phân tích thiết kế hệ thống thông tin Quản lý trường học

Giáo viên hướng dẫn: Cô Nguyễn Hoài Anh

LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay với sự ra đời của máy tính đã giúp cho mọi công việc trở lên linh hoạt
đơn giản và chính xác .Bất kỳ lĩnh vực nào con người cần xử lý thông tin thì ở đó tin học
càng trở lên quan trọng .Việc ứng dụng tin học là nhằm thực hiện công việc với năng suất
cao,tốc độ xử lý nhanh, đảm bảo độ tin cậy nhất là những công việc có khối lượng thông
tin lớn, phức tạp. Cùng với sự phát triển của xã hội ngày nay, công nghệ thông tin trở lên
phát huy hiệu quả trong hầu hêt các lĩnh vực của đời sống xã hội. Có rất nhiều ngành đã
và đang áp dụng việc tin học hoá quản lý và đã cho kết quả rất tốt, đặc biệt là những
ngành nghề mà mức độ công việc luôn theo một khuôn mẫu và ít thay đổi theo thời gian
thì các chương trình quản lý tỏ rõ ưu thế của mình.
Để nâng cao chất lượng giáo dục trong nhà trường đồng thời đảm bảo sự phối kết giữa gia
đình và nhà trường được chặt chẽ, một số trường đã áp dụng giải pháp tin học ở mức cho
phép. Ứng dụng tin học trong nhà trường là giải pháp hết sức thực tế trong công cuộc tin
học hoá, hiện đại hoá ngày nay.
Hệ thống các trường phổ thông có lưu lượng thông tin cần trao đổi khá lớn giữa học sinh,
phụ huynh – nhà trường, giáo viên – giáo viên, .... công việc này đòi hỏi khá nhiều về giấy
tờ với độ chính xác cao và kịp thời. Vì vậy phải có một kênh thông tin liên tục giữa gia
đình và nhà trường, giữa các cán bộ giáo viên công nhân viên trong trường với nhau...Và
chương trình quản lý trường học thể hiện dưới dạng Website đã đáp ứng điều này.
Với sự hướng dẫn của cô giáo Nguyễn Hoài Anh, sau một thời gian em đã hoàn
thành được chương trình nhưng vẫn còn những sai sót trong quá trình thực hiện, em hy
vọng được cô xem xét, giúp đỡ và đóng góp ý kiến cho chương trình của em được tốt hơn,
chặt chẽ hơn.
Em xin chân thành cảm ơn.

Quản lý trường phổ thông_Nguyễn Thị Thắm

1

Giáo viên hướng dẫn: Cô Nguyễn Hoài Anh

Chương I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG

1.

Hồ sơ khảo sát chi tiết hệ thống

1. Nhiệm vụ cơ bản
Chương trình quản lý mọi hoạt động diễn ra trong nhà trường, từ quá trình đằng ký
thi đầu vào đến khi thi hết cấp của học sinh. Chương trình lập danh sách thí sinh tham gia
thi, xếp phòng thi, lich thi, sau đó xử lý kết quả thi. Những thí sinh trúng tuyển được sắp
xếp lớp, thông báo thời khoá biểu (chương trình đã xếp), chương trình có nhiệm vụ cập
nhật hồ sơ đầy đủ của học sinh vào hệ thống, trong suốt quá trình học tập tại trường
chương trình xử lý điểm thi các kỳ của từng năm học, xét hạnh kiểm, học lực dựa vào
điểm tổng kết. Kết quả này được lưu vào cơ sở dữ liêu (CSDL), gia đình muốn biết kết
quả thi có thể truy cập vào Website để theo dõi. Chương trình hỗ trợ xét lương, thưởng, hố
sơ, chức vụ.....của cán bộ giáo viên công nhân viên (GV&CBCNV) (Quản lý giáo viên &
cán bộ công nhân viên) Ngoài ra chương trình còn có chức năng quản lý thư viện quản lý
tài khoản khi người dùng sử dụng.
Trường có nhiệm vụ đào tạo ra những học sinh có đủ đức, tài cung cấp cho xã hội
những công dân thực sự góp phần phát triển xã hội, xây dựng xã hội giàu, mạnh, văn
minh, củng cố cho học sinh hành trang bước vào đời, bước vào ngưỡng cửa đại học. Đòi
hỏi trách nhiệm và nhiệm vụ rất nặng nề từ phía nhà trường, làm sao vừa bổ sung một
lượng kiến thức lớn cả về lý thuyết và thực hành kiến thức xã hội, lẫn đạo đức con người.
Trường phổ thông trung học Mê Linh, là một trường cấp III, hàng năm tiếp nhận và đào
tạo lượng học sinh khá lớn phục vụ cho việc trồng người. Với đội ngũ giáo viên, cũng như
cơ sở vật chất và một số nhu cầu cần thiết của học sinh đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ về mọi
mặt bằng các nội quy, quy chế và phương pháp quản lý hữu hiệu. Tại trường, ngoài việc

Quản lý học sinh (Ban đào tạo), thường xuyên theo dõi mọi hoạt động cả về học tập và
vui chơi của học sinh các khối mà còn phải quan tâm đến mọi vấn đề liên quan trong nhà
trường như việc giảng dậy của đội ngũ giáo viên, công tác của các cán bộ công nhân viên
trong trường, các dich vụ phục vụ cho mọi hoạt động của học sinh và giáo viên như thư
viện. Để dảm bảo mọi hoạt động được diễn ra liên tục và thông suốt đòi hỏi sự quản lý
thống nhât, liền mạch từ trên xuống dưới. Trong trường phân ra các phòng ban, mỗi phòng
ban đảm nhận những công việc và nhiệm vụ riêng đồng thời các phòng, ban phải có sự
liên hệ qua lại với nhau để có thể thống nhất hoạt động.

Quản lý trường phổ thông_Nguyễn Thị Thắm

2


Giáo viên hướng dẫn: Cô Nguyễn Hoài Anh
+ Ban tuyển sinh: Đầu vào của học sinh trung học cơ sở phải trải qua một số đợt sát hạch
nhằm sàng lọc ra những học sinh có tố chất và thực sự ham học hỏi. Việc sát hạch có thể
dùng nhiều phương pháp tuân theo quy chế của bộ giáo dục hoặc dùng kết quả học tập tại
trung học cơ sở để xét đầu vào, hoặc tổ chức kỳ thi xét tuyển. Học sinh hết lớp 9 tại các
trường trung học cơ sở có nhu cầu hoc tại trường trước tiên phải nộp hồ sơ (hồ sơ bao gồm
sơ yếu lý lịch, đơn đăng ký dự tuyển, bằng tốt nghiệp cấp 2 và đơn đăng ký dự thi) tại
trường.
Sau khi thông qua sở giáo dục và Ban giám hiệu, Ban tuyển sinh Có nhiệm vụ thông báo
toàn bộ về quy chế thi, thời gian bắt đầu tiếp nhận hồ sơ đến hạn cuối thu hồ sơ, lịch thi cụ
thể. Khi tiếp nhận hồ sơ Ban tuyển sinh cần xem xét hồ sơ đã hợp lệ hay chưa nếu đã hợp
lệ thì cập nhật vào cơ sở dữ liệu, nếu có gì sai sót thì yêu cầu thí sinh hoàn thiện lại và
hẹn ngày làm thủ tục lại. Qua hạn nộp ban tuyển sinh khoá sổ, không nhận hồ sơ, toàn bộ
thông tin hồ sơ thu thập của học sinh đã cập nhật trong cơ sở dữ liệu được sử dụng để tiến
hành lập danh sách thí sinh tham gia thi, xếp phòng thi, tổ chức cán bộ coi thi cho từng
phòng, lập phiếu dự thi. Thông tin trên phiếu bao gồm: Mã phiếu dự thi, số báo danh, họ

và tên, ngày sinh. quê quán. Sau đợt thi ban tuyển sinh tổ chức chấm, xét điểm từ đó liệt
kê danh sách thí sinh trúng tuyển vào trường và thông báo đến học sinh kèm theo giấy yêu
cầu làm thủ tục chính thức nhập học.
+ Tại Ban đào tạo Học sinh tiến hành nhập học cần hoàn thiện về hồ sơ cá nhân,( các
thông tin liên quan, học bạ cấp II, giấy khai sinh…), học phí. Các trường hợp học sinh các
khối khác thuộc các trường khác có nhu cầu học tập tại trường mà có nhu cầu chuyển về
trường cũng phải nộp đầy đủ hồ sơ giấy tờ và làm công tác chuyển điểm để tiện việc theo
dõi.
Bộ phận đào tào cần xem xét cập nhật hồ sơ, tiến hành phân lớp, dựa vào điểm thi đầu vào
để lọc ra các lớp chuyên về môn nhất định để tiên cho việc đào tạo đồng thời phát huy cao
nhất khả năng của học sinh còn lại là các lớp không chuyên và thồng kê danh sách học
sinh theo từng lớp tham gia học tại trường. Trong suốt quá trình tham gia học tập và rèn
luyện, ban đào tạo sẽ chịu trách nhiệm Quản lý học sinh (Ban đào tạo) toàn trường,
quản lý về sĩ số, về lịch học, về điểm, về việc tham gia công tác xã hội của học sinh…,
việc thiết lập thời khóa biểu cho giáo viên và học sinh. Mỗi khi có sự thay đổi như việc
nghỉ phép vì bất kỳ lý do gì như:tham gia hoặt động đoàn, đội, như thế nào… Học sinh
cần thông báo đến thầy cô chủ nhiệm, thầy cô chủ nhiệm có trách nhiệm thu thập toàn bộ
những thay đổi bất thường hằng ngày và gửi cho ban đào tạo, ban đào tạo cập nhật vào
hồ sơ Quản lý học sinh (Ban đào tạo).

Quản lý trường phổ thông_Nguyễn Thị Thắm

3


Giáo viên hướng dẫn: Cô Nguyễn Hoài Anh
Mỗi giáo viên bộ môn cần thường xuyên cập nhật và lưu trữ thông tin các đầu điểm để
phục vụ do việc quản lý điểm, và định kỳ gửi báo cáo và xin ý kiến lên Ban giám hiệu
cho trường hợp cụ thể.
Các giáo viên ở từng tổ, từng bộ môn cần xem xét thông tin về học tập của tửng lớp, từng

cá nhân thông qua bảng thông kê theo dõi của học sinh mà ban đào tạo đã lưu nhằm kịp
thời phát hiện ra những phần tử cá biệt để kịp thời răn đe, đưa ra hướng giải quyết triệt để,
bằng nhiều biền pháp trong đó phải có sự phối kết hợp từ gia đình.
Cuối mỗi kỳ học ban đào tạo có nhiệm vụ thu thập toàn bộ những thông tin liên quan đến
học tập và rèn luyện của học sinh để xét học lực, hạnh kiểm cho từng cá nhân và thông
qua giáo viên chủ nhiệm thông tin đến học sinh đồng thời gửi kết quả học tập về gia đình.
Học sinh, có nhu cầu, thắc mắc hay đề nghị gì có thể thông qua giáo viên chủ nhiệm hoặc
trực tiếp đề đạt với ban giám hiệu bởi nhà trường chú trọng chất lượng là chính hoặc có
thể thông qua hòm thư góp ý và cuối mỗi tuần của tháng ban giám hiều tổng hợp ý kiến
của học sinh để đưa ra kế hoạch phát triển nhất cũng có thể phải chứng thực khi không có
sự minh bạch, nhằm giả quyết và đưa ra kế hoạch phát triển phù hợp nhất .
+ Ban giám hiệu trong một khoá cần yêu cầu tổ chức những đợt kiểm tra thường kỳ để
thấy được mặt mạnh và mặt yếu ở học sinh và từ đó tìm hiểu nguyên do và đưa ra phương
án giải quyết phải rà soát từ phía nhà trường, từ phương pháp giảng dậy mặt mạnh nhà
trường sẽ khuyến khích phát huy, mặt yếu cần phải xem xét từ phía nhà trường, từ phương
pháp giảng dậy của từng giáo viên xem đã tối ưu chưa, đã thực sự đạt hiệu quả chưa, về
phía học sinh thông qua đợt kiểm tra và bẳng theo dõi học tập sẽ thấy được khả năng học
tập của từng học sinh, trong một lớp không tránh khỏi có những người học giỏi học kém
sinh ra ganh đua, đố kỵ và cam chịu. Giáo viên cần sự giúp đỡ từ những học sinh giỏi kèm
cặp và động viên học sinh học kém, đẩy lùi hiện tượng mặc cảm, chây lì, ỷ lại ở một số ít
những học sinh trong lớp học vừa nâng cao khả năng học hỏi lẫn nhau, tạo được tinh thần
đoàn kết ở mỗi lớp, hoặc mở những lớp bồi dưỡng, nâng cao, học thêm cho những học
sinh hiếu học và những lớp giành cho học sinh kém để củng cố và hệ thống lại những kiến
thức thiếu, hổng….
Cuối mỗi kỳ học sau khi có kết quả học tập và rèn luyện ban đào tạo cùng với ban giám
hiệu cần tổ chưc khen thưởng tuyên dương công bằng công khai minh bạch trước nhà
trường trước tập thể lớp nhằm khuyến khích động viên bên cạnh đó cần kỷ luật nghiêm
khắc những học sinh có hành vi thiếu đạo đức, phá hoại của công, môi trường, vi phạm
quy chế….Để răn đe làm bài học thích đáng cho học sinh khác rút kinh nghiệm tránh tái

Quản lý trường phổ thông_Nguyễn Thị Thắm

4


Giáo viên hướng dẫn: Cô Nguyễn Hoài Anh
phạm. Tất cả những thông tin khen thưởng hoặc kỷ luật trong từng năm sẽ được lưu vào
hồ sơ cá nhân của học sinh.
Đối với học sinh cuối cấp cần tổ chức mời những giáo viên lâu năm có uy tín giảng dậy
kết hợp ôn thi cho học sinh, có thời khóa biểu riêng cho lớp cuối cấp để ưu tiên phục vụ
tốt cho kỳ thi tốt nghiệp và hơn thế nữa là kì thi đầu vào đại học. Để tổ chức tốt kì thi tốt
nghiệp các trường trong hệ thống thi ghép cần phối kết hợp cung cấp toàn bộ thông tin học
sinh tại trường và tổ chức phân phòng thi, số báo danh… Đến từng thí sinh. Các tổ, bộ
môn kết hợp cùng bộ, sở giáo dục để ra đề hợp lý và tổ chức thi, chấm thi chính sác công
minh bởi đây là kì thi quan trọng để lọc và đưa những học sinh thực sự ham học hỏi và tài
đức trong toàn bộ quá trình học tập và đào tạo tại trường.
+ Ban quản lý tài chính: Có nhiệm vụ quản lý tình hình tài chính của nhà trường từ việc
thu đến chi, việc xét và cấp lương hàng tháng cho giáo viên và cán bộ công nhân viên
(GV&CBCNV) trong trường vì vậy cần phải quản lý giáo viên và cán bộ công nhân viên
một cách hợp hợp lý với những quy tắc của bộ, sở đề ra.
Học sinh nhập học cần nộp học phí tại Ban quản lý tài chính đem phiếu thu hồ sơ giấy tờ
liên quan lên ban đào tạo để làm thủ tục nhập học, mỗi kỳ học sinh có nhiệm vụ nộp học
phí tại Ban quản lý tài chính nếu quá hạn sẽ được thông báo lên ban đào tạo, lên ban
giám hiệu để khiển trách hoặc đình chỉ việc hoc đồng thời xem xét giải quyết từng trường
hợp cu thể cuối mỗi kì học ban đào tạo cần cung cấp danh sách khen thưởng đến Ban
quản lý tài chính để có sự sắp xếp thu chi hợp lý. Về cơ sở hạ tầng trường, lớp Ban quản
lý tài chính có nghĩa vụ trang bị đầy đủ bằng ngân sách của nhà trường thông qua ban
giám hiệu nhằm phục vụ tốt nhất cho việc đào tạo.
GV&CBCNV sau khi chính thức tham gia giảng dậy và làm việc tại trường sẽ hoàn thiện
hồ sơ gửi lên ban giám hiệu. Ban giám hiệu sẽ gửi danh sách giáo viên với những thông

tin đầy đủ xuống Ban quản lý tài chính nhằm theo dõi công tác hoạt động của
GV&CBCNV, cập nhật ngày làm, ngày nghỉ,…
Có gì thay đổi trong công tác giáo viên và cán bộ công nhân viên cần báo ngay lên Ban
giám hiệu và Ban quản lý tài chính để kịp thời cập nhật thông tin liên quan đến việc xét
và cấp lương cuối tháng tổng kết báo cáo lên Ban giám hiệu xem xét và phê duyệt rồi
phát lương cho GV&CBCNV.
+ Bộ phận Quản lý thư viện:
Trước tiên cần tiến hành thống kê các loại sách cần thiết có tính chất giáo dục cao và
phong phú để nhập vào kho sách. Mỗi khi có nhu cầu nhập sách cần gửi yêu cầu chi cụ thể
về loại sách, số lượng, đơn giá, tổng tiền và chọn nhà cung cấp rồi lập hoá đơn gửi đến

Quản lý trường phổ thông_Nguyễn Thị Thắm

5


Giáo viên hướng dẫn: Cô Nguyễn Hoài Anh
Ban quản lý tài chính, Ban quản lý tài chính có nhiệm vụ xác nhận chi và tiến hành chi
trả đến nhà cung cấp sách sau khi sách đã thông qua kiểm kê và nhập vào kho.
Với vai trò là kho thông tin làm giàu tri thức bao gồm cả sách giáo khoa, sách tham khảo
với những nội dung phong phú, hệ thống thư viện giúp cho học sinh có thể tìm hiểu thông
tin theo yêu cầu. Để đảm bảo hoạt động của hệ thống được nhanh và đầy đủ, chặt chẽ đòi
hỏi việc quản lý phải hết sức hợp lý đề phòng việc thất thoát hao hụt sách trong thư viện
cần đưa ra những nội quy khi mượn sách khi đến phòng đọc sách.
Mỗi học sinh hoặc GV&CBCNV trong trường có nhu cầu mượn trả sách tại thư viện trước
tiên phải trình thẻ và yêu cầu mượn-trả tại bộ phận quản lý thư viện. nếu là mượn sách bộ
phận này có nhiệm vụ tra cứu loại sách độc giả yêu cầu có còn trong thư viện không, nếu
không còn thì thông báo cho độc giả và cập nhật vào hệ thống để kịp thời nhập thêm đầu
sách nếu đầu sách còn thì thực hiện việc trao sách và lập một phiếu hẹn trả cho độc giả
đồng thời lưu thông tin (mã, loại sách, số lượng, ngày hẹn trả, ngày mượn ….) Vào hệ

thống để tiện cho việc tra cứu và trả sách sau này, và có thể biết hao hụt sách là do đâu
nếu xảy ra. Nếu là trả sách thì toàn bộ đầu sách sẽ được khôi phục lại trong kho và trong
hện trạng cơ sở dư liệu đồng thời cập nhật sự thay đổi vào CSDL.
Tại thư viện hàng tuần hàng tháng phải kiểm kê số đầu sách: sách đã mượn sách còn trong
kho loại sách đã hết để kịp thời bổ sung sách vào thư viện nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu
của độc giả.
Khi cần bổ sung sách thì trước tiên phải thống kê số đầu sách cần bổ sung, chọn nhà cung
cấp, số lượng sách và đơn giá đi kèm và gửi yêu cầu chi lên Ban quản lý tài chính. Ban
hành chính nhiệm vụ thông tin đến nhà cung cấp yêu cầu chuyển sách vào thư viện sau khi
nhận sách bộ phận quản lý thư viện cần kiểm kê sách xem đã hợp lý hay chưa, nếu thoả
mãn yêu cầu rồi thì lập phiếu thanh toán gửi cho Ban quản lý tài chính, nhà cung cấp
cầm phiếu và thanh toán tại Ban quản lý tài chính.
Những nhiệm vụ cơ bản được tóm lược như sau :
-Phân quyền hệ thống.
-Quản lý toàn bộ hồ sơ học sinh trong từng khoá.
-Quản lý toàn bộ hồ sơ GV&CBCNV trong trường.
-Chương trình có thể theo dõi các hoạt động đoàn, đội ... diễn ra hàng tháng (ngày).
-Chương trình có thể thống kê, phân loại học sinh theo học lực, lớp học,.....
-Quản lý việc xếp thời khoá biểu.

Quản lý trường phổ thông_Nguyễn Thị Thắm

6


Giáo viên hướng dẫn: Cô Nguyễn Hoài Anh
-Thống kê, theo dõi những giờ giảng....của giáo viên bộ môn.
-Thống kê lượng thu – chi hàng tháng (ngày).
-Thống kê lượng sách nhập, sách tồn, sách mượn.
-Cập nhật thông tin thẻ, số thẻ của độc giả.

-Tìm kiếm và đưa ra những thông tin theo yêu cầu.
-In báo cáo đầy đủ thông tin hoặc những thông báo gửi đến từng gia đình học sinh.
-In báo cáo thu – chi hàng tháng gửi lên Ban giám hiệu (BGH)
-Báo cáo tổng kết chi tiết tổng kết từng kỳ của học sinh.
2. Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm
Cơ cấu tổ chức tại trường thể hiện ở sự phân cấp và phân công trách nhiệm một cách rõ
ràng và thống nhất.

Ban giám hiệu

Các trưởng ban

Ban
tuyển
sinh

Các
giáo
viên

Nhân
viên

Ban
quản
lýtài
chính

Ban
đào

tạo

Giáo
viên
CN

Các
tổ bộ
môn

Nhân
viên

Thủ
quỹ

Nhân
viên

Ban
quản
lý thư
viện
Quản Nhân
lý
viên

• Ban giám hiệu
Ban giám hiệu bao gồm Hiệu trưởng, một Hiệu phó phụ trách về đào tạo, một hiệu
phó phụ trách các mảng còn lại, luôn đứng đầu một trường học, chịu mọi trách nhiệm về

các mặt, các thủ tục hành chính và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước bộ,
sở về mọi hoạt động của trường. Ban giám hiệu định ra phương hướng hoạt động của

Quản lý trường phổ thông_Nguyễn Thị Thắm

7


Giáo viên hướng dẫn: Cô Nguyễn Hoài Anh
trường để từ đó GV&CBCNV sẽ lên kế hoạch và phân chia công việc nhằm thực hiện
công việc một cách hiệu quả nhất.
• Các tổ trưởng
Có nhiệm vụ tiếp nhận bàn giao công việc, thông tư từ ban giám hiệu đồng nghĩa với
việc có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được giao, có quyền giao việc và điều động các
hoạt động công tác của cấp dưới. Phải nắm rõ tình hình hoạt động ở tổ mình.
Tổ trưởng bộ môn: Là người được đánh giá là có năng lực chuyên môn cao và có khả
năng đưa ra những phương pháp giảng dậy cũng như công tác điều hành quản lý hữu hiệu
nhất. Nhiệm vụ giám sát và yêu cầu các GV thuộc môn mình hợp lý hoá phương pháp
giảng dậy, tổ chức họp thường xuyên để củng cố cũng như phê bình những GV có những
hành động, phương pháp ko đạt hiệu quả. Có quyền dề nghị bổ sung hoặc giảm bớt Gv ở
tổ mình.
Trưởng Ban quản lý tài chính là Thủ quỹ: người phụ trách toàn bộ vấn đề tài chính của
trường, theo dõi các khoản thu, chi, tính toán chi phí hoạt động, vốn lưu động, các khoản
vay ngân hàng, các khoản phải trả, các khoản phải thu, .. thủ quỹ có quyền yêu cầu các
nhân viên thực hiện các báo cáo hàng tuần hoặc hàng tháng tuỳ theo mức độ và nhu cầu
công việc. Xem xét và ký xác nhận các bản bàn giao, báo cáo khi cần thiết.
• Ban tuyển sinh:
Bao gồm trưởng ban tuyển sinh: Là giáo viên đã từng tham gia phụ trách về nhiều mặt, có
khả năng tổ chức tốt và các giáo viên trong trương có nhiệm vụ tiếp nhận, thống kê và tổ
chức thi, chấm thi và tuyển sinh.

• Ban đào tạo:
Gồm các giáo viên trực tiếp tham gia giảng dậy.
• Ban quản lý tài chính:
Bao gồm một thủ quỹ và hai nhân viên. chịu trách nhiệm toàn bộ về thu chi, cơ sở vật
chất trong trường, về khen thưởng, lương bộc…..
• Ban quản lý thư viện:
Bao gồm một quản lý, chức năng giám sát và cập nhật, báo cáo tình hình lên cấp trên, có
quyền quyết định mọi việc trong thư viện nội bộ sau khi thông qua Ban giám hiệu, một
nhân viên bộ phận tiếp nhận, một nhân viên bộ phận mượn-trả và hai nhân viên bộ phận
kho: nhập và sắp xếp, vệ sinh kho sách.

Quản lý trường phổ thông_Nguyễn Thị Thắm

8


Giáo viên hướng dẫn: Cô Nguyễn Hoài Anh
• Giáo viên chủ nhiệm
Có nhiệp vụ trực tiếp giám sát tình hình học tập và tu dưỡng của học sinh lớp mình, trực
tiếp tác động đến học sinh khi cần thiế. Phối hợp với giáo viên bộ môn để biết rõ tình hình
học tập vã có thể góp ý với GV bộ môn thực hiện một số phương pháp tốt hơn nhằm đạt
hiệu quả cao nhất.
Giải pháp quản lý gồm các chức năng sau:
• Quản lý học sinh (Ban đào tạo)
+ Quản lý điểm
-

Cập nhật điểm từng môn của từng học sinh theo kỳ học.

-

Xử lý điểm, tính điểm phẩy, xét học lực, hạnh kiểm...

-

Lập bảng điểm

-

Tra cứu danh sách điểm theo tên, mã học sinh, theo lớp...

-

Liệt kê bảng điểm gửi cho BGH

-

Gửi kết quả cho gia đình.

+ Cập nhật,chỉnh sửa hồ sơ học sinh và thông tin liên quan.
+ Thống kê danh sách học sinh theo khoá.
+ Tra cứu danh dách học sinh theo lớp, theo học lực....
+ Tìm kiếm thông tin học sinh theo yêu cầu.
+ In báo cáo
• Bộ phận quản lý GV&CBCNV
+ Cập nhật, chỉnh sửa lý lịch GV&CBCNV.
+ Cập nhật danh sách đăng ký giảng dậy, làm việc.
+ Lên lich làm việc cho từng cán bộ.
+ Tra cứu theo tên, quê quán, trình độ, chức vụ ....
+ Thống kê danh sách.

+ Quản lý việc xếp thời khoá biểu
-

Cập nhật trình độ cán bộ, những yêu cầu cá nhân nếu có.

-

Cập nhật, chỉnh sửa nhu cầu, tổng số lớp... khối trong trường

Quản lý trường phổ thông_Nguyễn Thị Thắm

9


Giáo viên hướng dẫn: Cô Nguyễn Hoài Anh
-

Đưa ra danh sách phân công giảng dậy cụ thể.

-

In thời khoá biểu cho từng lớp.

• Bộ phận quản lý tài chính
+ Cập nhật, chỉnh sửa danh sách thu (học phí, ....)
+ Cập nhật danh sách chi (trả lương, cơ sở hạ tầng phải thay thế hoặc mua mới, khuyến
học, nhập sách vào thư viện....)
+ Lập danh sách tổng hợp thu chi vào cuối tuần (tháng).
+ Tra cứu tình hình theo ngày, theo khoản thu – chi.
+ In báo cáo.

+ Quản lý lương GV&CBCNV.
-

Cập nhật việc theo dõi giảng dậy, làm việc, mức thưỏng, phụ cấp, tạm ứng........

-

Lập bảng lương từng tháng.

-

Gứi danh sách lên BGH

-

Xử lý thắc mắc, phản hồi.

-

In báo cáo.

• Bộ phận quản lý thư viện
+ Cập nhật số đầu sách, tên sách, tác giả, nhà xuất bản, trạng thái....
+ Cập nhật thông tin độc giả đã đăng ký làm thẻ.
+ Lập phiếu mượn.
+ Hoá đơn nhập - xuất.
+ Lập danh sách sách mượn, sách trả, sách nhập hàng ngày.
+ Lập báo cáo hàng tháng gửi cho BGH.
+ Báo cáo tình hinh cuối tháng.
3. Quy trình xử lý và các dữ liệu xử lý:

• Khi nhập trường học sinh có nhiệm vụ cung cấp toàn bộ hồ sơ, lý lịch có liên quan
cho nhà trường. Bộ phận Quản lý học sinh (Ban đào tạo) có nhiệm vụ cập nhật
hồ sơ vào CSDL. Ban đào tạo đảm nhiệm việc xếp lớp và cung cấp thông tin về
lớp thầy cô và thời khoá biểu, những thông tin này đã được cập nhật trong hồ sơ

Quản lý trường phổ thông_Nguyễn Thị Thắm

10


Giáo viên hướng dẫn: Cô Nguyễn Hoài Anh
học sinh. Trong quá trình học tập Ban đào tạo phải thường xuyên cập nhật, theo
dõi điểm cũng như các hoạt động khác của học sinh để kịp thời xử lý. Điểm sau khi
cập nhật sẽ được hệ thống xử lý, xét điểm, đánh giá và lập bảng điểm cho từng lớp
đồng thời gửi kết quả này đến gia đình. Các GV&CBCNV trong trường được theo
dõi bởi bộ phận quản lý GV&CBNV, hệ thống cập nhật hố sơ, thông tin liên quan
của từng người vào hồ sơ GV&CBCNV, theo dõi xét và cấp lương, xếp lịch làm
việc, giảng dậy hàng ngay (tuần). Còn về nhu cầu mượn, đọc sách trên thư viên
được quản lý bởi bộ phận quản lý thư viện. Học sinh, giáo viên,... khi có nhu cầu
mượn hay đọc sách tại Thư viện phải đăng ký làm thẻ lúc này các thông tin về độc
giả cùng với số thẻ được cập nhật vào CSDL phục vụ cho việc kiểm tra và đối
chiếu mỗi khi đến thư viện. Khi mươn sách độc giả trình thẻ và thông tin về nhu
cầu mượn - trả, hệ thống sẽ đối chiếu với thông tin trong CSDL và chứng thực thì
tiếp tục làm thủ tục mươn sách cho độc giả - lập phiếu mượn đồng thời cập nhật
thông tin mới (sách mượn) vào CSDL. Bộ phận này còn phải tổng hợp lượng sách
mượn, sách nhập hàng tháng và gửi cho bộ phận tài chính ký kêt thu - chi cho hợp
lý.
Đó là khái quat chu trình xử lý của chương trình.
4. Một số mẫu biểu
1. Danh sách học sinh theo lớp

DANH SÁCH HỌC SINH LỚP

Mã lớp:
GVCN:
Mã HS

Sĩ số:

Họ và tên

Ngày sinh

Quê quán

Số ĐT

Quản lý trường phổ thông_Nguyễn Thị Thắm

Ghi chú

11


Giáo viên hướng dẫn: Cô Nguyễn Hoài Anh

2. Bản lý lịch học sinh.
LÝ LICH HỌC SINH

Mã HS:...............................................
Họ và tên:.........................................

Ngày sinh:........................................
Quê quán:.........................................
Họ và tên bố:....................................

Tuổi:....

Nghề nghiệp:....................................
Họ và tên mẹ:...................................

Tuổi:....

Nghề nghiệp:....................................
Anh (chị), em:..................................
Số ĐT:..............................................
Khen thưởng, kỷ luật ............................................................................
Ngày vào đoàn:................................

3. Danh sách GV&CBCNV:

DANH SÁCH GV&CBCNV
Mã
GV&CBNV

Họ
tên

và Ngày
sinh

Quê

quán

Số ĐT

Quản lý trường phổ thông_Nguyễn Thị Thắm

Chức
vụ

Ghi chú

12


Giáo viên hướng dẫn: Cô Nguyễn Hoài Anh
Sơ yếu lý lịch của GV&CBCNV để theo dõi :

Sơ yếu lý lịch của GV&CBCNV
Họ và tên :………………………………………
Ngày sinh:………………………………………

ảnh 3x4

Giới tính :……………………………………….
Năm sinh:…………………………………………..
Dân tộc :………………………………………….
Tôn giáo:…………………………………………..
Quê quán :………………………………………..
Chỗ ở hiện nay:……………………………………..
Số CMND:……………………………………………

Đơn vị :………………………………………………
Chuyên môn:………………………………………..
Chức vụ:……………………………………………
Mức lương:………………………………………….
Ngày vào trường:………………………………
Mức lương:………………………………………….

Quản lý trường phổ thông_Nguyễn Thị Thắm

13


Giáo viên hướng dẫn: Cô Nguyễn Hoài Anh

4. Phiếu điểm của từng học sinh

PHIẾU ĐIỂM HỌC KỲ ....
Họ và tên:……………….
Lớp:..............
Môn
Toán

Môn
hoá

Môn
văn

Môn
Anh

Môn
lý

Môn L Môn
sử
GDCD

Môn
Tdục

Môn
Địa

Rèn luyện

Tổng điểm:……….

Hạnh kiểm : ………..
GVCN (Ký tên)
…………..
5. Phiếu đăng ký giảng dậy:

DANH SÁCH GV&CBCNV ĐĂNG KÝ GIẢNG DẬY VÀ LÀM VIỆC

Họ và tên GV&CBCNV

Khả năng và yêu cầu công việc

Quản lý trường phổ thông_Nguyễn Thị Thắm

14


Giáo viên hướng dẫn: Cô Nguyễn Hoài Anh
6. Thời khoá biểu:

THỜI KHOÁ BIỂU
Học kỳ:
Mã Lớp

Niên khoá:
Thứ 2

Mã môn

Thứ 3

Thứ 4

Tên môn

Thứ 5

Thứ 6

Thứ 7

Giáo viên phụ trách

7. Thẻ Thư viện của độc giả

Thẻ thư viện:
Họ và tên:.......................
Ngày làm thẻ:...........................
Số thẻ:....................................................

8. Nhập thông tin độc giả mượn sách vào máy tính
Ngày mượn

Mã số

Tên sách

Người mượn

Quản lý trường phổ thông_Nguyễn Thị Thắm

Người xác nhận

15


Giáo viên hướng dẫn: Cô Nguyễn Hoài Anh
9. In ra phiếu mượn và hạn trả cho độc giả

Phiếu mượn
Họ tên :...........................
Tên sách :.........................
............................

............................
............................
Hạn trả :............................
Giá tiền :........................
Ký nhận :
10. Đơn đặt hàng

Đơn đặt hàng
Ngày :…
Nhà xuất bản :…….

MDSP

Địa chỉ

:…….

Số hiệu

:…….

MSP

Tên SP

Số lượng

11. Báo cáo tồn kho

Tồn thực tế

Stt

Tồn trên sổ sách

Thừa

Thiếu

Tên hàng
S.lg

Tiền

S.lg

Tiền

Quản lý trường phổ thông_Nguyễn Thị Thắm

S.lg

Tiền

S.lg

Tiền

16

Giáo viên hướng dẫn: Cô Nguyễn Hoài Anh

12. Phiếu xuất

Phiếu xuất
Số :……….
Bộ phận :…….
Tên sách

Ngày:…………
Số lượng

Người nhận:

Đơn giá

Qlý thư viện:

13. Phiếu nhập hàng
PHIẾU NHẬP
Số :
Ngày tháng năm….
Nhập vào: (bộ phận)………………………….
Ngày tháng năm
Kế toán:

Người giao

Quản lý trường phổ thông_Nguyễn Thị Thắm

Qlý thư viện:

17


Giáo viên hướng dẫn: Cô Nguyễn Hoài Anh

14. Báo cáo tài chính định kỳ:

BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ngày …….tháng……năm…….
Tổng kết tình hình thu chi trong tháng(quý)……..năm………….
STT

Khoản thu

Mục đích thu

Khoản chi

Mục đích chi

Tổng thu:…………………………..(viết bằng số)
Viết bằng chữ………………………………………………
Tổng chi:……………………………(viết bằng số)
Viết bằng chữ……………………………………………….
Người lập……………………………………………………
Thủ quỹ
………………….

5. Mô hình tiến trình nghiệp vụ của hệ thống.
Định nghĩa các đối tượng sử dụng trong chương trình
Tên bộ phận
Tên tác nhân ngoài

-chức năng 1
-chức năng 2

Luồng dữ liệu

Quản lý trường phổ thông_Nguyễn Thị Thắm

18


Giáo viên hướng dẫn: Cô Nguyễn Hoài Anh

Quản lý trường phổ thông_Nguyễn Thị Thắm

19


Giáo viên hướng dẫn: Cô Nguyễn Hoài Anh

2.

Hồ sơ xác lập dự án:
1. Phạm vi, khả năng, mục tiêu của dự án:

• Phạm vi

Dự án được áp dụng chung cho toàn bộ hệ thống quản lý trong trường, mở rộng
ra các trường lân cận và tiến tới ứng dụng trong toàn tỉnh, toàn bộ hệ thống giáo dục ở
Việt Nam. Bởi các trường thường có mô hình và quy mô đào tạo tương tự nhau. Trường
phổ thông sẽ dùng phần mềm này để quản lý cũng như cung cấp thông tin một cách
nhanh và tiện nhất, nhằm nâng cao chất lượng giáo dục góp phần hạn chế tối đa những
công việc thủ công. Hệ thống có phần phân quyền nên mọi thông tin, tài nguyên mật của
trường sẽ không bị tiết lộ nếu không có sự công khai hiển thị của chủ nhân. Tính năng
bảo mật được đánh giá cao tránh những ý đồ không tốt khi truy nhập vào website của
trường. Toàn bộ GV&CBCNV, học sinh, phụ huynh học sinh có thể đăng ký và truy cập
vào website để xem hoặc cập nhật thông tin nằm trong quyền hạn được phép sử dụng của
mình. Toàn bộ hoạt động trong trường, mục đích hoạt động không chỉ dừng lại ở mức
Quản lý học sinh (Ban đào tạo) mà còn rất nhiều vấn đề lien quan xoay quanh việc đao
tạo trong nhà trường.
• Khả năng của dự án :
- Dự án quản lý được mọi hồ sơ về thông tin học sinh, lý lich và quá trình công tác,
giảng dậy của GV&CBCNV, thông tin sách – thư viện, thông tin tài chính…
- Xử lý các giao dịch và ghi lại dữ liệu cho từng chức năng đặc thù.
- Dữ liệu được thường xuyên cập nhật (cả dữ liệu định kỳ gồm các tài liệu hoạt
động và các báo cáo)….Tránh được khả năng tranh chấp người dùng khi có nhiều người
cùng thay đổi một nội dung của cùng một đối tượng
- Giảm thiểu được rất nhiều về việc lưu thông tin giấy tờ, sổ sách, tiết kiệm thời
gian cũng như nhân lực cho việc thống kê dữ liệu hay tìm kiếm đối tượng theo yêu cầu.
• Mục tiêu :
Mọi nhu cầu, mọi công việc con người đặt ra hay yêu cầu đều có những mục tiêu nhất
định có điều mụcc tiêu đặt ra chỉ có tính tương đối. Cụ thể ở dự án xây dựng chương trình
quản lý trường phổ thông này- mục tiêu chung nhất là để ứng dụng tối đa thành quả khoa
học công nghệ vào giáo dục phần nào giảm thiểu được những công việc thủ công mà con
người đã làm và đang làm.

Quản lý trường phổ thông_Nguyễn Thị Thắm

19


Giáo viên hướng dẫn: Cô Nguyễn Hoài Anh
Nhằm tin học hoá phần nào hệ thống giáo dục ở nước ta. Việc nhiều trường đã đưa
các chương trình quản lý vào hệ thống làm việc bước đầu đã cho những kết quả rất khả
quan .Nhưng vấn đề ở đây là để giảm bớt những phiền hà mang lại do vẫn một phần công
việc phaỉ áp dụng phương pháp thủ công truyền thống để thực hiện, ta sẽ thực hiện triển
khai hệ thống hoạt động qua mạng internet . Điều đó sẽ mang đến một hiệu quả rất tích
cực và không những tiết kiệm chi phí cho trường, mà nó còn tạo cho việc quản lý dễ dàng
và thuận tiện hơn rất nhiều khi mà việc sử dụng mạng internet đã trở thành phổ biến trên
thế giới. Bên cạnh đó việc xử lý những mảng thông tin chỉ biến động một phần đặc trưng
của các chương trình quản lý là một công việc nhàm chán và rất vất vả với người phụ
trách, nhưng với hệ thống quản lý hiện đại bằng máy tính thì những việc đó sẽ trở lên dễ
dàng hơn rất nhiều .Người dùng chỉ cần đưa ra các yêu cầu dưới dạng thực hiện các thao
tác đã được lập trình sẵn thì ngay lập tức máy sẽ đưa ra kết quả. Đặc biệt trong việc lưu
trữ và tìm kiếm thông tin thì kết quả trực quan cho thấy luôn là một điều rất quan trọng.
Và việc quản lý thuận tiện cùng với sự xử lý chính xác, nhanh chóng. Phục vụ tốt nhất cho
quả trình giảng dậy, đào tạo ở trường.
Dự án sau khi hoàn thành có thể hỗ trợ tốt nhất cho việc quản lý mọi thông tin liên
quan đến hoạt động của trường.
- Tăng khả năng xử lý, đáp ứng nhu cầu nghiệp vụ một cách đáng tin cậy, chính
xác, an toàn cao.
- Giảm biên chế về nhân lực, giảm chi phí hoạt động của bộ máy quản lý.
- Khắc phục những hạn chế của hệ thống hiện tại, hỗ trợ phát triển lâu dài, đáp ứng
các ưu tiên, các ràng buộc đã đặt ra.
- Trút bớt gánh nặng về quản lý điều hành các hoạt động tài chính, hoá đơn.
- Giảm thao tác xử lý thủ công như lập các chứng từ sổ sách bằng tay.
- Tra cứu nhanh, chính xác hỗ trợ ra quyết định kịp thời.

- Hệ thống đáp ứng đa năng các yêu cầu người sử dụng như là việc in ấn, thống kê
theo nhiều phương diện.
- Hệ thống có giao diện thân thiện, dễ sử dụng và thực sự không bị những lỗi dò
nhỏ.
- Hệ thống có độ an toàn, bảo mật cao.
2. Phác hoạ giải pháp và cân nhắc tính khả thi:

Quản lý trường phổ thông_Nguyễn Thị Thắm

20


Giáo viên hướng dẫn: Cô Nguyễn Hoài Anh
Phác hoạ giải pháp là đưa ra những phương pháp, những hướng dự tính để cuối cùng lựa
chọn phương pháp tối ưu nhất và trong suốt quá trình xây dựng và thực thi dự án sẽ làm
theo các bước trong phương pháp đã chọn.
Ta sẽ xây dựng hệ thống để đổi mới phương cách làm việc dựa trên hiện đại hoá
các công đoạn và giảm bớt những phương cách cũ trong từng công đoạn của công việc
quản lý. Chẳng hạn như những giá sổ sách, những tủ chứng từ sẽ được thay thế bằng
những chiếc máy tính làm việc. Những công việc kiểm tra đối chiếu mất rất nhiều thời
gian và con người để thực hiện nay không còn nữa, mà thay vào đó là công việc tìm kiếm
và thống kê máy tính sẽ đưa ra. Việc tính điểm phẩy hay xét học lực, hạnh kiểm sẽ không
cần đến chiếc máy tính cá nhân và mất nhiều thời gian để tổng kết cho học sinh.
Hệ thống sẽ bao gồm những modul riêng và gắn với từng chức năng của các bộ
phận quản lý .Chẳng hạn như chức năng quản lý nhân viên, ta hoàn toàn có thể xây dựng
như một modul riêng biệt như là một hệ quản lý nhân sự, hoặc là chức năng quản lý tài
chính.
• Phác hoạ giải pháp :
1. Xây dựng hệ thống gồm các hệ con như quản lý nhân viên, quản lý tài
chính,Quản lý học sinh (Ban đào tạo), …..như là các modul riêng biệt.

Những máy của các đơn vị sẽ cài đặt các hệ thống con độc lập (cài đặt riêng lẻ tuỳ
vào chức năng)
2. Xây dựng hệ thống bao gồm các modul thành phần như hệ quản lý cán bộ,quản
lý khách,quản lý phòng… theo một hệ thống hoàn thiện
Hệ thống chạy trên một mạng cục bộ (Lan) của trường, người dùng sẽ được cấp
phát quyền truy cập, sử dụng theo từng chức năng của mỗi người.
• Cân nhắc tính khả thi và lựu chọn dự án:
Tính khả thi được xác định dựa vào kết quả phận tích cá rủi ro, chi phí và các vấn đề về
kinh tế, kỹ thuật cũng như tổ chức. Từ đó nếu xác định được giải pháp khả thi rồi thì đi
sâu khai thác dự án theo giải pháp đó từ ý tưởng phần mềm, triển khai đến bàn giao dử
dụng, xet xem để sử dụng hiệu quả hơn cần có những hỗ trợ gì về mặt kỹ thuật, tổ chức.
Giải pháp 1
Mỗi phòng (ban) thiết đặt những máy tính (PC) riêng lẻ không kết nối với nhau,
trong khi giữa các phòng luôn luôn có sự trao đổi thông tin, hai nữa việc in ấn phòng nào,
bộ phận nào cũng có nhu cầu. Vậy phải làm sao??? Hay mỗi phòng lắp đặt một máy in

Quản lý trường phổ thông_Nguyễn Thị Thắm

21


Giáo viên hướng dẫn: Cô Nguyễn Hoài Anh
(lãng phí), hay chỉ đặt máy in tại một phòng nào đó có nhu cầu nhiều nhất rồi khi cần in ấn
các phòng khac copy bài sang phòng náy thực hiện in (thủ công). Cả hai đều bất cập.Mới
chỉ xử lý được một phần nhỏ các công việc trong công tác quản lý.
Là điển hình cho việc quản lý cũ kỹ thô sơ, tốn nhiều tài nguyên cho việc tổ chức,
quản lý, lưu trữ dữ liệu.
Hệ thống sẽ không thể là một chu trình khép kín vì các modul riêng lẻ .
Thông tin liên lạc giữa các phòng ban, bộ phận, khu vực chưa có tính hệ thống và
thiếu sự liên tục. Việc chia sẽ thông tin gặp rất nhiều khó khăn

Nếu có sự đối chiếu hay so sánh xảy ra thì sẽ mất rất nhiều thời gian và dễ gây
nhầm lẫn vì phải thực hiện hoàn toàn thủ công, khi cần thống kê dừ liệu sẽ khó khăn vì hệ
thống độc lập, các dữ liệu chưa được khớp với nhau chặt chẽ, có khi đối tượng thiếu thì
vẫn cứ thiếu mà thừa thì vẫn thừa sẽ rất khó để có một thống kê, báo cáo chung cho các bộ
phận.
Giải pháp 2
Việc thiết đặt một hệ thống mạng LAN giữa các phòng ban là tương đối đơn giản
chỉ cần hệ thống các PC, một Switch 48 cổng, hệ thống dây Cab, 1 đến 2 máy in đặt tại
ban đào tạo, 1 máy Fax (nếu có thể). Chẳng hạn khi có nhu cầu trao đổi thông tin giữa
Ban đào tạo và Ban giám hiệu chỉ cần thông qua mạng LAN. Hay tại Ban tuyển sinh có
nhu cầu in ấn chỉ cần thực hiện in bình thường, mặc dù máy không trực tiếp kết nối với
máy in nhưng đã được cấp quyền truy cập, quyền sử dụng máy thông qua máy chủ và
mạng LAN. Năng lực của mạng máy tính hơn hẳn tổng năng lực của các máy đơn lẻ do
tính tổ chức của mạng.
Có thể tận dụng được tối đa lợi ích của hệ thống có thể tạo ra, giảm bớt nhiều chi
phí sử dụng cho cán bộ quản lý.
Với giải pháp này cho hệ thống thì việc phân quyền và quản trị là rất quan trọng
.Một ưu điểm nữa của nó là việc hỗ trợ rất nhiều cho việc ra quyết định như việc hỗ trợ
quyết định chọn và phân phòng, đây là chức năng rất quan trọng của hệ thống. tránh được
sự tranh chấp người dùng khi sử dụng.
Xây dựng được hệ thống quản lý thật sự có hiệu quả, dễ sử dụng.
Hệ thống phải dễ sử dụng,có tính khả thi, đầy đủ thông tin, tránh được sự dư thừa
dữ liệu. Cung cấp thông tin tổng hợp, kịp thời, chính xác, đáp ứng được yêu cầu quản lý
đặt ra. Giải pháp này vừa tiện dụng vừa tiết kiệm vậy ta lựa chọn giải pháp này cho dự án

Quản lý trường phổ thông_Nguyễn Thị Thắm

22

Giáo viên hướng dẫn: Cô Nguyễn Hoài Anh

3.

Dự trù và kế hoạch triển khai dự án theo giải pháp khả thi :
• Hồ sơ điều tra và xác lập dự án:

Để có thể tổng hợp và nắm bắt được toàn bộ thông tin về cơ chế hoạt động của
trường ta phải tiến hành việc điều tra tổng thể ở tất cả các phòng ban, bộ phận trong
trường. Để đạt được hiệu quả (sự xác thực về thông tin, đầy đủ, …) việc điều tra phải tuân
theo phương pháp hiệu quả nhất: tiến hành điều tra vào các thời điểm khác nhau, điều tra
không có sự báo trước (khách quan) và điều tra trên nhiều đối tượng khác nhau.
Qua điều tra hoạt động tại trường Phổ thông trung học Mê Linh và một số trường
cấp III khac cho thấy hầu hết tại các trường phổ thông vẫn sử dụng các phương pháp thủ
công. Thông tin về hồ sơ, lý lịch, điểm… vẫn dùng giấy tờ sổ sách để lưu trữ, toàn bộ các
sổ được lưu vào một kho thông tin. Mỗi lần có nhu cầu tra cứu hay tìm tài liệu hoặc thông
tin nào đó thì rất vất vả- phải lụcc tìm trong đống hồ sơ, sổ sách đầy ặc trong kho rất mất
thời gian và tốn công sức mà có khi thông tin tìm được còn không chuẩn xác.
Về việc xét điểm, tại mỗi kỳ học, cá thầy cô phải tổng hợp điểm vào sổ cái, khi đã
đủ các đầu điểm thì tiến hành tính điểm phẩy ho từng học sinh bằng máy tính cá nhân cứ
như vậy cho hàng nghìn học sinh, rất là vất vả, tốn thời gian, công sức, đã thể khả năng
xảy ra sai sót, nhầm lẫn lại rất lớn.
Việc đối chiếu thẻ, thông tin mượn-trả tại bộ phận quản lý thư viện lại càng bất cập
mất thời gian do phải tìm và đói chiếu thông tin một cách thủ công.
Từ đó thấy được cần phải có một hệ thống quản lý mới thay thế những công tác thủ
công hiện nay vừa mất thời gian, công sức mà không hiệu quả.
Yêu cầu về tốc độ xử lý
Hệ thống có tốc độ xữ lý dữ liệu nhanh chóng, chính xác. việc truy xuất dữ liệu từ
máy chủ vào kho dữ liệu là nhanh và chuẩn xác.
Các cảnh báo kịp thời và chính xác, đồng thời tạo cho người dùng một thiện cảm.

Yêu cầu sử dụng:
Hệ thống phải đáp ứng đa năng các yêu cầu người sử dụng như là việc in ấn, thống
kê theo nhiều phương diện.
Hệ thống phải có giao diện thân thiện, dễ sử dụng và thực sự không bị những lỗi dò
nhỏ.
Hệ thống phải có độ an toàn, bảo mật cao.

Quản lý trường phổ thông_Nguyễn Thị Thắm

23


Giáo viên hướng dẫn: Cô Nguyễn Hoài Anh
Yêu cầu về bảo mật của hệ thống:
Sự bảo mật của hệ thống chủ yếu thông qua các quyền truy cập tới các modul riêng
biệt của hệ thống được cấp cho mổi user khi đang nhập với mật khẩu của người dùng đó.
Để đạt được các mục tiêu cho một chương trình quản lý đặt ra đồng thời với việc lập kế
hoạch triển khai phần mềm là dự trù về phần cứng phục vụ cho một mạng nội bộ tại
trường.
Yêu cầu về phần mềm

Yêu cầu

Mô tả chi tiết yêu cầu

Giao diện

Hệ thống phải có giao diện đẹp, Những yêu cầu này là
phù hợp và dể sử dụng, hoàn hoàn toàn có thể đáp ứng
toàn được viết bằng tiếng việt.

được.

Ngôn ngữ lập trình

Ghi chú

Hệ thống được viết trên ngôn
ngữ Visual basic, Visual Foxpro
hoặc là Visual Studio.Net sử
dụng hệ window form

Việc thiết kế trên ngôn
ngữ visual basic.net là
một thuận lợi và phù hợp
với sự phát triển của
CNTT

Hệ thống chỉ làm việc trên một
mạng nội bộ với nguồn dữ liệu
tập trung, được xây dựngtrên hệ
cơ sở dữ liệu SQL server 2000

Nguồn dữ liệu của hệ
thống tuy phân tán cho
từng chức năng cụ thể
nhưng lại tập trung vào
một kho dữ liệu chung
cho cả hệ thống

Môi trường mạng

Bẩo mật

Có modul nhập và kiểm tra
User và password để phân cấp
sử dụng

Hiệu quả

Quản lý và xử lý dữ liệu từ các
máy trạm, lưu trử trong kho dữ
liệu chung của hệ thống, dưa ra
các báo cáo khi cần, kết nối các
nguồn CSDL một cách chặt chẽ

Quản lý trường phổ thông_Nguyễn Thị Thắm

24