PHÂN TÍCH THIẾT kế hệ THỐNG THÔNG TIN Quản lý bán hàng siêu thị

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
THÔNG TIN
ĐỀ TÀI:PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG BÁN HÀNG SIÊU
THỊ COOPMAR

1|Page


Chương I : Khảo sát yêu cầu
1.Mục đích khảo sát
•

Xã hội ngày càng phát triển không ngừng,nhu cầu vật chất của con người
cũng ngày càng tăng nên đòi hỏi phải có một hệ thống siêu thị với mạng
lưới rộng lớn.Siêu thị coopmart hà đông – hà nội là 1 siêu thị trong chuỗi

•

siêu thị thuộc hệ thống siêu thị Sài Gòn Co-Op Mart.
Siêu thị chuyên mua bán với các hình thức bán sỉ và lẻ.nguồn hàng chủ yếu
do các công ty trong và ngoài nước cung cấp.Khách hàng của siêu thị là
người tiêu dùng nhỏ lẻ,các hiệu tạp hóa nhỏ…Siêu thị có đa dạng các loại
mặt hàng như:quần áo,rau quả,bánh kẹo,đồ uống,thực phẩm tươi,khô…Siêu

•

thị có quầy thu ngân,quầy kế toán,phòng hành chính,phòng bảo vệ…
Các hoạt động chính của siêu thị bao gồm:Nhập hàng vào kho,xuất hàng từ
kho ra quầy,quản lý quầy,báo cáo số lượng và doanh thu hàng bán,báo cáo

•

tồn kho trong tháng.
Sơ đồ tổ chức của siêu thị:

 Tổ văn phòng:gồm giám đốc và phó giám đốc có nhiệm vụ điều

phối toàn bộ hoạt động của siêu thị.tổ phải nắm bắt được tình hình
mua bán,doanh thu của siêu thị để báo cáo lên ban giám đốc của tập
đoàn.Việc báo cáo phải được thực hiện hàng tháng,hàng quý hoặc
cũng có thể là báo cáo đột xuất theo yêu cầu.
 Tổ bảo vệ:kiểm tra bảo vệ an ninh siêu thị,ghi nhập hàng hóa đổi lại

của khách hàng.
 Tổ thu ngân:thực hiện việc bán hàng và lập hóa đơn cho khách
hàng đồng thời ghi nhận lại số hàng hóa bán được của mỗi loại để
báo cáo cho tổ quản lý sau mỗi ca làm việc.
2|Page


 Tổ quản lý:nhiệm vụ là quản lý hàng hóa,nắm tình trạng hàng hóa

trong siêu thị,đảm bảo hàng hóa luôn ở tình trạng tốt nhất.
 Tổ tin học:thực hiện việc nhập liệu,kết xuất các báo cáo cần thiết
phục vụ tổ văn phòng.
• Với một siêu thị như trên nếu không dùng phần mềm quản lý thì sẽ gặp rất
nhiều vấn đề bất tiện sau:
 Cơ sở dữ liệu của việc mua bán phải lưu ở nhiều nơi,không có sự
đồng bộ,việc tính toán gặp khó khăn.
 Thống kê báo cáo chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu,tiêu chí khác nhau.
 Chưa thể kiểm tra thông tin khách hàng,nhân viên,hàng hóa.

 Dịch vụ khách hàng thân thiết chỉ thiết lập được ở từng siêu thị của
hệ thống,điều này là bất hợp lý,làm giảm khả năng cạnh tranh của
siêu thị.
 Không thể đưa ra báo cáo đầy đủ gây ra tình trạng thiếu thông tin

tổng hợp,làm người quản lý không nắm bắt được tình hình và khó
đưa ra kết luận chính xác.
 Tốn thời gian và nhân viên cho việc hướng dẫn khách hàng,không có

thông tin đầy đủ chính xác khi có nhu cầu.
• Vì thế mục đích của hệ thống quản lý bán hàng siêu thị nhằm để tạo ra một
cơ cấu quản lý thật chặt chẽ để giúp cho việc quản lý siêu thị được dễ dàng
hơn đáp ứng nhu cầu khách hàng nhanh chóng.và quan trọng hơn nữa là
làm giảm chi phí phát sinh do phải tuyển thêm người để làm công tác sổ
sách.
Phương pháp khảo sát.
•

•

Phương pháp truyền thống
–

Phỏng vấn

–

Lập bảng câu hỏi (viết)

–

Nghiên cứu tài liệu

–

Quan sát hiện trường

–

Phỏng vấn nhóm

Phương pháp hiện đại
–

3|Page

Thiết kế kết hợp người dùng (JAD-Join Application Design)


–

Sử dụng mẫu (Prototype)

Phương pháp phỏng vấn.
_ Phương pháp phỏng vấn: Đây là một phương pháp rất quan trọng trong
công tác khảo sát hệ thống. Quá trình phỏng vấn có thể cho những thông tin
mà việc quan sát, nghiên cứu tài liệu viết không thể cung cấp được. Để có
được chất lượng phỏng vấn tốt cần chú ý một số vấn đề sau:
Đối tượng phỏng vấn :
_ Cá nhân

_ Bộ phận / tổ
Phương thức phỏng vấn :
_ Tự do : hỏi đâu trả lời đó
_ Có hướng dẫn : hướng dẫn người được phỏng vấn theo mục tiêu chính
Phương pháp quan sát trực tiếp .
Siêu thị có tổng cộng 2 tầng với nhiều mặt hàng được bày bán,tầng 1 dành riêng
dùng để bày bán các thực phẩm tươi sống được bảo quản trong các tủ lạnh cỡ
lớn,đồ khô,rượu,bia,nước giải khát và các đồ ăn nhẹ…tầng 2 được dành để bày
bán các mặt hàng như quần áo,giày dép,đồ dùng nhà bếp,bột giặt,dầu gội…Chúng
ta có thể quan sát thấy ở cửa ra mỗi tầng đều được bố trí quầy thu ngân.Mỗi tầng
có 8 quầy thu ngân.nhưng không phải lúc nào tất cả quầy đều hoạt động.lúc cao
điểm thì tất cả 16 quầy mới hoạt động.
- Hành động của nhân viên thu ngân:khi khách hàng đưa hàng tới thanh
toán,nhân viên thu ngân sẽ trực tiếp đưa máy quét mã vạch lên từng sản
phẩm.sản phẩm sau đó sẽ được tự động nhập liệu vào máy tính của nhân
viên thu ngân.đồng thời máy tính sẽ thực hiện việc tính toán để in hóa đơn
cho khách hàng,nhân viên thu ngân thu tiền khách hàng và xuất hóa đơn
cho khách hàng.
- Hành động của quản lý:đến cuối ngày tiếp nhận báo cáo của nhân viên thu
ngân và nhân viên quản lý hàng,thực hiện tính toán vào lập báo cáo doanh
thu hàng ngày.
4|Page


-Hành động của khách hàng:khi muốn thanh toán tiền,khách hàng mang
các mặt hàng mà mình đã chọn đến quầy thu ngân.
Nghiên cứu tài liệu viết.
_ Nghiên cứu tài liệu viết: Nghiên cứu tài liệu viết giống như quan sát hệ
thống một cách gián tiếp. Thông qua việc nghiên cứu tài liệu viết mà có
được hình dung tổng quan về hệ thống. Các tài liệu viết cần nghiên cứu

thường khá đa dạng. Chúng có thể là:
+ Tại liệu giao dịch như hoá đơn, phiếu thanh toán, thời gian biểu, phiếu
ghi điểm, phiếu xuất, phiếu nhập.
VD:hóa đơn

+ Tài liệu lưu trữ như sổ ghi chép, các tập công văn, các tệp dữ liệu, các hồ
sơ cán bộ, hồ sơ dự án.

5|Page


VD:

+ Tài liệu tổng hợp như báo cáo tổng kết hàn tuần, hang tháng, báo cáo
kiểm kê.
VD:

6|Page


Đối tượng khảo sát

Chúng ta có thể chia đối tượng khảo sát thành 3 thành phần chính gồm : người
dùng, tài liệu và chương trình máy tính.
1. Người dùng
Đối tượng người dùng được xác định là những người có liên quan đến phần
mềm, quản lý, sử dụng phần mềm và sửa chữa, cập nhật phần mềm. Dựa vào
đó, ta có thể chia người dùng làm 3 nhóm:
* Cán bộ lãnh đão, quản lý: giám đốc, nhân viên quản lý.
* Người sử dụng, nhân viên nghiệp vụ: nhân viên bán hàng.

* Nhân viên kỹ thuật sửa chữa, cập nhật phần mềm
2. Tài liệu:Đối tượng tài liệu là những văn bản, biểu mẫu có liên quan đến việc
quản lý siêu thị. Dựa vào chức năng của từng loại có thể chia thành các nhóm:
* Tập tin, dữ liệu, sổ sách: lưu trữ những thông tin về món ăn siêu thị, thống kê
về doanh thu, khách hàng, cơ sở vật chât…
* Biểu mẫu thủ tục, qui trình: hóa đơn, biên lai….
* Thông báo: quảng cáo về siêu thị, khuyến mãi…
3. Chương trình máy tính
7|Page


Đối tượng chương trình máy tính là những phần mềm, chương trình, hệ thống
quản lý siêu thị có trên mạng.

Kết quả khảo sát
Khảo sát sơ bộ:
* Quy mô hệ thống: thực hiện chức năng quản lý và thanh toán cho siêu thị coop
mart hà đông tại địa Nguyễn Trãi, Hà đông, Hà Nội.
* Tóm tắt yêu cầu người sử dụng:
 Có khả năng đáp ứng đầy đủ và hỗ trợ thực hiện tốt các nghiệp vụ chính
trong siêu thị.
 Cung cấp giao diên người dùng thân thiện, dễ thao tác.
 Cung cấp chức năng hỗ trợ khách hàng tra cứu thông tin sản phẩm
nhằm giúp cho quá trình chọn lựa hàng hóa của khách hàng dễ dàng
hơn.
 Phải thực hiện được các yêu cầu về phân quyền người dùng như sau:
Người quản lý:
Mô tả
Là giám đốc siêu thị hoặc những người quản lý các bộ phận trong
siêu thị.

Vai trò
Chịu trách nhiệm quản lý hoạt động của siêu thị hay các bộ phận
riêng lẻ.
Quyền
Sử dụng toàn bộ các chức năng của hệ thống.
Nhân viên nhập hàng:
Mô tả
Nhân viên làm việc trong siêu thị, thực hiện nghiệp vụ nhập hàng
8|Page


Vai trò
Quyền

hóa vào kho.
Chịu trách nhiêm trong khâu nhập hàng từ nhà cung cấp, lập phiếu
nhập hàng.
Sử dụng các chức năng: lập phiếu nhập; quản lý thông tin nhóm
hàng, ngành hàng, hàng hóa và nhà cung cấp.

Nhân viên xuất hàng:
Mô tả
Nhân viên làm việc trong siêu thị, thực hiện nghiệp vụ xuất hàng
hóa lên quầy.
Vai trò
Chịu trách nhiệm trong khâu xuất hàng từ kho lên quầy, lập phiếu
xuất hàng.
Quyền
Sử dụng các chức năng: lập phiếu xuất; xem thông tin hàng hóa,
kiểm tra hàng tồn.

Nhân viên bán hàng:
Mô tả
Nhân viên làm việc trong siêu thị, thực hiện nghiệp vụ thâu ngân.
Vai trò
Chịu trách nhiệm trong khâu thanh toán cho khách hàng.
Quyền
Sử dụng các chức năng: lập hóa đơn, xem thông tin hàng hóa, kiểm
tra hàng tồn.
Nhân viên kiểm kê:
Mô tả
Nhân viên làm việc trong siêu thị, thực hiện nghiệp vụ kiểm kê
hàng hoá.
Vai trò
Chịu trách nhiệm trong khâu kiểm kê, thống kê số lượng hàng hóa
trong siêu thị.
Quyền
Sử dụng các chức năng: lập phiếu kiểm kê, xem thộng tin các phiếu
nhập và xuất, kiểm tra hàng tồn.

Nhân viên tin học:
Mô tả
Nhân viên làm việc trong bộ phận tin học của siêu thị.
Vai trò
Chịu trách nhiệm trong việc lập báo cáo thống kê.
Quyền
Sử dụng các chức năng: lập báo cáo thống kê, xem thông tin các
phiếu nhập xuất, phiếu kiểm kê.

Khảo sát chi tiết
a) Nhập hàng từ nhà cung cấp:

Khi nhà cung cấp giao hàng, nhân viên nhập hàng sẽ tiếp nhận hàng hóa, đồng
thời kiểm tra xem thông tin về nhà cung cấp và những hàng hóa được nhập có sẵn
9|Page


trong danh mục chưa. Nếu chưa có thông tin về nhà cung cấp lẫn hàng hóa được
nhập tức đây là mặt được nhập lần đầu, nhân viên phải nhập đầy đủ thông tin của
nhà cung cấp và hàng hóa. Trong trường hợp chỉ thiếu thông tin nhà cung cấp hoặc
thông tin hàng thì nhân viên chỉ cần tạo danh mục cho thông tin còn thiếu. Khi đã
có đầy đủ thông tin, nhân viên nhập hàng sẽ tiến hành lập phiếu nhập hàng, in và
lưu trữ phiếu. Khi phiếu nhập được lập xong, số lượng hàng hóa mới sẽ tự động
cập nhật vào cơ sở dữ liệu.
b) Xuất hàng từ kho lên quầy:

Khi có yêu cầu xuất hàng từ kho lên quầy, nhân viên chịu trách nhiệm xuất
hàng sẽ tiến hành kiểm tra xem lượng hàng trong kho có đáp ứng được yêu cầu
xuất hay không. Nếu có thể đáp ứng được yêu cầu xuất, nhân viên sẽ tiến hành lập
phiếu xuất. Ngược lại, nhân viên sẽ thông báo cho người quản lý có trách nhiệm
đặt hàng để đặt hàng với nhà cung cấp. Phiếu xuất sau khi được lập sẽ tự động lưu
trữ. Số lượng hàng trong kho và quầy được tự động cập nhật.
c) Bán hàng tự chọn:

Khi khách đến mua hàng và có yêu cầu thanh toán, nhân viên thu ngân sẽ tiếp
nhận yêu cầu thanh toán. Nhân viên phải kiểm tra xem hàng có mã vạch không,
nếu không có mã vạch nhân viên này sẽ yêu cầu nhân viên chịu trách nhiệm quản
lý các quầy hàng kiểm tra lại mã hàng. Ngược lại, nhân viên sẽ tiến hành tính tiền
và lập hóa đơn cho khách hàng. Hóa đơn sau khi lập được in cho khách hàng và
lưu trữ lại. Số lượng hàng trên quầy được tự động cập nhật vào cơ sở dữ liệu.
d) Kiểm kê hàng hóa:

Cuối ngày hoạt động hay bất cứ khi nào có yêu cầu kiểm kê hàng hóa, nhân
viên kiểm kê sẽ tiến hành lập phiếu kiểm kê cho mặt hàng cần phải kiểm kê. Đồng
thời đối chiếu với các phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn bán ra để biết số lượng
hàng hóa lưu thông như thế nào.
e) Lập các báo cáo thống kê:

Tùy thuộc vào quy định của siêu thị mà các báo cáo được lập cuối ngày, cuối
tháng hay cuối mỗi kỳ hoạt động. Khi có yêu cầu lập báo cáo, nhân viên tin học sẽ
10 | P a g e


lựa chọn hình thức và tiêu chí lập báo cáo phù hợp với yêu cầu đề ra. Các loại hình
báo cáo có thể như: báo cáo bán hàng, báo cáo nhập hàng, báo cáo xuất hàng, báo
cáo hàng tồn,... và các tiêu chí báo cáo như: báo cáo theo ngày, chi tiết theo nhà
cung cấp, theo từng loại hàng hóa… Tùy theo yêu cầu của người quản lý mà nhân
viên sẽ chọn ra hình thức lập báo cáo phù hợp.
II,Chương II
1.Xây dựng biểu đồ Use Case
Use case tổng quát:

Hình :use case tổng quát

Biểu đồ uer case liên quan đến tác nhân nhân viên bán hàng:

11 | P a g e


Hình :use case tác nhân nhân viên bán hàng
2.Xây dựng sơ đồ lớp

Hình :Sơ đồ lớp tổng quát
12 | P a g e


2.1 Sơ đồ lớp hoạt động đăng nhập

Hình :sơ đồ lớp hoạt động đăng nhập
2.2 Sơ đồ lớp chức năng bán hàng

Hình :sơ đồ lớp quản lý bán hàng
3.Xây dựng sơ đồ trạng thái
3.1 Sơ đồ trạng thái chức năng đăng nhập

13 | P a g e


Hình :Sơ đồ trạng thái đăng nhập

3.2 Sơ đồ trạng thái chức năng bán hàng của nhân viên

Hình :sơ đồ trạng thái chức năng bán hàng
4.Xây dựng sơ đồ hành động
4.1 Sơ đồ hành động đăng nhập:

14 | P a g e


Hình :sơ đồ hành động đăng nhập

4.2 Sơ đồ hành động bán hàng

15 | P a g e


Hình :sơ đồ hành động bán hàng
5.Xây dựng biểu đồ tuần tự và viết scenario
5.1 Biểu đồ tuần tự chức năng đăng nhập

16 | P a g e


Hình :biểu đồ tuần tự chức năng đăng nhập
Scenario chức năng đăng nhập
1. Người đăng nhập, tác nhân (Nhân viên, quản lý, kế toán) chọn chức năng đăng

nhập.
2. Giao diện người – máy hiển thị ra màn hình đăng nhập.
3. Người đăng nhập nhập thông tin tài khoản và mật khẩu
4. Form đăng nhập gửi thông tin để đối chiếu với CSDL.
5. Hệ thống xử lý để xác nhân thông tin và gửi lời trả về
6. Giao điện gửi thông tin đăng nhập thành công và người đăng nhập đã đăng
nhập vào hệ thống cần tìm
7. Nếu sai thì thông báo lỗi và hiển thị lỗi cho người đăng nhập biết
5.2 Biểu đồ tuần tự chức năng bán hàng

17 | P a g e


Hình :Biểu đồ tuần tự chức năng bán hàng
Scenario chức năng bán hàng

1. Nhân viên bán hàng thực hiện quét mã vạch của từng mặt hàng
2. Hệ thống hiển thị danh sách các mặt hàng được mua và thực hiện lập hóa

đơn với số hàng đó
3. Hệ thống tự động tính toán tổng số tiền khách hàng phải trả dựa trên đơn
giá,số lượng,thuế VAT…
4. Hóa đơn tự động được lưu vào CSDL,hệ thống tự động cập nhập lại số

lượng hàng hóa trong CSDL
5. Sau khi thanh toán khách hàng sẽ được nhân viên in và đưa trả hóa đơn
mua hàng.

18 | P a g e


19 | P a g e