Xây dựng phần mềm Quản Lý Bán Hàng

Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
MỤC LỤC
Trang
2.4 Các thuật toán chương trình 39
2.4.1 Thuật toán đăng nhập 39
2.4.2 Thuật toán nhập dữ liệu 40
2.4.3. Thuật toán sửa bản ghi 41
41
Người dùng tìm và chạy File: Quản lý bán hàng.Exe thì hộp thoại đăng nhập
xuất hiện. Khi hộp thoại xuất hiện rồi người dùng muốn truy cập phải khai báo
tên và mật khẩu vào máy để máy kiểm tra sau đó bạn nháy chuột vào nút Đăng
nhập. Nếu tên và mật khẩu của người sử dụng vừa khai báo phù hợp với tên và
mật khẩu có trong máy mà ta đã đăng ký trước đó thì người dùng sẽ truy cập vào
giao diện chính của chương trình 48
Ngược lại nếu tên và mật khẩu của người dùng vừa khai báo mà không đúng
thì máy sẽ đưa ra hộp thoại với lời đề nghị “ UserNAme or Password của bạn
không hợp lệ” lúc đó bạn dùng muốn truy cập tiếp đúng thì phải khai báo lại
sao cho phù hợp. Còn nếu bạn không muốn truy cập chương trình thì bạn hãy
thoát ra khỏi chương trình bằng cách nhấn vào nút Cancel 48
LỜI NÓI ĐẦU
Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, sự trao đổi thông tin đã trở thành
nhu cầu thiết yếu không thể thiếu đối với mỗi quốc gia nói riêng và trên toàn thế giới
nói chung. Sự phát triển của công nghệ thông tin được xem là kim chỉ nam cho những
bước phát triển mới, cho những mục tiêu mới và luôn gắn chặt với các ứng dụng khoa
học kỹ thuật và sự phát triển của nền kinh tế.
Vì thế, ngày nay phát triển công nghệ thông tin là xây dựng cơ sở hạ tầng, làm nền
tảng vững chắc để xây dựng và phát triển nền kinh tế vững mạnh. Trong xu thế ấy việc đưa
GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C
1
Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
tin học vào thực hiện mục tiêu quản lý của các Doanh nghiệp và trong toàn bộ nền kinh tế tuy

muộn màng nhưng đã và đang đạt được những thành tựu đáng kể. Việc tin học hoá từng bước
trong công tác quản lý, khai thác và điều hành kinh doanh là một đòi hỏi ngày càng cấp thiết
và hơn bao giờ hết, trong sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế thì hiệu quả quản lý là một
lĩnh vực được nhà quản lý quan tâm và điều này phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống thông tin
mà cụ thể là các chương trình quản lý dựa trên máy tính. Giờ đây máy tính đã và đang trở
thành một vật dụng rất cần thiết trong quá trình làm việc của con người. Nó giúp cho con
người giải phóng sức lao động, thực hiện những công việc mà trước kia con người phải làm
rất khó khăn mất rất nhiều thời gian , công sức mà hiệu quả mang lại chưa cao.
Công ty Cổ phần tập đoàn Nhựa Đông Á cũng như các tổ chức doanh nghiệp
khác trong cả nước đang từng bước tiếp cận, đưa tin học vào trong quá trình sản xuất
kinh doanh đặc biệt là trong mục tiêu quản lý kinh tế. Song song với hoạt động sản
xuất kinh doanh ngày càng mở rộng thì đòi hỏi một hệ thống thông tin tốt là cần thiết
hơn bao giờ hết đối với doanh nghiệp. Vì vậy, việc nghiên cứu và phát triển hệ thống
thông tin Quản lý bán hàng nói riêng và hệ thống thông tin quản lý nói chung là việc
làm phù hợp với yêu cầu nội tại của Công ty.
Là một sinh viên khoa Tin - Kế toán , qua thời gian học tập tại trường và tìm
hiểu thực tế tại Công ty, em đã lựa chọn đề tài nghiên cứu cho chuyên đề tốt nghiệp
của mình là: “Xây dựng phần mềm Quản Lý Bán Hàng” phục vụ cho việc quản lý
bán hàng của Công ty cũng như việc tính toán của các phòng ban khác nhằm củng cố
và ứng dụng những kiến thức đã học trong thời gian học tập tại trường .
Do trình độ chuyên môn còn hạn chế và thời gian thực tập có hạn nên chuyên
đề của em không thể tránh được những thiếu sót. Em rất mong nhận được những ý
kiến đóng góp của thầy cô để báo cáo của em được hoàn thiện hơn và giúp em vững
vàng hơn trong công tác chuyên môn sau này. Em xin chân thành cảm ơn !

Em xin chân thành cảm ơn sâu sắc về sự hướng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình của các
thầy cô giáo trong trường , đặc biệt là thầy giáo Phạm Văn Tịch - Giảng viên Khoa
Hệ thống thông tin kinh tế đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập này.
Em cũng xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo, cùng toàn thể cán bộ công nhân
viên trong Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á đã giúp đỡ em trong thời gian

thực tập vừa qua.
Hưng Yên , ngày tháng năm 2010
Sinh viên thực hiện


Phí Thị Nhàn
Chương 1 : Khảo sát và đánh giá hệ thống Quản lý bán hàng tại
Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á .
1.1 Giới thiệu về Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á
1.1.1 Giới thiệu chung :

Tên công ty Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á
GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C
2
Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
Tên viết tắt Công ty Nhựa Đông Á
Biểu tượng
Người đại
diện
Trần Thị Lê Hải - Chức vụ: Giám đốc
Trụ sở Khu CN Châu Sơn, Phủ Lý, Hà Nam
Văn phòng Tầng 6 – Toà nhà DMC – 535 Kim Mã – Hà Nội
Điện thoại (84-4) 7342888
Fax (84-4) 7710789
Email
info@nhu adonga.com.vn
Website
Vốn điều lệ Đvt : 20.000.000.000đồng
1.1. 2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á tiền thân là công ty liên doanh với đối tác

Đài Loan chuyên sản xuất sản phẩm nhựa mang thương hiệu Đông Á Sau khi mua
toàn bộ phần vốn góp của đối tác nước ngoài, đã được chuyển thành Công ty TNHH
Thương mại và Sản xuất Nhựa Đông Á.
Năm 2001:
Công ty TNHH Thương mại và Sản xuất Nhựa Đông Á chính thức được thành lập:
Vốn điều lệ: 5 tỷ đồng
Lao động: hơn 50 lao động
Trụ sở: 41 Hàng Nón – Hoàn Kiếm – Hà Nội
Năm 2002:
Công ty TNHH Thương Mại và Sản xuất Nhựa Đông Á lập dự án trình UBND TP Hà
Nội xin phê duyệt và đã được cấp đất tại KCN Ngọc Hồi .
Năm 2003:
Công ty thành lập Tổ chức Công đoàn Công ty trực thuộc Liên đoàn Lao động huyện
Thanh Trì . Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 trên toàn Công ty.
Năm 2005:
Công ty TNHH Thương mại và Sản xuất Nhựa Đông Á tập trung đầu tư xây dựng 2
nhà máy tại KCN Châu Sơn và KCN Ngọc Hồi.
Năm 2006: Là năm Công ty có những bước tiến đột phá, bao gồm:
Hoàn thiện về cơ bản xây dựng xong 2 nhà máy tại hai KCN Châu Sơn – Hà Nam và
KCN Ngọc Hồi.
Đầu tư phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp Oracle (FPT triển khai). Tiến
hành chuyển đổi hình thức công ty từ Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Nhựa
Đông Á sang Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á và thành lập các công ty thành
viên theo mô hình công ty mẹ - con, công ty liên kết .
GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C
3
Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
Tháng 3/2007, Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á thành lập 2 Công ty con là:
Công ty TNHH một thành viên Nhựa Đông Á, có trụ sở tại Khu công nghiệp Châu
Sơn - Hà Nam (tiền thân là Nhà máy nhựa Đông Á đặt tại Thanh Trì – Hà Nội).

Công ty TNHH SmartWindows địa chỉ tại Khu Công nghiệp Ngọc Hồi, Thanh Trì, Hà
Nội (tiền thân là Nhà máy lắp ráp cửa nhựa SmartWindows).
Trong Quý II/2007, Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á đang tiến hành thành
lập Công ty TNHH Một thành viên Nhựa Đông Á Sài Gòn có nhà máy đặt tại Khu
công nghiệp Tân Tạo.
Tiến hành hoàn thiện và định giá công ty, chuẩn bị các điều kiện để niêm yết chứng
khoán lên sàn giao dịch chứng khoán chính thức, dự kiến Quý I/2008;
Dự kiến trong Quý III/2007, Công ty sẽ hoàn thành dự án đầu tư xây dựng Nhà máy
lắp ráp cửa SmartWindows tại Khu công nghiệp Tân Tạo Tp HCM và Nhà máy sản
xuất Bạt tại Khu công nghiệp Hà Nam.
Ngày 14/5/2007, Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á chính thức làm lễ khánh
thành đi vào hoạt động 2 nhà máy tại KCN Ngọc Hồi và Khu Công nghiệp Hà Nam.
Ngày 14/5/2007, ký hợp đồng hợp tác toàn diện với Ngân hàng Đầu tư và phát triển
Việt Nam - Chi nhánh Quang Trung.
1.1.3 Ngành nghề kinh doanh của Công ty:
Hiện tại, Công ty Cổ phần tập đoàn Nhựa Đông Á được phép hoạt động trong
lĩnh vực:
* Sản xuất các sản phẩm, vật liệu phục vụ trong xây dựng và trang trí nội ngoại thất;
*Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi;
*Buôn bán máy móc, thiết bị phục vụ ngành xây dựng, công nghiệp, giao thông;
*Đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá;
*Kinh doanh vật liệu xây dựng, trang thiết bị nội ngoại thất;
*Kinh doanh bất động sản, nhà ở;
*Dịch vụ vận tải hàng hoá, vận chuyển hành khách;

GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C
4
Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
1.1.4 Sơ đồ tổ chức của Công ty

* Cơ cấu tổ chức :
Cơ cấu tổ chức của công ty được xây dựng dựa trên nguyên tắc gọn nhẹ, linh hoạt,
hiệu quả .Việc điều hành công ty được thực hiện theo nguyên tắc trực tuyến nhằm phát
huy hết khả năng, nội lực của các thành viên trong công ty .
* Hệ thống chức năng của công ty :
- Giám đốc : là người đứng đầu công ty quản lý toàn bộ công ty, có trách nhiệm về
mọi mặt hoạt động tổ chức kinh doanh, kỹ thuật và là người chịu trách nhiệm trước
pháp luật .
- Phó Giám đốc: Là người đứng sau trợ giúp cho Giám đốc , có chức năng chỉ huy,
điều hành cụ thể lĩnh vực mình nắm giữ, Phó Giám đốc sẽ trực tiếp ban chỉ thị từ
Giám đốc tới các phòng ban, giao nhiệm vụ cho các phòng ban đồng thời chịu trách
nhiệm về các phòng ban mà mình quản lý.
- Phòng tổ chức hành chính: Có chức năng tham mưu cho Giám đốc việc đào tạo
tuyển dụng, xa thải công nhân viên, quản lý công nhân viên của công ty,ngoài ra
phòng hành chính còn nghiên cứu, đề xuất những biện pháp giúp Giám đốc chỉ đạo,
hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc công nhân viên thực hiện các nội quy, quy chế của công ty.
- Phòng kế toán tài chính: có nhiệm vụ quản lý lương nhân viên, quản lý thu , chi và
tình hình tài chính của công ty.
- Phòng kinh doanh : Đây là bộ phận có đội ngũ nhân viên có năng lực chuyên môn
cao, có kiến thức sâu trong lĩnh vực kinh doanh và nắm bắt thị trường kinh doanh. Có
GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C
Phó Giám đốc
Phòng
tổ chức
hành
chính
Phòng
kế
toán
tài

chính
Phòng
kinh
doanh
Phòng
kỹ
thuật
Phòng
bảo
hành
Phòng
marketing
Giám đốc
5
Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
thể nói đây chính là đầu ra quyết định sự phát triển của công ty. Phòng này có nhiệm
vụ khai thác khách hàng, tìm kiếm và mở rộng thị trường.
- Phòng kỹ thuật: Đây là mắt xích quan trọng với phòng kinh doanh, có đội ngũ nhân
viên với trình độ chuyên môn cao, nhiệm vụ chính là tạo ra sản phẩm có chất lượng
cao đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Luôn song hành với phòng kinh doanh để đẩy
mạnh quá trình phát triển của công ty.
- Phòng Bảo hành: Thực hiện công tác bảo hành sản phẩm SmartWindows.
- Phòng Marketing: Nghiên cứu, phát triển thị trường, quảng bá thương hiệu cho toàn
Công ty . Phòng có nhiệm vụ tiến hành tìm hiểu nhu cầu thị trường, khảo sát mức độ
tin cậy của người tiêu dùng đối với sản phẩm của công ty, nhằm xây dựng thương hiệu
Nhựa Đông Á ngày càng vững mạnh.
Hiện nay, hoạt động nghiên cứu thị trường do Phòng Marketing của Công ty đặc
trách. Công ty đã tiến hành triển khai hoạt động nghiên cứu thị trường dưới nhiều hình
thức khác nhau, cụ thể như sau:
Tiến hành thu thập ý kiến người tiêu dùng trong quá trình bán hàng thông qua đội ngũ

nhân viên tiếp thị của công ty và cửa hàng phân phối, từ đó công ty luôn nhận được
những thông tin phản hồi để cải tiến sản phẩm và sản xuất sản phẩm mới. Bên cạnh
đó, việc thu thập thông tin từ các đại lý tiêu thụ và khách hàng giúp công ty có những
biện pháp quản lý hiệu quả để đối phó với nạn hàng giả , hàng kém chất lượng.Các
hoạt động nghiên cứu thị trường đã có tác động rất tích cực đến chiến lược kinh doanh
sản xuất của Công ty, góp phần không nhỏ đến sự tăng trưởng Doanh thu và lợi nhuận
của công ty trong những năm qua.
1.1.5 Hoạt động Marketing của Công ty
* Hoạt động quảng cáo thương hiệu :
Công ty đã áp dụng các hoạt động để quảng bá thương hiệu, tăng cường uy tín của
Nhựa Đông Á trên thương trường. Bên cạnh việc tham gia quảng cáo sản phẩm trực
tiếp trên các phương tiện thông tin đại chúng như báo, đài, kênh truyền hình, tổ chức
gắn các bảng hiệu quảng cáo ngoài trời, Nhựa Đông Á cũng đẩy mạnh phát triển
thương hiệu thông qua các hoạt động xã hội, văn hóa, tham gia giới thiệu sản phẩm tại
các chương trình truyền hình như Chương trình bản tin tài chính, hãy chọn giá đúng,
chắp cánh thương hiệu …
Công ty cũng đã giới thiệu sản phẩm và thương hiệu thông qua việc tham gia nhiều
chương trình hội chợ thương mại trong nước và quốc tế. Đặc biệt các hội chợ hàng tiêu
dùng như: Hội chợ Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao, Sao Vàng Đất Việt, Hội chợ
VietBuildings.
Ngoài ra, Công ty cũng đẩy mạnh hoạt động quảng cáo thông qua việc trưng bày bảng
hiệu, áp phích giới thiệu sản phẩm Nhựa Đông Á và địa chỉ Website:


GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C
6
Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
* Hệ thống phân phối :
Công ty đã ban hành quy chế cửa hàng bán sản phẩm từ nhiều năm nay và đang áp
dụng rất hiệu quả. Bên cạnh đó, công ty vẫn không ngừng cải tiến, hoàn thiện quy chế

này để phục vụ các khách hàng và các cửa hàng ngày càng tốt hơn. Hệ thống cửa hàng
phân phối do công ty trực tiếp quản lý đang vận hành rất tốt, hiện nay công ty đang có
hơn 300 cửa hàng đại lý bán sản phẩm.
Biểu đồ : Mạng lưới phân phối của Công ty CPTĐ Nhựa Đông Á
Đến nay Công ty đã xây dựng được hệ thống mạng lưới tiêu thụ rộng khắp cả nước,
trong đó tập trung chủ yếu tại Hà Nội, Bắc Ninh, Thanh Hoá, Nghệ An Sản phẩm
của Công ty được tiêu thụ chủ yếu qua 3 kênh phân phối:
- Cửa hàng đại lý bán sản phẩm : Kênh phân phối chính của Công ty (Đại lý, các
công ty tư vấn thiết kế, các nhà thầu xây dựng)
- Khách hàng riêng lẻ : Là các cá nhân đến mua hàng trực tiếp tại Showroom.
- Dự án : Thông qua việc đấu thầu các công trình xây dựng, Đông Á đã cung cấp tới
các Công ty, tổ chức với quy mô lớn.
Để khuyến khích các đại lý tiêu thụ sản phẩm, công ty luôn có chế độ ưu đãi
đặc biệt theo doanh số bán hàng: Các đại lý được hưởng hoa hồng môi giới khi giới
thiệu cho Công ty ký hợp đồng với các khách hàng lớn; khi tiêu thụ với khối lượng
lớn, đại lý được hưởng chiết khấu; các đại lý đạt chỉ tiêu kế hoạch được tổ chức đi
nghỉ mát, thưởng bằng tiền, hiện vật
Với đặc thù các sản phẩm nhựa dùng trong công nghiệp xây dựng và trang trí nội thất
nhẹ nhưng cồng kềnh nên chi phí vận chuyển tương đối cao, làm giảm năng lực cạnh
tranh của công ty khi đi tiêu thụ ở xa địa bàn Hà Nội đặc biệt trong tình hình giá xăng
GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN
NHỰA ĐÔNG Á
Showroom Đại lý cấp 1 Dự án
Khách hàng
riêng lẻ
Đại lý cấp 2
7
Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
dầu trên thế giới đang biến động mạnh. Do vậy, thị trường tiêu thụ của Công ty hiện

tập trung chủ yếu ở khu vực Nghệ An trở ra. Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á
hiện đang đẩy mạnh việc tiêu thụ các sản phẩm tại các tỉnh miền Trung và miền Nam
thông qua việc triển khai xây dựng các nhà máy và mạng lưới tiêu thụ tại 2 khu vực
này, tiến tới hoàn thiện mạng lưới tiêu thụ trên toàn quốc.
* Chính sách giá :
Với máy móc thiết bị hiện đại và luôn được đầu tư mới, sản phẩm do công ty sản xuất
luôn đạt được các tiêu chuẩn về chất lượng cao và được người tiêu dùng đánh giá cao.
Đồng thời với việc chủ động được nguồn nguyên vật liệu thông qua việc dự trữ
nguyên liệu, sản xuất bán thành phẩm, tiết kiệm tối đa những tiêu hao trong quy trình
sản xuất, sản phẩm của Công ty luôn ổn định được giá bán trong điều kiện thị trường
đang tăng giá. Mặc dù vậy, công ty không đưa ra kế hoạch giảm giá bán để cạnh tranh
với các đối thủ mà thông qua việc tăng cường nâng cao chất lượng sản phẩm từ đó
tăng cường được năng lực cạnh tranh của mình.
1.1.6 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý bán hàng tại công ty
Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á .
Hiện nay công nghệ thông tin là một lĩnh vực phát triển mạnh mẽ và nó ngày càng
đóng vai trò quan trọng trong đời sống xã hội. Nhận thức được tầm quan trọng của
CNTT nên công ty đã và đang từng bước triển khai việc áp dụng CNTT vào sản xuất
và kinh doanh. Hiện nay hầu hết các phòng ban trong công ty đều có máy vi tính, máy
in, máy fax, sự có mặt của các thiết bị tin học đó đã làm giảm đáng kể khối lượng công
việc mà các nhân viên phải làm trước kia, các hoạt động trong công ty đựoc xử lý
nhanh hơn, năng suất công việc do đó được tăng lên rõ rệt, hiệu quả cao, giảm chi phí
đem lại rất nhiều lợi ích cho công ty.
Một số máy trong công ty đã được nối mạng nội bộ (LAN) điều này làm cho công việc
được thực hiện nhanh hơn nhờ sự linh động trong luân chuyển dữ liệu do đuợc chia sẻ
dùng chung, có thể thực hiện nhiều công việc cùng một lúc trên các máy tính khác nhau,
dữ liệu được lưu chung trên máy chủ thuận tiện cho việc quản lý cơ sở dữ liệu.
Tuy nhiên việc ứng dụng CNTT mới chỉ dừng lại ở mức sơ khai chứ chưa thật sự là
chuyên nghiệp. Chưa có các phần mềm lưu trữ và xử lý dữ liệu một cách chuyên
nghiệp. Các công việc kế toán được làm trên phần mềm Microsoft Excel không đảm

bảo được sự nhất quán trong việc xử lý dữ liệu, các công việc vẫn mang tính thủ công
khá tốn công sức đòi hỏi phải áp dụng các phận mềm mạnh hơn, tiện dụng hơn. Đặc
biệt trong lĩnh vực quản lý bán hàng.
Quản lý bán hàng là lĩnh vức khá phức tạp trong công tác kế toán. Nó đòi hỏi sự
chính xác cao xử lý công việc thật nhanh chóng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến sản xuất
do đó ành hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của công ty.
Qua quá trình tìm hiểu em nhận thấy hiện tại của hệ thống quản lý bán hàng tại Công
ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á không đáp ứng được các thông tin của kế toán .
GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C
8
Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
Từ những hạn chế và khó khăn trên đòi hỏi phải có một phần mềm chuyên nghiệp cho
công tác quản lý bán hàng tại công ty .
1.2 Tên đề tài, lý do chọn đề tài, thực trạng của đề tài, sự cần thiết và tính
khả thi của đề tài, điều kiện thực hiện đề tài
1.2.1 Tên đề tài
“Xây dựng phần mềm Quản lý bán hàng” tại công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa
Đông Á.
1.2.2 Lý do chọn đề tài
Trong thời gian thực tập tại Công ty em nhận thấy bộ máy Quản lý bán hàng tại
Công ty hoạt động với số nghiệp vụ giao dịch trong ngày thường rất lớn, lượng dữ liệu
tính toán thì lớn, mà áp dụng phương pháp thủ công tốn rất nhiều công sức, mất nhiều
thời gian. Tất cả các công việc liên quan đến việc bán hàng (nhập- xuất hàng hoá) đều
đang được thực hiện trên giấy tờ, sổ sách do kế toán trực tiếp kiểm kê và xác nhận. Em
nhận thấy Tin học có thể khắc phục được những điều trên.
Hiện tại, bộ máy Quản lý bán hàng vẫn do con người trực tiếp kiểm kê, nhập,
xuất, ghi chứng từ, Hóa đơn nhập xuất Vấn đề đó sẽ rất dễ gây nhầm lẫn, mệt mỏi.
Muốn kiểm tra, tìm kiếm chứng từ, Hóa đơn , hay loại hàng hoá nào đó, người quản lý
bán hàng phải tra cứu trên sổ sách, giấy tờ, cộng sổ xem cuối kỳ tình hình tài chính là
bao nhiêu. Em nhận thấy máy tính có thể trợ giúp( làm thay) con người những công

việc trên. Đó là những vấn đề nổi cộm cần phải được giải quyết ngay ở Công ty. Chính
vì những bất cập và hạn chế trên trong bộ máy Quản Lý Bán Hàng, nên em quyết định
chọn đề tài: “ Xây dựng phần mềm Quản Lý Bán Hàng tại Công ty Cổ phần Tập
đoàn Nhựa Đông Á”.
1.2.3 Thực trạng của đề tài:
Do nhu cầu thị trường ngày càng cao, nên vấn đề đi lại và vận chuyển ngày càng
trở nên cấp thiết. Vì vậy công việc quản lý đòi hỏi phải xử lý nhanh chính xác. Do đó
hệ thống cần phải liên tục được cải thiện. Tuy hệ thống không quá phức tạp, nhưng
công việc ghi chép nhiều, thao tác tìm kiếm mất nhiều thời gian, việc tính toán những
con số khổng lồ dễ bị nhầm lẫn, việc quản lý sổ sách phức tạp dễ thất lạc và hư hỏng
không đảm bảo nhanh nhạy trong việc xử lý thông tin, vấn đề theo dõi tình hình kinh
doanh của công ty tại thời điểm nào đó thì nhà quản lý phải thông báo cho tất cả các
bộ phận của công ty thống kê đưa ra báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn. Sau đó lọc các
báo cáo, để làm công việc này mất nhiều thời gian. Công việc ghi chép quản lý tên, kí
hiệu hàng hoá còn chưa thống nhất gây khó khăn cho người có trách nhiệm quản lý
theo dõi tổng hợp. Từ đó dẫn đến việc sai sót trong việc quản lý bán hàng làm ảnh
hưởng nghiêm trọng đến quá trình hoạch toán kinh doanh của công ty.
Với những lí do trên việc xây dựng phầm mềm quản lý bán hàng của công ty là rất
cần thiết đáp ứng được thông tin trong công tác quản lý một cách nhanh nhất, chính
GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C
9
Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
xác nhất và đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất. Làm giảm bớt thời gian sức lao động
của công nhân viên, tiết kiệm một khoản phí cho công ty .
GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C
10
Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
1.2.4 Sự cấp thiết của đề tài
Qua thời gian khảo sát việc quản lý bán hàng tại công ty, em nhận thấy đây là quá
trình chủ yếu trong hoạt động kinh doanh của công ty. Ta có thể chỉ ra tính hạn chế

của hệ thống , việc quản lý mang tính thủ công nó đã tồn tại từ những ngày công ty
mới thành lập, khi đó nó rất thích hợp và phát huy hiệu quả. Song đến thời điểm hiện
nay nó trở nên bất cập do lượng sản phẩm nhập xuất diễn ra thường xuyên hơn, làm
công việc giấy tờ trở nên tồn đọng, không giải quyết kịp thời và hay mắc sai sót.Tốn
nhiều thời gian, công sức trong việc tổng hợp thống kê báo cáo.
Việc tra cứu, tìm kiếm chọn lọc thông tin về sản phẩm mất nhiều công sức không
thuận tiện , đầy đủ , chính xác.
Khó thực hiện việc cập nhật thường xuyên các thông tin về nhập và xuất hàng và
việc điều động nguồn nhân lực tốn kém về chi phí, lượng giấy tờ lưu trữ lớn và phải
lưu trữ lại.
Và như thế việc đưa ra công nghệ thông tin vào công tác quản lý là một điều tất yếu.
1.2.5 Tính khả thi của đề tài
Trong hoàn cảnh xã hội tin học hoá như hiện nay ta càng thấy rõ vai trò của công
nghệ thông tin trong cuộc sống. Với tiềm lực về tài chính sẵn có, đội ngũ nhân viên kế
toán có trình độ nhằm đáp ứng nhu cầu chính xác, đầy đủ nhanh chóng và khắc phục
được các nhược điểm của phương pháp quản lý thủ công, thì việc đầu tư xây dựng cho
mình một Phần mềm quản lý và dễ sử dụng là rất khả quan . Điều kiện tin học hoá
công tác quản lý bán hàng cho doanh nghiệp nói chung là không lớn bao gồm tài
chính, con người, thời gian. Nó là khâu trung gian để cập nhật thông tin một cách
chính xác khi có sự thay đổi.
1.2.6 Điều kiện để thực hiện đề tài:
Để giảm thiểu những nhược điểm của hệ thống cũ, hệ thống mới cần đáp ứng những
yêu cầu sau :
- Hệ thống mới phải tối ưu hoá về tính năng sử dụng như phải dễ dàng cập nhập
hoá đơn nhập xuất đưa ra báo cáo ngay theo yêu cầu ủa nhà quản lý.
- Tự động hoá hệ thống tránh việc cập nhập thông tin một cách thủ công.
- Hệ thống phải thân thiện với người sử dụng,hình ảnh minh hoạ dễ hiểu , giao
diện đẹp và cách bố trí rõ ràng khoa học.
- Đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.
- Đảm bảo việc xử lý thông tin phục vụ việc kiểm soát và nắm chắc tình hình

hoạt động của công ty.
- Đảm bảo xử lý thông tin phục vụ từng yêu cầu cụ thể hàng tháng của người
quản lý.
- Đảm bảo một cách chính xác các số liệu, tránh nhầm lẫn đáng tiếc xảy ra, giúp
công ty kinh doanh một cách hiệu quả kinh tế cao nhất.

GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C
11
Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
1.3 Dữ liệu đầu vào , đầu ra và quy trình xử lý dữ liệu của hệ thống
1.3.1 Dữ liệu đầu vào và đầu ra
* Dữ liệu đầu vào
- Phiếu nhập
- Phiếu xuất
- Phiếu thu
- Phiếu chi
* Dữ liệu đầu ra
- Báo cáo bán hàng
- Báo cáo công nợ phải trả
- Báo cáo công nợ phải thu
1.3.2 Quy trình xử lý dữ liệu
Đối với các doanh nghiệp kinh doanh , quản lý bán hàng là rất quan trọng, nó
đảm bảo cho quá trình bán hàng được diễn ra liên tục và ngày càng phát triển. Các
hoạt động chính của việc quản lý bán hàng là:
*Quản lý nhập hàng:
Căn cứ vào số lượng hàng còn lại trong công ty thông qua báo cáo tồn và dựa
vào bản dự trù của khách hàng đến xem sản phẩm và những khách hàng do nhân viên
bán hàng khai thác được. Phòng kinh doanh sẽ lập ra danh sách các loại hàng mà
khách hàng cần và loại hàng mà công ty còn thiếu gửi lên giám đốc bán hàng, giám
đốc bán hàng sẽ duyệt và sau đó gửi đơn đặt hàng vào nhà cung cấp. Việc nhập hàng

từ nhà cung cấp được tiến hành thông qua đơn nhập hàng. Khi nhập hàng về giám đốc
bán hàng sẽ nhận hồ sơ và phiếu nhập đồng thời kiểm tra xem có khớp đúng với đơn
đặt hàng hay không, hàng có bị hỏng và đảm bảo chất lượng hay không.
+ Nếu khớp đúng với đơn đặt hàng và đảm bảo chất lượng thì giám đốc sẽ nhận hồ
sơ, và viết phiếu nhập và nhập hàng (mẫu phiếu nhập kho) và lưu lại phiếu nhập.
+ Nếu không khớp đúng với đơn đặt hàng và không đảm bảo chất lượng thì giám
đốc bán hàng sẽ trả lại số hàng đó cho nhà cung cấp và trường hợp hàng thiếu thì yêu
cầu nhà cung cấp, cung cấp đầy đủ.
Khi nhập hàng công ty có thể thanh toán bằng hình thức trả trực tiếp hoặc chuyển
khoản. Khi hàng về nhân viên công ty làm một số việc như: Cập nhập hoá đơn nhập và
cập nhập tiền mua hàng của công ty …
* Quản lý xuất hàng :
Khi khách hàng tự tìm đến công ty hoặc khách hàng do nhân viên bán hàng tự
khai thác được đến xem hàng của công ty thì nhân viên bán hàng đưa bảng báo giá.
Nếu có loại hàng mà khách hàng cần đang có tại công ty thì báo cho giám đốc , nếu
chưa có loại hàng mà khách hàng cần thì báo cho giám đốc yêu cầu làm đơn đặt hàng.
Khi khách hàng quyết định mua thì gửi đơn đặt hàng cho giám đốc duyệt và nếu
đồng ý mua thì cả hai bên cùng thỏa thuận giá cả, phương thức giao nhận, phương
GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C
12
Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
thức thanh toán và một số điều khoản khác( Trong đơn đặt hàng phải ghi rõ thông tin
về khách hàng, thông tin về sản phẩm mà khách hàng yêu cầu). Sau khi thoả thuận
xong mọi thủ tục thì bộ phận bán hàng sẽ viết phiếu thu đưa cho khách hàng và giám
đốc cùng ký duyệt. Hợp đồng kinh tế gồm 3 bản đối với hình thức thanh toán ngay.
+Một bản văn thư giữ
+Một bản phòng kế toán giữ
+Một bản giao cho khách hàng
Khi đã thoả thuận xong mọi thủ tục thì công ty giao cho khách hàng theo phương
thức trong hợp đồng đã ghi và giao cho khách hàng phiếu xuất và cuối cùng chuyển

toàn bộ thông tin về khách hàng xuống phòng kế hoạch. Lưu phiếu xuất và lưu phiếu
thu.
* Tìm kiếm: Tìm kiếm sản phẩm theo nhà cung cấp, theo khách hàng.
* Báo cáo: Hàng ngày nhân viên bán hàng lập danh sách khách hàng đến mua hàng
để gửi lên giám đốc.
Hàng tuần mỗi nhân viên trong công ty phải gửi báo cáo kế hoạch tuần của mỗi
người lên ban giám đốc .
Cuối tháng, quý, năm phòng kinh doanh phải làm báo cáo xuất nhập tồn của năm đó.
GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C
13
Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
1.4 Một số mẫu biểu
1.4.1 Đơn đặt hàng
GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C
ĐƠN ĐẶT HÀNG
Số:
Họ và tên khách hàng: Điện thoại:
Địa chỉ: ………………………


STT Tên sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giá
Cộng
* Lưu ý

Phải kiểm tra số lượng, chất lượng hàng khi nhận.

Ngày…tháng…năm…

GĐ Ký duyệt Khách hàng
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên, đóng dấu)

14
Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
1.4.2: Phiếu nhập kho
Đơn vị:…… Mẫu số: 01-VT
Bộ phận:…… Nợ…. QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC
Có… Ngày 20 tháng 3 năm 2006
PHIẾU NHẬP KHO của Bộ trưởng BTC
Ngày tháng năm
Họ tên người giao hàng:………………………………………………….
Nhập tại kho:……………………………………………………………
STT Tên hàng hóa Mã số Đơn vị
tính
Số lượng Giá bán Thành
tiền
Yêu
cầu
Thực
nhập
Cộng
Cộng thành tiền ( bằng chữ )………………………………………………
Nhập Ngày tháng năm
Thủ trưởng đơn vị Người giao hàng Thủ kho kế toán trưởng
GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C
15
Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
1.4.3: Phiếu xuất kho

Đơn vị:…… Mẫu số : 02 - VT
Bộ phận:…. PHIẾU XUẤT KHO Nợ:… QĐ số:15/2006/QĐ-BTC

Có:… Ngày 20/3/2006
của Bộ trưởng BTC
Ngày … tháng …….năm…
Họ tên người nhận hàng:…………………………………………………
Xuất tại kho: ……………………… Địa điểm: …………………………
STT
Mã
Tên hàng
Đơn
Số lượng
Theo
chứng từ
Thực
xuất
Cộng
Cộng thành tiền (Viết bằng chữ…………………………………
Xuất: ngày … tháng … năm…
Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toá trưởng
(ký, họ tên)
Người nhận hàng
(Ký, họ tên)
Thủ kho
(ký, họ tên)
GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C
16
Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
1.4.4: Hóa đơn bán hàng

HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Mẫu số:02GTTT- 3LL
Liên 2:Giao cho Khách hàng Ký hiệu: EN/2006B
Ngày ….tháng… năm…… Số:…………………
Họ tên người mua hàng: ……………………………………………………
Tên đơn vị: …………………………………………………………………
Địa chỉ: ……………………………………………………………………
Số tài khoản:……………………………………………………………….
Hình thức thanh toán:…………… MS: …………………………………
STT
Tên hàng hóa,
dịch vụ
Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
Cộng tiền hàng
Số tiền viết bằng chữ:
Người mua hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)
Người bán hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C
17
Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
1.4.5: Phiếu thu
Đơn vị:… Số:….Mẫu số: 01-TT
Địa chỉ:… PHIẾU THU Nợ:… QĐ số:15/2006/QĐ-BCT
Có:…… Ngày 20/3/2006
Của Bộ trưởng BTC
Người nộp:

Địa chỉ:
Về khoản:
Số tiền:
Bằng chữ:
Kèm theo:………chứng từ gốc……… Số chứng từ gốc………………
GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP PHIẾU
(ký, họ tên, đóng dấu) (ký, họ tên, đóng dấu (ký, họ tên, đóng dấu)
Đã nhận đủ tiền (viết bằng chữ):
Ngày….tháng…năm…

NGƯỜI NỘP TIỀN THỦ QUỸ
GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C
18
Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
1.4.6: Phiếu chi

Đơn vị:… Số:….Mẫu số: 01-TT
Địa chỉ:… PHIẾU CHI Nợ:… QĐ số:15/2006/QĐ-BCT
Có:…… Ngày 20/3/2006
Của Bộ trưởng BTC

Họ và tên người nhận tiền:……………………………………………………………
Địa chỉ…………………………………………………………………………………
Lý do chi:……………………………………………………………………………….
Số tiền:…………………………………………………………………………………
Chứng từ kèm theo:………………Chứng từ gốc……………………………………
Ngày tháng năm 200
Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận
(ký tên) (ký tên) (ký tên) (ký tên) (ký tên)
GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C

19
Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
Chương 2 : Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại
Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á
2.1 Các bước xây dựng một hệ thống quản lý bán hàng.
Đây là công việc đầu tiên của quá trình xây dựng hệ thống quản lý trên máy
tính. Nó giúp chúng ta cài đặt chương trình một cách nhanh chóng và kiểm tra dữ liệu
một cách tối ưu. Nó quyết định cho cả một chương trình quản lý . Việc xây dựng
chương trình bao gồm các giai đoạn sau:
2.1.1 Chiến lược.
Đây là bước tìm hiểu khảo sát hệ thống hiện tại,khắc phục những nhược điểm
còn tồn tại để từ đó đề xuất phương án khắc phục và đưa ra bài toán khả thi giúp tối ưu
hoá công tác quản lý bán hàng cho giai đoạn tiếp theo.
2.1.2. Phân tích hệ thống.
Tiến hành phân tích chi tiết hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ khái
niệm cho hệ thống mới. Việc phân tích có thể chia làm 2 công đoạn sau :
-Phân tích về mặt xử lý: Sử dụng các biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng
dữ liệu.
-Phân tích về mặt dữ liệu: Sử dụng các lược đồ dữ liệu theo mô hình thực thể liên
kết.
2.1.3 Thiết kế hệ thống.
Bao gồm các giai đoạn sau:
-Thiết kế tổng thể: Nhằm xác định vị trí, vai trò của máy tính trong hệ thống mới và
phân tích rõ việc nào do máy tính đảm nhiệm việc nào do người dùng phải làm thủ
công.
- Thiết kế chi tiết:
+Thiết kế giao diện
+Thiết kế các điều khiển (Nút lệnh)
+Thiết kế cơ sở dữ liệu
+Thiết kế chương trình

+Xây dựng chương trình
+Chạy thử chương trình
GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C
20
Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
2.2 Phân tích hệ thống quản lý bán hàng về xử lý
2.2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng
GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C
Quản lý bán hàng
Quản lý nhập hàng
1.
Quản lý xuất hàng
2.
Tìm kiếm
3.
Báo cáo
4.
Nhận phiếu nhập
1.1
Nhận hàng
1.2
Kiểm tra hàng
1.3
Viết phiếu chi
1.4
Lưu phiếu chi
1.5
Lưu phiếu nhập
1.6
Trả lại hàng

1.7
Nhận đơn đặt hàng
2.1
Đưa báo giá
2.2
Ký duyệt
2.3
Viết phiếu xuất
2.4
Giao hàng
2.5
Viết phiếu thu
2.6
Lưu phiếu thu
2.7
Lưu phiếu xuất
2.8
Theo mã KH
3.1
BC tháng
4.1
BC năm
4.2
21
Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
Hình 1 : Biểu đồ phân cấp chức năng
GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C
22
Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Hình 2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C
Quản
lý bán
hàng
KH
Giám đốc
Khách hàng
Đơn đặt hàng
Y/c thanh toán
Phiếu nhập
Hàng
Báo cáo
Quyết định xuất
hàng
Phiếu thu
Phiếu bảo hành
Phiếu xuất
Đơn đặt hàng
Phiếu chi
Hàng
23
Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
2.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C
Quản lý
nhập
hàng
Báo cáo
Quản lý

xuất
hàng
Tìm
kiếm
thông
tin
KH
DS hàng thiếu
Hàng
Y/C thanh toán
Phiếu nhập
ĐĐH
P.Chi
Hàng kém CL
KH
Hàng
ĐĐH
Báo giá
PXuất
P.Thu
P.bảo hành
Theo mã
KH
P.Xuất
Thông tin
Theo mã KH
Báo cáo
Danh sách hàng xuất
GĐ
Q.định

xuất
Q.định nhập
Y/C báo cáo
Báo cáo
P.Nhập
24
Trường Cao đẳng Tài chính - Quản trị kinh doanh Khoa Hệ thống thông tin kinh tế
Hình 3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
GVHD : Thầy Phạm Văn Tịch SVTH : Phí Thị Nhàn – TH40C
25