Báo cáo thực tập kế toán tổng hợp công ty xuất nhập khẩu vật tư thiết bị văn hoá

LỜI MỞ ĐẦU

Trong những năm gần đây, cùng với các nước trên khắp các châu lục, Việt Nam đã
và đang ngày càng tích cực tham gia vào tiến trình hội nhập vào kinh tế khu vực và thế
giới. Điều đó mở ra nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp nước ta nhưng cũng nảy sinh
khơng ít khó khăn và thách thức. Trong bối cảnh đó, Xuất nhập khẩu là một lĩnh vực hoạt
động đóng vai trị mũi nhọn thúc đẩy nền kinh tế trong nước hội nhập với nền kinh tế thế
giới. Hàng năm, doanh thu xuất nhập khẩu có chiều hướng tăng nhanh góp phần quan
trọng vào việc tăng thu nhập quốc dân. Công ty Xuất nhập khẩu Vật tư thiết bị Văn hoá là
một doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực xuất nhập khẩu các thiết bị phục vụ hoạt động
văn hố nghệ thuật, hội họp, thơng tin cổ động, truyền thanh cơng cộng.
Xuất phát từ vai trị của lĩnh vực kinh doanh của Công ty trong nền kinh tế quốc
dân, em đã chọn Công ty Xuất nhập khẩu Vật tư thiết bị Văn hoá để thực tập với mong
muốn tìm hiểu sâu hơn về quá trình kinh doanh và phương pháp hạch toán hàng hoá xuất
nhập khẩu. Mục đích của Báo cáo thực tập tổng hợp là cung cấp những thông tin chung
nhất sau một thời gian nghiên cứu và tìm hiểu về Cơng ty. Do vậy, Báo cáo thực tập tổng
hợp gồm ba phần:
Phần 1: Tổng quan về Công ty XNK Vật tư thiết bị Văn hoá
Phần 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Cơng ty XNK Vật tư thiết bị
Văn hố
Phần 3: Đánh giá chung về tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức hạch tốn kế
tốn tại Cơng ty XNK Vật tư thiết bị Văn hố
Trong q trình thực tập và viết báo cáo, em đã được sự giúp đỡ tận tình của các
anh chị trong Cơng ty, đặc biệt là các anh chị trong phịng Kế tốn tài chính. Vì thời gian
viết Báo cáo và trình độ cịn hạn chế nên bài viết khơng tránh khỏi những thiếu sót. Em
rất mong được sự đóng góp ý kiến quý báu của thầy cô.


Phần 1: Tổng quan về Công ty XNK Vật tư thiết bị Văn hố
1.1. Q trình hình thành và phát triển của Công ty XNK Vật tư thiết bị Văn hố
Cơng ty XNK Vật tư thiết bị Văn hố (CEMCO) là một doanh nghiệp nhà nước, thuộc

Bộ Văn hoá – Thông tin, được thành lập lại theo Nghị định 388/HĐBT của Hội đồng Bộ
trưởng, nay là Chính phủ.
- Tên tiếng Việt: Cơng ty XNK Vật tư thiết bị Văn hố
- Tên giao dịch:

Company for the export-import of Cultural
Equipment and Material

- Tên viết tắt:

CEMCO

- Địa chỉ:

67 Trần Hưng Đạo, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội

- Email:



- Mã số thuế:

0100110630-1 do Cục thuế thành phố Hà Nội cấp ngày 23/6/1993

- Chi nhánh:

18, Nguyễn Văn Thủ, Quận 1, TP Hồ Chí Minh

Được thành lập từ năm 1962 với tên gọi là “ Công ty Cung cấp vật tư ngành Văn hoá”
theo Quyết định số 340 VH/QĐ ngày 15/6/1962 của Bộ Văn hố thơng tin- Thể thao (tiền

thân của Bộ Văn hố – Thơng tin). Khi đó Cơng ty hoạt động chủ yếu dựa vào ngân sách
Nhà nước cấp phát. Phương thức kinh doanh lúc này là phân phối theo địa chỉ đã được Bộ
Văn hố – Thơng tin chỉ định. Cùng với sự đổi mới và phát triển của đất nước, nhiệm vụ
của Công ty cũng ngày càng nhiều hơn. Cơng ty đã có nhiều lần đổi tên như:
- Công ty Sản xuất và cung ứng vật phẩm Văn hố và Thơng tin (từ 1979 đến 1985)
- Tổng Cơng ty vật phẩm Văn hố (từ 1985 đến 1993)
- Và từ 1993 đến nay, Công ty đổi tên là Công ty XNK Vật tư thiết bị Văn hoá
CEMCO. Ngày 07/02/1993 Trọng tài kinh tế Thành phố Hà Nội đã cấp đăng ký kinh
doanh số 108890 cho Công ty. Ngày 28/03/1993 Công ty đã được cấp giấy chứng nhận
hội viên phịng Thương mại và Cơng nghiệp Việt Nam số 875/PTM.HN do phịng
Thương mại và Cơng nghiệp Việt Nam cấp.
1.2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Cơng ty XNK Vật tư thiết bị Văn hố
CEMCO


CEMCO là một Công ty chuyên kinh doanh vật tư thiết bị phục vụ hoạt động văn hoá
nghệ thuật, hội họp, thông tin cổ động, truyền thanh công cộng cho các cơ quan đoàn thể
và các nhu cầu của nhân dân. Công ty tập trung việc kinh doanh chủ yếu vào các lĩnh vực
sau:
- XNK các mặt hàng mà Công ty kinh doanh.
- Nhập khẩu uỷ thác các mặt hàng theo yêu cầu uỷ thác của khách hàng.
- Cung cấp trang thiết bị vật tư cho các hoạt động văn hố nghệ thuật, thơng tin cổ
động và những hoạt động của các cơ quan và tổ chức.
- Nhận tư vấn thiết kế và thiết kế các hệ thống âm thanh, hệ thống điện nhẹ, hệ thống
chiếu sáng sân khấu, hệ thống kiểm tra báo động, giám sát bằng màn hình.
- Cung cấp lắp đặt, chuyển giao công nghệ các hệ thống âm thanh, ánh sáng cho sân
khấu, nhà văn hoá, cho nhà thi đấu, sân vận động, khu thể thao; âm thanh cho hội trường,
các phịng họp, hệ thống thơng báo của nhà ga, sân bay, siêu thị và các nhà máy, xí
nghiệp, phịng thu cho đài phát thanh, phịng thu làm chương trình cho băng đĩa, hệ thống
camera giám sát, trang âm, báo cháy, an ninh, hệ thống điện dân dụng và công nghiệp.

CEMCO là doanh nghiệp kinh doanh XNK trải qua nhiều năm và có kinh nghiệm cao.
CEMCO là đại lý phân phối sản phẩm âm thanh và ánh sáng chuyên dùng của nhiều hãng
nổi tiếng trên Thế giới. Cơng ty cịn có một lượng hàng hố phong phú về chủng loại, đủ
về số lượng, sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu đồng bộ cũng như đột xuất của khách hàng.
Đặc biệt CEMCO là đại lý phân phối chính của hãng TOA - một hãng sản xuất thiết bị âm
thanh nổi tiếng trên thế giới của Nhật Bản.
* Khách hàng của Công ty:
CEMCO chiếm một thị phần lớn hàng chuyên dùng về văn hoá nghệ thuật trên thị
trường cả nước. Khách hàng thường xuyên và truyền thống cảu CEMCO là những cơ
quan Nhà nước sử dụng ngân sách, các nhà thầu trong và ngoài nước, các ban quản lý các
dự án quốc gia.
Khách hàng thường xuyên hiện nay của CEMCO là:
- Các đơn vị văn hoá nghệ thuật của Trung ương, địa phương, các ngành quân đội,
công an, liên đồn lao động, các đơn vị hành chính sự nghiệp.
- Cục văn hố thơng tin cơ sở, cục nghệ thuật biểu diễn, các sở văn hố thơng tin các


tỉnh, các nhà văn hoá quận huyện.
- Các đơn vị trong ngành giáo dục đào tạo, các trường Đại học, cao đẳng, và các
trường phổ thơng trên tồn quốc.
- Ngành thể dục thể thao trang bị hệ thống truyền thanh cho các sân vận động, các
nhà thi đấu, khu thể thao, các khu chế xuất, nhà máy, xí nghiệp.
- Các ban quản lý dự án quốc gia đều coi CEMCO là một đơn vị cung ứng thiết bị có
uy tín, nhiều tiềm năng và phong phú chủng loại để đáp ứng mọi loại dự án như: Chương
trình Kế hoạch hố gia đình, dự án trang bị cơ sở vật chất cho các xã nghèo và khó khăn ở
các vùng xa, vùng sâu, những dự án trang bị dùng chung cho các trường trung học cơ sở
trong cả nước…
- Nhiều nhà thầu trong nước và quốc tế ký hợp đồng với CEMCO làm thầu phụ cho
phần hệ thống trang âm, hoặc ký hợp đồng mua bán thiết bị phục vụ các cơng trình họ đã
trúng thầu.

* Các nhà cung cấp:
Đối với mặt hàng thiết bị âm thanh, là mặt hàng nhập khẩu chủ đạo của Công ty, Công
ty chọn nhập khẩu các sản phẩm của hãng TOA (Nhật Bản) là chính. Thiết bị dạy và học
ngoại ngữ, thiết bị âm thanh phục vụ hoạt động biểu diễn…được Công ty nhập khẩu từ
Nhật, Hàn Quốc, Đài Loan, Malaysia, Hồng Kông…
Để đánh giá khái qt tình hình kinh doanh của Cơng ty trong những năm gần đây, ta
xem xét một số chỉ tiêu thông qua bảng sau:
Đơn vị : Triệu đồng
ST
T
1
2
3
4
5
6

Chỉ tiêu
Tổng doanh thu
Chi phí bán
Chi phí quản lý
Lợi nhuận thuần
Nộp ngân sách
Thu nhập bình qn
(nghìn/người/tháng)

Năm 2004

Năm 2005

Năm 2006

48.905
5.313
3.353
1.623
640

53.329
5.662
3.671
1.849
703

58.615
6.001
4.001
2.089
766

1.518

1.604

1.694

Bảng 1.1: Trích báo cáo tổng kết kinh doanh năm 2004 – 2006


Ta thấy tổng doanh thu năm 2005 đạt 109,04% so với năm 2004, tăng 9,04%. Đến

năm 2006, tổng doanh thu của Công ty đạt 58.615 triệu đồng, so với năm 2005 tăng 9,9%.
Như vậy mức tăng doanh thu bình quân vào khoảng 9%.
Thu nhập bình quân /người/tháng năm 2005 tăng so với năm 2004 là 5,7%, năm 2006
đạt 1.694 nghìn/người/tháng tăng so với năm 2005 là 5,6%.
Tuy Cơng ty cịn gặp nhiều khó khăn trong việc cạnh tranh, tìm kiếm thị trường nhưng
Công ty vẫn cố gắng tăng doanh thu một cách đều đặn, nộp ngân sách năm sau luôn cao
hơn năm trước. Thu nhập của cán bộ công nhân viên cũng ngày càng được nâng cao. Để
đạt được kết quả này là nhờ vào sự chỉ đạo sáng suốt của ban lãnh đạo, sự đoàn kết, giúp
đỡ nhau của mọi thành viên trong Cơng ty. Từ đó, Cơng ty ln hồn thành tốt, đúng kế
hoạch các chỉ tiêu được Bộ Văn hố Thơng tin giao phó và đáp ứng được nhu cầu về vật
tư thiết bị văn hoá.
Hoạt động kinh doanh Xuất nhập khẩu của Công ty là hoạt động kinh doanh chủ yếu.
Hiện nay CEMCO là một doanh nghiệp giàu kinh nghiệm trong việc làm đại lý phân phối
và kinh doanh vật tư thiết bị văn hoá của các hãng nổi tiếng trên thế giới. Các sản phẩm
của Cơng ty thường có giá trị cao, chất lượng đảm bảo và luôn được cung cấp kịp thời
đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Các mặt hàng kinh doanh chính của Công ty bao gồm:

Đơn vị: USD
Tên hàng
Thiết bị âm thanh chuyên dụng
Thiết bị ánh sáng chuyên dụng
Thiết bị nhạc cụ
Thiết bị viễn thông
Thiết bị bảo vệ
Vật tư thiết bị ngành in
Vật tư thiết bị ảnh

Năm 2004
906.666
96.662

40.000
68.160
32.907
83.675
45.136

Năm 2005
1.102.348
101.749
43.000
71.000
35.000
99.613
48.534

Năm 2006
1.751.549
111.924
46.440
76.680
37.450
105.586
50.961

Bảng 1.2: Giá trị hàng nhập khẩu
Như vậy, giá trị hàng nhập khẩu của Công ty qua các năm đều tăng ở tất cả các sản
phẩm nhưng tăng nhiều hơn cả là vật tư thiết bị âm thanh chuyên dùng, năm 2003 giá trị


nhập khẩu hàng âm thanh là 906.666 USD, đến năm 2005 đã tăng lên là 1.102.318 USD,

tăng 21,6%. Đến năm 2006 giá trị nhập khẩu hàng âm thanh của Công ty đạt 159,9%,
tăng 58,9% so với năm 2005. Như vậy cho thấy nhu cầu tiêu dùng sản phẩm kinh doanh
của Cơng ty trên thị trường rất có tiềm năng.
Trong hoạt động kinh doanh của Công ty, hoạt động nhập khẩu giữ vai trò quan trọng.
Để hoạt động nhập khẩu của Cơng ty đạt kết quả cao thì thị trường nhập khẩu cũng đóng
vai trị hết sức quan trọng. Hiện tại Cơng ty đang cố gắng tìm kiếm thêm các thị trường
mới bên cạnh các thị trường truyền thống của Công ty. Với mặt hàng kinh doanh như
trên, khách hàng của Công ty không phải là những người tiêu dùng thông thường mà là
các Bộ, Ngành, Sở, cơ quan đồn thể…Cơng ty ln phải cố gắng tìm kiếm các nhu cầu
mới của khách hàng để có thể cung cấp có hiệu quả nhất cho họ. Đến nay Công ty đã xây
dựng cho mình một vị trí tương đối vững chắc trên thị trường cung cấp vật tư thiết bị văn
hoá chuyên dụng.
1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Cơng ty XNK Vật tư thiết bị Văn hố
Để thực hiện tốt chức năng trên, Công ty đã xây dựng bộ máy quản lý một các khoa
học, phù hợp với yêu cầu thực tiễn trên cơ sở quán triệt các quy định và văn bản hướng
dẫn thực hiện của Bộ, các cơ quan ban ngành. Bộ máy quản lý của Cơng ty được tổ chức
theo mơ hình trực tuyến chức năng, bao gồm:

Giám Đốc

Phó Giám Đốc

P.Kinh
doanh

Các đại
lý

P.Xuất
nhập

khẩu

P.Kho
vận

Các kho
hàng

Kế Tốn trưởng

P.Hành
chính

Chi nhánh TP
Hồ Chí Minh

P.Kỹ
thuật

P.Kế tốn
tài chính

Các cửa
hàng


Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy quản lý của Cơng ty XNK Vật tư thiết bị Văn hố
* Ban Giám Đốc điều hành
Ban Giám đốc điều hành gồm một Giám đốc và một phó Giám đốc:
-

Giám đốc là người quản lý cao nhất, Giám đốc đại diện cho Công ty chịu trách
nhiệm trước Bộ Văn hố – Thơng tin về mọi hoạt động và là người toàn quyền
quyết định mọi hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật, chịu
trách nhiệm quản lý sử dụng có hiệu quả nguồn lực của doanh nghiệp.

-

Phó Giám đốc có chức năng giúp Giám đốc quản lý, điều hành các lĩnh vực hoạt
động của Cơng ty mà Giám đốc giao phó, đồng thời thay mặt Giám đốc quản lý,
điều hành công việc khi được uỷ quyền.

* Phòng Kinh doanh:
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ mở rộng thị trường trong nước, tìm kiếm khách hàng,
thiết lập và duy trì mạng lưới đại lý bán buôn, bán lẻ, thực hiện các hợp đồng bán hàng
trong nước.
* Phòng Xuất nhập khẩu:


Phòng Xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm thiết lập, duy trì và thực hiện các đầu mối
XNK, thực hiện các hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu kinh doanh của Công ty và các
nghiệp vụ có liên quan, tiến hành nhập khẩu uỷ thác, tạm nhập tái xuất. Phòng Xuất nhập
khẩu ví như bộ máy khởi động cho cỗ máy làm việc liên tục, giúp hoạt động kinh doanh
của Công ty diễn ra đều đặn.
* Phòng Kho vận:
Nhiệm vụ của phòng này là đảm bảo dự trữ kho, bảo quản các loại vật tư, hàng hoá,
thiết bị… Thực hiện tốt các nghiệp vụ tiếp nhận, giao xuất để ngăn chặn vật tư, thiết bị
kém phẩm chất…Tiến hành vận chuyển một cách kịp thời, nhanh gọn tới các cơng trình
theo u cầu của chủ hàng.
* Phịng tổ chức hành chính:

Phịng tổ chức hành chính chịu trách nhiệm về cơng tác tổ chức, quản lý cán bộ và
chăm lo đời sống tinh thần của cán bộ, nhân viên tồn Cơng ty.
* Phịng Kỹ thuật và Tư vấn thiết kế
Phòng Kỹ thuật và Tư vấn thiết kế giúp hướng dẫn đào tạo các cán bộ kỹ thuật trong
Công ty, tư vấn thiết kế các hệ thống âm thanh, ánh sáng cho khách hàng, thực hiện các
hoạt động thiết kế, thi công, lắp ráp, lắp đặt trang thiết bị cho cơng trình theo thoả thuận.
Ngồi ra, để đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ và phù hợp với cơ chế thị trường, Cơng ty
cịn sắp xếp tổ chức các đơn vị trực thuộc gồm:
- Chi nhánh Cơng ty tại Thành phố Hồ Chí Minh.
- Các đại lý, cửa hàng của Công ty: thực hiện trực tiếp công tác bán hàng cho Công
ty, chủ yếu là bán lẻ cho khách mua với số lượng nhỏ. Hệ thống này được coi là đầu mối
tiêu thụ hàng hoá của Cơng ty.
- Kho hàng: Cơng ty có một hệ thống kho ln ln dự trữ hàng hố phục vụ cho
kinh doanh. Các nhân viên làm việc tại kho luôn đảm bảo cho hàng hoá được bảo quản
tốt, thực hiện các nghiệp vụ xuất nhập hàng hoá, đảm bảo ghi sổ sách báo cáo chính xác
để Cơng ty có thể nắm vững hàng dự trữ và còn tồn đọng trong kỳ báo cáo.
Ngoài các chức năng đã tổ chức thành các phịng ban riêng, các chức năng khác của
Cơng ty được phân bổ một cách hợp lý vào các phòng ban, đồng thời có sự phối hợp thực
hiện các chức năng, những công việc quan trọng được Giám đốc trực tiếp quyết định


hoặc uỷ quyền quyết định. Sự điều chỉnh này phù hợp với quy mô và đặc trưng của Công
ty.
Với cách tổ chức này bộ máy quản lý của Công ty đã đáp ứng được tối đa yêu cầu
công việc.


Phần 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Cơng ty
XNK Vật tư thiết bị Văn hố
2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty

Phịng Tài chính kế tốn có vai trị rất quan trọng trong Cơng ty là theo dõi sự hình
thành các nguồn tài sản và tài sản của Công ty. Nhiệm vụ của phịng là thực hiện các
nghiệp vụ thanh tốn kinh tế, thống kê tài chính, cung cấp thơng tin kinh tế cho Công ty
lập và thực hiện các kế hoạch tài chính và báo cáo tài chính, cung cấp tài chính kịp thời và
có hiệu quả cho mọi hoạt động kinh doanh của Công ty; tham mưu Giám đốc về các chế
độ tài chính, thể lệ kế tốn của Nhà nước. Bộ máy kế tốn của Cơng ty được tổ chức theo
sơ đồ sau:

Kế toán trưởng

Kế toán
TSCĐ

Sơ đồ 2.1:

Kế toán
thanh tốn

Kế tốn
thuế &
ngân hàng

Kế tốn
chi phí

Kế tốn
tổng hợp

Thủ quỹ

Tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty Xuất nhập khẩu
Vật tư thiết bị Văn hoá

Chức năng và nhiệm vụ của các phần hành chính:
- Kế tốn trưởng: là người điều hành tồn bộ cơng tác kế tốn của Cơng ty và là
người chị trách nhiệm cuối cùng trước ban Giám đốc và Nhà nước về mặt quản lý tài
chính đồng thời thực hiện đầy đủ chức năng quản lý tài chính kế tốn của Kế tốn trưởng.
Bên cạnh Kế tốn trưởng cịn có các kế tốn viên và kế tốn tổng hợp chịu trách nhiệm


ghi chép, phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kế tốn phát sinh vào các sổ sách kế tốn có liên
quan để trợ giúp cho kế tốn trưởng hồn thành nhiệm vụ của phịng tài chính kế tốn.
- Kế tốn Tài sản cố định: lập thẻ TSCĐ, vào sổ chi tiết tăng, giảm TSCĐ của
Công ty, vào sổ cái của các tài khoản 211, 212, 213, 214. Hàng tháng, quý kế tốn TSCĐ
tiến hành tính và trích khấu hao TCSĐ của Cơng ty.
- Kế tốn thanh tốn: Thực hiện thanh tốn các cơng nợ phải thu, phải trả của Cơng
ty với khách hàng, nhà cung cấp; giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu; ghi chép các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh trong ngày vào các sổ chi tiết, sổ cái và lập các báo cáo tổng kết,
bảng cân đối số phát sinh… lên Cơng ty.
- Kế tốn thuế và ngân hàng: hàng tháng tổng hợp Bảng kê thuế GTGT, thuế xuất
nhập khẩu để lập bảng kê với cơ quan thuế; lập báo cáo chi tiết tình hình thực hiện nghĩa
vụ đối với ngân sách Nhà nước: kiểm tra chứng từ thu, chi với chứng từ của ngân hàng
mà Công ty giao dịch.
- Kế tốn chi phí: Tập hợp và ghi chép đầy đủ các chi phí phát sinh trong kỳ kế
tốn của Cơng ty, nhờ đó có thể xác định kết quả kinh doanh của Cơng ty một cách chính
xác và hợp lý.
- Thủ quỹ: hàng ngày phản ánh thu, chi, tồn quỹ tiền mặt của Công ty; lập báo cáo
quỹ, thu chi tiền mặt theo lệnh của Giám đốc và Kế toán trưởng.
- Kế toán tổng hợp: Dựa vào các chứng từ sổ sách kế toán của các phần hành kế
tốn trong phịng Tài chính kế tốn để ghi chép vào sổ kế tốn tổng hợp, ngồi ra kế tốn

tổng hợp cịn chịu trách nhiệm phản ánh và theo dõi về hệ số lương, bậc lương và bảng
chấm công của từng người để tính ra số tiền lương cơ bản phải trả cho cán bộ công nhân
viên của Công ty và các khoản trích theo lương mà người lao động được hưởng theo quy
định hiện hành. Đồng thời phản ánh ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan
đến tiền lương và các khoản trích theo lương vào các chứng từ, sổ sách kế toán chi tiết,
tổng hợp. Cuối tháng kế tốn tổng hợp tính ra tổng số phát sinh, số dư cuối tháng, tổng
hợp tình hình tài chính của Cơng ty lên kế tốn trưởng duyệt để làm căn cứ lập Báo cáo
tài chính cuối kỳ.
Tóm lại Phịng Kế tốn tài chính của Cơng ty Xuất nhập khẩu Vật tư thiết bị Văn hoá
là nơi theo dõi, xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phân tích tình hình tài chính, sự


biến động về tài sản và nghiệp vu của Công ty, để từ đó xác định kết quả kinh doanh của
từng thời kỳ và là nơi đưa ra các quyết định về tài chính quan trọng để trình lên Ban Giám
đốc của Công ty.
2.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế tốn tại Cơng ty Xuất nhập khẩu Vật tư thiết bị
Văn hố (CEMCO)
2.2.1. Chính sách kế tốn áp dụng tại Công ty
Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, vào yêu cầu quản lý, trình độ
nghiệp vụ của các nhân viên kế toán và các trang thiết bị phịng kế tốn; đồng thời trên cơ
sở nhận biết nội dung, đặc điểm, trình tự và phương pháp ghi chép của mỗi hình thức sổ
kế tốn, Cơng ty CEMCO đã áp dụng hình thức sổ kế tốn Chứng từ ghi sổ. Đây là hình
thức kế tốn được xây dựng trên cơ sở kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán
chi tiết, đảm bảo các mặt kinh tế được tiến hành song song, việc kiểm tra, sử dụng số liệu
nhanh chóng, dễ dàng. Do vậy. cơng việc kế tốn tiến hành kịp thời phục vụ cho yêu cầu
quản lý, đảm bảo số liệu chính xác và đúng tiến độ cơng việc.
- Niên độ kế tốn: Niên độ kế tốn của Cơng ty là một năm dương lịch, bắt đầu từ
ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ: Việt Nam Đồng (VNĐ) là đơn vị tiền được sử dụng thống nhất
trong hạch tốn kế tốn của Cơng ty. Cơng ty sử dụng các loại ngoại tệ mạnh như sau:

+ USD: Đô la Mỹ
+ EURO: đồng tiền chung Châu Âu
+ JPY: đồng yên Nhật
+ AUD: đô la Australia
- Nguyên tắc quy đổi ngoại tệ và xử lý chênh lệch tỷ giá: Nghiệp vụ phát sinh
ngoại tệ rất phổ biến với một Công ty xuất nhập khẩu như Công ty CEMCO. Khi hạch
toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, kế tốn Cơng ty sử dụng tỷ giá để quy đổi
ngoại tệ, đó là tỷ giá giao dịch bình qn liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt
Nam công bố. Các khoản nợ phải thu, nợ phải trả của Công ty được ghi sổ theo tỷ giá
giao dịch thực tế khi nghiệp vụ phát sinh. Và tỷ giá ngoại tệ ghi sổ thanh tốn cũng chính
là tỷ giá giao dịch thực tế khi các khoản nợ đó phát sinh.


- Phương pháp kế toán TSCĐ: Nguyên giá TSCĐ được xác định theo đúng nguyên
giá thực tế và khấu hao TSCĐ được xác định theo phương pháp khấu hao bình quân theo
thời gian.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho là đánh
giá theo giá thực tế. Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ là theo phương
pháp đích danh. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho được áp dụng là kê khai thường
xun.
- Phương pháp tính thuế GTGT: Cơng ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu
trừ.
- Chiết khấu thanh toán: Chiết khấu thanh toán là một yếu tố phổ biến trong hoạt
động mua bán khi người bán muốn khuyến khích người mua thực hiện trả tiền ngay thì
nên thực hiện chiết khấu thanh tốn. Tuy vậy, Cơng ty Xuất nhập khẩu Vật tư thiết bị Văn
hoá trong hoạt động thanh tốn, kế tốn Cơng ty rất ít áp dụng chiết khấu thanh toán.
Trong một vài năm gần đây chỉ mới phát sinh một số nghiệp vụ có chiết khấu thanh
tốn.Tỷ lệ chiết khấu thanh tốn Cơng ty áp dụng là 5% giá trị của lô hàng. Dù không áp
dụng chiết khấu thanh toán nhiều nhưng hiệu quả của việc thu hồi nợ và thanh tốn tại
Cơng ty diễn ra khá tốt trong thời gian gần đây.

2.2.2. Hệ thống chứng từ kế toán
Do số lượng nghiệp vụ phát sinh của CEMCO rất lớn và đa dạng, vì vậy các loại
chứng từ kế tốn được tổ chức tại Cơng ty rất đa dạng và phong phú, bao gồm cả hệ thống
chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn.
Các chứng từ được lập tại Công ty theo đúng chế độ và được ghi chép đầy đủ, kịp
thời, đúng với sự thực nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, đảm bảo tính hợp pháp, hợp
lý và hợp lệ của chứng từ làm căn cứ ghi sổ kế tốn và thơng tin quản lý. Bên cạnh hệ
thống chứng từ bắt buộc theo chế độ, Cơng ty cịn sử dụng nhiều chứng từ hướng dẫn góp
phần nâng cao hiệu quả của cơng tác kế tốn tại Công ty. Các chứng từ sau khi được ghi
sổ và luân chuyển sẽ được lưu trữ và bảo quản theo quy định hiện hành.
Hệ thống chứng từ Công ty sử dụng có thể chia thành các nhóm có liên quan sau:


- Chứng từ liên quan đến tiền:
+ Phiếu thu
+ Phiếu chi
+ Bảng kiểm kê quỹ
+ Sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ
+ Giấy báo nợ
+ Giấy báo có
+ Uỷ nhiệm chi
+ Uỷ nhiệm thu
+ Giấy nộp tiền
+ Phiếu chuyển khoản
+ Sổ kế tốn chi tiết của ngân hàng có liên quan
+ Giấy đề nghị vay vốn ngân hàng
+ Yêu cầu mở L/C chi phí khơng huỷ ngang
- Chứng từ về hàng tồn kho:
+ Hoá đơn GTGT khi mua hàng
+ Các chứng từ thanh toán tiền mua hàng

+ Biên bản kiêm nhận hàng hoá
+ Phiếu nhập kho
+ Biên bản kiểm kê hàng tồn kho
+ Hoá đơn GTGT (khi bán hàng hoá)
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Chứng từ sử dụng hạch tốn tiền lương, tiền thưởng:
+ Bảng chấm cơng
+ Phiếu báo làm thêm giờ
+ Bảng phân bổ tiền lương
+ Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc cơng việc hồn thành
+ Bảng theo dõi cơng tác của các phịng kinh doanh
+ Bảng thanh toán tiền lương


+ Bảng thanh toán tiền thưởng
+ Bảng thanh toán BHXH
+ Giấy tạm ứng
- Chứng từ về tài sản cố định
+ Biên bản đấu thầu, chọn thầu, chỉ định thầu
+ Hợp đồng kinh tế ký kết với người đấu thầu
+ Biên bản nghiệm thu về kỹ thuật
+ Hợp đồng mua hàng
+ Biên bản giao nhận TSCĐ
+ Quyết định nhượng bán, thanh lý, trả lại TSCĐ được cấp có thẩm quyền quyết định
+ Biên bản đấu thầu (đấu giá) nếu nhượng bán, thanh lý
+ Biên bản đánh giá lại TSCĐ
+ Hợp đồng kinh tế với người mua kèm theo biên bản giao nhận TSCĐ hoặc biên bản
thanh lý TSCĐ
+ Hoá đơn GTGT
+ Phiếu thu hoặc giấy báo Có của ngân hàng khi nhượng bán

+ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
- Chứng từ sử dụng hạch toán nghiệp vụ mua hàng
+ Hoá đơn thương mại
+ Giấy đề nghị nộp thuế nhập khẩu
+ Hoá đơn thuế GTGT hàng nhập khẩu
+ Tờ khai hàng hoá nhập khẩu
+ Giấy chứng nhận bảo hiểm
+ Giấy báo Có
+ Giấy báo Nợ
+ Thư tín dụng
- Chứng từ sử dụng trong trường hợp nhập khẩu uỷ thác:
+ Hợp đồng uỷ thác
+ Hố đơn thương mại, giấy báo Có, giấy báo Nợ


+ Phiếu nhập kho, giấy thông báo thu thuế, phụ thu…
- Chứng từ sử dụng hạch toán nghiệp vụ bán hàng:
+ Hoá đơn GTGT
+ Phiếu xuất kho kiêm phiếu vận chuyển nội bộ
+ Hố đơn cước phí vận chuyển
+ Hợp đồng kinh tế với khách hàng
+ Các chứng từ phản ánh tình hình thanh tốn
+ Phiếu thu, phiếu chi
+ Giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng
Quy trình ln chuyển chứng từ chung của Công ty được khái quát như sau


Nhân viên các phòng kinh
doanh và các chi nhánh

Tập hợp kiểm tra, phân
loại các chứng từ

Tổng giám đốc kế
toán trưởng

Ký duyệt các chứng từ

Kế toán phần hành

Lập chứng từ đặc trưng
cho các phần hành

Kế toán trưởng
Tổng giám đốc

Ký duyệt các chứng từ

Kế toán phần hành

Lập chứng từ ghi sổ

Tập hợp thành tập chứng từ,
Ghi sổ kế toán tổng hợp

Kế toán tổng hợp

Bảo quản và lưu trữ
Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ chung tại Công ty CEMCO
2.2.3. Hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản mà CEMCO sử dụng theo quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT.
Nhìn chung hệ thống tài khoản của Công ty đều tuân theo chế độ kế toán đã ban hành, và
chi tiết tới các tài khoản cấp 2, cấp 3 để phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh, yêu
cầu quản lý của Công ty và phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán của
tài khoản tổng hợp tương ứng.


Cấp tài

Mã tài

khoản

khoản

Tên tài khoản


1

111

Tiền mặt

2

1111

Tiền mặt Việt nam đồng

3

1111A

Quỹ tiền mặt tại Hà Nội

3

1111B

Quỹ tiền mặt tại TP Hồ Chí Minh

1

112

Tiền gửi ngân hàng

2

1121

Tiền gửi Việt Nam đồng

3

1121A

Tiền VNĐ gửi tại ngân hàng Nhật Việt

3

1121B

Tiền VNĐ gửi tại ngân hàng Công thương

2

1122

3

1122.A

Tiền USD gửi tại ngân hàng Đầu tư

3

1122.B

Tiền USD gửi tại ngân hàng Ngoại thương

1

131

Phải thu của khách hàng

1

133

Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

2

1381

Phải thu khác

1

144

Cầm cố, ký cược, ký quỹ ngắn hạn

1

156

Hàng hố

2

1561

Giá mua hàng hố

2

1562

Chi phí thu mua hàng hố

1

211

Tài sản cố định hữu hình

2

2111

Nhà cửa, vật kiến trúc

2

2112

Máy móc , thiết bị

2

2113

Phương tiện vận tải, truyền dẫn

1

214

Hao mịn TSCĐ

2

2141

Hao mịn TSCĐ hữu hình

2

2142

Hao mịn TSCĐ đi th tài chính

2

2143

Hao mịn TSCĐ vơ hình

1

331

Phải trả người bán

1

333

Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước

2

3331

Thuế GTGT phải nộp

Tiền gửi ngoại tệ


3

33312

Thuế GTGT hàng nhập khẩu

2

3334

Thuế thu nhập doanh nghiệp

2

3339

Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác

1

334

Phải trả người lao động

2

3341

Phải trả công nhân viên

2

3348

Phải trả người lao động khác

1

338

Phải trả, phải nộp khác

2

3382

Kinh phí cơng đồn

2

3383

Bảo hiểm xã hội

2

3384

Bảo hiểm y tế

1

411

Nguồn vốn kinh doanh

1

413

Chênh lệch tỷ giá hối đoái

1

421

Lợi nhuận chưa phân phối

1

511

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

2

5111

Doanh thu bán hàng hoá

2

5113

Doanh thu cung cấp dịch vụ

1

515

Doanh thu hoạt động tài chính

1

521

Chiết khấu bán hàng

2

5211

Chiết khấu hàng hố

1

632

Giá vốn hàng bán

1

635

Chi phí hoạt động tài chính

1

641

Chi phí bán hàng

1

642

Chi phí quản lý doanh nghiệp

1

711

Thu nhập khác

1

811

Chi phí khác

1
911
Xác định kết quả kinh doanh
Bảng 2.1. Trích hệ thống tài khoản kế tốn sử dụng tại Cơng ty CEMCO

2.2.4. Hệ thống sổ kế toán


Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Quy trình ghi
sổ như sau:

Chứng từ gốc

Chứng từ ghi sổ

Sổ kế toán chi tiết

Sổ cái

Sổ tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối số phát
sinh

Báo cáo kế toán

Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi hàng tháng
Đối chiếu
Sơ đồ 2.3: Quy trình ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ tại Cơng ty CEMCO
Cơng ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ bao gồm những sổ kế toán sau:Chứng
từ ghi sổ, sổ cái và các sổ thẻ kế toán chi tiết, Công ty không sử dụng sổ đăng ký chứng từ
ghi sổ. Các mẫu sổ, thẻ kế toán chi tiết đã được vận dụng một cách linh hoạt, phù hợp với
đặc điểm và yêu cầu quản lý của Công ty. Căn cứ để ghi sổ kế toán chi tiết là chứng từ
gốc. Các chứng từ này cũng là căn cứ để lập chứng từ ghi sổ và ghi sổ kế toán tổng hợp.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ váo
chứng từ ghi sổ để ghi sổ Cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ
được dùng để ghi sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng, kế tốn khố sổ, tính ra tổng số phát


sinh Nợ, phát sinh Có và số dư từng tài khoản trên sổ Cái. Căn cứ vào sổ Cái lập Bảng
cân đối phát sinh.
Cơng ty có sử dụng phần mềm kế tốn đặt viết riêng bởi cơng ty Thăng Long
software JSC có tên là “OWL - Kế tốn doanh nghiệp”. Với hình thức kế tốn đăng ký là
Chứng từ ghi sổ, về cơ bản Công ty vẫn in theo quy định, một số sổ được thiết kế cho
riêng Công ty để phù hợp với đặc điểm kinh doanh. Quy trình kế tốn được thực hiện theo

trình tự: hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc để tiến hành nhập dữ liệu và định
khoản trên các chứng từ thuộc các phân hệ chứng từ gồm: các chứng từ ngân hàng, phiếu
xuất kho, phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng, hoá đơn mua hàng, phiếu thu, phiếu chi…
Khi số liệu được nhập vào các chứng từ trên máy, phần mềm được lập chương trình để tự
động chuyển các số liệu vào các sổ chi tiết và sổ cái các tài khoản có liên quan. Cuối
tháng kế tốn in ra các sổ theo quy định.
Chứng từ gốc

Các chứng từ trên máy
vi tính
Sổ chi tiết, Sổ cái các TK

In ra Sổ cái,
Sổ chi tiết các TK

Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi hàng tháng:

Sơ đồ 2.4:Quy trình kế tốn trên máy vi tính tại Cơng ty CEMCO
2.2.5. Hệ thống báo cáo kế tốn
Báo cáo kế tốn của Cơng ty được lập hàng tháng, q và năm. Các báo cáo mà Công
ty sử dụng theo mẫu của quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT gồm:


- Bảng cân đối kế toán
- Bảng báo cáo kết quả kinh doanh
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Thuyết minh báo cáo tài chính
Hàng tháng, báo cáo kế tốn (theo hình thức báo số) từ chi nhánh Thành phố Hồ

Chí Minh được gửi về Cơng ty. Cơng ty có trách nhiệm tổng hợp các báo cáo để lập thành
báo cáo tài chính của tồn Cơng ty.
Các báo cáo hàng tháng nộp lên Giám đốc xem xét. Báo cáo tài chính lập vào ngày
31/12 hàng năm, riêng báo cáo kết quả kinh doanh được Công ty lập theo kỳ kế tốn là
hàng tháng, q, năm. Các báo cáo này cịn được Công ty gửi đến các cơ quan như:
Cơ quan chủ quản là Bộ Văn hoá, Chi cục thuế quận Hồn Kiếm, Cục thống kê Hà Nội,
các ngân hàng Cơng ty có tài khoản tiền gửi…Ngồi các báo cáo tài chính trên, cơng ty
cịn thường xun lập các báo cáo quản trị như: Báo cáo nguồn vốn của doanh nghiệp,
Báo cáo chi tiết tình hình kinh doanh của cơng ty…
2.3. Đặc điểm một số phần hành kế toán chủ yếu
Tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty có một ưu điểm nội bật, đó là sự phân cơng lao
động theo mảng nghiệp vụ cho mỗi bộ phận kế toán. Kế tốn thanh tốn được phân cơng
theo dõi hàng hố xuất nhập khẩu gồm 2 người,1 kế toán ngân hàng kiêm tính các khoản
phải nộp cho Nhà nước, một kế tốn TSCĐ, một kế tốn máy vi tính tổng hợp và một thủ
quỹ. Việc phân công như vậy giúp cho cơng tác kế tốn được chun mơn hố, mỗi người
có điều kiện đi sâu vào nâng cao nghiệp vụ của mình và phát huy được thế mạnh của từng
người làm cơng tác kế tốn đạt hiệu quả cao.
2.3.1. Kế tốn quỹ tiền mặt
Tiền mặt của Công ty được quản lý tập trung tại két của Công ty. Mọi phát sinh liên
quan tới tiền mặt phải do kế toán tiền mặt của phịng kế tốn Cơng ty theo dõi và phản
ánh vào sổ sách kế toán.
2.3.1.1. Tài khoản sử dụng
Hạch toán tiền tại quỹ của Công ty được thực hiện trên tài khoản 111 “ Tiền mặt”,
chi tiết tiểu khoản 1111 “Tiền mặt Việt Nam”, tiểu khoản 1112 “ Tiền mặt ngoại tệ”, tiểu


khoản 1113 “Vàng, bạc, đá quý”. Để thuận tiện cho việc quản lý tiền tăng, giảm liên quan
đến các chi nhánh cũng như phù hợp với phương án tổ chức và khai thác thơng tin của
phần mềm kế tốn Cơng ty đang áp dụng, tài khoản tiền mặt Việt nam đã được chi tiết cụ
thể như sau:

TK 1111.1: Quỹ tiền mặt VND tại Hà Nội
TK 1111.2: Quỹ tiền mặt VND tại thành phố Hồ Chí Minh
2.3.1.2. Chứng từ sử dụng
- Phiếu thu, phiếu chi là hai chứng từ chủ yếu của phần hành này. Ngồi ra Cơng ty
cịn sử dụng một số chứng từ khác như:
- Giấy đề nghị tạm ứng với đầy đủ thông tin về số tiền xin tạm ứng, lý do chi tiền và
có đầy đủ chữ ký của người xin tạm ứng, kế toán trưởng và Giám đốc Cơng ty.
- Hố đơn cơng tác phí, vé tàu xe, phí tiếp khách
- Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi…
Kế toán tiền mặt sau khi lập, kiểm tra, đối chiếu các chứng từ sẽ ghi vào sổ phụ chi
tiết (sổ cá nhân) chuyển qua cho thủ quỹ. Thủ quỹ khi nhận được phiếu thu, phiếu chi sẽ
tiến hành thu, chi theo các chứng từ đó, đồng thời sử dụng phiếu thu, phiếu chi để ghi vào
sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ nộp báo cáo quỹ và các chứng từ kèm theo cho kế toán tiền mặt
2.3.1.3. Các trường hợp tăng, giảm tiền mặt của Công ty:
* Trường hợp tăng tiền mặt:
- Nhận tiền từ ngân hàng về nhập quỹ
- Bán hàng thu trực tiếp bằng tiền mặt
- Khách hàng trả nợ hoặc ứng trước bằng tiền mặt
- Vay nợ bằng tiền mặt
* Trường hợp giảm tiền mặt:
- Nộp tiền mặt vào ngân hàng
- Mua vật tư, thiết bị, hàng hoá, TSCĐ…
- Trả lương và các khoản khác cho cán bộ công nhân viên
- Chi trực tiếp cho hoạt động kinh doanh
- Trả nợ nhà cung cấp, trả tiền vay ngân hàng
- Nộp thuế


- Chi khác…
TK 511,512

TK 111

TK 151, 152, 153,

Doanh thu bán hàng

211, 213,

241…
( Chưa thuế GTGT)
TK 515, 711

Chi mua vật tư, tài sản
(giá chưa thuế GTGT)

Thu HĐTC, HĐ khác
( Chưa có thuế GTGT)

TK 133
Thuế GTGT đầu vào

TK 3331

TK 311,331,341…
Thuế GTGT đầu ra

Chi thanh tốn

( tính theo giá bán)

TK 131, 136, 141…
Thu khác

TK 112
Nộp vào tài khoản tiền gửi

Sơ đồ 2.5. Sơ đồ hạch tốn tiền mặt tại Cơng ty CEMCO

Quy trình ghi sổ kế toán quỹ tiền mặt được khái quát qua sơ đồ sau: