Văn hoá giao tiếp của Nhật Bản

Văn hóa giao tiếp GVHD: Ths. Lê Việt Hưng
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
ĐỀ TÀI TIỂU LUẬN:
SVTH : Phạm Ngọc Minh Châu
Giảng viên : Lê Việt Hưng
Lớp : Quản trị 2
SBD : 148
02/2009
VĂN HOÁ GIAO TIẾP
Page 1 of 16
Văn hóa giao tiếp GVHD: Ths. Lê Việt Hưng
I. Văn hoá giao tiếp của Nhật Bản
Với nền kinh tế lớn nhất châu Á và thứ 2 thế giới, Nhật Bản đang là
thị trường đầy tiềm năng cho các doanh nghiệp Việt Nam. Do vậy,
việc nắm rõ đặc điểm văn hóa và tính cách kinh doanh của người
Nhật sẽ giúp các doanh nghiệp VN giao tiếp và kinh doanh thành
công với họ. Người Nhật rất coi trọng bản sắc văn hóa của họ, cho
nên khi giao tiếp và kinh doanh với các doanh nghiệp Nhật chúng ta sẽ nhận thấy rất rõ về
điều này.
1. Đặc điểm nổi bật khi làm việc với các doanh nhân Nhật Bản là giữ chữ tín, giữ
lời hứa dù là những việc nhỏ nhất
Đặc biệt, họ coi trọng ấn tượng trong buổi gặp mặt đầu tiên hay trong đợt giao dịch
đầu tiên. Điều này có nghĩa khi các doanh nghiệp VN không thực hiện được lời hứa, thì
việc đầu tiên là phải xin lỗi, cho dù vì bất kỳ lý do gì. Việc giải thích lý do phải được thực
hiện hết sức khéo léo và vào những thời điểm phù hợp.
2. Trao đổi thông tin, đàm phán rất lâu và kỹ, làm việc rất máy móc
Cho dù là công ty thương mại đơn thuần, trong đại đa số trường hợp, khách hàng
Nhật Bản vẫn yêu cầu đối tác làm ăn đưa đến tận nơi sản xuất để tận mắt chứng kiến tổ
chức, năng lực sản xuất của bạn hay của đối tác sản xuất hàng cho bạn. Nhưng khi bắt đầu
vào giao dịch chính thức thì các công ty Nhật Bản lại nổi tiếng là ổn định và trung thành

với bạn hàng.
3. Thời gian đặt hàng thử, số lượng nhỏ kéo dài rất lâu
Nhiều khi, sau vài đơn hàng đầu tiên với số lượng ít, doanh nghiệp phía VN không
đủ kiên trì để tiếp tục nên đã không nhiệt tình trong giao tiếp kinh doanh, dẫn đến mất
khách hàng tốt trong tương lai. Họ muốn làm ăn lâu dài và cần sự tin tưởng tuyệt đối trong
làm ăn, cho nên việc các doanh nghiệp vượt qua được thời gian thử thách đó, sẽ mang lại
niềm tin và hợp tác lâu dài hơn.
4. Người Nhật rất coi trọng chuyện gặp mặt trước khi bàn bạc hợp tác và rất chu
đáo trong việc chăm sóc khách hàng
Page 2 of 16
Văn hóa giao tiếp GVHD: Ths. Lê Việt Hưng
Việc mời ăn, đón, tiễn sân bay (đặc biệt là nếu vào được tận trong máy bay để đón
thì sẽ gây được ấn tượng đặc biệt với bạn). Trong giao dịch thương mại, vấn đề quan hệ cá
nhân là vô cùng quan trọng. Chú ý, trong bữa ăn mời khách, ta nên chủ động tiếp đồ uống
cho khách, cố gắng làm sao để khách không bao giờ phải tự rót rượu cho mình trong suốt
bữa ăn.
5. Văn hóa trao danh thiếp
Nhật Bản là một trong những nước hay sử dụng danh thiếp nhất thế giới. Việc
không có hay hết danh thiếp khi giao dịch không bao giờ để lại ấn tượng tốt với khách
hàng. Cho nên khi việc gặp gỡ và trao đổi làm ăn với Nhật Bản cần chuẩn bị cẩn thận danh
thiếp của mình.
6. Rất thích khi đối tác sử dụng được tiếng Nhật vì họ cảm thấy gần gũi hơn
Người Nhật luôn coi trọng bản sắc văn hóa của họ nên việc các đối tác sử dụng
được tiếng Nhật sẽ là một thuận lợi. Hơn nữa ở những doanh nghiệp vừa và nhỏ, số người
nói được tiếng Anh rất ít.
7. Người Nhật Bản rất coi trọng giờ hẹn
Vì vậy, khi đi làm việc với khách Nhật, ta phải chủ động lựa chọn phương tiện hợp
lý và thời gian đảm bảo tránh bị muộn vì lý do tắc đường. Thông thường thời gian phù hợp
và tốt nhất là đối tác nên đến chỗ hẹn trước 5 phút. Nó thể hiện sự tôn trọng và coi trọng
cuộc hẹn với họ.

8. Gửi thiếp chúc mừng nhân dịp ngày thành lập công ty
Gửi thiếp chúc mừng Giáng sinh và năm mới (lưu ý thiếp chúc mừng phải
được gửi tới tay đối tác trước ngày Giáng sinh, tốt nhất là vào khoảng nửa đầu tháng
12). Đây cũng là một văn hóa thường thấy ở các công ty Nhật Bản trong văn hóa giao
tiếp làm ăn với đối tác.
Việc hiểu được những nét văn hóa đặc trưng của người Nhật Bản cũng chính
là một cầu nối quan trọng trong giao tiếp và kinh doanh mang đến sự tin tưởng, thành
công và hợp tác dài lâu.
9. Đừng quá vội vàng bắt tay với doanh nhân Nhật Bản
Page 3 of 16
Văn hóa giao tiếp GVHD: Ths. Lê Việt Hưng
Nói chung, người Nhật tránh sự tiếp xúc quá thân mật trong kinh doanh. Vỗ vai
khách từ phía sau để kết thúc một sự giao dịch được xem là bất lịch sự. Nhưng nếu một
người Nhật thiện chí đưa tay ra trước thì bạn cũng đáp lại bằng việc bắt tay họ để thể hiện
thiện chí của mình.
10. Sẵn sàng tôn trọng sự khác biệt về văn hóa
Khi gọi tên người Nhật bạn nhớ bỏ từ “Mr” ở đằng trước và thêm từ “san”- nghĩa là
Ông, Bà, Anh, Chị… vào sau Họ của người đó để thể hiện sự kính trọng. Ví dụ : Mr. Fujita
được gọi là Fujita-san. Mr. Jones được gọi là Jones-san. Không gọi “Mr. Fujita-san” hay
“Mr. Jones-san”. Lưu ý là người Nhật gọi Họ chứ không gọi tên. Gọi tên được xem là thiếu
lịch sự.
11. Khi kết thúc câu chào hỏi, đừng bao giờ quên trao “card visit”, đây là điều
quan trọng nhất
Hầu hết người Mỹ nhận card của đối phương liếc nhìn rất nhanh rồi cất vào túi áo
vét trong khi người Nhật xem card rất cẩn thận cả mặt trước và mặt sau. Họ giới thiệu, chứ
không chỉ đơn thuần đưa cho bạn, và cầm card với dòng chữ in xuôi chiều về phía bạn để
bạn dễ nhìn. Có thể kèm theo một cái cúi đầu nhẹ và nhanh. Chiếc card của người Nhật to
hơn card của người Mỹ một chút và được in trên giấy chất lượng tốt hơn. Việc in có thể
bằng tiếng Anh một mặt và mặt kia in bằng tiếng Nhật.
12. Vị trí ngồi vào bàn làm việc

Dọc theo bàn hội nghị, khác với khá nhiều công ty Mỹ là thường ngồi xen kẽ giữa
người của bên này với người của bên kia, người Nhật thường ngồi một bên, đối phương
ngồi một bên, trưởng đoàn hoặc người có chức vụ cao nhất ngồi ở giữa.
13. Trường hợp bạn nhận được nhiều card visit một lúc:
Đặt card visit mà đoàn doanh nhân Nhật Bản vừa trao cho bạn lên mặt bàn theo
đúng thứ tự của doanh nhân Nhật ngồi đối diện với bạn. Người Nhật cũng sắp xếp card
visit mà đoàn của bạn trao cho họ lên bàn theo thứ tự của người ngồi đối diện tương tự như
vậy. Bạn có thể nhìn vào card visit để nhớ tên của người đó. Điều này có thể chấp nhận
được. Tên của người Nhật Bản có thể khó nhớ, nhưng tên của người nước ngoài cũng khó
nhớ đối với người Nhật.
Page 4 of 16
Văn hóa giao tiếp GVHD: Ths. Lê Việt Hưng
14. Khi bạn là khách ở các văn phòng của người Nhật bạn sẽ được mời uống trà
xanh, đây là truyền thống của người Nhật. Nhưng người Nhật cũng uống cafe.
15. Nói chậm và đúng sự thật
Những lời giới thiệu bóng bẩy sẽ không gây được ấn tượng. Những từ và cụm từ
hay được dùng như “chất lượng”, “công việc theo nhóm”, “danh dự”, “sự hài hoà”, “không
thành vấn đề”, và “những lựa chọn khác” .
16. Trong đàm phán, học cách chấp nhận sự im lặng trong 30 giây hoặc lâu hơn
Đây là thời điểm then chốt để người Nhật đưa ra quyết định. Người Nhật nghiền
ngẫm những gì bạn nói và đưa ra các câu hỏi. Bạn cũng không nên bối rối trước những
giây phút im lặng trong đàm thoại của họ như vây.
17. Tránh dùng từ “no” (không), vì được xem là thiếu lịch sự. Thay vào đó, hãy nói:
“Chúng ta hãy xem xét lựa chọn khác” hay “Có lẽ đây là cách làm tốt hơn”.
18. Cuối cùng, bạn có thể mời doanh nhân Nhật Bản đến nhà, hoặc là thử chơi với họ
một ván gôn. Người Nhật thích chơi gôn và sẵn sàng đàm phán tiếp sau khi cùng chơi môn
thể thao tạo sự thân thiện
II. Văn hoá giao tiếp kinh doanh của Hoa Kỳ
Người Mỹ muốn biết trước nội dung cuộc gặp, vai trò và quyền hạn, và thậm chí cả
thân thế sự nghiệp của khách. Rất nhiều trường hợp, nhất là đối với các cuộc gặp với các

quan chức chính phủ hoặc lãnh đạo doanh nghiệp cấp cao, bên chủ thường yêu cầu gửi
trước tiểu sử tóm tắt của trưởng đoàn. Họ thường định trước thời lượng cho các cuộc gặp
gỡ (các cuộc tiếp xã giao thường kéo dài 30 – 45 phút và hiếm khi quá 1 tiếng) và không
ngại ngùng chủ động kết thúc khi hết giờ, nhất là khi họ có việc bận tiếp sau đó, hoặc thấy
cuộc gặp không mang lại lợi ích gì. Không thiếu những cuộc gặp kết thúc trong khi phía
khách chưa kịp đề cập hết các vấn đề muốn nói.
1. Những vấn đề về giờ giấc, nội dung làm việc
Page 5 of 16
Văn hóa giao tiếp GVHD: Ths. Lê Việt Hưng
Người Mỹ thường rất đúng giờ. Sự chậm trễ được hiểu là thiếu quan tâm, coi
thường đối tác hoặc kém cỏi trong sắp xếp thời gian. Ở các thành phố lớn thường xảy ra tắc
nghẽn giao thông thì có thể cho phép sớm muộn đôi chút song không nhiều. Nếu không
may bị muộn 10 -15 phút thì nên gọi điện thoại báo trước và xin lỗi, và, nếu có thể, cho
biết lý do. Nhiều thành phố ở Hoa Kỳ rất rộng, đi từ địa điểm này đến địa điểm khác có khi
mất hàng giờ. Do vậy, khi sắp xếp các cuộc gặp cần phải tính trước thời gian đi lại và trừ
hao thời gian tắc nghẽn giao thông. Ngược lại, đến sớm có thể làm bên chủ bối rối do chưa
sẵn sàng tiếp đón hoặc được hiểu là quá sốt ruột hoặc không có việc gì tốt hơn để làm. Nói
chung, nên đến vào đúng thời gian ghi trên giấy mời hoặc đã hẹn.
Cũng vì muốn tiết kiệm thời gian, nên các cuộc gặp làm việc với người Mỹ thường
là ngắn, tập trung và đi thẳng vào vấn đề. Đối với một số nền văn hóa vừa gặp nhau đã bàn
ngay đến chuyện làm ăn thì có thể bị coi là mất lịch sự, trong khi đó người Mỹ lại thích nói
chuyện làm ăn trước, sau đó mới nói đến chuyện cá nhân và các chuyện khác. Vì vậy,
thường thì khách, nhất là những người chào hàng phải chuẩn bị rất kỹ và đi thẳng vào nội
dung sau những câu chào hỏi xã giao ngắn gọn. Yêu cầu này càng quan trọng nếu cuộc làm
việc được tiến hành thông qua phiên dịch vì thực chất thời gian làm việc chỉ còn tối đa một
nửa. Trong các cuộc họp hoặc gặp gỡ làm việc, người Mỹ có thể cắt ngang lời nhau để hỏi
hoặc nêu ý kiến của mình. Thói quen này có thể bị coi là bất lịch sự trong một số nền văn
hóa Châu Á. Do vậy, các nhà kinh doanh nước ngoài không nên ngạc nhiên khi bị người
Mỹ cắt lời để hỏi hoặc nêu ý kiến của họ.
Khi thấy không còn nội dung cần thảo luận và bên chủ không muốn nói sang vấn đề

khác thì khách cũng nên chủ động kết thúc cuộc gặp. Nếu cuộc gặp đã đủ dài và bạn thấy
có người vào phòng thì thầm với người tiếp chính bên chủ hoặc đưa cho người đó một
mảnh giấy thì bạn cũng nên hiểu đó là tín hiệu bên chủ muốn kết thúc cuộc gặp. Trước khi
kết thúc cuộc gặp nên chủ động tóm tắt những việc đã bàn hoặc thỏa thuận và nói rõ những
việc mà hai bên dự định sẽ triển khai. Sau mỗi cuộc gặp gỡ quan trọng, phía khách nên gửi
thư cám ơn và tranh thủ nhắc lại những vấn đề mà hai bên đã bàn hoặc thoả thuận.
2. Danh thiếp
Page 6 of 16