BÍ QUYẾT HỌP HIỆU QUẢ

10 bí quyết cho cuộc họp
Để tạo ra không khí thoải mái trong cuộc họp đầy tính khoa học, xin mách bạn những bí quyết nhỏ:
1. Cbuẩn bị thật chu đáo.
Bạn phải nghĩ rằng cuộc họp là điều tất yếu đừng gò mình trong suy nghĩ rằng mình bắt buộc phải có mặt. Hãy
vui vẻ chuẩn bị mọi thứ từ giấy bút để ghi chép các ý quan trọng. Nhờ sự chú ý ghi chép cẩn thận bạn có được
những thông tin chính xác cụ thể mà bạn không mất thời gian tra cứu.
Điều quan trọng nhất là chính bạn cũng phải chuẩn bị những gì liên quan tới cuộc họp, những gì bạn có trách
nhiệm phải giải trình và sẵn sàng trả lời tất cả những câu hỏi mà người khác sẽ đặt ra cho bạn.
2. Tham khảo trước ý kiến của đồng nghiệp.
Trước những mục tiêu mà công ty đưa ra sẽ có rất nhiều ý kiến. Bạn nên thảo luận cùng đồng nghiệp để vững tin
hơn khi trình bày vấn đề trước cuộc họp. Hơn nữa, ban cũng có thể hạn chế được những ý kiến trái ngược làm
bạn rối trí. Ngoài ra, bạn còn được đồng nghiệp đánh giá cao về tinh thần đồng đội
3. Tích cực tham gia thảo luận
Bạn phải nhớ là hãy hỏi và phát biểu thật ngắn gọn, súc tích. Hãy tập trung vào đúng chủ đề cuộc họp nêu ra.
4. Không làm phân tán cuộc họp.
Thái độ xấu nhất thể hiện sự không tập trung và phân tán tư tưởng của bạn đó là gõ bút lên bàn hay che tay để
ngáp. Hãy tránh các động tác đó và cố gắng tập trung.
5. Ðừng ngần ngại mà không trình bày ý kiến riêng của mình.
Đôi khi những đề nghị bất thường lại mang đến một lời giải hay. Nhưng nếu là ý kiến không mang tính xây dựng
cho cuộc họp thì nên gặp riêng người cần hỏi để tránh làm mất thời gian.
6. Phát biểu là nói với tất cả chứ không riêng ai.
Ngay cả khi bạn đặt câu hỏi cho riêng ai bạn cũng nên nhìn thẳng vào tất cả mọi người trong cuộc họp.
7. Hãy ghi chép lại những điều quan trọng trong cuộc họp.
Trong cuộc họp thường có rất nhiều nội dung được đưa ra để thảo luận. Các đề tài thường thay đổi và có rất
nhiều ý kiến xung quanh nó. Những lời ghi chú cẩn thận trong sổ ray sẽ giúp bạn có những quyết định đúng đắn.
8. Hãy đúng giờ.
Nếu bạn không đúng giờ nghĩa là bạn đã đánh mất chữ tín với họ rồi. Trong cuộc họp thì không thể nói trước
điều gì, vì vậy đừng sắp xếp các cuộc hẹn gặp ngay sau cuộc họp. Nó có thể kéo dài bất thường và bạn sẽ lỗi
hẹn mất.
9. Không kéo dài cuộc họp trên mức cần thiết.
Bạn không nên nói quá nhiều, làm phân tán ý kiên trong cuộc họp. Hãy mạnh dạn đề nghị với cấp trên và các

đồng nghiệp để cuộc họp đi tới quyết định cuối cùng.
10. Sau cuộc bọp hãy gặp gỡ từng người để trò chuyện thân mật.
Đó là bước cuối cùng và không thể thiếu của một cuộc họp nhưng rất nhiều người lại quên. Hãy có thiện cảm và
tỏ ra mình cần những người như họ cho một cuộc họp thành công. Những câu như: "Cậu thật mạnh dạn" hoặc
"Ý kiến của cậu thật bổ ích", đồng nghiệp sẽ thấy là bạn quý mến họ. Họ sẽ hứng thú tham dự những buổi họp.
Và bạn sẽ nắm chắc một cuộc họp thành công.
Tổ chức một cuộc họp (phần 1)
Một trong những điều bị phàn nàn nhiều nhất ở hầu hết các tổ chức là việc họp hành. Việc họp bị xem là
lãng phí quá nhiều thời gian quý giá. Thực tế, các cuộc họp là nơi duy trì văn hoá tổ chức và môi trường
tập thể, là cách mà tổ chức nói với mọi người trong đó rằng: "Bạn là một thành viên".
Nếu bạn tiến hành những cuộc họp tồi, buồn tẻ và lãng phí thời gian, mọi
người sẽ tin rằng đây là một tổ chức tồi, buồn tẻ và không quan tâm đến thời
gian. Cũng giống như vậy, các cuộc họp tốt sẽ nói với nhân viên rằng: "Đây
là tổ chức tuyệt vời để làm việc".
Tạo sao có quá nhiều cuộc họp tồi? Đó là vì những kế hoạch tồi của người sắp xếp cuộc họp và sự thiếu quan
tâm của những người tham gia. Dưới đây là một số lời hướng dẫn để tiến hành các cuộc họp hiệu quả.
Chuẩn bị cho cuộc họp
- Xác định mục tiêu và những kết quả mong đợi. Biết những điều gì bạn đang cố gắng để giành được bằng việc
tổ chức họp.
- Xác định chủ đề và cách thức tốt nhất để thảo luận cho mỗi chủ đề. Biết bạn muốn thực hiện được gì thông qua
cuộc họp.
- Tạo ra một chương trình được mô tả cẩn thận, về:
+ Thời gian bắt đầu và kết thúc. Thời gian là tiền bạc, do đó phải lên kế hoạch một cách khôn ngoan.
+ Xác định địa điểm họp.
+ Danh sách những người tham gia và khách mời.
+ Danh sách về vai trò của người tham gia và mong đợi gì từ họ. Điều này sẽ cho phép họ thu thập tất cả
các dữ liệu cần thiết để mang đến cuộc họp.
+ Chuẩn bị cấu trúc thảo luận để giới hạn mục đích, chủ đề và định hướng cuộc họp.
- Chuyển trước chương trình đó cho những người tham gia có thời gian lên kế hoạch và chuẩn bị cho cuộc họp.
- Làm cho mọi cuộc họp là một sự kiện để học hỏi: kết hợp sự sáng tạo và đào tạo vào chủ đề tham gia bằng việc

sử dụng sách, người phát ngôn, băng video. Mọi người tham dự sẽ dành thời gian của họ cho bạn, vì thế bạn
phải mang lại cho họ điều gì đó.
- Sử dụng các công cụ và hoạt động để làm cho cuộc họp hiệu quả và vui vẻ, tiếp thêm sinh lực.
Chuẩn bị để tham dự một cuộc họp (dành cho tất cả những người tham dự)
- Biết mục đích của cuộc họp. Biết mục đích tham dự của bạn là gì.
- Thu thập các tài liệu bạn cần để mang đến cuộc họp.
- Biết chương trình họp và đảm bảo chương trình của bạn trùng với chương trình của cuộc họp.
- Biết vai trò của bạn và con đường bạn sẽ đi.
- Đến đúng giờ và chuẩn bị thời gian để ở lại ít nhất là đến khi nghỉ giải lao như lịch trình.
- Nghiêm túc nhưng vui vẻ khi tham dự.
Nơi họp
- Chọn nơi họp tiện nghi, đủ lớn và phục vụ cho mục đích.
- Tạo ra bầu không khí ấm áp và thu hút.
- Mang lại sự mới mẻ phù hợp.
- Có những phương tiện hỗ trợ và phương tiện học tập phù hợp.
- Luôn luôn tạo ra một số điều khác biệt và mới mẻ dù nhỏ. Làm cho họ vui khi họ đến.
Phân công người ghi chép biên bản về
- Những người tham dự
- Các vấn đề được thảo luận.
- Các quyết định chính.
- Các nhiệm vụ:
+ Ai cần để thực hiện nhiệm vụ - liệt kê các nhóm và các thành viên bên ngoài.
+ Thời gian bắt đầu và kết thúc của nhiệm vụ.
+ Những điều nào mà họ cần thực hiện.
Nguyệt Ánh
Theo nwlink
Tổ chức một cuộc họp (phần 2)
Các cuộc họp ở các tổ chức thường bị phàn nàn là không hiệu quả và lãng phí thời gian. Để giảm bớt
những lời phàn nàn, người tổ chức cuộc họp có vai trò rất quan trọng.
Bắt đầu cuộc họp

- Truyền đạt về mục đích và kết quả mong đợi với tất cả những người tham gia.
- Làm rõ thành phần tham dự và các cuộc trao đổi được mong đợi.
- Thiết lập các quy định:
+ Thời gian nghỉ giải lao giữa cuộc họp và kết thúc.
+ Các thành viên sẽ được lắng nghe như thế nào.
+ Các xung đột sẽ được giải quyết như thế nào.
+ Mỗi thành viên được mong đợi những gì.
+ Các chủ đề bí mật
- Thể hiện rằng bạn đánh giá cao các ý tưởng, ý kiến và câu hỏi của họ.
Điều khiển cuộc họp
- Dành thời gian để nói và lắng nghe các câu chuyện. Sáng tạo trong cách bạn chia sẻ chúng.
- Làm rõ và vạch ra những ý kiến chủ chốt.
- Hỏi những quan điểm khác, bảo vệ những ý kiến mới.
- Sử dụng kỹ thuật vận dụng trí tuệ tập thể.
- Hỏi những câu hỏi cởi mở để khuyến khích các đóng góp.
- Giữ tập trung vào các ý kiến, không phải vào người nói.
- Phân công cụ thể các bước tiếp theo thông qua cuộc họp.
- Tập trung vào các chủ đề chương trình. Đừng lan man chủ đề.
Các chương trình có giá trị quan trọng, nhưng đừng dập tắt sự sáng tạo hoặc lăng mạ những người có tham dự
nhưng bỏ về giữa chừng trong giờ nghỉ giải lao.
Tiếp tục
- Thu thập thông tin và tài liệu từ
cuộc họp. Chắc rằng mọi người đều
được lắng nghe.
- Để mọi người mang đến nội dung, bạn hướng dẫn cho tiến trình.
- Thừa nhận và tăng cường những sự đóng góp có tính xây dựng.
- Sử dụng chương trình để theo dõi hoạt động.
- Làm cho cả nhóm nhận thức về vị trí của họ trong quy trình.
- Tóm tắt các điểm chính từng giai đoạn và hỏi sự đồng tình.
- Giúp các nhóm tiến tới sự đồng thuận và đi đến kết luận.

Bế mạc
- Giúp các nhóm xác định các bước tiếp theo.
- Xem lại các nhiệm vụ tiếp theo đã được phân công. Chắc rằng mỗi người đều biết bổn phận của họ. Chắc rằng
mọi người sẽ đi từ "họp" đến "làm".
- Kết luận bằng việc tóm tắt lại việc thực hiện của nhóm
- Cảm ơn các thành viên vì sự tham gia và đóng góp của họ.
Sau cuộc họp
- Đánh giá cuộc họp. Điều gì hiệu quả? Điều gì cần phải cải thiện?
- Lên kế hoạch sau cuộc họp.
- Sử dụng các ghi chép và ấn tượng của bạn, tạo ra một tài liệu mô tả rõ ràng về cuộc họp. Sử dụng các lời nhận
xét, các câu hỏi, lời phê bình và các quan điểm để nâng cao chất lượng của các tài liệu.
- Phân phát các tài liệu cho tất cả những người tham gia và những người chủ chốt trong tổ chức.
- Giám sát sự tiến bộ của các hoạt động sau đó.
Nguyệt Ánh
Theo nwlink
Những "con sâu" làm rầu cuộc họp
Có những kẻ quấy nhiễu, phá rối và làm cho các cuộc họp trở nên kém hiệu quả. Là người điều hành các
cuộc họp, công việc của bạn là phát hiện và xử lý những kẻ phá hoại này.
* Kẻ độc chiếm
Đó là kẻ nghĩ rằng anh ta hoặc cô ta là người duy nhất có hiểu biết về đề tài. Kẻ độc chiếm tin rằng người khác ở
đó là để nghe anh ta/ cô ta nói và họ nói liên miên không ngừng. Họ không đánh giá cao quan điểm cho rằng các
cuộc họp là nơi mang đến cơ hội để nghe từ nhiều người. Họ nói những điều không quan trọng, vớ vẩn, hành
động một cách ngạo mạn như thể ý tưởng hoặc niềm tin của họ quan trọng hơn của những người khác.
Đáng buồn là nhiều người khác cảm thấy ngại đóng góp, và bị bó buộc bởi sự bóp nghẹt của những kẻ độc
chiếm trong cuộc họp. Khi những người khác dễ dãi để điều này diễn ra, nó phát ra một thông điệp rằng sự thô lỗ
của kẻ độc chiếm được chấp nhận.
Những người điều hành hoặc tham dự cuộc họp nên thể hiện sự thích thú khi nghe những người khác nói trong
cuộc họp, để nhắc nhở kẻ độc chiếm kia rằng, những người khác cũng có thể nghe và cũng có thể nói.
* Kẻ luôn đi chệch vấn đề
Kẻ này tấn công vào chủ đề của nhóm bằng việc làm cho cuộc thảo luận đi chệch hướng - chủ đề không có liên

quan đến vấn đề hiện tại. Phút trước bạn đang nói về chủ đề này, phút sau bạn bị kẻ kia làm cho rẽ sang hướng
khác.
Là chủ toạ, khả năng nhận ra và tập trung lại là cần thiết với một cuộc họp hiệu quả. "Hãy nhớ tự hạn chế với chủ
đề hiện tại" là cách tốt để quay về đúng đường. Hoặc có thể nói rằng: "Tránh đi chệch hướng" cũng nhắc nhở
những hành vi ngược với mục đích của nhóm. Hoặc bạn cũng có thể đưa ra những ý chính cần phải tập trung
vào.
* Kẻ đối nghịch
Người này dường như thích thú với việc đi ngược hướng. Anh ta/cô ta thích thú với việc đưa ra những quan
điểm đối lập với mọi người. Anh ta/cô ta thường bắt đầu bằng việc nói rằng: "Vì lợi ích của việc tranh luận tôi tin
rằng lập luận đối lập thì đúng "
Trong khi việc xem xét các vấn đề từ các quan điểm khác nhau và tránh suy nghĩ đám đông là có giá trị, thì
những kẻ đối nghịch áp dụng kỹ thuật này với mọi vấn đề, mọi cuộc tranh luận và mọi cuộc trò chuyện.
Một người điều hành cuộc họp có thể khen ngợi khả năng của người này trong khi chỉ ra những điều không thích
hợp về thời gian hoặc không thích hợp với những vấn đề đã được thống nhất, đồng tình từ trước.
* Kẻ bàn lùi
Kẻ này là bậc thầy về mức độ tiêu cực. Khéo léo trong cụm từ "rồi nó sẽ chẳng có hiệu quả gì đâu", anh ta/cô ta
giỏi trong việc làm giảm giá trị hoặc đánh bại các quan điểm. "Không thể thực hiện được", "Họ sẽ không bao giờ
mua nó", "Chúng ta đã thử một lần rồi và đã thất bại đấy thôi". "Chủ trương" của người này là: chỉ nói không.
Sử dụng công cụ giải quyết xung đột bằng việc đề nghị người này đưa ra quan điểm khác của họ và tranh luận
về vị trí của quan điểm đó.
* Kẻ chẳng đứng về bên nào
Qua việc phân tích, tình trạng tê liệt của người như thế này là anh ta/cô ta không thể đưa ra quyết định. Cho dù ở
trong một cuộc thảo luận, họ bị xung đột bởi các cuộc tranh luận, và không thể "bóp cò" khi đến lúc phải ra quyết
định trong một cuộc họp. Họ luôn có sự mâu thuẫn trong tư tưởng. Dù họ sợ sai hoặc không đồng tình với ai đó,
họ cũng không có khả năng biến thành hành động.
Cố gắng để làm cho họ hành động. Nhắc nhở họ rằng họ có một lá phiếu và được mời gọi sử dụng nó. Hỏi họ
quan điểm của họ về vấn đề để chính thức ghi nhận quan điểm đó.
* Kẻ gió chiều nào che chiều ấy
Kẻ này luôn khúm núm, xun xoe để lấy lòng cấp trên, người điều hành cuộc họp hoặc người nào nắm giữ quyền
lực. Họ cũng bận rộn trong việc bợ đỡ những người khác cho dù cảm giác thực sự của họ về vấn đề không phải

như vậy. Họ được xem là ở trong túi của kẻ khác. Rốt cuộc, họ trở thành kẻ không thể đoán trước được.
Cố gắng để gợi ra các ý kiến và sự tham khảo của họ trước khi hỏi những người khác là cách để họ không "cuốn
theo chiều gió".
* Kẻ thích gây thù chuốc oán
Những kẻ phá hoại cuộc họp kiểu này chỉ phải tấn công các vấn đề nhạy cảm, hóc búa hoặc là "nút đỏ" với
những người khác. Trong mọi cuộc họp, có những chủ đề chắc chắn để tấn công, để kích thích phản ứng cảm
xúc hoặc đưa nhóm sa lầy. Những người này dẫn dắt toàn bộ cuộc họp thành các lĩnh vực mà kích thích sự thất
vọng, thù địch hoặc oán giận. Đến nước này, thật khó để đưa vấn đề quay lại như cũ.
Thảo luận về lương, thăng tiến hoặc phong cách cá nhân thường khuấy động các vấn đề là cách tấn công các
cuộc họp. Thậm chí tệ hơn, một vài thủ phạm còn khơi lại vấn đề ban đầu trong cuộc họp mà đã được giải quyết.
Tốt nhất là người điều hành cuộc họp đề nghị, "không đề cập đến vấn đề này" hoặc "đây là nơi chúng ta không
cần phải quấy rầy ".
* Kẻ hung hăng
Như những đưa trẻ, những người này là những kẻ hay bắt nạt. Một vài người chẳng bao giờ lớn được. Kẻ tấn
công cố tình pha sự tiêu cực với các cuộc tấn công cá nhân, thử thách ý tưởng của mọi người bằng sự hung
hăng. Không quan tâm đến việc có thể làm tổn thương đến người khác, những kẻ tấn công sử dụng phong cách
đương đầu để phản đối ý tưởng và chống đối lại những người khác.
Đáng buồn là đôi khi thậm chí họ không nhận ra rằng họ đang tấn công. Một người điều hành có thể nhắc nhở họ
tích cực hơn. Tất cả những người tham dự cuộc họp được quyền dừng cuộc họp khi bị tấn công cá nhân. Ủng hộ
cho kẻ tấn công cũng là tấn công người khác. Mọi người có thể chỉ trích hành động và niềm tin của bạn, nhưng
bạn không thể khoan nhượng cho việc tấn công vào bạn với tư cách là một cá nhân.
* Kẻ hài hước không đúng chỗ
Đừng để sự tự nhiên của họ biến bạn thành kẻ ngốc. Kẻ hài hước cũng có thể trở thành kẻ phá hoại cuộc họp.
Sự hài hước của người đó có tác động làm phá huỷ những quan điểm hoặc gợi ý nghiêm túc của những người
khác. Sự tiêm nhiễm hài hước có thể làm người khác bối rối và làm cho vấn đề thiếu nghiêm túc.
Cần phải hài hước đúng lúc và đúng chỗ. Tất cả mọi người đều thích tiếng cười, nhưng không phải là những
tiếng cười làm hỏng cuộc họp hoặc làm cho mọi người mất tập trung khi cần phải tập trung. Người điều hành
cuộc họp có thể dành vài phút vào lúc bắt đầu hoặc giữa cuộc họp cho sự hài hước và nhắc nhở mọi người rằng
thời gian đó đã qua hoặc sắp tới, để có thể kiểm soát nó.
* Máy móc

Máy móc như điện thoại, máy hỗ trợ, hoặc máy tính xách tay cũng có thể trở thành kẻ phá hoại các cuộc họp.
Chúng có thể làm người sử dụng hoặc những người khác trong cuộc họp mất tập trung. Do đó, người chủ toạ
phải đưa ra quy tắc cho cuộc họp ngay từ đầu, chẳng hạn, phải tắt điện thoại hoặc tắt chuông trong khi đang họp.
Ứng phó với người luôn trễ hẹn
Ai cũng có lần trễ hẹn, song sẽ rất đáng trách nếu
thường xuyên, cố ý làm như vậy. Để trị những người
mắc căn bệnh này, trước tiên bạn phải "bắt mạch" đoán
bệnh. Khi xác định rõ từng kiểu người, bạn sẽ dễ dàng
tìm ra được cách ứng phó hợp tình, hợp lý.
1. Người có tính xuề xòa: Cuộc sống của những người này
rất thoải mái. Đối với họ, thích nói thì nói, thích hứa thì hứa.
Còn việc thực hiện lời hứa hay không, hậu xét. Họ giải quyết
bằng một câu nói ngắn gọn: "Chuyện đâu hay tới đó". Tuy
nhiên, trong thâm tâm họ không có ý xấu.
Cách đối phó: Nếu biết cảm thông và hiểu tính tình của họ,
bạn sẽ bỏ qua chuyện này một cách dễ dàng. Để không bị
lỡ, bạn nên hẹn sớm hơn. Chẳng hạn, giờ cần gặp là 17h,
bạn sẽ bảo họ gặp nhau vào lúc 16h30'.
2. Người tham công tiếc việc: Đây là tuýp người muốn làm
tất cả mọi việc. Họ hết lòng vì công việc, nhưng thời gian lại
không cho phép. Họ luôn ý thức được rằng, việc trễ hẹn sẽ
gây phiền lòng bởi "người đi không bực bằng người ngồi
chực nồi cơm". Trong thâm tâm, họ không hề muốn việc này
xảy ra, nhưng khi bắt tay vào việc, họ lại bị công việc cuốn
vào guồng nên khó dứt. Lẽ dĩ nhiên, họ quen phéng mọi sự,
ngay cả những buổi hẹn quan trọng.
Cách đối phó: Để không bị họ cho "leo cây", trong ngày bạn
nên hẹn vài lần để nhắc khéo. Trước khi xuất phát đến điểm
hẹn, bạn nên alô thông báo. Lúc đó họ sẽ thu xếp mọi việc để đến ngay điểm hẹn.
3. Người thích được người khác chờ đợi: Họ không hề quan tâm đến việc chính xác trong giờ giấc, giữ đúng

lời hứa và cảm thấy tự hào vì được chờ đợi. Có ngày, nạn nhân kiên nhẫn cũng cảm thấy oải bởi tính khí ấy. Khi
tỉnh ngộ và giữ đúng hẹn, có thể chẳng còn ai thèm hẹn với họ.
Cách ứng phó: Nếu gặp kiểu người này, bạn nên thẳng thắn nêu khuyết điểm của họ và không nên chờ đợi quá
5 phút. Sau đó, hãy báo lại rằng, bạn có việc quan trọng cần làm hơn, thay vì phải chờ.
4. Người muốn tỏ rõ tầm quan trọng của bản thân: Bệnh này thường rơi vào những kẻ có chút địa vị xã hội.
Nhưng thực tế, họ đi lên bằng sự luồn lách. Những người này cho rằng, người khác chờ họ là điều tất nhiên.
Hơn nữa, giờ "dây chun" sẽ giãn ra hết cỡ nếu họ biết có ai cầu cạnh, nhờ vả mình.
Cách ứng phó: Bạn nên cẩn thận với những người này, kẻo không sẽ phải chờ dài cổ. Đôi khi sự chờ đợi của
bạn sẽ trở nên vô ích. Điều duy nhất bạn nên làm lúc này là thẳng thẳn bày tỏ thái độ của mình. Chẳng cần chờ
đợi thêm giây phút nào, dù cuộc hẹn có quan trọng đến mức nào.
Theo Tiếp thị và Gia đình
"Bắt mạch" họp hành
Họp hành là "chuyện muôn thuở" của các sếp. Tổ chức, điều hành, tham dự các cuộc họp triền miên
khiến nhiều vị tỏ ra ngán ngẩm, thiếu nghiêm túc, thậm chí còn tìm cách để "trốn" ngay khi có thể.
Một số nguyên nhân khiến nhiều sếp không thích hội họp, có thể là:
* Nhiều thành viên không tham dự cuộc họp một cách nghiêm túc.
* Các cuộc họp quá dài và buồn tẻ.
* Mọi người đi lạc chủ đề. Những người tham gia dành thời gian để đi lạc đề hơn là để thảo luận.
* Chẳng có gì diễn ra khi cuộc họp kết thúc. Mọi người không chuyển các quyết định thành hành động.
* Mọi người không nói sự thật. Có rất nhiều cuộc trò chuyện, nhưng không nhiều sự thẳng thắn.
* Các cuộc họp luôn thiếu các thông tin quan trọng, vì thế họ trì hoãn các quyết định.
* Không tìm cách khắc phục lỗi của các cuộc họp trước, mọi người luôn mắc các lỗi tương tự.
Những điều không nên làm ở các cuộc họp
1. Đến muộn: Không có gì thể hiện rằng: "Tôi đang phá hoại" bằng việc đi vào giữa chừng một cuộc họp khi mọi
người đang chăm chú. Đến sớm không chỉ chứng tỏ bạn biết tôn trọng thời gian của những người khác, mà còn
đảm bảo rằng bạn sẽ có một vị trí như ý muốn.
2. Không chuẩn bị: Nếu bạn được đưa trước tài liệu cho cuộc họp, hãy đọc chúng. Nghĩ về các câu hỏi bạn đưa
ra hoặc những đóng góp của bạn vào các chủ đề thảo luận.
3. Độc quyền các cuộc trò chuyện: Khi thảo luận đảm bảo, theo nghi thức, để những nhân vật cấp cao đóng
góp trước. Khi họ nói xong hãy đưa ra quan điểm chính xác của bạn. Đừng nói giọng đều đều - hoặc đừng cảm

thấy bị ép phải nói nếu bạn không có mục đích gì. Có một câu cổ ngữ nói rằng: "Thà bị nghĩ là một kẻ ngốc còn
hơn là nói điều mà tất cả mọi người đều nghi ngờ".
4. Nói mà như hỏi: Diễn đạt các câu nói của bạn giống như những câu hỏi dễ khiến những người khác nghi
ngờ, bất đồng. Nói những câu thể hiện sự cởi mở với đóng góp của họ như: "Hãy nghiên cứu kỹ hơn về nó".
5. Hiểu sai: Cố gắng để nắm bắt được nhu cầu và cảm xúc của những người trong phòng. Lắng nghe cẩn thận
những điều mọi người đang nói để xem họ tiếp thu ý kiến của bạn như thế nào. Bạn cần làm cho thông điệp của
bạn phù hợp với người nghe.
6. Thái độ hằn học, hăm doạ: Không may là một số người khác trong cuộc họp có thể xem cuộc họp như một
trận chiến để tranh cãi nhau. Nếu bạn là nạn nhận hoặc bị buộc tội gì đó, hãy tự chiến thắng bản thân. Đừng tỏ
thái độ nóng nảy, hăm doạ. Nếu bạn cần thêm thời gian để suy nghĩ, hãy đề nghị điều đó với kẻ tấn công bạn.
7. Nhai kẹo cao su: Điều này sẽ chỉ làm cho bạn thô lỗ và thiếu chuyên nghiệp trong mắt những người khác mà
thôi.
8. Bật điện thoại di động: Bạn nên tắt điện thoại di động. Một tiếng chuông reo có thể làm gián đoạn người trình
bày và làm người tham dự lơ đãng. Và dù bạn có làm gì, đừng bao giờ gọi điện ngay trong cuộc họp.
9. Lan man các chủ đề: Tập trung vào những điều mà cuộc họp đang cố gắng để đạt được. Nếu bạn phải lan
man vào những chủ đề không liên quan, hãy chắc rằng nó phù hợp với những người đang có mặt ở đó. Một cách
tốt để giải quyết các vấn đề quan trọng không liên quan đến chủ đề đó là ghi lại và sẽ tiếp tục thảo luận vào thời
điểm thích hợp.
10. Bỏ họp giữa chừng: Chắc chắn rằng bạn có hàng đống công việc đang chờ ở văn phòng. Nhưng nếu bạn
không tham dự cuộc họp do cấp trên triệu tập, bạn sẽ để lỡ cơ hội được biết những thông tin cần biết. Hãy nhớ
rằng, các cuộc họp không chỉ bàn về những vấn đề đã nêu, mà nó cũng là cơ hội để bạn xây dựng các mối quan
hệ.
Để không lãng phí thời gian
* Với mọi cuộc họp, cố gắng đưa ra những câu nói mô tả mục đích và xác định ít nhất một kết quả dự kiến. Nếu
không có gì có giá trị, cuộc họp sẽ chỉ lãng phí thời gian mà thôi.
* Đừng sử dụng các cuộc họp để quyết định những điều đã quyết định. Một số người triệu tập các cuộc họp cố
gắng để giả đò kêu gọi đưa ra quyết định khi họ đã quyết định từ trước rồi. Nếu bạn đơn giản muốn truyền đạt
thông tin, hãy tiết kiệm thời gian cho mọi người bằng cách gửi qua thư nội bộ hoặc thư điện tử.
* Thừa nhận sức mạnh của các cuộc đối thoại, đưa chúng vào các cuộc họp: Khi mọi người ở xung quanh một
bàn họp, nó giống như những cái máy tính luôn sẵn sàng. Thực tế, con người tốt hơn các máy tính vì họ có trái

tim. Thay vì ra tuyên bố, hãy đặt câu hỏi. Thay vì phản đối, hãy hỏi nhiều hơn.
* Tự để ý xem bạn có nói quá nhiều không? Hay bạn im ỉm chẳng phát biểu gì? Bạn có nghe để hiểu, hay bạn chỉ
tập hợp đủ thông tin để đóng khung các quan điểm của bạn? Nếu bạn không thể khách quan hoặc trung thực với
những câu hỏi này, hãy hỏi những người tham dự cuộc họp những câu hỏi tương tự.
* Kết thúc mỗi cuộc họp với một đánh giá: Điều gì được quyết định trong suốt thời gian họp, điều gì có thể sẽ tốt
hơn, điều gì nên được làm khác đi vào thời gian tới. Cam kết đạt được một số thành tích thực tiễn.
* Cắt giảm những báo cáo họp: Các cuộc họp kéo dài khoảng một giờ thì báo cáo nên dưới một hoặc hai trang,
và nên được thông báo không quá hai ngày sau cuộc họp. Sử dụng báo cáo để giữ liên lạc các quan điểm thảo
luận, các quyết định và phần việc.
Nguyệt Ánh
(tổng hợp
Bản lĩnh trong phòng họp
Bạn rời khỏi phòng họp trong tâm trạng ấm ức vì chưa kịp trình bày ý kiến của
mình? Thay vì uể oải lê bước và tự trách móc bản thân, hãy chuẩn bị cho kế
hoạch thay đổi tình thế cho cuộc họp tiếp theo.
Chuẩn bị trước khi cuộc họp bắt đầu. Bạn cần phải hoàn toàn hiểu rõ và nắm
được toàn bộ những vấn đề sắp đem ra bàn luận. Nếu bạn hay e thẹn hoặc không
quen nói chuyện trước đám đông, có thể viết ra giấy những điều cần góp ý.
Hãy xem trước nội dung cuộc họp. Xem trước nội dung và các tài liệu tham khảo,
đừng chờ đến khi ngồi vào bàn mới bắt đầu nghiên cứu giấy tờ. Nếu không, bạn lấy
đâu ra thời gian đóng góp ý kiến. Lãnh đạo có thể nghĩ bạn thiếu nghiêm túc và
không tích cực.
Tự đề nghị cuộc họp. Tại sao chỉ những người quản lý mới đưa ra đề nghị tổ chức các cuộc họp. Nhân viên
hoàn toàn có quyền làm điều đó. Chủ động đề nghị, bạn sẽ tự tin và mạnh dạn đưa ra ý kiến hơn. Thậm chí bạn
có thể đóng vai trò chủ trì.
Tận dụng các phương tiện hỗ trợ minh họa. Nếu không có kinh nghiệm giới thiệu kế hoạch thì bạn đừng bỏ
qua tiện ích của những phương tiện hỗ trợ như: bảng, biểu đồ, đèn chiếu… Như thế, bạn có thể trình bày những
ý tưởng của mình rõ ràng mạch lạc hơn.
Khéo léo cướp “diễn đàn”. Tại sao chúng ta phải ngao ngán hàng giờ liền ngồi nghe những ý kiến hênh hoang
và bất tận. Hãy khéo léo cướp lời và tìm cơ hội trình bày quan điểm của mình. Điều này hoàn toàn không có

nghĩa là khiếm nhã.
Trình bày lại một lần nữa nếu những ý kiến chưa nhận được thông tin phản hồi ngay lập tức. Nhiều nhân
viên thường tham gia họp cho có mặt. Cố gắng khoấy động bầu không khí lên thay vì buông xuôi chấp nhận kết
thúc cuộc họp khi không có ai phản hồi ý kiến của bạn. Có thể lặp lại phần trình bày của mình một lần nữa, dẫn
giải, chú thích rõ ràng và dễ hiểu hơn.
Làm tăng giá trị cho các ý kiến của mình. Nếu mọi người vẫn im như thóc, đừng vội vàng chán nản hay giận
dữ. Cảm ơn sự ủng hộ và tham gia của đồng nghiệp vào cuộc họp có thể là cách khiến họ quan tâm hơn đến
những kế hoạch của bạn.
Kết thúc mỗi cuộc họp hãy xem mình đã hài lòng chưa và chuẩn bị cho những cuộc họp tiếp theo.
Theo HR Vietnam (HR_About)
Khuấy động các cuộc họp
Điều khiển một cuộc họp đòi hỏi rất nhiều kỹ năng, người điều khiển cần phải có phản ứng nhanh, ngoài
ra họ còn không được phép sao nhãng bất cứ quy tắc nào, ngay cả việc sắp xếp phòng họp - một nhân tố
mà mình nó có thể gây ảnh hưởng mang tính quyết định tới sự thành công hay thất bại của cuộc họp.
Người điều khiển cuộc họp đóng vai trò chủ chốt trong việc tạo ra sự tiếp nối suôn sẻ của một cuộc họp. Bằng
cách thực hiện một vài quy tắc cơ bản sau, người điều khiển có thể tránh được những thất bại thường gặp và
đảm bảo được tính hiệu quả tối thiểu cho mục tiêu đã đề ra trước cuộc họp.
Xác định phạm vi cụ thể
Bất cứ cuộc họp nào cũng phải có một phạm vi cụ thể và càng hẹp càng tốt. Người điều hành cuộc họp cũng cần
đưa ra mục tiêu đạt tới và trong một thời gian giới hạn. Những thông tin này cần phải được truyền đạt tới những
người tham dự trước khi cuộc họp được tiến hành. Việc xác định phạm vi phải mang tính mệnh lệnh. Trong
trường hợp ngược lại bạn sẽ rơi vào những cuộc họp không đi tới đâu, triền miên, kéo dài nhiều giờ và để lại ấn
tượng xấu với những người tham dự. Một phương pháp hiệu quả để khoanh vùng cuộc họp: Hệ thống hóa việc
thực hiện chương trình nghị sự với những mục tiêu cần đạt tới. Chỉ một vài dòng thông báo với những người có
liên quan qua e-mail cũng có thể làm nên chuyện.
Chọn địa điểm họp
Tham dự một cuộc họp cũng chính là một dịp để mọi người gặp gỡ nhau. Và để cho tất cả đều cảm thấy thoải
mái, bạn phải để tâm tới nơi định tổ chức cuộc họp. Sai lầm thường gặp là chúng ta tổ chức họp trong một căn
phòng quá lớn trong khi số người tham dự chỉ có vài người, không gian bị loãng và tạo cảm giác oai nghiêm. Bạn
phải chọn phòng họp hợp lý với số người tham dự. Ngoài ra để tạo sự thoải mái, bạn có thể bố trí thêm nước

trong phòng-nước được coi là “chất xúc tác năng lượng” và đảm bảo nhiệt độ trong phòng ở mức thích hợp.
Tạo bối cảnh
Phần khai mạc và kết thúc buổi họp là hai phần rất quan trọng. Lời mở đầu phải tạo được sự tin tưởng nơi người
tham dự trong khi phần kết thúc phải khiến cho tất cả mọi người cùng chia sẻ một quan điểm về quyết định đã
được đưa ra. Sau khi mở đầu, người điều khiển phải luôn bắt đầu với những vấn đề quan trọng nhất hay khó xử
nhất. Nếu không, những vấn đề này sẽ được xử lý một cách vội vã vào cuối buổi họp và có nguy cơ không đưa
ra được bất cứ quyết định nào.
Lời nói và cấp bậc
Vai trò của người điều khiển là trung tâm. Anh ta đảm bảo sự tôn trọng thực hiện chương trình nghị sự và đặc
biệt là thời lượng dự kiến cho mỗi chủ đề cũng như nhịp độ của việc phát biểu bằng cách cho phép mỗi người
tham dự bày tỏ ý kiến. Một vị trí dễ hơn để làm chủ cuộc họp khi người điều khiển là cấp quản lý trực tiếp của
những người tham dự. Tuy nhiên cần chú ý, tùy theo mục đích của cuộc họp, việc tách riêng người điều khiển và
người quản lý có thể có hiệu quả hơn. Ví dụ đối với một cuộc họp sáng kiến, mục tiêu là tìm ra các giải pháp
sáng kiến, người điều khiển có chức vụ cao có thể gây ảnh hưởng quá lớn tới việc trao đổi. Ví như: người điều
hành đưa ra chủ đề “Bạn nghĩ gì về ý kiến đáng khen này”? Sau đó việc trao đổi sẽ không còn có hiệu quả nữa.
Áp dụng linh hoạt
Tất cả những quy tắc cơ bản của việc điều hành một cuộc họp trên là rất quan trọng. Tuy nhiên còn một quy tắc
cuối cùng mà bạn cần lưu ý: không nên áp dụng một cách cứng nhắc những quy tắc đó. Nói cách khác, hãy để
một biên độ cho chính những người tham dự. Chúng ta không thể kiểm soát được hết mọi tình huống trong cuộc
họp. Người điều khiển cuộc họp phải biết cách đối phó với những tình huống bất ngờ, đôi khi nên tạo ra sự hỗn
độn để làm xuất hiện ý kiến của người này hay người khác. Cần phải luôn luôn cho người tham dự biết rằng họ
có trách nhiệm tham gia vào cuộc họp. Nếu không đó sẽ không là một cuộc họp nữa mà nó sẽ biến thành một hội
nghị mà chỉ có những người điều hành mới lên bục phát biểu.
(Theo Management)
Nguồn : bwportal