báo cáo đồ án quản lý công văn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG
KHOA KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ MÔI TRƯỜNG

BÁO CÁO ĐỒ ÁN
LẬP TRÌNH QUẢN LÝ
Đề tài 5: QUẢN LÝ CÔNG VĂN
Quản lý công văn GVHD: Huỳnh Lý Thanh Nhàn
MỤC LỤC
Đồ án Lập trình quản lý 2
GVHD: HUỲNH LÝ THANH NHÀN
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thành Lợi
MSSV: DTH102064
Lớp: DH11TH
Quản lý công văn GVHD: Huỳnh Lý Thanh Nhàn
PHẦN MỘT: TỔNG QUAN
I. ĐẶT VẤN ĐỀ
Trong bất kì lĩnh vực nào thì công tác quản lý luôn giữ một vai trò vô cùng
quan trọng, trong đó có công tác quản lý công văn.
Việc quản lý công văn giấy tờ trong các đơn vị hành chính và doanh nghiệp
luôn là vấn đề cấp thiết, đòi hỏi có sự đầu tư cả về nhân lực và trang thiết bị. Từ trước
đến nay, việc quản lý công văn, giấy tờ vẫn theo quy cách truyền thống là lưu trữ trên
giấy tờ, trong các cặp, tủ hồ sơ nên gây ra không ít phiền phức trong việc tra cứu, lưu
trữ và bảo quản. Do đó cần có một biện pháp quản lý tối ưu hơn trong việc quản lý
công văn giấy tờ.
II. MỤC TIÊU
- Tin học hóa công tác quản lý hành chính cũng như các hoạt động quản lý văn bản.
- Tin học hóa các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi và tìm kiếm thông
tin.
- Hỗ trợ tra cứu, tham chiếu các công văn cũ. Giúp việc theo dõi và xử lý công văn kịp

thời, chính xác và nhanh chóng.
- Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT.
III. LỢI ÍCH MANG LẠI
- Phần mềm Quản lý công văn ra đời sẽ tạo ra một cơ chế quản lý mới, tiên tiến, hiệu
quả, đảm bảo công văn được lưu trữ, xử lý chính xác, nhanh chóng, an toàn, tiện
lợi.
- Nâng cao hiệu quả xử lý công văn và lập hồ sơ công việc, tiết kiệm thời gian, công
sức, chi phí khi quản lý, lưu trữ và tìm kiếm công văn; tạo môi trường làm việc có
sự tương tác cao.
- Giảm công sức, chi phí lưu trữ, tìm kiếm và xử lý công văn.
Đồ án Lập trình quản lý 3
Quản lý công văn GVHD: Huỳnh Lý Thanh Nhàn
IV. MÔ TẢ QUY TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG VĂN
Đối với công văn đến:
Khi có một công văn mới được gửi đến (bưu điện, fax, email, gặp trực tiếp…), văn thư sẽ tiếp
nhận công văn và lấy các thông tin cần thiết để cập nhật vào hệ thống quản lý, lưu lại. Nếu là
công văn ở dạng giấy tờ sẽ chuyển đổi thành văn bản điện tử để lưu trữ. Công văn đến sẽ có mức
độ khẩn (bình thường, khẩn, hỏa tốc) và độ mật (bình thường, tài liệu mật, tài liệu tuyệt mật).
Sau đó tiến hành nhân bản công văn đủ số lượng để gửi đến các đơn vị/phòng ban được nhận
công văn đến đã ghi trong công văn.
Đối với các công văn cần trả lời, văn thư sẽ chuyển qua đơn vị cần lấy ý kiến trả lời và tiến hành
trả lời công văn theo ý kiến đó.
Đối với công văn đi:
Văn bản đi sẽ được các lãnh đạo cơ quan, ban ngành hay các đơn vị soạn thảo. Trước khi gửi đi
sẽ được chuyển đến văn thư để được cập nhật và lưu trữ vào hệ thống. Mức độ quan trọng và nhu
cầu xử lý trong văn bản đi sẽ được hệ thống nhắc nhở.
Quản lý lưu trữ, cung cấp thông tin
Toàn bộ các công văn đều được lưu trữ trên hệ thống.
Hệ thống sẽ hỗ trợ tìm kiếm công văn trong số nhiều công văn. Tùy theo phân quyền người sử
dụng, mà người dùng hệ thống có thể tìm kiếm công văn đến và đi để tiến hành sao chép, chỉnh

sữa, in ấn… Người dùng có thể tìm kiếm các công văn đến – đi theo các mục: số công văn, ngày
tháng công văn, ngày nhận, nơi nhận…
Đồ án Lập trình quản lý 4
Quản lý công văn GVHD: Huỳnh Lý Thanh Nhàn
Văn thư sẽ tiến hành tổng hợp số theo dõi công văn đến – đi theo định kì để báo cáo tình hình
giải quyết các công văn đến cũng như tình hình công văn đi.
V. CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA HỆ THỐNG
1. Quản lý công văn đến.
2. Quản lý công văn đi.
3. Quản lý người dùng.
4. Quản lý lưu trữ, tìm kiếm.
5. Thống kê.
VI. MÔ TẢ CHỨC NĂNG CHI TIẾT CỦA HỆ THỐNG
1. Quản lý công văn đến
Trình tự quản lý công văn đến:
- Tiếp nhận, đăng ký công văn đến.
- Trình, chuyển giao văn bản đến.
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết công văn đến.
1.1 Tiếp nhận, đăng ký công văn đến
Công văn đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan, tổ
chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những công văn đến không được đăng ký tại
văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
Văn thư tiếp nhận công văn và tiến hành lấy thông tin và nhập vào hệ thống, lưu
lại. Khi có phát sinh cần chỉnh sửa sẽ được thực hiện.
Dữ liệu quản lý của công văn đến:
- Số/Kí hiệu.
- Ngày tháng công văn (ngày ký).
- Ngày đến.
- Ngày nhập sổ
- Tên cơ quan ban hành.

- Tên đơn vị nhận.
- Tên loại văn bản.
- Trích yếu nội dung.
- Mức độ mật.
- Mức độ khẩn.
- Số tờ.
- Số bản.
- Người ký duyệt.
- Ghi chú
1.2 Trình chuyển giao văn bản đến
1.3 Công văn đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm và chuyển giao
cho các đơn vị, cá nhân giải quyết. Công văn đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được
trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
1.4 Việc chuyển giao công văn phải đảm bảo chính xác và giữ gìn bí mật nội dung
công văn.
1.5 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Đồ án Lập trình quản lý 5
Quản lý công văn GVHD: Huỳnh Lý Thanh Nhàn
1.6 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn
bản đến. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết
những công văn đến theo sự ủy nhiệm của người đứng đầu và những công văn đến thuộc
các lĩnh vực được phân công phụ trách.
1.7 Căn cứ nội dung công văn đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị
hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết công
văn đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan tổ chức.
1.8 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng
phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau:
+ Xem xét toàn bộ công văn đến và báo cáo về những công văn quan trọng khẩn
cấp;
+ Phân công văn đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết;

+ Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
1.9
1.10
Đồ án Lập trình quản lý 6
Quản lý công văn GVHD: Huỳnh Lý Thanh Nhàn
1.11 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO
1.12
1.13
S
1.14 Tên loại văn bản 1.15 Chữ
viết tắt
1.16 1.17 Văn bản quy phạm
pháp luật
1.18
1.19
1
1.20 Luật 1.21 Lt
1.22
2
1.23 Pháp lệnh 1.24 PL
1.25
3
1.26 Lệnh 1.27 L
1.28
4
1.29 Nghị quyết 1.30 NQ
1.31
5
1.32 Nghị quyết liên tịch 1.33 NQLT
1.34

6
1.35 Nghị định 1.36 NĐ
1.37
7
1.38 Quyết định 1.39 QĐ
1.40
8
1.41 Chỉ thị 1.42 CT
1.43
9
1.44 Thông tư 1.45 TT
1.46
1
1.47 Thông tư liên tịch 1.48 TTLT
1.49 1.50 Văn bản hành chính 1.51
1.52
1
1.53 Quyết định (cá biệt) 1.54 QĐ
1.55
2
1.56 Chỉ thị (cá biệt) 1.57 CT
1.58
3
1.59 Thông cáo 1.60 TC
1.61
4
1.62 Thông báo 1.63 TB
1.64
5
1.65 Chương trình 1.66 CTr

1.67
6
1.68 Kế hoạch 1.69 KH
1.70
7
1.71 Phương án 1.72 PA
1.73
8
1.74 Đề án 1.75 ĐA
Đồ án Lập trình quản lý 7
Quản lý công văn GVHD: Huỳnh Lý Thanh Nhàn
1.76
9
1.77 Báo cáo 1.78 BC
1.79
1
1.80 Biên bản 1.81 BB
1.82
1
1.83 Tờ trình 1.84 TTr
1.85
1
1.86 Hợp đồng 1.87 HĐ
1.88
1
1.89 Công điện 1.90 CĐ
1.91
1
1.92 Giấy chứng nhận 1.93 CN
1.94

1
1.95 Giấy ủy nhiệm 1.96 UN
1.97
1
1.98 Giấy mời 1.99 GM
1.100
1
1.101 Giấy giới thiệu 1.102 GT
1.103
1
1.104 Giấy nghỉ phép 1.105 NP
1.106
1
1.107 Giấy đi đường 1.108 ĐĐ
1.109
2
1.110 Giấy biên nhận hồ sơ 1.111 BN
1.112
2
1.113 Phiếu gửi 1.114 PG
1.115
2
1.116 Phiếu chuyển 1.117 PC
1.118 1.119 Bàn sao văn bản 1.120
1.121
1
1.122 Bản sao y bản chính 1.123 SY
1.124 1.125 Bản trích sao 1.126 TS
Đồ án Lập trình quản lý 8
Quản lý công văn GVHD: Huỳnh Lý Thanh Nhàn

2
1.127 1.128 Bản sao lục 1.129 SL
1.130
1.131
Đồ án Lập trình quản lý 9
Quản lý công văn GVHD: Huỳnh Lý Thanh Nhàn
2. Quản lý công văn đi
2.1 Trình tự quản lý văn bản đi
2.2 Tất cả công văn do cơ quan, tổ chức phát hành (gọi chung là công văn đi) phải
được quản lý theo trình tư sau:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày,
tháng của công văn;
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);
- Đăng ký công văn đi;
- Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát công văn đi;
- Lưu công văn đi.
2.3 Công văn được soạn thảo mới sẽ được nhập thông tin vào hệ thống để lưu trữ lại
trước khi gửi đi.
2.4 Dữ liệu quản lý của công văn đi:
2.5 - Số/Kí hiệu.
2.6 - Ngày tháng công văn (ngày
ký).
2.7 - Ngày đi.
2.8 - Ngày nhập sổ.
2.9 - Tên cơ quan ban hành.
2.10 - Tên đơn vị nhận.
2.11 - Tên loại văn bản.
2.12 - Trích yếu nội dung.
2.13 - Mức độ mật.
2.14 - Mức độ khẩn.

2.15 - Số tờ.
2.16 - Số bản.
2.17 - Người ký duyệt.
2.18 - Ghi chú
Đồ án Lập trình quản lý 10
2.19 Chuyển phát công văn đi
2.20 Công văn đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay
trong ngày công văn đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
2.21 Công văn đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua
mạng để thông tin nhanh.
2.22 Lưu công văn đi
2.23 Mỗi công văn đi phải lưu ít nhất 2 bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ
quan, tổ chức và một bản lưu trong hồ sơ.
2.24 Bản lưu công văn đi tại cơ quan, tổ chức phải được sắp xếp thứ tự đăng
ký. Bản lưu dạng điện tử sẽ đươc lưu lại trên hệ thống.
2.25 Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của
cơ quan, tổ chức phải được làm bằng loại giấy tốt; có độ pH trung tính và được in
bằng mực bền lâu.
3. Quản lý người dùng
- Admin:
+ Thêm người dùng.
+ Sửa thông tin người dùng.
+ Xóa người dùng.
+ Phân quyền cho người dùng.
+ Sao lưu, phục hồi dữ liệu.
- User (người dùng):
+ Thao tác nghiệp vụ.
+ Đổi mật khẩu.
- Hệ thống sẽ phân cấp người dùng tìm kiếm các công văn cần thiết khi có nhu
cầu:

+ Chỉ có admin, văn thư, lãnh đạo của cơ quan mới có thể nắm được hết thông tin
của các loại công văn. Khi xem thông tin chi tiết công văn cũng sẽ biết được người
dùng nào đã nhập liệu, chỉnh sửa cuối cùng thông tin của các công văn.
+ Khi có sự cố lỗi nhập liệu sai, admin sẽ tìm được người chỉnh sửa cuối cùng thông
qua lịch sử đăng nhập.
+ Người dùng bình thường không thể thấy được các công văn mật, công văn nội bộ
trong cơ quan.
4. Quản lý lưu trữ, tìm kiếm
4.1 Tìm kiếm công văn đến, công văn đi. Cho phép tìm nhanh với từ khóa::
- Số công văn
- Ngày công văn.
- Ngày nhận/gửi công văn
- Trích yếu
- Đơn vị người nhận/gửi
4.2 …
4.3
5. Thống kê
- Thống kê công văn đến/đi trong ngày/tháng/năm.
- Thống kê công văn/đi theo loại.
- Thống kê công văn/đi đã được lưu trữ.
5.1
PHẦN HAI: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
5.2
I. BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.8

5.9
5.10
5.11
5.12
5.13
5.14
5.15
5.16
5.17
5.18
5.19
5.20
5.21
5.22
5.23
II. SƠ ĐỒ USECASE
1. Danh sách các Actor của hệ thống
5.24
ST 5.25 Tên Actor
5.26 Ý nghĩa
5.27
1
5.28 Người quản
trị
5.29 Người có quyền quản lý toàn bộ hệ
thống, khắc phục sự cố.
5.30
2
5.31 Văn thư
5.32 Quản lý công văn đến và công văn đi.

Lập thống kê báo cáo định kì.
5.33
2. Danh sách các usecase của hệ thống
5.34
ST
5.35 Tên
UseCase
5.36 Ý nghĩa
QUẢN LÝ CÔNG VĂN
Quản lý người
dùng
Thống kê
Quản lý công văn điQuản lý công văn
đến
Cập nhật công văn đến
Cập nhật công văn
đi
Tìm kiếm công văn đi
Tìm kiếm công văn
đến
5.37
1
5.38 Đăng nhập
5.39 Cho phép người dùng đăng nhập vào
hệ thống.
5.40
2
5.41 Quản lý
người dùng
5.42 Cho phép admin thêm, xóa, sửa

người dùng.
5.43
3
5.44 Thêm người
dùng
5.45 Thêm người dùng vào hệ thống.
5.46
4
5.47 Sửa thông
tin người dùng
5.48 Sửa thông tin người dùng trong hệ
thống.
5.49
5
5.50 Xóa người
dùng
5.51 Xóa người dùng ra khỏi hệ thống.
5.52
6
5.53 Thay đổi
mật khẩu
5.54 Thực hiện thay đổi mật khẩu cho
người dùng đang đăng nhập.
5.55
7
5.56 Sao lưu và
phục hồi dữ liệu
5.57 Thực hiện sao lưu cơ sở dữ liệu của
hệ thống và phục hồi nó khi cần thiết.
5.58

8
5.59 Đăng xuất
5.60 Cho phép người dùng đăng xuất ra
khỏi hệ thống
5.61
9
5.62 Quản lý
công văn đến
5.63 Cho phép cật nhập thêm xóa sửa,
xem thông tin của công văn đến.
5.64
10
5.65 Quản lý
công văn đi
5.66 Cho phép cật nhập thêm xóa sửa,
xem thông tin của công văn đi.
5.67
11
5.68 Thêm công
văn
5.69 Thêm thông tin công văn đến/đi.
5.70
12
5.71 Sửa công
văn
5.72 Chỉnh sửa thông tin công văn đến/đi.
5.73
13
5.74 Xóa công
văn

5.75 Xóa thông tin công văn đến/đi.
5.76
14
5.77 Tìm kiếm
công văn
5.78 Cho phép tìm kiếm thông tin các loại
công văn cần thiết.
5.79
15
5.80 Tìm công
văn đến
5.81 Tìm thông tin của công văn đến
5.82
16
5.83 Tìm công
văn đi
5.84 Tìm thông tin công văn đi
5.85
17
5.86 Thống kê
5.87 Thống kê số lượng, thông tin của
công văn đến/đi theo thời gian cần biết.
5.88
5.89
System
Admin
Quản lý người dùng
Thêm người dùng
Sửa thông tin người dùng
Xóa người dùng

Đăng nhập
Sao lưu, phục hồi dữ liệu
Đổi mật khẩu
Đăng xuất
<<extend>>
<<extend>>
<<extend>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
System
Văn Thư
Admin
Quản lý công văn đến
Quản lý công văn đi
Thêm công văn
Xóa công văn
Sửa công văn
Thống kê
Tìm kiếm công văn
Tìm công văn đến
Tìm công văn đi
Đăng nhập
Đăng xuất
<<include>>
Đổi mật khẩu
<<include>>
<<extend>>
<<extend>>

<<extend>>
<<extend>>
<<extend>>
<<extend>>
<<extend>>
<<extend>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
3. Sơ đồ usecase
5.90 Sơ đồ usecase Ngươi quản trị
5.91
5.92
5.93
5.94
5.95
5.96
5.97
5.98
5.99
5.100
5.101
5.102
5.103
5.104
5.105
5.106
5.107
5.108

5.109
5.110
5.111
5.112
5.113
5.114 Sơ đồ usecase Văn thư
5.115
NGUOIDUNG
-MaNguoiDung: String
-MaLoaiNguoiDung: String
-HoTen: String
-NgaySinh: Datetime
-SoDienThoai: Int
-Username: String
-Password: String
LOAINGUOIDUNG
-MaLoai: String
-TenLoai: String
CONGVAN
-SoCongVan: String
-CoQuanBanHanh: String
-DonViNhan: String
-NgayKy: Datetime
-NgayNhapSo: Datetime
-NguoiKy: String
-TrichYeu: String
-SoTrang: Int
-SoBan: Int
-TinhTrang: Boolean
-GhiChu: String

COQUANBANHANH
-TenCoQuanBanHanh: String
-DiaChi: String
-SoDienThoai: Int
DONVINHAN
-TenDonViNhan: String
-DiaChi: String
-SoDienThoai: Int
CHITIETCONGVAN
-LoaiCongVan: String
-DoMat: String
-DoKhan: String
-TenNguoiNhapSo: String
-HinhThucGui: String
CONGVANDEN
-NgayDen: Datetime
CONGVANDI
-NgayDi: Datetime
DOMAT
-TenDoMat: String
DOKHAN
-TenDoKhan: String
HINHTHUCGUI
-TenHinhThucGui: String
Coù
1
1 *
Coù
1
1

Thuoäc
1 *
1
Thuoäc
1 *
1
Thuoäc
1 *
1
Coù
1 *
1
Thuoäc
1
1 *
Coù
1 *
1
LOAICONGVAN
-TenLoaiCongVan: String
Thuoäc
1 *
1
III. SƠ ĐỒ LỚP
5.116
5.117
5.118
5.119
5.120
5.121

PHẦN BA: THIẾT KẾ
I. THIẾT KÊ CƠ SỞ DỮ LIỆU
1. Chi tiết các bảng
5.122 NGUOIDUNG
5.123
5.124 LOAINGUOIDUNG
5.125
5.126 CONGVAN
5.127
5.128
5.129 CHITIETCONGVAN
5.130
5.131 LOAICONGVAN
5.132
5.133 HINHTHUCGUI
5.134
5.135 DOMAT
5.136
5.137 DOKHAN
5.138
CoQuanBanHanh
TenCoQuanBanHanh
DiaChi
SoDienThoai
DoKhan
MaDK
TenDK
DoMat
MaDM
TenDM

DonViNhan
TenDonViNhan
DiaChi
SoDienThoai
HinhThucGui
MaHTGui
TenHTGui
LoaiCongVan
MaLoaiCV
TenLoaiCV
LoaiNguoiDung
MaLoaiND
TenLoaiND
NguoiDung
MaND
MaLoaiND
HoTen
NgaySinh
SoDienThoai
Username
Password
ChiTietCongVan
SoCV
MaND
MaLoaiCV
MaHTGui
MaDM
MaDK
CongVan
SoCV

TenCoQuanBanHanh
TenDonViNhan
NgayKy
NgayDi
NgayDen
NguoiKy
TrichYeu
NgayNhapSo
SoTrang
SoBan
TinhTrangCongVan
GhiChu
5.139 COQUANBANHANH
5.140
5.141 DONVINHAN
5.142
2. Quan hệ giữa các bảng
5.143
5.144
II. THIẾT KẾ GIAO DIỆN
1. Giao diện chính khi chưa đăng nhập:
5.145
2. Giao diện sau khi đăng nhập:
5.146
5.147
3. Form quản lý công văn đến
5.148
4. Form quản lý công văn đi
5.149
5.150

5. Form chi tiết công văn
5.151
5.152 Tìm kiếm chi tiết công văn:
5.153
5.154
6. Form quản lý người dùng
5.155
7. Form loại công văn
8. Form cơ quan ban hành
5.156
9. Form đơn vị nhận