Điều bạn nên biết để tối ưu thời gian trong ngày hiệu quả

Điều bạn nên biết để tối ưu thời gian trong ngày của bạn
Cho dù bạn đang ở Mỹ, ở Anh hay Úc; cho dù bạn đang đeo cà vạt xanh, trắng hay
đỏ thì bạn cũng như tất cả mọi người, chỉ có 24 tiếng một ngày mà thôi. Thành
công đến từ những gì bạn có thể làm trong 24 tiếng này.
Không một doanh nhân nào có thể điều khiển mặt trời hay thêm giờ vào một ngày
của họ, nhưng những cách dưới đây sẽ giúp bạn nâng cao hiệu suất và làm việc
hiệu quả hơn.
1. Luật Parkinson
"Nếu bạn chờ đến phút cuối cùng thì tất cả sẽ hoàn thành trong phút cuối đó"
(Cyril Northcote Parkinson).
Tất cả chúng ta đều đã trải nghiệm qua luật Parkinson. Chúng ta vất vả suốt cả
tháng để hoàn thành một dự án và sau đó, tất cả được hoàn thành ngay tuần cuối
một cách kỳ diệu. Hay nhà của bạn cực kỳ bừa bãi và lộn xộn cả tuần nay, nhưng
chỉ vài giờ trước khi thông gia đến mọi thứ đã được sắp xếp ngăn nắp.
Luật này đưa ra một sự tác động lớn đối với hiệu quả: đặt ra một deadline ngắn
hơn cho một công việc, đặt lịch họp sớm hơn bình thường. Tìm đúng điểm nhạy
cảm trong lịch trình làm việc và biến bản thân công việc trở nên thúc bách hơn, đó
là một công thức khá liều lĩnh.
2. Tìm kiếm dòng chảy tập trung của bạn
Đối với các vận động viên, việc này được gọi là “trong khu vực”, khi mà họ có độ
tập trung rất cao, loại bỏ hầu như tất cả các vật hay việc làm họ xao lãng. Tình
trạng này còn là dòng chảy tập trung cần cho nhà văn, nhà soạn nhạc và các nhà
doanh nghiệp.
Nghiên cứu của Mihaly Csikzentmihalyi về các dòng chảy này cho thấy nó có thể
nâng cao hiệu quả làm việc của chúng ta thông qua việc tìm kiếm điểm cân bằng
giữa kỹ năng và thách thức. Nếu công việc quá khó và vượt qua khả năng, chúng ta
sẽ bị rơi vào trạng thái lo lắng và thất vọng nhưng nếu công việc không đủ thách
thức, buồn chán là điều dễ hiểu.
Đừng làm căng bản thân, thư giãn rồi tập trung, bạn đang gần đến mức năng suất
tối đa khi đang “trong khu vực”.
3. Từng việc một

Có rất nhiều trường hợp đã chỉ ra tác dụng ngược của đa nhiệm. Một nghiên cứu
cho thấy một người vừa đi vừa nói chuyện điện thoại dễ va vào người khác hơn và
thậm chí không hề nhận thấy một chú hề đang đi chiếc xe đạp một bánh ở trên
đường.
Đề nghị với một doanh nhân đừng làm nhiều việc cùng một lúc cũng giống như
bảo một con voi tránh xa hồ nước. Tuy nhiên, sự thật thì đa nhiệm vụ là một thuật
ngữ bị dùng sai, phải nói chính xác là hoán đổi nhiệm vụ: đổi đi đổi lại các nhiệm
vụ và làm từng chút từng chút một. Vấn đề ở đây là chúng ta có quá nhiều nhiệm
vụ cần phải thực hiện với sức lực và thời gian có hạn. Có một câu nói rất hay mà
chúng ta cần biết của Alexander Graham Bell: "Tập trung toàn bộ vào một công
việc hiện tại của bạn, cũng giống như ánh mặt trời phải được tụ lại mới có thể đốt
cháy."
4. Luật 2 phút
Trong cuốn “Hoàn thành mọi việc” của David Allen, ông đã giải thích rằng những
người có năng suất làm việc cao nhất lợi dụng những khoảng thời gian ngắn xuất
hiện trong ngày. Chuẩn bị sẵn trong đầu những nhiệm vụ 2- phút như dọn dẹp file
máy tính, kiểm tra email, chấp nhận một lời mời,… Hoàn thành những nhiệm vụ
nhỏ để chuẩn bị tập trung cho những nhiệm vụ và công việc lớn hơn.
Một nguyên nhân chính của việc chậm trễ trì hoãn là do khi bạn nghĩ về các bước
tiếp theo cần làm. Allen cho rằng làm thì tốn ít thời gian hơn là nghĩ về việc đó.
Hãy ghi nhớ:phân tích buổi sáng,sáng tạo sau trưa và vận động tầm chiều.
5. Làm việc với đồng hồ sinh học
Các tế bào thần kinh kiểm soát đồng hồ sinh học mà đồng hồ sinh học ảnh hưởng
đến các giấc ngủ, việc tiết các hoocmôn, các mức độ năng lượng và cảm xúc. Nếu
phá vỡ đồng hồ sinh học một cách thường xuyên, ví dụ như các phi công máy bay
quốc tế, sẽ gây ra tình trạng mệt mỏi và kiệt sức.
Hiệu quả nằm trong việc đồng bộ hóa những công việc cụ thể với các điểm hoạt
động cao của đồng hồ sinh học. Giáo sư Steve Kay nói rằng những công việc phân
tích được làm tốt nhất sau khi thức dậy buổi sáng, khi nhiệt độ cơ thể tăng giúp
tuần hoàn máu đến não tốt hơn.

Sự tỉnh táo sụt giảm sau khi ăn trưa do cần năng lượng cho tiêu hóa. Thời điểm này
lại phù hợp cho tiểu thuyết hay những ý tưởng sáng tạo ( theo giáo sư Mareike
Wieth).
Vận động làm tăng hiệu quả. Giáo sư Gerard Kennedy nhận thấy rằng các kỷ lục
Olympic hầu như đều được phá vỡ vào thời điểm chiều muộn. Sức mạnh cơ bắp,
dung tích phổi, sự kết hợp tai và mắt, sự linh hoạt các khớp cơ đều được đẩy mạnh
nhất vào khoảng thời gian từ 4 đến 6 giờ chiều.
Hãy ghi nhớ ba thời điểm vàng : phân tích buổi sáng, sáng tạo sau trưa và vận động
tầm chiều.
6. Kỹ thuật đảo ngược
Chiến lược này được áp dụng phổ biến nhất trong ngành công nghiệp máy móc và
phần mềm máy tính. Ngoài ra nó còn được sử dụng cho nhiều ngành nghề khác.
Kỹ thuật này có nghĩa là tháo tất cả ra và phân tích từng thành phần. Sự hiệu quả
không chỉ liên quan đến việc nhận biết sự tương quan giữa các thành phần mà còn
là khả năng làm việc trên mỗi khía cạnh bộ phận của nó. Tim Ferriss đã học cách
nâng cao kỹ năng nhảy tango thông qua phân tích cấu trúc điệu nhảy và các bước
của nữ và nam.
Các chuyên gia ngôn ngữ cũng làm điều tương tự, chia ngôn ngữ thành nhiều bộ
phận và tập trung vào các đặc điểm ngữ pháp phổ biến nhất.
7. Bộ ba ý chí
Giáo sư trường Stanford Kelly McGonigal nói rằng chìa khóa thành công là hiểu rõ
ba sức mạnh ý chí: Tôi sẽ, Tôi sẽ không, và Tôi muốn.
• Sức mạnh ý chí “Tôi sẽ không” là chống lại mọi cám dỗ, ví dụ như nói không với
các phương tiện truyền thông xã hội.
• Sức mạnh ý chí “Tôi sẽ” là sự lựa chọn các hoạt động – ví dụ như gửi một email
công việc.
• Sức mạnh ý chí “Tôi muốn” là để nhớ về mục tiêu, về đích đến của bạn, như là
mở rộng doanh nghiệp, tăng cao lợi nhuận.
Ý chí như cơ bắp vậy. Khi chúng ta thất bại thì đó là do chúng ta “sẽ không” quá
nhiều trước khi bị chuột rút. Tuy nhiên, sử dụng tất cả ba khía cạnh của sức mạnh ý

chí một cách khôn ngoan sẽ tăng gấp ba khả năng thành công. Chống lại, thay thế,
ghi nhớ.
8. Tỷ lệ 90/20
Sự kinh doanh hối hả gần như đã xóa sổ những giờ nghỉ ngơi. Nghiên cứu gần đây
cho thấy chỉ có 20% nhân viên nghỉ trưa giữa giờ, mặc cho sự mong mỏi nghỉ ngơi
của bộ não đã kiệt sức.
Vậy thì tỷ lệ hoàn hảo cho giờ làm việc/nghỉ ngơi là bao nhiêu? DeskTime App là
một phần mềm được dùng để giám sát các máy tính làm việc của nhân viên. Kết
quả cho thấy 10% nhân viên hoạt động hiệu quả nhất làm việc chăm chỉ trong 52
phút và sau đó nghỉ giải lao trong 17 phút. Và kết quả này được ủng hộ bởi các nhà
khoa học, họ chỉ ra rằng não bộ chúng ta có thể tập trung cao nhất trong 90 phút và
cần khoảng 20 phút để nghỉ ngơi. Có nghỉ ngơi, có hiệu quả.
9. Tư thế sức mạnh
Khó tin rằng chỉ thay đổi tư thế là có thể ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc. Giáo sư
Amy Cuddy đã chỉ ra rằng các phản ứng thần kinh bị ảnh hưởng bởi tư thế. Một tư
thế có sực mạnh làm tăng lượng hoocmon testosterone (tăng tự tin, năng lượng và
sự quyết đoán) và giảm lượng cortisol (gây stress, bồn chồn và lo lắng).
Não bộ chúng ta được kết nối với nhau để phản ứng đối với một số hành động đơn
giản. Dù chỉ là một nụ cười gượng ép cũng có thể sản sinh endorphins. Kéo mình
ra khỏi lo lắng một cách tượng trưng cũng gần như kéo mình ra khỏi lo lắng thực
sự.
10. Chiến lược hiệu quả
Một cảnh báo hài hước từ Eric Ries: "Nếu chúng ta đang tạo sai một sản phẩm
‘một cách hiệu quả’ thì cũng chẳng khác gì ta phóng xe xuống dốc và bảo rằng
chúng ta thật giỏi trong việc tiết kiệm nhiên liệu."
Cũng tương tự như việc đo lường tỷ lệ rủi ro / lợi nhuận của Sharpe về tài chính, và
các "sản phẩm khả thi tối thiểu" trong thế giới công nghệ, chiến lược được tính
toán trong nỗ lực một cách linh hoạt, chứ không phải với quá trình và mục tiêu cố
định. Một ví dụ là cuộc khởi nghiệp của Nick Swinmurn với Zappos. Ông xác định
rõ ý tưởng trước mà không ném tiền qua cửa sổ bằng cách đi đến một cửa hàng

giày, chụp ảnh và tung lên mạng. Khi có người đặt hàng, ông mới đi mua chúng.
Đó là sự kiên trì có tính linh hoạt.