Mời tài trợ Kĩ năng và kinh nghiệm

Mời tài trợ
Kĩ năng và kinh nghiệm
Tài trợ là gì?
“Sự chi trả cho quyền được gắn tên, sản phẩm hoặc dịch
vụ của công ty với một đơn vị/tổ chức nhận tài trợ để đổi
lấy lợi ích về xúc tiến bán hàng cho nhà tài trợ”
(Sandler and Shani, 1989)
Ví dụ về những người/đơn vị nhận tài trợ
•
Một tổ chức (ví dụ: tổ chức y tế phi chính phủ)
•
Một sự kiện (ví dụ sự kiện thể thao, vũ hội)
•
Một loạt các sự kiện (ví dụ: một loạt các buổi hoà nhạc)
•
Một cá nhân (ví dụ: một ngôi sao thể thao, nhạc công)
•
Một nhóm (ví dụ: một đội bóng)
Hình thức tài trợ
•
Hoạt động tài trợ có thể thông qua:
–
Quảng cáo
–
Mẫu khuyến mãi
–
Thông báo rộng rãi cho công chúng
–
Những hoạt động quan hệ với công chúng
•
Kinh phí hỗ trợ

Bản chất của tài trợ
•
Tài trợ thực chất là một hoạt động PR ( Public Relation), một phần quan
trọng trong chiến lược marketing của các Doanh nghiệp.
•
Tài trợ khác quảng cáo:
•
Tài trợ quảng bá thương hiệu Doanh nghiệp, củng cố lòng tin của khách
hàng vào thương hiệu.
•
Quảng cáo là quảng bá sản phẩm, khiến cho khách hàng cảm thấy hấp
dẫn, nảy sinh nhu cầu mua hàng.
•
Quảng bá thương hiệu cho Doanh nghiệp
•
Nâng tầm cho Doanh nghiệp
•
Tạo dấu ấn cho Doanh nghiệp
•
Tạo thiện cảm với công chúng
•
Tiếp cận với khách hàng mục tiêu của mình nhanh nhất
•
Đạt được một số lợi ích riêng biệt khác
•
Marketing chi phí thấp, tốn ít công sức nhưng lại có nhiều quyền lợi
Lợi ích của tài trợ
Quyết định tài trợ đúng đắn
•

Đối tượng khách hàng tiềm năng của Doanh nghiệp chú ý theo dõi và tham
gia
•
Được 1 đơn vị uy tín đứng ra tổ chức
•
Diễn ra vào thời điểm phù hợp để quảng bá cho Doanh nghiệp
•
Phù hợp để đạt được mục đích mà DN đề ra
Yếu tố NTT cân nhắc
•
NTT cân nhắc mức tài trợ nên tham gia
•
NTT cân nhắc vị trí, cách thức xuất hiện trước công chúng trong sự kiện sao
cho hiệu quả, nổi bật
•
NTT tự quảng bá hoạt động tài trợ của doanh nghiệp và quảng bá cho sự
kiên
Các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định TT của DN
•
Bộ hồ sơ mời TT:
•
Người tiếp cận và làm việc:
•
Độ hấp dẫn thực tế của Sự kiện:
•
Kế hoạch hoạt động của DN:
•
Người đại diện cho DN tiếp BTC:
•
Các Doanh nghiệp Việt Nam chưa có nhiều Doanh nghiệp hiểu rõ lợi ích từ tài trợ

và thường đánh đồng tài trợ với quảng cáo.
•
Tài trợ chỉ thực sự đạt được hiệu quả khi nó đúng nghĩa là một hoạt động PR,
đem hình ảnh đến với công chúng một cách khéo léo và thân thiện với những ý
nghĩa tốt đẹp
Thực trạng mời tài trợ ở Việt Nam
Các bước tiến hành mời tài trợ
•
Bước 1: Đọc kĩ hồ sơ mời TT, Phân tích chi tiết điểm mạnh và điểm yếu
của Sự kiện về các yếu tố sau
–
Đối tượng thị trường của Sự kiện
–
Quy mô thị trường của Sự kiện
–
Ý nghĩa của Sự kiện
–
Năng lực của bản thân đơn vị tổ chức
–
Điểm khác biệt của Sự kiện so với các sự kiện khác
Các bước tiến hành mời tài trợ
•
Bước 2: Lên danh sách các Doanh nghiệp dự kiến mời TT
–
Tìm kiếm các Doanh nghiệp phù hợp với Sự kiện mà đơn vị sẽ tổ chức
–
Cần tìm hiểu thông tin về Doanh nghiệp, bao gồm các thông tin sau
•
Địa chỉ, phạm vi hoạt động.

•
Đặc điểm Sản phẩm/dịch vụ kinh doanh
•
Quy mô Doanh nghiệp.
•
Các chiến dịch marketing mà DN đã thực hiện,.
•
Doanh nghiệp đã tham gia một Sự kiện nào tương tự hay chưa?
Các bước tiến hành mời tài trợ
•
Sau khi đưa ra danh sách những Doanh nghiệp phù hợp, cần tìm kiếm contact của
Doanh nghiệp bao gồm:
–
Phòng/ban phụ trách xét duyệt tài trợ
–
Người trực tiếp phụ trách tiếp nhận hồ sơ và người có quyền quyết định cao nhất việc tài trợ cho
các Sự kiện
–
Địa chỉ làm việc Số điện thoại bàn/di động ( di động là tốt nhất ) và email của phòng/ban/người phụ
trách. Có những Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh khác nhau.
–
Tìm hiểu về tính cách, sở thích, cách làm việc của Người phụ trách để có cách tiếp cận và làm việc
phù hợp.
–
Lập bảng tổng hợp chi tiết
T
T
Doanh
nghiệp
Địa chỉ

Sản
phẩm/D
V
Số ĐT
Người tiếp nhận( tên,
chức vụ, số ĐT, email,
tính cách)
Người quyết đinh (
tên, chức vụ, số ĐT,
email, tính cách)
Đặc điểm ( quy mô vốn,
đối tượng khách hàng
tiềm năng, chiến lược
MKT)
Các bước tiến hành mời tài trợ
Các bước tiến hành mời tài trợ
Bước 3: Tiếp cận Doanh nghiệp để mời TT
•
Gọi điện thoại:
–
Không nói nhiều mà nên nói một vài vấn đề lớn nghe rất quan trọng và hấp dẫn
thôi,
–
Ngôn ngữ nên tránh khách sáo và mang tính Marketing.
–
Nếu họ yêu cầu gửi mail, hãy cố gắng thuyết phục họ gặp
Các bước tiến hành mời tài trợ
•
Gửi email: Hồ sơ mời TT của bạn phải rât hấp dẫn thì mới nên gửi trước.
Email gồm có:

–
Nêu tên người nhận ngay ở Subject để họ biết thư này không phải thư rác.
–
Nêu rõ người gửi, đơn vị tổ chức và trình bày sơ qua về Sự kiện cho Doanh
nghiệp hiểu và kích thích họ muốn đọc hồ sơ mời TT.
–
Đính kèm file Hồ sơ mời TT
Các bước tiến hành mời tài trợ
•
Gặp mặt trình bày:
–
Tác phong: Đi đúng giờ, ăn mặc gọn gàng, sạch sẽ, hiện đại, sành điệu 1
chút nhưng vẫn trang nhã lịch sự và trẻ trung
–
Khi mới gặp, không nên nói ngay vào công việc. Sau khi tự giới thiệu về
bản thân, nên tìm một vài chuyện liên quan đến Doanh nghiệp để hỏi
chuyện làm quen trước.
Các bước tiến hành mời tài trợ
–
Chia theo các ý quan trọng để trình bày ngắn gọn và dễ hiểu. Ví dụ:
•
Mục đích ý nghĩa của Sự kiện.
•
Tên, thời gian, địa điểm, đối tượng thị trường mục tiêu của Sự kiện, quy mô thị
trường.
•
Đơn vị tổ chức uy tín và giàu kinh nghiệm.
•
Đề cập mong muốn mời DN tài trợ cho Sự kiện. Trình bày ngắn gọn và hấp dẫn
các quyền lợi DN, tập trung nói vào những quyền lợi phù hợp nhất với Doanh

nghiệp đó.
•
Để DN hỏi kĩ thêm về những điều họ chưa hiểu và họ quan tâm về Sự kiện.
Các bước tiến hành mời tài trợ
–
Hẹn dateline trả lời việc tài trợ cho Sự kiện và xin phép ra về.
–
Đến hạn trả lời, gọi điện nhắn tin cho DN để hỏi han thêm về tình
hình và nhắc nhở họ xem xét về việc tài trợ cho Sự kiện.
Các bước tiến hành mời tài trợ
•
Trong quá trình tiếp cận, cần ghi lại tiến độ thực hiện để tiện đánh giá và theo
dõi việc mời TT của bản thân
TT DN
Người cần gặp
( tên, chức vụ, số ĐT, email,
tính cách)
Gọi
điện
Gửi mail
Hẹn ( thời
gian, địa điểm)
Kết quả sau
hẹn gặp
Kết quả cuối
cùng
Các bước tiến hành mời tài trợ
•
Bước 4: Đàm phán với Doanh nghiệp về quyền lợi nghĩa vụ 2 bên và xúc tiến
kí kết:

–
Không nên tỏ ra quá khắt khe và cứng nhắc về quyền lợi, cần cho NTT hiểu
rằng họ nên xuất hiện ở đâu, với mật độ như thế nào thì sẽ phù hợp với mức
tài trợ cũng như mục đích cuối cùng của họ.
–
Tránh để cho NTT đòi hỏi quá nhiều, ảnh hưởng đến NTT khác và phản cảm.
–
Giữ lại một số quyền lợi cần thiết để có thể đem ra trao đổi với NTT.
Các bước tiến hành mời tài trợ
–
Đàm phán có thể diễn ra từ từ để NTT chấp nhận dần dần.
–
Làm 1 bản thỏa thuận tài trợ và kí Trong biên bản thỏa thuận có nêu rõ thời gian hòan
thành các mẫu thiết kế, các phần tham gia của NTT trong Sự kiện.
–
Xúc tiến hòan chỉnh các thiết kế, sau đó kí chính thức hợp đồng tài trợ chính xác và có
tính pháp lý để ràng buộc. Chú ý hợp đồng càng chặt chẽ càng tốt.
–
NTT chuyển tiền tài trợ cho BTC (và nhận lại phiếu thu hoặc hóa đơn từ BTC.
Các bước tiến hành mời tài trợ
•
Bước 5: Đáp ứng quyền lợi cho NTT và cảm ơn NTT để giữ quan hệ về
sau
–
Nghiêm túc thực hiện mọi quy định trong hợp đồng để đảm bảo quyền lợi cho
NTT và đưa hình ảnh của NTT đến với công chúng.
–
Nên có những tài liệu, phương tiện để thống kê số liệu cụ thể những người
quan tâm đến NTT và có những hoạt động riêng để hỗ trợ NTT quảng bá
thương hiệu, đảm bảo NTT thực sự hài lòng sau khi tài trợ cho Sự kiện.