Báo cáo kiến tập sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Quản trị văn phòng tại UBND huyện Kinh Môn Hải Dương

Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
Vũ Thị Chinh Lớp: QTVP K6C
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI MỞ ĐẦU:
Như chúng ta đã biết, trong bất kì một cơ quan nào cũng đều cần có văn
phòng. Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lí
và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo. Văn phòng có vai trò quan trọng trong
cơ quan, tổ chức. Công tác văn phòng thực hiện tốt sẽ là động lực thúc đẩy sự
phát triển, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho các hoạt động củ cơ quan, đơn vị.
Ngược lại công tác văn phòng thực hiện không tốt sẽ dẫn đến rất nhiều khó khăn
và hiệu quả đạt được không như mong muốn. Bởi vậy mà công tác văn phòng
không chỉ có những đóng góp lớn cho cơ quan tổ chức mà còn nó còn góp phần
vào sự thúc đẩy phát triển công cuộc xây dựng đất nước.
Là một sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Quản
trị văn phòng, em đã được thầy cô giảng dạy đồng thời qua tìm hiểu phần nào đã
biết được những đặc điểm, hoạt động của văn phòng, hiểu được thế nào là quản
trị văn phòng. Nhằm trang bị cho sinh viên nhưng kiến thức và kĩ năng trong
quá trình tổ chức và thực hiện những hoạt động, quản lí, điều hành của cơ quan
tổ chức, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức một đợt kiên tập cho sinh
viên khoa Quản trị văn phòng tại các cơ quan, đơn vị nhằm nâng cao trình độ
hiểu biết cũng như giúp sinh viên đi gần hơn với thực tế, rèn luyện thêm ý thức
làm việc đúng với phương châm mà nhà trường đã đề ra: “Học thật đi đôi với
Làm thật” và “ Học đi đôi với Hành”.
Qua đợt kiến tập này, em đã có thêm rất nhiều thông tin, kiến thức bổ ích.
Có thể tự tạo cho mình một phương thức học tập trên cơ sở thực tế cũng như qua
học hỏi. Nhờ đó mà bản thân có thể trau dồi được kiến thức nhiều hơn, năng
động hơn, khéo léo hơn.Và đó cũng là một trong những điều kiện cần thiết đối
với chuyên ngành quản trị văn phòng nói riêng và bất kì một chuyên ngành nào
khác trong các cơ quan đơn vị.Đây là một hoạt động cực kì ý nghĩa và bổ ích
cho sinh viên chúng em để phục vụ cho công tác của mình sau này.

Vũ Thị Chinh Lớp: QTVP K6C
1
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. TỔNG QUAN SƠ LƯỢC VỀ UBND HUYỆN KINH MÔN
Giới thiệu chung
Kinh Môn là một huyện của tỉnh Hải Dương, giáp với Hải Phòng và
Quảng Ninh, một huyện tương đối đặc biệt so với các huyện khác của tỉnh vốn
được mệnh danh là tỉnh nông nghiệp. Một dãy núi đất trong hệ thống núi vòng
cung Đông Triều làm xương sống của cả huyện. Về núi non, Kinh Môn cảnh trí
tương đối giống Chí Linh, nhưng Kinh Môn còn đặc biệt là có những núi đá
xanh rải rác, sông bao bọc, cánh đồng rộng lớn. Trong các sách thường phân loại
Kinh Môn là huyện bán sơn địa
Vị trí địa lý
Huyện Kinh Môn nằm ở phần lãnh thổ phía đông của tỉnh Hải Dương,
phía bắc giáp tỉnh Quảng ninh, phía đông giáp thành phố Hải Phòng, phía tây
nam giáp huyện Kim thành, phía tây bắc giáp huyện Nam sách và Chí linh của
Tỉnh Hải Dương. Huyện nằm kề bên 2 tuyến đường quốc lộ 5A và 18 là 2 tuyến
giao thông quan trọng của quốc gia và vùng trọng điểm kinh tế phía bắc. Huyện
được bao bọc và chia cắt bởi 4 song lớn (sông Kinh Môn, sông Kinh thầy, sông
Đá vách, sông Hàn mấu)
Kinh tế
+ Tốc độ tăng trưởng (KV huyện quản lý) 2001 ; 2002 tăng 10,7%/năm
(năm 2001 tăng 9,24%; 2002 tăng 12,42% đạt, dự kiến năm 2003 tăng 12,5%.
+ Cơ cấu kinh tế :
Trên địa bàn Huyện Kinh Môn năm 2002 có cơ cấu nông nghiệp 12,2%,
công nghiệp xây dựng 79%, dịch vụ 8,8%
Khu vực huyện quản lý năm 2002 là nông nghiệp 48,6%, công nghiệp-xây
dựng 25,2%, dịch vụ 26,2%. Năm 2003 dự kiến nông nghiệp 45,7%, công
nghiệp-xây dựng 27,45%, dịch vụ 26,85%. Trong nông nghiệp năm 2002 trồng
Vũ Thị Chinh Lớp: QTVP K6C

2
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trọt 56,2%, chăn nuôi-thuỷ sản 39,6%, dịch vụ 4,2%, năm 2003 dự kiến trồng
trọt 55,5%, chăn nuôi-thuỷ sản 39,9%, dịch vụ 4,6%.
Du lịch
Kinh Môn nổi tiếng với Đền Cao - là nơi thờ Hưng Đạo Vương Trần
Quốc Tuấn và danh lam thắng cảnh động Kính Chủ - nơi có nhiều hang động đá
vôi tuyệt đẹp và gắn với cuộc đấu tranh cách mạng của nhân dân Hải Dương
cũng như của Việt Nam trong thời kỳ chống ngoại xâm.
Động Kính Chủ nằm trong quần thể núi đá xanh cách An Phụ vài ba cây
số. Chắc rằng thời Lý, Kính Chủ là nơi trung tâm Phật giáo, trước khi các nhà tu
hành phát hiện ra An Tử. Chính sử chép nơi đây có 49 hang động, lầu son gác
tía. Lý Thần tông được nhà Trần cho tu ở đó, thực chất là an trí. Nay di tích này
không còn nhiều, hầu như chỉ còn phế tích. Vấn đề của Kính Chủ cũng là vấn đề
chung nan giải của cả nước.
Văn hóa - Giáo dục
Chất lượng giáo viên 48,8% giáo viên mầm non Cơ sở vật chất : 44,04%
phòng học mầm non được xây dựng kiên cố,, 94,93% phòng học tiểu học,
94,87% phòng học trung học cơ sở, 100% phòng học trung học phổ thông được
xây dựng
kiên cố cao tầng. 90,8% giáo viên tiểu học, 94,14% giáo viên trung học cơ
sở và 100% giáo viên trung học phổ thông đạt chuẩn.
Chất lượng giáo dục mọi mặt ngày càng được nâng cao tỷ lệ học sinh cuối
cấp tốt nghiệp đạt từ 98 - 100%, toàn huyện đã phổ cập song trung học cơ sở
Vũ Thị Chinh Lớp: QTVP K6C
3
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND
HUYỆN KINH MÔN
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ

CHỨC CỦA UBND HUYỆN KINH MÔN.
1. Chức năng:
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn:
a) Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm
vụ, quyền hạn sau đây:
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân huyện thông qua để trình Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt; tổ chức và
kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa 1. Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình
Hội đồng phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường
Vũ Thị Chinh Lớp: QTVP K6C
4
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân
dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban
nhân dân xã xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hội
đồng nhân dân xã về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp

luật;
Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã.
b) Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện thông qua các chương trình
khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và
tổ chức thực hiện các chương trình đó;
Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch
cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng phát triển ngành;
Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật;
Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã;
c) Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch
vụ ở các xã;
d) Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Vũ Thị Chinh Lớp: QTVP K6C
5
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;
Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện

pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở
và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
e) Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện;
Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động
thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
g) Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi
được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức
Vũ Thị Chinh Lớp: QTVP K6C
6
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ
đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế
thi cử;
Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể
thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng
cảnh do địa phương quản lý;

Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch
hoá gia đình;
Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;
tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ
thiện, nhân đạo.
h) Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại
địa phương.
i) Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Vũ Thị Chinh Lớp: QTVP K6C
7
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;

Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an
ninh, trật tự, an toàn xã hội.
k) Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban
nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo;
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,
dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số,
vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào
của công dân ở địa phương;
Vũ Thị Chinh Lớp: QTVP K6C
8
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn
giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp
luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
l) Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện;
Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân thị trấn, xã thực hiện các

biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,
tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền
và lợi ích hợp pháp khác của công dân;
Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
luật;
Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã;
m) Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ
ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân
dân theo quy định của pháp luật;
Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên;
Vũ Thị Chinh Lớp: QTVP K6C
9
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính
ở địa phương trình Hội đồng nhân dân huyện thông qua để trình cấp trên xem
xét, quyết định.
Xây dựng quy hoạch phát triển đô thị của huyện trình Hội đồng nhân dân
huyện thông qua để trình cấp trên phê duyệt;
Thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân về quy hoạch tổng thể
xây dựng và phát triển đô thị của huyện trên cơ sở quy hoạch chung, kế hoạch
xây dựng kết cấu hạ tầng kỹ thuật đô thị, biện pháp bảo đảm trật tự công cộng,

giao thông, phòng, chống cháy, nổ, bảo vệ môi trường và cảnh quan đô thị; biện
pháp quản lý dân cư đô thị và tổ chức đời sống dân cư trên địa bàn;
Thực hiện quản lý và kiểm tra việc sử dụng quỹ nhà thuộc sở hữu nhà
nước trên địa bàn theo sự phân cấp của Chính phủ; tổ chức thực hiện các quyết
định xử lý vi phạm trong xây dựng, lấn chiếm đất đai theo quy định của pháp
luật;
Quản lý, kiểm tra đối với việc sử dụng các công trình công cộng được
giao trên địa bàn; việc xây dựng trường phổ thông quốc lập các cấp; việc xây
dựng và sử dụng các công trình công cộng, điện chiếu sáng, cấp thoát nước, giao
thông nội thị, nội thành, an toàn giao thông, vệ sinh đô thị ở địa phương;
Quản lý các cơ sở văn hoá - thông tin, thể dục thể thao của thị xã, huyện
thuộc tỉnh; bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn hoá và danh
lam thắng cảnh do huyện quản lý.
3. Cơ cấu tổ chức:
Chủ tịch UBND huyện: Tiên Văn Hồng
Phó Chủ tịch UBND huyện: Trần Thị Hằng
Phó Chủ tịch UBND huyện: Nguyễn Trọng Quản
Phó Chủ tịch UBND huyện: Nguyễn Ngọc Ngung.
Vũ Thị Chinh Lớp: QTVP K6C
10
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.1. Phòng Nội vụ
Chức năng nhiệm vụ: tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng
quản lý nhà nước các lĩnh vực: Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính sự
nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành
chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường,
thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư lưu trữ nhà nước, tôn giáo; thi đua –
khen thưởng.
3.2. Phòng tư pháp
Chức năng, nhiệm vụ: tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng

quản lý nhà nước về: công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật; kiểm tra,
xử lý văn bản quy phạm pháp luật; phổ biên, giáo dục pháp luật; thi hành án dân
sự; chứng thực; hộ tịch; trợ giúp pháp lý; hòa giải ở cơ sở và các công tác tư
pháp khác
3.3. Phòng tài chính – kế hoạch
Chức năng, nhiệm vụ: tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực; tài chính, tài sản; kế hoạch và đầu tư;
đăng ký kinh doanh; tổng hợp, thống nhất quản lý về kinh tế hợp tác xã, kinh tế
tập thể.
3.4. Phòng tài nguyên và môi trường
Chức năng nhiệm vụ: tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về: tài nguyên đất; tài nguyên nước; tài nguyên khoáng sản;
môi trường; khí tượng, thủy văn; đo đạc bản đồ và biển (đối với những địa
phương có biển)
3.5. Phòng Lao động – Thương binh và xã hội
Chức năng nhiệm vụ: tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng
quản lý nàh nước về các lĩnh vực: lao động, việc làm; dạy nghề; tiền lương; tiền
công; bảo hiểm xã hội; bảo hiểm thất nghiệp; an toàn lao động; người có công;
bảo trợ xã hội; bảo vệ và chăm sóc trẻ em; phòng, chống tệ nạn xã hội; bình
đẳng giới:
Vũ Thị Chinh Lớp: QTVP K6C
11
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.6. Phòng Văn hóa và thông tin
Chức năng nhiệm vụ: tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về: văn hóa, gia đình; thể dục, thể thao; du lịch; bưu chính,
viễn thông và Internet; công nghệ thông tin, hạ tầng thông tin; phát thanh; báo
chí; xuất bản.:
3.7. Phòng giáo dục và đào tạo
Chức năng nhiệm vụ: tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng

quản lý nhà nước về các lĩnh vực giáo dục và đào tạo, bao gồm: mục tiêu,
chương trình và nội dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo
dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học và đồ chơi trẻ em; quy chế thi
cử và cấp văn bằng chứng chỉ; bảo đảm chất lượng giáo dục và đào tạo
3.8. Phòng Y tế
Chức năng, nhiệm vụ: tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về chăm sóc và bảo vệ sức khỏe nhân dân, gồm: y tế cơ sở, y
tế dự phòng; khám, chữa bệnh; phục hồi chức năng; y dược cổ truyền; thuốc
phòng bệnh, chữa bệnh cho người; mỹ phầm; vệ sinh an toàn thực phẩm; bảo
hiểm y tế; trang thiết bị y tế; dân số
3.9. Thanh tra huyện
Chức năng, nhiệm vụ: tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong phạm
vi quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân cấp huyện; thực hiện nhiệm vụ, quyền
hạn thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng theo quy
định của pháp luật.
3.10. Văn phòng HĐND và UBND huyện
Chức năng, nhiệm vụ: tham mưu tổng hợp cho UBND về hoạt động của
UBND; tham mưu, giúp UBND huyện và công tác dân tộc; tham mưu cho chủ
tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung
cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban
Vũ Thị Chinh Lớp: QTVP K6C
12
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ
thuật cho hoạt động của HĐND&UBND.
3.11. Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn
Chức năng, nhiệm vụ: tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về: nông nghiệp; lâm nghiệp, diêm nghiệp; thủy lợi; thủy sản;
phát triển nông thôn; phát triển kinh tế hộ, kinh tế trang trại nông thôn, kinh tế

hợp tác xã nông, lâm, ngư, diêm nghiệp gắn với ngành nghề, làng nghề nông
thôn trên địa bàn xã.
3.12. Phòng Công thương
Chức năng, nhiệm vụ: tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về: công nghiệp; tiểu thủ công nghiệp; thương mại; xây dựng;
phát triển đô thị; kiến trúc, quy hoạch xây dựng; vật liệu xây dựng; nhà ở và
công sở; hạ tầng kỹ thuật đô thị (gồm: cấp; thoát nước; vệ sinh môi trường đô
thị; công viên, cây xanh; chiếu sáng; rác thải, bến bãi đỗ xe đô thị); giao thông;
khoa học và công nghệ.
4. Sơ đồ tổ chức bộ máy cơ quan (phụ lục 01).
II. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC
HÀNH CHĨNH VĂN PHÒNG CƠ QUAN
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND Huyện Kinh Môn
1.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
Văn phòng tham mưu giúp HĐND-UBND huyện xây dựng, thẩm tra và
quản lý việc ban hành văn bản thuộc thẩm quyền của HĐND-UBND huyện đảm
bảo đúng chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật Nhà nước, tuân
thủ Quy chế làm việc của Thường trực HĐND và Quy chế làm việc của UBND
huyện.
Vũ Thị Chinh Lớp: QTVP K6C
13
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chuẩn bị các báo cáo về hoạt động của HĐND, UBND huyện; biên tập và
quản lí hồ sơ, biên bản các kì họp HĐND, các cuộc họp và làm việc của Thường
trực HĐND, UBND và Lãnh đạo UBND huyện, tổng hợp và thông báo kết quả
các kì họp, phiên họp của HĐND&UBND huyện; phục vụ và chuẩn bị điều kiện
cho các kì họp cả HĐND huyện.
Thực hiện công tác quản lí văn bản, lập hồ sơ, lưu trữ văn bản, hồ sơ theo
quy định của pháp luật; Tiếp nhận và quản lý các loại văn bản gửi đến
HĐND&UBND huyện, chuyển đúng đối tượng, theo dõi chặt chẽ quá trình vận

hành các văn bản, tô chức in, sao, phát hành văn bản đúng thể loại, thể thức,
thẩm quyền ban hành và gửi đúng thành phần; thực hiện chế độ trực hành chính,
trực điện thoại, fax theo quy định.
Xây dựng Chương trình, Kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm giúp
Thường trực HĐND, các ban của HĐND, UBND, lãnh đạo UBND huyện, triển
khai thực hiện và thường xuyên theo dõi, đôn đốc thực hiện Chươn trình, kế
hoạch đã xây dựng.
Theo dõi, đôn đốc HĐND, UBND các xã, thị trấn, các cơ quan chuyên
môn thuộc UBND huyện chuẩn bị các đề án và tham gia ý kiến, thẩm định nội
dung, hình thức, thể thức các đề án trước khi trình HĐND, UBND xem xét
quyết định hoặc để HĐND, UBND trình cấp có thẩm quyền quyêt định.
Tổ chức và thực hiện mối liên hệ với các cơ quan, tổ chức cấp trên, giữa
các cơ quan cùng cấp, với cấp dưới trong công tác tham mưu, phục vụ lãnh đạo
và điều hành của Thường trực HĐND, Lãnh đạo UBND huyện.
Phối hợp với Tanh tra nhà nước và các cơ quan nhà nước trong việc tiếp
công dân và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân. Phối hợp với
Thanh tr nhà nước và các cơ quan liên quan của Huyện tổ chức để chủ tịch hoặc
Phó chủ tịch UBND huyên tiếp công dân theo Luật định va theo Quy chế làm
việc của UBND huyện.
Vũ Thị Chinh Lớp: QTVP K6C
14
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đảm bảo nhu cầu hậu cần, kinh phí hoạt động, cơ sở vật chất, phương tiện
cho hoạt động của HĐND và UBND huyện, phục vụ các hội nghị, kì họp, phiên
họp của HDDND&UBND huyện.
Quản lý cán bộ, công chức, viên chức và tài sản của Văn phòng theo quy
định của Nhà nước; bồi dưỡng nâng cao trình độ về mọi mặt, tạo điều kiện để
nhân viên được học tập nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn, chủ động
tham mưu, kiến nghị Lãnh đạo HĐND&UBND về chủ trương, biện pháp để
nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho nhân viên Văn phòng, đặc biệt là

nghiệp vụ chuyên môn. Ngoài ra còn thực hiện những nhiệm vụ được giao khác
theo yêu cầu của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện.
1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng (phụ lục 02)
1.3 Số nhân sự hiện có của văn phòng và phân công nhiệm vụ của các
cá nhân trong văn phòng
1.3.1 Số nhân sự hiện có của văn phòng
1. Đ/c Nguyễn Đức Quảng - Chánh văn phòng.
2. Đ/c Nguyễn Văn tuy – Phó chánh văn phòng.
3. Đ/c Trần Văn Pha – Phó chánh văn phòng.
4. Đ/c Nguyễn Thị Đoàn – CB văn phòng.
5. Đ/c Phan Thị Gấm – Cán sự văn phòng.
6. Đ/c Nguyễn Thị Thoa – Chuyên viên văn phòng.
7. Đ/c Nguyễn Văn Tân – CB văn phòng.
8. Đ/c Nguyễn Đình Ái – CB văn phòng.
9. Đ/c Nguyễn Thành Nam – CB văn phòng.
10. Đ/c Phạm Thị Dự - Văn thư.
11. Đ/c Mạc Duy Lâm – bảo vệ.
Vũ Thị Chinh Lớp: QTVP K6C
15
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
12. Đ/c Nguyễn Thị Xoan – Cấp dưỡng.
13. Đ/c Nguyễn Thị Oanh – CBHĐ văn phòng.
14. Đ/c Nguyễn Ngọc Bằng – CBHĐ văn phòng.
15. Đ/c Nguyễn Thị Thu – CBHĐ văn phòng.
16. Đ/c Hoàng Văn Minh – CBHĐ văn phòng.
17. Đ/c nguyễn thị Hương – CBHĐ văn phòng.
1.3.2 Phân công nhiệm vụ của các cá nhân trong văn phòng
Đ/c Nguyễn Đức Quảng – Chánh văn phòng:
Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch, Phó chủ tịch HĐND, UBND huyện;
chịu trách nhiệm trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

được giao và chịu sự kiểm tra, hướng dẫn chỉ đạo về công tác chuyên môn của
Văn phòng HĐND, UBND tỉnh.
Đăng kí nội dung, bố trí làm việc của các tổ chức, cá nhân với Thường
trực HĐND và lãnh đạo UBND về các công việc liên quan thuộc thẩm quyền
quản lí của Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND huyện.
Tổ chức việc xây dựng, trình UBND huyện thông qua và
giúp UBND huyện kiểm tra, đôn đốc, tổng kết việc thực hiện Quy chế làm việc
của UBND. Giúp UBND, Chủ tịch UBND huyện tổ chứ việc thực hiện Quy chế
phối hợp công tác giữa UBND huyện với Thường trực Huyện ủy, Thường
trực HĐND, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ
quốc Việt Nam, các đoàn thể cùng cấp.
Theo dõi, nắm tình hình hoạt động chung của UBND, tổ chức việc thu
thập, tổng hợp và cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của Thường
trực HĐND huyện, của Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND huyện. Kiểm tra, đôn đốc
các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND huyện, UBND xã thực hiện các
chương trình, kế hoạch, công tác của UBND huyện.
Vũ Thị Chinh Lớp: QTVP K6C
16
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tham mưu tổ chức thực hiện bộ phận tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả
theo cơ chế “một cửa” của UBND huyện.
Tổ chức điều hành các hội nghị của HĐND&UBND huyện.
Quản lý thống nhất việc ban hành, công bố văn bản
của HĐND, UBND và Chủ tịch UBND huyện. Kiểm tra thể thức, nội dung và
thẩm quyền ban hành văn bản, kí tắt vào cuối văn bản trước khi trình Lãnh
đạo HĐND&UBND ký.Ký các văn bản thuộc thẩm quyền của Văn phòng, ký
một số văn bản của Thường trực HĐND và Lãnh đạo UBND huyện khi được ủy
quyền.
Lãnh đạo và điều hành công tác Văn phòng HĐND-UBND huyện bảo
đảm tham mưu, phục vụ thông suốt, kịp thời cho công tác chỉ đạo, điều hành

của HĐND&UBND huyện.
Trực tiếp điều hành, quản lý xe phục vụ công việc theo yêu cầu nhiệm vụ
của Thường trực HĐND, Lãnh đạo UBND, đảm bảo đúng quy chế sử dụng xe
công.
Giải quyết một số công việc cụ thể khác do Chủ tịch, Phó chủ
tịch HĐND và Lãnh đạo UBND huyện giao.
Là chủ tài khoản của cơ quan Văn phòng HĐND&UBND huyện.
Đ/c Trần văn Pha – Phó chánh văn phòng.
Giúp Chánh văn phòng điều hành, tổ chức thực hiện các công việc được
phân công và chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về các công việc được
phân công. Điều hành công việc của Văn phòng khi Chánh văn phòng vắng;
được ủy quyền ký một số văn bản của Văn phòng, của Thường trực HĐND và
Lãnh đạo UBND huyện.
Phụ trách và trực tiếp chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ sau:
Vũ Thị Chinh Lớp: QTVP K6C
17
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc tuần của Lãnh
đạo HĐND và UBND huyện, lịch trực cơ quan.
- Xây dựng báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động, báo cáo kiểm điểm công
tác chỉ đạo, điều hành của UBND huyện; báo cáo tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng,
năm và báo cáo khác của UBND huyện, theo sụ chỉ đạo của Lãnh
đạo UBND huyện.
- Biên tập, dự thảo Chỉ thị, Nghị quyết, Thông báo ý kiến chỉ đạo
của HĐND&UBND huyện, các văn bản khác của HĐND&UBND huyện về lĩnh
vực Kinh tế, Tài chính tổng hợp, nông lâm, ngư nghiệp, công nghiệp, thương
nghiệp, dịch vụ và các đơn vị thuộc khối theo chỉ đạo của Thường trực HĐND,
Lãnh đạo UBND huyện.
- Chỉnh sửa các bản dự thảo báo cáo, các văn bản hành chính khác liên
quan tới lĩnh vực kinh tế do các cơ quan đơn vị dự thảo trước khi trình Chánh

Văn phòng kí tắt.
- Dự và ghi biên bản, ghi âm các kì họp, phiên họp
của HĐND&UBND triệu tập. Điều hành các hội nghị nếu được Chánh Văn
phòng ủy quyền.
- Tham mưu các ý kiến phát biểu của Lãnh đạo HĐND&UBND tại các
kỳ họp, phiên họp, hội nghị trên cơ sở dự thảo của các ngành, cơ quan liên quan.
- Theo dõi, đôn đốc các ngành, các xã, thị trấn chuẩn bị báo cáo, đề án
và các văn bản khác trên lĩnh vực kinh tế, kịp thời phát hiện, đề xuất với lãnh
đạo biện pháp xử lí cần thiết.
- Chỉ đạo công tác xử lí văn bản đến, sao, in và chuyển đến lãnh
đạo HĐND&UBND, các cơ quan, đơn vị liên quan; ký duyệt cấp giấy in ấn tài
liệu, tem, phong bì và các loại văn phòng phẩm khác. Theo dõi công tác in ấn,
phát hành và gửi văn bản. Phụ trách công tác mua sắm Văn phòng phẩm, phô tô,
vi tính cơ quan.
Vũ Thị Chinh Lớp: QTVP K6C
18
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đ/c Nguyễn Văn Tuy – Phó chánh văn phòng.
Giúp Chánh Văn phòng điều hành, ổ chức thực hiện các công việc được
giao và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về các công việc được phân
công; được ủy quyền ký một số văn bản của Văn phòng, của Thường
trực HĐND và Lãnh đạo UBND huyện liên quan đến việc phân công.
Phụ trách và trục tiếp thực hiện các công việc sau:
- Biên tập, ban hành các văn bản Quy phạm Pháp luật, các Quyết định
của HĐND&UBND huyện và các văn bản khác thuộc lĩnh vực văn hóa – xã hội,
dân tộc, tôn giáo, an ninh, quốc phòng, thanh tra, tư pháp, thi hành án theo chỉ
đạo của HĐND&UBND huyện.
- Chỉnh sửa bản dự thảo các văn bản liên quan đến lĩnh vực văn hóa – xã
hội, dân tộc, tôn giáo, an ninh, quốc phòng do các cơ quan đơn vị thuộc khối dự
thảo. Chuẩn bị các nội dung, ý kiến phát biểu của Lãnh đạo HĐND&UBND tại

các kì họp, phiên họp, hội nghị trên cơ sở dự thảo của các ngành, cơ quan liên
quan.
- Tham mưu công tác tiếp dân, tiếp nhận, xử lý đơn thư đôn đốc giải
quyết đơn thư, tổng hợp báo cáo kết quả giả quyết đơn thư.
- Tham mưu lĩnh vực thực hiên công tác cải cách hành chính, dựng chính
quyền, quản lí đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức.
- Dự và ghi biên bản, ghi âm các kì họp, phiên họp
của HĐND&UBND huyện, các hội nghị do HĐND&UBND huyện triệu tập.
Điều hành các hội nghị nếu được Chánh Văn phòng ủy quyền.
- Phụ trách công tác văn thư, lưu trữ và theo dõi việc quản lí lưu trữ tài
liệu của cơ quan.
- Chuẩn bị các diều kiện, trang trí, khánh tiết phục vụ các kì họp, phiên
họp của HĐND&UBND, Thường trực HĐND, các ban HĐND, lãnh
đạo UBND huyện và của Văn phòng.
Vũ Thị Chinh Lớp: QTVP K6C
19
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tham mưu cho Chánh Văn phòng trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị
làm việc hậu cần phục vụ Lãnh đạo HĐND, UBND và Lãnh đạo, nhân viên văn
phòng. Trực tiếp chỉ đạo công tác phục vụ lãnh đạo HĐND&UBND, chuẩn bị
các điều kiện để Lãnh đạo HĐND&UBND, Văn phòng tiếp khách, đối nội, đối
ngoại. Giải quyết một số công việc khác theo yêu cầu của Chánh Văn phòng.
Các Cán bộ văn phòng:
Tham mưu giúp Lãnh đạo văn phòng về các lĩnh vực văn hóa, xã hội, an
ninh, quốc phòng, thường xuyên nắm bắt kịp thời ,ọi hoạt động của các phòng,
ban, ngành, giúp phó Chánh Văn phòng đôn đốc báo cáo của các ngành, HĐND-
UBND các xã, thị trấn, dự thảo báo cáo giao ban và các văn bản khác khi được
Lãnh đạo Văn phòng giao.
Trực tiếp chỉnh sửa các văn bản dự thảo của các ngành trước khi trình
Chánh Văn phòng, phó Chánh Văn phòng thẩm tra, ký tắt.

Được dự các cuộc họp do Thường trực HĐND, UBND triệu tập, liên quan
đến lĩnh vực được phân công khi được sự đồng ý của lãnh đạo HĐND&UBND,
của Lãnh đạo Văn phòng.
Trong một số trường hợp cần thiết theo yêu cầu nhiệm vụ công tác được
làm việc trực tiếp với Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện, khi được sự
đồng ý của lãnh đạo Văn Phòng, sau khi làm việc báo cáo lại kết quả công việc
với Lãnh đạo văn phòng.
Thường xuyên giữ mối liên hệ với các phòng, ban, ngành, với văn phòng
Huyện ủy; dự các cuộc họp với các ngành khi được mời hoặc khi lãnh đạo văn
phòng phân công.
Giúp phó Chánh văn phòng biên tập theo dõi đơn thư khiếu nại, tố cáo,
tiếp nhận đơn thư của các cơ quan nhà nước, tổ chức, công dân gửi
đến HĐND&UBND huyện, ghi nơi chuyển đơn thư đúng cơ quan và người có
thẩm quyền giải quyết theo sự chỉ đạo của Thường trực HĐND, lãnh
Vũ Thị Chinh Lớp: QTVP K6C
20
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đạo UBND huyện hoặc Lãnh đạo văn phòng, theo dõi, đôn đốc, tham mưu việc
giải quyết đơn thư và theo dõi việc giải quyết đơn thư của các cơ quan đơn vị,
giúp Lãnh đạo văn phòng tổng hợp công tác tiếp dân và giải quyết đơn thư khiếu
nại, tố cáo theo định kì.
Theo dõi bộ phận một của thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
của mình theo đúng chủ trương chính sách của Đảng, Pháp luật của Nhà nước
nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho nhân dân liên hệ công tác.
Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Lãnh đạo văn phòng phân công.
Bộ phận Văn thư, Lưu trữ:
Tiếp nhận, đăng kí, chuyển công văn đi, đến theo quy định của Nghị định
110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư.
Phân loại, lưu trữ tài liệu của HĐND&UBND, tài liệu của các ngành, các
cấp gửi đến.

Quản lí chặt chẽ, bí mật tài liệu; Trực điện thoại theo quy định.
Lập hồ sơ đầy đủ theo quy định để phục vụ kịp thời các yêu cầu
của HĐND&UBND và các phòng, ban ngành khai thác tài liệu và lưu trữ đúng
thời hạn quy định; xây dựng danh mục hồ sơ, cập nhật lưu trữ vào máy tính theo
yêu cầu của công tác cải cách hành chính và tin học hóa.
Quản lý và sử dụng con dấu của HĐND, UBND, Văn phòng và các loại
dấu đúng theo quy định; chỉ đóng dấu văn bản khi đã đảm bảo thể thức, nội
dung, vào số, ngày, tháng, năm và có chữ kí của Lãnh đạo đảm bảo đúng quy
trình ban hành văn bản
Hỗ trợ tạp vụ tiếp khách khi cần thiết; thực hiện một số nhiệm vụ khác
được Lãnh đạo Văn phòng phân công.
Bảo vệ:
Duy trì việc thường trực bảo vệ cơ quan 24/24 giờ hàng ngày bảo đảm an
toàn, trật tự. Hướng dẫn khách đến cơ quan vào đúng nơi làm việc và đỗ xe
đúng nơi quy định.
Vũ Thị Chinh Lớp: QTVP K6C
21
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tham mưu cho lãnh đạo trang bị, thay thế, sưa chữa, bổ sung trang thiết
bị đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao.
Thường xuyên theo dõi, kiểm tra, vận hành hệ thống điện, nước của cơ
quan, đảm bảo an toàn, hiệu quả đảm bảo đủ nước, điện cho việc hoạt động của
Lãnh đạo HĐND&UBND, Lãnh đạo và nhân Viên Văn phòng hoạt động thường
xuyên, thông suốt.
Kiểm tra hệ thống điện, nước đảm bảo an toàn cho các trang thiết bị phục
vụ hoạt động công tác của cơ quan; Tham mưu cho Lãnh đạo trong việc sửa
chữa,thay thế trang thiết bị liên quan đến lĩnh vực được phân công.
Quản lí vận hành hệ thông điện thắp sáng công cộng và nước máy sinh
hoạt bảo đảm tiết kiệm theo đúng chủ trương tiết kiệm của Đảng và Nhà nước.
Phối hợp với các bộ phận khác giải quyết công việc xung đột của cơ quan

khi được Lãnh đạo điều động.
1.4 Thống kê tên các văn bản quản lí về công tác văn thư, lưu trữ do
UBND huyện Kinh Môn ban hành: (phụ lục 03).
2. Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND
huyện Kinh Môn.
2.1 Các hình thức văn bản và số lượng ban hành trong 10 năm trở lại
đây:
T
T
Tên loại
văn bản
Số lượng
Năm
2002
Năm
2003
Năm
2004
Năm
2005
Năm
2006
Năm
2007
Năm
2008
Năm
2009
Năm
2010

Năm
2011
Năm
2012
01 Quyết
định
UBND
huyện
1289 1199 1254 1267 1193 1279 1378 1301 1296 1345 1303
Vũ Thị Chinh Lớp: QTVP K6C
22
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
02 Thông báo 145 176 159 167 198 203 374 298 295 376 356
03 Kế hoạch 31 37 29 32 41 37 53 48 59 63 58
04 Công văn 2104 1011 1127 1297 1256 1563 2786 1679 2015 2987 3012
05 Báo cáo 134 167 245 156 151 163 164 144 139 178 183
06 Giấy mời 194 201 178 132 187 104 179 211 204 198 237
07 Quyết
định của
Chủ tịch
UBND
huyện
2097 2846 2987 3012 1982 2043 2145 2369 2211 2989 3014
08 Tổng 5994 5637 5979 6063 3815 4113 5701 4749 4923 6791 8343
2.2 Sưu tầm mỗi tên loại văn bản 01 bản (phụ lục 04).
Nhận xét về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản:
Căn cứ vào Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của
Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính;
Căn cứ vào Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư.

Từ các văn bản sưu tầm được ở phần phụ lục nhận thấy rằng, hầu hết các
văn bản đều được trình bày đúng thể thức và kĩ thuật so với quy định của Nhà
nước về vấn đề soạn thảo và ban hành văn bản bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày,
định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ
chữ, kiểu chữ và các thành phần thể thức như: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức
ban hành; số, kí hiệu của văn bản; địa danh ngày, tháng năm ban hành văn bản;
Vũ Thị Chinh Lớp: QTVP K6C
23
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tên loại và trích yếu nội dung ban hành văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ
tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức, nơi nhận….
Tuy nhiên vẫn còn một số sai sót nhỏ như sau mỗi một căn cứ xuống dòng
thì phải viết dấu chấm phẩy (;), nhưng lại viết dấu phẩy (,) như vậy là sai quy
định.
Như vậy công tác soạn thảo ban hành văn bản của cơ quan hầu hết đều
đúng trình tự, thể thức theo quy định của Pháp luật hiện hành.
2.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của cơ quan:
Quy trình soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ trình tự các công
việc càn tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành.
Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xây
dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó căn cứ theo hướng dẫn
của thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính. Tuy nhiên có thể khái
quát quy trình soạn thảo văn bản bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng
đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
Bước 2: Các đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải xác
định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản.
Bước 3: Chọn tên loại văn bản.
Bước 4: Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần

soạn thảo.
Bước 5: Thu thập và xử lí thông tin.
Bước 6: Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo.
Bước 7: Duyệt bản thảo.
Bước 8: Nhân văn bản
Vũ Thị Chinh Lớp: QTVP K6C
24