Bài giảng kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới
KĨ NĂNG
GIAO TIẾP HIỆU QUẢ
Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới
Nội dung
–
Giao tiếp là gì?
–
Tai sao chúng ta phải giao tiếp và chúng ta giao
tiếp ra sao?
–
Những rào cản đối với giao tiếp
–
Chia sẻ suy nghĩ của mình
–
Nhận thông tin từ người khác
–
Đưa ra những phản hồi có tính xây dựng
–
Ngôn ngữ hình thể
Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới
Giao tiếp là gì?
•
Theo bạn, giao tiếp là gì, bạn định nghĩa
nó thế nào?
Hãy suy nghĩ và viết ra suy nghĩ của bạn
trong vài phút…
Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới
Giao tiếp
•
Giao tiếp được định nghĩa là sự trao đổi tư

tưởng hay ý kiến thông qua các biểu tượng
chung (shared symbol); ví dụ như lời nói,
ngôn từ, câu viết…
•
Một số từ đồng nghĩa/gần nghĩa/liên quan đến
giao tiếp: thông điệp, hướng dẫn, cách nói, liên
hệ, trao đổi, thảo luận, nói chuyện, khuyên
bảo…
Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới
Bốn khía cạnh của giao tiếp
–
Người gửi (Sender)
–
Người nhận (Receiver)
–
Thông tin (Information)
–
Hình vi (Behavior)
Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới
• Trong bất cứ một tình huống giao tiếp
nào:
–
Người gửi là người đưa ra thông điệp
–
Người nhận là người mà thông điệp hướng
tới
–
Thông điệp được gửi đi nhằm truyền đạt
thông tin
–

Information is meant to change behavior
Bốn khía cạnh của giao tiếp
Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới
Những dấu hiệu chung
•
Thử suy nghĩ về dấu hiệu ASAP khi gửi
email. Ý nghĩa thực sự của nó là gì?
•
Suy nghĩ về sự biến đổi của ý nghĩa
trong các hoàn cảnh như trong slide
sau…
Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới
•
Ý nghĩa của ASAP sẽ thay đổi ra sao trogn các
tình huống sau?…
–
Có ai đó từ bộ phận khác gọi. Anh ta cần thông tin
chi tiết ASAP; nhưng lúc đó bạn cũng đang rất bận
rồi.
–
Một đồng nghiệp nhờ bạn giúp một phần việc của
anh ta. Cố ấy cần bạn ASAP. Nhưng bạn có một việc
khác cần hoàn thành trước giờ nghỉ trưa.
–
Sếp trực tiếp của bạn yêu cầu bạn đánh máy giúp
một văn bản ASAP, nhưng bạn đã có cả núi việc cần
phải hoàn thành.
Những dấu hiệu chung
Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới
–

Có ai đó từ bộ phận khác gọi. Anh ta cần
thông tin chi tiết ASAP; nhưng lúc đó bạn
cũng đang rất bận rồi.
–
“ASAP” có lẽ sẽ là: “Khi nào tôi làm xong
hết công việc của mình và nếu tôi có thời
gian thì tôi sẽ xem đến yêu cầu của anh.
Icó thể là mai hay mốt.”
Những dấu hiệu chung
Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới
–
Một đồng nghiệp nhờ bạn giúp một phần
việc của anh ta. Cố ấy cần bạn ASAP.
Nhưng bạn có một việc khác cần hoàn
thành trước giờ nghỉ trưa
–
ASAP có lẽ là: “Sau khi xong việc của tôi,
tôi sẽ giúp cô vào buổi chiều”.
Những dấu hiệu chung
Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới
–
Sếp trực tiếp của bạn yêu cầu bạn đánh
máy giúp một văn bản ASAP, nhưng bạn
đã có cả núi việc cần phải hoàn thành.
–
ASAP có lẽ sẽ là: “Tôi sẽ làm việc đó ngay
và hoàn thành các việc khác sau”
Những dấu hiệu chung
Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới
•

Ý nghĩa của ASAP có thể đổi từ “vài ngày” cho
đến “ngay lập tức”
•
Nhiều từ ngữ khác cũng có ý nghĩa không rõ
ràng/mờ đối với các đối tượng/trường hợp khác
nhau.
•
Những dấu hiệu “chung” không hẳn lúc nào
cũng chung. Thông điệp gửi đi không phải là
thông điệp nhận được.
Những dấu hiệu chung
Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới
Hiểu sai!
Bộ phận mua
hàng đặt
Bộ phận thiết kế Bộ phận triển khai
Trưởng phòng yêu
cầu
Mô tả của bộ
phận marketing
Cái mà nhân viên
thực sự muốn
Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới
Tại sao chúng ta phải giao tiếp?
•
Bạn nghĩ sao về câu hỏi này?
Dành vài phút để suy nghĩ và viết ra suy
nghĩ của bạn…
Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới
•

Chúng ta giao tiếp để:
• Chia sẽ tư tưởng và ý kiến
•
Đưa phản hồi cho người khác
•
Tìm thông tin từ người khác
• Tìm kiếm quyền lực và ảnh hưởng
•
Xây dựng quan hệ xã hội
•
Duy trì phogn cách cá nhân và văn hóa
• Và nhiều mục đích khác …
Tại sao chúng ta phải giao tiếp?
Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới
•
Nghĩ về những cách giao tiếp khả dĩ…
Dành vài phú để suy nghĩ…
Chúng ta giao tiếp như thế nào?
Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới
•
Chúng ta giao tiếp và xây dựng quan hệ
với nhau thông qua:
–
Nói
–
Viết
–
Nghe
–
Ngôn ngữ không lời

–
Âm nhạc, nghệ thuật…
Chúng ta giao tiếp như thế nào?
Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới
Lựa chọn phương tiện
•
Tùy thuộc vào hoàn cảnh, phương tiện này
có thể hữu hiệu hơn phương tiện khác:
–
Trực tiếp (gặp mặt): người với người
–
Trực tiếp (gặp mặt): họp, nhóm nhỏ
–
Trực tiếp (gặp mặt): trình bày, báo cáo, nhóm lớn
–
Thư
–
Thông báo
–
Ghi chú
–
Email
–
Voicemail
Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới
•
Các yếu tố cần xem xét khi lựa chọn
phương tiện:
–
Điều mà bạn (người gửi) muốn đạt được là

gì?
–
Người nhận cần hay muốn biết gì?
–
Mức độ quan trọng, chi tiết của thông tin
trong thông điệp
–
Bạn muốn ảnh hưởng đến hành vi nào và
như thế nào
Lựa chọn phương tiện
Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới
•
Bạn giao tiếp như thế nào trong các tình
huống sau…
–
Một sự thay đổi về tổ chức
–
Giới thiệu một nhân viên mới
–
Thay đổi chức năng, phận sự của một ai đó
–
Phê phán một việc gì đó
–
Những điểm cần chú ý từ một cuộc họp
Dành vài phút để suy nghĩ…
Lựa chọn phương tiện
Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới
Rào cản/trở ngại trong giao tiếp
•
Những rào cản nào luôn luôn xuất hiện

trong mọi trường hợp?
Dành vài phút để suy nghĩ…
Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới
•
Một số trở ngại tiêu biểu:
–
Quá trình không rõ ràng: người gửi và
người nhận không cùng chung ngôn ngữ,
tiếng lóng, biệt ngữ, từ vựng, dấu hiệu
–
Chuỗi truyền tin: có thể có quá nhiều cấp
truyền đạt nằm giữa người gửi và người
nhận
–
Qui mô của tổ chức, khoảng cách về địa lý
–
Những giới hạn cá nhân: khả năng, tuổi
tác, trình độ học vấn…
Rào cản/trở ngại trong giao tiếp
Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới
•
Những trở ngại khác:
–
Bản tính con người: cái “tôi”, thành kiến, truyền thống,
thói quen
–
Xung đột về ý kiến, mục tiêu và cảm xúc:
Khi con người cảm nhận vấn đề khác
nhau, họ sẽ không hiểu cùng một cách
–

Sức mạnh: Ý tưởng cho rằng kiến thức là
sức mạnh có khi làm hình thành nên rào
cản về thông tin
Rào cản/trở ngại trong giao tiếp
Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới
Chia sẻ ý kiến, quan điểm
•
Tại sao và khi nào cần chia sẻ quan
điểm?
Dành vài phút suy nghĩ…
Công ty Tư vấn & Đào tạo Quản Lý Mới
Những khó khăn trong chia sẻ
quan điểm
•
Ngại ngùng
•
Sợ bị từ chối
•
Sức ép từ xung quanh
•
Suy nghĩ không đủ trật tự
•
Chống đối từ người khác
•
Khuyết tật
•
Phải đương đầu với những người quá
khích