Luận văn công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp XLĐ KDDV

1




Luận văn
Công tác kế toán nguyên vật liệu
tại Xí nghiệp XLĐ&KDDV


2

Lời nói đầu
Theo quan điểm triết học Mac-Lênin: Con người làm nên lịch sử của
mình. Nhưng trước hết phải có điều kiện để đáp ứng nhu cầu của chính bản thân.
Muốn làm được điều đó con người phải tiến hành sản xuất ra của cải vật chất. Vì
sản xuất ra của cải vật chất còn là cơ sở cho sự tiến bộ xã hội loài người.
Khi nền kinh tế hàng hoá ra đời kéo theo hàng loạt những thay đổi mới.
Trong XH đã có sự giao thương trao đổi hàng hoá giữa những người sản xuất
với nhau. Cũng từ đó trên thị trường đã có sự cạnh tranh giữa các mặt hàng sản
xuất cũng như các doanh nghiệp với nhau. Để đáp ứng được yêu cầu cấp thiết
của nền kinh tế mới này thì việc theo dõi tính toán công việc sản xuất của mình
để phục vụ cho công tác quản lý chỉ đạo đảm bảo được tối đa hoá lợi nhuận trên
một đồng vốn bỏ ra là một điều cần thiết đối với tất cả các doanh nghiệp tham
gia trên thị trường mới này.
Để quản lý và điều hành nền kinh tế sản xuất XH có nhiều công cụ khác
nhau, trong đó hạch toán kế toán là một công cụ quan trọng và không thể thiếu
để quản lý nền sản xuất đó. Đây là một công cụ sắc bén giúp các nhà quản lý thu
thập và xử lý các thông tin kinh tế một cách khoa học, đầy đủ nhất.

Trong công cuộc xây dựng và phát triển đất nước đang thực hiện với tiến
độ và quy mô lớn. Ngành xây dựng cơ bản sẽ trở thành một mặt trận xung yếu
trong công cuộc đổi mới kinh tế, nhất là trong giai đoạn CNH - HĐH đất nước
với nền kinh tế thị trường thu hút vốn đầu tư nước ngoài như hiện nay.
Xí nghiệp XLĐ&KDDV là đơn vị thành viên của Công Ty Xây Lắp Điện
4. Đơn vị chịu trách nhiệm thi công các công trình điện quan trọng phục vụ cho
công cuộc công nghiệp hoá nền kinh tế đất nước. Do sản phẩm xây lắp có kết
cấu đa dạng, phức tạp, giá trị kinh tế lớn, hoạt động xây lắp mang tính lưu động


3
và có phạm vi rộng lớn. Vì vậy, việc hạch toán và quản lý chi phí sản xuất cũng
rất phức tạp và đặt ra nhiều vấn đề cần giải quyết. Một trong những chi phí quan
trọng ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm đó là nguyên vật liệu trong sản xuất
kinh doanh.
Xuất phát từ những vấn đề trên cùngvới quá trình thực tập tại Xí nghiệp
XLĐ&KDDV. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề em đã chọn cho mình
đề tài báo cáo “Công tác kế toán nguyên vật liệu” tại Xí nghiệp XLĐ&KDDV
để nghiên cứu, tìm hiểu những vấn đề có liên quan đến quá tình sản xuất kinh
doanh của xí nghiệp.Với những nội dung sau:
Phần I: Những vấn đề chung và công tác hạch toán kế toán tại Xí
nghiệp XLĐ&KDDV.
Phần II: Phương pháp hạch toán kế toán Nguyên Vật Liệu tại Xí
nghiệp XLĐ&KDDV.
Phần III: Kết luận .
Để hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp của mình, thời gian qua dù nhận
được sự giúp đỡ tận tình của các cô chú, các anh chị trong phòng tài chính kế
toán cũng như các phòng ban khác trong đơn vị và đặc biệt là cô giáo bộ môn
Nguyễn Thị Vân đã giúp đỡ hướng dẫn tạo điều kiện cho em vận dụng những
kiến thức đã được học ở trường vào thực tế. Tuy nhiên với lượng kiến thức còn

hạn chế nên trong quá trình viết báo cáo và phân tích em không tránh khỏi
những thiếu sót cũng như sự lệch lạc khi nhìn nhận mọi vấn đề. Vậy em rất
mong nhận được sự quan tâm giúp đỡ của các thầy cô giáo cũng như các cô
chú, anh chị tạo điều kiện để em hoàn thành tốt chuyên đề thực tập này.
Em xin chân thành cảm ơn !


4


Phần I
những vấn đề chung và công tác hạch toán
kế toán tại Xí nghiệp XLĐ & KDDV
&&&
Xí nghiệp XLĐ&KDDV là một đơn vị xây lắp chuyên ngành thuộc CTy
Xây Lắp Điện 4. Có trụ sở chính nằm ở phía Bắc thủ đô Hà Nội. Đây là khu CN
trọng điểm nằm trên quốc lộ 3, là một trong những địa điểm chủ chốt của ngành
công nghiệp thủ đô cũng như của cả nước
Địa chỉ giao dịch: Khối 1 thị trấn Đông Anh-Hà Nội.
Điện thoại: 048832837. Fax: 048835728

A-đặc điểm tình hình chung của Xí nghiệp
I. Quá trình hình thành và phát triển - Chức năng - Nhiệm vụ của xí
nghiệp.
Xí nghiệp XLĐ&KDDV tiền thân là công trường xây dựng xưởng Bê
tông ly tâm được thành lập ngày 3/2/1986. Với nhiệm vụ xây dựng xưởng sản
xuất cột bê tông ly tâm và các cấu kiện bê tông nhằm phục vụ cho các công trình
điện của Cty Xây Lắp Điện 4. Đến tháng 3/1988 xí nghiệp Bê tông ra đời với
nhiệm vụ chính là sản xuất các cấu kiện và cột bê tông cho các công trình xây
dựng đường dây và trạm. Cuối tháng 3/1989 cây cột đầu tiên đã xuất xưởng, đây

là điểm mốc đánh dấu cho sự tồn tại và phát triển của xí nghiệp. Đồng thời cùng
lúc đó ngày 1/4/1989 Bộ năng lượng (nay là Tổng công ty Điện lực Việt Nam)
đã chính thức công nhận và cho phép xí nghiệp đi vào hoạt động.
Trong quá trình sản xuất, trước nhu cầu xây dựng các công trình điện
ngày càng tăng của mạng lưới điện quốc gia, xí nghiệp có thêm nhiệm vụ xây


5
lắp đường dây và trạm điện . Kể từ đó đã trở thành nhiệm vụ chính của đơn vị.
Cũng từ đây xí nghiệp đổi tên thành xí nghiệp Bê tông ly tâm và xây dựng điện.
Tháng 8/1989Cty Xây lắp Điện 4 đã quyết định phân cấp quản lý giao
vốn và quyền sử dụng vốn cho xí nghiệp hạch toán độc lập với tổng giá trị là
445.000.000 đ. Trong đó :Vốn lưu động: 100.000.000 đ
Vốn cố định: 345.000.000 đ
Ngoài ra Cty còn cho phép xí nghiệp ký kết hợp đồng ngoài nhiệm vụ Cty
giao, xây lắp các công trình đường dây và cột vi ba số. Xí nghiệp đảm nhận xây
dựng hàng loạt công trình đường dây tải điện ,các trạm biến thế quan trọng phục
vụ quá trình CNH - HĐH đất nước đưa điện lưới quốc gia đến các vùng đất xa
xôi của Tổ quốc. Trong những năm qua xí nghiệp đã tạo cho mình một chỗ đứng
vững chắc trong ngành xây lắp. Xí nghiệp đã trực tiếp thi công các công trình
điện lưới quốc gia như ĐZ 220 KV Hoà Bình- Ninh Bình, ĐZ 220 KV Quy
Nhơn- Plâycu, Phả Lại- Quảng Ninh, ĐZ 110 KV Đồng Mỏ- Lạng Sơn, Tuần
Giáo - Điện Biên, ĐZ 35 KV Mộc Châu-Sầm Nưa cung cấp lưới điện cho nước
bạn Lào và các trạm 220 KV Yên Phụ- Trần Hưng Đạo, trạm 220 KV Ninh
Bình, Trạm 220 KV Hoành Bồ Quảng Ninh ĐZ 500 KV Bắc Nam. Hiện nay xí
nghiệp đang tham gia thi công các công trình điện ở phía Nam của Tổ quốc như
các trạm 110 KV ở Vũng Liêm, Tây Ninh, ĐZ Trị An-Tân Hoà và các cột
Viba số Tà Zôn, Hà Tĩnh. Và đặc biệt hiện nay xí nghiệp đang thi công công
trình ĐZ500 KV Phú Lâm- Plâycu, các công trình ĐZ và trạm Nam Sài Gòn
hai ngoài ra xí nghiệp còn tổ chức sản xuất cột bê tông ly tâm và các cấu kiện,

gia công cột thép cho các đường dây cao thế.
Xí nghiệp đang từng bước khẳng định mình để tồn tại và không ngừng
phát triển với tốc độ tăng trưởng nhanh và vững chắc theo nhịp đập của nền kinh
tế thị trường. Để thấy rõ sự tiến bộ vượt bậc đó của xí nghiệp khi so sánh một số
chỉ tiêu đánh giá hiệu quả SXKD của xí nghiệp qua bảng sau:



6
Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003
So sánh
2002 – 2001 2003 –2002
Tỉ trọng
%
Tuyệt đối
Tổng sản
lượng
15.432.000 21.103.000 32.000.100 136,7 5.671.000

151,6
10.879.100
Tổng doanh
thu
15.122.000 20.432.000 30.263.000 135,1 5.310.000

148,1
9.831.000
Nộp ngân
sách
648.000 720.000 914.000 111,1 72.000

126,9
194.000
Lợi nhuận 783.000 927.000 1.733.000 124,1 189.000

186,9 806.000
Tổng số
CBCNV(ng)
306 312 336 101,9 6

107,6
24
Thu nhập
BQ/ng
8200 10.011 11.320 122,0 1.810

113,0
1.309
Qua bảng trên cho ta thấy năm 2002 so với năm 2001 và năm 2003 so với
năm 2002 các chỉ tiêu tăng lên rõ rệt. Cụ thể:
Doanh thu năm 2002 tăng 5.310.000 tương đương với 35,1% so với năm
2001 và năm 2003 tăng 48,1% tương ứng với số tiền là 9.831.000.000.
Tổng sản lượng năm 2002 tăng 36,7% tương ứng với 5.671.000.000 so với
năm 2001 và năm 2003 tăng 51,6% tương ứng với 10.879.000.000 so với năm
2002.
Nộp ngân sách năm 2002 tăng 11,1% tương ứng với 72.000.000 so với
năm 2001 và năm 2003 tăng 26,9% tương đương với 194.000.000so với năm
2002.
Lợi nhuận năm 2002 tăng 24,1% tương đương 189.000.000 so với năm
2001 và năm 2003 tăng 86,9% tương đương 806.000.000 so với năm 2002.

Qua so sánh trên ta thấy nhờ có đầu tư máy móc thiết bị, nhà xưởng, mở
rộng ngành nghề kinh doanh đã làm cho giá trị sản lượng tăng, lợi nhuận tăng,
nộp ngân sách tăng. Điều đó chứng tỏ đường lối đầu tư của xí nghiệp là đúng
đắn, năng xuất lao động được tăng lên dẫn đến doang thu tăng và thu nhập bình


7
quân của người lao động từ đó cũng tăng theo. Trên thực tế đội ngũ công nhân
sản xuất hầu hết là công nhân lành nghề được đào tạo từ các trường cao đẳng đại
học, các trường trung cấp là những lao động cần cù sáng tạo có tinh thần trách
nhiệm cao. Đối với lao động gián tiếp được bổ trí vào những vị trí thích hợp
phát huy được khả năng của mình đã góp phần đã góp phần vào công cuộc phát
triển của xí nghiệp. Từ một xí nghiệp mới được tách ra hoạt động hạch toán độc
lập. Sau 10 năm hoạt động sản xuất kinh doanh và phát triển cùng với sự nỗ lực
không ngừng của đội ngũ lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ công nhân viên, xí
nghiệp đã kết nối được với nhịp bước của nền kinh tế thị trường đang chuyển
sang giai đoạn mới, các doanh nghiệp nhà nước gặp những khó khăn, nhưng đây
là cơ hội và thử thách để cho các doanh nghiệp có khả năng tự khẳng định mình
để tồn tại, phát triển. Xí nghiệp đã phấn đấu hoạt động sản xuất tiết kiệm chi phí
trong sản xuất , hạ giá thành của sản phẩm kết hợp với đổi mới máy móc thiết bị
và kiện toàn bộ máy quản lý. Đây là điểm tựa vững chắc tạo chữ tín cho xí
nghiệp đứng vững trên thị trường và đạt được những thành quả như hiện nay.
Sau một thời gian hoạt động có hiệu quả để thuận lợi cho công tác quản lý Xí
nghiệp Bê Tông Ly Tâm và Xây dựng điện đã được đổi tên theo quyết định số
268/QD-HĐQT ngày 30/7/2003 của HĐQT Tổng công ty xây dựng công
nghiệp Việt Nam thành Xí nghiệp XLĐ&KDDV.
II. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất kinh
doanh của Xí nghiệp XLĐ&KDDV.
1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý.
Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất cũng như quy mô, xí nghiệp đã tổ

chức bộ máy quản lý một cấp. Giám đốc đứng đầu lãnh đạo và chỉ đạo trực tiếp
đến các Đội, Xưởng. Giúp việc cho giám đốc là các PGĐ và các phòng ban chức
năng. Xí nghiệp đã xây dựng được mô hình quản lý phù hợp với nền kinh tế thị
trường, chủ động trong sản xuất kinh doanh với bộ máy quản lý gọn nhẹ, các


8
Ban giám đốc
Phòng tổ
chức hành
chính

Phòng
kinh tế
v
ật t
ư

đội xây
lắp đường
dây

Đội xây
lắp trạm
Đội xe cơ
giới vận
t
ải

Xưởng bê

tông cơ
khí m
ạ

Phòng kỹ
thuật an
toàn

Phòng tài
chính kế
toán.

phòng ban đã đáp ứng được nhiệm vụ chỉ đạo và kiểm tra các hoạt động sản
xuất xây lắp của xí nghiệp giao.
Bộ máy tổ chức quản lý của xí nghiệp XLĐ&KDDV được mô hình hoá
bằng sơ đồ sau:
Mô hình tổ chức quản lý tại Xí nghiệp
Xí nghiệp XLĐ&KDDV







Đứng đầu là giám đốc giữ vai trò lãnh đạo chủ chốt thay mặt xí nghiệp chịu
trách nhiệm pháp lý đối với nhà nước và công ty về mọi hoạt động kinh doanh
của xí nghiệp .
Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu cho GĐ trong việc sắp xếp bổ trí
cán bộ quản lý ở các Phòng ban, các Đội, Xưởng, chịu trách nhiệm đảm nhận

công việc về ký kết hợp đồng lao động và các chế độ chính sách cho xí nghiệp
cũng như cán bộ công nhân viên. Lập kế hoạch khoán nhân công cho từng Đội
theo hạnh mục công trình
Phòng kinh tế vật tư: Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch sản xuất , lập dự
toán các công trình xây lắp tổ chức đầu mối đi đấu thầu các công trình, quản lý
công tác thu mua cung ứng vật tư thực hiện đối chiếu quyết toán vật tư theo kế
hoạch công trình.


9
đội xây
lắp đường
dây

Đội xây
lắp trạm
Đội xe cơ
giới vận
t
ải

Xưởng bê
tông cơ
khí m
ạ

Phòng kỹ thuật an toàn: Chịu trách nhiệm kiểm tra đề an thiết kế sản xuất
và thi công xây lắp hướng dẫn thực hiện quy trình sản xuất - thi công đúng thiết
kế kỹ thuật đảm bảo chất lượng đúng tiến độ an toàn lao động ; sử lý thay đổi
thiết kế trong điều kiện cho phép. Thường xuyên có kế hoạch đôn đốc và tổ

chức hướng dẫn an toàn lao động cho công nhân viên trong xí nghiệp.
Phòng tài chính kế toán: Có nhiệm vụ tham mưu cho GĐ về mặt tài chính
kế toán và thống kê trong toàn xí nghiệp. Có nhiệm vụ vừa tổ chức hạch toán
vừa lập kế hoạch động viên các nguồn vốn đảm bảo cho các hoạt động sản xuất
đúng tiến độ, thanh toán và kiểm tra tình hình thanh toán với ngân hàng, nhà
nước khách hàng và cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp.
2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của xí nghiệp
Bộ máy tổ chức của xí nghiệp được chia ra thành 2 nhóm sản xuất: sản xuất
kinh doanh chính và sản xuất kinh doanh phụ được mô hình hoá bằng sơ đồ sau:








Đối với sản xuất chính
Việc tổ chức sản xuất được chia thành các Đội xây lắp, dưới các Đội chia
thành các tổ sản xuất. Các Đội được tổ chức lưu động và tuỳ thuộc vào yêu cầu
sản xuất của từng thời kỳ mà biên chế của các Đội cũng có sự thay đổi. Mỗi Đội
BAN GIáM Đốc
Tổ
1

Tổ
1

Tổ
2

Tổ bê
tông

Tổ cơ
khí

Tổ mạ

Tổ
2



10
được giao nhiệm vụ thi công một công trình hay một hạng mục công trình xây
lắp độc lập. Điều này thuận lợi cho công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và
tính giá thành sản phẩm ở xí nghiệp.
Hiện nay công việc sản xuất kinh doanh chính được thực hiện bởi các Đội
cụ thể sau:
Đội xây lắp trạm
Đôị xây lắp đường dây 1, 2, 3, 4.
Cơ cấu của các Đội sản xuất chính được chia thành 2 tổ với tổng số công
nhân là 124 người. Ngoài ra còn có Đội xe cơ giới vận tải được tổ chức thành
một bộ phận vừa lái xe vừa sửa chữa. Bộ phận này gồm 18 công nhân.
Đối với sản xuất phụ
Được tổ chức thành một xưởng sản xuất cột bê tông, cơ khí và mạ nhúng
kẽm. Sưởng sản xuất có 105 công nhân và được phân thành 3 tổ: Tổ Bê Tông,
Tổ cơ khí và Tổ mạ nhúng.
Hiện nay đối với hoạt động xây lắp ngoài phương thức quản lý cơ bản

truyền thống, xí nghiệp đang thực hiện phương thức giao khoán cho các đơn vị
cơ sở thông qua hợp đồng giao khoán. Các đơn vị nhận khoán có trách nhiệm
lập kế hoạch và tổ chức thi công. Chủ động cung ứng vật tư máy móc thiết
bị…đồng thời phải tổ chức tốt công tác ghi chép ban đầu và luân chuyển chứng
từ phản ánh đầy đủ khách quan kịp thời chính xác mọi nghiệp vụ kinh tế phát
sinh tại cơ sở phục vụ tốt cho công tác kế toán tại xí nghiệp.
3. Quy trình công nghệ sản xuất kinh doanh chính của đơn vị.
Là sản phẩm xây lắp lên sản phẩm của xí nghiệp mang nặng đặc thù riêng
của nghành như: quy mô lớn kết cấu phức tạp, sản phẩm cố định tại nơi sản
xuất. Điều kiện sản xuất phải di chuyển theo địa điểm phát sinh đòi hỏi có vốn
đầu tư lớn. Bên cạch sự tác động của đặc điểm sản phẩm xây lắp thì việc tổ chức


11
sản xuất, hạch toán kết quả các yếu tố đầu vào còn chịu ảnh hưởng của quy trình
công nghệ và được mô hình hoá bằng mô hình sau:









4. Trang bị cơ sở vật chất phục vụ sản xuất kinh doanh của xí nghiệp
Bảng tổng hợp tài sản cố định
đến 31/12/2003

STT Nhóm tài sản Nguyên giá Giá trị còn lại

1 Nhà cửa – vật kiến trúc 3544873000 1976227000
2 Máy móc thiết bị động lực 852429000 514271000
3 Máy móc thiết bị công tác 1946419000 643185000
4 Phương tiện vận tải 4795170000 357254000
5 Thiết bị dụng cụ quản lý 397873000 80965000
6 Tài sản cố định khác 39894000 3764000
Cộng 11576658000 3575666000

Thi công móng, cột
ti
ếp đia

Vận chuyển lắp dựng
c
ột

Kéo dải dây lấy độ
võng

Lắp xà, sứ, phụ
ki
ện, dây n
èo

Chuẩn bị
mặt bằng
Thí
nghiệm
bàn giao

12
Sau 10 năm hoạt động và phát triển cùng với sự nỗ lực không ngừng của
ban lành đạo cùng toàn thể cán bộ công nhân viên. Xí nghiệp XLĐ&KDDV đã
không ngừng lớn mạnh.
Cùng với sự phát triển của xí nghiệp cơ sở vật chất kỹ thuật cũng ngày
càng được củng cố. Chỉ tính riêng đến nguồn vốn cố định đã lên đến hàng tỷ
đồng.
Hiện nay xí nghiệp đã trang bị hơn 30 loại máy móc thiết bị các loại:
Máy móc thiết bị phục vụ cho các công trình đường dây và trạm: máy xúc,
máy ủi, máy trộn bê tông, máy tời và các phương tiện vận tải khác.
Để phục vụ cho các phân Xưởng: gồm có dàn quay li tâm phục vụ cho việc
sản xuất cột bê tông li tâm, máy cán loại lớn, nhỏ, máy tiện, máy cắt các loại.
Ngoài ra xí nghiệp còn trang bị 13 loại máy - thiết bị - dụng cụ quản lý cộng với
hơn 10 phương tiện vận tải truyền dẫn.
Bên cạnh đó xí nghiệp đã trang bị phần mềm kế toán EFFECT đây là công
cụ đắc lực cho quá trình hạch toán của bộ máy quản lý xí nghiệp . Nó giúp các
kế toán viên thực nghiệp vụ kế toán một cách kịp thời - đúng chuẩn mực và
chính xác nhất.
Nhìn chung trong cơ chế thị trường có sự quản lý vĩ mô của nhà nước như
hiện nay xí nghiệp XLĐ&KDDV đang trên đà phát triển, cạnh tranh lành mạnh
với các doanh nghiệp khác để khẳng định sự tồn tại của mình cùng với sự nỗ lực
thúc đẩy sản xuất trong đơn vị, xí nghiệp đã đóng góp tích cực vào sự nghiệp
CNH - HĐH đất nước.
III. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán áp dụng trong điều kiện ứng
dụng phần mềm kế toán của xí nghiệp
1. Tổ chức của bộ máy kế toán

13
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất, xí nghiệp đã tổ chức
bộ máy kế toán theo hình thức tập chung. Theo hình thức này xí nghiệp tổ chức
1 phòng tài chính kế toán duy nhất làm nhiệm vụ hạch toán chi tiết và hạch toán
tổng hợp. Phòng TCKT tổ chức thực hiện mọi công việc kế toán đầy đủ và có
chất lượng từ khâu sử lý các chứng từ nhập xuất vật tư ban đầu đến khâu cuối là
tính giá thành sản phẩm và lập báo cáo kế toán, tài chính.
Tại các đơn vị cơ sở thường đi theo các công trình xây dựng chỉ có 1 nhân
viên kinh tế ở Đội tiến hành hạch toán ban đầu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
tại công trường, tiến hành thu thập, kiểm tra chứng từ thực hiện sử lý sơ bộ
chứng từ có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Đội. Định kỳ gửi
toàn bộ chứng từ đã thu thập kiểm tra, xử lý về phòng TCKT của doanh nghiệp
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại
Xí nghiệp XLĐ&KDDV








* Chức năng nhiệm vụ các cán bộ phòng TCKT
Kế toán trưởng: Giúp GĐ chỉ đoại tổ chức hướng đẫn và kiểm tra toàn
bộ công tác kế toán, điều hành các công việc chung trong phòng kế toán, theo
Nhân viên KT
ở các đội
Kế Toán
Trư
ởng

Kế
toán
vốn
bằng
tiền
ti
ền
Kế
toán
vật
tư
TSCĐ

Kế
toán
thanh
toán
và
thu
ế

Kế
toán
thành
phẩm
và
tiê
u
Thủ

quỹ
Phó
phòng
KT
kiêm
KT
t
ổng


14
dõi tổng hợp các thông tin kinh tế, lập báo cáo quyết toán tài chính gửi lên công
ty.
Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp: Hàng quý có trách nhiệm
kiểm tra số liệu của các bộ phận khác chuyển sang để phục vụ cho việc khoá sổ
kế toán và lập báo cáo của xí nghiệp.
Kế toán vật tư TSCĐ: Có nhiệm vụ thực hiện các nhiệm vụ kế toán tổng
hợp và chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho, theo dõi việc mua sắp
TSCĐ. Mặt khác tính giá trị vốn nguyên vật liệu xuất kho. Phân bổ CCDC và
khấu hao cho các đối tượng sử dụng. Ngoài ra còn lập báo cáo nguyên vật liệu
phục vụ cho quản lý của xí nghiệp .
Kế toán vốn bằng tiền, tiền lương: Căn cứ vào các bản chấm công, các
hợp đồng giao khoán ở các đơn vị cơ sở gửi lên tiến hành tính lương cho từng
người. Theo dõi tài khoản tiền mặt, tiền gửi. Cuối kỳ tổng hợp các số liệu về tiền
lương lên tờ khai chi tiết để lập bảng phân bổ số 1 chuyển lên cho kế toán tổng
hợp.
Kế toán thanh toán và thành phẩm tiêu thụ: Theo dõi các khoản phải
thu, phải trả và mở sổ chi tiết theo dõi các khoản tạm ứng của các Đội và tình
hình tiêu thụ sản phẩm.
Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt, căn cứ vào các chứng từ gốc

hợp lý hợp lệ tiến hành xuất nhập quỹ tiền mặt và ghi vào sổ quỹ.
Song song với quy định cụ thể về phạm vi trách nhiệm của từng thành
viên trong phòng. Kế toán trưởng còn quy định rõ các loại chứng từ sổ sách
được lưu giữ, trình tự và thời gian hoàn thành phần việc của từng nhân viên. Các
bộ phận luôn có sự phối hợp chặt chẽ với nhau để hoàn thành nhiệm vụ.




15







1. Hình thức kế toán sử dụng
Mặc dù là một xí nghiệp có quy mô vừa nhưng khối lượng công việc ở
phòng TCKT tập trung khá lớn, trình độ kế toán viên tương đối đồng đều và
theo yêu cầu quản lý của Công Ty xây lắp điện 4 xí nghiệp đã áp dụng hình
thức kế toán: Nhật ký chứng từ.

Sơ đồ: trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức
nhật ký chứng từ

Chứng từ
g
ốc

NKCT
Sổ Cái
Báo cáo tài
chính

Sổ- thẻ KT
chi ti
ết

Bảng tổng
hợp
Chi ti
ết

Bảng kê
Bảng phân
b
ổ



16
Chứng từ

g
ốc



Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
Giải thích sơ đồ:
Nội dung: Trong hình thức NKCT được đánh số từ 1-10. Căn cứ vào
NKCT là chứng từ gốc, số liệu của sổ kế toán chi tiết, bảng kê. NKCT được mở
theo từng tháng.
Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy
số liệu , trực tiếp ghi vào các NKCT hoặc các bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các NKCT với các sổ kế toán chi tiết, bảng
tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các NKCT ghi trực
tiếp vào Sổ cái. Lập báo cáo tài chính.
Tuy nhiên trong trường hợp doanh nghiệp áp dụng phần mềm kế toán thì
trình tự ghi sổ có đôi chút khác biệt. Hầu hết các sổ kế toán đều được ghi hàng
ngày vì khi các chứng từ được nhập vào thì máy sẽ tự động ghi vào các sổ có
liên quan. Hiện nay xí nghiệp đã mua thông tin xử lý trên máy tính, xí nghiệp
ứng dụng phần mềm EFFECT vào công tác kế toán theo quy mô và đặc thù
riêng của mình. Quy trình này được thực hiện như sau.
Sơ đồ:trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức NKCT
khi áp dụng phần mềm kế toán effect.



Ghi thẳng vào
sổ chi

ti
ết,NKCT,bản
Mỗi
đối
tư
ợng

Máy t
ự động kết
Máy vi
tính

Nội
dung
nghi
ệ
Tổng hợp số
liệu từ NKCT
ghi sổ
cái,B
ảng tổng
Bút toán k
ết
chuy
ển



17

Thông tin đầu vào:
Hàng ngày hoặc định kỳ kế toán căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kinh tế
phát sinh được phản ánh trên các chứng từ gốc cập nhật dữ liệu vào máy theo
đúng đối tượng đã được mã hoá, cài đặt trong phần mềm như: hệ thống chứng
từ, hệ thống tài khoản kế toán, danh mục vật tư, danh mục khách hàng đúng
quan hệ đối ứng tài khoản.
Sau khi nhập chứng từ gốc máy sẽ tự động ghi vào các sổ chi tiết liên
quan, bảng kê, bảng phân bổ, ghi Thẳng vào NKCT theo đúng chương trình cài
đặt và tự động tổng hợp số liệu trên các NKCT để ghi vào Sổ cái các tài khoản
liên quan. Chương trình này chỉ tự động thực hiện các toán tử đơn giản như:
cộng trừ, khi xác định các số phát sinh, số dư trên tài khoản. Đối với các nghiệp
vụ kết chuyển cần thiết, khi đó người sử dụng chọn bút toán kết chuyển đúng,
máy sẽ tự động kết chuyển toàn bộ giá trị Dư Nợ (Dư Có) hiện thời của TK
được kết chuyển sang bên Nợ (Có) của TK kết chuyển.
Thông tin đầu ra:
Kế toán có thể in ra bất kỳ lúc nào các sổ chi tiết, bảng kê, bảng phân bổ,
NKCT, sổ cái TK theo phương pháp “xâu lọc” sau kế toán sử dụng bút toán kết
chuyển tự động. Theo chương trình này thì máy tự động thực hiện 2 bộ phận kế
toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Mặt khác các báo cáo kế toán, mẫu sổ kế toán
theo hình thức NKCT mà xí nghiệp đang áp dụng đã được mã hoá và ghi theo


18

đúng nguyên tắc ghi sổ. Ngoài ra, xí nghiệp còn có thể in ra các loại bảng biểu
khác theo yêu cầu quản trị.








IV. Những thuận lợi, khó khăn chủ yếu ảnh hưởng đến tình
hình hoạt động và hạch toán của xí nghiệp .
Xí nghiệp XLĐ&KDDV là đơn vị thành viên của Cty Xây Lắp Điện 4.
Là một doanh nghiệp có tư cách pháp nhân hạch toán kinh doanh độc lập. Xí
nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực xây lắp, do đặc thù của
ngành thường cóp quy mô lớn, kết cấu phức tạp và nằm dàn trải ở nhiều vùng
miền khác nhau, đặc biệt là những công trình được xây dựng ở miền Trung và
miền Nam đất nước nên việc cung ứng vật tư gặp nhiều khó khăn cũng như
việc luân chuyển chứng từ thường phải hàng tháng, hàng quý mới được chuyển
về đến xí nghiệp . Do vậy kế toán phản ánh không kịp thời được chi phí và giá
thành SP tại thời điểm lập báo cáo, hơn nữa lại làm cho công việc dồn vào một
thời điểm gây khó khăn cho công tác kế toán gây nhầm lẫn trong công tác hạch
toán.
Để khắc phục tình trạng đó xí nghiệp đã đưa công nghệ thông tin vào
việc quản lý, cụ thể là xí nghiệp đã trang bị phần mềm kế toán EFECT vào công
tác kế toán với quy mô và đặc thù riêng. Đây là công cụ phục vụ đắc lực cho quá
trình hạch toán của bộ máy quản lý của xí nghiệp . Giúp cho công việc của các


19

kế toán được giảm tải, thực hiện nghiệp vụ kế toán một cách chính xác và đúng
chuẩn mực kế toán.
Để đáp ứng được yêu cầu quản lý cũng như việc thực hiện các chế độ tài
chính của nhà nước. Xí nghiệp thực hiện quản lý hàng tồn kho theo phương
pháp kê khai thường xuyên, hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Xí nghiệp sử dụng hầu hết các TK trong hệ thồng TK kế toán doanh nghiệp ban
hành theo QĐsố 1141 TC/CĐKT ngày 01/11/19995 của BTC. Đồng thời xí
nghiệp xây dựng hệ thống sổ sách theo chế độ biểu mẫu do nhà nước ban hành
theo QĐ số 1864/198/QĐ-BTC ngày 14/3/1998 của BTC về việc ban hành chế
độ kế toán áp dụng cho ngành xây lắp.



B- các phần hành kế toán tại Xí nghiệp XLĐ&KDDV.
Đối với các doanh ng hiệp, kế toán được coi là công cụ quan trọng trong
công tác quản lý kinh tế - tài chính; điều hành hoạt động sản xuất; kiểm tra việc
bảo vệ, sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo việc chủ động trong sản
xuất kinh doanh của đơn vị mình.
Tại xí nghiệp XLĐ&KDDV các nhiệm vụ trên chủ yếu được thực hiện
qua các quá trình hạch toán theo từng chuyên mục sau:
I. Kế toán vốn bằng tiền
1. Nguyên tắc quản lý vốn bằng tiền của xí nghiệp
Trong công tác quản lý vốn bằng tiền xí nghiệp thống nhất hạch toán một
loại tiền (Việt Nam đồng). Tài sản là ngoại tệ thì phải tính theo giá hạch toán ,
cuối kỳ kinh doanh quy đổi ra tiền VN theo tỉ giá của NHNT Việt Nam công bổ.
Theo dõi gốc ngoại tệ trên TK 007. Nếu tỉ giá thực tế giữa các thời điểm có
chênh lệch thì phần chênh lệch đó được phản ánh trên TK 711 và TK 811.
Xí nghiệp không hạch toán tài sản vốn bằng tiền là vàng bạc đá quý

20
2. Chứng từ - trình tự luân chuyển chứng từ
a. Đối với kế toán tiền mặt:
Kế toán tiền mặt sử dụng các chứng từ, sổ sách kế toán sau:
Phiếu thu: Mẫu số 02 – TT/BB
Phiếu chi: Mẫu số 01 – TT/BB
Bảng kiểm kê quỹ: Mẫu số 07A- TT/BB và mẫu số 07B-TT/BB
Giấy đề nghị tạm ứng, chứng từ về chi phí.
Giấy thanh toán tạm ứng.
Sổ quỹ tiền mặt, sổ quỹ kiêm báo cáo quý.
Sổ kế toán tổng hợp.
Toàn bộ chứng từ kế toán được luân chuyển để ghi vào các sổ sách kế
toán theo trình tự sau :
Căn cứ vào từng nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán lập
phiếu thu, chi tiền trong quý. Cuối ngày hoặc định kỳ (3-5 ngày) thủ quỹ ghi vào
sổ quỹ, lập sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ thu chi để cho kế
toán ghi sổ.
Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ (có kèm
theo chứng từ gốc) do thủ quỹ chuyển đến, kế toán tiền mặt phải tiến hành kiểm
tra tính hợp lệ, hợp lý, hợp pháp, của chứng từ thu chi tiền mặt, kiểm tra việc ghi
chép trên sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ nếu có sai sót, nhầm lẫn phải sửa chữa kịp
thời, hoàn thành nốt sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ (phần tài khoản đối ứng).
Định kỳ căn cứ vào báo cáo quỹ (sau khi đã kiểm tra chính xác) phần thu
ghi vào bản kê số 1, phần chi ghi vàoNKCT số 1.
3. Tài khoản sử dụng - nội dung kết cấu.
Tài khoản sử dụng cho hạch toán tiền mặt, tiền gửi
TK 111: Tiền mặt.
Tài khoản tiền mặt được xí nghiệp chi tiến hành thành 2 khoản cấp 2 theo
hệ thống Tài khoản KTDN.
TK 111.1 : Tiền Việt Nam.

21
TK 111.2 : Ngoại tệ.
TK 112: Tiền gửi ngân hàng. Đối với tiền gửi cũng được xí nghiệp chi tiết
thành 2 tài khoản cấp 2.
TK 112.1 : Tiền Việt Nam.
TK 112.2 : Ngoại tệ.
Các tài khoản trên có nội dung kết cấu như sau:
Bên Nợ: Những nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá trị hiện có của TK
( Nhập quỹ).
Bên có: Những nghiệp vụ phát sinh làm giảm giá trị hiện có của TK
( Xuất quỹ).
Số dư bên Nợ: Thể hiện giá trị còn lại tại quỹ vào sổ cuối niên độ kế toán.
Trích một số nghiệp vụ phát sinh tại xí nghiệp tháng 3 năm 2004.
- Ngày 22/3 rút tiền nhập quỹ (phiếu thu số 201).
- Ngày24/3 chi trả tiền lương cho CBCNV(phiếu chi số 243).
XNXLĐ & KDDV Quyển số: 02 Mẫu số:02- TT/BB
ĐC: Khối 1 TT Đông Anh phiếu thu Số: 201
TP.Hà Nội
Ngày 22 tháng 3 năm 2004 Nợ TK: 111
Có TK: 112
Họ tên người nộp tiền: Nguyễn Thị Thu………………………………………

Địa chỉ: Phòng Tài Chính - Kế Toán………………………………… ……….
Lý do nộp: Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt………………………
Số tiền: 203.040.000…….(viết bằng chữ): Hai trăm linh ba triệu không trăm
bổn mươi nghìn đồng……………………………
Kèm theo: ……….01………… Chứng từ gốc…………………………………
…………………………Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Hai trăm linh ba

triệu không trăm bổn mươi nghìn
đồng…………………………………………
Ngày 22 tháng 3 năm 2004


22
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nộp Thủ quỹ
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)



Nguyển Đạo Quang Trương Văn Diện Nguyễn Thị Thu Hồ Thị
Trà.






23




XNXLĐ & KDDV Quyển số: 02 Mẫu số:01- TT/BB
ĐC: Khối 1 TT Đông Anh phiếu chi Số: 243
TP.Hà Nội
Ngày 24 tháng 3 năm 2004 Nợ TK: 334
Có TK: 111
Họ tên người nộp tiền: Nguyễn Thị Thu…………………………………

Địa chỉ: Phòng Tài Chính - Kế Toán…………………………………………
Lý do chi: Chi trả tiền luơng cho cán bộ công nhân viên……………………
Số tiền: 123.000.000……. (viết bằng chữ) Một trăm hai mươi ba triệu đồng .
Kèm theo: ……….01………… Chứng từ gốc…………………………………

…………………………Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Một trăm hai
mươi ba triệu đồng……………………………………………………………
Ngày 24 tháng 3 năm 2004
Thủ trưởng đơn vị Phụ trách kế toán Thủ quỹ Người nhận
tiền
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)



Nguyển Đạo Quang Trương Văn Diện Nguyễn Thị Thu Hồ Thị
Trà.







24



Sổ quỹ tiền mặt

ngày

số phiếu
diễn giải
số tiền ghi

chú
thu chi Thu chi tồn
1

2

3

4

5

6

7

8

22

24
201


243
Số dư đầu kỳ

Rút tiền nhập quỹ
Chi trả lương cho
CB CNV

203.040.000



123.000.000

32.700.000






Cộng phát sinh 203.030.000

123.000.000





Số dư cuối kỳ 192.040.000



Toàn bộ phần hạch toán thu, chi tiền mặt được sử dụng sổ kế toán như

sau:
Nhật ký chứng từ số 1: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 111
đối ứng với bên Nợ TK liên quan, căn cứ để ghi là các báo cáo quỹ kèm theo
các chứng từ gốc.
Trích nhật ký chứng từ số 1









25

nhật ký chứng từ số 1
Ghi Có TK 111 “Tiền mặt”
Tháng 3 năm 2004
TT Ngày
ghi có tk 111 ghi Nợ các tk
cộng có tk
111
112 121 …… 334 ………
….

…… ……….


24 24

123.000.000


123.000.000
Cộng


123.000.000


123.000.000

Cuối tháng hoặc cuối quý khóa sổ NKCT số 1 lấy sổ tổng cộng của
NKCTsố 1 để ghi Sổ cái.
Bảng kê số 1: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Nợ TK 111 đối ứng
với bên Có của các TK có liên quan. Căn cứ để ghi là báo cáo quỹ kèm theo
chứng từ gốc.
Bảng kê số 1.
Ghi Nợ TK 111 “Tiền mặt”
Tháng 3 năm 2004.
TT Ngày
ghi Nợ tk 111 ghi có các tk
số dư cuối
ngày
112 131 …… …………

công Nợ
….

…… ……….
… 24 203.040.000

203.040.000



b. Đối với kê toán tiền gửi.
Để theo dõi chi tiết tiền gửi ngân hàng, kế toán sử dụng các chứng từ sổ
sách kê toán sau: Giấy báo Có, giấy báo Nợ hoặc Bản sao kê của ngân hàng
kèm theo các chứng từ gốc, sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng.