Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ tin học An Việt

Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Thầy Trần Đức
Vinh
MỤC LỤC
SVTH: Lê Thị Thùy
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Thầy Trần Đức
Vinh
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT
01 CP Cổ phần
02 TNHH Trách nhiệm hữu hạn
03 GTGT Giá trị gia tăng
04 TSCĐ Tài sản cố định
05 KD Kinh doanh
06 TK Tài khoản
07 TGNH Tiền gửi ngân hàng
08 GVHB Giá vốn hàng bán
09 CKTM Chiết khấu thương mại
10 DTT Doanh thu thuần
11 CPBH Chi phí bán hàng
SVTH: Lê Thị Thùy
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Thầy Trần Đức
Vinh
DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU
SVTH: Lê Thị Thùy
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Thầy Trần Đức
Vinh
LỜI MỞ ĐẦU
Trong điều kiện khi sản xuất gắn liền với thị trường thì chất lượng sản phẩm
về cả mặt nội dung và hình thức đều rất quan trọng và trở nên cấp thiết hơn bao giờ
hết đối với doanh nghiệp.Tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả kinh
tế là cơ sở để doanh nghiệp tồn tại và phát triển vững chắc trong nền kinh tế thị
trường có sự cạnh tranh.

Xuất phát từ đòi hỏi của nền kinh tế tác động mạnh đến hệ thống quản lý nói
chung và kế toán nói riêng cũng như vai trò cấp thiết của kế toán bán hàng, qua thời
gian thực tập tại Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ tin học An Việt em đã
chọn đề tài:“Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần thương mại và
dịch vụ tin học An Việt” cho chuyên đề tốt nghiệp của mình.
Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề gồm 3 chương:
Chương I: Đặc điểm và tổ chức hoạt động bán hàng của Công ty Cổ
phần thương mại và dịch vụ tin học An Việt.
Chương II: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần thương
mại và dịch vụ tin học An Việt.
Chương III:.Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần thương
mại và dịch vụ tin học An Việt.
Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy Trần Đức Vinh
cùng với sự giúp đỡ của các cán bộ kế toán trong Công ty Cổ phần thương mại và
dịch vụ tin học An Việt đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này.
Em xin chân thành cảm ơn!
SVTH: Lê Thị Thùy
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Thầy Trần Đức
Vinh
CHƯƠNG 1
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY
CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TIN HỌC AN VIỆT
1.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần thương mại và dịch
vụ tin học An Việt
Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ tin học An Việt tuy mới thành lập
vào năm 2007 nhưng đã được nhiều người biết đến với các sản phẩm công nghệ
thông tin đa dạng nhiều chủng loại mẫu mã.
1.1.1. Danh mục hàng bán của Công ty CP thương mại và dịch vụ tin học An Việt
Danh mục sản phẩm của Công ty CP thương mại và dịch vụ tin học An Việt
khá đa dạng về chủng loại và mẫu mã.

Một số mặt hàng chủ yếu của Công ty được thể hiện trong bảng sau:
Bảng 1.1: Danh mục hàng bán
Nhóm hàng Tên chi tiết hàng hóa
A B C
1. Máy tính xách tay Acer Aspire
• Acer Aspire E1 432
• Acer Aspire E1 532
• Acer Aspire V5 431
• Acer Aspire E1 470
• …
Acer Aspire S series
( Ultrabook)
• Acer Aspire S3 391
Asus X series
• Asus X201 series
• Asus X401 series
• Asus X402 series
• Asus X501 series
• Asus X45 series
• Asus X55 series
• Asus X450 series
• Asus X550CA series
• …
Asus K series
• Asus K45A series
• Asus K45VD series
• Asus K45VM series
SVTH: Lê Thị Thùy 1
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Thầy Trần Đức
Vinh

• Asus K55A series
• Asus K55VD series
• Asus K46CA series
• …
Asus N Series
• Asus N56VZ
• Asus N46VZ
… …
Dell Insprion
• Dell Inspiron 3421 series
• Dell Inspiron 3521 series
Dell Vostro
• Dell Vostro 2420 - 2421 series
• Dell Vostro 3360 series
• Dell Vostro 3460 series
• Dell Vostro 3560 series
• Dell Vostro 5460 series
Lenovo Sleekbook
• Lenovo Sleekbook S400 59-345154
• Lenovo Sleekbook S400 59-345154
• …
Lenovo Essential G
series
• Lenovo G400
• Lenovo G 410
• Lenovo G510
Lenovo Ideapad Z
series
• Lenovo Z400
… …

2. Máy tính đồng bộ Desktop Acer
• PC Acer Aspire XC600 (008)
• PC Acer Aspire XC600 (006)
LCD Acer
• …
Desktop Dell
• Dell Optiplex 3010MT-3220
• Dell Inspiron 660ST 6H0F816
• Dell Inspiron 660MT 9H0F66
• …
LCD Dell
• …
….
• …
3. Phụ kiện latop Ram
• DDR3 1gb bus 1333
• DDR2 1gb bus 800 Kingston
• …
HDD
• HDD Hitachi 320GB Sata 5400rpm
• HDD Hitachi 500Gb Sata 5400rpm
• HDD Toshiba 500Gb Sata 5400rpm
Adapter
• Asus 19V-3.42A
• Dell 19V-1.58A
• Acer 19V-3.16A
• …
Bàn phím Latop
• Keyboard Acer Aspire
SVTH: Lê Thị Thùy 2

Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Thầy Trần Đức
Vinh
4710,4720,4910, 5520,5710
• Keyboard Asus A3A, A3E, A3H,
A4, A7, R20, M9
• …
Mouse
• Acer Laser Mouse MG-0766
• Chuột không dây Dell VM 112
• …
…. …
4. Phần mềm Hệ điều hành
• WINDOWS STARTER 7 GJC-
00116
• WINDOWS PRO 7 32-bit (FQC-
01166)
• …
Phần mềm ứng dụng
• Vietkey 2000
• Phầm mềm từ điển tra nhanh
• Office Basic SB Pro H/s 2007 W3
EN intl DSP
• Office 2007
• Office Basic 2007 W32 EN 1pk
DSP OEI w/OfcProTri
… …
5. Âm thanh cá nhân Máy nghe nhạc
• Máy nghe nhạc WALKMAN
NWZ-B172F/B
• Máy nghe nhạc WALKMAN

NWZ-B172F/P
• Máy nghe nhạc WALKMAN
NWZ-B163F/P (4GB, màu hồng)
• …
Máy nghe CD
• CD Radio Cassetle Sony CFD-
S07CP/B
• CD Radio Cassetle Sony ZS-
PS30CP
Máy thu âm …
6.Máy ảnh kỹ thuật số … …
7. Máy quay phim … …
8. Tivi sony … …
1.1.2. Thị trường của Công ty CP thương mại và dịch vụ tin học An Việt
Hiện nay, thị trường của Công ty chủ yếu là ở Hà Nội, Bắc Ninh và một số
tỉnh thành ở phía Bắc.
- Hà Nội bao gồm các khách hàng như:
 Công ty Cổ phẩn thương mại dịch vụ Quang Minh
SVTH: Lê Thị Thùy 3
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Thầy Trần Đức
Vinh
 Công ty TNHH Thái An
 Công ty Cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ Nghĩa Hưng
 Công ty TNHH Thái Vinh
 Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ quốc tế Gia Nguyễn
 ….
- Bắc Ninh bao gồm các khách hàng như:
 Công ty TNHH Hà Quảng
 Công ty TNHH Thương mại Hưng Phát
 ….

- Hưng Yên bao gồm các khách hàng sau:
 Công ty TNHH Kỹ thuật điện tử Cetech
 Công ty TNHH TM và Dịch Vụ Điện Tử HTV Việt Nam
 …

*Thị phần của các thị trường:
- Thị trường Hà Nội: 49%
- Thị trường Bắc Ninh: 22%
- Thị trường Hưng Yên: 12%
- Thị trường Hải Phòng: 9%
- 8% doanh thu còn lại là từ các thị trường nhỏ lẻ như: Vĩnh Phúc, Thái
Nguyên, Thái Bình, Thanh Hóa, Nghệ An…
1.1.3. Phương thức bán hàng của Công ty CP thương mại và dịch vụ tin học An Việt
Hiện nay, Công ty đang thực hiện phương thức bán hàng chính là phương
thức bán hàng trực tiếp, trong đó có hai hình thức chủ yếu là bán buôn và bán lẻ
hàng hoá. Cụ thể như sau:
SVTH: Lê Thị Thùy 4
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Thầy Trần Đức
Vinh
* Phương thức bán buôn: Công ty CP thương mại và dịch vụ tin học An Việt bán
buôn hàng hóa cho các đơn vị, các công ty thương mại, cá nhân mua để tiếp tục bán
lại hay các dự án với số lượng và giá trị lớn.
Phương thức bán buôn mà công ty áp dụng chủ yếu là phương thức bán buôn
qua kho theo hình thức chuyển hàng. Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng kinh
tế hay đơn đặt hàng, Công ty xuất kho hàng hóa, dùng phương tiện vận tải đi thuê
ngoài chuyển hàng đến kho của người mua hoặc địa điểm quy định trong hợp đồng.
Ngoài ra, Công ty còn áp dụng phương thức bán buôn vận chuyển thẳng. Theo
hình thức này, Công ty sau khi mua hàng, nhận hàng mua không đưa về nhập kho
mà chuyển bán thẳng cho bên mua. Công ty thường bán buôn vận chuyển thẳng đối
với những khách hàng quen thuộc, điều này giúp Công ty tiết kiệm được chi phí vận

chuyển, bốc dỡ, tránh ứ đọng hàng hóa.
* Phương thức bán lẻ: Công ty bán hàng hóa trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc
các tổ chức, các đơn vị mua vào mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Đối với các khách
hàng lẻ thường không ký hợp đồng kinh tế mà mua theo đơn đặt hàng, khách hàng
đến mua hàng tại phòng trưng bày và bán sản phẩm của công ty hoặc khách lấy
hàng qua điện thoại, qua website của Công ty và thường là lấy số lượng hàng không
lớn, mặt hàng không đa dạng, số lần giao dịch không được thường xuyên.
Căn cứ theo mối quan hệ thanh toán với khách hàng thì Công ty có các
phương thức bán hàng sau:
* Bán hàng theo phương thức thu tiền ngay: Phương thức này thường được áp
dụng với những khách lẻ, khách hàng không thường xuyên và những khách hàng có
khả năng thanh toán luôn. Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc thanh
toán bằng chuyển khoản.
* Bán hàng theo phương thức trả chậm không tính lãi(bán chịu): Phương thức
này thường được áp dụng đối với các khách mua hàng với số lượng lớn, các khách
hàng thường xuyên, có uy tín. Khi nhận hàng khách hàng phải thanh toán số tiền
nhất định, phần còn lại thanh toán chậm trong một khoảng thời gian nhất định được
SVTH: Lê Thị Thùy 5
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Thầy Trần Đức
Vinh
quy định trong hợp đồng kinh tế hay đơn đặt hàng đã ký kết. Đây là phương thức
thanh toán chiếm tỷ trọng lớn tại Công ty.
* Bán hàng theo phương thức trả góp: Công ty áp dụng hình thức này đối với
những khách hàng không có khả năng thanh toán một lần như: sinh viên, người đi
làm, chủ hộ kinh doanh trên địa bàn Hà Nội, Bắc Ninh, Hải Phòng, Hải Dương,
Thái Nguyên, Thái Bình, Thanh Hóa, Nghệ An. Theo hình thức này, người mua
phải thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua với một số tiền nhất định, số tiền
còn lại phải trả hàng tháng và phải chịu một lãi suất nhất định.
1.2. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần thương mại
và dịch vụ tin học An Việt

Cơ chế thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, đòi hỏi các doanh nghiệp để
tồn tại trong điều kiện này cần phải có sự điều hành quản lý hoạt động sản xuất kinh
doanh nói chung và quản lý bán hàng nói riêng một cách hiệu quả để có thể đứng
vững trên thị trường và ngày càng phát triển. Muốn quản lý tốt và kinh doanh có
hiệu quả các bộ phòng ban trong công ty không những phải phát huy vai trò chức
năng của mình mà còn phải có sự kết hợp chặt chẽ với nhau.
Với sự định hướng đúng đắn của ban lãnh đạo Công ty, cùng với sự nỗ lực
nhiệt tình, hỗ trợ nhau trong công tác quản lý bán hàng của toàn bộ nhân viên trong
các phòng ban Công ty, đến nay Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ tin học An
Việt đã có được vị trí trên thị trường cũng như thương hiệu trong lĩnh vực công
nghệ thông tin.
Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy quản lý
SVTH: Lê Thị Thùy 6
Giám đốc
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Thầy Trần Đức
Vinh
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ hỗ trợ
*Chức năng nhiệm vụ của các cá nhân, bộ phận liên quan đến công tác
bán hàng tại Công ty
Giám đốc: Là người kiểm tra cuối cùng các hợp đồng kinh tế hay đơn đặt
hàng do phòng kinh doanh trình lên, kiểm tra các sổ sách tổng hợp và ký xác nhận
và đóng dấu.
Phòng Kinh doanh: Là bộ phận chuyên thực hiện giao dịch với khách
hàng: tư vấn về sản phẩm, hướng dẫn về phương thức bán hàng, giao hàng, thanh
toán và những quyền lợi mà người mua sẽ được hưởng khi ký kết hợp đồng; là
phòng có chức năng nhiệm vụ là nghiên cứu thị trường, khách hàng, tìm hiểu đối
tác kinh doanh, theo dõi quản lý tiêu thụ, tham mưu cho Ban Giám đốc các chiến
lược kinh doanh ngắn hạn và dài hạn; nghiên cứu triển khai các dự án phát triển,
xây dựng kế hoạch mặt hàng.

Phòng Kỹ thuật: Phụ trách vấn đề kỹ thuật của các sản phẩm của Công ty
bán ra, thực hiện các dịch vụ đối với khách hàng khi có yêu cầu như dịch vụ bảo
hành sản phẩm, duy trì sự hoạt động của hệ thống máy tính và mạng trong Công ty,
thống kê tình hình sản phẩm hỏng trên thị trường, đánh giá nguyên nhân hỏng, định
kỳ báo cáo với Giám đốc nhằm có những đánh giá tốt nhất về chất lượng sản phẩm
của Công ty bán ra nhằm đưa ra những phương án kinh doanh tốt nhất trong từng
thời điểm và vấn đề chọn lựa nhà cung cấp, đề xuất với Công ty các giải pháp kỹ
SVTH: Lê Thị Thùy 7
Phó giám đốc
Kinh doanh
Phó giám đốc
Tài chính
Phòng
kỹ
thuật
Bộ
phận
bán lẻ
Kho
hàng
hoá
Phòng
Tài
chính
kế
toán
Phòng
kinh
doanh
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Thầy Trần Đức

Vinh
thuật để duy trì và củng cố chất lượng sản phẩm…
Phòng Tài chính - Kế toán: Có nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu
cho Giám đốc trong công tác quản lý tài chính – kế toán của Công ty. Ghi chép, tính
toán, phản ánh chính xác, trung thực đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ bán hàng phát
sinh và tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Lập các
báo cáo liên quan đến kế toán bán hàng cho Ban Giám đốc. Phân tích thông tin số
liệu kế toán, tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và ra quyết
định của Ban giám đốc Công ty.
Kho: Lưu trữ hàng hoá của Công ty nhằm đáp ứng sự hoạt động của Công
ty, đề ra các phương án nhập hàng hoá, quản lý sản phẩm, hàng hoá. Tìm kiếm
các nhà cung cấp các thiết bị linh kiện và kiểm tra chất lượng sản phẩm nhằm tạo
ra cho Công ty có một hệ thống các nhà cung cấp giúp ban Giám đốc lựa chọn
khi có yêu cầu.
Bộ phận bán lẻ: Đáp ứng cho nhu cầu của khách hàng tìm đến Công ty giao
dịch mua bán hàng hoá nhưng ở số lượng ít tạo ra cho khách hàng một tâm lý nhanh
chóng khi tìm đến Công ty giao dịch ở số lượng ít và không thường xuyên, bộ phận
bán lẻ có nhiệm vụ đáp ứng cho khách hàng các yêu cầu về hàng hoá và chất lượng
sản phẩm cũng như giá cả khi có yêu cầu, tư vấn, đánh giá và đề ra các phương án
thu hút khách hàng tự tìm đến Công ty.
1.3. Đặc điểm hệ thống tài khoản và sổ kế toán của Công ty Cổ phần thương
mại và dịch vụ tin học An Việt
1.3.1. Đặc điểm hệ thống tài khoản kế toán
Hiện nay, Công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán cho các doanh nghiệp
vừa và nhỏ theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài
chính.
SVTH: Lê Thị Thùy 8
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Thầy Trần Đức
Vinh
Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng phương pháp kê khai

thường xuyên.
Bảng 1.2: Danh mục tài khoản Công ty đang sử dụng
STT Số hiệu TK STT Số hiệu TK
1 111 18 335
2 112 19 338
3 131 20 341
4 133 21 353
5 138 22 411
6 141 23 418
7 142 24 421
8 153 25 511
9 156 26 515
10 211 27 521
11 214 28 632
12 242 29 635
13 311 30 642
14 315 31 711
15 331 32 811
16 333 33 821
17 334 34 911
SVTH: Lê Thị Thùy 9
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Thầy Trần Đức
Vinh
1.3.2. Đặc điểm hệ thống sổ kế toán
Hình thức sổ kế toán Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ tin học An
Việt đang sử dụng là hình thức Nhật ký chung, với hệ thống sổ sách phù hợp như sổ
nhật ký chung, các sổ cái, các sổ thẻ kế toán chi tiết. Toàn bộ công việc kế toán tại
công ty đều được thực hiện trên máy tính thông qua hệ thống phần mềm FAST
ACCOUNTING.
Bảng 1.3: Danh mục sổ kế toán được sử dụng tại Công ty

STT TÊN SỔ
1 Sổ Nhật ký chung
2 Sổ cái
3 Sổ quỹ tiền mặt
4 Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt
5 Sổ tiền gửi ngân hàng
6 Sổ chi tiết tiền vay
7 Thẻ kho
8 Sổ kế toán chi tiết hàng hóa
9 Sổ chi tiết công nợ
10 Sổ chi tiết bán hàng
11 Bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa
12 Sổ Tài sản cố định
13 Sổ theo dõi chi tiết nguồn vốn kinh doanh
14 Sổ chi tiết các tài khoản
… …
*Trình tự ghi sổ:
(1) Căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra đảm bảo tính hợp pháp,
hợp lí tiến hành lập định khoản và ghi trực tiếp vào Nhật kí chung theo thứ tự thời
gian và quan hệ đối ứng tài khoản. Riêng đối với những chứng từ liên quan đến các
đối tượng kế toán chi tiết cần hạch toán chi tiết thì đồng thời ghi vào các sổ chi tiết
(2) Đối với các chứng từ gốc liên quan đến tiền mặt thủ quỹ ghi vào sổ quỹ,
cuối ngày chuyển sổ quỹ và chứng từ gốc cho kế toán, kế toán căn cứ vào đó tổng
hợp số liệu và lập định khoản sau đó ghi vào Nhật ký chung
(3) Hàng ngày căn cứ vào các bút toán đã ghi trên Nhật kí để ghi vào Sổ cái
các tài khoản
SVTH: Lê Thị Thùy 10
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Thầy Trần Đức
Vinh
(4) Cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết để lập Bảng tổng hợp chi tiết và căn

cứ vào các Sổ cái để lập Bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản.
(5) Sau khi đối chiếu số liệu căn cứ vào Sổ cái các tài khoản và các sổ chi tiết
liên quan để lập các Báo cáo kế toán
* Khái quát sơ đồ trình tự ghi sổ:
Sơ đồ 1.2 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TIN HỌC AN VIỆT
SVTH: Lê Thị Thùy 11
Chứng từ gốc
Sổ, thẻ kế toán chi
tiết
Sổ Nhật ký chung
Bảng tổng hợp chi
tiết
Bảng cân đối số phát
sinh
Báo cáo tài chính
Sổ cái
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Thầy Trần Đức
Vinh
2.1. Kế toán doanh thu
Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ tin học An Việt là công ty thương
mại nên doanh thu từ bán hàng hóa là nguồn thu chủ yếu và chiếm tỷ trọng lớn nhất
của Công ty. Doanh thu của Công ty liên tục tăng trong những năm gần đây làm cho
lợi nhuận và vốn chủ sở hữu cũng tăng lên, góp phần làm tăng thêm tính tự chủ về

tài chính của Công ty.
2.1.1. Chứng từ và thủ tục kế toán
* Chứng từ kế toán và thủ tục kế toán được Công ty quy định tương đối rõ ràng cụ
thể, mỗi phương thức bán hàng khác nhau thì những chứng từ và thủ tục kế toán
tương ứng cũng có những đặc trưng riêng.
Các chứng từ sử dung bao gồm:
 Hợp đồng kinh tế
 Đơn đặt hàng
 Hóa đơn GTGT ( Mẫu 01GTKT3/001)
 Phiếu thu ( Mẫu 01-TT)
 Giấy báo Có
 …
* Quy trình luân chuyển chứng từ theo từng phương thức bán hàng:
 Phương thức bán buôn
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng bộ phận kinh
doanh lập hợp đồng kinh tế, nhân viên kế toán kho lập phiếu xuất kho và biên bản
bàn giao hàng hóa chuyển cho thủ kho.
Thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ phát sinh giao cho nhân viên bán hàng để
ghi hóa đơn GTGT và chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ trên cơ sở chứng từ gốc
là hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu tại gốc
Liên 2: Giao cho khách hàng
Liên 3: Lưu tại phòng Tài chính – Kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT và các chứng từ gốc kế toán tiến hành nhập số
SVTH: Lê Thị Thùy 12
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Thầy Trần Đức
Vinh
liệu vào phân hệ phần mềm máy tính Fast Accounting. Sau đó phần mềm sẽ tự động
kết chuyển ghi vào sổ chi tiết bán hàng cho các mặt hàng tiêu thụ, bảng tổng hợp
chi tiết bán hàng, sổ cái TK 5111.

NV1: Ngày 03/01/2013: Công ty nhận được yêu cầu của khách hàng mua 15
máy tính xách tay Dell. Sau khi phòng kinh doanh làm việc với khách hàng về giá
cả điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng phòng kinh doanh nhận được đơn
đặt hàng của công ty CP Thương mại Dịch vụ Quang Minh như sau:
Biểu mẫu 2.1: Đơn đặt hàng
ĐƠN ĐẶT HÀNG
Ngày 03 Tháng 01 Năm 2013
Công ty/ đơn vị mua hàng: Công ty CP Thương mại Dịch vụ Quang Minh
SVTH: Lê Thị Thùy 13
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Thầy Trần Đức
Vinh
Địa chỉ: Số 20, Thái Hà, P. Trung Liệt, Q. Đống Đa, TP. Hà Nội
MST: 0103161182 Điện thoại: 043.5373701.
Người liên hệ: Nguyễn Đình Hoàng
Công ty/ đơn vị bán hàng: Công ty CP thương mại và dịch vụ tin học An Việt
Địa chỉ: Số 8 – Tổ 31 – Mai Dịch – Cầu Giấy – Hà Nội.
MST: 0102325416 Điện thoại: 043.5377848
Chúng tôi đề nghị Quý Công ty giao cho chúng tôi 15 máy tính xách tay chủng
loại như sau:
STT Tên thiết bị
Thời gian
bảo hành
ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Laptop Dell Vostro
3360 V523312UDDDR
12 tháng Chiếc 10 12,681,818 126,818,180
2 Laptop Dell Vostro
2421 W522106UDDDR
black
12 tháng Chiếc 5 7,545,455 37,727,275

Cộng 164,545,455
Thuế GTGT 10% 16,454,545
Tổng cộng 181,000,000
- Thời hạn giao hàng: Ngay sau khi hai bên ký hợp đồng.
- Hình thức thanh toán: Chuyển tiền vào tài khoản.
-Tỷ giá thanh toán là tỷ giá bán ra của ngân hàng Ngoại thương Việt Nam tại
thời điểm xuất hoá đơn.
- Địa điểm giao hàng: Tại địa chỉ của bên mua
Xác nhận Bên mua hàng
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Xác nhận Bên bán hàng
(Ký, ghi họ tên)
Khi nhận được đơn đặt hàng bộ phận kinh doanh sẽ làm hợp đồng và chuyển
đơn đặt hàng cho bộ phận kế toán kho viết phiếu xuất kho và Biên bản giao nhận
hàng hoá. Cụ thể:
Biểu mẫu 2.2: Hợp đồng kinh tế
HỢP ĐỒNG KINH TẾ
Số: /HĐ-KT
- Căn cứ Bộ Luật dân sự được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông
qua ngày 14/06/2005;
SVTH: Lê Thị Thùy 14
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Thầy Trần Đức
Vinh
- Căn cứ Luật thương mại nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày
27/06/2005, có hiệu lực ngày 01/01/2006;
- Căn cứ vào đơn đặt hàng (hoặc sự thực hiện thoả thuận của hai bên)
Hôm nay, ngày 03 tháng 01 năm 2013, tại Hà Nội, chúng tôi gồm có:
BÊN A: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ QUANG MINH
- Địa chỉ: Số 20, Thái Hà, P. Trung Liệt, Q. Đống Đa, TP. Hà Nội
- Điện thoại: 043.5373701 Fax:

- Tài khoản số : 1022030024085 Mở tại : OCEANBANK Thái Thịnh
- Mã số thuế: 0103161182
- Đại diện là: Ông Trần Quang Minh Chức vụ: Giám Đốc
BÊN B: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TIN HỌC AN VIỆT
- Địa chỉ: Số 8 – Tổ 31 – Mai Dịch – Cầu Giấy – Hà Nội
- Điện thoại: 043.5377848 Fax: 043.5377853
- Tài khoản số : 1440211043055 Mở tại : NH Techcombank chi nhánh Thăng Long, PGD
Đống Đa
- Mã số thuế: 0102325416
- Đại diện là: Nguyễn Văn Sự Chức vụ: Giám đốc
Hai bên thống nhất thoả thuận nội dung hợp đồng như sau:
Điều 1: Nội dung hợp đồng
Bên B đồng ý bán, Bên A đồng ý mua thiết bị bao gồm máy tính, linh kiện máy
tính do bên B phân phối đảm bảo cho việc vận hành.
Bên B thực hiện bán hàng bao gồm cả việc cung cấp sản phẩm chính, phụ kiện, vận
chuyển đến địa chỉ do bên A yêu cầu với số lượng và đơn giá như sau:
STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Laptop Dell Vostro 3360 Chiếc 10 13,950,000 139,500,000
2 Laptop Dell Vostro 2421 black Chiếc 05 8,300,000 41,500,000
Cộng 181,000,000
Tổng giá trị bằng chữ: Một trăm tám mươi mốt triệu đồng chẵn./.
(Giá trị hợp đồng trên là giá đã bao gồm các loại thuế)
SVTH: Lê Thị Thùy 15
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Thầy Trần Đức
Vinh
Bên A được hưởng 2% chiết khấu thương mại trên giá trị hợp đồng.
Điều 2: Chất lượng và quy cách hàng hoá
Bên B đảm bảo cung cấp thiết bị đúng chủng lại, đảm bảo thiết bị mới 100%,
nguyên đai nguyên kiện.
Điều 3: Phương thức giao nhận

1. Bên B giao hàng hoá cho bên A theo đúng tiến độ triển khai do hai bên thỏa
thuận.
2. Phương tiện vận chuyển và chi phí vận chuyển do bên B chịu.
3. Quy định lịch giao nhận hàng hoá mà bên A không đến nhận hàng thì phải chịu
chi phí lưu kho bãi, ca xe theo thực tế.
4. Khi mua hàng bên mua có trách nhiệm kiểm nhận phẩm chất, quy cách hàng tại
chỗ. Nếu phát hiện hàng thiếu hoặc không đúng tiêu chuẩn chất lượng lập biên bản tại chỗ
yêu cầu bên bán xác nhận.
Trường hợp giao nhận hàng hoá theo nguyên đai nguyên kiện, nếu bên mua sau khi
trở về nhập kho mới phát hiện có vi phạm thì phải lập biên bản gọi cơ quan trung gian
kiểm tra đến xác nhận và phải gửi đến bên bán trong vòng 01 ngày kể từ khi lập biên bản.
Sau 15 ngày nếu bên bán đã nhận được biên bản mà không có ý kiến gì coi như đã chịu
trách nhiệm bồi thường lô hàng đó.
5. Mỗi lô hàng khi giao nhận phải có đầy đủ phiếu xác nhận chất lượng bằng phiếu
hoặc biên bản kiểm nghiệm.
Điều 4: Bảo hành hoặc hướng dẫn sử dụng hàng hoá
1. Bên bán có trách nhiệm bảo hành chất lượng và giá trị sử dụng các lô hàng cho
bên mua trong thời gian là 12 tháng.
2. Bên bán phải cung cấp đủ mỗi đơn vị hàng hoá một hướng dẫn sử dụng (nếu có).
Điều 5: Phương thức thanh toán
Hình thức thanh toán: Chuyển tiền vào tài khoản
Trong vòng 3 ngày kể từ ngày Hợp đồng có hiệu lực, Bên Mua có nghĩa vụ đặt cọc
số tiền: 36.200.000đ ( Ba mươi sáu triệu hai trăm nghìn đồng chẵn./.) tương đương với
20% tổng giá trị hợp đồng.
SVTH: Lê Thị Thùy 16
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Thầy Trần Đức
Vinh
Trong vòng 30 ngày kể từ ngày giao hàng, Bên Mua có nghĩa vụ thanh toán số tiền
144.800.000đ
Điều 6: Trách nhiệm vật chất trong việc thực hiện hợp đồng

1. Hai bên cam kết thực hiện nghiêm túc các điều khoản đã thoả thuận trên, không
đơn phương thay đổi hoặc huỷ bỏ hợp đồng, bên nào không thực hiện hợp đồng hoặc đơn
phương đình chỉ hợp đồng mà không có lý do chính đáng thì sẽ bị phạt 12% tổng giá trị
hợp đồng.
2. Bên nào vi phạm các điều khoản về thời gian giao hàng, thanh toán, số lượng sẽ
phải chịu phạt 0.02%/ngày chậm thực hiện.
Điều 7: Thủ tục giải quyết tranh chấp hợp đồng
Hai bên cần chủ động thông báo cho nhau tiến độ thực hiện hợp đồng. Nếu có vấn
đề gì bất lợi phát sinh các bên phải kịp thời thông báo cho nhau biết và tích cực bàn bạc
giải quyết.
Trường hợp các bên không tự giải quyết được mới đưa vụ tranh chấp ra toà án.
Điều 8: Hiệu lực của hợp đồng
Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày được hai bên ký và đóng dấu.
Hợp đồng này được lập 03 bản có giá trị như nhau, bên B giữ 02 bản bên A giữ 01
bản để thực hiện.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
Biểu mẫu 2.3: Biên bản giao nhận hàng
Công ty CP thương mại và dịch vụ tin học An Việt
Địa chỉ: Số 8 – Tổ 31 – Mai Dịch – Cầu Giấy – Hà Nội
MST: 0102325416 Số CT: 380568
BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG
Ngày:03/01/2013
SVTH: Lê Thị Thùy 17
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Thầy Trần Đức
Vinh
Số HĐ: 0027259
Khách hàng: Cty CP Thương mại Dịch vụ Quang Minh MST: 0102325416
Địa chỉ giao hàng: Số 20, Thái Hà, P. Trung Liệt, Q. Đống Đa ĐT: 043.5377848
Diễn giải: Bán hàng thanh toán ngay
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản

STT Loại thiết bị
Thời gian
bảo hành
ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Lap top Dell Vostro 3360 12 tháng Chiếc 10 12,681,818 126,818,180
2
Laptop Dell Vostro 2421
black
12 tháng Chiếc 05 7,545,455 37,727,275
Cộng 164,545,455
Thuế GTGT 10% 16,454,545
Tổng cộng 181,000,000
Số tiền bằng chữ: Một trăm tám mươi mốt triệu đồng chẵn./.
Người nhận tiền Người nhận hàng Người giao Thủ kho Người lập phiếu
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Sau khi đã bàn giao hàng hoá cho khách hàng. Dựa vào Biên bản giao nhận
hàng có đầy đủ chữ ký, kế toán tiến hành xuất hoá đơn GTGT để giao cho khách
hàng. Hoá đơn GTGT có thể giao cùng hoặc sau khi đã giao hàng hoá.
Biểu mẫu 2.4: Hóa đơn GTGT
HÓA ĐƠN
Mẫu số: 01GTKT3/001
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Ký hiệu: AV/12P
Liên 3: Nội bộ
Số: 0027259
Ngày 03 tháng 01 năm 2013
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TIN HỌC AN VIỆT
Mã số thuế: 0102325416
Địa chỉ: Số 8 – Tổ 31 – Mai Dịch – Cầu Giấy – Hà Nội
SVTH: Lê Thị Thùy 18

Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Thầy Trần Đức
Vinh
Số tài khoản: 1440211043055 tại NH Techcombank chi nhánh Thăng Long
Điện thoại: 043.5377848 Fax: 043.5377853
Họ và tên người mua hàng: Anh Hoàng
Tên đơn vị: Công ty CP Thương mại Dịch vụ
Quang Minh
Mã số thuế:
Địa chỉ: Số 20, Thái Hà, P. Trung Liệt, Q. Đống Đa, TP. Hà Nội
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Số tài khoản:
STT Tên hàng hoá,
dịch vụ
Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1
Máy tính xách tay Dell Vostro 3360
V523312UDDDR
Chiếc 10 12,681,818 126,818,180
2
Dell Vostro 2421 W522106UDDDR
black
Chiếc 5 7,545,455 37,727,275
Cộng tiền hàng: 164,545,455
Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 16,454,545
Tổng tiền thanh toán: 181,000,000
Số tiền bằng chữ: Một trăm tám mươi mốt triệu đồng chẵn./.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, đóng dấu ghi họ tên)

 Phương thức bán lẻ
Đối với bán lẻ khách hàng đến giao dịch trực tiếp tại cửa hàng, nhân viên
bán hàng tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, tư vấn về hàng hoá, giá cả, chất lượng
cho khách hàng được biết.
NV2: Ngày 15/01/2013 có bán cho khách lẻ Nguyễn Thị Nga một máy tính
xách tay Lenovo Sleekbook giá bán có thuế GTGT là 9,950,000đ. Khách hàng
SVTH: Lê Thị Thùy 19
0 1 0 3 1 6 1 1 8 2
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Thầy Trần Đức
Vinh
thanh toán ngay bằng tiền mặt.
Sau khi tư vấn cho khách hàng về giá cả chất lượng của các loại sản phẩm
Laptop, khách hàng đồng ý mua hàng, nhân viên bán hàng điền yêu cầu của khách
vào Đơn đặt hàng. Kế toán kho viết phiếu xuất và thủ kho tiến hàng xuất hàng theo
đơn đặt hàng. Mẫu đơn đặt hàng như sau:
SVTH: Lê Thị Thùy 20
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Thầy Trần Đức
Vinh
Biểu mẫu 2.5: Đơn đặt hàng
ĐƠN ĐẶT HÀNG
Ngày 15 Tháng 01 Năm 2013
Công ty/ đơn vị mua hàng: Nguyễn Thị Nga
Địa chỉ: Số 23, Tổ 10, Tập thể A34, thị trấn Cầu Diễn, H.Từ Liêm, Hà Nội
MST: Điện thoại: 0989924703
Người liên hệ: Nguyễn Thị Nga
Công ty/ đơn vị bán hàng: Công ty CP thương mại và dịch vụ tin học An Việt
Địa chỉ: Số 8 – Tổ 31 – Mai Dịch – Cầu Giấy – Hà Nội.
MST: 0102325416 Điện thoại: 043.5377848
Tôi đề nghị Quý Công ty giao cho tôi 01 máy tính như sau:
STT Tên thiết bị

Thời gian bảo
hành
ĐVT
Số
lượng
Đơn giá Thành tiền
1
Máy tính xách tay Lenovo
Sleekbook 59-345154 12 tháng Chiếc 01 9,045,455 9,045,455
Cộng 9,045,455
Thuế GTGT 10% 904,545
Tổng cộng 9,950,000
- Thời hạn giao hàng: 15/01/2013
- Hình thức thanh toán: Thanh toán bằng tiền mặt ngay sau khi nhận hàng.
- Địa điểm giao hàng: Tại cửa hàng bên bán
Xác nhận Bên mua hàng
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Xác nhận Bên bán hàng
(Ký, ghi họ tên)
Sau khi kế toán kho viết phiếu xuất kho, thủ kho xuất hàng, nhân viên bán
hàng giao hàng cho khách đồng thời viết hóa đơn GTGT như sau:
Biểu mẫu 2.6: Hóa đơn GTGT
SVTH: Lê Thị Thùy 21