phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên the fruit republic cần thơ
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.8 MB, 124 trang )
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH
PHẠM KIM NGÂN
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM
HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN
THE FRUIT REPUBLIC CẦN THƠ
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Ngành kế toán tổng hợp
Mã số ngành: 52340301
Tháng 8 - 2014
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH
PHẠM KIM NGÂN
MSSV: 4114024
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM
HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN
THE FRUIT REPUBLIC CẦN THƠ
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH KẾ TOÁN TỔNG HỢP
Mã số ngành: 52340301
CÁN BỘ HƯỚNG DẪN
ĐINH THỊ NGỌC HƯƠNG
Tháng 8- 2014
LỜI CẢM TẠ
Trong quá trình thực hiện luận văn, em đã nhận đƣợc sự hƣớng dẫn, hỗ
trợ thông tin từ cô Đinh Thị Ngọc Hƣơng - giáo viên hƣớng dẫn, cũng nhƣ quý
Thầy, Cô Bộ môn Kế toán Kiểm toán, Khoa Kinh tế - QTKD trƣờng Đại học
Cần Thơ. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Đinh Thị Ngọc Hƣơnggiáo viên hƣớng dẫn trực tiếp, ngƣời đã tận tình giúp đỡ và hƣớng dẫn em
trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành luận văn.
Em xin chân thành cảm ơn các Thầy. Cô Khoa Kinh tế -QTKD, cùng các
Thầy, Cô trƣờng Đại học Cần Thơ đã hƣớng dẫn và chỉ dạy em trong thời gian
học tại Trƣờng, giúp em có đƣợc những kiến thức cơ bản và chuyên sâu, để
em có đủ kiến thức hoàn thành luận văn này. Đồng thời em xin cảm ơn các
anh, chị Khoa Kinh tế -QTKD đã có những chỉ dẫn thêm cho em để hoàn thiện
hơn luận văn của mình.
Song song với tấm chân tình của các Thầy, Cô em còn nhận đƣợc sự
giúp đỡ nhiệt tình của các Cô, Chú, Anh, Chị trong Công Ty TNHH MTV The
Fruit Republic Cần Thơ đã hƣớng dẫn và luôn tạo điều kiện thuận lợi cho em
trong suốt thời gian thực tập tại công ty. Em xin chúc cho mọi ngƣời luôn
hoàn thành tốt công việc của mình và công ty ngày càng phát triển hơn nữa
trong tƣơng lai. Trân trọng cảm ơn!
Cần Thơ, ngày tháng năm 2014
Ngƣời thực hiện
Phạm Kim Ngân
i
TRANG CAM KẾT
Em xin cam kết luận văn này đƣợc hoàn thành dựa trên các kết quả
nghiên cứu của em và các kết quả nghiên cứu này chƣa đƣợc dùng cho bất cứ
luận văn cùng cấp nào khác.
Cần Thơ, ngày tháng năm 2014
Ngƣời thực hiện
Phạm Kim Ngân
ii
NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
iii
MỤC LỤC
Trang
CHƢƠNG 1 GIỚI THIỆU ........................................................................... 1
1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU .............................................................. 1
1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ................................................................... 2
1.2.1 Mục tiêu chung .................................................................................... 2
1.2.2 Mục tiêu cụ thể .................................................................................... 2
1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU ..................................................................... 2
1.3.1 Không gian nghiên cứu ........................................................................ 2
1.3.2 Thời gian nghiên cứu ........................................................................... 2
1.3.3 Đối tƣợng nghiên cứu .......................................................................... 2
CHƢƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ..... 3
2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN .................................................................................. 3
2.1.1 Giới thiệu sơ lƣợc về hệ thống thông tin kế toán ................................ 3
2.1.2 Giới thiệu hệ thống thông tin kế toán trong chu trình DT ................... 7
2.1.3 Giới thiệu hệ thống thông tin kế toán trong chu trình CP ................... 12
2.1.4 Giới thiệu hệ thống thông tin kế toán trong chu trình tài chính .......... 16
2.1.5 Tổng quan về phần mềm MISA .......................................................... 19
2.2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .......................................................... 20
2.2.1 Phƣơng pháp thu thập số liệu .............................................................. 20
2.2.2 Phƣơng pháp phân tích số liệu ............................................................. 21
2.2.3 Phƣơng pháp kế toán ........................................................................... 21
CHƢƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MTV TFR
CẦN THƠ ..................................................................................................... 22
3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH ....................................................................... 22
3.1.1 Giới thiệu chung .................................................................................. 22
3.1.2 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển ........................................... 22
3.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC ............................................................................... 24
3.2.1 Sơ đồ tổ chức công ty .......................................................................... 24
3.2.2 Nhiệm vụ, chức năng các bộ phận ....................................................... 25
3.3 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH ........................................................... 29
3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN ........................................................... 30
iv
3.4.1 Sơ đồ tổ chức ....................................................................................... 30
3.4.2 Chức năng các bộ phận ........................................................................ 30
3.4.3 Chế độ và hình thức kế toán ................................................................ 32
3.5 SƠ LƢỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH ......................... 34
3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN .......... 39
3.6.1 Thuận lợi .............................................................................................. 39
3.6.2 Khó khăn .............................................................................................. 39
3.6.3 Định hƣớng phát triển .......................................................................... 40
CHƢƠNG 4 THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI
CÔNG TY TNHH MTV TFR CẦN THƠ .................................................... 41
4.1 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH
MTV TFR CẦN THƠ .................................................................................. 41
4.1.1 Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH MTV
TFR Cần Thơ ................................................................................................ 41
4.1.2 Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH MTV TFR
Cần Thơ ........................................................................................................ 41
4.2 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH MTV
TFR CẦN THƠ ............................................................................................ 43
4.2.1 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình DT ........................................ 43
4.2.2 Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo trong chu trình DT .................... 58
4.2.3 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình DT ...................................... 66
4.3 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH MTV TFR
CẦN THƠ ..................................................................................................... 69
4.3.1 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình CP ......................................... 69
4.3.2 Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo trong chu trình CP .................... 81
4.3.3 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình CP ....................................... 86
CHƢƠNG 5 CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG
TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV TFR CẦN THƠ .................. 89
5.1 ĐÁNH GIÁ TỔNG QUÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI
CÔNG TY TNHH MTV TFR CẦN THƠ .................................................... 89
5.1.1 Ƣu điểm ............................................................................................... 89
5.1.2 Nhƣợc điểm ......................................................................................... 91
5.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV TFR CẦN THƠ ......................... 92
5.2.1 Đối với công tác chứng từ kế toán ....................................................... 92
v
5.2.2 Đối với công tác tổ chức quá trình xử lý .............................................. 93
5.2.3 Đối với công tác tổ chức bộ máy ......................................................... 93
5.2.4 Đối với công tác tổ chức hệ thống báo cáo ......................................... 94
5.2.5 Đối với hệ thống kiểm soát nội bộ ....................................................... 94
CHƢƠNG 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ................................................. 95
6.1 KẾT LUẬN ............................................................................................ 95
6.2 KIẾN NGHỊ ............................................................................................ 95
6.2.1 Đối với Nhà nƣớc ................................................................................ 95
6.2.2 Đối với địa phƣơng .............................................................................. 96
6.2.3 Đối với ngân hàng ................................................................................ 96
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 97
PHỤ LỤC ..................................................................................................... 98
vi
DANH SÁCH HÌNH
Trang
Hình 2.1 Sơ đồ mô tả hệ thống ..................................................................... 3
Hình 2.2 Sơ đồ quá trình xử lý dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán ........ 7
Hình 2.3 Giao diện MISA SME.NET 2012 .................................................. 20
Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức các phòng ban ......................................................... 24
Hình 3.2 Sơ đồ bộ máy kế toán .................................................................... 30
Hình 3.3 Hình thức kế toán máy vi tính ....................................................... 33
Hình 4.1a Lƣu đồ nhận đặt hàng của KH ..................................................... 44
Hình 4.1b Lƣu đồ nhận đặt hàng của KH ..................................................... 45
Hình 4.2 Lƣu đồ hoạt động giao hàng cho khách ......................................... 47
Hình 4.3 Lƣu đồ hoạt động lập hóa đơn bán hàng theo dõi nợ KH ............. 49
Hình 4.4 Lƣu đồ nhận thanh toán từ KH ...................................................... 51
Hình 4.5 Giao diện phần mềm kế toán Misa trong chu trình doanh thu ...... 53
Hình 4.6 Lƣu đồ nhận đặt hàng với NCC ..................................................... 71
Hình 4.7 Lƣu đồ hoạt động nhận hàng ......................................................... 73
Hình 4.8 Lƣu đồ hoạt động nhận hóa đơn mua hàng theo dõi nợ ................ 74
Hình 4.9 Lƣu đồ hoạt động thanh toán cho NCC ......................................... 76
Hình 4.10 Giao diện phần mềm kế toán Misa trong chu trình chi phí ......... 78
vii
DANH SÁCH BẢNG
Trang
Bảng 3.1: Tình hình hoạt động KD giai đoạn 2011-2013 ............................ 34
Bảng 3.2: Tình hình hoạt động KD 6 tháng đầu năm 2013 và 2014 ............ 37
Bảng 4.1: Mô tả tập tin khách hàng .............................................................. 54
Bảng 4.2: Mô tả tập tin xuất kho .................................................................. 55
Bảng 4.3: Mô tả tập tin hóa đơn chi tiết ....................................................... 56
Bảng 4.4: Mô tả tập tin thanh toán ............................................................... 57
Bảng 4.5: Chứng từ trong chu trình DT ....................................................... 58
Bảng 4.6: Các loại sổ sách trong chu trình DT ............................................. 59
Bảng 4.7: Báo cáo trong chu trình DT .......................................................... 62
Bảng 4.8: Báo cáo tổng DT bán hàng 6 tháng đầu năm 2014 ...................... 63
Bảng 4.9: Các hoạt động kiểm soát nội nộ trong chu trình DT .................... 66
Bảng 4.10: Tổng giá trị xuất nhập tồn nguyên liệu giai đoạn 2011 – 2013 và 6
tháng đầu năm 2014 ...................................................................................... 69
Bảng 4.11: Mô tả tập tin nhà cung cấp ......................................................... 79
Bảng 4.12: Mô tả tập tin nhập kho ............................................................... 80
Bảng 4.13: Chứng từ trong chu trình CP ...................................................... 81
Bảng 4.14: Sổ sách trong chu trình CP ......................................................... 82
Bảng 4.15: Báo cáo trong chu trình CP ........................................................ 84
Bảng 4.16: Các hoạt động kiểm soát nội nộ trong chu trình CP .................. 86
viii
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
BGĐ
:
Ban giám đốc
KD
:
Kinh doanh
TSCĐ :
Tài sản cố định
GTGT :
Giá trị gia tăng
DT
:
Doanh thu
LN
:
Lợi nhuận
CP
:
Chi phí
DN
:
Doanh nghiệp
TNHH :
Trách nhiệm hữu hạn
MTV
:
Một thành viên
STT
:
Số thứ tự
TNDN :
Thu nhập doanh nghiệp
KH
Khách hàng
:
CSDL :
Cơ sở dữ liệu
HTK
:
Hàng tồn kho
TK
:
Tài khoản
NCC
:
Nhà cung cấp
ix
CHƢƠNG 1
GIỚI THIỆU
1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Thực hiện nền kinh tế thị trƣờng có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nƣớc,
phát triển theo định hƣớng xã hội chủ nghĩa và công cuộc đổi mới của các DN
trên toàn thế giới nói chung, các ND tại Việt Nam nói riêng đã có sự phát triển
vƣợt bậc. Theo Adam Smith – nhà kinh tế học cha đẻ của lí thuyết kinh tế thị
trƣờng thế kỉ XVIII khẳng định rằng “luôn có một bàn tay vô hình thúc đẩy sự
phát triển của nền kinh tế thị trƣờng” kinh tế luôn luôn phát triển nếu nhƣ
không chạy theo kịp chúng ta sẽ thụt lùi tụt dốc. Sau nhiều năm phát triển nền
kinh tế thị trƣờng của nƣớc ta đã hội nhập với các nƣớc trong khu vực và trên
thế giới đã và đang mang lại những cơ hội mới cũng nhƣ tạo ra không ít những
khó khăn, thách thức lớn cho các DN để tồn tại và đứng vững. Vấn đề cạnh
tranh trong nền kinh tế thị trƣờng ngày càng khốc liệt và phức tạp không chỉ
đơn thuần cạnh tranh về chất lƣợng mẫu mã sản phẩm mà còn là sự cạnh tranh
quyết liệt về giá cả nhằm tạo ra những sản phẩm, dịch vụ mới cung cấp cho thị
trƣờng với mức CP hợp lý để đạt đƣợc LN tối đa cho DN. Trong điều kiện đó,
các DN cần phải nổ lực hơn nữa trong việc tìm kiếm thị trƣờng cho mình. DN
phải nắm đƣợc tình hình tài chính của đơn vị nhƣ thế nào để đƣa ra những
phƣơng hƣớng phát triển thật phù hợp.
Để có thể nắm bắt đƣợc tình hình tài chính của đơn vị thì hạch toán kế
toán là công cụ hỗ trợ đắc lực. Trong hàng loạt các chính sách kinh tế mới của
Đảng và Nhà nƣớc, giữ vai trò quan trọng phải kể đến sự đổi mới về cơ chế
quản lý, nguyên tắc quản lý tài chính, về chế độ hạch toán kế toán và các luật
thuế mới… đây là những nhân tố thúc đẩy sự phát triển, hạch toán kế toán là
một trong số những chính sách ấy. Hạch toán kế toán ở các DN là một trong
những nhiệm vụ chủ yếu. Kế toán nắm giữ những thông tin chủ chốt. Một
công ty, một DN muốn phát triển vững mạnh thì cần có đội ngũ kế toán vững
mạnh để quản lí tài sản, vật chất. Mà quan trọng hơn hết là hệ thống thông tin
kế toán.
Cho dù là công ty có quy mô lớn hay nhỏ thì hệ thống thông tin kế toán
đều rất quan trọng. Một hệ thống thông tin kế toán hợp lý sẽ kiểm soát chặt
chẽ, cung cấp thông tin trung thực, đáng tin cậy góp phần đáng kể cho việc
quản lý hiệu quả nhanh chóng, gia tăng khả năng cạnh tranh cũng nhƣ tăng
năng suất hoạt động KD. Với vai trò kích thích và điều tiết hoạt động KD các
1
thông tin kế toán làm cơ sở giúp nhà quản trị đƣa ra chiến lƣợc, quyết định.
Nếu thông tin kế toán sai lệch thì DN sẽ rơi vào tình trạng khó khăn.
Nhận thức đƣợc tầm quan trọng và ý nghĩa nhƣ vậy của hệ thống thông
tin kế toán đối với một DN nên em quyết định chọn đề tài: “Phân tích hệ
thống thông tin kế toán tại công ty TNHH MTV The Fruit Republic Cần
Thơ” làm luận văn tốt nghiệp cho mình.
1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
1.2.1 Mục tiêu chung
Luận văn thực hiện với mục tiêu phân tích hệ thống thông tin kế toán
thông qua các dữ liệu đầu vào và đầu ra tại công ty TNHH MTV TFR Cần
Thơ. Từ đó chỉ ra đƣợc những ƣu và nhƣợc điểm trong hệ thống thông tin kế
toán để đề ra những giải pháp thích hợp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế
toán tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ.
1.2.2 Mục tiêu cụ thể
- Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH MTV TFR
Cần Thơ.
- Phân tích quá trình luân chuyển chứng từ, trình tự giải quyết các nghiệp
vụ, sổ sách, báo cáo trong hai chu trình DT và CP tại công ty TNHH MTV
TFR Cần Thơ.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán
tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ.
1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU
1.3.1 Không gian nghiên cứu
Luận văn đƣợc thực hiện tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ.
1.3.2 Thời gian nghiên cứu
Luận văn đƣợc thực hiện từ 08/2014 đến 12/2014.
Số liệu sử dụng trong đề tài từ năm 2011 đến năm 2013 và 6 tháng đầu
năm 2014.
1.3.3 Đối tƣợng nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán tại công ty
TNHH MTV TFR Cần Thơ.
2
CHƢƠNG 2
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1 CƠ SỞ LÍ LUẬN
2.1.1 Giới thiệu sơ lƣợc về hệ thống thông tin kế toán
2.1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán
a) Hệ thống thông tin
Hệ thống là một tổng thể bao gồm các bộ phận, thành phần có mối quan
hệ với nhau để thực hiện những mục tiêu chung nhất định.
Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm con ngƣời, dữ liệu, các quy
trình và công nghệ thông tin tƣơng tác với nhau để thu thập, xử lý, lƣu trữ và
cung cấp thông tin cần thiết ở đầu ra, cung cấp thông tin hữu ích cho ngƣời sử
dụng có liên quan.
Đầu vào
Xử lý
Đầu ra
(Nguồn: Nguyễn Thế Hưng, 2006. Hệ thống thông tin kế toán. Tp Hồ Chí Minh. Nhà
xuất bản Thống Kê)
Hình 2.1 Sơ đồ mô tả hệ thống
Căn cứ theo các loại hoạt động quản lý, ngƣời ta chia hệ thống thông tin
trong DN thành:
- Hệ thống xử lý nghiệp vụ: hệ thống này xử lý và cung cấp các thông tin
chi tiết và cơ bản về toàn bộ hoạt động hàng ngày của DN nhƣ hệ thống xử lý
hoạt động bán hàng; hệ thống xử lý hoạt động chấm công, quản lý nhân sự; hệ
thống xử lý hoạt động sản xuất nhƣ nhập kho và vật tƣ, hoạt động sản xuất cụ
thể,… Các hệ thống xử lý nghiệp vụ cung cấp thông tin để phục vụ hoạt động
quản lý ở cấp điều hành hoạt động. Hoạt động ở cấp này là hoạt động có cấu
trúc cấp cao: các mục tiêu, nguồn lực, nhiệm vụ,… có tiêu chuẩn xác định
trƣớc rõ ràng.
- Hệ thống thông tin quản lý: là hệ thống tổng hợp các thông tin của các
hệ thống xử lý nghiệp vụ về các hoạt động trong nội bộ DN và các thông tin
thu nhập từ nguồn bên ngoài DN để cung cấp thông tin ở mức độ tổng hợp
hơn và phân tích hơn cho các nhà quản lý các cấp.
3
Hệ thống thông tin quản lý thƣờng bao gồm:
- Hệ thống thông tin thị trường: cung cấp thông tin về thị trƣờng tiêu thụ
nhƣ: thông tin về tiêu thụ sản phẩm, về KH, dự báo giá cả, sản phẩm cạnh
tranh,….
- Hệ thống thông tin sản xuất: cung cấp thông tin về sản xuất nhƣ HTK,
CP sản xuất, kỹ thuật, công nghệ sản xuất, vật liệu thay thế.
- Hệ thống thông tin tài chính: cung cấp về lĩnh vực tài chính nhƣ tình
hình thanh toán, tỉ lệ lãi vay, cho vay,…
- Hệ thống thông tin nhân sự: cung cấp thông tin về nguồn và cách sử
dụng nguồn nhân lực nhƣ tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng, thanh toán
lƣơng, thị trƣờng nguồn nhân lực, xu hƣớng sử dụng nguồn nhân lực,…
- Hệ thống thông tin kế toán: cung cấp thông tin xử lý các nghiệp vụ tài
chính và các thông tin liên quan tới việc phân tích lập kế hoạch.
- Hệ thống hỗ trợ quyết định: là hệ thống tổng hợp thông tin từ hệ thống
thông tin quản trị đang tồn tại để cung cấp cho ngƣời quản lý một cách nhìn
tổng thể, khái quát. Hệ thống này phục vụ cho việc lập kế hoạch chiến lƣợc dài
hạn hoặc cung cấp thông tin giải quyết vấn đề tổng hợp. Hệ thống này thƣờng
hỗ trợ cho các cấp quản lý cấp chiến lƣợc và cấp quản trị trung gian.
b) Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán: là hệ thống thu thập, lƣu trữ và xử lý các dữ
liệu cần thiết của quá trình sản xuất KD nhằm cung cấp các thông tin kế toán,
tài chính hữu ích cho ngƣời sử dụng trong và ngoài DN.
Từ nhu cầu hoạt động sản xuất KD của DN, hằng ngày có các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh. Các nghiệp vụ này đƣợc hệ thống thông tin kế toán phân
tích, ghi chép và lƣu trữ (chứng từ, sổ, thẻ, bảng...). Khi ngƣời sử dụng có yêu
cầu, hệ thống thông tin kế toán sẽ từ các ghi chép đã lƣu trữ mà phân tích, tổng
hợp và lập các báo cáo thích hợp cung cấp cho ngƣời sử dụng thông tin.
4
2.1.1.2 Đặc điểm của hệ thống thông tin kế toán
Giống với các hệ thống thông tin khác thì hệ thống thông tin kế toán có
đặc tính nhƣ sau:
- Mục tiêu: cung cấp thông tin tài chính, kế toán cung cấp cho các tổ
chức bên ngoài DN và sử dụng trong nội bộ DN.
- Đầu vào: với các dữ liệu đầu vào là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhƣ
bán hàng thu tiền, bán chịu, phát sinh CP,…
- Quy trình xử lý như sau:
+ Thu thập dữ liệu.
+ Phân tích ảnh hƣởng tài chính.
+ Ghi chép theo phân loại tài chính.
+ Kiểm tra đối chiếu.
+ Tổng hợp lập báo cáo.
+ Truyền thông.
- Thiết bị: bao gồm máy tính, máy in, máy Fax, máy quét mã vạch,…
- Con người: dù trong bất kỳ hệ thống nào cũng cần phải có con ngƣời
tham gia. Con ngƣời sẽ thực hiện hoàn toàn công việc kế toán trong hệ thống
kế toán thủ công, tham gia với vai trò điều khiển, kiểm soát, nhập dữ liệu, bảo
mật, duy trì hệ thống trong hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính.
- Môi trường hệ thống: hệ thống luật pháp và đặc điểm hoạt động của
DN là những yếu tố ảnh hƣởng đến việc xử lý trong hệ thống thông tin kế
toán.
Để thuận tiện trong nghiên cứu, các sự kiện kinh tế liên quan theo kiểu
tác nhân, kết quả và lặp đi lặp lại sẽ đƣợc kết hợp để xử lý chung trong một
quy trình kế toán và ngƣời ta gọi chúng là một chu trình nghiệp vụ kinh tế. Hệ
thống kế toán cũng sẽ đƣợc thiết lập để xử lý các chu trình nghiệp vụ tƣơng
ứng này và do đó ngƣời ta cũng có thể gọi nó là chu trình kế toán (để xử lý
chu trình nghiệp vụ kinh tế tƣơng ứng).
Tùy theo quan điểm, ngƣời ta có thể chia chu trình kế toán thành nhiều
chu trình và không thống nhất. Có 4 chu trình kế toán cơ bản: chu trình tài
chính, chu trình CP, chu trình DT, chu trình chuyển đổi. Trong mỗi chu trình
kế toán, ngƣời ta lại chia thành nhiều chu trình nhỏ hơn gọi là hệ thống ứng
dụng.
5
2.1.1.3 Chức năng của hệ thống thông tin kế toán
- Chức năng của hệ thống thông tin kế toán: là thu thập dữ liệu về các
hoạt động KD của DN.
- Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng liên quan như:
cung cấp báo cáo tài chính cho đối tƣợng bên ngoài DN, cung cấp thông tin
hữu ích cho việc lập kế hoạch, cung cấp hữu ích cho kiểm tra kiểm soát thực
hiện kế hoạch, cung cấp hữu ích cho việc điều hành hoạt động hàng ngày.
- Bao gồm các hoạt động kiểm soát như: kiểm soát tuân thủ quy trình
hoạt động KD của DN, các biện pháp bảo vệ tài sản vật chất, thông tin, kiểm
soát hoạt động xử lí thông tin nhằm đảm bảo thông tin đƣợc xử lý chính xác
và kịp thời.
2.1.1.4 Phân loại hệ thống thông tin kế toán
a) Phân loại theo mục tiêu và phương pháp
Hệ thống thông tin kế toán phải tuân thủ theo các nguyên tắc kế toán
chung của quốc tế và của quốc gia nhằm tạo ra các báo cáo tài chính cung cấp
cho các tổ chức bên ngoài đơn vị đó để nắm bắt thực tế hoạt động đã qua cũng
nhƣ dự báo, nhận ra các nghiệp vụ ở tƣơng lai và ƣớc tính sự ảnh hƣởng của
các nghiệp vụ tƣơng lai đó. Từ đó, phục vụ cho việc thiết lập kế hoạch ngân
sách, kế hoạch LN và thống kê phân tích các tình hình KD. Dựa vào mục tiêu
và phƣơng pháp, hệ thống thông tin kế toán đƣợc phân thành hai loại là hệ
thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị.
b) Phân loại theo sự lưu trữ và xử lý số liệu
Hệ thống thông tin kế toán thủ công: trong những hệ thống này, nguồn
lực chủ yếu là con ngƣời, cùng với các công cụ tính toán, con ngƣời thực hiện
toàn bộ các công việc kế toán. Dữ liệu trong các hệ thống này đƣợc ghi chép
thủ công và lƣu trữ dƣới hình thức chứng từ, sổ, thẻ, bảng,…
Hệ thống thông tin kế toán trên máy tính: nguồn lực bao gồm con ngƣời
và máy tính. Trong đó, máy tính thực hiện toàn bộ các công việc kế toán dƣới
sự điều khiển, kiểm soát của con ngƣời. Nhƣ vậy, nếu không có con ngƣời thì
hệ thống này không thể hoạt động đƣợc và ngƣợc lại, nếu không có máy tính
thì hệ thống này cũng không thể vận hành hoàn hảo. Ngoài vai trò chủ đạo là
điều khiển, kiểm soát máy tính, con ngƣời còn có nhiệm vụ nhập các dữ liệu
mà hệ thống máy tính không tự thu thập đƣợc, cũng nhƣ các công việc bảo
mật, bảo vệ và bảo trì hệ thống.
6
2.1.1.5 Quá trình lưu chuyển dữ liệu thông tin kế toán
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế khi phát sinh đều phải đƣợc ghi chép tại bộ
phận kế toán DN, bộ phận này kiểm tra các dữ liệu đầu vào đó là các chứng từ,
sau đó xử lý tức là tổng hợp, ký duyệt, để có thể đƣa ra những thông tin đầu ra
là những bản báo cáo, bảng kê, bảng tổng hợp và cuối cùng là lƣu trữ để khi
cần thiết tìm kiếm lại sử dụng.
Lƣu trữ
Dữ liệu
đầu vào
Xử lý
Kiểm soát
Thông tin
đầu ra
Phản hồi
(Nguồn: : Giáo trình hệ thống thông tin kế toán 1)
Hình 2.2 Sơ đồ quá trình xử lý dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán
2.1.2 Giới thiệu hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu
2.1.2.1 Giới thiệu các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu
Chu trình doanh thu gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện
phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán (công nợ KH).
Có bốn sự kiện kinh tế xảy ra trong chu trình DT: (1) Nhận đặt hàng của
KH, (2) Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho KH, (3) Yêu cầu KH thanh toán, (4)
Nhận tiền thanh toán.
a) Nhận và xử lý đơn đặt hàng
Đây là bƣớc xử lý đầu tiên của chu trình. Bộ phận bán hàng hoặc dịch vụ
KH nhận yêu cầu thừ KH, kiểm tra những thông tin về hàng yêu cầu, lập lệnh
bán hàng, chuyển bộ phận tín dụng chấp thuận bán chịu và cuối cùng bộ phận
này trả lời đặt hàng mua của KH.
Để giảm rủi ro do không thu đƣợc tiền nợ, mỗi KH đƣợc xác định một
giới hạn nợ tối đa. Chấp thuận bán chịu tức là xác định lần bán chịu này có
tổng mức nợ của KH nằm trong giới hạn nợ cho phép hay không để xét duyệt
chấp thuận bán chịu. Nhờ vậy tham gia vào hoạt động xử lý nhận đặt hàng này
có 2 bộ phận là bán hàng và tín dụng thuộc chức năng tài vụ.
Chứng từ ghi nhận hoạt động này gồm đơn đặt hàng và lệnh bán hàng.
7
b) Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho KH
Tới ngày giao hàng, kho hàng tiến hành xuất kho theo lệnh bán hàng. Bộ
phận gửi hàng sẽ tiếp tục gửi hàng cho KH theo địa điểm chỉ định. Trƣớc khi
tiến hành đóng gói gửi hàng, bộ phận gửi hàng lập giấy gửi hàng.
c) Lập hóa đơn bán hàng
Đây là bƣớc công việc thứ 3 trong chu trình DT. Sau khi hàng gửi cho
KH, giấy gửi hàng đƣợc chuyển bộ phận lập hóa đơn. Lúc này bộ phận lập hóa
đơn đã có đầy đủ chứng từ chứng minh hoạt động bán hàng đã hoàn tất và do
bộ phận này tiến hành kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan và lập hóa
đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng thực sự hoàn thành. Đây chính là
căn cứ để bộ phận kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu của KH.
d) Nhận tiền thanh toán
Đây là bƣớc xử lý cuối cùng trong chu trình. Khi KH gửi kiểm tra thanh
toán và giấy báo trả tiền, bộ phận thƣ tín sẽ phân loại, lập bảng kê nhận kiểm
tra thanh toán và chuyển bảng kê này cho thủ quỹ, giấy báo và bảng kê cho kế
toán phải thu. Thủ quỹ sẽ làm các thủ tục để gửi tiền vào ngân hàng. Kế toán
phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khoản tiền KH thanh toán.
2.1.2.2 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ
a) Luân chuyển chứng từ xử lý nghiệp vụ
- Lập, tiếp nhận và xử lý chứng từ kế toán
- Kế toán viên, kế toán trƣởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình
Giám đốc DN ký duyệt
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán
- Lƣu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
Trong việc tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ trong chu trình DT cần chú ý
đến các chức năng của các bộ phận liên quan. Các bộ phận đó bao gồm:
- Bộ phận bán hàng: đây là bộ phận giao dịch, đàm phán trực tiếp với
KH về các điều kiện bán hàng, thanh toán, giảm giá hàng bán,… và nhận các
đơn đặt hàng của KH, lập “Lệnh bán hàng”.
- Bộ phận tín dụng: trong hoạt động bán chịu, bộ phận tín dụng kiểm tra
và chấp thuận các điều kiện bán chịu, điều kiện thanh toán cho KH. Trong xử
lý xóa nợ phải thu, bộ phận bán chịu xem xét bảng “Phân tích bảng phải thu
8
theo thời hạn nợ” nhằm kiểm tra chính sách nợ cho từng KH, xác định dự
phòng phải thu khó đòi của DN.
- Phụ trách tài vụ: trong xử lý nghiệp vụ hàng bị trả lại hoặc giảm giá
hàng bán bộ phận tài vụ phải là ngƣời chấp thuận cuối cùng các chứng từ ghi
nhận các nghiệp vụ trên trƣớc khi ủy quyền cho bộ phận lập hóa đơn lập các
Credit Memo. Loại nghiệp vụ này đòi hỏi cả hai bộ phận chức năng riêng biệt
cùng tham gia xét duyệt vì chúng là loại nghiệp vụ đòi hỏi phải đƣợc kiểm
soát cẩn thận.
- Bộ phận kho bán hàng: đây là bộ phận quản lý hàng trong kho.
- Bộ phận gửi hàng: bộ phận này có nhiệm vụ chuyển hàng trực tiếp
hoặc thuê các đơn vị vận tải vận chuyển hàng cho KH, số lƣợng nhận trên
phiếu xuất kho.
- Bộ phận nhận hàng: trong xử lý nghiệp vụ hàng bị trả lại, bộ phận bán
hàng sẽ nhận và kiểm tra hàng bị trả lại, ghi nhận chủng loại, số lƣợng nhận
trên phiếu nhập kho.
- Bộ phận lập hóa đơn: đây là bộ phận ủy quyền lập hóa đơn bán hàng
hoặc các Credit Memo.
- Bộ phận kế toán phải thu: đây là bộ phận giữ và ghi chép các khoản
phải thu của KH, lập các “Báo cáo KH” và báo cáo “Phân tích khoản phải thu
theo thời hạn nợ”.
- Bộ phận giữ sổ cái: đây là bộ phận giữ và ghi chép sổ cái và thực hiện
các hoạt động lập báo cáo tổng hợp.
- Bộ phận thư tín: một số DN sử dụng hình thức thanh toán bằng cách
gửi Check qua bƣu điện. Vì vậy, DN phải thành lập một bộ phận nhận và mở
Check thanh toán, lập bảng kê “Tiền thanh toán (Remittance List)”. Bộ phận
này cần độc lập với bộ phận thủ quỹ vì cả hai cùng tham gia bảo quản tài sản
là Check thanh toán.
- Bộ phận thủ quỹ: đây là bộ phận thu nhận tiền, thực hiện các thủ tục gửi
vào ngân hàng.
b) Các kiểu tổ chức theo dõi kế toán phải thu
Thông thƣờng các DN tổ chức theo dõi phải thu KH theo 2 kiểu: hệ
thống chuyển số dƣ và hệ thống thanh toán theo hóa đơn.
- Hệ thống thanh toán theo hóa đơn: tổ chức theo hệ thống này, ngƣời
mua sẽ thanh toán nợ đích danh theo từng hóa đơn bán hàng, còn ngƣời bán
9
theo dõi trên sổ chi tiết các khoản phải thu, đã thu, dƣ nợ chi tiết theo từng hóa
đơn thanh toán. Nhƣ vậy báo cáo KH sẽ liệt kê tất cả các hóa đơn chƣa đƣợc
thanh toán cho tới ngày báo cáo và phân tích chúng theo thời gian nợ.
- Hệ thống chuyển số dư: trong hệ thống này, KH không thanh toán
chính xác theo từng hóa đơn mà dựa trên tổng số nợ ở báo cáo KH. Báo cáo
hàng tháng cũng trình bày số dƣ đầu kỳ, số dƣ phát sinh trong kỳ, số dƣ cuối
kỳ nhƣng không chi tiết theo từng hóa đơn nghĩa là báo cáo KH chỉ liệt kê các
hóa đơn trong kỳ báo cáo, còn chi tiết về số dƣ đầu kỳ, hệ thống phải dùng báo
cáo KH trƣớc đó để tham khảo.
c) Báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán với mục đích tổng hợp các dữ liệu đã đƣợc xử lý để
cung cấp cho ngƣời sử dụng những thông tin hữu ích tùy theo nhu cầu. Thông
tin qua các báo cáo, hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin nhằm kiểm
soát hệ thống xử lý; kiểm soát các dữ liệu đƣợc xử lý và những thông tin liên
quan phục vụ việc phân tích, lập kế hoạch, tạo các quyết định điều hành hoạt
động.
Với mục đích này, trong chu trình DT các báo cáo kế toán đƣợc phân
thành ba loại theo mục tiêu cung cấp thông tin cho việc kiểm soát hoạt động
xử lý của chu trình, thông tin liên quan tới việc xử lý các nghiệp vụ kế toán cụ
thể trong chu trình, thông tin theo nhu cầu ngƣời sử dụng nhằm phục vụ các
quyết định điều hành hoạt động.
- Báo cáo kiểm soát: trƣờng hợp xử lý bằng máy, ngƣời kiểm soát cần
thông tin để kiểm soát đƣợc hoạt động của hệ thống, đảm bảo hệ thống cập
nhật, xử lý đầy đủ dữ liệu và không bỏ sót dữ liệu. Ngoài ra ngƣời kiểm soát
cũng cần kiểm soát đƣợc việc truy cập của hệ thống. Chính vì vậy, hệ thống
cần lập báo cáo kiểm soát với mục đích tổng hợp tất cả các thay đổi trong mỗi
một tập tin lƣu trữ dữ liệu.
Ở mức độ tổng quát, ngƣời ta lập báo cáo kiểm tra số tổng nhƣ báo cáo
tổng DT bán hàng hoặc báo cáo tổng Hash nào đó (tổng mẫu tin, tổng mã số
hóa đơn...) trong tập tin xử lý.
Ở mức độ kiểm soát chi tiết việc xử lý, ngƣời ta lập Báo cáo chi tiết các
ghi chép. Báo cáo này liệt kê tất cả các nghiệp vụ theo loại nghiệp vụ đã đƣợc
xử lý trong suốt 1 khoảng thời gian nhƣ 1 tuần, 1 tháng... Ví dụ báo cáo liệt kê
tất cả hóa đơn bán hàng, tất cả phiếu xuất kho, tất cả Credit Memo; tất cả giấy
10
báo gửi tiền (Remitaince Advice); tất cả tiền thanh toán... Mục đích của chúng
nhằm kiểm soát xem dữ liệu có đƣợc cập nhật, xử lý chính xác hay không.
- Báo cáo đặc biệt: là báo cáo đƣợc lập theo một yêu cầu nào đó của
ngƣời sử dụng thông tin (cho thông tin quản trị hoặc thông tin tài chính) để
ngƣời sử dụng ra quyết định liên quan tới hoạt động kinh tế, tài chính. Thông
thƣờng loại báo cáo này bao gồm:
+ Báo cáo KH: đây là báo cáo cung cấp thông tin liên quan đến việc KH
thanh toán với DN. Báo cáo này liệt kê tất cả các nghiệp vụ bán hàng, KH
thanh toán, cũng nhƣ tổng số nợ còn phải trả theo tổng số và theo từng KH.
Báo cáo này có tác dụng: thứ nhất, dùng để đối chiếu với ngƣời mua, phát hiện
sai sót hoặc gian lận của xử lý kế toán; thứ hai, dùng để nhắc nợ với ngƣời
mua, hoặc đề ra biện pháp phù hợp để khuyến khích ngƣời mua thanh toán
sớm.
+ Báo cáo phân tích khoản phải thu theo thời hạn nợ: đây là báo cáo
phân tích khoản phải thu của từng ngƣời mua theo những mốc thời gian quá
hạn nợ (1 tháng, 2 tháng, 3 tháng, ...). Thông thƣờng báo cáo này đƣợc lập
hàng tháng với mục đích: thứ nhất, bộ phận tín dụng xem xét về uy tín thanh
toán của ngƣời mua để có những biện pháp đòi nợ, hoặc điều kiện tín dụng
phù hợp; thứ hai, nó là căn cứ phân tích xác nhận khoản nợ phải thu khó đòi.
+ Báo cáo tiền thanh toán hay bảng kê tiền thanh toán (Remittance List):
báo cáo này do nhân viên nhận thƣ lập căn cứ vào “Giấy báo trả tiền” trong
ngày của các KH. Nhƣ vậy, báo cáo sẽ cung cấp “Số tổng kiểm soát” tiền KH
thanh toán nợ trong ngày, ngăn chặn các thất thoát và đối chiếu với các số liệu
ghi giảm nợ phải thu trên TK KH.
+ Báo cáo phân tích bán hàng: đây là báo cáo phân tích DT bán hàng
theo các tiêu thức mong muốn để đánh giá nhƣ phân tích bán hàng (giá vốn,
lãi gộp) theo từng ngƣời mua, theo từng chủng loại hàng bán; theo ngƣời bán;
hoặc theo địa điểm bán hàng. Báo cáo này có tác dụng cung cấp cho ban quản
lý KD đánh giá lợi ích theo hàng hóa, theo ngƣời bán, hoặc hiệu quả của
khuyến mãi, quảng cáo...
- Ngoài ra chu trình DT còn có thể cung cấp các báo cáo không liên
quan tình hình tài chính như: thực hiện bán hàng của nhân viên bán hàng, thời
gian thực hiện một hoạt động xử lý đặt hàng (về thời gian trả lời KH), thời
gian giao hàng...
11
d) Sổ sách
Các nghiệp vụ kế toán sẽ đƣợc ghi chép, xử lý và lƣu trữ trên các sổ kế
toán hay các tập tin dữ liệu kế toán. Tùy theo việc xử lý bằng tay hay bằng
máy mà sổ kế toán có những hình thức khác nhau.
- Ghi chép bằng tay: việc ghi chép bằng tay đƣợc tiến hành trên ba nhật
ký đặc biệt và một sổ chi tiết và sổ cái phù hợp. Đó là các nhật ký bán hàng,
nhật ký giảm giá bán hàng (Credit Memo Journal), nhật ký thu tiền và sổ chi
tiết KH. Các loại sổ kế toán này bằng giấy và đƣợc ghi chép bằng tay.
Căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán ghi các nghiệp vụ phát sinh
vào các sổ nhật ký phù hợp. Hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, kế toán
chuyển các số liệu này vào sổ chi tiết, các TK liên quan trong sổ cái.
- Ghi chép bằng máy: việc lƣu trữ dữ liệu đƣợc thực hiện trên các tập tin
dữ liệu. Khi cần bất cứ thông tin liên quan nào, hệ thống sẽ tiến hành lấy số
liệu từ các tập tin liên quan, tính toán, tổng hợp tạo báo cáo.
Trong hệ thống kế toán đƣợc điện toán hóa, sổ sách kế toán cũng chỉ là
một hình thức kết xuất của hệ thống xử lý dữ liệu. Nó chỉ còn là chức năng lƣu
trữ bằng giấy tờ các dữ liệu đã đƣợc xử lý, không còn chức năng xử lý dữ liệu
nhƣ kế toán bằng tay thông thƣờng. Chính vì vậy, chất lƣợng của hệ thống kế
toán phụ thuộc rất nhiều vào việc tổ chức dữ liệu.
2.1.3 Giới thiệu hệ thống thông tin trong chu trình chi phí
2.1.3.1 Giới thiệu các hoạt động kinh tế trong chu trình chi phí
Chu trình CP bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi chép những sự kiện
kinh tế liên quan đến hoạt động mua hàng hay dịch vụ.
Có năm sự kiện kinh tế đƣợc ghi chép bằng năm hệ thống ứng dụng
trong chu trình chi phí, đó là: (1) Yêu cầu hàng hóa dịch vụ, (2) Đặt hàng với
NCC, (3) Nhận hàng và nhập kho, (4) Ghi nhận phải trả ngƣời bán, (5) Thanh
toán cho ngƣời cung cấp.
a) Yêu cầu hàng hóa dịch vụ
Đây là hoạt động đầu tiên trong chu trình CP. Bất cứ bộ phận nào có nhu
cầu về dịch vụ hoặc hàng hoá, nguyên vật liệu đều lập yêu cầu mua hàng gửi
bộ phận mua hàng. Tuy nhiên, thông thƣờng yêu cầu mua hàng đƣợc lập bởi
bộ phận kho hàng khi cần bổ sung HTK. Chứng từ ghi nhận yêu cầu này là
“Yêu cầu mua hàng”.
12
b) Đặt hàng với NCC
Sau khi nhận yêu cầu mua hàng, bộ phận mua hàng lựa chọn hoặc tìm
kiếm NCC để nhằm đạt 3 yêu cầu cơ bản: giá cả, chất lƣợng hàng mua và sự
tin cậy trong bán hàng, giao hàng. Sau khi lựa chọn NCC đã lựa chọn để xác
định các yêu cầu về hàng hóa cũng nhƣ yêu cầu liên quan tới việc giao hàng.
NCC xem xét và nếu chấp nhận đặt hàng thì gửi thông báo (thông
thƣờng là lệnh bán hàng của NCC – xem chu trình DT) chấp nhận đặt hàng.
Đây chính là hợp đồng pháp lý ràng buộc giữa hai bên ngƣời bán và ngƣời
mua.
c) Nhận hàng và nhập kho
Khi NCC giao hàng tại địa điểm đƣợc chỉ định trong đơn đặt hàng, bộ
phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lƣợng, chất lƣợng hàng, đối chiếu với
giấy gửi hàng của ngƣời cung cấp, đối chiếu với đơn đặt hàng để chấp nhận
hay không chấp nhận việc giao hàng của NCC. Lúc này hoạt động mua hàng
đƣợc kết thúc.
Sau khi kiểm nhận, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho báo cáo về
hàng nhận. Sau đó, hàng đƣợc làm thủ tục nhập kho. Lúc này, thủ kho ký vào
phiếu nhập kho và trách nhiệm quản lý hàng đƣợc chuyển giao cho bộ phận
kho hàng.
d) Ghi nhận phải trả người mua
Khi NCC gửi hoá đơn bán hàng, kế toán phải thu tiền hành đối chiếu hoá
đơn bán bán hàng với các chứng từ gốc liên quan nhƣ đơn đặt hàng, phiếu
nhập kho và tổ chức theo dõi khoản phải trả NCC. Phần này sẽ đƣợc trình bày
kỹ trong phần tổ chức theo dõi thanh toán với ngƣời bán.
e) Thanh toán cho người cung cấp
Tới ngày cần thanh toán, kế toán phải trả tiến hành lập các thủ tục để
chuyển đến bộ phận quỹ chi tiền cho ngƣời bán. Sau khi thanh toán tiền, căn
cứ các chứng từ liên quan nhƣ phiếu chi hoặc SEC thanh toán, kế toán phải trả
ghi nhận khoản thanh toán cho ngƣời bán.
2.1.3.2 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ
a) Luân chuyển chứng từ xử lý nghiệp vụ
Trong việc tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ trong chu trình CP cần chú ý
đến các chức năng của các bộ phận liên quan. Các bộ phận đó bao gồm:
13
- Bộ phận yêu cầu: đây là bộ phận phát hành các “Yêu cầu mua hàng” là
căn cứ cho bộ phận mua hàng tiếp tục các xử lý. Bộ phận yêu cầu này có thể là
kế toán HTK, hoặc là bộ phận bất kỳ nào trong DN có nhu cầu cần bổ sung về
nguyên vật liệu, hàng hoá, TSCĐ….
- Bộ phận mua hàng: đây là bộ phận có chức năng lựa chọn NCC, xác
định các điều kiện liên quan tới việc mua hàng nhƣ giá cả, điều kiện thanh
toán, điều kiện giao hàng, bảo hành … Sau khi lựa chọn NCC và các điều kiện
mua hàng thích hợp, bộ phận mua hàng lập “Đặt hàng mua” gửi cho NCC, kế
toán phải trả, bộ phận yêu cầu hàng và bộ phận nhận hàng nhằm xác định,
kiểm tra hoặc uỷ quyền thực hiện tiếp tục các nội dung trong xử lý nghiệp vụ
mua hàng.
- Bộ phận nhận hàng: chức năng nhận hàng nên đƣợc tách biệt khỏi chức
năng kho hàng nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát. Bộ phận nhận hàng có chức
năng nhận, đếm, kiểm tra, chất lƣợng hàng và lập “Phiếu nhập kho” cho số
hàng nhận đƣợc này. Ngƣời giám sát của bộ phận sẽ đối chiếu số lƣợng giữa
“Phiếu nhập kho” và số lƣợng trên “Đặt hàng mua” để có thể xử lý tiếp tục
nghiệp vụ mua hàng.
- Bộ phận kho hàng: đây là bộ phận bảo quản về mặt hiện vật các loại
HTK của DN. Khi bộ phận nhận hàng giao hàng để bảo quản, thủ kho phải ký
nhận vào “Phiếu nhập kho” và sau đó gửi “Phiếu nhập kho” cho bộ phận kế
toán phải trả.
- Bộ phận kế toán phải trả: bộ phận này có chức năng theo dõi việc thanh
toán với ngƣời bán. Tuỳ theo hình thức tổ chức hệ thống kế toán thanh toán
với ngƣời bán, kế toán phải trả sử dụng các loại sổ sách tƣơng ứng. Dù đƣợc
tổ chức theo dõi thanh toán theo hình thức nào đi chăng nữa thì yêu cầu bắt
buộc là kế toán phải đối chiếu bốn loại chứng từ: “Yêu cầu mua hàng”, “Đặt
hàng mua”, “Phiếu nhập kho”, và “Hoá đơn bán hàng” trƣớc khi ghi sổ hoặc
làm các thủ tục thanh toán.
- Bộ phận tài vụ: bộ phận này có chức năng kiểm tra các chứng từ thanh
toán hoặc phiếu chi do kế toán phải trả lập bằng cách đối chiếu với các chứng
từ liên quan, chấp thuận các chứng từ thanh toán và lập séc thanh toán khi tới
hạn thanh toán.
b) Tổ chức hệ thống theo dõi chi tiết thanh toán với người bán
Có cái kiểu tổ chức theo dõi các khoản phải trả: hệ thống theo dõi theo
ngƣời bán và hệ thống theo dõi theo chứng từ.
14
