BÁO CÁO PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN Quản lý khách sạn

BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN PTTK HỆ THỐNG
BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Đề tài: Quản lý khách sạn
Giáo viên hướng dẫn: Lê Thu Trang
Sinh viên thực hiện: Ngô Thị Thảo
Lớp : K5D
1
BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN PTTK HỆ THỐNG
MỤC LỤC
I. Khảo sát hiện trạng 3
I.1. Mục tiêu 3
I.2. Quá trình thuê phòng của khách 4
I.3 Các loại hóa đơn, chứng từ: 5
I.4 . Cơ cấu tổ chức: 8
II. Phân tích hệ thống 9
II.1. Biểu đồ phân cấp chức năng 9
II.2. Biểu đồ khung cảnh 10
II.3 Biểu đồ mức đỉnh 12
II.4. Biểu đồ mức dưới đỉnh 13
b.Chức năng cho thuê phòng 14
14
c.Chức năng thanh toán 15
15
d.Chức năng báo cáo thống kê 16
16
II.5. Mô hình thực thể liên kết: 17
II.6. Mô hình quan hệ 20
2
BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN PTTK HỆ THỐNG
I. Khảo sát hiện trạng

I.1. Mục tiêu
Hiện nay, dịch vụ du lịch ngày cang phát triển mạnh mẽ, các khách sạn
mọc lên rất nhiều, lượng khách du lịch ngày càng đông, việc quản lý khách sạn
ngày càng khó khăn, do đó nhu cầu tin học hoá việc quản lý khách sạn là điều tất
yếu.
Mục đích của hệ thống:
Mang lại lợi ích nghiệp vụ, tăng khả năng xử lý, đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ
một cách tin cậy, nhanh chóng, chính xác, an toàn và bí mật.
Mang lại lợi ích kinh tế: Giảm chi phí hoạt động
Mang lại lợi ích sử dụng, nhanh chóng, thuận tiện.
Khắc phục các khuyết điểm của hệ thống cũ
3
BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN PTTK HỆ THỐNG
I.2. Quá trình thuê phòng của khách
Khi khách hàng đến:
Ða số khách đến khách sạn đã có đăng ký phòng trước. Một số khác chưa
đăng ký thì thuê được phòng nếu còn phòng
Khi khách hàng đến, nhân viên tiếp nhận sẽ hỏi xem vị khách đó có đăng ký
phòng trước hay không, và đăng ký phòng trước với tên nào. Như vậy cần phải
tham khảo đến hồ sơ đăng ký phòng trước. Khi khách đến không đăng ký phòng
trước, nhân viên tiếp nhận phải xem còn phòng trống hay không. Nếu không, nhân
viên này phải thông báo cho khách biết để khách đến khách sạn khác. Nếu có
phòng đáp ứng yêu cầu của khách nhân viên tiếp tân yêu cầu khách xuất trình giấy
tờ và giữ lại chứng minh nhân dân hay giấy tờ tùy thân khác (nếu khách không có
chứng minh nhân dân). Giấy tờ này sẽ trả lại khi khách hoàn thành thủ tục rời
khách sạn.
Mỗi căn phòng, tùy theo kiểu, vị trí và những tiện nghi bố trí bên trong mà có
một giá biểu riêng. Khi khách đến thuê, nhân viên tiếp tân phải ghi nhận phiếu
đăng ký thuê phòng. Mỗi phiếu đăng ký thuê phòng chỉ lập cho một người khách,
thường là người chịu trách nhiệm thanh toán sau này. Trên phiếu đăng ký thuê

phòng cần phải ghi rõ khách nào được bố trí ở phòng nào, vào khoảng thời gian
nào (ngày nào) để thuận tiện trong việc khai báo tạm trú, tạm vắng khi nhà chức
trách đến kiểm tra.
Nếu khách có yêu cầu dịch vụ (giặt ủi, gọi điện thoại, karaoke, ), nhân viên
tiếp tân phải lập một bảng kê dịch vụ. Mỗi bảng kê có một số thứ tự và lập cho
một khách, ghi tất cả những dịch vụ mà khách yêu cầu trong suốt quá trình lưu trú
tại khách sạn. Trong đó phải ghi chi tiết khách yêu cầu dịch vụ gì vào thời điểm
nào, chi phí tương ứng là bao nhiêu. Bảng kê này nhân viên tiếp tân giữ lại và sẽ
yêu cầu khách thanh toán khi rời khỏi khách sạn sau đợt nghỉ.
Nếu khách có yêu cầu đặt tiệc tùng, nhân viên tiếp tân phải lập một hóa đơn đặt
tiệc. Trên hóa đơn ghi nhận những món mà khách yêu cầu. Qua hóa đơn đó thể
4
BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN PTTK HỆ THỐNG
hiện các yêu cầu của khách (số lượng, thẩm mỹ, cách và thời gian bày trí, ) và từ
đó nhân viên tiếp tân thoả thuận với khách đơn giá tương ứng cho từng món. Một
bản sao hóa đơn được giao cho nhà hàng để bộ phận phục vụ chuẩn bị. Mỗi hóa
đơn có một số thứ tự và ghi cho chỉ một khách hàng. Khách hàng có thể thanh
toán hóa đơn ngay hoặc bộ phận tiếp tân giữ lại yêu cầu khách trả sau này.
Khi khách đi:
Mọi thủ tục cũng diễn ra ở Phòng tiếp tân. Lúc đó, phiếu đến, bảng kê dịch vụ
và hoá đơn tiệc tùng chưa thanh toán là cơ sở yêu cầu khách phải trả. Bộ phận
phục vụ kiểm tra các phòng mà khách đã ở xem có hư hao gì không và xác nhận
vào phiếu đến. Nếu khách làm hư hại đồ đạc trong phòng thì khách phải đền bù
hoặc trả thêm tiền để khách sạn sắm sửa lại. Khi khách trả tiền một hóa đơn thanh
toán được lập. Mỗi hóa đơn có một số thứ tự, thu tiền của chỉ một khách hàng,
ngày thu, lý do (thu của phiếu đến, bảng dịch vụ và các hoá đơn nào) với số tiền
thu là bao nhiêu. Nhân viên tiếp tân chịu trách nhiệm ký xác nhận vào phiếu thu
và lập thành hai bản chuyển cho bộ phân kết toán để thanh toán tiền với khách.
Cuối mỗi ngày bộ phận kế toán phải lập báo cáo về danh sách khách đã
thuê phòng , danh sách tình hình các phòng, doanh thu thuê phòng và doanh thu

tiệc trong khách sạn cho lãnh đạo.Cuối mỗi tháng và mỗi quý phải báo cáo tình
hình doanh thu, hoạt động của khách sạn cho lãnh đạo.
I.3 Các loại hóa đơn, chứng từ:
PHIẾU ĐĂNG KÝ THUÊ PHÒNG
Họ tên khách hàng:……………………………….
Số CMTND:………………………………………
Địa chỉ:……………………………………………
Điện thoại:………………………………………
Tên
phòng
Số
lượng
Đơn
giá
Ngày
thuê
Ngày
trả
Ghi chú Thành tiền
5
BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN PTTK HỆ THỐNG
Ngày….tháng … năm 200….
Lễ Tân Khách Hàng

PHIẾU YÊU CẦU DỊCH VỤ CỦA KHÁCH HÀNG
Ngày… tháng… năm 200….
Họ tên khách hàng:……………………………….
Số CMTND:………………………………………
Địa chỉ:……………………………………………
Điện thoại:………………………………………

Loại dịch vụ Số lượng Thời gian

BẢNG KÊ DỊCH VỤ CỦA KHÁCH HÀNG
Ngày… tháng… năm 200….
Số TT:………
Họ tên khách hàng:……………………………….
Số CMTND:………………………………………
Địa chỉ:……………………………………………
Điện thoại:………………………………………
Loại dịch vụ Số lượng Thời gian Chi phí
6
BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN PTTK HỆ THỐNG
Lễ Tân Khách hàng
HÓA ĐƠN THANH TOÁN
Ngày…….tháng……năm 200……….
Họ tên khách hàng:……………………………….
Số CMTND:………………………………………
Địa chỉ:……………………………………………
Điện thoại:………………………………………


Lễ tân Kế Toán Khách hàng
Số TT Lý do Số tiền
7
BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN PTTK HỆ THỐNG
I.4 . Cơ cấu tổ chức:
Trong đó:
TỔNG GIÁM ĐỐC: Điều hành mọi hoạt động của khách sạn.
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC: Giám sát và điều hành trực tiếp các phòng ban
và bộ phận.

BỘ PHẬN BUỒNG:Phục vụ dọn dẹp phòng và bàn ăn của khách.
PHÒNH KINH DOANH: Cung cấp hàng hoá, vật tư phục vụ nhu cầu của
khách sạn.
BỘ PHẬN LỄ TÂN: Có nhiệm vụ hướng khách đăng ký đặt phòng, nhận
phòng, trả phòng và các yêu cầu dịch vụ…
BỘ PHẬN NHÀ HÀNG: Phục vụ tiệc khi khách có nhu cầu.
TỔNG GIÁM ĐỐC
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC
PHÒNG
KINH
DOANH
PHÒNG
NHÂN
SỰ
PHÒNG
KẾ
TOÁN
BỘ
PHẬN
LỄ TÂN
BỘ
PHẬN
BUỒNG
PHÒNG
BỘ
PHẬN
NHÀ
HÀNG
8
BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN PTTK HỆ THỐNG

II. Phân tích hệ thống
II.1. Biểu đồ phân cấp chức năng
Mô tả chi tiết các chức năng:
1.1. Cập nhật danh sách đăng ký P: Các khách hàng đã đăng ký phòng trước.
1.2. Cập nhật phòng: Các loại phòng hiện có trong khách sạn đuợc cập nhật thường
xuyên về trang thiết bị, tình trạng và khả năng phục vụ.
1.3. Cập nhật dịch vụ : các loại dịch vụ mà khách sạn hiện có thể phục vụ được với giá
tuơng ứng được cập nhật hàng ngày.
1.4. Cập nhật danh sách khách: các thông tin về bản thân khách hàng khi đến thuê
phòng
2.1. Đăng ký thuê phòng: khi khách có nhu cầu thuê phòng khách làm việc với lễ tân
và phải thông báo rõ ràng về nhu cầu phòng cần thuê (bao nhiêu người, cần mấy
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
1. Cập
nhật danh
mục
4. Báo cáo
thống kê
2. Cho thuê
phòng
3. Thanh
toán
1.1.Cập nhật
DS đăng ký
phòng
1.2.Cập
nhật P
1.3.Cập nhật
DV
1.4.Cập nhật

DS khách
2.1. Đăng ký
Thuê phòng
2.1. Đăng ký
sử dụng dịch
vụ
3.1. Thanh
toán phòng
3.2.Thanh
toán
Dịch vụ
4.1. Báo cáo
DS phòng
4.2. Báo cáo
doanh thu
phòng
4.3. Báo cáo
doanh thu
dịch vụ
9
BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN PTTK HỆ THỐNG
phòng,loại phòng mấy giường ,tiện nghi ra sao? ) để từ đó lễ tân mới có thể sắp xếp
phù hợp với khách được.
2.2. Đăng ký sử dụng dịch vụ: Ngoài việc đăng ký nghỉ tại phòng đăng ký, khách có
thể sử dụng các dịch vụ khác mà khách sạn có thể có ( du lịch, điện thoại, bơi,…) chỉ
cần đăng ký với bộ phận phục vụ khách sạn.
3.1. Thanh toán phòng: Khi khách kết thúc ở trong khách sạn thì phải thông bái với lễ
tân để nhận lại phòng và kiểm tra đối chiếu các thiết bị trong phòng so với lúc nhận
phòng.
3.2. Thanh toán Dịch vụ: Ngoài việc thanh toán tiền phòng thì khách phải thanh toán

luôn cả tiền đã sử dụng các dịch vụ(điện thoại, đồ uống….) trong thời gian ở tại khách
sạn.
4.1. Báo cáo danh sách phòng: Danh sách các phòng đã được khách thuê ở, các
phòng hiện còn trống, các phòng bị hư hỏng không sử dụng đựợc
4.2. Báo cáo doanh thu phòng: Doanh thu tiền thuê phòng của khách hàng từng
ngày, tháng, quý và năm
4.3. Báo cáo doanh thu dịch vụ: báo cáo tình hình thu từ các dịch vụ mà khách đã
sử dụng hàng ngày .
II.2. Biểu đồ khung cảnh
Trong đó:
1: Khách hàng đặt phòng, đăng kí sử dụng dịch vụ, yêu cầu thanh toán……
QUẢN LÝ
KHÁCH
SẠN
BỘ PHẬN
QUẢN LÝ
KHÁCH
1
2
4
3
10
BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN PTTK HỆ THỐNG
2: Khách sạn đáp ứng yêu cầu của khách hàng: Phân phòng, đáp ứng dịch vụ, gửi
phiếu thanh toán…
3: Yêu cầu báo cáo thống kê
4: Đáp ứng báo cáo thống kê
11
BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN PTTK HỆ THỐNG
II.3 Biểu đồ mức đỉnh

Cập
nhật
danh
mục
Cho
thuê
phòng
Thanh
toán
Báo cáo
thống kê
KHÁCH
BỘ PHẬN
QUẢN LÝ
BỘ PHẬN
QUẢN LÝ
Yêu cầu thông tin
Trả lời phản hồi
Kho DL
Đáp
ứng
yêu cầu
Yêu
cầu báo
cáo
Hóa đơn
Hóa đơn
Đặt phòng
BỘ PHẬN
QUẢN LÝ

Kết quả
báo cáo
KHÁCH
Yêu cầu thanh toán
Thanh toán
Trình TT
ca nhân
12
BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN PTTK HỆ THỐNG
II.4. Biểu đồ mức dưới đỉnh
a. Chức năng cập nhật danh mục
Cập
nhật K
Cập
nhật
DV
Cập
nhật
P
Cập
nhật DS
đăng ký
K
BPQL
BPQL
Danh mục
BPQL
Khách
Yêu cầu TT Đáp ứng
yêu cầu

Yêu cầu TT Yêu cầu TT
Yêu cầu TT
Đáp ứng
yêu cầu
Đáp ứng
yêu cầu
Đáp ứng
yêu cầu
13
BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN PTTK HỆ THỐNG
b. Chức năng cho thuê phòng
Đăng
ký P
Đăng
ký DV
BPQL
Khách
Danh mục
Khách
BPQL
Đặt P Đáp ứng
yêu cầu
Ktra DS P
KQ Ktra
ĐK DV
Đáp ứng
y/c
Ktra DV
Đáp ứng
y/c

14
BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN PTTK HỆ THỐNG
c. Chức năng thanh toán
Thanh
toán P
Thanh
toán
DV
Khách
Khách
Hóa đơn
BPQL
BPQL
Thanh toán
Gửi phiếu
Thanh toán
Gửi phiếu
Y/C thanh
toán
Y/C thanh
toán
15
BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN PTTK HỆ THỐNG
d. Chức năng báo cáo thống kê
Bóa
cáo DS
P
Báo
cáo P
Báo cáo

DV
BPQL
BPQL
Danh mục
BPQL
Yêu cầu
báo cáo
Báo cáo
Yêu cầu
báo cáo
Yêu cầu
báo cáo
Báo cáo
Báo
cáo
16
BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN PTTK HỆ THỐNG
II.5. Mô hình thực thể liên kết:
Các thực thể
1. KHÁCH:
2. PHÒNG:
3. DỊCH VỤ
4. PHIẾU DV
5. NHÂNVIÊN
17
BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN PTTK HỆ THỐNG
Mối liên kết:
Các thuộc tính
1. Khách: MãK, HọTên, địa chỉ, cơ quan, DC cơ quan, ngày đến.
2. PHÒNG: MaP, TenP, ĐơnGiá

3. DỊCH VỤ: MDV, tênDV, ĐVT, SL, NgaySD
4. NHÂNVIÊN: MãNV, Htên, MaToDV
KHÁCH DỊCH VỤ
NHÂN VIÊN
CHI TIẾT
DV
PHIẾU DV
PHÒNG
TỔ DỊCH
VỤ
18
BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN PTTK HỆ THỐNG
#MãNV
TênNV
MãTổDV
NHÂN VIÊN
TỔ DV
PHÒNG
DỊCH VỤ
#MaP
Ten P
ĐơnGiá
TênToDV
MaDV
#MaToDV
#MaDV
#NgaySD
TênDV
SLDV
DVT

MaK
#MãK
họ tên
địa chỉ
cơ quan
DC CQ
ngày
đến
#MaToDV

#MãDV
MaK
TênDV
ĐVT
ĐG
SL
KHÁCH
CHI TIẾT DV
PHIẾU DV
MaToDV
#MaDV
#MaK
TênK
ĐC
NgaySD
19
BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN PTTK HỆ THỐNG
II.6. Mô hình quan hệ
#MaK
TenK

TenCQ
D/C CQ
# NgĐến
NgĐi
#MaDV
TenDV
DVT
SL DV
ĐG DV
#NgaySD
MaToDV
TenToDV
MaNV
TenNV
MaP
TenP
SLP
ĐGP
DienGiai
#Mak
TenK
#NgĐến
NgĐi
TênCQ
Đ/C CQ
MaNV
TenNV

1NF 2NF 3NF
#MaDV

TenDV
#Ngay SD
ĐVT
SL DV
ĐG DV
DienGiai
# MaP
TênP
ĐG P
MaToDV
TenToDV

#Mak
TenK
#NgĐến
NgĐi
TênCQ
Đ/C CQ
MaNV
TenNV
#MaK
#MaDV
#Ngay SD
Ten DV
ĐVT
SL DV
ĐG DV
# MaP
TênP
ĐGP

#Mak
TenK
#NgĐến
NgĐi
TênCQ
Đ/C CQ
#MaNV
TenNV
#MaK
#MaDV
#Ngay SD
ĐVT
SL DV
ĐG DV
#MaDV
TenDV
#Ngay SD
ĐVT
SL DV
ĐG DV
DienGiai
MaToDV
TenToDV
#MaDV
#Ngay SD
TenDV
ĐV
SL DV
ĐG DV
DienGiai

# MaP
TênP
ĐGP
#MaToDV
TenToDV
20
BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN PTTK HỆ THỐNG
Các quan hệ:
KHÁCH (#Mã K, Ten K, ĐC, Tên CQ, Đ/CCQ)
PHÒNG: (#Ma P, Ten P, ĐGP)
DỊCH VỤ(#Mã DV,#NgaySD, Tên DV, SLDV, ĐVT, Mã tổ DV)
TỔ DV (#Mã tổ DV, Tên tổ DV)
NHANVIEN (#MãNV, TênNV, MãTổDV)
CHITIET SDDV (#Mã K, #Mã DV, #Ngày SD, SLDV, ĐGDV)

21