Tiểu luận môn quản trị dự án dự án thiết kế và xây dựng mô hình chuỗi cửa hàng bán lẻ mỹ phẩm

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM
---o0o---

BÀI TẬP
QUẢN TRỊ DỰ ÁN
Dự án Thiết kế và xây dựng mô hình Chuỗi Cửa hàng bán lẻ mỹ phẩm

GVHD : ThS. Phan Thị Thu Hương
Nhóm: 02
Lớp: VB16BQT01

Tp.HCM, tháng 10 / 2015


Dự án “Thiết kế và xây dựng mô hình Chuỗi Cửa hàng bán lẻ mỹ phẩm”

MỤC LỤC
I. TUYÊN BỐ DỰ ÁN ........................................................................................................4
II. BẢN PHÂN TÍCH CÁC THÀNH VIÊN CÓ LIÊN QUAN ..........................................6
1. Danh sách thành viên có liên quan ...............................................................................6
2. Phân tích các bên có liên quan .....................................................................................7
III. HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN ................................................................................................8
1. Mục tiêu dự án: .............................................................................................................8
2. Cấu trúc phân việc ........................................................................................................8
3. Ma trận trách nhiệm......................................................................................................9
4. Tiến độ thực hiện dự án ..............................................................................................10
5. Phân bổ và cân bằng nguồn lực ..................................................................................10
6. Báo cáo ước lượng chi phí ..........................................................................................11
7. Thu thập, truyền đạt thông tin và giám sát .................................................................12
IV. KIỂM SOÁT DỰ ÁN ..................................................................................................13

GVHD: Th.S Phan Thị Thu Hương

2


Dự án “Thiết kế và xây dựng mô hình Chuỗi Cửa hàng bán lẻ mỹ phẩm”

DANH SÁCH THÀNH VIÊN

STT

Họ và tên

Ngày sinh

MSSV

23

Trần Khánh Hoàng

30/08/1989

33131025320

68

Phù Như Thùy

25/04/1989

33131026404

78

Lê Tiến Trung

19/05/1988

33131026156

83

Lê Kim Tuyến

26/7/1982

33131026155

85

Phạm Xuân Tùng

01/12/1981

33131026216

GVHD: Th.S Phan Thị Thu Hương

Chữ ký

3


Dự án “Thiết kế và xây dựng mô hình Chuỗi Cửa hàng bán lẻ mỹ phẩm”

I. TUYÊN BỐ DỰ ÁN
-

Căn cứ chức năng, nhiệm vụ của ban lãnh đạo;
Theo kế hoạch kinh doanh đã được phê duyệt giai đoạn 2015-2020;
GIÁM ĐỐC CÔNG TY
QUYẾT ĐỊNH

1. Triển khai dự án “Thiết kế và xây dựng mô hình Chuỗi Cửa hàng bán lẻ mỹ phẩm”
Mục tiêu dự án: Thiết kế và xây dựng các quy trình quản lý, điều hành Chuỗi Cửa hàng
bán lẻ mỹ phẩm.
Mô tả dự án:
Dự án được thành lập nhằm thiết kế và xây dựng các quy trình quản lý điều hành hệ thống
chuỗi Cửa hàng bán lẻ mỹ phẩm.
Các cửa hàng bán lẻ mỹ phẩm được thiết kế theo phong cách bán lẻ mới, đảm bảo tiêu chí
thân thiện, tăng cường tính giao lưu, kết nối người tiêu dùng bằng cách bài trí cửa hàng,
phong cách phục vụ và chương trình chăm sóc khách hàng đặc biệt nhằm tạo nên một trào
lưu mua mỹ phẩm theo phong cách mà Công ty xây dựng.
2. Các yêu cầu cần đạt được:
-

-

-

Thiết kế cửa hàng: Bảng, biển, bố cục, bố trí cửa hàng; màu sắc; vị trí và kết cấu
chức năng của hệ thống quầy kệ, trưng bày hàng phải đẹp, cuốn hút người tiêu dùng,
mang phong cách riêng và gây được ấn tượng tốt đối với khách hàng ngay lần mua
đầu tiên, bảo đảm khả năng nhận diện thương hiệu.
Quy trình tư vấn: Đạt tỷ lệ khách mua thành công ở mức 50%
Quy trình quản lý hàng hóa: hoạt động tốt, không có thất thoát, không bị thiếu hàng
hay xót hàng.
Quy trình quản lý, đào tạo nhân viên: được chuẩn hóa và hoạt động tốt sau thời gian
dự án.
Quy trình chăm sóc khách hàng và giải quyết khiếu nại: bảo đảm tính sẵn có của
thông tin, cập nhật thường xuyên, đầy đủ. Giải quyết khiếu nại trong thời gian 01
ngày, bảo đảm sự hài lòng của khách hàng sau khi yêu cầu được xử lý.
Xây dựng và chuẩn hóa các chương trình Marketing, chăm sóc khách hàng.
Quy trình triển khai và thực hiện chuyển giao và quản lý Franchise.

3. Ngân sách, thời hạn triển khai, nhân sự:
Ngân sách: 408.500.000 đồng
Thời hạn triển khai dự án: 50 ngày làm việc (không tính T7, CN) kể từ ngày 12/10/2015
GVHD: Th.S Phan Thị Thu Hương

4


Dự án “Thiết kế và xây dựng mô hình Chuỗi Cửa hàng bán lẻ mỹ phẩm”

Nhân sự: 03 người.
-

Trưởng dự án: X
Phụ trách cửa hàng: B
Phụ trách kinh doanh: C

4. Hiệu lực, triển khai dự án
Dự án bắt đầu triển khai từ ngày 12/10/2015.
Chịu trách nhiệm triển khai chính: Nguyễn Văn X – Trưởng dự án (Trưởng phòng kinh
doanh)
Phối hợp thực hiện: Nguyễn Văn B, Nguyễn Văn C – Nhân viên phòng Kinh doanh
Hỗ trợ: Phòng Kế toán.
Tp.HCM, ngày 01 tháng 10 năm 2015
Giám đốc
(đã ký)

GVHD: Th.S Phan Thị Thu Hương

5


Dự án “Thiết kế và xây dựng mô hình Chuỗi Cửa hàng bán lẻ mỹ phẩm”

II. BẢN PHÂN TÍCH CÁC THÀNH VIÊN CÓ LIÊN QUAN
1. Danh sách thành viên có liên quan
Dự án Thiết kế và xây dựng mô hình Chuỗi cửa hàng bán lẻ mỹ
Ngày
phẩm

01/10/15

Giai đoạn: Toàn bộ dự án

Trưởng dự án: Nguyễn Văn A

Tên

Chức
vụ

Bộ
phận

Phạm
Xuân
Tùng

Giám
đốc

Ban
lãnh
đạo

Trưởng
phòng
KD
Nguyễn Nhân
Văn B
viên
Nguyễn Nhân
Văn C
viên

Nguyễn
Văn A

Bộ
phận
thiết kế

(Thuê
ngoài)

Loại
thành
Cách
Vai trò
viên có thức liên
trong DA
liên
hệ
quan
Kiểm tra,
giám sát,
Bên
Trực tiếp
nhận báo ngoài
cáo

Phòng
KD

Trưởng

dự án

Đội dự
án

Phòng
KD
Phòng
KD

Thành
viên
Thành
viên

Đội dự
án
Đội dự
án

(Thuê
ngoài)

GVHD: Th.S Phan Thị Thu Hương

Yếu tố
đầu vào

Bên
ngoài

Trực tiếp

Các
yêu
cầu
chính

Các kỳ
vọng

Sự ảnh
hưởng

Lãnh
đạo

Gián
tiếp

Triển
khai
chính

Trực
tiếp
Trực
tiếp
Trực
tiếp

Trực tiếp Hỗ trợ
Trực tiếp Hỗ trợ

Trực tiếp Hỗ trợ

Giá rẻ,
chất
lượng,
nhanh,
đúng
yêu cầu

Trực
tiếp

6


Dự án “Thiết kế và xây dựng mô hình Chuỗi Cửa hàng bán lẻ mỹ phẩm”

2. Phân tích các bên có liên quan
Tên và
vai trò
của các
thành
viên có
liên quan

Tầm

quan
trọng
(Thấp,
TB, Cao)

Giám đốc

TB

Trưởng dự
án (X)

Cao

Phụ trách
cửa hàng
(B)

TB

Phụ trách
kinh
doanh (C)

TB

Bên thiết
kế

Cao

Mức độ
hỗ trợ
hiện tại
(Thấp,
TB, Cao)

GVHD: Th.S Phan Thị Thu Hương

Bạn
muốn gì
từ các
thành
viên có
liên quan

Điều gì là
TV có
quan
liên quan
trọng đối có thể cản
với các
trở nỗ lực
TV có
của bạn
liên quan
ntn?

Bảo đảm
chất lượng

và tiến độ
Bảo đảm
chất lượng
và tiến độ

Đúng yêu
cầu

Quyền tự
chủ và
được hỗ
trợ khi
cần
Quyền tự
chủ và
được hỗ
trợ khi
cần
Yêu cầu
rõ ràng,
chi tiết và
khả thi

Đúng yêu
cầu, ngân
sách bảo
đảm

Yêu cầu
CV rõ

ràng

Chậm tiến
độ, chất
lượng
không bảo
đảm
Chậm tiến
độ

Chiến
lược gia
tăng sự
hỗ trợ
của các
thành
viên có
liên quan

Quy định
rõ trách
nhiệm,
quyền hạn

Quy định
rõ trách
nhiệm,
quyền hạn
Quy định
rõ trách

nhiệm,
quyền hạn

Yêu cầu
CV rõ
ràng

Chậm tiến
độ

Yêu cầu
CV rõ
ràng

Chậm tiến
Mô tả,
độ, chất
yêu cầu
lượng
chi tiết, rõ
không như
ràng
mong
muốn

7


Dự án “Thiết kế và xây dựng mô hình Chuỗi Cửa hàng bán lẻ mỹ phẩm”

III. HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN
1. Mục tiêu dự án:
-

Thiết kế bộ nhận diện cho cửa hàng mẫu: màu sắc, bố cục, trang trí, bảng biển, hệ
thống tủ kệ sắp xếp theo chức năng; trang phục nhân viên.
Xây dựng quy trình quản lý hàng hóa
Xây dựng quy trình bán hàng
Xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng và giải quyết khiếu nại
Xây dựng quy trình nhượng quyền Franchise

2. Cấu trúc phân việc

WBS

Công việc
Giao dự án
(Bắt đầu)
Thiết kế

0
1
1.1

Thiết kế ngoại thất

1.2 Thiết kế nội thất
Thiết kế bộ nhận diện
1.3
thương hiệu

Quy trình quản lý
2
hàng hóa
2.1 Quy trình nhập hàng
2.2 Quy trình quản lý kho
2.3
3

Quy trình xuất hàng
bán

Kết quả
kỳ vọng

Người
chịu
trách
nhiệm
chính

Hiểu yêu
cầu

X

Quy trình tư vấn bán
3.2
hàng
Quy trình tiếp nhận
3.3 thông tin khách hàng

và đặt hàng
3.4

Quy trình trưng bày
hàng

GVHD: Th.S Phan Thị Thu Hương

Ngân sách

1

Rủi ro

Hiểu sai
45

Đạt yêu
cầu đề ra

Bên thiết
kế

300.000.000đ

Không
đạt yêu
cầu hoặc
trễ hạn

3.000.000đ

Không
đạt yêu
cầu

2.000.000đ

Không
đạt yêu
cầu

10
10
25

Nhanh
gọn, đơn
giản,
đúng số
lượng,
thời hạn
sử dụng

6
B

2
2
2

4

Quy trình bán hàng
Quy trình tuyển dụng
3.1 và đào tạo nhân viên
bán hàng

Thời
gian
thực
hiện
(ngày)

Sau tuyển
dụng làm
việc được
ngay
Đạt tỷ lệ
TV thành
công 50%

1

C

1

Đủ thông
tin

1

Đủ chủng
loại, số
lượng

1

8


Dự án “Thiết kế và xây dựng mô hình Chuỗi Cửa hàng bán lẻ mỹ phẩm”

Quy trình chăm sóc
4
khách hàng và giải
quyết khiếu nại
Quy trình chăm sóc
4.1
khách hàng
Quy trình giải quyết
4.2
khiếu nại
Quy trình nhượng
5
quyền Franchise

2

Nhanh

gọn, hài
lòng
khách
hàng

C

6

15

102.500.000đ

3

1.500.000đ

2

1.000.000đ

X

Mua
ngoài

10

Đạt yêu
cầu

Kết thúc

1.000.000đ

1
1

Bảo đảm
chất
Quy trình phát triển
lượng của
5.1
cửa hàng Franchise
khách
hàng
Franchise
Đồng bộ,
Quy trình quản lý cửa
5.2
kịp thời,
hàng Franchise
chính xác
Phần mềm quản lý
5.3
bán hàng

Không
đạt yêu
cầu

X

Không
đạt yêu
cầu
Không
phù hợp,
không
đúng yêu
cầu

100.000.000đ

3

3. Ma trận trách nhiệm
Thành viên đội dự án
Phụ
trách
cửa
hàng

Phụ
trách
kinh
doanh

R
R

A
A

S
R
S

S
S
R

R

S

R

R
R

S
S

S
S

WBS

Mô tả CV

Trưởng
dự án

0
1
2
3

Giao dự án
Thiết kế
Quản lý hàng hóa
Quản lý bán hàng
Chăm sóc khách hàng và
giải quyết khiếu nại
Nhượng quyền Franchise
Phần mềm quản lý bán hàng
Kết thúc (tổng hợp và báo
cáo)

4
5
5.3
6

GVHD: Th.S Phan Thị Thu Hương

R

Thành viên bên ngoài
Bên

cung
Giám Bên
cấp
đốc
Thiết
phần
Cty
kế
mềm
QLBH
A

A

P

P

A
9


Dự án “Thiết kế và xây dựng mô hình Chuỗi Cửa hàng bán lẻ mỹ phẩm”

R: Trách nhiệm

C: Tư vấn

S: Hỗ trợ

A: Chấp thuận

P: Cung cấp

4. Tiến độ thực hiện dự án
Sơ đồ mạng AON của dự án:

Sơ đồ mạng AON của dự án

Đường Gantt: Bắt đầu, 1.1, 1.2, 1.3, Kết thúc.
Thời gian dự án: ngắn nhất là 49 ngày.
5. Phân bổ và cân bằng nguồn lực
Nhân lực thuê ngoài: Dự án có 2 công việc cần nhiều nhân lực, đó là WBS 1 (Thiết kế)
và WBS5.3 (Phần mềm quản lý bán hàng). Hai công việc này được giải quyết bằng giải
pháp mua ngoài.
Nhân lực trực tiếp: Các công việc còn lại được giao cho 3 cá nhân, mỗi người phụ trách 1
gói công việc.
Toàn bộ chi phí được tính theo gói công việc. Trường hợp làm trước, làm sau đều không
ảnh hưởng tới nguồn nhân lực và chi phí.
Do đó nguồn lực được phân bổ và thực hiện theo đúng tiến độ trong mục 4 (Tiến độ thực
hiện dự án) nêu trên.
GVHD: Th.S Phan Thị Thu Hương

10


Dự án “Thiết kế và xây dựng mô hình Chuỗi Cửa hàng bán lẻ mỹ phẩm”

6. Báo cáo ước lượng chi phí
Các khoản chi (ĐVT:triệu đồng)

Ngày dự án
1
11
12
46
49

Nội dung chi
Tạm ứng thiết kế L1
Tạm ứng thiết kế L2
Thanh toán thiết kế
Thanh toán phần mềm
Thanh toán viết Các quy trình
Tổng

Số tiền
100.0
100.0
100.0
100.0
8.5
408.5

Cộng dồn
100.0
200.0
300.0
400.0
408.5
408.5

Đồ thị đường chi phí cơ bản
Chi phí tích lũy (Triệu đồng)

450.0

408.5
400.0

400.0
350.0

300.0

300.0
250.0

200.0

200.0
150.0

100.0

100.0
50.0
0

10

20

30

40

50

60

Thời gian (ngày)

GVHD: Th.S Phan Thị Thu Hương

11


Dự án “Thiết kế và xây dựng mô hình Chuỗi Cửa hàng bán lẻ mỹ phẩm”

7. Thu thập, truyền đạt thông tin và giám sát

WBS
0
1

Bắt đầu
Thiết kế
1.1

2

3

4

5

Công việc

Thiết kế ngoại thất

1.2 Thiết kế nội thất
Thiết kế bộ nhận diện thương
1.3
hiệu
Quy trình quản lý hàng hóa
2.1 Quy trình nhập hàng
2.2 Quy trình quản lý kho
2.3 Quy trình xuất hàng bán
Quy trình bán hàng
Quy trình tuyển dụng và đào
3.1
tạo nhân viên bán hàng
3.2 Quy trình tư vấn bán hàng
Quy trình tiếp nhận thông tin
3.3
khách hàng và đặt hàng
3.4 Quy trình trưng bày hàng
Quy trình chăm sóc khách
hàng và giải quyết khiếu nại

Quy trình chăm sóc khách
4.1
hàng
4.2 Quy trình giải quyết khiếu nại
Quy trình nhượng quyền
Franchise
Quy trình phát triển cửa hàng
5.1
Franchise
Quy trình quản lý cửa hàng
5.2
Franchise
5.3 Phần mềm quản lý bán hàng
6

Kết thúc

GVHD: Th.S Phan Thị Thu Hương

Người
chịu
trách
nhiệm
chính
R
Bên
thiết kế

B

C

C

Người
nhận
báo
cáo

Thời điểm, hình thức và
nội dung báo cáo

X

Báo cáo theo tiến trình bằng
các bản phác thảo, Demo;
chỉnh sửa, bổ sung theo yêu
cầu

X

Báo cáo theo tiến trình bằng
bản dự thảo, chỉnh sửa, bổ
sung theo yêu cầu

X

Báo cáo theo tiến trình bằng
bản dự thảo, chỉnh sửa, bổ
sung theo yêu cầu

X

Báo cáo theo tiến trình bằng
bản dự thảo, chỉnh sửa, bổ
sung theo yêu cầu

X

X

Trình giám đốc xét duyệt.

Giám
đốc

Trình giám đốc xét duyệt.

12


Dự án “Thiết kế và xây dựng mô hình Chuỗi Cửa hàng bán lẻ mỹ phẩm”

IV. KIỂM SOÁT DỰ ÁN
Các yêu cầu cần kiểm soát trong triển khai dự án:

WBS

1

Công việc

Thiết kế ngoại thất

1.2

Thiết kế nội thất

1.3

Thiết kế bộ nhận diện
thương hiệu

Quy trình nhập hàng

2.2

Quy trình quản lý kho

2.3

Quy trình xuất hàng bán

Quy trình tuyển dụng và
đào tạo nhân viên bán
hàng

3.2

Quy trình tư vấn bán hàng

3.3

Quy trình tiếp nhận thông
tin khách hàng và đặt
hàng

3.4

Quy trình trưng bày hàng

4.1
4.2

Tiến
độ

Chất
lượng

Tính
đồng
bộ

Tính
khả
thi

Tính
kinh

tế

Quy trình bán hàng

3.1

4

Nội dung kiểm tra

Quy trình quản lý hàng
hóa

2.1

3

Thời
điểm
kiểm
tra

Thiết kế

1.1

2

Người
kiểm

tra

Quy trình chăm sóc
khách hàng và giải quyết
khiếu nại
Quy trình chăm sóc khách
hàng
Quy trình giải quyết khiếu
nại

GVHD: Th.S Phan Thị Thu Hương

13


Dự án “Thiết kế và xây dựng mô hình Chuỗi Cửa hàng bán lẻ mỹ phẩm”

5

Quy trình nhượng quyền
Franchise

5.1

Quy trình phát triển cửa
hàng Franchise

5.2

Quy trình quản lý cửa

hàng Franchise

5.3

Phần mềm quản lý bán
hàng

Việc kiểm soát được thực hiện trong hoặc cuối thời điểm hoàn thành công việc. Mọi yêu
cầu chỉnh sửa, bổ sung phải được thực hiện ngay trong thời hạn của công việc tiếp theo.
Các yêu cầu sửa đổi, bổ sung phải được lưu lại cùng với các phiên bản sửa đổi để làm hồ
sơ lưu, so sánh, đánh giá sau này.

GVHD: Th.S Phan Thị Thu Hương

14