Ứng dụng công nghệ thông tin nhằm xây dựng một số quy trình làm việc của văn phòng

i




























BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI



ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC 2014






ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NHẰM XÂY DỰNG
MỘT SỐ QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA VĂN PHÒNG









Mã số: V2014-08
Chủ nhiệm đề tài: Ths. Nguyễn Anh Tuấn

HÀ NỘI - 2014

ii

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI


BÁO CÁO TỔNG KẾT
ĐỀ TÀI NCKH CẤP VIỆN NĂM 2014





ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NHẰM XÂY DỰNG
MỘT SỐ QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA VĂN PHÒNG
Mã số: V2014-08



Xác nhận cơ quan chủ trì đề tài Chủ nhiệm đề tài





Ths. Nguyễn Anh Tuấn

HÀ NỘI, 2014

iii

DANH SÁCH CÁC THÀNH VIÊN THAM GIA NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
1. ThS. Nguyễn Anh Tuấn – Chủ nhiệm đề tài
2. ThS. Trần Thiên Hoàng - Ủy viên
3. ThS. Phạm Văn Hải - Ủy viên
4. Vũ Xuân Hạnh - Ủy viên

iv

MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU 1
1. Tính cấp thiết của đề tài 1
2. Tổng quan các vấn đề nghiên cứu 1
3. Mục tiêu 3
4. Phương pháp nghiên cứu 4
5. Nội dung nghiên cứu 4
CHƯƠNG I: MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN 5

1.1. Khoa học quản lý 5
1.1.1 Quản lý 5
1.1.2 Cơ sở khoa học quản lý 7
1.2. Hệ thống thông tin quản lý 9
1.2.1 Thông tin và dữ liệu 9
1.2.2. Hệ thống 9
1.2.3. Hệ thống quản lý 9
1.2.4. Hệ thống thông tin (Information System) 10
1.2.5. Vai trò, nhiệm vụ của hệ thống thông tin 10
1.3. Ứng dụng CNTT trong quản lý cuả Văn phòng 10
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ, TỔ CHỨC CÁC HOẠT ĐỘNG
VĂN PHÒNG VÀ KHẢ NĂNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ 14
2.1. Khái quát về tình hình của bộ phận Văn phòng VĐHMHN 14
2.1.1 Hoạt động của văn phòng 14
2.1.2 Công tác quản lý, hoạt động của văn phòng 15
2.2. Một số kinh nghiệm trong công tác Quản lý tổ chức hoạt động của Văn phòng tại
một số đơn vị. 26
2.2.1. Kinh nghiệm quản lý các hoạt động của văn phòng 26

v

2.2.2. Kinh nghiệm ứng dụng Tin học hóa vào công tác quản lý 27
2.3. Khả năng ứng dụng CNTT trong quản lý tổ chức hoạt động của Văn phòng tại
Viện 28
2.3.1. Tình hình tin học hoá của ĐH Mở Hà Nội trong những năm gần đây 28
2.3.2. Đánh giá tính khả thi của việc ứng dụng CNTT trong quản lý hoạt động của
Văn phòng tại Viện 28
CHƯƠNG III: XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP LỊCH CÔNG
TÁC TỰ ĐỘNG CỦA VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI 30
3.1. Giới thiệu về công nghệ sử dụng 30

3.2. Phân tích hệ thống 31
3.2.1. Phân tích các yêu cầu về chức năng hệ thống 31
3.2.2. Cấu trúc hệ thống cơ sở dữ liệu 31
3.2.3. Xây dựng mô hình thực thể liên kết 34
3.3. Thiết kế hệ thống 34
3.5. Giới thiệu ứng dụng 35
3.5.1. Trang dành cho tất cả thành viên 35
3.5.2. Dành cho cán bộ đăng ký và xem lịch 35
3.5.3. Quản trị hệ thống 37
PHẦN KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 42
TÀI LIỆU THAM KHẢO 43








vi

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 1.1.1a : Bản chất quá trình quản lý 6
Hình 1.1.1b : Mục tiêu quá trình quản lý 7
Hình 2.1.2 Quy trình lập lịch 25
Hình 3.2.1: Sơ đồ chức năng 31
Hình 3.2.3 Mô hình thực thể liên kết 34
Hình 3.5.1: Lịch tuần 35
Hình 3.5.2a: Trang quản lý của cán bộ 35

Hình 3.5.2b: Trang lập lịch công tác 36
Hình 3.5.2c: Trang lịch dự kiến (chưa duyệt) 37
Hình 3.5.2a: Trang duyệt lịch tuần (Văn phòng) 37
Hình 3.5.3a: Trang quản lý danh mục 38
Hình 3.5.3b: Trang quản lý quyền 38
Hình 3.5.3c: Trang quản lý học hàm – học vị 39
Hình 3.5.3d: Trang quản lý đơn vị 39
Hình 3.5.3e: Trang thêm cán bộ mới 40












vii

DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1: tbl_canbo_chucvu 31
Bảng 2: tbl_lichcongtac 32
Bảng 3: tbl_canbo 32
Bảng 4: tbl_lich_canbo 32
Bảng 5: tbl_hochamhocvi 32
Bảng 6: tbl_donvicongtac 32
Bảng 7: tbl_quyenhan 33

Bảng 8: tbl_chucvu 33
Bảng 9: tbl_diadiem 33
Bảng 10: tbl_khoangthoigian 33














1

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Hiện nay, công tác quản lý văn bản của Viện Đại học Mở Hà Nội và công
tác xây dựng lịch công tác của Văn phòng còn có những bất cập sau đây:
 Về quản lý văn bản: Để tìm, tra cứu một tài liệu, văn bản có liên quan
trong công việc, các văn bản mới là rất khó khắn khi chưa quản lý một
cách có hệ thống và đầy đủ. Việc tra cứu, tham khảo vẫn ở tình trạng tìm
kiếm văn bản truyền thống, photo…
 Về lập lịch công tác: Viện Đại học Mở Hà Nội có những đặc thù rất
riêng về mặt địa lý, do đó các thông tin cập nhật sẽ rất khó khăn đến với
địa chỉ cần quan tâm, theo dõi. Mặt khác lịch đang ở chế độ văn bản nên

tính động (update) nội dung là tương đối khó khăn. Việc đăng ký lịch
vẫn phải trao đổi qua điện thoại mà không có cơ sở pháp lý rõ ràng trong
việc đăng ký.
Trong bối cảnh tin học hóa trong các trường đại học thì việc ứng dụng
CNTT trong tổ chức và quản lý Văn phòng ở Viện Đại học Mở Hà Nội là hết sức
cấp thiết. Do vậy nhóm đề xuất chọn đề tài này để xây dựng một hệ thống ứng
dụng chạy trên nền web để khắc phục những nhược điểm, bất cập đã nêu ở trên.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng do BGH giao cho, căn cứ
vào việc tổ chức và quản lý hoạt động Văn phòng hiện tại của Viện Đại học Mở
Hà Nội, nhóm đề xuất thực hiện đề tài này.
2. Tổng quan các vấn đề nghiên cứu
 Về lý luận
Đề tài sẽ phân tích làm rõ một số khái niệm có liên quan đến công nghệ
thông tin, website, quản lý, hoạt động văn phòng, lưu trữ văn bản…

2

- Website được hiểu một cách chung nhất đó chính là một kênh thông
tin của một chủ thể nào đó (chủ thể ở đây có thể là doanh nghiệp, cơ
quan nhà nước, cá nhân…) nhằm đưa đến cho người xem hiểu rõ hơn
về những vấn đề mà chủ thể muốn đưa ra; cho phép người truy cập
có thể trực tiếp thực hiện nhiều việc trên website như giao tiếp, trao
đổi thông tin với người chủ website và với những người truy cập
khác, tìm kiếm…
- Hoạt động Văn phòng là một trong những hoạt động mang tính
thường xuyên, liên tục của các trường đại học, các Viện nghiên cứu,
bao gồm nghiên cứu cơ bản, nghiên cứu ứng dụng, nghiên cứu triển
khai trong lĩnh vực GD & ĐT.
- Quản lý là sự công tác liên tục có tổ chức, có định hướng của chủ thể
lên khách thể bằng một hệ thống các luật lệ, chính sách, nguyên tắc,

phương pháp và biện pháp cụ thể nhằm tạo ra một môi trường và
điều kiện cho sự phát triển của đối tượng.
- Quản lý hoạt động Văn phòng là quản lý toàn bộ quy trình xây dựng
và triển khai nghiên cứu của đề tài, dự án và các nhiệm vụ khác.
Đề tài đưa ra bài học ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý
tại một số trường đại học, đánh giá thực trạng quản lý hoạt động Văn phòng tại
Viện Đại học Mở Hà Nội trong giai đoạn hiện nay;
Đề tài phân tích những khả năng ứng dụng CNTT vào quản lý hoạt động
văn phòng và quản lý văn bản, cụ thể như: xây dựng kế hoạch, tổ chức và chỉ đạo
thực hiện, kiểm tra. Đồng thời xác định những nguyên tắc trong việc ứng dụng
CNTT vào quản lý hoạt động Văn phòng:
- Nguyên tắc bảo mật;
- Nguyên tắc an toàn về dữ liệu;

3

- Nguyên tắc phân cấp quản lý.
 Về thực tiễn
Đề tài xây dựng hệ thống quản lý hoạt động Văn phòng của Viện Đại học
Mở Hà Nội bao gồm: trang thông tin chạy trên máy chủ có liên kết nội bộ Viện
ĐH Mở Hà Nội. Sản phầm này bao gồm:
- Đặc tả hệ thống;
- Tài liệu người dùng sơ bộ;
- Đặc tả thiết kế;
- Tài liệu vận hành và cài đặt;
- Mô tả CSDL;
- Tài liệu người sử dụng đã xây dựng;
- Tài liệu bảo trì;
Các tư liệu khác: hợp đồng, thanh lý hợp đồng, phiên bản, tài liệu pháp
lý,… Dựa trên những nội dung được xây dựng trong trang quản lý trên, nhóm

nghiên cứu tiến hành nhập dữ liệu từ hồ sơ quản lý hoạt động văn phòng của Viện
ĐH Mở Hà Nội.
3. Mục tiêu
 Tìm ra hướng đi và quy trình thích hợp cho các hoạt động của Văn
phòng hợp lý và thuận lợi đạt hiệu suất cao.
 Đề xuất việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng các quy
trình, cách tổ chức các hoạt động của Văn phòng để nâng cao hiệu quả
hoạt động của Văn phòng Viện Đại học Mở Hà Nội



4

4. Phương pháp nghiên cứu
 Để thực hiện đề tài này, chúng tôi sử dụng phương pháp phân tích và
thiết kế hệ thống có cấu trúc – bao gồm các hoạt động khảo sát, phân
tích, thiết kế, bổ sung, kiểm thử chất lượng… các hoạt động có thể thực
hiện song song với nhau.
 Hoạt động khảo sát thực tế chúng tôi tiến hành nhiều lần, song song với
các hoạt động khác nhằm có những thông tin chính xác nhất về hệ thống,
trên cơ sở đó đi đến phân tích về hệ thống này để phục vụ cho giai đoạn
thiết kế.
 Sau cùng là chúng tôi đề xuất ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu
quả trong công tác quản lý hoạt động tại Văn phòng của Viện Đại học
Mở Hà Nội.
5. Nội dung nghiên cứu
 Mở đầu
 Chương 1: Một số khái niệm cơ bản
 Chương 2: Thực trạng công tác Quản lý Tổ chức hoạt động Văn phòng
tại Viện ĐH Mở Hà Nội và đánh giá khả năng ứng dụng CNTT trong

công tác Quản lý hoạt động Văn phòng tại Viện ĐH Mở Hà Nội
 Chương 3: Xây dựng hệ thống quản lý văn bản và lập lịch công tác tự
động của Viện ĐH Mở Hà Nội (ứng dụng chạy trên nền WEB)
 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ







5

CHƯƠNG I: MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN
1.1 Khoa học quản lý
1.1.1 Quản lý
Trong lịch sử phát triển của xã hội loài người, từ khi có sự phân công lao
động đã xuất hiện một dạng lao động mang tính đặc thù, đó là tổ chức, điều khiển
các hoạt động lao động theo những yêu cầu nhất định. Dạng lao động mang tính
đặc thù đó được gọi là hoạt động quản lý.
Khái niệm “quản lý” được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau dựa trên
cơ sở những cách tiếp cận khác nhau, vừa là khoa học vừa là nghệ thuật đang là
vấn đề thu hút nhiều sự quan tâm. Sau đây là một số định nghĩa về “quản lý ”:
 Theo F.W.Tay lor (nhà quản lý người Mỹ 1856 - 1915) người có học
thuyết chú trọng vào nhiệm vụ cho rằng “Quản lý là nghệ thuật biết rõ
ràng, chính xác cái gì cần làm và làm cái đó bằng phương pháp tốt nhất
và rẻ nhất”
 Theo H.Fayol (1841-1925), kỹ sư người Pháp - Ông quan niệm: “Quản
lý hành chính là kế hoạch hoá, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm tra”.
Trong học thuyết quản lý của mình H.Fayol đưa ra 5 chức năng cần thiết

của một nhà quản lý là: Dự báo và lập kế hoạch; Tổ chức; Điều khiển;
Phối hợp; Kiểm tra.
 Theo Đặng Vũ Hoạt, Hà Thế Ngữ trong “Những vấn đề cốt yếu trong
quản lý”: Quản lý là một quá trình định hướng, quá trình có mục tiêu
quản lý một hệ thống nhằm đạt được những mục tiêu nhất định.
Những mục tiêu này đặc trưng cho trạng thái mới của hệ thống mà người
quản lý mong muốn. Sau khi xem xét phân tích các khái niệm quản lý trên có thể
đưa ra khái niệm về quản lý dưới đây:

6

Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra công việc
của các thành viên của một tổ chức nhằm sử dụng các nguồn lực hợp lý để đạt
được các mục đích đã định.
Với khái niệm này, về bản chất quá trình quản lý có thể được biểu diễn dưới
dạng sơ đồ sau:
Môi trường bên ngoài






Hình 1.1.1a : Bản chất quá trình quản lý
Như vậy, đối với mỗi hệ thống hoạt động, quản lý có thể chia ra 3 nội dung
lớn: Lập kế hoạch; Tổ chức và lãnh đạo việc thực hiện kế hoạch; Kiểm tra, đánh
giá các hoạt động và việc thực hiện các mục tiêu đề ra. Trong những điều kiện cần
thiết có thể điều chỉnh lại kế hoạch, hoặc mục tiêu, hoặc các hoạt động cụ thể hoặc
đồng thời có thể điều chỉnh cả 2 hoặc 3 thành tố cho phù hợp.
Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng bị quản lý nhằm

đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trường.
Với khái niệm trên, quản lý bao gồm các điều kiện sau:
 Phải có một chủ thể quản lý là tác nhân tạo ra các tác động, và một đối
tượng bị quản lý phải tiếp nhận các tác động của chủ thể quản lý tạo ra. Tác
động có thể chỉ là một lần mà cũng có thể là liên tục nhiều lần.
 Phải có một mục tiêu đặt ra cho cả đối tượng và chủ thể, mục tiêu này là
căn cứ để chủ thể tạo ra các tác động.
Lập kế hoạch Tổ chức
Kiểm tra Lãnh đạo

7

Chủ thể quản
lý
Đối tượng bị
quản lý


Mục tiêu
 Chủ thể có thể là một người, nhiều người, một thiết bị. Còn đối tượng có
thể là con người (một hoặc nhiều người) hoặc giới vô sinh (máy móc,
thiết bị, đất đai, thông tin, hầm mỏ v.v…) hoặc giới sinh vật (vật nuôi,
cây trồng).

Hình 1.1.1b : Mục tiêu quá trình quản lý
1.1.2 Cơ sở khoa học quản lý
Bất cứ một tổ chức nào, cho dù cơ cấu và qui mô hoạt động ra sao đều phải
có sự quản lý và có người quản lý thì mới đạt được mục đích tồn tại và phát triển
của tổ chức đó. Vậy hoạt động quản lý (Management) là gì?
Theo tác giả Nguyễn Quốc Chí, Nguyễn Thị Mỹ Lộc trong tài liệu bài giảng
cao học Cơ sở khoa học quản lý thì:
Đó là tác động có định hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý (người
quản lý) đến khách thể quản lý (người bị quản lý) trong một tổ chức nhằm làm
cho tổ chức vận hành và đạt được mục đích của tổ chức.
Nói cách khác hoạt động quản lý là quá trình đạt đến mục tiêu của tổ chức
bằng cách vận dụng các hoạt động (chức năng) kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo

8

(lãnh đạo) và kiểm tra. Người quản lý (Manager) là nhân vật có trách nhiệm phân
bố nhân lực và các nguồn lực khác, chỉ dẫn sự vận hành của một bộ phận hay toàn
bộ tổ chức để tổ chức hoạt động có hiệu quả và đạt đến mục đích.
Cũng theo tác giả Nguyễn Quốc Chí - Nguyễn Thị Mỹ Lộc thì quản lý có
bốn chức năng chủ yếu, cơ bản: Kế hoạch hóa (Planning), tổ chức (Organizing),
chỉ đạo - lãnh đạo (Leading) và kiểm tra (Controlling).
 Kế hoạch hóa: Đó là xác định mục tiêu, mục đích cho những hoạt động
trong tương lai của tổ chức và xác định các biện pháp, cách thức để đạt
được mục đích đó.
 Tổ chức: Khi người quản lý đã lập xong kế hoạch, họ cần phải chuyển
hóa những ý tưởng ấy thành những hoạt động hiện thực.Tổ chức là quá

trình hình thành nên cấu trúc các quan hệ giữa các thành viên, giữa các
bộ phận trong một tổ chức nhằm làm cho họ thực hiện thành công các kế
hoạch và đạt được mục tiêu tổng thể của tổ chức. Người quản lý phải
phối hợp, điều phối tốt các nguồn nhân lực của tổ chức.
 Lãnh đạo (Chỉ đạo) - Leading: Sau khi kế hoạch đã được lập, cơ cấu bộ
máy đã hình thành, nhân sự đã được tuyển dụng thì phải có người đứng
ra lãnh đạo, dẫn dắt tổ chức. Đó là quá trình liên kết, liên hệ với người
khác, hướng dẫn và động viên họ hoàn thành những nhiệm vụ nhất định
để đạt được mục tiêu của tổ chức. Tất nhiên việc lãnh đạo không chỉ bắt
đầu sau khi việc lập kế hoạch và thiết kế bộ máy đã hoàn tất, mà nó
xuyên suốt trong hoạt động quản lý.
 Kiểm tra (Controlling): Đây là hoạt động theo dõi, giám sát các thành
quả hoạt động và tiến hành những hoạt động sửa chữa, uốn nắn nếu cần
thiết.

9

1.2 Hệ thống thông tin quản lý
1.2.1 Thông tin và dữ liệu
Thông tin (Information) là một khái niệm trừu tượng, tuy nhiên, đây lại chính
là cái để chúng ta có thể hiểu biết và nhận thức thế giới.
Thông tin tồn tại khách quan, có thể ghi lại và truyền đi. Những điều mà ta
gặp hàng ngày như thông tin dự báo thời tiết, tin điện sắp sửa tăng giá, lịch tập
huấn của đội tuyển Việt Nam chính là thông tin. Việc chúng ta ghi lại những
điều này ra giấy, đó là chúng ta ghi lại thông tin. Còn việc chúng ta nói với mọi
người những điều này hoặc đưa cho mọi người xem những điều này, đó là truyền
tin.
Dữ liệu (Data) là nguyên liệu của hệ thống thông tin được biểu diễn dưới
nhiệu dạng: văn bản, truyền khẩu, hình vẽ, và những vật mang tin: giấy, bảng,
đĩa từ

1.2.2. Hệ thống
Hệ thống là tập hợp các phần tử tương tác được tổ chức nhằm thực hiện một
mục đích xác định. Các phần tử ở đây là tập hợp các phương tiện vật chất và nhân
lực.
Tổ chức tạo thành một hệ thống mở, nghĩa là liên hệ với một môi trường.
Một số phần tử của hệ thống có sự tương tác với bên ngoài (cung ứng, thương
mại, v.v…).
Đặc điểm cơ bản của hệ thống là tính động .
1.2.3. Hệ thống quản lý
Hệ thống quản lý là một hệ thống có một mục đích mang lại lợi nhuận hoặc
lợi ích nào đó. Đặc điểm của hệ thống là có sự tham gia của con người và có trao
đổi thông tin.


10

1.2.4. Hệ thống thông tin (Information System)
Là một hệ thống sử dụng công nghệ thông tin để thu thập, truyền, lưu trữ, xử
lý và biểu diễn thông tin trong một hay nhiều quá trình kinh doanh. Hệ thống
thông tin phát triển qua bốn loại hình:
- Hệ xử lý dữ liệu: lưu trữ và cập nhật dữ liệu hàng ngày, ra các báo cáo theo
định kỳ (Ví dụ: Các hệ thống tính lương).
- Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System - MIS): gồm
cơ sở dữ liệu hợp nhất và các dòng thông tin giúp con người trong sản xuất, quản
lý và ra quyết định.
- Hệ trợ giúp quyết định: Hỗ trợ cho việc ra quyết định (cho phép nhà phân
tích ra quyết định chọn các phương án mà không phải thu thập và phân tích dữ
liệu).
- Hệ chuyên gia: Hỗ trợ nhà quản lý giải quyết các vấn đề và làm quyết định
một cách thông minh.

1.2.5. Vai trò, nhiệm vụ của hệ thống thông tin
- Vai trò: Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ quyết định và
hệ tác nghiệp trong hệ thống quản lý.
- Hệ thống thông tin có hai nhiệm vụ chủ yếu là:
Trao đổi thông tin với môi trường ngoài
Thực hiện việc liên lạc giữa các bộ phận và cung cấp thông tin cho các hệ
quyết định và hệ tác nghiệp.
1.3. Ứng dụng CNTT trong quản lý cuả Văn phòng
 Công nghệ thông tin và truyền thông làm cho kho tri thức của nhân loại
giàu lên nhanh chóng, con người tiếp cận với lượng tri thức đó nhanh
hơn, dễ hơn, có tính chọn lọc hơn. Điều đó đẩy mạnh sự phát triển của
các ngành khoa học, công nghệ hiện đại.

11

 Công nghệ thông tin làm cho những phát mình, phát hiện được phổ biến
nhanh hơn, được ứng dụng nhanh hơn, tạo điều kiện thực hiện thành
công sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá.
 Công nghệ thông tin làm cho năng suất lao động tăng lên do có điều kiện
thuận lợi để kế thừa và cải tiến một số công nghệ sẵn có hoặc nghiên
cứu phát minh công nghệ mới.
 Công nghệ thông tin tạo ra tính hiện đại, chặt chẽ, kịp thời trong quản lý,
làm cho hiệu quả quản lý cao hơn, góp phần giảm những khâu trung
gian trong quá trình quản lý kém hiệu quả.
Xác định rõ vai trò quan trọng của CNTT đối với sự phát triển của đất
nước, Đảng và Nhà nước đã chú trọng đến việc thúc đẩy ứng dụng Công nghệ
thông tin với nhiều chủ trương, chỉ thị, văn bản, nghị quyết phù hợp với tình hình
đất nước trong từng giai đoạn, trong đó có một số nghị quyết quan trọng:
Nghị quyết số 26-NQ/TW, ngày 30/03/1991 của Bộ Chính trị về khoa học
và công nghệ trong sự nghiệp đổi mới đã nêu: “Tập trung sức phát triển của một

số ngành khoa học công nghệ mũi nhọn như điện tử, tin học, …”.
Nghị quyết số 49/CP ngày 04/08/1993 về “Phát triển công nghệ thông tin ở
Việt Nam trong những năm 90”.
Nghị quyết Hội nghị lần thứ bảy Ban Chấp hành Trung ương khóa VII,
ngày 30/07/1994 xác định: “Ưu tiên ứng dụng và phát triển các công nghệ tiên
tiến, như công nghệ thông tin phục vụ yêu cầu điện tử hóa và tin học hóa nền kinh
tế quốc dân”.
Nghị quyết Đại hội đại biểu Đảng toàn quốc lần thứ VIII nhấn mạnh: “Ứng
dụng công nghệ thông tin trong tất cả các lĩnh vực kinh tế quốc dân, tạo ra sự
chuyển biến rõ rệt về năng suất, chất lượng và hiệu quả; hình thành mạng thông
tin quốc gia liên kết với một số mạng thông tin quốc tế…”
CNTT được ứng dụng trong giáo dục đã làm thay đổi lớn về chất lượng
giáo dục do:

12

 CNTT ứng dụng trong quản lý giúp các nhà quản lý nắm bắt trạng thái
của hệ thống một cách nhanh chóng, chính xác, đáng tin cậy. Thêm nữa,
các hệ hỗ trợ quyết định trợ giúp thêm cho các nhà quản lý kịp thời ra
được các quyết định quản lý chính xác, phù hợp.
 CNTT ứng dụng trong dạy học giúp cho nhà giáo nâng cao chất lượng
giảng dạy, người học nắm bài tốt hơn. Ngoài ra, internet cũng trợ giúp
cho người học trong việc tra cứu, tìm hiểu, cập nhật tri thức và tự kiểm
tra bản thân, làm cho chất lượng nâng cao thêm.
 CNTT ứng dụng trong đánh giá chất lượng giúp cho công tác kiểm định
được toàn diện, kết quả kiểm định được khách quan và công khai. Điều
này làm nên động lực để các trường, các tổ chức có kế hoạch hoàn thiện
nhà trường để đạt đến các chuẩn đề ra.
Do tầm quan trọng của CNTT trong việc nâng cao chất lượng giáo dục,
Chỉnh phủ, Bộ Giáo dục và Đào tạo rất quan tâm chỉ đạo việc ứng dụng CNTT

trong trường học từ rất sớm. Sau đây là một số định hướng, chỉ đạo quan trọng.
Ngày 10/04/2007, Chính phủ đã có Nghị định số 64/2007/NĐ-CP về ứng
dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước. Sau đó, Bộ Giáo
dục và Đào tạo đã có văn bản gửi các cơ sở giáo dục và đào tạo yêu cầu thực hiện
tốt nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin trong giáo dục, giai đoạn 2008 – 2012,
góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng giáo dục.
Đến nay, công nghệ thông tin ở nước ta đã và đang phát triển mạnh mẽ,
Công nghệ thông tin là ứng dụng quan trọng góp phần thúc đẩy sự phát triển hoạt
động của các tổ chức, các đơn vị …. Để phát triển để phù hợp với bối cảnh của xã
hội, Viện Đại học Mở Hà Nội cần phát triển và mở rộng hơn nữa để đáp ứng hơn
nữa nhu cầu học tập cho mọi người. Chính vì vậy mà bộ phận Văn phòng của
Viện Đại học Mở Hà Nội sẽ dần áp dụng CNTT vào các công tác quản lý, các
hoạt động của Văn phòng để tối ưu hoá và khắc phục những khó khăn còn tồn
đọng. Trong đó, việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý hoạt động của Văn
phòng đang được xem là vấn đề hết sức quan trọng và cần thiết. Trong các hoạt

13

động của Văn phòng: việc quản lý văn bản, quy trình trình ký và việc lập lịch
công tác của Viện trước đây đã gặp rất nhiều khó khăn. Qua quá trình làm việc
thực tế chúng tôi nhận thấy bộ phận Văn phòng của Viện cần được ứng dụng công
nghệ thông tin, tin học hoá trong một số hoạt động này để đáp ứng tốt hơn nữa các
nhiệm vụ mà Ban giám hiệu nhà trường giao cho.

14

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ, TỔ CHỨC CÁC HOẠT ĐỘNG
VĂN PHÒNG VÀ KHẢ NĂNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ
2.1. Khái quát về tình hình của bộ phận Văn phòng VĐHMHN
Viện đại học Mở Hà Nội được thành lập ngày 03 tháng 11 năm 1993 theo
quyết định số 535/TTg của Thủ tướng Chính phủ với chức năng nhiệm vụ là một
trường đại học công lập hoạt động trong hệ thống giáo dục quốc dân do Bộ giáo
dục và Đào tạo trực tiếp quản lý.
Viện Đại học Mở Hà Nội là một cơ sở đào tạo đại học và nghiên cứu với
các loại hình đào tạo từ xa, đào tạo tại chỗ nhằm cung ứng nhu cầu học tập đa
dạng của xã hội, góp phần tăng tiềm lực cán bộ khoa học – kỹ thuật cho đất nước.
Viện Đại học Mở Hà Nội mở cơ hội học tập cho mọi người với chất lượng
tốt, phục vụ nhu cầu học tập đa dạng với nhiều loại hình đào tạo, đa ngành, đa cấp
độ, đáp ứng yêu cầu xây dựng đất nước và hội nhập quốc tế. Viện đã đào tạo cho
xã hội hàng trăm nghìn cử nhân, kỹ sư, kiến trúc sư … phục vụ sự nghiệp công

nghiệp hóa, hiện đại hóa xây dựng đất nước.
Để giúp việc cho Ban giám hiệu nhà trường, ngày 05 tháng 5 năm 1994
Viện trưởng Nguyễn Kim Truy đã ký Quyết định số 65/QĐ/ĐHM thành lập bộ
phận Văn phòng. Bộ phận Văn phòng có chức năng tổng hợp, xử lý các thông tin
quản lý để giúp Viện trưởng giải quyết công việc có hiệu quả trong công tác đối
nội - đối ngoại. Văn phòng là đầu mối điều hoà phối hợp công tác giữa các đơn vị
và là đơn vị phục vụ cho các hoạt động của Ban Giám hiệu và các bộ phận chức
năng trong Viện.
2.1.1 Hoạt động của văn phòng
Gắn kết và đều phối hoạt động của các đơn vị trong Viện theo sự chỉ đạo
của Ban Giám hiệu.

15

Tổng hợp, báo cáo tình hình mọi mặt hoạt động của Viện cho Ban Giám
hiệu và tư vấn cho Ban Giám hiệu trong các lĩnh vực công tác mà Văn phòng
được giao.
Thực hiện công tác hành chính và văn thư - lưu trữ.
Phục vụ lễ tân.
2.1.2 Công tác quản lý, hoạt động của văn phòng
 Thực hiện chức năng gắn kết và điều phối hoạt động
- Văn phòng là đầu mối, gắn kết và đều phối chung hoạt động của các
đơn vị trong Viện để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch
công tác; trực tiếp truyền đạt các quyết định, chỉ thị, thông báo của
Ban Giám hiệu đến các đơn vị và các cá nhân trong toàn Viện.
- Phối hợp các đơn vị chức năng quản lý, theo dõi, việc thực hiện các
chương trình, kế hoạch công tác và kết quả thực hiện nhiệm vụ của
các đơn vị trong Viện.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy định đảm bảo nề nếp, kỷ
cương, kỷ luật lao động trong Viện.

- Tập hợp và phân loại các tài liệu, thư từ, đơn khiếu nại, yêu cầu, đề
nghị của các đơn vị, cá nhân trong, ngoài Viện và chuyển đến địa chỉ
cần thiết, phối hợp với Phòng Tổ chức – Hành chính, các phòng chức
năng và Phòng Thanh tra – Pháp chế để điều tra, tìm hiểu tình hình,
đề xuất ý kiến giải quyết trình Viện trưởng.
 Thực hiện chức năng tổng hợp, báo cáo
- Đầu mối tổng hợp, xây dựng các báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất
về thực hiện các nhiệm vụ của Viện trình Ban Giám hiệu và các Ban,
Ngành liên quan.
- Tổng hợp và xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của Viện.

16

- Theo dõi công tác pháp chế, tổ chức soạn thảo các văn bản quy định,
quy phạm của Viện thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
- Làm công tác thư ký cho Ban Giám hiệu; xây dựng chương trình, kế
hoạch làm việc; phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung, ghi biên
bản và dự thảo thông báo, kết luận của các cuộc họp do Viện trưởng,
Phó Viện trưởng chủ trì.
 Thực hiện chức năng hành chính và văn thư - lưu trữ
- Tiếp nhận, phân loại, vào sổ văn bản đến, sao chụp, làm thủ tục
chuyển giao văn bản đến Lãnh đạo, các đơn vị và cá nhân trong Viện.
- Tiếp nhận, kiểm tra thể thức văn bản trước khi trình Ban Giám hiệu
ký, phê duyệt.
- Kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc ban hành văn bản hành chính
của Viện.
- Tiếp nhận giao dịch thư điện tử, Fax và điện thoại liên hệ công tác.
- Lập lịch công tác tuần, phổ biến đến các đơn vị và theo dõi, đôn đốc
việc thực hiện lịch công tác này.
- Quản lý và tổ chức công tác lưu trữ các văn bản, tài liệu theo đúng

quy định hiện hành.
- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn pháp chế cho Viện trưởng và chịu trách
nhiệm về tính pháp lý của các văn bản do Viện trưởng ban hành.
Theo dõi phát hiện và có biện pháp chấn chỉnh những vi phạm về thủ
tục hành chính đã quy định.
- Phối hợp các đơn vị chức năng để giám sát, quản lý việc thực hiện
các quy định, quy chế làm việc, chủ trương, chính sách của Viện.
- Tiếp nhận, xử lý, bảo quản và lưu trữ tài liệu.
- Trích sao, xác minh tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu sử dụng của các đơn
vị trong Trường, cá nhân.

17

 Thực hiện chức năng phục vụ lễ tân
- Tổ chức việc lễ tân và tiếp khách của Lãnh đạo Viện.
- Đón tiếp khách trong và ngoài nước đến Viện công tác, sắp xếp
hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc.
- Chủ trì và phối hợp với các đơn vị liên quan trong Viện để đảm bảo
các điều kiện cần thiết cho việc tổ chức các cuộc hợp, hội nghị, hội
thảo và sự kiện của Viện.
 Công tác quản lý Văn bản
 Một số khái niệm:
- Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay bằng ngôn ngữ,
nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt thông
tin từ chủ thể này đến chủ thế khác.
- Văn bản đến là toàn bộ các văn bản, tài liệu của các cơ quan bên
ngoài gửi đến trường qua đường bưu điện hay là những tài liệu do cá
nhân trực tiếp gửi tới trường.
- Văn bản đi là toàn bộ các văn bản, tài liệu do trường làm ra để chỉ
đạo, quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền

hạn của mình được gửi đến các đối tượng có liên quan.
- Văn bản điều hành là toàn bộ các văn bản, tài liệu do các đơn vị tổ
chức ban hành để sử dụng trong nội bộ cơ quan nhằm ghi lại, truyền
đạt thông tin nội bộ và trao đổi công việc, là phương tiện giao dịch
chính thức giữa các đơn vị vì nó đảm bảo căn cứ pháp lý để giải
quyết công việc.
- Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nhiệm vụ nhằm tiếp nhận,
chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình
thành trong quá trình hoạt động hàng ngày của các cơ quan, tổ chức,
đơn vị.

18

 Phân loại văn bản: Văn bản phân loại theo nhiều cách dựa trên nhiều
tiêu chí như tính chất của văn bản; chủ thể ban hành văn bản; chức năng
của văn bản, thuộc tính pháp lý của văn bản, hình thức của văn bản…
Dưới đây là một số loại văn bản được sử dụng thường xuyên tại đơn vị:
- Nghị quyết
- Quyết định
- Chỉ thị
- Thông tư
- Thông báo
- Chương trình
- Kế hoạch
- Phương án
- Đề án
- Báo cáo
- Biên bản
- Tờ trình
- Hợp đồng

- Công điện
- Giấy chứng nhận.
- Giấy uỷ nhiệm
- Giấy mời
- Giấy giới thiệu
- Giấy nghỉ phép
- Giấy đi đường