Xây dựng chương trình Quản lý nhân sự trường Đại học Công nghiệp Hà nội

Website: Email : Tel : 0918.775.368
LỜI NÓI ĐẦU
Trong những năm gần đây, cùng với sự ra đời và phát triển nhanh
chóng của máy tính điệnt tử, một công cụ lưu trữ và xử lý thông tin đã làm
tăng khả năng nghiên cứu và vận hành hệ thống lớn phức tạp. Hệ thống thông
tin là một trong những ngành mũi nhọn của công nghệ thông tin đã có nhiều
ứng dụng trong quản lý kinh tế, đặc biệt là quản lý các doanh nghiệp.
Việc ứng dụng thông tin trong công tác quản lý đã phát triển mạnh mẽ
giúp cho công tác quản lý ngày càng hiệu quả hơn nhằm nâng cao hiệu quả
trong công việc, đưa ra các báo cáo, các số liệu thống kê một cách chính xác
và kịp thời. Đồng thời nhờ có việc ứng dụng tin học đã tiết kiệm được rất
nhiều thời gian, công sức của con người, nó làm giảm nhẹ bộ máy quản lý
vốn cồng kềnh từ trước đến nay. Qua quá trình khảo sát trong trường Đại học
Công nghiệp Hà nội, em thấy việc quản lý nhân sự trong trường học nhờ việc
ứng dụng công nghệ thông tin là rất cần thiết. Vì vậy em chọn đề tài “Xây
dựng chương trình Quản lý nhân sự trường Đại học Công nghiệp Hà nội” với
mong muốn tìm hiểu sâu về lĩnh vực quản lý nhân sự trong các trường đại học
nói chung và trong trường đại học Công nghiệp nói riêng. Chương trình Quản
lý này em đã viết tại nơi em thực tập: Công ty TNHH Công nghệ hệ thống và
giải pháp thông tin. Đây là một công ty chuyên viết phần mềm về quản lý và
thiết kế website, tại đây em đã đã được cung cấp thêm về số liệu cũng như
học hỏi thêm một số kiến thức trong việc thiết kế và lập trình giúp em hoàn
thành tốt đề tài của mình.
Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 1
Website: Email : Tel : 0918.775.368
CHƯƠNG I
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Để triển khai một đề án tin học hóa thì bước đầu tiên cần thực hiện là
khảo sát hệ thống. Hệ thống được định nghĩa là một tập hợp các phần tử có
các ràng buộc lẫn nhau để cùng hoạt động nhằm đạt đến một mục đích nào
đó. Còn hệ thống quản lý là một hệ thống không chỉ chứa các thông tin về

quản lý mà còn đongs vai trò thúc đẩy các hoạt động của các doanh nghiệp,
trường học, các tổ chức kinh tế, giúp con người trong sản xuất và nhiều lĩnh
vực khác. Hệ thống thông tin quản lý sử dụng các thiết bị tin học, các phần
mềm cơ sở dữ liệu, các thủ tục, các mô hình phân tích, lập kế hoạch quản lý
và đưa ra quyết định. Vì thế cần phải xem xét, khảo sát các yếu tố đặc trưng
cũng như các mục tiêu và đưa ra nguyên tắc đảm bảo cho việc xây sựng một
hệ thống có chất lượng. Từ đó rút ra được những phương pháp, những bước
thiết kế xây dựng một thông tin quản lý được tin học hóa, khắc phục được
những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ và phát huy được những ưu điểm
sẵn có để mang lại một hệ thống quản lý có kết quả tốt.
I.1. Những đặc điểm của hệ thống quản lý:
I.1.1 Phân cấp quản lý:
Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức từ trên xuống
dưới, có chức năng tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong
toàn bộ hệ thống. Hệ thống quản lý được phân tích thành nhiều cấp bậc gồm
cấp trung ương, cấp các đơn vị trực thuộc nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho
việc quản lý từ trên xuống. Thông tin được tổng hợp từ dưới lên và truyền từ
trên xuống.
Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 2
Website: Email : Tel : 0918.775.368
I.1.2. Luồng thông tin vào:
Trong hệ thống thông tin có những đầu vào khác nhau:
- Những thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi, thông tin này
mang tính chất thay đổi lâu dài.
- Những thông tin mang tính chất thay đổi thường xuyên phải luôn
cập nhật để xử lý.
- Những thông tin có tính chất thay đổi tổng hợp, được tổng hợp từ
những thông tin cấp dưới phải xử lý định kỳ theo thời gian.
I.1.3. Luồng thông tin ra:
Thông tin đầu ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào

tứng nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể.
Bảng biểu và báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng và phụ
thuộc vào nhu cầu quản lý của hệ thống. Nó phản ánh trực tiếp mục đích
quản lý của hệ thống. Các bảng biểu báo cáo phải đảm bảo tính chính xác và
kịp thời.
I.1.4. Quy trình quản lý:
Trong quy trình quản lý thủ công trước đây, tất cả các thông tin thường
xuyên được đưa vào sổ sách (chứng từ, hóa đơn,…) từ đó các thông tin được
kết xuất để lập ra các báo cáo cần thiết. Việc quản lý thủ công như thế phải
trải qua nhiều công đoạn chông chéo nhau, làm tiêu tốn thời gian và công sức
của người quản lý nên dẫn đến sai sót và dư thừa thông tin ở nhiều công đoạn
là không thể tránh khỏi. Hơn nữa trong quá trình quản lý nếu gặp khối lượng
công việc lớn thì nhiều khi chỉ chú trọng vào một số khâu và đối tượng quan
trọng. Vì thế mà có nhiều thông tin không được tổng hợp đầy đủ dẫn đến việc
thiếu hụt thông tin.
I.2. Mô hình một hệ thống thông tin quản lý:
Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 3
Website: Email : Tel : 0918.775.368
I.2.1. Mô hình luân chuyển dữ liệu:
Mô hình luân chuyển trong hệ thống quản lý có thể mô tả qua các
modul sau:
- Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lưu trữ, tra cứu.
- Cập nhật thông tin có tính chất thay đổi thường xuyên.
- Lập sổ sách báo cáo.
Modul trong hệ thống cũng cần phải có giải pháp kỹ thuật riêng tương
ứng.
I.2.2. Cập nhật thông tin động:
Modul loại này có tính chất xử lý các thông tin luân chuyển chi tiết và
tổng hợp. Nhưng đối với loại thông tin chi tiết đặc điểm lớn về số lượng xử lý
thường xuyên đòi hỏi tốc độ nhanh và tin cậy cao. Khi thiết kế modul cần

quan tâm đến các yêu cầu sau:
- Phải biết rõ các thông tin cần lọc từ các thông tin động.
- Giao diện màn hình và số liệu phải hợp lý, giảm tối đa các thao tác
cho người nhập giữ liệu.
- Tự động là các thông tin đã biết và các giá trị lặp.
- Kiểm tra và phát hiện các sai sót có thể xảy ra trong quá trình.
- Biết loại bỏ các thông tin đã có mà không cần thiết trong khâu đó.
I.2.3. Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu:
Thông tin này cần cập nhật nhưng không thường xuyên mà yêu cầu chủ
yếu là phải tổ chức sao cho hợp lý, để ta có thể tra cứu nhanh trong các thông
tin cần thiết.
I.2.4. Lập báo cáo:
Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 4
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Để thiết kế phần này thì đòi hỏi người quản lý phải nắm vững về nhu
cầu quản lý, tìm hiểu kỹ các mẫu bảng biểu báo cáo… vì thông tin sử dụng
trong việc này thuận lợi hơn do đã được xử lý trước nên việc kiểm tra sự sai
lệch của số liệu trong phần này được giảm bớt.
I.3. Các bước xây dựng hệ thống quản lý:
Để khái quát việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý tự động hóa qua
5 giai đoạn sau:
I.3.1. Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án:
Ở bước này ta tiến hành tìm hiểu khảo sát hệ thống, đánh giá khả thi có
tính chất sơ bộ xuất phát từ hiện trạng cũ, tìm hiểu lĩnh vực nghiệp vụ của cơ
quan mà ta đang cần xây dựng hệ thống, tìm hiểu hệ thống thông tin hiện
hành, phát hiện nhược điểm còn tồn tại từ đó đề xuất các giải pháp khắc phục
cần cân nhắc tính toán khả thi dự án và định hướng cho các giai đoạn tiếp
theo.
I.3.2. Phân tích hệ thống:
Là giai đoạn quan trọng nhất ta phải tiến hành phân tích một cách chi

tiết hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ khái niệm. Trên cơ sở đó tiến
hành xây dựng lược đồ cho hệ thống giúp cho việc phân tích và mô tả hệ
thống mới ở mức logic.
I.3.3. Thiết kế tổng thể:
Là công việc mô tả nửa vật lý, nửa logic nhằm thực hiện việc chia hệ
thống thành các hệ thống con, xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ
thống mới. Phân định rõ phần việc làm sẽ được xử lý bằng máy tính, phần
việc nào sẽ được xử lý thủ công.
I.3.4. Thiết kế chi tiết:
Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 5
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thông tin trước khi đưa
vào máy tính.
- Thiết kế các phương pháp cập nhật và xử lý thông tin cho máy tính,
thiết kế chương trình các giao diện sử dụng các tệp dữ liệu.
I.3.5. Cài đặt chương trình:
Chương trình sau khi đã chạy thử đảm bảo tốt sẽ được cài đặt và đưa
vào sử dụng.
CHƯƠNG II
KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ ĐÁNH GIÁ TÍNH KHẢ THI
Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 6
Website: Email : Tel : 0918.775.368
II.1 Khảo sát hiện trạng hệ thống:
Qua việc khảo sát hiện trạng hệ thống Quản lý nhân sự của trường Đại
học Công nghiệp Hà nội em thấy:
- Hầu hết các công việc nghiệp cụ của hệ thống Quản lý nhân sự đều
tiến hành hoàn toàn thủ công.
- Trong công tác báo cáo vô cùng khó khăn vì sú lượng nhân sự trong
trường là rất lớn, hơn nữa nhân sự luôn thay đổi nên công tác quản
lý còn gặp nhiều khó khăn dẫn đến nhầm lẫn, sai sót.

- Vì thao tác nghiệp vụ hoàn toàn thủ công nên công việc và hiệu quả
trong công tác quản lý nhân sự là phụ thuộc rất nhiều vào trình độ
kỹ năng của người quản lý.
- Việc tra cứu tìm kiếm thông tin về nhân sự gặp nhiều khó khăn và
mất rất nhiều thời gian ngay cả đối với những người trực tiếp quản
lý .
- Việc quản lý cập nhật thông tin mới, sửa đổi thông tin, thiết lập các
biểu đồ thống kê khó khăn thậm chí có thể gây nhầm lẫn khó có khả
năng khắc phục.
Để khắc phục những nhược điểm trên, việc đưa ra một hệ thông quản lý
mới sử dụng những ứng dụng Công nghệ thông tin là thực sự cần thiết và cấp
bách trong công tác quản lý.
II.2. Mô hình tổ chức nhân sự của trường Đại học Công nghiệp Hà nội.
Trường Đại học Công nghiệp Hà nội là trường thuộc sự chỉ đạo trực
tiếp của Bộ công nghiệp. Hiện nay, trường có hơn 600 cán bộ, giáo viên, nhân
viên với cơ cấu tổ chức tương đối phức tạp. Bao gồm: 7 phòng chức năng, 10
khoa, ban đào tạo. Mỗi phòng, ban bao gồm có: trưởng phòng, phó phòng và
các nhân viên.
Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 7
Website: Email : Tel : 0918.775.368
II.2.1. Sơ đồ tổ chức:
Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 8
Website: Email : Tel : 0918.775.368
II.2.2. Chức năng của từng bộ phận:
*Ban giám hiệu: Có nhiệm vụ điều phối các hoạt động của trường,
kiểm tra, đôn đốc các phòng, ban trực thuộc nhằm đảm bảo nhiệm vụ quản lý
giáo viên, học sinh, chất lượng đào tạo.
Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 9
Website: Email : Tel : 0918.775.368
*Văn phòng nhà trường: là nơi tiếp nhận, lưu trữ hồ sơ giáo viên, sinh

viên của từng năm học; hướng dẫn nội dung kê khai cá nhân của từng sinh
viên, quản lý có thời hạn sổ cái, sổ gọi tên và sổ ghi điểm; giúp ban Giám
hiệu quản lý chặt chẽ.
*Phòng Tổ chức - Hành chính: là phòng có chức năng tham mưu giúp
việc Hiệu trưởng và tổ chức thực hiện các mặt công tác về tổ chức cán bộ, lao
động tiền lương, hành chính tổng hợp, chế độ chính sách, thi đua khen
thưởng, kỷ luật trong Cán bộ - Giáo viên - Công nhân viên và công tác bảo vệ
trật tự an ninh.
*Phòng quản trị đời sống: là phòng có chức năng tham mưu giúp Hiệu
trưởng và tổ chức thực hiện về công tác Quản trị - Đời sống và các hoạt động
dịch vụ được nhà trường giao.
*Phòng Tài chính - Kế toán: là phòng chức năng tham mưu giúp việc
Hiệu trưởng thực hiện chức năng quản lý Tài chính - Kế toán và giá cả trong
nhà trường theo quy định của pháp luật. Tổ chức thực hiện các chuyên môn
nghệp vụ và giám sát các hoạt động kinh tế tài chính, vật tư tiền vốn, tài sản
của nhà trường.
*Phòng Kế hoạch kỹ thuật: tham mưu cho Hiệu trưởng về công tác
quản lý kế hoạch kỹ thuật, vật tư, an toàn trong mọi hoạt động về thực tập,
sản xuất và phục vụ.
* Phòng Đào tạo: là phòng nghiệp vụ tham mưu giúp việc cho Hiệu
trưởng về công tác đào tạo và phát triển đào tạo của nhà trường. Thực hiện
các nhiệm vụ quản lý, điều hành tiến độ, kế hoạch đào tạo của nhà trường.
* Phòng Nghiên cứu khoa học và quan hệ quốc tế: là phòng chức năng
giúp Hiệu trưởng về công tác khoa học – công nghệ và quan hệ hợp tác quốc tế.
Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 10
Website: Email : Tel : 0918.775.368
* Phòng Quản lý học sinh – sinh viên: là phòng tham mưu giúp Hiệu
trưởng về công tác quản lý giáo dục học sinh – sinh viên. Tổ chức chỉ đạo
thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến công tác học sinh – sinh viên.
II.3. Phân tích hoạt động:

II.3.1 Đặc điểm của bài toán:
Công tác quản lý nhân sự là một quá trình cập nhật và lưu trữ các
thông tin về một cá nhân trong một đơn vị, công việc này đòi hỏi phải tiến
hành thường xuyên, tỷ mỷ và chính xác. Trên cơ sở đó đáp ứng kịp thời đầy
đủ thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo trong việc nắm bắt chất lượng nhân sự,
tìm kiếm thông tin, sắp xếp vị trí theo năng lực trình độ, điều chỉnh lương cho
các đối tượng theo quy chế và thành tích cá nhân, cũng như việc phân phối
lao động, cân đối nhân lực giữa các phòng ban cho phù hợp với nhiệm vụ kế
hoạch của đơn vị mình thực hiện.
II.3.2 Công tác quản lý cụ thể:
Công tác quản lý nhân sự:
Mọi công tác quản lý nhân sự của nhà trường đều do phòng tổ chức
hành chính quản lý, điều chỉnh. Trưởng phòng có nhiệm vụ quản lý về nhân
lực cũng như theo dõi và báo cáo thường xuyên các vấn đề có liên quan.
Hồ sơ nhân sự được lưu trữ tại phòng tổ chức cán bộ của trường. Khi
có sự thay đổi thông tin trong hồ sơ về bản thân nhân viên thì nhân viên phải
có các tài liệu báo cáo cho trưởng phòng của đơn vị mình và trưởng phòng sẽ
chuyển thông tin này cho phòng tổ chức hành chính để sửa đổi cập nhật.
Thông tin về hồ sơ nhân sự được cập nhật từ hồ sơ xin việc và các
thông tin được bổ sung sau khi nhận vào trường như: bộ phận chuyên trách sẽ
công tác, chức vụ đảm nhiệm, công việc được giao, các tham số tương ứng…
Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 11
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Hồ sơ nhân sự là tài liệu mô tả đầy đủ nhất, cụ thể nhất và được cập
nhật kịp thời nếu có sự thay đổi nên là tài liệu cần thiết khi tra cứu, xem xét
các thông tin liên quan đến nhân sự.
Khi nhân viên thôi không làm việc tại trường thì hồ sơ của nhân viên
đó sẽ bị huỷ.
Phòng Tổ chức - Hành chính là nơi trực tiếp quản lý nhân viên nên
trưởng phòng có nhiệm vụ theo dõi để tham mưu cung cấp cho cấp trên

những thông tin cần thiết như: đề bạt một số nhân viên, cán bộ có khả năng
đảm trách nhiệm vụ cao hơn dựa vào trình độ, khả năng quản lý điều hành
cũng như những đóng góp vào sự nghiệp của nhà trường qua quá trình công
tác của cá nhân đó.
Thực hiện chế độ ưu đãi đối với các cán bộ, giáo viên, công nhân viên,
công tác trong môi trường độc hại cũng như những cống hiến của họ trong
quá trình công tác.
Đề xuất với Hiệu trưởng về công tác đào tạo và đào tạo lại cho cán bộ,
giáo viên, công nhân viên để đáp ứng yêu cầu mới của ngành.
Tham mưu cho cấp trên để có những quyết định về thay đổi nhân sự,
khen thưởng, kỷ luật, tăng lương đối với cán bộ, giáo viên, công nhân viên.
Công tác về quản lý chế độ:
Đối với những cán bộ, giáo viên, công nhân viên chức sẽ được hưởng
theo chế độ quy định của nhà nước, tiền lương được tính dựa vào mức lương
tối thiểu (lương cơ bản), hệ số lương, các hệ số phụ cấp, BHXH, BHYT trích
từ phần trăm lương mà công nhân phải nộp. Ngày nghỉ phép, nghỉ bù được
tính từ ngày công làm việc. Những ngày nghỉ ốm, thai sản, tai nạn lao động
được cơ quan bảo hiểm chi trả theo quy định hiện hành.
Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 12
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Theo quy định hiện nay, mỗi tháng cơ quan doanh nghiệp phải đóng
10% BHXH, 5% BHYT, còn lại nhân viên phải trích phần trăm lương đóng
BHXH 5% và BHYT 1%.
Theo quy định, hàng năm theo định kỳ phòng Tổ chức - Hành chính sẽ
tổng hợp các kết quả theo dõi quá trình công tác, các quyết định khen thưởng
kỷ luật của mỗi nhân viên để lập báo cáo lên cấp trên đề nghị tăng lương. Cơ
quan cấp trên sẽ dựa vào những thông tin trong hồ sơ nhân viên, thời gian
tăng lương lần cuối và xem xét việc tăng lương theo tiêu chuẩn:
- Xét tăng 3 năm một lần đối với những cán bộ quản lý, kỹ sư có trình
độ chuyên môn từ đại học trở lên và các bậc thợ từ bậc 5 trở lên.

- Xét tăng 2 năm một lần đối với công nhân viên trung cấp chuyên môn
và bậc thợ từ bậc 4 trở xuống.
- Tiêu chuẩn bắt buộc để xét tăng lương là nhân viên không bị kỷ luật
từ mức cảnh cáo trở lên, luôn hoàn thành nhiệm vụ được giao.
- Đối với những nhân viên hợp đồng thì sẽ thực hiện theo quy định
trong hợp đồng.
- Xét chế độ hưu trí: căn cứ vào quá trình công tác, thời gian làm việc
của từng cán bộ để xét chế độ hưu hay nghỉ mất sức.
Nam <= 60 tuổi được nghỉ hưu.
Nữ <= 55 tuổi được nghỉ hưu.
Khi cán bộ giáo viên, viên chức có quyết định về hưu thì lý lịch cùng
với sổ công lao động, sổ bảo hiểm sẽ được chuyển cho BHXH thành phố.
Công tác báo cáo thống kê:
Trong công tác quản lý nhân sự thì việc báo cáo thống kê là vô cùng
quan trọng. Công tác báo cáo bao gồm: báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất
như báo cáo lương, báo cáo về các thông tin cán bộ giáo viên, báo cáo tổng
hợp theo trình độ, phòng ban…
Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 13
Website: Email : Tel : 0918.775.368
II.3.3 Các mẫu biểu hiện đang được sử dụng trong công tác quản lý:
Sau đây là một số mẫu biểu cụ thể:
- Báo cáo nhân sự theo phòng ban:
Mã NV Họ và tên Giới tính Ngày sinh Chức vụ
- Báo cáo tổng hợp:
Số
TT
Tên
đơn vị
trực
thuộc

Chia theo trình độ đào
tạo
Chia theo độ tuổi Đảng
viên
Cao
đẳng
Đại
học
Cao
học
Dưới
30
Từ
30
đến
50
Trên
50
đến
60
Trên
tuổi
nghỉ
hưu
Phiếu kê khai nhân sự do Bộ giáo dục và đào tạo ấn hành bao gồm các
thông tin cá nhân, quá trình khen thưởng, quá trình kỷ luật, quan hệ gia đình,
…
II.4. Kết luận về kết quả khảo sát hệ thống cũ:
Qua quá trình tìm hiểu, khảo sát quá trình quản lý nhân sự trường Đại
học Công nghiệp Hà nội, tuy thời gian có hạn không thể đi sâu, đi sát mọi

hoạt động của trường nhưng em đã nhận thấy 1 số nhược điểm sau đây:
- Mọi công việc liên quan đến công tác quản lý đều thao tác bằng tay
như: ghi chép lưu hồ sơ, giấy tờ và lưu trữ dưới dạng văn bản trên giấy tờ nên
khi muốn kiểm tra, cập nhật hoặc tìm kiếm thông tin của từng cán bộ giáo
viên rất mất thời gian.
Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 14
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Khi lập các danh sách báo cáo sẽ tốn nhiều thời gian và công sức.
Việc xét lương, đề bạt cán bộ, làm chế độ liên quan đến quyền lợi của nhân
viên sẽ mất nhiều thời gian.
Tóm lại, nếu quản lý theo phương thức thủ công rất tốn kém về thời
gian, nhân lực mà độ chính xác lại không cao, tốc độ xử lý chậm. Do vậy,
không đáp ứng kịp thời các yêu cầu của ban lãnh đạo. Hiện nay trường Đại
học Công nghiệp đã có phần mềm quản lý nhân sự riêng. Em nhận thấy hệ
thống được quản lý trên máy tính có thể tiết kiệm tối đa về thời gian và nhân
lực mà mang lại kết quả cao nhất, hệ thống đã đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi
của công tác quản lý nhân sự với khối lượng thông tin lớn kịp thời, nhanh
chóng và chính xác.
II.5. Mục đích bài toán mới cần đạt được:
II.5.1. Nhiệm vụ của hệ thống quản lý mới:
Hiện nay với sự có mặt của máy tính, con người thực hiện công việc
của mình hết sức nhanh chóng và chính xác.
Thông qua máy tính công việc quản lý sẽ được giảm nhẹ, nhất là trong
việc lưu trữ số liệu mà không phải ghi chép nhiều lần, khi tìm kiếm một danh
mục, người quản lý dễ dàng tra cứu. Như vậy mục tiêu chính của công tác
quản lý này là giúp công tác quản lý nhân sự tiết kiệm thời gian, công sức,
nâng cao hiệu quả công việc. Từ đó yêu cầu của hệ thống đặt ra là:
- Hệ thống của chương trình trước hết phải dễ sử dụng, chỉ cần người
biết sử dụng máy tính là có thể làm việc với chương trình, thông tin luôn phải
đảm bảo tính đầy đủ và chính xác.

- Lưu trữ, sắp xếp và lưu chuyển nhanh, phải đảm bảo số liệu chính
xác, khoa học an toàn cho dữ liệu.
- Cung cấp thông tin tổng hợp, thống kê phải kịp thời, chính xác.
- Tìm kiếm thông tin theo yêu cầu phát sinh cụ thể.
Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 15
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Hệ thống phải có tính mở.
CHƯƠNG III
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
III.1. Phân tích thiết kế hệ thống mới:
III.1.1. Biểu đồ phân cấp chức năng:
Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 16
QLNS TRƯỜNG
ĐHCN HÀ NỘI
Quản lý Hồ sơ
Nhận HS
tuyển dụng
QLHS Cán bộ
đang công tác
QLHSCB nghỉ
hưu & Thuyên
chuyển
Quản lý chế
độ
Theo dõi
Thưởng -Phạt
Theo dõi chế
độ lương
Chế độ bảo
hiểm

Báo cáo -
Thống kê
BC t.tin cbộ
đang công tác
BC tt CB nghỉ
hưu thuyên
chuyển
Website: Email : Tel : 0918.775.368
III.1.2. Các biểu tượng, hình vẽ và ký hiệu sử dụng trong việc xây dựng
biểu đồ:
Chức năng xử lý (Process)
Luồng dữ liệu (Data Flow) Nhãn
Kho dữ liệu (Data Store) Tên kho dl
Tác nhân ngoài (External Entities)
Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 17
Tên chức
năng
Tên
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Tác nhân trong (Internal Entities)
III.1.3. Biểu đồ luồng dữ liệu(BLD) mức khung cảnh:
Đây là mô hình hệ thống ở mức tổng quát nhất, ta coi cả hệ thống như
một chức năng. Tại mức này, hệ thống chỉ có duy nhất một chức năng. Các
tác nhân ngoài và đồng thời các luồng dữ liệu vào ra từ các tác nhân ngoài
đến hệ thống được xác định.
HS dự tuyển
Kết quả
TT, quyết định Các y/c cần
Chính sách giải quyết
TT cá nhân Các chính sách

KQ tuyển dụng TT, báo cáo trả lời
Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 18
Người dự
tuyển
Cơ quan bảo
hiểm
Nhân viên
Hội đồng
tuyển dụng
Phòng TC-
KT
Cấp trên
HỆ THỐNG
QLNS
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Thông tin
Hồ sơ Y/c, chính sách
dự tuyển

Y/c về lương

T.tin về c/đ lương
Giải thích:
Tác nhân ngoài Nhân viên sẽ đưa thông tin của bản thân vào cho hệ
thống cập nhật và xử lý. Nếu nhân viên đủ yêu cầu, hệ thống sẽ phản hồi lại
bằng việc ký kết hợp đồng lao động.
Tác nhân ngoài Cấp trên (ban Giám hiệu, các phòng ban…,sở giáo dục)
đưa ra các yêu cầu cho hệ thống và nhận được các báo cáo và kết quả trả lời
từ hệ thống.
Tác nhân ngoài Cơ quan bảo hiểm sẽ đưa vào hệ thống các quy định

chính sách đối với nhân viên tham gia đóng bảo hiểm sẽ giải quyết các vấn đề
có liên quan như chế độ hưu, nghỉ mất sức…
Phòng tài chính kế toán: sẽ yêu cầu hệ thống đưa ra các thông tin về chế
độ lương.
Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 19
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Hội đồng tuyển dụng: Khi hồ sơ dự tuyển được gửi đến, hội đồng tuyển
dụng sẽ xem xét và trả lời có tuyển dụng người đó hay không.
III.1.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh:
Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 20
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh được phân rã từ biểu đồ luồng dữ liệu
mức khung cảnh với các chức năng phân rã tương ứng mức 2 của biểu đồ
phân cấp chức năng:
- Các luồng dữ liệu được bảo toàn.
Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 21
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Các tác nhân ngoài được bảo toàn.
- Có thể xuất hiện các kho dữ liệu.
- Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội tại nếu cần thiết.
III.1.5. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh:
Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh phân rã từ biểu đồ luồng dữ liệu
mức đỉnh. Các chức năng được định nghĩa riêng từng biểu đồ hoặc ghép lại
thành một biểu đồ trong trường hợp biểu đồ đơn giản. Các thành phần của
biểu đồ được phát triển như sau:
- Về chức năng: Phân rã chức năng cấp trên thành chức năng cấp dưới
thấp hơn.
- Luồng dữ liệu:
+ Vào/Ra mức trên thì lặp lại (bảo toàn) ở mức dưới (phân rã).
+ Thêm luồng nội bộ.

- Kho dữ liệu: dần dần xuất hiện theo nhu cầu nội bộ.
- Tác nhân ngoài: Xuất hiện đầy đủ ở mức khung cảnh, ở mức dưới không
thể thêm gì.
A. Biểu đồ phân rã chức năng Quản lý hồ sơ
Thủ công:
Thông tin, Kết quả Hồ sơ dự tuyển
Tuyển dụng
Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 22
Nhận HS
tuyển dụng
QL Hồ sơ
CB đang
công tác
QLHSCB
nghỉ hưu
thuyên
chuyển
HĐ tuyển
dụng
Người dự
tuyển
Nhân viên
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Hồ sơ dự tuyển Thông báo kết quả TD

----------------------------------------------------------------------------------------------
------
Máy tính:
Y/c cung cấp t.tin
Hồ sơ

NV
Thông tin bổ sung
QĐ nghỉ hưu
hay thuyên chuyển
Biểu đồ này gồm 2 phần rõ ràng: Phần giành cho thủ công và phần giành cho
máy tính. Giai đoạn thủ công là giai đoạn nhận HS tuyển dụng, giai đoạn này
bắt buộc phải do con người trực tiếp làm việc mà máy tính không thể làm thay
đươc. Sau khi đã đánh giá và xét tuyển xong thì toàn bộ HS trúng tuyển sẽ
được nhập vào máy tính.
B. Biểu đồ phân rã chức năng Quản lý chế độ
Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 23
HS trúng tuyển
Website: Email : Tel : 0918.775.368

Quyết định KT-KL QĐ chế độ KTKL

Yêu cầu tăng lương
Chế độ lương
Hồ sơ NV Quyết định lương
Yêu cầu Thông tin BH
Chế độ, chính sách
Biểu đồ này được phân làm 3 chức năng nhỏ hơn đó là: Theo dõi KT-
KT, Theo dõi chế độ lương và Theo dõi chế độ BH.
Tác nhân ngoài Nhân viên lấy thông tin về Bảo hiểm, quyết định về
lương và quyết định khen thưởng - kỷ luật.
Tác nhân ngoài Cấp trên đưa ra các yêu cầu tăng lương và các quyết
định về khen thưởng kỷ luật đối với nhân viên.
Tác nhân ngoài Cơ quan BH đưa ra các quy định về chế độ chính sách
và thực hiện các yêu cầu mà chức năng theo dõi chế độ BH đưa ra.
Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 24

Theo dõi KT-
KL
Nhân viên
Theo dõi chế
độ lương
Theo dõi chế
độ BH
P. TC-KT
Nhân viên
Cơ quan BH
Cấp trên
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Tác nhân ngoài Phòng tài chính lấy thông tin về chế độ lương của nhân
viên.
Tất cả các chức năng quản lý trên sẽ được lưu vào kho dữ liệu có tên là
HS nhân viên
C. Biểu đồ phân rã chức năng Báo cáo thống kê
Thông tin trả lời
Yêu cầu
Yêu cầu
Hồ sơ NV
Báo cáo trả lời
Biểu đồ này bao gồm 2 chức năng xử lý: Báo cáo thông tin cán bộ hiện đang
công tác và Báo cáo thông tin cán bộ thuyên chuyển hoặc nghỉ hưu.
Tác nhân ngoài Cấp trên đưa ra các yêu cầu về các thông tin đối với 2 chức
năng xử lý và nhận được các thông tin báo cáo trả lời. Tất cả các thông tin thu
thập được đều được lưu vào kho dữ liệu Hồ sơ NV.
Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 25
Cấp trên
BC thông tin

cán bộ đang
công tác
Bộ phận
QLHS-SV
BC về cán bộ
thuyên chuyển,
nghỉ hưu