Đặc điểm về tổ chức kinh doanh và quản lý kinh doanh ở Chi nhánh công ty TNHH Giao Nhận Uy Tín

Website: Email : Tel : 0918.775.368
I: Đặc điểm về tổ chức kinh doanh và quản lý kinh doanh ở Chi
nhánh công ty TNHH Giao Nhận Uy Tín
1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Tên gọi: Chi nhánh công ty TNHH Giao Nhận Uy Tín
Tên giao dịch: UTI World wide Vietnam co,ltd
Địa chỉ: 84 Triệu Việt Vương,Hai Bà Trưng, Hà nội
Số điện thoại: 04.389446789
Fax: 04.3896445956
Công ty TNHH Giao nhận Uy Tín với tên giao dịch quốc tế UTI
WORLD WIDE Viet Nam CO,LTD hoạt động trong lĩnh vực cung cấp
các dịch vụ vận chuyển và giao nhận hàng hóa trong nước và quốc tế.
Được thành lập tháng 3/2003 bởi tập đoàn toàn cầu UTI WORLD
WIDE ,công ty TNHH Giao Nhận Uy Tín đã từng bước khẳng định
được vị trí của mình như là một nhà vận chuyển và giao nhận chuyên
nghiệp ,nhận được sự tín nhiệm cao của khách hàng với các hợp đồng
vận chuyển có thời dạn dài
Không chỉ tập trung trong phạm vi giao nhận và vận chuyển hàng
hóa xuất khẩu ,không hạn chế loai hình dịch vụ chỉ thuần túy từ cảng
đến cảng, công ty còn quan tâm khai thác và đẩy mạnh dịch vụ hàng
nhập khẩu ,cung câps dịch vụ vụ door - to – door (nhận hàng tại nơi
người gửi và giao hàng tận nơi người nhận ) không phụ thuộc vào địa
lý- châu Âu ,Trung cận Đông ,Châu Phi ,Châu A.Châu Đại Dương
Công ty có quan hệ quốc tế với hơn 300 công ty tại hơn 100 nước và
mạng lưới này ngày càng được hoàn thiện và phát triển không ngừng.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
1
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Với quy mô hoạt động cũng như lượng khách hàng ngày càng
tăng ,ngày 12/11/2004 công ty TNHH Giao nhận Uy Tín thành lập chi
nhánh tại Hà Nội với tên gọi : CN công ty TNHH Giao Nhận Uy Tín

2.Lĩnh vực kinh doanh và quy tình công nghệ sản xuất
Chi nhánh công ty TNHH Giao nhận Uy Tín là một chi nhánh
phụ thuộc ,kinh doanh các loại hình dịch vụ theo yêu cầu của công
ty mẹ bao gồm :
 Vận chuyển và giao nhận đường hàng không,đường biển
 Vận chuyển hàng lẻ hàng chung chủ (NVOCC)
 Kê khai hải quan
 Vận chuyển hàng công trình
 Xếp dỡ ,lưu kho,bảo quản và đóng gói hàng hóa
 Chuyển phát nhanh quốc tế ,liến kết với các hãng chuyển phát
nhanh toàn cầu như :DHL ,UPS,TNT ..
Là chi nhánh trực thuộc một công ty con của một trong những tập
đoàn hàng đầu thế giới về giao nhận vận tải nhưng khi mới thành lập
CN công ty TNHH Giao nhận Uy Tín cũng gặp khó nhiều khó khăn do
ngành giao nhận vận tải là một ngành mới đang bắt đầu trong quá trình
phát triển
Tuy nhiên cùng với sự nỗ lực của các nhân viên công ty,với sách
lược kinh doanh đúng đăn ,lấy khách hàng làm trọng CN công ty
TNHH Giao nhận Uy Tín ngày càng khẳng định được vị trí của mình
trong lĩnh vực giao nhận tại khu vực phía Bắc.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
2
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Sơ đồ quy trình cung ứng dịch vụ có thể khái quát như sau :
Khi khách hàng có yêu cầu vận tải nhân viên phòng hàng không và
hàng biển ( gọi chung là nhân viên bán hàng )sẽ lập lệnh mua dịch vụ
với các hãng tàu và hãng hàng không ,gửi thông báo cho khách hàng
(Booking information)
Khách hàng nhận được thông báo,xác nhận lại mọi chi tiết về hàng
hóa ,về thời gian ,địa điểm xuất hàng

Nhân viên bán hàng tiến hành lập 1 file tài liệu (job) lưu trữ mọi
chứng từ liên quan đến dịch vụ cung cấp cho khách
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Xác nhận
hàng chuyển
Phát hành
vận đơn
Đặt chỗ với
hãng tầu và
hãng HK
Lập jobsheet
chi tiết lô
hàng
Yêu cầu
chuyển hàng
3
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Những chứng từ này sẽ là cơ sở đối chiếu để thanh toán cho người
bán hay lập thông báo nợ cho người mua
3.Đặc điểm tổ chức quản lý
Là một chi nhánh phụ thuộc ,bộ máy quản lý tại CN Công ty TNHH
Giao Nhận uy Tín gọn nhẹ,đảm bảo thông suốt cho mọi hoạt động của
văn phòng
Đứng đầu là trưởng chi nhánh làm nhiệm cụ quản lý tổng quát mọi
hoạt động của chi nhánh ,là người có tư cách pháp nhân cao nhất ,chịu
trách nhiệm trước pháp luật đối với các hoạt động của chi nhánh
Các phòng ban trong công ty gồm có :phòng hàng không ,phòng
hàng biển ,phòng kế toán ,phòng tổng hợp
Phòng khàng không có 4 người đứng đầu là trưởng phòng (airfreight
manager ).Phòng hàng không chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ

vận tải qua đường hàng không.Nhân tự của phòng hàng không có 1
người chuyên phụ trách làm thủ tục hải quan trên sân bay ( airfreight
operation)
Phòng hàng biển có 3 người ,đứng đầu là trưởng phòng (sea freight
manager ).Phòng hàng biển cung cấp cách dịch vụ giao nhận vận tải
đường biển .Phòng hàng biển có 1 nhân sự làm việc trực tiếp tại cảng
Hải Phòng ( seafreight operation) ,phụ trách kiểm tra và thực hiện các
thủ tục liên quan đến việc xuất /nhập hàng .
Phòng kế toán gồm 1 kế toán và một thủ quỹ
Phòng tổng hợp : làm các nhiệm vụ liên quan đến nhân sự ,hành
chính ,các thủ tục giấy tờ và chăm sóc khách hàng
Website: Email : Tel : 0918.775.368
4
Website: Email : Tel : 0918.775.368
4.Kết quả kinh doanh một số năm gần đây của công ty TNHH Giao
Nhận Uy Tín
ĐVT: VND
Chỉ tiểu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007
Doanh thu 15.752.359.978 21.072.654.350 32.154.995.756
Tổng chi phí 9.584.123.589 16.259.156.325 25.950.450.025
Lợi nhuận 6.168.236.389 4.813.498.025 6.024.545.731
Website: Email : Tel : 0918.775.368
5
Website: Email : Tel : 0918.775.368
II.Hình thức kế toán và tổ chức bộ máy kế toán trong công ty
1.Hình thức kế toán
Hạch toán phụ thuộc nhưng chi nhánh công ty TNHH Giao Nhận
Uy Tín vẫn tổ chức bộ máy kế toán riêng để theo dõi hoạt động của chi
nhánh
Để phù hợp và thuận tiện cho quá trình kiểm tra đối chiếu với công

ty các loại sổ sách theo dõi tại chi nhánh đều lập dựa trên hình thức
nhật kí chung
Đây là hình thức ghi sổ đơn giản ,dễ theo dõi ,thuận tiện cho quá
trình kiểm tra
Sơ đồ hình thức ghi sổ nhật kí chung tại công ty mẹ
Website: Email : Tel : 0918.775.368
6
Chứng từ gốc
Sổ nhật ký chung
Sổ cái
Bảng
cân đối
số PS
Bảng tổng
hợp chi tiết
Sổ thẻ kế
toán chi
tiết
Báo cáo tài chính
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Ở chi nhanh quy trình ghi sổ thực hiện như sau :
Các loại hóa đơn chứng từ được phản ánh đồng thời vào nhật kí
chung và sổ chi tiết theo từng hạng mục của chi nhánh
Định kì sổ chi tiết và nhật kí chung của chi nhánh phải đối chiếu với
sổ chi tiết và nhật kí chung của công ty
2.Tổ chức bộ máy kế toán
Với loại hình chi nhánh phụ thuộc nên tổ chức bộ máy kế toán ở chi
nhánh công ty TNHH Giao Nhận Uy Tín gọn nhẹ,đảm bảo phù hợp
với các nguyên tắc kế toán
Phòng kế toán gồm 3 người, đứng đầu là trưởng phòng có nhiệm vụ

theo dõi bao quát toàn bộ các vấn đề tài chính liên quan đến mọi hoạt
động của chi nhánh và chịu trách nhiệm trước trưởng chi nhánh cũng
như giám đốc tài chính công ty TNHH Giao Nhận Uy Tín
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Hóa đơn
Chứng từ
Nhật kí
chung CN
Nhật kí
chung CT
Sổ chi tiết
Chi nhánh
Sổ chi tiết
Công ty
7
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Kế toán làm các nhiệm vụ
 Lập và phát hàng thông báo nợ
 Phát hành hóa đơn GTGT
 Theo dõi công nợ ,các khoản phải thu phải trả
 Lập báo cáo thuế
Thủ quỹ thực hiện các nhiệm vụ :
 Thu ,chi tiền mặt
 Theo dõi các khoản TGNH liên quan đến chi nhánh
 Lập báo cáo tiền mặt hàng tuần hoặc khi có yêu cầu
 Thanh toán các khoản phải trả ,phải nộp hay thực hiện nghĩa
vụ đối với nhà nước
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Giao nhận Uy Tín
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Giám đốc

Tài chính
Kế toán
trưởng
Trưởng phòng
KT Chi nhánh
Kế
toán
tiền
Kế
toán
mua
hàng
Kế
toán
bán
hàng
KT
thuế
và
BH
Kế
toán
tổng
hợp
Thủ
quỹ
Thủ
Quỹ
8
Website: Email : Tel : 0918.775.368

Giám đốc tài chính là người phụ trách toàn bộ các vấn đề tài
chính, kế toán liên quan đến mọi hoạt động của công ty, là người
chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động của công ty
Kế toán trưởng và trưởng phòng kế toán chi nhánh có trách
nhiệm ngang nhau, chịu trách nhiệm tổng hợp về tình hình kế toán
Tại công ty mẹ bộ máy kế toán gồm kế toán tiền, kế toán mua
hàng, kế toán bán hàng, kế toán thuế và BH, thủ quý
Ở chi nhanh gồm 1 kế toán và thủ quỹ.
4.Chế độ kế toán áp dụng
Niên độ kế toán của chi nhánh bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào
ngày 31/12 hàng năm
Đơn vị tiền tệ sử dụng :VND
Chi nhánh sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên ,tính thuế
GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Theo quy định của nhà nước ,chủng loai dịch vụ mà công ty kinh
doanh gồm : không chịu thuế GTGT ,chịu thuế GTGT 5% và chịu thuế
GTGT 10%
Công ty áp dụng hình thức khấu hao TSCD theo phương pháp khấu
hao đường thẳng .
5.Tình hình sử dụng máy tính ở đơn vị
Là một chi nhánh phụ thuộc nên CN Công ty TNHH Giao Nhận Uy
Tình không sử dụng các phần mềm kế toán mà chỉ tiến hành theo dõi,
nhập số liệu trên máy tính và in ra để lưu trữ
Website: Email : Tel : 0918.775.368
9
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Mỗi kế toán và thủ quỹ được trang bị một máy tính để phục vụ cho
công việc

III.Đặc điểm một số phần hành kế toán chủ yếu tại công ty

1.Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu ,phải trả
a.Kế toán vốn bằng tiền
Chứng từ sử dụng:
 Hóa đơn GTGT
 Đề nghị thanh toán
 Phiếu chi
 Phiếu thu
 Lệnh chi
 Giấy báo có
Các khoản tiền ở chi nhánh bao gồm tiền mặt tại quỹ và tiền gửi
ngân hàng.
+Các trường hợp làm tăng tiền
 Thu từ cung cấp dịch vụ
 Thu khác
+Các trường hợp làm giảm tiền
Website: Email : Tel : 0918.775.368
10
Website: Email : Tel : 0918.775.368
 Thanh toán cho người bán
 Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ với nhà nước
 Các khoản thanh toán khác cho văn phòng
b.Kế toán các khoản phải thu
Chứng từ sử dụng :
 Hóa đơn bán hàng
 Phiếu thu
Các khoản phải thu ở đơn vị bao gồm :
 Thu từ việc cung cấp dịch vụ
 Thu khác
Trong đó thu từ cung cấp dịch vụ là quan trọng và chiếm tỉ trọng
lớn

Vận tải là 1 loại dịch vụ đặc thù nên mọi khoản thanh toán chỉ
diễn ra khi hàng hóa đã được xuất đi /nhập về mà không có các
khoản thanh toán trực tiếp khi giao hàng nên việc theo dõi các khoản
phải thu là rất quan trọng
c.Kế toán các khoản phải trả :
Chứng từ sử dụng
 Hóa đơn mua hàng
 Đề nghị thanh toán
 Ủy nhiệm chi
 Phiếu chi
Các khoản phải trả bao gồm
 Phải trả người bán
Website: Email : Tel : 0918.775.368
11
Website: Email : Tel : 0918.775.368
 Phải nộp ,phải trả nhà nước
 Phải trả người lao động
Cũng như các khoản phải thu, phải trả người bán là khoản quan
trọng nhất. Khác với các khoản phải thu chỉ thu được khi xuất hàng,
các khoản phải trả hầu hết là phải thanh toán ngay khi xác nhận mua
dịch vụ .
Khi có yêu cầu thanh toán từ hãng tầu hay hãng hàng không kế
toán đối chiếu với chứng từ lưu trong jobsheet
Sau khi kiểm tra và khớp kế toán lập phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi
thanh toán cho người bán
Sau khi hàng đã được chuyển, kế toán lập 1 thông báo nợ (debit
note) gửi cho khách hàng, đây là căn cứ để thanh toán
Khách hàng sau khi thanh toán đầy đủ sẽ nhận được hóa đơn
GTGT và vận đơn cho lô hàng đã xuất
Có thể khái quát một quy trình thanh toán như sau :

Website: Email : Tel : 0918.775.368
12