Nâng cao công tác quản trị mua hàng tại công ty Jonhnathan Charles.doc

Khoa Quản Trị Kinh Doanh

GVHD: Lê Đình Thái

MỞ ĐẦU
 Tính cấp thiết của đề tài
Luận Văn tốt nghiệp là một trong những nhiệm vụ quan trọng của sinh viên
ngành QTKD và là bước đầu tiên để sinh viên học tập thực tế của môi trường Doanh
Nghiệp SXKD, nhận diện được các vấn đề phát sinh, các nguyên nhân gây ra vấn đề và
thực tập đề xuất phương án giải quyết vấn đề.Vì vậy sau đợt thực tập tốt nghiệp tại cơng ty
sinh viên phải chứng tỏ được là có những khả năng nắm bắt được kiến thức của môi trường
Thực tế mà trong q trình học tập sinh viên khơng biết được cũng như khả năng tiếp cận
với môi trường thực tế.
Trong cơ chế thị trường như hiện nay, để thực hiện chiến lược phát triển của
nền kinh tế, các doanh nghiệp đã và đang khắc phục những khó khăn, vướng mắc để phù
hợp trong thời kỳ cơng nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước. Sau hơn mười năm đổi mới nền
kinh tế, nước ta đã có những thành tựu to lớn tạo nên một bước ngoặc lịch sử trong sự phát
triển kinh tế của đất nước. Do vậy các doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường thì
phải nắm vững được thị hiếu của người tiêu dùng, giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao
chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu, thị hiếu của khách hàng.
Tuy nhiên khơng phải ngẫu nhiên mà có được sự phát triển như vậy, nó địi hỏi người quản
trị phải có sự tư duy, lề lối và phong cách làm việc trong nền kinh tế thị trường. Đối với
mỗi doanh nghiệp vai trò của người lao động là rất quan trọng, đây là điều kiện để có thể
tồn tại và phát triển. Một người lãnh đạo tài năng, quyết đốn có thể dẫn tới doanh nghiệp
vượt qua mọi khó khăn hoặc doanh nghiệp phát triển, tồn diện. Chính vì vậy mà việc
nâng cao hiệu quả trong công tác quản trị là vô cùng quan trọng.
 Mục đích của chuyên đề là
Trong thời gian thực tập và viết luận văn tại công ty tư nhân 100% vốn chuyển
sang doanh nghiệp có 100% vốn dầu tư của nước ngoài, để theo kịp với nhịp độ phát triển
của thời đại, cơng ty cũng đã có rất nhiều sự thay đổi về phương thức kinh doanh của
mình, thay đổi về phương thức bán hàng, phương thức tiêu thụ... tuy nhiên hoạt động mua

hàng vẫn chưa đựơc quan tâm thực sự. Đây là vấn đề mà không chỉ của cơng ty này mà
gần như nó tồn tại trong hầu hết các DNSXKD. Hoạt động mua hàng rất ít được quan tâm

1

SVTH: Lê Thị Ánh Hồng


Khoa Quản Trị Kinh Doanh

GVHD: Lê Đình Thái

đến như hoạt động bán hàng. Các doanh nghiệp quan tâm đến việc mang lại lợi nhuận là
quan tâm đến tiết kiệm chi phí mua hàng. Việc mua hàng chưa được đánh giá tương xứng
với vị trí của nó. Trong khi mua hàng lại là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động kinh
doanh, là điều kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Mua
hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng, hoạt đơng bán hàng có được tốt
hay khơng phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động mua hàng. Hơn nữa mua hàng tốt tạo điều
kiện tăng lợi nhuận. Chính vì vậy mà em đã chọn đề tài “Nâng cao công tác quản trị mua
hàng tại công ty Jonhnathan Charles” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình. Đây
là một dịp tốt để em có thể hiểu rõ hơn về hoạt động quản trị mua hàng trong doanh nghiệp
không chỉ trên lý thuyết mà cịn thơng qua thực tế.
 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của chuyên đề là hướng tới hoạt động quản lý
trong việc quản trị mua hàng của công ty Jonathan charles.
Do thời gian và Kiến thức có hạn em xin được trình bày Cơng Tác quản trị mua
hàng và Thực Trạng của doanh nghiệp và một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác quản
trị trong Doanh nghiệp.
 Phương pháp nghiên cứu
Trong chuyên đề sử dụng các phương pháp sau: phương pháp hệ thống, phương

pháp phân tích - tổng hợp, phương pháp so sánh, phương pháp thống kê, trên cơ sở thu
thập và sử dụng các tài liệu, số liệu, biểu đồ làm căn cứ để làm rõ vấn đề cần nghiên cứu.
 Kết cấu chuyên đề
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận đề tài gồm ba chương lớn:
Chương 1: cơ sở lý luận chung về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp Sản
xuỏt Kinh Doanh.
Chương 2: Giới thiệu về công ty và thực trạng hoạt động quản trị mua hàng tại
công ty Jonathan Charles.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác quản trị mua hàng tại Doanh
Nghiệp.

2

SVTH: Lê Thị Ánh Hồng


Khoa Quản Trị Kinh Doanh

GVHD: Lê Đình Thái

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN TRỊ MUA HÀNG
TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH
1.1 HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP SXKD
1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp SXKD
Đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm
tạo ra yếu tố đầu vào, yếu tố đầu vào là nguồn hàng một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ,
đúng quy cách, chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu của sản xuất phù hợp với yêu
cầu của khách hàng và kế hoạch sản xuất bán ra của doanh nghiệp.
Dưới góc độ của nhà quản trị thì mua hàng hồn tồn trái ngựơc với bán hàng.
Nếu bán hàng có nghĩa là tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hàng hố và dịch vụ một cách có

hệ thống và tìm cách làm tăng ý thức về nhu cầu đó thì mua hàng là phủ nhận hoặc đình
hỗn nhu cầu đó cho tới khi tìm ra được điều kiện mua hàng tốt. Thực chất mua hàng biểu
hiện mối quan hệ giữa người với người, doanh nghiệp với doanh ghiệp.
+ Vị trí của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh
Nghiệp vụ mua hàng là mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp,
đây là khâu đầu tiên cho lưu chuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại, mẫu mã, số lượng, và
chất lượng thì dẫn đến mua và bán tốt hơn. Vậy nên mua hàng là nghiệp vụ mở đầu quy
trình SXKD của doanh nghiệp, Trên thực tế khâu bán hàng khó hơn mua hàng nhưng hành
vi hay bị mắc sai lầm nhất lại là hành vi mua hàng và nghiệp vụ mua hàng có vị trí rất quan
trọng đối với các doanh nghiệp và các nhà quản trị kinh doanh.
+ Mua hàng có vai trị quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp ở chỗ
Các yếu tố đầu vào chính là hàng hố, NVL của doanh nghiệp. Mua hàng sẽ
giúp cho doanh nghiệp có hàng hố SXSP từ đó bán ra thị trường. Với chức năng mua
nguyên vật liệu sản xuất ra hàng hóa sau đó bán ra thị trường tiêu thụ doanh nghiệp luôn
muốn phấn đấu để mua được nguyên vật liệu với chi phí thấp nhất, thoả mãn tốt nhất nhu
cầu của khách hàng, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng để thu hút khách
hàng về phía mình.

3

SVTH: Lê Thị Ánh Hồng


Khoa Quản Trị Kinh Doanh

GVHD: Lê Đình Thái

Mục đích của doanh nghiệp là phải làm sao để khách hàng cảm thấy hài lịng về sản
phẩm của mình để thu hút khách hàng. Tạo điều kiện giữ chữ tín nâng cao hiệu quả kinh

doanh là một trong những khâu quan trọng nhằm thúc đẩy q trình sản xuất, lưu thơng
hàng hố, tạo ra lợi nhuận trong kinh doanh, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên.
1.1.2 Các phương pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp SXKD.
1.1.2.1 Các phương pháp mua hàng trong doanh nghiệp SXKD.
a) Căn cứ vào quy mơ mua hàng
Mua hàng theo nhu cầu: Là hình thức mua hàng trong của doanh nghiệp, khi
doanh nghiệp cần mua hàng với số lượng bao nhiêu thì sẽ tiến hành mua bấy nhiêu tức là
mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa đủ nhu cầu sản xuất bán ra của doanh nghiệp trong một
thời gian nhất định. Để có đuợc quyết định lượng hàng sẽ mua doanh nghiệp phải căn cứ
vào diễn biến thị trường, số lượng hàng mà khách hàng đặt, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và
xem xét lượng hàng thực tế của doanh nghiệp.

Lượng hàng dự kiến + tồn đầu kỳ + tồn cuối kỳ

Lượng hàng thích hợp
một lần mua

=
số vịng chu chuyển hàng hố dự kiến

Phương pháp này có ưu điểm sau: `
+ Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng đơn giản. Nhu cầu mua hàng được xác
định xuất phát từ kế hoạch bán ra của doanh nghiệp, lượng hàng hoá dự trữ thực tế đầu kỳ
và kế hoạch dự trữ cho kỳ Sản xuất bán tiếp theo.
+ Lựơng tiền bỏ ra cho từng lần mua nguyên vật liệu sản xuất là rất lớn nên
giúp cho doanh nghiệp cần thu hồi vốn nhanh và do mua bao nhiêu sản xuất bán hết bấy
nhiêu nên lựơng hàng hố dự trữ ít. Do vậy sẽ tránh được tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm
đựơc chi phí bảo quản, giữ gìn hàng hố và các chi phí khác. Điều đó làm tăng nhanh tốc
độ chu chuyển của vốn

4

SVTH: Lê Thị Ánh Hồng


Khoa Quản Trị Kinh Doanh

GVHD: Lê Đình Thái

+ Quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi giúp cho doanh nghiệp
tránh đựơc những rủi ro do biến động về giá hay do nhu cầu về hàng hoá thay đổi, giảm
thiểu những thiệt hại do thiên tai (hoả hoạn, lũ lụt...) hay chiến tranh gây ra.
Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu cịn có nhựơc điểm cần lưu ý:
+ Chi phí mua hàng thừơng cao, Doanh nghiệp bị mất cơ hội kinh doanh trên thị
trường khi trên thị trường có cơn sốt về hàng hố mà doanh nghiệp đang kinh doanh, lúc
đó mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ không đạt đựơc, doanh nghiệp sẽ không thể thu
được lợi nhuận “siêu ngạch”.
Mua hàng theo lô lớn: Mua hàng theo lô lớn là lựơng hàng mua một lần nhiều
hơn nhu cầu SX bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Trên cơ sở dự
đoán nhu cầu trong một khoản thời gian nhất định nào đó. Dựa vào một số luận cứ ta có
thể xác định được số lượng hàng tối ưu cần nhập bởi vậy ta biết rằng:
Tổng chi phí cho việc nhâp hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí lưu trữ hàng hố =
chi phí mua hàng.
Nếu ta gọi: C-Tổng chi phí
C1 - Chi phí một lần mua hàng
C 2 - Chi phí bảo quản đơn vị hàng hoá trong một đơn vị thời gian

C - Số lượng đơn vị hàng hoá cần thiết trong một đơn vị thời gian
Q - Số lượng hàng hoá thu mua một lần
Giả thiết Q không đổi và số lượng hàng hố dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta có:

Q=

2*C1 *D
C2

C= C 2 * (Q/2) + C1 *Q/D)
Cơng thức này cho ta thấy lượng hàng nhập tối ưu với tổng chi phí thu mua, bảo quản là
thấp nhất.
Từ đó có thể thấy mua theo lơ có những ưu điểm sau:
+ Chi phí mua hàng có thể giảm được và doanh nghiệp có thể nhận được những
ưu đãi của các nhà cung cấp.
+ Chủ động chọn nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập hàng

5

SVTH: Lê Thị Ánh Hồng


Khoa Quản Trị Kinh Doanh

GVHD: Lê Đình Thái

+ Có thể chớp được thời cơ nếu có những “cơn sốt” thị trường, do đó có thể thu
được lợi nhuận“siêu ngạch”.
Song nó cũng không tránh được những nhược điểm phát sinh nhất định đó là:
+ Phải sử dụng một lượng vốn hàng hố lớn điều này gây ra những khó khăn tài
chính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp
+ Chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hoá lớn.
+ Rủi ro (thiên tai, mất cắp, lạc mốt, hạ giá) cao.
b) Căn cứ vào hình thức mua

Tập trung thu mua: Những doanh nghiệp có quy mơ lớn thường có những bộ
phận chuyên trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng. Phương pháp thu mua này có ư u
điểm là tiết kiệm được chi phí nhưng nó có nhược điểm là mua sản xuất tách rời nhau
Phân tán thu mua: Trong điều kiện doanh nghiệp khoán cho từng bộ phận mua
những món hàng cấn thiết, họ phải tự lo nguồn hàng cho sản xuất. Ưu điểm của phương
pháp này là nắm chắc được nhu cầu, thị trường mua đúng sản phẩm đúng nhu cầu. Nhược
điểm là số lượng mua bán ít, giá cả cao, chi phí ký kết tăng.
c) Căn cứ vào thời hạn tín dụng
Mua đến đâu thanh tốn đến đó theo phương thức này thì khi nhận được hàng hố
do bên bán giao thì doanh nghiệp phải làm thủ tục cho bên bán
Mua giao hàng trước: khi bên bán giao hàng cho doanh nghiệp, doanh nghiệp
đã nhận được hàng hoá sau một thời gian doanh nghiệp mới phải thanh tốn lơ hàng đó.
Mua đặt tiền trước nhận hàng sau: sau khi ký hợp đồng mua bán hàng hoá với
nhà cung cấp doanh nghiệp phải trả một khoản tiền đến hạn giao hàng bên bán sẽ tiến hành
giao hàng cho bên mua.
d) Căn cứ theo nguồn hàng:
Mua trong nước: hình thức mua mà mọi hoạt động mua của doanh nghiệp được tiến hành trong phạm vi một quốc gia.
Mua từ nước ngồi (nhập khẩu): Đây là hình thức doanh nghiệp mua hàng từ
nước ngồi có hai hình thức nhập khẩu:

6

SVTH: Lê Thị Ánh Hồng


Khoa Quản Trị Kinh Doanh

GVHD: Lê Đình Thái

+ Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu trong đó cơng ty đóng vai trị làm trung

gian để tiến hành các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hố, thiết bị máy móc nước ngoài vào
Việt Nam theo yêu cầu của khách hàng trong nước.
+ Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu trong đó cơng ty thực hiện từ
khâu đầu đến khâu cuối
phương thức mua theo hợp đồng, phương thức mua trực tiếp hay gián tiếp, phương thức mua theo hợp đồng hay mua theo đơn hàng, mua buôn hay mua lẻ...Mỗi phương
pháp trên đều có những ưu và nhược điểm riêng nên các doanh nghiệp tuỳ vào thực trạng
của mình trong từng thời điểm, từng giai đoạn nhất định để quyết định xem mình nên theo
phương thức nào là thuận tiện nhất và tốt nhất.
1.1. 2. 2 Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả.
+ Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp: doanh nghiệp nên lựa chọn cho
mình một số lượng nhà cung cấp nhất định.Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp phân tán
được rủi ro bởi hoạt động mua hàng có thể gặp nhiều rủi ro từ phía nhà cung cấp. Với ý
nghĩ phân tán rủi ro, nhiều người gọi nguyên tắc này là nguyên tắc “không bỏ tiền vào một
túi” tạo sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp. doanh nghiệp chỉ được mua từ một hay một
số rất ít nhà cung cấp thì những nhà cung cấp này có thể ép giá và áp đặt các điều kiện mua
bán hàng cho doanh nghiệp.
+ Quy tắc luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp: mua hàng là giải
một số bài toán với vơ số ràng buộc khác nhau. Trong khi đó các nhà cung cấp luôn luôn
đưa ra những thông tin phong phú và hấp dẫn về giá cả, chất lượng, điều kiện vận chuyển
và thanh toán, các dịch vụ sau bán hàng...
+ Quy tắc đảm bảo “sự hợp lý ” trong tương quan quyền lợi giữa doanh nghiệp
với nhà cung cấp: nếu doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận những điều kiện bất lợi cho
mình thì ảnh hưởng xấu đến hiệu quả mua hàng và có nguy cơ bị giảm đáng kể về lợi
nhuận kinh doanh. Ngược lại nếu doanh nghiệp cố tình “ép ” nhà cung cấp để đạt được lợi
ích của mình mà khơng quan tâm đến lợi ích của nhà cung cấp thì dễ gặp trục trặc trong
việc thoả thuận và thực hiện hợp hợp đồng .

7

SVTH: Lê Thị Ánh Hồng

Khoa Quản Trị Kinh Doanh

GVHD: Lê Đình Thái

1.2 VAI TRỊ VÀ NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ MUA HÀNG TRONG
DOANH NGHIỆP SXKD
1.2.1 Mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp
SXKD.
+ Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp SXKD:
Đảm bảo an toàn cho bán ra thể hiện trước hết là hàng mua phải đủ về số lượng và
cơ cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá hay gián đoạn kinh doanh
làm ảnh hưởng đến lưu thơng hàng hố. Mặt khác hàng mua phải phù hợp với nhu cầu của
khách hàng vì khách hàng là người tiêu dùng sản phẩm do công ty bán ra.
Đảm bảo chất lượng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng có chất lượng mà khách
hàng có thể chấp nhận được. Quan điểm phổ biến hiện nay trong cả sản xuất,
Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuận lợi
cho việc xác định giá bán hàng. để chi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển là thấp
nhất.
+ Tầm quan trọng của quản trị mua hàng:
Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp thể hiện ở
chỗ phải tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng sao cho mua được hàng thư ờng
xuyên, đều đặn và kịp thời, với nhu cầu về số lượng, cơ cấu, chủng loại với chất lượng tốt,
giá cả hợp lý. Lãi suất trong nước và ngoài, chi phí lưu kho và hàng loạt các vấn đề khác.
1.2.2 Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp SXKD
Quản trị mua hàng là q trình phân tích, lựa chọn và đi đến quyết định mua,
mua cái gì? mua bao nhiêu? mua của ai? giá cả và các điều kiện thanh tốn như thế nào?
nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích,

8

SVTH: Lê Thị Ánh Hồng


Khoa Quản Trị Kinh Doanh

GVHD: Lê Đình Thái

Sơ đồ quá trình mua hàng trong doanh nghiệp

Xác định
nhu cầu

Tìm và lựa
chọn nhà
cung cấp

Thoả mãn

Thương
lượng và
đặt hàng

Theo dõi và
thực hiện
giao hàng

Không thoả mãn

Đánh giá kết quả mua hàng

a ) Xác định nhu cầu mua hàng:
Mua hàng là hoạt động xuất phát từ nhu cầu do vậy trước khi mua hàng nhà quản trị
phải xác định được nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp trong mỗi thời kỳ. Thực chất của
giai đoạn này là trả lời cho câu trả lời là mua cái gì?, mua bao nhiêu? chất lượng như thế
nào? để xác định được số lượng hàng hoá mua vào là bao nhiêu trên thực tế người ta thường dựa vào công thức cân đối lưu chuyển.
M + D dk = B + D ck + Dhh
Trong đó:
M - Lượng hàng hố cần mua vào trong toàn bộ kỳ kinh doanh.
B – Lượng hàng bán ra (theo kế hoạch) của doanh nghiệp trong kỳ
D dk- Lượng hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp đầu kỳ kinh doanh
D ck –Lượng hàng hoá dự trữ cuối kỳ (kế hoạch) để chuẩn bị cho kỳ kinh doanh tiếp theo.
Dhh- Định mức hao hụt (nếu có)
Từ cơng thức cân đối có thể xác định được nhu cầu mua vào trong kỳ như sau:
M = B + D ck – D dk +Dhh

9

SVTH: Lê Thị Ánh Hồng


Khoa Quản Trị Kinh Doanh

GVHD: Lê Đình Thái

Cơng thức trên được dùng để xác định nhu cầu mua vào của từng mặt hàng. Tổng lượng hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các lượng hàng mua vào của từng mặt
hàng. Chất lượng mua vào như thế nào? Mua vào phụ thuộc vào mức bán ra của doanh
nghiệp cả về số lượng, chất lượng, cơ cấu.
Yêu cầu về chất lượng:

+ Doanh nghiệp đưa ra mục tiêu chất lượng đối với hàng hoá mua vào.
+ Cần chú ý theo đuổi mục tiêu chất lượng tối
+ Ngoài ra doanh nghiệp cần chú ý đến yêu cầu về cơ cấu, chủng loại, mẫu mã,
thời gian để đảm bảo được mục tiêu chi phí và mục tiêu an toàn.
Việc xác định nhu cầu mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp có được lượng hàng tối ưu mà
doanh nghiệp sẽ mua từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp.
b) Tìm và lựa chọn nhà cung cấp.
Thực chất là để trả lời câu hỏi mua của ai. Để thực hiện được mục tiêu trên
doanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp. Câu hỏi đặt ra là doanh nghiệp sẽ tìm
ở đâu và như thế nào.
Tìm nhà cung cấp: Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp SXKD có thể tìm kiếm
những nhà cung cấp tiềm tàng. Doanh nghiệp có thể tìm thơng qua các hình thức:
+ Thơng qua chương trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp.
+ Thông qua hội chợ, triển lãm.
+ Thông qua đơn thư chào hàng.
+ Thông qua hội nghị khách hàng.
Các danh sách trên càng đầy đủ càng tốt.
c) Thương lượng và đặt hàng.
Sau khi đã có trong tay danh sách các nhà cung cấp đã lựa chọn doanh nghiệp
tiến hành thương lượng và đặt hàng để đi đến ký kết hợp đồng mua bán với họ.
Những ràng buộc này liên quan đến số lượng hàng hoá, chủng loại hàng hoá, chất lượng
hàng hoá, giá cả, các điều kiện liên quan đến việc mua hàng, các biện pháp xử lý nếu như

10

SVTH: Lê Thị Ánh Hồng


Khoa Quản Trị Kinh Doanh

GVHD: Lê Đình Thái

vi phạm hợp đồng và để đi được đến thoả thuận chung thì hai bên cần phải phân chia các
ràng buộc chặt và ràng buộc lỏng. Các vấn đề cần thương lượng bao gồm:
- Các tiêu chuẩn kỹ thuật của hàng hoá cần mua về mẫu mã, chất l ượng,
phương tiện và phương pháp kiểm tra.
- Giá cả và sự giao động về gía cả khi giá cả trên thị trường lúc giao hàng có
biến động
- Phương thức thanh tốn ngay, chuyển khoản, tín dụng chứng từ… và xác
định thời hạn thanh tốn.
- Thời gian và địa điểm giao hàng: địa điểm giao hàng liên quan đến chi phí vận
chuyển, điều kiện giao thông vận tải nên ghi cụ thể. Doanh nghiệp tiến hành đặt hàng với
các nhà cung cấp bằng một trong những hình thức sau:
+ Ký kết hợp đồng mua – bán. Đây là hình thưc mang tình pháp lý cao nhất.
Nội dung của hợp đồng mua – bán bao gồm:
. Tên, địa chỉ của các bên mua- bán hoặc người đại diện cho các bên.
. Tên, số lượng, quy cách, phẩm chất của hàng hoá.
. Đơn giá và phương định giá.
. Phương pháp và điều kiện giao nhận.
. Điều kiện vận chuyển.
Phương thức và điều kiện thanh toán
+ Đơn đặt hàng là hình thức mang tính pháp lý thấp hơn hình thức trên.
+ Hố đơn bán hàng. đây là hình thức mang tính pháp lý thấp nhất.
Sau khi doanh nghiệp đồng ý đặt hàng nếu phá vỡ hợp đồng doanh nghiệp sẽ
phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.
d) Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng:
Việc giao nhận hàng được thực hiện trên cơ sở hợp đồng tuy nhiên cần đơn đốc,
nhà cung cấp nhanh chóng chuyển hàng để tránh tình trạng hàng đến chậm làm ảnh hưởng tới hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp, làm gián đoạn quá trình lưu thơng. Cần giám sát, theo dõi tồn
bộ q trình giao hàng xem bên cung cấp có thực hiện đúng các điều kiện ghi trong hợp đồng

không. Cụ thể:

11

SVTH: Lê Thị Ánh Hồng


Khoa Quản Trị Kinh Doanh

GVHD: Lê Đình Thái

+ Hàng hố nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận: làm tốt khâu này hay không sẽ
ảnh hưởng đến kinh doanh sau này của doanh nghiệp, ngăn ngừa thất thoát tài sản, ngăn
chặn các hàng hoá kém phẩm chất vào tay người tiêu dùng nhằm nâng cao uy tín của cơng
ty.
- Kiểm tra đúng số lượng
- Kiểm tra đúng chất lượng
- Công đoạn cuối làm thủ tục nhập hàng hoá
e) Đánh giá kết quả thu mua:
Sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá
kết quả và hiệu quả mua hàng. việc đánh giá là những mục tiêu mua hàng được xác định
ngay từ đầu cũng như mức độ phù hợp của hoạt động mua hàng với mục tiêu bán hàng và
mục tiêu tài chính của doanh nghiệp. Có thể xảy ra hai trường hợp:
+ Trường hợp 1: Nếu thoả mãn nhu cầu nghĩa là người cung cấp đáp ứng được các
nhu cầu cho SXKD để cho đầu vào được ổn định. Như vậy quyết định mua hàng của
doanh nghiệp là có kết quả và có hiệu quả.
+ Trường hợp 2: Nếu khơng thoả mãn thì quyết định mua hàng của doanh
nghiệp là sai lầm, doanh nghiệp phải tiếp tục tìm kiếm lại nhà cung cấp mới, tìm ra và khắc
phục những sai sót để tránh phạm phải sai lầm đó.

12

SVTH: Lê Thị Ánh Hồng


Khoa Quản Trị Kinh Doanh

GVHD: Lê Đình Thái

CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY VÀ THỰC TRẠNG
HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CƠNG TY
JONATHAN CHARLES
2.1 Sơ lược về cơng ty Jonathan charles
2.1.1 Quá trình hình thàn và phát triển của công ty
Công ty Johnathan Charles Fine Furniture là công ty kết hợp giữa Johnathan
Charles – nhà thiết kế người Anh, một chuyên gia về đồ trang trí nội thất, người có kinh
nghiệm sống và làm việc tại Việt Nam hơn 15 năm – và công ty Wildwood Lamps &
Accents của Hoa Kỳ - công ty sản xuất đèn với chất lượng cao nổi tiếng trên toàn cầu hơn
40 năm qua.
Công ty chuyên thiết kế và sản xuất đồ trang trí nội thất giả cổ theo phong cách
của Châu Âu cũng như phát triển các thiết kế riêng của công ty theo phong cách trong thời
kỳ quá độ cận đại ở Anh Quốc và phân phối đến các quốc gia như Hoa Kỳ, Anh, Tây Ban
Nha, ý, Pháp…
Yếu tố chính tạo nên sự khác biệt của cơng ty chính là sự tỉ mỉ và chất lượng
thể hiện trong từng sản phẩm. Chính điều này đó tạo sự phát triển to lớn của công ty từ 10
nhân viên vào 4/2004 đến gần 1.000 nhân viên vào 12/2008. Và cũng chính vào sự quan
tâm đến từng chi tiết nhỏ nhất trên sản phẩm, cơng ty đó xây dựng hẳn một xưởng đúc
đồng để sản xuất ra những chi tiết bằng đồng cho sản phẩm. Mỗi ý tưởng thiết kế một sản
phẩm trang trí nội thất mới, cơng ty đồng thời cũng đưa ra những thiết kế độc quyền về tay
cầm, bản lề, Ổ khóa và chìa khóa có kiểu dáng mang phong cách cổ điển . Đây chính là lý

do thành cơng của cơng ty.
Cơng ty vẫn tiếp tục duy trì và đa dạng hóa phong cách của mình, đó là tập
trung vào sự tỉ mỉ và chất lượng của sản phẩm để đáp ứng các thị trường khó tính nhất và
trở thành công ty luôn đồng hành với những sản phẩm trang trí nội thất tốt nhất hồn hảo
từ kiểu dáng đến chất lượng sản phẩm.
2.1.2 chức năng và nhiệm vụ của công ty.
Chức năng của công ty : công ty khi mới thành lập là thực hiện các hoạt động
Sản Xuất ra hàng hóa cung cấp cho thị trường trong nước và xuất khẩu: cơng ty cịn là

13

SVTH: Lê Thị Ánh Hồng


Khoa Quản Trị Kinh Doanh

GVHD: Lê Đình Thái

nhân tố quan trọng tạo ra sản phẩm cung cấp cho người tiêu dùng, cung cấp cho khách
hàng những sản phẩm cần thiết phù hợp với nhu cầu và sở thích của người tiêu dùng qua
đó thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa.
Chức năng thứ hai của cơng ty là hình thành hàng hóa dự trữ để góp phần bình
ổn thị trường, cân bằng cung cầu giá cả, kết nối nhà sản xuất và người tiêu dùng cả về mặt
khơng gian, thời gian, bảo vệ và quản lí chất lượng hàng hóa.
Chức năng thứ ba: là giải quyết vấn đề việc làm , giảm bớt tình hình thất nghiệp của
người lao động góp phần khơng ít cho việc xuất khẩu hàng hóa , đóng thuế cho nhà nước
một phần lợi nhuận của Doanh nghiệp.
Nhiệm vụ của công ty :

Là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hoạt động trong lĩnh vực sản xuất

thương mại, Công ty Jonathan charles có nhiệm vụ tiêu thụ hàng hóa, thúc đẩy nhanh tốc
độ chu chuyển hàng hóa và dịch vụ tạo ra hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh
Công ty phải hoàn thành tốt các nhiệm vụ mà nhà nước giao cho như: Tiết kiệm
nguồn tài ngun Gỗ, góp phần bình ổn thị trường hàng hóa giá cả, khơng để xảy ra các
“cơn sốt”, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng .
Ngồi ra cơng ty cịn có một số nhiệm vụ rất quan trọng đó là giải quyết vấn đề
về việc làm , đào tạo thợ có tay nghề , thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của nhà nước
về nhà nước về quản lí tài chính, kế tốn đóng góp đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách nhà
nước
2.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng các phòng ban:
2.2.1 Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức của công ty được chia thành 5 cấp: cơng ty, khối, phịng
ban/phân xưởng, tổ, nhóm.

14

SVTH: Lê Thị Ánh Hồng


Khoa Quản Trị Kinh Doanh

GVHD: Lê Đình Thái

CƠNG TY

KHỐI

PHỊNG BAN /
PHÂN XƯỞNG

TỔ

NHĨM

Hình 2.2.1 Cơ cấu tổ chức 5 cấp bậc
BAN GIÁM ĐỐC

KHỐI QUẢN LÝ
CHUNG

KHỐI SẢN XUẤT

Kế toán

KHỐI HỖ TRỢ SẢN
XUẤT

Thiết kế (R&D)
Bộ phận mộc máy

Hành chính

Kế hoạch
Bộ phận đúc đồng
Kỹ thuật và hỗ trợ kỹ
thuật

Nhân sự

Bộ phận lắp ráp

Mua hàng

IT

Xuất - Nhập khẩu

Chất lượng

Bộ phận hoàn tất

Bộ phận hoàn thiện và
đóng gói

Bảo trì

Kho vận

Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức nhân sự
Nguồn trích từ Phịng Hành Chính Nhân Sự

15

SVTH: Lê Thị Ánh Hồng


Khoa Quản Trị Kinh Doanh

GVHD: Lê Đình Thái

2.2.2 Chức năng chính của các phịng ban:

a. Khối quản lý chung:
- Giám đốc (Director): Là người lảnh đạo cao nhất, chịu trách nhiệm điều hành
mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, chỉ đạo trong việc thực hiện và giám sát
việc sử dụng vốn, lao động, nắm bắt các vấn đề trọng yếu trong tồn cơng ty.
- Kế tốn (Accountant Department): Quản trị tài chính, ngân sách, thực hiện
các nghiệp vụ kế toán, quản lý tài sản, báo cáo tài chính, hỗ trợ Ban Giám Đốc trong việc
đánh giá hiệu quả hoạt động của công ty thông qua thước đo giá trị.
- Hành chính (Admin Department): chịu trách nhiệm về tất cả các cơng tác có
liên quan đến thủ tục, giấy tờ, phụ trách bộ phân tạp vụ, vệ sinh cho tồn bộ cơng ty.
- Nhân sự (Human Resource Deartment): Phụ trách về công tác tuyển dụng,
đào tạo, huấn luyện và phát triển nguồn nhân lực trong công ty.
- Xuất nhập khẩu (Import-Expor Departmentt): phụ trách về thủ tục xuất khẩu
sản phẩm sang thị trường các nước và nhập khẩu nguyên vật liệu, chủ yếu là gỗ, báo cáo
thuế xuất nhập khẩu…
- Công nghệ thông tin (IT Department): Chịu trách quản lý tồn bộ hệ thống
thơng tin, mạng trong và ngồi nhà máy, thiết kế và bảo trì các chương trình tin học quản
lý trong cơng ty, quản lý thiết bị thông tin , quản lý giao nhận dữ liệu giữa các nhân viên
đồng thời bảo mật thông tin cần thiết trong công ty.
- Dịch vụ khách hàng (Customer Service Department): là trung tâm chính liên
kết, trao đổi thơng tin giữa công ty và khách hàng, giới thiệu sản phẩm, thu nhận và phản
hồi lại ý kiến của khách hàng. Bộ phận dịch vụ khách hàng chịu trách nhiệm quan trọng
trong việc duy trì tốt đẹp mối quan hệ giữa công ty và khách hàng.
- Mua hàng (Purchasing Department): Phụ trách mua sắm hàng hóa, vật tư,
nguyên vật liệu phục vụ cho công tác sản xuất trong công ty.
b/ Khối sản xuất:
- Phân xưởng mộc máy (Machinery Department): phần chuyên tạo phôi các
chi tiết làm từ vật liệu gỗ.
- Phân xưởng đúc đồng (Foundry Department): phần tạo phôi các chi tiết làm
từ đồng (tay cầm, bản lề, khóa..)

16

SVTH: Lê Thị Ánh Hồng


Khoa Quản Trị Kinh Doanh

GVHD: Lê Đình Thái

- Phân xưởng lắp ráp (Assembly Department): phân xưởng lắp ráp các chi tiết
thành sản phẩm hoàn chỉnh.
- Phân xưởng hoàn tất (Finishing Department): phân xưởng chà nhám, sơn
phủ, đánh bóng sản phẩm., chuyên bọc niệm ghế, sofa..
- Phân xưởng hoàn thiện và đóng gói (Final Finishing Department): phân
xưởng hồn chỉnh sản phẩm về màu sắc, độ bóng của Sản phẩm và đóng gói.
Trong mỗi xưởng đều có nhiều quản đốc phụ trách từng khu vực khác nhau. Quản đốc chịu
trách nhiệm chung trong xưởng về quản lý nhân công, chất lượng sản phẩm. trong mỗi
xưởng chia thành nhiều tổ. Mỗi tổ phụ trách một cơng đoạn gia cơng trong qui trình gia
cơng sản phẩm.
c. Khối hỗ trợ sản xuất: Đây là khối chun hỗ trợ cho cơng tác sản xuất chính
của cơng ty bằng nhiều hình thức khác nhau.
- Thiết kế (Research & Development Department): nghiên cứu phát triển mẫu
mã mới, kết hợp với bộ phận tạo mẫu (Sample) tạo ra sản phẩm mẫu trưng bày trong hội
chợ triển lãm các kỳ, mùa trong năm.
- Kế hoạch (Planning Department): Lập kế hoạch sản xuất cho khối sản xuất
để đảm bảo xuất hàng đúng thời điểm, thỏa thuận với khách hàng và tận dụng tối ưu năng
lực sản xuất của khối sản xuất.
- Kỹ thuật (Technical Department): xây dựng tiêu chuẩn về kỹ thuật, tạo ra bản
vẽ kỹ thuật, tính BOM (Bill of Material)cung cấp thơng tin ngun vật liệu hồn thành sản
phẩm cho việc tính giá thành sản phẩm, lập Routing Ticket để cung cấp cho bộ phận sản

xuất.
- Hỗ trợ Kỹ thuật (Technical Support Department): Bộ phận chuyên hỗ trợ kỹ
thuật về máy móc, trang thiết bị vận hành để sản xuất, tư vấn về mặt bằng máy móc trong
xưởng và việc sử dụng máy trong qui trình sản xuất.
- Chất lượng (Quality Department): kiểm tra chất lượng sản phẩm từ khâu thu
mua nguyên vật liệu mua đầu vào và đầu ra sao cho đảm bảo sản phẩm theo đúng các tiêu
chuẩn kỹ thuật về kích thước, màu sắc, độ bóng mà bộ phận Kỹ Thuật đưa ra.
- Bảo trì (Maintaince Department): Chuyên về bảo trì, bảo dưỡng máy, nhà
xưởng, đảm bảo điều kiện làm việc tốt nhất cho công ty.

17

SVTH: Lê Thị Ánh Hồng


Khoa Quản Trị Kinh Doanh

GVHD: Lê Đình Thái

- Kho vận (Warehouse Department): Tổ chức lưu trữ hàng hóa, vật tư, đảm
bảo an tồn, tiết kiệm khơng gian, dễ dàng xuất nhập hàng hóa trong kho, đồng thời quản
lý các thiết bị nâng chuyển.
2.3 Sản phẩm của công ty:
Sản phẩm của công ty khá đa dạng về chủng loại hàng, phong phú từ kiểu
dáng , kiểu mẫu với chất lượng gia công được đảm bảo tỉ mỉ đến từng chi tiết. Phần lớn
sản phẩm đều được công ty tự thiết kế nên sản phẩm vừa mang nét chung của phong cách
cổ Châu Âu, đặc biệt là thời kỳ quá độ cận đại của Anh Quốc, đồng thời mang nét riêng
thể hiện bản sắc riêng hiện đại độc đáo của công ty.
Công ty hiện nay có gần 2000 sản phẩm, đa dạng với các loại bàn, ghế, tủ,
giường, chân nến, hộp, kệ sách trường kỹ…Các sản phẩm của công ty được xuất khẩu chủ

yếu sang thị trường các nước Châu Âu, Hoa Kỳ và các sản phẩm được thiết kế ngày càng
tinh xảo để đáp ứng được những thị trường khó tính nhất.
Để đáp ứng được nhu cầu và thị hiếu của thị trường hiện công ty mở rộng thêm
mảng thiết kế và tạo mẫu theo thị hiếu và theo ý thích của khách hàng nhằm hướng đến
mục tiêu đáp ứng đúng theo yêu cầu khách hàng một cách tốt nhất những sản phẩm độc
quyền, một trong những điểm đặc biệt mà khó có một cơng ty nào có thể đáp ứng , các sản
phẩm vừa mang nét cổ điển nhưng vẩn có thể ẩn náo một chút phong cách hiện đại,điểm
đặc biệt thứ 2 cơng ty có thể giúp khách hàng phục hồi những sản phẩm đồ gỗ cổ bị thời
gian biến dạng hoặc hư hỏng sẽ được các nghệ nhân lâu năm nghiên cứu và phục hồi sản
phẩm nếu khách hàng muốn có thêm sản phẩm giống sản phẩm của mình ,cơng ty vẫn có
thể tạo ra sản phẩm giống với độ chính xác trên 90% so với sản phẩm chính là điều các
cơng ty khác chưa hướng tới.

18

SVTH: Lê Thị Ánh Hồng


Khoa Quản Trị Kinh Doanh

GVHD: Lê Đình Thái

Sản Phẩm Của Cơng ty

Trích Dẫn Nguồn từ: Dịch vụ khách hàng (Customer Service Department)

19

SVTH: Lê Thị Ánh Hồng

Khoa Quản Trị Kinh Doanh

GVHD: Lê Đình Thái

Sản Phẩm Của Công ty

20

SVTH: Lê Thị Ánh Hồng