦA CÁC TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ-XÃ HỘI
A. THỂ LOẠI VĂN BẢN CỦA ĐẢNG
I- Khái niệm văn bản, thể loại và hệ thống văn bản của Đảng
1. Văn bản của Đảng

Văn bản của Đảng là loại hình tài liệu được thể hiện bằng ngôn ngữ viết để
ghi lại hoạt động của các tổ chức Đảng do các cấp ủy, tổ chức, cơ quan có thẩm
quyền của Đảng ban hành theo quy định của Điều lệ Đảng và của Trung ương.
2. Thể loại văn bản của Đảng
Thể loại văn bản là tên gọi của từng loại văn bản, phù hợp với tính
chất, nội dung và mục đích ban hành văn bản của Đảng.
3. Hệ thống văn bản của Đảng
Hệ thống văn bản của Đảng gồm toàn bộ các loại văn bản của Đảng
được sử dụng trong hoạt động của hệ thống tổ chức Đảng từ Trung ương đến
cơ sở.
II- Hệ thống văn bản của Đảng
1. Cương lĩnh chính trị
Cương lĩnh chính trị là văn bản trình bày những nội dung cơ bản về
mục tiêu, đường lối, nhiệm vụ và phương pháp cách mạng trong một giai
đoạn nhất định.
2. Điều lệ Đảng
Điều lệ Đảng là văn bản xác định tôn chỉ, mục đích, hệ tư tưởng, các
nguyên tắc về tổ chức và hoạt động, cơ cấu tổ chức bộ máy của Đảng, quy
định trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền hạn của đảng viên và các tổ chức Đảng.
3. Chiến lược
Chiến lược là văn bản trình bày quan điểm, phương châm, mục tiêu chủ
yếu và các giải pháp có tính toàn cục về phát triển một hoặc một số lĩnh vực
trong một giai đoạn nhất định.
4. Nghị quyết
20
Nghị quyết là văn bản ghi lại các quyết định được thông qua ở đại hội,
hội nghị cơ quan lãnh đạo Đảng các cấp, hội nghị đảng viên về đường lối, chủ
trương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể.
5. Quyết định
Quyết định là văn bản dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy chế, quy

định, quyết định cụ thể về chủ trương, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự
thuộc phạm vi quyền hạn của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng.
6. Chỉ thị
Chỉ thị là văn bản dùng để chỉ đạo các cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng
cấp dưới thực hiện các chủ trương, chính sách hoặc một số nhiệm vụ cụ thể.
7. Kết luận
Kết luận là văn bản ghi lại ý kiến chính thức của cấp ủy, tổ chức, cơ
quan Đảng về những vấn đề nhất định hoặc về chủ trương, biện pháp xử lý
công việc cụ thể.
8. Quy chế
Quy chế là văn bản xác định nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế
độ và lề lối làm việc của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng.
9. Quy định
Quy định là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế
độ cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng
hoặc trong hệ thống các cơ quan chuyên môn có cùng chức năng, nhiệm vụ.
10. Thông tri
Thông tri là văn bản chỉ đạo, giải thích, hướng dẫn các cấp ủy, tổ
chức, cơ quan Đảng cấp dưới thực hiện nghị quyết, quyết định, chỉ thị ... của
cấp ủy, hoặc thực hiện một nhiệm vụ cụ thể.
11. Hướng dẫn
Hướng dẫn là văn bản giải thích, chỉ dẫn cụ thể việc tổ chức thực hiện
văn bản của cấp ủy hoặc của cơ quan Đảng cấp trên.
12. Thông báo
Thông báo là văn bản dùng để thông tin về một vấn đề, một sự việc cụ
thể để các cơ quan, cá nhân có liên quan biết hoặc thực hiện.
13. Thông cáo
Thông cáo là văn bản dùng để công bố về một sự kiện, sự việc quan trọng.
14. Tuyên bố
Tuyên bố là văn bản dùng để chính thức công bố lập trường, quan

điểm, thái độ của Đảng về một sự kiện, sự việc quan trọng.
21
15. Lời kêu gọi
Lời kêu gọi là văn bản dùng để yêu cầu hoặc động viên mọi người thực
hiện một nhiệm vụ hoặc hưởng ứng một chủ trương có ý nghĩa chính trị.
16. Báo cáo
Báo cáo là văn bản dùng để tường trình về tình hình hoạt động của một cấp
ủy, tổ chức, cơ quan Đảng hoặc về một đề án, một vấn đề, sự việc nhất định.
17. Kế hoạch
Kế hoạch là văn bản dùng để xác định mục đích, yêu cầu, chỉ tiêu của
nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp
về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.
18. Quy hoạch
Quy hoạch là văn bản xác định mục tiêu và các phương án, giải pháp
lớn cho một vấn đề, một lĩnh vực cần thực hiện trong một thời gian tương đối dài,
nhiều năm.
19. Chương trình
Chương trình là văn bản dùng để sắp xếp nội dung công tác, lịch làm
việc cụ thể của cấp uỷ, tổ chức, cơ quan Đảng hoặc của các đồng chí lãnh đạo
trong một thời gian nhất định.
20. Đề án
Đề án là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải pháp
giải quyết một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê duyệt.
21. Tờ trình
Tờ trình là văn bản dùng để thuyết trình tổng quát về một đề án, một
vấn đề, một dự thảo văn bản để cấp trên xem xét, quyết định.
22. Công văn
Công văn là văn bản dùng để truyền đạt, trao đổi các công việc cụ thể trong
quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng.
23. Biên bản

Biên bản là văn bản ghi chép diễn biến, ý kiến phát biểu và ý kiến kết
luận của đại hội Đảng và các hội nghị của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng.
24. Các loại giấy tờ hành chính
22
1- Giấy giới thiệu là loại giấy tờ dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên liên hệ
công tác hoặc giải quyết các công việc cần thiết cho bản thân cán bộ, nhân viên
của cơ quan.
2- Giấy chứng nhận (hoặc giấy xác nhận, thẻ chứng nhận) là loại giấy
tờ dùng để xác nhận về một sự việc hoặc về nhân sự.
3- Giấy đi đường là loại giấy tờ cấp cho cán bộ, nhân viên đi công tác.
Giấy có giá trị thanh toán công tác phí theo chế độ Nhà nước quy định,
4- Giấy nghỉ phép là giấy tờ cấp cho cán bộ, nhân viên nghỉ phép ở địa
phương khác. Giấy nghỉ phép làm căn cứ thanh toán tiền tầu xe theo chế độ Nhà
nước quy định.
5- Phiếu gửi là loại giấy tờ dùng để gửi kèm theo tài liệu. Cơ quan hay
người nhận tài liệu cần ghi đủ các yêu cầu ghi trên phiếu và gửi trả lại cho cơ
quan gửi tài liệu.
B. THẨM QUYỀN BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA ĐẢNG
Theo Quy định ban hành kèm theo Quyết định của Bộ Chính trị số 31-
QĐ/TW, ngày 01-10-1997 và Quyết định của Ban Bí thư số 91-QĐ/TW ngày
16-02-2004, cơ quan lãnh đạo Đảng các cấp (đại hội Đảng và cấp ủy các cấp),
các tổ chức, cơ quan Đảng từ Trung ương đến chi bộ có quyền ban hành các
loại văn bản như sau:
I. Các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp trung ương
1- Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng ban hành:
- Đại hội: Cương lĩnh chính trị, Điều lệ Đảng, chiến lược, nghị quyết,
quy chế, thông báo, thông cáo, tuyên bố, lời kêu gọi.
- Đoàn Chủ tich: Thông báo, báo cáo.
- Đoàn thư ký: Báo cáo.
- Ban Thẩm tra tư cách đại biểu: Báo cáo.

- Ban Kiểm phiếu: Báo cáo.
2- Ban Chấp hành Trung ương Đảng ban hành: Chiến lược, nghị
quyết, quyết định, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, thông cáo, tuyên
bố, lời kêu gọi, báo cáo.
3- Bộ Chính trị ban hành: Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, kết luận, quy
chế, quy định, thông báo, báo cáo.
4- Ban Bí thư ban hành: Quyết định, chỉ thị, kết luận, quy chế, quy
định, thông tri, thông báo, báo cáo.
23
II. Các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp tỉnh (tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương gọi chung là cấp tỉnh).
1- Đại hội đại biểu đảng bộ cấp tỉnh, thành phố ban hành:
- Đại hội: Nghị quyết, quy chế, thông báo.
- Đoàn Chủ tịch: Thông báo, báo cáo.
- Đoàn Thư ký: Báo cáo.
- Ban Thẩm tra tư cách đại biểu: Báo cáo.
- Ban Kiểm phiếu: Báo cáo.
2- Ban chấp hành đảng bộ tỉnh, thành phố (gọi tắt là tỉnh ủy, thành ủy) ban
hành: Nghị quyết, quyết định, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, báo cáo.
3- Ban thường vụ tỉnh ủy, thành ủy ban hành: Nghị quyết, quyết định,
chỉ thị, kết luận, quy chế, quy định, thông tri, hướng dẫn, thông báo, báo cáo.
III. Các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp huyện
(huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh gọi chung là cấp huyện).
1- Đại hội đại biểu đảng bộ cấp huyện ban hành:
- Đại hội: Nghị quyết, quy chế, thông báo.
- Đoàn Chủ tịch: Thông báo, báo cáo.
- Đoàn Thư ký: Báo cáo.
- Ban Thẩm tra tư cách đại biểu: Báo cáo.
- Ban Kiểm phiếu: Báo cáo.
2- Ban chấp hành đảng bộ huyện (gọi tắt là huyện ủy) ban hành: Nghị

quyết, quyết định, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, báo cáo.
3- Ban thường vụ huyện ủy ban hành: Nghị quyết, quyết định, chỉ thị,
kết luận, quy chế, quy định, thông tri, hướng dẫn, thông báo, báo cáo.
IV. Các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp cơ sở và chi bộ
1- Đại hội đảng bộ (đại hội đại biểu hoặc đại hội toàn thể đảng
viên) ban hành:
- Đại hội: Nghị quyết.
- Đoàn Chủ tịch: Thông báo, báo cáo.
- Đoàn Thư ký: Báo cáo.
- Ban Thẩm tra tư cách đại biểu (đối với đại hội đại biểu): Báo cáo.
- Ban Kiểm phiếu: Báo cáo.
24
2- Ban chấp hành đảng bộ cơ sở (gọi tắt là đảng ủy) ban hành: Nghị
quyết, quyết định, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, báo cáo.
3- Ban thường vụ đảng ủy cơ sở ban hành: Nghị quyết, quyết định, kết
luận, quy định, thông báo, báo cáo.
4- Chi bộ cơ sở và chi bộ, đảng ủy bộ phận trực thuộc đảng ủy cơ sở
ban hành:
- Đại hội: Nghị quyết.
- Chi bộ, đảng ủy bộ phận: Nghị quyết, báo cáo.
V. Các tổ chức đảng được lập ra theo quy định của Điều lệ Đảng
hoặc theo quy định của Trung ương
1- Đảng ủy Quân sự Trung ương, Đảng ủy Công an Trung ương, các
đảng ủy khối các cơ quan trung ương và các đảng bộ trực thuộc Trung ương
được ban hành các loại văn bản tương ứng với các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
2- Các đảng ủy trực thuộc tỉnh, thành ủy được ban hành các loại văn
bản tương ứng với các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp huyện.
3- Các đảng ủy trực thuộc huyện ủy, quận ủy, thị ủy, thành ủy (trực
thuộc tỉnh) được ban hành các loại văn bản tương ứng với các cơ quan lãnh

đạo Đảng cấp cơ sở.
VI. Các cơ quan tham mưu giúp việc và các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội
đồng... hoạt động có thời hạn của cấp ủy các cấp (gọi chung cơ quan đảng).
1- Các cơ quan đảng (và liên cơ quan) các cấp ban hành: Quyết định,
kết luận, quy chế, quy định, hướng dẫn, thông báo, báo cáo.
2- Ban Cán sự Đảng ngoài nước khi thực hiện nhiệm vụ của cấp ủy cấp
trên đối với các đảng bộ, chi bộ hoạt động ở nước ngoài được ban hành văn
bản như một cấp ủy cấp trên cơ sở.
VII. Các đảng đoàn, ban cán sự Đảng các cấp ban hành: Nghị quyết,
quyết định, chỉ thị, kết luận, quy chế, quy định, hướng dẫn thông báo, báo cáo.
Ngoài thẩm quyền ban hành các thể loại văn bản được quy định trên,
đại hội đảng bộ các cấp (đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký) được ban hành
các thể loại văn bản như: chương trình, công văn, biên bản; các cấp ủy, tổ
chức, cơ quan Đảng tùy tình hình được quyền ban hành các loại văn bản như:
kế hoạch, quy hoạch, chương trình, đề án, tờ trình, công văn, biên bản và
được sử dụng các loại giấy tờ hành chính nêu trên.
So sánh với các thể loại văn bản của các cơ quan nhà nước, cơ quan
Đảng có thể loại thông tri tương tự như thể loại thông tư, hoặc kết luận mà các
cơ quan nhà nước không có thể loại văn bản này.
25
C. THỂ THỨC VĂN BẢN CỦA ĐẢNG
I. Khái niệm và các thành phần thể thức
1. Khái niệm
Thể thức văn bản của Đảng bao gồm các thành phần cần thiết của văn
bản được trình bày đúng quy định để bảo đảm giá trị pháp lý và giá trị thực
tiễn của văn bản.
2. Các thành phần thể thức
a. Các thành phần thể thức bắt buộc
Mỗi văn bản chính thức của Đảng bắt buộc phải có đủ 8 thành phần thể
thức sau đây:

- Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam",
- Tên cơ quan ban hành văn bản (tác giả),
- Số và ký hiệu văn bản,
- Địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản,
- Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản,
- Phần nội dung văn bản,
- Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành văn bản,
- Nơi nhận văn bản.
b. Các thành phần thể thức bổ sung
Ngoài các thành phần thể thức bắt buộc, đối với từng văn bản cụ thể, tùy
theo nội dung và tính chất, có thể bổ sung các thành phần thể thức sau đây:
- Dấu chỉ mức độ mật (mật, tối mật, tuyệt mật),
- Dấu chỉ mức độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hoả tốc, hoả tốc có hẹn giờ),
- Các chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, bản thảo và tài liệu hội nghị,
Các thành phần thể thức bổ sung do người ký văn bản quyết định.
c. Bản chính, bản sao và các thành phần thể thức bản sao
- Bản chính là bản hoàn chỉnh, đúng thể thức, có chữ ký trực tiếp của
người có thẩm quyền và dấu của cơ quan ban hành.
- Bản sao là bản sao lại nguyên văn hoặc trích sao một phần nội dung từ
26
bản chính. Văn bản sao có giá trị pháp lý như bản chính đều phải đảm bảo đủ
các thành phần thể thức bản sao sau đây:
+ Tên cơ quan sao văn bản,
+ Số và ký hiệu bản sao,
+ Địa điểm và ngày, tháng, năm sao văn bản,
+ Các chỉ dẫn loại bản sao,
+ Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan sao văn bản,
+ Nơi nhận bản sao.
II. Cách trình bày các thành phần thể thức
1. Cách trình bày các thành phần thể thức bắt buộc

a. Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam"
Tiêu đề trên văn bản của Đảng là "Đảng Cộng sản Việt Nam".
Vị trí trình bày: Tiêu đề được trình bày góc phải, dòng đầu, trang đầu,
bằng chữ in hoa đứng, chân phương, phía dưới có đường kẻ ngang để phân
cách với địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Đường kẻ có độ dài
bằng độ dài dòng tiêu đề (ô số 1 - mẫu 1).
Ví dụ: ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

Tác dụng: Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam" trên văn bản là thành
phần thể thức xác định văn bản đó là của Đảng.
b. Tên cơ quan ban hành văn bản
- Văn bản của Đại hội Đảng toàn quốc, đại hội đảng bộ các cấp (đại
hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm
phiếu) ghi tên cơ quan ban hành văn bản như sau:
+ Văn bản của Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng
Ví dụ:
ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU TOÀN QUỐC LẦN THỨ. . .
*
ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU TOÀN QUỐC LẦN THỨ . . .
ĐOÀN CHỦ TỊCH
*
+ Đại hội Đảng bộ cấp tỉnh, thành phố
27