hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu tại công ty tnhh may xuất khẩu việt thành

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH


ĐỖ THỊ THANH NHANH

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI
BỘ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY
TNHH MAY XUẤT KHẨU VIỆT THÀNH

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Ngành: Kế toán – Kiểm toán
Mã số ngành: 52340301

Tháng 11/2013


TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH


ĐỖ THỊ THANH NHANH
MSSV: 4104163

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI
BỘ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY
TNHH MAY XUẤT KHẨU VIỆT THÀNH

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Ngành: Kế toán – Kiểm toán
Mã số ngành: 52340301

CÁN BỘ HƯỚNG DẪN
THS. PHAN THỊ ÁNH NGUYỆT

Tháng 11/2013


LỜI CẢM TẠ

Sau thời gian thực tập tại công ty TNHH May Xuất khẩu Việt Thành, em đã
hoàn thành xong luận văn tốt nghiệp với đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát
nội bộ chu trình doanh thu tại công ty TNHH May Xuất khẩu Việt Thành”. Để
hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình, ngoài sự nổ lực học hỏi của bản thân
còn có sự chỉ dẫn nhiệt tình của các thầy cô và các anh chị trong công ty.
Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo công ty TNHH May Xuất khẩu
Việt Thành đã tạo điều kiện cho em tiếp xúc với môi trường làm việc tại công ty
trong suốt thời gian thực tập. Em cũng xin cảm ơn các anh chị, đặc biệt là các chị
trong phòng kế toán đã chỉ bảo em, giúp em tìm hiểu thêm nhiều kiến thức thực
tiễn.
Em vô cùng biết ơn quý Thầy Cô trong khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh
trường Đại học Cần Thơ đã tận tình giảng dạy em trong hơn ba năm học vừa qua,
truyền đạt những kiến thức và kinh nghiệm vô cùng quý báu. Đặc biệt, em xin
gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Phan Thị Ánh Nguyệt đã tận tình hướng dẫn
em hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình.
Cuối cùng, em xin kính chúc quý Thầy Cô luôn luôn mạnh khỏe, vui vẻ và
công tác tốt, kính chúc Ban lãnh đạo công ty May Việt Thành cùng các anh chị
dồi dào sức khỏe, hạnh phúc và gặt hái được nhiều thành công, chúc cho công ty
May Việt Thành ngày càng phát triển.

Cần Thơ, ngày…. tháng…. năm 2013

Sinh viên thực hiện
(Kí và ghi rõ họ tên)

Đỗ Thị Thanh Nhanh


LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan rằng đề tài nầy là do chính tôi thực hiện, các số liệu thu thập
và kết quả phân tích trong đề tài là trung thực, đề tài không trùng với bất cứ đề
tài nghiên cứu khoa học nào.

Cần Thơ, ngày…. tháng…. năm 2013
Sinh viên thực hiện
(Kí và ghi rõ họ tên)

Đỗ Thị Thanh Nhanh


NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP

.............................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................

.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
Cần Thơ, ngày…. tháng…. năm 2013


MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ...................................................................................1
1.1 Lí do chọn đề tài.............................................................................................. 1
1.2 Mục tiêu nghiên cứu ........................................................................................1
1.2.1 Mục tiêu chung.........................................................................................1
1.2.2 Mục tiêu cụ thể .........................................................................................2
1.3 Phạm vi nghiên cứu .........................................................................................2
1.3.1 Về không gian ..........................................................................................2
1.3.2 Về thời gian .............................................................................................. 2
1.4 Đối tượng nghiên cứu ......................................................................................2
1.5 Sơ lược tài liệu có liên quan ............................................................................2
CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .....3
2.1. Phương pháp luận...........................................................................................3

2.1.1. Hệ thống kiểm soát nội bộ .......................................................................3
2.1.1.1. Khái niệm............................................................................................. 3
2.1.1.2. Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ ................................ 4
a) Môi trường kiểm soát....................................................................................5
b) Đánh giá rủi ro .............................................................................................. 8
c) Hoạt động kiểm soát......................................................................................9
d) Thông tin và truyền thông .............................................................................10
e) Giám sát........................................................................................................11
2.1.1.3. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ .............................................................. 12
2.1.1.4. Các nguyên tắc cơ bản để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ.............12
2.1.1.5. Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ.................................................13
2.1.2. Kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu trong doanh nghiệp .......................14
2.1.2.1. Đặc điểm, nội dung chu trình doanh thu ...............................................14
2.1.2.2. Chức năng, vai trò của chu trình doanh thu...........................................15
2.1.2.3. Mục tiêu kiểm soát của chu trình doanh thu..........................................18


2.1.2.4. Các thủ tục kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình
doanh thu ..............................................................................................................18
2.1.2.5. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chu trình doanh thu .....................23
2.2. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................24
2.2.1. Phương pháp thu thập số liệu...................................................................24
2.2.2. Phương pháp phân tích số liệu.................................................................25
CHƯƠNG 3: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU VIỆT
THÀNH ................................................................................................................26
3.1. Lịch sử hình thành và phát triển......................................................................26
3.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển............................................................... 26
3.1.2. Vị trí địa lí............................................................................................... 26
3.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh........................................................26
3.3. Cơ cấu tổ chức................................................................................................ 27

3.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lí của công ty May Việt Thành .....................27
3.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận ...............................................27
3.4. Tổ chức công tác kế toán tại công ty May Việt Thành ....................................30
3.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán ..........................................................................30
3.4.2. Tổ chức hình thức kế toán và chế độ kế toán ...........................................30
3.4.2.1. Hình thức kế toán .................................................................................30
3.4.2.2. Chế độ kế toán......................................................................................30
3.4.2.3. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty.................................................31
3.5. Khái quát kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2010 đến sáu tháng đầu năm
2013 ......................................................................................................................33
3.6. Phương hướng hoạt động................................................................................35
CHƯƠNG 4: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY MAY VIỆT THÀNH .....................36
4.1. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình doanh thu tại công ty May Việt
Thành ....................................................................................................................36
4.1.1. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty May Việt Thành .............36
4.1.1.1. Môi trường kiểm soát ...........................................................................36
4.1.1.2. Đánh giá rủi ro......................................................................................36


4.1.1.3. Hoạt động kiểm soát.............................................................................37
4.1.1.4. Thông tin và truyền thông.....................................................................37
4.1.1.5. Giám sát ............................................................................................... 37
4.1.2. Đánh giá sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ...........................................38
4.2. Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu tại công ty May Việt
Thành ....................................................................................................................39
4.2.1. Tìm hiểu chu trình doanh thu tại công ty .................................................39
4.2.2. Thủ tục kiểm soát đối với từng loại hoạt động .........................................39
4.2.2.1. Hoạt động nhận và xử lí đơn đặt hàng...................................................39
a) Mô tả hoạt động nhận và xử lí đơn đặt hàng bằng lưu đồ .............................. 40

b) Tìm hiểu thủ tục kiểm soát hoạt động nhận và xử lí đơn đặt hàng .................43
c) Đánh giá thủ tục kiểm soát hoạt động nhận và xử lí đơn đặt hàng .................44
d) Thủ tục kiểm soát trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán ....................45
4.2.2.2. Hoạt động xuất kho ..............................................................................46
a) Mô tả hoạt động xuất kho bằng lưu đồ ..........................................................46
b) Tìm hiểu thủ tục kiểm soát............................................................................49
c) Đánh giá thủ tục kiểm soát ............................................................................50
d) Thủ tục kiểm soát trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán ....................51
4.2.2.3. Hoạt động lập hóa đơn..........................................................................52
a) Mô tả hoạt động bằng lưu đồ.........................................................................52
b) Tìm hiểu thủ tục kiểm soát............................................................................53
c) Đánh giá thủ tục kiểm soát ............................................................................54
d) Thủ tục kiểm soát trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán ....................55
4.2.2.4. Hoạt động thu tiền ................................................................................56
a) Mô tả hoạt động thu tiền bằng lưu đồ ............................................................ 56
b) Tìm hiểu thủ tục kiểm soát............................................................................56
c) Đánh giá thủ tục kiểm soát ............................................................................57
d) Thủ tục kiểm soát trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán ....................58
CHƯƠNG 5: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
DOANH THU TẠI CÔNG TY MAY VIỆT THÀNH ...........................................60
5.1. Cơ sở đề ra giải pháp ......................................................................................60


5.2. Giải pháp........................................................................................................61
CHƯƠNG 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .........................................................64
6.1. Kết luận..........................................................................................................64
6.2. Kiến nghị........................................................................................................64
6.2.1. Đối với doanh nghiệp ..................................................................................64
6.2.2. Đối với nhà nước .........................................................................................65
TÀI LIỆU THAM KHẢO .....................................................................................66

CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU
1.1. LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Cùng với sự phát triển nhanh, mạnh và liên tục của các tập đoàn kinh tế
thì các hình thức sai sót, thậm chí có thể là gian lận đã xảy ra, gây nhiều thiệt
hại và làm tổn thất không nhỏ tại các công ty. Chính vì vậy mà hoạt động kiểm
soát ngày càng được xã hội và các doanh nghiệp quan tâm.
Dệt may là ngành có vai trò quan trọng, đóng góp hiệu quả vào sự phát
triền của nền kinh tế Việt Nam. Tuy nhiên, các doanh nghiệp trong Ngành
đang đối mặt với nhiều khó khăn, thách thức nhất là đảm bảo lành mạnh về tài
chính và tăng sức cạnh tranh. Bởi vậy, nâng cao hệ thống kiểm soát nội bộ
trong doanh nghiệp dệt may là một trong những phương pháp quản lí hữu hiệu
cần triển khai thực hiện.
Việc lập ra một hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả có vai trò
vô cùng quan trọng trong công tác quản lí tại các doanh nghiệp và cũng là yếu
tố quan tâm hàng đầu của các nhà quản lí. Có thể nói, việc thiết lập một hệ
thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ và hợp lí góp phần quan trọng cho việc nâng
cao chất lượng, tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động kinh doanh tại các
doanh nghiệp.
Ngày nay, công tác kiểm soát nội bộ được thực hiện hầu hết ở các doanh
nghiệp. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, việc bán hàng và thu tiền diễn
ra thường xuyên. Một trong những giải pháp mà đơn vị cần quan tâm hiện nay
là phải tăng cường kiểm soát nội bộ đối với hoạt động bán hàng và thu tiền để
đảm bảo doanh thu được tính đủ, tính chính xác và tránh thất thoát tiền thu bán
hàng. Nếu như xảy ra những sai sót, gian lận sẽ làm thay đổi chi phí dẫn tới sai
lệch nghiêm trọng đến kết quả kinh doanh, làm ảnh hưởng đến tính trung thực
và hợp lí của báo cáo tài chính. Do đó, hoạt động kiểm soát mà người quản lí
lập ra phải phù hợp với quy trình doanh thu, đòi hỏi các hoạt động kiểm soát

này phải ngày càng phát triển và hoàn thiện hơn.
Xuất phát từ những lí do nêu trên, đồng thời với mong muốn ứng dụng
những kiến thức đã học trong nhà trường, so sánh với thực tiễn, nắm bắt, mở
rộng hiểu biết, em quyết định chọn đề tài “ Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội
bộ đối với chu trình doanh thu tại Công ty TNHH May xuất khẩu Việt Thành”
làm đề tài luận văn tốt nghiệp của mình.
1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

1


1.2.1. Mục tiêu chung
Luận văn phân tích làm rõ thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình doanh
thu tại Công ty TNHH May xuất khẩu Việt Thành nhằm tìm ra những hạn chế
còn tồn tại. Trên cơ sở đó, luận văn đề ra các giải pháp thích hợp để tăng
cường kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu tại đơn vị.
1.2.2. Mục tiêu cụ thể
- Phân tích sơ bộ về kết quả hoạt động kinh doanh tại công ty.
- Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty.
- Tìm hiểu và phân tích, đưa ra nhận xét về kiểm soát nội bộ chu trình
doanh thu tại công ty.
- Đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu
trình doanh thu.
1.3. PHẠM VI NGHIÊN CỨU
1.3.1.

Về không gian

Đề tài được thực hiện tại Công ty TNHH May xuất khẩu Việt Thành, số
liệu được lấy từ Phòng Kế toán của công ty, ngoài ra còn thu thập thêm thông

tin từ nhà quản lí.
1.3.2. Về thời gian
- Nguồn số liệu thứ cấp được lấy trong 3 năm 2010 – 2012 và 6 tháng
năm 2013.
- Thời gian thực hiện đề tài từ ngày 12/8/2013 đến ngày 18/11/2013.
1.3.3.

Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình
doanh thu tại Công ty TNHH May xuất khẩu Việt Thành.
1.4. LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU CÓ LIÊN QUAN
- Lê Thị Na (2010). Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại
công ty Cổ phần dệt Hòa Khánh – Đà Nẵng. Nội dung: Đề tài tập trung tìm
hiểu các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty sau
đó rút ra những tồn tại yếu kém tại công ty đồng thời đề ra những giải pháp để
khắc phục.

2


CHƯƠNG 2
PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1. PHƯƠNG PHÁP LUẬN
2.1.1. Hệ thống kiểm soát nội bộ
2.1.1.1. Khái niệm
Trong mọi hoạt động của tổ chức, mọi đơn vị thì chức năng kiểm tra,
kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lí. Do đó, khi tổ
chức hoạt động của đơn vị, bên cạnh việc sắp xếp nhân sự, cơ sở vật chất, nhà
quản lí luôn có những kiểm soát trên các phương diện thông qua các thủ tục,

chính sách quy định về hoạt động. Đó chính là hệ thống kiểm soát nội bộ của
đơn vị. Hiện nay có rất nhiều quan điểm về hệ thống kiểm soát nội bộ, ta có
thể nhắc đến một vài quan điểm sau:
- Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), kiểm soát nội bộ là một hệ
thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu:
 Bảo vệ tài sản của đơn vị không sử dụng lãng phí, gian lận hoặc kém
hiệu quả.
 Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin báo cáo.
 Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lí và các chính sách của đơn
vị.
 Bảo đảm hiệu quả và hiệu lực của các hoạt động.
- Chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế số 400 (ISA 400): Hệ thống kiểm soát
nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban Giám đốc của đơn vị
thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lí chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động
trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách
quản lí, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận, tính
chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo
trong thời gian mong muốn.
- Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400): Hệ thống
kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm
toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các
quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để
lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lí; nhằm bảo vệ, quản lí và sử dụng có
hiệu quả tài sản của đơn vị.
3


- Tuy nhiên, kiểm soát nội bộ theo quan điểm của COSO (Committee of
Sponsoring Organizations of Treadway Commission tạm dịch là Ủy ban các tổ
chức tài trợ) có thể xem là quan điểm đầy đủ và chính xác nhất về kiểm soát

nội bộ: Hệ thống kiểm soát nội bộ là quy trình chịu ảnh hưởng Hội đồng quản
trị, các nhà quản lí và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết kế để
cung cấp mọi sự đảm bảo hợp lí trong việc thực hiện các mục tiêu:
 Báo cáo tài chính đáng tin cậy
 Các luật lệ và quy định được tuân thủ
 Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả
 Đối với báo cáo tài chính đáng tin cậy thì hệ thống kiểm soát nội bộ
phải đảm bảo được mục tiêu này. Đây là mục tiêu rất quan trọng, nó phản ánh
tính trung thực và tính chính xác của các số liệu trên báo cáo tài chính. Hệ
thống kiểm soát nội bộ giúp hạn chế tối thiểu những rủi ro có thể xảy ra, làm
cho báo cáo tài chính có độ tin cậy cao và phản ánh đúng giá trị của doanh
nghiệp.
 Đối với tính tuân thủ các luật lệ và quy định thì kiểm soát nội bộ trước
hết phải đảm bảo chấp hành hợp lí việc tuân thủ các quy định của nhà nước,
các chuẩn mực kế toán hay các quy định của đơn vị. Vì vậy, doanh nghiệp
phải thường xuyên cập nhật các thông tư, quyết định của nhà nước một cách
kịp thời và chính xác nhất để áp dụng vào doanh nghiệp mình. Bên cạnh đó,
kiểm soát nội bộ cũng phải hướng mọi thành viên trong đơn vị làm việc theo
nguyên tắc, theo những quy định đã định sẵn, qua đó đảm bảo được mục tiêu
của đơn vị.
 Đối với mục tiêu hoạt động hữu hiệu và hiệu quả thì kiểm soát nội bộ
giúp đơn vị bảo quản được tài sản, cơ sở vật chất, thông tin bảo mật và có thể
đối phó với những tình huống xấu có thể xảy ra để thực hiện chiến lược kinh
doanh của đơn vị.
Như vậy, với định nghĩa trên ta có thể hiểu: hệ thống kiểm soát nội bộ
thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính
sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó
hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lí. Nói cách
khác, đây là tập hợp tất cả những việc mà một công ty cần làm để có được
những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh. Hệ thống này không đo

đếm kết quả dựa trên các con số tăng trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, hệ
thống, phòng ban của công ty đang vận hành ra sao và nếu vẫn giữ nguyên
cách làm đó thì có khả năng hoàn thành kế hoạch không. Ngoài ra, thiết lập
4


được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ hạn chế đến mức thấp nhất
việc thất thoát tài sản công ty.
2.1.1.2. Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Để đáp ứng nhu cầu quản lí cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động
của các đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống
kiểm soát nội bộ với năm yếu tố chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro,
hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát.
a)Môi trường kiểm soát
“Là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của thành
viên Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc đối với hệ thống kiểm soát nội bộ và
vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị” (theo VSA 400).
Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, quan điểm, thái độ và hành
động của người quản lí trong đơn vị đối với kiểm soát và tầm quan trọng của
kiểm soát, do đó nó là nền tảng cho tất cả các thành phần khác của kiểm soát
nội bộ, có ảnh hưởng quan trọng đến sự nhất quán giữa các chính sách của các
nhà quản lí và tính hiệu quả của hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát.
Môi trường kiểm soát mạnh mẽ sẽ hỗ trợ đáng kể cho các thủ tục kiểm soát,
hạn chế phần nào sự thiếu sót của các thủ tục kiểm soát. Tuy nhiên, môi
trường kiểm soát mạnh không đồng nghĩa với hệ thống kiểm soát nội bộ
mạnh, vì bản thân môi trường kiểm soát chưa đủ để đảm bảo tính hiệu quả của
toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ.
Môi trường kiểm soát đặt ra nền tảng ý thức của doanh nghiệp, có tác
động đến ý thức kiểm soát của cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp. Môi
trường kiểm soát cũng phản ánh phần nào văn hóa của môt doanh nghiệp.

Các nhân tố cấu thành môi trường kiểm soát gồm:
- Tính chính trực và giá trị đạo đức
Tính chính trực và giá trị đạo đức liên quan đến tất cả con người tham
gia trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Đó là các chuẩn mực đạo đức và nguyên
tắc cư xử mà các nhà quản lí đặt ra nhằm ngăn cản và hạn chế nhân viên trong
tổ chức thực hiện các hành vi bị coi là phạm pháp và thiếu đạo đức. Tính
chính trực và giá trị đạo đức còn bao gồm cả việc làm gương của nhà quản lí
về việc cư xử đúng đắn, tuân thủ các chuẩn mực và giảm các áp lực nhằm thỏa
mãn các mục tiêu hão huyền.
- Đảm bảo về năng lực

5


Là đảm bảo cho nhân viên có được những kĩ năng và hiểu biết cần thiết
để thực hiện được nhiệm vụ của mình, nếu không chắc chắn họ sẽ thực hiện
nhiệm vụ được giao không hữu hiệu và hiệu quả. Do đó, nhà quản lí chỉ nên
tuyển dụng các nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ
đã được giao, và phải giám sát và huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên.

6


- Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán
Hội đồng quản trị là những người đại diện của các cổ đông được bầu vào
có trách nhiệm là giám sát quản trị, bao gồm luôn cả việc đánh giá và phê
chuẩn chiến lược kinh doanh cơ bản của doanh nghiệp. Còn Ủy ban kiểm toán
là những người nằm trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp như
thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm chức vụ quản lí và
là những chuyên gia am hiểu lĩnh vực kiểm toán. Ủy ban kiểm toán thường

thực hiện chức năng giám sát sự chấp hành pháp luật của đơn vị, kiểm tra
giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ, giám sát tiến trình lập báo cáo
tài chính và dung hòa những bất đồng (nếu có) giữa Hội đồng quản trị với các
kiểm toán viên độc lập nhưng ở Việt Nam không có ủy ban này. Do có các
chức năng quan trọng nên hoạt động hữu hiệu của Ủy ban kiểm toán và Hội
đồng quản trị có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát. Ở Việt Nam, Luật
Doanh nghiệp quy định một số loại hình công ty phải có Ban kiểm soát trực
thuộc Đại hội đồng cổ đông và đóng vai trò tương tự như Ủy ban kiểm toán.
- Triết lí quản lí và phong cách điều hành của nhà quản lí
Triết lí quản lí thể hiện qua quan điểm và nhận thức của nhà quản lí,
phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi
điều hành đơn vị. Một số nhà quản lí rất quan tâm đến việc lập báo cáo tài
chính và rất chú trọng đến việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch. Họ hài
lòng với những hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao, nhưng có thể thu
được nhiều lợi nhuận. Một số nhà quản lí khác lại rất bảo thủ và quá thận
trọng với rủi ro… Sự khác biệt về triết lí quản lí và phong cách điều hành có
thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện
các mục tiêu của đơn vị.
Triết lí quản lí và phong cách điều hành cũng được phản ánh trong cách
thức nhà quản lí sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dưới. Có nhiều
nhà quản lí trong quá trình điều hành thích tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với
các nhân viên. Ngược lại, có những nhà quản lí chỉ thích điều hành công việc
theo một trật tự đã được xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị… Đó là
những quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các
nhà quản lí. Các quan điểm đó ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ,
cách tổ chức kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp bởi vì chính các nhà quản
lí này sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng
tại doanh nghiệp.

7

- Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức trong một công ty chính là sự phân chia quyền hạn, trách
nhiệm giữa các thành viên trong đơn vị. Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lí
trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ
chức hợp lí đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc
ban hành, triển khai và kiểm tra, giám sát các quyết định trong toàn bộ doanh
nghiệp. Một cơ cấu hợp lí còn góp phần ngăn ngừa hiệu quả các hành vi gian
lận, sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp.
Một cơ cấu tổ chức hợp lí phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên
toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng
chéo hoặc bỏ trống: thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng, bảo
đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo sự kiểm tra, kiểm soát lẫn
nhau trong các bước thực hiện công việc.
Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả các nhà quản lí
phải tuân thủ các nguyên tắc:
+ Thiết lập sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của
doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo
giữa các bộ phận.
+ Thực hiện sự phân chia rành mạch giữa ba chức năng: xử lí nghiệp vụ,
ghi chép sổ và bảo quản tài sản.
+ Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu
quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng.
- Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm
Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ
cấu tổ chức. Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên
trong các hoạt động của đơn vị, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có
nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến
người khác trong việc hoàn thành mục tiêu. Do đó, khi mô tả công việc, đơn vị

cần phải thể chế hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của
từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau.
- Chính sách nhân sự
Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lí về việc tuyển dụng, huấn
luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỉ luật. Chính sách
nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát
8


thông qua việc tác động đến các nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như
đảm bảo về năng lực, tính chính trực và các giá trị đạo đức.
b) Đánh giá rủi ro
Đối với mọi hoạt động của đơn vị đều có phát sinh những rủi ro và khó
có thể kiểm soát tất cả. Vì vậy, các nhà quản lí phải đánh giá và phân tích
những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu có thể không
đạt được và cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro
này gây ra.
Để giới hạn được rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lí phải đựa
trên mục tiêu đã được xác định của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro, từ
đó mới có thể quản trị được rủi ro.
- Xác định mục tiêu của đơn vị: Mục tiêu tuy không phải là một bộ phận
của kiểm soát nội bộ nhưng việc xác định nó là điều kiện tiên quyết để đánh
giá rủi ro. Bởi lẽ một sự kiện có trở thành một rủi ro quan trọng đối với tổ
chức hay không sẽ phụ thuộc vào mức độ tác động tiêu cực của nó đến mục
tiêu của đơn vị. Xác định mục tiêu bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định
các mục tiêu chiến lược cũng như những chỉ tiêu phải đạt được trong ngắn
hạn, trung và dài hạn. Việc xác định mục tiêu có thể được thực hiện qua việc
ban hành các văn bản hoặc đơn giản hơn, qua nhận thức và phát biểu hàng
ngày của người quản lí.
- Nhận dạng rủi ro: Rủi ro có thể tác động tới tổ chức ở mức độ toàn đơn

vị (sự đổi mới kĩ thuật, nhu cầu khách hàng thay đổi, sự cải tiến sản phẩm của
đối thủ cạnh tranh, chính sách nhà nước, trình độ nhân viên không đáp ứng
được nhu cầu, thay đổi quản lí…) hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ
thể (hoạt động bán hàng, mua hàng, kế toán,…) rồi liên quan đến mức độ rộng
hơn. Nhà quản lí có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau: phương tiện
dự báo, phân tích dữ liệu, rà soát hoạt động thường xuyên. Với các doanh
nghiệp nhỏ, nhà quản lí có thể tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng, các buổi
họp nội bộ.
- Phân tích và đánh giá rủi ro: Đây là công việc khá phức tạp vì rủi ro rất
khó định lượng. Một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro thường bao gồm:
ước lượng tầm cỡ của rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu, xem xét khả năng
xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với rủi ro.
Trong lĩnh vực kế toán, có thể kể những rủi ro đe dọa sự trung thực và
hợp lí của báo cáo tài chính như ghi nhận các tài sản không có thực hoặc
không thuộc quyền sở hữu của đơn vị; đánh giá tài sản và các khoản nợ phải

9


trả không phù hợp với các chuẩn mực, chế độ kế toán; khai báo không đầy đủ
thu nhập và chi phí; trình bày những thông tin tài chính không phù hợp với
yêu cầu của chuẩn mực và chế độ kế toán…
c) Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các
chỉ thị của nhà quản lí được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp thực
thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn
vị đang hay có thể gặp phải. Các hoạt động kiểm soát chủ yếu:
- Phân chia trách nhiệm đầy đủ: là không cho phép một thành viên nào
được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc.
Mục đích nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra sẽ

được phát hiện nhanh chóng đồng thời giảm cơ hội cho bất kì thành viên nào
trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếm những sai phạm
của mình. Phân chia trách nhiệm đòi hỏi phải tách biệt giữa các chức năng:
chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán, chức năng phê chuẩn
nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản, chức năng thực hiện nghiệp vụ với
chức năng kế toán…
- Kiểm soát quá trình xử lí thông tin và các nghiệp vụ: Để thông tin đáng
tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác
thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ.
Khi kiểm soát quá trình xử lí thông tin, cần phải đảm bảo rằng phải kiểm
soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách và việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ
phải đúng đắn, cụ thể là:
 Kiểm soát hệ thống chứng từ, sổ sách:
+ Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng
+ Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra
+ Thiết kế đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công
dụng khác nhau
+ Chứng từ phải được tổ chức luân chuyển một cách khoa học và kịp
thời
+ Đối với ghi chép thủ công, sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số
trang liên tục, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ kí xét duyệt
+ Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu khoa học, an toàn , đúng quy định,
và dễ dàng truy cập khi cần thiết

10


 Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động: cần đảm bảo là
tất cả các nghiệp vụ hoặc hoạt động phải được phê chuẩn bởi một nhân viên
quản lí trong quyền hạn cho phép. Có hai loại phê chuẩn:

+ Phê chuẩn chung: là trường hợp người quản lí ban hành các chính sách
để áp dụng cho toàn đơn vị
+ Phê chuẩn cụ thể: là trường hợp người quản lí phải xét duyệt từng
nghiệp vụ riêng biệt chứ không thể đưa ra chính sách chung. Phê chuẩn cụ thể
được áp dụng cho những nghiệp vụ không thường xuyên hoặc nghiệp vụ
thường xuyên nhưng có số tiền vượt khỏi giới hạn cho phép của chính sách
chung.
- Kiểm soát vật chất
Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả
những ấn chỉ đã được đánh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng, hạn chế các
nhân viên không phận sự tiếp cận các chương trình tin học và những hồ sơ dữ
liệu của đơn vị. Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có
trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kì. Khi có bất kì chênh lệch nào
cũng cần phải điều tra và xem xét nguyên nhân để phát hiện được những yếu
kém về thủ tục bảo vệ tài sản và sổ sách có liên quan. Nếu không thực hiện
công việc này thì tài sản có thể bị bỏ phế, mất mát hoặc có thể không phát hiện
được những hành vi đánh cắp.
- Kiểm tra độc lập việc thực hiện: là việc kiểm tra được tiến hành bởi các
cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện
nghiệp vụ. Nhu cầu phải kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống kiểm soát nội
bộ thường có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế
thường xuyên kiểm tra, soát xét lại. Hơn nữa, ngay cả khi chất lượng kiểm
soát tốt vẫn có khả năng xảy ra những hành vi tham ô hay cố tình vi phạm, vì
thế hoạt động này vẫn rất cần thiết. Yêu cầu quan trọng đối với những thành
viên thực hiện kiểm tra là họ phải độc lập với đối tượng được kiểm tra. Sự hữu
hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu người thực hiện kiểm tra lại là nhân viên
cấp dưới của người đã thực hiện nghiệp vụ, hoặc không độc lập vì bất kì lí do
nào.
- Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện: xem xét lại những việc
đã được thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán,

kì trước và các dữ liệu khác có liên quan như những thông tin không có tính
chất tài chính; đồng thời còn xem xét trong mối liên hệ với tổng thể để đánh
giá quá trình thực hiện giúp nhà quản lí biết được một cách tổng quát là mọi

11


thành viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả
hay không. Nhờ thường xuyên nghiên cứu về những vấn đề bất thường xảy ra
trong quá trình thực hiện, nhà quản lí có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc
kế hoạch, hoặc có những điều chỉnh thích hợp.
d) Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông có nghĩa là các thông tin về kế hoạch, môi
trường kiểm soát, rủi ro, các hoạt động kiểm soát và các việc thực hiện chúng
đều phải được báo cáo lên trên, xuống dưới và ngang cấp trong một doanh
nghiệp. Thông tin và truyền thông gồm hai thành phần gắn kết với nhau. Đó là
hệ thống thu nhận, xử lí, ghi chép thông tin và hệ thống báo cáo cho nội bộ
bên ngoài.
- Hệ thống thu nhận, xử lí và ghi chép thông tin
Mục đích của hệ thống là tập hợp những thông tin đáng tin cậy về các
hoạt động của doanh nghiệp để sẵn sàng cung cấp cho những người cần thiết.
Qua đó, cấp quản lí nhận diện được các rủi ro. Trong đó, hệ thống thông tin kế
toán (hệ thống sổ sách và chứng từ, bao gồm kế toán tài chính, kế toán quản trị
và kế toán chi phí) đóng vai trò quan trọng. Các nhân viên kế toán cần được
trang bị kiến thức về phân loại, tính hợp lệ, cách thức ghi chép chứng từ vào
sổ. Mục tiêu của hệ thống kế toán là:
+ Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật
+ Diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết để ghi chép đúng giá trị của
chúng
+ Xác định đúng kì của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để phản ánh một

cách đúng đắn
- Báo cáo thông tin trong nội bộ và bên ngoài
Những thông tin thích hợp và đáng tin cậy cần được thông tin trong nội
bộ doanh nghiệp và thông tin ra bên ngoài như nhà cung cấp, khách hàng…
bằng các mẫu biểu, sơ đồ bắt buộc hoặc tùy chọn. Việc truyền thông tin đóng
vai trò quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Nó giúp cho nhân viên
hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của họ và biết được công việc của họ có
liên quan đến người khác như thế nào và họ được yêu cầu báo cáo thông tin
đến những ai. Đối với hệ thống thông tin kế toán, sơ đồ hạch toán, sổ tay
hướng dẫn về các chính sách và thủ tục kế toán và các báo cáo kế toán là
phương tiện truyền thông hữu hiệu. Nó giúp cho việc xử lí các nghiệp vụ
đúng đắn và thống nhất trong từng đơn vị. Thông qua đó, cấp quản lí biết được
tình hình tài chính, hoạt động chung của doanh nghiệp cũng như của từng bộ
12


phận. Việc thông tin có thể được thực hiện bằng bất kì phương tiện, từ văn bản
chính thức cho tới những email, hệ thống chat trong tổ chức.
e) Giám sát
Giám sát là bộ phận cuối cùng của hệ thống kiểm soát nội bộ, là việc
đánh giá việc thực hiện kiểm soát nội bộ. Mục đích của việc giám sát là xem
xét hệ thống kiểm soát nội bộ có được thiết kế đầy đủ và được thực hiện hợp lí
và hiệu quả hay không, có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng
giai đoạn phát triển của đơn vị hay không. Trong khi xây dựng hệ thống kiểm
soát nội bộ là một quá trình thì việc đánh giá hiệu quả của nó được thực hiện
từng thời điểm riêng lẻ. nó được tiến hành thông qua các hoạt động giám sát
thường xuyên và giám sát định kì.
- Giám sát thường xuyên: đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến
góp ý của khách hàng, nhà cung cấp… hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và
phát hiện các biến động bất thường.

- Giám sát định kì: được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kì
do kiểm toán viên nội bộ hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện.
2.1.1.3. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
- Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế tài chính do bộ
phận kế toán xử lí và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc ra quyết định của
nhà quản lí. Như vậy, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính chính xác, tính
kịp thời về thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ khách quan các nội dung
chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính.
- Bảo vệ tài sản của đơn vị: Kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử
dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, tránh bị đánh cắp, lạm dụng
vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi một
hệ thống kiểm soát thích hợp.
- Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lí: bảo đảm hợp lí việc chấp
hành luật pháp và các quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của nhà
quản lí đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Bên cạnh đó, kiểm
soát nội bộ còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các
chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được những mục
tiêu của đơn vị.
- Đảm bảo hiệu quả hoạt động và năng lực quản lí: Các quá trình kiểm
soát trong một đơn vị được thiết lập nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết
các tác nghiệp gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các
nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định kì các nhà quản lí thường
13


đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế
giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao khả năng quản lí, điều
hành của bộ máy quản lí trong doanh nghiệp.
2.1.1.4. Các nguyên tắc cơ bản để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
Khi xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cần phải dựa trên một số nguyên

tắc sau:
- Nguyên tắc hoạt động liên tục: Theo nguyên tắc này thì hệ thống kiểm
soát nội bộ được xây dựng phải hoạt động liên tục thể hiện thông qua sự vận
hành liên tục không ngừng của các quy chế kiểm soát trên các hoạt động của
đơn vị.
- Nguyên tắc huy động: Theo nguyên tắc này thì hệ thống kiểm soát nội
bộ phải huy động được toàn bộ cán bộ, công nhân viên trong đơn vị, ở tất cả
các cấp vào quá trình kiểm soát. Mỗi người, mỗi bộ phận thông qua việc tự
kiểm soát sẽ góp phần đảm bảo được quy chế dân chủ trong doanh nghiệp.
- Nguyên tắc phù hợp với đặc điểm của tổ chức và hoạt động của đơn vị:
Theo nguyên tắc này, hệ thống kiểm soát nội bộ khi được xây dựng, cụ thể là
quy chế kiểm soát nội bộ, bộ phận thực hiện việc kiểm soát hoặc kiểm toán
nội bộ phải phù hợp với đặc điểm của đơn vị. Về cơ bản, đặc điểm của một
đơn vị bao gồm:
+ Quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị
+ Mức độ phân tán về mặt địa lí
+ Chính sách quản lí, kinh doanh
+ Trình độ nhân viên
+ Các lĩnh vực trong hoạt động của đơn vị
- Nguyên tắc tinh giản, tiết kiệm: Nguyên tắc này đỏi hỏi với một nguồn
lực nhất định dành cho hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống này phải mang lại
hiệu quả cao nhất. Những hệ thống kiểm soát nội bộ được chấp nhận và chọn
lọc bằng cách đem so sánh chi phí tổ chức với lợi ích ước tính. Đối với các
nhà quản lí, họ thường quan tâm đến việc chi phí kiểm toán độc lập sẽ giảm
bao nhiêu khi kiểm toán viên đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ là tốt và rủi
ro kiểm soát là thấp. Tuy nhiên, đây thực sự không phải là lợi ích duy nhất của
hệ thống kiểm soát nội bộ, nhà quản lí cần đánh giá những lợi ích lâu dài mà
hệ thống kiểm soát nội bộ mang lại cho doanh nghiệp.
- Những người làm công tác kiểm soát nội bộ phải độc lập, khách quan,
tuân thủ pháp luật và có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao. Ở đây muốn đề

14


cập đến chất lượng của bộ phận hệ thống kiểm soát nội bộ trong tổng thể hệ
thống. Một doanh nghiệp không đảm bảo được các yêu cầu trên đối với bộ
máy kiểm soát nội bộ thì không thể nào duy trì được một hệ thống kiểm soát
nội bộ đúng đắn và hợp lí.
2.1.1.5. Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ
Ở bất kì đơn vị nào, dù đã đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ
thống, thế nhưng vẫn không thể có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn toàn
hữu hiệu. Bất kể một hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành tốt
đến mấy thì nó cũng chỉ cung cấp đảm bảo hợp lí việc đạt được các mục tiêu
về hoạt động, báo cáo tài chính đáng tin cậy và sự tuân thủ các quy định của
pháp luật. Nói cách khác, hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể giúp hạn chế tối
đa những sai phạm mà thôi, vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những
nguyên nhân sau:
- Hệ thống kiểm soát nội bộ được tiến hành bởi con người: Sự xét đoán
của con người có thể đúng mà cũng có thể sai. Tổn thất vẫn có thể xảy ra do
sự thiếu thận trọng, xao nhãng, sai lầm trong xét đoán hoặc hiểu sai hướng dẫn
của cấp trên. Ngoài ra, hệ thống kiểm soát nội bộ do cấp quản lí thiết kế, do đó
nó không ngăn ngừa được những hành vi cố ý sai phạm của cấp quản lí và
thông đồng giữa các nhân viên trong doanh nghiệp với nhau hoặc với bên
ngoài.
- Quan hệ giữa lợi ích và chi phí: không phải mọi rủi ro đều có thủ tục
kiểm soát tương ứng vì chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để ngăn ngừa những rủi
ro đó là không hợp lí, vượt quá mức do sai phạm có thể xảy ra.
- Hệ thống kiểm soát nội bộ không bao quát được những rủi ro không
cần thiết: Hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng trên cơ sở dự tính trước
các rủi ro gian lận có thể xảy ra, nhưng khó có thể ngăn chặn và phát hiện
những sai phạm đột xuất hay bất thường không lường trước được. Bên cạnh

đó, hoạt động kiểm soát thường nhằm vào các hoạt động thường xuyên phát
sinh mà ít chú ý tới những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó các sai phạm
trong các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua.
- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm
soát không còn phù hợp.
2.1.2. Kiểm soát nội bộ chu trình Doanh thu trong doanh nghiệp
2.1.2.1. Đặc điểm, nội dung chu trình doanh thu
Doanh thu (bán hàng – thu tiền) là quá trình chuyển quyền sở hữu của
hàng hóa dịch vụ qua quá trình trao đổi hàng – tiền. Đây là một chu trình
15


không thể thiếu được trong bất kì doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thương
mại dịch vụ nào vì việc bán hàng là yếu tố đầu ra quyết định khả năng tồn tại
và phát triển của doanh nghiệp. Chu trình này tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức và
cách thức quản lí mà có sự khác nhau nhưng hai nghiệp vụ chính vẫn là bán
chịu và thu tiền.
Chu trình doanh thu được bắt đầu bằng yêu cầu của khách hàng và kết
thúc bằng việc chuyển đổi hàng hóa thành tiền và nó có thể được thực hiện
bằng nhiều hình thức khác nhau. Chẳng hạn, theo phương thức trao đổi và
thanh toán có thể bán hàng theo phương thức thu tiền mặt trực tiếp về két hoặc
thu qua ngân hàng. Bán hàng theo phương pháp trực tiếp nhưng sẽ thu tiền sau
(bán chịu), bán hàng theo phương thức gửi hàng… Theo cách thức của chu
trình trao đổi thì hàng hóa sản xuất ra và dịch vụ hoàn thành có thể bán trực
tiếp cho người tiêu dùng thông qua phương thức bán lẻ hoặc gián tiếp thông
qua phương pháp bán buôn, bán hàng qua đại lí,… Với mỗi phương thức bán
hàng này thì trình tự của quá trình bán hàng diễn ra khác nhau, tổ chức công
tác kế toán diễn ra khác nhau, kiểm soát khác nhau.
Nguyên tắc để ghi nhận doanh thu trong chu trình doanh thu: Theo
chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 - Doanh thu của doanh nghiệp được ghi

nhận khi thõa mãn đồng thời các điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn với quyền
sở hữu sản phẩm, hàng hóa cho người mua.
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý như người sở hữu
sản phẩm, hàng hóa hoặc quyền kiểm soát sản phẩm, hàng hóa.
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
- Doanh nghiệp sẽ thu hoặc đã thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán
hàng.
- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
2.1.2.2. Chức năng, vai trò của chu trình doanh thu
Theo định nghĩa trên, thì ta có thể khái quát hai chức năng chính của chu
trình doanh thu đó chính là cung cấp, thực hiện công việc bán sản phẩm cho
khách hàng và chức năng theo dõi thanh toán. Trong đó bao gồm các chức
năng cụ thể sau:
- Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng, xét duyệt bán chịu.
- Triển khai, thực hiện sản xuất theo đơn đặt hàng.
- Chuẩn bị hàng giao.
- Giao hàng (lập phiếu xuất kho, xuất kho, vận chuyển)
- Lập hóa đơn.
- Nhận tiền (nếu khách hàng trả tiền ngay)
- Ghi sổ doanh thu, ghi sổ tiền mặt, ghi sổ khoản phải thu (nếu khách
hàng chưa thanh toán ngay) và chuẩn bị lập báo cáo.
Các chức năng của chu trình doanh thu được thể hiện cụ thể ở sơ đồ 1.1

16