Xây dựng hệ thống thông tin quản lý khách sạn Bộ y tế

LỜI MỞ ĐẦU
Trong những năm trở lại đây, công nghệ thông tin phát triển một cách
mạnh mẽ và đang ngày càng trở nên quan trọng trong đời sống con người.
Chính sự phát triển mạnh mẽ này khiến nhiều ngành khoa học, giáo dục, kinh
tế … ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác ngiên cứu, sản xuất và quản
lý để đạt được những hiệu quả cao hơn trong công việc. Các cụm từ máy vi
tính, công nghệ thông tin, tin học hóa, phần mềm, lập trình… đã trở thành
những cụm từ phổ biến không chỉ riêng đối với những chuyên viên trong lĩnh
vực này, những người hiểu biết về máy tính, ngôn ngữ lập trình,…mà trong
thời đại ngày nay, có thể khẳng định rằng hầu hết mọi người đều biết đến.
Sự phát triển mạnh mẽ không ngừng của khoa học kỹ thuật và công nghệ
hiện đại kéo theo đó là sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin.
Công nghệ thông tin đã trở thành một nghành công nghiệp hàng đầu đối với
những quốc gia phát triển trên thế giới và đang ngày càng khẳng địng vai trò
quan trọng của mình trong quá trình hội nhập, phát triển, công nghiệp hóa hiện
đại hóa ở nước ta hiện nay.
Công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi trong rất nhiều nghành, lĩnh
vực, tổ chức, doanh nghiệp và với những mức độ khác nhau. Ứng dụng trong
các tổ chức, doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc trang bị những chiếc máy
tính và sử dụng các phần mềm tiện ích phổ biến như: soạn thảo văn bản, báo
cáo, lập trình, xử lý hình ảnh, bảng tính,… hữu dụng hơn nữa đó là việc tin
học hóa và xây dựng một hệ thống thông tin quản lý riêng biệt như: quản lý
nhân sự, quản lý khách hàng, quản lý vật tư, quản lý khách sạn, quản lý tài
chính kinh doanh…
Trong thời đại ngày nay không thể phủ nhận bên cạnh những những máy
móc và thiết bị hữu hình, thì thông tin được đánh giá như một nguồn tài
nguyên quan trọng nhất. Người nắm giữ thông tin sẽ là người làm chủ sự
1
thành công. Việc thu thập, xử lý, lưu trữ và sử dụng thông tin để đưa ra các
quyết định có tính đúng đắn, kịp thời có ý nghĩa sống còn đối với các tổ chức
doanh nghiệp để có thể tồn tại và phát triển trong môi trường nền kinh tế thị

trường, thương trường như chiến trường. Nhưng với một hệ thống thông tin
được xây dựng đồng bộ và hiệu quả thì việc làm chủ nguồn lực thông tin sẽ
không còn là vấn đề quá khó. Nhất là khi khối lượng thông tin cần thu thập, xử
lý, lưu trữ ngày càng nhiều và vượt qua khả năng thủ công của con người. Lúc
đó việc xây dựng một hệ thống thông tin riêng càng trở thành vấn đề cấp bách
không thể thiếu của các doanh nghiệp và tổ chức. Cú thể khẳng định rằng: hệ
thống thông tin tốt là mấu chốt để quản lý hiệu quả, đưa ra các quyết định
đúng đắn và cũng là sự thành công trong kinh doanh của doanh nghiệp, tổ
chức. Như vậy công nghệ thông tin và tin học hóa công tác quản lý có vai trò
cực kỳ quan trọng đối với các tổ chức doanh nghiệp trong thời đại ngày nay,
thời đại kinh tế thông tin bùng nổ.
Trước tình hình đó, khách sạn Bộ Quốc Phòng cũng không thể đứng
ngoài dòng chảy của nền kinh tế thị trường. Ngoài việc giữ vững nền quốc
phòng toàn dân thì việc kết hợp làm kinh tế là rất quan trọng. Sự cạnh tranh
trong thị trường khách sạn ngày càng khốc liệt khi mà chất lượng cuộc sống
ngày càng tăng thì sự đòi hỏi về dịch vụ, nghỉ ngơi tốt nhất cũng tăng theo.
Nhất là việc quản lý khách sạn có ảnh hưởng rất lớn tới quy mô cũng như
doanh thu của khách sạn. Khách sạn cũng thấy rằng việc nắm bắt và quản lý
thông tin một cách hợp lý, nhanh chóng, kịp thời cùng với sự thay đổi cơ cấu
trong quản lý, nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng, tăng cơ cấu dịch vụ,
đầu tư cở sở vật chất sẽ đem lại hiệu quả kinh doanh tốt nhất cho khách sạn.
Giữ vững chỗ đứng trong thị trường khách sạn trong và ngoài nước. Do vậy
việc quản lý và sử dụng nguồn thông tin một cách có hiệu quả sẽ đem lại
những lợi ích vô cùng to lớn cho khách sạn Bộ Quốc Phòng. Kết hợp kinh tế
với quốc phòng một cách có hiệu quả cao.
2
Qua quá trình thực tập tốt nghiệp tại khách sạn Bộ Quốc Phòng được tiếp
cận với thực tế cơ sở của khách sạn và được tìm hiểu về công tác quản lý, kinh
doanh tại khách sạn Bộ Quốc Phòng. Em quyết định lựa chọn đề tài: “Xây
dựng hệ thống thông tin quản lý khách sạn Bộ Quốc Phòng” để làm chuyên đề

thực tập tốt nghiệp.
Chuyên đề gồm có ba phần chính:
Chương I : Giới thiệu về đơn vị thực tập và bài toán xây dựng
hệ thống thông tin quản lý khách sạn Bộ Quốc Phòng.
- Giới thiệu tổng quan về khách sạn Bộ Quốc Phòng.
- Giới thiệu về đề tài quản lý khách sạn Bộ Quốc Phòng.
Chương II : Phương pháp luận cơ sở được sử dụng để nghiên
cứu đề tài.
Chương này trình bày các vấn đề về phương pháp luận được sử dụng và
các ngôn ngữ được dụng để nghiên cứu đề tài.
Chương III : Phân tích thiết kế chương trình quản lý khách
sạn Bộ Quốc Phòng.
Chương này trình bày quá trình thiết kế chương trình quản lý khách sạn
Bộ Quốc Phòng theo các tài liệu khảo sát thực tế thu thập được về vấn đề quản
lý phòng, bộ phận lễ tân và quản lí nhân sự tại khách sạn Bộ Quốc Phòng.
Do khả năng tìm hiểu, phân tích, lập trình phần mềm của bản thân còn hạn chế
và thời gian cho phép có hạn nên đề tài không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất
mong được sự giúp đỡ quan tâm, phê bình của các thầy cô, các bạn và tất cả mọi
người để đề tài này được hoàn thiện hơn và có thể ứng dụng rộng rãi trong thực tế.
Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn thầy giáo - kĩ sư Bùi Thế Ngũ, người đã trực
tiếp giảng dạy, hướng dẫn chúng em thực hiện đề tài. Chúng em rất mong có
3
được nhiều hơn sự chỉ bảo và góp ý của thầy về đề tài này để có thêm kinh
nghiệm và có thể thực hiện nhiều hệ thống hoàn chỉnh trong tương lai. Chúng
em cũng xin gửi lời cám ơn đến khách sạn Bộ Quốc Phòng đã cộng tác, giúp
đỡ nhiệt tình trong việc hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này.
Em xin chân thành cám ơn!
Hà nội 4/2008
Sinh viên thực hiện:
Nguyễn Thái Dũng

4
CHƯƠNG I
GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP VÀ BÀI TOÁN XÂY
DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH SẠN BỘ
QUỐC PHÒNG
1.1. Tổng quan về khách sạn Bộ Quốc Phòng.
1.1.1. Giới thiệu về lịch sử khách sạn Bộ Quốc Phòng.
Tên chính thức : Khách sạn Bộ Quốc Phòng - Cục đối ngoại.
Tên giao dịch nước ngoài : Foreign Relation Service Company
Tên viết tắt : FORESERCO
Giám đốc : Đoàn Nam Khoa
Năm thành lập : 1993
Địa chỉ trụ sở chính : Số 33A Phạm Ngũ Lão - Quận Hoàn Kiếm -
Hà Nội.
Website :
Điện thoại : (04) 8260.661; (069) 555.006
Fax : (04) 8246.109
Ra đời từ thời Pháp thuộc, khách sạn Bộ Quốc Phòng là công trình
phương Tây lâu đời nhất trong các khách sạn tại Hà Nội. Khách sạn được xây
theo lối kiến trúc thời Pháp cổ và theo quyền sử dụng đất của Pháp trước đây,
có khuôn viên rộng rãi, thoáng mát, phong cảnh đẹp. Tiền thân khách sạn Bộ
Quốc Phòng trước đây là tổng hành dinh của thực dân Pháp. Đây là nơi đóng
đô của tổng tư lệnh Pháp. Sau khi nước ta dành lại thắng lợi thì khách sạn
được sửa lại thành nhà khách của Bộ Quốc Phòng, chuyên phục vụ việc nghỉ
ngơi, giải trí cho các chính khách trong nước và nước ngoài. Đúng thời gian
đó nhà nước quyết định tách hoạt động du lịch ra khỏi phạm vi quản lý của Bộ
Thương mại, thành lập lại Tổng cục Du lịch là cơ quan thuộc Chính phủ.
Khách sạn được đổi tên chính thức thành khách sạn Bộ Quốc Phòng theo
quyết định của Bộ Quốc Phòng năm 1993.

5
Là một khách sạn 3 sao, loại hình doanh nghiệp nhà nước, trực thuộc Cục
Đối Ngoại, Bộ Quốc Phòng. Với địa lý thuận lợi, khách sạn nằm ở trung tâm
thành phố Hà Nội, khách sạn rất thuận lợi cho việc giao dịch kinh doanh, mua
sắm và giải trí. Khách sạn Bộ Quốc Phòng có khuôn viên rộng rãi, phong cảnh
đẹp, bể bơi, sân tennis, phòng matxa, bãi đỗ xe rộng, có 82 phòng ngủ đạt tiêu
chuẩn quốc tế 3 sao, trang bị máy điều hồ, truyền hình vệ tinh, internet, tủ
lạnh, điện thoại trực tiếp quốc tế, bồn tắm, nước nóng lạnh, đồ uống…
Phòng hội nghị từ 20 đến 200 chỗ ngồi với các thiết bị phục vụ hội nghị,
hội thảo…
Với không gian rộng rãi thì khách hàng có thể tổ chức các buổi tiệc ngoài
trời, hội nghị, đám cưới, các buổi giao lưu,…
Nhà khách có 02 nhà hàng cùng một lúc có thể phục vụ 300 khách trong
tất cả các dịp như hội thảo, đám cưới, sinh nhật… với các món ăn Âu, Á và
đặc sản Việt Nam.
Trong thời gian lưu trú tại khách sạn quý khách có thể sử dụng hồ bơi
miễn phí ở khuơn viên hay sử dụng các dịch vụ khác.
Trung tâm chăm sóc khách hàng của nhà khách cung cấp các dịch vụ văn
phòng như điện thoại, fax, e-mail, photocopy, dịch thuật, đánh máy và sử dụng
vi tính và các dịch vụ khác như dịch vụ đặt phòng, dịch vụ vé máy bay, dịch
vụ đổi tiền, thuê xe ôtô, nối tour du lịch v.v…Hiện nay khách sạn có khoảng
gần 90 nhân viên, đều là cán bộ công nhân viên trong nghành, được đào tạo
một cách chuyên nghiệp. Tổng số vốn của khách sạn là khoảng 26 tỷ đồng,
trong đó vốn cố định là gần 12 400 000 000 đồng, vốn lưu động là khoảng 13
600 000 000 đồng. Đội ngũ cán bộ, quản lý nhân viên phục vụ đều được đào
tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ và kỹ năng thực hiện các dịch vụ với mức độ
ngày càng cao, đáp ứng mọi nhu cầu của du khách trong nước và quốc tế, văn
hóa doanh nghiệp trở thành một tiêu chí ngày càng được đề cao, thể hiện lòng
mến khách, trọng khách của người Việt Nam.
6

1.1.2. Mục tiêu và phương châm lãnh đạo.
Đặt con người vào vị trí trung tâm, coi doanh nghiệp là phương tiện để
con người phát huy tài năng, sáng tạo. Tin tưởng cộng sự, xây dựng đội hình
làm việc, kết hợp kinh tế và quốc phòng là chủ thuyết và phương châm hành
động của khách sạn Bộ Quốc Phòng trong giai đoạn phát triển và hội nhập của
nước ta hiện nay theo đường lối chủ trương đổi mới của Đảng.
Theo đó, khách sạn vừa làm nhiệm vụ giữ vững an ninh quốc phòng toàn
dân vừa kết hợp làm kinh tế trước là nâng cao đời sống quân nhân, sau là hội
nhập nền kinh tế mới. Khách sạn đã tập trung mọi nguồn lực để phát triển
thành tập đoàn đa nghành, đa sở hữu nhằm tạo ra môi trường thuận lợi để cán
bộ quản lý phát huy năng lực, cán bộ công nhân viên có đầy đủ việc làm. Phát
hiện và sử dụng đúng cán bộ trẻ, cán bộ giỏi có năng lực và đạo đức, tạo mọi
điều kiện thuận lợi để cán bộ thể hiện tài năng sang tạo. Đầu tư mạnh mẽ cho
đào tạo để trang bị kiến thức, đào tạo kỹ năng và rèn luyện đạo đức người lính
trong thời buổi kinh tế thị trường. Trong đó có các phong trào thi đua thiết
thực, văn hóa nghệ thuật, thể dục thể thao,… sôi nổi được duy trì và ngày càng
phát triển mạnh mẽ. Tạo cơ hội bình đẳng để mỗi cán bộ công nhân viên trong
khách sạn và toàn diện trong khối đại đoàn kết vì mục tiêu chung trong kỉ
nguyên mới. Không ngừng rèn luyện cả thân thể và đạo đức, bồi dưỡng kiến
thức xã hội kinh tế để có thể là người lính năng động trong thời buổi nền kinh
tế hội nhập và phát triển. Như lời Bác Hồ đã dạy:
“ Quân đội ta là đội quân chiến đấu, đội quân công tác, đội quân sản
xuất”. Quân đội nhân dân Việt Nam không những đã dũng cảm chiến đấu làm
nên chiến thắng Điện Biên Phủ “chấn động địa cầu”, chiến dịch Hồ Chí Minh
lịch sử, giải phóng hoàn toàn miền Nam, thống nhất đất nước, mà còn lao
động quên mình, góp phần to lớn vào sự nghiệp phát triển kinh tế, xã hội của
đất nước.
7
1.1.3. Sản phẩm và dịch vụ.
Với mô hình kinh doanh đa nghề mà chủ yếu là khách sạn và lữ hành.

Ngoài công việc chính là đón tiếp các khách ngoại giao cao cấp của Bộ Quốc
Phòng, khách sạn còn cung cấp dịch vụ phòng ở, các dịch vụ bổ sung, tennis,
Đội ngũ cán bộ, quản lý nhân viên phục vụ đều được đào tạo nâng cao trình độ
nghiệp vụ và kỹ năng thực hiện các dịch vụ với mức độ ngày càng cao, đáp
ứng mọi nhu cầu của du khách trong nước và quốc tế, văn hóa doanh nghiệp
trở thành một tiêu chí ngày càng được đề cao, thể hiện lòng mến khách, trọng
khách của người Việt Nam.
 Các sản phẩm chính của khách sạn là:
• Cung cấp dịch vụ phòng, tất cả các dịch vụ khách sạn cấp 3 sao.
• Cung cấp các dịch vụ lữ hành: cho thuê xe, tua du lịch, vận tải…
• Bán vé bể bơi, tennis, matxa, đám cưới, tổ chức các buổi hội nghị lớn.
• Cho thuê văn phòng kinh doanh, văn phòng đại diện.
• Dịch vụ nhà hàng ăn uống, giải trí, …
• Dịch vụ bưu chính viễn thông, mạng internet, mạng truyền thông…
1.2. Sơ đồ tổ chức khách sạn Bộ Quốc Phòng.
1.2.1. Sơ đồ tổ chức.
8
Hình 1.1: sơ đồ tổ chức khách sạn Bộ Quốc Phòng
1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ chính của các phòng ban.
 Giám đốc:
• Điều hành chung mọi hoạt động của công ty, tổ chức thực hiện các kế
hoạch kinh doanh trong ngắn hạn và dài hạn.
• Thiết lập và xây dựng các chiến lược về kinh doanh và tổ chức nhân sự.
• Thiết lập các quy định về tiền lương, thưởng phạt và chế độ nghỉ phép
trong công ty.
 Phó giám đốc nhân sự và tài chính:
• Trực tiếp điều hành các mảng về mặt tài chính và nhân sự. Thực hiện
việc thi hành giám sát các chính sách chung của khách sạn. Phó giám đốc nhân
sự và tài chính quản lý 3 phòng là: Phòng hành chính sự nghiệp, phòng kế
toán, phòng dự án.

Giám đốc
Phó giám đốc
kinh doanh
Phó giám đốc
nhân sự và tài
chính
Phòng dự
án
Phòng kế
toán
Phòng hành
chính sự
nghiệp
Phòng
kinh
doanh
Phòng
thông tin
thị trường
Ban lễ tân Ban tư
vấn hỗ trợ
khách
hàng
Ban nhà
hàng
Ban lữ
hành
Ban dịch
vụ
9

• Trợ lý cho giám đốc trong việc thu chi, phân bổ tài chính. Tuyển dụng
hay giảm bớt nhân viên.
• Phòng dự án: Triển khai và lập trình các ứng dụng phần mềm dựa trên
cơ sở tiếp thu nhu cầu và đặc tả của khách hàng để phát triển một phần mềm
thích hợp, thông minh và hệ thống các phần mềm ứng dụng đa phân hệ. Tư vấn
và xây dựng hệ thống thông tin tài chính kế toán và quản trị khách sạn.
 Phó giám đốc kinh doanh:
• Thực hiện thi hành các giám sát chung về mảng kinh doanh.
• Chịu trách nhiệm mọi mặt về đối ngoại của khách sạn, tiến hành gặp
gỡ trao đổi với khách hàng.
• Trợ lý cho giám đốc trong việc xây dựng hoạch định các chiến lược
kinh doanh. Phó giám đốc kinh doanh quản lý 2 phòng chính là: Phòng kinh
doanh và phòng thông tin thị trường.
• Phòng thông tin thị trường: Thu thập, phân tích và xử lý các thông
tin thị trường, từ đó hỗ trợ cho việc ra quyết định của cấp trên. Đồng thời tìm
kiếm những khách hàng tiềm năng.
• Phòng kinh doanh: Tìm hiểu và nghiên cứu sự phát triển của thị
trường, thực hiện việc tìm kiếm khách hàng. Gồm có các ban: Ban dịch vụ,
ban lữ hành, ban nhà hàng, ban lễ tân, ban tư vấn hỗ trợ khách hàng.
• Ban dịch vụ: Chịu trách nhiệm chính phục vụ cho việc cung cấp cho
khách hàng các dịch vụ tốt nhất như: Bể bơi, matxa, đi lại, thuê văn phòng,
internet, mạng tryền thông,…
• Ban tư vấn và hỗ trợ khách hàng: Giải đáp các thắc mắc, hướng dẫn
chi tiết, cách khắc phục các vấn đề khó khăn qua điện thoại, fax, thư điện tử,…
và tại trụ sở của khách hàng.
• Ban lễ tân: Đún tiếp khách hàng, lập báo cáo về khách hàng, chịu
trách nhiệm giao dịch chính với khách hàng tới khách sạn.
10
1.3. Bài toán tin học hóa tại khách sạn Bộ Quốc Phòng.
1.3.1. Thực trạng tin học hóa tại khách sạn Bộ Quốc Phòng.

a. Trang thiết bị phần cứng.
 Các thiết bị tin học của khách sạn Bộ Quốc Phòng trong thời gian qua
đó được đầu tư với quy mô lớn, chủng loại thiết bị được đầu tư với nhiều
chủng loại phù hợp cho công tác quản lý của công ty.
 Máy chủ có 3 chiếc nhãn hiệu HP:
• Một chiếc được dựng phục vụ cho các hoạt động trong khách sạn
dựng đề lưu trữ dữ liệu hay để truy xuất để lấy thông tin. Được đặt tại phòng
kỹ thuật của khách sạn.
• Một chiếc dựng riêng cho phòng kế toán được đặt riêng tại phòng kế
toán. Máy chủ này chỉ phục vụ cho phòng kế toán trông việc lưu trữ dữ liệu.
• Một chiếc máy chủ nữa đặt trong phòng kỹ thuật với mục đích làm
máy chủ dự phòng cho khách sạn trong trường hợp máy chủ kia bị hỏng.
 Máy trạm có 100 cái đạt bình quân 1 máy/người (tính riêng cán bộ kế
toán và hành chính đạt 2 máy/người)
 Tuy nhiên tỷ lệ máy cũ chiếm đến 45% (các máy được trang bị từ năm
2000)
 Các thiết bị tin học hiện đại đã đáp ứng nhu cầu trước mắt của khách
sạn nhưng chưa được khai thác và sử dụng một cách có hiệu quả cao.
 Đầu tư về thiết bị dự phòng ít. Máy tính xách tay chưa được đầu tư
trang bị nhiều.
 Thiết bị mạng được đầu tư khá cơ bản với 4 đường chuyền ADSL và
hầu như đã nối mạng đến tất cả các bộ phận và phòng ban trong khách sạn.
Ngoài ra hệ thống mạng không dây WiFi phục vụ cho khách hàng và khách
11
sạn cũng đã được đầu tư khá lớn và đạt hiệu quả cao.
 Tóm lại, việc đầu tư vào thiết bị hiện nay lớn như vẫn chưa đủ, đầu tư
còn dàn trải trên diện rộng chưa có chiều sâu. Trong tương lai, cần đầu tư vào các
thiết bị chuyên nghiệp hơn như máy chủ, thiết bị mạng, máy tính và truyền thông,
thiết bị nguồn đáp ứng 24/24. Các trang thiết bị tin học phần cứng cần được nâng
cấp và bổ sung thường xuyên nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu phát triển và hiện

đại hỉa hệ thống công nghệ thông tin trong toàn khách sạn.
b. Trang bị phần mềm và mạng.
 Các máy đều sử dụng Windows XP, chạy các ứng dụng văn phòng
Microsoft Office 2003, Adobe Acrobat Reader 7.0, phần mềm Antivirus, bộ
gõ Vietkey 2000 và Unikey 4.0,…có bản quyền.
 Hiện công ty gần như là chưa sử dụng một phần mềm chuyên dụng
nào trong quản lý công việc quản lý cũng như kinh doanh.
 Đã thiết lập một cơ sở hạ tầng mạng trong toàn bộ khách sạn: Gồm hệ
thống máy chủ, các mạng cục bộ hình sao có cấu trúc, hệ thống các router,
switch và access point được trang bị khá đầy đủ kết nối mạng diện rộng theo
chuẩn công nghệ hiện nay. Với 4 đường truyền ADSL tốc độ cao và hệ thống
mạng WIFI khá hoàn chỉnh.
 Công nghệ mạng dựa trên hệ điều hành mạng Windows 2003 Server
của Microsoft và thiết bị kết nối router/switch của Cissco là những phần mềm
và phần cứng phổ dụng hiện nay, dễ sử dụng và lực lượng hỗ trợ sẵn sàng.
Phần mềm dễ sử dụng phù hợp với năng lực, trình độ hiện tại còn hạn chế về
nhiều mặt.
 Nhưng trong tổng thể về mạng về truyền thông và bảo mật còn thiếu:
Thiết kế kiến trúc, chính sách phân quyền, vấn đề bảo mật, chiến lược đầu tư,
… là vấn đề cần được nâng cấp và thiết kế đầy đủ đối với một hệ thống mạng
12
của một khách sạn lớn như khách sạn Bộ Quốc Phòng.
c,Về con người:
 Khách sạn hiện đang sử dụng Intrnet cũng như thương mại điện tử
nhưng chưa hiệu quả.
 Trình độ tin học của các nhân viên văn phòng hầu hết đều ở mức khá, có
thể sử dụng tốt các chương trình phổ thông. Nhưng cần đầu tư nhiều hơn nữa.
 Các nhân viên văn phòng đều còn khá trẻ và có khả năng tiếp thu tốt,
hoàn toàn có thể đào tạo sử dụng tốt các phần mềm chuyên dụng.
1.3.2. Sự cần thiết của việc tin học hóa tại khách sạn Bộ Quốc Phòng.

Tin học hóa công tác quản lý trong thời đại ngày nay là xu thế chung và
là nhu cầu cấp bách của các doanh nghiệp, tổ chức. Đối với doanh nghiệp tổ
chức thì thụng tin quản lý có vai trò vô cùng quan trọng và là vấn đề sống còn
để có thể tồn tại trong môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt hiện nay.
Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô thì nhu cầu thu thập, lưu trữ, xử lý dữ
liệu phát sinh cũng như tập hợp, phân tích chúng thành các thông tin hữu ích
để có những quyết định đúng đắn, kịp thời sẽ tốn rất nhiều thời gian, tiền bạc
và hơn nữa sẽ vượt qua khả năng xử lý của con người. Nhưng nhờ có sự trợ
giúp của máy tính và một hệ thống thông tin đồng bộ, những vấn đề nêu trên
sẽ được giải quyết một cách nhanh chóng.
Việc tin học hóa công tác quản lý cho các tổ chức doanh nghiệp đáp ứng
nhu cầu lưu trữ và xử lý khối lượng dữ liệu ngày càng lớn và giải quyết những
bài toán có quy mô cũng như mức độ phức tạp ngày càng tăng. Đồng thời khi
thực hiện việc tin học hóa các nhà quản lý nhanh chóng có được thông tin
phản ánh mọi mặt về tổ chức cũng như có thể giảm thiểu số lượng công nhân
cần thiết để thực hiện việc lưu trữ và xử lý dữ liệu.
Với sự phát triển không ngừng của hệ thống thông tin, những thành tựu to
lớn đã đạt được thì tin học hóa công tác quản lý không chỉ là nhu cầu của riêng
tổ chức tập đoàn quy mô lớn mà cũng là nhu cầu không thể thiếu của các tổ
13
chức dich vụ vừa và nhỏ bởi đó là xu thế tất yếu trong doanh nghiệp.
Khách sạn Bộ Quốc Phòng hiện nay đã phát triển và tạo lập được một
môi trường công nghệ thông tin khá tốt: Thiết kế và đưa vào vận hành các
chương trình tin học ứng dụng trong các hoạt động nghiệp vụ kinh doanh, đầu
tư và nâng cấp hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin thống nhất. Điều đó đã
góp phần tích cực hiện đại hóa quy trình nghiệp vụ, hiện đại hóa trang thiết bị,
nâng cao được hiệu quả của công việc.
Tuy vậy, sau khi tìm hiểu khảo sát và phỏng vấn thực tế với các cán bộ
lãnh đạo, cùng cán bộ công nhân viên tại đây được biết hiện nay chưa có một
chương trình hệ hống thông tin quản lý khách sạn hoàn chỉnh phục vụ cho

khách sạn trong việc đặt phòng, nhận phòng, trả phòng, quản lý phòng, sử
dụng dịch vụ và thanh toán cho khách hàng khi đến khách sạn. Chương trình
quản lý trước đõy đã cũ và không còn khả năng đáp ứng đủ cho công tác quản
lý với những khó khăn như:
• Những thủ tục đặt phòng, trả phòng, đổi phòng phức tạp, làm thủ công
là chính.
• Khó kiểm tra phòng hư, kiểm sốt trạng thái phòng (phòng trống,
phòng đang sử dụng, phòng dặt trước, phòng hư )
• Việc lập và xử lý các báo cáo sử dụng dịch vụ trong khác sạn rất khó
khăn, mất thời gian và thiếu chính xác, vì phải tập hợp tất cả các báo cáo của
các bộ phận khác nhau để tổng hợp và xử lý.
Chính vì vậy ban lãnh đạo yêu cầu cần thiết kế một chương trình hệ thống
thông tin quản lý khách sạn đặt tại bộ phận lễ tân của khách sạn với những yêu
cầu quản lý như sau:
• Quản lý thông tin về khách hàng.
14
• Quản lý thông tin đặt phòng, nhận phòng , trả phòng.
• Quản lý danh mục phòng.
• Yêu cầu chương trình có giao diện tiếng việt hoặc tiếng anh nhưng có
khả năng hiển thị nội dung thông tin khác hàng bằng tiếng việt.
• Đưa ra các báo cáo một cách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác nhất.
• Chương trình phải phù hợp với những điều kiện công việc của ban quản
lý và bộ phận lễ tân của khách sạn.
1.3.3. Đặc tả hệ thống mới.
• Quản lý phòng, tình trạng phòng.
• Quản lý thông tin khách hàng.
• Quản lý các dịch vụ trong khách sạn.
• Quản lý thủ tục đặt phòng, nhận phòng, đổi phòng và trả phòng.
• Tìm kiếm thụng tin về khách hàng.
• In giấy xác nhận và hóa đơn đặt phòng .

• Lập và xử lý các bỏo cáo hàng tháng, hàng quý.
1.3.4. Lợi ích mang lại của hệ thống mới.
 Chất lượng dịch vụ được cải thiện:
• Chất lượng dịch vụ được cải thiện, khách hàng sẽ được phục vụ nhanh
hơn và thoải mái hơn.
• Hóa đơn có thể được tính một cách chính xác, nhanh chóng.
 Sự thi hành tốt hơn:
• Dễ dàng quản lý thông tin khách hàng.
• Tìm kiếm thông tin khách hàng một cách nhanh chóng.
• Sự thay đổi trạng thái phòng được kiểm soát.
• Cung cấp nhiều thông tin hơn về tình trạng phòng, giá của mỗi phòng,
15
chất lượng phòng,…
• Cung cấp đầy đủ thông tin về các dịch vụ của khách sạn hơn.
 Điều khiển mạnh hơn:
• Có thể thêm, bớt, xóa các dữ liệu.
• Bảo mật cao, phân quyền người sử dụng.
 Giảm giá thành :
• Số lượng nhân viên tiếp tân giảm, giúp giảm chi phí.
• Chi phí cho các loại giấy tờ, sổ sách, lưu trữ, in ấn thông tin, hóa đơn giảm.
• Giảm thời gian đi lại, tiết kiệm thời gian thì hiệu quả công việc sẽ hiệu
quả hơn.
1.3.5. Công cụ sử dụng.
 Phần cứng:
• Máy tính (Pentium 4 – 3.0 GHz, Ram 512, HDD 80GH).
• Thiết bị mạng như: Router/switch, model, card mạng, tủ mạng,…
• Máy in laser.
 Phần mềm:
• Hệ điều hành : Windows XP Pro SP2
• Microsoft Visual Basic 6.0 SP5 (Visual Studio 6.0)

• Microsoft Access 2003 - Dựng để thiết kế dữ liệu.
• Microsoft Word 2003 - Dựng để viết báo cáo.
• Microsoft Visio 2003 - Dựng để vẽ các DFD.
• Microsoft Excel 2003- Dựng lập bảng.
• Công cụ làm báo cáo Crytal Report 8.5.
1.4. Đề tài nghiên cứu.
1.4.1. Tên đề tài.
“ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý khách sạn Bộ Quốc Phòng.”
 Mục đích chính của đề tài là nghiên cứu, xây dựng và phát triển một
hệ thống thông tin quản lý khách sạn Bộ Quốc Phòng - Cục Đối Ngoại. Mà
16
vấn đề công việc là phục vụ cho công tác lễ tân, giao nhận phòng, quản lý
phòng.
 Phạm vi chuyên môn nghiệp vụ:
• Công tác giao nhận phòng.
• Công tác quản lý phòng.
• Công tác quản lý thông tin khách hàng.
• Quản lý nhân sự.
• Quản lý dịch vụ.
• …
 Dữ liệu đầu vào: Các hóa đơn, thông tin khách hàng, hợp đồng giao
dịch, tình trạng và số lượng phòng, thông tin dịch vụ cung cấp, …
 Thông tin đầu ra: Các báo cáo, hợp đồng và hóa đơn thanh toán
1.4.2. Lý do chọn đề tài.
Các doanh nghiệp thành công trên con đường kinh doanh đã nhận ra vai
trò của hệ thống quản lý thông tin rằng: “Hệ thống thông tin là một hệ thống
trung gian quan trọng hỗ trợ thông tin tối đa giữa các hệ thống khác lại với
nhau”. Hệ thống này giúp nhiều tổ chức, doanh nghiệp tăng lợi nhuận, mở
rộng kinh doanh, giảm bớt chi phí nguồn nhân lực, do đó rất nhiều tổ chức đã
đầu tư vào hệ thống thông tin của họ với quy mô lớn và đạt được mức độ tự

động hóa cao nhất có thể. Qua một thời gian khảo sát thực tế, thu thập thông
tin, và đáp ứng yêu cầu của cơ quan cùng ban lãnh đạo khách sạn Bộ Quốc
Phòng em quyết định chọn đề tài này. Nhận thấy rằng khách sạn đang rất cần
một phần mềm quản lý khách sạn, đặt chính tại bộ phận lễ tân, nơi trực tiếp
đón và tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng. Cùng với đó sẽ giảm thiểu thời
gian giao nhận và thanh toán phòng hơn, đem lại sự hài lòng cho khách hàng.
Hơn nữa việc kiểm tra, quản lý phòng, cùng với các dịch vụ khác cũng sẽ dễ
dàng và hợp lý. Là trung tâm của cả nước, Hà Nội là nơi tập trung đông dân
17
cư, cũng như nhu cầu dịch vụ đòi hỏi cao. Thị trường khách sạn tập trung ở Hà
Nội khá dày, do đó sự cạnh tranh giữa các khách sạn là khốc liệt. Các khách
sạn không ngừng nâng cấp, đầu tư cơ sở vật chất, thông tin, dịch vụ nhằm lôi
kéo khách hàng và tạo một thương hiệu cho riêng mình. Nhất là vấn đề thông
tin rất quan trọng, liên quan đến lợi nhuận của công ty. Vì vậy, nâng cao chất
lượng dịch vụ, cạnh tranh để tồn tại và phát triển là vấn đề cấp bách, cần thiết
đối với các doanh nghiệp nói chung và khách sạn Bộ Quốc Phòng nói riêng
trong kỉ nguyên mới. Kỉ nguyên công nghệ thông tin.
18
CHƯƠNG II
PHƯƠNG PHÁP LUẬN CƠ SỞ ĐƯỢC SỬ DỤNG ĐỂ
NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI.
2.1. Những khái niệm cơ bản.
2.1.1. Khái niệm về dữ liệu và thông tin.
Dữ liệu và thụng tin là hai khái niệm khác biệt nhau nhưng thường được
dựng lẫn lộn.
Dữ liệu là tài liệu hay số liệu thu thập được khi quan sát hay đo lường
những thuộc tính của các sự vật hay hiện tượng. Đó có thể là thông điệp truyền
đạt bằng nhiều hình thức và phương tiện khác nhau.
Thụng tin là dữ liệu đã qua xử lý thành dạng dễ hiểu, tiện dụng, có nghĩa
và có giá trị đối với người nhận tin trong quá trình ra quyết định.

Thông tin có thể được hiểu là dữ liệu đã được qua xử lý. Tuy nhiên, một
định nghĩa đầy đủ hơn cho rằng thông tin là sản phẩm đầu ra nhưng cũng là
nguyên liệu của hệ thống quản lý.
Thông tin được hiểu theo nghĩa thụng thường là một thông báo hay tin
nhận dược làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó,
là sự thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng.
Các khái niệm liên quan đến thông tin: Chủ thể phản ánh (đối tượng
truyền tin) và đối tượng nhận sự phản ánh (đối tượng nhận tin). Vỏ vật chất
chuyên chở thông tin là vật mang tin. Các vật mang tin thông dụng là ngôn
ngữ, chữ số, các ký hiệu…Khối lượng tri thức mà một thông tin mang lại gọi
là nội dung của thông tin đó.
19
Hình 2.1: Sơ đồ thông tin
Thụng tin là một yếu tố cơ bản của quá trình thành lập, lựa chọn và ra
quyết định để điều khiển một hệ thống thông tin nào đó. Hệ thống này có thể
là trong tự nhiên, xã hội hay tư duy.
Vai trò của thông tin trong tổ chức:
• Chủ thể quản lý thu nhận thông tin từ môi trường và từ chính đối tượng
quản lý của mình mà xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch, bố trí cán bộ, chỉ
huy, kiểm tra và kiểm soát sự hoạt động của tổ chức. Vì những nhiệm
vụ trên, thông tin là rất cần thiết cho các quá trình ra quyết định, nó là
nhân tố quan trọng ảnh hưởng tới sự đúng đắn, hợp lý cho quyết định
của người quản lý.
• Lao động quản lý của nhà quản lý được chia ra làm hai phần, lao động
ra quyết định và lao động thông tin. Lao động ra quyết định chiếm
khoảng 10% thời gian lao động của nhà quản lý, ít mang tính quy trình
và có nhiều yếu tố chủ quan. Lao động thông tin là toàn bộ phần lao
động dành cho việc thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phát thông tin, mang
tính khoa học, có quy trình và khách quan. Việc phân chia lao động này
khẳng định tầm quan trọng của thông tin. Số lao động sử dụng và làm

việc với thông tin ngày càng tăng.
Thông tin tác động đến hệ thống như sau:
Chủ thể phản ánh
Đối tượng nhận tin
Thông tin
20
Hình 2.2: Sơ đồ luồng thông tin giữa các cấp
Quá trình thu thập thông tin -> truyền tin -> nhận tin -> xử lý tin -> lựa
chọn ra quyết định -> nhận tin… là một chu trình vận động liên tục khép kín
trong một hệ thống nhất định.
2.1.2. Hệ thống thông tin.
Hệ thống thông tin là tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau, cùng phối
hợp hoạt động để thu thập, xử lý lưu trữ dữ liệu, truyền đạt và phân phát thông
tin để hỗ trợ việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch, điều phối và
kiểm soát các hoạt động trong một cơ quan, tổ chức.
Các hệ thống thông tin có thể là hoàn toàn thủ công hay dự trên máy móc
thiết bị tin học. Ngoài máy tính điện tử, hệ thống thông tin còn có nhân tố con
người, các phương tiện thông tin liên lạc, máy móc, phần cứng, phần mềm,
các quy tắc, thủ tục phương pháp, và mô hình toán học để xử lý dữ liệu, quản
lý, phân phát và sử dụng thông tin. Hầu hết các hệ thống thông tin đều được
gọi là hệ thống thông tin quản lý vì nó phục vụ cho công tác điều hành, hỗ trợ
và quản lý.
Thông tin quyết
định
Thông tin tác
nghiệp
Thông tin từ môi
trường
Thông tin ra môi
trường

Hệ thống thông
tin quản lý
Đối tượng quản lý
21
Đầu vào (Input) của hệ thống thông tin được lấy ra từ các nguồn
(Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được
lưu giữ từ trước… Kết quả xử lý (Output) được chuyển đến các đích
(Destination) hoặc cập nhật vào các kho lưu trữ dữ liệu (Storage) .
Hình 2.3 : mô hình biểu diễn hệ thống thông tin.
Như vậy, mọi hệ thống thông tin đều có bốn bộ phận: Bộ phận đầu vào
(đưa dữ liệu vào), bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đầu ra (đưa dữ liệu
ra). Với một hệ thống thông tin quản lý khách sạn thì:
Nguồn của hệ thống đó là các thông tin về trả phòng, đặt phòng, thanh
toán hóa đơn, dịch vụ…
Nguồn này được thu thập thông qua các giấy tờ, hóa đơn, sổ sách nhận
phòng, trả phòng, thanh toán của cán bộ, nhân viên và được xử lý, lưu trữ.
Quá trình lưu trữ sẽ lưu trữ tất cả những thông tin có liên quan đến giao
dịch và thông tin khách hàng.
Sau đó thông tin dữ liệu sẽ được phân phối cho người dùng với những
mức độ chi tiết khác nhau, tổng hợp khác nhau (phân quyền người sử dụng)
tùy thuộc vào quyền hạn và vị trí làm việc của mỗi người dùng trong tổ chức.
a ) Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức.
 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra.
Mỗi hệ thống thông tin thì lại sử dụng những công nghệ khác nhau nhưng
Nguồn
(Source)
Đích
(Destination)
Xử lý
(Processing)

Thu thập
(Input)
Phân phát
(Output)
Lưu trữ
(Storage)
22
chúng phân biệt với nhau bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp khi sử dụng.
Có năm loại chính là:
• Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS.
• Hệ thống thông tin quản lý MSI.
• Hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định DSS.
• Hệ thống chuyên gia ES.
• Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA.
 Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS ( Transaction Processing
System )
Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS xử lý các dữ liệu đến từ các giao
dịch mà tổ chức thực hiện với khách hàng, nhà cung cấp, tiêu thụ hay với
chính nhân viên của họ. Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ sẽ tập hợp
tất cả các các dữ liệu cho phép theo dõi hay thu thập được qua các hoạt động
kinh doanh trong và ngoài tổ chức. Và chúng trợ gúp các hoạt động ở mức tác
nghiệp (hệ thống thông tin nghiệp vụ) là chính. Các hệ thống thuộc loại này
như: Hệ thống trả lương, lập hóa đơn, lập đơn đặt hàng, theo dõi khách hàng…
 Hệ thống thông tin quản lý MSI ( Managemem Information System)
Là những hệ thống hỗ trợ cho các hoạt động quản lý của tổ chức, doanh
nghiệp. Các hoạt động này nằm ở mức tác nghiệp, lập kế hoạch chiến lược
hoặc lập kế hoạch chiến thuật. Nền tảng của chúng là các cơ sở dữ liệu được
tạo ra từ các hệ thống xử lý giao dịch và các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức.
Chúng cung cấp thông tin cho các nhà quản lý theo định kỳ hoặc theo yêu cầu
để trợ giúp cho các hoạt động quản lý của tổ chức như: Lập kế hoạch, phân

lịch, kiểm tra hoạt động, tổng hợp… Các báo cáo này tóm lược tình hình về
một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức và thường có tính so sánh, chúng làm
tương phản tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các
doanh nghiệp trong cùng một nghành, dữ liệu hiện thời và dữ liệu lịch sử…
23
Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi doanh thu
hay sự nghỉ việc của nhân viên, nghiên cứu thị trường… là các ví dụ cho hệ
thống thông tin quản lý.
 Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (decision Support System).
Là những hệ thống được thiết kế với mục đích là trợ giúp cho việc ra
quyết định của các nhà lãnh đạo. Quá trình ra quyết định giống như một quy
trình được tạo thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá
các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án phù hợp. Hệ thống sẽ
cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình và có
một quyết định đúng đắn, kịp thời. Thêm vào đó nó còn có khả năng mô hình
hoá để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Nói chung, đây là một hệ
thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hay nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng
một hoặc nhiều hình vẽ để đánh giá tình hình.
 Hệ thống chuyên gia ES (Expert System).
Là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc nghiên cứu về trí tuệ
nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của
chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia
như là mở rộng của những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính
chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động
trí tuệ. Tuy nhiên, đặc trưng riêng của nó nằm ở việc sử dụng một số kĩ thuật
của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kĩ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao gồm
các sự kiện và các quy tắc được chuyên gia sử dụng.
 Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA
(Information System For Competitive Advantage).
Hệ thống thông tin được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Hệ thống

thông tin loại này được thiết lập cho người sử dụng là những người ngoài tổ
chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp hay một tổ chức khác,…
(trong khi đó ở bốn loại hệ thống trên người sử dụng chủ yếu là các bộ phận
24
trong tổ chức). Hệ thống là công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược. Chúng cho
phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh thể
hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp canh tranh cũ và
mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng nghành.
 Phân loại hệ thống thông tin theo nghiệp vụ phục vụ trong tổ chức
doanh nghiệp.
Theo cách phân loại này, thông tin trong tổ chức doanh nghiệp được phân
chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý chúng lại dược chia theo
nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Theo cách phân chia này có ba loại hệ thống
thông tin là:
• Hệ thống thông tin chiến lược.
• Hệ thống thông tin chiến thuật.
• Hệ thống thông tin tác nghiệp.
Tài chính
chiến lược
Marketing
chiến lược
Nhân lực
chiến lược
Kinh doanh
và sản xuất
chiến lược
Hệ thống
thông tin
văn phòng
Tài chính

chiến thuật
Marketing
chiến thuật
Nhân lực
chiến thuật
Kinh doanh
và sản xuất
chiến thuật
Tài chính tác
nghiệp
Marketing
tác nghiệp
Nhân lực tác
nghiệp
Kinh doanh
và sản xuất
tác nghiệp
Hình 2.4 : Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định.
25