sáng kiến kinh nghiệm quản lý văn bản đi, đến bằng phương pháp đóng tập văn bản ở trường TH trường xuân 2

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BÁO CÁO TÓM TẮT
SÁNG KIẾN, CẢI TIẾN ĐỀ NGHỊ XÉT CÔNG NHẬN
DANH HIỆU CHIẾN SĨ THI ĐUA CẤP HUYỆN
_____________
Kính gửi: Ban thi đua – Khen thưởng huyện
I. SƠ LƯỢC BẢN THÂN
- Họ và tên: Lê Vũ Bình

Năm sinh: 1983

- Trình độ chuyên môn nghiệp vụ:
- Chức năng nhiệm vụ được phân công: Thủ quỹ - YTHĐ
- Đơn vị công tác: Trường TH Trường Xuân 2
II. NỘI DUNG:
1. Nêu thực trạng tình hình của tập thể, các nhân trước khi lập thành tích, có
sáng kiến, giải pháp, đề tài nghiên cứu;
Trong bất kỳ cơ quan tổ chức nào, công tác lưu trữ văn bản đóng vai trò vô
cùng quan trọng. Vì công tác lưu trữ văn bản giúp cho công tác điều hành, quản lý
của người đứng đầu cơ quan được kịp thời, nhanh chống, chính xác vì thế công tác
lưu trữ phải mang tính khoa học, sáng tạo, không những biết ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác lưu trữ trên máy, còn phải biết lưu trữ văn bản trên giấy một
cách khoa học.
Hiện nay, công nghệ thông tin ngày càng phát triển và tỏ rõ tầm quan trọng tất
cả các lĩnh vực và có thể nói công nghệ thông tin đã trở thành thước đo để đánh giá
sự phát triển của xã hội hiện đại, nơi mà con người đang thoát dần khỏi cách làm
việc thủ công, thô sơ và dần tiến tới áp dụng công nghệ thông tin trong tất cả các
lĩnh vực, để công việc có hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực.
Nhưng công tác lưu trữ văn bản, công việc thủ công không kém phần quan
trọng, vì nó góp phần lưu trữ những văn bản mang tính pháp lý cao, phục vụ cho

công tác điều hành, quản lý cơ quan, tổ chức và giúp công tác tra cứu về sau được
thuận lợi và chính xác hơn.
Người làm công tác văn thư lưu trữ gặp rất nhiều khó khăn trong công tác lưu
trữ, thường để thất thoát văn bản, muốn tìm kiếm văn bản phản tốn rất nhiều thời
gian, muốn tìm kiếm tất cả các văn bản liên quan đến các phong trào, cán bộ văn thư
phải tìm văn bản trong nhiều tháng, cả văn bản đi và văn bản đến. Vì công tác lưu
trữ văn bản trên giấy chưa khoa học, còn làm việc theo phương pháp củ, lưu trữ văn
bản theo ngày tháng năm, số văn bản, lưu trữ theo từng tháng riêng biệt chưa biết
cách lưu trữ khoa học, nên công tác lưu trữ gặp rất nhiều khó khăn trong công tác
tìm kiếm văn bản phục vụ cho công việc điều hành, quản lý của cơ quan, tổ chức và
gây rất nhiều khó khăn cho công tác tra cứu về sau:
Từ những, khó khăn, hạn chế trên, tôi mạnh dạng cải tiến, sử dụng giải pháp
lưu trữ văn bản đi đến trên giấy kém hiệu quả thành quy trình “Quản lý văn bản đi,
đến bằng phương pháp đóng tập văn bản ở trường TH Trường Xuân 2 ”.
2. Tên sáng kiến và lĩnh vực áp dụng;
2.1. Tên sáng kiến :
“Quản lý văn bản đi, đến bằng phương pháp đóng tập văn bản ở trường TH
Trường Xuân 2 ”
2.2. Lĩnh vực áp dụng :
Áp dụng vào công tác văn thư lưu trữ trong trường tiểu học Trường Xuân 2.
3. Mô tả nội dung, bản chất của sáng kiến;
Đóng tập văn bản:
Công tác soạn thảo và lưu trữ văn bản đi, đến là công việc quan trọng nhất
trong cơ quan, vì công tác lưu trữ tốt sẽ tạo cơ sở pháp lý cao, giúp cán bộ quản lý
điều hành tốt cơ quan, đơn vị. Muốn công tác quản lý văn bản đi, đến mang tính
khoa học và đạt hiểu quả cao, giải pháp của bản thân tôi là thực hiện phương pháp
đóng tập văn bản theo từng phòng trào, công việc thực hiện, nhiệm vụ phân công.
Muốn thực hiện tốt công tác này người làm công tác văn thư lưu trữ, phân loại từng

công văn theo từng nội dung công việc mà cấp trên chỉ đạo, hay từng phong trào do
nhà trường đề ra.
Khi quá trình phân loại hoàn tất cán bộ văn thư tiến hành lưu trữ văn bản vào
bìa hồ sơ riêng theo từng phong trào, công việc, và ghi chú thời gian phát động, thực
hiện và thời gian kết thúc. Sau thời gian kết thúc cán bộ làm công tác văn thư tiến
hành thu thập các văn bản có liên quan đến một vấn đề cần lưu trữ để tiến hành đóng
tập văn bản liên quan đến một vấn đề cần lưu trữ, khi đóng tập cần tạo bìa văn bản
ghi nội dung liên quan đến văn bản cần đóng tập, năm thực hiện, thời gian bắt đầu
và thời gian kết thúc.
Ví dụ minh họa :
Tìm kiếm các văn bản chỉ đạo của phòng Giáo dục Tháp Mười và của nhà
trường về phong trào thi giáo viên dạy giỏi .
Gồm: Công văn hướng dẫn của phòng Giáo dục và Đào tạo, Kế hoạch thi giáo
viên giỏi của trường, Quyết Định thành lập ban tổ chức, Quyết định thành lập ban
giám khảo, thông báo kết quả hội thi, quyết định khen thưởng, danh sách khen
thưởng.
Chưa áp dụng sáng kiến:
Muốn tìm kiếm văn bản trên người làm công tác văn thư phải, mở sổ quản lí
văn bản đi, đến xem số, ngày tháng năm đăng ký văn bản trên sổ quản lý văn bản đi,
đến xem văn bản được đăng ký vào ngày tháng năm nào. Tìm kiếm trong kho lưu
trữ đúng ngày tháng năm được đăng ký và tìm văn bản đúng theo yêu cầu. Nếu văn
bản được thực hiện ở những thời điểm khác nhau thì người làm công tác văn thư
phải thực hiện như thao tác trên một lần nữa, liên quan đến một phong trào có nhiều
văn bản thì công tác tìm kiếm tốn rất nhiều thời gian vì cán bộ văn thư phải thực
hiện nhiều thao tác tìm kiếm giống nhau.
Thực hiện công tác lưu trữ theo phương pháp này tốn rất nhiều thời gian tìm
kiếm và công sức, đôi khi văn bản còn thất lạc gây khó khăn cho công tác tra cứu về
sau.

Khi áp dụng sáng kiến:
Muốn tìm kiếm văn bản trên, người làm công tác văn thư chỉ cần xem ngoài bìa
tập văn bản cần tìm kiếm, văn bản tra cứu liên quan đến một vấn đề cần đóng.
Khi thực hiện công tác lưu trữ theo sáng kiến này, tốn ít thời gian, chỉ cần tìm
kiếm một tập hồ sơ liên quan đến một vấn đề cần tìm kiếm. một thao tác đã tìm được
văn bản, không để thất thoát văn bản tạo thuận lợi cho công tác tra cứu về sau.
4. Khả năng và phạm vi áp dụng sáng kiến:
Sáng kiến trên không những giúp cho cán bộ văn thư lưu trữ quản lý tốt văn
bản, tránh thất thoát, công tác tìm kiếm tốn ít thời gian mà sáng kiến này còn tạo cơ
sở pháp lý cao giúp cán bộ quản lý chỉ đạo, điều hành, quản lý cơ quan một cách tốt
nhất.
Sáng kiến này không những áp dụng tốt ở trường TH Trường Xuân 2 và các
trường tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông trong huyện mà nó còn có thể
áp dụng tốt trong các cơ quan hành chánh nhà nước trên địa bàn huyện Tháp Mười.
5. Nêu những lợi ích và hiệu quả mang lại khi nhân rộng sáng kiến:
Từ thực tế sáng kiến này được triển khai ở trường tiểu học Trường Xuân 2, có
thể khẳng định rằng, thực hiện giải pháp đóng tập văn bản trong công tác quản lý
văn bản đi và đến, là công việc rất cần thiết, không thể tách rời, đối với người làm
công tác văn thư lưu trữ trong cơ quan tổ chức.
Khi áp dụng sáng kiến này, giúp cán bộ văn thư cập nhật các văn bản đã lưu trữ
một cách nhanh chóng, chính xác, tốn ít thời gian và hiệu quả của nó đem lại rất cao.
Tạo cơ sở pháp lý cao giúp cán bộ quản lý, điều hành cơ quan một một cách nhanh
chóng và chính xác.
Sáng kiến này dễ thực hiện, không đòi hỏi người làm công tác văn thư phải có
trình độ cao, nhưng hiệu quả của sáng kiến đem lại rất cao.
Từ khi sáng kiến này được áp dụng vào quá trình công tác, công việc thực hiện
được nhanh chóng, chính xác, khoa học và mang lại hiệu quả cao hơn, công tác tìm
kiếm văn bản lưu trữ tốn ít thời gian hơn. Vì thế từ thực tế sáng kiến đã áp dụng vào

bản thân, tôi có thể khẳng định rằng sáng kiến này có thể nhân rộng và thực hiện tốt
cho cán bộ văn thư trong địa bàn huyện Tháp Mười và các cơ quan khác trong địa
bàn huyện.
Trên đây là sáng kiến “ Quản lý văn bản đi, đến bằng phương pháp đóng tập ở
trường tiểu học Trường Xuân 2”. của bản thân tôi trong năm 2015.
Kính đề nghị Hội đồng xét duyệt sáng kiến xem xét, công nhận đề tài sáng kiến
cấp huyện./.
Thủ trưởng đơn vị

Trường Xuân, ngày 20 tháng 3
năm2015
Người báo cáo

Lê Vũ Bình