Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng

Đề tài: Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng
Một cửa hàng kinh doanh thương mại quản lý công việc của mình bằng cách:
• Lưu trữ những bảng danh mục sau:
1. Danh mục hàng hóa, lượng tồn kho đầu kỳ
2. Danh mục kho hàng
3. Danh mục khách hàng và nhà cung cấp
• Việc mua bán hàng tại cửa hàng sẽ được thanh toán ngay (không có công nợ)
• Trên một hóa đơn có thể bán nhiều mặt hàng, tỷ lệ thuế cho hàng bán ra luôn là
10%, khách hàng được hưởng chiết khấu trực tiếp trên hóa đơn bán hàng theo quy
định:
1. Nếu tổng giá trị hóa đơn từ 1 – 3 triệu VNĐ thì chiết khấu là 5%
2. Nếu tổng giá trị hóa đơn > 3 triệu VNĐ thì chiết khấu là 8%
• Một mặt hàng sẽ được bán nếu số lượng tồn kho hiện tại > số lượng yêu cầu mua
• Để có hàng xuất bán thì doanh nghiệp phải nhận thêm hàng khi tồn kho < mức tối
thiểu thể hiện ở các hóa đơn nhập hàng được cập nhật một cách định kỳ hoặc bất
thường
• Cửa hàng có thể in báo cáo:
1. Báo cáo tổng hợp hàng nhập trong một khoảng thời gian xác định
2. Báo cáo tổng hợp hàng bán trong một khoảng thời gian xác định
3. Báo cáo tổng hợp: nhập, xuất, tồn kho
4. Báo cáo doanh thu theo từng khách hàng và theo từng mặt hàng
5. Báo cáo chi phí theo từng nhà cung cấp và theo từng mặt hàng
6. Báo cáo kết quả kinh doanh của cửa hàng
Cụ thể các công tác quản lý bán hàng tại trung tâm:
1. Khi khách hàng gửi đơn đặt hàng đến thì bộ phận bán hàng có chức năng tiếp
nhận và gửi đến bộ phận quản lý kho. Sau khi bộ phận này cân đối lượng hàng
trong kho sẽ gửi thông báo về cho bộ phận bán hàng. Nếu đủ hàng sẽ ghi nhận
đủ sau đó viết hóa đơn xuất bán. Gửi hàng đồng thời gửi hóa đơn kèm theo đến
khách hàng. Mẫu hóa đơn bán hàng:
HÓA ĐƠN BÁN HÀNG
Liên 1: (lưu)

Ngày … tháng … năm …
1
Ký hiệu: ……………
Số: ………………...
Đơn vị bán: ……………………………………………………………………….
Địa chỉ: ………………………………………………………………………….
Mã số: …………………………………………………………………………..
Họ tên người mua: ……………………………………………………………...
Cộng tiền bán hàng hóa, dịch vụ: …………………………………………...
Số tiền bằng chữ: …………………………………………………………….
Người mua ký: Người bán ký:

2. Thanh toán:
Tiền dùng giao dịch giữa cửa hàng và khách hàng là VNĐ. Doanh nghiệp chỉ áp
dụng một hình thức bán hàng là trả ngay. Khi khách hàng thanh toán, bộ phận bán
hàng sẽ căn cứ vào hóa đơn để viết phiếu thu, phiếu thu này sẽ được lưu lại theo
trình tự thời gian để cuối tháng thống kê. Mẫu phiếu thu:
2
STT Tên hàng hóa, dịch vụ
Đơn vị tính
Đơn giá
Số lượng
Thành tiền
PHIẾU THU
Số: …………………………
Đơn vị: …………………….
Bộ phận: …………………..
Ngày: ……………………...
Doanh thu: ………………………..
Số: ……………………………….

Tên người nộp tiền: ……………………………………………………………………….
Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………
Lý do nộp: …………………………………………………………………………………
Số tiền (viết bằng chữ): .……………………………………………………………………
Ngày:………………………………
3. Quản lý bán hàng:
Hạch toán doanh thu: cuối kỳ căn cứ vào hóa đơn bán hàng sẽ hạch toán doanh thu bán
hàng của cửa hàng: báo cáo tổng hợp hàng nhập trong một khoảng thời gian xác định, báo
cáo tổng hợp hàng bán trong một khoảng thời gian xác định, báo cáo tổng hợp: nhập, xuất,
tồn kho, báo cáo doanh thu theo từng khách hàng và theo từng mặt hàng, báo cáo chi phí
theo từng nhà cung cấp và theo từng mặt hàng, báo cáo kết quả kinh doanh của cửa hàng.
I. Tổng quan về đề tài:
1. Thuận lợi và khó khăn:
- Là một hệ thống nhỏ trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp, đôi khi phải
coi như là dữ liệu đã có (Dữ liệu ở các quá trình hạch toán khác) nên làm
cho dữ liệu thiếu chính xác và quá trình xử lý trở nên khó khăn.
- Doanh nghiệp kinh doanh không nhiều mặt hàng nên việc quản lý đỡ vất
vả, hàng hóa đều là những măth hàng giá trị nên tuy doanh thu cao nhưng
số lượng hàng hóa không nhiều do đó không bị tràn dữ liệu.
2. Mục tiêu của việc phân tích thiết kế hệ thống:
- Phân tích thiết kế HTQLBH đáp ứng được với thực tế của doanh nghiệp.
- Là nền tảng cơ sở cho việc xây dựng ứng dụng sau này
- Là 1 module nhỏ có thể ghép vào với 1 hệ thống quản lý hoàn chỉnh và đầy
đủ.
3. Phạm vi:
- Đề án môn học.
- Cố gắng hoàn thiện những chức năng sẽ phân tích với yêu cầu cụ thể đã nêu
ở trên.
- Chương trình sau khi được viết chỉ có thể chạy trên máy đơn.

II. Tầm quan trọng của việc phát triển HTTT trong doanh nghiệp
3
Phát triển HTTT là cung cấp cho các thành viên của tổ chức doanh nghiệp những công cụ
quản lý tốt nhất bao gồm: phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực
hiện tiến hành và cài đặt hệ thống.
- Phân tích hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu, chỉnh đốn và phân tích chúng
để đưa ra được cái nhìn tổng quát về tình hình thực tế.
- Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình
trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic, mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó.
- Thực hiện một HTTT có lien quan tới việc xây dựng mô hình vật lý trong của hệ
thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học.
- Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức.
Là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, một trong những nỗi bận tâm hàng
đầu của nhà quản trị doanh nghiệp là làm sao quản lý sát sao tình hình kinh doanh với các
số liệu về kho hàng (nhập, xuất, tồn kho). Qua nhiều năm nghiên cứu về giải pháp quản lý
bán hàng và tìm hiểu khảo sát thực tế trên mười nghìn khách hàng, người ta đã đưa ra một
số thống kê về những lo lắng của các ông chủ doanh nghiệp như sau:
- Mất kiểm soát về lượng hành tồn thực tế trong kho.
- Luôn cảm thấy khối lượng công việc quá lớn đè lên đôi vai.
- Không có thời gian dành cho gia đình do quá bận kinh doanh
- Muốn mở rộng sản xuất kinh doanh nhưng lại sợ không quản lý được.
- Các báo cáo kế toán rất khó hiểu vì bản thân không có nghiệp vụ.
- Cảm thấy không yên tâm về đội ngũ bán hàng của mình.
- Khi cần những báo cáo kết quả kinh doanh theo yêu cầu thì không có hoặc phải đợi
rất lâu.
Hoạt động kế toán cho một công ty hay cửa hàng nói chung là một chuỗi công việc rất
vất vả và tốn nhiều công sức nếu không nói là phải có sự cần mẫn, chăm chỉ và sáng suốt.
Sự sai sót sẽ khó tránh khỏi nếu công việc chỉ dành riêng cho một người. Nếu thực hiện
việc quản lý trên bằng việc ghi sổ sách thủ công sẽ làm mất rất nhiều thời gian và công
sức, đôi khi còn làm thất thoát về mặt tài chính và việc đối chiếu sổ sách, tính toán bằng

tay thường xuyên diễn ra hằng ngày, điều này nhàm chán với con người.Việc tin học hoá
trong bài toán quản lí bán hàng nói chung sẽ giúp cho mọi người làm việc trong bộ phận
kế toán công ty bớt đi phần nào sự nhàm chán đó và đặc biệt là tính chính xác cao. Vì vậy
việc tin học hoá trong bài toán quản lí sẽ làm tiết kiệm được thời gian, sức lực và giúp cho
việc thông tin kế toán được nhanh chóng theo yêu cầu người dung đưa ra Với sự tiến bộ
của khoa học – công nghệ hiện nay, máy vi tính có thể giúp chúng ta giải quyết một cách
nhẹ nhàng, nhanh chóng và chính xác, tiết kiệm tối đa chi phí quản lý, tăng khả năng cạnh
tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Phần mềm quản lý bán hàng được
thiết kế nhằm thỏa mãn nhu cầu đó.
II. Phân tích và thiết kế hệ thống
• Chức năng của hệ thống:
1. Hệ thống: + Đăng nhập
+ Đăng thoát
4
+ Thoát
2. Cập nhật: + Nhà cung cấp
+ Khách hàng
+ Kho hàng
+ Hàng hoá
+ Lượng tồn kho đầu kỳ
+ Hoá đơn
3. Thống kê: + Danh sách khách hàng
+ Danh sách nhà cung cấp
+ Danh mục hàng hóa
+ Danh mục hàng đã bán
+ Danh mục hàng tồn kho
4. Báo cáo: + Báo cáo tổng hợp hàng nhập trong một khoảng thời gian
xác định
+ Báo cáo tổng hợp hàng bán trong một khoảng thời gian xác
định

+ Báo cáo tổng hợp: nhập, xuất, tồn kho
+ Báo cáo doanh thu theo từng khách hàng và theo từng mặt
hàng
+ Báo cáo chi phí theo từng nhà cung cấp và theo từng mặt
hàng
+ Báo cáo kết quả kinh doanh của cửa hàng
5. Thoát: + Về Windows
• Biểu đồ phân cấp chức năng:
5
6
HTQLBH
Cập nhật
Thống kê
Báo cáo
Nhà cung
cấp
Kho hàng
Khách hàng
Hàng hóa
Danh sách
khách hàng
Danh mục nhà
cung cấp
Danh mục hàng
hóa
Danh mục hàng
đã bán
Báo cáo tổng
hợp hàng nhập
trong một

khoảng thời
gian xác định
Tồn kho
đầu kỳ
Hóa đơn
Danh mục hàng
tồn kho
Báo cáo tổng
hợp hàng bán
trong một
khoảng thời
gian xác định
Báo cáo tổng
hợp: nhập, xuất,
tồn kho
Báo cáo doanh
thu theo từng
khách hàng và
theo từng mặt
hàng
Báo cáo kết
quả kinh
doanh của
cửa hàng
Báo cáo chi phí
theo từng nhà
cung cấp và theo
từng mặt hàng
• Sơ đồ ngữ cảnh:
7

Khách hàng
Phần
Mềm
QLBH
Bộ phận
quản lý kho
Giám đốc
Yêu cầu mua
Báo cáo
Yêu cầu
Bcáo tồn kho
Phiếu xuất hàng
• Sơ đồ DFD mức 0 quá trình QLBH:
8
Khách hàng
1.0 Xét
duyệt
đơn
hàng
2.0
Xử lý
thu tiền
3.0
Quản lý
kho
4.0
Lập báo
cáo
Lãnh đạo
DM hàng hóa

Hồ sơ đơn hàng
Đơn đặt hàng
Trả lời KH
Đơn đã được duyệt
Hóa
Đơn
đã
thanh
toán
Sổ sách Kế toán
Dữ liệu
Báo cáo
hàng
theo
đơn
DM khách hàng