hướng dẫn sử dụng phần mềm kê khai thủ tục bảo hiểm xã hội iBHXM (TM)

1
Copyright © TS24 Corp Bảo hiểm xã hội Việt Nam
I. TẢI&CÀIĐẶTCHƯƠNGTRÌNH
1. Tải & cài đặt phần mềm iBHXH
2. Tải & cài đặt các phần mềm hỗ trợ tương thích
II. CHỨCNĂNGĐĂNGNHẬPKHÔNGDÙNGTÀIKHOẢN(Hỗtrợđơnvịcó
thểlậphồsơtheocácbiểumẫutrongiBHXHnhưngkhôngđăngkýgiao
dịchđiệntử)
III. THIẾTLẬPTHÔNGTINĐƠNVỊ
IV. ĐĂNGKÝGIAODỊCHBHXHĐIỆNTỬ
V. THAYĐỔITHÔNGTINĐĂNGKÝGIAODỊCHBHXHĐIỆNTỬ
VI. ĐĂNGKÝTÀIKHOẢNNHẬN&XEMTHÔNGBÁOTỪCƠQUANBHXH
1. Đăng ký tài khoản nhận thông báo:
2. Nhận thông báo
VII. ĐỀNGHỊCẤPMÃSỔBHXH
VIII. CHỨCNĂNGQUẢNLÝHỒSƠKÊKHAI
1. Quản lý hồ sơ đã kê khai
2. Quản lý hồ sơ nhận về từ Cơ quan BHXH
IX. CHỨCNĂNGQUẢNLÝNGƯỜILAOĐỘNG
1. Quản lý danh mục đơn vị/phòng ban
2. Quản lý danh mục vị trí công việc
3. Quản lý thông tin chi tiết NLĐ
4. Bảng kê chi tiết đóng BHXH và công đoàn
5. Bảng kê đã duyệt đã nộp tiền
6. Chi tiết quá trình tham gia BHXH, BHYT, BHTN của NLĐ
X. HỒSƠTHU
1. Đăng ký tham gia BHXH bắt buộc, BHYT bắt buộc và bảo hiểm thất nghiệp
đối với đơn vị tham gia lần đầu, đơn vị di chuyển từ địa bàn tỉnh, thành phố
khác đến (101)
2. Tăng giảm lao động điều chỉnh mức đóng BHXH, BHYT, BNTN và gia hạn

thẻ BHYT (103)
3. Cấp thẻ BHYT học sinh sinh viên (104)
4. Giải quyết ngừng đóng BHXH đối với đơn vị bị giải thể, phá sản, di chuyển
khỏi địa bàn (106)
5. Hoàn trả tiền đóng BHXH, BHYT và BHTN cho người sử dụng lao động (107)
6. Điều chỉnh số BHXH do đơn vị cung cấp sai hoặc điều chỉnh số sổ tạm về số
chính thức (108)
7. Tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất (109); Đăng ký tham gia BHXH tự
nguyện (201); Hoàn trả tiền đóng BHXH, BHYT tự nguyện (203)
3
3
5
6
7
8
9
10
10
11
12
13
13
14
21
15
22
15
16
17
24

18
21
26
19
25
26
20
25
Mục lục
2
Bảo hiểm xã hội Việt Nam Copyright © TS24 Corp
XI. HỒSƠCẤPBHYTTRẺEMDƯỚI6TUỔI
XII. HỒSƠCẤPBHYTTỰNGUYỆN(202)
XIII. HỒSƠSỔBHXH
1. Xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN (áp dụng cho mẫu sổ cũ) (301)
2. Xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN (áp dụng cho mẫu sổ mới) (321)
XIV. HỒSƠTHẺBHYT
1. Đổi thẻ BHYT do thông tin ghi trên thẻ không đúng (401)
2. Cấp lại hoặc đổi thẻ BHYT do mất, bị hư hỏng điều chỉnh quyền lợi khám
chữa bệnh và thay đổi nơi khám chữa bệnh (402)
3. Cấp thẻ BHYT do kỳ trước thiếu thông tin (403)
XV. HỒSƠCHẾĐỘCHÍNHSÁCH
1. Hồ sơ trợ cấp ốm đau, thai sản, nghỉ dưỡng sức phục hồi sức khỏe (601)
2. Hồ sơ trợ cấp thai sản trường hợp người lao động đã nghỉ việc (602)
3. Hồ sơ giải quyết chế độ tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp (604)
4. Hồ sơ giải quyết chế độ tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp tái phát hoặc tai
nạn lao động – bệnh nghề nghiệp tồng hợp (605)
5. Hồ sơ giải quyết chế độ hưu trí (606)
XVI. KẾTXUẤTBÁOCÁOHỒSƠBHXH
XVII. XEMLỊCHSỬGIAODỊCH

XVIII. XEMFILE*.XML
XIX. KÝ&NỘPHỒSƠĐIỆNTỬ

27
29
30
30
31
33
33
34
35
36
36
37
38
39
40
42
44
45
46
3
Copyright © TS24 Corp Bảo hiểm xã hội Việt Nam
I. Tải & Cài đặt chương trình
1. Tải&càiđặtphầnmềmiBHXH
Có 02 cách:
a. Tải về từ website Bảo hiểm xã hội Việt Nam
Đơn vị có thể truy cập vào website Bảo hiểm xã hội Việt Nam tại địa chỉ: www.baohiemxahoi.gov.
vn> sau đó chọn tải về iBHXH (như hình bên dưới):

4
Bảo hiểm xã hội Việt Nam Copyright © TS24 Corp
b. Tải về từ website Công ty TS24
TS24 xây dựng một bộ ứng dụng duy nhất với tên gọi: TS24 professional. Bộ ứng dụng này bao
gồm tất các chương tình, phần mềm do TS24 Corp phát triển, trong đó có iBHXH, KySo. Vì thế chỉ
cần tải duy nhất bộ ứng dụng này về máy tính là có thể sử dụng được hết các chương trình mong
muốn.
Để tải về & cài đặt TS24 professional:
- Truy cập website TS24 Corp, www.TS24.com.vn> mở tab “Tải về” > chọn “Tải về” TS24
professional
- Mở chạy le cài đặt vừa tải về
- Thao tác các bước cài đặt tiếp theo để hoàn tất cài đặt TS24 professional
Để tải các ứng dụng iBHXH, KySo:
- Mở chạy ứng dụng TS24 professional đã cài đặt > nhấp chuột vào biểu tượng iBHXH và KySo
để chương trình tự động cài đặt.
Lưuý, ở đây chương trình iData sẽ tự động được cài đặt mà không cần nhấp chuột. Người dùng
cũng có thể chọn tải thêm các chương trình khác theo nhu cầu. TS24 khuyến dùng các phần mềm
sau:
- TaxOnline: hỗ trợ kê khai thuế qua mạng toàn diện và chuyên nghiệp
- VBPL: cung cấp văn bản pháp luật đầy đủ và chính xác; hỗ trợ xem các bản tin định kỳ theo
chuyên ngành do TS24 biên tập; hỗ trợ xem nội dung các chương trình đối thoại trực tuyến
giữa doanh nghiệp với Cơ quan quản lý…
- iHaiQuan: Khai hải quan điện tử toàn diện theo chuẩn VNACCS và V4
- iThongKe: Hỗ trợ lập báo cáo thống kê điện tử theo tháng, quý, năm

1
2
3
5
Copyright © TS24 Corp Bảo hiểm xã hội Việt Nam

2. Tải&càiđặtcácphầnmềmhỗtrợtươngthích
Bên dưới trang “Tải về” có chứa các phần mềm hỗ trợ tương thích như: Acrobat Reader, Microsoft
Net Framework V3.5, TeamViewer, SAFE-CA Token Manager… Người dùng có thể tải về và cài đặt
nếu máy tính chưa có những phần mềm trên
6
Bảo hiểm xã hội Việt Nam Copyright © TS24 Corp
- Đây là chức năng mới hỗ trợ các đơn vị chưa đăng ký giao dịch điện tử với Cơ quan BHXH có
thể dễ dàng sử dụng chương trình iBHXH để lập các hồ sơ theo đúng biểu mẫu quy định mà
không cần phải đăng nhập bằng tài khoản TS24 professional.
- Tuy nhiên, lưu ý khi sử dụng chức năng này là chương trình sẽ tự động tạo ra một cơ sở dữ
liệu (database) hoàn toàn mới. Do đó, nếu các đơn vị trước đây đã có sử dụng tài khoản TS24
professional để đăng nhập và lập hồ sơ thì nên tiếp tục sử dụng cách đăng nhập bằng tài khoản
đã có để tránh bị nhầm lẫn dữ liệu hồ sơ.
- Để sử dụng chức năng này, đơn vị mở chạy bộ ứng dụng TS24 professional trên màn hình Win-
dows Desktop > mở iBHXH (nếu tải iBHXH từ website TS24), hoặc mở chạy icon phần mềm
iBHXH 2015 (nếu tải iBHXH từ website BHXH Việt nam). Trên giao diện đăng nhập iBHXH,
nhấp chọn “Không dùng tài khoản”
II. Chức năng đăng nhập không dùng tài khoản
(Hỗ trợ đơn vị có thể lập hồ sơ theo các biểu mẫu trong iBHXH nhưng không đăng ký
giao dịch điện tử)
7
Copyright © TS24 Corp Bảo hiểm xã hội Việt Nam
- Đầu tiên, đăng nhập iBHXH bằng tên đăng nhập & mật khẩu đã được TS24 cung cấp
- Trong giao diện chương trình, mở menu Thông tin chung > Thông tin đơn vị > Trong tab “Thông
tin chung” > chọn “Thêm (F1)” > nhập thông tin đơn vị, tài khoản kích hoạt, thông tin người ký…
- Tiếp tục chọn tab “Thông tin Cơ quan quản lý” > chọn “Thông tin giao dịch với Cơ quan BHXH >
nhấp chọn dấu cộng “+” để nhập Mã đơn vị và “Lưu” lại. Sau cùng chọn “Lưu (F5)” để hoàn tất.

III. Thiết lập thông tin đơn vị
1

2
3
4
5
6
1
2
3
4
8
Bảo hiểm xã hội Việt Nam Copyright © TS24 Corp
- Mở menu “Đăng ký giao dịch” > “Đăng ký GD BHXH điện tử”
- Cắm token chữ ký số vào máy tính > chương trình tự động lấy thông tin của đơn vị. (Trường
hợp sử dụng chữ ký số dạng le, nhấp chọn “File” > chọn le chữ ký số > nhập mã pin chữ ký)
- Nhấp chọn “Đăng ký” > nhập mã pin chữ ký số (mật khẩu) > “Chấp nhận” để hoàn tất
IV. Đăng ký giao dịch BHXH điện tử
9
Copyright © TS24 Corp Bảo hiểm xã hội Việt Nam
- Mở menu “Đăng ký giao dịch” > “Thay đổi thông tin Đăng ký GD BHXH
- Nhập các thông tin cần thay đổi > chọn “Nộp” > nhập mã pin chữ ký số > “Chấp nhận” để
hoàn tất

V. Thay đổi thông tin đăng ký giao dịch BHXH điện tử
10
Bảo hiểm xã hội Việt Nam Copyright © TS24 Corp
1. Đăngkýtàikhoảnnhậnthôngbáo:
- Chức năng này chỉ áp dụng cho trường hợp không dùng chữ ký số.
- Mở menu “Đăng ký giao dịch” > “Đăng ký nhận thông báo” > kiểm tra lại các thông tin đăng
ký (email, số điện thoại…) > chọn “Đăng ký” > “Chấp nhận” > Cơ quan BHXH sẽ xác minh và
cung cấp tài khoản nhận thông báo qua email

VI. Đăng ký tài khoản nhận & xem thông báo từ
cơ quan BHXH
11
Copyright © TS24 Corp Bảo hiểm xã hội Việt Nam
2. Nhậnvàxemthôngbáo
- Mở menu “QLHS” > “Nhận thông báo” > “Hồ sơ nhận về từ BHXH”
- Chọn theo ngày nộp hoặc theo kỳ kê khai.
- Tại ô “Loại hồ sơ“ chọn loại thông báo cần xem
- Chọn kỳ cần xem thông báo > chọn “Lấy thông báo từ hệ thống BHXH”
- Nhấn “Tìm kiếm“ để hiển thị các thông báo.
Chúý: Trường hợp không thấy thông báo, nhấn vào nút “Cập nhật hồ sơ từ hệ thống“ để đồng
bộ lại dữ liệu.


12
Bảo hiểm xã hội Việt Nam Copyright © TS24 Corp
- Mở menu “Đăng ký giao dịch” > “Đề nghị cấp mã sổ BHXH”
- Thêm lần làm việc bằng cách: Nhập tên lần > chọn Mã đơn vị > “Thêm (F1)”
- Nhập số liệu trực tiếp trên chương trình, hoặc sử dụng chức năng “File mẫu” & “Nạp dữ liệu
(F8)” > Chọn “Ghi (F5)” để lưu lại > sau cùng chọn “Gửi (F6)” để hoàn tất.
Lưuý: Để kiểm tra các cá nhân đã có số sổ BHXH chưa? thì trên cột “Mã sổ BHXH” nhấp chọn
dấu 3 chấm (…)
VII. Đề nghị cấp mã sổ BHXH
13
Copyright © TS24 Corp Bảo hiểm xã hội Việt Nam
Đây là chức năng hoàn toàn mới của iBHXH kể từ phiên bản 2015, hỗ trợ đơn vị quản lý toàn bộ hồ
sơ BHXH, BHYT, BHTN… bao gồm các hồ sơ đã giao dịch với Cơ quan BHXH và các hồ sơ nhận về
từ Cơ quan BHXH. Từ đó đơn vị có thể dễ dàng trích lục hồ sơ cần tìm để sử dụng hay đối chiếu các
thông tin đã kê khai, ví dụ mức đóng BHXH của người lao động, số lãi truy thu phải nộp… mà không

cần phải kiểm tra lịch sử giao dịch trên ứng dụng KySo như trước đây.
1. Quảnlýhồsơđãkêkhai
- Mở menu “QLHS kê khai” > chọn “Hồ sơ đã kê khai” > có thể sử dụng các tùy chọn tra cứu
hồ sơ theo Ngày nộp, Kỳ kê khai hoặc theo mốc thời gian… > “Tìm kiếm” > chương trình sẽ
tự động hiển thị danh sách các hồ sơ cần tìm
- Tại đây, đơn vị có thể nhấp mở các hồ sơ (định dạng *.pdf hoặc *.xls) để xem lại nội dung
- Ngoài ra, đơn vị còn có thể sử dụng một số chức năng khác như:
• Cập nhật hồ sơ từ hệ thống: Hỗ trợ cập nhật tất cả hồ sơ mới từ hệ thống
• Thêm mới hồ sơ: Thêm hồ sơ để quản lý
• Xóa hồ sơ (F3): Nhấp chọn hồ sơ cần xóa để xóa khỏi hệ thống.

VIII. Chức năng quản lý hồ sơ kê khai
14
Bảo hiểm xã hội Việt Nam Copyright © TS24 Corp
2. QuảnlýhồsơnhậnvềtừCơquanBHXH
- Thao tác tra cứu hồ sơ nhận về từ Cơ quan BHXH tương tự như tra cứu hồ sơ đã kê khai ở trên
Chúý: Chức năng này hỗ trợ đơn vị nhận các thông báo C12, C71, D02a-TS từ cơ quan BHXH thay
cho chức năng “Nhận thông báo” trước đây
15
Copyright © TS24 Corp Bảo hiểm xã hội Việt Nam
Đây cũng là một chức năng hoàn toàn mới của iBHXH 2015, hỗ trợ đơn vị dễ dàng quản lý toàn
bộ người lao động trong đơn vị về thông tin cá nhân, vị trí, phòng ban, cũng như mức lương, mức
đóng BHXH, BHYT, BHTN
1. Quảnlýdanhmụcđơnvị/phòngban:
- Đơn vị có thể thêm mới, thay đổi hoặc cập nhật mới danh mục các phòng ban trong đơn vị
- Mở menu “Quản lý NLĐ” > “Danh mục đơn vị/phòng ban”
- Sử dụng phím “Insert” để thêm phòng ban > nhập các thông tin về phòng ban > chọn “Lưu (F5)”
- Để xóa một phòng ban, chọn vào ô tương ứng ở cột # > chọn “Xóa (F3)”
Chúý: Có thể nạp dữ liệu từ le mẫu của chương trình

IX. Chức năng quản lý NLĐ
16
Bảo hiểm xã hội Việt Nam Copyright © TS24 Corp
2. Quảnlýdanhmụcvịtrícôngviệc:
Có thể thêm mới, thay đổi hoặc cập nhật mới danh mục các chức danh, vị trí công việc theo các
phòng ban.
- Thao tác thêm mới hoặc xóa vị trí, chức danh tương tự như quản lý danh sách phòng ban
- Tuy nhiên, ở đây chương trình có hỗ trợ thêm chức năng “Nạp dữ liệu” từ “File mẫu” để đổ dữ
liệu vào chương trình nhanh hơn
17
Copyright © TS24 Corp Bảo hiểm xã hội Việt Nam
3. QuảnlýthôngtinchitiếtNLĐ
- Thao tác thêm mới hoặc xóa NLĐ thực hiện tương tự như trên
- Ở đây cũng hỗ trợ chức năng “Nạp dữ liệu” từ “File mẫu” cho việc nhập liệu
- Đặc biệt, phần mềm hỗ trợ chức năng “Màu hiển thị tình trạng” của NLĐ (đang làm việc, đang
nghỉ bệnh, đang nghỉ sinh hoặc đã nghỉ việc)

18
Bảo hiểm xã hội Việt Nam Copyright © TS24 Corp
4. BảngkêchitiếtđóngBHXHvàcôngđoàn
Chức năng này hỗ trợ đơn vị tự động lập được Bảng kê chi tiết đóng BHXH & Công đoàn của từng
người lao động và biết được tổng số tiền BHXH đơn vị phải nộp (đối chiếu được dữ liệu do Cơ
quan BHXH cung cấp qua mẫu D02a-TS)

19
Copyright © TS24 Corp Bảo hiểm xã hội Việt Nam
5. Bảngkêđãduyệtđãnộptiền
Chức năng này hỗ trợ đơn vị tự động lập được Bảng kê chi tiết đóng BHXH và KPCĐ đã được

duyệt và đã nạp tiền của từng NLĐ theo từng tháng phát sinh trong năm, và biết được tổng số
tiền BHXH, KPCĐ đơn vị đã duyệt (đối chiếu được dữ liệu do Cơ quan BHXH cung cấp qua
mẫu C12, C71)
Chúý: Có thể xuất bảng kê chi tiết đóng này ra le excel
20
Bảo hiểm xã hội Việt Nam Copyright © TS24 Corp
6. ChitiếtquátrìnhthamgiaBHXH,BHYT,BHTNcủaNLĐ
Chức năng này giúp đơn vị theo dõi được chi tiết quá trình tham gia BHXH, BHYT, BHTN của từng
NLĐ trong đơn vị. Bên cạnh đó cũng có thể giúp lấy dữ liệu để so sánh kết quả đóng BHXH hàng
năm của đơn vị với mẫu C13 mà cơ quan BHXH gửi về.

21
Copyright © TS24 Corp Bảo hiểm xã hội Việt Nam
1. ĐăngkýthamgiaBHXHbắtbuộc,BHYTbắtbuộcvàbảohiểmthấtnghiệpđốivới
đơnvịthamgialầnđầu,đơnvịdichuyểntừđịabàntỉnh,thànhphốkhácđến(101)
- Mở menu “Thu” > “(*) ĐK thủ tục BHXH, BHYT lần đầu” > trong giao diện chọn kỳ thực hiện,
nhấp chọn “Tạo mới” > “Đồng ý”
- Chương trình tự động chọn sẵn các biểu mẫu theo hồ sơ > Tiến hành mở các biểu mẫu và
nhập liệu
- Sau khi hoàn tất dữ liệu, nhấp chọn “Lấy số hồ sơ” (trong tab “Danh mục hồ sơ”) > chọn “Ghi
(F5)” > Chấp nhận” để hoàn tất.
- Tiếp theo tiến hành kết xuất hồ sơ: Mở menu “Kết xuất BC” > chọn loại hồ sơ cần kết xuất >
“Chấp nhận” > chọn kỳ kết xuất tháng hoặc quý > “Thực hiện”
- Sau khi kết xuất hồ sơ > có thể mở xem các le trước khi thực hiện các thao tác bên dưới:
• Nếu đơn vị giao dịch bằng hồ sơ giấy thường, nhấp chọn hồ sơ > chọn “Gửi email”
• Nếu đơn vị giao dịch bằng hồ sơ điện tử > nhấp chọn hồ sơ > chọn “Trình ký” để trình ký Sếp đơn vị;
hoặc chọn “Ký và nộp hồ sơ” nếu người thực hiện giữ hoặc được ủy quyền giữ chữ ký số

2
1

3
4
5
6
7
X. Hồ sơ thu
22
Bảo hiểm xã hội Việt Nam Copyright © TS24 Corp
2
1
3
4 5
23
Copyright © TS24 Corp Bảo hiểm xã hội Việt Nam
2. TănggiảmlaođộngđiềuchỉnhmứcđóngBHXH,BHYT,BNTNvàgiahạnthẻBHYT(103)
- Mở menu “Thu” > “(*) Thu BHXH, BHYT bắt buộc” > trong giao diện chọn kỳ thực hiện, nhấp
chọn “Tạo mới” > “Đồng ý”
- Nhấp chọn các hồ sơ cần thực hiện theo các phát sinh như: Tăng lao động, giảm lao động,
điều chỉnh chức danh, mức đóng…
- Tiến hành nhập liệu trên các biểu mẫu hồ sơ đã chọn. (Lưu ý: Trường hợp có phát sinh tính
lãi truy thu > cần nhập chính xác “Ngày nộp tiền dự kiến (nếu có)” để chương trình tính đúng
lãi truy thu; Đối với trường hợp giảm lao động có trả thẻ thì chương trình sẽ căn cứ vào Ngày
trả thẻ để tự động tang BHYT (nếu có))
- Sau khi hoàn tất dữ liệu, nhấp chọn “Lấy số hồ sơ” (trong tab “Danh mục hồ sơ”) > chọn “Ghi
(F5)” > Chấp nhận” để hoàn tất.
- Tiếp theo tiến hành kết xuất hồ sơ: Mở menu “Kết xuất BC” > chọn loại hồ sơ cần kết xuất >
“Chấp nhận” > chọn kỳ kết xuất tháng hoặc quý > “Thực hiện”
- Sau khi kết xuất hồ sơ > có thể mở xem các le trước khi thực hiện các thao tác bên dưới:
(tương tự hồ sơ 101 ở trên)
• Nếu đơn vị giao dịch bằng hồ sơ giấy thường, nhấp chọn hồ sơ > chọn “Gửi email”

• Nếu đơn vị giao dịch bằng hồ sơ điện tử > nhấp chọn hồ sơ > chọn “Trình ký” để trình ký Sếp đơn vị;
hoặc chọn “Ký và nộp hồ sơ” nếu người thực hiện giữ hoặc được ủy quyền giữ chữ ký số
Lưu ý: Trên đây là hướng dẫn thao tác cụ thể cho hồ sơ 101 và 103. Các thao tác trên cũng được
thực hiện tương tự đối với các hồ sơ khác trên phần mềm iBHXH, từ việc chọn hồ sơ thực hiện >
nhập liệu biểu mẫu > kết xuất hồ sơ > xử lý giao dịch hồ sơ với cơ quan BHXH… Do đó, đối với
những hồ sơ được hướng dẫn tiếp theo bên dưới đây, chúng tôi chỉ minh họa bằng hình ảnh. Đề
nghị Quý khách xem lại thật kỹ các hướng dẫn ở trên để tránh sai sót trong thực hiện.
6
1
2
3
4
5
24
Bảo hiểm xã hội Việt Nam Copyright © TS24 Corp
3. CấpthẻBHYThọcsinhsinhviên(104)
Lưu ý: Khi hoàn tất nạp dữ liệu mẫu vào D03-TS (HS) và D03-TS (ĐTK) thì chương trình tự động
đổ số liệu qua “Bảng thống kê”
6
1
2
3
4
5