PHƯƠNG PHÁP ÁP DỤNG KAIZEN ĐỂ CẢI TIẾN TRONG NHÀ MÁY

Name of chairman
Giôùi thieäu veà Kaizen avtivities
1
Name of chairman
Đặc điểm hoạt động của Kaizen Activites

Do nhóm nhân viên khởi xướng và thực hiện :

Bắt đầu từ phân xưởng

Mang tính tập thể

Với sự hỗ trợ của cấp lãnh đạo

Sử dụng các bước tiếp cận có hệ thống để giải
quyết các vấn đề về hiệu suất và cải tiến chất
lượng ngay tại khu vực làm việc
2
Name of chairman
Các bước tiến hành Kaizen Activities
1. Thành lập nhóm
2. Chọn đề tài
3. Thu thập dữ liệu
4. Phân tích vấn đề
5. Thiết lập mục tiêu
6. Tìm kiếm giải pháp
7. Chọn lựa giải pháp
8. Lãnh đạo chấp thuận
9. Thực hiện
10. Thu thập dữ liệu
11. Xử lý kết quả

12. Chuẩn hóa qui trình
13. Theo dõi
14. Báo cáo
3
Name of chairman
Các điểm cơ bản của Kaizen Activities

Dần dần từng bước nhưng liên tục

Quan tâm đến quá trình hơn là kết quả :
–
Tiếp cận có hệ thống (theo từng bước, có sử
dụng công cụ)
–
Nâng cao năng lực nhân viên và hứng thú làm
việc thông qua đào tạo và sáng kiến

Triển khai dựa trên sự tham gia nhiệt tình của mọi
thành viên với cam kết mạnh mẽ của cấp lãnh
đạo

Đặc biệt nhấn mạnh hoạt động nhóm

Công cụ : thu thập và phân tích dữ liệu (quản lý
bằng sự kiện – Management by fact)
4
Name of chairman
Qui trình thực hiện
ACTION (HÀNH ĐỘNG)
CHECK (KIỂM TRA)

PLAN (LẬP KẾ HOẠCH)
DO (THỰC HIỆN)
5
Name of chairman
Quy trình PDCA
LẬP KH

Xác đònh vấn đề

Phân tích nguyên nhân

Hình thành giải pháp
THỰC HIỆN

Triển khai kế hoạch thực
hiện các giải pháp đã đònh

Thông báo KH thực hiện

Thực hiện
KIỂM TRA

Theo dõi tiến độ thực
hiện

Điều chỉnh KH nếu cần

Xử lý kết quả thu được
HÀNH ĐỘNG


Đánh giá kết quả

Chuẩn hóa các biện pháp
đã áp dụng

Hoặc thực hiện lại quy
trình PDCA
6
Name of chairman
Ý nghóa của qui trình PDCA

Kiểm soát (control) = kiểm tra (check) và hành động (action)

So sánh kết quả và chỉ tiêu. Việc theo dõi và thực hiện các
biện pháp cần thiết khi có sự chênh lệch chính là bản chất
của qui trình PDCA

Thực hiện qui trình PDCA vừa đảm bảo đạt được các chỉ
tiêu đề ra vừa cải tiến quá trình

Thông thường công đoạn lập kế hoạch và thực hiện bò tách
rời

Thực hiện PDCA cũng là cách làm tăng khả năng tự kiểm
soát nơi nhân viên

Thông thường, nói đến kiểm tra ta chỉ tập trung vào các
khiếm khuyết. PDCA lưu ý cả đến các ưu điểm và giúp hệ
thống hóa / chuẩn hóa chúng


Có hai loại hành động sửa chữa : tạm thời và lâu dài. Tạm
thời nhằm vào kết quả còn lâu dài nhằm vào quá trình.
7
Name of chairman
Bước 1 : Thành lập nhóm
1. Nhóm cải tiến được thành lập dựa trên cơ sở
tham gia của các thành viên, có thể bao gồm các
nhân viên thời vụ.
•
Số thành viên trung bình từ 6-10 người.
2. Nhóm bầu ra nhóm trưởng và thư ký.
3. Chọn tên nhóm, biểu tượng và khẩu hiệu.
3. Chọn người hướng dẫn (có thể nhiều người) và
đề nghò Trưởng bộ phận liên quan làm người đỡ
đầu.
4. Đăng ký với Giám đốc nhà máy.
8
Name of chairman
Các vai trò liên quan
Vai trò Trách nhiệm
Nhóm trưởng

Điều phối các hoạt động của nhóm nhằm thực hiện đề
tài đã đăng ký theo thời gian qui đònh

Phân chia công việc trong nhóm

Điều hành các buổi họp nhóm

Động viên các thành viên đóng góp thực hiện đề tài


Liên lạc với người hướng dẫn, người đỡ đầu, bộ phận
điều phối nhóm cải tiến để xúc tiến đề tài, thông tin phản
hồi
Thư ký

Thông báo chương trình họp/làm việc. Ghi biên bản các
cuộc họp, thực hiện báo cáo

Cùng với nhóm trưởng tìm kiếm các cơ hội hợp tác
Thành viên

Đóng góp thực hiện đề tài (tự giác và theo phân công)

Tham gia ý kiến xây dựng nhóm và cách thức thực hiện
đề tài

Tham dự đầy đủ các buổi họp nhóm
9
Name of chairman
Các vai trò liên quan
Vai trò Trách nhiệm
Giám đốc nhà máy

Hỗ trợ tinh thần cho tất cả các nhóm.

Nhận đăng ký thành lập nhóm
Người đỡ đầu
(Promoter)


Thường là trưởng bộ phận liên quan

Cung cấp các động viên, hỗ trợ cho nhóm
Người hướng dẫn
(Facilitator)
Thường là các giám sát
Tiêu chuẩn chọn lựa :

Kiến thức và chuyên
môn vững

Giải thích ý đònh của công ty và mục đích của phong
trào cải tiến

Giúp đònh hướng thực hiện đề tài

Giúp gầy dựng nhóm : cách thức làm việc, hợp tác,
đặt vấn đề, nghiên cứu; phản hồi cho nhóm về tiến
độ, kết quả thực hiện và tinh thần nhóm

Hỗ trợ việc huấn luyện và soạn thảo báo cáo. Cung
cấp các tài liệu tham khảo nếu có.

Chia sẻ kinh nghiệm làm việc/giải quyết vấn đề của
các nhóm.

Đònh kỳ thông tin cho trưởng phòng, ban điều phối
về tiến độ thực hiện đề tài của nhóm.
10
Name of chairman

Các lưu ý ở giai đoạn thành lập nhóm
1. Để thành lập nhóm không cần phải có ý tưởng hay đề tài
sẵn. Sau khi đã thành lập, nhóm sẽ đề nghò các đề tài có
khả năng thực hiện.
• Điều quan trọng lúc khởi đầu là ý thức cải tiến và muốn
đóng góp vì lợi ích tập thể.
2. Thành viên trong nhóm cần bao gồm các khâu chủ chốt
liên quan như Sản xuất, Chất lượng, Kỹ thuật …
3. Chọn tên nhóm trước, kế đến khẩu hiệu rồi biểu tượng.
• Chọn tên nhóm mang tính biểu trưng cho mục đích của đề
tài, đặc trưng của nhóm hay đơn giản là tên của công đoạn
hay bộ phận.
• Vd: Nhóm “Xanh”, nhóm ”Sáng kiến trẻ”, nhóm “Rang” …
4. Cả nhóm phải có mặt khi đến đăng ký với GĐNM
11
Name of chairman
Các yêu cầu cơ bản của hoạt động

Sự tham gia của nhiều người, nhiều chức năng,
nhiều đối tượng

Thái độ tích cực, hợp tác, xây dựng, linh động và
thống nhất trong nhóm

Tin tưởng và hiểu biết, tôn trọng lẫn nhau

Khả năng lãnh đạo

Quan tâm của cấp trên, động viên, đánh giá cao
và tưởng thưởng các nỗ lực

12
Name of chairman
Để bắt đầu các bạn có thể làm gì ?

Tham gia các buổi giới thiệu về chương trình tại
nhà máy

Hỏi thăm các giám sát/trưởng bộ phận và người
phụ trách chung từng chương trình

Đọc tờ bướm sẽ in về các thông tin bổ sung

Gặp gỡ với những người có kinh nghiệm tham gia
các hoạt động trước đây

Trao đổi với các bạn đồng nghiệp về khả năng
thành lập nhóm và các thành viên có thể tham gia

Tuyển mộ các thành viên khác
13
Name of chairman
Bước 2 : Lựa chọn chủ đề
1. Các thành viên đóng góp ý kiến về các chủ đề
có thể thực hiện
2. Sàng lọc ban đầu để còn lại 3-4 chủ đề
3. Đònh ra các tiêu chuẩn đánh giá.
4. Thu thập các dữ kiện ban đầu liên quan
5. Nhóm đánh giá cho điểm các chủ đề đã sàng lọc
theo các tiêu chuẩn đã đònh trước
6. Dựa trên kết quả cho điểm, nhóm quyết đònh

chọn chủ đề sẽ thực hiện
14
Name of chairman
Các tiêu chuẩn đánh giá

Mức độ quan trọng

Ảnh hưởng lâu dài

Tính cấp thiết

Tần suất xảy ra

Tính phù hợp với các mục tiêu và chỉ tiêu của
nhà máy/bộ phận

Số tiền có thể tiết kiệm

Chi phí thực hiện

Tỉ suất hoàn vốn đầu tư (ROI)

Các yêu cầu về kỹ thuật và hỗ trợ

Khả năng thực hiện

Kết quả có thể đo lường được
15
Name of chairman
Gợi ý chọn lựa đề tài


Xác đònh đònh nghóa về chất lượng và các yếu tố
ảnh hưởng đến chất lượng

Các dữ liệu, báo cáo hiện có về tình trạng chạy
máy, hoạt động

Quan sát thực tế

Thảo luận với các bạn đồng nghiệp. Sử dụng
phương pháp động não

Nghiên cứu khả thi

Tiêu chuẩn hiện hành

Phản ứng của “khách hàng”. Các khiếu nại nhận
được

Ý kiến / phản hồi của lãnh đạo

Chỉ tiêu của nhà máy
16
Name of chairman
Các biểu trưng của lưu đồ (flow chart)
Đường dẫn : chỉ hướng của lưu đồ
Hành động : miêu tả một bước của quá trình
Quyết đònh hay nhánh
Khởi đầu hay Kết thúc của một quá trình
Tài liệu, bảng kiểm tra, thông tin viết

Cơ sở dữ liệu
Điểm nối
17
Name of chairman
Các Công cụ phân tích
1. Phương pháp não công (Brainstorming)
2. Phiếu kiểm tra (check sheet)
3. Phương pháp phân vùng (Stratification)
4. Biểu đồ Pareto (Pareto chart)
5. Biểu đồ xương cá / nhân quả (Fish bone/Cause &
Effect diagram)
6. Biểu đồ phân tán (Scatter diagram)
7. Biểu đồ kiểm soát (Graph/Control chart)
8. Biểu đồ phân bố (Histogram)
18
Name of chairman
Động não Lấy dữ liệu rộng rãi, tính đại diện, tổng quát cao
Phiếu kiểm tra Thu thập dữ liệu (khuyết tật, tần số, cải tiến…) thường là
cơ sở cho việc vẽ tất cả biểu đồ.
Phương pháp phân vùng Giúp lấy dữ liệu, phân tích, suy luận một cách hợp lý.
Biểu đồ Pareto Tìm được nguyên nhân chính, khách hàng chủ lực để sửa
chữa khuyết tật. Tất cả nhằm đến cải tiến.
Biểu đồ phân bố Nhìn hình dạng đoán được khả năng quá trình. Tính được
Cp và Cpk. Tính độ lệch chuẩn suy được hiệu năng của
quá trình. Tất cả nhằm đến cải tiến.
Biểu đồ Kiểm soát Đoán được xu hướng quá trình được kiểm soát hay không
Biểu đồ Phân tán Tìm sự tương quan giữa các yếu tố (một YT dễ tìm, dễ đo
suy YT kia)
Biểu đồ Nhân quả Dùng phân tích chi tiết các yếu tố liên quan.
So sánh giữa các công cụ

19
Name of chairman
Cách thức tiếp cận các số liệu
•
Một nguyên tắc của quản lý chất lượng là khi
quyết đònh một việc gì hay đánh giá một tình
trạng phải dựa trên sự kiện và sự kiện biểu
hiện qua số liệu.
Mục đích Công cụ
Thu thập số liệu Bảng kê (phiếu
kiểm tra)
Xử lý số liệu Biểu đồ và thống kê
Trình bày kết quả XLSL Bảng kê và biểu đồ
Xác đònh nguyên nhân
của vấn đề
Phân vùng
20
Name of chairman
Các chức năng của 7 công cụ

Thu thập dữ liệu một cách dễ dàng

Xác đònh các vấn đề

Giới hạn vùng có vấn đề

Phán đoán các yếu tố có khả năng ảnh hưởng
đến chất lượng

Kiểm chứng xem liệu các yếu tố được phán đoán

có phải là các nguyên nhân đích thực

Khẳng đònh tác động của hành động cải tiến

Ngăn ngừa các sai lỗi do thiếu sót, vội vàng hay
cẩu thả

Nắm vững các thay đổi và xác nhận việc tuân thủ
các tiêu chuẩn
21
Name of chairman
Mục đích của chúng ta
KHÔNG phải là sử dụng các kỹ thuật QC
NHƯNG là giải quyết vấn đề
22
Name of chairman
Bảng tổng hợp cách sử dụng các công cụ
STT Hoạt động Kỹ thuật sử dụng
1 Xác đònh vấn đề Biểu đồ Pareto
2 Nắm bắt tình hình Biểu đồ
3 Thu thập dữ liệu Trung bình
4 Nắm bắt vấn đề về mặt số lượng Biểu đồ phân bố ; phương sai
5 Phân tích sai biệt (variance) BĐ phân tán; hệ số tương thích
6 Phân tích sai biệt tổng thể thành các
sai biệt giữa các nhóm và trong nhóm
Biểu đồ kiểm soát
7 Phân vùng PP Phân vùng
8 Ước lượng kết quả mong đợi
9 Tìm kiếm các nguyên nhân sai biệt Biểu đồ Nhân quả
10 Áp dụng biện pháp khắc phục

11 Xác nhận kết quả
12 Duy trì kết quả Tiêu chuẩn hóa
13 Đánh giá
23
Name of chairman
Bước 5 : Đònh mục tiêu
•
Phải tập hợp số liệu khá đầy đủ
•
Mục tiêu đề ra dựa trên kết quả của các công
cụ phân tích
•
Tất cảc mục tiêu đều phải liên quan đến giải
pháp và số liệu thu thập được
•
Mục tiêu được khởi xướng từ toàn bộ thành
viên trong nhóm.
24
Name of chairman
Bước 6 : Tìm kiếm giải pháp
•
Sử dụng các công cụ cải tiên như là: Độngnão
•
Tiến hành thử nghiệm và đo løng kết quả
•
Tất cả đều phải được Promotor & Facilitator
chấp thuận.
•
Quy trình PDCA là một công cụ hữu hiệu trong
giai đoạn này.

25