Hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần công nghệ và phân phối Toàn Cầu

Báo cáo thực tập chuyên đề
MỤC LỤC
MỤC LỤC i
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT iii
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ iv
LỜI NÓI ĐẦU 1
PHẦN I 3
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ PHÂN PHỐI TOÀN CẦU
3
1.1. Đặc điểm vốn bằng tiền của Công ty 3
Các luồng tiền thu vào: 4
Các luồng tiền chi ra: 5
1.3. Phản ánh đặc điểm vốn bằng tiền và yêu cầu quản lý vốn bằng tiền tới tổ
chức kế toán công ty : 11
PHẦN II 13
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
CÔNG NGHỆ VÀ PHÂN PHỐI TOÀN CẦU 13
2.1.Thủ tục chứng từ 13
2.1.2.Tiền gửi ngân hàng: 15
2.2.Kế toán chi tiết vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần công nghệ và phân
phối Toàn Cầu : 18
2.2.2.Ghi sổ chi tiết TGNH 24
2.3.Kế toán tổng hợp vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần công nghệ và
phân phối Toàn Cầu 32
2.3.1.Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp tiền mặt tại quỹ: 32
2.3.2.Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp TGNH 37
Vũ Hoàng Giang KTTH21.01
i
Báo cáo thực tập chuyên đề
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

CÔNG NGHỆ VÀ PHÂN PHỐI TOÀN CẦU 44
3.1.Đánh giá chung về thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại Công ty và
phương hướng hoàn thiện 44
3.1.1. Ưu điểm 44
3.1.2. Nhược điểm 45
3.1.3. Phương hướng hoàn thiện 45
3.2.Các giải pháp hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại Công ty 47
3.2.1. Về công tác quản lý vốn bằng tiền 47
3.2.2. Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán 48
3.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ 48
3.2.4. Về sổ kế toán chi tiết 49
3.2.5. Về sổ kế toán tổng hợp 49
3.2.6. Về báo cáo kế toán liên quan đến vốn bằng tiền 49
3.3.Điều kiện thực hiện giải pháp 50
KẾT LUẬN viii
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ix
NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP x
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN xi
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN xii

Vũ Hoàng Giang KTTH21.01
ii
Báo cáo thực tập chuyên đề
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT
BHXH Bảo hiểm xã hội
BCTC Báo cáo tài chính
CBCNV Cán bộ công nhân viên
DN Doanh nghiệp
DT Doanh thu
GBN, GBC Giấy báo nợ, giấy báo có

GTGT Giá trị gia tăng
HĐ Hóa đơn
KT Kế toán
LN Lợi nhuận
NH Ngân hàng
NKC Nhật ký chung
PC, PT Phiếu chi, Phiếu thu
QĐ-BTC Quyết định-Bộ tài chính
TC-KT Tài chính-Kế toán
TGNH Tiền gửi ngân hàng
TK Tài khoản
TM Tiền mặt
TNDN Thu nhập doanh nghiệp
TSCĐ Tài sản cố định
TS Tài sản
UNC Ủy nhiệm chi
VCSH Vốn chủ sở hữu
Vũ Hoàng Giang KTTH21.01
iii
Báo cáo thực tập chuyên đề
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ
MỤC LỤC i
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT iii
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ iv
LỜI NÓI ĐẦU 1
PHẦN I 3
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ PHÂN PHỐI TOÀN CẦU
3
1.1. Đặc điểm vốn bằng tiền của Công ty 3

Các luồng tiền thu vào: 4
Các luồng tiền chi ra: 5
1.3. Phản ánh đặc điểm vốn bằng tiền và yêu cầu quản lý vốn bằng tiền tới tổ
chức kế toán công ty : 11
PHẦN II 13
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
CÔNG NGHỆ VÀ PHÂN PHỐI TOÀN CẦU 13
2.1.Thủ tục chứng từ 13
2.1.2.Tiền gửi ngân hàng: 15
2.2.Kế toán chi tiết vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần công nghệ và phân
phối Toàn Cầu : 18
2.2.2.Ghi sổ chi tiết TGNH 24
2.3.Kế toán tổng hợp vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần công nghệ và
phân phối Toàn Cầu 32
2.3.1.Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp tiền mặt tại quỹ: 32
2.3.2.Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp TGNH 37
Vũ Hoàng Giang KTTH21.01
iv
Báo cáo thực tập chuyên đề
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
CÔNG NGHỆ VÀ PHÂN PHỐI TOÀN CẦU 44
3.1.Đánh giá chung về thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại Công ty và
phương hướng hoàn thiện 44
3.1.1. Ưu điểm 44
3.1.2. Nhược điểm 45
3.1.3. Phương hướng hoàn thiện 45
3.2.Các giải pháp hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại Công ty 47
3.2.1. Về công tác quản lý vốn bằng tiền 47
3.2.2. Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán 48
3.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ 48

3.2.4. Về sổ kế toán chi tiết 49
3.2.5. Về sổ kế toán tổng hợp 49
3.2.6. Về báo cáo kế toán liên quan đến vốn bằng tiền 49
3.3.Điều kiện thực hiện giải pháp 50
KẾT LUẬN viii
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ix
NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP x
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN xi
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN xii
Vũ Hoàng Giang KTTH21.01
v
Báo cáo thực tập chuyên đề
LỜI NÓI ĐẦU
Cùng với sự phát triển của nền kinh tế quốc dân trong mấy năm qua,
xét trên tất cả các lĩnh vực ngành, nghề đã không từng lớn mạnh.Đặc biệt khi
nước ta tiến hành công cuộc “Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa” một cách sâu
rộng, toàn diện.
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, để cạnh tranh với các doanh
nghiệp cũng như đảm bảo được uy tín cho doanh nghiệp phải đưa vào chất
lượng mặt hàng và khả năng thanh toán của doanh nghiệp cùng với các hình
thức quản lý, kinh doanh, quảng cáo,… Để làm tốt được những công việc ấy
trước tiên doanh nghiệp phải có số vốn lớn. Vốn bằng tiền của doanh nghiệp
là tài sản tồn tại trực tiếp dưới hình thức tiền tệ bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền
gửi Ngân hàng và tiền đang chuyển. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn
bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ
của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư, hàng hóa để sản xuất kinh doanh, vừa
là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy quy mô
vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp và là
bộ phận của vốn lưu động. Mặt khác, vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh
nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ. Đặc biệt là trong thời đại kinh tế ngày

nay, việc tăng cường quản lý vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp là hết sức
cần thiết vì trong quá trình luân chuyển vốn bằng tiền rất dễ bị tham ô, lợi
dụng, mất mát. Do vậy, việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ nguyên
tắc, chế độ quản lý chặt chẽ và khoa học.
Xuất phát từ những vấn đề trên và sau thời gian học tập tại trường cũng
như quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần công nghệ và phân phối Toàn
Cầu, em đã được sự giúp đỡ rất nhiều từ phía cô giáo PGS.TS.Nguyễn Minh
Phương cùng các anh, chị trong phòng Tài chính - Kế toán, em đã chọn đề tài
Vũ Hoàng Giang KTTH21.01
1
Báo cáo thực tập chuyên đề
:“Hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần công nghệ và
phân phối Toàn Cầu ” để đi sâu vào nghiên cứu và viết báo cáo thực tập
chuyên đề. Báo cáo của em bao gồm các nội dung chính như sau:
Phần I. Đặc điểm và tổ chức quản lý vốn bằng tiền tại công ty cổ
phần công nghệ và phân phối Toàn Cầu
Phần II. Thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần công
nghệ và phân phối Toàn Cầu
Phần III. Hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần
công nghệ và phân phối Toàn Cầu
Do giới hạn về mặt thời gian, hiểu biết còn hạn chế và các điều kiện
khách quan khác nên bài viết này không thể tránh khỏi những thiếu sót.
Em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo cùng các anh, chị
hướng dẫn tại công ty để bài viết của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 9 tháng 9 năm 2012
Sinh viên thực hiện
Vũ Hoàng Giang
Vũ Hoàng Giang KTTH21.01
2

Báo cáo thực tập chuyên đề
PHẦN I
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ PHÂN PHỐI TOÀN CẦU
1.1. Đặc điểm vốn bằng tiền của Công ty
Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn sản suất kinh doanh của doanh
nghiệp thuộc tài sản lưu động được hình thành chủ yếu trong quá trình bán
hàng và trong các quan hệ thanh toán.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền vừa được sử dụng để
đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm
vật tư, hàng hóa sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc
thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi
doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính luân
chuyển cao, nó là đối tượng của sự gian lận và tham ô. Vì thế trong quá trình
hạch toán vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi sự tham
ô hoặc lạm dụng là rất quan trọng, nó đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng tiền cần
phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà nước.
Chẳng hạn tiền mặt tại quỹ dùng để chi tiêu không được vượt quá mức tồn
quỹ mà doanh nghiệp và Ngân hàng đã thỏa thuận theo hợp đồng thương mại,
khi có tiền thu bán hàng phải nộp ngay cho Ngân hàng.
Trong điều kiện hiện nay của nền kinh tế nước ta chuyển sang cơ chế
thị trường thì việc tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán vốn bằng
tiền nói riêng có ý nghĩa rất quan trọng. Nó quyết định đến kết quả sản xuất
kinh doanh và sự tồn tại của Công ty.
Để tiến hành sản xuất và kinh doanh, Công ty luôn phải có vốn nhất
định. Ngoài vốn cố định Công ty còn phải có một số vốn lưu động đủ để tiến
hành sản xuất kinh doanh. Trong vốn lưu động thì vốn bằng tiền là rất quan
3
Báo cáo thực tập chuyên đề
trọng. Bởi trong quá trình hoạt động kinh doanh Công ty phải thường xuyên

sử dụng các loại vốn bằng tiền đáp ứng các nhu cầu thanh toán giữa Công ty
với các đối tượng trong mối quan hệ mua bán vật tư, hàng hóa, cung cấp lao
vụ, dịch vụ, các khoản thuế phải nộp, tiền lương, bảo hiểm xã hội, về thanh
toán trong nội bộ Công ty và các khoản chi phí khác bằng tiền.
Nhiệm vụ cơ bản của kế toán các nghiệp vụ vốn bằng tiền phải phản
ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ sự vận động của vốn bằng tiền thực hiện kiểm
tra đối chiếu thường xuyên số liệu hiện có, tình hình thu chi các khoản vốn
bằng tiền ở quỹ Công ty, các tài khoản tiền gửi tại các ngân hàng.
Vốn bằng tiền ở Công ty bao gồm:
- Tiền mặt tại quỹ Công ty (TK111)
- Các khoản tiền gửi ngân hàng( TK112)
Hiện nay Công ty không sử dụng các loại tiền đang chuyển.
Công ty sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam để ghi
sổ kế toán.
Nếu trong quá trình hoạt động kinh doanh Công ty có sử dụng ngoại tệ
thì đều được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá tạm tính rồi điều chỉnh
theo tỷ giá hiện hành.
Số chênh lệch giữa tỷ giá tạm tính và tỷ giá ghi sổ được phản ánh vào
tài khoản 413 “ Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ” kế toán phải theo dõi chi tết từng
loại ngoại tệ trên TK007 “ Ngoại tệ các loại”.
Công ty không sử dụng vàng bạc, đá quý.
Các luồng tiền thu vào:
Do đặc thù kinh doanh của Chi công ty cổ phần công nghệ và phân phối
Toàn Cầu là thiết kế, thi công công trình nhà , đường, …. Vì vậy, các dòng
tiền thu vào chủ yếu là từ thu tiền thi công công trình. Ngoài ra còn có khoản
thu từ thanh lý nhượng bán TSCĐ và các tài sản dài hạn khác.
4
Báo cáo thực tập chuyên đề
Các luồng tiền chi ra:
Là một doanh nghiệp kinh doanh đồng thời kinh doanh mặt hàng đặc thù

là bất động sản, vì vậy đơn vị cũng cần có những khoản chi tiền tương tự
cũng như các khoản chi đặc trưng để duy trì hoạt động kinh doanh của mình:
- Chi phí đầu tư xây dựng các dự án, cơ sở hạ tầng: chi phí giải phóng
mặt bằng, chi phí mua trang thiết bị, vật tư cần thiết,…
- Chi phí bán hàng, là các khoản chi phí về tiếp thị, quảng cáo, chi phí
môi giới hoa hồng
- Chi phí quản lý doanh nghiệp là các khoản chi phí về tiền lương, chi
phí đồ dùng văn phòng (máy văn phòng, giấy bút, văn phòng phẩm…, khấu
hao tài sản cố định, chi phí bằng tiền khác )
- Chi mua tài sản cố định.
- Chi thực hiện nghĩa vụ với nhà nước: thuế GTGT, thuế TNDN, , trả nợ
vay các đối tác.
- Chi nộp ngân hàng.
- Các khoản chi khác.
1.2.Tổ chức quản lý vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền là loại vốn được xác định có nhiều ưu điểm nhưng đây
cũng là lĩnh vực mà kế toán thường mắc thiếu sót và để xảy ra tiêu cực cho
nên cần phải tổ chức quản lý chặt chẽ và có hiệu quả loại vốn này. Chính vì
vậy mà lãnh đạo công ty đã đề ra các quy chế quy định công tác quản lý vốn
bằng tiền cụ thể như sau:
+ Các khoản thu chi tiền mặt qua quỹ của công ty đều phải được chứng
minh bằng các chứng từ phê duyệt. Các chứng từ bao gồm: Phiếu thu, Phiếu
chi. Thủ quỹ có trách nhiệm lưu giữ một bản chính của các chứng từ nêu trên.
+ Sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ quản lý, phải cập nhật và tính số tồn quỹ
hàng ngày. Mọi khoản thu, chi tiền mặt đều phải được ghi trong sổ quỹ tiền
mặt.
5
Báo cáo thực tập chuyên đề
+ Phiếu chi tiền mặt phải được kế toán trưởng kiểm tra, ký xác nhận và
được Giám đốc ký duyệt.

+ Các chứng từ thanh toán đính kèm theo phiếu thu, phiếu chi phải hợp
pháp, hợp lệ và được kế toán trưởng kiểm tra trước khi lập phiếu.
Xuất phát từ những đặc điểm nêu trên, hạch toán vốn bằng tiền phải
thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Theo dõi tình hình thu, chi, tăng, giảm, thừa, thiếu và số hiện có của
từng loại vốn bằng tiền.
- Giám đốc thường xuyên tình hình thực hiện chế độ quản lý tiền mặt, kỷ
luật thanh toán, kỷ luật tín dụng.
- Hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ, thường xuyên kiểm
tra đối chiếu số liệu của thủ quỹ và kế toán tiền mặt.
- Tham gia vào công tác kiểm kê quỹ tiền mặt, phản ánh kết quả kiểm kê
kịp thời.
Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền mặt bao gồm :
- Hạch toán kế toán phải sử dụng thống nhất một đơn vị giá trị là “đồng
Việt nam” để phản ánh tổng hợp các loại vốn bằng tiền.
- Nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra “đồng Việt
Nam” để ghi sổ kế toán. Đồng thời phải theo dõi cả nguyên tệ của các loại ngoại
tệ đó.
- Đối với vàng bạc, kim khí quý đá quý phản ánh ở tài khoản vốn bằng
tiền chỉ áp dụng cho doanh nghiệp không kinh doanh vàng bạc, kim khí quý
đá quý phải theo dõi số lượng trọng lượng, quy cách phẩm chất và giá trị của
từng loại, từng thứ.
- Phải mở sổ chi tiết cho từng loại ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá
quý theo đối tượng, chất lượng Cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh lại giá trị
6
Báo cáo thực tập chuyên đề
ngoại tệ vàng bạc, kim khí quý, đá quý theo giá vào thời điểm tính toán để có
được giá trị thực tế và chính xác.
Nếu thực hiện đúng các nhiệm vụ và nguyên tắc trên thì hạch toán vốn
bằng tiền sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt vốn bằng tiền, chủ động trong

việc thực hiện kế hoạch thu chi và sử dụng vốn có hiệu quả cao.
Hình thức kế toán áp dụng: là hình thức kế toán Nhật ký chung. Các
loại sổ bao gồm:
 Sổ nhật ký chung: Được dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh theo nghiệp vụ thời gian và nội dung kinh tế, theo quan hệ đối ứng tài
khoản.
 Sổ cái các tài khoản: Là sổ kế toán tổng hợp sử dụng để ghi chép các
hoạt động kinh tế tài chính theo từng tài khoản kế toán tổng hợp. Số liệu của
sổ cái được ghi vào bảng cân đối kế toán và báo cáo kế toán.
 Sổ, thẻ kế toán chi tiết: Là sổ kế toán sử dụng để ghi chép các hoạt
động kinh tế tài chính theo yêu cầu quản lý chi tiết, cụ thể đối với từng loại tài
sản, từng loại vật tư hàng hóa.
Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm
tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các NKC, thẻ - sổ chi tiết có liên quan. Công
ty áp dụng hình thức KT trên máy.
Đối với NKC căn cứ vào thẻ - sổ chi tiết hàng ngày, chứng từ KT. Cuối
tháng phải chuyển sổ tổng hợp số liệu, tổng cộng thẻ - sổ chi tiết vào NKC.
Đối với các loại chi phí SXXD phát sinh nhiều lần mang tính chất phân bổ thì
chứng từ gốc trước hết phải tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ. Sau
đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các NKC. Cuối tháng khóa
sổ, cộng số liệu trên các NKC, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các NKC với
các sổ KT chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết. Kế toán tổng hợp số liệu trên sổ
7
Báo cáo thực tập chuyên đề
cái lập bảng cân đối số phát sinh và kiểm tra đối chiếu khớp giữa số liệu ghi
trên sổ cái để lập báo cáo tài chính.
Trình tự ghi sổ kế toán:
- Phiếu thu, phiếu chi
- Các chứng từ khác





Chú thích: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra

Sơ đồ 1.1 – Hình thức ghi sổ kế toán
Giải thích qui trình kế toán vốn bằng tiền:
8
Chứng từ gốc và bảng phân bổ
Sổ nhật ký đặc
biệt
SỔ NHẬT KÝ
CHUNG
Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
SỔ CÁI
Bảng tổng hợp
chi tiết
Bảng CĐ số PS
BÁO CÁO TC
Báo cáo thực tập chuyên đề
Từ các chứng từ gốc như là các phiếu chi, phiếu thu, các giấy báo có,
báo nợ…. Kế toán tiến hành vào sổ NKC. Đồng thời căn cứ vào các chứng từ
gốc kế toán tiền mặt vào các sổ chi tiết tiền mặt và sổ quỹ tiền mặt, còn kế
toán tiền gửi ngân hàng vào sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng và sổ tiền gửi ngân
hàng. Đến cuối kỳ từ sổ NKC đã lập kế toán vốn bằng tiền tiến hành vào sổ
cái các TK 111, TK 112 từ đó vào bảng cân đối phát sinh và lập báo cáo tài
chính.

Tổ chức quản lý kế toán vốn bằng tiền trong điều kiện áp dụng kế toán máy
Công ty đã áp dụng tin học trong kế toán và sử dụng máy vi tính cũng
phần mềm kế toán Misa trong vấn đề nhập liệu và quản lý sổ sách kế toán, các
báo cáo tài chính. Bất kỳ một doanh nghiệp nào trước khi đưa một phần mềm
vào sử dụng trước hết doanh nghiệp đó phải tiến hành tổ chức mã hoá các đối
tượng quản lý, tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện thực
hiện kế toán trên máy, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, lựa chọn và vận
dụng hình thức kế toán…
 Tổ chức mã hoá các đối tượng quản lý đối với kế toán vốn bằng tiền
Đây là công việc có thể sửa đổi bổ sung trong suốt quá trình làm việc.
Mã hoá là cách thức thể hiện việc phân loại gắn ký hiệu, xếp lớp các đối
tượng cần quản lý. Mã hoá các đối tượng quản lý cho phép nhận diện, tìm
kiếm nhanh chóng không nhầm lẫn các đối tượng trong quá trình xử lý thông
tin tự động, mặt khác cho phép tăng tốc độ xử lý, độ chính xác, giảm thời gian
nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ.
Kế toán vốn bằng tiền cần phải tổ chức mã hóa các đối tượng sau:
* Danh mục tài khoản, danh mục chứng từ.
* Danh mục các ngân hàng, danh mục khách hàng…
 Khái quát quy trình thực hiện công việc.
9
Báo cáo thực tập chuyên đề
* Các thao tác hàng ngày
- Nhập các dữ liệu phát sinh:
+ Nhập dữ liệu theo phân loại chứng từ: thực hiện nhập dữ liệu về các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động thu chi tiền.
+ In các phiếu Thu, Chi nếu cần.
+ Tìm kiếm dữ liệu, kiểm tra, điều chỉnh, sửa, huỷ dữ liệu.
* Các thao tác cuối kỳ
- Tính khấu hao và trích khấu hao TSCĐ phục vụ cho bộ phận bán
hàng.

- Xử lí lương và các khoản trích theo lương của công nhân, nhân viên.
- Tính lại giá vốn hàng xuất bán (nếu cần).
- Thực hiện các bút toán định kì (trích trước, phân bổ chi phí trả trước).
- Tập hợp và phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
cho các bộ phận chịu chi phí.
- Tự động kết chuyển các bút toán tự động đã đặt sẵn như kết chuyển
doanh thu thuần, kết chuyển giá vốn, chi phí… sang tài khoản xác định kết
quả kinh doanh.
- Kết xuất và lưu trữ dữ liệu:
+ Lập và in các sổ sách, báo cáo để sử dụng hoặc để kiểm tra số liệu.
+ Khoá sổ, chuyển kỳ kế toán.
+ Sao, lưu dữ liệu phòng sự cố phần cứng: trực tiếp trên các file dữ liệu
hoặc ra các file khác lưu trên PC hoặc copy ra đĩa, USB các dữ liệu kế toán.
10
Báo cáo thực tập chuyên đề
Sơ đồ 1.2 – Trình tự ghi sổ trong kế toán máy
1.3. Phản ánh đặc điểm vốn bằng tiền và yêu cầu quản lý vốn bằng tiền
tới tổ chức kế toán công ty :
Đối với dòng tiền thu:
Tiến hành thu tại nhiều điểm rồi tập hợp về một vị trí; bất cứ hoạt động
thu nào đều phải được ghi nhận có hóa đơn, chứng từ đầy đủ. Luôn có sự so
sánh đối chiếu giữa các chứng từ, hóa đơn đi kèm (hợp đồng bán hàng, phiếu
thu tiền mặt, giấy báo Có của ngân hàng,…) để đảm bảo tính chính xác cũng
như có thực của nghiệp vụ phát sinh, tránh tình trạng bỏ sót khoản thu. Việc
lưu trữ, bảo quản chứng từ cũng được thực hiện nghiêm ngặt, vào sổ sách kế
toán để kiểm soát dòng tiền thu. Đồng thời công việc kiểm tra, soát xét cũng
được thực hiện bởi nhiều người từ kế toán bán hàng, kế toán thanh toán, thủ
quỹ đến kế toán trưởng và giám đốc để đảm bảo tính khách quan, nâng cao độ
tin cậy của các số liệu báo cáo. Sau khi thu, tiền được cất giữ cẩn thận trong
két, có khóa để đảm bảo an toàn tránh trộm cắp, thất thoát. Trong quy trình

luân chuyển dòng tiền thu, trách nhiệm của từng người được phân rõ ngay từ
đầu để tránh thất thoát.
Chứng từ ban đầu
Nhập dữ liệu vào máy tính
Xử lý tự động theo
chương trình
Sổ kế toán
tổng hợp
Sổ kế toán
chi tiết
Các báo
cáo kế toán
11
Báo cáo thực tập chuyên đề
Đối với dòng tiền chi:
Từ kế hoạch hoạt động chung của Công ty được chuyển xuống các
phòng ban, lãnh đạo chi tiết, cụ thể hóa để phân bổ chi phí hợp lý, đầy đủ và
cần thiết. Các hoạt động chi từ cung ứng vật tư, văn phòng phẩm, trả lương,
…. đều được xem xét kỹ về nội dung chi, số tiền chi có phù hợp với nhu cầu
hiện tại và được Giám đốc và kế toán trưởng phê duyệt. Các chứng từ, hóa
đơn chứng minh nghiệp vụ phát sinh cần được bảo quản, soát xét một cách
cẩn thận (hóa đơn, giấy đề nghị tạm ứng, hồ sơ thi công, … ) để thuận tiện
cho việc kiểm tra. Hàng ngày thủ quỹ lập báo cáo gửi cho kế toán thanh toán
và kế toán trưởng để kiểm soát dòng tiền thu chi. Hàng tháng lập báo cáo quỹ
tiền mặt để báo cáo lên kế toán trưởng và giám đốc Công ty.
Với các khoản tiền gửi ngân hàng, cuối ngày, kế toán gọi điện cho ngân
hàng, yêu cầu kiểm tra số dư tài khoản. Hàng tháng, kế toán cần phải so sánh
với sổ phụ tại ngân hàng để duy trì tính khớp đúng giữa các sổ, nếu có sự
chênh lệch cần phải thông báo, điều chỉnh ngay.
Tất cả các chứng từ thu chi đều phải được kiểm tra theo các yêu cầu sau:

- Kiểm tra tính rõ ràng trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi
chép trên chứng từ kế toán.
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi
trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên
quan.
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
12
Báo cáo thực tập chuyên đề
PHẦN II
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ PHÂN PHỐI TOÀN CẦU
2.1.Thủ tục chứng từ
2.1.1. Tiền mặt :
2.1.1.1.Chứng từ sử dụng:
+ Phiếu thu
+ Phiếu chi
+ Bảng kiểm kê quỹ
Kế toán tiền mặt lập phiếu thu thành 3 liên: liên 1 lưu, liên 2 giao khách
hàng, liên 3 lưu chuyển nội bộ.
2.1.1.2.Sổ sách sử dụng:
+ Sổ quỹ tiền mặt.
+ Các sổ kế toán tổng hợp.
+ Sổ kế toán chi tiết.
2.1.1.3.Quy trình luân chuyển:
a. Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền mặt:
- Khách hàng đem tiền đến nộp, đề nghị kế toán bán hàng viết phiếu thu.
- Kế toán bán hàng kiểm tra chứng từ hợp lý, hợp lệ, đối chiếu với hợp
đồng rồi viết phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 3 liên, sau khi lập, ký, ghi
đầy đủ thông tin chuyển cho thủ quỹ.
- Thủ quỹ kiểm tra, thu tiền, sau đó chuyển phiếu thu sang phòng kế toán

hạch toán.
- Căn cứ vào các chứng từ phiếu thu viết tay đã thu tiền mà phòng quỹ
chuyển sang, kế toán thuế tiến hành mở phần mềm kế toán fast, vào phân hệ
kế toán tiền mặt, vào phiếu thu tiền mặt, điền đầy đủ các thông tin của người
mua, địa chỉ, lý do thu tiền, giá trị tiền chuyển nhượng ô đất. Sau khi đã lập
13
Báo cáo thực tập chuyên đề
xong phiếu thu trong phần mềm kế toán, kế toán bắt đầu in phiếu thu thành 02
liên, kẹp phiếu thu với chứng từ phiếu thu viết tay đã lập. Kế toán hạch toán
ký vào phần người lập phiếu,
sau đó chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra ký rồi mới chuyển cho giám đốc
xác nhận và ký duyệt.
- Sau đó chuyển chứng từ thu cho phòng quỹ ký, phần người nhận tiền
chuyển cho kế toán bán hàng ký nhận thay cho khách hàng vì khi làm các thủ
tục lập chứng từ phiếu thu viết tay khách hàng đã ký vào bên thanh toán rồi,
nên không cần thiết phải ký vào phiếu thu hạch toán nữa. Kế toán tiến hành
thu thập chứng từ phiếu thu lưu vào file lưu trữ của tháng đó.
Sơ đồ 2.1: Chu trình luân chuyển chứng từ thu tiền mặt tại công ty cổ
phần công nghệ và phân phối Toàn Cầu
b. Quy trình luân chuyển chứng từ chi tiền mặt:
- Người nhận tiền đề nghị doanh nghiệp chi tiền, sử dụng chứng từ kèm
theo: giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền, đề
nghị cấp phát vật tư, hóa đơn GTGT, …
- Giám đốc Chi nhánh và kế toán trưởng duyệt chi.
- Kế toán thanh toán lập phiếu chi.
- Kế toán trưởng và giám đốc Chi nhánh ký duyệt phiếu chi.
14
Báo cáo thực tập chuyên đề
- Thủ quỹ căn cứ phiếu chi đã được duyệt, xuất quỹ tiền mặt giao cho
người

nhận tiền và ký vào phiếu chi sau đó chuyển giao lại cho kế toán thanh toán.
- Kế toán thanh toán kiểm tra chứng từ chi theo thứ tự số phiếu chi, ngày
tháng, tập hợp lại vào phần mềm kế toán. Sau đó, in sổ chi tiết tiền mặt, đối
chiếu với chứng từ chi, sau khi đã đối chiếu xong, kế toán lưu chứng từ chi
cùng sổ chi tiết tiền mặt vào file lưu dữ liệu của tháng đó.
- Bảo quản chứng từ trong kỳ, chuyển vào lưu trữ sau năm tài chính.
Sơ đồ 2.2: Chu trình luân chuyển chứng từ chi tiền mặt tại công ty cổ
phần công nghệ và phân phối Toàn Cầu.
2.1.2.Tiền gửi ngân hàng:
2.1.2.1.Chứng từ sử dụng:
- Giấy báo Có của ngân hàng
- Giấy báo Nợ của ngân hàng
15
Báo cáo thực tập chuyên đề
- Bảng sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (ủy nhiệm thu,
ủy nhiệm chi, séc chuyển khoản, …).
2.1.2.2.Sổ sách sử dụng:
- Sổ tiền gửi ngân hàng.
- Sổ chi tiết TK 112
- Sổ Cái TK 112.
2.1.2.3.Quy trình luân chuyển:
a. Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền gửi ngân hàng:
- Bộ phận kế toán tiếp nhận yêu cầu thu (ủy nhiệm thu), với chứng từ
kèm theo có thể: hóa đơn bán hàng, hợp đồng, …
- Kế toán thanh toán đối chiếu các chứng từ với yêu cầu thu – chi, đảm
bảo tính hợp lý, hợp lệ, sau đó chuyển cho kế toán trưởng xét duyệt.
- Kế toán trưởng kiểm tra, ký vào các đề nghị thanh toán và các chứng từ
kèm theo.
- Giám đốc phê duyệt.
- Kế toán thanh toán nộp ủy nhiệm thu cho ngân hàng.

- Sau khi khách hàng thanh toán số tiền trong ủy nhiệm thu, ngân hàng
gửi Giấy báo Có cho Chi nhánh, kế toán kiểm tra thông tin chính xác rồi tiến
hành ghi sổ, và lưu giữ, bảo quản.
16
Báo cáo thực tập chuyên đề
Sơ đồ 2.4 – Mô hình hóa hoạt động thu tiền gửi
b. Quy trình luân chuyển chứng từ chi tiền gửi ngân hàng:
- Kế toán căn cứ vào lệnh chi tiền đã được duyệt của TGĐ từ Tập đoàn
chuyển xuống Chi nhánh, căn cứ giấy đề nghị, hồ sơ thanh toán của đơn vị thi
công (hồ sơ thanh toán bao gồm: hợp đồng kinh tế, dự toán thi công, quyết
toán thi công, hồ sơ hoàn công, hóa đơn GTGT), tiếp nhận và kiểm tra tính
hợp lệ của các hồ sơ thanh toán. Sau đó chuyển cho kế toán trưởng xét duyệt.
- Kế toán trưởng kiểm tra, ký vào các đề nghị thanh toán và các chứng từ
kèm theo.
- Giám đốc phê duyệt.
- Kế toán thanh toán lập ủy nhiệm chi, sau đó chuyển cho kế toán trưởng
xét duyệt.
- Kế toán thanh toán nộp ủy nhiệm chi cho ngân hàng.
- Sau khi ngân hàng đã thực hiện chuyển khoản số tiền cần thanh toán
cho bên đối tác và gửi trả Giấy báo Nợ cho đơn vị, kế toán thanh toán kiểm
17
Báo cáo thực tập chuyên đề
tra và mở phần mềm kế toán, ghi đầy đủ các thông tin liên quan vào phân hệ
TGNH. Đồng thời lưu trữ và bảo quản chứng từ phục vụ việc kiểm tra, đối
chiếu khi cần thiết.
Sơ đồ 2.5 – Mô hình hóa hoạt động chi tiền gửi
2.2.Kế toán chi tiết vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần công nghệ và phân
phối Toàn Cầu :
Sổ chi tiết là loại sổ kế toán mở cho tài khoản chi tiết, gắn với một đối
tượng cụ thể, có thể theo dõi biến động của đối tượng theo các chỉ tiêu hiện

vật và giá trị.
Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết: từ các chứng từ ban đầu là phiếu thu,
phiếu chi (đối với tiền mặt tại quỹ) và giấy báo Có, giấy báo Nợ của ngân
hàng (đối với TGNH), kế toán tiến hành ghi các sổ chi tiết tài khoản 111-Tiền
mặt và sổ chi tiết tài khoản 112-Tiền gửi ngân hàng. Đồng thời vào sổ quỹ
18
Báo cáo thực tập chuyên đề
tiền mặt (đối với tiền mặt tại quỹ) và sổ tiền gửi ngân hàng (đối với tiền gửi
ngân hàng) để đối chiếu. Do đặc điểm vốn bằng tiền tại Chi nhánh như đã
trình bày trên, bài chuyên đề này chỉ xét đến TK 1111 – Tiền mặt Việt Nam
và TK 11211 – Tiền VND gửi ngân hàng VP- Bank chi nhánh Tràng An.
2.2.1. Ghi sổ chi tiết tiền mặt tại quỹ:
2.2.1.1. Ghi sổ chi tiết thu tiền mặt tại quỹ:
Phiếu thu tiền mặt được kế toán bán hàng lập, đặt in theo số thứ tự và
có logo của công ty. Sau khi thủ quỹ thu tiền xong, chuyển sang phòng kế
toán hạch toán. Kế toán hạch toán căn cứ phiếu thu, mở phần mềm kế toán
Fast, vào phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay → cập nhật số liệu →
phiếu thu tiền mặt điền đầy đủ thông tin.
Ví dụ minh họa:
- Kế toán căn cứ phiếu thu số 0415 lập ngày 02/03/2012, nội dung: thanh
toán tiền chuyển nhượng máy xúc PC200-6, tổng giá trị là 780.000.000VND.
- Kế toán căn cứ phiếu thu số 0416 lập ngày 02 tháng 03 năm 2012, nội
dung: thanh toán 10% VAT và tiền vận chuyển máy tới công trường cho
khách, tổng giá trị thanh toán: 81.655.200VND.
Định khoản:
Nợ TK 1111: 780.000.000
Có TK 131: 780.000.000
Nợ TK 1111: 81.655.200
Có TK 1382: 81.655.200
Biểu 2.3: Chứng từ phiếu thu tiền mặt

Công ty cổ phần CN&PP Toàn Cầu
Số 6, ngõ Phan Chu Trinh, Hoàn Kiếm Mẫu số 01-TT
Hà Nội Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
19
Báo cáo thực tập chuyên đề
PHIẾU THU TIỀN MẶT
Liên số: 1
Ngày 02/03/2012
Quyển số:

Số phiếu:
TK:1111 780 000 000
Họ tên người nộp tiền: Nguyễn Thị Hiền TK đ/ứ: 13111 780 000 000
Địa chỉ: Công ty cổ phần CN&PP Toàn Cầu
Lý do nộp: thu tiền chuyển nhượng máy xúc đào
Số tiền: 780 000 000
Bằng chữ: bảy trăm tám mươi triệu chẵn
Kèm theo: 0 chứng từ gốc
Ngày … tháng … năm 2012
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
Nguyễn văn Nam Phan T. Nam Nguyễn T. Hiền Phạm T. Hà P. Bích Ngọc
2.2.2.Ghi sổ chi tiết chi tiền mặt tại quỹ.
Để lập được phiếu chi, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc: hồ sơ pháp
lý để thanh toán giá trị thi công công trình cho đơn vị thi công, hóa đơn bán
hàng, hóa đơn giá trị gia tăng, … của các nhà cung cấp. Từ phiếu chi, kế toán
mở phần mềm kế toán Fast, vào phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay
→ cập nhật số liệu → phiếu chi tiền mặt .
Ví dụ minh họa: căn cứ vào hóa đơn tài chính GTGT đầu vào của đơn vị
cung cấp dịch vụ viễn thông Hà Nội. Ký hiệu: AB/11P lập ngày 01/03/2012,

giá trị tiền chưa thuế: 685.000, thuế 68.500, tổng thanh toán: 753.500
Kế toán định khoản: Nợ TK 6427: 685.000
20