phân tích hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu của công ty tnhh phát triển công nghệ châu âu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

TRẦN VĂN KẾ

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU
CỦA CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG
NGHỆ CHÂU ÂU

1


LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Ngành Kế toán
Mã số ngành: 52340301

04-2014

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ QUẢN TRỊ KINH DOANH

TRẦN VĂN KẾ
MSSV/HV: C1200297

2


PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU
CỦA CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG

NGHỆ CHÂU ÂU

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH KẾ TOÁN
Mã số ngành: 52340301

CÁN BỘ HƯỚNG DẪN
HỒ HỒNG LIÊN

04-2014

3


LỜI CẢM TẠ
Trong suốt thời gian học tập với vốn kiến thức mà tôi tích lũy được từ
sự truyền đạt nhiệt tình của thầy cô khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh và quá
trình tiếp cận thực tế tại công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu, tôi đã
kết hợp và hoàn thành luận văn tốt nghiệp : “Phân tích hệ thống thông tin kế
toán trong chu trình doanh thu của công ty TNHH phát triển công nghệ Châu
Âu”.
Tuy nhiên, do thời gian thực hiện luận văn và kiến thức còn hạn chế
nên bài luận văn này không thể tránh khỏi những sai lầm và thiếu sót nhưng
đó là tất cả sự nỗ lực của bản thân tôi với sự hướng dẫn tận tình của cô Hồ
Hồng Liên và các thầy cô khác trong khoa cùng với anh, chị ở công ty TNHH
phát triển công nghệ Châu Âu. Tôi rất mong nhận được sự góp ý của quý thầy
cô và cơ quan thực tập để bài luận văn này được hoàn chỉnh hơn.
Trước hết, tôi xin chân thành cảm ơn anh, chị công ty TNHH phát triển
công nghệ Châu Âu đã nhiệt tình giúp đỡ, hướng dẫn tôi tháo gỡ những thắc
mắc, tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt khoảng thời gian thực tập.

Tôi cũng kính gởi lời cảm ơn sâu sắc đến cô Hồ Hồng Liên và các thầy
cô khác trong khoa đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn tôi hoàn thành tốt bài luận
văn tốt nghiệp này, đồng thời tôi cũng xin cám ơn tất cả các thầy, cô trong
khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh đã truyền đạt kiến thức cho tôi trong suốt
thời gian học tập.
Cuối cùng tôi xin chúc sức khỏe đến thầy cô cùng anh chị trong công ty
TNHH phát triển công nghệ Châu Âu. Chúc thầy cô đạt được thành tích cao
trong giảng dạy. Chúc các anh chị luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao để
góp phần giúp cho nước nhà ngày càng phồn vinh và phát triển.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Cần Thơ, ngày ….. tháng ….. năm …..
Người thực hiện

Trần Văn Kế

4


TRANG CAM KẾT

Tôi xin cam kết luận văn này được hoàn thành dựa trên các kết quả
nghiên cứu của tôi và các kết quả nghiên cứu này chưa được dùng cho bất cứ
luận văn cùng cấp nào khác.
Cần Thơ, ngày ….. tháng ….. năm …..
Người thực hiện

Trần Văn Kế

5

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................

Cần Thơ, ngày… tháng… năm 2014
(ký tên, đóng dấu)

6


NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
..............................................................................................................................

.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................

7

MỤC LỤC

Trang
Chương 1: GIỚI THIỆU ................................................................................. 1
1.1 Lý do chọn đề tài ..................................................................................... 1
1.2 Mục tiêu nghiên cứu ................................................................................ 1
1.2.1 Mục tiêu chung ...................................................................................... 1
1.2.2 Mục tiêu cụ thể ...................................................................................... 2
1.3 Phạm vi nghiên cứu .................................................................................. 2
1.3.1 Không gian ............................................................................................ 2
1.3.2 Thời gian ............................................................................................... 2
1.3.3 Đối tượng nghiên cứu ............................................................................ 2
Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ............ 3
2.1 Cơ sở lý luận ............................................................................................ 3
2.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin kế toán .................................................... 3
2.1.2 Chu trình doanh thu trong hệ thống thông tin kế toán ............................ 6
2.1.3 Các chứng từ dùng trong chu trình doanh thu ........................................ 6
2.1.4 Lợi ích của chu trình doanh thu trong doanh nghiệp .............................. 7
2.1.5 Lợi ích của việc phân tích chu trình doanh thu đối với doanh nghiệp ..... 8
2.1.6 Giới thiệu lưu đồ.................................................................................... 9
2.1.7 Kiểm soát nội bộ.................................................................................. 11
2.1.8 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu........... 17
2.2 Phương pháp nghiên cứu ........................................................................ 22
2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu ............................................................... 22
2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu ............................................................. 22
Chương 3: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN
CÔNG NGHỆ CHÂU ÂU ............................................................................ 24

8

3.1 Lịch sử hình thành .................................................................................. 24
3.2 Lĩnh vực hoạt động................................................................................. 24
3.3 Cơ cấu tổ chức của công ty ..................................................................... 25
3.3.1 Sơ đồ bộ máy quản lý .......................................................................... 25
3.3.2 Chức năng của các phòng ban .............................................................. 25
3.4 Tổ chức công tác kế toán ........................................................................ 26
3.4.1 Chế độ kế toán áp dụng ....................................................................... 26
3.4.2 Hình thức kế toán ................................................................................ 26
3.4.3 Mô hình tổ chức công tác kế toán ........................................................ 26
3.5 Phân tích khái quát kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong giai
đoạn 2011 – 2013 ......................................................................................... 27
3.6 Những thuận lợi, khó khăn và phương hướng hoạt động trong tương lai. 30
3.6.1 Thuận lợi ............................................................................................. 30
3.6.2 Khó khăn ............................................................................................. 31
3.6.3. Phương hướng hoạt động trong tương lai ............................................ 31
Chương 4: PHÂN TÍCH CHU TRINH DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH
PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ CHÂU ÂU ................................................... 33
4.1 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty...................................... 33
4.2 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình doanh thu .................................. 35
4.2.1 Hoạt động nhận đặt hàng ..................................................................... 37
4.2.2 Hoạt động giao hàng hoá, dịch vụ ........................................................ 42
4.2.3 Hoạt động lập hoá đơn bán hàng .......................................................... 47
4.2.4 Hoạt động nhận tiền thanh toán ........................................................... 52
4.3 Đánh giá chu trình doanh thu .................................................................. 59
Chương 5: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHU TRÌNH DOANH
THU TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH
PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ CHÂU ÂU .................................................... 61
5.1 Nhận xét chung....................................................................................... 61

9


5.2 Các giải pháp hoàn thiện chu trình doanh thu ......................................... 61
5.2.1 Đối với công tác tổ chức bộ máy kế toán ............................................. 61
5.2.2 Đối với công tác tổ chức chứng từ và hệ thống báo cáo kế toán ........... 62
5.2.3 Đối với công tác tổ chức các hoạt động kiểm soát................................ 63
5.2.4. Tin học hoá kế toán tại đơn vị ............................................................. 63
Chương 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ..................................................... 67
6.1 Kết luận .................................................................................................. 67
6.2 Kiến nghị................................................................................................ 67

10


DANH SÁCH BẢNG

Trang
Bảng 2.1 Các ký hiệu và ý nghĩa của lưu đồ ................................................. 10
Bảng 2.2 Kiểm soát hoạt động trong chu trình doanh thu ............................. 18
Bảng 2.3 Các thủ tục kiểm soát nhập liệu trong chu trình doanh thu ............. 20
Bảng 3.1 Bảng tổng hợp kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty qua 3
năm .............................................................................................................. 28
Bảng 4.1 Bảng câu hỏi hệ thống kiểm soát nội bộ ........................................ 33
Bảng 4.2 Hoạt động kiểm soát trong quy trình nhận đơn đặt hàng ................ 40
Bảng 4.3 Hoạt động kiểm soát trong quy trình giao hàng hoá, dịch vụ ......... 45
Bảng 4.4 Hoạt động kiểm soát trong quy trình lập hoá đơn bán hàng ........... 51
Bảng 4.5 Hoạt động kiểm soát trong quy trình nhận tiền thanh toán ............. 56
Bảng 4.6 Các tồn tại trong chu trình doanh thu tại Công ty........................... 60
Bảng 5.1 Các chỉ tiêu cho điểm khi đánh giá phần mềm kế toán ................... 63

Bảng 5.2 Bảng đánh giá hai phần mềm kế toán ............................................ 64

11


DANH SÁCH HÌNH

Trang
Hình 2.1 Hệ thống thông tin kế toán tài chính................................................. 5
Hình 3.1. Sơ đồ bộ máy quản lý Công ty ...................................................... 25
Hình 3.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty ................................ 26
Hình 3.3 Đồ thị biểu diễn mối quan hệ giữa doanh thu, chi phí và lợi nhuận
trong 3 năm của Công ty .............................................................................. 29
Hình 4.1 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 của chu trình doanh thu ......................... 36
Hình 4.2 Lưu đồ xử lý hoạt động nhận đơn đặt hàng tại Công ty .................. 37
Hình 4.3 Màn hình nhập liệu đơn đặt hàng ................................................... 41
Hình 4.4 Màn hình in đơn đặt hàng .............................................................. 41
Hình 4.5 Lưu đồ xử lý hoạt động giao hàng hoá, dịch vụ tại Công ty............ 43
Hình 4.6 Màn hình nhập liệu phiếu xuất kho ................................................ 46
Hình 4.7 Màn hình in phiếu xuất kho ........................................................... 47
Hình 4.8 Lưu đồ xử lý hoạt động lập hoá đơn bán hàng tại Công ty ............. 48
Hình 4.9 Lưu đồ xử lý hoạt động nhận tiền thanh toán tại Công ty ............... 53
Hình 4.10 Màn hình nhập liệu phiếu thu ....................................................... 57
Hình 4.11 Màn hình in phiếu thu .................................................................. 57

12


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

TNHH

:

Trách nhiệm hữu hạn

KSNB

:

Kiểm soát nội bộ

BP

:

Bộ phận

HTTT

:

Hệ thống thông tin

KH

:

Khách hàng

GTGT

:

Giá trị gia tăng

KT

:

Kế toán

BQ

:

Bản quyền

13


CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU

1.1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Trong nền kinh tế thị trường Việt Nam hiện nay, các doanh nghiệp khi
kinh doanh muốn tồn tại và phát triển cần có một hệ thống tài chính kế toán
vững vàng và minh bạch bởi nhu cầu công khai tài chính ngày càng trở nên hết
sức cần thiết vì nhà đầu tư ngày càng trở nên thận trọng khi đầu tư vào bất kỳ
doanh nghiệp nào. Muốn hệ thống tài chính tốt thì tổ chức tài chính đó phải tốt

và hoạt động hiệu quả. Để làm được điều này thì các doanh nghiệp cần chú
trọng vào việc xây dựng và phát triển các hệ thống thông tin trong doanh
nghiệp của mình. Một trong những hệ thống cần quan tâm đó là hệ thống
thông tin kế toán. Hệ thống thông tin kế toán bao gồm 4 chu trình: Chu trình
doanh thu, chu trình chi phí, chu trình chuyển đổi, chu trình tài chính. Trong
nội dung nghiên cứu của luận văn này tập trung trình bày về chu trình doanh
thu trong hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH phát triển công nghệ
Châu Âu. Đây là một nội dung cần thiết nghiên cứu vì Công ty TNHH phát
triển công nghệ Châu Âu sau một thời gian hoạt động thì quy mô và lĩnh vực
hoạt động đã không ngừng mở rộng và như vậy sức ép giải quyết các sự kiện
kinh tế đặc biệt là trong chu trình doanh thu ngày càng nhiều hơn. “Phân tích
hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu của công ty TNHH
phát triển công nghệ Châu Âu” chính là một giải pháp để hoàn thiện chu
trình doanh thu cho công ty, sẽ mang lại hiệu quả hoạt động cao hơn nữa của
chu trình doanh thu và cho hệ thống kế toán trong hiện tại và trong cả tương
lai.
Bên cạnh đó, nó còn giúp cho tôi được tiếp xúc với hoạt động kế toán
thực tế nhằm bổ sung thêm những hiểu biết của mình cũng như đánh giá lại
những kiến thức lý thuyết mà tôi đã được học tập từ phía nhà trường. Điều này
rất quan trọng và thật sự cần thiết cho tôi để vận dụng vào công việc trong
tương lai.
1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
1.2.1. Mục tiêu chung
Mục tiêu nghiên cứu của luận văn này là đánh giá, phân tích hệ thống
thông tin kế toán trong chu trình doanh thu, qua đó đề ra giải pháp nhằm hoàn
thiện chu trình doanh thu tại công ty TNHH phát triển công nghệ Châu Âu.

14

1.2.2. Mục tiêu cụ thể
Dựa trên mục tiêu chung của luận văn, tiến hành thực hiện các mục tiêu
cụ thể như sau:
- Đánh giá hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty để xác định
rủi ro kiểm soát trong công tác kiểm soát nội bộ tại công ty
- Phân tích, đánh giá hoạt động của chu trình doanh thu tại công ty
TNHH phát triển công nghệ Châu Âu để tìm ra những hạn chế còn tồn tại về
công tác tổ chức kế toán trong chu trình bán hàng, thu tiền của công ty
- Dựa trên các kết quả đạt được trong quá trình phân tích đề xuất một số
giải pháp hoàn thiện chu trình doanh thu hiện tại.
1.3. PHẠM VI NGHIÊN CỨU
1.3.1. Không gian
Nội dung nghiên cứu được thực hiện công ty TNHH phát triển công
nghệ Châu Âu
1.3.2. Thời gian
- Dữ liệu thu thập tại Công ty từ năm 2011 đến năm 2013.
- Luận văn được bắt đầu thực hiện từ 13/01/2014 đến 28/4/2014
1.3.3. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là chu trình doanh thu của Công
ty. Cụ thể, liên quan đến quá trình xử lý hoạt động bán hàng, thu tiền của
khách hàng, cụ thể gồm các hoạt động sau:
+ Nhận đặt hàng từ khách hàng
+ Giao hàng hay dịch vụ cho khách hàng
+ Lập hóa đơn bán hàng theo yêu cầu thanh toán
+ Nhận tiền thanh toán.
Đồng thời kết hợp xem xét các chứng từ sổ sách sử dụng trong từng sự
kiện, cách tổ chức quản lý dữ liệu trong chu trình, thủ tục kiểm soát trong chu
trình đối với các rủi ro.

15

CHƯƠNG 2
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

2.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.1.1. Khái niệm hệ thống thông tin kế toán
2.1.1.1. Khái niệm
Là hệ thống thu thập, lưu trữ và xử lý các dữ liệu cần thiết của quá
trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin kế toán, tài chính hữu
ích cho người sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin kế toán có các đặc tính sau:
- Mục tiêu: cung cấp thông tin tài chính, kế toán cung cấp cho các tổ
chức bên ngoài doanh nghiệp và sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp
- Đầu vào: với các dữ liệu đầu vào là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
như bán hàng thu tiền, bán chịu, phát sinh chi phí…
- Quy trình xử lý:
+ Thu thập dữ liệu: lập chứng từ ghi nhận hoạt động
+ Phân tích ảnh hưởng tài chính: ghi nhật ký
+ Ghi chép theo phân loại tài chính: ghi sổ tài khoản
+ Kiểm tra, đối chiếu: kiểm tra số liệu kế toán
+ Tổng hợp, lập báo cáo: lập báo cáo kế toán
+ Truyền thông: truyền đạt những báo cáo được tạo ra từ hệ thống
đến nơi sử dụng
- Thiết bị: máy tính, máy in, máy fax, máy quét mã vạch…
- Con người: con người sẽ thực hiện hoàn toàn công việc kế toán
trong hệ thống kế toán thủ công, tham gia với vai trò điều khiển, kiểm soát,
nhập dữ liệu, bảo mật, bảo trì hệ thống trong hệ thống thông tin kế toán trên
nền máy tính
- Môi trường hệ thống: hệ thống pháp luật và đặc điểm hoạt động

của doanh nghiệp là những yếu tố ảnh hưởng đến việc xử lý trong hệ thống
thông tin kế toán

16


2.1.1.2. Chức năng
Chức năng của hệ thống thông tin kế toán bao gồm các chức năng sau:
- Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp
- Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng có liên quan.
Cụ thể, hệ thống cung cấp báo cáo tài chính cho đối tượng bên ngoài doanh
nghiệp, cung cấp thông tin hữu ích cho việc lập kế hoạch, việc kiểm soát thực
hiện kế hoạch và cho việc điều hành hoạt động hằng ngày.
- Kiểm soát tuân thủ quy trình hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp; Bảo vệ tài sản vật chất, thông tin; Kiểm soát hoạt động xử lý thông tin,
đảm bảo thông tin chính xác, kịp thời.
2.1.1.3. Phân loại
 Phân loại theo đối tượng cung cấp thông tin
Hệ thống thông tin kế toán tài chính: hệ thống sẽ cung cấp những thông
tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài.
Hệ thống thông tin kế toán quản trị: hệ thống sẽ cung cấp những thông
tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp.
 Phân loại theo phương tiện xử lý
Hệ thống thông tin kế toán xử lý thủ công: nguồn lực chủ yếu là con
người
Hệ thống thông tin kế toán bán thủ công: nguồn lực chủ yếu là máy tính
Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính: bao gồm con người và
máy tính

 Hệ thống thông tin kế toán tài chính
Mục tiêu: cung cấp thông tin tài chính cho bên ngoài doanh nghiệp. Các
thông tin này được ghi nhận, xử lý theo các quy định, chế độ, các nguyên tắc,
chuẩn mực kế toán hiện hành.
Đầu vào: các dữ liệu nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Quy trình xử lý: Dòng thông tin sẽ đi từ bộ phận hoạt động đến bộ phận
kế toán và cuối cùng là được cung cấp cho đối tượng bên ngoài doanh nghiệp.
Khi đề cấp đến hệ thống thông tin kế toán cần đề cập, theo dõi theo chu trình
kế toán. Thông thường gồm có 4 chu trình. Các chu trình nghiệp vụ này sẽ tập

17


hợp, mô tả và xử lý các nghiệp vụ cùng loại, cùng nội dung kinh tế hay cùng
bản chất.

Quỹ
Chu trình
tài chính

Chu trình
doanh thu
Sổ cái và
Báo cáo tài
chính

Thành
phẩm

Chu trình

chuyển đổi

Quỹ

Chu trình
chi phí
Vật liệu

Nguồn: Bài giảng hệ thống thông tin kế toán 1

Hình 2.1 Hệ thống thông tin kế toán tài chính
Hệ thống thông tin kế toán quản trị
Mục tiêu: cung cấp các thông tin tài chính trong nội bộ cho mục đích
quản trị nội bộ doanh nghiệp, lập kế hoạch, kiểm soát hoạt động.
Đầu vào: là các nghiệp vụ tài chính. Trong doanh nghiệp, các nhà quản
lý cần thiết phải thiết lập mục tiêu tài chính của tổ chức và phân chia các mục
tiêu cho các bộ phận. Hệ thống lập kế hoạch (hệ thống ngân sách) sẽ đảm nhận
chức năng xác lập và phân chia các mục tiêu này. Và những bộ phận được
phân chia mục tiêu là những trung tâm trách nhiệm.
Ngoài ra còn có hệ thống báo cáo trách nhiệm sẽ có nhiệm vụ ghi chép
các dữ liệu về kết quả thực hiện của mỗi trung tâm trách nhiệm và so sánh kết
quả này với mục tiêu của trung tâm trách nhiệm.
Dòng thông tin được tạo ra bởi quá trình luân chuyển thông tin giữa các
bộ phận trong doanh nghiệp. Quá trình luận chuyển thông tin là quá trình ghi
nhận và xử lý thông tin, cung cấp thông tin bằng hình thức báo cáo, thông tin
được luân chuyển từ đâu tới đâu.
Trong hệ thống báo cáo trách nhiệm, quá trình luân chuyển thông tin là
quá trình xử lý truyền đạt mệnh lệnh tài chính từ ban quản lý cấp cao xuống
các cấp quản lý thấp hơn và từ các cấp quản lý thấp tổng hợp thông tin báo cáo
lên cấp cao.

18


2.1.2. Chu trình doanh thu trong hệ thống thông tin kế toán
Chu trình doanh thu là tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động
xử lý thông tin liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và nhận
tiền thanh toán của khách hàng
Với đặc điểm và chức năng nêu trên, chu trình doanh thu sẽ giao tiếp và
quan hệ với các đối tượng hoặc hệ thống bên ngoài sau đây:
- Khách hàng: là nơi phát sinh yêu cầu về hàng hoá dịch vụ cần được
cung cấp, nhận hàng hoá, dịch vụ và thực hiện thanh toán tiền cho doanh
nghiệp
- Chu trình chi phí, chu trình sản xuất đóng vai trò cung cấp hàng
hoá, dịch vụ cho chu trình doanh thu. Chu trình chi phí sẽ tiếp nhận các thông
tin về yêu cầu hàng hoá, dịch vụ cần phải được mua và cung cấp theo yêu cầu
của khách hàng cũng như chu trình sản xuất sẽ căn cứ vào yêu cầu của khách
hàng để lên kế hoạch sản xuất của bộ phận, đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
- Hệ thống lương sẽ căn cứ vào nhu cầu nhân sự của chu trình doanh
thu để tuyển nhân lực. Đồng thời kết quả kinh doanh của từng nhân viên thực
hiện trong chu trình doanh thu (nhân viên bán hàng, quản lý…) là cơ sở để tính
lương và thu nhập cho người lao động.
- Trong trường hợp tổ chức thanh toán qua ngân hàng, chu trình
doanh thu còn có thể giao tiếp với ngân hàng và các đơn vị cung cấp dịch vụ
thanh toán để thực hiện thu, chi tiền tại ngân hàng.
- Nội dung của các hoạt động thực hiện trong chu trình doanh thu sẽ
được chuyển và ghi nhận vào hệ thống xử lý, lập báo cáo và cung cấp thông tin
theo yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin liên quan đến chu trình doanh
thu.
2.1.3. Các chứng từ dùng trong chu trình doanh thu

2.1.3.1. Hoạt động nhận đặt hàng
- Đơn đặt hàng được xét duyệt: sử dụng đơn hàng của khách hàng để
xác nhận và xét duyệt cho phép đơn hàng được thực hiện
- Lệnh bán hàng: là chứng từ mệnh lệnh để thực hiện nội dung hàng
hoá, dịch vụ sẽ thực hiện theo yêu cầu của khách hàng.
- Hợp đồng bán hàng: được sử dụng khi cần có sự cam kết, ràng
buộc giữa khách hàng và doanh nghiệp về nội dung yêu cầu của khách hàng đã
được cho phép thực hiện.

19


- Các chứng từ mang tên gọi của các hoạt động khác sẽ thực hiện
trong chu trình doanh thu trên cơ sở hoạt động đặt hàng như phiếu xuất kho,
phiếu giao hàng, hoá đơn bán hàng…
2.1.3.2. Hoạt động giao hàng hoá, dịch vụ
- Phiếu xuất kho: đã xác nhận nội dung hàng hoá thực tế xuất kho
- Phiếu giao hàng: đã xác nhận nội dung hàng hoá thực tế đã giao
cho khách hàng hoặc cho đơn vị vận chuyển để giao đến khách hàng
- Biên bản nghiệm thu dịch vụ hoàn thành: xác nhận mức độ và khối
lượng công việc đã hoàn thành cho khách hàng
2.1.3.3. Hoạt động lập hoá đơn bán hàng
- Các hoá đơn bán hàng, dịch vụ, các bảng kê bán hàng có xác nhận
nghiệp vụ cung cấp hàng hoá, dịch vụ đã được cho phép thực hiện và thực tế
thực hiện
- Các thông báo báo nợ, giấy xác nhận nợ, xác nhận nghĩa vụ thanh
toán của khách hàng
2.1.3.4. Hoạt động nhận tiền thanh toán
- Bảng đối chiếu trả nợ, thông báo trả nợ: Xác nhận tình trạng nợ của
khách hàng

- Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng xác
nhận đã thu tiền
2.1.4. Lợi ích của chu trình doanh thu trong doanh nghiệp
Khi chu trình doanh thu được tổ chức hoạt động tốt và kết hợp với các
chu trình khác sẽ giúp cho hoạt động kế toán được thực hiện một cách nhanh
chóng và linh hoạt. Việc xử lý các nghiệp vụ kinh tế xảy ra kể cả những
nghiệp vụ mang tính chất bất thường sẽ đơn giản và chính xác, hạn chế được
nhiều sai lầm đáng tiếc xảy ra vì quy trình xử lý đã được sắp xếp theo một
trình tự nhất định. Nếu như không có sự phối hợp của chu trình doanh thu thì
các chu trình khác diễn ra một cách rời rạc hoặc thậm chí không thực hiện
được, dẫn đến sự rối rắm trong công tác thực hiện và quản lý các chứng từ kế
toán mà trách nhiệm không được xác định cụ thể. Đây có thể nói là lợi ích lớn
nhất của một chu trình doanh thu trong hệ thống thông tin kế toán mang lại
cho các doanh nghiệp.
Hoạt động hiệu quả của chu trình doanh thu không những giúp kế toán
viên phản ánh đúng tính chất nghiệp vụ mà còn giúp doanh nghiệp ngăn chặn

20


kịp thời các rủi ro có thể xảy ra đối với hoạt động quản lý cũng như kế toán, vì
nó được phân chia trách nhiệm cũng như quyền hạn nhất định trong từng bộ
phận của chu trình. Tổ chức chu trình doanh thu kết hợp các chu trình khác tạo
thành một hệ thống đảm bảo các nguyên tắc phân chia trách nhiệm, tránh việc
kiêm nhiệm dẫn đến thực hiện sai các quy định trong hoạt động kế toán.
Kế toán trong chu trình doanh thu và trong cả hệ thống kế toán nếu
được tin học hoá sẽ đạt hiệu quả nhiều hơn so với chu trình xử lý thủ công vì
các kết quả được xử lý bằng kỹ thuật giúp các báo cáo tài chính được hình
thành chính xác, nhanh chóng vào bất kỳ thời điểm nào trong niên độ kế toán
hạn chế được các sai sót về mặt số học và chậm trễ.

Chu trình doanh thu được vận hành tốt thì nó sẽ cung cấp những thông
tin liên quan đến doanh thu một cách cụ thể và chi tiết trong từng khoản mục
kế toán, điều đó giúp cho nhà quản trị có cơ sở chính xác nhất khi ra các quyết
định quản trị.
Thiết lập một chu trình doanh thu hiệu quả trong một hệ thống thông tin
kế toán tốt giúp tăng cường lòng tin của các nhà đầu tư, các đối tác kinh
doanh. Trong hoạt động kinh doanh ngày nay, các nhà kinh doanh rất chú
trọng đến các báo cáo tài chính của doanh nghiệp mà mình sắp đầu tư vào,
ngoài báo cáo kiểm toán của các công ty kiểm toán thì một hệ thống thông tin
kế toán được tổ chức tốt giúp cho các nhà đầu tư thêm an tâm và như vậy giá
trị của doanh nghiệp sẽ được nâng lên cao.
Ngoài các lợi ích nêu trên thì chu trình doanh thu còn giúp doanh
nghiệp dự báo các sự kiện xảy ra với vấn đề doanh thu như: bán hàng, thu tiền,
theo dõi nợ một cách thuận lợi hơn, từ đó giúp doanh nghiệp thực hiện các
mục tiêu tài chính của mình dễ dàng.
2.1.5. Lợi ích của việc phân tích chu trình doanh thu đối với doanh
nghiệp
Khắc phục những nhược điểm của chu trình hiện hành: quá trình thiết
kế một chu trình doanh thu dù đã khá hoàn thiện nhưng khi đưa vào hoạt động
vẫn còn nhiều trở ngạy như việc xử lý của chu trình không phù hợp với
chuyên môn hay năng lực của người sử dụng, chu trình không đáp ứng tốt các
nghiệp vụ kinh tế bất ngờ, chu trình không ngăn chặn được một số các rủi ro
nào đó,… chính những điều này buộc phải phân tích chu trình tìm ra các hạn
chế đó để có phương án cải thiện đổi mới chu trình để phù hợp với tình hình
mới.

21


Thoã mãn những nhu cầu mới về thông tin: nhu cầu thông tin là nhu

cầu không thể thiếu ở bất cứ bộ phận nào trong doanh nghiệp hay trong bất cứ
hoạt động kinh doanh nào. Tầm quan trọng của thông tin trong kinh doanh
không khác đôi mắt để nhìn, chỉ có nắm bắt thông tin đúng và kịp thời mới
giúp cho kế toán thực hiện đúng các quy định, các chuẩn mực kế toán hiện
hành cũng như các thông tin khác bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp. Khi
một chu trình đã lạc hậu thì khả năng cập nhật và xử lý thông tin sẽ bị hạn chế
rất nhiều, mặc khác khi quy mô hoạt động kinh doanh có nhiều thay đổi thì
nhu cầu thông tin cũng thay đổi theo, nếu chu trình không linh động thay đổi
thì điều này gây cản trở không ít cho các hoạt động kinh doanh. Tiến hành
phân tích chu trình doanh thu một cách có tổ chức và phù hợp thì chất lượng
thông tin sẽ được cải thiện đáng kể.
Bắt kịp với tiến độ công nghệ thông tin: trong thời đại ngày nay khi mà
công nghệ thông tin thay đổi với tốc độ cao thì một hệ thống thống thông tin
kế toán hiện đại hay một chu trình doanh thu tốt cũng phải nắm bắt kịp sự thay
đổi đó và vận dụng vào hoạt động của chu trình. Phân tích chu trình doanh thu
giúp xác định mức độ phù hợp giữa công nghệ thông tin trong chu trình với
công nghệ thông tin bên ngoài để từ đó có những thay đổi hợp lý giúp doanh
nghiệp không bị lạc hậu công nghệ mà chu trình trong hệ thống vẫn phù hợp
với điều kiện kinh doanh hiện tại.
2.1.6. Giới thiệu lưu đồ
2.6.1.1. Định nghĩa
Lưu đồ là một sơ đồ bằng các biểu tượng hay hình vẽ mô tả mô tả trình
tự xử lý, trình tự vận hàng của hệ thống. Lưu đồ là một trong những công cụ
thường được sử dụng trong quá trình phát triển hệ thống.
Lưu đồ mô tả hệ thống bằng hình vẽ các quá trình xử lý dữ liệu (các
hoạt động, đầu vào, đầu ra, lưu trữ) và các hoạt động chức năng như bán, mua,
nhập, xuất. Lưu đồ còn thể hiện được người thực hiện, các hoạt động, trình tự
luân chuyển chứng từ. Ngoài ra, lưu đồ còn sử dụng trong phân tích tính kiểm
soát của hệ thống
2.6.1.2. Phân loại

Lưu đồ hệ thống: mô tả quá trình xử lý của hệ thống, tập trung mô tả
tiến trình xử lý hơn là mô tả công việc và chức năng của mỗi phân hệ trong hệ
thống.

22


- Lưu đồ chứng từ: mô tả trình tự luân chuyển của chứng từ, số liên
chứng từ, người lập, người nhận chứng từ, nơi lưu trữ, tính chất lưu trữ… trong
các hoạt động chức năng (bán, mua, nhập, xuất…)
- Lưu đồ chương trình: mô tả quá trình xử lý của một chương trình,
một hàm, một thủ tục trong một chương trình máy tính.
2.6.1.3. Các ký hiệu cơ bản thường dùng
Trong hệ thống thông tin kế toán, một số ký hiệu cơ bản thường dùng
khi vẽ lưu đồ để thể hiện các hoạt động xử lý và luân chuyển dữ liệu của hệ
thống được trình bày trong bảng sau:
Bảng 2.1 Các ký hiệu và ý nghĩa của lưu đồ
Ký kiệu

Ý nghĩa
Mô tả hoạt động bắt đầu hay kết thúc
Mô tả kết nối, điểm nối trong cùng một
trang (A, B, C…)

Điểm nối sang trang sau (Trang 1, 2, 3…)

Chứng từ hay báo cáo kế toán bằng giấy

Chứng từ có nhiều liên
Mô tả việc đưa dữ liệu vào hệ thống bằng

các thiết bị : bàn phím, cần quạt, máy
quét… (nhập chứng từ vào máy tính)
Mô tả hoạt động xử lý bằng máy tính (tính
giá xuất hàng tồn kho, tính giá thành…)
Xử lý thủ công bằng tay (lập phiếu thu,
phiếu chi…)

Mô tả hoạt động ra quyết định

23


Ký kiệu

Ý nghĩa
Mô tả dữ liệu được cung cấp cho quá trình
xử lý (đầu vào), hoặc ghi nhận báo cáo
thông tin đã được xử lý (biểu tượng đầu ra)
Mô tả việc lưu trữ bằng hệ thống máy tính
có thể truy xuất trực tiếp không cần tuần tự
(đĩa từ, đĩa quang, băng từ…)
Mô tả việc lưu trữ trong các hồ sơ bằng giấy
tờ. Thông thường các dữ liệu được lưu trữ
theo một tiêu thức phân loại như ngày (D),
số (N), tên (A)
Ghi chú, giải thích thêm

Mô tả dòng lưu chuyển
Nguồn : Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 1

2.1.7. Kiểm soát nội bộ
2.1.7.1. Khái niệm
Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các
định nghĩa khác nhau từ đơn giản đến phức tạp về hệ thống này. Đến nay định
nghĩa được chấp nhận khá rộng rãi là định nghĩa được đưa ra vào năm 1992
bởi COSO (Committee of Sponsoring Organization).
“Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị
và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự
đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy
- Các luật lệ vào quy định
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả”
Trong định nghĩa trên trên, bốn nội dung cơ bản là quá trình, con người,
đảm bảo hợp lý và mục tiêu. Các nội dung này được hiểu như sau:
- Kiểm soát nội bộ là một quá trình: Kiểm soát nội bộ bao gồm một
chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết

24


hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện
giúp cho đơn vị đạt được mục tiêu của mình.
- Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: Cần
hiểu rằng kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục,
biểu mẫu… mà phải bao gồm con người trong tổ chức như hội đồng quản trị,
ban giám đốc, các nhân viên khác …. Chính con người định ra mục tiêu, thiết
lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng.
- Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: chứ không
phải đảm tuyệt đối, là mục tiêu sẽ thực hiện được. Vì khi vận hành hệ thống
kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người nên dẫn

đến không thực hiện được mục tiêu. Kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và phát
hiện sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra nữa.
Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí
cho quá trình kiểm soát không thể vượt mức lợi ích được mong đợi từ quá trình
kiểm soát đó. Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro,
thế nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp
dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro.
- Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ:
+ Đối với các báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tính
trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách
nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện
hành.
+ Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải bảo đảm hợp lý
việc chấp hành luật pháp và quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của
nhà quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Bên cạnh đó,
kiểm soát nội bộ còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân
thủ của các chính sách quy định nội bộ của đơn vị qua đó bảo đảm được
những mục tiêu của đơn vị.
+ Đối với mục tiêu sự hiện hữu và hiệu quả của các hoạt động kiểm
soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật
thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh
doanh của đơn vị.
2.1.7.2. Các thành phần của một hệ thống kiểm soát nội bộ
Một hệ thống kiểm soát nội bộ được coi là hữu hiệu khi được thiết kế
bao gồm năm cấu phần sau đây nhằm trợ giúp doanh nghiệp đạt được mục

25