Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán

1. Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1. Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ
Kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do đó các nhà
quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt
được mục tiêu của tổ chức. Có nhiều định nghĩa khác nhau về kiểm soát nội bộ (KSNB),
một số định nghĩa hiện nay là:
Theo COSO Ủy ban các tổ chức tài trợ (Committee of Sponsoring Organization):
“KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị
chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục
tiêu: - Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
- Các luật lệ và quy định được tuân thủ.
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.”
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: “Hệ thống KSNB là các quy định và
các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho
đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện
gian lận, sai sót; lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử
dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.”
Theo định nghĩa của Liên đoàn Kế toán Quốc tế (The International Federation of
Accountants - IFAC): Hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm bốn
mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của thông tin, bảo đảm việc
thực hiện các chế độ pháp lý, và bảo đảm hiệu quả của hoạt động.
Như vậy hệ thống KSNB thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp,
kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để
đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý.
1.2. Phân loại hệ thống kiểm soát nội bộ
1.2.1. Kiểm soát nội bộ về kế toán
KSNB về kế toán là các chính sách và quá trình thực hiện nhằm thực hiện hai mục
tiêu chính sau:

Trang 1

- Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài
sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị
hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Điều tương tự cũng
có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan
trọng.
- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin kế toán: Thông tin kinh tế tài chính do
bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết
định của các nhà quản lý. Như vậy, thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời
gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan
các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính.
1.2.2. Kiểm soát nội bộ về quản lý
KSNB về quản lý là để thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và khuyến khích
sự tham gia của công nhân viên đối với các chính sách quản lý, thực hiện tốt hai mục tiêu
chính:
- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống KSNB được thiết kế
trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tuân thủ đúng mức. Cụ thể, hệ thống
KSNB cần:
+ Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động
của doanh nghiệp.
+ Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong
mọi hoạt động của doanh nghiệp.
+ Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài
chính trung thực và khách quan.
- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý: Các quá trình kiểm
soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác
nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong
doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động

Trang 2


trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống KSNB doanh
nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp.
1.3. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ
Vấn đề KSNB có ý nghĩa quan trọng đối với hầu hết các đơn vị. Ở các đơn vị nhỏ
thì tổ chức quản lý theo kiểu gia đình; ở các đơn vị có quy mô lớn, quyền hạn càng phân
chia cho nhiều cấp, các quan hệ giữa các bộ phận chức năng và các nhân viên càng trở
nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thông tin phản hồi càng trở nên khó khăn,
tài sản lại càng phân tán ở nhiều địa điểm và trong nhiều hoạt động khác nhau… do đó
đòi hỏi phải có một hệ thống KSNB hữu hiệu.
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi
riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không
có hệ thống KSNB, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà
làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động?
Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc
cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm
tính?
Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: Giảm bớt
nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như sai sót vô tình gây thiệt
hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm... Bảo vệ tài
sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm bảo tính chính
xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội
quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp.
Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu
đặt ra. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ trong
các Công ty Cổ phần.
1.4. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Mặc dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống KSNB của các đơn vị vì phụ

thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu…của từng nơi, thế
nhưng bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng phải bao gồm những bộ phận cơ bản sau:

Trang 3


- Môi trường kiểm soát: bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có
tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình
kiểm soát nội bộ.
- Xác định rủi ro: xác định các rủi ro bên trong và bên ngoài có thể ảnh hưởng
không tốt đến mục tiêu và hoạt động của đơn vị.
- Các thủ tục kiểm soát: là các thủ tục đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý
được thực hiện và giúp kiểm soát các rủi ro đơn vị đang hay có thể gặp phải.
- Hệ thống thông tin và truyền thông: cung cấp thông tin cho mọi cấp trong một tổ
chức để đạt được các mục tiêu kiểm soát khác nhau, trong đó hệ thống thông tin kế toán
là một phân hệ quan trọng
- Hệ thống giám sát: là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ
thống kiểm soát.
1.4.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức
kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị là nền tảng đối với các bộ phận khác của
KSNB. Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là :
- Tính trung thực và giá trị đạo đức: là tính chính trực và việc tôn trọng các giá
trị đạo đức của những người liên quan đến quá trình kiểm soát. Để đáp ứng nhu cầu này,
các nhà quản lý cao cấp phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư
xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên có hành vi thiếu đạo đức hoặc
phạm pháp.
- Đảm bảo về năng lực: là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng và
hiểu biết cần thiết để có thể thực hiện được nhiệm vụ của mình, nếu không chắc chắn họ
sẽ thực hiện nhiệm vụ được giao không hữu hiệu và hiệu quả. Do đó, nhà quản lý chỉ nên

tuyển dụng các nhân viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được
giao, và phải giám sát và huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên.
- Triết lý quản lý và phong cách điều hành: Triết lý quản lý thể hiện qua quan
điểm và nhận thức của người quản lý; phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư
cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập

Trang 4


báo cáo tài chính và rất chú trọng việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch, sẵn sàng
chấp nhận rủi ro. Một số nhà quản lý khác lại rất bảo thủ và quá thận trọng với rủi ro. Sự
khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi
trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị.
- Cơ cấu tổ chức: là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận
trong đơn vị, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát, và
giám sát các hoạt động, góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu.
- Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: là phần mở rộng của cơ cấu
tổ chức, cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong hoạt động đơn
vị, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động
của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu.
- Ủy ban kiểm soát: là Ủy ban gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng
quản trị, không tham gia vào việc điều hành đơn vị, nhưng có những đóng góp quan trọng
cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị, thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật,
giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của KSNB.
- Chính sách nhân sự: là các chính sách tuân thủ của nhà quản lý về việc tuyển
dụng, huấn luyện, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân viên. Chính sách
nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát thông qua tác
động đến các nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính
chính trực và các giá trị đạo đức.
- Công tác kế hoạch: là hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản

xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa tài sản cố định, đặc biệt
kế hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động, và
sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong quá trình kiểm
soát. Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ
thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu.
1.4.2. Xác định rủi ro
Đây là một bộ phận thứ hai của KSNB. Tất cả các hoạt động diễn ra trong đơn vị
đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả. Không lệ thuộc vào quy

Trang 5


mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý, bất kỳ tổ chức nào khi hoạt động đều bị các rủi ro
xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài tác động.
- Các yếu tố bên trong: Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức
nghề nghiệp. Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, của trang
thiết bị, hạ tầng cơ sở. Tổ chức và cở sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự thay đổi, mở
rộng của sản xuất. Chi phí cho quản lý và trả lương cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm soát
thích hợp hoặc do xa Công ty mẹ hoặc do thiếu quan tâm...
- Các yếu tố bên ngoài: Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành.
Thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ hiện hành bị lỗi
thời. Xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá cả và thị phần. Sự
ban hành của một đạo luật hay chính sách mới, ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức...
Vì vậy, các nhà quản lý phải thận trọng khi xác định và phân tích những nhân tố
ảnh hưởng đến những rủi ro làm cho những mục tiêu – kể cả mục tiêu chung và mục tiêu
cụ thể cho từng hoạt động – của đơn vị có thể không được thực hiện, và phải cố gắng
kiểm soát được những rủi ro này.
Để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng các phương tiện dự báo, phân
tích các dữ liệu quá khứ, rà soát thường xuyên các hoạt động. Trong các doanh nghiệp
nhỏ, công việc này có thể tiến hành dưới dạng những cuộc tiếp xúc với khách hàng, ngân

hàng hoặc các buổi họp giao ban trong nội bộ… Vì rủi ro rất khó định lượng nên đây là
một công việc khá phức tạp và có nhiều phương pháp khác nhau. Tuy nhiên, một quy
trình phân tích và đánh giá rủi ro thường bao gồm những bước sau đây: Ước lượng tầm
cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng
xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với những rủi ro đó.
1.4.3. Các thủ tục kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát nhằm thực hiện ba chức năng kiểm soát chính là kiểm soát
quản lý, kiểm soát vật chất, kiểm soát kế toán.
1.4.3.1. Kiểm soát quản lý

Trang 6


Kiểm soát quản lý là các thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựa trên
ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm,
nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn.
- Nguyên tắc phân công phân nhiệm
Theo nguyên tắc này trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho
nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo
sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thì thường dễ phát
hiện.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giải quyết
mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. Mục đích là để các nhân
viên kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng, đồng thời
giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra
và giấu diếm sai phạm của mình.
Bất kiêm nhiệm đòi hỏi phải tách biệt giữa các chức năng sau đây:
- Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán: Lý do là để ngăn chặn hành
vi tham ô tài sản. Nếu không nhân viên sẽ tự tiện sử dụng tài sản để phục vụ cho lợi ích

cá nhân và điều chỉnh sổ sách để che giấu sai phạm của mình.
- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản: Nghĩa là người
được giao nhiệm vụ phê chuẩn nghiệp vụ không được kiêm bảo quản tài sản vì tạo khả
năng thâm lạm tài sản.
- Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: Nếu từng bộ phận vừa
thực hiện nghiệp vụ vừa ghi chép và báo cáo thì họ sẽ có xu hướng thổi phồng kết quả để
tăng thành tích của bộ phận hoặc khu vực của mình. Muốn không cho thông tin bị thiên
lệch như trên, quá trình ghi sổ nên giao cho một bộ phận riêng biệt thực hiện – thường là
bộ phận kế toán.
- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và
giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định. Quá trình ủy quyền được tiếp

Trang 7


tục mở rộng xuống cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền
hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải
được phê chuẩn đúng đắn. Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại: phê chuẩn chung và
phê chuẩn cụ thể.
- Phê chuẩn chung: là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để áp
dụng cho toàn đơn vị. Sau đó, nhân viên cấp dưới căn cứ chính sách đó để xét duyệt các
nghiệp vụ trong giới hạn mà chính sách cho phép.
- Phê chuẩn cụ thể: là trường hợp người quản lý xét duyệt từng nghiệp vụ riêng
biệt chứ không đưa ra chính sách chung nào. Phê chuẩn cụ thể được áp dụng cho các
nghiệp vụ không thường xuyên phát sinh. Phê chuẩn cụ thể cũng được áp dụng đối với
những nghiệp vụ thường xuyên nhưng có số tiền vượt khỏi giới hạn cho phép của chính
sách chung, thí dụ các nghiệp vụ bán chịu có số tiền lớn trên một mức ấn định nào đó.
Các cá nhân hoặc bộ phận được ủy quyền để thực hiện sự phê chuẩn phải có chức vụ

tương xứng với tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ. Thí dụ như quyết định về mua
sắm những tài sản có giá trị lớn từ xxx đồng trở lên phải do hội đồng quản trị phê chuẩn.
1.4.3.2. Kiểm soát vật chất
Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ
đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng, cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các
chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu. Thí dụ: tài sản có thể được kiểm soát bằng
cách sử dụng tủ sắt, khóa, tường rào, lực lượng bảo vệ…và chỉ những người được ủy
quyền mới được phép tiếp cận tài sản của đơn vị.
Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt
buộc phải được thực hiện định kỳ. Khi có bất kỳ chênh lệch nào cũng cần phải điều tra và
xem xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài
sản và sổ sách có liên quan. Nếu không thực hiện công việc này thì tài sản có thể bị bỏ
phế, mất mát hoặc có thể không phát hiện được những hành vi đánh cắp.
Ngoài ra đơn vị cũng cần kiểm soát vật chất thông tin trên máy tính nhằm bảo đảm
cho những thiết bị máy tính và phần mềm tránh được các rủi ro do môi trường, nguồn

Trang 8


cung cấp điện, hỏa hoạn, hay việc sử dụng sai mục đích… Các hoạt động kiểm soát sẽ rất
cần thiết cho việc bảo vệ các thiết bị máy tính hạn chế tối đa những thiệt hại do môi
trường tự nhiên hay do sự phá hoại của con người.
Bên cạnh đó, tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng
quy định để dễ dàng truy cập khi cần thiết. Cũng nhằm đề phòng các rủi ro có thể xảy ra,
mọi tập tin và chương trình cần được sao chép, lưu trữ và cập nhật thường xuyên trên các
đĩa mềm, đĩa CD hay các phương tiện lưu trữ khác. Các bản sao cần phải lưu trữ tách biệt
với nơi lưu trữ bản gốc.
1.4.3.3. Kiểm soát kế toán
Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm
kiểm tra tính xác thực, đầy đủ các nghiệp vụ, trong đó kiểm soát kế toán là một thành

phần quan trọng, đó là việc kiểm tra chặt chẽ các chứng từ sổ sách kế toán từ việc tính
toán các con số, số liệu, xem xét các chữ ký liên quan đã đầy đủ và chính xác chưa, đến
kiểm tra việc luân chuyển chứng từ sổ sách…Kiểm soát kế toán cần đảm bảo các nguyên
tắc sau:
- Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể dễ kiểm
soát, tránh thất lạc và dễ truy cập khi cần thiết.
- Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càng tốt.
Chứng từ kế toán phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định
trên mẫu, đủ số liên quy định.
- Chứng từ kế toán phải có đầy đủ chữ ký, do người có thẩm quyền hoặc người
được uỷ quyền ký, người ký tên trên chứng từ phải chịu trách nhiệm về nội dung của
chứng từ.
- Cần thiết kế các chứng từ sổ sách đơn giản, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử dụng
cho nhiều công dụng khác nhau.
- Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là chứng từ chỉ đi
qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải được xử lý nhanh chóng để chuyển
cho bộ phận tiếp theo.

Trang 9


- Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép,
có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát…
1.4.3.4. Kiểm soát trong môi trường áp dụng máy vi tính
Hiện nay, trong môi trường áp dụng máy vi tính sẽ không tránh khỏi các rủi ro như
nhập liệu dữ liệu sai, không chính xác, không đầy đủ và hợp lệ; dữ liệu bị xử lý không
chính xác do phần mềm bị lỗi… Do vậy để đảm bảo ba chức năng kiểm soát chính trên
kiểm soát trong môi trường máy vi tính cần được quan tâm. Các thủ tục kiểm soát gồm
kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng.
(a) Kiểm soát chung trong hệ thống kế toán bằng máy vi tính

Kiểm soát chung là các hoạt động kiểm soát liên quan tới toàn bộ hệ thống xử
lý, và như vậy ảnh hưởng tới tất cả các hệ thống ứng dụng xử lý nghiệp vụ. Thông
thường có các nhóm thủ tục kiểm soát chung như sau:
-

Kiểm soát hoạt động của tổ chức

-

Kiểm soát chứng từ

-

Kiếm soát việc giải trình tài sản

-

Kiểm soát quá trình quản lý

-

Kiểm soát hoạt động của dữ liệu trung tâm

-

Kiểm soát sự ủy quyền

-

Kiểm soát việc đăng nhập dữ liệu

(b) Kiểm soát ứng dụng trong hệ thống kế toán bằng máy vi tính
Kiểm soát ứng dụng là kiểm soát liên quan tới hoạt động xử lý thông tin của một
ứng dụng xử lý kế toán nhất định. Kiểm soát ứng dụng gồm ba thủ tục kiểm soát sau:
- Kiểm soát nhập liệu: Được thực hiện từ khi có nguồn dữ liệu cho đến khi hoàn
tất việc nhập liệu vào hệ thống. Do đó, cần phải kiểm soát nguồn dữ liệu và kiểm soát
quá trình nhập liệu.
+ Kiểm soát nguồn dữ liệu: nhằm đảm bảo dữ liệu nhập vào là hợp lệ. Các thủ
tục kiểm soát: Dữ liệu trước khi nhập vào hệ thống cần được chuẩn y và phê duyệt một
cách đầy đủ và hợp lý; đánh dấu đã sử dụng chứng từ sau khi nhập liệu nhằm hạn chế
việc sử dụng lại chứng từ; sử dụng các thiết bị kiểm tra chứng từ trước khi nhập liệu;

Trang 10


nghiệp vụ sau khi thực hiện cần nhập ngay vào hệ thống để dễ dàng kiểm tra đối chiếu
với các hoạt động liên quan và để tránh bỏ sót quên nhập nghiệp vụ; tạo số kiểm tra…
+ Kiểm soát quá trình nhập liệu: kiểm tra tính tuần tự khi nhập liệu; kiểm tra
vùng dữ liệu; kiểm tra dấu; kiểm tra tính có thật của các nghiệp vụ; kiểm tra tính hợp
lý; kiểm tra giới hạn; kiểm tra tính đầy đủ; định dạng trước khi nhập liệu; sử dụng các
giá trị mặc định và tạo số tự động; thông báo lỗi đầy đủ và hướng dẫn sửa lỗi,…
- Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu: nhằm kiểm tra sự chính xác của thông tin
kế toán trong quá trình xử lý số liệu. Có các thủ tục: kiểm tra ràng buộc toàn vẹn dữ
liệu; kiểm tra dữ liệu hiện hành; kiểm soát trình tự xử lý dữ liệu; nhận biết tập tin một
cách hữu hình; kiểm tra dữ liệu phù hợp; đối chiếu với dữ liệu ngoài hệ thống; đối
chiếu số liệu giữa tổng hợp và chi tiết…
- Kiểm soát thông tin đầu ra: xem xét các kết xuất nhằm đảm bảo nội dung
thông tin cung cấp và hình thức phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin; đối chiếu giữa
kết xuất và dữ liệu nhập thông qua các thông số tổng kiểm soát nhằm đảm bảo tính
chính xác của thông tin; chuyển giao chính xác thông tin đến đúng người sử dụng; quy

định hủy các thông tin bí mật sau khi tạo kết xuất trên giấy than, trên các bản in thử,
các bản nháp…
1.4.4. Hệ thống thông tin truyền thông
Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập,
duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo
cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ
và bên ngoài.
Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng.
Đầu vào của hệ thống là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dưới dạng các nghiệp vụ kế
toán, đầu ra của hệ thống là báo cáo kế toán. Quá trình vận hành của hệ thống là quá trình
ghi nhận, phân loại, tính toán, xử lý và tổng hợp.
Hệ thống thông tin kế toán thường bao gồm hai phần có quan hệ chặt chẽ với nhau
là hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị. Hai bộ phận
này thường sử dụng chung về phần lớn dữ liệu đầu vào, thế nhưng quá trình xử lý và sản

Trang 11


phẩm đầu ra lại có nhiều khác biệt về hình thành và cung cấp thông tin nhằm đáp ứng
những nhu cầu khác nhau.
Ngoài những yêu cầu thông thường của bất kỳ hệ thống thông tin nào (tính kịp
thời, hiệu quả…), các mục tiêu chủ yếu mà hệ thống thông tin kế toán tài chính phải đạt
được như sau:
- Tính có thật (Validity): nghĩa là chỉ được phép ghi những nghiệp vụ kinh tế có
thật, không cho ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách của đơn vị.
- Sự phê chuẩn (Authorization): trước khi thực hiện mọi nghiệp vụ, đều phải bảo
đảm rằng chúng đã được phê chuẩn hợp lệ.
- Tính đầy đủ (Completeness): nghĩa là không được loại bỏ, giấu bớt, để ngoài sổ
sách về mọi nghiệp vụ phát sinh.
- Sự đánh giá (Valuation): không để xảy ra những sai phạm trong tính toán, trong

việc áp dụng các chính sách kế toán.
- Sự phân loại (Classification): bảo đảm số liệu được phân loại đúng theo sơ đồ
tài khoản của đơn vị và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán có liên quan.
- Đúng hạn (Timming): việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ.
- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác (Porting and summarization): số liệu kế
toán phải ghi vào sổ sách đúng đắn và tổng hợp chính xác, để giúp phản ánh trung thực
tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của đơn vị.
1.4.5. Hệ thống giám sát
Đây là bộ phận cuối cùng của KSNB. Giám sát là quá trình mà người quản lý
đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát. Điều quan trọng trong giám sát là phải xác
định KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần thiết phải sửa đổi chúng
cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không? Để đạt được kết quả tốt,
nhà quản lý cần thực hiện những hoạt động giám sát thường xuyên hoặc định kỳ.
Giám sát thường xuyên: thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý của khách
hàng, nhà cung cấp… hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động bất
thường.

Trang 12


Giám sát định kỳ: thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội
bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện.
1.5. Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ
Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã được đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ
thống, thế nhưng một hệ thống KSNB vẫn không thể hoàn toàn hữu hiệu. Bởi lẻ ngay cả
khi có thể xây dựng hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, thì hiệu quả thực sự của nó vẫn tùy
thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính
đáng tin cậy của lực lượng nhân sự. Nói cách khác hệ thống KSNB chỉ có thể giúp hạn
chế tối đa những nguyên nhân sau đây:
- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí,

đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp
dưới…
- Khả năng đánh lừa lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau
hay các bộ phận bên ngoài đơn vị.
- Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh
mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm trong
nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua.
- Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt
động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra.
- Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền
hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng.
- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát
không còn phù hợp…
2. Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán
2.1. Khái quát chung về chu trình mua hàng và thanh toán
2.1.1. Định nghĩa chu trình mua hàng và thanh toán
Chu trình mua hàng và thanh toán là chu trình bao gồm các quyết định và các quá
trình cần thiết để có hàng hóa dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp, thường
bắt đầu bằng sự khởi xướng của một đơn đặt mua của người có trách nhiệm cần hàng hóa

Trang 13


hay dịch vụ đó và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hóa hay dịch
vụ nhận được.
Quá trình mua vào của hàng hóa dich vụ bao gồm các khoản mục như nguyên liệu
vật liệu, công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị, điện nước, sữa chữa, kiểm tra, tư vấn,… Chu
trình không bao gồm quá trình mua và thanh toán các dịch vụ lao động, hoặc những sự
chuyển nhượng và phân bổ chi phí ở bên trong tổ chức.
2.1.2. Mối quan hệ giữa chu trình với các chu trình kế toán khác

Chu trình mua hàng và thanh toán là một trong 4 bộ phận hợp thành để tạo thành
một chu trình kế toán thống nhất, quá trình được lặp đi lặp lại, các chu trình quan hệ mật
thiết với nhau, đảm bảo hoàn thành mục tiêu của đơn vị.
(1): Chu trình mua hàng và thanh toán
(2): Chu trình chuyển đổi
(3): Chu trình bán hàng và thu tiền
(4): Chu trình tài chính
4

T

1

H

2

H’

3

T’

Mặc dù đầu vào và đầu ra của mỗi chu trình là khác nhau nhưng đầu ra của chu
trình trước lại là đầu vào của chu trình tiếp theo. Nếu có một chu trình nào đó bị gián
đoạn thì sẽ tạo ra hiệu ứng dây chuyền gây ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống của doanh
nghiệp.
Chẳng hạn, đầu vào của chu trình doanh thu là sản phẩm tạo ra từ chu trình chuyển
đổi, chu trình này bán sản phẩm và thu tiền.Tiền thu được là đầu vào của chu trình tài
chính để mua máy móc thiết bị, đầu tư các dự án,… nói chung là dùng lượng tiền đó để

đầu tư tiếp tạo ra một lượng tiền lớn hơn đảm bảo cho nhu cầu mua nguyên liệu vật liệu,
hàng hóa, dịch vụ cho doanh nghiệp, hay nói cách khác là để đáp ứng cho đầu vào của
chu trình mua hàng và thanh toán. Sau khi thực hiện các công việc thu mua và thanh toán
với nhà cung cấp thì đầu ra của chu trình này là các nguyên liệu vật liệu, hàng hóa dịch
vụ. Cùng với các yếu tố khác như nhân công, nhà xưởng, máy móc thiết bị,…chu trình

Trang 14


chuyển đổi sẽ thực hiện quá trình sản xuất để tạo ra các sản phẩm. Sản phẩm này lại là
đầu vào của chu trình doanh thu. Quá trình cứ thế tiếp tục tuần hoàn.
Nếu chu trình mua hàng và thanh toán không đáp ứng đủ lượng hàng cho sản xuất,
chất lượng hàng không đảm bảo hay hàng đến chậm trễ so với kế hoạch, điều đó sẽ làm
cho hệ thống sản xuất bị gián đoạn, sản phẩm tạo ra không kịp thời đáp ứng nhu cầu của
khách hàng, uy tín của doanh nghiệp mất dần, chất lượng sản phẩm có thể không đảm
bảo, có thể không bán được, doanh thu thấp,…Nếu không có chính sách và biện pháp kịp
thời thì doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng thua lỗ hay nặng hơn là phá sản.
Do vậy quá trình kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp nói chung, và của từng
chu trình nói riêng một cách chặt chẽ, nhanh chóng phát hiện và có biện pháp xử lý đối
với các sai phạm hay rủi ro là rất quan trọng. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp sản xuất,
hầu hết là nguồn nguyên liệu vật liệu mua ngoài cho hoạt động sản xuất để tạo ra sản
phẩm, chúng chiếm một tỷ trọng rất lớn trong chi phí của doanh nghiệp, cái được mua lại
liên quan trực tiếp đến hiệu quả sản xuất, khối lượng mua liên quan đến mức hàng trong
kho,… do vậy các doanh nghiệp sản xuất cần quan tâm nhiều hơn đến việc kiểm soát chu
trình mua hàng và thanh toán, để hạn chế các sai sót liên quan đến chu trình cũng như các
chu trình khác đến mức thấp nhất có thể.
2.1.3. Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán
2.1.3.1. Chuẩn bị đơn đặt hàng
Khi có yêu cầu mua hàng, bộ phận có liên quan (Phòng kinh doanh, kho hoặc các
cửa hàng) sẽ căn cứ trên nhu cầu để lập Phiếu đề nghị mua hàng. Phiếu đề nghị mua hàng có thể

được lập bằng tay hoặc bằng máy tuy nhiên phải được phê duyệt thích hợp.
Sau khi nhận được Phiếu đề nghị mua hàng đã được phê duyệt, bộ phận mua hàng sẽ tiến
hành các thủ tục lựa chọn nhà cung cấp. Khi đã xác định được nhà cung cấp, bộ phận mua hàng
sẽ lập Đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp. Một bản sao của Đơn đặt hàng được chuyển cho
bộ phận nhận hàng để làm cơ sở kiểm tra khi nhận hàng.

2.1.3.2. Nhận hàng hóa dịch vụ
Việc nhận hàng hóa dịch vụ của công ty từ người bán là một điểm quyết định
trong chu trình vì đây là điểm mà tại đó hầu hết công ty thừa nhận lần đầu khoản nợ liên

Trang 15


quan trên sổ sách của họ. Khi hàng hóa nhận được, quá trình kiểm soát thích hợp đòi hỏi
sự kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến…
Hầu hết các công ty có phòng tiếp nhận để đưa ra Biên bản nhận hàng như một
bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hóa. Một bản sao thường được gửi cho
kho và một bản khác gửi cho phòng kế toán để thông báo thông tin cần thiết. Để ngăn
ngừa sự ăn cắp và sự lạm dụng thì điều quan trọng là hàng hóa phải được sự kiểm soát
một cách chặt chẽ từ lúc nhận chúng cho đến lúc chúng được chuyển đi. Nhân viên
phòng tiếp nhận phải độc lập với nhân viên kho và phòng kế toán. Cuối cùng, sổ sách kế
toán sẽ chuyển trách nhiệm đối với hàng hóa khi hàng hóa được chuyển từ phòng tiếp
nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất.
2.1.3.3. Ghi sổ nghiệp vụ mua hàng
Sự ghi nhận đúng đắn khoản nợ của hàng hóa dịch vụ nhận được đòi hỏi việc ghi
sổ chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các báo
cáo tài chính, và đến các khoản chi thực tế, do đó, phải hết sức cẩn thận để ghi vào các
lần mua có cơ sở hợp lý theo số tiền đúng.
Phòng kế toán (kế toán vật tư và kế toán thanh toán) thường có trách nhiệm kiểm
tra tính đúng mực của các lần mua vào và ghi chúng vào các sổ sách có liên quan. Khi

nhận hóa đơn của người bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức và chi
phí vận chuyển ghi trên hóa đơn với thông tin trên đơn đặt hàng, cũng như báo cáo nhận
hàng. Thường thì các phép nhân và các phép tổng cộng được kiểm tra và định khoản
nghiệp vụ vào hóa đơn. Hóa đơn và Phiếu nhập kho là cơ sở để ghi vào TK Hàng tồn
kho, Hóa đơn còn dùng để ghi vào TK Phải trả người bán nếu chưa thanh toán tiền.
2.1.3.4. Thanh toán cho người cung cấp
Tùy theo phương thức thanh toán chứng từ chi được lập như: Ủy nhiệm chi, Phiếu
chi… Người ký duyệt chứng từ chi phải kiểm tra các chứng từ như: Hóa đơn, Biên bản
nhận hàng và Đơn đặt hàng. Các chứng từ sau khi đã được sử dụng để thanh toán thì cần
được đóng dấu “đã thanh toán”. Giấy báo nợ hay Phiếu chi là những chứng từ dùng để
ghi sổ nghiệp vụ thanh toán.
2.1.4. Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình

Trang 16


Gian lận và sai sót
Tình trạng
1. Đặt những mặt hàng không cần thiết Thừa hàng và tăng chi phí lưu kho
hay số lượng lớn hơn so với nhu cầu
2. Ký nhận cho những mặt hàng không Thừa hàng và tăng chi phí lưu kho
được đặt
3. Không ký nhận cho những mặt hàng Thiệt hại do thiếu hàng cho nhu cầu của đơn
cần đặt.
vị.
4. Có sự gian lận, thông đồng giữa nhân Khả năng hàng hóa, dịch vụ có chất lượng thấp
hoặc giá quá cao
viên mua và người bán.
Hàng tồn kho bị khai khống, thất thoát tiền mặt
5. Làm giả chứng từ mua hàng.

6. Không phát hiện những mặt hàng có Giá trị hàng tồn kho cao hơn so với thực tế

chất lượng kém
7. Bỏ sót những khoản nợ phải trả Ghi những khoản phải trả nhỏ hơn thực tế
chẳng hạn như những khoản mua
nguyên vật liệu đột xuất.
8. Nhà cung cấp bán những mặt hàng Giá trị hàng mua tăng
với giá quá cao (cả về đơn giá và số
lượng)
9.Thiệt hại hàng hoá trong quá trình Khả năng sử dụng hoặc bán những hàng hóa có
chất lượng thấp (nếu những hàng hóa này không

vận chuyển

được loại trừ)
10. Những nhà cung cấp sai sót trong việc Khả năng phải thanh toán số tiền cao hơn thực tế
cho những hàng hóa nhận được.

tính toán số tiền trên hóa đơn

11. Bỏ sót nghiệp vụ mua hàng hay trả Số liệu không chính xác trên các tài khoản
lại hàng
phải trả và các sổ cái liên quan
12. Sai sót trong việc tính toán hay phân Giá trị hàng mua và chi phí liên quan không
bổ chi phí mua hàng

đúng
13. Không được hưởng các khoản chiết Chi phí mua hàng tăng
khấu do thanh toán trễ
14. Sự thanh toán lại những hoá đơn đã Chi phí mua hàng tăng

thanh toán
15. Các khoản thanh toán tiền mặt không Thất thoát tiền mặt, giá trị hàng mua tăng so
hợp lý, không đúng người bán, hoặc người với thực tế
bán không có thật, hoặc nhiều hơn số tiền
đã được ký duyệt.
Trang 17


16. Thanh toán cho những mặt hàng Thất thoát tiền mặt
không nhận được
17. Sai lệch từ những khoản thanh toán Thất thoát tiền mặt
nhỏ
18. Thanh toán cho nhân viên mua Thất thoát tiền mặt
hàng những khoản không được duyệt
19. Nhân viên sữa số tiền trên séc thanh Thất thoát tiền mặt
toán và chiếm đoạt số tiền của doanh
nghiệp
20.Làm giả séc thanh toán

Số dư tiền gửi ngân hàng khác so với thực tế,

thất thoát những khoản tiền đã được gửi.
21.Việc truy nhập vào dữ liệu liên quan Làm mất hay làm giả những bản ghi liên
đến nhà cung cấp bởi những người quan đến nhà cung cấp
không có thẩm quyền
22. Tiền, hàng tồn kho, các tài liệu theo Tài sản bị thiệt hại hoặc mất mát, bao gồm sự
dõi khoản nợ phải trả người bán bị thất mất mát các dữ liệu cần thiết để theo dõi quá
thoát do điều kiện khách quan hay chủ ý trình thanh toán cho nhà cung cấp trong thời
của con người.

gian chiết khấu

2.1.5. Hệ thống các chứng từ, sổ sách và các báo cáo của chu trình
2.1.5.1. Hệ thống chứng từ
- Phiếu yêu cầu hàng hóa/ dịch vụ: Đây là chứng từ được lập bởi các bộ phận
trong doanh nghiệp khi có nhu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ, bao gồm thông tin về mục
đích yêu cầu, mã hàng, tên hàng, quy cách, số lượng hàng, yêu cầu về thời gian nhận
hàng… Yêu cầu mua hàng sau khi được sự xét duyệt, chấp thuận của người quản lý bộ
phận yêu cầu sẽ được chuyển đến bộ phận mua hàng.
- Bảng báo giá: tài liệu do những nhà cung cấp cạnh tranh đưa ra, giới thiệu
những hàng hóa dịch vụ cần cho doanh nghiệp, về đơn giá, mẫu mã và những điều kiện
khác.
- Đơn đặt hàng: Căn cứ trên phiếu yêu cầu mua hàng, bộ phận lập đơn đặt hàng
sẽ lập đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp đã chỉ định hoặc tổ chức đấu thầu trong trường
hợp đặc biệt. Thông tin trên đơn đặt hàng bao gồm các thông tin tên hàng, qui cách, số
Trang 18


lượng, đơn giá, thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng, số của phiếu yêu cầu, cũng như
các yêu cầu khác về bảo hiểm, điều kiện giao nhận… Nếu đơn đặt hàng được người bán
chấp thuận thì một hợp đồng giữa hai bên sẽ được soạn thảo và ký kết.
- Báo cáo nhận hàng/ Phiếu nhập kho: Báo cáo nhận hàng được bộ phận nhận
hàng lập, sau khi kiểm đếm độc lập hàng nhận được sẽ ghi chép chính xác số lượng, chất
lượng, quy cách của từng món hàng thực nhận. Số liệu thực nhập được dùng làm căn cứ
để ghi tăng TK hàng tồn kho.
- Hóa đơn bán hàng của người bán (Invoice): Đây là chứng từ xác định quyền
sở hữu hàng được chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua đối với
người bán. Gồm những thông tin: mặt hàng, số lượng hàng hóa và dịch vụ nhận được, giá
gồm cả cước phí vận chuyển, các phương thức chiết khấu tiền mặt, và ngày tính Hóa đơn.
- Các hóa đơn vận chuyển: trường hợp công ty thuê các dịch vụ vận chuyển.

- Chứng từ thanh toán (Voucher): bao gồm toàn bộ các chứng từ liên quan đến
một hóa đơn, một khoản nợ phải trả cho người cung cấp. Chứng từ thanh toán rất hữu ích
để theo dõi thanh toán cho từng hóa đơn hoặc cho từng thương vụ nhằm quản lý kế hoạch
thanh toán theo mục tiêu tài chính của doanh nghiệp.
- Phiếu chi, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, séc thanh toán: đây là các chứng từ làm
cơ sở ghi sổ nghiệp vụ đã thanh toán cho người bán.
- Phiếu định khoản: ghi chép các khoản điều chỉnh giảm tài khoản phải trả người
bán trong các nghiệp vụ như trả lại hàng, được hưởng chiết khấu, giảm giá hàng bán. Kế
toán cũng lập chứng từ này làm cơ sở cho các nghiệp vụ điều chỉnh do ghi sổ sai về
khoản nợ phải trả. Chứng từ này ghi thông tin về nhà cung cấp, về hàng hóa, số lượng,
giá đơn vị, số tiền của hàng trả lại hoặc được chiết khấu giảm giá.
2.1.5.2. Hệ thống sổ kế toán
Hệ thống sổ kế toán trong chu trình mua hàng và thanh toán gồm các sổ chi tiết và
các sổ tổng hợp của các Tài khoản: 331, 133, 152, 153, 111, 112…
Trong hệ thống xử lý bằng máy tính, dữ liệu ghi chép trong các tập tin. Hình sau
đâu minh họa cho hệ thống các tập tin và mối quan hệ giữa chúng trong chu trình mua
hàng và thanh toán của một hệ thống.

Trang 19


- Quan hệ 1- nhiều (1-n): Một Đơn đặt hàng tương ứng với một người bán, và
nhiều Đơn đặt hàng có thể được đặt với cùng một người bán, tạo thành quan hệ 1 (người
bán) - nhiều (các Đơn đặt hàng). Người bán có thể cung cấp nhiều loại sản phẩm, nhưng
mỗi sản phẩm chỉ được cung cấp bởi một người bán, hình thành quan hệ 1 (người bán) nhiều (sản phẩm). Mỗi nghiệp vụ thanh toán (gọi là “thanh toán tiền hàng” trên sơ đồ)
sau khi nhận hàng và xác nhận, gắn với một người bán, tuy nhiên việc mua lại được thực
hiện giữa những người bán nên một người bán có thể liên quan đến nhiều nghiệp vụ
thanh toán. Do đó các quan hệ 1-n được hình thành.
- Quan hệ nhiều-nhiều (m-n): Mỗi Đơn đặt hàng và thanh toán có thể liên quan tới
nhiều hàng hóa, và mỗi loại hàng hóa có thể liên quan tới nhiều Đơn đặt hàng và thanh

toán. Do đó quan hệ m-n được hình thành.
NPT người bán
Mã người bán
Tên người bán
Địa chỉ
Số điện thoại
Đ/k tín dụng

Hàng hóa
m

Mã hàng
Tên hàng
Mã người bán
Quy cách
Đơn giá
SL tồn kho

m

n
Đơn đặt hàng
Mã ĐĐH
n Mã hàng
Ngày đặt hàng
Ngày nhận dk
n Mã người bán
SL đặt hàng

T/t tiền hàng

n

STT
Mã hàng
Ngày t/toán
Mã người bán
Tổng tiền

1

1
n

2.1.5.3. Hệ thống các báo cáo

Trang 20


Tùy theo yêu cầu của nhà quản trị mà sẽ có những báo cáo nào được sử dụng; đối
với việc ghi chép bằng máy tính thì nếu có chương trình phần mềm phù hợp với đặc điểm
của từng đơn vị thì kế toán sẽ dễ dàng và nhanh chóng tổng hợp được số liệu từ các tập
tin chính và tập tin nghiệp vụ để có được thông tin cần tìm. Chẳng hạn:
- Bảng chi tiết hàng hóa: Cho thấy lượng hàng hóa, vật tư trong kho còn bao
nhiêu để có chính sách mua hàng kịp thời và hợp lý, không làm ảnh hưởng đến tiến độ
sản xuất của công ty.
- Báo cáo mua hàng: Xem xét, đối chiếu về số lần mua hàng có đúng như hóa
đơn trên thực tế và đối chiếu với nhà cung ứng hàng để kiểm soát việc ghi chép sổ sách.
- Bảng kê chi tiết của người bán: Là báo cáo được lập hàng tháng bởi người bán,
chỉ rõ số dư đầu kỳ, các lần mua, các khoản thanh toán cho người bán, và số dư cuối kỳ.
2.2. Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán

2.2.1. Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng
Mục
tiêu
kiểm

Nội dung

Thủ tục kiểm soát nội bộ

soát
Tính có Các nghiệp vụ mua vào - Đơn đặt hàng được lập dựa trên yêu cầu mua
thật

ghi sổ là của hàng hóa dịch hàng đã được phê chuẩn.
vụ nhận được, phù hợp với - Người ký Đơn đặt hàng đối chiếu các thông tin
lợi ích cao nhất của đơn vị. trên Đơn đặt hàng với yêu cầu mua hàng đã được
phê chuẩn.
- Người nhận hàng đếm, kiểm tra và đối chiếu số
lượng, quy cách, mẫu mã… của số hàng thực
nhận với Đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng đã
được phê chuẩn.
- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ và
đối chiếu các thông tin trên Hóa đơn mua hàng
với Đơn đặt hàng và Biên bản nhận hàng trước
khi ghi sổ kế toán.
Trang 21


Sự phê Các nghiệp vụ mua vào - Sự phê chuẩn nghiệp vụ mua vào ở đúng cấp
chuẩn

Tính

được phê chuẩn
thẩm quyền.
Tất cả hàng nhận trong kỳ - Các biên bản nhận hàng được đánh số thứ tự và

đầy đủ

đều được ghi sổ đầy đủ

được đính kèm với Hóa đơn tương ứng.
- Hóa đơn được sắp xếp theo số thứ tự của Biên
bản nhận hàng và ghi sổ theo trình tự này.
- Những Hóa đơn liên quan đến hàng đã mua
nhưng đang trên đường vận chuyển cần được
quản lý riêng ở hồ sơ “Hàng mua đang đi

Sự

đường” để cuối kỳ ghi tăng Hàng tồn kho.
Các nghiệp vụ mua vào - Lập bảng liêt kê tất các khoản chi phí được

đánh

được ghi sổ đều được đánh phép tính vào giá gốc của hàng mua vào theo

giá

giá đúng.

quy định của chuẩn mực kế toán và có sự phê
chuẩn của kế toán trưởng.
- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ
làm cơ sở để tính giá gốc của hàng mua vào.
- Kiểm tra tính toán trên chứng từ trước khi ghi

sổ.
Các nghiệp vụ mua vào - Sơ đồ tài khoản đầy đủ.

Sự
phân

được phân loại đúng đắn.

loại

- Ghi định khoản trên Hóa đơn mua hàng.
- Kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp kiểm tra

Đúng
hạn

định khoản trên Hóa đơn trước khi ghi sổ.
Các nghiệp vụ mua vào - Quy định thời gian luân chuyển chứng từ mua
được ghi sổ đúng lúc.

hàng đến bộ phận kế toán để ghi sổ kịp thời.

Chuyể

- Quy định định kỳ ghi sổ kế toán.
Các nghiệp vụ mua vào - Đối chiếu số liệu về hàng mua vào giữa thủ kho

n sổ và

được ghi sổ đúng đắn trên với kế toán chi tiết, giữa kế toán chi tiết với kế

tổng

sổ phụ các khoản phải trả toán tổng hợp.

hợp

và sổ kho, chúng được tổng - Bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển sổ liệu từ
hợp đúng đắn.
nhật ký mua hàng vào sổ cái.
2.2.2. Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ thanh toán

Trang 22


Mục
tiêu
kiểm

Nội dung

Thủ tục kiểm soát nội bộ

soát

Tính có Các khoản chi tiền - Chứng từ chi được lập khi đã có Biên bản nhận hàng,
thật

được ghi sổ là thanh các chứng từ mua hàng đã được kiểm tra, đối chiếu, số
toán cho hàng mua tiền trên Hóa đơn đã được tính lại và đã được duyệt
đã nhận được.

chi.
- Chứng từ phải tham chiếu được đến Hóa đơn mua
hàng tương ứng.
- Thủ trưởng đơn vị trước khi ký chứng từ chi, kiểm
tra các chứng từ liên quan đến khoản chi.
- Người ký duyệt chi không được đồng thời là người
lập chứng từ chi.
- Thủ trưởng đơn vị không được ký khống trên chứng
từ chi.
- Các Hóa đơn mua hàng đã được thanh toán được
đóng dấu “đã thanh toán”.
- Các chứng từ chi chưa được sử dụng cần được bảo

quản an toàn.
Sự phê Nghiệp vụ chi tiền - Sự phê chuẩn của khoản chi trên chứng từ chứng
chuẩn

được ghi sổ là được minh vào thời điểm ký vào chi phiếu.

Tính

phê chuẩn đúng dắn
Tất cả các khoản chi - Các chứng từ chi cần phải được đánh số trước, và

đầy đủ

tiền mua hàng được được ghi sổ theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn.
ghi sổ đầy đủ.

- Cuối kỳ, đối chiếu các khoản chi tiền gửi ngân hàng
trên sổ chi tiết của ngân hàng với các khoản chi trên sổ

Sự

chi tiết tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp.
Các nghiệp vụ chi - Tính toán đúng đắn các khoản chiết khấu thanh toán.

đánh

tiền được đánh giá - So sánh đối chiếu số tiền của khoản chi với sổ phụ ở

giá

đúng đắn.

ngân hàng.
Trang 23


Sự

Các nghiệp vụ chi - Sơ đồ tài khoản đầy đủ.

phân

tiền được phân loại - Ghi định khoản trên chứng từ chi tiền.

loại

đúng đắn.

- Khi ký duyệt chứng từ chi, kế toán trưởng kiểm tra

định khoản trên chứng từ.
Các nghiệp vụ chi - Quy định ghi sổ càng sớm càng tốt khi chi phiếu đã

Đúng
hạn

tiền mặt được vào sổ được ký.

Chuyể

đúng lúc.
Các nghiệp vụ chi - Bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển sổ liệu từ nhật

n sổ và

tiền mặt được phản ký chi tiền vào sổ cái các tài khoản liên quan.

tổng

ánh đúng đắn vào sổ

hợp

phụ các khoản phải
trả, chúng được tổng
hợp đúng đắn.
2.2.3. Các thủ tục kiểm soát chu trình trong điều kiện áp dụng máy vi tính
2.2.3.1. Kiểm soát chung

Nội dung
Thủ tục kiểm soát nội bộ
Kiểm soát - Tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm, phân công phân nhiệm: bởi lẽ
hoạt

động người thực hiện nghiệp vụ kinh tế cũng có thể đồng thời là người sử

tổ chức

dụng máy tính để ghi chép nghiệp vụ.
- Thực hiện tuần tự các bước cơ bản theo chương trình đã được lập trình

Kiểm

sẵn về phương pháp nhập, xử lý và in ấn tạo các báo cáo.
soát - Kiểm soát việc nhập liệu và hình thành chứng từ từ máy vi tính.

chứng từ

- Kiểm soát các bản sao chứng từ.

Kiểm

- Kiểm soát sơ đồ luân chuyển chứng từ, các báo cáo.
soát - Các khoản phải trả trong những file gốc nên được duy trì và phải tích

việc

giải hợp với số liệu trên các file tổng hợp.

trình tài sản

- Các bảng ghi về hàng tồn kho nên được duy trì và điều chỉnh định kỳ
với số lượng hàng tồn kho thực tế.

Kiểm

- Đối chiếu số dư trong tài khoản ở ngân hàng với số dư trên TK 112.
soát - Các nhân viên bao gồm những người viết chương trình, các kế toán

quá

trình viên… nên được đào tào tay nghề và ký kết hợp đồng rõ ràng.
Trang 24


quản lý

- Sự phát triển hệ thống máy tính và những thay đổi cho hệ thống nên
được phê chuẩn trước, kiểm tra và đóng dấu xác nhận.
- Nhà quản lý nên xem xét các bảng phân tích định kỳ, các báo cáo liên

quan đến công việc kế toán và các giao dịch xử lý bằng máy tính.
soát - Dữ liệu liên quan đến nghiệp vụ mua hàng và thanh toán nên được thiết

Kiểm
hoạt

động lập rõ ràng.

dữ

liệu - Hệ thống thông tin và nhân viên kế toán nên được giám sát và xem xét

trung tâm

công việc của họ với sự trợ giúp của máy tính để kiểm tra các báo cáo và

các truy cập.
soát - Tất cả các nghiệp vụ mua hàng phải được các nhà quản lý thông qua.

Kiểm

sự ủy quyền - Trong hệ thống máy tính, sự ủy quyền này được thực hiện tự động và
không lưu lại sự phê duyệt trên chứng từ. Trong trường hợp này hiểu
rằng người quản lý đã ngầm định sự phê duyệt của mình ngay khi chấp
Kiểm

nhận thiết kế của chương trình.
soát - Nhân viên sẽ lập mật mã để truy cập vào phần công việc được giao, chỉ

việc

đăng truy cập và tiếp cận những chương trình thuộc phạm vi của nhân viên đó.

nhập dữ liệu - Nhập liệu ghi nhận tất cả những nghiệp vụ mua hàng và thanh toán,
đồng thời định kỳ kiểm tra đối chiếu.
- Kết xuất thường xuyên các tập tin gốc về các khoản nợ phải trả và hàng
tồn kho, và lưu vào các đĩa dự phòng.
2.2.3.2. Kiểm soát ứng dụng
Nội

Thủ tục kiếm soát nội bộ

dung
Kiểm

- Chuẩn bị các giấy tờ hợp lý, được đánh số liên tục và phải có sự ký duyệt của

soát

những người có thẩm quyền liên quan đến việc mua hàng và thanh toán.

việc

- Các Đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng và các Hóa đơn đã được xác nhận

nhập

(bằng chương trình đã lập trình sẵn) trước khi nhập vào máy tính.

dữ

- Đặt lệnh để tìm lỗi sai trước khi nhập liệu.

liệu

- Chỉnh sửa các lỗi trước và trong quá trình nhập liệu vào các file liên quan

Kiểm

đến Nợ phải trả người bán hay Hàng tồn kho.
- Các yêu cầu mua hàng, Đơn đặt hàng, Ủy nhiệm chi… được lập và in ra từ

Trang 25