Tổ chức hệ thống thông tin kế toán cho đơn vị sự nghiệp có thu trên địa bàn TPHCM

B GIÁO DC VÀ ÀO TO
TRNG I HC KINH T TP. H CHÍ MINH



LNG C THUN


T CHC H THNG THÔNG TIN K TOÁN CHO N V S
NGHIP CÓ THU TRÊN A BÀN THÀNH PH H CHÍ MINH

Chuyên ngành: K toán
Mã s 60.34.30


LUN VN THC S KINH T


NGI HNG DN KHOA HC: PGS. TS. VÕ VN NH





TP. H CHÍ MINH - Nm 2012
MC LC
Trang
Trang ph bìa
Li cam đoan
Mc lc

Danh mc các ký hiu, ch vit tt
Danh mc các bng, biu, hình v
M đu
Chng 1: Tng quan v h thng k toán và h thng thông tin k toán 1
1.1. H thng k toán 1
1.1.1. Thông tin k toán và vn đ đáp ng nhu cu thông tin k toán 1
1.1.2. Các b phn cu thành h thng k toán 2
1.1.3. Quan h gia h thng k toán và h thng thông tin kinh t 4
1.2. H thng thông tin k toán 6
1.2.1. H thng thông tin đu vào 6
1.2.2. H thng c s d liu 7
1.2.3. H thng thông tin đu ra 8
1.2.4. Quan h gia h thng thông tin k toán và h thng kim soát ni b 12
1.3. c đim ca h thng thông tin k toán  các đn v s nghip có thu 15
1.3.1. c đim thông tin k toán trong đn v s nghip có thu 15
1.3.2. i tng s dng và yêu cu truyn ti thông tin k toán cho các đi tng
s dng trong các đn v s nghip có thu 17
1.3.3. Các chu trình k toán trong đn v s nghip có thu 18
1.3.3.1. Chu trình các ngun thu ca đn v 18
1.3.3.2. .Chu trình chi hot đng s nghip 23
1.3.3.3. Chu trình nhân s 24
1.3.3.4. Chu trình đu t, tài chính 25
Kt lun chng 1 25

Chng 2: Tình hình t chc h thng thông tin k toán  các đn v s nghip có
thu trên đa bàn thành ph H Chí Minh 26
2.1. Tình hình hot đng và qun lý  các đn v s nghip có thu  thành ph H
Chí Minh 26
2.1.1. Tình hình hot đng 27
2.1.2. Tình hình qun lý 29

2.2. Tình hình t chc h thng thông tin k toán  các đn v s nghip có thu trên
đa bàn Thành ph H Chí Minh 37
2.2.1. Kho sát thc t 37
2.2.1.1. i tng kho sát và phm vi kho sát 37
2.2.1.2. Ni dung kho sát 38
2.2.1.3. Phng pháp kho sát 40
2.2.1.4. Kt qu kho sát 41
2.2.2. Nhng hn ch, khó khn và nguyên nhân 58
2.2.2.1. Nhng hn ch, khó khn 58
2.2.2.2. Nguyên nhân 60
Kt lun chng 2 63

Chng 3: Gii pháp t chc h thng thông tin k toán cho các đn v s nghip
có thu trên đa bàn Thành ph H Chí Minh 64
3.1. Mc tiêu và các đnh hng thc hin 64
3.1.1. Mc tiêu 64
3.1.2. Các đnh hng gii quyt 65
3.2. Các gii pháp c th 69
3.2.1. Xây dng c ch qun lý và kim soát thông tin 69
3.2.2. Xác lp ni dung thông tin và các chu trình k toán 72
3.2.3. T chc thc hin quy trình k toán 75
3.3. Mt s kin ngh 79
3.3.1. i vi đn v s nghip có thu 79
3.3.2. i vi nhà nc (BTC) 86
3.3.3. i vi c s đào to 88
Kt lun chng 3 89
KT LUN
TÀI LIU THAM KHO
PH LC
Ph lc 1: Phiu thu thp thông tin

Ph lc 2: Danh sách các đn v s nghip đc kho sát
Ph lc 3: Mt s giao din trên phn mm k toán Imas 8.0

















LI CAM OAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cu ca riêng tôi vi s c vn, h tr ca
ngi hng dn khoa hc. Lun vn thc s kinh t chuyên ngành K toán – kim toán
này có các s liu và kt qu là trung thc và cha đc ai công b di bt k hình
thc nào.
Tác gi lun vn


LNG C THUN

DANH MC CÁC KÝ HIU, CH VIT TT


CH VIT TT Ý NGHA
CNTT Công ngh thông tin
COBIT Control Objectives for Information and related Technology
(Nhng mc tiêu kim soát thông tin và công ngh liên quan)
ERM Enterprise Risk Management
(Qun tr ri ro doanh nghip)
ERP Enterprise Resource Planning
(Hoch đnh ngun lc doanh nghip)
IPSAS International Public Sector Accounting Standards
(Chun mc k toán công quc t)
ISO International Organization for Standardization

(T chc tiêu chun hóa quc t)
PMKT Phn mm k toán










DANH MC CÁC BNG, BIU, HÌNH V


DANH MC CÁC BNG:
Bng 2.1: Lnh vc hot đng ca đn v s nghip
Bng 2.2: S lng nhân viên hin có ca các đn v s nghip
Bng 2.3: S lng nhân viên k toán
Bng 2.4: Hình thc ghi s k toán các đn v đang áp dng
Bng 2.5: Biu mu chng t đn v s dng
Bng 2.6: T chc chng t k toán
Bng 2.7: Các vn đ kim soát đi vi chng t k toán
Bng 2.8: T chc h thng tài khon k toán
Bng 2.9: T chc tài khon k toán chi tit
Bng 2.10: Xây dng quy trình x lý nghip v
Bng 2.11: Chu trình k toán
Bng 2.12: ánh giá cht lng thông tin k toán
Bng 2.13: Phn mm k toán h tr trong vic lp các báo cáo
Bng 2.14: Xây dng s đ t chc b máy k toán

Bng 2.15: Phân quyn truy cp h thng trên phn mm k toán
Bng 2.16: Phân quyn kim soát báo cáo và thông tin đu ra
Bng 2.17: Phn mm k toán đang s dng ti đn v
Bng 2.18: Giá phí ca phn mm k toán
Bng 2.19: Nhng vn đ cn quan tâm khi la chn phn mm k toán
Bng 2.20: Nhng khó khn gp phi khi t chc h thng thông tin k toán




DANH MC CÁC HÌNH:

Hình 1.1: Các thành phn ca h thng thông tin kinh t
Hình 1.2: Mi quan h gia h thng thông tin kinh t và h thng k toán
Hình 1.3: Phân loi h thng thông tin k toán
Hình 1.4: c đim x lý k toán trong môi trng máy tính
Hình 1.5: S đ minh ha h thng thông tin k toán
Hình 1.6: S đ dòng d liu chu trình thu kinh phí ngân sách nhà nc
Hình 1.7: S đ dòng d liu chu trình thu hot đng s nghip
Hình 1.8: S đ dòng d liu chu trình chi hot đng s nghip
Hình 1.9: S đ dòng d liu chu trình nhân s
Hình 3.1: Mi quan h gia các chu trình k toán
Hình 3.2: Quy trình đánh giá, la chn phn mm k toán

DANH MC BIU :

Biu đ 2.1: Loi hình các đn v s nghip đc kho sát

LI M U
1. Lý do chn đ tài
Trong bi cnh hin nay, khi mà công ngh thông tin đã nh hng sâu rng
trong tt c các lnh vc ca đi sng, kinh t, xã hi thì bên cnh nhng c hi mà toàn
cu hoá mang li, Vit Nam cng phi đi mt vi nhiu thách thc, khó khn trong đó
có nhng thách thc khó khn liên quan đn vic ng dng công ngh thông tin đ phc
v cho s phát trin ca các doanh nghip cng nh đn v hành chính s nghip.
Các đn v s nghip hot đng trên nhiu lnh vc khác nhau, cung cp các dch
v v y t, giáo dc, vn hóa xã hi…. Các đn v s nghip hot đng không vì mc
tiêu li nhun mà hot đng theo mc tiêu, nhim v ca nhà nc và hot đng ca các
đn v s nghip này nh hng rt nhiu đn đi sng vt cht, tinh thn ca ngi
dân. Hin nay các đn v s nghip đã và đang ngày càng ln mnh c v s lng ln
cht lng đ ngày càng phc v tt cho nhu cu ca ngi dân, góp phn vào s phát
trin chung ca nn kinh t.
 có th đáp ng đy đ và kp thi các nhu cu ca nhân dân và xã hi thì
chính bn thân ca các đn v s nghip phi ngày càng hoàn thin trong công tác hot
đng, qun lý, cung cp thông tin. Trong đó h thng thông tin k toán là mt phn
quan trng không th thiu trong toàn b h thng ca đn v, công tác k toán trong
các đn v s nghip là phi t chc mt h thng thông tin đ qun lý và kim soát
ngun kinh phí, tình hình s dng và quyt toán kinh phí, tình hình s dng và qun lý
các tài sn công, tình hình chp hành d toán thu chi, và thc hin các tiêu chun, đnh

mc ca nhà nc. Bên cnh đó k toán hành chính s nghip là mt công c đc nhà
nc s dng đ góp phn vào vic s dng vn tit kim và có hiu qu cao. Do đó k
toán hành chính s nghip có nhng nét đc thù riêng tuân th theo nhng quy đnh
trong lut k toán, ch đ k toán và các vn bn nhà nc có liên quan. Tuy nhiên các
quy đnh hin nay còn rt đn gin và cha phù hp vi s phát trin ca đn v s
nghip, hiu qu hot đng ca các đn v này cha cao, mc đ tha mãn nhu cu
thông tin k toán, tài chính ca ngi dân cha đc đm bo, đc bit hin nay chúng
ta vn cha có chun mc k toán công quc gia đ hng dn chi tit trong công tác k
toán.
Chính vì vy, vic nghiên cu đ tài “T chc h thng thông tin k toán trong
các đn v s nghip có thu trên đa bàn Thành ph H Chí Minh” giúp cho các đn
v tng cng kh nng thu thp, x lý d liu và cung cp thông tin hu ích cho các đi
tng s dng là mt trong nhng vn đ cn thit hin nay.
2. Mc đích nghiên cu ca đ tài
Mc đích nghiên cu ca đ tài nhm vào ba ni dung chính sau đây:
 Làm rõ các vn đ v c s lý lun ca h thng thông thông tin k toán
 Thc trng tình hình t chc h thng thông tin k toán trong các đn v s
nghip có thu.
 Vn dng c s lý lun và tình hình thc tin đ xut các gii pháp, kin ngh
mang tính nguyên tc, đnh hng giúp các đn v s nghip có thu hoàn thin t chc
h thng thông tin k toán.
3. i tng và phm vi nghiên cu
V đi tng nghiên cu:
 tài ch gii hn vic t chc h thng thông tin k
toán trong các đn v s nghip có thu công lp gm h thng thông tin đu vào, h
thng x lý thông tin (c s d liu), h thng thông tin đu ra, h thng kim soát ni
b, b máy k toán, kim tra k toán và vn đ t chc trang b c s vt cht k thut
phc v cho vic thu thp, x lý và cung cp thông tin. Trong đó nhn mnh vào khía
cnh h thng thông tin và s ng dng công ngh thông tin hin nay trong các đn v
s nghip.

V phm vi nghiên cu:
 tài tp trung nghiên cu các đn v s nghip có thu
công lp thuc lnh vc giáo dc – đào to, y t trên đa bàn Thành ph H Chí Minh.
4. Phng pháp nghiên cu
 thc hin đ tài, tác gi đã s dng ch yu phng pháp đnh tính bao gm
tra cu tài liu, phng pháp so sánh – đi chiu, phng pháp h thng, phng pháp
phân tích – tng hp đ gii quyt các vn đ v c s lý lun. ng thi tác gi cng
s dng phng pháp đnh lng trong đó ch yu là kho sát và thng kê s liu trên
mt s mu đã chn qua đó đánh giá thc trng và đ xut các đnh hng, gii pháp,
kin ngh đ thc hin mc tiêu đ tài.
5. Kt cu ca đ tài
Ni dung ca đ tài ngoài phn m đu, kt lun gm 3 chng:
Chng 1: Tng quan v h thng k toán và h thng thông tin k toán
Chng 2: Tình hình t chc h thng thông tin k toán  các đn v s nghip
có thu trên đa bàn thành ph H Chí Minh
Chng 3: Gii pháp t chc h thng thông tin k toán cho các đn v s nghip
có thu trên đa bàn Thành ph H Chí Minh
Ngoài ra đ tài còn có ba ph lc đ minh ha cho các vn đ đã đc trình bày trong
các chng trên.









Trang 1

Chng 1

Tng quan v h thng k toán và h thng thông tin k toán
1.1. H thng k toán
1.1.1. Thông tin k toán và vn đ đáp ng nhu cu thông tin k toán

Chc nng ca h thng k toán là cung cp thông tin v hot đng kinh t, tài chính
ca mt t chc cho các đi tng s dng thông tin trong và ngoài đn v. Bên cnh đó
k toán còn có chc nng kim tra các hot đng kinh t tài chính thông qua các thông
tin thu nhn đc đ đm bo thc hin đúng pháp lut, quy ch hot đng ca đn v.
Thông tin k toán là nhng thông tin có đc do h thng k toán thu thp, x lý và
cung cp. Thông tin k toán có nhng tính cht sau:
 Thông tin luôn gn lin vi mt t chc nht đnh (gi là đn v k toán).
 Thông tin phn ánh nhng s kin đã xy ra, đang xy ra và sp xy ra (đó là thông
tin k toán tài chính và thông tin k toán qun tr).
 Thông tin phi đáp ng nhu cu s dng cho các đi tng trong và ngoài đn v do
đó thông tin phi có tính hu ích vi ngi s dng.
 Thông tin cung cp phi đc thu nhn, x lý và tng hp trên nhng c s pháp lý
đc tha nhn.
Trong quá trình h thng k toán x lý các nghip v vi vic đt đc các mc tiêu
cung cp thông tin k toán hu ích và phù hp có ngha là xác đnh mt cách rõ ràng và
c th d liu cn ghi nhn, x lý các d liu, thông tin gì cn cung cp, phng pháp
và phng tin ghi nhn nh th nào, ai x lý và cung cp thông tin cho ai. Vic lp và
lu hành báo cáo k toán là giai đon cung cp thông tin và truyn tin đn ngi ra
quyt đnh.
Mt vn đ rt quan trng na đó là vn đ v đáp ng nhu cu thông tin. H thng
k toán có th cung cp đy đ các thông tin v tình hình hot đng, tài chính ca đn
Trang 2

v, nhng làm sao đ bit có đáp ng tt nhu cu thông tin cho các đi tng s dng

hay không. H thng k toán hot đng hu hiu và hiu qu thì phi đáp ng đc nhu
cu thông tin cho các đi tng s dng. Nhu cu thông tin ca đn v bao gm thông
tin k toán tài chính và thông tin k toán qun tr. Thông tin k toán tài chính đc cung
cp phi tuân th ch đ k toán, phù hp vi chun mc k toán và đi tng phc v
ch yu là bên ngoài đn v. Bt k h thng k toán nào vi phng thc x lý bng
máy hay th công, quy mô đn v ln hay nh, loi hình kinh doanh có th khác nhau
nhng tt c đu phi cung cp đc đy đ thông tin k toán tài chính theo khuôn mu
quy đnh. Các thông tin k toán qun tr đc cung cp theo nhu cu thông tin s dng
trong ni b đn v đ đáp ng các yêu cu qun lý, do đó thông tin k toán qun tr rt
đa dng và thng không đc chun hóa. Các đi tng s dng thông tin s khác
nhau và do đó ni dung và hình thc thông tin cung cp cng khác nhau, các cp qun
lý khác nhau thì tính cht ca thông tin yêu cu khác nhau. Các thông tin k toán cung
cp rt đa dng, phong phú và ngày càng đc đòi hi cao hn v cht lng cng nh
s kp thi do đó vn đ v đáp ng nhu cu thông tin trong các đn v hin nay thc s
là cn thit và là tiêu chí cho mt h thng k toán cht lng. Vi s phát trin mnh
m ca CNTT đc bit là s ra đi và ci tin ngày càng cao ca các PMKT thì kh
nng đáp ng nhu cu thông tin cho các đi tng s dng ngày càng chính xác và kp
thi hn phc v hiu qu cho quá trình ra quyt đnh.
1.1.2. Các b phn cu thành h thng k toán

Trong bi cnh hin nay nu có mt h thng k toán tt s mang li nhiu li ích
cho nn kinh t. H thng k toán là mt tp hp các b phn có mi liên quan vi nhau
đ thc hin các chc nng ca k toán là chc nng phn ánh (chc nng thông tin) và
chc nng giám đc bao gm các vn đ v pháp lý, h thng các phng pháp k toán,
chính sách k toán, t chc b máy k toán đ thc hin các công vic k toán, các s
sách và báo cáo k toán phc v cho vic trình bày, chuyn ti và công b thông tin.
H thng các vn bn pháp lý v k toán: là tp hp các vn bn pháp lý theo các
cp đ khác nhau đc nhà nc quy đnh đ qun lý, ch đo, hng dn vic thc
Trang 3

hành k toán  tt c các doanh nghip, c quan hành chính s nghip nhà nc thuc
các lnh vc khác nhau trong nn kinh t: gm lut k toán, các chun mc k toán, các
ch đ k toán và các thông t hng dn thc hin hoc b sung, điu chnh khi có
nhng vn đ mi phát sinh. Ngoài ra còn có các quyt đnh, vn bn khác nh lut
ngân sách, lut doanh nghip, lut thu cng chi phi các hot đng v k toán.
V phng din các phng pháp k toán: các phng pháp k toán này s phc
v cho vic thu thp, x lý, phn ánh các nghip v kinh t phát sinh nh phng pháp
tài khon và ghi s kép dùng đ phân loi nghip v kinh t phát sinh theo yêu cu phn
ánh và giám đc mt cách thng xuyên, liên tc và có h thng s hin có và tình hình
bin đng ca tng loi tài sn, tng loi ngun vn cng nh các quá trình sn xut
kinh doanh khác nhau trong doanh nghip, tính giá các đi tng k toán đ phán ánh
giá tr tài chính ca các đi tng k toán phù hp vi các nguyên tc cng nh các quy
đnh c th do Nhà nc ban hành nh nguyên tc giá gc, nguyên tc khách quan,
nguyên tc nht quán, nguyên tc thn trng và nguyên tc hot đng liên tc, phng
pháp chng t và kim kê giúp phn ánh các nghip v kinh t phát sinh và thc s
hoàn thành trên giy t dùng làm c s pháp lý cho vic ghi s k toán. Kim kê đ
kim tra trc tip ti ch nhm xác đnh chính xác tình hình s lng, cht lng cng
nh giá tr ca các loi tài sn hin có.
H thng các phng pháp này có th đc x lý bng th công hoc bng máy tính vi
các mc đ ng dng CNTT khác nhau. Nu x lý bng máy tính h thng k toán còn
bao gm h thng phn cng, các trang thit b, PMKT và các phn mm ng dng
khác đ ghi nhn, x lý và tng hp thông tin theo s lp trình sn ca h thng.
V phng din s sách, báo cáo k toán: s sách, báo cáo k toán dùng đ cung
cp và truyn ti thông tin phc v cho nhu cu s dng khác nhau ca các đi tng
trong và ngoài doanh nghip bao gm các mu s k toán tng ng vi các hình thc
k toán khác nhau phc v trong vic ghi chép s bin đng ca các đi tng k toán,
các báo cáo tài chính và báo cáo qun tr dùng đ tng hp và cung cp thông tin đu ra.
Trang 4

V phng din nhân s và t chc b máy k toán: nhân s k toán là vn đ có

yu t quyt đnh ca h thng k toán, trong đó vn đ v nng lc, phm cht ca
nhân viên k toán là rt quan trng. T chc nhân s đ thc hin công vic k toán cn
đc thc hin trên c s khi lng công vic k toán, chc nng ca các phn hành
k toán. T chc b máy k toán phi phù hp vi quy đnh ca lut pháp, phù hp vi
quy mô, đc đim hot đng, yêu cu qun lý ca đn v, đng thi trên c s đc đim
và đnh hng ng dng CNTT trong công tác qun lý ca đn v nhm to ra đc
nhiu thông tin hu dng cho các đi tng s dng khác nhau. Ngoài ra trong t chc
b máy k toán còn là vn đ v t chc hình thc k toán, các chính sách k toán, các
quy trình x lý, phng thc x lý k toán cho các chu trình và nghip v kinh t khác
nhau.
1.1.3. Quan h gia h thng k toán và h thng thông tin kinh t

Trc tiên cn làm rõ khái nim v thông tin kinh t. Thông tin kinh t là các thông
tin tn ti trong các t chc, đn v hot đng nhm phn ánh tình trng kinh t ca các
đn v đó. Thông tin kinh t đc coi là huyt mch ca các doanh nghip và các t
chc kinh t, các đn v hành chính s nghip. Ví d v các thông tin kinh t nh: thông
tin v lao đng, tin lng, thông tin v sn xut, thông tin v thu chi, ngân sách nhà
nc…. Trong thi đi ngày nay vi xu th chung ca các nn kinh t phát trin trên th
gii và khu vc thông tin ngày càng chim v trí ch đo và th gii đang thc hin mt
s chuyn bin t nn kinh t công nghip sang nn kinh t thông tin tri thc.  điu
hành đn v đc hiu qu trong công tác qun lý và điu hành, nhà qun tr luôn cn
nhiu thông tin cho nhiu yêu cu và mc đích khác nhau và nhng thông tin này s
đc cung cp bi nhiu phòng ban khác nhau trong t chc. Nh vy h thng thông
tin kinh t là mt h thng thông tin nhm ghi nhn, lu tr, x lý d liu ca các quá
trình sn xut kinh doanh nhm cung cp thông tin kinh t phù hp và hu ích cho các
nhà qun tr nhm thc hin các chc nng v hoch đnh, t chc, điu hành, kim soát
và ra các quyt đnh kinh t. Ngoài ra h thng thông tin kinh t còn cung cp thông tin
Trang 5

kinh t cho các đi tng bên ngoài doanh nghip nh các c quan nhà nc, các t

chc, các cá nhân, các nhà đu t có quan tâm đn tình hình hot đng ca đn v

Hình 1.1. Các thành phn ca h thng thông tin kinh t
Nh vy trong h thng thông tin kinh t thì phn ln các d liu t quá trình hot
đng ca đn v s đc ghi nhn, x lý và cung cp thông tin thông qua h thng k
toán. H thng k toán s cung cp các thông tin v tình hình hot đng trong quá kh,
hin ti ca đn v t đó s giúp cho các nhà qun tr có th đa ra các quyt sách kinh
t đ điu hành đn v trong hin ti và tng lai. Do đó cht lng thông tin kinh t do
h thng thông tin kinh t cung cp ra ph thuc phn ln vào các d liu đc sn sinh
ra t h thng k toán đc hot đng tt hay xu. Vi các b phn cu thành ca h
thng k toán, v mt bn cht thông tin thì nó đc xem nh là mt phân h, mt b
phn hay là h thng con ca h thng thông tin kinh t. Ví d: h thng thông tin kinh
t ra quyt đnh đnh hng phát trin trong ba nm ti thì cn phi có s cung cp
thông tin ca các h thng v tình hình hot đng kinh doanh, phân tích li nhun, giá
c, d toán ngân sách, chính sách v nhân s, lng, thng, phân tích tình hình th
trng…
Thu thp
d liu
Cung cp
thông tin
X lý
Lu tr
Quá
trình
hot
đng
Kim soát, phn hi
Trang 6

Hình 1.2. Mi quan h gia h thng thông tin kinh t và h thng k toán
1.2. H thng thông tin k toán
H thng thông tin k toán là mt h thng đc thit lp đ thc hin vic thu thp,
lu tr, x lý d liu qua đó bin nhng thông tin ri rc thành nhng thông tin k toán
phù hp và hu ích phc v cho nhu cu ngi s dng (Romney and Steinbart, 2012,
trang 30). Ngày nay khi nói đn h thng thông tin k toán chúng ta hay nói đn h
thng trong môi trng máy tính, trong môi trng có ng dng CNTT. H thng thông
tin k toán bao gm các h thng con nh sau:
1.2.1. H thng thông tin đu vào

ây là mt h thng thu thp các thông tin ri rc t quá trình hot đng ca t chc
đc th hin bng vic thu thp d liu t các s kin kinh t tài chính phát sinh thông
qua đi tng qun lý chi tit, đi tng k toán và các chng t k toán đ phn ánh
các nghip v kinh t phát sinh đ làm c s, to ra kho d liu cho quá trình x lý
thông tin đc t chc theo quy mô, đc đim hot đng và yêu cu qun lý ca đn v
k toán. Cng có th xem đây là h thng thu thp d liu đu vào ca h thng thông
tin k toán phc v cho vic x lý và cung cp thông tin đu ra, do đó vic chn lc,
phân loi, tng hp ngun d liu đu vào cng rt quan trng trong h thng thông tin
Trang 7

k toán. Có th nói d liu đu vào là thành phn quan trng quyt đnh đn kh nng
cung cp thông tin ca h thng do đó d liu đu vào phi đc thu thp đy đ, chính
xác và hp l.
1.2.2. H thng c s d liu

ây là h thng x lý d liu bao gm tp hp tt c các yu t tham gia vào quá
trình x lý d liu đ có đc thông tin k toán hu ích. H thng này đc t chc
thc hin gn lin h thng tài khon, h thng s k toán và phng pháp ghi chép,
tính toán, các quy đnh v phân tích, hch toán nghip v kinh t phát sinh. Bên cnh đó
là các quy trình k toán, phng thc x lý k toán bng máy, phn mm hay là ghi

chép th công đc các đn v vn dng theo mc tiêu và yêu cu qun lý.
Nói đn c s d liu trong điu kin tin hc hóa ngày nay thì ch yu là c s d
liu trong các chng trình, phn mm phc v công tác k toán. C s d liu trong
PMKT có th đc thit k theo rt nhiu phng án khác nhau. Vi mi phng án
thit k h thng c s d liu thì quy trình x lý, luân chuyn, lu tr d liu và cung
cp thông tin cng s khác nhau. C s d liu k toán bao gm tp hp các tp tin có
quan h rt cht ch vi nhau đc thit k đ ghi nhn, lu tr và x lý toàn b các d
liu và thông tin k toán. Có th hiu h thng c s d liu k toán có vai trò nh b s
sách k toán trong điu kin hch toán th công. Toàn b d liu k toán, bao gm
nhng d liu đc khi to ban đu và nhng d liu mi phát sinh trong quá trình
hch toán đu đc cp nht và lu tr trên các tp tin trong h thng c s d liu k
toán. Mi tp tin gm nhiu trng và nhiu mu tin. Mi trng ng vi mt thuc
tính cn qun lý ca các đi tng hay các nghip v. Mi mt mu tin mô t các thuc
tính ca mt đi tng hay mt nghip v xác đnh. Theo tính cht ca d liu cha
trong mi tp tin, các tp tin trong h thng c s d liu k toán có th đc phân
thành các tp tin chính và các tp tin nghip v.
Thông qua h thng c s d liu thì các d liu, thông tin đc thu thp qua h
thng thông tin đu vào s đc phân loi, tng hp, x lý và h thng hóa đ phn ánh
Trang 8

đc quá trình vn đng, thay đi ca tng đi tng k toán, tng quá trình và chu
trình hot đng khác nhau trong đn v k toán. Trong điu kin k toán th công, h
thng này là h thng các quy trình x lý, phng thc x lý k toán bng tay, các s
sách k toán dùng đ ghi chép bng tay các nghip v kinh t phát sinh t các chng t
k toán. Trong điu kin tin hc hóa công tác k toán thì đây là h thng các c s d
liu PMKT và các quy trình x lý k toán đã đc thit k và t chc cho phù hp vi
đc đim hot đng, quy mô ca mi t chc và yêu cu qun lý ca đn v. Nh vy đ
đm bo cho h thng c s d liu hot đng tt thì phi t chc hu hiu v b máy
x lý, t chc các quy trình x lý ca k toán tng ng vi các hot đng trong chu
trình k toán và cùng vi vic t chc phng thc x lý k toán là th công hay x lý

trên nn máy tính.
1.2.3. H thng thông tin đu ra

ây là h thng thc hin vic tng hp s liu đc cung cp t h thng x lý đ
hình thành nên h thng các ch tiêu phn ánh tình hình tài chính và tình hình hot đng
ca đn v k toán thông qua h thng báo cáo k toán tài chính đc quy đnh bi nhà
nc nhm cung cp các thông tin v k toán tài chính cho bên trong và bên ngoài đn
v (ch yu là bên ngoài) nh các thông tin v tình hình tài sn, ngun vn, kt qu hot
đng ca đn v… và các báo cáo k toán qun tr đc đn v k toán thit lp đ phc
v cho yêu cu qun lý ni b nh các thông tin v d toán k hoch, đnh hng phát
trin trong tng lai. H thng thông tin đu ra to ra nhng thông tin theo mc tiêu đã
đc xác đnh trc và nhng thông tin này s đc chuyn ti đn cho các đi tng
s dng tng ng thông qua các hình thc khác nhau.
Cht lng ca thông tin đu ra đc s dng đ làm cn c đánh giá cht lng và
hiu qu hot đng ca toàn h thng k toán, là thc đo đánh giá s thành công ca
h thng k toán. Do vy, đ đt đc cht lng mong mun thì tt c các h thng
khác trong toàn h thng thông tin k toán phi luôn đm bo mi quan h ln nhau mt
cách tt nht, các h thng phi đm bo công vic hot đng mt cách hu hiu to ra
Trang 9

dòng thông tin xuyên sut gia các h thng vi nhau và các h thng con trong toàn h
thng đc thit lp phi phù hp vi môi trng pháp lý, môi trng kinh doanh, điu
kin hot đng và nhu cu s dng thông tin ca các đi tng s dng khác nhau.
Ngoài ra trong h thng thông tin k toán, ngoài vic t chc phc vu cho vic thu
thp d liu, x lý và cung cp thông tin đu ra thì đ đm bo cho cht lng thông tin
cng nh an toàn h thng và d liu thì cn phi lu ý đn các vn đ v lu tr d
liu, thông tin và h thng các hot đng kim soát mà đn v t chc.
V phân loi h thng thông tin k toán, đc phân loi nh sau:
- Phân loi theo đc đim ca thông tin cung cp:
H thng thông tin k toán tài chính

H thng thông tin k toán qun tr
















Trang 10

Hình 1.3. Phân loi h thng thông tin k toán

H thng thông tin k toán
Các đ
i t

ng b
ên
trong: các nhà qun tr
 tt c các cp đ
qun lý khác nhau và
ph trách mi hot
đng ca đn v
Các đ
i t


ng b
ên
ngoài có
quan tâm đn tình hình
hot đng ca đn v gm:
- C đông
- Các ch n
- Các c quan qun lý
nhà nc
- …
Cung c
p các thông tin
tài chính cho ni b
trong vic hoch đnh,
điu hành, kim soát và
ra quyt đnh thông qua
h thng các báo cáo
qun tr…
Cung c
p các thông tin
tài
chính ch yu cho bên ngoài
doanh nghip thông qua các
báo cáo tài chính gm: bng
cân đi k toán, báo cáo kt
qu hot đng kinh doanh,
báo cáo lu chuyn tin t,
thuy
t minh báo cáo t

ài chính
H
 thng thông tin k toán
qun tr
H
 thng thông tin k toán
tài chính
Trang 11

- Phân loi theo phng thc x lý:
H thng thông tin k toán th công
H thng thông tin k toán bán th công
H thng thông tin k toán x lý trong môi trng máy tính
Hai ngun lc ch yu trong h thng thông tin k toán trên nn máy tính là con ngi
và máy tính. Máy tính thc hin các công vic di s điu khin, kim soát ca con
ngi. Ngoài vai trò ch yu là điu khin và kim soát, con ngi còn có nhim v
khai báo, nhp liu d liu vào h thng đng thi thc hin các công vic bo mt, bo
trì h thng.

Hình 1.4. c đim x lý k toán trong môi trng máy tính
H thng thông tin k toán cung cp thông tin cho các đi tng liên quan, trong đó
ch yu cung cp thông tin làm c s cho các nhà qun tr thc hin các quyt đnh ca
mình, lp k hoch, thc hin k hoch và kim tra k hoch, đa ra các quyt đnh  tt
c các cp qun lý khác nhau t nhng vn đ có cu trúc đn nhng vn đ không có
cu trúc.
S kin,
nghip v kinh
t phát sinh
Các đi tng,
ngun lc s dng
Chng t
Nhp liu
Cp nht,
truy xut
thông tin

Khai báo
Nhp liu các hot
đng liên quan
Các tp tin lu
tr d liu
Thông tin
theo yêu
c
u

Trang 12

Thông qua vic t chc mt h thng thông tin k toán tt s đm bo trong vic thu

thp, lu tr và x lý đy đ, chính xác d liu v các hot đng trong t chc. ây là
c s rt quan trng cho vic cung cp các thông tin hu ích phc v cho tin trình ra
quyt đnh. Vi s phát trin mnh m ca CNTT nh hin nay, s cnh tranh gay gt
ca th trng hay nhng vn đ đt ra v s hu ích ca thông tin thì vic trang b phn
mm, phn cng cho vic thu thp d liu là rt quan trng.
H thng thông tin k toán có mt vai trò rt quan trng là hoch đnh và kim soát
ngun lc ca t chc thông qua vic thit lp h thng kim soát ni b nhm đm bo
mt cách hp lý rng tt c các hot đng đu đc thc hin hu hiu và hiu qu, qua
đó có th cung cp thông tin đáng tin cy, đm bo đc s tuân th các lut l, quy
đnh ca nhà nc.
1.2.4. Quan h gia h thng thông tin k toán và h thng kim soát ni b

H thng kim soát ni b là mt quá trình đc thit lp bi hi đng qun tr, nhà
qun lý và các nhân viên ca đn v đ cung cp mt s đm bo hp lý nhm đt đc
các mc tiêu sau đây:
 S hu hiu và hiu qu ca hot đng
 S tin cy ca báo cáo tài chính
 S tuân th pháp lut và các quy đnh
H thng thông tin k toán phi cung cp thông tin trung thc, hp lý và đáng tin
cy, phi đm bo an toàn cho tài sn và thông tin, phi phù hp vi các yêu cu, các
quy đnh ca h thng kim soát ni b trong đn v. Khi đa ra các mu biu báo cáo,
chng t, các quy trình k toán, các phng pháp k toán hay khi phân công nhân s
trong phòng k toán và toàn đn v cn đm bo cho s trao đi thông tin t cp trên
xung di và t di lên trên, gia các cp vi nhau, mi cá nhân cn hiu rõ vai trò
ca mình trong h thng kim soát ni b. Chính t vic thit lp h thng k toán s có
chc nng thit lp h thng kim soát ni b hay h thng kim soát ni b là mt b
phn ca h thng k toán và ngc li các b phn cu thành ca h thng kim soát
ni b: môi trng kim soát, đánh giá ri ro, hot đng kim soát, thông tin truyn
Trang 13

thông và giám sát trong quá trình hot đng s có tác đng ngc li h thng k toán
thông qua kim tra vic ghi nhn x lý chúng t, s sách, kim soát các hot đng k
toán, kim tra và bo v tài sn ca t chc. Trong đó môi trng kim soát nh hng
đn mi hot đng ca t chc mà ch yu là công tác k toán và đ trung thc ca báo
cáo tài chính. Ví d: nu nhà lãnh đo ca mt t chc không có quan đim đúng đn v
báo cáo tài chính thì có th làm mt đi s trung thc và hp lý ca báo cáo tài chính,
hoc các chính sách v nhân s, nng lc nhân viên k toán yu kém có kh nng dn
đn các sai lch trng yu ca báo cáo, các b phn này s làm cho h thng kim soát
ni b hot đng hu hiu t đó làm cho giá tr thông tin ca h thng k toán cung cp
s đáng tin cy hn thông qua vic đánh giá ri ro đ nhn thc và đi phó vi các ri
ro mà h thng k toán có th gp phi trong quá trình thc hin mc tiêu, t đó thc
hin các hot đng kim soát đ hn ch ri ro giúp cho đn v đt đc các mc tiêu đ
ra, thông qua b phn thông tin và truyn thông giúp cho vic cung cp thông tin trong
ni b và bên ngoài đc đy đ, thích hp và rõ ràng. Thông tin và truyn thông chính
là điu kin không th thiu cho vic thit lp, duy trì và nâng cao nng lc kim soát
trong đn v thông qua vic hình thành các báo cáo đ cung cp thông tin v hot đng,
tài chình cho ni b và bên ngoài. Trong h thng thông tin thì h thng thông tin k
toán là mt phân h quan trng, bt đu vic ghi nhn thông tin t nhng chng t ban
đu cho đn vic ghi chép, phân loi, tính toán, tng hp, lu tr và cui cùng là chuyn
nhng thông tin đó vào báo cáo đ cung cp cho các đi tng s dng, nh vy trong
quá trình xuyên sut này h thng kim soát ni b s có chc nng giúp cho các nhà
qun lý có th kim tra và đánh giá s chp hành nhng th tc kim soát trong toàn b
quá trình x lý, và qua đó đm bo cho vic truyn thông tin đúng đn gia các nhân
viên trong t chc giúp cho h nhn thc đc vai trò và trách nhim ca mình liên
quan đn vic lp báo cáo tài chính. B phn giám sát trong h thng kim soát ni b
đánh giá cht lng ca h thng kim soát ni b qua đó giám sát cht lng ca h
thng thông tin k toán, phát hin và kp thi có bin pháp khc phc nhng khim
Trang 14

khuyt ca h thng t đó giúp cho h thng k toán hot đng hu hiu và hiu qu

hn.
Thc hin tt các ch đ k toán (ch đ chng t k toán, s k toán, h thng tài
khon k toán và báo cáo tài chính), thì t thân nhng hot đng này đng thi là hot
đng kim soát ca k toán. Ví d: Mt trong nhng ni dung quan trng kim soát ca
k toán là kim tra tài liu, chng t k toán. Kim tra tính rõ ràng, trung thc, đy đ
ca các ch tiêu, các yu t ghi chép trên chng t k toán, kim tra tính hp pháp ca
nghip v kinh t, tài chính phát sinh đã ghi trên chng t k toán, đi chiu chng t
k toán vi các tài liu khác có liên quan, kim tra tính chính xác ca s liu, thông tin
trên chng t k toán.
Ngoài ra, mt s khía cnh khác ca kim soát k toán đó là kim soát v vt cht,
nh kim kê vt t, nguyên vt liu, kim kê tài sn, giám sát vic nhp, xut kho
nguyên vt liu.
H thng tài khon k toán, báo cáo tài chính đc s dng hp lý là mt bin pháp
kim soát quan trng, nguyên tc cân đi gia ngun vn và tài sn và nhng thông tin
trên báo cáo tài chính là yu t quan trng ca kim soát, s đ k toán rt có ích trong
vic chng li nhng sai sót trong hch toán, báo cáo tài chính cung cp cho lãnh đo
đn v nhng thông tin c bn cho vic ra các quyt đnh qun lý và nhng ngi khác
s dng báo cáo tài chính.
Nh vy cht lng thông tin ca h thng thông tin k toán nói chung và ca tng
h thng con nói riêng đu phi đc kim soát và đánh giá mt cách kp thi thông qua
h thng kim soát ni b ca đn v. Xây dng và vn hành h thng kim soát ni b
phù hp vi đc đim hot đng và qun lý ca đn v k toán s có tác đng tích cc
đn vic tng cng và bo đm cht lng thông tin k toán. Ngc li, vi mt h
thng thông tin k toán đc nghiên cu và t chc thc hin thích ng vi điu kin và
đc đim ca đn v k toán s là kênh thông tin và truyn thông quan trng đ góp
phn to nên mt h thng kim soát ni b hu hiu và hiu qu trong đn v.