Quản trị nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thiết bị Y tế Ánh Ngọc

Chuyên đề thực tập
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 1
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ
DỊCH VỤ THIẾT BỊ Y TẾ ÁNH NGỌC 2
1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Công ty 2
1.1. Thông tin chung 2
1.2. Lịch sử hình thành và phát triển 2
1.3. Ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh 3
1.4. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty 4
2. Cơ cấu tổ chức sản xuất của Công ty 4
2.1. Cơ cấu tổ chức sản xuất của Công ty 4
2.2. Nhận xét mô hình cơ cấu tổ chức 5
3. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 9
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ HẬU
CẦN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ Y TẾ ÁNH
NGỌC 12
1. Các nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động quản trị nguyên vật liệu và hậu cần
tại Công ty 12
1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu 12
1.2. Chính sách pháp luật 13
2. Phân tích tình hình thực hiện công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu tại
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Y tế Ánh Ngọc 18
2.1. Mua sắm nguyên vật liệu và lựa chọn nhà cung cấp 18
2.1.1. Xác định thời điểm đặt hàng lại (ROP) 18
2.1.2. Kiểm soát mức tồn kho 23
2.1. 3. Khối lượng đặt hàng 24
2.1.4. Dự trữ bảo hiểm 25
2.2. Công tác lưu kho 34
SV: Nguyễn Mạnh Nam
Chuyên đề thực tập

2.2.1. Mã hóa, phân loại hàng tồn kho 34
2.2.2. Bố trí sắp đặt dự trữ 35
2.2.3. Sổ sách quản lý kho 38
2.3. Công tác vận chuyển 39
2.3.1. Về mặt số lượng 40
2.3.2. Về mặt giá trị các hàng hóa dự trữ 41
2.4. Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho 42
2.4.1. Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu khách hàng 42
2.4.2. Chỉ tiêu về trị giá tồn kho dự trữ bao bì, nguyên liệu 43
2.4.3. Chỉ tiêu về khả năng đáp ứng thành phẩm 45
3. Đánh giá chung về hệ thống quản lý tồn kho nguyên vật liệu tại
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Y tế Ánh Ngọc 46
3.1. Ưu điểm 46
3.2. Hạn chế 46
CHƯƠNG 3:GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ TỒN KHO
NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ
Y TẾ ÁNH NGỌC 48
3.1. Hoàn thiện kỹ thuật phân tích ABC để phân loại hàng tồn kho 48
3.2. Giảm kích cỡ lô hàng sản xuất để giảm lượng hàng tồn kho và chi phí tồn
kho cho mặt hàng có mức bán hàng tháng thấp 54
KẾT LUẬN 56
SV: Nguyễn Mạnh Nam
Chuyên đề thực tập
LỜI MỞ ĐẦU
Với nền kinh tế thị trường phát triển theo định hướng XHCN có sự quản lý
của Nhà nước cùng với xu thế chung của thời đại quốc tế hoá, hợp tác hoá, các
doanh nghiệp Việt Nam đứng trước cơ hội và cũng là thách thức: đó là sự cạnh
tranh tự do và mạnh mẽ. Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải tổ chức
quản lý có hiệu quả tình hình sản xuất kinh doanh bằng nhiều công cụ khác nhau,
dựa trên những cơ sở, những tiềm năng sẵn có. Chính vì lẽ đó hoạt động quản trị

doanh nghiệp có vai trò đặc biệt quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của
doanh nghiệp. Trong đó hoạt động quản trị nguyên vật liệu cũng đóng vai trò quan
trọng vì nguyên vật liệu là một yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, chất lượng
ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm.
Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thiết bị
Y tế Ánh Ngọc, nhận thấy công tác quản trị nguyên vật liệu của Công ty đã đạt
được nhiều kết quả tốt nhưng vẫn không tránh khỏi những thiếu sót. Xuất phát từ
những thực tế đó, em chọn đề tài: Quản trị nguyên vật liệu tại Công ty TNHH
Thương mại và Dịch vụ Thiết bị Y tế Ánh Ngọc để viết chuyên đề tốt nghiệp cho
mình. Chuyên đề gồm 3 chương:
Chương I: Khái quát chung về Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thiết
bị Y tế Ánh Ngọc
Chương II:Thực trạng công tác quản trị nguyên vật liệu tại Công ty TNHH
Thương mại và Dịch vụ Thiết bị Y tế Ánh Ngọc
Chương III: Một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện công tác quản trị
nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thiết bị Y tế Ánh Ngọc
Để hoàn thành báo cáo chuyên đề này, em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình
của cô giáo Ngô Thị Việt Nga cùng các anh chị, cô chú của Công ty.
Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Ngô Thị Việt Nga đã
giúp em hoàn thành tốt bài báo cáo chuyên đề này.
SV: Nguyễn Mạnh Nam Trang 1
Chuyên đề thực tập
CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ
THIẾT BỊ Y TẾ ÁNH NGỌC
1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Công ty
1.1. Thông tin chung
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thiết bị y tế Ánh Ngọc hoạt động theo
giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0104005448 do phòng đăng ký kinh doanh
Sở kế hoạch đầu tư Hà Nội cấp ngày 25/02/2009

1.2. Lịch sử hình thành và phát triển
Theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0104005448 đăng ký lần đầu
ngày 25 tháng 2 năm 2009, đăng ký thay đổi lần thứ nhất ngày 04 tháng 4 năm
2010 do Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp, lĩnh vực kinh doanh của công ty sản
xuất các loại dược phẩm và kinh doanh thương mại các mặt hàng sau:
 Các loại dược phẩm
 Máy soi cổ tử cung kỹ thuật số, monitor sản khoa, monitor theo dõi bệnh
nhân đa thông số, hệ thống monitor trung tâm, máy cắt đốt cổ tử cung
chuyên dụng, máy đo nồng độ bão hòa ô xy trong máu, bơm tiêm điện, máy
truyền dịch tự động của hãng GOLDWAY (US).,INC.
 Máy siêu âm đen trắng, siêu màu 4D các loại của hãng Fukuda- Nhật Bản
 Máy áp lạnh cổ tử cung
 Điện não VIDEO EEG, DIGITAL EEG, điện tim của Tây Ban Nha
 Máy đo thính lực chuyên dụng của Tây Ban Nha
 Máy đo bilirubin, hemoglobin sản xuất tại Nhật Bản
 Máy gây mê, máy thở, máy nghe tim thai, nội soi, điện tim, máy phát hiện
vàng da.
 Máy xét nghiệm sinh hóa (bán tự động, tự động, tổng hợp), ELISA, dao mổ
điện sản xuất tại Mỹ
 Máy xét nghiệm nước tiểu Cybow, Clinitek Status (Hàn Quốc, Anh)
 Máy quang phổ UV/VIS - Nhật, tủ bảo quản dược phẩm, tủ trữ máu của
Đức.
SV: Nguyễn Mạnh Nam Trang 2
Chuyên đề thực tập
 Đèn mổ (Thụy Sĩ), tủ sấy, nồi hấp (Đài Loan)
 Các loại thiết bị khoa học kỹ thuật chuyên dụng của Anh, Mỹ, Đức.
 Các linh kiện thay thế cho các loại monitor theo dõi bệnh nhân, monitor sản
khoa
Lĩnh vực kinh doanh: kinh doanh thương mại
1.3. Ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh

Ngành nghề kinh doanh của Công ty là sản xuất các loại dược phẩm và kinh
doanh thương mại các thiết bị y học chủ yếu sau:
 Các loại dược phẩm
 Máy soi cổ tử cung kỹ thuật số, monitor sản khoa, monitor theo dõi bệnh
nhân đa thông số, hệ thống monitor trung tâm, máy cắt đốt cổ tử cung
chuyên dụng, máy đo nồng độ bão hòa ô xy trong máu, bơm tiêm điện, máy
truyền dịch tự động của hãng GOLDWAY (US).,INC.
 Máy siêu âm đen trắng, siêu màu 4D các loại của hãng Fukuda- Nhật Bản
 Máy áp lạnh cổ tử cung
 Điện não VIDEO EEG, DIGITAL EEG, điện tim của Tây Ban Nha
 Máy đo thính lực chuyên dụng của Tây Ban Nha
 Máy đo bilirubin, hemoglobin sản xuất tại Nhật Bản
 Máy gây mê, máy thở, máy nghe tim thai, nội soi, điện tim, máy phát hiện
vàng da.
 Máy xét nghiệm sinh hóa (bán tự động, tự động, tổng hợp), ELISA, dao mổ
điện sản xuất tại Mỹ
 Máy xét nghiệm nước tiểu Cybow, Clinitek Status (Hàn Quốc, Anh)
 Máy quang phổ UV/VIS - Nhật, tủ bảo quản dược phẩm, tủ trữ máu của
Đức.
 Đèn mổ (Thụy Sĩ), tủ sấy, nồi hấp (Đài Loan)
 Các loại thiết bị khoa học kỹ thuật chuyên dụng của Anh, Mỹ, Đức.
 Các linh kiện thay thế cho các loại monitor theo dõi bệnh nhân, monitor sản
khoa
Công ty có đội ngũ kỹ sư được đào tạo đúng chuyên ngành thiết bị y tế ở
trong và ngoài nước. Đội ngũ này không ngừng được nâng cao tay nghề thông qua
các khoá đào tạo của các nhà sản xuất
1.4. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty
SV: Nguyễn Mạnh Nam Trang 3
Chuyên đề thực tập
 Cung cấp tới tận tay khách hàng các sản phẩm có chất lượng và kỹ thuật cao

trong ngành y tế và khoa học công nghệ môi trường với giá cả cạnh tranh
nhất.
 Xây dựng và đào tạo một mạng lưới dịch vụ kỹ thuật sau bán hàng một cách
hoàn hảo.
 Luôn giữ chữ “tín” và lấy lợi ích của khách hàng làm trọng.
2. Cơ cấu tổ chức sản xuất của Công ty
2.1. Cơ cấu tổ chức sản xuất của Công ty
Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ thiết bị y tế Ánh Ngọc đang hoạt
động với hơn 200 cán bộ, kỹ sư và nhân viên. Trụ sở chính đặt tại 91 Trung Kính,
Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội và 01 văn phòng đại diện đặt tại 43 Hoa Cúc,
Phường 7, Quận Phú Nhuận, TP Hồ Chí Minh.
Công ty được tổ chức theo sơ đồ sau:
SV: Nguyễn Mạnh Nam Trang 4
Chuyên đề thực tập
Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
2.2. Nhận xét mô hình cơ cấu tổ chức
Nhìn chung bộ máy tổ chức của Công ty gọn nhẹ, được tổ chức theo mô hình quản
lý tập trung tạo điều kiện thuận lợi và phù hợp với việc quản lý Công ty
Hội đồng quản trị (HĐQT)
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý của công ty, có toàn quyền nhân danh
công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của công ty.
HĐQT có quyền quyết định chiến lược phát triển của công ty, phương án đầu
tư, giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ Quyết định mức lương,
cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty và quyết định việc thành lập chi
nhánh, văn phòng đại diện, việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác.
SV: Nguyễn Mạnh Nam Trang 5
Hội đồng quản trị
Ban Giám đốc
Ban thư ký –
trợ lý

Phòng
Quan
sản
xuất
Phòng
Kỹ
thuật
Phòng
Hành
chính
Kế
toán
Phòng
Chăm
sóc
khách
hàng
Chi
nhánh
TP. Hồ
Chí
Minh
Cửa
hàng
thiết bị
y tế và
cửa
hàng
thuốc
Phòng

Kinh
doanh
Chuyên đề thực tập
Chủ tịch HĐQT có quyền lập chương trình, kế hoạch hoạt động của
HĐQT, chuẩn bị chương trình, nội dung, các tài liệu phục vụ cuộc họp, triệu tập
họp HĐQT và một số quyền hạn và nhiệm vụ khác do Điều lệ công ty quy định.
Ban Giám đốc
Nhiệm vụ chính của Ban Giám đốc là điều hành toàn bộ hoạt động kinh
doanh của công ty. Trong đó, Tổng Giám đốc đứng đầu bộ máy quản lý của công
ty, chịu trách nhiệm chỉ huy toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Tổ
chức việc thực hiện hạch toán kinh tế, phân tích hoạt động kinh doanh, hoạt động
tài chính, phân phối tiền lương thưởng và phúc lợi cho nhân viên theo kết quả kinh
doanh, phù hợp với chế độ khoán tài chính và quy định của công ty. Đồng thời
cũng là người chịu trách nhiệm trước Pháp luật và khách hàng về mọi hoạt động
sản xuất đó cũng như các hoạt động của nhân viên cấp dưới.
Phó Tổng Giám đốc có nhiệm vụ tham gia điều hành công ty theo sự phân
công của Tổng Giám đốc, trực tiếp chỉ đạo, theo dõi các bộ phận được phân công
uỷ quyền và giúp việc cho Tổng Giám đốc.
Ban thư ký – trợ lý
Ban thư ký – trợ lý có chức năng tham mưu, cố vấn cho Tổng Giám đốc
quản lý và điều hành công việc phù hợp với điều lệ tổ chức và hoạt động của công
ty theo đúng quy định Pháp luật. Bên cạnh đó tham gia đề xuất với Ban Giám đốc
những chủ trương, biện pháp tăng cường công tác quản lý sản xuất kinh doanh và
giải quyết những khó khăn, vướng mắc trong công ty theo quyền hạn và trách
nhiệm của từng phòng.
Phòng Kinh doanh
Có nhiệm vụ định hướng, phát triển ý tưởng, biên soạn lên các kịch bản mới,
các chương trình, sản phẩm dịch vụ mới nhằm thu hút khách hàng. Mở rộng quan
hệ, tìm kiếm thị trường trong và ngoài nước. Kiểm tra, chạy thử nghiệm các kịch
bản trước khi được phát hành. Đưa ra các chiến lược quảng cáo thật hiệu quả.

Khám phá thị trường mới, nắm bắt được tâm lý, thị hiếu của đối tượng khách hàng
SV: Nguyễn Mạnh Nam Trang 6
Chuyên đề thực tập
mục tiêu. Cùng với phòng Kỹ thuật, phòng Chăm sóc khách xây dựng chương
trình, kế hoạch cho công ty.
Phòng Quan hệ đối tác
Chịu trách nhiệm về tìm đối tác, các thủ tục ký hợp đồng kinh tế, lập kế
hoạch cung ứng các sản phẩm của Công ty, tiến hành theo dõi doanh số đạt được,
đánh giá, quản lý và chăm sóc đối tác để báo cáo lên Ban Giám đốc công ty tình
hình hoạt động kinh doanh. Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ doanh số của Công
ty.
Phòng Kỹ thuật
Có nhiệm vụ quản lý hệ thống đường truyền 24/24, lập trình phần mềm chạy
chương trình, theo dõi hệ thống nhận tin, trả tin từ phía khách hàng và đối tác.
Thống kê, tổng hợp các sản lượng của từng mã khách hàng để lưu vào trang sản
lượng cho đối tác. Chuyển cấp, thay đổi user, pass cho từng đối tác. Xử lý kịp thời
các sự cố xảy ra trong hệ thống, phối hợp cùng các phòng ban khác để đưa ra một
chương trình chạy chính xác.
Phòng Kế toán – Hành chính
Nắm bắt chính xác tình hình tài chính, công nợ phải thu, công nợ phải trả của
công ty thông qua ghi chép sổ sách kế toán và báo cáo theo quy định của Nhà nước
về chế độ quản lý tài chính trong doanh nghiệp, thừa lệnh Ban Giám đốc quản lý và
sử dụng luân chuyển nguồn tài chính sao cho hiệu quả. Tổ chức huy động đầu tư tài
chính kịp thời để phục vụ hoạt động kinh doanh của công ty, tham mưu cho ban
Giám đốc về vấn đề liên quan đến chức năng, quyền hạn của mình.
Bộ phận hành chính của công ty tham gia vào việc quản lí lao động, lương,
thưởng cùng với phòng kế toán để xây dựng tổng quỹ lương, thưởng và xét duyệt
phân bổ quỹ lương thưởng, khuyến khích, động viên các nhân viên yên tâm công
tác, làm việc tích cực, có hiệu quả, tìm hiểu nguyện vọng và giúp đỡ các thành viên
có khó khăn để phấn đấu tiến bộ, xây dựng lịch công tác, lịch giao ban, hội họp,

SV: Nguyễn Mạnh Nam Trang 7
Chuyên đề thực tập
sinh hoạt định kì và bất thường Có trách nhiệm theo dõi và quản lý chặt chẽ các
con dấu, hồ sơ pháp nhân của công ty, theo dõi quản lý, tiếp nhận xử lý và bảo mật
các công văn, điện tín trình Ban Giám đốc phê duyệt và phân giao cho các phòng,
ban nghiệp vụ để kịp thời triển khai thực hiện.
Phòng Chăm sóc khách hàng
Có nhiệm vụ trực điện thoại, chăm sóc, tư vấn, trả lời và giải quyết các thắc mắc
của khách hàng gọi đến. Nhập thông tin một cách chính xác vào hệ thống kỹ thuật để
chạy đường truyền. Đưa ra các phản ánh từ phía khách hàng lên Ban lãnh đạo một cách
kịp thời để hoạch định và điều chỉnh chiến lược kinh doanh.
Cửa hàng thiết bị y tế
Đây là hệ thống các cửa hàng làm đại lý cấp 1 cung cấp các thiết bị y tế cho
khách hàng, là thành viên trong kênh phân phối sản phẩm của công ty đồng thời
tham gia giải quyết khiếu nại của khách hàng.
SV: Nguyễn Mạnh Nam Trang 8
Chuyên đề thực tập
3. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
Bảng 1.1: Trích Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty năm 2012-2013
Đơn vị Tính : Triệu đồng
Chỉ tiêu
Năm
2010
Năm
2011
Năm
2013
Năm
2012
Chênh lệch

Số
tiền
%
Doanh thu bán hàng
và cung cấp dịch vụ
55,018 57,914 70,338 60,962 9,376 15%
Các khoản giảm trừ 0 0 0 0 0 0
Doanh thu thuần 55,018 57,914 70,338 60,962 9,376 15%
Giá vốn hàng bán 47,676 50,186 61,798 52,827 8,971 17%
Lợi nhuận gộp 7,342 7,728 8,540 8,135 405 5%
Doanh thu hoạt động
tài chính
889 936 1,281 985 296 30%
Chi phí tài chính 0 0 0 0 0 0
Chi phí quản lý kinh
doanh
3,733 3,929 4,647 4,136 511 12%
Chi phí bán hàng 2,426 2,554 3,020 2,688 332 11%
Chi phí quản lý
doanh nghiệp
1,306 1,375 1,626 1,447 178 13%
Lợi nhuận thuần hoạt
động kinh doanh
4,498 4,735 5,174 4,984 190 4%
Doanh thu khác 386 407 434 428 6 1%
Chi phí khác 119 125 224 132 92 70%
Lợi nhuận khác 267 281 210 296 -86 -29%
Lợi nhuận tài chính 889 936 1,281 985 296 30%
Lợinhuận trước thuế 4,765 5,016 5,384 5,280 104 2%
SV: Nguyễn Mạnh Nam Trang 9

Chuyên đề thực tập
Nhận xét: Qua bảng số liệu trên, ta thấy:
+ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty năm 2013 tăng lên
9.376 triệu đồng so với năm 2012 tương ứng tăng 15%. Công ty không có các
khoản giảm trừ doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ do đó tốc độ tăng của
doanh thu cũng chính là tốc độ tăng của doanh thu thuần.Giá vốn hàng bán chiếm
một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí của doanh nghiệp. Giá vốn năm 2013 tăng so
với năm 2012 với tốc độ tăng nhanh hơn tốc độ tăng của doanh thu thuần. Cụ thể,
giá vốn hàng bán tăng 8.971 triệu VNĐ tương ứng tăng gần 17%. Do đó lợi nhuận
gộp của Công ty tăng lên một lượng là 405 triệu đồng tương đương 5%
Với hoạt động tài chính, năm 2013 doanh thu từ hoạt động tài chính cũng
tăng lên một lượng là 296 triệu VND tương ứng trên 30%. Chủ yếu do công ty bán
một số cổ phiếu đang nắm giữ dưới dạng đầu tư ngắn hạn.Tuy nhiên chí phí hoạt
động tài chính năm nay lại không phát sinh triệu đồng tương ứng 14% là do năm
2013 , công ty bắt đầu phải trả lãi một số khoản vay ngân hàng từ năm 2012. Do
chi phí tăng nhanh hơn doanh thu hoạt động tài chính nên trong năm 2013 , lợi
nhuận hoạt động tài chính giảm 3 triệu đồng tương ứng 13%.
+ Đối với chi phí quản lý kinh doanh: bao gồm chi phí quản lý và chi phí bán
hàng.
Chi phí quản lý doanh nghiệp lại tăng lên so với năm 2012 là 178,85 triệu
đồng tương ứng với 12 % do công ty đã phát sinh thêm chi phí liên quan đến bộ
máy hoạt động. Tuy nhiên chi phí bán hàng lại tăng lên rất nhiều với một lượng là
332,15 Triệu tương ứng với gần 13% do chủ yếu do chi phí marketing va chi phi
khấu hao tài sản cố định( Công ty không hạch toán khấu hao qua tài khoản chi phí
quản lý doanh nghiệp).
+ Do vậy lợi nhuận trước thuế Của công ty năm 2013 là 5.384 triệu đồng
tăng 104 triệu đồng so với năm 2012 (lợi nhuận trước thuế năm 2012 là 5.280 triệu
đồng) tương đương với 2%. Qua bảng trên ta thấy tốc độ tăng lợi nhuận thuần là
SV: Nguyễn Mạnh Nam Trang 10
Chuyên đề thực tập

4% trong khi lợi nhuận trước thuế chỉ tăng 2% là do lợi nhuận các hoạt đồng tài
chính và hoạt động khác giảm làm lợi nhuận trước thuế chỉ tăng 2%. Đánh giá
chung, mức độ tăng lợi nhuận còn rất thấp.
Thu nhập bình quân 1 tháng của lao động năm 2013 tăng so với năm 2012 là
426.119 đồng, tăng 14,78 % so với năm 2012. Điều này chứng tỏ Công ty ngày
càng chú trọng hơn đến vấn đề tiền lương của người lao động, đây là ưu điểm và
cũng là thành tích của Công ty, chính điều này làm cho người lao động cảm thấy
thoải mái hơn khi làm việc ở Công ty, tạo cho người lao động hăng say hơn với
công việc, làm tăng năng suất lao động
Nhìn chung, tình hình tài chính của Công ty là khá ổn định, kết quả hoạt động sản
xuất kinh doanh thuận lợi, Công ty hoạt động có lợi nhuận. Công ty cần phát huy
hơn nữa những lợi thế và thành tích mà Công ty đã đạt được và khắc phục những
nhược điểm và những mặt hạn chế còn tồn tại. Để từ đó giúp Công ty ngày càng
hoạt động tốt hơn, khẳng định chỗ đứng của mình trên thị trường nhanh hơn.
SV: Nguyễn Mạnh Nam Trang 11
Chuyên đề thực tập
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ HẬU CẦN TẠI CÔNG
TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ Y TẾ ÁNH NGỌC
1. Các nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động quản trị nguyên vật liệu và hậu cần
tại Công ty
1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu
 Quy định về hạn dùng của nguyên liệu:
Trong công nghệ dược, hạn dùng (shelf-life) của nguyên liệu đặc biệt quan
trọng. Hạn dùng là thời gian tính từ lúc nguyên liệu được sản xuất ra cho đến khi
nguyên liệu đó bị biến chất không thể tiếp tục được sử dụng trong dược phẩm dùng
cho người. Thông thường, hạn dùng của nguyên liệu là 4 năm kể từ ngày xuất
xưởng. Tuy nhiên, đối với các loại hương liệu thì hạn dùng ngắn hơn, chúng chỉ
được phép sử dụng trong vòng 1 năm kể từ ngày xuất xưởng. Tất cả các mặt hàng
sau khi hết hạn dùng, công ty phải hủy bằng cách thuê các doanh nghiệp chuyên về

môi trường đốt. Do đó, tồn kho của nguyên liệu dược đặc biệt là hương liệu không
nên quá cao do những quy định nghiêm ngặt về hạn dùng.
 Quy định về điều kiện tồn trữ nguyên liệu dược
Bên cạnh hạn dùng của nguyên liệu thì điều kiện tồn trữ nguyên liệu dược
cũng được quy định hết sức nghiêm ngặt. Toàn bộ nguyên liệu phải được tồn trữ
trong điều kiện nhiệt độ từ 20-24oC. Cá biệt, nguyên liệu crushed chymotrypsine
sử dụng cho sản xuất thành phẩm Allerlene phải được tồn trữ trong điều kiện nhiệt
độ từ 2-8oC. Để đáp ứng yêu cầu này, công ty đã phải đầu tư cho tồn kho nguyên
liệu một tủ đông riêng và phải hết sức chú ý đến việc đáp ứng điện năng cho tủ hoạt
động, đảm bảo chất lượng nguyên liệu vì nguyên liệu này có trị giá rất cao. Do đó,
đối với nguyên liệu có điều kiện tồn trữ khắt khe thì không nên tồn kho quá cao do
những rủi ro trong điều kiện tồn trữ, sai sót có thể xảy ra dẫn đến hủy hàng, chi phí
để đảm bảo điều kiện tồn trữ lớn.
SV: Nguyễn Mạnh Nam Trang 12
Chuyên đề thực tập
 Xuất xứ nguyên liệu dược phải được đảm bảo trong công thức sản phẩm
Yếu tố xuất xứ của nguyên liệu cũng là điểm cần phải lưu ý trong ngành
dược. Xuất xứ nguyên liệu phải được đảm bảo không sai lệch so với công thức đã
được Phòng Phát Triển Công Nghiệp Dược ban hành. Chẳng hạn như, tham chiếu
đến công thức sản xuất Antidol 6, ta thấy trong công thức này thành phần nguyên
liệu chính (active ingredient) có Magnesium Lactacte, xuất xứ từ Moehs Iberica
(Tây Ban Nha). Theo đó, bộ phận Mua hàng và Kế hoạch chỉ được phép đặt hàng
nguồn này mà không được sử dụng nguồn hàng tương đương khác.
Xuất xứ nguyên liệu khác nhau dẫn đến sự khác biệt rất lớn về tiêu chuẩn
chất lượng, độ đồng nhất của nguyên liệu cũng như giá thành, Ví dụ giá CIF tại
cảng thành phố Hồ Chí Minh của Magnesium Lactate nguồn gốc Tây Ban Nha là
8USD/kg thì cũng với nguyên liệu này nhưng xuất xứ từ Trung Quốc chỉ có giá
4USD/kg. Trường hợp muốn thay đổi xuất xứ của nguyên liệu chính thì thủ tục khá
phức tạp, quá trình chuyển đổi cũng mất khá nhiều thời gian. Cụ thể là mẫu nhỏ
của 3 lô sản xuất khác nhau (khoảng 100g mỗi mẫu) của nguyên liệu mới cần thay

thế phải đạt tiêu chuẩn giống như nguyên liệu công ty đang sử dụng và sau đó đặt
hàng cho 3 lô công nghiệp để thẩm định nguyên liệu khi đưa vào sử dụng trên dây
chuyền hiện tại để sản xuất mặt hàng này cũng phải cho ra thành phẩm đạt yêu cầu.
Điều này buộc chúng ta phải chấp nhận mức tồn kho tương đối cao đối với
nguyên liệu chính cho các mặt hàng thành phẩm chủ lực của Công ty để phòng
ngừa trường hợp nhà sản xuất này gặp vấn đề về chất lượng thì Công ty vẫn có đủ
nguyên liệu sản xuất trong khi thẩm định nguồn mới.
1.2. Chính sách pháp luật
 Quy định nguyên vật liệu nhập khẩu phải có Giấy phép nhập khẩu của
Cục Quản lý Dược – Bộ Y tế
Toàn bộ nguyên liệu và một vài bao bì sử dụng trong Công ty đều phải nhập
khẩu và phải có giấy phép nhập khẩu (import license) còn gọi là Quota 7 được
SV: Nguyễn Mạnh Nam Trang 13
Chuyên đề thực tập
duyệt bởi Cục Quản lý Dược - Bộ Y tế. Thời gian kể từ ngày Cục Quản lý Dược
nhận Quota và trả lời trung bình từ 4-6 tuần.
Thông thường, vào đầu tháng 10 mỗi năm phòng Kế hoạch nhà máy phối
hợp với phòng Phòng Sales-Marketing để tính toán nhu cầu nguyên vật liệu cho
năm kế tiếp. Trên cơ sở đó, Phòng Mua hàng sẽ làm thủ tục trình Cục Quản lý
Dược danh sách các nguyên vật liệu cần nhập khẩu để xin Quota nhập khẩu. Mọi
nguyên vật liệu đều phải ghi rõ tên nhà sản xuất, quốc gia, tiêu chuẩn, mọi thay đổi
về tiêu chuẩn, nhà sản xuất, quốc gia sản xuất đều phải xin cấp Quota lại. Theo quy
định mới, kể từ năm 2014 tất cả các nhà cung cấp nước ngoài muốn bán nguyên
liệu dược phẩm vào Việt Nam thì phải có đăng ký kinh doanh ở Việt Nam. Thủ tục
đăng ký tương đối phức tạp và chi phí đăng ký không nhỏ, khoảng 2.000USD cho
một lần đăng ký kinh doanh và mỗi 02 năm thì nhà cung cấp nước ngoài phải đăng
ký lại. Điều này cho thấy thời gian giao nguyên liệu của đối tác có khả năng bị kéo
dài ra do thủ tục nhập khẩu nguyên vật liệu sản xuất dược phẩm khó khăn. Khả
năng thay đổi xuất xứ, tiêu chuẩn của nguyên vật liệu cũng rất khó. Đây cũng là
một trong những nguyên nhân làm cho dự trữ tồn kho của doanh nghiệp dược cao.

 Quy định về số đăng ký (visa) trên bao bì
Đối với quy định về số đăng ký trên bao bì, hệ thống tồn kho của Công ty lại
đối mặt với một số khó khăn khác. Theo quy định, Công ty phải in trên bao bì số
đăng ký (visa) được cấp bởi Cục Quản lý Dược. Sau mỗi 3-4 năm, số đăng ký này
hết hạn, Công ty phải xin cấp lại số đăng ký mới và bao bì phải được in theo số
đăng ký mới. Do đó, việc tính toán tồn kho bao bì phải hết sức cẩn trọng bởi vì sai
sót trong tính toán nhu cầu và tính toán tồn kho sẽ dẫn đến việc hủy bỏ số lượng
bao bì dôi dư, hoặc số bao bì sử dụng cho cùng một mặt hàng có số lượng không
đồng bộ cũng dẫn đến việc phải thanh lý, đốt, hủy.
Với các lý do trên, chúng ta thấy rằng công tác tính toán tồn kho bao bì trong
ngành dược phải hết sức cẩn trọng do xác suất xảy ra rủi ro dẫn đến việc thanh lý
bao bì rất cao.
SV: Nguyễn Mạnh Nam Trang 14
Chuyên đề thực tập
 Quy định về hạn dùng đối với thành phẩm dược
Việc kiểm soát sản phẩm dược hết hạn sử dụng đặc biệt quan trọng. Sau khi
hết hạn sử dụng, sản phẩm dược phải được thu hồi và hủy bỏ để không ảnh hưởng
xấu đến sức khỏe người tiêu dùng. Trường hợp việc kinh doanh một mặt hàng
không thuận lợi, nhà sản xuất ở các ngành hàng khác có thể thu nhỏ cỡ lô sản xuất
nhằm giảm thiểu lượng tồn kho ở cả thành phẩm, nguyên liệu và bao bì. Tuy nhiên,
đối với dược phẩm một khi công thức của một lô hàng đã được kiểm định và ban
hành8 thì khi muốn thu nhỏ cỡ lô sản xuất lại dẫn đến một loạt các công việc phải
làm để tiến hành thẩm định lại một công thức mới cho một cỡ lô nhỏ hơn.
Bảng 2.2 cho ta thấy kết cấu của các nguyên vật liệu cho một lô sản xuất đã
được kiểm định và ban hành và nhà sản xuất phải theo đúng chuẩn mực này. Điều
này dẫn đến việc khi nhà sản xuất muốn thay đổi kết cấu nguyên vật liệu của một
thành phẩm họ phải mất nhiều thời gian và công sức thẩm định lại để cho ra một
công thức mới. Ta xem xét tồn kho thực tế mặt hàng Fluor Corbiere ngày
15/8/2014
Bảng 2.1: Tồn kho mặt hàng Fluor Corbiere ngày 15/8/2014

Từ bảng 2.1 chúng tôi thấy mức tồn kho thành phẩm hiện tại lên đến 17.97 tháng
bán, nghĩa là lượng tồn kho này chỉ có thể bán hết sau gần 2 năm. Xem xét đến hạn
dùng
SV: Nguyễn Mạnh Nam Trang 15
Chuyên đề thực tập
Bảng 2.2: Hóa đơn nguyên vật liệu của mặt hàng Fluor Corbiere
Mã thành phẩm: 00199
Cỡ lô: 23,713 hộp
Hình thức đóng gói: hộp 100 viên
Loại nguyên
vật liệu Code Tên nguyên vật liệu ĐVT
Số lượng
theo
chuẩn
Tỷ lệ
hao hụt
(%)
Số
lượng
cấp
phát
Bao bì
7250
2
HOP FLOUR CORB.
B1 cái 23,713 0.50 23,832
Bao bì 72512
TOA FLOUR
CORBIERE 20&100 cái 23,713 0.50 23,832
Bao bì 72524

NHAN CHAI FLOUR
CORB. cái 23,713 0.50 23,832
Bao bì
7021
1
THUNG 60 (No. 2) 3
layers cái 52 0.00 52
Bao bì
7022
5 BANG BAO DAM cái 84 0.00 84
Bao bì
7353
0
NHAN THUNG
FLOUR CORB.
BO100TB cái 55 0.00 55
Bao bì 72490
CHAI FLOUR CORB.
20&100 TB cái 23,713 0.30 23,784
Bao bì
7376
0
NAP CHAI TRONG
FLOUR CORBIERE cái 23,713 0.30 23,784
Bao bì
7377
0
NAP CHAI NGOAI
FLOUR CORBIERE cái 23,713 0.30 23,784
Nguyên liệu

6022
4 SODIUM FLOURIDE Kg 1,322 0.50 1,329
Nguyên liệu 60129
PREGELATINIXED
STARCH 1500 Kg 9,552 0.50 9,600
Nguyên liệu
6007
3
LACTOSE FINE
POWDER Kg 96,566 0.50 97,049
Nguyên liệu
6004
4 CORN STARCH Kg 9,552 0.50 9,600
Nguyên liệu 6001 ASPARTAM Kg 1 0.50 1
SV: Nguyễn Mạnh Nam Trang 16
Chuyên đề thực tập
5
Nguyên liệu
6007
9
MAGNESIUMS
STEARATE Kg 1,194 0.50 1,200
Nguyên liệu
6004
2
SILICIUM DIOXYD
COLLODAL
AEROSIL Kg 1 0.50 1
Nguyên liệu
6011

7
SUNSET YELLOW -
E110 YELLOW No. 6 G 23,880 0.50 24,000
Nguyên liệu
6005
3 DISTILLED WATER lít 17,910 0.50 18,000
Xem xét bảng 2.2 chúng tôi thấy một lô sản phẩm theo công thức được duyệt là
23,713 hộp tương đương với 15.8 tháng bán, trong khi hạn dùng của sản phẩm này
là 2 năm kể từ ngày sản xuất. Do đó, khả năng hủy hàng là rất lớn.
Tương tự như vậy, đối với thành phẩm Calcium Fort, hiện tồn kho thành phẩm lên
đến 68,119 hộp tương đương với 20.64 tháng bán 10. Mặt hàng này cũng có hạn
dung là 24 tháng kể từ ngày sản xuất, đồng thời sản phẩm càng cận hạn dùng thì
càng khó tiêu thụ cho nên công ty có khả năng phải hủy hàng nếu không bán hết
hoặc buộc phải giảm giá để tiêu thụ hàng cận hạn dùng.
 Quy định về quản lý tồn kho nguyên vật liệu và thành phẩm dược theo lô
Nguyên vật liệu và thành phẩm dược được quản lý theo lô, nghĩa là quản lý
theo mẻ sản xuất.Việc quản lý theo lô sẽ giúp Công ty quản lý tốt hơn hạn dùng của
nguyên liệu, thành phẩm. Trong trường hợp có vấn đề về chất lượng xảy ra cho
nguyên liệu hay thành phẩm việc quản lý theo lô sẽ giúp Công ty dễ dàng trong
việc truy tìm và đưa ra các giải pháp mang tính toàn diện.
Ví dụ, dữ liệu ở Bảng 2.2 cho thấy nguyên liệu Sodium Fluoride sử dụng sản
xuất thành phẩm Fluor Corbiere, trường hợp nguyên liệu Sodium Fluoride lô 06001
sử dụng sản xuất thành phẩm Fluor Corbiere lô 0610001 và 0611002 bị biến chất
thì việc xem xét và thu hồi sẽ được truy từ lô thành phẩm 0610001 và 0611002.
Việc quản lý theo lô giúp các biện pháp khắc phục của công ty được tiến
hành toàn diện và triệt để, đảm bảo không có sản phẩm kém phẩm chất còn lưu
SV: Nguyễn Mạnh Nam Trang 17
Chuyên đề thực tập
hành trên thị trường, trường hợp này ngoài việc tiêu hủy hai lô thành phẩm
0610001 và 0611002 ta còn tiến hành hủy toàn bộ nguyên liệu Sodium Flouride

của lô 06001.
2. Phân tích tình hình thực hiện công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu tại
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Y tế Ánh Ngọc:
2.1. Mua sắm nguyên vật liệu và lựa chọn nhà cung cấp
2.1.1. Xác định thời điểm đặt hàng lại (ROP):
Điểm đặt hàng lại (ROP): là lượng tồn kho tối thiểu cần thiết ở điểm đặt hàng. ROP
được xác định trong trường hợp doanh nghiệp mua hàng nhưng không được nhận
hàng ngay, nghĩa là thời điểm đặt hàng không trùng với thời điểm nhận hàng
Trong đó d và L được định nghĩa như sau:
d: nhu cầu hàng ngày, d = D (nhu cầu hàng năm)/Số ngày làm việc trong năm
L: thời gian vận chuyển đơn hàng
Trên đồ thị ROP được biểu diễn như sau:
􀂙 Xác định nhu cầu nguyên vật liệu hàng năm (D) tại công ty
Để xác định nhu cầu nguyên vật liệu hàng năm, công ty có các dự toán sau:
- dự toán tiêu thụ cung cấp bởi bộ phận Sales-Marketing
- dự toán mua hàng, dự toán hàng tồn kho cung cấp bởi phòng kế hoạch sản xuất
Mục đích của việc lập các dự toán này nhằm:
SV: Nguyễn Mạnh Nam Trang 18
Chuyên đề thực tập
- Giúp các nhà quản trị cụ thể hóa các mục tiêu của doanh nghiệp bằng số liệu.
- Cung cấp cho các nhà quản trị toàn bộ thông tin về kế hoạch kinh doanh trong
từng thời gian cụ thể và cả quá trình kinh doanh.
- Là căn cứ để đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu đã dự kiến, từ đó giúp
doanh nghiệp có thể thấy được những mặt mạnh cần được phát huy và tồn tại
cần phải giải quyết, khắc phục. Đó sẽ là những cơ sở cho các quyết định kinh
doanh tối ưu.
- Ngoài ra, các dự toán này còn giúp các nhà quản trị có thể kiểm soát được quá
trình hoạt động cũng như kiểm soát lượng hàng tồn kho, lượng hàng nhập-xuất
kho.
Dự toán tiêu thụ

Dự toán tiêu thụ sẽ cho biết được nhu cầu thành phẩm tiêu thụ trong năm kế hoạch,
trên cơ sở đó phòng kế hoạch sẽ lập dự toán mua hàng và dự toán hàng tồn kho.
Để lập được dự toán tiêu thụ, bộ phận Sales-Marketing dựa trên các yếu tố sau:
- Các yếu tố bên trong doanh nghiệp:
+ Tình hình tiêu thụ của các kỳ trước
+ Chính sách giá cả sản phẩm, khả năng mở rộng thị trường tiêu thụ.
+ Chính sách quảng cáo, khuyến mại.
- Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp:
+ Xu hướng phát triển kinh tế của ngành, lĩnh vực mà doanh nghiệp hoạt động
+ Chu kỳ sản xuất kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm. Đối với dược phẩm thì các tháng
cuối năm Âm lịch, lượng tiêu thụ thường tăng vọt do mọi người thường kiêng mua
thuốc men vào đầu năm nên thường mua trước để tích trữ, hay ở các tháng cuối
năm Dương lịch thì các Công ty, các Bệnh viện thường mua nhiều để giải quyết
cho Ngân sách trong năm…
+ Thu nhập của người tiêu dùng
+ Các chính sách, chế độ, thể lệ của Nhà Nước.
+ Dự kiến những biến động kinh tế - xã hội trong và ngoài nước
SV: Nguyễn Mạnh Nam Trang 19
Chuyên đề thực tập
Quy trình này có thể được khái quát qua sơ đồ sau:
Bộ phận phụ
trách Vấn đề Thời gian thực hiện
Marketing
- Dự toán tiêu thụ năm kế
hoạch
- Dự toán tiêu thụ hàng tháng
- Tháng 9 -10 hàng
năm
- Cuối mỗi tháng
Kênh phân phối

- Cập nhật thông tin trên dự
toán tiêu thụ hàng năm, hàng
tháng dựa trên tồn kho thành
phẩm thực tế
- Chuyển các dự toán này sang
phòng kế hoạch sản xuất
- Tháng 9 -10 hàng
năm cho dự toán cả
năm
- Cuối mỗi tháng cho
dự toán hàng năm
Phòng kế hoạch
Các phân
xưởng
- Lập dự toán mua hàng và dự
toán tồn kho bảo hiểm
- Số lệnh sản xuất và dự toán
thiết bị, máy móc phải đầu tư
trong năm
- Tháng 11 hàng năm
(dự toán mua hàng
cả năm và dự toán
đầu tư máy móc)
- Đầu mỗi tháng cho
dự toán mua hàng
hàng tháng
Phòng mua
hàng
- Lập danh sách nguyên vật liệu
để xin Quota nhập khẩu

- Khý các hợp đồng nguyên tắc
- Tháng 11 hàng năm
- Tháng 12/tháng 1
hàng năm
Trong bộ phận Sales-Marketing có các Giám đốc sản phẩm. Mỗi Giám đốc sản
phẩm có trách nhiệm lập dự toán tiêu thụ cho các mặt hàng mà mình phụ trách vào
tháng 9- 10 hàng năm. Đây là điều bắt buộc vì nguyên liệu sử dụng tại Công ty cần
phải có Quota nhập khẩu 11 cho nên việc lập dự toán tiêu thụ vào thời điểm này sẽ
giúp Nhà máy có được dự toán mua hàng làm cơ sở để nộp Cục Quản lý Dược Việt
Nam để xin phép nhập khẩu nguyên liệu sử dụng cho năm sau. Ngoài ra, dựa vào
dự toán tiêu thụ này Nhà máy sẽ đệ trình các yêu cầu đầu tư máy móc, thiết bị (nếu
cần) để đáp ứng được dự toán tiêu thụ.
Ngoài dự toán tiêu thụ cho năm, cuối mỗi tháng các Giám đốc sản phẩm sẽ trình
lên cho Giám đốc bộ phận dự toán tiêu thụ dự báo hàng tháng cho sản phẩm mà
mình phụ trách. Dự toán này sẽ cung cấp thông tin về số lượng tiêu thụ cho 12
SV: Nguyễn Mạnh Nam Trang 20
Chuyên đề thực tập
tháng tới. Ví dụ, ở thời điểm tháng 9/2014 thì cuối tháng 9/2014, các Giám đốc sản
phẩm sẽ trình dự toán tiêu thụ cho số lượng tiêu thụ từ tháng 10/2014 cho đến
tháng 9/2015. Trong đó, số lượng tiêu thụ của tháng 10/2014 và tháng 11/2014
không được phép thay đổi. Số lượng tiêu thụ của tháng 12/2014 chỉ được phép thay
đổi = +/-10%. Số lượng tiêu thụ của các tháng sau đó có quyền thay đổi. Công ty
quy định điều này để phù hợp với thời gian đặt hàng nguyên vật liệu và mọi sự thay
đổi về dự toán tiêu thụ sẽ dẫn tới thay đổi kế hoạch sản xuất của Nhà máy, sự thay
đổi này cũng cần thời gian chuẩn bị.
Bảng dự toán tiêu thụ sau khi được Giám đốc bộ phận ký duyệt sẽ được gởi sang
cho Bộ phận Kênh phân phối (Suply Chain). Bộ phận Kênh phân phối vốn là cầu
nối giữa Bộ phận Sales-Marketing và Nhà máy sẽ xem xét lại lần nữa dự toán này
và làm việc với Bộ phận Kế hoạch của Nhà máy đồng thời phản hồi thông tin lại
cho Bộ phận Sales-Marketing trong trường hợp Nhà máy không thể đáp ứng dự

toán này cụ thể ở mặt hàng nào.
Tóm lại, Công ty có dự toán tiêu thụ cho cả năm và dự toán tiêu thụ cập nhật hàng
tháng tùy theo nhu cầu thị trường. Việc thực hiện tốt dự toán tiêu thụ sẽ tạo điều
kiện cho doanh nghiệp xác định được lượng hàng tồn kho phù hợp và thực hiện tốt
các dự toán mua hàng. Hoạt động này hiện đang được thực hiện khá tốt tại công ty
do việc phân công phân nhiệm rõ ràng của bộ phận Marketing, sự hỗ trợ của các
phần mềm dự toán tiêu thụ cũng như của các bộ phận khác như việc cập nhật thông
tin tiêu thụ từ phòng Quản lý kinh doanh, phòng Kế toán.
Dự toán mua hàng:
Dự toán mua hàng được bộ phận Kế hoạch của Nhà máy thực hiện dựa trên dự toán
tiêu thụ cung cấp bởi bộ phận Sales-Marketing.
Dự toán mua hàng nhằm ước tính số lượng hàng hóa mua vào để đáp ứng nhu cầu
tiêu thụ trong kỳ. Nếu như bộ phận Sales-Marketing làm dự toán tiêu thụ cả năm và
dự toán tiêu thụ hàng tháng thì bộ phận Kế hoạch dựa vào đó cũng thực hiện dự
toán mua hàng cho năm và dự toán mua hàng cho từng tháng.
SV: Nguyễn Mạnh Nam Trang 21
Chuyên đề thực tập
Từ dự toán tiêu thụ cả năm, bộ phận Kế hoạch cho ra dự toán mua hàng cho năm và
gởi cho bộ phận Mua hàng lên danh sách để xin hạn ngạch nhập khẩu. Đồng thời,
dựa vào dự toán tiêu thụ, bộ phận Kế hoạch phối hợp với các Quản đốc Phân
xưởng tính toán được số lượng các Lệnh sản xuất (số các lô hàng) phải thực hiện
trong năm để dự toán được số lượng nhân công cần phải có cũng như dự toán các
thiết bị, máy móc phải đầu tư trong năm 13.
Đồng thời, tùy theo tình hình sản xuất thực tế hàng tháng, Phòng Kế hoạch sẽ lập
Dự toán nhu cầu nguyên liệu và bao bì hàng tháng, phát hành các Lệnh đặt hàng
gởi nhà cung cấp yêu cầu hàng về dựa trên Hợp đồng Nguyên tắc đã ký kết với các
nhà cung cấp này vào đầu mỗi năm 14.
Công tác này hiện được đảm trách bởi phòng Kế hoạch. Do nhân lực của phòng
không ổn định, trong vòng 3 năm đã 3 lần thay đổi trưởng phòng và 2 lần thay đổi
nhân viên cung ứng - tính toán nhu cầu nguyên vật liệu và theo dõi hàng về nên

công tác này chưa được thực hiện tốt, dẫn đến Công ty phải tốn chi phí cho nguyên
liệu về bằng đường không để kịp phục vụ cho sản xuất. Về bao bì, do chủ yếu mua
hàng trong nước và Công ty có quan hệ tốt với các nhà cung cấp nên Công ty có thể
yêu cầu nhà cung cấp giao hàng ưu tiên cho những trường hợp khẩn cấp. Ngoài ra,
trong những trường hợp lượng hàng tiêu thị trên thị trường tăng đột biến, vượt xa
dự báo của Công ty cũng gây khó khăn cho phòng Kế hoạch trong việc thay đổi kế
hoạch sản xuất. Tuy nhiên, trường hợp này diễn ra không thường xuyên.
􀂙 Xác định thời gian vận chuyển đơn hàng (L) tại công ty
Trong phạm vi bài này, chúng tôi xác định chỉ số này bằng cách thống kê toàn bộ
các đơn hàng nguyên liệu, bao bì đã thực hiện trong 3 năm từ thời điểm 1/1/2011
đến 31/12/2013. Trong khoảng thời gian này, công ty thực hiện 635 đơn hàng cho
nguyên liệu và 1.434 đơn hàng cho bao bì
SV: Nguyễn Mạnh Nam Trang 22
Chuyên đề thực tập
Với thời gian vận chuyển đơn hàng bình quân của nguyên vật liệu vừa thống kê
như trên, tham chiếu tới chính sách dự trữ bảo hiểm áp dụng hiện nay tại công ty ta
thấy dự trữ bảo hiểm hiện nay tương đối cao
2.1.2. Kiểm soát mức tồn kho
Để kiểm soát mức tồn kho và tình hình thực hiện công tác quản trị tồn kho, Công ty
sử dụng hệ thống các báo cáo để theo dõi, đánh giá tình hình thực hiện so với dự
toán đã lập.
2.2.2.1. Báo cáo tình hình thực hiện dự toán trong kỳ
Báo cáo tình hình thực hiện dự toán trong kỳ gồm 3 báo cáo: báo cáo tình hình thực
hiện dự toán tiêu thụ trong kỳ, báo cáo tình hình thực hiện dự toán mua hàng và
báo cáo tồn kho.
Số chênh lệch giữa dự toán và thực tế của kỳ chính là cơ sở để đánh giá tình hình
thực hiện dự toán về số lượng hàng hóa tiêu thụ được cũng như doanh thu tiêu thụ,
về số lượng và trị giá hàng mua, số lượng và trị giá hàng tồn kho cuối kỳ, xem giữa
thực tế thực hiện và dự toán có cách nhau quá hay không, nếu có thì Công ty cần
xác định nguyên nhân để rút kinh nghiệm cho công tác dự toán các kỳ tiếp theo.

2.1.2.2. Báo cáo tình hình tiêu thụ hàng hóa thực tế qua các kỳ:
Báo cáo tình hình tiêu thụ hàng hóa thực tế qua các kỳ được thực hiện bởi bộ phận
Kế toán vào cuối mỗi tháng, quý hoặc năm cho từng nhóm hàng, từng loại hàng mà
Công ty sản xuất. Khi lập báo cáo nói trên, bộ phận Kế toán sẽ căn cứ vào kết quả
tiêu thụ thực tế của kỳ đã lập cùng với kết quả tiêu thụ thực tế của kỳ trước đó.
Chênh lệch thực tế về số lượng tiêu thụ giữa các kỳ nhằm xác định xem mặt hàng
SV: Nguyễn Mạnh Nam Trang 23