Hoàn thiện công tác tổ chức sử dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh bạc liêu

BăGIÁOăDCăVÀăÀOăTO
TRNGăIăHCăKINHăTăTHÀNHăPHăHăCHệăMINH






TRNHăHUăLC


HOÀN THIN CÔNG TÁC TăCHC SăDNGă
PHNăMMăKăTOÁN TIăCÁCăDOANHăNGHIP
TRÊN AăBÀNăTNHăBCăLIểU



LUNăVNăTHCăSăKINHăTă






TP. H Chí Minh, tháng 09/2014
BăGIÁOăDCăVÀăÀOăTO
TRNGăIăHCăKINHăTăTHÀNHăPHăHăCHệăMINH


TRNHăHUăLC

HOÀN THIN CÔNG TÁC TăCHC SăDNGă
PHNăMMăKăTOÁNăTIăCÁCăDOANHăNGHIPă
TRểNăAăBÀNăTNHăBCăLIểU

Chuyên ngành : Kătoánăậ Kimătoán
Mưăs : 60340301

NGI HNG DN KHOA HC:
PGS.TS.ăPHMăVNăDC

LUNăVNăTHCăSăKINHăT




TP. H Chí Minh, tháng 09/2014



LIăCAMăOAN
Tác gi lun vn xin cam đoan rng:
- D liu thu thp là trung thc, hp lý.
- Các lp lun, phân tích, đánh giá hoàn toàn xut phát t quan đim cá nhân,
đc hình thành trên c s nghiên cu ca tác gi.
- Tác gi xin hoàn toàn chu trách nhim vi li cam đoan này.
Tácăgiălunăvn

TrnhăHuăLc


















MCăLC

TRANGăBỊAăPH
LIăCAMăOAN
MCăLC
DANHăMCăCÁCăTăVITăTT
DANHăMCăBNG, BIUă,ăSă, HÌNH
MăU 1
CHNGă1:ăNHNGăVNăăCHUNGăVăKăTOÁNăVÀăHăTHNGă

THÔNG TINăKăTOÁNăDOANHăNGHIP 7
1.1.ăNhngăvnăđăchungăvăhăthngăkătoánăDoanhănghip: 7
1.1.1. Các quan đim v k toán: 7
1.1.2. Bn cht, vai trò ca k toán: 9
1.1.3. Yêu cu t chc h thng chng t, s sách và báo cáo k toán: 11
1.2.ăNhngăvnăđăchungăvăhăthngăthôngătinăkătoánăDoanhăNghip: 12
1.2.1. Khái nim v h thng thông tin k toán: 12
1.2.2. Cu trúc h thng thông tin k toán: 13
1.2.3. Các yu t chi phi h thng thông tin k toán: 20
1.3.ăTăchcăhăthngăthôngătinăkătoánătrongăDoanhănghip: 22
1.3.1. Công tác t chc h thng thông tin k toán: 22
1.3.2. T chc nhân s: 25
1.3.3. Công tác t chc s dng phn mm k toán: 26
KTăLUNăCHNGă1 29
CHNGă2:ăTHCăTRNGăCỌNGăTÁCăTăCHCăSăDNGăPHNă
MMăKăTOÁNăTIăCÁCăDOANHăNGHIPăTRểNăAăBÀNăTNHăBCă
LIÊU 31


2.1.ăTngăquanăvăcácăDoanhănghipătrên đaăbƠnăTnhăBcăLiêu: 31
2.1.1. Tình hình phát trin: 31
2.1.2. S lc vn đ tin hc hóa công tác k toán ti các doanh nghip: 34
2.2.ăMtăsăquyăđnhăcaăphápălutăvăvicăngădngăcôngănghăthôngătinăvƠoă
côngătácăkătoánătiăVităNam: 35
2.3.ăTngăquanăvăcácăphnămmăkătoánăđangăđcăsădngătiăVităNam: 37
2.4.ăThcătrngăcôngătácătăchcăsădngăphnămmăkătoánătiăcácăDoanhă
nghipătrênăđaăbƠnătnhăBcăLiêu: 40
2.4.1. Tng quan quy trình kho sát: 40
2.4.2. Công tác trin khai thit k hay la chn phn mm k toán: 41
2.4.3. c tính k thut ca phn mm và dch v khách hàng ca nhà cung cp

phn mm: 44
2.4.4. Giao din phn mm: 48
2.4.5. H thng, nghip v ca phn mm: 53
2.4.6. Kim soát ni b: 58
2.4.7. Mc đ tha mưn ca ngi dùng đi vi phn mm k toán: 62
2.5.ăNhnăxétăvăthcătrngăcôngătácătăchcăsădngăphnămmăkătoánătiăcácă
doanhănghipătrênăđaăbƠnăTnhăBcăLiêu: 65
2.5.1. u đim: 65
2.5.2. Nhc đim và nguyên nhân: 66
KTăLUNăCHNGă2 68
CHNGă3:ăMTăSăGIIăPHÁPăNHMăHOÀNăTHINăCỌNGăTÁCăTă
CHCăSăDNGăPHNăMMăKăTOÁNăTIăCÁCăDOANHăNGHIPă
TRểNăAăBÀN 70
TNHăBCăLIểU 70
3.1.ăQuanăđimăhoƠnăthin: 70


3.1.1. Quan đim v s tuân th: 70
3.1.2. Quan đim v tính hu hiu ca phn mm k toán: 70
3.1.3. Quan đim v s an toàn, bo mt thông tin k toán: 71
3.1.4. Quan đim v tính tng xng: 72
3.2.ăGiiăphápănơngăcaoăhiuăquătăchcăsădngăphnămmăkătoánătiăcácă
DoanhănghipătrênăđaăbƠnăTnhăBcăLiêu: 72
3.2.1. Gii pháp cho quy trình la chn phn mm k toán: 72
3.2.2. Gii pháp nâng cao hiu qu ca hot đng kim soát trong môi trng
phn mm: 80
3.3.ăMtăsăkinănghăhătrănơngăcaoăhiuăquătăchcăsădngăphnămmăkă
toán: 87
3.3.1. i vi Nhà nc: 87
3.3.2. i vi doanh nghip: 88

3.3.3. i vi nhà cung cp phn mm: 89
KTăLUNăCHNGă3 90
KTăLUN 91
TÀIăLIUăTHAMăKHO
PHăLC











DANHăMCăCÁCăTăVITăTT

APB: Accounting Principles Board
CSDL: C s d liu
ERP: Enterprise Resource Planning
MTV: Mt thành viên
TNHH: Trách nhim hu hn
XD: Xây dng

DANHăMCăBNG,ăBIUă,ăSă,ăHỊNH


Bng 2.1: Giá tr tài sn c đnh ca các doanh nghip qua các nm 32
Bng 2.2: Giá tr và c cu sn xut theo khu vc kinh t 33
Bng 2.3: Các phn mm k toán đang s dng ti các doanh nghip 42
Bng 2.4: ánh giá ca ngi dùng v giao din phn mm 48
Bng 2.5: Mc đ tha mưn ca ngi dùng đi vi vic s dng phn mm 62
Bng 3.1: Minh ha kt qu v tình hình nhn thc ri ro 82
Bng 3.2: Bng đánh giá chc nng kim soát ca phn mm 84
Bng 3.3: Minh ha vic trin khai các hot đng kim soát 85
Biu đ 2.1: C cu doanh nghip theo loi hình doanh nghip 31
Biu đ 2.2: Quyn quyt đnh s dng phn mm 41

Biu đ 2.3: H qun tr c s d liu các phn mm s dng 45
Biu đ 2.4: Thi gian bo trì phn mm khi xy ra s c 47
Biu đ 2.5: Vic phân cp s dng phn mm 59
S đ 3.1: Minh ha sp xp th t u tiên các yêu cu 76
Hình 2.1: Mt phn giao din làm vic ca phn mm MISA SME.NET 50
Hình 2.2: Giao din tùy bin Kiu và c ch ca MISA SME.NET 51
Hình 2.3: Giao din thanh công c ca chng t Mua hàng trong MISA SME.NET
2012 51
Hình 2.4: Giao din thanh công c ca chng t Bán hàng trong MISA SME.NET
2012 52

1

MăU

1. TínhăcpăthităcaăđătƠi
Ngày nay, cùng vi s phc tp dn ca các hot đng kinh t, cht lng
h thng thông tin k toán li càng tr nên quan trng hn bao gi ht, nó nh
hng trc tip đn hiu qu sn xut, kinh doanh. Chính vì th, vic mt doanh
nghip tip cn, thit lp mt h thng qun lỦ tài chính k toán nhanh, mnh,
cung cp mt cách chính xác và kp thi thông tin, làm c s cho nhà lưnh đo ra
các quyt đnh qun tr mt cách nhanh chóng, hiu qu là vô cùng cn thit.
Song song vi s phc tp dn ca các hot đng kinh t, Công ngh
Thông tin phát trin không ngng và đang tr thành mt công c không th thiu
trong các hot đng kinh t. Trong đó, chúng ta không th không nhc đn vai trò
ca các phn mm k toán. Nhng phn mm k toán này không nhng mang li
s hiu qu, chính xác mà qua đó còn giúp chúng ta tit kim đc mt khi
lng ln thi gian, đáp ng tính kp thi ca thông tin k toán.
Tuy nhiên, vic ng dng các phn mm k toán này làm sao đ nó mang
li cho doanh nghip nhng li ích va nói trên không phi là điu d dàng. Nht

là khi trên th trng hin ti có vô s phn mm k toán đang đc mua bán
hàng ngày vi nhng lnh vc, quy mô và cht lng vô cùng khác bit. Tt
nhiên chúng ta không th nào chn mt cách ngu nhiên mt phn mm nào đó
và áp dng vào doanh nghip. Vi gn 1.000 doanh nghip đang hot đng trên
đa bàn tnh Bc Liêu (Cc Thng kê tnh Bc Liêu), s tht s hu ích nu có
mt đánh giá c th v công tác t chc s dng phn mm k toán ti các doanh
nghip trên đa bàn, đ t đó các nhà qun lỦ có nhng gii pháp, đnh hng
hoàn thin tt hn công tác t chc s dng phn mm k toán ti doanh nghip
ca mình. Và đây cng chính là vn đ mà tác gi lun vn đ cp thông qua đ
tài “Hoàn thin công tác tăchc sădngăphnămmăkătoán tiăcácădoanhă
nghip trênăđaăbƠnăTnhăBcăLiêu”.

2

2. Cácănghiênăcuăcóăliênăquan:
Bài nghiên cu Mt s gii pháp nâng cao cht lng t chc s dng
phn mm k toán doanh nghip Vit Nam ca tác gi Trn Phc nm 2007.
Trong bài nghiên cu này, tác gi đư dùng các phng pháp thng kê, so sánh, phân
tích và tng hp đ đánh giá s liu thu thp t 15 doanh nghip sn xut phn mm
và 250 doanh nghip sn xut kinh doanh có s dng phn mm k toán. Kt qu
ca bài nghiên cu này cho chúng ta mt cái nhìn tng quan v u và nhc đim
ca phn mm sn xut trong nc cng nh nc ngoài và thc trng s dng
phn mm k toán ti các doanh nghip Vit Nam. Mt s kt qu ni bt v vic s
dng phn mm k toán ca các doanh nghip nh: 1) Hu nh các doanh nghip
thng giao công vic la chn phn mm cho k toán trng; 2) 67% các doanh
nghip chn mua phn mm đóng gói trên c s đư có s dng ti các doanh nghip
trc đây; 3) Hn 50% ngi dùng đánh giá hiu qu s dng phn mm cha đt.
Cui cùng tác gi đ xut mt s gii pháp đ nâng cao tính hiu qu trong vic sn
xut và s dng phn mm k toán.
Bài nghiên cu T chc công tác k toán trong điu kin ng dng công

ngh thông tin ti các doanh nghip kinh doanh xut nhp khu Vit Nam ca
tác gi Nguyn ng Huy vào nm 2011. Tác gi bài nghiên cu s dng phng
pháp điu tra, thu thp s liu, phng vn các đi tng là các chuyên gia, nhà qun
lỦ, nhân viên k toán đang làm vic ti các doanh nghip kinh doanh xut nhp khu
ti Vit Nam. T đó thc hin tng hp, phân tích, so sánh và tng hp đ đánh giá
s liu trên. Trong kt qu bài nghiên cu, có mt phn tác gi nêu lên thc trng
vic la chn và s dng phn mm k toán ti các doanh nghip xut nhp khu
Vit Nam. ó là vic 1) Ban giám đc đng ngoài công tác la chn phn mm k
toán s dng ti doanh nghip, và công vic này thng giao cho k toán trng; 2)
Hu nh các doanh nghip la chn la s dng phn mm trong nc sn xut do
phù hp vi lut pháp và d s dng cng nh bo trì. Cui cùng tác gi cng đa
nhng gii pháp đ hoàn thin t chc công tác k toán trong điu kin ng dng
công ngh thông tin ti các doanh nghip xut nhp khu Vit Nam.
3

Bài nghiên cu
How to select the Right Accounting Software ca J. Carlton
Collins. c xut bn trong mt tp chí k toán  New York nm 1999, bài nghiên
cu ca Collins ch ra cách làm th nào đ chn đc mt phn mm k toán hiu
qu. Trong bài nghiên cu này, tác gi thc hin phân tích, đánh giá các phn mm
k toán  nhiu góc đ khác nhau. Kt qu ca bài nghiên cu là tác gi cung cp
nhng tiêu chí c th đ làm sao doanh nghip có th chn đc phn mm k toán
phù hp nht. Nhng tiêu chí c th là: (1) Kh nng hot đng đc trên nn Web
(vì ông cho rng Internet đang đóng vai trò ngày càng quan trng trong nn thng
mi quc t); (2) Linh hot trong ngôn ng và h tr ch đ hch toán đa tin t (LỦ
do là vì các nn kinh t th gii ngày nay hot đng không biên gii); (3) D dàng
s dng; và cui cùng là (4) Giá c. Tt nhiên ông khng đnh, không có s c đnh
trong nhng tiêu chí cho tt c các doanh nghip mà s có s vn dng theo nhng
cách khác nhau các tiêu chí này tùy thuc vào quy mô và đc đim hot đng kinh
doanh ca tng doanh nghip.

Bài nghiên cu The adoption of Computerized Accounting System in Small
Medium Enterprises in Melaka, Malaysia ca Hoshino và cng s vào nm 2012.
Bài nghiên cu này nhm phân tích tình hình tin hc hóa công tác k toán ti các
doanh nghip va và nh  Melaka – Malaysia, t đó nhn đnh các nhân t nh
hng thúc đy các doanh nghip thc hin công vic này.  làm đc vic này,
tác gi thc hin kho sát, thu thp ý kin ca các Giám đc điu hành (CEO) ca
các doanh nghip va và nh ti 3 qun ca Melaka. Nhng thông tin thu thp đc
mã hóa và phân tích thông qua các k thut nh: thng kê mô t, hi quy tuyn tính,
h s tng quan Pearson, phân tích phng sai. Kt qu ca bài nghiên cu cho
thy: (1) t l tin hc hóa trong công tác k toán ti các doanh nghip va và nh 
Melaka là cao (hn 80%); (2) Vic nhn thc đc li ích ca vic tin hc hóa công
tác k toán là mt nhân t nh hng rt ln đn đng lc tin hc hóa công tác k
toán ca các doanh nghip va và nh.
4

Bài nghiên cu Determinates of Accounting Software Choice: An
Empirical Approach ca Muhrtala và Ogundeji vào nm 2014. Mc tiêu ca bài
nghiên cu này là xác đnh các nhân t nh hng đn vic la chn phn mm
k toán. Tác gi dùng mô hình ca Abu-Musa đ thc hin kim đnh 5 nhân t:
(1) Kh nng hot đng ca phn mm, (2) c tính thng mi ca phn mm,
(3) c tính k thut ca phn mm, (4) Mc đ bo mt ca phn mm và (5)
Chin lc kinh doanh ca công ty s dng phn mm. Tác gi thc hin kho
sát trên 200 công ty niêm yt trên sàn chng khoán Nigeria. Kt qu cui cùng
cho thy thiên hng la chn phn mm ti các doanh nghip kho sát là da
vào (1) Kh nng hot đng ca phn mm (H tr các loi báo cáo, Có nhiu
Module, Quy trình x lỦ, Li trong quá trình x lỦ…); (2) c tính thng mai
ca phn mm (H tr thng mi đin t, Giá c phn mm, Chi phí bo trì…);
và (3) Mc đ bo mt ca phn mm (Phân quyn s dng; An toàn giao dch
thng mi đin t…)
Nhìn chung, vi s phát trin ca Khoa hc k thut hin đi cùng vn đ

toàn cu hóa nn kinh t th gii thì vic tin hc hóa công tác qun lý nói chung
và công tác k toán nói riêng là mt xu th tt yu. Hòa chung vi xu th đó, các
nhà nghiên cu  nhng hoàn cnh khác nhau luôn đt ra nhng vn đ nghiên
cu khác nhau. Dù phm vi, phng pháp hay phng din nghiên cu có khác
nhau thì mc đích duy nht và cui cùng mà các nhà nghiên cu hng đn vn
là đa ra đc các bin pháp đ đánh giá, t đó hoàn thin và nâng cao hiu qu
t chc s dng các công c này. Và bài nghiên cu này cng hng đn mc
đích nh th.
3. Mcătiêuănghiênăcu:
Mc tiêu tng quát ca bài nghiên cu là hoàn thin công tác t chc s
dng phn mm k toán ti các doanh nghip trên đa bàn tnh Bc Liêu.
Trong đó, bài nghiên cu nhm đn nhng mc tiêu c th sau:
- Hình thành c s lỦ lun đ thc hin đánh giá, phân tích các thông tin
thu thp t thc t trên nn tng lỦ thuyt v h thng thông tin k toán.
5

- Thu thp thông tin và thc hin phân tích v thc trng công tác t chc
s dng phn mm k toán ti các doanh nghip trên đa bàn tnh Bc Liêu.
- Cui cùng, da trên c s lỦ lun và thc trng đư phân tích, tác gi đ
xut và kin ngh mt các gii pháp đ nâng cao hiu qu công tác t chc s
dng phn mm k toán ti các doanh nghip này.
4. Phngăphápănghiênăcu:
Phng pháp nghiên cu mà tác gi lun vn s dng:
- Phng vn và quan sát là 2 phng pháp tác gi lun vn s dng đ thu
thp các s liu cn thit, đc bit là thông tin trong đc thit k trong bng câu
hi kho sát.
- Vi lng thông tin đư thu thp, tác gi s dng 2 phng pháp thng kê
và mô t đ làm rõ vn đ.
- Cùng vi đó là s dng so sánh, phân tích, tng hp đ đánh giá nhng
vn đ đó đ đa ra nhng nhn đnh và phân tích hp lỦ nht (u đim, nhc

đim, nguyên nhân).
5. iătngăvƠăphmăviănghiênăcu:
- i tng: Các lỦ thuyt v h thng thông tin k toán; Các phn mm
k toán đang đc s dng ti các doanh nghip trên đa bàn; và công tác t chc
s dng các phn mm k toán đó.
- Phm vi: Các doanh nghip trên đa bàn Tnh Bc Liêu.
6. óngăgópăcaăđătƠi:
Làm rõ đc thc trng ca công tác t chc s dng phn mm k toán
ti các doanh nghip trên đa bàn Tnh Bc Liêu.
Có các gii pháp thit thc đ góp phn hoàn thin và nâng cao hiu qu
ca công tác t chc s dng phn mm k toán ti các doanh nghip trên đa bàn
tnh Bc Liêu.
7. Ktăcuăcaălunăvn:
Ngoài phn m đu, phn kt lun, ni dung ca lun vn gm 3 chng:
6

Chng 1: Nhng vn đ chung v k toán và h thng thông tin k toán
Doanh nghip.
Chng 2: Thc trng công tác t chc s dng phn mm k toán ti các
Doanh nghip trên đa bàn Tnh Bc Liêu.
Chng 3: Mt s gii pháp nhm hoàn thin công tác t chc s dng
phn mm k toán ti các Doanh nghip trên đa bàn Tnh Bc Liêu.

7

CHNGă1:ăNHNGăVNăăCHUNGăVăKăTOÁNă
VÀăHăTHNGăTHỌNGăTINăKăTOÁNă
DOANHăNGHIP
1.1.ăNhngăvnăđăchungăvăhăthngăkătoánăDoanhănghip:
1.1.1. Cácăquanăđimăvăkătoán:
Luca Pacioli – mt nhà toán hc v đi ngi ụ có nhiu đóng góp cho
ngành k toán th gii – đư đa ra mt khái nim k toán hng đn phng pháp
trong cun “Chú gii v tài khon và các bút toán” mà theo đó có 3 điu kin cn
thit cho bt c ai mun kinh doanh: th nht là phi có tin; th hai, ngi ch
doanh nghip phi có kh nng tính toán nhanh và đng thi bit lp s sách k
toán; và điu kin cui cùng là phi có kh nng t chc công vic mt cách khoa
hc, linh đng nhm đm bo tin đ hot đng kinh doanh (Luca Pacioli, 1494).
Theo Sokolov, mt chuyên gia hàng đu v k toán ti Nga thì k toán là
ngôn ng ca các kỦ hiu cng nh quy c s dng và đc to ra vi mc đích
làm thay th các đi tng thc t bng các kỦ hiu hay biu tng, cho phép phn
ánh mt cách trung thc hot đng kinh doanh cùng các kt qu ca hot đng kinh
doanh đó. Ọng cng đa ra hai quan đim xét trên hai khía canh. Xét v khía cnh
lỦ thuyt, k toán chính là khoa hc v bn cht cng nh cu trúc các s kin din
ra trong cuc sng, trong hot đng kinh doanh ca con ngi. Nhiêm v ca k
toán là phn ánh ni dung ca các quá trình hot đng kinh doanh cng nh mi
liên h gia các phm trù lut pháp và phm trù kinh t trong quá trình hot đng
kinh doanh đó (Sokolov, 1991).
Theo Ronals J. Thacker, quan đim v k toán cng đc xét trên hai khía
cnh. i vi khía cnh s dng thông tin k toán thì k toán là mt phng pháp

cung cp thông tin cn thit cho qun lỦ có hiu qu và đánh giá hot đng ca mi
t chc. i vi khía cnh hot đng ca nhng ngi làm công tác k toán: Quan
đim này da trên công vic ca mt ngi làm k toán. Trong k toán, kt qu hot
8

đng kinh t ca mt doanh nghip đc thu thp, phân tích, đo lng, sp xp, ghi
chép, tóm tt và phn ánh di dng thông tin (Thacker, 1994)
Trong thông báo s 4 (Accounting Principles Board Statement No. 4) ca
y ban nguyên tc k toán M (APB), k toán đc xem là mt dch v. Chc nng
ca nó là cung cp thông tin đnh lng đc các t chc kinh t, ch yu là thông
tin tài chính giúp ngi s dng đ ra các quyt đnh kinh t.
Ti Vit Nam, quan đim v k toán qua các giai đon ca cng có s khác
nhau. Trong c ch k hoch hóa tp trung, bn cht ca k toán đc nhn đnh:
“K toán xư hi ch ngha là công vic tính toán, ghi chép, phn ánh bng con s
mt cách liên tc, toàn din và h thng các loi vt t, tin vn và mi hot đng
kinh t, qua đó mà giám đc tình hình thc hin k hoch nhà nc; tình hình bo
v tài sn xư hi ch ngha.”
Theo iu 1, Chng 1 trong iu l t chc k toán nhà nc đc Hi
đng B trng ban hành nm 1989 ghi rõ: “k toán là công vic ghi chép, tính toán
bng con s di hình thc giá tr, hin vt và thi gian lao đng, ch yu di hình
thc giá tr đ phn ánh, kim tra tình hình vn đng ca các loi tài sn, quá trình
và kt qu hot đng sn xut kinh doanh, s dng vn và kinh phí ca nhà nc
cng nh ca tng t chc xí nghip.”
Theo iu 4, Chng 1 ca Lut k toán Vit Nam 2003, “K toán là vic
thu thp, x lỦ, kim tra, phân tích và cung cp thông tin kinh t, tài chính di hình
thc giá tr, hin vt và thi gian lao đng.”
T các quan đim trên, ta thy rng hu ht nhng quan đim trc đây v
k toán thng chú trng đn các nhim v gi s sách c hu ca k toán đó là ghi
chép, phân loi và tng hp các nghip v kinh t phát sinh. Tuy nhiên ngày nay,
đnh ngha hin đi v k toán rng hn, k toán tr thành mt h thng thông tin

cung cp thông tin đnh lng. Chính vì th, ngi làm k toán ngày nay không ch
quan tâm đn vic gi s sách mà phi chú trng đn toàn b hot đng bao gm
9

vic hoch đnh chng trình và gii quyt vn đ; hng s quan tâm ca lưnh đo
đn nhng điu cn lu tâm, đánh giá và duyt xét các hot đng ca doanh nghip.
Hay ngi làm k toán ngày nay phi chú trng đn nhu cu bc thit ca nhng
ngi s dng thông tin k toán, dù nhng ngi s dng này  trong hay ngoài
đn v kinh doanh.
1.1.2.ăBnăcht,ăvaiătròăcaăkătoán:
Bn cht ca k toán:
T nhng quan đim khác nhau, bn cht ca k toán cng đc hiu theo
rt nhiu hng khác nhau. Nu xem xét k toán  góc đ khoa hc thì k toán là
mt h thng thông tin thc hin vic phn ánh và giám đc mi din bin ca quá
trình hot đng thc t liên quan đn lnh vc kinh t, tài chính ca mt t chc c
th. Nhng nu xem xét k toán  góc đ ngh thut thì k toán đc hiu là mt
ngh thut tính toán và ghi chép nhng hin tng kinh t - tài chính phát sinh liên
quan đn các đn v thông qua vic quan sát, đo lng nhm cung cp mt cách
toàn din các thông tin v tình hình và kt qu hot đng, tình hình s dng vn ca
đn v.
Trn Phc cho
rng k toán nh là mt th ngôn ng trong đó chúng ta có
th vn dng th ngôn ng này đ phc v cho vic ghi chép và lp báo cáo k toán
v các hot đng kinh t thông qua các kỦ hiu riêng nh ghi “N”, ghi “Có” và vn
dng các yêu cu, nguyên tc, phng pháp k toán đ lp các báo cáo k toán. Và
chính ông cng cho rng nhng tin b vt bc ca cuc cách mng khoa hc k
thut đang làm cho bn cht ca k toán phi có s nhìn nhn li. Vi s đt phá
ca khoa hc công ngh, k toán ngày nay không ch đn thun là hot đng ghi
chép, phân loi, tng hp và báo cáo thông tin na mà k toán đư tr thành mt h
thng thông tin nhm đo lng, x lỦ và truyn đt nhng thông tin v tài chính ca

mt t chc hay mt doanh nghip, ngha là thông tin đư đc s hóa di góc đ
này (Trn Phc, 2007).
10

Nh vy, bn cht ca k toán s có s khác bit nu đt di các góc đ
khác nhau, còn khác nh th nào và ra sao thì tùy thuc vào mc đ phát trin ca
xư hi nói chung và yêu cu ca con ngi trong xư hi đó nói riêng. Tt nhiên đó
ch là s khác bit  cách thc mà con ngi nhn thc nó, đn cui cùng thì k
toán vn là cái gì đó ( đây ta có th dùng nhiu tên gi khác nhau) đ cung cp và
đánh giá thông tin.
Vai trò ca k toán:
K toán là mt công c hu hiu đ cung cp thông tin phc v nhu cu giám
sát, qun lỦ ca các bên có liên quan. Ta có th xét qua các bên có liên quan đ hiu
rõ hn vai trò ca k toán:
- Các nhà qun tr doanh nghip: Các cp đ qun tr khác nhau trong doanh
nghip là nhng trc tip điu hành hot đng ca doanh nghip. Chính k toán
cung cp cho h mt ngun thông tin hu ích mà t đó các cp qun tr có c s đ
ra quyt đnh, xây dng tm nhìn và chin lc cho doanh nghip ca mình.
- Ch s hu: là nhng ngi có quyn s hu vi vn hot đng ca doanh
nghip, h quan tâm đn li ích sinh ra đi vi nhng gì mình b ra. Cho nên thông
qua vic xem xét thông tin trên báo cáo mà k toán cung cp là mt c s đ h có
th đánh giá tình hình sc khe doanh nghip cng nh nng lc trách nhim ca
các b phn qun lỦ  doanh nghip.
- C quan nhà nc: Da trên các báo cáo tài chính, c quan thu s có c s
đ kim tra, đm bo các doanh nghip np đ và đúng s thu phi np. Các nhà
hoch đnh chính sách cng xem nhng con s trên nhng báo cáo này đ làm c s
cho vic điu chnh cng nh ban hành chính sách mi, đm bo s hp lỦ trong
vic qun lỦ cng nh thúc đy kh nng phát trin ca các doanh nghip.
Chúng ta vn có th nói v vai trò ca k toán cho nhiu bên liên quan na,
hoc xét  các lnh vc khác nhau na. Nói nh th đ chúng ta nhn thy đc vai

11

trò to ln ca k toán, nó đóng vai trò gn nh không th thiu trong các hot đng
kinh t, qun lỦ, điu hành ca doanh nghip và nhà nc.
1.1.3. Yêuăcuătăchc hăthngăchngăt,ăsăsáchăvƠăbáoăcáoăkătoán:
Chng t k toán là loi giy t, vt mang tin dùng đ chng minh cho các
nghip v kinh t phát sinh đư hoàn thành, làm cn c ghi s k toán. Chng t là
khi đim ca công tác k toán, là c s đ ghi vào s sách k toán, to điu kin
cho vic phn ánh và cung cp thông tin k toán mt cách khách quan và chính xác.
Vì th vic t chc h thng chng t phi phù hp vi tính đa dng ca nghip v
kinh t phát sinh; đm bo đy đ các yu t cn thit đ kim tra tính hp l, hp
pháp, t chc luân chuyn chng t hp lỦ và nhanh chóng va đm bo ngun
thông tin ban đu quan trng, va là c s kim tra và ghi s đc nhanh chóng.
S sách k toán là h thng tài liu dùng đ ghi chép, h thng và lu gi
toàn b các nghip v kinh t, tài chính đư phát sinh theo ni dung kinh t và theo
trình t thi gian có liên quan đn doanh nghip. Mi đn v k toán ch có mt h
thng s sách k toán chính thc và duy nht cho mt k k toán nm. Doanh
nghip phi cn c vào h thng tài khon k toán áp dng và yêu cu qun lỦ ti
doanh nghip đ m đ các s k toán tng hp và s k toán chi tit cn thit, đm
bo cho vic thông tin đc phân loi, tng hp, x lỦ mt cách nhanh chóng và
chính xác.
Báo cáo k toán là mt vt mang tin dùng đ cung cp thông tin k toán đư
qua x lỦ cho các đi tng s dng khác nhau. Thng có 2 loi báo cáo k toán:
- Báo cáo k toán tài chính là h thng báo cáo có tính cht khuôn mu, có
nhim v cung cp các thông tin v tình hình kinh t, tài chính và các vn đ có liên
quan đn doanh nghip hin nay cho các đi tng qun lỦ, c quan thu, ngân
hàng.
12

- Báo cáo k toán qun tr là mt h thng các báo cáo do các nhà qun tr ti

doanh nghip đt ra theo nhu cu qun lỦ ca mình, vì th hình thc loi báo cáo
này mang tính linh hot, không mang tính khuôn mu.
Tóm li, dù là phc v mc tiêu, đi tng khác nhau nhng yêu cu đi vi
vic t chc h thng báo cáo nói chung phi phn ánh đc toàn din các mt hot
đng ca đn v và là c s chính xác đ đánh giá tình hình hot đng ca đn v.
1.2.ăNhngăvnăđăchungăvăhăthngăthôngătinăkătoánăDoanhăNghip:
1.2.1. Kháiănimăvăhăthngăthôngătinăkătoán:
 hiu rõ ràng hn th nào là mt h thng thông tin k toán, chúng ta ln
lt đi qua Ủ ngha ca 3 cm t: H thng (System), Thông tin (Information) và K
toán (Accounting).
i vi thut ng K toán, chúng ta đư nói rt nhiu đn thut ng này 
phn quan đim v k toán phía trên.  đây chúng ta tm thi nhc li và xem thut
ng này nh là mt ngôn ng trong kinh doanh,  đó th ngôn ng này s cung cp
cho các đi tng s dng khác nhau mt cái nhìn tng quan v nhng gì đang din
ra ti đn v kinh doanh.
Theo Romney và Steinbart thì thut ng H thng có ngha là mt nhóm các
phn t (thành phn) có liên quan, tác đng ln nhau nhm đt mt mc tiêu nào đó.
Và hu ht các h thng thì đc hình thành t các h thng nh hn, c mi h
thng nh mang mt chc nng riêng bit đ phc v cho h thng ln hn
(Romney and Steinbart, 2012). Ví d nh c mi Khoa, Phòng ban trong mt
Trng i hc là mt h thng nh (ph) mang mt chc nng riêng đ phc v
cho chc nng, nhim v chung ca Trng (mà  đây đc xem là mt h thng
ln hn).
Còn thut ng Thông tin đc xem là nhng d liu (Data) đư đc phân
loi và x lỦ đ cung cp phc v cho quá trình ra quyt đnh ca nhà qun lỦ.
13

Trong đó, d liu đc thu thp, ghi chép, lu tr và x lỦ trong quá trình hot
đng kinh doanh, và có nhiu loi d liu khác nhau mà k toán cn thu thp, tùy
theo tính cht ca tng loi nghip v. Chng hn, khi thc hin hot đng bán

hàng, k toán cn thu thp d liu v mt hàng bán, s lng bán, đn giá, ngi
bán và ngi mua …
T nhng s gii thích tng thut ng mt  trên, ta có th đa ra mt khái
nim chung v H thng thông tin k toán nh sau: H thng thông tin k toán là
mt cu trúc (nhiu thành phn) mà các đn v kinh doanh dùng đ tp hp và x lỦ
các d liu tài chính đ cung cp thông tin hu ích cho các đi tng s dng. Trn
Phc cho rng h thng thông tin k toán trong môi trng hin đi ngày nay
chính là phn giao thoa gia hai lnh vc: h thng thông tin mà vai trò ca công
ngh thông tin là ch đo vi h thng k toán. Chính s giao thoa gia hai lnh vc
này to ra đi tng nghiên cu: H thng thông tin k toán và cng chính nó làm
thay đi luôn nhng quan đim truyn thng (Trn Phc, 2007). Chng hn ngi
k toán ngày nay không nhng phi hc phng pháp hch toán (thuc lnh vc k
toán) mà còn phi trang b cho mình nhng kin thc v máy tính và s dng máy
tính (lnh vc thuc h thng công ngh thông tin). Trên thc t, các nhà qun lỦ
luôn luôn mun tìm ra nhng gii pháp ti u trong vic xây dng H thng thông
tin k toán đ làm sao đ chính xác và mc sn sàng ca thông tin đc cung cp t
h thng này luôn đt  mc cao nht.
1.2.2. Cuătrúcăhăthngăthôngătinăkătoán:
Nh đư trình bày  trên, h thng thông tin k toán bao gm nhiu thành
phn kt hp vi nhau. Và khi nhc đn các thành phn trong cu trúc ca mt h
thng thông tin k toán, ngi ta thng nói đn sáu thành phn chính: Con ngi
(People), Quy trình x lỦ (Procedures), D liu (Data), Phn mm (Software), H
tng công ngh thông tin (Information technology infrastructure) và Kim soát ni
b (Internal controls). Chúng ta s ln lt đim qua nhng thành phn này.

14

Conăngi
Thành phn con ngi trong mt h thng thông tin k toán đn gin đó là
nhng ngi s dng h thng đó. ó có th là nhân viên k toán, là nhng nhà t

vn, là nhng nhà phân tích kinh doanh, nhng nhà qun lỦ, điu hành hay các kim
toán viên. Và chính h thng thông tin k toán s đóng vai trò là cu ni giúp con
ngi  các b phn khác nhau có th làm vic cùng nhau mt cách d dàng. Chng
hn khi b phn bán hàng thc hin mt giao dch vi khách hàng, b phn bán
hàng thu thp toàn b thông tin khách hàng lên đn hàng trên h thng. T đây, b
phn k toán s có thông tin đ lp hóa đn, ghi nhn các khon doanh thu hay b
phn giao hàng cng có nhng thông tin đ thc hin giao hàng; cui cùng, h
thng to ra nhng báo cáo bán hàng cho các cp qun lỦ…
Vi mt h thng thông tin k toán đc thit k hoàn ho, bt k ai trong
đn v đu có th cùng truy cp vào cùng mt h thng và nhn cùng mt loi thông
tin, tt nhiên vi điu kin là phi đc cp quyn truy cp. Cng vi h thng này,
vic cung cp thông tin cho các đi tng bên ngoài khi cn thit tr nên đn gin
hn bao gi ht. Nhng nhà t vn có th dùng thông tin t mt h thng thông tin
k toán đ phân tích s hiu qu trong cu trúc giá bán ca công ty thông qua nhng
d liu v giá, doanh s và li nhun. Hay các kim toán viên có th da trên nhng
d liu trên h thng đ đánh giá v h thng kim soát ni b, sc khe tài chính
ca mt công ty. Tóm li, h thng thông tin k toán luôn đc thit k đ hng
đn vic đáp ng nhu cu ca ngi s dng nó.
Quyătrìnhăxălý:
Quy trình x lỦ ca mt h thng thông tin k toán là các phng pháp mà h
thng này dùng đ thu thp, lu tr, x lỦ và cung cp thông tin đu ra cho ngi s
dng.
Quy trình x lỦ này đc bt đâu khi ghi nhn thông tin đu vào, đó có th là
thông tin đu vào t bên trong (các nhân viên k toán) hoc có th là thông tin đu
15

vào t bên ngoài (ngi mua hàng đt hàng qua mng internet). Tt nhiên, ngi
thit lp quy trình phi tính toán làm sao đ cho quá trình thu thp thông tin đu vào
đt hiu qu cao, có ngha là thông tin đc thu thp không quá tha hoc quá thiu,
điu này s dn đn nguy c cung cp thông tin đu ra cho các đi tng s dng

không hu ích. Và vi trình đ khoa hc công ngh ngày nay, vic chúng ta s dng
các phng tin k thut trong quá trình thu thp d liu là điu nên làm nhng làm
sao kt hp đc các thit b phn cng vi các phn mm k toán chuyên dng vn
còn là mt thách thc không nh cho các nhà qun lỦ.
Khi kt thúc vic nhn thông tin đu vào, tip tc là quá trình lu tr – x lỦ
– lu tr ca h thng.  lu tr đc thông tin, mt h thng thông tin k toán
phi có h thng c s d liu đc lp trình sn. C s d liu là mt tp hp có
cu trúc ca các d liu, đc lu tr trên các vt mang tin, có th tha mưn đng
thi nhiu ngi s dng. H thng này gi vai trò chính yu trong mt h thng
thông tin k toán. Yêu cu quan trng đc đt ra  đây là làm sao chúng ta có th
t chc, la chn phng pháp lu tr ti u nht, ít tn kém nht nhng vn phi
đm bo s phù hp vi yêu cu s dng thông tin ca doanh nghip. Phi làm sao
thông tin đc cung cp t h thng c s d liu này phi đt mt tiêu chun nht
đnh, bao quát đc vn đ (th hin đc quá kh, hin ti và d báo đc tng
lai).
Kt thúc quy trình x lỦ ca h thng thông tin k toán là vic cung cp
thông tin hu ích cho các đi tng s dng. ó là nhng báo cáo tài chính (cho đi
tng bên ngoai) hay báo cáo k toán qun tr (cho đi tng bên trong) theo nhng
mu biu đc xác lp trc. Vi s phát trin ca khoa hc công ngh, h thng
thông tin k toán bng th công dn đc thay th bi h thng thông tin k toán
đc tin hc hóa. iu này đng ngha, nhng báo cáo bng s hóa s dn thay th
nhng báo cáo giy. iu quan trng là chúng ta la chn công c nh th nào đ
phc v to ra nhng báo cáo này, tt nhiên phn mm k toán vn là công c đc
s dng nhiu nht.
16

Dăliu:
D liu là nhng thông tin trên chng t (n hàng, Hóa đn, Phiu thu,
Phiu chi, Phiu nhp xut kho, Bng lng…) đc thu thp, ghi chép, lu tr và
x lỦ bi mt h thng thông tin. Nó đóng vai trò là nhng thông tin đu vào cho

quy trình x lỦ mà chúng ta va nói đn  trên. Tùy thuc vào bn cht ca hot
đng kinh doanh mà chúng ta có nhng loi d liu khác nhau, d liu nào trong
quá trình hot đng kinh doanh có liên quan đn tài chính ca doanh nghip đu
đc thu thp lên h thng thông tin k toán.
Phnămm:
Phn mm trong mt h thng thông tin k toán là mt chng trình máy
tính đc dùng đ lu tr, phân tích và x lỦ d liu tài chính ca mt doanh
nghip. K t khi h thng thông tin k toán th công dn đc thay th bi h
thng thông tin k toán tin hc hóa thì phn mm đư tr thành mt công c không
th thiu.
Tht ra có rt nhiu phn mm khác nhau đang đc s dng trong các h
thng thông tin k toán  các doanh nghip có quy mô và bn cht khác nhau (Phn
mm gii pháp kinh doanh, phn mm qun lỦ ngun lc doanh nghip (ERP)).
Nhng trong phm vi ca lun vn này, chúng ta s coi phn mm trong h thng
thông tin k toán là phn mm k toán.
Quy trình hot đng ca phn mm k toán đi theo trình t sau: Các chng t
phát sinh trong quá trình hot đng kinh doanh đc nhân viên k toán phân loi
sau đó nhp bng tay vào h thng tùy theo đc đim ca tng phn mm c th.
Các chng t sau khi đc nhp vào phn mm s đc lu tr vào trong máy tính
di dng mt hoc nhiu tp d liu. T các mu tin trên h thng c s d liu
này phn mm k toán s t đng x lỦ, sau đó chuyn d liu vào các s chi tit
hay s cái. Nu phn mm x lỦ theo thi gian thc (real time posting) thì d liu
đc kt chuyn ngay khi ngi s dng nhp liu. Còn nu phn mm x lỦ kt
17

chuyn theo lô (batch posting) thì đnh k sau khi kim tra xác nhn ca ngi s
dng thì s liu s kt chuyn vào c s d liu.
Khi chúng ta s dng phn mm k toán, mt s u vit mà chúng ta có đc
là:
- Tính chính xác: Nu nh trc đây khi k toán viên cng s k toán sai thì

toàn b các báo cáo tài chính, qun tr có liên quan đu phi đc lp li t đu và
thi gian tiêu tn cho vic này là điu không h d chu. Trong khi đó, vi s h tr
ca phn mm, nhân viên k toán có th gim ti đa thi gian lưng phí vào vic
chnh sa d liu, s sách, báo cáo.
- Tính hiu qu: Trong xư hi cnh tranh hin nay thông tin chính xác là sc
mnh, ai có thông tin nhanh hn thì ngi đó có kh nng chin thng nhanh hn.
Vi kh nng cung cp thông tin tài chính và qun tr mt cách đa chiu và nhanh
chóng, phn mm k toán giúp cho ch doanh nghip ra quyt đnh nhanh hn,
chính xác hn và hiu qu hn. Mt khác, công tác k toán th công đòi hi cn
nhiu nhân s làm k toán, trong khi phn mm k toán do t đng hóa hoàn toàn
các công đon tính toán, lu tr, tìm kim và kt xut báo cáo nên tit kim đc
nhân s và thi gian, chính điu này đư góp phn tit kim chi phí cho doanh
nghip.
- Tính cng tác: Các phn mm k toán ngày nay đu cung cp đy đ các
phn hành k toán t mua hàng, bán hàng,… cho ti lng, tài sn c đnh và cho
phép nhiu ngi làm k toán cùng làm vic vi nhau trên cùng mt d liu k toán.
Nh vy, trong môi trng làm vic này s liu đu ra ca ngi này có th là s
liu đu vào ca ngi khác và toàn b h thng tích hp cht ch vi nhau to ra
mt môi trng làm vic cng tác và cng bin đi c vn hóa làm vic ca doanh
nghip theo chiu hng chuyên nghip và tích cc hn.