Các hoạt động chính của phòng hành chính nhân sự công ty cổ phần KTC Việt Nam

Lời mở đầu
Đất nớc ta đang trên con đờng công nghiệp hoá hiện đại hóa. Nền kinh tế
chuyển dịch mạnh từ nông nghiệp sang công nghiệp và dịch vụ. Đặc biệt kể từ
khi đất nớc chúng ta gia nhập WTO thì xu thế hội nhập hoá toàn cầu ngày càng
lớn. Điều này đòi hỏi áp lực cạnh tranh giữa các doanh nghiệp cùng nghành
trong nền kinh tế cũng ngày càng mạnh hơn. Công ty cổ phần KTC Việt Nam
cũng không nằm ngoài guồng quay đó. Công ty mới bắt đầu đi vào hoạt động
đến nay đã đợc gần 4 năm do vậy trong hoạt động sản xuất kinh doanh của
Công ty có nhiều mặt thuận lợi và cũng gặp không ít những khó khăn. Qua bản
báo cáo tổng hợp trên chúng ta sẽ biết rõ thêm về tình hình hoạt động sản xuất
kinh doanh của Công ty cổ phần KTC Việt Nam.
SV: Chử Thị Thuý Hằng Lớp: HCKT- K8- QTNL
1
I. Giới thiệu tổng quát về Công ty cổ phần KTC Việt
Nam
1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Công ty cổ phần KTC Việt Nam đợc sở kế hoạch và đầu t thành phố Hà
Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty cổ phần số 0103007688
lần đầu vào ngày 12 tháng 05 năm 2005
Tên giao dịch: K.T.C VietNam Joint stock company
Tên viết tắt : K.T.C CO.,JSC
Trụ sở chính của công ty đặt tại: 227- Hà Huy Tập- thị trấn Yên Viên- Gia
Lâm- Hà Nội
Nhng sau đó để thuận tiện cho hoạt động kinh doanh công ty đã chuyển
trụ sở chính về tại: thôn Du Ngoại- xã Mai Lâm- Đông Anh- Hà Nội theo thay
đổi đăng ký kinh doanh lần 2 vào ngày 12 tháng 05 năm 2006.
Tuy mới trải qua gần 04 năm hoạt động nhng công ty đã từng bớc khẳng định
thơng hiệu của mình trên thị trờng trong nớc.
Trong quá trình xây dựng và phát triển, công ty đã không ngừng đầu t và
mở rộng công ty. Từ chỗ chỉ có một trụ sở chính đặt tại Mai Lâm- Đông Anh-
Hà Nội thì nay công ty còn mở rộng thêm ra cả các chi nhánh ở thành phố Hải

Dơng và thêm một văn phòng giao dịch ở Nguyễn Trãi- Thanh Xuân- Hà Nội.
Các chi nhánh này ngoài việc phát triển mạng lới khách hàng cho công ty mà
còn có nhiệm vụ chính là thực hiện chức năng tuyển dụng nhân viên cho công
ty.
Kế hoạch trong những năm tới, song song với việc giữ vững và phát triển
thị trờng đã có sẵn, công ty tiếp tục phát triển ra nhiều tỉnh thành phố trong cả
nớc nhằm làm tăng số lợng khách hàng và ngày càng khẳng định thơng hiệu của
công ty hơn nữa.
SV: Chử Thị Thuý Hằng Lớp: HCKT- K8- QTNL
2
2. Lĩnh vực kinh doanh và mục tiêu hoạt động của Công ty cổ phần KTC
Việt Nam
Lĩnh vực kinh doanh của công ty là:
T vấn, lắp đặt hệ thống chống trộm, báo cháy
Kinh doanh dịch vụ bảo vệ
Dịch vụ vệ sinh công nghiệp
Sản xuất, thiết kế thời trang, hàng may mặc
Buôn bán văn phòng phẩm
Dịch vụ ăn uống (không bao gồm kinh doanh quán bar)
T vấn, lắp đặt máy bộ đàm
Thi công các công trình dân dụng, giao thông cơ sở hạ tầng
Vận chuyển hành khách, vận tải hàng hoá
Cho thuê xe du lịch
T vấn đầu t (không bao gồm t vấn pháp luật)
Dịch vụ thu hồi nợ
Mặc dù công ty đăng ký kinh doanh trên nhiều lĩnh vực nh vậy nhng nhiệm vụ
chính của công ty ngay từ những ngày đầu mới thành lập là cung cấp dịch vụ
bảo vệ chuyên nghiệp, bao gồm:
- Bảo vệ con ngời: Bao gồm các hoạt động về bảo vệ sự an toàn về tính
mạng, sức khoẻ, danh dự, nhân phẩm của ngời đợc thuê bảo vệ theo hợp

đồng.
- Bảo vệ về tài sản và hàng hoá: tức là đảm bảo sự an toàn cho tài sản, hàng
hoá hợp pháp của các tổ chức, cá nhân đợc thuê bảo vệ theo hợp đồng.
- Bảo vệ an toàn cho các cơ quan doanh nghiệp Nhà nớc, t nhân trong nớc
SV: Chử Thị Thuý Hằng Lớp: HCKT- K8- QTNL
3
- Bảo vệ an toàn cho các hội chợ, các điểm vui chơi giải trí theo hợp
đồng.
Công ty sẽ trực tiếp tuyển dụng nhân viên, tự đào tạo họ có nghiệp vụ bảo vệ
thành thạo rồi từ đó cung cấp cho các khách hàng có nhu cầu thuê bảo vệ.
Những năm trớc đây thì loại hình kinh doanh này còn khá mới mẻ ở nớc ta, nh-
ng trong hai, ba năm gần đây thì loại hình kinh doanh này trở lên khá phổ biến.
Điều này đòi hỏi sự cạnh tranh trên thị trờng ngày càng khốc liệt.
Đứng trớc thách thức đó, công ty luôn đề ra mục tiêu rõ ràng cụ thể là phải luôn
cung cấp chất lợng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, không ngừng phát triển
mạng lới kinh doanh khắp các tỉnh, thành phố trong cả nớc nhằm tối đa hoá lợi
nhuận cho các cổ đông, cải thiện điều kiện làm việc và nâng cao thu nhập cho
ngời lao động.
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty:
Bảng 1.1 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Từ sơ đồ trên ta thấy cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần
KTC Việt Nam là theo mô hình trực tuyến chức năng. Với mô hình này đã cho
SV: Chử Thị Thuý Hằng Lớp: HCKT- K8- QTNL
4
Hội đồng quản trị
Ban lãnh đạo công ty
Phòng
Hành
chính-

Nhân Sự
Phòng
Kinh
Doanh
Phòng
Kế
Toán
Phòng
nghiệp
vụ
Ban
Thanh
Tra
Các
chi
nhánh
thấy sự phân chia nhiệm vụ giữa các phòng ban, tận dụng các cá nhân giỏi trong
từng lĩnh vực, tuy nhiên với mô hình này vẫn cần một đội ngũ cán bộ quản lý
giỏi, trình độ chuyên môn cao để có thể điều hành quản lý công ty có hiệu quả.
* Hội đồng quản trị quản lý chỉ đạo việc thực hiện các hoạt động kinh doanh và
các công việc của công ty trong phạm vi nhiệm vụ của mình. Hội đồng quản trị
là cơ quan có đầy đủ quyền hạn thực hiện tất cả các quyền nhân danh công ty.
* Ban lãnh đạo công ty là bộ phận lãnh đạo quản lý trực tiếp mọi hoạt động của
công ty, bao gồm tổng giám đốc, phó tổng giám đốc công ty.
- Tổng giám đốc công ty do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm. Tổng
giám đốc là ngời đại diện của công ty trớc pháp luật, thay mặt công ty chịu
trách nhiệm trớc pháp luật và trớc hội đồng quản trị về việc thực hiện nhiệm vụ
và quyền hạn đợc giao. Tổng giám đốc phải trực tiếp phát triển thị trờng, xúc
tiến và ký kết các hợp đồng kinh tế, thiết lập đờng hớng kinh doanh, đờng hớng
đối ngoại và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của công

ty.Tổng giám đốc cũng là ngời vạch kế hoạch công tác cho từng tháng, quý,
năm, giao nhiệm vụ và chỉ đạo sát xao để các bộ phận hoàn thành tốt nhiệm vụ.
- Phó tổng giám đốc đợc tổng giám đốc uỷ quyền thực hiện một số lĩnh vực cụ
thể của công ty nh: phụ trách mọi hoạt động tài chính của công ty, đảm bảo
nguồn tài chính ổn định, giải quyết các chế độ và quyền lợi của ngời lao động
theo đúng quy định hiện hành của công ty. Chịu trách nhiệm trớc pháp luật và
trớc tổng giám đốc về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ đợc giao.
* Phòng hành chính nhân sự: gồm có trởng phòng và các nhân viên trong
phòng. Đây là bộ phận có chức năng quản lý hành chính nhân sự, quản lý và lu
trữ các hồ sơ dữ liệu, công văn đi đến, văn bản lu, quản lý hồ sơ nhân sự, con
dấu. Phòng hành chính nhân sự tổ chức thực hiện các hoạt động tuyển dụng
nhân sự, mua sắm sửa chữa các trang thiết bị phục vụ công việc, quản lý và đề
xuất thực hiện các quy định về phúc lợi cho toàn thể cán bộ nhân viên trong
công ty, chịu trách nhiệm trớc Ban giám đốc về kết quả làm việc của phòng
mình.
SV: Chử Thị Thuý Hằng Lớp: HCKT- K8- QTNL
5
* Phòng Kinh doanh: gồm trởng phòng và các nhân viên dới quyền. Đây là bộ
phận có nhiệm vụ lập kế hoạch chiến lợc kinh doanh cho công ty và các kế
hoạch cụ thể cho từng giai đoạn cụ thể trong chiến lợc phát triển của công ty.Tổ
chức thực hiện tốt công tác tiếp thị với khách hàng, quan hệ chặt chẽ với phòng
Nghiệp vụ để lên phơng án bảo vệ cụ thể cho từng mục tiêu, tham mu cho lãnh
đạo trong các cuộc đàm phán với khách hàng. Chịu trách nhiệm trớc Ban giám
đốc về kết quả làm việc của phòng mình.
* Phòng kế toán: gồm trởng phòng và các nhân viên dới quyền. Đây là bộ phận
có chức năng quản lý vấn đề tài chính của công ty. Quyết toán thuế theo quy
định, báo cáo hàng tháng tới Phó Giám Đốc một cách trung thực, chính xác,
theo dõi thu chi chặt chẽ chỉ xuất tiền khi đã có đầy đủ chữ ký, đôn đốc công nợ
với khách hàng, làm lơng và trả lơng cho cán bộ nhân viên chính xác và đúng
ngày. Giải quyết các chế độ Bảo hiểm xã hội và Bảo hiểm y tế cho ngời lao

động, giải quyết các chế độ cho các bộ phận khác theo sự chỉ đạo của Ban giám
đốc, tham mu cố vấn các khoản chi phí bất hợp lý cho lãnh đạo. Chịu trách
nhiệm trớc Ban giám đốc về kết quả làm việc của phòng mình.
* Phòng nghiệp vụ: gồm 01 trởng phòng, 02 phó phòng trong đó 01 phó phòng
phụ trách về nghiệp vụ làm việc tại mục tiêu và 01 phó phòng phụ trách việc
đào tạo nghiệp vụ ban đầu cho nhân viên, và các nhân viên trong phòng. Đây là
bộ phận trực tiếp quản lý Chỉ huy trởng tại các mục tiêu (các điểm mà khách
hàng thuê bảo vệ), đôn đốc chỉ đạo sát xao việc thực hiện các nhiệm vụ và duy
trì nội quy kỷ luật của công ty. Trực tiếp có mặt tại mục tiêu để chỉ đạo giải
quyết các vụ việc phát sinh trong quá trình cung cấp dịch vụ. Bộ phận này cũng
đảm nhiệm công tác đào tạo cho các nhân viên mới vào về các mặt nghiệp vụ
nh: Nội quy lao động công ty, Điều lệnh vũ trang, Võ thuật, Ngoại ngữ giao
tiếp, Phòng cháy chữa cháy, Pháp luật chính trị, Nghiệp vụ bảo vệ. Quản lý
nhân viên chặt chẽ trong thời gian huấn luyện. Chịu trách nhiệm trớc Ban giám
đốc về kết quả làm việc của phòng mình.
SV: Chử Thị Thuý Hằng Lớp: HCKT- K8- QTNL
6
* Ban thanh tra: gồm 05 ngời- trởng ban và các thanh tra viên. Đây là bộ phận
kiểm tra giám sát, đôn đốc toàn bộ các hoạt động của nhân viên tại mục tiêu để
phát hiện xử lý, uốn nắn, nhắc nhở với những nhân viên vi phạm. Có quyền đình
chỉ bất cứ nhân viên nào nếu xét thấy mức độ hành vi có thể gây nguy hại cho
công ty. Tham gia công tác xét khen thởng, kỷluật và các nhiệm vụ khác theo
sự chỉ đạo của công ty. Chịu trách nhiệm trớc Ban giám đốc về kết quả làm việc
của phòng mình.
* Các chi nhánh: hiện nay công ty mới có 01 chi nhánh ở TP.Hải Dơng và 01
văn phòng đại diện ở Thanh Xuân. Các đơn vị trực thuộc này hoạt động trên cơ
sở tuân thủ nội quy của công ty và tuân thủ theo pháp luật, có chức năng chính
là thực hiện việc tuyển dụng nhân sự đầu vào cho công ty, bên cạnh đó phát
triển thơng hiệu mạng lới kinh doanh cho công ty, chịu trách nhiệm trớc Tổng
giám đốc và trớc pháp luật về tình hình hoạt động của đơn vị mình.

4. Đặc điểm nguồn vốn của công ty
Ngay từ ngày đầu thành lập số vốn điều lệ của công ty là: 5.000.000.000
đồng (Năm tỷ đồng việt nam). Trải qua quá trình hoạt động kinh doanh và để
đáp ứng sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trờng thì hiện nay số vốn điều
lệ của công ty đã lên 9.500.000.000 đồng (Chín tỷ năm trăm triệu đồng việt
nam). Trong đó 100% vốn thuộc sở hữu các cổ đông sáng lập và góp vốn.
SV: Chử Thị Thuý Hằng Lớp: HCKT- K8- QTNL
7
5. Đặc điểm sản phẩm và cơ cấu lao động của công ty
* Đặc điểm sản phẩm:
Điểm khác biệt so với các công ty ngoài nghành đó là sản phẩm sản xuất
kinh doanh của công ty không phải là hàng hoá có thể mua bán trao đổi trên thị
trờng mà sản phẩm của công ty là những nhân viên đợc đào tạo bài bản và có
trình độ nghiệp vụ bảo vệ chuyên nghiệp nhất. Quá trình cung cấp nhân viên tới
khách hàng đợc tiến hành nh sau:
Đầu tiên cán bộ tuyển dụng sẽ đi tuyển mộ nhân viên từ khắp các tỉnh
thành trong cả nớc, sau đó thực hiện việc sơ tuyển (xem có đủ chiều cao,cân
nặng hay không?), nếu đạt hình thức nhân viên sẽ nộp hồ sơ và tham gia khoá
đào tạo về nghiệp vụ bảo vệ trong vòng 2 đến 3 tháng, kết thúc khoá học toàn
bộ nhân viên sẽ làm bài kiểm tra cuối khóa, nếu đạt nhân viên sẽ đợc ra mục
tiêu thực tập một tuần, rồi sau đó nhận công việc chính thức.
* Đặc điểm cơ cấu lao động:
Lao động của công ty đều có sự thay đổi qua các năm:
Chỉ tiêu
Năm 2006
(ngời)
Năm 2007 (ng-
ời)
Năm 2008 (ng-
ời)

1. Trình độ
Trên Đại học 0 0 0
Đại học- Cao Đẳng 15 22 30
THCN 10 25 27
Cha qua đào tạo 100 90 90
Qua đào tạo nghiệp vụ 20 55 90
2. Độ tuổi
18-30 100 135 157
31-50 35 50 75
>50 10 7 5
3. Giới tính
Nữ 10 20 25
Tổng 145 192 237
Bảng I.2 Cơ cấu lao động công ty
Nguồn: Phòng Hành chính- nhân sự
SV: Chử Thị Thuý Hằng Lớp: HCKT- K8- QTNL
8