bài giảng tổ chức quản lý văn bản và con dấu trong các cơ quan tổ chức

Tổ chức quản lý văn bản
Tổ chức quản lý văn bản


và con
và con
dấu trong các cơ quan, tổ chức
dấu trong các cơ quan, tổ chức
Người biên soạn:
Người biên soạn:
Ths. Trần Thanh Tùng - 0912754073
Ths. Trần Thanh Tùng - 0912754073
B
B
ộ môn Văn bản và Hành chính học
ộ môn Văn bản và Hành chính học
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Văn
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Văn

Hệ thống văn bản hình thành trong
Hệ thống văn bản hình thành trong
hoạt động của cơ quan, tổ chức
hoạt động của cơ quan, tổ chức


- Văn bản đến
- Văn bản đi

- Văn bản nội bộ
- Văn bản mật



Khái niệm
Khái niệm
Quản lý văn bản: là áp dụng các biện
pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cho cơ
quan và thủ trưởng cơ quan nắm được
thành phần, nội dung và tình hình chuyển
giao, tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử
dụng và bảo quản văn bản trong hoạt
động hàng ngày của cơ quan.

M
M
ục đích
ục đích
•
- Nhằm quản lý chặt chẽ, thống nhất văn
bản hình thành trong hoạt động của cơ
quan tránh thất lạc, mất mát, làm lộ bí mật
của cơ quan
•
- Nhằm tra tìm thông tin trong văn bản
nhanh chóng, chính xác

1. Quản lý văn bản đến
1. Quản lý văn bản đến

•
a. Khái niệm văn bản đến
•
b. Nguyên tắc quản lý văn bản đến
•
c. Quy trình quản lý văn bản đến

a. Khái niệm
a. Khái niệm
Là các công văn, giấy tờ, tài liệu do cơ
quan cấp trên, các cơ quan/đơn vị cấp
dưới và các cơ quan, doanh nghiệp khác
gửi đến.

b. Nguyên tắc quản lý văn bản đến
b. Nguyên tắc quản lý văn bản đến
Mọi công văn, giấy tờ đến từ các nguồn
khác nhau đều phải đăng ký tập trung,
thống nhất tại văn thư cơ quan/ doanh
nghiệp

c. Quy tr
c. Quy tr
ình quản lý văn bản đến
ình quản lý văn bản đến
•
Bước 1. Tiếp nhận văn bản
•
Bước 2. Phân loại sơ bộ
•

Bước 3. Bóc bì văn bản
•
Bước 4. Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến của văn
bản
•
Bước 5. Đăng ký văn bản vào sổ đăng ký đến/ cập nhật
vào phần mềm quản lý văn bản
•
Bước 6. Trình lãnh đạo xem xét, phân công giải quyết
công việc
•
Bước 7. Lưu văn bản đến (áp dụng cho những văn bản
có tính chất quan trọng, có thể tra tìm nhiều, dùng làm
căn cứ pháp lý để giải quyết công việc hoặc xác định
trách nhiệm khi có tranh chấp xảy ra)
•
Bước 8. Chuyển giao văn bản cho người có trách nhiệm
giải quyết
•
Bước 9. Theo dõi việc giải quyết văn bản đến

Những lưu ý khi thực hiện một số bước của
Những lưu ý khi thực hiện một số bước của
quy trình quản lý văn bản đến
quy trình quản lý văn bản đến
•
Đối với bước 1: Tiếp nhận văn bản
-
Phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình
trạng bì thư, nơi nhận

-
Đối với văn bản đến được chuyển qua
máy fax hoặc qua mạng phải kiểm tra số
lượng văn bản, số lượng trang

Những lưu ý khi thực hiện các bước của
Những lưu ý khi thực hiện các bước của
quy trình quản lý văn bản đến (tiếp
quy trình quản lý văn bản đến (tiếp
)
)
•
Bước 2, 3: Phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản đến
-
Loại cần bóc bì: ngoài bì ghi tên cơ quan/doanh nghiệp
hoặc gửi thủ trưởng cơ quan/doanh nghiệp; ngoài bì ghi
tên các đơn vị chức năng trong cơ quan.
-
Loại không bóc bì: Loại gửi đích danh thủ trưởng cơ
quan/doanh nghiệp, đơn vị, thư bảo đảm, thư cá nhân.
•
Loại văn bản cần giữ lại phong bì:
- Thư khiếu nại, tố cáo, nặc danh;
- Ngày nhận cách quá xa ngày gửi;
- Có dấu hoả tốc hẹn giờ trên phong bì.

Những lưu ý khi thực hiện các bước của
Những lưu ý khi thực hiện các bước của
quy trình quản lý văn bản đến (tiếp
quy trình quản lý văn bản đến (tiếp

)
)
•
Bước 4: Đóng dấu
đến
•
Vị trí đóng dấu đến là
phần khoảng trống
dưới số và ký hiệu
(đối với văn bản có
tên), dưới trích yếu
nội dung hoặc khoảng
trống dưới ngày
tháng, năm ban hành
văn bản
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Số đến
ĐẾN: Ngày
Chuyển

Những lưu ý khi thực hiện các bước của
Những lưu ý khi thực hiện các bước của
quy trình quản lý văn bản đến (tiếp
quy trình quản lý văn bản đến (tiếp
) –
) –
bước 5: đăng ký văn bản vào sổ
bước 5: đăng ký văn bản vào sổ
Ngày
đến

Số
đến
Tác giả số, ký
hiệu
Ngày
tháng
Tên loại và
trích yếu nội
dung
Đơn vị
hoặc
người
nhận
Ký
nhận
Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

Giao diện quản lý văn bản đến
Giao diện quản lý văn bản đến
UBND Quận Thanh Xuân
UBND Quận Thanh Xuân

Mẫu phiếu trình giải quyết văn bản
Mẫu phiếu trình giải quyết văn bản
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

ngày tháng năm
PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN

(1)
Ý kiến của lãnh đạo cơ quan (2)

Ý kiến của lãnh đạo đơn vị (3)

Ý kiến đề xuất của người giải quyết (4)

B
B
ước 9:
ước 9:
Theo dõi, đôn đốc giải quyết
Theo dõi, đôn đốc giải quyết
văn bản
văn bản
•
Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc giải quyết
văn bản
+ Đối với những văn bản quan trọng, khẩn
cấp: Lãnh đạo cơ quan có trách nhiệm
trực tiếp đôn đốc, kiểm tra các đơn vị hoặc
cán bộ thừa hành trong giải quyết
+ Đối với những văn bản khác được giao
cho thủ trưởng đơn vị, hoặc văn thư cơ
quan

Cơ sở để đôn đốc, kiểm tra giải
Cơ sở để đôn đốc, kiểm tra giải
quyết văn bản
quyết văn bản

•
Quy chế làm việc của cơ quan
•
Phân công trách nhiệm đối với cán bộ
công chức
•
Quy trình, thủ tục giải quyết công việc
•
Quy định thời hạn giải quyết công việc
•
Kế hoạch công tác

2. Quản lý văn bản đi
2. Quản lý văn bản đi
a. Khái niệm: Là văn bản do cơ
quan/doanh nghiệp ban hành và gửi cho
cơ quan cấp trên, đơn vị cấp dưới, các cơ
quan, doanh nghiệp khác

b. Nguyên tắc quản lý văn bản đi
b. Nguyên tắc quản lý văn bản đi
•
Mọi văn bản do cơ quan ban hành đều
phải lấy dấu;
•
Mọi văn bản đi đều phải vào sổ đăng ký
và giữ bản lưu (nguyên tắc +2)

c.Quy trình quản lý văn bản đi
c.Quy trình quản lý văn bản đi

•
Bước 1. Kiểm tra thể thức, văn phong và
vấn đề pháp chế của văn bản gửi đi
•
Bước 2. Đăng ký văn bản vào sổ, ghi số
và ngày tháng, đóng dấu
•
Bước 3. Gửi văn bản đi
•
Bước 4. Lưu văn bản đi
•
Bước 5. Theo dõi việc chuyển giao công
văn và giải quyết công văn

Lưu ý khi giải quyết văn bản đi
Lưu ý khi giải quyết văn bản đi
•
Cán bộ văn thư không đóng dấu vào những
văn bản sau:
-
Không đúng thể thức
-
Văn bản mẫu chưa có nội dung cụ thể
-
Chưa có chữ ký
-
Ký không đúng thẩm quyền
* Khi không đóng dấu, cán bộ văn thư cần giải
thích rõ lý do để cán bộ chuyên môn hiểu và
làm lại. Khi cần thiết, phải báo cáo lãnh đạo.

Các yếu tố thông tin đăng ký
Các yếu tố thông tin đăng ký
văn bản đi
văn bản đi
Số và
ký hiệu
VB
Ngày
tháng
VB
Tên
loại và
trích
yếu
ND
Người
ký
Nơi
nhận
VB
Đơn vị
hoặc
người
nhận
bản
lưu
Số
lượng
bản

Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

Đăng ký văn bản trên sổ
Đăng ký văn bản trên sổ
Đối với cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản
thì nên lập hai loại sổ sau:
-
Sổ đăng ký văn bản đi thường
-
Sổ đăng ký văn bản mật đi
Đối với cơ quan, tổ chức ban hành từ 500- 2000 văn
bản có thể có sổ
-
Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật
-
Sổ đăng ký văn bản hành chính
-
Sổ đăng ký văn bản mật
Cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản có thể
chia sổ đăng ký VBHC thành hai loại sổ công văn và
văn bản có tên

Giao diện quản lý văn bản đi của
Giao diện quản lý văn bản đi của
UBND Quận Thanh Xuân
UBND Quận Thanh Xuân

Trình bày bì và viết bì

Trình bày bì và viết bì
Tên cơ quan, tổ chức
ĐC:………………
ĐT:…………; Fax:………………
E-Mail…… ; Website……………
Số:……………

Kính gửi:……………….
………………



Chuyển phát văn bản
Chuyển phát văn bản
•
Các hình thức chuyển phát văn bản
•
+ Bưu điện
•
+ Bằng máy fax, qua mạng
•
+ Chuyển giao trực tiếp
* Khi chuyển giao văn bản phải có sổ
chuyển giao