Bài giảng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý

ỨNG DỤNG CNTT TRONG
QUẢN LÝ
Mục tiêu bài học
-
Cung cấp những tri thức cơ bản về CNTT
-
Những lưu ý trong đầu tư ứng dụng CNTT
1. Sự phát triển của thời đại thông tin
N«ng
nghiÖp
C«ng
nghiÖp
Th«ng tin
Thêi gian Tríc
1800
1800 –
1957
1957 - nay
Lao ®éng
chÝnh
N«ng d©n C«ng nh©n
xÝ nghiÖp
C«ng nh©n
trÝ thøc
C«ng cô
lao ®éng
Dông cô
cÇm tay
M¸y mãc CNTT
2. CNTT làm biến đổi xã hội
(Theo báo cáo của Uỷ ban tư vấn về CNTT của Tổng

thống Mỹ)
2.1. CNTT biến đổi cách thức giao tiếp: Hàng tỷ người
trên thế giới truy cập Internet hàng ngày, tiến hành
trao đổi thương mại, trò chuyện trực tuyến với bạn
bè, người thân trên khắp thế giới. Thông qua nối
mạng có 3 loại dịch vụ chính: (i) Dịch vụ thư tín;
(ii) dịch vụ các nhóm thư tín; (iii) Dịch vụ danh
sách thư tín – mailing list). Dự báo đến năm 2010
có khoảng 1 tỷ người nối mạng trên toàn thế giới.
Thách thức: Mọi thành viên trong xã hội cần tận dụng
các thành tựu hiện đại của truyền thông điện tử
trong giao tiếp như thế nào, tránh lợi dụng phục vụ
mục đích riêng.
2.2. CNTT biến đổi cách thức sử dụng thông tin
•
Việc sao chép, tiếp cận thông tin,dữ liệu thuận tiện
thông qua máy tính, có thể lựa chọn trình bày dữ liệu
theo ý mình (bảng, biểu, sơ đồ…) làm tăng thêm giá
trị và sự hiểu biết thấu đáo.
Thách thức: (i) Phải cải tiến phương pháp truy cập dữ
liệu, giao diện người – máy phù hợp cho đối tượng
chuyên và không chuyên; (ii) các thách thức liên quan
đến sở hữu trí tuệ, luật bản quyền, các mô hình kinh
doanh thực tiễn…
2.3. CNTT biến đổi cách thức học tập
•
Bất cứ cá nhân nào cũng có thể tham gia các chương
trình học tập trực tuyến với các phương pháp và
chương trình phù hợp nhất với từng cá nhân, mọi
người đều có thể tiếp cận với những kho tàng tài liệu

giáo dục.
Thách thức: (i) phải tăng cường hạ tầng CNTT, xây
dựng các ứng dụng đơn giản; (ii) cần hiểu sâu sắc ảnh
hưởng của CNTT trong GD-ĐT để sử dụng một cách
có hiệu quả; (iii) có thể dẫn đến triệt tiêu vai trò của
giáo viên
2.4. CNTT biến đổi bản chất thương mại
•
Làm thay đổi phương thức mua-bán: Khách hàng có
thể tiếp xúc với các công ty dễ dàng dù đang ở đâu,
người tiêu dùng có thể đi chợ trên mạng và yêu cầu
các sản phẩm phù hợp với mình, chuyển giao hàng
đến tận tay… Theo các nhà kinh tế học dự báo, thế kỷ
XXI doanh số kinh doanh trên mạng sẽ lên tới 6.000
tỷ USD/năm, chiếm khoảng 20% các dạng thức kinh
doanh khác.
Thách thức: độ tin cậy của mạng truyền thông, của máy
tính và các phần mềm ứng dụng.
2.5. CNTT biến đổi bản chất công việc
•
Nơi làm việc không bị hạn chế về mặt không gian, địa
lý, thậm chí cả đang đi trên đường. 245.000 người ấn
Độ làm thuê cho các công ty (đặc biệt các công ty
thuế) của các nước phát triển ngay trên đất ấn. Tại
Mỹ sẽ có khoảng 15 triệu công nhân làm việc từ xa
(telecom-muters) trong thập kỷ tới nhờ tăng năng suất
và cơ cấu mềm dẻo.
Thách thức: (i) Tăng cường mạng cao tốc, phát triển
phần mềm để làm việc nhóm có hiệu quả; (ii) đổi mới
phương thức quản lý và điều hành hiện nay.

2.6. CNTT biến đổi cách thức chăm sóc y tế
•
Các chuyên gia sử dụng phương pháp hội ý
qua video và cảm nhận từ xa để phỏng vấn,
thậm chí khám bệnh; phẫu thuật với sự trợ
giúp của máy tính cho phép quan sát quá trình
phẫu thuật; người bệnh có thể tiếp cận thông
tin y-sinh từ các thư viện số về y học.
Thách thức: Bí mật thông tin cá nhân, công nghệ
robot và các phương pháp trực quan từ xa cần
tăng cường để hỗ trợ cho phẫu thuật từ xa.
2.7. CNTT biến đổi cách thức thiết kế và xây
dựng
•
Thông qua các chương trình mô phỏng của
máy tính có thể biểu diễn chính xác các đặc
thù của hệ thống được xây dựng.
Thách thức: Cần có các quá trình sản xuất liên
kết như qui trình, lập kế hoạch, đặt hàng, giá
thành… với các mạng máy tính để kịp thời
thay đổi sản phẩm phù hợp yêu cầu cụ thể của
khách hàng.
2.8. CNTT biến đổi cách nghiên cứu
•
Việc nghiên cứu được tiến hành trong các phòng thí
nghiệm ảo, trong đó các nhà khoa học có thể thực
hiện công việc thường lệ của họ như tiếp xúc với
đồng nghiệp, có thể tiếp cận thư viện số, dữ liệu ở bất
kỳ đâu cho phép có được thông tin từ những công
trình NC mới nhất.

Thách thức: Các vấn đề trở nên phức tạp và mang tính
liên ngành cao hơn. Điều này tạo ra lợi thế cho các
quốc gia giàu trí tuệ và là thách thức to lớn đối với
các quốc gia nghèo chất xám chất lượng cao
2.9. CNTT biến đổi chính phủ
•
Những dịch vụ và thông tin chính quyền trở
nên dễ tiếp cận với công dân, các loại đơn từ
có thể được điền, gửi đến nơi cần thiết và thu
nhận bằng con đường điện tử, đơn giản thủ tục
hành chính.
Thách thức: Phải có mạng máy tính và phần
mềm mạnh, tăng cường hệ thống dữ liệu tính
năng cao và các công cụ để định vị và hiển thị
dữ liệu.
3. Bốn đặc điểm của thời đại thông tin
•
Số người tham gia vào việc xử lý thông tin nhiều hơn
tổng số người trong 2 ngành NN và CN cộng lại
•
Trong thời đại thông tin thành công không chỉ đơn
thuần phụ thuộc biết dùng máy tính mà phụ thuộc
nắm bắt thấu đáo các nguyên tắc của CNTT, khả năng
của công nghệ thông tin và hạn chế của nó
•
Thời đại CNTT biến đổi các công cụ lao động và qui
trình lao động trước đây theo hướng hiệu quả, năng
suất.
•
CNTT được nhúng ghép vào hầu hết các dịch vụ và

sản phẩm xã hội làm tăng giá trị hàng hóa và dịch vụ
4. Bốn chức năng của CNTT
•
Thu thập: quá trình lấy dữ liệu để dùng cho các công
việc sau này (ví dụ mượn sách, mua vé máy bay…)
•
Xử lý: liên quan trực tiếp đến máy tính bao gồm các
tác vụ như chuyển đổi, phân tích, tính toán, tổng hợp
dữ liệu
•
Lưu cất: thông tin được lưu trữ trong các vật mang tin
(đĩa từ, đĩa quang) mà máy tính có thể đọc được và
chuyển đổi về trạng thái gốc.
•
Truyền: chuyển thông tin từ vị trí này sang vị trí khác
5. Bốn ưu thế của CNTT
•
Tốc độ cao: Đó là đặc trưng của máy tính có thể thực
hiện hàng tỷ thao tác/giây.
•
Nhất quán: được thực hiện trước sau như một không
phụ thuộc thời tiết, sức khỏe, tác động môi trường…
•
Chính xác: cho phép trong khoảng khắc nhận ra các
sai sót mà con người không nhận biết được nhờ các
thuật tóan
•
ổn định: trong các lần tính toán khác nhau, từ một giá
trị đầu vào bao giờ cũng chỉ có một giá trị đầu ra.
6. Ba thành phần của CNTT

(i) Máy tính: là thiết bị điện tử dùng để nhận, xử lý, lưu cất và
hiển thị thông tin. Máy tính hiểu theo nghĩa rộng gồm phần
cứng, phần mềm và thông tin
(ii) Mạng truyền thông: cho phép liên kết tức là gửi và nhận
thông tin qua mạng truyền thông
(iii) Know-how: biết làm điều gì đó cho tốt. Know-how gồm:
-
Quen với các công cụ của CNTT
-
Có kỹ năng cần thiết để sử dụng các công cụ này
-
Hiểu cách thức dùng CNTT để giải quyết vấn đề. K-H gồm
con người, các qui trình nghiệp vụ và phần mềm ứng dụng.
7. Bốn loại người sử dụng CNTT
-
Người dùng trực tiếp: sử dụng máy tính và phương tiện truyền
thông một cách trực tiếp (lập trình viên, kỹ sư máy tính…-
được đào tạo về CNTT)
-
Người dùng gián tiếp: sử dụng các kết quả máy tính tạo ra như
báo cáo, các thông điệp điện tử, các trình chiếu… (đa số là các
cán bộ lãnh đạo)
-
Quản đốc CNTT: chỉ đạo trực tiếp nhóm người làm việc với
CNTT. Cần có kỹ năng, kiến thức về CNTT
-
CIO (Chief Information Officer) – quản trị bậc cao - được
đánh giá là cố vấn cao cấp cho giám đốc điều hành của tổ
chức. CIO là người đề xuất cơ cấu phù hợp cho ứng dụng
CNTT trong tổ chức. Tương đương phó giám đốc ở các doanh

nghiệp lớn.
Một số lưu ý khi đầu tư ứng dụng
CNTT
•
Trường hợp nghiên cứu điển hình
Các nguyên nhân dẫn đến thiếu hiệu
quả trong ứng dụng CNTT vào quản lý
(i) Lãnh đạo chưa thực sự bắt tay vào việc
(ii) Thiếu sự tham gia của những người liên
quan
(iii) Yêu cầu ứng dụng CNTT được mô tả sơ
lược và không đầy đủ
(iv) Mong muốn phi thực tế
(v) Các đối tác hợp tác không chặt chẽ
ỨNG DỤNG CNTT TRONG CỎC
CƠ QUAN GD&ĐT – NHỮNG
THÀNH CỤNG
•
Đã đầu tư cơ sở vật chất tin học (máy
tính, phần mềm, xây dựng mạng nội bộ…)
•
Đã xây dựng cơ sở dữ liệu giáo dục
•
Đã có trang web riêng (đặc biệt các
trường ĐH)
•
Đội ngũ cán bộ được đào tạo tin học cơ
bản và nâng cao
•
Đã có nhiều ứng dụng CNTT vào công tác

giảng dạy và quản lý
ứng dụng CNTT trong giảng dạy
•
Nhiều trường phổ thông đã được trang bị máy vi tính và
thiết bị ngoại vi
•
Tin học là môn học tự chọn (không bắt buộc) ở tiểu học,
môn tự chọn bắt buộc ở THCS, môn bắt buộc ở THPT
(2 tiết/tuần)
•
Nhiều phần mềm đã được thiết kế và ứng dụng có hiệu
quả (phần mềm quản lý GDPT, hỗ trợ xếp thời khoá
biểu, hệ thống E-learning)
•
Giáo viên đã ứng dụng CNTT trong soạn giáo án điện tử
•
Bước đầu hình thành cơ sở dữ liệu giáo án điện tử để
có thể chia sẻ, dùng chung.
Ví dụ ứng dụng CNTT trong giáo dục tại Anh quốc:
•
Cấp trung học trung bình được đầu tư 198 máy tính PC
và 53 máy tính xách tay/trường
•
Tỉ lệ nối mạng ở tiểu học là 96%, trung học là 99,8%.
•
CNTT được ứng dụng trong tất cả các môn học chứ
không phải là một môn riêng biệt; không dạy học sinh
phổ thông lập trình phần mềm – đây là công việc của
các chuyên gia hoặc các trường trung học chuyên
nghiệp

•
Máy chiếu có ở mọi phòng học
•
Các trường phổ thông kể cả tiểu học đều có phòng đa
phương tiện (multimedia).
ỨNG DỤNG CNTT TRONG CỎC
CƠ QUAN GD&ĐT – MỘT SỐ HẠN
CHẾ
-
Thiết bị được đầu tư không đồng bộ
-
Chưa có phần mềm hợp pháp hóa và có bản quyền và việc sử
dụng các phần mềm khác nhau dẫn đến việc không tương thích
trong chia sẻ thông tin giữa các bộ phận
-
Việc sử dụng các phần mềm khác nhau dẫn đến sự không tương
thích trong chia sẻ thông tin
-
Việc sử dụng các dịch vụ thông qua mạng Internet và mạng diện
rộng chưa nhiều
-
Ý thức và việc đào tạo người sử dụng chưa được quan tâm thỏa
đáng
-
Không đủ ngân sách chi thường xuyên cho bảo dưỡng, nâng cấp,
phát triển và hỗ trợ hệ thống
Hạn chế về nguồn nhân lực cho phát triển CNTT ở
Việt Nam
-
Thiếu kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm

-
Thiếu kỹ năng trình bày, làm việc theo qui trình
-
Xu hướng thích bắt chước, làm theo hơn là
sáng tạo
-
Khả năng ngoại ngữ yếu.
Đây là những vấn đề đặt ra cho giáo dục???
•
Website
T¹i TP HCM chi phÝ trung b×nh cho thiÕt kÕ 1
trang web lµ 130 triÖu ®ång, kinh phÝ duy tr×
ho¹t ®éng lµ 60 triÖu ®ång/n¨m.
HiÖn nay cã 62/64 UBND tØnh/TP cã trang web,
trong ®ã chØ cã 49 trang cßn sèng, cßn l¹i lµ
lay l¾t v× kh«ng ®îc ch¨m sãc, bÞ bá hoang v×
kh«ng cã th«ng tin.
Thảo luận:
•
Anh/chị hãy phân tích những yếu tố ảnh
hưởng đến việc ứng dụng thành công CNTT
vào công tác quản lý? (lấy ví dụ từ thực tiễn cơ
quan/nhà trường nơi anh/chị đang công tác)