Một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc sử dụng phần mềm kế toán tại công ty TNHH thương mại dịch vụ điện -Điện tử và tin học Nguyễn Trần Vũ

Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ
LỜI MỞ ĐẦU
---------------------
Trong quá trình Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước hiện nay, đất
nước ta đã có những bước tiến nổi bật trong nền kinh tế. Cùng với việc phát
triển của khoa học công nghệ ngày càng tiên tiến. Vì vậy, việc áp dụng tin học
vào công tác kế toán trở thành một nhu cầu cấp thiết, không còn làm theo
cách thủ công nữa mà nay thay bằng những phần mềm kế toán để công việc kế
toán trở nên nhanh chóng, thuận tiện hơn.
1. Lý do chọn đề tài:
Trong những năm qua, công cuộc đổi mới đất nước đã đạt được nhiều
thành tựu quan trọng. Quá trình toàn cầu hóa và tốc độ phát triển vũ bão của
công nghệ thông tin đã làm thay đổi căn bản những mối quan hệ truyền thống.
Trước những tác động từ yêu cầu hiện đại hóa, việc áp dụng tin học trong
công tác quản lý tài chính kế toán là một trong những nhiệm vụ quan trọng
được các doanh nghiệp đặt lên hàng đầu để vừa đáp ứng được nhu cầu hội
nhập khu vực và quốc tế vừa giúp doanh nghiệp tuân thủ hệ thống các chuẩn
mực và phù hợp với các quy luật của kinh tế thò trường.
Tin học hóa hoạt động kinh doanh là xu thế bắt buộc ngày nay đối với các
doanh nghiệp vừa và nhỏ để nâng cao năng lực cạnh tranh. Vì vậy, ngày càng
nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán vào trong công tác kế toán để
giúp cho công tác kế toán trở nên đơn giản, nhanh chóng, thuận tiện lại vừa
phù hợp với các chuẩn mực kế toán của Bộ Tài chính.
Từ nhận thức trên cùng với những kiến thức lónh hội được từ trường đại
học cũng như những kiến thức tích tụ được trong suốt quá trình thực tập tại
Công ty TNHH TMDV Điện – Điện Tử và Tin Học Nguyễn Trần Vũ, em đã
mạnh dạn đi sâu tìm hiểu nghiên cứu đề tài : “Một số giải pháp nhằm hoàn
thiện việc sử dụng phần mềm kế toán tại Công ty TNHH TMDV Điện – Điện
tử và Tin học Nguyễn Trần Vũ ”.
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 1
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ

2. Mục tiêu nghiên cứu:
Đề tài đi sâu nghiên cứu nhằm làm rõ lý luận về việc áp dụng phần mềm
kế toán vào trong công tác tổ chức kế toán, tìm hiểu thực tế việc áp dụng phần
mềm đó vào công ty để phân tính phần mềm trên cơ sở so sánh với một số
phần mềm khác và các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán theo
Thông tư số 103/2005/TT-BTC. Từ đó đánh giá việc áp dụng phần mềm để đưa
ra một số nhận xét, kiến nghò và giải pháp góp phần làm cho công tác kế toán
ở đơn vò thực tập ngày càng trở nên hoàn thiện hơn.
3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu:
a. Đối tượng nghiên cứu: số liệu được lấy từ phần mềm và các báo cáo
của công ty. Từ đó ta phân tích các số liệu đó.
b. Phạm vi nghiên cứu: phân tích và đánh giá việc sử dụng phần mềm
kế toán của công ty.
4. Phương pháp nghiên cứu:
Phương pháp được sử dụng là phương pháp thống kê mô tả. Nhằm
giúp chúng ta thấy được phần mềm chạy như thế nào, hoạt động ra sao.
5. Kết cấu của đề tài:
Ngoài phần lời mở đầu, lời cảm ơn, nhận xét của Giảng viên hướng dẫn,
nhận xét của cơ quan thực tập, mục lục, phụ lục, tài liệu tham khảo, kết luận
thì khoá luận bao gồm 3 chương :
Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán
Chương 2: Tình hình thực tế việc sử dụng phần mềm kế toán Tiha tại Công ty
TNHH TMDV Điện – Điện tử và Tin học Nguyễn Trần Vũ
Chương 3: Nhận xét và kiến nghò
Trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu đề tài, do kiến thức còn hạn chế
và cũng như kinh nghiệm thực tế nên khóa luận không tránh khỏi sự sai sót. Vì
vậy, em rất mong được sự góp ý, giúp đỡ của quý Thầy Cô cùng các Anh Chò
phòng Kế toán để khóa luận của em được hoàn thiện hơn.
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 2
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
1.1. Hệ Thống Thông Tin Kế Toán
1.1.1. Khái niệm hệ thống thông tin kế toán
Để có những hiểu biết về hệ thống thông tin kế toán, trước tiên ta phải
tìm hiểu xem hệ thống là gì. Trên thực tế, chúng ta có nhiều đònh nghóa khác
nhau về hệ thống tùy thuộc vào mục tiêu và cách nhìn của người phát biểu.
Đònh nghóa sau đây được áp dụng cho hầu hết các hệ thống:
1.1.1.1. Hệ thống thông tin là gì?
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là một loạt các thủ tục mà khi thực
hiện sẽ cung cấp thông tin cho việc ra quyết đònh và kiểm soát. Một doanh
nghiệp cần rất nhiều thông tin thuộc các loại khác nhau.
ª Cấu trúc kiểm soát quản lý: Là cấu trúc kiểm soát được thể hiện cụ
thể qua sơ đồ cơ cấu tổ chức và bản mô tả công việc cho các nhân viên theo
mỗi loại công việc. Cấu trúc kiểm soát quản lý cung cấp môi trường cho các
luồng thông tin.
Cấu trúc kiểm soát quản lý có dạng hình tháp và bao gồm ba cấp có vai trò
và nhiệm vụ như sau:
Sơ đồ cấu trúc kiểm soát

Kiểm soát chiến lược bao gồm các nhà quản lý cấp cao như tổng
giám đốc, giám đốc, hội đồng quản trò. Cấp quản lý này thường chòu trách
nhiệm về mục tiêu của doanh nghiệp, các chính sách hoạt động, chiến lược
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 3
Kiểm soát
chiến lược
Kiểm soát quản trò
Kiểm soát hoạt động
Top
DownBottom
Up

Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ
kinh doanh… Cấp kiểm soát chiến lược sẽ thường giải quyết các vấn đề phi cấu
trúc như quyết đònh một dòng sản phẩm mới, lựa chọn các thò trường mới…
 Kiểm soát quản trò thường là các
trưởng phòng, ban như trưởng phòng tài vụ, trưởng phòng nhân sự, trưởng ban
nghiên cứu và phát triển… Ở cấp này, các nhà quản lý thường quản trò các vấn
đề bán cấu trúc trong một phạm vi được đònh trước bởi cấp trên.
 Kiểm soát hoạt động bao gồm các nhà
quản lý các hoạt động nghiệp vụ trong doanh nghiệp như quản đốc phân
xưởng, trưởng bộ phận bán hàng… Họ kiểm soát hoạt động của nhân viên, công
nhân để hoàn thành các mục tiêu đã được giao bởi cấp kiểm soát quản trò. Vấn
đề họ cần giải quyết là những vấn đề có cấu trúc.
ª Luồng thông tin: Thông tin là dữ liệu được sắp xếp lại cho có ý
nghóa phù hợp với người sử dụng. Luân chuyển thông tin là quá trình luân
chuyển dữ liệu giữa các bộ phận để tiến hành xử lý tổng hợp tạo báo cáo và
chuyển giao báo cáo cung cấp thông tin tới người sử dụng. Quá trình luân
chuyển thông tin này tạo nên luồng thông tin. Nói tới luồng thông tin là nói tới
thông tin được luân chuyển từ đâu đến đâu.
Cấu trúc quản lý doanh nghiệp nói trên hình thành hai luồng thông tin:
 Luồng thông tin từ trên xuống (Top –
Down): là từ cấp cao xuống cho các cấp quản lý bên dưới, thể hiện dưới các
hình thức như lệnh, chỉ thò, kế hoạch…
 Luồng thông tin từ dưới lên (Bottom –
Up): thường là các báo cáo mức độ hoàn thành, báo cáo tổng kết doanh thu,
báo cáo tiến độ thi công… giúp cho việc đánh giá hiệu quả thực hiện và mức độ
tuân thủ của các cấp dưới đối với luồng thông tin từ trên xuống trong doanh
nghiệp.
1.1.1.2. Hệ thống thông tin kế toán
ª Bản chất:
Từ hoạt động, sản xuất, kinh doanh của doang nghiệp, hàng ngày có các

nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các nghiệp vụ này được hệ thống thông tin kế
toán phân tích, ghi chép và lưu trữ các ghi chép này (chứng từ, sổ, thẻ, bảng…).
Khi người sử dụng có yêu cầu, hệ thống thông tin kế toán sẽ từ các ghi chép đã
lưu trữ mà phân tích, tổng hợp và lập các báo cáo thích hợp cung cấp cho người
sử dụng thông tin.
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 4
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ
Sơ đồ 1.1: hệ thống thông tin kế toán
Kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ công cụ quản lý kinh
tế tài chính, có vai trò quan trọng trong quản lý điều hành và kiểm soát các
hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp, có vai trò cung cấp thông tin để
thực hiện mục tiêu quản trò doanh nghiệp nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.
Kế toán có vai trò cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu quản trò doanh
nghiệp và yêu cầu quản lý kinh tế của nhà nước.
Mục tiêu của kế toán là lập ra các báo cáo tài chính_ phương tiện truyền
đạt thông tin kế toán tài chính, trình bày kết quả kinh doanh và tình hình tài
chính của doanh nghiệp cho những người quan tâm đến nó, được lập theo đònh
kỳ và theo qui đònh bắt buộc, gồm các báo cáo sau:
 Bảng cân đối kế toán: Là một trong
những báo cáo tài chính quan trọng nhất của doanh nghiệp. Nó là báo cáo tài
chính tổng hợp, phản ánh tổng quát toàn bộ giá trò tài sản hiện có và nguồn
hình thành tài sản đó của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất đònh (cuối
tháng, cuối quý, hoặc cuối năm). Số liệu trên bảng cân đối kế toán cho biết
toàn bộ giá trò tài sản hiện có của doanh nghiệp theo cơ cấu của tài sản, nguồn
vốn và cơ cấu nguồn vốn hình thành các tài sản đó. Căn cứ vào Bảng cân đối
kế toán có thể nhận xét, đánh giá khái quát tình hình tài chính của doanh
nghiệp.
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 5
Quyết
đònh kinh

Người sử
dụng
Hoạt
động
SXK
D
Nghiệp vụ
kinh tế
Phân tích
Ghi chép
Lưu trữ
Phân tích
Tổng hợp
Lập báo cáo
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ
 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh:
Phản ánh tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao
gồm kết quả kinh doanh và kết quả khác.
 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ : Là báo
cáo tài chính tổng hợp phản ánh việc hình thành và sử dụng lượng tiền phát
sinh trong kỳ báo cáo của doanh nghiệp. Bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ này
sẽ được công bố chung với những bảng khác của báo cáo tài chính.
 Thuyết minh báo cáo tài chính: Là một
bộ phận hợp thành không thể tách rời của báo cáo tài chính doanh nghiệp dùng
để mô tả mang tính tường thuật hoặc phân tích chi tiết các thông tin số liệu đã
được trình bày trong Bảng cân đối kế tóan, Báo cáo kết quả hoạt động kinh
doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cũng như các thông tin cần thiết khác theo
yêu cầu của các chuẩn mực kế toán cụ thể. Bản thuyết minh báo cáo tài chính
cũng có thể trình bày những thông tin khác nếu doanh nghiệp xét thấy cần thiết
cho việc trình bày trung thực, hợp lý báo cáo tài chính…

Các thông tin do kế toán cung cấp cần thiết với nhu cầu của nhiều đối
tượng sử dụng trong việc ra quyết đònh. Những người ra quyết đònh, dù trong
nội bộ hay ở bên ngoài doanh nghiệp, đều muốn ra các quyết đònh có nhiều
khả năng nhất để hoàn thành các mục tiêu của họ bằng cách sử dụng thông tin
kế toán.
1.1.2. Phân loại hệ thống thông tin kế toán:
1.1.2.1. Theo mục tiêu và phương pháp: Có hai loại hệ thống thông tin.
ª Hệ thống thông tin kế toán tài chính: Cung cấp các thông tin tài
chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài. Những thông tin này phải tuân thủ
các quy đònh, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành.
ª Hệ thống thông tin kế toán quản trò: Cung cấp các thông tin
nhằm mục đích quản trò trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kiện sẽ
xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng về tài chính kinh tế của chúng đối với doanh
nghiệp.
1.1.2.2. Theo sự lưu trữ và xử lý số liệu:
ª Hệ thống thông tin kế toán thủ công: Trong những hệ thống này,
nguồn lực chủ yếu là con người, cùng với các công cụ tính toán, con người thực
hiện toàn bộ các công việc kế toán. Dữ liệu trong các hệ thống này được ghi
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 6
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ
chép thủ công và lưu trữ dưới hình thức chứng từ, sổ, thẻ, bảng… Đây là những
hệ thống phổ biến từ những năm 1980 trở về trước.
ª Hệ thống thông tin kế toán máy tính: Nguồn lực chủ yếu là máy
tính, toàn bộ các công việc kế toán từ phân tích nghiệp vụ, ghi chép, lưu trữ
tổng hợp, lập báo cáo đều do máy tính thực hiện. Dữ liệu trong các hệ thống
này được ghi chép và lưu trữ dưới hình thức các tập tin. Hệ thống giao dòch tự
động (ATM), hệ thống ghi và tính cước điện thoại, hệ thống chấm công, hệ
thống thu phí giao thông tự động, hệ thống tính và lập bảng giá thành sản phẩm
trong các dây chuyền sản xuất… là những ví dụ cho kiểu hệ thống này.
ª Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính: Nguồn lực bao

gồm con người và máy tính. Trong đó, máy tính thực hiện toàn bộ các công
việc kế toán dưới sự điều khiển, kiểm soát của con người. Như vậy, nếu không
có con người thì hệ thống này không thể hoạt động được, và ngược lại, nếu
không máy tính thì hệ thống này cũng không thể vận hành hoàn hảo. Ngoài vai
trò chủ đạo là điều khiển, kiểm soát máy tính, con người còn có nhiệm vụ nhập
các dữ liệu mà hệ thống máy tính không tự thu thập được, cũng như thực hiện
các công việc bảo mật, bảo vệ, bảo trì… hệ thống. Hệ thống thông tin kế toán
trên nền máy tính làđối tượng nghiên cứu chính của chúng ta.
1.1.3. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán đối với hoạt động sản xuất
của doanh nghiệp:
Hệ thống thông tin kế toán được coi là một thành phần quan trọng trong
việc cung cấp các thông tin cho các cấp độ ra quyết đònh, là một công cụ cần
thiết cho bất cứ doanh nghiệp nào muốn ứng dụng hiệu quả Công nghệ thông
tin vào trong các công tác điều hành sản xuất, kinh doanh. Cung cấp một
phương thức quản lý các tài liệu hiệu quả làm giảm đáng kể chi phí cũng như
thời gian cho mỗi nhân viên và cho cả công ty. Hệ thống còn hỗ trợ các lãnh
đạo đưa ra các quyết đònh nhanh chóng và đúng đắn, các nhân viên chủ động
về mặt thời gian hoàn thành công việc theo đúng yêu cầu, cho phép chuyển
giao tài liệu, công việc và trao đổi thông tin giữa các nhân viên và các cấp lãnh
đạo đối với từng nhân viên một cách nhanh chóng.
1.2. Một Số Vấn Đề Cơ Bản Về Phần Mềm Kế Toán:
1.2.1. Khái niệm:
Phần mềm kế toán là bộ chương trình dùng để tự động xử lý các thông tin
kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 7
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ
từ, xử lý thông tin trên các chứng từ theo quy đònh của chế độ kế toán đến khâu
in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trò.
1.2.2. Đặc điểm:
Người sử dụng chỉ cần cập nhật các số liệu đầu vào còn chương

trình sẽ tự động tính toán và lên các sổ sách, báo cáo theo yêu cầu.
Cho phép truy cập từ báo cáo Tổng hợp (Bảng cân đối tài khoản)
--> Chi tiết (Sổ chi tiết) --> Chứng từ nghiệp vụ phát sinh. Từ hoá đơn truy
ngược lại các chứng từ thanh toán.
Số liệu được lưu trữ trên nhiều tập tin giúp chương trình có khả
năng truy xuất nhanh hơn khi lên báo cáo.
Kế toán không cần thực hiện các thao tác tổng hợp số liệu mỗi khi
hết tháng. Tránh được tình trạng sai lệch số liệu trong báo cáo nếu sơ suất
không tổng hợp lại số liệu sau khi sửa chứng từ.
Cho phép chuyển đổi một cách linh hoạt các màn hình nhập liệu
khi đang nhập chứng từ, cho phép xem báo cáo khi đang nhập liệu.
Lập các báo cáo tài chính theo các quyết đònh và Thông tư mới
nhất của Bộ Tài chính.
Lập báo cáo thuế giá trò gia tăng (GTGT) theo Thông tư mới nhất
của Bộ Tài chính.
Khi có các Quyết đònh hoặc Thông tư mới do Bộ Tài chính ban
hành, phần mềm sẽ cập nhật các phiên bản chương trình và tư vấn miễn phí.
Bảo mật: Quản lý người dùng phân quyền sử dụng, thay đổi mật
khẩu.
An toàn dữ liệu: Tự động sao lưu cơ sở dữ liệu, có khả năng phục
hồi dữ liệu đã sao lưu.
Nối mạng: Nhiều người cùng làm việc chung một cơ sở dữ liệu trên
các máy tính nối mạng.
1.2.3. Phân loại:
Có nhiều tiêu thức phân loại phần mềm kế toán như sau:
Theo tính chất chương trình: Có phần mềm tónh và phần mềm
động:
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 8
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ
Phần mềm tónh là các phần mềm trong đó hệ thống tài khoản kế toán được

đònh sẵn theo chế độ hiện hành tại thời điểm sản xuất và các phương thức hạch
toán, các mẫu nhập liệu, các báo cáo kết xuất không thể thay đổi được.
Phần mềm động là các phần mềm cho phép người dùng khai báo hệ thống
tài khoản, thiết kế tiêu thức xử lý, thay đổi, bổ sung mẫu nhập liệu, các báo
cáo kết xuất…
Theo tính năng: Có phần mềm kế toán tài chính và phần mềm kế
toán quản trò:
Phần mềm kế toán tài chính chỉ đơn thuần cho ra các thông tin bắt buộc
của kế toán tài chính.
Phần mềm kế toán quản trò xử lý dữ liệu và giúp người lãnh đạo đưa ra
các thông tin quản trò.
Theo giá cả thò trường: Có phần mềm rẻ tiền và phần mềm đắt
tiền:
Phần mềm rẻ tiền theo đònh nghóa là chi phí ban đầu để mua phần mềm
thấp, không thỏa mãn quy đònh về giá trò tài sản cố đònh của Bộ Tài chính về
tài sản cố đònh vô hình.
Phần mềm đắt tiền thì ngược lại, chi phí ban đầu để mua phần mềm cao,
thỏa mãn quy đònh về giá trò tài sản cố đònh của Bộ Tài chính về tài sản cố đònh
vô hình.
Theo nơi sản xuất: Có phần mềm sản xuất trong nước và phần
mềm sản xuất ở nước ngoài.
Theo tính chất của nhà sản xuất: Có phần mềm do các nhà sản
xuất chuyên nghiệp sản xuất và phần mềm do các nhà sản xuất bán chuyên
nghiệp sản xuất. Ví dụ có những doanh nghiệp chuyên sản xuất phần mềm kế
toán và triển khai các giải pháp kế toán. Trong khi các doanh nghiệp bán
chuyên nghiệp là các doanh nghiệp không chuyên về phần mềm kế toán mà
nhận viết theo yêu cầu thiết kế của người dùng.
1.2.4. Thành phần chủ yếu của một phần mềm kế toán:
Dữ liệu đầu vào
 Tài khoản: dùng để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ

kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế.
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 9
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ
Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp bao gồm các Tài khoản cấp 1,
Tài khoản cấp 2, tài khoản trong Bảng cân đối kế toán và tài khoản ngoài
Bảng cân đối kế toán theo quy đònh trong chế độ này.
 Các đối tượng theo dõi chi tiết: Tài sản cố đònh, khách hàng,
nhà cung cấp,…
 Nhập chứng từ: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu
xuất kho, hoá đơn bán hàng,…
 Xử lý: Gồm các phân hệ xử lý như vốn bằng tiền,
mua hàng – phải trả, bán hàng – phải thu, hàng tồn kho, quản lý tài sản, chi phí
giá thành, kế toán tổng hợp, hệ thống.
Vốn bằng tiền: Theo dõi thu chi tiền mặt tức thời tại quỹ tiền mặt và tiền
gửi tại các ngân hàng theo từng loại tiền VND, USD,… Lập và in phiếu thu,
phiếu chi, ủy nhiệm chi bằng máy vi tính.
Thanh toán cho các hoá đơn mua hàng, thu tiền bán hàng, cấn trừ công nợ.
Dễ dàng theo dõi, quản lý thông qua nhiều hình thức sổ sách kế toán tùy
chọn. In sổ nhật ký thu, nhật ký chi, sổ quỹ, lưu chuyển tiền tệ,…
Mua hàng và phải trả cho người bán: Quản lý hàng nhập mua theo từng
mặt hàng và nhà cung cấp, đồng thời theo dõi công nợ với người bán, người
vận chuyển cũng như đối chiếu với việc thanh toán công nợ theo từng hoá đơn,
lô hàng, hợp đồng, hạn thanh toán.
Tính và phân bổ chi phí mua hàng theo từng lần mua để có được giá vốn
chính xác phục vụ phân hệ quản lý hàng tồn kho.
Theo dõi thuế nhập khẩu và thuế GTGT đầu vào trên hóa đơn mua hàng…
Bán hàng và phải thu của người mua: Quản lý hàng bán bắt đầu từ việc
lập và in hoá đơn trên máy tính. Khai báo tự động tính và đònh khoản thuế
GTGT đầu ra cũng như chiết khấu bán hàng, giảm giá, khuyến mại theo nhiều
cách khác nhau.

Cho phép quản lý và hạch toán thuận lợi hàng bán trả lại. Chọn hóa đơn để
tự động lấy giá vốn khi nhập hàng bán bò trả lại. Quản lý công nợ phải thu của
khách hàng theo hạn thanh toán. Báo cáo bán hàng, Phân tích bán hàng đa
dạng và có thể tuỳ chọn theo nhiều tiêu thức khác nhau như theo ngày, cách
thức bán hàng, kết quả bán hàng theo từng bộ phận, nhân viên bán hàng…
Báo cáo công nợ phải thu theo hạn thanh toán của từng đối tượng, Hoá đơn
bán hàng, Tổng hợp phát sinh của đối tượng theo tài khoản…
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 10
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ
Quản lý hàng tồn kho: Quản lý nhập xuất tồn kho của vật tư hàng hóa,
bắt đầu từ khâu lập và in phiếu nhập, phiếu xuất bằng máy vi tính, đồng thời
nhận số liệu từ phân hệ mua hàng và bán hàng nhằm có được thông tin chính
xác để kiểm soát lượng hàng hoá tồn kho, hết tồn, tồn tối thiểu hay tồn tối đa.
Nhiều tính năng trợ giúp quản lý vật tư số lượng lớn như: Cho phép lập các
chứng từ xuất lắp ráp, xuất chuyển thẻ, cho phép nhập xuất nhiều vật tư của
nhiều kho trên cùng một chứng từ, điều chuyển kho nội bộ dễ dàng. Nhập xuất
theo đơn vò tính thực tế, sau đó quy đổi với đơn vò tính tồn kho (Tấn -><- Kg,
Thùng -><- Hộp, chai… ), có giải pháp cho kiểm kê đònh kỳ.
Tính giá xuất vật tư theo nhiều phương pháp: Bình quân tháng, Bình quân di
động, Đích danh và nhập trước xuất trước.
Báo cáo: Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn vật tư hàng hóa, Sổ chi tiết vật tư,
Thẻ kho, Báo cáo kiểm kê vật tư hàng hóa (vật tư, hàng hóa kém phẩm chất),
Báo cáo vật tư chậm luân chuyển, Sổ chi tiết bán hàng, Tổng hợp nhập xuất
kho theo tài khoản đối ứng, Báo cáo tồn kho chi tiết, Bảng chi tiết vật tư nhập
xuất tồn theo tháng…
Chi phí & giá thành: Tập hợp, theo dõi chi phí xuất dùng trực tiếp cho
từng sản phẩm, công trình hoặc nhóm sản phẩm, nhóm công trình… theo từng
giai đoạn.
Khai báo giá thành kế hoạch, so sánh giá thành thực tế với giá thành kế
hoạch để từ đó có được những phân tích sắc bén làm cơ sở đề ra các quyết đònh

điều hành doanh nghiệp có hiệu quả. Tính và xác đònh giá trò dở dang trên dây
chuyền sản xuất theo bán thành phẩm cũng như hoàn nguyên về các yếu tố cấu
thành.
Tự động phân bổ, kết chuyển chi phí. Cho phép phân bổ chi phí chung theo
nhiều tiêu thức.
Tính giá thành theo các phương pháp: Phương pháp trực tiếp, loại trừ, phân
bước, hệ số, đònh mức…
Bảng tính giá thành và các yếu tố cấu thành sản phẩm. Bảng tổng hợp và chi
tiết chi phí theo khoản mục, Bảng kê chi phí theo khoản mục.
Kế toán tổng hợp: Kết nối hữu cơ với các phân hệ vốn bằng tiền, mua
hàng, hàng tồn kho, bán hàng, tài sản, giá thành. Là nơi tập hợp các dữ liệu để
lên báo cáo tài chính cũng như báo cáo thuế.
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 11
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ
Ngoài các dữ liệu từ các phân hệ khác thì kế toán tổng hợp còn tạo ra các
bút toán khoá sổ, kết chuyển, điều chỉnh tự động để lên các báo cáo, sổ sách
theo chế độ kế toán.
Sổ kế toán: Sổ cái, sổ chi tiết, bảng cân đối tài khoản, các sổ nhật ký…
Các báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả sản xuất kinh
doanh: Lãi lỗ, Tình hình thực hiện nghóa vụ với nhà nước. Báo cáo lưu chuyển
tiền tệ. Thuyết minh báo cáo tài chính: Chi phí SXKD theo yếu tố, tình hình
tăng giảm nguồn vốn chủ sở hữu…
Báo cáo tổng hợp thuế và các khoản phải nộp Nhà nước: Tờ khai thuế
GTGT, Bảng kê chứng từ hàng hoá dòch vụ, mua vào, bán ra, Bảng kê chứng từ
hàng hóa mua vào có hoá đơn bán hàng, Báo cáo quyết toán thuế GTGT, Tờ
khai chi tiết doanh thu, chi phí, thu nhập, Bảng kê tình hình nộp thuế.
Hệ thống các báo cáo về tình hình thu chi các quỹ tại đơn vò…
Quản trò hệ thống: Là phân hệ làm nền tảng cho các phân hệ khác. Cho
phép người sử dụng dễ dàng khai báo, thiết lập các tham số hệ thống của phần
mềm cho phù hợp với yêu cầu. Tính năng bảo mật cho phép phân quyền truy

cập, bảo mật chi tiết đến từng chức năng sử dụng, danh mục, chứng từ với từng
người sử dụng.
Công cụ trợ giúp theo ngữ cảnh. Ở từng màn hình khi nhập chứng từ hay khi
lên báo cáo, ta chỉ cần bấm F1 để nhận được trợ giúp cần thiết.
Chức năng tìm kiếm và tự sửa lỗi dữ liệu. Tìm sự khác biệt giữa số liệu ban
đầu của vật tư, kế toán, giá thành. Kiểm tra các chứng từ chưa chuyển vào sổ
cái. Liệt kê các chứng từ xuất khi kho đã hết hàng. Kiểm tra tính toàn vẹn của
danh mục với các nghiệp vụ phát sinh.
Cho phép liên kết dữ liệu, số liệu phân tán trên môi trường mạng đa người
dùng, tổng hợp số liệu các chi nhánh, đơn vò thành viên với số liệu Văn phòng
Công ty để lên báo cáo quyết toán thông qua chức năng truyền nhận dữ liệu.
Việc tổng hợp dữ liệu từ nhiều hình thức khác nhau: báo cáo, chứng từ chi tiết.
Các tiện ích khác: Tự động sao lưu số liệu theo lòch đã lập. Công cụ kết xuất
dữ liệu ra Excel, Word và file DBF…
Đầu ra:
Các sổ sách như: Nhật ký thu, nhật ký chi, sổ quỹ, lưu chuyển tiền tệ, sổ chi
tiết vật tư, sổ cái, sổ chi tiết, bảng cân đối tài khoản,…
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 12
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ
Các báo cáo: Báo cáo công nợ phải thu theo hạn thanh toán của từng đối
tượng, hoá đơn bán hàng, tổng hợp phát sinh của đối tượng theo tài khoản,
bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn vật tư hàng hóa, bảng kê chi phí theo khoản
mục, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, báo cáo lưu
chuyển tiền tệ, bảng thuyết minh báo cáo tài chính,...
 Kiểm soát: Bao gồm các chính
sách và các thủ tục thực hiện chính sách được thiết lập bởi cấp lãnh đạo và
được toàn thể doanh nghiệp tuân thủ nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để
đạt được ba mục tiêu:
+ Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
+ Các luật lệ và qui đònh hiện có được tuân thủ.

+ Các hoạt động kiểm soát là hữu hiệu và hiệu quả.
Nhằm ngăn chặn các rủi ro gây mất an toàn dữ liệu ta có một số hoạt động
kiểm soát như sau:
+ Hệ thống đa quản gia (Multi server systems): Hệ thống này dùng tốu
thiểu hai máy phục vụ mạng. Hai máy này được lắp đặt ở hai không gian khác
biệt nhưng có khả năng thay thế cho nhau tức thời nhằm làm cho hệ thống vẫn
hoạt động bình thường nếu rủi ro một máy bò hỏng.
+ Hệ thống mật khẩu, nhận dạng: Các hệ thống nhận dạng người dùng
hợp lệ phổ biến là hệ thống mật khẩu (password). Trong các hệ thống bảo mật
cao, người ta dùng hệ thống nhận dạng người dùng qua vân tay hoặc qua hình
ảnh của đồng tử trong mắt ngườidùng.
+ Hệ thống mã hóa: Các dữ liệu thông tin được truyền đi đều có nguy cơ
bò lấy trộm, sửa đổi rồi truyền trả lại. Vì thế trước khi truyền đi trên đường
truyền (hữu tuyến hoặc vô tuyến), thủ tục mã hóa dữ liệu thường được áp dụng.
Có nhiều tiêu chuẩn mã hóa và có nhiều giải thuật mã hóa dữ liệu rất hiệu
quả.
+ Hệ thống tự động phát hiện xâm nhập bất hợp lệ: Trong các hệ thống
nhận dạng người dùng hợp lệ bằng mật khẩu (password), khi có sự xâm nhập
bất hợp lệ bằng cách thử password (thủ công hay bằng phần mềm bẻ khóa), hệ
thống sẽ báo động và có thể tự tắt (shutdown) nhằm đảm bảo an toàn cho hệ
thống.
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 13
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ
+ Hệ thống lưu trữ và theo vết mọi thâm nhập hệ thống và thay đổi hệ
thống: Tương tự như các camera quan sát, một hệ thống chương trình giám sát
thường xuyên thường trú trong hệ thống để ghi lại mọi hoạt động của hệ thống
(consol log). Hệ thống này lưu trữ và theo vết mọi thâm nhập hệ thống và thay
đổi hệ thống giúp phát hiện các sai phạm xảy đến cho hệ thống.
+ Quyền truy cập để vận hành hệ thống chỉ được giao cho các nhân viên
có trách nhiệm.

+ Phân quyền truy cập hệ thống đến từng đối tượng sử dụng theo chức
năng của mỗi người.
1.3. Tiêu Chuẩn Và Điều Kiện Của Một Phần Mềm Kế Toán Theo Thông
Tư Số 103/ 2005/ TT-BTC
Để hiểu rõ về những tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng của một phần
mềm kế toán, trước tiên chúng ta nên tìm hiểu khái niệm tiêu chuẩn và điều
kiện của một phần mềm là như thế nào?
Tiêu chuẩn phần mềm kế toán là những tiêu thức mang tính bắt buộc hoặc
hướng dẫn về chất lượng, tính năng kỹ thuật của phần mềm kế toán làm cơ sở
cho các đơn vò kế toán lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp và đơn vò sản xuất
phần mềm kế toán tham khảo khi sản xuất phần mềm kế toán.
Điều kiện áp dụng là những yêu cầu về cơ sở vật chất, quy chế kiểm soát,
bộ máy tổ chức, con người để thực hiện công việc kế toán bằng phần mềm kế
toán tại đơn vò.
1.3.1. Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán:
1.3.1.1. Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các
quy đònh của Nhà nước về kế toán; khi sử dụng phần mềm kế toán không làm
thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy đònh tại các
văn bản pháp luật hiện hành về kế toán.
Phần mềm kế toán áp dụng tại các đơn vò kế toán phải đảm bảo các yêu
cầu của pháp luật hiện hành về kế toán theo các nội dung sau:
 Đối với chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán nếu được lập và in ra
trên máy theo phần mềm kế toán phải đảm bảo nội dung của chứng từ kế toán
quy đònh tại điều 17 của Luật Kế toán và qui đònh cụ thể đối với mỗi loại
chứng từ kế toán trong các chế độ kế toán hiện hành. Đơn vò kế toán có thể bổ
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 14
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ
sung thêm các nội dung khác vào chứng từ kế toán được lập trên máy vi tính
theo yêu cầu quản lý của đơn vò kế toán, trừ các chứng từ kế toán bắt buộc
phải áp dụng đúng mẫu quy đònh. Chứng từ kế toán điện tử được sử dụng để

ghi sổ kế toán theo phần mềm kế toán phải tuân thủ các quy đònh về chứng từ
kế toán và các quy đònh riêng về chứng từ điện tử.
 Đối với tài khoản kế toán và phương pháp kế toán: Hệ thống tài
khoản kế toán sử dụng và phương pháp kế toán được xây dựng trong phần
mềm kế toán phải tuân thủ theo quy đònh của chế độ kế toán hiện hành phù
hợp với tính chất hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vò. Việc mã hoá các tài
khoản trong hệ thống tài khoản và các đối tượng kế toán phải đảm bảo tính
thống nhất, có hệ thống và đảm bảo thuận lợi cho việc tổng hợp và phân tích
thông tin của ngành và đơn vò.
 Đối với hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán được xây dựng trong phần
mềm kế toán khi in ra phải đảm bảo các yêu cầu: Đảm bảo đầy đủ sổ kế toán;
đảm bảo mối quan hệ giữa các sổ kế toán với nhau; Đảm bảo có thể kiểm tra,
đối chiếu số liệu giữa các sổ; phải có đủ nội dung chủ yếu theo quy đònh về sổ
kế toán trong các chế độ kế toán hiện hành; số liệu được phản ánh trên các sổ
kế toán phải được lấy từ số liệu trên chứng từ đã được truy cập; đảm bảo tính
chính xác khi chuyển số dư từ sổ này sang sổ khác. Đơn vò kế toán có thể bổ
sung thêm các chỉ tiêu khác vào sổ kế toán theo yêu cầu quản lý của đơn vò.
 Đối với báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính được xây dựng trong
phần mềm kế toán khi in ra phải đúng mẫu biểu, nội dung và phương pháp tính
toán các chỉ tiêu theo quy đònh của chế độ kế toán hiện hành phù hợp với từng
lónh vực. Việc mã hoá các chỉ tiêu báo cáo phải đảm bảo tính thống nhất, thuận
tiện cho việc tổng hợp số liệu kế toán giữa các đơn vò trực thuộc và các đơn vò
khác có liên quan.
 Chữ số và chữ viết trong kế toán: Chữ số và chữ viết trong kế toán
trên giao diện của phần mềm và khi in ra phải tuân thủ theo quy đònh của Luật
kế toán. Trường hợp đơn vò kế toán cần sử dụng tiếng nước ngoài trên sổ kế
toán thì có thể thiết kế, trình bày song ngữ hoặc phiên bản song song bằng
tiếng nước ngoài nhưng phải thống nhất với phiên bản tiếng Việt. Giao diện
mỗi màn hình phải dễ hiểu, dễ truy cập và dễ tìm kiếm.
 In và lưu trữ tài liệu kế toán: Tài liệu kế toán được in ra từ phần

mềm kế toán phải có đầy đủ yếu tố pháp lý theo quy đònh; đảm bảo sự thống
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 15
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ
nhất giữa số liệu kế toán lưu giữ trên máy và số liệu kế toán trên sổ kế toán,
báo cáo tài chính được in ra từ máy để lưu trữ. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán
trên máy được thực hiện theo quy đònh về thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán hiện
hành. Trong quá trình lưu trữ, Đơn vò kế toán phải đảm bảo các điều kiẹân kỹ
thuật để có thể đọc được các tài liệu lưu trữ.
1.3.1.2. Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ
sung phù hợp với những thay đổi nhất đònh của chế độ kế toán và chính sách
tài chính mà không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu đã có.
 Có khả năng đảm bảo khâu khai báo dữ liệu ban đầu kể cả trường
hợp bổ sung các chứng từ kế toán mới, sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung cách ghi
chép một số chứng từ kế toán đã được sử dụng trong hệ thống. Có thể loại bỏ
bớt các chứng từ kế toán không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống.
 Có thể bổ sung tài khoản mới hoặc thay đổi nội dung, phương
pháp hạch toán đối với các tài khoản đã được sử dụng trong hệ thống. Có thể
bỏ bớt các tài khoản không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống.
 Có thể bổ sung mẫu sổ kế toán mới hoặc sửa đổi lại mẫu biểu,
nội dung, cách ghi chép các sổ kế toán đã được sử dụng trong hệ thống nhung
phải đảm bảo tính liên kết có hệ thống với các sổ kế toán khác. Có thể loại bỏ
bớt sổ kế toán không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống.
 Có thể bổ sung hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung, cách lập và
trình bày báo cáo tài chính đã được sử dụng trong hệ thống. Có thể loại bỏ bớt
báo cáo tài chính không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống.
1.3.1.3. Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự
chính xác về số liệu kế toán:
 Tự động xử lý, lưu giữ số liệu trên nguyên tắc tuân thủ các quy
trình kế toán cũng như phương pháp tính toán các chỉ tiêu báo cáo tài chính
theo quy đònh hiện hành.

 Đảm bảo sự phù hợp, không trùng lắp giữa các số liệu kế toán.
 Có khả năng tự động dự báo, phát hiện và ngăn chặn các sai sót
khi nhập dữ liệu và quá trình xử lý thông tin kế toán.
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 16
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ
1.3.1.4. Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin
và an toàn dữ liệu:
 Có khả năng phân quyền đến từng người sử dụng theo chức năng,
gồm: Kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) và người làm kế toán.
Mỗi vò trí được phân công có nhiệm vụ và quyền hạn được phân đònh rõ
ràng, đảm bảo người không có trách nhiệm không thể truy cập vào công việc
của người khác trong phần mềm kế toán của đơn vò, nếu không được người có
trách nhiệm đồng ý.
 Có khả năng tổ chức theo dõi được người dùng theo các tiêu thức,
như: Thời gian truy cập thông tin kế toán vào hệ thống, các thao tác của người
truy cập vào hệ thống, các đối tượng bò tác động của thao tác đó……
 Có khả năng lưu lại các dấu vết trên sổ kế toán về việc sửa chữa
các số liệu kế toán đã được truy cập chính thức vào hệ thống phù hợp với từng
phương pháp sửa chữa sổ kế toán theo quy đònh; đảm bảo chỉ có người có trách
nhiệm mới được quyền sửa chữa sai sót đối với các nghiệp vụ đã được truy cập
chính thức vào hệ thống.
 Có khả năng phục hồi được các dữ liệu, thông tin kế toán trong
các trường hợp phát sinh sự cố kỹ thuật đơn giản trong quá trình sử dụng.
1.3.2. Điều kiện của phần mềm kế toán:
 Phần mềm kế toán trước khi đưa vào sử dụng phải được đặt tên,
thuyết minh rõ xuất sứ, tính năng kỹ thuật, mức độ đạt các tiêu chuẩn hướng
dẫn tại Thông tư này và các quy đònh hiện hành về kế toán.
 Phần mềm kế toán khi đưa vào sử dụng phải có tài liệu hướng
dẫn cụ thể kèm theo để giúp người sử dụng vận hành an toàn, có khả năng xử
lý các sự cố đơn giản.

 Phần mềm kế toán do tổ chức, cá nhân ngoài đơn vò kế toán
cung cấp phải được bảo hành trong thời hạn do hai bên thỏa thuận, ít nhất phải
hoàn thành công việc kế toán của một năm tài chính.
1.3.3. Điều kiện áp dụng phần mềm kế toán:
1.3.3.1. Đảm bảo điều kiện kỹ thuật:
 Đơn vò kế toán phải căn cứ vào tổ chức hoạt động sản xuất, kinh
doanh và yêu cầu quản lý chung, từng phần hành, từng bộ phận cụ thể của đơn
vò mình để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp. Phần mềm kế toán được lựa
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 17
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ
chọn phải đảm bảo tiêu chuẩn, điều kiện phù hợp với tổ chức hoạt động và yêu
cầu quản lý của đơn vò.
 Đơn vò kế toán phải trang bò hệ thống thiết bò về tin học phù hợp
với yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ tin học của cán bộ quản lý, đội ngũ nhân
viên kế toán.
 Đơn vò kế toán được vận hành thử nghiệm trước khi áp dụng chính
thức phần mềm kế toán nhưng việc thử nghòêm phải được tiến hành song song
với việc ghi sổ bằng tay (trường hợp đơn vò chưa áp dụng phần mềm kế toán)
hoặc thực hiện song song với phần mềm kế toán mà đơn vò đang áp dụng
(trường hợp đơn vò đã áp dụng phần mềm kế toán). Sau quá trình thử nghiệm,
nếu phần mềm kế toán đáp ứng được tiêu chuẩn của phần mềm kế toán và yêu
cầu kế toán của đơn vò thì đơn vò mới triển khai áp dụng chính thức.
 Đơn vò kế toán phải xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế toán
trên máy vi tính theo các yêu cầu:
Quản lý máy chủ (nếu có); quản lý dữ liệu; kiểm tra, kiểm soát việc đưa
thông tin từ ngoài vào hệ thống; thực hiện công việc sao, lưu dữ liệu đònh kỳ;
phân quyền đối với các máy nhập và xử lý số liệu; phân đònh chức năng của
từng người trong bộ máy kế toán.
 Đơn vò kế toán phải tổ chức trang bò và sử dụng các thiết bò lưu trữ
an toàn cho hệ thống, được bố trí và vận hành theo đúng yêu cầu kỹ thuật.

1.3.3.2. Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán:
 Đơn vò kế toán phải lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toán
có đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ kế toán, trình độ sử dụng máy vi tính
đáp ứng yêu cầu sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính.
 Đơn vò kế toán phải lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu
công việc: Lập chứng từ vào máy ; kiểm tra việc nhập số liệu vào máy ; thực
hiện các thao tác trên máy theo yêu cầu của phần mềm kế toán ; phân tích các
số liệu trên sổ kế toán và báo cáo tài chính, quản trò mạng và quản trò thông tin
kế toán.
 Đơn vò kế toán phải quy đònh rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ
liệu trên máy tính ; chức năng, nhiệm vụ của từng người sử dụng trong hệ
thống ; ban hành quy chế quản lý dữ liệu, quy đònh chức năng, quyền hạn của
từng nhân viên ; quy đònh danh mục thông tin không được phép lưu chuyển.
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 18
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ
CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH THỰC TẾ VIỆC SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ
TOÁN TIHA TẠI CÔNG TY TNHH TMDV ĐIỆN – ĐIỆN TỬ VÀ TIN HỌC
NGUYỄN TRẦN VŨ
2.1. Giới Thiệu Khái Quát Về Tình Hình Chung Của Công Ty TNHH TMDV
Điện - Điện Tử Và Tin Học Nguyễn Trần Vũ
2.1.1. Giới Thiệu Công Ty TNHH TMDV Điện – Điện Tử Và Tin Học
Nguyễn Trần Vũ
 Tên công ty viết bằng tiếng việt: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI
DỊCH VỤ ĐIỆN – ĐIỆN TỬ VÀ TIN HỌC NGUYỄN TRẦN VŨ
 Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: NGUYEN TRAN VU
TRADING - SERVICE ELECTRIC – ELECTRONIC EQUIPMENTS AND
INFORMATION COMPANY LIMITED
 Tên công ty viết tắt: NGUYEN TRAN VU CO., LTD
 Logo của công ty:
 Đòa chỉ: 92/20 Phạm Ngọc Thạch, Phường 6, Quận 3, TP HCM

 Điện thoại: (08) 8202035 – (08) 8202036 – (08) 8800709
 Fax: 8201909
 Website: www.nguyentranvu.com
 Email:
 Mã số thuế: 0303401130
2.1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 19
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ
- Ngày 12/06/2005, Công ty TNHH Nguyễn Trần Vũ đã được Sở Kế
Họach và Đầu Tư Tp. HCM cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số
4102040032.
- Công ty Nguyễn Trần Vũ là một công ty TNHH có tư cách pháp nhân
và con dấu riêng theo pháp luật Việt Nam.
- Với tổng số vốn điều lệ : 700.000.000 đồng (bảy trăm triệu đồng)
Trong đó: Hiện kim 700.000.000 đồng
- Giai đoạn mới thành lập: Công ty gặp nhiều khó khăn nhất đònh như :
về vốn, cơ sở hạ tầng, trang thiết bò, lao động, và sự cạnh tranh của các đơn vò
cùng ngành nhưng khó khăn lớn nhất của công ty là làm sao công ty có được
chổ đứng trên thò trường. Tuy nhiên sau một thời gian khắc phục khó khăn và
với sự lãnh đạo của ban giám đốc, vò trí của công ty trên thương trường ngày
càng vững mạnh và ngày càng có nhiều hợp đồng
- Giai đoạn sau này: So với thời gian mới thành lập thì giai đoạn này công
ty đã có những bước tiến đáng kể hơn như việc ổn đònh kinh doanh, về trình
độ quản lý và trình độ tay nghề của nhân viên. Công ty với qui mô sản xuất
ngày càng mở rộng, ngày càng được nâng cao, quản lý và điều hành công ty
hợp lý đã tạo cho công ty có chỗ đứng trên thò trường.
2.1.1.2. Ngành nghề kinh doanh:
- Mua bán thiết bò điện - điện tử, thiết bò văn phòng, máy vi tính và linh
kiện.
- Sản xuất phần mềm tin học (trừ cung cấp và ứng dụng công nghệ thông

tin về kế toán).
- Thiết kế trang web.
- Lắp đặt, sửa chữa và bảo trì máy vi tính và linh kiện, he thống mạng
máy vi tính và điện thoại, máy văn phòng.
- Đại lý kí gửi hàng.
2.1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn:
2.1.1.3.1. Chức năng: Mua và phân phối sỉ và lẻ các mặt hàng điện –
điện tử , linh kiện máy vi tính.
2.1.1.3.2. Nhiệm vụ:
- Kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng kí theo giấy phép kinh
doanh
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 20
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ
-Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh đã đề ra, đã
đăng kí với khách hàng.
-Thực hiện phân công, phân phối lao động hợp lí, đúng bộ luật lao
động của Nhà nứơc
- Huy động vốn kinh doanh trên cơ sở nguồn vốn tự do, vay vốn,
huy động các nguồn khác nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh đáp ứng nhu cầu
trong nước.
- Công ty hoạt động theo cơ chế thò trường, chòu sự quản lý của
Nhà nước, đảm bảo việc hạch toán, tự chòu trách nhiệm, tự hoàn vốn, làm tròn
nghóa vụ với Nhà nước.
- Thực hiện các chính sách Nhà nước về lao động, nâng cao mức
sống của các cán bộ nhân viên.
2.1.1.3.3. Quyền hạn: Công ty tự chủ kinh doanh, hình thức kinh doanh,
đầu tư, chủ động mở rộng quy mô và ngành nghề kinh doanh. Được tự do lựa
chọn hình thức, phương thức huy động, phân bổ và sử dụng vốn. Chủ động tìm
kiếm thò trường, khách hàng và ký kết hợp đồng. Công ty có quyền chủ động
ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại để nâng cao hiệu quả kinh doanh và

khả năng cạnh tranh, tự chủ quyết đònh các công việc kinh doanh và quan hệ
nội bộ, có quyền tuyển dụng, thuê và sử dụng lao động theo yêu cầu kinh
doanh. Bên cạnh đo.ù Công ty còn có quyền chiếm hữu, sử dụng, đònh đoạt tài
sản của doanh nghiệp.
2.1.2. Cơ Cấu Tổ Chức Và Bộ Máy Quản Lý Của Công Ty
Sơ đồ 2.1: Cơ Cấu Tổ Chức Và Bộ Máy Quản Lý Của Công Ty
2.1.2.1 Chức năng của các phòng ban:
 Ban giám đốc: Có trách nhiệm điều hành mọi họat động sản xuất
kinh doanh của công ty. Bao gồm:
- Giám đốc: là người đứng đầu bộ máy quản lý, đại diện cho cán bộ
công nhân viên toàn công ty có quyền quyết đònh và điều hành mọi họat động
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 21
BAN GIÁM ĐỐC
Phòng
kinh
doanh
Phòng kế
toán
Phòng tổ
chức hành
chính
Phòng
kỹ thuật
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ
của công ty, cũng như chòu trách nhiệm trước công ty và toàn thể cán bộ công
nhân viên về kết quả họat động kinh doanh của đơn vò.
- Phó giám đốc: là người trợ giúp và hỗ trợ cho giám đốc trong việc lãnh
đạo mọi họat động của công ty.
 Phòng kinh doanh :
- Tìm hiểu thò trường, đàm phán giao dòch với khách hàng.

- Tổ chức chỉ đạo thực hiên các hợp đồng kinh tế đã được ký kết với
khách hàng trong và ngoài nước.
- Lập kế hoạch kinh doanh trong từng tháng, quý, năm.
- Lập ra kế hoạch phân phối sản phẩm có hiệu quả cho các nơi có nhu
cầu, giới thiệu sản phẩm với khách hàng để việc tiêu thụ sản phẩm đạt kết quả
tốt nhất.
- Tham mưu cho ban giám đốc về công tác kế hoạch thò trường, tiêu thụ
sản phẩm.
 Phòng kỹ thuật: Tiến hành sửa chữa, bảo trì, bảo hành linh kiện máy
vi tính … cho khách hàng theo những thông tin trên phiếu sửa chữa mà khách
hàng yêu cầu.
 Phòng kế toán: Giám sát các hoạt động kinh doanh, tiến hành việc
hạch toán thông qua ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản
lý tài chính của công ty.
 Phòng tổ chức hành chính :
- Sắp xếp cơ cấu tổ chức có hiệu quả.
- Thực hiện việc khen thưởng, đề bạt, nâng lương cho công nhân viên.
- Lưu trữ thư từ, công văn, nhận và gửi Fax của công ty.
- Chòu trách nhiệm về các nhiệm vụ hành chính của công ty, tổ chức
quản lý nhân sự.
2.1.2.2. Giới thiệu về bộ máy kế toán:
Sơ đồ 2.2: bộ máy kế toán của công ty
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 22Kế toán
kho
Kế toán
công nợ
Thủ quỹ
Kế toán trưởng
Kế toán
tổng hợp

Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ
2.1.2.2.1. Chức năng của bộ máy kế toán:
 Kế toán trưởng: là người trực tiếp tổ chức và điều hành công tác kế
toán toàn Công ty, phân công và theo dõi công việc của từng kế toán viên. Tổ
chức ghi chép tính toán, phản ảnh tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và
phân tích kết quả kinh doanh. Lập và gửi lên cấp trên đầy đủ, đúng hạn các
báo cáo kế toán, tổ chức báo cáo kiểm tra, xét duyệt báo cáo quyết toán của
công ty, tổ chức hướng dẫn, phổ biến việc thực hiện các chế độ, thể lệ tài chính
của nhà nước cho các bộ phận trong công ty. Đồng thời phối hợp các phòng ban
để lập báo cáo tài chính.
 Kế toán tổng hợp: tổng hợp số liệu từ bộ phận kế toán chi tiết, tiến
hành hạch toán tổng hợp để lập Báo cáo tài chính hàng tháng, hàng quý, hàng
năm cho kế toán trưởng duyệt. Nghiên cứu các chính sách tài chính, hướng dẫn
nghiệp vụ kế toán cho các kế toán viên. Giúp kế toán trưởng nắm bắt được các
số liệu kế toán của công ty kòp thời.
 Kế toán kho:
- Lập phiếu nhập - xuất kho sản phẩm, theo dõi hàng tồn kho đònh kỳ.
- Hoạch toán tình hình biến động của hàng hóa, ghi chép vào sổ sách
các loại hàng hóa.
- Lập báo cáo đònh kỳ về các loại hàng hóa.
 Kế toán công nợ: Theo dõi tình hình thanh toán trong công ty với
khách hàng và các khoản phải thu.
 Thủ quỹ: Quản lý và chòu trách nhiệm toàn bộ tiền mặt của công ty.
Tuân thủ theo quy đònh về thu, chi tiền do Ban Giám đốc và bộ phận kế toán
ban hành. Hàng tháng phải kiểm kê số tiền tồn quỹ và đối chiếu với sổ sách
các bộ phận có liên quan.
2.1.2.2.2. Tổ chức công việc:
 Năm tài chính: Năm tài chính của công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01
và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
• Đơn vò tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đơn vò tiền tệ sử dụng

trong kế toán là Đồng Việt Nam (VND), đô la Mỹ (USD).
• Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng Chế độ kế toán
doanh nghiệp Việt Nam.
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 23
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ
• Hình thức kế toán áp dụng: Công ty sử dụng hình thức Nhật
ký - Chứng từ :
Trình tự ghi sổ:
- Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán, sau khi đã kiểm tra tính hợp
pháp, nhân viên kế toán tiến hành đònh khoản trên chứng từ kế toán làm cơ sở
để ghi trực tiếp vào Nhật ký Chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
- Đốivới các loại chi phí kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính
phân bổ, các chứng từ gốc sẽ được tập hợp và phân loại trong các bảng phân
bổ, sau đó tổng cộng ghi vào Bảng kê và Nhật ký Chứng từ có liên quan.
- Cuối tháng số liệu trên bảng kê, sổ chi tiết sẽ được tổng cộng là cơ sở
ghi vào Nhật ký Chứng từ. Cuối tháng khóa sổ, cộng số liệu trên Nhật ký
Chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu giữa Nhật ký Chứng từ với các sổ, thẻ kế
toán chi tiết rồi lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký Chứng từ ghi vào sổ cái.
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký Chứng từ
: ghi hàng ngày
: ghi cuối tháng
: đối chiếu, kiểm tra
 Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán: Nhìn chung, các
chứng từ kế toán tại Công ty TNHH TMDV điện – điện tử và tin học Nguyễn
Trần Vũ đều thực hiện đúng theo biễu mẫu, nội dung, phương pháp lập do Bộ
Tài Chính ban hành. Ngoài ra công ty còn sử dụng một số chứng từ khác phục
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 24
Chứng từ kế toán và các bảng
phân bổ
Bảng kê

NHẬT KÝ
CHỨNG TỪ
Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Sổ Cái
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp
chi tiết
Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Phú Tụ
vụ cho nhu cầu quản lý nội bộ của mình như thẻ chấm công, phiếu ra cổng,
bảng cân đối công đoạn,….
 Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán:
Báo cáo kế toán là kết quả cuả công tác kế toán trong doanh nghiệp, là
nguồn thông tin quan trọng cho các nhà quản trò cuả doanh nghiệp cũng như
cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp.
Báo cáo kế toán tại Công ty TNHH TMDV điện – điện tử và tin học
Nguyễn Trần Vũ bao gồm :
- Bảng cân đối kế toán.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
- Bảng thuyết minh báo cáo tài chính.
 Tổ chức trang bò, ứng dụng kỹ thuật tính toán và thông tin hiện đại
trong công tác kế toán:
Hiện nay việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán đang trở thành xu
thế chung của thời đại và kết quả do việc ứng dụng này mang lại hết sức to
lớn. Vì lý do đó mà việc tận dụng phần mềm Microsoft Excel và phần mềm kế
toán TiHa để xử lý các số liệu kế toán tại Công ty TNHH TMDV điện – điện
tử và tin học Nguyễn Trần Vũ là điều khách quan. Nhờ có sự hỗ trợ của máy
tính mà công việc của bộ phận kế toán đỡ vất vả hơn trong việc xử lý, chọn
lọc, tổng hợp và phân tích số liệu kế toán.
2.1.3. Khó Khăn, Thuận Lợi Và Phương Hướng Phát Triển

2.1.3.1. Khó khăn:
- Khi mới thành lập, nguồn vốn của công ty còn hạn chế,khách hàng ít.
- Bộ máy quản lý công ty chưa đủ mạnh, cán bộ công nhân viên nghiệp
vụ còn yếu về năng lực, chưa năng động, trình độ tay nghề chưa cao, năng suất
lao động thấp.
- Hiện nay, nhiều doanh nghiệp trong nước và các công ty khác kinh
doanh hàng hóa cùng loại cạnh tranh gay gắt.
2.1.3.2. Thuận lợi:
- Qua quá trình hoạt động, ban lãnh đạo công ty học hỏi thêm nhiều kiến
thức và kinh nghiệm trong lónh vực kinh doanh của mình. Nhờ yếu tố này, cùng
với sự phân tích thò hiếu của khách hàng nên ban lãnh đạo đã không ngừng
nâng cao công tác dòch vụ của công ty cũng như từng bước khẳng đònh thương
hiệu của công ty trên thò trường.
SVTH: Phạm Thò Thanh Vân Trang 25