Phát triển dịch vụ tổ chức sự kiện tại thành phố Hồ Chí Minh

B GIÁO DCăVẨăẨOăTO
TRNGăI HC KINH T TP.HCM





TRN TH PHNGăLIểN


PHÁT TRIN DCH V T CHC S KIN
TI THÀNH PH H CHÍ MINH


LUNăVNăTHC S KINH T


CHUYÊN NGÀNH : KINH DOANH NGOIăTHNG
MÃ S : 60.34.10

NGIăHNG DN KHOA HC
GS.TS. NGUYNăÔNGăPHONG


TP. H CHÍ MINH ậ NMă2012
- Trang i -

LIăCMăN

Trc ht tôi xin đc t lòng bit n và gi li cm n chân thành đn
GS.TS Nguyn ông Phong, Ging viên hng dn khoa hc, ngi đã trc tip

hng dn thc hin đ tài lun vn “Phát trin DV TCSK ti TP.HCM”, đã tn tình
ch bo và đnh hng cho tôi tìm ra hng nghiên cu, tip cn thc t, tìm kim
tài liu, x lý và phân tích s liu, gii quyt vn đ, nh đó tôi mi có th hoàn
thành lun vn cao hc ca mình.
Ngoài ra, trong quá trình hc tp, nghiên cu và thc hin đ tài tôi còn
nhn đc nhiu s quan tâm góp ý, h tr quý báu ca quý thy cô, đng nghip,
bn bè và ngi thân. c bit tôi xin đc cm n các anh, ch đang làm vic ti
các DN có nhu cu TCSK và các DN kinh doanh DV qung cáo ti TP.HCM đã cho
tôi nhng ý kin đánh giá khách quan đ tôi có đc nhng kt qu xác thc trong
bài nghiên cu này.
Trân trng.
Ngi thc hin
Trn Th Phng Liên
- Trang ii -

LIăCAMăOAN

Tôi xin cam đoan lun vn này là do chính tôi nghiên cu và thc hin.
Các s liu và thông tin trong lun vn này đu có ngun gc, trung thc và đc
phép công b.

Tác gi lun vn
Trn Th Phng Liên
- Trang iii -

DANHăMCăCÁCăTăVITăTT

1. Agency : DN kinh doanh, cung ng dch v qung cáo/T chc s kin
2. ATL : Above The Line
3. BTC : Ban T Chc

4. BTL : Below The Line
5. Client : DN s dng dch v qung cáo/ T chc s kin
6. DN : Doanh nghip
7. DV : Dch v
8. Event : S kin
9. KH : Khách hàng
10. NXB : Nhà xut bn
11. QC : Qung cáo
12. Supplier : Nhà cung cp
13. SK : S kin
14. TCSK : T chc s kin
15. TP.HCM : Thành ph H Chí Minh


- Trang iv -

DANHăMC CÁCăBNG


Trang
Bng 2.1.1.3. So sánh các loi hình cung cp DV qung cáo
31
Bng 2.1.2.1. Mu kho sát doanh nghip cung ng DV TCSK
35
Bng 2.1.3.1: Mu kho sát các doanh nghip s dng DV TCSK
46
Bng 2.1.3.3: Mc đ quan trng ca công c TCSK
47
Bng 2.1.3.6: Các đánh giá các công ty cung ng DV TCSK
51

- Trang v -

DANHăMCăCÁCăHÌNH - BIUă


Trang
Hình 1.2.4. Các nhân t tác đng đn s phát trin ca DV TCSK
25
Biu đ 2.1.1.1. S la chn ngh nghip ca sinh viên
28
Biu đ 2.1.1.2: Các DV cung ng bi công ty qung cáo
29
Biu đ 2.1.2.2: Các DV cung ng bi công ty qung cáo
37
Biu đ 2.1.2.3: i tng Khách hàng cung ng
38
Biu đ 2.1.2.4: Các chính sách công ty qung cáo áp dng
40
Biu đ 2.1.2.5: Các yu t giúp doanh nghip thng thu
41
Biu đ 2.1.2.6: Nhng khó khn khi cung ng DV
43
Biu đ 2.1.2.7: nh hng phát trin ca doanh nghip
44
Biu đ: 2.1.2.8: Mc phí dch v công ty QC đang áp dng
45
Biu đ 2.1.3.2: Các công c Marketing trong doanh nghip
47
Biu đ 2.1.3.4: Ngun lc khi thc hin chng trình SK
48

Biu đ 2.1.3.5: Lý do doanh nghip s dng DV TCSK
50
Biu đ 2.1.3.7: Các yu t cân nhc khi la chn DV TCSK
52
Biu đ 2.1.3.8: Mc phí DV DN s dng DV đ ngh
53
Biu đ 2.1.3.9: Nhng đ xut ca DN s dng DV TCSK
54

- Trang vi -



MC LC

Trang
LIăCMăN i
LIăCAMăOAN ii
DANHăMCăCÁCăTăVITăTT iii
DANHăMCăCÁCăBNG iv
DANHăMCăCÁCăHỊNHă- BIUă v
MăU
1.1 TăVNă 1
1.2 MCăTIểUăNGHIểNăCU 2
1.3 TệNHăMIăVẨăịNGăGịPăCAăăTẨIăNGHIểNăCU 2
1.3.1 VămtălỦălun 2
1.3.2 Vămtăthcătin 3
1.4 IăTNGăNGHIểNăCUăVẨăPHMăVIăNGHIểNăCU 3
1.4.1 iătngănghiênăcu 3
1.4.2 Phmăviănghiênăcu 3
1.5 PHNGăPHÁPăNGHIểNăCU 3
1.6 BăCCăCAăăTẨI 4
Chngă1
CăSăKHOAăHC VăDCHăVăTCSKăTRONGăNNăKINHăT 6
1.1. TNGăQUANăVăTCSKăVẨăDVăTCSK 6
1.1.1. TngăquanăvăTCSK 6
1.1.1.1. KháiănimăvăTCSK 6

1.1.1.2. VaiătròăcaăTCSK 6
1.1.1.3. PhơnăloiăTCSK 7
1.1.1.4. Quy trình TCSK 8
1.1.2. TngăquanăvăDVăTCSK 17
- Trang vii -

1.1.2.1. KháiănimăDVăTCSK 17
1.1.2.2. căđimăcaăDVăTCSK 18
1.1.2.3. VaiătròăcaăDVăTCSK 18
1.2. CăSăLụăTHUYTăVăPHÁTăTRINăTHăTRNG 20
1.2.1. LỦăthuytăcungăậ cuăvăDVăTCSK 20
1.2.1.1. LỦăthuytăcungăDVăTCSK 20
1.2.1.2. LỦăthuytăcuăDVăTCSK 21
1.2.1.3. Miăquanăhăcungăậ cuăđiăviăsăphátătrinăcaăDVăTCSK 21
1.2.2. CăsălỦăthuytăvăcnhătranhătácăđngăđnăDVăTCSK 22
1.2.3. CácăyuătăvămôătácăđngăđnăsăphátătrinăDVăTCSK 23
1.2.4. CácănhơnătătácăđngăđnăsăphátătrinăcaăDVăTCSK 24
Chngă2
THCăTRNGăPHÁTăTRIN DCHăVăTCSK TIăTP.ăHCM 26
2.1. TỊNHăHỊNHăPHÁTăTRINăDVăTCSKăTIăTP.ăHCM 26
2.1.1. Tình hình chung 26
2.1.2. KtăquăkhoăsátătìnhăhìnhăcungăngăDVăTCSK 35
2.1.2.1. Muănghiênăcu 35
2.1.2.2. Dchăvăcungăng 36
2.1.2.3. Khách hàng 38
2.1.2.4. Chính sách kinh doanh 39
2.1.2.5. YuătăquanătrngăgiúpăthngăthuămtădăánăTCSK 41
2.1.2.6. NhngăkhóăkhnăkhiăcungăngăDV 41
2.1.2.7. nhăhngăphátătrin 44
2.1.2.8. Phíădchăv 45

2.1.2.9. TìmăăkimăKháchăhƠng 45
2.1.3. KtăquăkhoăsátătìnhăhìnhăsădngăDVăTCSK 46
2.1.3.1. Muănghiênăcu 46
2.1.3.2. Cácăcôngăcămarketingădoanhănghipăđƣăsădng 46
2.1.3.3. McăđăquanătrngăcaăTCSKătrongădoanhănghip 47
- Trang viii -

2.1.3.4. Ngunălcăkhiăthcăhin 48
2.1.3.5. LỦădoăDNăsădngăDVăTCSKăcaăcácăcôngătyăqungăcáo. 48
2.1.3.6. ánhăgiáăcôngătyăcungăngăDVăTCSK 50
2.1.3.7. YuătăcơnănhcăkhiălaăchnăDNăcungăngăDVăTCSK 52
2.1.3.8. PhíăDchăV 52
2.1.3.9. ăxutăcaădoanhănghip 53
2.2. ÁNHăGIÁăCHUNGăVăSăPHÁTăTRINăDVăTCSK 55
2.2.1. Nhngăđimămnhăcnăphátăhuy 55
2.2.2. Nhngăđimăyuăcnăkhcăphc 56
2.2.3. Nhngăthunăliăcnănmăbt 57
2.2.4. Nhngăkhóăkhnăcnăgiiăquyt. 57
Chngă3
KINăNGHăVẨăGIIăPHÁP 59
KTăLUN 69
HNăCH VẨăCÁCăHNGăNGHIểNăCU TIPăTHEO 70
PHăLCă1:ăTƠiăliuăthamăkho 71
PHăLCă2:ăCácătríchădn 74
PHăLCă3:ăBngăthmădòăỦăkinădành cho DN kinh doanh DV TCSK 75
PHăLCă4:ăBngăthmădòăỦăkinădƠnhăchoăDNăsădnăDVăTCSK 78
PHăLCă5:ăKtăquăkhoăsátădoanhănghipăkinhădoanhăDVăTCSK 81
PHăLCă6:ăKtăquăkhoăsátădoanhănghipăsădngăDVăTCSK 85
PHăLCă7: Danh sách DN kinh doanh DV TCSKăthamăgiaăkhoăsát 89
PHăLCă8:ăDanhăsáchăDBăsădngăDVăTCSKăthamăgiaăkhoăsát 94

PHăLCă9:ăQuyătrìnhăthcăhinăTCSK 99
PHăLCă10:ăThătcăxinăphépăTCSK 100
PHăLCă11:ăBngătiêuăchunăđánhăgiáăAgency 103

- Trang 1 -

MăU

1.1 T VNă
Có th nói các s kin (SK) din ra hàng ngày trong đi sng kinh t xã hi
trên rt nhiu lnh vc khác nhau, t quy mô nh đn quy mô ln, t cách t chc
đn gin đn cu k long trng (ví d nh các bui sinh nht, l hi, các cuc thi, ca
nhc, đón nhn huân chng, tung sn phm mi, ầ). Chính vì th mà nhu cu
TCSK cng khá phong phú, đa dng.
Kinh t vn hóa xã hi phát trin thì nhu cu t chc s kin (TCSK) càng
ln. Mt th trng rng m và ngày càng phát trin  nc ta đang đòi hi phi có
s đáp ng và tha mãn nhu cu ln. Ngành kinh doanh DV TCSK đã to ra nhiu
c hi cho các DN và s thành đt ca các nhà qun tr.
Mi cá nhân, gia đình khi có nhu cu v TCSK nh t chc sinh nht, ma
chay, hiu hầ các ch th thng t chc theo tc l, vn hóa đa phng. Và do
khách mi cng ch là ngi thân, h hàng, bn bè, đng nghip nên công tác t
chc cng không cn thit phi quá cu k, xa l. ôi khi mt s gia đình có điu
kin kinh t cng tìm đn các nhà t chc (nhà hàng, khách sn, ) nhng nhìn
chung thì cng ch chú trng đn tic tùng tip đãi khách ch cng cha chú trng
nhiu đn ni dung chng trình.
Còn đi vi các t chc, các DN khi có nhu cu v TCSK, h thng cân
nhc nhiu yu t trc khi quyt đnh là nên t t chc hay tìm đn các nhà t
chc chuyên nghip, có kinh nghim. Mt khi h đã thuê DV TCSK tc là h tin
tng rng chính các nhà t chc này s phi vch ra cho h mt hng đi sáng to
và chuyên nghip nhm mang đn cho các khách tham d SK nhng tri nghim

tích cc, đm bo giá tr gii trí ln thng mi.
Nh vy, các nhà TCSK luôn phi nm bt nhng nhu cu riêng bit ca
tng cá nhân, t chc, đ đáp ng nhng nhu cu đó mt cách chuyên nghip nht.
Tuy nhiên, vic kinh doanh DV TCSK cng rt khó khn, phc tp và gp nhiu ri
ro cho nên s tha mãn v nhu cu này còn thp, còn mt cân đi v mt cung cu
- Trang 2 -

trên th trng. Theo kt qu kho sát đc thc hin nm 2006 ca công ty nghiên
cu th trng FTA cho thy TCSK là mt công c marketing đc s dng ph
bin nht, ch đng sau qung cáo và nghiên cu th trng. Tuy nhiên, hot đng
TCSK ca TP.HCM nói riêng và c nc nói chung cha đc quy hoch chin
lc phát trin ngành trong dài hn. Chính vì th mà vic nghiên cu nhng nguyên
lý và k nng v TCSK đ vn dng t chc thành công mt SK nh mong mun
đang là vn đ cn thit đc đt ra đi vi nhng ngi quan tâm trong nhng nm
gn đây.
 nhìn nhn đi tng này chính xác và giúp cho hot đng TCSK đc
thun li, mang li hiu qu cao hn cho ngi s hu SK và Nhà t chc, tác gi
đã thc hin đ tài: “Phát trin dch v t chc s kin ti thành ph H Chí
Minh” nhm khái quát các vn đ lý lun và h thng hóa các hot đng k nng
chuyên môn nghip v sau đó nhìn nhn, đánh giá, tng hp và đ xut vi các c
quan qun lý chuyên ngành, hip hi các DN có nhu cu và các DN cung ng DV
TCSK ti TP.HCM.
1.2 MC TIÊU NGHIÊN CU
Nghiên cu phát trin DVTCSK ti TP.HCM đc thc hin nhm mc tiêu:
− Nghiên cu nhu cu s dng DV TCSK ca các DN ti TP.HCM, phân
tích tim nng và c hi cho s phát trin ca th trng TCSK.
− Phân tích tình hình phát trin DV TCSK ti TP. HCM trong thi gian
qua nhm tìm ra nhng hn ch và vng mc đang cn tr s phát trin
ca th trng.
− Kin ngh nhng gii pháp phát trin th trng TCSK góp phn vào s

phát trin hot đng kinh doanh ca DN cng nh s phát trin chung
ca xã hi.
1.3 TÍNH MI VẨăịNGăGịPăCAă TÀI NGHIÊN CU
1.3.1 V mt lý lun
Nghiên cu đã h thng hóa nhng lý lun c bn v TCSK và DV TCSK.
Kt hp gia lý thuyt cung và cu trong kinh t hc, lý thuyt cnh tranh kt hp
- Trang 3 -

vi mô hình nghiên cu các nhân t tác đng đn phía cung và phía cu ca DV
TCSK đ phân tích, đánh giá thc trng ca th trng DV TCSK ti TP.HCM.
1.3.2 V mt thc tin
Th nht,  tài đã phác ha đc tình hình phát trin DV TCSK t phía
cung và phía cu ca DV TCSK ti TP.HCM trong thi gian qua.
Th hai, nghiên cu đã đ xut các quan đim phát trin, nhóm gii pháp và
kin ngh cho s phát trin ca DV TCSK ti TP.HCM
1.4 IăTNG NGHIÊN CU VÀ PHM VI NGHIÊN CU
1.4.1 iătng nghiên cu
− DN cung cp DV TCSK. ó là các đn v có tham gia vào th trng
cung cp DV TCSK.
− DN s dng DV TCSK. ó là các đn v có nhu cu s dng DV TCSK
trên th trng
1.4.2 Phm vi nghiên cu
 tài nghiên cu đc thc hin ti TP.HCM, ni có hot đng TCSK sôi
ni nht c nc: Có th thy thành ph này là ni “đt lành” cho các ngành sn
xut thng mi DV nói chung và cho ngành qung cáo nói riêng Trong đó hot
đng DV TCSK và PR chim 58% trong các DV cung ng bi các công ty qung
cáo [1].
− Các s liu th cp đc thu thp tp trung ti TP.HCM t nm 2002 đn
nay. Tác gi chn thi đim nm 2002 do đây là thi đim Pháp lnh Qung cáo có
hiu lc thc thi, là thi đim khng đnh s quan tâm ca Nhà nc đi vi s phát

trin và tm quan trng ca hot đng qung cáo trong nn kinh t th trng, to
nn móng đu tiên cho s ra đi ca h thng pháp lut v qung cáo.
− Nghiên cu ch tp trung vào hot đng TCSK ca các doanh nghip ch
không chú trng vào nghiên cu các hot đng TCSK ca các cá nhân, chính quyn,
đoàn th.
1.5 PHNGăPHÁPăNGHIểNăCU
Nghiên cu s dng kt hp nhiuăphngăphápăkhácănhau:
- Trang 4 -

− Nghiên cu s b đc thc hin bng phng pháp đnh tính và đnh
lng. Nghiên cu đnh tính đc thc hin thông qua k thut tho lun nhóm tp
trung. Thông tin thu thp t nghiên cu đnh tính nhm khám phá b sung điu
chnh thang đo nhng nhân t tác đng đn s phát trin DV TCSK. Nghiên cu
đnh lng s b đc thc hin bng k thut phng vn trc tip. Thông tin t
nghiên cu đnh lng dung đ sàng lc các bin quan sát dung đ đo lng các
nhân t tác đng đn DV TCSK.
− Nghiên cu chính thc đc thc hin bng phng pháp nghiên cu
đnh lng thông qua phng vn trc tip các DN đã s dng DV TCSK vi s mu
là 102 và các DN kinh doanh DV TCSK vi s mu là 80. Phng pháp chn mu
ngu nhiên mang tính thun tin.
Ngoài ra, nghiên cu còn s dng mt s phngăphápăkhác:
− Phng pháp phân tích, so sánh và tng hp: da trên d liu và thông
tin thu thp đc, kt hp vi nhng kin thc đã đc hc tp, nhng kinh nghim
công tác ca bn thân, tác gi đã s dng phng pháp phân tích đ h thng hóa
các vn đ, s dng phng pháp so sánh, tng hp và đa ra nhng nhn xét, đánh
giá v hot đng ca DV TCSK ti TP.HCM trong thi gian qua.
− Phng pháp chuyên gia: đi vi các vn đ liên quan đn ni dung
nghiên cu, tác gi đã trc tip tho lun, tham kho ý kin ca mt s chuyên gia
trong lnh vc TCSK và mt s chuyên gia trong các lnh vc có liên quan.
Ngun thông tin phc v nghiên cu:

− Thông tin th cp: Thông tin t Hip Hi Qung Cáo Vit Nam, Hi
Qung Cáo TP.HCM, các website, sách, báo, tp chí chuyên ngành.
− Thông tin s cp: Thu thp và x lý bng câu hi phng vn và x lý
bng phn mm Excel và SPSS.
1.6 B CC CAă TÀI
 tài bao gm Li m đu, Kt lun và 3 chng
LI M U
: Gii thiu tng quan v đ tài nghiên cu
CHNGă1: CăS KHOA HC V PHÁT TRIN DV TCSK
- Trang 5 -

Ni dung chính ca chng này đ cp đn các vn đ mang tính lý lun liên
quan đn hot đng TCSK nh khái nim TCSK, vai trò ca TCSK, quy trình
TCSK, khái nim DV TCSK, đc đim ca DV TCSK, vai trò ca DV TCSK, các
lý thuyt v phát trin và xu hng phát trin th trng DV TCSK.
CHNGă2
: THC TRNG PHÁT TRIN DV TCSK TI TP. HCM
 cp đn hot đng TCSK ti TP.HCM trong thi gian qua đ t đó phân
tích các nhân t tác đng đn hot đng phát trin DV TCSK và đánh giá chung v
hot đng DV TCSK ti TP.HCM.
CHNGă3
: KIN NGH PHÁT TRIN DV TCSK TI TP.HCM
Trong chng này trình bày v quan đim đa ra các kin ngh phát trin DV
TCSK, các kin ngh cng nh các hn ch ca nghiên cu và đ xut hng nghiên
cu tip theo.
KT LUN: Tng kt các vn đ ca bài báo cáo.

- Trang 6 -

Chng 1

CăSăKHOAăHC
VăDCHăVăTCSKăTRONGăNNăKINHăT

1.1. TNGăQUANăVăTCSKăVẨăDVăTCSK
1.1.1. TngăquanăvăTCSK
1.1.1.1. KháiănimăvăTCSK
T chc s kin là mt phn trong toàn b chin lc tip th và qung bá
cho DN. TCSK đc nhìn nhn di nhiu góc đ khác nhau:
− Theo cách tip cn v mt xã hi hc: TCSK là mt hot đng nhm
truyn đt thông tin đn đi tng khách hàng mc tiêu đ kích thích h mua sn
phm hoc dch v mà nhà TCSK đó đã đ xut.
− Theo cách tip cn v mt kinh t hc: TCSK là hot đng nhm trình
bày cho khán gi có đc nhng hiu bit cn thit v hàng hoá, dch v và uy tín
ca doanh nghip thông qua bui s kin.
− Theo cách tip cn v mt hành vi: TCSK là mt quá trình đ truyn tin
v sn phm, dch v, doanh nghip cho các khách hàng cui cùng hoc ngi trung
gian trong mt khong không gian và thi gian nht đnh.
Mi cách tip cn nói trên đu có nhng đim hp lý nhng cng có nhng
thiu sót nht đnh. Nu ch xác đnh mc đích ca TCSK là hành đng “mua hàng
hoá dch v” thì s không bao quát ht phm vi ca hot đng TCSK. Hoc nu ch
xác đnh mc đích ca TCSK là truyn đt thông tin thì s kin đó cha đt ht mc
tiêu t chc ca nó. Tuy nhiên, cách tip cn nào cng có th thy rng, TCSK có
bn cht truyn đt thông tin và bn cht thng mi.
1.1.1.2. VaiătròăcaăTCSK
SK là s th hin nhiu mt ca đi sng cá nhân, xã hi, t chc, nên
nó là công c vô cùng hu ích trong vic xây dng và qung bá hình nh.
- Trang 7 -

Vi t cách là mt trong nhng công c ch yu ca Quan h công chúng (PR),
TCSK ngày càng tr nên ph bin và là công c đ các DN, t chc cùng lúc đt

đc nhiu mc tiêu liên quan đn vic truyn ti thông đip, xây dng hình nh,
thu li nhun v kinh t, to c hi gii trí, cng c uy tín ca t chc, đnh v
thng hiu, gii thiu sn phm vi khách hàng,ầ
Tùy theo mc tiêu khác nhau mà SK đc chia thành nhng loi hình khác
nhau. Di đây là mt s loi SK đin hình, gn vi tng mc tiêu [2]
− Hp, Hi tho: Tp hp mt s thành viên đ trao đi thông tin, quan
đim; Cung cp thông tin v sn phm mi, ý tng mi; Trao đi ý
kin; Tìm kim s đng thun; Tìm gii pháp cho các vn đ còn tn
đng.
− SK đoàn th: Tuyên dng (Thành tích công trng); Cm n (Khách
hàng, nhà cung cp); Gp g, giao lu; Gii thiu sn phm, Ghi nhn
thng hiu; K nim (các du mc thi gian, không gian,ầ)
− Gây qu: Gây qu (nghiên cu, t thin,ầ); To ý thc trong công
chúng; Thu hút nhà tài tr mi; Thu hút ngi ng h; Tng tình nguyn
viên.
− Khuyn khích: Ghi nhn doanh s bán và tho lun các vn đ liên quan;
Tp hp đi ng kinh doanh bàn chin lc phát trin trong tng lai;
Gp g gia ban lãnh đo vi đi ng kinh doanh ngoài môi trng làm
vic; Tranh th s ng h ca ni b và đi tác.
− SK đc bit: Gây s chú ý trong gii truyn thông; Gây ý thc trong
công chúng; Thu hút khách hàng mi; Gii thiu sn phm; Trao phn
thng, tng phm.
1.1.1.3. PhơnăloiăTCSK
Tùy theo mc đích và không gian t chc mà TCSK đc phân loi nh sau:
− Phân loi TCSK theo mc đích TCSK: Khai trng, khánh thành, đng
th, khi công; Gii thiu sn phm mi, hi ngh khách hàng; Hi ch; Hi ngh,
hi tho, hp báo; Din trình, phát biu ca lãnh đo trc công chúng; Biu din
- Trang 8 -

ngh thut, trình din thi trang; Chng trình hot đng nhóm; Các ngày ngh,

ngày l; K nim ngày thành lp, nhn danh hiu; Tic chiêu đãi, tic tri; T chc
các trò chi hoc các cuc thi
− Phân loi theo không gian t chc: SK trong nhà; SK ngoài tri
1.1.1.4. Quy trình TCSK
TCSK đc coi là mt quá trình hot đng. Quá trình này có th kéo dài v
thi gian, (t các công vic chun b ti các hot đng SK) tip đn là không gian
c th (nhng ni din ra các hot đng trên). Trong quá trình đó, các hot đng SK
đc thc hin theo kch bn, k hoch đã đc chun b trc. Có nhng hot
đng trong quá trình này s dng máy móc thit b, công c nh phòng, sân khu,
bàn gh,ầNhng hot đng khác nhm to ra DV nh thit k thip mi, lên danh
sách khách mi, âm thanh, ánh sáng vn chuyn, khách sn,ầ Tt c đu hng ti
phc v các hot đng ca SK, các hot đng trên ni tip nhau, đan xen nhau to
thành dòng chy theo thi gian đnh hng ti SK [3].TCSK đc thc hin theo ba
giai đon [4] nh sau:
a. Giaiăđon chun b:
− Xácăđnh mc tiêu SK: Trc khi t chc bt k mt SK nào, Nhà t
chc cng phi làm rõ mc tiêu ca vic TCSK đó là gì. T mc tiêu ca SK, nhà t
chc s xác đnh đc quy mô thit k, t chc và các hot đng ca SK. Mc tiêu
phi có ý ngha đích thc s đm bo cho TCSK thành công cao và tng uy tín cho
đi tng mc tiêu đ cp ti, giành đc thin cm ca nhng thành viên tham d
SK và các đi tng quan tâm. Mt SK đc t chc thng hng ti nhiu mc
tiêu. Bi vy, các nhà qun tr cn phi xác đnh đc nhng mc tiêu chính, mc
tiêu ph đ tp trung u tiên thc hin. Hn na cng cn phi xem xét s lng
mc tiêu đa ra có phù hp hay không, các mc tiêu này có gn lin vi quy mô và
ngân sách TCSK hay không. Các mc tiêu đu th hin mc đích ca SK nhng nu
có quá nhiu mc tiêu thì mc đích TCSK không rõ ràng và không tp trung. Tùy
theo các loi SK khác nhau mà nhà TCSK nhm ti nhng mc tiêu khác nhau.
Mc tiêu ca SK nh hng ti phng thc lp k hoch và t chc thc hin SK.
- Trang 9 -

Nhng mc tiêu c th đòi hi nhng phng pháp c th. Do đó yêu cu phi có
k hoch riêng cùng vi chng trình hot đng sát thc vi chúng. Có nh vy SK
mi mang li thành công cao.
− LênăỦătng thc hin: Ý tng là mt vic rt quan trng khi thit k
bt k mt k hoch SK nào bi nó s cung cp tt c các thông tin cn thit cho
nhà t chc đ đáp ng k vng ca khách mi. Ý tng cn tp trung vào kt qu
và mc đích ca thit k, mc tiêu kinh doanh và tính thm m ca d án. Ý tng
s cho phép nhà t chc tp trung chính xác vào cái cn đt đc trc khi bt tay
vào bt c vic gì ca d án. Mt bng phác tho ý tng tt s đm bo có đc
mt k hoch chi tit, hi t đc nhng vic cn thit. Ý tng s phi chu s
ràng buc và chi phi bi nhiu vn đ v mô nh lut đnh, khu vc t chc, vn
hóa riêng ca khách hàng, các ngun lc,ầ và các vn đ vi mô nh đa đim t
chc, cách thc phc v, cách trang trí, âm thanh ánh sáng, các k xo, hiu ng
đc bit,ầ  có đc ý tng tt cn phi xác đnh và hng ti: lnh vc kinh
doanh, lch s phát trin, đnh v sn phm, đi tng khách mi,ầ
− Lp ngân sách: Ngân sách là vn đ quan trng hàng đu ca TCSK.
Ngân sách quyt đnh vic TCSK có th đc thc hin hay không cng nh nh
hng đn mc tiêu SK, quy mô SK. Khi lp ngân sách cn phi:
+ Xác đnh ngân sách có bao nhiêu: nhà t chc cn thu xp có đ
ngân sách hay không, dù là SK ln hay nh. Không th s dng ngân sách thiu ht
đ TCSK vì nh vy s d dn đn tác dng ngc chiu và hu qu thì không
lng ht đc.
+ Cn phi xác đnh rõ quy mô, v trí, đa đim TCSK đ lp k
hoch trong phm vi ngân sách cho phép.
+ Xác đnh các danh mc hàng hóa và DV cn thit cho SK v s
lng, cht lng và chi phí, sau đó dùng phng pháp loi tr, gi li các danh
mc bt buc cn phi có trong chng trình. Nu ngân sách d toán cho phép thì
có th la chn và b sung li nhng danh mc nhng hàng hóa DV đã loi tr ban
đu đ đm bo chng trình đc trn vn. Ngc li, nu ngân sách thiu ht,
- Trang 10 -

nhà t chc s phi rà soát li danh mc hàng hóa, DV đã la chn, tip tc loi tr
nhng hàng hóa DV kém mc đ cn thit đi vi TCSK, đm bo tng ng vi
ngân sách d toán. Trên thc t, các SK có th khác nhau v tính cht, quy mô do
đó mà danh mc hàng hóa, DV cho tng SK c th là khác nhau. Nói cách khác,
nhà TCSK cn cn c vào nhu cu thc t ca mi SK c th đ la chn ra danh
mc thích hp cho nó.
− Lp k hoch: Các công vic trong giai đon này là rt nhiu do vy
BTC phi tính toán tht k lng, không đc b sót hng mc nào. Vic đu tiên
BTC cn phi xác đnh các hot đng trong TCSK. ây là công vic quan trng, là
cn c đ xác đnh các hot đng c th này có đt đc mc tiêu ca SK hay
không. T mc tiêu c th đòi hi phi thit k các hot đng TCSK c th nào,
nhng hot đng SK nào đc xác đnh trong SK, thi gian thc hin, các SK này
to nên khung chng trình TCSK nh th nào. Các thành viên trong BTC da vào
khung chng trình bui TCSK đ lên k hoch các công vic chun b trong lnh
vc mình đm nhn sao cho đm bo tính khách quan, không tha gây lãng phí,
không thiu đ nh hng ti cht lng, mc tiêu ca TCSK.
− Lp thi gian biu cho công tác chun b: Sau khi đã khái quát các
hot đng chun b TCSK và h thng hóa các hot đng đó, Nhà t chc tin hành
xâu chui các hng mc công vic, c gng khái quát ht và tránh đ sai sót. T các
hng mc đó, tin hành xác đnh nhng hng mc ch yu, quan trng mà thiu
chúng thì TCSK không th thc hin đc, nhng hng mc công vic này ni vi
nhau thành chui, t hng mc công vic chính, nhà t chc tip tc xác đnh các
hng mc công vic ph tr. Nh th c mt hng mc công vic chính s có mt
s hng mc công vic ph tr đi theo, có quan h mt thit vi nhau.
− Xácăđnh thi gian cho vic chun b TCSK: Cn phi ln lt phân
tích đ xác đnh thi gian cn thit cho chun b TCSK, Trc ht, cn ly thi gian
t khi bt đu lp k hoch ti khi bt đu TCSK là mc đ khng ch cho toàn b
thi gian các hng mc công vic chun b. Nhà TCSK cn xác đnh thi gian cho
tng hng mc công vic, đc bit là nhng hng mc công vic ch yu quan

- Trang 11 -

trng. Sau đó xác đnh thêm mc thi gian d phòng cho toàn b h thng công
vic. Vi mc thi gian đã khng ch cho toàn b h thng công vic tùy theo
ngun lc ca DN, tùy theo yêu cu thi gian t chc thay đi mà ngi t chc
phi có phng cách chun b cho thích hp. Các phng pháp đó là: phng pháp
cun chiu, phng pháp các dòng chy song song, phng pháp kt hp.
− Hình dung SK: Hình dung SK là yu t quan trng đ bo đm cho SK
thành công. ây đc coi nh mt quy trình giúp nhà t chc tng bc khái quát
toàn b ni dung hot đng ca SK, chúng giúp ta thy trc đc nhng v trí
công vic trong SK phát sinh và Nhà TCSK có th gii quyt các mâu thun đó
ngay t khâu lp k hoch. C gng hình dung SK t đu đn cui và cn có kh
nng xuyên sut SK. Hình dung SK giúp nhà t chc cân nhc tt c các phng án
đng thi cng xác đnh đc nhu cu v tài chính đi vi các phng án đó trc
khi hoàn tt k hoch TCSK ca DN. Nhà t chc cn quán trit đc mc đích,
nhim v ca SK, phi ngh ti tt c các khía cnh ni dung và nhng hot đng c
th, nhng bin pháp c th và t chc thc hin chúng.
− To hình nh nătng cho SK: Cn lit kê tt c các yu t, ni dung
đa vào SK đ xác đnh nhng giá tr mà SK mang li. T đó xác đnh nhng ni
dung nào, yu t nào cn đc u tiên đ bo đm SK thành công. SK cn đm bo
nhng yêu cu sau đây:
+ Xác đnh đc ni dung, yu t cn u tiên
+ To đc n tng cho các thành viên tham d, hình nh ca SK
và ca t chc s hu SK trong công chúng
+ Xác đnh môi trng SK và to bu không khí trong thc hin
SK luôn mi l
+ Chui giá tr SK mang li phù hp vi nhu cu ca các thành
viên tham d
− K hoch phân b ngân sách: Công vic này rt quan trng và cn phi
đc thc hin sm, ngay t khi bt đu lên k hoch cho SK. Ngân sách đc

- Trang 12 -

phân b cho các hng mc công vic chun b và cho ni dung các hot đng SK.
 giúp tránh nhm ln, nhà TCSK cn phi thc hin các công vic nh sau:
+ Lp bng chi phí: Nhà t chc thc hin phân b ngân sách trên
mt bng chi phí bng vic lit kê các hng mc công vic, các ni dung hot đng
cùng vi ngân sách d kin kèm theo.
+ Kim tra điu chnh tng th: Sau khi lp bng, nhà t chc cn
rà soát li toàn b, tin hành phân tích, so sánh, đánh giá phát hin ra nhng bt hp
lý ngân sách gia các hng mc công vic và tin hành điu chnh cho phù hp.
− Xây dng bng ni dung công vic: Trình bày rõ tng bc, tng ni
dung và tng ngi đc phân công thc hin. Nhng ni dung phi đc bám sát
t đu đn cui quá trình TCSK. Mc tiêu ca bng ni dung công vic bo đm
mi th đu đúng trt t, không gây bt ng. Bng ni dung công vic cng chính
là kch bn ca SK. Nhà TCSK cn đm bo rng các nhà cung cp và nhng nhân
viên ch cht có liên quan đu nhn đc kch bn này đ nâng cao trách nhim
công vic mà h đm nhn, hn na nu có thay đi thì còn có các phng án đi
phó kp thi. Cn phi có mt ngi chu trách nhim lp các bng phân công công
vic cho các nhân s tham gia TCSK. Ngi này phi là ngi duy nht làm vic
vi các nhà cung cp và hoàn tt k hoch. Cn chn mt ngi chu trách nhim
cho toàn b SK trong ngày TCSK. Mi nhân viên cn phi bit rõ vai trò ca mình,
phi bit mình làm nhng công vic gì, trong thi gian nào,  đâu và do ai ph
trách.
− Lên danh sách khách mi: Nhà TCSK cn đm bo mi đúng ngi
mà mình mun đc mi. Nu gi giy mi đn mt nhóm khách mi nào đó, Nhà
t chc phi đm bo rng h có kh nng tham d hay không. Trong mt s trng
hp, Nhà t chc mun gii hn s lng khách mi và u tiên nhng khách hàng
chính thì nhà t chc cn phi chun b danh sách khách mi chính thc và bên
cnh đó cn có danh sách khách mi d b gm nhng ngi có th mi thay th
cho nhng ngi thuc danh sách chính thc mà vng mt. Cng trong mt s

trng hp, nhà t chc phát hành vé (đ bán hoc tng) thì nhà t chc phi truyn
- Trang 13 -

thông đn khách mi mc tiêu đ h có th d dàng nhn hoc mua vé mi mt
cách d dàng và thun tin nht. Nu cn thu hút thêm gii truyn thông thì nhà t
chc cng phi tính toán đn vic h s tham d nh th nào, các yêu cu riêng ca
h là gì, s lng bao nhiêu. c bit là thông cáo báo chí luôn phi đc chun b
sn đ gii truyn thông tp trung vào các đim chính ca SK.
− K hoch d phòng:  tránh nhng ri ro trong nhng trng hp
phát sinh (ví d nh cúp đin, MC ti tr, có u đ trong SK,ầ) thì k hoch d
phòng là luôn cn thit. Nu có k hoch d phòng tính ti nhng tình hung xu có
th xy ra thì s ng phó đc vi nhng thay đi hoc làm gim nh nhng thit
hi gây ra.
− La chnăđaăđim: Nhng hot đng c th ca SK đòi hi phi có v
trí thích hp. Tuy nhiên, chi phí nh hng ti yêu cu chn đa đim do đó cn
phi bit trc chi phí cn thit đ có th đa ra nhng quyt sách phù hp. Trc
khi quyt đnh đa đim TCSK cn xem xét các yu t sau:
+ Sc cha: La chn các loi hình đa đim sao cho có đ sc
cha lng khách mi d kin đng thi phi đm bo không giann đ cho khách
mi cm thy thoi mái, có th tng tác vi không gian và các bày trí xung quanh.
Vic la chn đa đim phù hp s nh hng nhiu đn ngân sách ca chng
trình.
+ V sinh: V sinh trc, trong và sau khi din ra SK nh th nào,
cn phi có đi dn v sinh liên tc đ đm bo cho các hot đng SK din ra đc
an toàn.
+ Khoanh vùng và gii hn: Phài tìm hiu nhng gì đc phép làm
và không đc phép làm (cu ha, y t, cnh sát, đèn chiu, khinh khí cu,ầ)
+ Bo him: Cn phi tìm ra các gii pháp hu hiu đ can thip
vào các hot đng SK din ra đc an toàn
+ Thi gian: Phi quyt đnh s dng đa đim vào thi đim nào,

kéo dài bao lâu. Phi tính thêm thi gian nu SK din ra dài hn so vi k hoch.
- Trang 14 -

+ Không gian thc hin SK: Khi chn v trí thc hin SK, nhà t
chc phi cân nhc trên toàn b không gian mà SK cn. Không gian này ngoài ch
ngi cho khách còn cn khong không gian cho SK, cho hot đng nghip v
chuyên môn k thut cng nh nhng thit b đc lp đt. Không gian c th ph
thuc vào loi hình SK, mi loi hình c th có yêu cu không gian riêng
+ Sân khu: đc coi là trung tâm ca không gian SK, ni din ra
các hot đng chính ca SK. Sân khu rng, hp, cao, thp chu s chi phi ca
tng th không gian và loi hình SK. Chúng luôn luôn đm bo hài hòa vi nhau.
Tm nhìn là mt vn đ cn tính đn khi thit k sân khu. Nhà t chc cn phi
bit rõ ni nào s đt sân khu, sân khu đc b trí nh th nào, cn phi có bao
nhiêu sân khu,ầ Phn trang trí sân khu phi đc thit k đc thù theo yêu cu
ca SK và phi làm ni bt đc nhng ni dung then cht ca SK. Tuy nhiên vic
này cng còn ph thuc rt nhiu vào ngân sách.
+ Âm thanh: Hu nh tt c các SK đu cn có âm thanh. Âm
thanh là mt phng tin truyn thông tin và là mt trong nhng tác nhân kích thích
vào môi trng khng gian SK, to bu không khí cho SK.
+ Ánh sáng: cùng vi âm thanh, ánh sáng tr nên rt quan trng
đi vi SK. Nó cng là công c tích cc và có tác đng hiu qu vào môi trng,
to nên tâm lý môi trng cn thit phù hp vi các loi hot đ SK khác nhau.
Vic thit k ánh sáng và b trí h thng ánh sáng phi va mang tính công ngh
va mang tính ngh thut. Trên c s quy hoch tng th đa đim TCSK  c ngoài
tri và trong phòng, nhà t chc cn nm đc yêu cu v ánh sáng  tng v trí c
th đ t đó mà thit k nên h thng ánh sáng phù hp
− Thcănă vƠăđ ung: Thc n cho SK không đn gin, cn phi xác
đnh phm vi, mc đc và mc đích ba n đt ti. T đó cân đi li ngân sách cho
phép. Màu sc hng v và đc thù món n rt quan trng, phi xác đnh khu phn
n ca khách.  ung cng phi phù hp vi khách, vi thi tit khí hu. Nhng

đ n thc ung là đc sn ca đa phng cn đc khai thác phc v SK và phi
bo đm v sinh an toàn thc phm.
- Trang 15 -

− Hotăđng gii trí: Cn phi tìm hiu rõ v khách mi, hot đng gii trí
nào s thích hp. Cn có đ các chng trình gii trí cho phù hp vi tng nhóm
khách mi và có k hoch c th cho các hot đng gii trí đó. Các vt dng cho
chng trình gii trí phi đc chun b trc. Din viên cho chng trình cng
phi đc đt ra và phi tng duyt trc.
− Chp nh, quay phim: Cn phi lên hoch nhng hình nh nào đc
ghi, s lng hình nh, cht lng phim, vn đ bn quynầ đu phi đc nêu rõ
− Trang trí chi tit trong SK: Cn phi đc gii thiu t m đ ngi
thc hin d dàng nhn thc và thc hin đúng. Nhng SK yêu cu tính ngh thut
cao cn phi có s h tr ca nhng ngh s chuyên nghip.
− Quà tng: Có ý ngha ln đi vi ngi tham d. Quà tng không nên
quá đt tin mà phi có mi liên h nào đó vi SK và vic trao quà phi bt ng, to
n tng cho khách.
− Truynăthôngătrc SK: TCSK thng đi đôi vi các hot đng truyn
thong trong mt chin dch Marketing tng th. Sc mnh ca công c TCSK s
đem li hiu qu hn khi kt hp cht ch vi truyn thông tp trung và tng lc
hn là ch s dng nhng công c ri rc. Bên cnh đó, bn thân TCSK cng có
nhng công c truyn thông cho riêng mình, vì đôi khi chính TCSK li là mt “sn
phm – thng hiu ca công ty làm ra nó. Nhng công c truyn thông cho TCSK
có th thy nh: báo chí (báo giy và báo đin t), tp chí, n phm; các vt phm
qung cáo (POSM) nh banderole, banner, poster, t ri; th mi, email, mng xã
hi, website, din đàn,ầ ng thi, xu hng s dng nhng gii pháp mi cho
Marketing nói chung và TCSK nói riêng nh Digital Marketing đang ngày càng ph
bin. S dng Digital Marketing nh mt phng tin TCSK online là mt phng
thc mi có trin vng, gim thiu chi phí và cng có hiu qu hn khi thâm nhp
vào cng đng mng.

b. Giaiăđon TCSK
Mt SK đc coi là thành công khi đc chun b tt và chú ý đn tng chi
tit. Luôn kim tra và duy trì mi hot đng và bám sát lch trình là điu rt cn
- Trang 16 -

thit. Nhà TCSK phi nht quán theo đng li đã vch ra và đc nht trí xuyên
sut quá trình. Phi hoàn thành mi công vic chun b trc ngày din ra SK đ có
thi gian rà soát li nhng chi tit cui cùng.
Khi trin khai SK, cn phi thng xuyên cp nht hành trình t chc theo
bng chi phí và lch thanh toán. Phi tính đn tt c các hng mc ca tng ni dung
SK, ai là ngi chu trách nhim ca hng mc đó, b trí h  đâu, khi nào. Khi có
vn đ phát sinh, nhng ngi có liên quan đc tp hp li đ thng nht và đa ra
phng án gii quyt mt cách an toàn và nhanh chóng nht.
c. Giaiăđon kt thúc SK
Cn phi tháo d, vn chuyn các vt dng đ tr li mt bng, dn dp ni
t chc, sa cha li nhng vt dng (nu cn s dng cho nhng ln sau) bo qun
và lu kho, thanh toán theo hp đng cho nhà cung cp, cng tác viên,ầ
Sau khi SK kt thúc, mi b phn s vit báo cáo ghi nhn li nhng thiu
sót v quá trình chun b, quá trình din ra và quá trình kt thúc SK đ cùng nhau
rút kinh nghim cho nhng SK sau. Dù SK có thành công hay không thành công thì
công vic sau SK vn còn nhiu vn đ cn gii quyt. Công vic sau SK có tác
dng điu chnh, b sung thông đip đã đc truyn đt trong SK, do vy chúng có
vai trò rt quan trng.
Công tác truyn thông sau SK là mt trong nhng thao tác nhm đem hình
nh ca chng trình qung bá rng rãi hn t đó to đ tin cy v chng trình ca
mi ngi. Các công c thng đc s dng nht là báo – truyn hình – internet.
Nu vic truyn thông trc SK thng mang tính cht lôi kéo Khách hàng
mc tiêu tham gia thì vic truyn thông sau chng trình có nhiu mc đích khác
nh: khin ngi xem nh đn và có n tng sâu sc hn v chng trình, v
thông đip cng nh thng hiu ca nhà tài tr đi vi ngi xem, ngi tham d

và nhng ngi quan tâm. ng thi, nhà t chc cn có li cm n và chân thành
nhn nhng thiu sót trong SK, có th thông qua th, đin thoi, email,ầ