phân tích hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu của doanh nghiệp tư nhân cơ khí thanh nhã
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.84 MB, 107 trang )
-
TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU
THANH NHÃ
1
Tháng 08 2014
-
MSSV: C1200247
TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU
THANH NHÃ
N
Tháng 08 2014
i
Trong suốt thời gian học tập với vốn kiến thức mà tôi tích lũy đƣợc từ sự
truyền đạt nhiệt tình của thầy cô khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh và quá trình tiếp
cận thực tế tại doanh nghiệp tƣ nhân cơ khí Thanh Nhã, tôi đã kết hợp và hoàn thành
luận văn tốt nghiệp : “Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu
của doanh nghiệp tƣ nhân cơ khí Thanh Nhã”.
Tuy nhiên, do thời gian thực hiện luận văn và kiến thức còn hạn chế nên bài
luận văn này không thể tránh khỏi những sai lầm và thiếu sót nhƣng đó là tất cả sự
nỗ lực của bản thân tôi với sự hƣớng dẫn tận tình của cô Nguyễn Thúy cùng với anh,
chị ở DNTN cơ khí Thanh Nhã. Tôi rất mong nhận đƣợc sự góp ý của quý thầy cô và
cơ quan thực tập để bài luận văn này đƣợc hoàn chỉnh hơn.
Trƣớc hết, tôi xin chân thành cảm ơn anh, chị ở DNTN cơ khí Thanh Nhã đã
nhiệt tình giúp đỡ, hƣớng dẫn tôi tháo gỡ những thắc mắc, tạo điều kiện thuận lợi cho
tôi trong suốt khoảng thời gian thực tập.
Tôi cũng kính gởi lời cảm ơn sâu sắc đến cô Nguyễn Thúy An đã tận tình chỉ
bảo, hƣớng dẫn tôi hoàn thành tốt bài luận văn tốt nghiệp này, đồng thời tôi cũng xin
cám ơn tất cả các thầy, cô trong khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh đã truyền đạt
kiến thức cho tôi trong suốt thời gian học tập.
Cuối cùng tôi xin chúc sức khỏe đến thầy cô cùng anh chị trong DNTN cơ khí
Thanh Nhã. Chúc thầy cô đạt đƣợc thành tích cao trong giảng dạy. Chúc các anh chị
luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao để góp phần giúp cho nƣớc nhà ngày càng
phồn vinh và phát triển.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Cần Thơ, ngày 22 tháng 11. năm 2014
ii
TRANG CAM K
Tôi xin cam kết luận văn này đƣợc hoàn thành dựa trên các kết quả
nghiên cứu của tôi và các kết quả nghiên cứu này chƣa đƣợc dùng cho bất cứ luận
văn cùng cấp nào khác.
Cần Thơ, ngày 22 tháng 11 năm 2014
iii
iv
NHN XÉT A GIÁO VIÊN HNG DN
v
M L
Trang
CHƢƠNG 1 GIỚI THIỆU 1
1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 1
1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1
1.2.1 Mục tiêu chung 1
1.2.2 Mục tiêu cụ thể 1
1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 2
1.3.1 Không gian: 2
1.3.2 Thời gian: 2
1.3.3 Đối tƣợng nghiên cứu: 2
CHƢƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 3
2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 3
2.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin kế toán 3
2.1.1.1. Khái niệm 3
2.1.1.2. Chức năng 3
2.1.1.3. Phân loại 4
2.1.2 Chu trình doanh thu: 5
2.1.2.1 Khái niệm 5
2.1.2.2 Chứng từ 5
2.1.2.3 Sổ 7
2.1.2.3 Báo cáo 7
2.1.3 Kiểm soát trong chu trình doanh thu 9
2.1.3.1 Kiểm soát nội bộ 9
2.1.2.2 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán 12
2.1.4 Giới thiệu công cụ dùng để mô tả hệ thống thông tin kế toán 15
2.1.4.1 Lƣu đồ 15
2.1.4.2 Sơ đồ dòng dữ liệu 17
2.3 Phƣơng pháp nghiên cứu 17
vi
2.3.1 Phƣơng pháp thu thập số liệu 17
2.3.2 Phƣơng pháp phân tích số liệu 18
CHƢƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP TƢ NHÂN
CƠ KHÍ THANH NHÃ 19
3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH 19
3.2 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH 19
3.2.1 Ngành nghề kinh doanh 19
3.2.2 Nhiệm vụ của doanh nghiệp 20
3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC 20
3.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 21
3.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 21
3.4.2 Chính sách áp dụng 22
3.5 SƠ LƢỢC KẾT QUẢ KINH DOANH 23
3.5.1 Sơ lƣợc tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp qua 3 năm
2011, 2012 và 2013 23
3.5.2 Sơ lƣợc tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp qua 6 tháng
đầu năm 2014 và 2013 26
3.6 THUẬN LỢI KHÓ KHĂN VÀ PHƢƠNG HƢỚNG HOẠT ĐỘNG 27
3.6.1 Thuận lợi 27
3.6.2 Khó khăn 27
3.6.3 Định hƣớng phát triển 28
CHƢƠNG 4 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU VÀ TẠI DOANH
NGHIỆP TƢ NHÂN CƠ KHÍ THANH NHÃ 29
4.1 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU 29
4.1.1 Hoạt động nhận đặt hàng 29
4.1.1.1 Tổ chức quá trình xử lý dữ liệu 29
4.1.1.2 Tổ chức hệ thống sổ sách và báo cáo quản lý 36
4.1.1.3 Các hoạt động kiểm soát 38
4.1.2 Hoạt động giao hàng hóa, dịch vụ 41
4.1.2.1 Tổ chức quá trình xử lý dữ liệu 41
vii
4.1.2.2 Tổ chức hệ thống sổ sách, báo cáo quản lý 48
4.1.2.3 Các hoạt động kiểm soát 49
4.1.3. Hoạt động lập hóa đơn bán hàng, theo dõi nợ 52
4.1.3.1 Tổ chức quá trình xử lý dữ liệu 52
4.1.3.2 Tổ chức hệ thống sổ sách, báo cáo quản lý 55
4.1.3.3 Hoạt động kiểm soát trong chu trình 55
4.1.4 Hoạt động nhận tiền thanh toán 57
4.1.4.1 Tổ chức quá trình xử lý dữ liệu 57
4.1.4.1 Tổ chức hệ thống sổ sách và báo cáo quản lý 63
4.1.4.3 Hoạt động kiểm soát trong chu trình 64
CHƢƠNG 5 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHU TRÌNH DOANH
THU TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 68
5.1 NHẬN XÉT CHUNG 68
5.1.1 Chu trình doanh thu 68
5.1.2 Chứng từ, sổ sách, báo cáo trong chu trình doanh thu 69
5.1.3 Hoạt động kế toán trên máy tính 70
5.1.4 Nhân viên tham gia chu trình doanh thu 70
5.2 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHU TRÌNH DOANH THU 71
5.2.1 Đối với tổ chức bộ máy kế toán 71
5.2.2 Đối với hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán 72
5.2.2.1 Chứng từ: 72
5.2.2.2 Sổ sách 72
5.2.2.3 Báo cáo 72
5.2.3 Đối với công tác tổ chức hoạt động kiểm soát 72
5.2.4 Đối với việc tin học hóa công tác kế toán 73
CHƢƠNG 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 78
6.1 KẾT LUẬN 78
6.2 KIẾN NGHỊ 78
TÀI LIỆU THAM KHẢO 80
viii
PHỤ LỤC 81
ix
Bảng 2.1: Các thủ tục kiểm soát nhập liệu trong chu trình doanh thu 13
Bảng 2.2: Các ký hiệu dùng trong lƣu đồ 16
Bảng 2.3 Các ký hiệu dùng trong sơ đồ dòng dữ liệu 17
Bảng 3.1 Bảng tổng hợp kết quả kinh doanh của công ty qua 3 năm 24
Bảng 3.2 Bảng tổng hợp kết quả kinh doanh của công ty qua 3 năm 26
Bảng 4.1 Bảng chứng từ dùng trong hoạt động nhận đơn đặt hàng 30
Bảng 4.2: Đánh giá rủi ro ảnh hƣởng và hoạt động kiểm soát trong hoạt động
nhận đơn đặt hàng 39
Bảng 4.3 Bảng chứng từ dùng trong hoạt động giao hàng 42
Bảng 4.4 Đánh giá rủi ro ảnh hƣởng và hoạt động kiểm soát trong hoạt động
giao hàng. 50
Bảng 4.5 Đánh giá rủi ro ảnh hƣởng và hoạt động kiểm soát trong hoạt động
lập hóa đơn bán hàng. 55
Bảng 4.6 Bảng chứng từ dùng trong hoạt động thanh toán………………….55
Bảng 4.7 Đánh giá rủi ro ảnh hƣởng và hoạt động kiểm soát trong hoạt động
thanh toán 65
Bảng 5.1: Những nhƣợc điểm tồn tại và ảnh hƣởng trong các hoạt động 69
Bảng 5.2 Bảng đánh giá phần mềm kế toán 74
x
Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 20
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 21
Hình 3.3 Trình tự ghi sổ kế toán tại DNTN Cơ khí Thanh Nhã theo hình thức
Nhật Ký Chung 22
Hình 4.1 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 của chu trình doanh thu 29
Hình 4.2 Lƣu đồ luân chuyển chứng từ trong hoạt động nhận đặt hàng…… 34
Hình 4.3: Màn hình nhập liệu đơn đặt hàng 41
Hình 4.4 Lƣu đồ luân chuyển chứng từ trong hoạt động giao hàng hóa dịch vụ
47
Hình 4.5: Màn hình nhập liệu chứng từ Phiếu giao hàng 52
Hình 4.6 Lƣu đồ luân chuyển chứng từ trong hoạt động lập hóa đơn bán hàng
54
Hình 4.7 Lƣu đồ luân chuyển chứng từ trong hoạt động nhận tiền thanh toán
hợp đồng Error! Bookmark not defined.
Hình 4.8 Màn hình nhập liệu chứng từ phiếu thu 67
i
BP : Bộ phận
DNTN : Doanh nghiệp tƣ nhân
CSDL : Cơ sở dữ liệu
GTGT : Giá trị gia tăng
KH : Khách hàng
KT : Kế toán
TNDN : Thu nhập doanh nghiệp
: Hợp đồng bán hàng
: Hóa đơn giá trị gia tăng
1
1.1
Với nền kinh tế thị trƣờng nhƣ hiện nay các doanh nghiệp kinh doanh
muốn tồn tại và phát triển cần có một hệ thống thông tin kế toán mạnh và vững
vàng. Vì sao, vấn đề minh bạch trong tài chính hiện nay đang rất đƣợc coi
trọng, nhà đầu tƣ khi muốn đầu tƣ vào doanh nghiệp nào đều lấy yếu tố minh
bạch tài chính ra làm thƣớc đo. Việc thực hiện tốt hệ thống thông tin kế toán
hay kiểm soát nội bộ có ý nghĩa vừa giúp doanh nghiệp hoạt động tốt, vừa
giúp doanh nghiệp thu hút đƣợc các nhà đầu tƣ tiềm năng. Hiện nay tại doanh
nghiệp vấn đề phân chia trách nhiệm công việc còn gặp một số vƣớng mắc,
hàng hóa giao đi hay bị hƣ hỏng mà không có cá nhân nào đứng ra để nhận
trách nhiệm. Từ những vấn đề xuất phát trên yêu cầu doanh nghiệp phải có
biện pháp thay đổi và cải thiện hệ thống thông tin kế toán, chủ yếu là về chu
trình doanh thu. Do đó nội dung nghiên cứu của luận văn này tập trung trình
bày về chu trình doanh thu trong hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp
tƣ nhân cơ khí Thanh Nhã. Đây là một nội dung cần thiết nghiên cứu vì doanh
nghiệp tƣ nhân cơ khí Thanh Nhã sau một thời gian hoạt động đang có nhu
cầu mở rộng và phát triển, nhƣng trong quá trình hoạt động khả năng vận hành
của hệ thống kế toán tại công ty gặp nhiều vấn đề. Do đó đề tài
toán trong chu trình doanh thu
Thanh chính là một giải pháp để hoàn thiện chu trình
doanh thu cho công ty. Nó sẽ mang lại lợi ích lớn giúp công ty có thể kiểm
soát tốt nguồn lực của mình, kiểm soát đƣợc các hoạt động tránh tình trạng
thất thoát mất mát tài sản.
Ngoài ra qua quá trình thực tập tôi đƣợc tiếp xúc với hoạt động của
doanh nghiệp, qua đó giúp tôi sử dụng đƣợc các kiến thức đã đƣợc giảng dạy
trên ghế nhà trƣờng vào thực tiễn. Các kiến thức chuyên ngành đƣợc sử dụng
một cách hiểu quả, giúp ích rất nhiều trong công việc tƣơng lai của tôi.
1.2 I
Mục tiêu nghiên cứu là phân tích hệ thống thông tin kế toán đƣợc tổ chức
trong chu trình doanh thu của doanh nghiệp tƣ nhân cơ khí Thanh Nhã, từ đó
đƣa ra các biện pháp cải thiện hai chu trình này giúp doanh nghiệp hoạt động
hiệu quả hơn.
2
- Phân tích việc tổ chức quá trình xử lý dữ liệu nhƣ thu thập, luân chuyển
và lƣu trữ chứng từ của chu trình doanh thu
- Phân tích việc tổ chức hệ thống sổ sách, báo cáo quản lý đƣợc sử dụng
trong chu trình
- Đánh giá kiểm soát hoạt động và kiểm soát hệ thống thông tin kế toán
trong chu trình
- Đề xuất các giải pháp để hoàn thiện chu trình doanh thu tại doanh
nghiệp.
1.3
1.3.1 Không gian:
Nội dung đƣợc thực hiện tại doanh nghiệp tƣ nhân cơ khí Thanh Nhã.
1.3.2
Dữ liệu và thông tin đƣợc doanh nghiệp cung cấp từ năm 2011 đến năm
2013 và 6 tháng đầu năm 2014.
Thời gian luận văn thực hiện từ 10/8/2014 đến 20/11/2014
1.3.3
Đối tƣợng nghiên cứu của đề tài là các hoạt động trong chu trình doanh
thu bao gồm:
- Hoạt động nhận đặt hàng
- Hoạt động giao hàng, dịch vụ cho khách hàng
- Hoạt động lập hóa đơn bán hàng
- Hoạt động thu tiền thanh toán
3
2.1
2.1.1.1. Khái niệm
Là hệ thống thu thập, lƣu trữ và xử lý các dữ liệu cần thiết của quá trình
sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin kế toán, tài chính hữu ích
cho ngƣời sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin kế toán có các đặc tính sau:
- Mục tiêu: cung cấp thông tin tài chính, kế toán cung cấp cho các tổ
chức bên ngoài doanh nghiệp và sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp
- Đầu vào: với các dữ liệu đầu vào là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
nhƣ bán hàng thu tiền, bán chịu, phát sinh chi phí…
- Quy trình xử lý:
+ Thu thập dữ liệu: lập chứng từ ghi nhận hoạt động
+ Phân tích ảnh hƣởng tài chính: ghi nhật ký
+ Ghi chép theo phân loại tài chính: ghi sổ tài khoản
+ Kiểm tra, đối chiếu: kiểm tra số liệu kế toán
+ Tổng hợp, lập báo cáo: lập báo cáo kế toán
+ Truyền thông: truyền đạt những báo cáo đƣợc tạo ra từ hệ thống đến
nơi sử dụng
- Thiết bị: máy tính, máy in, máy fax, máy quét mã vạch…
- Con ngƣời: con ngƣời sẽ thực hiện hoàn toàn công việc kế toán trong
hệ thống kế toán thủ công, tham gia với vai trò điều khiển, kiểm soát, nhập dữ
liệu, bảo mật, bảo trì hệ thống trong hệ thống thông tin kế toán trên nền máy
tính
- Môi trƣờng hệ thống: hệ thống pháp luật và đặc điểm hoạt động của
doanh nghiệp là những yếu tố ảnh hƣởng đến việc xử lý trong hệ thống thông
tin kế toán
2.1.1.2. Chức năng
Chức năng của hệ thống thông tin kế toán bao gồm các chức năng sau:
4
- Thu thập, lƣu trữ dữ liệu về các hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp
- Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tƣợng có liên quan.
Cụ thể, hệ thống cung cấp báo cáo tài chính cho đối tƣợng bên ngoài
doanh nghiệp, cung cấp thông tin hữu ích cho việc lập kế hoạch, việc kiểm
soát thực hiện kế hoạch và cho việc điều hành hoạt động hằng ngày.
- Kiểm soát tuân thủ quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp;
Bảo vệ tài sản vật chất, thông tin; Kiểm soát hoạt động xử lý thông tin, đảm
bảo thông tin chính xác, kịp thời.
2.1.1.3. Phân loại
Phân loại theo đối tƣợng cung cấp thông tin
Hệ thống thông tin kế toán tài chính: hệ thống sẽ cung cấp những thông
tin tài chính chủ yếu cho các đối tƣợng bên ngoài.
Hệ thống thông tin kế toán quản trị: hệ thống sẽ cung cấp những thông
tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp.
Thông thƣờng chu trình kế toán gồm có 4 chu trình. Các chu trình nghiệp
vụ này sẽ tập hợp, mô tả và xử lý các nghiệp vụ cùng loại, cùng nội dung kinh
tế hay cùng bản chất.
Chu trình doanh thu: bao gồm xử lý các hoạt động bán hàng, thu tiền
khách hàng.
Chu trình chi phí: xử lý hoạt động mua hàng, thanh toán tiền cho ngƣời
bán.
Chu trình sản xuất: xử lý các hoạt động sản xuất hay chi phí phát sinh
trong quá trình xử lý hoạt động của doanh nghiệp.
Chu trình tài chính: xử lý các hoạt động tài chính của doanh nghiệp,
đồng thời xử lý lập báo cáo tổng hợp.
Ngoài ra ngƣời ta có thể tách chu trình tiền lƣơng thành một chu trình
riêng nhằm theo dõi và tính tiền lƣơng phải trả, các khoản khấu trừ, các khoản
thu nhập và thanh toán lƣơng cho nhân viên.
Mục tiêu: cung cấp các thông tin tài chính trong nội bộ cho mục đích
quản trị nội bộ doanh nghiệp, lập kế hoạch, kiểm soát hoạt động.
Đầu vào: là các nghiệp vụ tài chính. Trong doanh nghiệp, các nhà quản
lý cần thiết phải thiết lập mục tiêu tài chính của tổ chức và phân chia các mục
tiêu cho các bộ phận. Hệ thống lập kế hoạch (hệ thống ngân sách) sẽ đảm nhận
5
chức năng xác lập và phân chia các mục tiêu này. Và những bộ phận đƣợc
phân chia mục tiêu là những trung tâm trách nhiệm.
Ngoài ra còn có hệ thống báo cáo trách nhiệm sẽ có nhiệm vụ ghi chép
các dữ liệu về kết quả thực hiện của mỗi trung tâm trách nhiệm và so sánh kết
quả này với mục tiêu của trung tâm trách nhiệm.
Dòng thông tin đƣợc tạo ra bởi quá trình luân chuyển thông tin giữa các
bộ phận trong doanh nghiệp. Quá trình luận chuyển thông tin là quá trình ghi
nhận và xử lý thông tin, cung cấp thông tin bằng hình thức báo cáo, thông tin
đƣợc luân chuyển từ đâu tới đâu.
Trong hệ thống báo cáo trách nhiệm, quá trình luân chuyển thông tin là
quá trình xử lý truyền đạt mệnh lệnh tài chính từ ban quản lý cấp cao xuống
các cấp quản lý thấp hơn và từ các cấp quản lý thấp tổng hợp thông tin báo cáo
lên cấp cao.
2.1.2 Chu trình doanh thu:
2.1.2.1 Khái niệm
Chu trình doanh thu gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện
phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán công nợ khách hàng.
Có bốn họat động chính trong chu trình doanh thu: nhận đơn đặt hàng, giao
hàng hóa hoặc thực hiện dịch vụ cho khách hàng, yêu cầu khách hàng thanh
toán, nhận tiền thanh toán. Trong truờng hợp bán hàng thu tiền ngay, các sự
kiện kinh tế nói trên diễn ra trong thời gian ngắn, nên hệ thống kế toán ghi
chép các nghiệp vụ kế toán trong ít bút toán hơn. Trong trƣờng hợp bán chịu
hàng hóa hoặc dịch vụ, mỗi sự kiện kinh tế tạo ra một nghiệp vụ kế toán tại
một thời điểm khác nhau.
2.1.2.2 Chứng từ
- Đơn đặt hàng của khách hàng: do ngƣời mua lập và gửi cho doanh
nghiệp. Các thông tin yêu cầu phải có trên đơn đặt hàng gồm tên chứng từ,
ngày và số chứng từ, thông tin về khách hàng, thông tin về hàng hóa/dịch vụ
yêu cầu gồm: mã số hàng hóa, tên hàng, qui cách, số lƣợng, thời hạn giao
hàng, địa điểm cũng nhƣ các yêu cầu khác về bảo hiểm điều kiện giao nhận
liên quan.
- Lệnh bán hàng: do bộ phận lập lệnh bán trong doanh nghiệp lập, căn cứ
vào đơn đặt hàng của khách hàng. Ngoài các thông tin cần thiết nhƣ ở đơn đặt
hàng, lệnh bán hàng còn phải ghi thêm số của đơn đặt hàng của khách hàng.
6
- Phiếu đóng gói hàng, phiếu đóng kiện, phiếu xuất kho: các chứng từ
này do bộ phận kho lập trên cơ sở lệnh bán hàng đã đƣợc phê duyệt. Ngoài các
thông tin cần thiết ở lệnh bán hàng, các chứng từ này phải ghi thêm số của
lệnh bán.
- Phiếu vận chuyển, phiếu giao hàng: bộ phận giao hàng hóa lập các
chứng từ này để kèm theo hàng hóa đi giao cho khách. Chứng từ này là cơ sở
xác nhận khách hàng đã nhận hàng, chấp nhận thanh toán. Các doanh nghiệp
cũng dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển để thay cho phiếu giao hàng. Các
phiếu này phải ghi số của lệnh bán.
- Các hoá đơn vận chuyển( nếu thuê dịch vụ vận chuyển)
- Hóa đơn bán hàng: Đƣợc lập căn cứ trên việc kiểm tra, đối chiếu các
chứng từ liên quan đến việc bán hàng nhƣ đơn đặt hàng của khách hàng, lệnh
bán, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng Hóa đơn xác lập quyền sở hữu đã
chuyển giao cho ngƣời mua và nghĩa vụ phải thanh toán của ngƣời mua cho
doanh nghiệp và cũng là chứng từ để ghi nhận doanh thu và xác định nghĩa vụ
thuế doanh nghiệp phải nộp cho nhà nƣớc. Trên hóa đơn, ngoài các thông tin
đƣợc chuyển đến từ các chứng từ liên quan, các điều khoản thanh toán cũng
đƣợc thể hiện. Hóa đơn phải đƣợc đánh số trƣớc nhằm mục đích kiểm soát.
- Giấy báo thanh toán: doanh nghiệp cũng dùng giấy báo thanh toán để
yêu cầu ngƣời mua thực hiện nghĩa vụ thanh toán thay cho việc gửi hóa đơn
bán hàng. Giấy báo thanh toán sẽ có thêm thông tin về thời hạn thanh toán.
- Biên lai, biên nhận: trong nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngày, hoặc các
giao dịch giá trị thấp, doanh nghiệp thƣờng dùng biên lai, biên nhận, phiếu
tính tiền thay cho các hóa đơn bán hàng.
- Thẻ, Vé: là một hình thức đặc biệt khác của chừng từ ghi nhận doanh
thu.
- Phiếu thu, giấy báo có, ủy nhiệm thu, séc thanh toán : các chứng từ
này ghi nhận việc khách hàng thanh toán cho doanh nghiệp các khoản nợ.
- Báo cáo phải thu khách hàng theo thời hạn nợ: báo cáo đồng thời là
chứng từ làm cơ sở cho nghiệp vụ xác lập các khoản nợ khó đòi. Báo cáo này
đƣợc mô tả trong phần báo cáo đặc biệt ở bên dƣới.
- Chứng từ ghi có, phiếu định khoản: ghi chép các khoản điều chỉnh
giảm tài khoản phải thu khách hàng trong các nghiệp vụ nhƣ hàng bán bị trả
lại, giảm giá hàng bán, hoặc xóa nợ khó đòi. Kế toán cũng lập chứng từ này
làm cơ sở cho các nghiệp vụ điều chỉnh do ghi sổ sai. Chứng từ này ghi thông
tin về khách hàng, về hàng hóa, số lƣợng, giá đơn vị, số tiền của hàng bị trả lại
7
hoặc cho giảm giá. Một liên của chứng từ này đƣợc gửi cho ngƣời mua trong
trƣờng hợp hàng bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán.
- Phiếu nhập kho (hàng bị trả lại)
Trong hệ thống xử lý bằng máy tính, tồn tại các dạng khác nhau của
chứng từ, số lƣợng các liên giảm và luân chuyển qua ít thao tác xử lý hơn.
2.1.2.3 Sổ
- Chi tiết: chi tiết tài khoản 131, 511,333, 155, 156, 157, 111, 112
-Tổng hợp tài khoản 131, 511, 333, 155, 156, 157, 111, 112
Trong hệ thống xử lý bằng máy tính không có hình thức sổ mà các dữ
liệu đƣợc lƣu trữ trong các tập tin/ bảng dữ liệu dƣới dạng số. Dạng thức rất
khác biệt theo cấu trúc tập tin và phƣơng thức xử lý dữ liệu.
2.1.2.3 Báo cáo
Báo cáo kế toán tổng hợp các dữ liệu đã đƣợc xử lý để cung cấp cho
ngƣời sử dụng những thông tin hữu ích theo nhu cầu. Thông qua các báo cáo,
hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin nhằm kiểm soát hệ thống xử lý,
kiểm soát các dữ liệu đƣợc xử lý và những thông tin liên quan phục vụ việc
phân tích, lập kế hoạch, tạo các quyết định điều hành hoạt động.
- Bảng kê hoạt động kinh doanh: sẽ tổng hợp các nội dung về quá trình
thực hiện các hoạt động nghiệp vụ (đặt hàng, xuất hàng…) và hoạt động xử lý
(ghi nhận xuất kho, ghi nhận doanh thu…) trong chu trình doanh thu theo trình
tự thời gian.
Chu trình doanh thu có các hoạt động đặt hàng, xuất hàng, bán hàng thu
tiền mà hệ thống kế toán phải phản ánh nội dung. Liên quan đến các hoạt động
sẽ có các bảng kê:
+ Bảng kê các nghiệp vụ xuất kho
+ Bảng kê các nghiệp vụ bán hàng, bảng kê doanh thu, bảng kê bán
hàng, bảng kê hóa đơn…
+ Bảng kê các nghiệp vụ thanh toán
+ Bảng kê các mẫu tin xuất kho đã đƣợc xử lý
+ Bảng kê các nghiệp vụ bán hàng đã đƣợc ghi sổ
- Báo cáo phân tích các hoạt động kinh doanh: Nhóm các báo cáo này
đánh giá phân tích việc thực hiện các hoạt động của chu trình doanh thu theo
8
các nội dung cần quản lý. Nội dung quản lý là các nguồn lực và các đối tƣợng
liên quan đến hoạt động và đối tƣợng liên quan đến các hoạt động nhƣ khách
hàng, nhân viên kho…
Hoạt động xuất kho:
+ Báo cáo phân tích hoạt động xuất kho theo từng mặt hàng.
+ Báo cáo phân tích hoạt động xuất kho theo từng kho hàng.
Hoạt động bán hàng:
+Báo cáo phân tích bán hàng theo mặt hàng.
+ Báo cáo phân tích bán hàng theo khách hàng.
Hoạt động thu tiền:
+ Báo cáo phân tích thu tiền theo khách hàng thanh toán.
+ Báo cáo phân tích thu tiền theo khách hàng thanh toán.
Báo cáo đối tƣợng, nguồn lực trong chu trình doanh thu cung cấp thông
tin về các nguồn lực, đối tƣợng liên quan đến việc thực hiện các hoạt động
trong chu trình bao gồm (1) thông tin về các nguồn lực, đối tƣợng làm cơ sở
cho việc thực hiện các hoạt động và (2) tình trạng, khả năng của các đối tƣợng,
nguồn lực sử dụng, tham gia quá trình thực hiện các hoạt động. Báo cáo đối
tƣợng nguồn lực sẽ bao gồm bảng kê/danh mục các đối tƣợng, nguồn lực và
báo cáo tình trạng các đối tƣợng nguồn lực.
- Bảng kê danh mục các đối tƣợng nguồn lực: cung cấp danh mục các
nguồn lực nhƣ hàng hóa, dịch vụ, loại tiền … hoặc các đối tƣợng nhƣ khách
hàng, nhân viên … đƣợc (hoặc không đƣợc) liên quan đến việc các hoạt động
trong chu trình doanh thu. Nhóm bảng kê này sẽ giúp xem xét cho hoạt động
trong chu trình doanh thu có đƣợc thực hiện hay không.
- Báo cáo tình trạng các nguồn lực: cung cấp thông tin về tình trạng, khả
năng của các đối tƣợng, nguồn lực sử dụng, tham gia vào quá trình thực hiện
các hoạt động của chu trình doanh thu. Một số báo cáo tình trạng các đối
tƣợng, nguồn lực:
+ Báo cáo tồn kho
+ Báo cáo tồn quỹ
+ Báo cáo tình trạng nợ của khách hàng
+ Báo cáo phân tích tuổi nợ của khách hàng
9
2.1.3.1 Kiểm soát nội bộ
Một hệ thống kiểm soát nội bộ đƣợc coi là hữu hiệu khi đƣợc thiết kế bao
gồm năm thành phần sau đây nhằm trợ giúp doanh nghiệp đạt đƣợc mục tiêu,
chiến lƣợc hay kế hoạch đã đề ra: môi trƣờng kiểm soát, đánh giá rủi ro,
những hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát
Môi trƣờng kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi
phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với
các bộ phận khác của KSNB. Các nhân tố chính thuộc về môi trƣờng kiểm
soát là:
Tính chính trực và giá trị đạo đức: đây là đặc điểm cần thiết cho một nhà
quản trị trong doanh nghiệp, họ là ngƣời sáng tạo, quản lý và giám sát mọi
hoạt động của doanh nghiệp. Đây cũng chính là minh chứng cho sự hữu hiệu
của các chính sách và những thủ tục của hệ thống kiểm soát nội bộ nếu nhà
quản lý hội đủ phẩm chất trên. Ngoài ra nó còn bao gồm luôn cả những hoạt
động quản lý để thay đổi hoặc giảm những vấn đề tiêu cực trong đơn vị. Tóm
lại, đây chính là những yếu tố tác động đến hành vi ứng xử của cá nhân trong
đơn vị.
Đảm bảo về năng lực: là đảm bảo cho nhân viên có đƣợc những kỹ năng
và hiểu biết cần thiết để thực hiện đƣợc nhiệm vụ của mình, nếu không chắc
chắn họ sẽ thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao không hữu hiệu và hiệu quả. Do đó,
nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng những nhân viên có trình độ đào tạo và kinh
nghiệm phù hợp với nhiệm vụ đƣợc giao và phải giám sát và huấn luyện họ
đầy đủ và thƣờng xuyên.
Hội đồng quản trị và ủy ban Kiểm toán: nhiều nƣớc trên thế giới yêu cầu
các công ty cổ phần có niêm yết ở thị trƣờng chứng khoán phải thành lập ủy
ban kiểm toán. Đây là ủy ban gồm một số thành viên trong và ngoài hội đồng
quản trị nhƣng không tham gia vào việc điều hành đơn vị. Ủy ban kiểm toán
có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn
vị, thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài
chính, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ,… Do có các chức năng quan trọng
trên nên sự hữu hiệu của ủy ban kiểm toán và hội đồng quản trị có ảnh hƣởng
lớn đến môi trƣờng kiểm soát.
Các nhân tố đƣợc xem xét để đánh giá tính hữu hiệu của hội đồng quản
trị hoặc ủy ban kiểm toán gồm mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của các
10
thành viên trong hội đồng quản trị hoặc ủy ban kiểm toán và mối quan hệ của
họ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập.
Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: đây là những
quan điểm nhận thức của nhà quản trị. Những quan điểm nhận thức này đƣợc
thể hiện qua hành vi theo một cách thức nhất định để đạt đƣợc các mục tiêu
của doanh nghiệp. Nói khác đi nhân tố quan trọng ở đây chính là hành vi của
con ngƣời.
Triết lý kinh doanh và phong cách làm việc đƣa đến các quan điểm khác
nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý. Những
quan điểm này sẽ ảnh hƣởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và
cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp. Bởi vì chính các nhà
quản lý này là ngƣời phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm
soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức: cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và
quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt
đƣợc các mục tiêu. Nói cách khác, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế
hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các họat động. Vì thế, khi xây dựng
một cơ cấu tổ chức phải xác định đƣợc các vị trí then chốt với quyền hạn,
trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp. Tuy nhiên, điều này còn phụ
thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động của đơn vị. Cơ cấu tổ chức của một
đơn vị thƣờng đƣợc mô tả qua sơ đồ tổ chức, trong đó phản ánh các mối quan
hệ về quyền hạn, trách nhiệm và báo cáo.
Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: phân định quyền hạn và
trách nhiệm đƣợc xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Nó cụ thể hóa về
quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị,
giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt
động của họ sẽ ảnh hƣởng nhƣ thế nào đến ngƣời khác trong việc hoàn thành
các mục tiêu. Do đó, khi mô tả công việc, đơn vị cần phải thể chế hóa bằng
văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan
hệ giữa họ với nhau.
Chính sách nhân sự: là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc
tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thƣởng và kỷ
luật nhân viên. Chính sách nhân sự có ảnh hƣởng đáng kể đến sự hữu hiệu của
môi trƣờng kiểm soát thông qua tác động đến các nhân tố khác trong môi
trƣờng kiểm soát nhƣ đảm bảo về năng lực, tính chính trực và các giá trị đạo
đức…. Thí dụ, một chính sách tuyển dụng dành ƣu tiên cho những cá nhân có
11
trình độ, kinh nghiệm, chính trực và hạnh kiểm tốt sẽ là sự đảm bảo không
những về năng lực mà còn về phẩm chất của đội ngũ nhân viên.
Môi trƣờng kiểm soát ảnh hƣởng đến mọi hoạt động của một doanh
nghiệp, trong đó công tác kế toán và độ trung thực của báo cáo tài chính. Thí
dụ, một quan điểm không đúng của giám đốc về báo cáo lợi nhuận có thể làm
mất đi sự trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính, hoặc năng lực yếu kém
của đội ngũ nhân viên kế toán có khả năng dẫn đến các sai lệch trọng yếu của
các báo cáo này.
Đánh giá rủi ro bao gồm việc xác định và phân tích những rủi ro có liên
quan đến quá trình hƣớng tới mục tiêu của doanh nghiệp làm nền tảng cho
việc xác định cách thức xử lý rủi ro. Thông qua việc xác định mục tiêu đề ra ở
cả cấp độ tổng thể doanh nghiệp và cấp độ quy trình hay các bộ phận chức
năng, doanh nghiệp có thể xác định đƣợc những yếu tố chủ yếu dẫn đến thành
công và sau đó xác định những rủi ro gây ảnh hƣởng đến những yếu tố thành
công này.
Những hoạt động kiểm soát đƣợc thể hiện dƣới dạng các chính sách và
thủ tục nhằm đảm bảo rằng những định hƣớng của lãnh đạo đƣợc thực thi.
Những hoạt động kiểm soát cũng đảm bảo rằng những biện pháp cần thiết
đƣợc đƣa ra để xử lý những rủi ro làm ảnh hƣởng đến quá trình đạt mục tiêu
của doanh nghiệp. Các hoạt động kiểm soát có mặt ở khắp mọi nơi trong
doanh nghiệp ở mọi cấp độ trong các bộ phận chức năng của doanh nghiệp.
Các hoạt động kiểm soát thƣờng bao gồm các công việc nhƣ: phân chia trách
nhiệm đầy đủ, kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ, kiểm soát
vật chất, kiểm tra độc lập việc thực hiện, phân tích rà soát lại việc thực hiện.
Những hoạt động kiểm soát có thể đƣợc gộp thành hai nhóm chính đó là
kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện. Kiểm soát phòng ngừa đƣợc thể
hiện ở việc thiết lập những chính sách và thủ tục mang tính chuẩn mực, phân
công trách nhiệm hợp lý và ủy quyền, phê duyệt. Kiểm soát phát hiện đƣợc thể
hiện dƣới dạng thực hiện báo cáo đặc biệt, đối chiếu hay kiểm tra định kỳ.
Thông tin và truyền thông là một yếu tố không thể thiếu trong doanh
nghiệp cũng nhƣ trong hệ thống kiểm soát. Tất cả các cấp quản lý, nhân viên
trong một tổ chức điều cần có thông tin để hoàn thành trách nhiệm của mình
và thông tin này đƣợc cung cấp qua hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin
12
nhận dạng, ghi nhận, xử lý và cung cấp các thông tin cần thiết cho ngƣời sử
dụng thông tin.
Truyền thông là một phần của thông tin. Nó có vai trò chuyển giao,
truyền đạt và cung cấp thông tin đến mọi cá nhân trong tổ chức lẫn bên ngoài.
Hình thức truyền thông có thể là các văn bản quy định, các bảng ghi
nhớ,… hay cũng có thể là lệnh miệng.
Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan
trọng. Nó thể hiện các nghiệp vụ, các hoạt động xảy ra hàng ngày của doanh
nghiệp. Một hệ thống thông tin đƣợc thiết kế tốt đáp ứng yêu cầu phát hiện và
ngăn chặn các rủi ro, gian lận, ví dụ xây dựng hệ thống sổ chi tiết và khoa học
cho các đối tƣợng nhƣ vật tƣ, hàng hóa, công nợ, chi phí, doanh thu, … để có
thể dễ dàng giám sát, kiểm tra. Ngoài chứng từ, sổ sách để hệ thống thông tin
vận hành tốt còn có thể sử dụng các sơ đồ hạch toán bằng hình vẽ để xử lý
nghiệp vụ hay các sổ tay hƣớng dẫn gồm bảng liệt kê và phân loại tài khoản sử
dụng và diễn giải mục đích nội dung của từng tài khoản.
Việc truyền thông tốt làm cho các nhân viên hiểu rõ về trách nhiệm và
nhiệm vụ của họ trong quá trình thực hiện kế hoạch của doanh nghiệp, từ đó
mục tiêu của doanh nghiệp dễ dàng đạt đƣợc hơn và hệ thống kiểm soát nội bộ
càng hữu hiệu và hiệu quả hơn.
Giám sát
Giám sát là một quá trình đánh giá lại chất lƣợng của hệ thống kiểm soát
nội bộ. Giám sát giúp cho các nhà quản lý biết đƣợc hệ thống kiểm soát nội bộ
có vận hành đúng nhƣ thiết kế không, hệ thống này cần phải thay đổi những gì
và cần những gì để điều chỉnh khi cần thiết. Giám sát bao gồm giám sát
thƣờng xuyên và giám sát định kỳ:
- Giám sát thƣờng xuyên diễn ra ngay trong quá trình hoạt động, do các
nhân viên và nhà quản lý thực hiện, ví dụ việc kiểm tra trƣớc khi ký duyệt
chứng từ, kiểm kê tài sản, đối chiếu số liệu…
- Giám sát định kỳ thƣờng đƣợc thực hiện thông các cuộc kiểm toán định
kỳ do kiểm toán viên độc lập hay kiểm toán nội bộ thực hiện. Các cuộc kiểm
toán độc lập chỉ đánh giá những thủ tục liên quan đến công tác kiểm toán của
họ, còn kiểm toán nội bộ đánh giá tất cả các thành phần, thủ tục kiểm soát và
có thể đƣa ra các đề xuất để hoàn thiện hệ thống kiểm soát hơn.
2.1.2.2 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán
