hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thuốc lá cửu long
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.69 MB, 108 trang )
TRƢỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH
NGUYỄN THỊ QUYÊN
HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM
HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN
THUỐC LÁ CỬU LONG
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Ngành: Kế toán
Mã số ngành: 52340301
Tháng 11 Năm 2013
TRƢỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH
NGUYỄN THỊ QUYÊN
HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM
HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN THUỐC LÁ
CỬU LONG
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Ngành: Kế toán
Mã số ngành: 52340301
CÁN BỘ HƢỚNG DẪN
Ths. LÊ TÍN
Tháng 11 Năm 2013
LỜI CẢM TẠ
Trong suốt quá trình học tập và rèn luyện tại trƣờng Đại Học Cần Thơ
em đã tích lũy đƣợc rất nhiều kiến thức bổ ích từ các thầy cô trong trƣờng.
Trong quá trình học tại trƣờng em đã đƣợc các thầy cô tận tình giúp đỡ, chỉ
dạy để em ngày càng đƣợc trau dồi kiến thức tốt hơn để có đủ trình độ chuyên
môn nghiệp vụ cho công việc sau này. Ngoài ra, em còn học hỏi đƣợc những
kỹ năng, kinh nghiệm sống để có đƣợc hành trang vững chắc để vận dụng vào
cuộc sống. Em rất biết ơn các thấy cô trong trƣờng và các thầy cô khoa Kinh
tế - Quản trị kinh doanh, trƣờng Đại học Cần Thơ. Em đặc biệt cảm ơn thầy
Lê Tín đã tận tình giúp đỡ em để em có thể làm tốt luận văn tốt nghiệp này.
Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Một Thành Viên thuốc lá
Cửu Long, em đã đƣợc các cô chú trong công ty giúp đỡ, chỉ dẫn rất tận tình
và hƣớng dẫn em làm quen và vận dụng khối kiến thức đã tích lũy đƣợc khi
còn ngồi trên ghế nhà trƣờng vào thực tế công việc. Đó là khoảng thời gian
giúp em tiếp cận với những bài tập thực hành, nó có thể giúp em tránh khỏi
những bỡ ngỡ trong quá trình bƣớc chân vào công việc sau này. Em xin chân
thành cảm ơn các cô chú quý công ty đã giúp em có thể hoàn thành tốt luận
văn tốt nghiệp này.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý thầy cô, các cô chú trong
công ty TNHH Một Thành Viên thuốc lá Cửu Long, đặc biệt là thầy Lê Tín đã
giúp đỡ em trong suốt thời gian qua!
Em xin chân thành cảm ơn!
Cần Thơ, ngày 29 tháng 11 năm 2013
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Quyên
iii
LỜI CAM ĐOAN
Trong quá trình học tập tại trƣờng và thực tập tại công ty TNHH Một Thành
Viên thuốc lá Cửu Long tôi đã chọn đề tài hoàn thiện hệ thống thông tin kế
toán làm đề tài tốt nghiệp. Tôi xin cam kết luận văn này đƣợc hoàn thành dựa
trên các kết quả nghiên cứu của tôi và các kết quả nghiên cứu này chƣa đƣợc
dùng cho bất cứ luận văn cùng cấp nào khác.
Cần Thơ, ngày 29 tháng 11 năm 2013
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Quyên
iv
MỤC LỤC
CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU ...........................................................................1
1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI ...........................................................................1
1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ....................................................................2
1.2.1 Mục tiêu chung .....................................................................................2
1.2.2 Mục tiêu cụ thể .....................................................................................2
1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU .......................................................................2
1.3.1 Không gian nghiên cứu .........................................................................2
1.3.2 Thời gian nghiên cứu ............................................................................2
1.3.3 Đối tƣợng nghiên cứu ...........................................................................2
1.4 LƢỢC KHẢO TÀI LIỆU ........................................................................2
CHƢƠNG 2: PHƢƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
......................................................................................................................5
2.1 PHƢƠNG PHÁP LUẬN .........................................................................5
2.1.1 Khái quát về hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý ..............5
2.1.2 Khái quát hệ thống thông tin kế toán ....................................................5
2.1.3 Khái quát kiểm soát nội bộ ...................................................................7
2.1.4 Kiểm soát hệ thống thông tin trên máy tính...........................................9
2.1.5 Tổ chức chứng từ kế toán ...................................................................12
2.1.6 Công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán ...........................................12
2.2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ..........................................................14
2.2.1 Phƣơng pháp thu thập số liệu .............................................................. 14
2.2.2 Phƣơng pháp phân tích số liệu ............................................................14
CHƢƠNG 3: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN
THUỐC LÁ CỬU LONG ...........................................................................16
3.1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN ..................................16
3.1.1 Thông tin chung về công ty ................................................................ 16
v
3.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển ..........................................................16
3.1.3 Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ các phòng ban ......................18
3.1.4 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ sản
xuất .............................................................................................................19
3.1.5 Tổ chức công tác kế toán ....................................................................22
3.2 TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY..............26
3.3 THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN ............................................................. 32
3.3.1 Thuận lợi ............................................................................................31
3.3.2 Khó khăn ............................................................................................31
3.4 ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN .............................................................. 32
3.4.1 Định hƣớng phát triển trong năm 2013 ...............................................32
3.4.2 Định hƣớng phát triển trong thời gian tới ............................................33
CHƢƠNG 4: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG
TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THUỐC LÁ CỬU LONG .......................34
4.1 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CÔNG TY .......34
4.1.1 Bảng câu hỏi hệ thống kiểm soát nội bộ ..............................................34
4.1.2 Đặc tính mô hình cuả công tác kiểm soát nội bộ .................................36
4.1.3 Đánh giá khái quát hệ thống kiểm soát nội bội tại công ty ..................36
4.2 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU ............................................37
4.2.1 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình doanh thu .............................. 37
4.2.2 Hệ thống chứng từ, báo cáo, sổ sách trong chu trình doanh thu ...........47
4.2.3 Phân tích tốc độ vận hành của chu trình doanh thu.............................. 51
4.2.4 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu............................. 52
4.2.5 Nhận xét chu trình doanh thu .............................................................. 54
4.3 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH CHI PHÍ ....................................................55
4.3.1 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình chi phí ...................................55
4.3.2 Hệ thống chứng từ, báo cáo, sổ sách trong chu trình chi phí ...............64
4.3.3 Phân tích tốc độ vận hành của chu trình chi phí ..................................67
4.3.4 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí .................................68
4.3.5 Nhận xét chu trình chi phí...................................................................70
vi
4.4 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH SẢN XUẤT ...............................................70
4.4.1 Tổ chức quá trình xử lý thông tin trong chu trình sản xuất ..................70
4.4.2 Hệ thống chứng từ, báo cáo, sổ sách trong chu trình sản xuất .............79
4.4.3 Phân tích tốc độ vận hành của chu trình sản xuất ................................ 82
4.4.4 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình sản xuất ............................... 82
4.4.5 Nhận xét chu trình sản xuất ................................................................ 85
4.5 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH TÀI CHÍNH ...............................................85
4.5.1 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình tài chính ................................ 85
4.5.2 Hệ thống chứng từ, báo cáo, sổ sách trong chu trình tài chính .............87
4.5.3 Phân tích tốc độ vận hành của chu trình tài chính ............................... 89
4.5.4 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình tài chính............................... 90
4.5.5 Nhận xét chu trình tài chính ................................................................ 91
CHƢƠNG 5: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN
THUỐC LÁ CỬU LONG ...........................................................................92
5.1 HOÀN THIỆN CÁCH THỨC TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN .........................................................................................................92
5.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ......92
5.2.1 Đối với công tác tổ chức chứng từ kế toán ..........................................92
5.2.2 Đối với công tác tổ chức quá trình xử lý .............................................93
5.2.3 Đối với tổ chức bộ máy kế toán ..........................................................93
5.2.4 Đối với công tác tổ chức hệ thống báo cáo ..........................................94
CHƢƠNG 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ...............................................95
6.1 KẾT LUẬN ...........................................................................................95
6.2 KIẾN NGHỊ ..........................................................................................95
6.2.1 Đối với công ty ...................................................................................95
6.2.2 Đối với nhà nƣớc ................................................................................96
TÀI LIỆU THAM KHẢO ...........................................................................97
vii
DANH MỤC BIỂU BẢNG
Bảng 3.1: Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Một Thành
Viên thuốc lá Cửu Long ..........................................................................27
Bảng 3.2: Tỷ lệ chi phí trên doanh thu bán hàng......................................29
Bảng 4.1: Bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ của công ty .............................. 34
Bảng 4.2: Các hoạt động kiểm soát của chu trình doanh thu ....................53
Bảng 4.3: Các hoạt động kiểm soát của chu trình chi phí.........................68
Bảng 4.4 Các hoạt động kiểm soát của chu trình sản xuất .......................84
Bảng 4.5 Các hoạt động kiểm soát của chu trình tài chính .......................90
viii
DANH MỤC HÌNH
Hình 2.1: Dòng luân chuyển dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán............5
Hình 3.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty thuốc lá Cửu Long .......................18
Hình 3.2: Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm .......................................21
Hình 3.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty thuốc lá Cửu Long ...........22
Hình 3.4: Hình thức sổ sách kế toán của công ty .........................................24
Hình 3.5: Tình hình doanh thu giai đoạn 2010-2012 ....................................28
Hình 3.6: Tình hình doanh thu sáu tháng đầu năm giai đoạn 2012-2013 ......29
Hình 3.7: Lợi nhuận sau thuế giai đoạn 2010-2012......................................30
Hình 3.8: Lợi nhuận sau thuế giai đoạn sáu tháng đầu năm giai đoạn 20122013 ............................................................................................................31
Hình 4.1a: Lƣu đồ hoạt động nhận đặt hàng của khách hàng .......................38
Hình 4.1b: Lƣu đồ hoạt động nhận đặt hàng của khách hàng .......................39
Hình 4.2: Lƣu đồ hoạt động giao hàng cho khách hàng ............................... 41
Hình 4.3: Lƣu đồ hoạt động lập hóa đơn bán hàng, theo dõi nợ khách hàng 43
Hình 4.4: Lƣu đồ hoạt động nhận tiền thanh toán của khách hàng ...............45
Hình 4.5: Mối quan hệ các tập tin trong chu trình doanh thu........................46
Hình 4.6: Lƣu đồ hoạt động đặt hàng với nhà cung cấp ............................... 56
Hình 4.7: Lƣu đồ hoạt động nhận hàng từ nhà cung cấp .............................. 58
Hình 4.8: Lƣu đồ hoạt động nhận hóa đơn, theo dõi nợ phải trả
....................................................................................................................60
Hình 4.9: Lƣu đồ hoạt động thanh toán cho nhà cung cấp............................62
Hình 4.10: Mối quan hệ của các tập tin trong chu trình chi phí
....................................................................................................................63
Hình 4.11: Lƣu đồ hoạt động thiết kế sản phẩm...........................................71
Hình 4.12: Lƣu đồ hoạt động lập kế hoạch sản xuất ....................................73
Hình 4.13: Lƣu đồ hoạt động tiến hành sản xuất ..........................................75
Hình 4.14: Lƣu đồ hoạt động tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm ........77
ix
Hình 4.15: Mối quan hệ của các tập tin trong chu trình sản xuất ..................78
Hình 4.16: Lƣu đồ xử lý hệ thống tài sản cố định ........................................87
x
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
TSCĐ: Tài sản cố định
PNK: Phiếu nhập kho
PXK: Phiếu xuất kho
ĐĐH: Đơn đặt hàng
LBH: Lệnh bán hàng
PNK: Phiếu nhập kho
xi
CHƢƠNG 1
GIỚI THIỆU
1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Trong thời buổi hòa nhập vào nền kinh tế thế giới và canh tranh khốc liệt,
các doanh nghiệp luôn phải đối mặt với rất nhiều khó khăn và thách thức.
Trong đó, vấn đề về nguồn vốn luôn là vấn đề đƣợc quan tâm hàng đầu, vì vậy
để thu hút đƣợc các nhà đầu tƣ thì các doanh nghiệp phải có chiến lƣợc kinh
doanh khôn ngoan. Nói nhƣ vậy không có nghĩa là các công ty chỉ cần có báo
cáo tài chính đẹp mà các báo cáo đó cần phải vững mạnh, minh bạch và công
khai vì các nhà đầu tƣ ngày càng cẩn thận nhất là trong thời buổi kinh tế khó
khăn nhƣ hiện nay.
Để đáp ứng đƣợc nhu cầu cung cấp một hệ thống báo cáo tài chính đẹp cả
về chất và hình thức, thì hệ thống tài chính kế toán của công ty phải mạnh và
hoàn thiện. Nhƣ vậy điều cần thiết là phải đào tạo một đội ngũ kế toán chuyên
nghiệp vì kế toán là một công cụ không thể thiếu trong quản lý tình hình tài
chính, có vai trò tích cực trong quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Có nhƣ vậy thì doanh nghiệp mới có
thể xây dựng đƣợc hệ thống thông tin kế toán có hiệu quả, hệ thống thông tin
kế toán có hoạt động chặt chẽ thì mới ngăn chặn đƣợc các rủi ro, sai sót và
gian lận, đảm bảo cung cấp thông tin đầu ra chính xác và an toàn. Phân tích
các chu trình kinh tế trong quá trình hoạt động kinh doanh giúp đánh giá một
cách toàn diện quá trình hoạt động của hệ thống thông tin kế toán, giúp tìm ra
những mặt mạnh để phát huy đồng thời phát hiện những thiếu sót còn tồn tại,
từ đó có thể áp dụng những biện pháp khắc phục để không ngừng nâng cao
hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán, nâng cao hoạt động kinh doanh của
công ty. Mặt khác, từ việc phân tích hệ thống thông tin kế toán công ty có thể
tìm ra những biện pháp thiết thực để ngăn ngừa và giảm thiểu ngày càng triệt
để các rủi ro, gian lận, sai sót giúp cho hệ thống thông tin kế toán của công ty
ngày càng hoàn thiện, góp phần không nhỏ trong việc thu hút vốn đầu tƣ, nâng
cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của việc xây dựng một hệ thống thông tin
kế toán trong doanh nghiệp, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống thông
tin kế toán tại công ty TNHH Một Thành Viên thuốc lá Cửu Long” làm đề
tài báo cáo thực tập tốt nghiệp cho mình.
1
1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
1.2.1 Mục tiêu chung
Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH Một Thành
Viên thuốc lá Cửu Long.
1.2.2 Mục tiêu cụ thể
- Mục tiêu 1: Phân tích thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại
công ty.
- Mục tiêu 2: Đánh giá rủi ro còn tồn tại trong cách thức tổ chức hệ thống
thông tin kế toán.
- Mục tiêu 3: Đề xuất các giải pháp giúp công ty hoàn thiện và ngăn chặn
rủi ro trong hệ thống thông tin kế toán.
1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU
1.3.1 Không gian nghiên cứu
Đề tài đƣợc thực hiện tại công ty TNHH Một Thành Viên thuốc lá Cửu
Long.
1.3.2 Thời gian nghiên cứu
Đề tài đƣợc thực hiện từ tháng 8 đến tháng 11 năm 2013, số liệu sử dụng
trong đề tài giai đoạn 2010-2012 và 6 tháng đầu năm 2013.
1.3.3 Đối tƣợng nghiên cứu
Hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH Một Thành Viên thuốc lá
Cửu Long.
1.4 LƢỢC KHẢO TÀI LIỆU
Nguyễn Trần Hạnh Thảo, 2012. Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại
Ngân hàng TMCP Sài Gòn Hà Nội chi nhánh Kiên Giang – PGD Tân Hiệp.
Luận văn đại học. Đại học Cần Thơ. Đề tài sử dụng phƣơng pháp so sánh,
phƣơng pháp mô tả, phƣơng pháp phân tích để phân tích tình hình tổ chức hệ
thống thông tin kế toán. Từ việc phân tình hình hoạt động kinh doanh của
ngân hàng cũng nhƣ hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và hệ thống
thông tin kế toán, đƣa ra các giải pháp nhằm ngăn chặn và hạn chế các rủi ro
gian lận, sai sót trong hệ thống thông tin kế toán của ngân hàng.
Phạm Thị Kiều Nhi, 2009. Tổ chức và kiểm soát hệ thống thông tin tại
ngân hàng TMCP Mỹ Xuyên – An Giang. Luận văn đại học. Đại học Cần Thơ.
Luận văn sử dụng phƣơng pháp so sánh, phƣơng pháp mô tả và phƣơng pháp
2
phân tích. Phân tích tổ chức hệ thống thông tin tại ngân hàng TMCP Mỹ
Xuyên – An Giang đặc biệt là trong điều kiện tin học hóa công tác kế toán, tìm
ra các rủi ro còn tồn tại qua đó đề ra các thủ tục kiểm soát hiệu quả. Đồng thời
kết hợp với tình hình chung của nền kinh tế giúp nhà quản lý hoàn thiện hơn
cách thức tổ chức và kiểm soát hệ thống thông tin tại đơn vị với mô hình tổ
chức phù hợp với xu hƣớng phát triển chung.
Trần Thị Phúc Duyên, 2007. Đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi
trường ứng dụng phần mềm kế toán tại phòng thương mại và công nghiệp Việt
Nam chi nhánh Cần Thơ. Luận văn đại học. Đại học Cần Thơ. Luận văn sử
dụng phƣơng pháp phân tích và phƣơng pháp mô tả. Với vai trò là một kế toán
viên làm công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán chứ không phải là một kỹ
sƣ tin học viết phần mềm kế toán, đề tài nghiên cứu nhằm nắm bắt cách thức
tổ chức hệ thống thông tin kế toán bằng phần mềm kế toán trong thực tế.
Lê Thị Nhƣ Hằng, Phân tích và đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong
NHNo & PTNT Thành phố Vĩnh Long. Luận văn đại học. Đại học Cần Thơ.
Luận văn sử dụng phƣơng pháp phân tích, phƣơng pháp thống kê và phƣơng
pháp mô tả. Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong NHNo & PTNT Thành
phố Vĩnh Long để thấy đƣợc những rủi ro còn tồn tại trong quá trình thu thập,
xử lý, lƣu trữ và kiểm soát thông tin kế toán các nghiệp vụ kinh tế - tài chính
của đơn vị. Từ đó đề ra thủ tục kiểm soát hiệu quả và một số giải pháp nhằm
hoàn thiện hệ tống thông tin kế toán, nâng cao hiệu quả hoạt động cho Ngân
Hàng.
Trần Thị Thu Hiền, 2010. Đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi
trường ứng dụng phần mềm kế toán Việt Nam tại công ty xây dựng 621. Luận
văn đại học. Đại học Cần Thơ. Luận văn sử dụng phƣơng pháp so sánh,
phƣơng pháp mô tả để phân tích. Đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong
môi trƣờng ứng dụng phần mềm kế toán Việt Nam tại Công ty xây dựng 621,
qua đó đề ra giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin của công ty.
Các đề tài chủ yếu sử dụng phƣơng pháp so sánh, phƣơng pháp mô tả để
phân tích hệ thống thông tin kế toán, cùng phân tích quá trình luân chuyển
chứng từ, quá trình ghi chép sổ sách cũng nhƣ nhận dạng các rủi ro trong
doanh nghiệp để có thể tìm các biện pháp ngăn chặn phòng ngừa, góp phần
ngày càng hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán của công ty. Đối với luận văn
“ Đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm
kế toán Việt Nam tại công ty xây dựng 621”, tác giả sử dụng chủ yếu là
phƣơng pháp so sánh để trình bày sự khác nhau giữa mô hình kế toán bằng tay
và kế toán bằng máy, tìm hiểu sự khác biệt về cách thức tổ chức hệ thống
3
chứng từ sổ sách và cách lƣu trữ thông tin của công ty. Đối với luận văn “Tổ
chức và kiểm soát hệ thống thông tin tại ngân hàng TMCP Mỹ Xuyên – An
Giang” thì lại sử dụng phƣơng pháp phân tích là chủ yếu, đề tài phân tích tìm
hiểu sự luân chuyển chứng từ của các chu trình tại ngân hàng, đồng thời phân
tích nguyên nhân của sự tồn tại cá rủi ro để từ đó có thể tìm ra các biện pháp
phòng ngừa một cách hiệu quả nhất. Luận văn “Đánh giá hệ thống thông tin
kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán tại phòng thương mại
và công nghiệp Việt Nam chi nhánh Cần Thơ” tập trung mô tả hệ thống thông
tin trong môi trƣờng ứng dụng phần mềm kế toán, tìm hiểu các rủi ro trong
việc áp dụng phần mềm vào việc quản lý, luân chuyển chứng từ cũng nhƣ
nhận thấy đƣợc những ƣu điểm và những nhƣợc điểm còn tồn tại của phần
mềm đƣợc sử dụng, từ đó tìm những biện pháp để khắc phục nhƣợc điểm và
ngày càng phát triển hơn nữa trong việc khai thác các ƣu điểm của phần mềm.
Luận văn “Phân tích và đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong NHNo &
PTNT Thành phố Vĩnh Long” và luận văn “Phân tích hệ thống thông tin kế
toán tại Ngân hàng TMCP Sài Gòn Hà Nội chi nhánh Kiên Giang”, hai đề tài
sử dụng phƣơng pháp giống nhau để phân tích hệ thống thông tin kế toán tại
ngân hàng, tuy nhiên cả 2 đề tài này chƣa đi sâu mô tả hệ thống thông tin kế
toán mà chỉ tập trung việc thiết lập các thủ tục kiểm soát, ngăn chặn các rủi ro
cho hệ thống thông tin của đơn vị.
Từ việc tham khảo các tài liệu trên, tác giả đã vận dụng phƣơng pháp mô tả
và phƣơng pháp phân tích vào đề tài của mình. Ngoài việc mô tả các chu trình
của công ty bằng hệ thống lƣu đồ sau đó tiến hành phân tích những mặt hạn
chế còn tồn tại và những hiệu quả đã đạt đƣợc trong hệ thống thông tin kế toán
của công ty, đề tài còn phân tích tốc độ trên hiệu quả vận hành của từng chu
trình để thấy đƣợc hiêụ quả hoạt động của từng khâu trong từng chu trình kế
toán. Dựa vào kết quả đã phân tích để tìm ra các biện pháp góp phần khắc
phục các nhƣợc điểm cũng nhƣ tiếp tục phát triển những hiệu quả tích cực mà
công ty đã đạt đƣợc góp phần ngày càng hoàn thiện và xây dựng một hệ thống
thông tin kế toán vững mạnh.
4
CHƢƠNG 2
PHƢƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1 PHƢƠNG PHÁP LUẬN
2.1.1 Khái quát về hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý
2.1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin
- Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là hệ thống thu thập, xử lý và
cung cấp thông tin cho việc ra quyết định, kiểm soát. Một doanh nghiệp cần
rất nhiều thông tin, mọi quyết định và hành động đều dựa trên cơ sở thông tin
phù hợp.
2.1.1.2 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý
- Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống tổng hợp các thông tin của các
hệ thống xử lý nghiệp vụ về các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp và các
thông tin thu thập từ nguồn bên ngoài doanh nghiệp để cung cấp thông tin ở
mức độ tổng hợp hơn và phân tích hơn cho các nhà quản lý các cấp.
2.1.2 Khái quát hệ thống thông tin kế toán
2.1.2.1 Khái niệm
- Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống con của hệ thống thông tin
quản lý, đƣợc coi là một thành phần quan trọng trong việc cung cấp các thông
tin cho các cấp độ ra quyết định . Với các dữ liệu đầu vào là các nghiệp vụ
kinh tế nhƣ bán hàng thu tiền, bán chịu, phát sinh chi phí,...hệ thống kế toán sẽ
xử lý các nghiệp vụ nhƣ ghi nhận, chuyển sổ cái và tạo ra các báo cáo tài
chính, báo cáo quản trị.
THÔNG
DỮ LIỆU
ĐẦU VÀO
GHI NHẬN
XỮ LÝ
LẬP
CÁO
BÁO
TIN KẾT
XUẤT
Hình 2.1: Dòng luân chuyển dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán
5
2.1.2.2 Chức năng
- Thu thập, lƣu trữ dữ liệu về các hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp.
- Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tƣợng liên quan nhƣ:
+ Cung cấp báo cáo tài chính cho các đối tƣợng bên ngoài doanh
nghiệp.
+ Cung cấp thông tin hữu ích cho việc lập kế hoạch.
+ Cung cấp thông tin hữu ích cho kiểm tra, kiểm soát thực hiện kế
hoạch.
+ Cung cấp thông tin hữu ích cho điều hành các hoạt động hàng ngày.
- Kiểm soát:
+ Kiểm soát tuân thủ quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Bảo vệ tài sản vật chất, thông tin.
+ Kiểm soát hoạt động xử lý thông tin nhằm đảm bảo thông tin đƣợc xử
lý chính xác, kịp thời.
2.1.2.3 Các chu trình nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán
Tùy theo quan điểm của mỗi ngƣời, ngƣời ta có thể chia thành nhiều chu
trình và không thống nhất nhau. Thông thƣờng có 4 chu trình kế toán cơ bản
sau:
- Chu trình doanh thu (Revenue cycle): bao gồm quá trình xử lý các hoạt
động bán hàng, theo dõi nợ phải thu và thu tiền của khách hàng. Có các sự
kiện kinh tế phát sinh nhƣ: nhận đặt hàng từ khách hàng, giao hàng hoặc dịch
vụ cho khách hàng, lập hóa đơn bán hàng yêu cầu thanh toán và nhận tiền
thanh toán từ khách hàng. Vì vậy, có 4 hệ thống ứng dụng: nhận đặt hàng, gửi
hàng, lập hóa đơn và nhận tiền.
- Chu trình chi phí (Expenditure cycle): bao gồm quá trình xử lý các hoạt
động đặt hàng với nhà cung cấp, nhận hàng, theo dõi nợ phải trả và thanh toán
cho ngời bán. Chu trình chi phí có các sự kiện kinh tế phát sinh nhƣ: yêu cầu
hàng cần dự trữ, nhận các hàng mua, xác định nghĩa vụ thanh toán cho nhà
cung cấp. Do có 4 sự kiện kinh tế nên có 4 hệ thống ứng dụng: mua hàng,
nhận hàng, theo dõi thanh toán và chi tiền.
- Chu trình sản xuất (Production cycle):bao gồm các hoạt động sản xuất,
chế biến từ nguyên vật liệu thành thành phẩm. Vì liên quan trực tiếp tới quá
trình sản xuất sản phẩm nên trong chu trình này có các hoạt động nhƣ: thiết kế
6
sản phẩm, lập kế hoạch sản xuất, thực hiện hoạt động sản xuất và thực hiện kế
toán chi phí.
- Chu trình tài chính (Finace cycle): bao gồm quá trình xử lý các hoạt
động liên quan đến vốn và đầu tƣ tài chính. Chu trình tài chính ghi chép 2 sự
kiện kinh tế. Đó là hoạt động tăng vốn từ chủ doanh nghiệp đầu tƣ và đi vay.
Hệ thống ghi nhật ký xử lý những nghiệp vụ này và những hoạt động không
thƣờng xuyên khác, sự kiện thứ hai: doanh nghiệp sử dụng vốn này tạo ra các
tài sản mà việc sử dụng các tài sản này sẽ tạo doanh thu. Hệ thống tài sản ghi
chép các nghiệp vụ này. Ngoài ra chu trình cũng thực hiện chức năng thứ ba,
không phải là sự kiện kinh tế - đó là chức năng báo cáo tài chính. Chức năng
này đƣợc thực hiện bằng hệ thống báo cáo tài chính và các kết quả đạt đƣợc từ
việc sử dụng các nguồn tài chính này. Một vài doanh nghiệp gộp hệ thống ghi
nhật ký và hệ thống báo cáo tài chính thành hệ thống sổ cái.
Ngoài ra còn có chu trình nhân sự và chu trình tiền lƣơng. Chu trình
nhân sự trong một tổ chức bao gồm chức năng quản lý nhân sự - theo dõi việc
tuyển dụng nhân sự, theo dõi ghi nhận đánh giá nhân sự, và chức năng quản lý
tiền lƣơng-theo dõi, ghi nhận các khoản phải trả và thanh toán cho ngƣời lao
động.
2.1.3 Khái quát kiểm soát nội bộ
2.1.3.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ
Hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin cho cả bên trong và bên
ngoài của một tổ chức. Ngoài sử dụng thông tin dựa vào sự chính xác và trung
thực của các thông tin trên các báo cáo để ra quyết định. Các tổ chức phải có
chính sách và các thủ tục kiểm soát nội bộ thích hợp để duy trì việc cung cấp
thông tin kế toán chính xác và trung thực. Các chính sách và các thủ tục là một
phần của toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ.
Theo Uỷ ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận khi lập
báo cáo tài chính COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of the
Treadway Commission), kiểm soát nội bộ là một quá trình chịu ảnh hƣởng bởi
các nhà quản lý và các nhân viên của một tổ chức, đƣợc thiết kế để cung cấp
một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau:
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
- Thông tin đáng tin cậy.
- Sự tuân thủ các luật lệ và quy định.
7
2.1.3.2 Các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
- Đối với báo cáo tài chính, kiểm soát nộ bộ phải đảm bảo về tính trung
thực và đáng tin cậy, bởi vì ngƣời quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo
cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
- Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nộ bộ trƣớc hết phải đảm bảo hợp lý
việc chấp hành luật pháp và các quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm
của ngƣời quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Bên
cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn phải hƣớng mọi thành viên trong đơn vị vào
việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt
đƣợc những mục tiêu của đơn vị.
- Đối với mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, kiểm
soát nội bộ cần thực hiện việc bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo
mật thông tin, nâng cao uy tín, thị phần và thực hiện các chiến lƣợc kinh
doanh của đơn vị.
=> Các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nộ bộ rất rộng, bao trùm lên mọi
mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn
vị.
2.1.3.3 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ chỉ cung cấp sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện
các mục tiêu của tổ chức, điều này liên quan đến các hạn chế vốn có của kiểm
soát nội bộ. Các hạn chế này bao gồm các sai sót của nhân viên viên và cán bộ
quản lý, sự thông đồng, sự gian lận, sự lạm quyền của cán bộ quản lý.
- Sai sót: các sai sót xãy ra khi nhân viên của tổ chức có khả năng chuyên
môn, nghiệp vụ kém, thiếu kinh nghiệm, không quan tâm đến các chỉ dẫn
trong công tác, thiếu khả năng suy đoán phán xét hay không tuân thủ các quy
định. Cũng có thể sai sót xãy ra do quá mệt mỏi với công việc, làm việc quá
sức hay do áp lực tâm lý đối với công việc. Các sai sót xãy ra trong quá trình
công tác không bao giờ có thể đƣợc hạn chế hoàn toàn và không thể có một
thủ tục kiểm soát nào có thể giúp ngăn chặn hay phát hiện tất cả các sai sót.
Các nhà quản lý luôn cố gắng tuyển dụng các nhân viên giỏi và cố gắng sắp
xếp các quy trình, thủ tục để hạn chế tối đa các sai sót nghiêm trọng hay các
sai sót phổ biến.
- Thông đồng: thông đồng là sự cấu kết giữa các nhân viên để lấy cắp tài
sản của tổ chức. Ví dụ một nhân viên bán hàng, nhân viên thu ngân và một tổ
trƣởng bán hàng của một siêu thị có thể thông đồng lấy tiền ra khỏi máy thu
tiền và che giấu hành vi bằng cách giả mạo bảng đối chiếu hàng ngày. Các nhà
8
quản lý cố gắng hạn chế sự thông đồng bằng cách tuyển chọn nhân viên trung
thực và tạo điều kiện để nhân viên hài lòng với công việc. Điều này có thể làm
giảm bớt sự thông đồng. Tuy nhiên nếu các hành vi thông đồng xãy ra thì hệ
thống kiểm soát nội bộ hầu nhƣ không thể ngăn chặn đƣợc.
- Lạm dụng quyền hạn quản lý: các nhà quản lý trong một tổ chức có
nhiều quyền hạn hơn là các nhân viên ở bộ phận sản xuất hay các nhân viên
văn phòng khác. Điều này làm cho các chính sách kiểm soát nội bộ chỉ có hiệu
quả ở các cấp quản lý thấp trong các tổ chức và ít có hiệu quả hơn ở các cấp
quản lý cao hơn. Ví dụ, một quá trình đối chiếu có thể có hiệu quả đối với việc
kiểm soát nghiệp vụ bán hàng đối với nhân viên bán hàng, nhƣng có thể không
hiệu quả trong việc ngăn chặn hay phát hiện việc không tuân theo quy định
của các trƣởng bộ phận bán hàng. Bởi vì bộ phận quản lý đã xây dựng nên
những chính sách này, hệ thống kiểm soát nội bộ có thể không ngăn chặn đƣợc
ban quản lý vi phạm chính sách và biện pháp mà họ đề ra.
2.1.4. Kiểm soát hệ thống thông tin trên máy tính
2.1.4.1. Kiểm soát chung
a). Xác lập kế hoạch an ninh cho hệ thống
Xác định thông tin cần là gì? Thông tin cung cấp cho ai? Khi nào cần
sử dụng thông tin? Thông tin đƣợc kết xuất từ hệ thống nào?... Điều này giúp
xác định đƣợc các rủi ro, sai phạm, gian lận đối với thông tin và chọn lựa một
phƣơng thức đảm bảo an ninh hệ thống có hiệu quả nhất.
b). Tổ chức bộ máy trong môi trường máy tính
Trong môi trƣờng máy tính, các thủ tục thƣờng đƣợc thực hiện bởi các cá
nhân riêng biệt có thể đƣợc kết hợp trong chức năng của một cá nhân. Điều
này dẫn đến khả năng một cá nhân không bị giới hạn quyền truy cập đến máy
tính, chƣơng trình và dữ liệu sẽ có cơ hội gian lận rất lớn. Do đó cần:
- Tách biệt chức năng xử lý thông tin với các bộ phận chức năng khác.
- Tách biệt các bộ phận bên trong của hệ thống xử lý thông tin: Bộ phận
xử lý thông tin - bộ phận vận hành - bộ phận phát triển hệ thống.
c). Đảm bảo an ninh cho hệ thống
Kiểm soát truy cập hệ thống là việc giới hạn quyền truy cập hệ thống đối
với từng ngƣời dùng. Ngƣời dùng chỉ đƣợc truy cập đến các hệ thống, các dữ
liệu liên quan đến chức năng nhiệm vụ mà họ đƣợc cấp sử dụng.
Kiểm soát truy cập hệ thống bao gồm: Kiểm soát truy cập – sử dụng hệ
thống, kiểm soát truy cập dữ liệu và kiểm tra tính tƣơng thích chức năng.
9
Các quyền truy cập dữ liệu gồm: Đọc, ghi, thêm, sửa, xóa dữ liệu phải
đƣợc gán cụ thể cho từng chức năng, từng công việc, từng cá nhân hay từng
tập tin dữ liệu. Đồng thời phải ngăn chặn và hạn chế việc truy cập dữ liệu từ
các đối tƣợng bên ngoài doanh nghiệp.
2.1.4.2. Kiểm soát ứng dụng
a). Kiểm soát nhập liệu
* Kiểm soát nguồn dữ liệu
- Kiểm tra tính trình tự số chứng từ.
- Sử dụng chứng từ luân chuyển trong hệ thống.
- Xét duyệt nghiệp vụ.
- Đánh dấu chứng từ đã sử dụng.
- Quét chứng từ để kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ.
* Kiểm soát quá trình nhập liệu
- Kiểm tra tính tuần tự nhập liệu đảm bảo nhập liệu đầy đủ và nhanh
chóng theo một thứ tự nhất định đã đƣợc quy định sẵn.
- Kiểm tra vùng dữ liệu tức là kiểm tra dữ liệu theo kiểu chữ hoặc kiểu
số.
- Kiểm tra dấu (>0 hoặc <0) đối với những dữ liệu kiểu số nhƣ số tiền,…
- Kiểm tra tính hợp lý của dữ liệu nhƣ mã chứng từ, ngày nhập liệu
không đƣợc trƣớc ngày phát sinh.
- Kiểm tra tính có thực của nghiệp vụ qua việc xác nhận các đối tƣợng
tham gia nghiệp vụ có thực, nhằm phát hiện các dữ liệu sai nhập vào hệ thống
và ngăn chặn hệ thống chuyển thông tin không thực vào tập tin chính.
- Kiểm tra giới hạn nhƣ ngày làm việc không thể vƣợt 31 ngày /tháng, để
đảm bảo tính hợp lý và hạn chế gian lận khi nhập liệu.
- Kiểm tra tính đầy đủ để đảm bảo rằng tất cả các thông tin quan trọng
của một nghiệp vụ không bị bỏ sót.
- Kiểm tra nhập trùng dữ liệu đảm bảo nhập liệu nhanh chóng, chính xác.
- Định dạng trƣớc khi nhập liệu giúp cho việc nhập liệu chính xác và dễ
kiểm tra dữ liệu kiểu số, kiểu ngày… phải có cùng định dạng.
- Sử dụng các giá trị mặc định và tạo số tự động đối với các dữ liệu cùng
nội dung hay cùng thời điểm.
10
* Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu
- Kiểm tra ràng buộc và toàn vẹn dữ liệu: Tức là các dữ liệu liên kết nhau
qua các mối liên hệ sẽ không đƣợc xóa khi ràng buộc dữ liệu đang tồn tại.
- Kiểm tra dữ liệu hiện hành: Để kiểm tra các dữ liệu theo thời gian đã
không còn sử dụng, ví dụ: khách hàng không còn kinh doanh, nhân viên nghỉ
hƣu… những dữ liệu này làm đầy và giảm tốc độ xử lý của hệ thống.
- Kiểm soát trình tự xử lý dữ liệu: Hệ thống xử lý yêu cầu các mẫu tin
trong tập tin phải theo trình tự. Kiểm soát trình tự giúp phát hiện mẫu tin nào
không nằm đúng trình tự nếu không chƣơng trình sẽ báo lỗi và không cho
phép chuyển thông tin đến tập tin chính.
- Kiểm soát từng bƣớc: Kế toán sử dụng kiểm soát tổng cộng để phát
hiện mẫu tin bị thiếu hay thừa. Còn chƣơng trình vi tính áp dụng một bƣớc xử
lý cho tất cả nghiệp vụ trƣớc khi thực hiện bƣớc tiếp theo (run - to run
controls). Mỗi công đoạn, máy sẽ in một báo cáo kiểm soát tổng cộng.
- Nhận biết tập tin một cách hữu hình: Dán nhãn trên đĩa (external file
label) và đặt tên nhãn (internal file label) để hạn chế việc sử dụng sai đĩa.
- Sử dụng giá trị mặc định: Khi ngƣời sử dụng nhập liệu không đầy đủ
giá trị trong quá trình xử lý, hệ thống tự động thêm vào các giá trị đầy đủ.
- Kiểm tra dữ liệu phù hợp: Ví dụ khi xử lý một hóa đơn mua hàng phải
phù hợp với một đơn đặt hàng có liên quan đã đƣợc nhập trƣớc đó.
- Báo cáo yếu tố bất thƣờng: Hệ thống phải kiểm tra cung cấp các thông
tin bất thƣờng trong xử lý nhƣ hàng tồn kho âm, tiền mặt tồn quỹ là số âm…
- Đối chiếu dữ liệu ngoài hệ thống: Dữ liệu định kỳ đối chiếu với dữ
liệu khác hệ thống, ví dụ đối chiếu công nợ phải thu, phải trả với ngân hàng…
* Kiểm soát thông tin đầu ra
- Xem xét kết xuất để đảm bảo thông tin cung cấp phù hợp nhu cầu
ngƣời sử dụng.
- Đối chiếu giữa kết xuất và dữ liệu nhập thông tin qua các số tổng
kiểm soát nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin.
- Chuyển giao chính xác thông tin đến đúng ngƣời sử dụng thông tin.
- Quy định ngƣời sử dụng phải có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác,
đầy đủ, trung thực của thông tin sau khi nhận thông tin, báo cáo.
- Quy định hủy các dữ liệu, thông tin bí mật sau khi tạo ra kết xuất trên
giấy, trên các bản in thử, các bản nháp,…
11
- Tăng cƣờng các giải pháp an toàn hệ thống mạng trong trƣờng hợp
chuyển giao thông tin trên hệ thống mạng máy tính.
2.1.5. Tổ chức chứng từ kế toán
2.1.5.1. Lập chứng từ kế toán
Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động công
ty đều phải lập chứng từ kế toán, và chỉ lập một lần cho mỗi nghiệp vụ
Chứng từ phải đƣợc lập rõ ràng, đầy đủ các chỉ tiêu, chính xác theo nội
dung quy định trên mẫu. Nội dung trên chứng từ phải trung thực với nội dung
nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, không đƣợc viết tắt, tẩy xóa, sửa chữa…
2.1.5.2. Kiểm soát chứng từ
Chứng từ trƣớc khi ghi sổ phải đƣợc kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo
tính trung thực, hợp pháp, hợp lý, chính xác của nghiệp vụ kinh tế, tài chính
phát sinh. Chứng từ phải có đầy đủ dấu vết kiểm soát của tất cả các đối tƣợng
có trách nhiệm.
2.1.5.3. Luân chuyển chứng từ
Trình tự luân chuyển chứng từ gồm các bƣớc:
- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán
- Kế toán viên, kế toán trƣởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình
giám đốc công ty ký duyệt.
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán.
- Lƣu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
2.1.5.4. Bảo quản và lưu trữ chứng từ.
Các tài liệu cần lƣu trữ, bảo quản: chứng từ kế toán, sổ chi tiết, sổ tổng
hợp, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị,…
Tài liệu kế toán phải lƣu trữ đầy đủ, sắp xếp, phân loại hợp lý. Tài liệu
lƣu trữ phải là bản chính.
2.1.6 Công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán
2.1.6.1 Khái niệm lưu đồ
Lƣu đồ là công cụ sử dụng hình vẽ để mô tả ngắn gọn các luân chuyển
dữ liệu, quy trình xử lý trong một hệ thống. Có nhiều lƣu đồ nhƣ lƣu đồ hệ
thống, lƣu đồ chƣơng trình và lƣu đồ chứng từ.
12
Lƣu đồ chứng từ và lƣu đồ hệ thống đều mô tả hoạt động xử lý hay luân
chuyển dữ liệu của hệ thống. Tuy nhiên giữa chúng có một khác biệt nhỏ là
lƣu đồ chứng từ trình bày chi tiết cụ thể các liên của chứng từ trong quá trình
luân chuyển chứng từ còn lƣu đồ hệ thống thì nhấn mạnh hơn tới xử lý của hệ
thống, không trình bày chi tiết cụ thể các liên của chứng từ. Xu hƣớng hiện
nay ngƣời ta không còn phân biệt lƣu đồ chứng từ hay lƣu đồ hệ thống mà gọi
chung là lƣu đồ.
Lƣu đồ chƣơng trình hay lƣu đồ khối là lƣu đồ trình bày trình tự xử lý
của một chƣơng trình máy tính để thực hiện một nhiệm vụ nào đó.
Tất cả các lƣu đồ trên đều sử dụng các ký hiệu giống nhau và các
nguuyên tắc vẽ giống nhau.
2.1.6.2 Các ký hiệu lưu đồ thường sử dụng
Kết nối
Ký hiệu xử lý
cùng trang
bằng máy
Kết nối
Bắt đầu/kết thúc
sang trang
Chứng từ
Ghi chú
Xử lý thủ
Lƣu trữ
công
13
Mô tả thông tin
Đĩa từ/ đĩa quang
hiển thị ra màn
hình
Nhập liệu thủ
Lƣu trữ thủ
công
công
Máy đọc, máy
quét, scan
Nhập/xuất
Dòng luân
Thẻ đục lỗ
chuyển
* Quy tắc đọc vẽ lưu đồ
- Mỗi ký hiệu xử lý phải nối với ký hiệu đầu vào của xử lý và ký hiệu thể
hiện kết quả của xử lý.
- Lƣu đồ phải đƣợc trình bày quá trình xử lý hoặc luân chuyển dữ liệu từ
trên xuống dƣới, từ trái qua phải của trang giấy. Trƣờng hợp không thể trình
bày lƣu đồ theo chiều thông thƣờng quy định thì cần phải sử dụng mũi tên mô
tả hƣớng luân chuyển của lƣu đồ một cách rõ ràng.
2.2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.2.1 Phƣơng pháp thu thập số liệu
Số liệu thu thập chủ yếu đƣợc lấy từ báo cáo tài chính của công ty; các
chứng từ, sổ sách; tham khảo ý kiến và phỏng vấn các nhân viên trong công
ty.
2.2.2 Phƣơng pháp phân tích số liệu
Mục tiêu 1: Sử dụng phƣơng pháp mô tả để mô tả các nghiệp vụ cụ thể
tại công ty để thấy đƣợc thực trạng cách thức tổ chức hệ thống thông tin kế
toán.
14
