KHÁI QUÁT VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG SÔNG ĐÀ

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
LỜI NĨI ĐẦU

Thực tập thực tế có vai trị rất quan trọng trong chương trình đào tạo Đại
học các chuyên ngành của nhà trường nói chung, chuyên ngành Lưu trữ học và
Quản trị văn phòng nói riêng. Với mục đích gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận
với thực tiễn hàng năm khoa và nhà trường đều tổ chức cho sinh viên năm cuối đi
thực tập thực tế. Qua đợt thực tập này, sinh viên được rèn luyện thêm kỹ năng
nghề nghiệp, củng cố kiến thức đã học đồng thời nâng cao năng lực nghề nghiệp,
ý thức trách nhiệm và phong cách làm việc của một cán bộ làm công tác văn thư,
lưu trữ và quản trị văn phòng.
Được sự đồng ý của lãnh đạo Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà - Tổng
Công ty Sông Đà, theo sự phân công của khoa, tơi về thực tập tại Phịng Tổ chức
Hành chính của công ty từ ngày 19/7/2007. Mặc dù nội dung thực tập khá phức
tạp, thời gian thực tập có hạn nhưng với sự quan tâm tạo điều kiện của đồng chí
trưởng phịng, sự chỉ bảo hướng dẫn tận tình của các anh, chị cơng tác lâu năm
trong phịng, sự giúp đỡ tận tình của giáo viên hướng dẫn cùng với sự nỗ lực của
bản thân tơi đã hồn thành tốt các yêu cầu của nội dung thực tập. Thông qua
nghiên cứu, khảo sát và trực tiếp thực hành qua các khâu nghiệp vụ của công tác
văn thư, công tác lưu trữ và quản trị văn phịng của Cơng ty Tư vấn Xây dựng
Sông Đà tôi đã, hiểu được lý thuyết cơ bản và thực hành tốt các khâu nghiệp vụ.
Những thu hoạch trong thời gian thực tập được trình bầy cụ thể trong báo cáo dưới
đây.
Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do thực tế công việc phức tạp, cũng như khả
năng thể hiện cịn hạn chế nên khơng tránh khỏi thiếu sót. Tơi rất mong được tiếp
thu những ý kiến đóng góp, chỉ bảo của các thầy, cơ giáo để báo cáo của tơi hồn
chỉnh hơn.
Nhân đây tơi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cán bộ công nhân viên
phịng Tổ chức Hành chính, Cơng ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà, các Thầy giáo,
1

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Cơ giáo của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học
Xã hội và Nhân văn đã tận tình giúp đỡ tơi hồn thành báo cáo này.

2


THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
PHẦN THỨ NHẤT
KHÁI QT VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ
CHỨC VÀ THỰC TRẠNG CƠNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN
PHỊNG CỦA
CƠNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG SÔNG ĐÀ

I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà tên giao dịch Quốc tế là: Song Da
Construction Consunlting Company. Có trụ sở đóng tại Km8 - Đường Nguyễn
Trãi, Phường Thanh Xuân Nam - Thanh Xuân - Hà Nội.
Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà là doanh nghiệp Nhà nước - đơn vị
thành viên của Tổng Công ty Sông Đà, tiền thân là Trung tâm Thiết kế được thành
lập theo Quyết định số: 97/BXD-TCLĐ ngày 24/1/1986 của Bộ trưởng Bộ Xây
dựng. Trụ sở đóng tại thị xã Hồ Bình, Tỉnh Hà Sơn Bình.
Nhiệm vụ chính của Trung tâm Thiết kế là phối hợp với chuyên gia Liên xô
lập các biện pháp thi công, thiết kế tổ chức thi công chi tiết, nghiên cứu bổ sung
và đề xuất các biện pháp thi công hợp lý phù hợp với điều kiện, năng lực thi công
thực tế trên cơng trường thuỷ điện Hồ bình đảm bảo chất lượng, đẩy nhanh tiến
độ thi công, tiết kiệm nguyên vật liệu, hạ giá thành cơng trình.
Tháng 2 năm 1990 Trung tâm Thiết kế đổi tên thành Công ty Khảo sát Thiết
kế xây dựng chuyên ngành trực thuộc Tổng Công ty Xây dựng Thuỷ điện Sông Đà

theo Quyết định số: 16/TCT-TCLĐ ngày 01 tháng 2 năm 1990 của Tổng Giám
đốc Tổng Công ty Xây dựng Thuỷ điện Sông Đà với nhiệm vụ: Nhận thầu các
cơng trình từ khảo sát, thiết kế, thi công; thiết kế cải tạo, sửa chữa và nâng cấp
cơng trình; liên kết với các đơn vị trong và ngoài nước để thực hiện dịch vụ xây
dựng; cử các chuyên gia tư vấn kỹ thuật xây dựng cho các đơn vị trong và ngoài
nước.
3


THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Cơng ty là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch tốn độc lập, có tư cách pháp
nhân và có con dấu riêng. Đến thời điểm này nhiệm vụ của cơng ty tại Cơng trình
Thuỷ điện Hồ Bình cơ bản đã hồn thành, cơng ty được rời trụ sở giao dịch về
nhà G9 - Phường Thanh Xuân Nam - Quận Thanh Xuân - Hà Nội và được đổi tên
thành Công ty Khảo sát Thiết kế trực thuộc Tổng Công ty Xây dựng Thuỷ điện
Sông Đà theo Quyết định số: 139A/BXD-TCLĐ ngày 26 tháng 3 năm 1993 của
Bộ trưởng Bộ Xây dựng về việc thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước.
Đến tháng 06 năm 1995 Công ty Khảo sát Thiết kế lại được đổi tên thành
Công ty Tư vấn và Khảo sát thiết kế theo Quyết định số 594/BXD-TCLĐ ngày
03/6/1995 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng. Với quyết định này chức năng và nhiệm
vụ của công ty được mở rộng hơn để phù hợp với sự chuyển đổi từ nền kinh tế bao
cấp sang nền kinh tế thị trường của cả nước trong giai đoạn này.
Sau nhiều lần được đổi tên cho phù hợp với tình hình nhiệm vụ mới, tháng
6 năm 2001 Công ty Tư vấn và Khảo sát thiết kế được đổi tên thành Công ty Tư
vấn Xây dựng Sông Đà trực thuộc Tổng Công ty Sông Đà theo Quyết định số:
1040/QĐ-BXD ngày 13 tháng 6 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng. Trên cơ
sở hợp nhất các đơn vị: Công ty Thiết kế tự động hố CODEMA, Trung tâm Thí
nghiệm Miền Bắc, Trung tâm Thí nghiệm Miền Nam, Phịng Tư vấn Giám sát
chất lượng xây dựng và thiết bị, Phòng Dự án và Tư vấn đấu thầu và Công ty Tư
vấn và Khảo sát thiết kế.

Cùng với sự phát triển của Tổng Công ty Sông Đà, trải qua gần 30 năm kể
từ khi được thành lập đến nay. Công ty đã không ngừng được củng cố và phát
triển đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ của Tổng Công ty và mở rộng địa bàn hoạt động
tăng sức cạnh tranh trên thị trường.
Từ cơ cấu tổ chức chỉ có 4 phịng nghiệp vụ và 4 đơn vị sản xuất (giai đoạn
1990) với nhiệm vụ chính là Thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi công các hạng mục khu
phụ trợ, các hạng mục của cơng trình chính, lập dự tốn thi cơng, dự tốn xây lắp
các cơng trình thuỷ điện Hồ Bình, Yaly, Sơng Hinh, Vĩnh Sơn và các cơng trình
4


THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
thuỷ điện nhỏ khác. Đến nay cơ cấu tổ chức của Cơng ty gồm có 5 phòng chức
năng và 9 đơn vị trực thuộc (Theo phụ lục 1), có các chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và tổ chức bộ máy như sau:
1. Chức năng
Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà trực thuộc Tổng Công ty Sơng Đà, là
doanh nghiệp hạch tốn độc lập, có con dấu riêng, có tư cách pháp nhân và được
Bễpây dựng cho phép mở rộng hoạt động tư vấn trong và ngoài nước với các
ngành nghề kinh doanh. Với các chức năng cụ thể sau:
- Lập dự án đầu tư xây dựng các cơng trình dân dụng; kỹ thuật hạ tầng đơ
thị nhóm B, C; các cơng trình giao thơng đường bộ; các cơng trình trên sơng nhóm
B, C; các cơng trình thuỷ điện, thuỷ lợi đến cấp II.
- Khảo sát địa hình, địa chất các cơng trình xây dựng.
- Thiết kế và lập tổng dự tốn các cơng trình dân dụng đến cấp II, cơng trình
cơng nghiệp, các cơng trình thuỷ lợi thuỷ điện nhóm B, C, nhóm A các cơng trình
giao thơng đường bộ, nhóm B, C các cơng trình trên sơng.
- Thẩm định phần xây dựng thiết kế kỹ thuật các cơng trình dân dụng, cơng
nghiệp
- Quản lý đầu tư xây dựng các cơng trình dân dụng, cơng nghiệp nhóm B,

C.
- Lập hồ sơ mời thầu, tư vấn đấu thầu và hợp đồng kinh tế về thiết kế, quản
lý dự án đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và cơng nghiệp.
- Thiết kế các trạm biến áp và đường dây điện có cấp điện áp đến 110 kv.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn
- Vốn và tài sản, chịu trách nhiệm đối với các khoản nợ trong phạm vi số
vốn do công ty quản lý.
- Bảng cân đối kế toán, các quĩ theo qui định của Nhà nước và hướng dẫn
của Tổng công ty.
- Điều lệ và tổ chức hoạt đông, bộ máy quản lý và điều hành.
5


THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
- Cơng ty chịu sự quản lý của Nhà nước, Bộ Xây dựng, các cơ quan bộ,
Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương, đồng thời chịu sự quản lý của các cơ
quan này với tư cách là cơ quan thực hiện quyền của chủ sở hữu đối với doanh
nghiệp và các qui định khác của pháp luật.
- Cơng ty có quyền quản lý, sử dụng vốn tài sản đất đai, tài nguyên và nguồn
lực do Tổng Công ty giao theo qui định tại điều lệ tổ chức, hoạt động của Tổng
Công ty và các quyền lực khác theo qui định của pháp luật để thực hiện các mục
tiêu, nhiệm vụ được giao và yêu cầu sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty Sông
Đà.
- Công ty có quyền tự chủ kinh doanh và tự chịu trách nhiệm về tài chính
theo qui định về tài chính của Tỏng công ty, chịu sự ràng buộc về quyền lợi và
nghĩa vụ đối với Tổng công ty theo qui định tại điều lệ tổ chức và hoạt động
củaTổng công ty.
- Tổ chức bộ máy quản lý điều hành và tổ chức sản xuất kinh doanh phù hợp với
mục tiêu, nhiệm vụ Tổng công ty giao và yêu cầu sản xuất kinh doanh của Cơng ty.
- Cơng ty có quyền tuyển chọn, bố trí, sử dụng và cho thơi việc đối với

CBCNV trong đơn vị theo luật Lao động và các qui định khác của pháp luật.
- Cơng ty có quyền xây dựng và đề nghị Tổng công ty phê duyệt các hình thức trả
lương, các biện pháp đảm bảo đời sống, điều kiện lao động cho CBCNV của Công ty.
- Cơng ty có quyền kinh doanh những ngành nghề phù hợp với mục tiêu và
nhiệm vụ của Tổng công ty giao.
- Công ty được sử dụng vốn do Tổng cong ty giao và các quĩ của đơn vị,
các nguồn vốn vay được Tổng công ty bảo lãnh, các nguồn lao động khác theo
đúng pháp luật và qui chế tài chính của Tổng cơng ty, để phục vụ kịp thời các
nhiệm vụ sản xuất kinh doanh trên nguyên tắc bảo tồn và phát triển vốn.
- Cơng ty được hình thành các quỹ phát triển sản xuất, quỹ khen thưởng,
quỹ phúc lợi theo qui định của Bộ tài chính và qui chế tài chính của Tổng cơng ty.

6


THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
- Cơng ty được Tổng công ty uỷ quyền ký và thực hiện hợp đồng kinh tế với
khách hàng trong và ngoài nước.
3. Cơ cấu tổ chức
Giám đốc công ty là người đứng đầu bộ máy giữ vai trò chỉ đạo chung theo
chế độ và luật định, đồng thời Giám đốc là người chịu trách nhiệm về kết quả hoạt
động, sản xuất kinh doanh của tồn cơng ty.
- Giúp việc cho Giám đốc là các Phó giám đốc phụ trách về các mặt Kinh
tế, Kế hoạch. Kỹ thuật và một Kế toán trưởng tham mưu giúp Giám đốc về tình
hình tài chính và tổ chức hạch tốn của Cơng ty.
Các phịng ban chức năng gồm 5 phịng
Các trung tâm, chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc (9 đơn vị).
II. Thực trạng công tác quản trị hành chính văn phịng
1. Khái qt về Phịng Tổ chức Hành chính
Theo quyết định số:……………………………..

Của Giám đốc cơng ty về việc phê duyệt chức năng, nhiệm vụ các phịng
ban Cơng ty thì chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phịng Tổ chức hành chính
được qui định như sau:
Chức năng:
- Phịng Tổ chức Hành chính có chức năng phục vụ sự chỉ đạo, điều hành
của lanh đạo Công ty cụ thể:
- Tham mưu giúp Giám đốc công ty trong công tác tổ chức cán bộ, lao động
tiền lương, đào tạo, giải quyết các chế độ chính sách với người lao động, quản lý
cơng tác hành chính quản trị, văn thư, lưu trữ, y tế và bảo vệ.
- Giúp Giám đốc công ty trong lĩnh vực đối ngoại.
Nhiệm vụ:
Để thực hiện các chức năng trên Phịng Tổ chức Hành chính có những nhiện vụ
sau:

7


THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
- Nghiên cứu đề xuất và tổ chức thực hiện các phương án sắp xếp cải tiến tổ
chức sản xuất và quản lý.
- Nghiên cứu, xây dựng, đề xuất, tổ chức thực hiện qui hoạch cán bộ, đề bạt
cán bộ, công tác tuyển dụng và đào tạo, bổ xung cán bộ, công nhân đáp ứng nhu
cầu sản xuất, quản lý.
- Tổ chức tiếp nhận, quản lý đội ngũ cán bộ công nhân, điều phối hợp lý,
quản lý tốt hồ sơ nhân sự, giải quyết đúng đắn việc thuyên chuyển, khen thưởng,
kỷ luật, nghỉ chế độ theo Luật lao động, các Nghị định, Pháp lệnh, chính sách khác
đối với người lao động.
- Thực hiện chức năng nhận xét cán bộ, công tác nâng lương, nâng bậc giúp
Giám đốc công ty giải quyết đúng đắn, hợp lý chính sách lao động tiền lương cũng
như chính sách khác đối với CBCNV.

- Thực hiện rà sốt, trích nộp bảo hiểm xã hội định kỳ cho người lao động
theo qui định của Luật lao động.
- Soạn thảo, trình duyệt, ban hành, hướng dẫn và kiểm tra, đôn đốc, báo cáo
việc thực hiện các văn bản có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phịng.
- Quản lý tồn bộ tài sản đất đai, nhà cửa, các trang thiết bị và dụng cụ văn
phịng của cơ quan cơng ty.
- Tiếp nhận, quản lý công văn giấy tờ, tổ chức thực hiện tốt công tác văn
thư, lưu trữ, in ấn tài liệu.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
- Thực hiện tốt cơng tác quản trị hành chính để đảm bảo cho bộ máy cơ
quan Cơng ty hoạt động có hiệu quả cao.
- Tổ chức thực hiện tốt công tác bảo vệ, phòng chống cháy nổ trong cơ
quan.
- Quản lý và điều hành tổ xe phục vụ đưa đón cán bộ đi cơng tác đảm báo
an tồn và đúng thời gian.
- Phục vụ nơi làm việc của các đồng chí lãnh đạo khi tiếp khách và hội họp.
8


THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
- Mua sắm trang thiết bị văn phịng và văn phịng phẩm.
- Đảm bảo thơng tin liên lạc, điện nước trong cơ quan.
- Tổ chức mạng lưới y tế, chăm sóc sức khoẻ vệ sinh phòng bệnh đặc biệt
quan tâm đến đội ngũ cán bộ công tác tại hiện trường, mua bảo hiểm y tế, tổ chức
khám sức khoẻ định kỳ hàng năm cho cán bộ cơng nhân viên.
- Liên hệ với chính quyền địa phương nơi Cơng ty đóng trụ sở để giải quyết
những vấn đề liên quan.
Quyền hạn:
Để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình, Phịng tổ chức hành
chính phải quan hệ chặt chẽ với các phịng ban trong Cơng ty, các đợn vị trực

thuộc Công ty để chỉ đạo, hướng dẫn, nhắc nhở về công tác nghiệp vụ văn phịng
và các lĩnh vực mà Lãnh đạo phân cơng.
Được uỷ quyền ký các văn bản như: Báo cáo công tác văn phịng hàng
tháng, q, năm; các loại cơng văn đơn đốc nhắc nhở các phòng ban, đơn vị trực
thuộc thực hiện ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Công ty; ký các thông báo, giấy mời,
giấy giới thiệu, giấy đi đường...
Được chủ động bố trí, sắp xếp nhân lực trong Phịng để phát huy tốt năng
lực của cán bộ cơng nhân viên đạt hiệu quả cao trong công việc.
2. Công tác quản trị hành chính văn phịng
2.1. Cách bố trí nơi làm việc
Phịng Tổ chức Hành chính của cơng ty được tách làm hai bộ phận: Bộ phận
tổ chức lao động và bộ phận hành chính.
Văn phịng của bộ phận hành chính là nơi để xử lý cơng văn giấy tờ, đồng
thời cũng là bộ máy giúp việc cho lãnh đạo cơng ty. Thơng qua văn phịng các chủ
trương, chính sách, chỉ thị của cấp trên đến được từng bộ phận, phịng ban và các
đơn vị đồng thời những thơng tin từ cấp dưới gửi lên để phản ánh tình hình, xin ý
kiến chỉ đạo cũng đều được chuyển qua văn phòng để xử lý, phân loại, tổng hợp
và gửi lên cấp trên giúp cho Lãnh đạo nắm được tình hình hoạt động, sản xuất
9


THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
kinh doanh của các đơn vị trực thuộc, qua đó tìm ra những biện pháp cần thiết để
điều chỉnh, bổ sung kịp thời.
Phòng Tổ chức Hành chính được bố trí nơi làm việc tại tầng 1 nên rất thuận tiện
cho việc giao nhận công văn, tài liệu và đón tiếp khách đến liên hệ cơng tác (phụ lục 2).
Hiện nay phịng làm việc của tồn cơ quan cơng ty được bố trí theo kiểu văn
phịng đóng, tách riêng từng bộ phận tạo sự yên tĩnh và tập trung cao độ khi làm
việc, phát huy khả năng tư duy và tính độc lập của một số bộ phận nghiệp vụ hoặc
các trung tâm thiết kế, rất an tồn cho việc giữ gìn bí mật, thơng tin. Bố trí văn

phịng theo kiểu này địi hỏi ý thức tự giác, tinh thần trách nhiệm, kỷ luật lao động
cao thì hiệu quả lao động sẽ rất lớn. Tuy nhiên nó cũng có hạn chế là khó khăn
trong việc quản lý lao động, xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo phịng hoặc Lãnh đạo
cơng ty; tốn nhiều diện tích; không thuận lợi khi cần sự phối hợp giữa các phịng
ban, bộ phận để giải quyết một cơng việc nào đó.
2. 2. Cách tổ chức lao động
Phịng Tổ chức Hành chính gồm 18 người, trong đó có 1 Trưởng phịng phụ
trách chung, chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty về tồn bộ cơng tác của
phịng; một phó phịng trực tiếp quản lý điều hành bộ phận Tổ chức lao động; một
phó phịng trực tiếp điều hành bộ phận Hành chính; các bộ phận trong phịng hoạt
động theo chức năng, nhiệm vụ được phân cơng.
Hiện nay bộ phận hành chính nằm trong Phịng Tổ chức Hành chính gồm 14
đồng chí: 1 cán bộ quản lý và sử dụng con dấu kiêm trực điện thoại, fax, phục vụ
họp hành, hội nghị; 1 cán bộ phụ trách quản lý, tiếp nhận chuyển giao tài liệu,
cơng văn đi đến, báo chí và kiêm thủ kho; 2 cán bộ đảm nhiệm công tác lưu trữ,
chuyển giao tài liệu thiết kế đến các đơn vị thi công kiêm thêm việc quản lý hồ sơ
cán bộ, sổ bảo hiểm của CBCNV tồn Cơng ty; 3 lái xe, 4 nhân viên phục vụ, 3
nhân viên phụ trách việc phơtơ in ấn tài liệu cho tồn Cơng ty. Nhìn chung cách tổ
chức lao động của phịng chưa hợp lý nên hiệu quả chưa cao.
2.3. Trang thiết bị văn phòng
10


THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Phịng được trang bị tương đối đầy đủ các thiết bị, phương tiện làm việc, cụ
thể: 3 máy photôcoppy các khổ giấy từ Ao – A4 phục vụ kịp thời việc in tài liệu
để đáp ứng yêu cầu thi công trên các công trường, 1 máy fax, 2 máy vi tính và 2
máy in phục vụ công tác soạn thảo văn bản, các quyết định về điều hành sản xuất,
tiếp nhận và điều động lao động cho bộ phận Tổ chức lao động... Tất cả các thiết
bị đều có chất lượng cao, hiện đại.

Ngồi ra phịng làm việc đều được trang bị máy điều hồ nhiệt độ, bàn ghế,
tủ hồ sơ tài liệu, điện thoại...
Nhìn chung các trang thiết bị phục vụ cho yêu cầu công việc đều được trang
bị đầy đủ, kịp thời đáp ứng được nhiệm vụ của Công ty giao.

11


THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
PHẦN THỨ HAI
CƠNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG SÔNG ĐÀ

Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà là đơn vị có nhiệm vụ chính là thiết kế kỹ
thuật, thiết kế thi cơng các cơng trình xây dựng dân dụng, cơng nghiệp mà chủ yếu
là các cơng trình thuỷ điện trong đó có các cơng trình thuỷ điện lớn như: Thuỷ điện
Hồ Bình, Thuỷ điện Yaly, Thuỷ điện Cần Đơn, Thuỷ điện Sông Hinh, Thuỷ điện
Tuyên Quang, Thuỷ điện Sơn La, Thuỷ điện Xekaman trên sơng Mêkơng của nước
Cộng hồ Dân chủ Nhân dân Lào.... Do dặc thù của ngành xây dựng thuỷ điện là
không ổn định nên trụ sở của các chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc Cơng ty Tư vấn
Xây dựng Sông Đà tại hiện trường luôn phải đi theo các công trường nên việc điều
hành, hướng dẫn nghiệp vụ theo ngành dọc gặp nhiều khó khăn, khơng quản lý
được.

I. Công tác văn thư
Ngay từ những năm đầu thành lập công tác văn thư của Công ty Tư vấn
Xây dựng Sông Đà đã được chú trọng. Việc thực hiện Nghị định 142/CP ngày
28/9/1963 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành Điều lệ về cơng
tác công văn giấy tờ và Lưu trữ; Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia ban
hành năm 1982; và gần đây nhất là pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ban hành năm

2001 đã được áp dụng. Đặc biệt là công ty đã xây dựng và áp dụng hệ thống quản
lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2000 nên đã dần đưa công tác văn
thư, công tác lưu trữ của công ty đi vào nề nếp.
1. Tổ chức biên chế
Công tác văn thư là hoạt động nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục
vụ công tác chỉ đạo, điều hành và quản lý một cách có hiệu quả nhất. Nó bao gồm
các cơng việc về tổ chức quản lý văn bản, tiếp nhận, giải quyết văn bản hình thành
12


THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
trong q trình hoạt động của cơng ty. Trong phịng Tổ chức Hành chính cơng tác
văn thư là một trong những nội dung công việc hết sức quan trọng, ảnh hưởng trực
tiếp đến chất lượng công tác, đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị. Từ
những nhận thức đó, trong nhiều năm qua công tác văn thư của công ty được tổ
chức tương đối chặt chẽ, đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ của công ty.
Hiện nay bộ phận văn thư của công ty chưa có cán bộ chun trách mà cịn
kiêm nhiệm (nhân viên văn thư đảm nhiệm thêm cả công việc thủ kho vật tư văn
phòng phẩm). Do đặc thù của công ty là một đơn vị tư vấn, thiết kế trực tiếp sản xuất
kinh doanh nên khối lượng tài liệu tương đối nhiều. Để thuận tiện trong việc tra tìm
tài liệu phục vụ cơng tác nên các phịng ban, đơn vị đều có một cán bộ làm cơng tác
chun mơn đôi khi làm công tác công văn giấy tờ riêng của phịng ban, đơn vị mình.
Nhiệm vụ chính của văn thư là:
- Tiếp nhận và chuyển giao công văn đi, công văn đến
- Xây dựng danh mục hồ sơ và lưu trữ hồ sơ hiện hành.
- Phục vụ tra tìm tài liệu.
- Thực hiện công tác bảo mật thông tin, tài liệu.
Từ những nhiệm vụ trên cho thấy công việc của bộ phận văn thư rất rộng,
liên quan đến nhiều bộ phận, CBCNV trong cơ quan.
2. Soạn thảo và ban hành văn bản

Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà là một đơn vị sản xuất kinh doanh nên
việc soạn thảo văn bản chủ yếu là theo chức năng, nhiệm vụ được giao của các
phòng ban, đơn vị và các cán bộ chuyên viên kỹ thuật nghiệp vụ trong công ty.
Văn bản thuộc lĩnh vực của phòng ban, đơn vị nào thì phịng ban, đơn vị đó soạn
thảo. Trình tự các bước tiến hành soạn thảo theo hướng dẫn số: HD-TCHC- 01
ban hành ngày 11/4/2002 trong hệ thống quản lý chất lượng quốc tế ISO
9001:2000, nhìn chung đạt yêu cầu, đúng thẩm quyền ban hành, bảo đảm đúng thể
thức qui định. Nội dung văn bản có chất lượng tốt.

13


THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Qua khảo sát thực tiễn, qui trình soạn thảo văn bản tại cơng ty được thực
hiện theo đúng các bước sau: khi cán bộ, chuyên viên các phịng ban, đơn vị được
phân cơng giải quyết của một văn bản đến, căn cứ vào yêu cầu giải quyết từng văn
bản cần phải soạn thảo một văn bản mới để xử lý, giải quyết hoặc trao đổi, cán bộ
chuyên viên đó tiến hành soạn thảo một văn bản mới trên máy vi tính, sau đó đưa
lãnh đạo phòng ký nháy duyệt nội dung văn bản, chuyển phòng Tổ chức hành
chính để kiểm tra thể thức văn bản và trình ký lãnh đạo cơng ty. Sau khi văn bản
được ký chính thức, văn thư chịu trách nhiệm đăng ký số, vào sổ cơng văn đi,
nhân bản, đóng dấu rồi chuyển theo nơi nhận được ghi trong văn bản.
Theo thẩm quyền ban hành văn bản, công ty được phép ban hành các loại
văn bản sau: Quyết định, tờ trình, thơng báo, báo cáo, cơng văn hành chính, hợp
đồng kinh tế, hợp đồng lao động, biên bản, đề án, các nội qui, qui chế, điều lệ hoạt
động của đơn vị.
Tất cả các loại văn bản đều được đánh số theo dõi chung vào sổ công văn đi
của văn thư, cụ thể:
- Năm 2001 ban hành 927 văn bản.
- Năm 2002 ban hành 1103 văn bản.

- Năm 2003 ban hành 1413 văn bản.
Đối với những văn bản quan trọng như: Điều lệ, kế hoạch năm, đề án...
trước khi trình duyệt nội dung bộ phận chịu trách nhiệm soạn thảo phải xin ý kiến
lãnh đạo tổ chức các cuộc họp để lấy ý kiến đóng góp cho bản dự thảo.
Nhìn chung cơng tác soạn thảo văn bản ở Công ty Tư vấn Xây dựng Sông
Đà ược tiến hành tương đối chặt chẽ, nề nếp, đảm bảo đúng thẩm quyền ban hành
và thể thức văn bản. Tuy nhiên theo qui trình soạn thảo văn bản của cơng ty như
hiện nay thì cũng cịn có nhiều hạn chế do trình độ nhận thức, hiểu biết về tầm
quan trọng của việc ban hành văn bản cịn kém, năng lực của cán bộ soạn thảo
khơng đồng đều do phần lớn cán bộ soạn thảo là kiêm nhiệm khơng chun trách.
Do đó dẫn đến nhiều văn bản xuất bản nội dung cịn yếu kém, thiếu logic, ngơn
14


THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
ngữ sử dụng trong văn bản thiếu chuẩn xác, dài dòng, đặc biệt là các văn bản
mang tính pháp lý cao như các qui định, qui chế, điều lệ sử dụng từ ngữ, câu tối
nghĩa, khơng rõ ràng nên gây khó khăn cho việc thực hiện.
3. Quản lý công văn đi - đến
Công văn đi, công văn đến của Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà đều tập
trung một đầu mối ở văn thư của Phịng Tổ chức Hành chính.
3.1. Đối với cơng văn đi
Việc quản lý công văn đi được văn thư cơ quan thực hiện theo một qui trình
tương đối chặt chẽ: Văn thư tiếp nhận tài liệu, văn bản từ các phịng ban, đơn vị
xin trình ký lãnh đạo cơng ty, chuyển cho trưởng phịng xem xét thể thức, tính hợp
pháp của văn bản. Sau khi đã hoàn tất về thể thức văn bản Trưởng phòng chuyển
cho trợ lý giám đốc trình lãnh đạo ký duyệt, sau đó chuyển cho văn thư đăng ký
số, ngày tháng ban hành văn bản, vào sổ cơng văn đi, nhân bản, đóng dấu. Bản
chính lưu tại văn thư, 01 bản phơtơ đóng dấu đỏ chuyển cho bộ phận soạn thảo,
còn lại chuyển đến nơi nhận theo yêu cầu của tác giả văn bản (tham khảo sơ đồ

qui trình xử lý cơng văn đi).
SƠ ĐỒ QUI TRÌNH XỬ LÝ CƠNG VĂN ĐI

Sơ đồ quản lý cơng văn đi

Tiếp
nhận
cơng
văn tài
liệu xin
trình ký

Xem xét
thể thức,
nộidung
tính hợp
pháp
của tài
liệu

Cho số
ký hiệu,
ngày
tháng
ban hành
văn bản,
nhân bản

Trình ký

15

Đóng
dấu,
lưu
cơng
văn, tài
liệu

Chuyển
cơng
văn tài
liệu đi
các nơi
nhận


THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Do phạm vi hoạt động rộng nên khối lượng văn bản của công ty ban hành
tương đối nhiều, vì vậy để thuận tiện cho việc theo dõi, quản lý tất cả các loại văn
bản, tài liệu do công ty ban hành được cập nhật trên 2 sổ công văn đi: 1 sổ đăng ký
công văn đi nội bộ công ty, 1 sổ đăng ký công văn đi Tổng Công ty, các đơn vị
trong Tổng Công ty và các cơ quan bên ngoài. Việc vào sổ đăng ký công văn đi
được thực hiện theo mẫu sổ in sẵn của Cục Lưu trữ Nhà nước.
3. 2. Đối với công văn đến
Công văn, tài liệu đến Công ty qua nhiều hình thức: gửi trực tiếp, gửi tay,
gửi qua bưu điện, fax...từ các đơn vị trong Tổng công ty, các cơ quan bên ngoài.
Nhiệm vụ của văn thư là tiếp nhận cơng văn, phân loại, đóng dấu cơng văn đến
(trên dấu công văn đến ghi số đến, ngày tháng đến) đối với tất cả các loại tài liệu
công văn đến chỉ trừ cơng văn gửi đích danh trong phong bì và cơng văn gửi đến có

đóng dấu mật. Sau đó chuyển cho trợ lý giám đốc trình Giám đốc hoặc phó giám
đốc phụ trách từng lĩnh vực mà đã được Giám đốc Công ty uỷ quyền chỉ đạo, theo
dõi. Giám đốc hoặc phó giám đốc căn cứ chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
nghiệp vụ, các đơn vị trực thuộc để cho ý kiến xử lý cụ thể:
- Công văn của Ban Điều hành Thuỷ điện Sê San 3 gửi đến công ty về việc
cung cấp bản vẽ thi cơng đúng tiến độ, thì phải trình Phó Giám đốc phụ trách kỹ
thuật cho ý kiến xử lý.
- Công văn của các tổ chức, cá nhân gửi đến (không thuộc diện văn bản
chính sách, chế độ), các báo cáo, thống kê... thuộc lĩnh vực chun mơn, nghiệp vụ
thì Trưởng phịng Tổ chức Hành chính được quyền phê chuyển trực tiếp đến các
phịng ban chun mơn.
- Đối với những loại văn bản như: Đề nghị bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng...
thì Trưởng phịng Tổ chức Hành chính phải trực tiếp trình giám đốc phê chuẩn.
Sau khi đã có ý kiến phê chuẩn của lãnh đạo công ty trợ lý giám đốc chuyển
lại cho văn thư vào sổ công văn đến (theo mẫu in sẵn của Cục Lưu trữ Nhà nước),

16


THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
in sao theo số lượng các bộ phận cần gửi, khi chuyển công văn cho các bộ phận
thực hiện phải có chữ ký của người nhận (tham khảo sơ đồ quản lý công văn đến).
SƠ ĐỒ QUẢN LÝ CƠNG
VĂN ĐẾN

T.nhận,
phân
loại,
đóng
dấu

CVĐ
Vào sổ

Trình
cơng văn
Cho
Lãnh đạo

Tiếp
nhận lại
cơng văn
đã có ý
kiến của
Lãnh đạo

Vào sổ
chi tiết

Chuyển
CV
theo ý
kiến chỉ
đạo của
Lãnh
đạo

Theo dõi
đơn đốc,
nhắc nhở
việc giải

quyết
công văn

Tất cả các công văn, tài liệu gửi đến công ty đều được theo dõi chung tại 2 sổ
đăng ký công văn đến: 1 sổ theo dõi công văn đến của các đơn vị trong Tổng Công
ty, 1 sổ theo dõi công văn đến của các cơ quan bên ngồi. Khơng phân theo từng
đơn vị cụ thể.
- Năm 2001 tiếp nhận 2139 văn bản
- Năm 2002 tiếp nhận 2007 văn bản
- Năm 2003 tiếp nhận 2894 văn bản.
Theo quyết định số 184/TCT-TCĐT ngày 18 tháng 5 năm 1998 của Tổng
Giám đốc Tổng Công ty Xây dựng Sông Đà thì tất cả các văn bản đến đều phải giải
quyết trong ngày hoặc chậm nhất là buổi sáng ngày hôm sau. Như vậy cách giải
quyết, xử lý công văn đến của cơng ty là hợp lý, kịp thời góp phần nâng cao hiệu
quả sản xuất kinh doanh của công ty. Tránh được việc công văn, tài liệu gửi đến bị
chồng đống, giải quyết chậm thời hạn ảnh hưởng đến việc cập nhật thơng tin.
Nhìn chung cơng tác quản lý công văn đi, công văn đến của công ty được
thực hiện theo một qui trình tương đối chặt chẽ; đạt kết quả tốt; giúp cho lãnh đạo
công ty cập nhật thơng tin kịp thời, đầy đủ; hồn thành được nhiệm vụ quản lý

17


THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
cơng văn giấy tờ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ và phục tốt cho việc
tra tìm tài liệu của cơng ty.
Riêng việc quản lý công văn, tài liệu mật được thực hiện theo qui chế bảo
mật của công ty và của Cục Lưu trữ Nhà nước. Công văn, tài liệu mật được lưu trữ
riêng và được chuyển trực tiếp cho người nhận không qua trung gian, sau khi giải
quyết xong được thu hồi bảo quản tại lưu trữ của công ty theo chế độ quản lý tài

liệu mật.
4. Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội,
các lực lượng vũ trang và một số chức danh... khẳng định giá trị pháp lý của văn
bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, đơn vị, tổ chức
và công dân. Để thực hiện nghiêm chỉnh công tác này, ngày 22 tháng 9 năm 1963,
Chính phủ đã ban hành Nghị định số 62/CP quy định về việc quản lý và sử dụng
con dấu. Trên cơ sở Nghị định này ngày 16 tháng 5 năm 2001 Giám đốc công ty tư
vấn xây dựng Sông đà đã ký Quyết định số 31/SDCCC-TCHC ban hành qui định
việc quản lý và sử dụng con dấu của Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà.
Con dấu của công ty là dấu trịn khơng mang hình quốc huy, dấu được đóng
trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Đối với một số văn bản như bản thảo, chương
trình hội nghị ...thì được đóng dấu treo ở trang đầu tiên góc trên bên trái của văn
bản. Văn thư cơ quan là người trực tiếp quản lý con dấu và phải chịu trách nhiệm
về việc đóng dấu vào văn bản. Khi các văn bản đã được lãnh đạo công ty ký duyệt
và ban hành nhưng bắt buộc phải có chữ ký nháy của lãnh đạo phòng ban, đơn vị
trực tiếp soạn thảo thì mới đóng dấu, nhất là các văn bản quan trọng như hợp đồng
kinh tế, các chứng từ ngân hàng. Mọi văn bản trước khi đóng dấu đều được sốt,
xét kỹ về thể thức chữ ký của cấp có thẩm quyền để tránh đóng nhầm lẫn con dấu.
Nếu phát hiện có trường hợp văn bản khơng đúng qui định thì văn thư phải báo cáo
Phó Trưởng phịng phụ trách hành chính hoặc Trưởng phịng Tổ chức Hành chính

18


THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
để có biện pháp chấn chỉnh những thiếu sót đảm bảo việc quản lý và sử dụng con
dấu theo đúng qui định.
Con dấu của công ty được để đúng nơi quy định, bảo quản cẩn thận trong tủ
có khố. Khơng có hiện tượng đóng dấu khống. Ngồi ra cơng ty cịn sử dụng một

số con dấu như dấu chức danh, dấu tên, dấu đã thẩm định, dấu chỉ mức độ khẩn,
mật ... Trong trường hợp văn thư đi vắng thì phải bàn giao con dấu lại cho Trưởng
phịng hoặc Phó Trưởng phịng hành chính.
5. Lập hồ sơ và lưu hồ sơ
Lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác văn thư, được thực hiện sau khi sự
việc, vấn đề cập nhật trong các văn bản đã được giải quyết xong và thường lập hồ
sơ vào cuối năm, khi kết thúc một năm công tác và chuẩn bị bước sang một năm
mới với chương trình kế hoạch công tác mới.
Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong q trình giải quyết
cơng văn thành từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc trưng khác của văn bản,
đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo một phương pháp khoa học.
Hồ sơ được lập cần đảm bảo những yêu cầu sau:
- Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, tổ chức hình thành hồ sơ.
- Các văn bản trong hồ sơ phải có cùng giá trị
- Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức.
- Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác.
Theo điều 22 của Điều lệ công tác công văn, giấy tờ và cơng tác lưu trữ có
nêu rõ: Những tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan có giá trị để tra cứu, tham
khảo đều phải lập thành hồ sơ. Căn cứ vào qui định của Nhà nước mỗi cơ quan,
đơn vị, cán bộ làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ nhân viên làm công tác
chuyên mơn khác nhưng đơi khi có làm cơng việc liên quan đến công văn giấy tờ
hàng năm đều phải tiến hành lập hồ sơ về cơng việc mình đã làm.
Cơng ty Tư vấn Xây dựng Sơng Đà chưa có danh mục hồ sơ hàng năm, văn
thư cơ quan do trình độ nghiệp vụ còn hạn chế nên chưa quan tâm đến việc lập
19


THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
danh mục hồ sơ hàng năm và hướng dẫn lập hồ sơ trong cơ quan, mà chủ yếu chỉ
sắp xếp công văn lưu theo thứ tự thời gian, theo vấn đề, theo cơ cấu tổ chức. Trong

các file lưu tài liệu, văn thư đã viết được tờ mục lục và đánh số thứ tự trên từng văn
bản nên cũng phần nào tạo được thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu. Nhưng nhìn
chung văn bản, tài liệu tại cơng ty đang cịn trong tình trạng lộn xộn vì vậy khi cần
tra tìm tài liệu của một vụ việc cụ thể đã gặp nhiều khó khăn trong khâu tra tìm.
Việc nộp lưu tài liệu hàng năm của các phịng ban, đơn vị trong cơng ty chưa
được thực hiện
II. Công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội), bao gồm tất cả các vấn
đề về lý luận, phương pháp và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài
liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ ra đời do sự đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử
dụng tài liệu. Trong q trình hoạt động của cơng ty, khối lượng tài liệu hìng thành tương đối lớn,
chủ yếu là tài liệu khoa học kỹ thuật. Mặc dù vậy nhưng cơng ty chưa có cán bộ chun trách để
trực tiếp đảm nhiệm cơng việc này. Do đó, cơng tác tổ chức khoa học, bảo quản, tổ chức khai
thác sử dụng tài liệu chưa được tốt, hiệu quả chưa cao.

1. Vài nét về phông lưu trữ và sự chỉ đạo của Lãnh đạo công ty
Phông lưu trữ Công ty Tư vấn Xây dựng Sơng Đà là một phơng mở, có khối
lượng tài liệu tương đối lớn (chủ yếu là tài liệu khoa học kỹ thuật) và hoàn chỉnh.
Thời gian bắt dầu của tài liệu từ khi cơng ty có quyết định số: 97/BXD-TCCB ngày
24/1/1986 về việc thành lập Trung tâm Thiết kế trực thuộc Tổng Công ty Xây dựng
Thuỷ điện Sông Đà. Thành phần tài liệu của phông gồm: Tài liệu khoa học kỹ
thuật, sách khoa học kỹ thuật, tài liệu hành chính và tài liệu ảnh trong đó tài liệu
khoa học kỹ thuật chiếm khối lượng lớn hơn cả. Nội dung của tài liệu trong phơng
phản ánh q trình hình thành và phát triển cũng như chức năng, nhiệm vụ của
Cơng ty Tư vấn Xây dựng Sơng Đà. Phịng lưu trữ của Cơng ty được thành lập sau
khi có Quyết định thành lập Trung tâm Thiết kế tuy qui mô khơng lớn vì cùng
chung hồn cảnh cơ sở vật chất thiếu thốn của tồn cơng trường, nhưng cũng được
trang bị đầy đủ giá, kệ để tài liệu. Cùng với sự phát triển của công ty, đến nay
20

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
phịng lưu trữ đã được bố trí riêng một phịng, rộng khoảng 24 m2 tại tầng 1 chứa
khoảng *** m tài liệu nhưng lại chưa được chỉnh lý. Từ ngày 11 tháng 04 năm
2002, công ty xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
quốc tế ISO 9001: 2002 nên tài liệu của phòng bước đầu được tổ chức một cách
khoa học. Khối lượng tài liệu khoa học kỹ thuật và tài liệu hành chính đã được tách
riêng.
Mặc dù hiện nay công tác lưu trữ của công ty chưa thực sự đi vào quy củ
nhưng về cơ bản những điều kiện cho một phông lưu trữ được tổ chức khoa học đã
được hình thành. Có được kết quả như vậy là do có sự quan tâm của lãnh đạo cơng
ty. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được ghi trong quyết định thành
lập, cơng ty đã có một số qui định về công tác lưu trữ mà quan trọng nhất là việc
xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO
9001: 2002. Trong đó hương dẫn khá chi tiết về nghiệp vụ cơng tác văn thư và
cơng tác lưu trữ.
2. Tình hình tổ chức khoa học và bảo quản tài liệu lưu trữ
2.1. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu
Thu thập và bổ sung tài liệu là một khâu rất quan trọng trong cơng tác lưu trữ
vì nếu khơng có tài liệu thì sẽ khơng thể thực hiện các khâu nghiệp vụ khác như:
Phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu. Đây cũng là một vấn đề hết sức khó khăn
đối với cơng tác lưu trữ của công ty hiện nay. Do chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ
chức của cơng ty có địa bàn hoạt động rất rộng chủ yếu là các cơng trình thuỷ điện
như: Thuỷ điện Cần Đơn (Tỉnh Bình Phước), thuỷ điện Sê San 3 (Tỉnh Gia Lai),
thuỷ điện Pleikrông (Tỉnh Kon Tum), thuỷ điện Bình Điền (Thừa Thiên Huế), thuỷ
điện Sơn La (Tỉnh Sơn La), thuỷ điện Tuyên Quang (Tỉnh Tuyên Quang)...; không
ổn định nên việc thu thấp tài liệu của các chi nhánh, xí nghiệp có trụ sở đóng tại các
cơng trình khơng thực hiện được. Do vậy tài liệu lưu trữ chủ yếu là của khối cơ
quan công ty. Tài liệu của Trung tâm tư vấn 1 và tài liệu của Trung tâm tư vấn 2 thì

21


THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
thu theo từng hạng mục cơng trình. (Ví dụ: Cơng trình Thuỷ điện Sơn La: Hạng
mục ...****); tài liệu hành chính chuyển lưu theo qui định...****
2.2. Công tác phân loại tài liệu
Phân loại tài liệu lưu trữ là dựa vào những đặc trưng của tài liệu trong phơng
để phân chia chúng thành các nhóm, sắp xếp trật tự các nhóm và đơn vị bảo quản
trong từng nhóm nhỏ nhất, nhằm mục đích để sử dụng thuận lợi và có hiệu quả tài
liệu lưu trữ.
Khi tiến hành phân loại tài liệu của bất cứ phông lưu trữ nào đều cần phải
xây dựng phương án phân loại để xác định việc phân nhóm và trật tự sắp xếp tài
liệu trong phơng lưu trữ đó. Phương án phân loại tài liệu lưu trữ là bản kê các nhóm
tài liệu trong phông được phân loại và sắp xếp theo trật tự nhất định dùng làm căn
cứ sắp xếp tài liệu của phơng đó.
Ở Cơng ty Tư vấn Xây dựng Sông đà, phương án phân loại được áp dụng là
phương án Cơ cấu tổ chức - Thời gian, áp dụng phương án này, tài liệu trong
phông trước hết được phân nhóm theo cơ cấu tổ chức, sau đó tài liệu lại được phân
theo thời gian. Thời gian ở đây được tính theo năm. Phân loại tài liệu theo phương
án này không những thể hiện hoạt động của cơ quan mà còn thể hiện được hoạt
động của từng đơn vị trong từng thời gian cụ thể. Phương án này phản ánh tương
đối rõ cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông, chức năng, nhiệm vụ của từng
đơn vị tổ chức, mối quan hệ giữa các tài liệu hình thành trong q trình hoạt động
của đơn vị đó thể hiện một cách rõ nét về mặt lôgic và lịch sử nội dung tài liệu.
Ví dụ: Phơng lưu trữ Cơng ty Tư vấn Xây dựng Sơng đà
2001
Phịng TCHC

2002

2003
P.Dự án....

P.TCKT

Đối với Cơng ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà từ khi thành lập đến nay cơ cấu
tổ chức tương đối ổn định, về chức năng nhiệm vụ khơng có thay đổi lớn và là một
phông mở tài liệu vẫn được bổ sung hàng năm. Vì vậy phân loại tài liệu theo

22


THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
phương án Cơ cấu tổ chức - Thời gian mà công ty đang áp dụng là hợp lý nên được
duy trì cho những năm sau.
2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu
Mọi tài liệu hình thành ra trong quá trình hoạt động của cơ quan không phải
lưu trữ tất cả mà chỉ lựa chọn lưu trữ những tài liệu có giá trị thơng qua việc xác
định giá trị đối với các tài liệu đó.
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn
nhất định để nghiên cứu và qui định thời gian bảo quản cho từng loại tài liệu được
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan theo giá trị của chúng về các mặt
chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các giá trị khác từ đó lựa chọn để bổ sung
những tài liệu có trị cho Phơng Lưu trữ Quốc gia Việt nam.
Ở Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà công tác xác định giá trị tài liệu cũng
được đề cập đến trong quyết định số:**** của Giám đốc công ty về việc ban hành
qui định một số vấn đề về công tác lưu trữ của công ty. Tại điều ** của quy định
này ghi rõ: Tất cả hồ sơ, tài liệu lưu trữ của công ty phải được xác định giá trị bằng
nghiệp vụ khoa học (theo nguyên tắc, theo tiêu chuẩn, phương pháp) theo quy định

của nhà nước và áp dụng theo quy trình ISO 9001:2000. Tuy nhiên cho đến nay
Công ty vẫn chưa xây dựng được các công cụ giúp cho việc xác định giá trị tài liệu
như các bảng kê, các bảng hướng dẫn công tác lập hồ sơ, danh mục các tài liệu huỷ,
danh mục các tài liệu bảo quản lâu dài, vĩnh viễn... Điều này gây khó khăn cho việc
triển khai các cơng tác chỉnh lý khoa học tài liệu. Đối với tài liệu khoa học của các
phịng ban, đơn vị thì hầu như mới chỉ loại tài liệu trùng thừa, tài liệu hết giá trị
như giấy mời, thông báo, lịch làm việc tuần của Lãnh đạo... Cịn lại vì chưa có hội
đồng xác định giá trị tài liệu, chưa có những quy định cụ thể về giá trị các loại tài
liệu (loại nào không cần giữ lại, loại nào cần giữ lại và giữ lại trong thời gian bao
lâu...) nên về cơ bản tài liệu vẫn được giữ lại hết. Điều này gây nên lãng phí diện
tích phịng kho, giá tủ chứa tài liệu và gây khơng ít khó khăn cho việc lập hồ sơ, tra
tìm, sử dụng tài liệu.
23


THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Trong thời gian tới cơng ty cần chú trọng hơn nữa tới công tác xác định giá
trị tài liệu. Bộ phận lưu trữ công ty nên có kế hoạch xây dựng bảng thời hạn bảo
quản đối với các loại tài liệu và hướng dẫn các phòng ban, đơn vị trong việc xác
định giá trị tài liệu.
Do đặc thù của công ty là đơn vị trực tiếp sản xuất kinh doanh nên tài liệu về
một vấn đề có thể ở nhiều phịng khác nhau. Ví dụ cùng một hồ sơ trình duyệt về
mua thiết bị thí nghiệm cho Trung tâm thí nghiệm nhưng có ở Phịng Kinh tế kế
hoạch (lập hợp đồng mua bán, lấy báo giá), ở phịng Tài chính kế tốn ( duyệt giá
chọn nhà cung cấp, làm thủ tục về tài chính), có ở Xí nghiệp Thiết kế Cơ điện để
theo dõi và quản lý tài sản) và có ở Trung tâm thí nghiệm (để theo dõi sử dụng và trừ
khấu hao theo quy định của Bộ Tài chính) mà nguyên tắc là tài liệu liên quan đến
chức năng, nhiệm vụ của phòng ban, đơn vị nào thì phịng ban, đơn vị đó phải giữ để
giải quyết cơng việc. Vì vậy ở Cơng ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà rất phổ biến tình
trạng một bộ hồ sơ tài liệu có thể trùng thừa ở nhiều phịng. Đây là tình trạng chung

của các cơ quan, đơn vị sản xuất kinh doanh điều này chỉ có thể khắc phục được khi
tài liệu của các phịng ban, đơn vị khi giải quyết xong cơng việc phải được giao nộp
vào lưu trữ cố định của công ty theo đúng quy định của Nhà nước và của công ty.
2.4. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Do hiểu được tầm quan trọng của công tác bảo quản tài liệu, được sự quan
tâm của lãnh đạo công ty nên kho lưu trữ được trang bị một số trang thiết bị bảo
quản tài liệu như: Giá sắt, tủ sắt để tài liệu, cặp 3 dây, cặp hộp bằng nhựa có chất
lượng cao cái nào hư hỏng đều được thay thế kịp thời, cán bộ nhiệt tình và yêu
nghề. Vì phịng lưu trữ của cơng ty nằm ở tầng 1 nên thường xuyên được thực hiện
quy trình phun thuốc diệt côn trùng, thuốc diệt mối. Tuy chưa được trang bị máy
điều hồ, thơng gió nhưng hệ thống điện, ánh sáng, các phương tiện phòng cháy
chữa cháy được trang bị đầy đủ nên nhìn chung tài liệu được bảo quản tốt không bị
ẩm, mốc, mối, mọt.

24


THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
3. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
Đây là một trong những nội dung quan trọng nhất của công tác lưu trữ. Tài
liệu lưu trữ phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý của lãnh đạo công ty phục vụ
kịp thời cho hoat động sản xuất kinh doanh của toàn công ty. Để phục vụ cho việc
khai thác sử dụng tài liệu phịng Tổ chức hành chính có qui định thủ tục mượn tài
liệu, trong đó có qui định về thời gian và trách nhiệm cá nhân. Khi muốn mượn tài
liệu ra khỏi kho lưu trữ phải có giấy yêu cầu có ý kiến của lãnh đạo bộ phận có nhu
cầu khai thác, sử dụng và có ý kiến của lãnh đạo công ty (đối với tài liệu quan trọng
như: bản vẽ thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi công các cơng trình...) cịn đối với tài liệu
hành chính thơng thường (như: Quyết định phê duyệt, Giấy giao nhiệm vụ...) thì
phải có ý kiến của Trưởng phịng Tổ chức Hành chính thì cán bộ lưu trữ mới thực
hiện thủ tục cho khai thác, sử dụng tài liệu và người mượn phải ký nhận vào sổ

mượn tài liệu hẹn thời gian trả tài liệu khi đã khai thác xong (áp dụng biểu mẫu
BM-TCHC-11; BM-TCHC-12 trong hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
quốc tế: ISO 9001: 2000). Các công cụ tra cứu chủ yếu là: Sổ công văn đi, sổ công
văn đến, tờ mục lục trong các file lưu tài liệu, các qui định, nội qui sử dụng tài liệu
còn các bộ thẻ, các bộ sách hướng dẫn khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thì chưa
có.
Hiệu quả của việc tổ chức sử dụng tài liệu:
+ Giúp các cán bộ trong cơ quan có tài liệu nghiên cứu cải tiến khoa học kỹ thuật.
+ Giúp các phòng nghiệp vụ, các đơn vị, các đồn thể có số liệu báo cáo tổng
kết thành tích của cơ quan.
+ Lưu trữ cịn quản lý 1300 hồ sơ cá nhân, sổ bảo hiểm xã hội, sổ lao động.
Hồ sơ cá nhân thì thường xuyên được bổ sung các quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm,
điều động, tăng lương. Giúp cho công tác giải quyết chế độ chính sách của người lao
động theo đúng Luật lao động và chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước.
Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà là doanh nghiệp có chức năng, nhiệm vụ
là chuyên tư vấn, thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi công, thiết kế qui mô, thiết kế chi tiết
25