Kỹ năng tổ chức hội họp

KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP
25/10/2014 09:15
Là một cấp quản lý bạn sẽ phải thường xuyên điều hành những cuộc họp
quan trọng. Thành công của một cuộc họp ảnh hướng rất lớn đến năng
suất và chất lượng của công việc. Nhưng để tổ chức và điều hành một
cuộc họp thành công thì không phải dễ nó đòi hỏi sự chuẩn bị và có
phải những kỹ năng của một nhà quản lý.

Mục tiêu khóa học :
· Hiểu rõ tầm quan trọng của các cuộc họp hiệu quả vai trò và của cấp
quản lý, người điều hành cuộc họp ảnh hưởng đến năng xuất và chất lượng
công việc.
· Nâng cao kỹ năng, củng cố sự tự tin, tạo động lực và chia sẻ các phương
pháp hữu ích để trở thành một người điều hành cuộc họp hiệu quả & chuyên
nghiệp.
· Hiểu các loaị hình hội họp và ý nghĩa cuộc họp hiệu quả;
· Nhận biết các dấu hiệu tích cực/tiêu cực và các biện pháp xử lí trong
cuộc họp
· Biết cụ thể hóa 5W + 1H
· Hạn chế các sai sót trong khi triển khai các thoả thuận của cuộc họp;
· Nâng cao chất lượng các cuộc họp do anh/chị tổ chức và tham dự.
Nội dung khóa học :
· Phần 1 : Tổng quan về tổ chức cuộc họp : Các thách thức và ảnh hưởng
của cấp quản lý đối với hiệu quả của buổi họp.
· Phần 2: Chuẩn bị tổ chức cuộc họp hiệu quả.
· Phần 3: Tiến trình tổ chức cuộc họp
· Phần 4: Kết thúc cuộc họp và đề ra kế hoạch hành động.
Vai trò và chức năng của hội họp
Các giải pháp cho các vướng mắc trong thế giới thực được tìm thấy xuyên qua
cuộc họp và thảo luận nhóm. Một cuộc họp vẫn tốt hơn là điện thoại, máy fax, hội
nghị bằng video, máy vi tính, các sản phẩm khác của công nghệ thông tin hoặc các

cá nhân làm việc một mình.
Những cuộcc họp đóng vai trị rất quan trọng, vì đó là nơi mà bầu không khí
và văn hoá của tổ chức được duy trì, là một trong những cách thức để các tổ chức
nói với đội ngũ nhân viên của mình rằng: “Bạn là một thành viên của tập thể”
Nếu bạn tổ chức những cuộc họp buồn tẻ, yếu kém mà lại kéo dài lê thê, thì
các nhân viên sẽ bắt đầu tin rằng mình đang làm việc cho một công ty tẻ nhạt, kém
cỏi và không biết quý trọng thời gian
Các chức năng của một cuộc họp:
* Tranh đấu
* Sự hình thành nhóm
* Chia sẽ kiến thức, kinh nghiệm, sự đánh giá, và các truyền thống dân gian
* Công việc tập thể và sự đóng góp cá nhân
* Ra các quyết định quyết đoán và cam kết
* Đức tính của lãnh đạo và nhóm/ công việc nhóm
Các kiểu họp:
* Hội nghị
* Hội đồng
* Ủy ban
* Thường xuyên
* Điều đình, thỏa thuận
* Động viên
* Ra quyết định
* Hàng ngày
* Hàng tuần hoặc hàng tháng
* Bất thường, không thường xuyênhoặc kế hoạch đặc biệt.
Những công việc cần chuẩn bị cho cuộc họp thành công
• Kỹ Năng Hội Họp
Aug 1, 2011
98
Khi nhận nhiệm vụ chuẩn bị cho cuộc họp, người thư ký cần làm theo các

bước như sau:
+ Nắm rõ mục đích và yêu cầu của cuộc họp.
+ Thảo một bản chương trình nghị sự (Agenda) để trình người chủ trì cuộc họp
duyệt. Trong bản nghị sự phải phân chia cuộc họp theo từng nội dung với thời gian
ấn định cụ thể.
+ Nắm được thành phần dự họp để làm thư mời gửi đến các bộ phận. Bộ phận
nào có báo cáo trong cuộc họp, người thư ký cần nhắc lại trong thư mời họp. Có
nơi các bộ phận gửi báo cáo về văn phòng và chánh văn phòng biên tập các báo
cáo, sau đó trực tiếp báo cáo trong cuộc họp. Việc soạn báo cáo đòi hỏi một trình
độ tổng hợp và năng lực quản trị tốt.
+ In ấn bản chương trình nghị sự kèm theo các tài liệu cần thiết cho cuộc họp.
Gửi đến cho các thành viên dự họp. Sau đó, điện thoại hỏi lại để biết chắc rằng các
thành viên đã nhận được hồ sơ dự họp.
Chuẩn bị khâu phục vụ cuộc họp như người ghi biên bản, phòng họp, bàn ghế,
nước uống… Trước khi bắt đầu cuộc họp, người thư ký điều hành cuộc họp phải đi
đôn đốc kiểm tra lại cho chu đáo.
+ Thư mời họp tiếng Anh thông thường có mục viết tắt R.S.V.P. (viết tắt của
thành ngữ tiếng Pháp (!) Respond s’il vous plait – tạm dịch Vui lòng phúc đáp)
kèm theo tên người liên lạc và số điện thoại, e-mail). Người thư ký cần chuẩn bị
thư mời như thế đối với cuộc họp quan trọng, đồng thời chủ động đựơc số người
dự họp để chuẩn bị cho chu đáo.
Kỹ năng điều hành cuộc họp hiệu quả
• Kỹ Năng Hội Họp
Feb 16, 2013
180
Cuộc họp là nơi để trao đổi và bàn bạc để cùng giải quyết một vấn đề gì đó.
Muốn cuộc họp thành công thì người điều hành cuộc họp phải có những kỹ năng
cơ bản để điều hành tốt cuộc họp của mình. Một trong những nhiệm vụ quan trọng
nhất để có thể họp hành hiệu quả chính là xác định mục đích của cuộc họp.
Chuẩn bị những thứ cần thiết cho cuộc họp

Việc chuẩn trước cuộc họp tuy rất ngắn nhưng lại mang lại hiệu quả và tiết
kiệm thời gian gấp nhiều lần.Trong khoảng thời gian này, bạn xác định mục đích,
thời gian của cuộc họp, những công cụ hỗ trợ (máy chiếu,tài liệu…) và đặc biệt là
xem xét lại thành phần tham dự họp.
Có mục đích rõ ràng và nghiêm khắc về thời gian
Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất để có thể họp hành hiệu quả chính
là xác định mục đích của cuộc họp. Mục đích cuộc họp này phải được viết ra giấy
và được nêu ra ngay khi bắt đầu cuộc họp. Việc xác địnhcuộc họp giúp bạn xác
định được trọng tâm, không lạc đề và có thể điều chỉnh các thành viên dự họp nếu
có ai đó muốn câu hoặc kéo thời gian mà chuyển đề tài sang chuyện khác.
Bắt đầu cuộc họp bạn cần nêu các nội dung:
• Mục đích cuộc họp
• Thành phần tham dự
• Thời gian buổi họp
• Các nội dung chi tiết
Tại các doanh nghiệp Việt Nam, tôi thấy tình trạng chờ đợi họp xảy ra phổ
biến. Là người quản lý, bạn hãy bắtđầu đúng giờ, và từ chối nêu lại những nội
dung đã trình bày khi có người khác đến trễ. Việc này có thể gâysốc cho nhiều
người, nhưng nếu buổi họp thật sự quan trọng với họ thì lần sau chắc chắn họ sẽ
cân nhắcviệc đến đúng giờ. Bạn cũng có thể chốt cửa sau khoảng 5 phút để bắt đầu
cuộc họp. Những người vào trễkhông có lý do sẽ không được tham dự.
Nhiều người sẽ nghĩ nếu tiến hành như vậy, những người quan trọng sẽ làm
hỏng cuộc họp nếu họ khôngtham dự thì sao? hãy can đảm tiến hành và nên có
biên bản họp. Biên bản họp nên là ý kiến của tập thể, nếu”người quan trọng”
không đồng ý kết quả cuộc họp, hãy dùng biên bản họp làm bằng chứng. Bạn cũng
có thểtổ chức lại cuộc họp với “người quan trọng”, nhưng động thái cứng rắn của
bạn sẽ khiến cho “người quantrọng” lần họp sau với bạn sẽ khó mà đi trễ được.
Thể hiện vai trò của người điều hành một cách hiệu quả
Người điều hành chính là người chịu trách nhiệm về nội dung và kết quả của
cuộc họp. Trước hết bạn phải tuân thủ chính xác về thời gian. Bạn cũng phải giám

sát quá trình tranh luận chặt chẽ và khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu
thuẫn và cãi lộn. Cần quan sát các thành viên và ghi nhớ thái độ, ý kiến của họ
trong cuộc họp. Nếu có thể bạn hãy tạo điều kiện cho các thành viên có cơ hội
được chào hỏi xã giao trước cuộc họp, điều này sẽ phần nào giúp hạn chế tranh cãi
gay gắt hay gây gổ trong cuộc họp căng thẳng.
Khuyến khích mọi người thảo luận và ra quyết định
Có nhiều cuộc họp đặc biệt ở các công ty nhà nước thường theo kiểu sếp nói
nhân viên nghe mà không có sựtrao đổi hai chiều. Điều này rất nguy hiểm, vì nó
vừa mất thời gian vừa không hiệu quả. Nếu theo kiểu mộtchiều như vậy, tốt nhất là
phát tài liệu để ở nhà đọc.
Bản chất của các cuộc họp là thảo luận và tìm ra vấn đề để gia tăng năng lực
quyết định hoặc định hướng, dođó, việc để mọi người nêu ý kiến của mình sẽ giúp
cuộc họp hiệu quả hơn. Để khuyến khích mọi người thảoluận, bạn cần thực hiện:
Nêu rõ điểm cần thảo luận (nêu rõ đề bài)
Mời mọi người cho ý kiến với sự dẫn dắt của bạn. Bạn cũng có thể chỉ định nếu
thấy có ai đó rụt rè trongđám đông và bạn muốn nghe ý kiến của họ.
Ghi nhận lại và đặt lại câu hỏi để xác định ý kiến của ai đó là đúng như vậy.
Để mọi người cho ý kiến về điều mà thành viên trong cuộc họp nêu ra trong trường
hợp bạn cho rằng ý kiếncủa họ là hợp lý nhưng bạn chưa đủ thông tin để ra quyết
định.
Ra quyết định để gút lại vấn đề. Khi bạn đã có các ý kiến, bạn cần thể hiện năng
lực lãnh đạo và ra quyếtđịnh. Các quyết định phải được ghi vào biên bản cuộc họp.
Kết thúc cuộc họp
Đến giai đoạn này, bạn đã có đủ thông tin, bạn bắt đầu giai đoạn kết thúc cuộc
họp. Kết thúc cuộc họp, bạn thực hiện :
• Xác định lại những vấn đề đã xem xét
• Nêu lại những quyết định trong buổi họp
• Không quên hỏi thư ký đã ghi nhận đấy đủ hay chưa.
• Kết thúc cuộc họp và cảm ơn
Sau buổi họp

Hãy chuyển biên bản họp cho các thành viên họp và những người liên quan.
Ghi nhận lại những kế hoạch hoặc quan điểm đã thống nhất làm cơ sở để thực
hiện.
Có một đánh giá khá vui trong giới công sở là họ hay nói “sau mỗi buổi họp
lại phát sinh nhiều buổi họp vàsau những buổi họp tiếp theo lại phát sinh những
vấn đề tiếp theo”, theo tôi điều này sẽ đúng nếu bạn khôngtuân thủ nguyên tắc họp
hành. Hãy xem cuộc họp là công cụ điều hành, đừng biến nó thành cỗ máy nuốt
thờigian của nhân viên.