KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG tại CÔNG TY TNHH lâm NGHIỆP QUY NHƠN

I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH LÂM NGHIỆP QUY NHƠN
1. Giới thiệu
Công ty TNHH Lâm Nghiệp Quy Nhơn có trụ sở tại 1134 đường Hùng Vương –
TP.Quy Nhơn – Bình Định.
Mã số thuế:4100258842
Giám đốc: Ông Hồ Văn Bình
Người đại diện: Công ty TNHH Lâm Nghiệp Quy Nhơn
Ngày đăng kí kinh doanh: 7/31/2010
Điện thoại: (056)848911 Fax: (056)848911
Loài cây đăng kí sản xuất: Bạch đàn Urô, đào lộn hột, keo lá tràm, keo lai tự nhiên,
phi lao, thông Caribê, thông nhựa.
Là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán độc lập, có con dấu, được mở tài khoản
giao dịch với ngân hàng phù hợp với phương thức hạch toán của công ty.
2. Phương thức hoạt động của công ty.
Cán bộ, công nhân viên và người lao động Công ty đã không ngừng nổ lực thi
đua lao động sản xuất thực hiện thắng lợi các mục tiêu, nhiệm vụ sản xuất, kinh
doanh; xây dựng Công ty ngày càng phát triển về quy mô, đa dạng hóa các
ngành nghề kinh doanh, đảm bảo nâng cao sản lượng, chất lượng các sản phẩm
đầu ra, góp phần tích cực vào việc tăng doanh thu và lợi nhuận. Tăng cường đầu
tư xây dựng vườn ươm, cây giống với quy mô 1,5 triệu cây/năm.
Việc áp dụng các phương thức quản lý khoa học, hệ thống hóa các chương trình
làm việc để tạo ra những cây giống có chất lượng va giá cả phù hợp.
Tổ chức bộ máy, tổ chức kế hoạc công việc được sắp xếp phù hợp để mang lại
năng suất tốt nhất.
3. Tình hình lao động và bộ máy quản lý.
Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty
Giám đốc công ty
Phó Giám đốc
công ty
Phòng kế
hoạch –

kỹ thuật
Phòng tổ
chức
hành
chính –
lao động
tiền
lương
Phòng
kinh
doanh
Phòng
tài vụ
Về lao động: Tổng số lao động toàn Công ty: 220 người trong đó có 24 nữ.
Phân theo chức năng :
- Lao động quản lý : 43 người.
- Lao động phục vụ : 52 người.
- Lao động trực tiếp : 125 người.
Về bộ máy quản lý:
- Giám đốc: 01 người.
- Phó Giám đốc: 01 người.
- Các phòng chuyên môn nghiệp vụ.
+ Phòng Kinh doanh : 04 người.
+ Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật : 05 người.
+ Phòng Tài chính - Kế toán : 04 người.
+ Phòng Tổ chức hành chính – Lao động tiền lương: 06 người.
4. Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban:
* Phòng Tổ chức - Hành chính – Lao động tiền lương:
Phòng có chức năng tham mưu, giúp việc cho Giám đốc về công tác tổ chức,
hành chính, lao động tiền lương của Công ty. Nhiệm vụ chủ yếu của phòng là:

- Đề xuất về sắp xếp, tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức sản xuất;
- Quản lý, theo dõi, thực hiện công tác lao động tiền lương;
- Công tác nhân sự, quản lý lưu trữ hồ sơ;
- Thực hiện các chính sách đối với người lao động;
- Công tác bảo vệ nội bộ, thanh tra, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của cán
bộ CNV;
- Công tác văn thư, đánh máy và phục vụ của văn phòng Công ty;
- Tổ chức quản lý lực lượng tự vệ trong toàn Công ty.
* Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật:
Phòng có chức năng tham mưu, giúp việc cho Giám đốc về công tác kế hoạch và
kỹ thuật. Nhiệm vụ chủ yếu của phòng như sau:
- Xây dựng và chỉ đạo thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và
dài hạn.
- Thiết kế kỹ thuật các dự án, các công trình lâm sinh;
- Quản lý kỹ thuật trên toàn bộ diện tích rừng và đất rừng;
- Xây dựng và trình duyệt hồ sơ thiết kế, dự toán XDCB lâm sinh và hồ sơ thiết
kế khai thác gỗ và lâm sản;
- Tổ chức công tác nghiệm thu rừng trồng và nghiệm thu rừng sau khai thác;
- Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, đổi mới công nghệ
vào sản xuất và chỉ đạo thực hiện.
- Tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra công tác quản lý bảo vệ rừng và đất rừng trong toàn
Công ty;
- Kiểm tra, giám sát việc khai thác, vận chuyển gỗ, lâm sản trong địa bàn Công
ty;
- Hướng dẫn các XNLN lập các hồ sơ vi phạm lâm luật để xử lý hoặc đề nghị
các cơ quan chức năng xử lý theo quy định của pháp luật;
- Quản lý hồ sơ, tài liệu có liên quan đến rừng và đất rừng, theo dõi vốn rừng
toàn Công ty.
* Phòng Tài chính - Kế toán:
Phòng có chức năng tham mưu, giúp việc cho Giám đốc về công tác tài vụ - kế

toán của Công ty. Nhiệm vụ chủ yếu của phòng như sau:
- Xây dựng kế hoạch tài chính theo kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và
dài hạn của Công ty.
- Tổ chức hoạt động kế toán, thống kê toàn Công ty; hướng dẫn, kiểm tra việc
thực hiện các chế độ kế toán, thống kê do nhà nước ban hành tại đơn vị;
- Quản lý, sử dụng các nguồn vốn SXKD đúng quy định, đạt hiệu quả;
- Kiểm tra, giám sát việc quản lý sử dụng tài sản, tiền vốn của Công ty tại các
đơn vị cơ sở trực thuộc theo định kỳ và đột xuất trong năm;
- Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch tài chính, thực hiện các báo cáo kế
toán, thống kê theo quy định;
- Lập và chỉ đạo thực hiện các hợp đồng kinh tế.
* Phòng Kinh doanh:
- Tìm hiểu, thu thập thông tin kinh tế, thị trường; tìm các nguồn hàng phục vụ
sản xuất kinh doanh trong Công ty;
- Đề xuất các chiến lược kinh doanh trong từng giai đoạn;
- Tổ chức quản lý việc quản lý hàng hoá, tiêu thụ sản phẩm;
- Phối hợp với các phòng Tài vụ quản lý, theo dõi các hợp đồng liên doanh, liên
kết có sử dụng đất, hợp đồng thuê khoán đất đai, nhà xưởng,vườn ươm.
CÔNG TY TNHH LÂM NGHIỆP QUY NHƠN
Địa chỉ: 1134 - Hùng Vương - TP. Quy Nhơn - Bình Định
BÁO CÁO LƯU CHUYỂN TIỀN TỆ
(Theo phương pháp trực tiếp)
Năm 2011
Đơn vị tính: đồng
Chỉ tiêu
Mã
số
Thuyết
minh
Kỳ này Kỳ trước

1 2 3 4 5
I. Lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh



1. Tiền thu từ bán hàng, cung cấp dịch vụ và kinh doanh thu khác 01

8,570,693,551 12,298,908,920
2. Tiền chi trả cho người cung cấp hàng hóavà dịch vụ 02

(8,971,577,952)
(10,899,956,05
2)
3. Tiền chi trả cho người lao động 03

(893,651,000)
(2,382,193,740
)
4. Tiền chi trả lãi vay 04

- (21,126,135)
5. Tiền chi nộp thuế thu nhập doanh nghiệp 05

(260,410,092) (84,786,661)
6. Tiền thu khác từ hoạt động kinh doanh 06

1,306,955,732 719,567,343
7. Tiền chi khác cho hoạt động kinh doanh 07

(2,941,909,001)

(2,181,316,378
)
Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động kinh doanh 20

(3,189,898,762)
(2,550,902,703
)
II. Lưu chuyển tiền từ hoạt động đầu tư


1.Tiền chi để mua sắm, xây dựng TSCĐ và các tài sản dài hạnkhác
21
(464,045,000) -
2. Tiền thu từ thanh lý,nhựơng bán TSCĐ và các tài sản dài hạnkhác
22
0 9,090,909
3. Tiền chi cho vay, mua các công cụ nợ củađơn vị khác
23
- -
4. Tiền thu hồi cho vay, bán lại các công cụ nợ của đơn vị khác
24
0 0
5. Tiền chi đầu tư góp vốn vào đơn vị khác
25
- -
6. Tiền thu hồi đầu tư góp vốn vào đơn vị khác
26
0 0
7. Tiền thu lãi cho vay, cổ tức và lợi nhuận được chia
27

250,250,000 654,000,000
Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động đầu tư
30

(213,795,000) 663,090,909
III. Lưu chuyển tiền từ hoạt động tài chính


1. Tiền thu từ phát hành cổ phiếu, nhận vốn góp của chủ sở hữu
31
0 0
2. Tiền chi trả vốn góp cho các chủ sở hữu, mua lại cổ phiếu của
doanh nghiệp đã phát hành
32

-
(65,222,
743)
3. Tiền vay ngắn hạn, dài hạn nhận được 33

0 427,790,000
4. Tiền chi trả nợ gốc vay
34
- (100,000,000)
5. Tiền chi trả nợ thuê tài chính
35
- -
6. Cổ tức, lợi nhuận đã trả cho chủ sở hữu
36
- -

Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động tài chính 40

0 262,567,257
Lưu chuyển tiền thuần trong kỳ (20+30+40) 50

(3,403,693,762)
(1,625,244,537
)
Tiền và tương đương tiền đầu kỳ
60

9,631,946,058 11,278,551,923
Ảnh hưởng của thay đổi tỷ giá hối đoái quy đổi ngoại tệ
61
- (21,361,328)
Tiền và tương đương tiền cuối kỳ (50+60+61)
70
VII.34 6,228,252,296 9,631,946,058
Lập, ngày 29 tháng 02 năm 2012
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
CÔNG TY TNHH
LÂM NGHIỆP QUY
NHƠN
Địa chỉ: 1134 - Hùng
Vương - TP. Quy
Nhơn - Bình Định
BÁO CÁO LƯU CHUYỂN TIỀN TỆ
(Theo phương pháp trực tiếp)
Năm 2012
Đơn vị tính: đồng

Chỉ tiêu
Mã
số
Thuyết
minh
Năm nay
1 2 3 4 5
I. Lưu chuyển tiền từ
hoạt động kinh doanh



1.Tiền thu từ bán
hàng, cung cấp dịch vụ
và kinh doanh thu khác 01

33,228,769,454 8,570,693,551
2. Tiền chi trả cho
người cung cấp hàng
hóa và dịch vụ
02

(20,096,107,489) (8,971,577,952)
3. Tiền chi trả cho
người lao động 03

(4,910,785,540) (893,651,000)
4. Tiền chi trả lãi
vay 04

- -
5. Tiền chi nộp thuế
thu nhập doanh nghiệp 05
(230,608,246) (260,410,092)
6. Tiền thu khác từ
hoạt động kinh doanh 06

2,287,052,694 1,306,955,732
7. Tiền chi khác cho
hoạt động kinh doanh
07

(2,328,363,764) (2,941,909,001)
Lưu chuyển tiền
thuần từ hoạt động
kinh doanh 20

7,949,957,109 (3,189,898,762)
II. Lưu chuyển tiền
từ hoạt động đầu tư


1. Tiền chi để mua
sắm, xây dựng TSCĐ
và các tài sản dài hạn
khác
21
(599,200,000) (464,045,000)
2. Tiền thu từ thanh
lý, nhựng bán TSCĐ

và các tài sản dài hạn
khác
22
0 0
3. Tiền chi cho vay,
mua các công cụ nợ
củađơn vị khác
23
- -
4. Tiền thu hồi cho
vay, bán lại các công
cụ nợ của đơn vị khác
24
0 0
5. Tiền chi đầu tư
góp vốn vào đơn vị
khác
25
- -
6. Tiền thu hồi đầu
tư góp vốn vào đơn vị
khác
26
0 0
7. Tiền thu lãi cho
vay, cổ tức và lợi
nhuận được chia
27
975,975,000 250,250,000
Lưu chuyển tiền

thuần từ hoạt động
đầu tư
30
376,775,000 (213,795,000)
III. Lưu chuyển tiền
từ hoạt động tài chính


1. Tiền thu từ phát
hành cổ phiếu, nhận
vốngóp của chủ sở hữu
31
0 0
2. Tiền chi trả vốn
góp cho các chủ sở
hữu, mua lại cổ phiếu
của doanh nghiệp đã
phát hành
32
- -
3. Tiền vay ngắn
hạn, dài hạn nhận được 33

0 0
4. Tiền chi trả nợ
gốc vay
34
(400,000,000) -
5. Tiền chi trả nợ
thuê tài chính

35
- -
6. Cổ tức, lợi nhuận
đã trả cho chủ sở hữu
36
- -
Lưu chuyển tiền
thuần từ hoạt động tài
chính 40

(400,000,000) 0
Lưu chuyển tiền
thuần trong kỳ
(20+30+40)
50
7,926,732,109 (3,403,693,762)
Tiền và tương đương
tiền đầu kỳ
60

6,228,252,296 9,631,946,058
Ảnh hưởng của thay
đổi tỷ giá hối đoái quy
đổi ngoại tệ
61
- -
Tiền và tương đương
tiền cuối kỳ
(50+60+61)
70

VII.34 14,154,984,405 6,228,252,296
Lập, ngày 28 tháng 02 năm 2013
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
II. CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHỦ YẾU ĐỐI VỚI THU, CHI VÀ TỒN
QUỸ
1. Các thủ tục kiểm soát chung đối với tiền
1.1. Sử dụng nhân viên có năng lực và trung thực
Khi một nhân viên nào đó không đủ kiến thức và kinh nghiệm sẽ cảm thấy
xấu hổ, đay cũng là một trong những nguyên nhân gây ra gian lận. Nếu nhân viên
có tính trung thực thấp khi có cơ hội và áp lực sẽ thực hiện gian lận.
Không có hệ thống kiểm soát nội bộ nào có thể ngăn chặn và phát hiện hết các sai
phạm nếu các nhân viên yếu kém về mặt năng lực hay không trung thực. Vì vậy
công ty luôn chú trọng trong công tác tuyển dụng những nhân viên có năng lực,
thường xuyên giám sát và thử thách tính trung thực của nhân viên trong công ty.
1.2. Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Việc phân chia trách nhiệm đầy đủ sẽ hạn chế khả năng xảy ra gian lận do
việc một cá nhân hay một bộ phận kiêm nhiệm nhiều chức năng có thể lạm dụng vì
lợi ích của bản thân.
Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty:

Vì vậy mà mỗi bộ phận kế toán của công ty đảm nhiệm vai trò khác nhau như:

1. Vai trò của Kế toán Viên:
• Trong đó Thủ Quỹ:
- Là người thực hiện việc chi tiền, thu tiền liên quan đến quá trình hoạt động sản
xuất kinh doanh của DN.
- Là người kiểm soát về Tổng thu/ Tổng chi/ Số tồn Quỹ.
- Lập các Báo cáo về Thu, chi, Tồn Quỹ theo yêu cầu quản lý của DN

• Trong đó Kế toán Thuế:

- Thu thập các Hóa đơn chứng từ đầu ra/ đầu vào làm căn cứ kê khai thuế GTGT
hàng tháng
- Lập các Báo cáo Quý theo quy định: Báo cáo về thuế TNDN, Thuế TNCN, Tình
hình sử dụng Hóa đơn
- Lập Báo cáo Tài chính cuối năm

• Kế toán Tiền lương:
- Tính lương và thực hiện trích các khoản trích theo lương theo Quy định dựa trên
Bảng chấm công, Hợp đồng lao động
- Kiểm soát về số lượng chất lượng người lao động của từng Bộ phận trong Doanh
nghiệp

• Kế toán Bán hàng:
- Thực hiện bán hàng, trực tiếp lập Hóa đơn bán hàng
- Lập các Báo cáo về tình hình bán hàng, Tình hình tăng giảm của HH theo yêu cầu
quản lý DN

• Kế toán Công Nợ
-Theo dõi các Khoản Công nợ phải thu của Khách hàng, phải trả Nhà cung cấp.
Đưa ra những kế hoạch thanh toán cho từng Nhà cung cấp
- Lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi

• Kế toán Kho:
- Đảm bảo công việc Nhập – xuất của vật tư, hàng hóa
- Thực hiện kiểm kê theo định kỳ phù hợp với yêu cầu Quản lý của DN

2. Vai trò của Kế toán Tổng hợp
- Tổng hợp kết quả các Báo cáo của những kế toán phần hành mục đích chuyển các
Báo cáo đó lên Kế toán trưởng.

3. Vai trò Kế toán trưởng:
- Xây dựng hệ thống bộ máy kế toán
- Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các công việc liên quan đến kế toán trong DN
- Quản lý hệ thống bộ máy kế toán
- Kế toán trưởng không phải là người trực tiếp thực hiện các Công việc của kế toán
trong DN.
1.3. Kiếm soát quá trình sử lý thông tin
1.3.1. Kiểm soát chung
• Kiểm soát đói với đối tượng sử dụng: Mỗi nhân viên bên trong công ty khi
sử dụng phần mềm đều có mật khẩu để truy cập vào hệ thống thông tin của
công ty, những đối tượng bên ngoài thì công ty thiết lập mật khẩu để họ
không thể truy cập vào hệ thống.
• Kiểm soát dữ liệu: Nhân viên của công ty luôn tiến hành nhập dữ liệu sớm
nhất và sao lưu dữ liệu để dự phòng.
1.3.2. Kiểm soát ứng dụng
• Kiếm soát dữ liệu
Trình tự kiểm soát chứng từ kế toán được thực hiện qua hai bước:
Một là kiểm soát ban đầu: Được thực hiện bởi kế toán thanh toán, nội dung
kiểm soát gồm kiểm soát tính hợp lý và tính hợp pháp của các chứng từ gốc, nội
dung kinh tế của nghiệp vụ, đơn giá và số lượng, chữ ký, đối chiếu với các định
mức chi tiêu theo quy định của công ty và theo chế độ Nhà nước, kiểm tra việc sử
dụng các khoản chi có đúng mục đích, đúng đối tượng không.
Hai là kiểm soát lại: Sau khi kiểm soát ban đầu, chứng từ sẽ được chuyển
đến phụ trách kế toán và thủ trưởng đơn vị để kiểm tra, soát lại và ký chứng từ
trước khi chuyển đến bộ phận thực hiện. Cuối cùng kế toán viên kiểm tra lại
chứng từ như thủ tục kiểm soát ban đầu trước khi ghi chép, phản ánh vào sổ sách
kế toán.
Trên cơ sở công tác kiểm soát chứng từ kế toán như trên sẽ giúp các đơn vị
đạt được hiệu quả điều hành quản lý theo các mục tiêu hoạt động, quản lý chặt chẽ
tình hình tài chính và nâng cao hiệu quả tài chính trong các đơn vị.

• Kiểm soát quá trình nhập dữ liệu
Nhân viên kế toán luôn kiểm tra số chứng từ, ngày, tháng,số tiền, có đầy đủ
thông tin đầy đủ không. Ngoài ra phải đảm bảo tính chính xác trong việc nhập mã
khách hàng, các thông tin quan trọng về khách hàng.
1.3.3. Kiểm soát chứng từ sổ sách.
Các chứng từ như phiếu thu, chi, giấy đè nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm
ứng của công ty đều được đánh số tham chiếu, nội dung cần thiết. Ghi nhận kịp
thời các nghiệp vụ về tiền vào sổ kế toán và tính số dư tồn quỹ hàng ngày.
1.3.4. ủy quyền và xét duyệt
Quy trình bắt buộc của công ty trong công tác thanh toán như sau:
1>Người có nhu cầu làm giấy đề nghị thanh toán
2>Trưởng bộ phận xét duyệt
3>Thủ trưởng xét duyệt
4>Kế toán lập phiếu chi
5>Kế toán trưởng xét duyệt
6>Giám đốc xét duyệt
7>Thủ quỹ chi tiền
Các giấy đề chi tiền, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng phải qua
rất nhiều người có thẩm quyền xét duyệt vì vậy mà các khoản chi đều đúng
mục đích. Các khoản chi lớn đều được chi bằng chuyển khoản qua ngân
hàng.
Các mẫu giấy đề nghị tạm ứng của công ty như sau:
CÔNG TY TNHH LÂM NGHIỆP QUY NHƠN
Mã số thuế: 4100258842
Mẫu số B 03 - DN
Ban hành theo QĐ số
15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của
Bộ trưởng BTC
Địa chỉ: 1134 - Hùng Vương - TP. Quy Nhơn -

Bình Định
Điện thoại: (056)848911 Fax: (056)848911
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày tháng năm
Số :
Kính gửi :
Tên tôi là :
Bộ phận (hoặc địa chỉ) :
Đề nghị cho tạm ứng số tiền : (Viết bằng chữ)

Lý do tạm ứng :
Thời hạn thanh toán :
Thủtrưởng đơn
vị
Duyệt tạm
ứng:
(Ký, họ tên)
Kế toán
trưởng
(Ký, họ
tên)
Phụ trách
bộ phận
(Ký, họ
tên)
Người
đề nghị tạm
ứng
(Ký, họ
tên)

1.4. Phân tích và rà soát
Việc chi tiêu của công ty luôn có kế hoạch rõ ràng. Định kỳ kế toán luôn lập
báo cáo về các khoản chi quá lớn hay nội dung bất thường. Bên cạnh đó luôn đối
chiếu giữa tổng cộng các hóa đơn mua hàng chưa chi trả với số dư có của tài khoản
nợ phải trả cho nhà cung cấp
1.5. Bảo vệ tài sản
Để tránh việc mất cắp, lạm dụng tiền công ty luôn duy trì mức tồn quỹ 15
triệu đồng đủ đáp ứng các nhu cầu chi tiêu trong đơn vị, Phần dư còn lại tiến hành
gởi vào ngân hàng ACB.
Nhân viên kế toán luôn ghi chép, báo cáo đầy đủ số thu, chi và số dư tiền
mặt hàng ngày. So sánh giữa bảng kê tiền nộp vào ngân hàng với sổ phụ của ngân
hàng. Cuối ngày thủ quỹ cất tiền vào két sắt và niêm phong quỹ. Để bảo đảm cho
tài sản an toàn thì đôi khi công ty cũng kiểm tra đột xuất quỹ.
2. Những thủ tục kiểm soát cụ thể đối với tiền mặt.
2.1. Những thủ tục kiểm soát cụ thể đối với thu tiền mặt.
2.1.1. Thu tiền trực tiếp từ bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Công ty đăng ký sản xuất và kinh doanh là: bạch đàn urô, đào lộn hột, keo lá
tràm, keo lai tự nhiên, phi lao, thông Caribê, thông nhựa.
Công ty có thể bán cây giống cho các đại lý phân phối cây giống ở các
huyện hoặc bán trực tiếp tại vườn ươm của công ty.
Thủ tục kiểm soát đối với việc bán cây giống cho các đại lý và thu tiền
khách hàng ngay thì nhân viên kế toán của công ty luôn kiểm tra đầy đủ các chứng
từ,đối chiếu giữa sổ chi tiết tiền mặt do kế toán tiền mặt và sổ chi tiết công nợ do
kế toán công nợ thực hiện.Sổ quỹ do kế toán tiền mặt ghi và quản lý, còn thủ quỹ
làm nhiệm vụ thu chi và lập báo cáo.
Thủ tục kiểm soát đối với việc bán cây giống tại vườn ươm.Việc giới thiệu
và tư vấn cho khách hàng về cây giống do nhân viên bán hàng đảm trách, khi
khách hàng mua hàng thì việc thu tiền do nhân viên thu ngân của công ty đảm
trách.
HÓA ĐƠN BÁN HÀNG

Mẫu số:02GTTT3/001
Số:0000001
Ký hiệu: AB/13P
Liên 1: Lưu
Ngày tháng năm 20
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH LÂM NGHIỆP QUY NHƠN
Mã số thuế: 4100258842
Địa chỉ: 1134 –Hùng Vương – TP. Quy Nhơn – Bình Định
Điện thoại: (056)848911 Fax (056)848911
Họ tên người mua hàng

Tên đơn vị
Địa chỉ
Số tài khoản
Hình thức thanh toán:……………………………………
MST:
ST
T
Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5
Cộng tiền bán hàng hóa, dịch vụ:……………………………………………………………

Số tiền viết bằng chữ:


Người mua hàng
(Ký, ghi rõ họ, tên)
Người bán hàng
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ,
tên)

2.1.2. Thu nợ khách hàng.
a.Thu nợ tại cơ sở của khách hàng.
Nhân viên của công ty TNHH lâm nghiệp Quy Nhơn đã thực hiện tốt các
công việc thu nợ tại cơ sở khách hàng.
Về theo dõi công nợ được nhân viên kế toán chuyên theo dõi công nợ kiểm
tra chi tiết công nợ của từng khách hàng theo từng chứng từ phát sinh công nợ, hạn
thanh toán, số tiền đã quá hạn, báo cho bộ phận bán hàng, cán bộ thu nợ và cán bộ
quản lý cấp trên.
Công ty đã phân nhóm khách hàng cụ thể cho từng nhân viên thu nợ,công ty
Lâm Nghiệp Quy Nhơn chia khách hàng thành hai nhóm tiêu chí :quan trọng và có
thể chấm dứt hợp đồng, nghĩa là thu nợ nhưng cố gắng để không làm mất lòng
họ,nhưng với nhóm còn lại thì phải cứng rắn và kiên quyết thực hiện nhiệm vụ.
Công ty chia quá trình đòi nợ thành 3 giai đoạn: lần nhắc nhở đầu tiên là 1 tuần
bằng cách gọi điện thoại hay gửi thư trực tiếp tới khách hàng, lần nhắc nhở nghiêm
khắc thứ 2 và cuối cùng là yêu cầu trả tiền.
Thường cuối mỗi tháng, tơ công nợ sẽ tổng hợp kết quả thu nợ và đưa ra
danh sách khách hàng chưa thu được nợ và phân chia từng nhóm theo từng mức độ
và khả năng thu hồi, kèm theo lý do không thu được.
Trường hợp các khoản nợ của khách hàng quá hạn thanh toán trên 30 ngày
so với quy định của hợp đồng, kế toán công ty lập yêu cầu thanh toán trình trưởng
phòng tài chính kế toán ký gửi khách hàng đề nghị thanh toán nợ. Các khoản nợ
của khách hàng đến hạn thanh toán hoặc quá hạn thanh toán 30 ngày, trưởng phòng
kế hoạch kinh doanh lập yêu cầu gửi khách hàng đề nghị thanh toán.
b. Khách hàng đến doanh nghiệp trực tiếp trả.
Kế toán quỹ lập hóa đơn và chuyển cho thủ quĩ để thu tiền khách
hàng.Khách hàng đều lấy hóa đơn và phiếu thu khi nộp tiền và các phiếu thu đều
được đánh dấu “đã thu tiền”
CÔNG TY TNHH LÂM NGHIỆP QUY NHƠN
Mã số thuế: 4100258842
Mẫu số B 03 - DN

Ban hành theo QĐ số
15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của
Bộ trưởng BTC
Địa chỉ: 1134 - Hùng Vương - TP. Quy Nhơn -
Bình Định
Điện thoại: (056)848911 Fax: (056)848911
PHIẾU THU
Ngày tháng năm 20
Họ và tên người nộp tiền:
Địa chỉ:
Lý do nộp:
Số tiền: (Viết bằng chữ):

Kèm theo: Chứng từ gốc:
Ngày tháng năm 20
Giám đốc
(Ký, họ tên,
đóng dấu)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Người nộp tiền
(Ký, họ tên)
Người lập
phiếu
(Ký, họ tên)
Thủ quỹ
(Ký, họ tên)
c. Các khoản giảm giá, hàng bán bị trả lại.
Theo báo cáo lưu chuyển tiền tệ thì từ năm 2011 đến năm 2013 công ty

TNHH Lâm Nghiệp Quy Nhơn không có các khoản giảm và giá hàng bán bị trả lại.
2.2. Thủ tục kiểm soát cụ thể đối với việc chi tiền.
2.2.1. Chi tiền cho nhà cung cấp về việc mua tài sản.
Các khoản chi mà công ty trả cho nhà cung cấp chủ yếu là chi cho việc mua
sắm, xây dựng TSCĐ và các tài sản dài hạn khác.
Nhân viên kế toán khi nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp luôn đối chiếu
với đơn đặt hàng,hợp đồng và báo cáo nhận hàng.
Việc tách bạch các chức năng đề nghị chi tiền, người phê chuẩn, thực hiện,
ghi chép tiền đã giúp công ty kiểm soát chặt chẽ được việc chi trả tiền cho nhà
cung cấp.
Trong những năm hoạt động có một vài trường hợp công ty nhận được hóa
đơn từ nhà cung cấp cây con giống nhưng chưa có đơn đặt hàng đều được kế toán
của công ty liên hệ với nhà cung cấp và báo cáo với cấp trên xử lý kịp thời.
Danh sách các nhà cung cấp thường xuyên của công ty với các thông tin cần
thiết được cập nhật thường xuyên.
2.2.2. Thanh toán các khoản chi tiêu khác trong đơn vị.
Các khoản chi cho hoạt động kinh doanh: chi trả cho người lao động trong
công ty, chi nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, chi khác cho hoạt động kinh doanh.
Công ty không có các khoản chi cho họat động đầu tư.
Các khoản chi cho hoạt động tài chính: chi trả vốn góp cho các chủ sỡ hữu,
mua lại cổ phiếu của doanh nghiệp đã phát hành, chi trả nợ gốc vay.
Trong mọi trường hợp chi tiền mặt thì kế toán quỹ của công ty luôn lập đầy
đủ các phiếu chi và chuyển tiền mặt cho thủ quỹ chi tiền.
Công ty cũng qui định hạn mức thanh toán bằng tiền mặt tối đa là 10 triệu
đồng, các khoản thanh toán vượt quá 10 triệu đồng sẽ được thanh toán qua ngân
hàng
CÔNG TY TNHH LÂM NGHIỆP QUY NHƠN
Mã số thuế: 4100258842
Mẫu số B 03 - DN
Ban hành theo QĐ số

15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của
Bộ trưởng BTC
Địa chỉ: 1134 - Hùng Vương - TP. Quy Nhơn -
Bình Định
Điện thoại: (056)848911 Fax: (056)848911
PHIẾU CHI
Ngày tháng năm 20
Họ và tên người nộp tiền:
Địa chỉ:
Lý do nộp:
Số tiền: (Viết bằng chữ):

Kèm theo: Chứng từ gốc:
Ngày tháng năm 20
Giám đốc
(Ký, họ tên,
đóng dấu)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Người nhận
tiền
(Ký, họ tên)
Người lập
phiếu
(Ký, họ tên)
Thủ quỹ
(Ký, họ tên)
Các nhân viên của công ty có nhu cầu thanh toán công tác phí, phí tiếp khách đều
lập phiếu đề nghị thanh toán dựa vào chứng từ gốc kèm theo.

CÔNG TY TNHH LÂM NGHIỆP QUY NHƠN
Mã số thuế: 4100258842
Mẫu số B 03 - DN
Ban hành theo QĐ số
15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của
Bộ trưởng BTC
Địa chỉ: 1134 - Hùng Vương - TP. Quy Nhơn -
Bình Định
Điện thoại: (056)848911 Fax: (056)848911
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Ngày tháng năm
Kính gửi:
Họ và tên người đề nghị thanh toán:
Bộ phận (hoặc địa chỉ):
nội dung thanh toán:
Số tiền: ( Viết bằng chữ):

(Kèm theo: chứng từ gốc)
Người đề nghị thanh toán
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Người duyệt
(Ký, họ tên)
2.3. Các thủ tục kiểm soát về tồn quỹ tiền mặt.
Tiền mặt tại quỹ của công ty chủ yếu là tiền giấy do thủ quỹ chịu trách
nhiệm. Cuối mỗi ngày thủ quỹ luôn kiểm kê và đối chiếu với số liệu của kế toán
quỹ.
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, công ty luôn chú trọng

không để lượng tiền mặt tồn quỹ quá nhiều so với mức cần thiết vì như vậy vừa
không an toàn trong bảo quản, vừa hạn chế đến kết quả sản xuất kinh doanh.
Công ty dự trữ mức tồn quỹ là 15 triệu đồng trong két sắt để đáp ứng các
nhu cầu chi tiêu kịp thời trong đơn vị như chi trả cho nhà cung cấp hàng hóa và
dịch vụ.số tiền thu được từ bán hàng , cung cấp dịch vụ và kinh doanh khác,thu
khác từ các hoạt động kinh doanh khác, thu lãi từ cho vay, cổ tức và lợi nhuận
được chia, công ty đã đem gởi vào ngân hàng ACB để hưởng lãi suất.Khi phát sinh
các khoản chi đến kỳ hạn hoặc khoản chi lớn như chi trả cho người lao động,chi
nộp thuế, chi để mua sắm TSCĐ và tài sản dài hạn thì công ty tiến hành rút tiền gởi
ở ngân hàng để chi trả và nếu không đủ sẽ vay thêm ngân hàng ACB.
Để tránh tình trạng mượn tạm tiền trong két sắt công ty thường tiến hành
kiểm tra định kỳ cuối ngày và đột xuất. Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt của công ty
TNHH Lâm Nghiệp Quy Nhơn như sau:
CÔNG TY TNHH LÂM NGHIỆP QUY NHƠN
Mã số thuế: 4100258842
Mẫu số B 03 - DN
Ban hành theo QĐ số
15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của
Bộ trưởng BTC
Địa chỉ: 1134 - Hùng Vương - TP. Quy Nhơn -
Bình Định
Điện thoại: (056)848911 Fax: (056)848911
BIÊN BẢN KIỂM KÊ QUỸ
Hôm nay, vào giờ , ngày tháng năm
Chúng tôi gồm:
- Ông/Bà: Chức vụ: Phụ trách Kế toán.
- Ông/Bà: Chức vụ: Thủ quỹ.
- Ông/Bà: Chức vụ:
Cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt, kết quả như sau:

Số
TT
Diễn giải Số lượng ( tờ ) Số tiền
A B 1 2
I Số dư theo sổ quỹ X
II Số kiểm kê thực tế: X
1 - Loại
2 - Loại
3 - Loại
4 - Loại
5 -
Cộng số tiền đã kiểm kê thực
tế

III Chênh lệch: (III = I – II) X
- Lý do:
+ Thừa:
+ Thiếu:
- Kết luận sau khi kiểm kê quỹ:

Phụ trách Kế
toán
Thủ quỹ Người chịu trách nhiệm kiểm kê
quỹ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
3 Các thủ tục kiểm soát cụ thể đối với tiền gửi ngân hàng
3.1 Thủ tục kiểm soát về thu tiền gửi ngân hàng
Thu qua ngân hàng là hình thức thu an toàn nhất cho nên doanh nghiệp rất chú
trọng thu theo phương thức này. Nó tách biệt các chức năng: nhân viên văn thư,
thủ quỹ, nhân viên thu nợ, giám sát viên và kế toán nhằm giảm thiểu rủi ro. Tuy